Hibe Uygulama Rehberi
Transkript
Hibe Uygulama Rehberi
Bu Proje Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından ortaklaşa finanse edilmektedir TR0803.02 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Aralık 2011 Bu Rehbere aşağıdaki adreslerden ulaşabilirsiniz: www.icdproject.net ve www.kultur.gov.tr Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Bu Rehber “Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog” için hazırlanmış, yeni kurallar uyarınca revize edilmiştir ve www.icdproject.net ile www.kultur.gov.tr internet sitelerinde mevcuttur. Bu Rehber ile hibe sözleşmesi ve ekleri arasında herhangi bir tutarsızlık olması halinde, hibe sözleşmesi ve ekleri geçerli olacaktır ve yasal açıdan bağlayıcı doküman olarak kalacaktır. Bu yayının içeriği hiçbir şekilde Avrupa Birliği’nin görüşlerini yansıtmamaktadır. 2/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi İÇİNDEKİLER SAYFA 1 GİRİŞ ....................................................................................................................................... 6 1.1 Kapsam ........................................................................................................................................ 6 1.2 Yasal dayanak .............................................................................................................................. 6 1.3 Program bilgileri .......................................................................................................................... 6 1.4 Kurumsal Çerçeve ........................................................................................................................ 9 1.4.1 İlgili Kurumlar .................................................................................................................... 9 2 HİBE FAYDALANICISI VE MFİB ARASINDAKİ HİBE SÖZLEŞMESİ ................................................. 10 2.1 Standart Hibe Sözleşmesinin Özellikleri ve Genel İlkeleri ......................................................... 10 2.2 Hibe Sözleşmesinin Temel Bölümleri ........................................................................................ 12 2.3 Hibe Sözleşmelerinde Değişiklik Yapılması ................................................................................ 13 2.3.1 Sözleşme Bildirimleri: Küçük Değişiklikler ....................................................................... 14 2.3.2 Bir bildirim yazısının hazırlanması ................................................................................... 15 2.3.3 Zeyilname: Büyük Değişiklikler........................................................................................ 16 2.3.4 Bir zeyilnamenin hazırlanması ........................................................................................ 17 2.4 Uygun Giderler .......................................................................................................................... 19 2.4.1 Döviz Kurları .................................................................................................................... 22 2.5 Proje dokümantasyonu ve muhasebesi .................................................................................... 23 2.5.1 Mali dokümantasyon ...................................................................................................... 23 2.5.2 Teknik dokümantasyon ................................................................................................... 24 2.5.3 Muhasebe gerekleri ........................................................................................................ 25 2.6 Raporlama Gerekleri.................................................................................................................. 26 2.6.1 Nihai Rapor...................................................................................................................... 26 2.6.2 Harcama Doğrulama Raporu (Denetim Raporu) ............................................................. 28 2.7 Ödeme Prosedürleri .................................................................................................................. 28 3 SATINALMA (İHALE) ............................................................................................................... 30 3.1 Satınalma planı ve Satınalma ilkeleri ......................................................................................... 32 3.1.1 Ayrım gözetmeme ........................................................................................................... 33 3.1.2 Adil rekabet ..................................................................................................................... 33 3.1.3 Anlaşılır şartnameler ....................................................................................................... 33 3.1.4 Etkin duyuru (ilan) ........................................................................................................... 34 3/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 3.1.5 Yeterli zaman aralıkları.................................................................................................... 34 3.1.6 İlgili tarafsız kriterlerin kullanılması ................................................................................ 34 3.1.7 Yeterli kayıtların tutulması .............................................................................................. 34 3.2 Hizmet, Mal Alımı ve Yapım İşleri için Temel Kurallar ............................................................... 34 3.2.1 Genel bakış ...................................................................................................................... 34 3.2.2 Uygunluk kriterleri ve diğer önemli hususlar .................................................................. 35 3.2.3 İhale dışı bırakılma nedenleri .......................................................................................... 36 3.2.4 İdari ve mali cezalar ........................................................................................................ 36 3.2.5 Görünürlük ...................................................................................................................... 37 4 İZLEME VE DESTEK FAALİYETLERİ ............................................................................................ 38 4.1 İzleme Çerçevesi ........................................................................................................................ 38 4.2 İzleme Araçları ........................................................................................................................... 39 4.3 Hibe Faydalanıcısının İzleme Kapsamındaki Sorumlulukları...................................................... 40 4.4 Rehberler ................................................................................................................................... 41 4.5 İnternet Sayfaları ....................................................................................................................... 41 4.6 Bilgilendirme ve Eğitim Toplantıları .......................................................................................... 41 4.7 Yardım Masası ........................................................................................................................... 42 5 GÖRÜNÜRLÜK VE TANITIM FAALİYETLERİ ............................................................................... 43 5.1 Giriş............................................................................................................................................ 43 5.2 Uygun Görünürlük ..................................................................................................................... 45 5.3 Hedef Kitlelerin Belirlenmesi ..................................................................................................... 45 5.4 İletişim ve Görünürlük Planları .................................................................................................. 45 5.5 İletişim ve Görünürlük Araçları .................................................................................................. 46 5.6 AB Görsel Kimlik Unsurları......................................................................................................... 51 5.7 Program Faydalanıcısı ve Türk Bayrağı Görsel Kimlik Unsurları ................................................ 52 6 HİBE FAYDALANICILARI İÇİN ÖNEMLİ NOTLAR ........................................................................ 53 7 NE YAPMALI? NEREDEN BAŞLAMALI? ..................................................................................... 55 8 EKLER LİSTESİ ......................................................................................................................... 56 4/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi KISALTMALAR AB Avrupa Birliği ABTD Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu HF Hibe Faydalanıcısı ICD Kültürlerarası Diyalog IPA Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı İBS İzleme Bilgi Sistemi KDV Katma Değer Vergisi KPG Kıdemli Program Görevlisi KTB Kültür ve Turizm Bakanlığı (Faydalanıcı Kurum) MFİB Merkezi Finans ve İhale Birimi (Sözleşme Makamı) PUB Proje Uygulama Birimi PRAG Avrupa Komisyonu Dış Yardımlarında İhale Usulleri için Pratik Rehber SM Sözleşme Makamı TDE Teknik Destek Ekibi YK Yönetim Kurulu 5/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 1 GİRİŞ 1.1 Kapsam Bu Rehber, “Sivil Toplum Hizmeti: AB – Türkiye Kültürlerarası Diyalog (ICD)” kapsamındaki Hibe Faydalanıcılarına, projelerinin uygulanması sürecinde faydalanıcıların sözleşmeye dayalı yükümlülükleri ile Hibe Faydalanıcıları tarafından sonuçlandırılan tüm ikincil alımlar (alt-sözleşmeler) için geçerli ihale ve uygulama prosedürlerinin Türkiye’deki uygulamasına dair izleme çerçevesini açıklamaktadır. Bu Rehberin amacı tüm Hibe Faydalanıcılarına, ilk aşamalardan başlayarak sözleşmenin verilmesine kadar hibe prosedürlerinin üstlenilmesi için gereken tüm bilgileri sağlamaktır. Diğer bir deyişle, bu doküman Merkezi Finans ve İhale Birimi (MFİB) ile Hibe Faydalanıcıları arasında hibe sözleşmesinin (bakınız Bölüm 2) imzalanmasından nihai rapor ve ödemeye kadar nasıl yönetileceğine dair bilgiler sağlamaktadır. Hizmet ve mal satın alma prosedürlerini içeren ayrı bir Rehber de mevcuttur. Lütfen unutmayınız: ICD Programı kapsamındaki tüm Hibe Faydalanıcıları, tüm uygulama, satın alma (mal, hizmet ve yapım işi) prosedürleri, raporlama ve görünürlük faaliyetlerinde AB PRAG kurallarına uygun prosedür ve dokümanları kullanmak zorundadır. 1.2 Yasal dayanak Bu Rehber, “AB Dış Faaliyetlerine İlişkin Sözleşme Prosedürleri Pratik Rehberi (PRAG) 2010”un ilgili hükümleri dikkate alınarak hazırlanmıştır. AB PRAG’ın tam versiyonu (ekleri de dahil olmak üzere) aşağıdaki internet sayfasından edinilebilinir: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/ind ex_en.htm Kamu İhale Kanununun (No: 4734) 3/c maddesi, uluslararası sözleşmeler uyarınca yabancı finansmanla gerçekleştirilen satın alma faaliyetlerinde başka satın alma kurallarının uygulanmasına izin vermektedir. Ayrıca, Türkiye ile AB devletleri arasındaki Mali İşbirliği Genel Çerçevesini Düzenleyen Çerçeve Anlaşmasının Onaylanmasına dair Yasa (No: 5303), AB ortak-finansmanlı projelerde AB kurallarının kullanılacağını ifade etmektedir. 1.3 Program bilgileri “Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog” Programı, Türkiye’den ve AB ülkelerinden uzmanlar, öğrenciler, akademisyenler, sanatçılar, kurumlar, STK’lar vb. arasındaki diyaloğun ortaklaşa düzenlenen yaratıcı faaliyetler aracılığı ile desteklenmesini amaçlamaktadır. Böylece, bilgi birikim transferi, deneyimlerin paylaşılması, karşılıklı anlayışın artması ve önyargıların aşılması sağlanacaktır. Programın genel amacı AB ve Türkiye arasındaki karşılıklı anlayışın, kültürlerarası diyaloğun arttırılması yoluyla desteklenmesidir. 6/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Program iki ana bileşenden oluşmaktadır: müzeler için bir hibe programı ve kültür ve sanat için bir hibe programı. Bu iki Hibe Programının uygulaması için ayrılan yaklaşık hibe miktarı 3.8 Milyon EUR‘dur. TR0803.02-02 - AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog – Müzeler Hibe Programı Amaç Türkiye’de bulunan müzelerin AB üye ülkelerinde bulunan benzer kurumlarla işbirliği potansiyelinin güçlendirilmesi, Sektörde uzun vadeli işbirliklerinin ve ortaklıkların kurulması, Avrupa ve Türkiye’deki müzeler arasında deneyim ve bilgi paylaşımına mali destek sağlanması. Hedef Gruplar Müzecilik alanında faaliyet gösteren Sivil Toplum Kuruluşları (STKlar) olmak ve/veya müzeler (devlet müzeleri ve üniversite müzeler müdürlükleri, yerel yönetimlerin müzeleri, vakıflara ait müzeler vb. gibi özel müzeler) Süre 10 - 12 ay Programın Yeri Türkiye ve AB üye devletleri Toplam Program Bütçesi 1.947.368 EUR Hibe miktarı asgari miktar: 50.000 EUR azami miktar: 120.000 EUR Öncelik Alanları Profesyonellerin, öğrencilerin ve müze severlerin işbirliği yapmalarına ve bilgi ve deneyimlerini paylaşmalarına olanak sağlayan yaratıcı ve birleştirici bir platform oluşturmak için Türkiye ve AB Üye Devletlerindeki müzelerde yenilikçi girişimlerin, fikirlerin ve üretimlerin desteklenmesi, Türkiye’deki ve AB Üye Devletlerindeki müzeler ve/veya ilgili STK’lar arasındaki ağ oluşturma faaliyetlerinin, sürdürülebilir ortaklıkların ve operatörler ve işlerinin hareketliliğinin desteklenmesi, Müze profesyonellerinin deneyim ve bilgilerinin arttırılması ve müze yönetimi, sergileme, kürasyon teknikleri (koleksiyon seçimi, tasarımı, yönetimi ve organizasyonu) ve diğer uzmanlıklar açısından güncel ve yeni oluşan mesleki konular ve yeterlik alanlarındaki kavrayışlarının geliştirilmesi, Ortak etkinlikler, projeler ve çalışmalar aracılığı ile müzeler, müze çalışmaları, müzelerin kültür, tarih ve sanat ve kültürlerarası diyalog alanındaki rolleri hakkındaki farkındalığın arttırılması. 7/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi TR0803.02-03 - AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog – Kültür ve Sanat Hibe Programı Amaç Türkiye’de bulunan kültür operatörlerinin1 AB üye ülkelerinde ve diğer aday ülkelerde bulunan benzer kültür operatörleri ile işbirliği potansiyelinin güçlendirilmesi, Kültür ve sanat sektöründe uzun vadeli işbirliklerinin ve ortaklıkların kurulması, AB ve Türkiye’deki sanat ve kültür çevreleri arasında deneyim ve bilgi paylaşımına mali destek sağlanması. Hedef Gruplar Kültür ve sanat alanında faaliyet gösteren sivil toplum kuruluşları (STKlar) Süre 10 - 12 ay Programın Yeri Türkiye ve AB üye ülkeleri Toplam Program Bütçesi 1.947.368 EUR Hibe miktarı asgari miktar: 50.000 EUR azami miktar: 120.000 EUR Öncelik Alanları Yenilikçi girişimlerin, fikirlerin ve üretimlerin desteklenmesi, Ağ kurma faaliyetlerinin, sürdürülebilir ortaklıkların ve operatörlerin ve işlerinin hareketliliğinin desteklenmesi, Profesyonellerin kültürel ve sanatsal konu ve uzmanlıklar açısından deneyim ve bilgilerinin arttırılması, Ortak faaliyet, proje ve çalışmalar aracılığı ile kültür ve sanat alanında farkındalığın arttırılması. 1 Kültür Operatörleri, kültür ve sanat alanındaki mesleklere sahip kişiler anlamına gelir. 8/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 1.4 Kurumsal Çerçeve 1.4.1 İlgili Kurumlar Merkezi Finans ve İhale Birimi (MFİB): Hibe Faydalanıcıları ile yapılan hibe sözleşmelerinin Sözleşme Makamı MFİB’dir ve hibe projelerinin hem idari hem de mali uygulamasından sorumludur. MFİB, hibe fonlarının doğru kullanımı konusunda nihai sorumluluğa sahip olup, ihale, sözleşme ve ödemelerden sorumlu olacaktır. Kültür ve Turizm Bakanlığı (KTB): KTB, ICD Programının faydalanıcısıdır ve programın teknik uygulamasından sorumludur ve ayrıca hibe programlarının izlenmesini koordine edecektir. Proje Uygulama Birimi (PUB): PUB, programın günlük uygulamasından, Hibe Faydalanıcıları ile koordinasyonun sağlanmasından, bilginin yayılmasından ve programın tanıtılmasından, projelerin izlenmesinden ve Teknik Destek Ekibi ile işbirliği içinde projelerin yerinde kontrollerinin yapılmasından sorumludur. Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu (ABTD): Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu, Türkiye için Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) çerçevesinde Avrupa Birliği tarafından finanse edilen programların ve projelerin tüm faaliyetlerinin ön onayından (ex-ante) sorumludur. Hibe projeleri kapsamındaki faaliyetler Delegasyonun uygulama öncesi onayına tabi değildir. Teknik Destek Ekibi (TDE): Bir danışmanlık sözleşmesi kapsamında, Kıdemli Program Görevlisi (KPG)/PUB koordinasyonunda ICD Programına her yönden destek ve eğitim hizmetleri sağlayan Türk ve uluslararası uzmanlardan oluşan ekiptir. TDE, KPG/PUB’u söz konusu iki Hibe Programının (“Kültür ve Sanat” ve “Müzeler”) uygulanması ile ilgili tüm faaliyetlerde destekler. TDE, KPG/PUB koordinasyonu altında, Hibe Faydalanıcılarını eğitim ve danışmanlık faaliyetleri ile destekler. 9/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 2 HİBE FAYDALANICISI VE MFİB ARASINDAKİ HİBE SÖZLEŞMESİ HİBE FAYDALANICISI HİBE SÖZLEŞMESİNİN GEREKLERİNİ YERİNE GETİRMEKTEN BİRİNCİ DERECEDE SORUMLUDUR. PUB/TDE UYGULAMA SÜRECİNDE HİBE FAYDALANICISINA GEREKEN TÜM DESTEĞİ SAĞLAYACAKTIR. 2.1 Standart Hibe Sözleşmesinin Özellikleri ve Genel İlkeleri Kurumunuz ile MFİB arasında imzalanan Hibe Sözleşmesi, çeşitli tarafların yükümlülüklerini, raporlama, maliyetlerin uygunluğu, muhasebeleştirme, ödemeler vb. hususları tanımlayan ana dokümandır. Hibe miktarının %80’ini kapsayan avans ödemesi, her iki taraf sözleşmeyi imzaladıktan ve Sözleşme Makamı Genel Koşullar 15.1 Maddesi (Hibe Sözleşmesi, Ek-II) çerçevesinde belirtilen eksik belgeler tamamlandıktan sonra 45 gün içinde yapılır. AB ve Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti, projenin belirli bir kısmından ziyade, proje kapsamındaki toplam uygun giderlerin belirli bir yüzdesini finanse etmektedir. Eğer proje sonunda fiili “uygun giderler” hesaplanandan daha az olursa, hibe miktarı bununla orantılı olarak düşürülecektir. Projenin amaçları için gereksinim duyulan satınalma sözleşmelerinin gerçekleştirilmesinde, faydalanıcı sözleşme ekinde yer alan Ek IV’de düzenlenmiş kurallara uymalıdır. Bu kuralların uygulanmasına ilişkin detaylı bilgi Satınalma Rehberlerinde yer almaktadır. Faydalanıcılar AB finansmanı ya da katkısının görünürlüğünü sağlamak için gereken tedbirleri almalıdır. Bu tedbirler, AB’nin dış faaliyetlerine ilişkin düzenlenmiş AB Görünürlük Rehberi’nde yer alan kurallara göre olmalıdır. Söz konusu Rehber, aşağıdaki internet adresinde bulunmaktadır: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm Buna ek olarak, Hibe Faydalanıcıları, projelerinin uygulanması sırasında, kendilerine MFİB tarafından resmi bir yazı ile bildirilen aşağıdaki hususları da dikkate almalıdır: Hibe Sözleşmenizin tarafları MFİB ve Kuruluşunuzdur. Sözleşmenin uygulanmasına ilişkin üçüncü taraflarla yapılan yazışmalar ve görüşmeler MFİB için bağlayıcı olmayacaktır. Projenin yürütülmesine ilişkin tüm harcamalar ve izlenen prosedürler belgeleriyle (fatura, banka dekontu vb.) birlikte yazılı olarak kaydedilecek, bu amaçla açılacak özel bir dosyada muhafaza edilerek istendiğinde denetlenmek üzere ibraz edilecektir. 10/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 10.000 EUR’nun üzerindeki alımlar için yapılacak tüm ihalelerde İhale Dosyası ve İhale Değerlendirme Raporları “ön onay” için Birimimize ayrı ayrı gönderilecek, ihale İlanına çıkılması ve ihale üzerinde bırakılan istekli ile sözleşme imzalanması MFİB her iki dokümana ön onay verildikten sonra mümkün olabilecektir. Projenin uygulanması için yapılacak alımlara ilişkin bütün ihaleler bu Hibe Programı için hazırlanan Rehberlerdeki açıklamalar izlenerek, açıklık, gizlilik, rekabet ve eşit muamele ilkeleri uyarınca gerçekleştirilecektir. MFİB’nin yazılı onayı olmaksızın hiçbir şekilde proje bütçesinden avans ödemesi yapılamaz. Proje hesabından, proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı, taşeron vb. gibi projeye dahil olan taraflar dışında kimseye para transferi yapılmamalıdır. Proje bütçesinden yapılacak harcamalara ilişkin tüm ödemeler, Hibe Faydalanıcısının (proje hesabı ya da diğer hesaplarından) ya da ortakların banka hesaplarından mal ve hizmet sağlayıcılarının banka hesaplarına para transferi yoluyla yapılacaktır. Proje bütçesinden yapılacak harcamalar için elden ödeme yapılmayacaktır. Proje uygulamasından sonra, Nihai Raporla birlikte ilgili bankadan proje hesabına faiz işletilip işletilmediğine dair bir yazı ve kanıtlayıcı “banka ekstresi”nin de sunulması gerekmektedir. Sözleşmenin AB Görünürlük kurallarına ilişkin hükümlerine titizlikle riayet edilecek, projedeki AB desteği uygun araçlarla (yayınlanmış tüm dokümanlar ve görsel-işitsel çıktılar) vurgulanacaktır. İzleme ve denetim ziyaretlerinde MFİB, KTB, ABTD ve PUB/TDE’ne her türlü destekleyici doküman ve bilgi sağlanacaktır. Sözleşmede EK-III olarak bulunan “proje bütçesinin”, “eş-finansman” ve “nihai ödeme” miktarı dahil, tüm harcamaların proje süresi içinde yapılması, yapılan harcamalara ilişkin ödemelerin Nihai Rapor MFİB’ye sunulmadan önce yapılmış olması gerekmektedir. Ödemelerin Nihai Raporda belgeleri ile birlikte kanıtlanması gerektiği unutulmamalıdır. İlgili bütçe başlıklarındaki harcamalarda, MFİB’nin internet sayfasında yayınlanan “İdari Harcamalar” ve “İnsan Kaynakları” dokümanlarındaki açıklamalara uyulmalıdır. YUKARIDAKİ HUSUSLAR HİBE FAYDALANICILARINA SÖZLEŞME İMZALANDIKTAN HEMEN SONRA MFİB TARAFINDAN RESMİ BİR YAZI İLE BİLDİRİLMİŞTİR. LÜTFEN YUKARIDAKİ HUSUSLARIN HER P ROGRAMIN ÖZELLİĞİNE GÖRE FARKLILIK GÖSTEREBİLECEĞİNİ UNUTMAYINIZ . 11/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 2.2 Hibe Sözleşmesinin Temel Bölümleri Hibe Sözleşmesi, zorunlu olan birçok bölüm ihtiva etmekte olduğundan MFİB ile yazılı bir mutabakat olmaksızın değiştirilemez. Özel Koşullar (Hibe Sözleşmesi): Proje süresini, toplam proje maliyetini ve hibe miktarını, raporlama ve hibe ödeme planını belirtir. Hibe Sözleşmesi, Ek I: “Proje Tanımı” projenizin tanımını içerir. Hibe Faydalanıcısı, sözleşmeyi imzalayarak, Ek I’de tarif edilen tüm faaliyetleri uygulamayı, belirtilen çıktıları ve sonuçları teslim etmeyi taahhüt etmiş olur. EK-I’DE BELİRTİLEN FAALİYETLER VE BEKLENEN SONUÇLARA İLİŞKİN DEĞİŞİKLİKLER PROJE İLERLEME RAPORLARI VE BİLDİRİM YAZILARI VASITASIYLA YAZILI OLARAK BİLDİRİLMELİDİR . FAALİYETLERDEKİ ÖNEMLİ DEĞİŞİKLİKLER İSE SÖZLEŞMEYE BİR ZEYİLNAME DÜZENLENMESİNİ GEREKTİRİR. Hibe Sözleşmesi, Ek II: “Genel Koşullar” sözleşme kapsamındaki genel yükümlülükleri ve mali hükümleri belirtir. Bu ek; raporlama, bilgi sağlama, görünürlük, ekipman mülkiyeti, değerlendirme/izleme, hesaplar, teknik ve mali kontroller, süre uzatımı, durdurma, projelerin feshi, ödeme yöntemleri ve diğer yasal hususlar konusundaki tüm yükümlülüklerinizi tanımlamaktadır. Hibe Sözleşmesi, Ek III: “Proje Bütçesi” Proje maliyetlerinin dökümünü, beklenen finansman kaynaklarını ve maliyetlerin gerekçelendirmesini içerir. BÜTÇEDEKİ TÜM DEĞİŞİKLİKLER YAZILI OLARAK BİLDİRİLMELİDİR. BÜTÇEDEKİ ÖNEMLİ DEĞİŞİKLİKLER SÖZLEŞMEYE BİR ZEYİLNAME DÜZENLENMESİNİ GEREKTİRİR . Hibe Sözleşmesi, Ek IV: “Satın Alma Prosedürleri”, projenizin uygulanması amacı ile hizmet alımı, mal alımı ya da yapım işi ihalesine çıkılması ve sözleşme yapılması söz konusu olduğunda izlenmesi gereken temel usulleri tanımlar. Bu doküman AB Satın Alma kurallarının kısa bir özetidir. Daha detaylı bilgi için, Hibe Faydalanıcıları Satın Alma Rehberinde tarif edilen kuralları dikkatlice okumalıdır. Hibe Sözleşmesi, Ek V: Bu ek, MFİB’ne ödeme talepleri için başvururken kullanmanız gereken standart şablonları içerir. Bu dokümanlar, Ödeme Talebi ve Mali Kimlik Bildirim Formu’dur. Hibe Sözleşmesi, Ek VI: Bu ek, Teknik ve Mali raporlama için standart şablonları içerir. Hibe Sözleşmesi, Ek VII: Bu ek, “dış faaliyetler için bir AB finansmanlı hibe sözleşmesine dair bir harcama doğrulaması için fiili tespitler ve görev tanımına dair rapor örneğini" (Harcama Doğrulama Raporu Örneği) içermektedir. Hibe miktarı 100.000 EUR’dan fazla olması durumunda, nihai ödeme talebi ile Harcama Doğrulama Raporu (bağımsız denetim raporu) sunulması zorunludur. Bu raporun güncel ve elektronik formatı MFİB’nin internet sitesinden indirilebilir: http://www.cfcu.gov.tr/resources.php?lng=tr&action=reference 12/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 2.3 Hibe Sözleşmelerinde Değişiklik Yapılması HİBE FAYDALANICILARI PROJEYİ BAŞLANGIÇTA PLANLANDIĞI GİBİ UYGULAMAYA ÇALIŞMALIDIR . BUNUNLA BİTLİKTE FAALİYETLERDE YA DA BÜTÇEDE BAZI DEĞİŞİKLİKLER YAPILMASINI VEYA BAZI UZMANLARIN DEĞİŞTİRİLMESİNİ GEREKTİREN DURUMLAR ORTAYA ÇIKABİLİR. BU DURUMLARDA , SÖZLEŞMEDE BİR DEĞİŞİKLİK YAPILMASINA İLİŞKİN PROSEDÜRLERİ İZLEMELERİ GEREKECEKTİR. Hibe sözleşmesinin değiştirilmesine dair prosedürler, yapılması gereken değişikliğin ölçeğine bağlı olarak iki gruba ayrılmıştır: Sözleşmedeki küçük değişiklikler, MFİB’nin gerçekleştirilebilir fakat gecikmeden bildirilmelidir. önceden onayı alınmadan Hibe Sözleşmesindeki büyük değişiklik ise uygulamaya geçirilmeden önce, sözleşme taraflarının ve AB Türkiye Delegasyonunun imzalayacakları bir zeyilnamenin düzenlenmesi gerekmektedir. Hibe Faydalanıcılarına küçük değişiklik taleplerinin uygulanmasında tam destek verilecektir. Bu yüzden, Hibe Faydalanıcılarının değişiklik taleplerinin kolay ve sorunsuz işlenmesi amacıyla her zaman PUB/TDE ile iletişim içinde olmaları önemle tavsiye edilmektedir. Bundan dolayı, Hibe Faydalanıcıları herhangi bir resmi adım atmadan ve resmi yazıyı ya da talebi MFİB’ye göndermeden önce her zaman PUB uzmanlarına danışmalıdır. Eğer sözleşmenizde küçük veya büyük bir değişiklik yapmayı planlıyorsanız, yazıyı veya talebi MFİB’ne göndermeden önce PUB/TDE’ne danışmanız önemle önerilir. Sözleşme değişiklikleri için aşağıdaki genel ilkeler geçerlidir: Hibe Faydalanıcısı tarafından yapılan değişiklik talebinin kabul edilmesi için, talebin gerekçelendirilmiş olması gerekmektedir; yeterli dayanağı olmayan talepler reddedilecektir. Değişiklikler hiçbir şekilde, projeye hibe verilmesi kararının yeniden sorgulanmasına ya da başvuran adayların “eşit muameleye” tabi tutulma şartı ile çelişecek şekilde değişiklikler yapılması amacına ve etkisine yönelik olmamalıdır. Hibe sözleşmeleri ancak sözleşmenin süresi içinde değiştirilebilir, değişiklikler geçmişe dönük olarak yapılamaz. Azami hibe miktarı hiçbir suretle arttırılamaz. Sözleşmede büyük değişikliklere dair talepler, değişikliğin yürürlüğe girmesi amaçlanan tarihten en az 30 gün önce sunulmalıdır. Sözleşme değişikliklerine dair talepler kurumunuzu temsil ve ilzama yetkili kişiler tarafından imzalanmalıdır. Proje koordinatörü/sekreter vb. tarafından imzalanan talepler reddedilecektir. 13/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 2.3.1 Sözleşme Bildirimleri: Küçük Değişiklikler Hibe Faydalanıcısı tarafından MFİB’ye sadece yazılı bildirim gerektiren küçük değişiklikler şunlardır: Faaliyetlerde, bütçe üzerinde etkisi olmayan, küçük değişiklikler, Bir bütçe kaleminin iptali veya eklenmesi dahil olmak üzere, mali etkisi aynı ana bütçe başlığı altında yer alan bütçe kalemleri arasında bir transfer ile sınırlı olan değişiklikler, Projenin temel amacını etkilemeyen ve bütçe başlıkları arasındaki mali etkisi, ilgili her başlık kapsamında başlangıçta verilen miktarın %15’i veya daha azı bir etki yapacak transferler ile sınırlı olan bütçe değişiklikleri (İdari giderler ve İhtiyat Akçesi başlıkları için geçerli değildir), Söz konusu bütçe kalemi için ayrılan bütçe miktarı değişmeksizin, birim adedi veya birim fiyatlarda artış ve azalma, Adres veya telefon numarası değişikliği, Banka hesabı değişikliği, Yeminli mali müşavir (denetçi) değişikliği, Yetkili kişi (kurumunuzu temsil ve ilzama yetkili olan) değişikliği, Koordinatör, eğitmen vb. kilit uzmanlarda değişiklik, Belirtilen ekipmanda daha yeni teknolojiye/modele yönelik değişiklik. PUB/TDE uzmanları küçük değişikliklerin uygunluğu konusunda destek sağlayacaktır. Talepleri resmi olarak sunmadan önce PUB/TDE’ne danışılması önemle önerilmektedir. Hibe Faydalanıcısı küçük değişikliği MFİB'nin ön onayı olmaksızın uygulayabilir. Ancak, Hibe Faydalanıcısı, bu değişikliği, Standart Form-1’i (bakınız bölüm 8.3) kullanarak değişiklik yapmadan 10 gün önce PUB/TDE aracılığıyla MFİB’e bildirmek durumundadır. PUB/TDE bildirimi Rehberin eklerinde sağlanan kontrol listesini kullanarak kontrol edecek ve daha sonra yazıyı kontrol listesi ile birlikte MFİB’ne iletecektir. Eğer Hibe Faydalanıcısı 20 gün içinde MFİB’den herhangi bir haber almasıysa, küçük değişiklik zımnen onaylanmış kabul edilir (20 günlük dönem, formun MFİB tarafından alındığı tarihte başlar). Bildirim yazıları MFİB’ye İngilizce olarak gönderilmelidir, ancak, Türkçe tercümesinin sunulması faydalı olacaktır. Bildirim yazısı, PUB aracılığıyla MFİB’ne gönderilmeden önce, İzleme Bilgi Sistemi (İBS) çalışmaya başladığında sisteme yüklenmelidir. 14/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi MFİB, MALİ İSTİKRARI, HESAP VERİLEBİLİRLİĞİ VEYA PROJE AMACINI TEHDİT ETMESİ DURUMUNDA FAALİYET , BÜTÇE , BANKA HESABI VE DENETÇİ DE DAHİL SÖZLEŞME İLE İLGİLİ TÜM BÖLÜMLERDEKİ KÜÇÜK DEĞİŞİKLİKLERİ REDDETME HAKKINA SAHİPTİR. 2.3.2 Bir bildirim yazısının hazırlanması 1) Bildirim yazısını, İngilizce ve Türkçe (yabancı Hibe Faydalanıcıları için sadece İngilizce) olarak Standart Formu (eklere bakınız) izleyerek hazırlayınız. Bildirim talebi değişikliğin detaylı bir tarifini ve gerekçelerini içermelidir. Talep detaylı şekilde desteklenmelidir. MFİB bu talepleri inceleyecek ve dayanağı yetersiz veya dayanaktan yoksun olan talepleri reddedecektir. Bütçe değişikliği içeren tüm bildirimler, aşağıdaki tabloda gösterildiği gibi, ilk sözleşmeye ait bütçe dökümünün (ve önceki herhangi bir zeyilname) bu bildirim ile nasıl değiştirildiğini gösteren bir bütçe içermelidir. Bütçe başlıkları İlk Bütçe İnsan kaynakları 1.1 1.2 Seyahat Ekipman ve Malzeme Yerel ofis/Proje maliyetleri Diğer maliyetler, hizmetler Diğer Doğrudan uygun maliyetler ara toplamı Doğrudan uygun maliyetler toplamı Toplam uygun maliyetler 15/56 (varsa) 1. Zeyilnameye ait Bütçe Bildirim sonrasındaki Bütçe Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 2) Ön kontroller için küçük değişiklik talebini PUB’ne/TDE’ne gönderiniz. 3) İmzalı bildirim yazısını ve eklerini PUB’ne/TDE’ne 2 asıl nüsha halinde gönderiniz. PUB/TDE ilgili kontrol listelerini kullanacak ve talebi MFİB’ye bir üst yazı ile gönderecektir. 4) MFİB talebi kontrol eder ve HF’nı talebin kabulü veya reddi hususunda bilgilendirir. Bildirim yazılarına eklenmesi gereken ek dokümanlar aşağıdaki gibidir: Küçük Değişiklik Küçük değişiklik talebi için gereken ekler Onaylanan maaşlarda/ücretlerde artış Talep edilen yeni maaşların normalde Faydalanıcı veya ortakları tarafından yüklenilen maaşları aşmadığını kanıtlayan doküman Onaylanan birim fiyatlarda ve ekipman birim sayısında artış Talep edilen fiyatların normal piyasa fiyatlarını aşmadığını kanıtlayan doküman Yeminli Mali Müşavir değişikliği Yeminli Mali Müşavir tescil belgesi Uzman değişikliği Uzmanın özgeçmişi STK: Yönetim Kurulu Kararı (temsil ve ilzama yetkilendirme kararı), imza sirküleri veya kararda “yetkili imza örneği aşağıda gösterildiği gibidir” ifadesi bulunmalıdır, Yetkili Kişi Değişikliği (kuruluş tüzüğüne uygun olmalıdır) Devlet Üniversitesi: Rektör ataması, imza sirküleri Belediye/yerel yönetimler: Meclis kararı, imza sirküleri Faaliyet değişikliği Değişikliklerin; projenin etkililiğini, çıktılarını ve amaçlarını değiştirmemesini veya başvuranlara karşı eşit muamele ilkesine aykırı olmamasını sağlayan dokümanlar ve/veya bilgiler. Tüm ekler yetkili kişi(ler) tarafından paraflanmış olmalıdır. 2.3.3 Zeyilname: Büyük Değişiklikler Zeyilname gerektiren büyük değişiklikler aşağıdaki gibidir: Sözleşmenin uzatılması, Önerilen değişiklikler hibe verme kararını etkilemediği ve başvuranlara karşı eşit muamele ilkesine aykırı olmadığı sürece projenin temel amacını etkileyen faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, 16/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Bütçe başlıkları arasında, her ana başlık kapsamında başlangıçta girilen miktarın %15'inden daha fazla bir değişiklik içeren transferler, Proje ortaklarının değişmesi (eklenmesi veya değiştirilmesi), Kuruluşunuzun adında veya yasal statüsündeki değişiklikler. PUB/TDE uzmanları zeyilname taleplerinin uygunluğuna dair destek sağlayacaktır. Hibe Faydalanıcılarının sözleşmelerinde zeyilname gerektirecek büyük değişiklikler yapmaktan kaçınmaları önemle tavsiye edilmektedir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabilir. Bu nedenle, Hibe Faydalanıcılarının, sadece mutlaka gerekli olduğu durumlarda zeyilname talebinde bulunmaları tavsiye edilmektedir. 2.3.4 Bir zeyilnamenin hazırlanması Zeyilname başvuru ve imza prosedürü aşağıdaki gibidir: 1) İngilizce ve Türkçe (yabancı Hibe Faydalanıcıları için sadece İngilizce) Standart Formu (eke bakınız) izleyerek, üç nüsha halinde, bir zeyilname talebi hazırlayınız. İçeriklerinin daha iyi anlaşılmasının sağlanması için zeyilname taleplerinin Türkçe tercümeleri de sunulabilir. Ancak, sözleşmenin dili İngilizce olduğu için, Hibe Sözleşmesi zeyilname taleplerinde İngilizce doküman bağlayıcı olacaktır. Zeyilname talebi, değişikliğin detaylı bir tarifini ve gerekçelerini içermelidir. Talep detaylı şekilde desteklenmelidir. MFİB bu talepleri inceleyecek ve dayanağı yetersiz veya dayanaktan yoksun olan talepleri reddedecektir. Bütçe değişikliği içeren tüm zeyilnameler, bölüm 8.3’deki zeyilname talebindeki tabloya ek olarak, aşağıdaki tabloda gösterildiği gibi, ilk sözleşmeye ait bütçenin (ve önceki herhangi bir zeyilnamenin) bu zeyilname ile nasıl değiştirildiğini gösteren bir bütçe de içermelidir. Bütçe başlıkları İlk Bütçe (varsa) 1. Bildirime ait Bütçe İnsan kaynakları 1.1 1.2 Seyahat Ekipman ve Malzeme Yerel ofis/Proje 17/56 1. Son Zeyilnameye Zeyilnameye ait Bütçe ait Bütçe Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Bütçe başlıkları Hibe Uygulama Rehberi (varsa) 1. Bildirime ait Bütçe İlk Bütçe 1. Son Zeyilnameye Zeyilnameye ait Bütçe ait Bütçe maliyetleri Diğer maliyetler, hizmetler Diğer Doğrudan uygun maliyetler ara toplamı Doğrudan uygun maliyetler toplamı Toplam uygun maliyetler 2) Zeyilname talebini PUB’ne/TDE’ne gönderiniz. MFİB tarafından onaylanan zeyilnamenin ön onay için ABTD’na da gönderileceğini unutmayınız. Dolayısıyla, Zeyilname talepleri değişikliğin yürürlüğe girmesi planlanan tarihten en az 1 ay önce (tercihen daha erken) sunulmalıdır. PUB/TDE ilgili kontrol listelerini kullanacak ve talebi MFİB’ye bir üst yazı ile gönderecektir. 3) MFİB, Zeyilnameyi hazırlar ve ön onay için ABTD’na sunar. 4) ABTD ön onayının alınması sonrasında, MFİB Zeyilnameyi imzalaması için Hibe Faydalanıcısına gönderir. Zeyilname son imza tarihinde yürürlüğe girer. Dolayısıyla Hibe Faydalanıcıları tarafından planlanan değişiklik ancak bu aşamadan sonra uygulanmalıdır. 5) Hibe Faydalanıcıları bir adet sureti kendi kayıtları için tutar ve usulünce imzalanmış iki sureti eklerle birlikte MFİB’ye geri gönderir. Büyük değişiklik Zeyilname talebi için gereken ekler Proje süresi Faaliyet Planı Bütçe Bütçe + Maliyetlerin Gerekçelendirmesi YK Kararı, Ortak Yeni ortağın Yetkili Temsilcisinin ataması, Ortaklık Beyanı, Yeni ortağın tüzüğü (proje ile aynı doğrultuda olmalıdır, 18/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Büyük değişiklik Hibe Uygulama Rehberi Zeyilname talebi için gereken ekler eğer tüzük net değilse, yeni ortağın ilgili faaliyetleri belirtilmelidir) Proje Tanımı Faaliyet Planı, Proje Tanımı Tüm ekler yetkili kişi(ler) tarafından paraflanmış olmalıdır. 2.4 Uygun Giderler Hibe, bir projeye gider-karşılığı verilir. Hibe sözleşmesi Ek III’te (Bütçe) projenin uygun giderlerine dair bir maliyet tahmini sunulmaktadır. MFİB, Nihai Raporları incelerken, hangi harcamaların uygun olup olmadığını belirler. Uygun olmayan giderler, Hibe Faydalanıcısının bütçede öngördüğünden daha düşük ödeme almasına sebep olabilir ve bazı durumlarda ise, avans ödemesinin geri alınmasına yol açabilir. PROJENİN SONUNDA YAPILACAK HİBE ÖDEMESİ, BAŞTA YAPILAN MALİYET TAHMİNİ ÜZERİNDEN DEĞİL, GERÇEKLEŞEN UYGUN HARCAMALARIN TOPLAMI BAZ ALINARAK HESAPLANIR . MFİB’in, HF tarafından yapılan uygun harcama toplamının taahhüt edilen oranından daha fazla hibe ödemesi yapmayacağı unutulmamalıdır (Özel Koşullar Madde 3.2). Başka bir deyişle, eğer toplam harcama başlangıçta öngörülenin altına düşerse, hibe miktarı hibe yüzdesi dikkate alınarak yeniden hesaplanacaktır. Hibe Sözleşmesinin Ek II, 14.1 maddesinde, giderlerin uygunluğuna dair genel ilkeleri özetle aşağıdaki şekilde tanımlanmıştır: Maliyetler bütçelendirilmiş olmalıdır (Hibe Sözleşmesi Ek III). Maliyetler Projenin yürütülmesi için gerekli olmalıdır. Hibe Faydalanıcısının ödeme talep ettiği faaliyetler Hibe Sözleşme Ek I’de tarif edilenlerle ilişkili olmalıdır. Hibe Faydalanıcıları aşağıdaki konuları da dikkate almalıdır: Sözleşmede faaliyet tanımanda ya da zeyilname/bildirim yoluyla onaylanan bir değişiklikler dışında kalan faaliyetler için yapılan herhangi bir harcama uygun olmayan maliyettir. Proje faaliyetleri ile açıkça ilgili olmayan veya raporlanan faaliyetlerden fazla olan herhangi bir harcama uygun olmayan maliyettir. Proje harcamaları iyi mali yönetim ilkelerine uygun, özellikle de ekonomik ve maliyet etkin şekilde gerçekleştirilmelidir. Tüm maliyetler, Faydalanıcı (veya varsa ortakları) tarafından gerçekleştirilmiş harcamalara karşılık olmalıdır. 19/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Harcamalar, Hibe Faydalanıcısının (veya ortaklarının) hesaplarında veya vergi dokümanlarında kaydedilmiş ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır. Harcamalar proje uygulama döneminde gerçekleştirilmiş olmalıdır. Aşağıdaki tabloda gösterildiği üzere, her bir bütçe başlığı kapsamında harcamaların uygunluğuna ilişkin ek koşullar da mevcuttur: Bütçe başlığı Uygun harcamalar Maaşlar Bu bütçe başlığı alında bütçelendirilmiş ücretler, Hibe Faydalanıcısı ve/veya ortakları tarafından tam ya da kısmi süreli bir sözleşme ile işe alınan/görevlendirilen kişilerin maaşlarıdır. Alt-yüklenicilere verilen hizmetler (AB prosedürleri izlenerek ihale edilen hizmet sözleşmeleri kapsamında şirketlere yapılan ödemeler) bu bütçe başlığı altında uygun gider sayılmamaktadır. Maaşlar ve maliyetler, Hibe Faydalanıcısı veya ortakları tarafından normalde ödenenlerin üzerinde olmamalıdır. 1. İnsan kaynakları 2. Seyahat Atanan personelin giderleri; fiili maaş, sosyal sigorta masrafları ve diğer ücret sayılan ödemelere ilişkin giderleri içermelidir. İnsan kaynakları altındaki harcamalara dair detaylı bilgiye aşağıdaki internet adresinden ulaşabilirsiniz: http://www.cfcu.gov.tr/files/kaynaklar/Hibe_Sozlesmelerinde_Pers onel_Istihdami.pdf Harcırahlar Proje bütçesinde öngörülmüş olması kaydıyla, sadece projede görevli personel için kullanılabilir. Yiyecek, konaklama ve şehir içi ulaşım giderlerini kapsar. Bütçe ile uyumlu olmalı ve AB tarafından belirlenen azami tutarlardan yüksek olmamalıdır (AB internet sitesi: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/ per_diems/index_en.htm). Gerçek gider veya sabit harcırah olarak kullanılabilir. Her iki durumda da azami günlük miktarlar uygulanır. Harcırahlar gece kalma sayısı dikkate alınarak hesaplanır. Uluslararası seyahat alt-başlığı kapsamında, projenin ihtiyaçları doğrultusunda faaliyetin uygulandığı ülkeye gidiş-geliş seyahat harcamaları karşılanabilir. Yerel ulaşım alt-başlığı kapsamında, Hibe Faydalanıcısının ülkesi dahilindeki şehirler arası ulaşım harcamaları karşılanabilir. 3. Ekipman ve Malzeme Ekipman ve malzemelerin satın alma maliyetleri, bütçelendirilmiş ve birim fiyatları piyasa rayiçlerinde olmalıdır. Faydalanıcı paranın en iyi karşılığını alma ilkesine uymakla ve Hibe 20/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Bütçe başlığı Hibe Uygulama Rehberi Uygun harcamalar Sözleşmesi Ek IV’de belirtilen ihale prosedürlerini uygulamakla yükümlüdür. İhale prosedürleri için lütfen ilgili Satın Alma Rehberine ve ihale dosyalarına bakınız. 4. Yerel ofis/Proje maliyetleri 5. Diğer maliyetler, hizmetler 6. Diğer Faydalanıcının (ve ortakların) hali hazırda kullandıkları merkez ofislerine ait masrafları karşılamak için kullanılamaz. Sadece proje faaliyetlerinin uygulanması için açılan özel bir mekanın (ofis, eğitim tesisi vb.) giderleri için kullanılabilir. 5. ve 6. başlıklar kapsamında, bütçede belirtilen kalemler ve altyüklenicilere verilen hizmetlere dair giderler karşılanabilir: yayınlar, tercüme, etkinlikler, vb. 8. İhtiyat akçesi İhtiyat akçesi sadece Hibe Sözleşmesinin uygulanması sırasında ortaya çıkan beklenmedik harcamalar için, MFİB’nin ön onayı ile kullanılabilir. 9. İdari giderler Onaylanmış nihai toplam doğrudan uygun giderlerin belli bir yüzdesi, Hibe Faydalanıcısı tarafından gerçekleştirilen idari masrafları karşılamak üzere, dolaylı giderler olarak talep edilebilir. Giderler aşağıdaki şartları sağlarsa uygun maliyet olarak kabul edilir: Doğrudan giderlerin %7’sini aşmazlar; Proje bütçesinin başka bir başlığına giren giderleri kapsayamaz; Uygunlukl açısından Genel Koşullar Madde 14, 16 ve 17’de belirtilen koşulları karşılamalıdır. İdari harcamalar hakkında detaylı bilgiye, Eklerdeki Kaynak Dokümanlardan ve aşağıdaki internet adresinden ulaşabilirsiniz: http://www.cfcu.gov.tr/files/kaynaklar/idari_giderler.pdf HİBE FAYDALANICILARI PROJE HESABINDAN SADECE PROJE GİDERLERİ KAPSAMINDA , PROJE PERSONELİ , TEDARİKÇİLER, ALT- YÜKLENİCİLER , HİZMET SAĞLAYICILAR , VB. KİŞİLERE PARA TRANSFERİ YAPABİLİRLER . BÜTÜN ÖDEMELER BANKA TRANSFERİ YOLUYLA YAPILMALIDIR . ELDEN ÖDEMELERDEN KAÇINILMALIDIR. Bu Hibe Programları kapsamında uygun olmayan bazı giderler de mevcuttur: Mal veya hizmet alımına dair vergiler ve KDV, Döviz kuru dönüşüm masrafları ve maliyetleri ile projeye özel EUR hesabına ilişkin döviz kuru zararları ile birlikte tamamen finansal nitelikteki diğer giderler, 657 sayılı Kanuna tabii devlet memurları, Hibe Faydalanıcısı veya ortaklarının bordrolu çalışanı olmadıkça ve maaşları Hibe Faydalanıcısı veya ortakları tarafından ödenmedikçe, hibe projesi kapsamında istihdam edilemez veya maaş alamazlar, 21/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi İkinci el ekipman alımı, Arazı veya mevcut binaların satın alınması ve kiralanması, Leasing giderleri, Amortisman giderleri, Para cezaları, finansal cezalar ve mahkeme masrafları, Borçlar ve oluşabilecek zararlar için oluşturulan karşılıklar, Faiz borçları, Banka masrafları, teminat giderleri ve benzer masraflar, Gümrük ve ithalat vergileri ve tüm diğer harçlar, Üçüncü taraflara verilen krediler, Halihazırda başka bir çerçeve/program dahilinde finanse edilen bütçe kalemleri, Hazırlık çalışmalarına veya diğer hazırlık faaliyetlerine ait giderler, Ayni katkılar. 2.4.1 Döviz Kurları Fiili harcamanın TL (veya EUR dışında başka herhangi bir para birimi) cinsinden gerçekleşmesi ve ödenmesi durumunda, gerçekleşen maliyetlerin diğer para birimlerinden EUR'ya çevrilmesi, InforEuro’da yayınlanan aylık kurlar üzerinden yapılamlıdır. InforEuro kurlarına aşağıdaki internet adresinden ulaşılabilir: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en HARCAMALARIN MÜMKÜN OLDUĞUNCA EUR OLARAK YAPILMASI TAVSİYE EDİLMEKTEDİR . BU , DÖVİZ DALGALANMALARINDAN KAYNAKLANAN RİSKLERİ EN AZA İNDİRİR VE MALİ RAPORLARIN HAZIRLANMASINI KOLAYLAŞTIRIR . T ÜRKİYE CUMHURİYETİ MEVZUATI , EUR CİNSİNDEN HARCAMALARA VE FATURALARIN EUR CİNSİNDEN YAZILMASINA İZİN VERMEKTEDİR . BİR FATURANIN EUR CİNSİNDEN DÜZENLENMESİ HALİNDE , KARŞILIĞI OLAN TL DEĞERİ DE FATURA ÜZERİNDE GÖSTERİLMELİDİR . YASAL OLARAK , MUHASEBE İŞLEMLERİNDE VE BELGELERİNDE TL KULLANILMALIDIR . A NCAK, KARŞILIK GELEN TL DEĞERİ BELİRTİLDİĞİ SÜRECE , FATURALAR YABANCI PARA BİRİMİ KULLANILARAK DA HAZIRLANABİLİR. Türkiye Cumhuriyeti HF’ları ve Ortakları için KDV muafiyeti konusunda açıklama Proje bütçesinden ödenen KDV dahil olmak üzere vergiler uygun maliyet değildir. 03.12.2008 tarih ve 5824 sayılı Kanunla uygun bulunan ve 21.01.2009 tarih ve 2009/14614 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti Kararı ile yürürlüğe konulduğu gibi ve Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) kapsamında Türkiye Cumhuriyeti’ne sağlanan mali yardıma dair kural ve düzenlemelerin uygulanmasını kapsayan, 24.12.2008 tarihinde yürürlüğe giren Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ile Avrupa Birliği Komisyonu arasındaki Çerçeve Anlaşmasının (IPA Çerçeve Anlaşması) 26. Maddesi uyarınca, vergi muafiyetleri, Katma Değer Vergisi (KDV), gümrük ve ithalat vergileri ve harçları, Özel Tüketim Vergisi (ÖTV), Veraset Vergisi, Damga Vergileri ve Harçları, Özel İletişim Vergisi, Motorlu Taşıtlar Vergisi ve/veya aynı etkiye sahip vergiler, ne hibeye ne de Türkiye tarafından sağlanan eş-finansmana 22/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi uygulanmayacaktır. Vergi muafiyetlerini kapsayan uygulama kuralları ve düzenlemeleri, Maliye Bakanlığı tarafından çıkarılan, Gelir İdaresinin internet sitesinde bulunan 1 Sıra No’lu IPA Çerçeve Anlaşması Genel Tebliğinde belirlenmiştir: http://www.gib.gov.tr/fileadmin/mevzuatek/uluslararasi_mevzuat/1_SIRA_NO LU_IPA_GENEL_TEBLIGI.pdf Uygulama sürecine ilişkin ilgili tüm mevzuat ve detaylara MFİB internet sitesindeki “Kaynaklar” bölümünden erişilebilir: http://www.cfcu.gov.tr/resources.php?lng=tr&action=reference Vergi muafiyeti süreci için gereken tüm şablonlar ve açıklama notları aşağıdaki internet sitesinde sağlanmaktadır: http://www.cfcu.gov.tr/tax_exemption.php?lng=tr 2.5 Proje dokümantasyonu ve muhasebesi HİBE FAYDALANICILARI İLGİLİ TÜM PROJE FAALİYETLERİ İÇİN MALİ VE TEKNİK DOKÜMANTASYON HAZIRLAMALI VE BUNLARI DOĞRU ŞEKİLDE KAYDETMELİDİR. 2.5.1 Mali dokümantasyon Destekleyici evrakların türü, harcamanın tipine ve niteliğine ve altında yatan faaliyetlere veya işlemlere bağlıdır. Aşağıdaki tablo, Hibe Faydalanıcısının tutması ve bir denetim esnasında sunması gereken temel destekleyici belgeleri özetlemektedir. Harcama Dokümanlar Faturalar ve fişler gibi satın alımı kanıtlayıcı belgeler, Banka ekstreleri, makbuzlar, yüklenici ödemeleri gibi ödeme evrakları, Tüm harcamalar Onaylı raporlar, seminer/konferans/eğitim kurslarına katılım evrakları (ilgili dokümantasyon ve alınan materyaller, yoklama listeleri, sertifikalar dahil) gibi hizmetlerin gerçekleştiğine dair belgeler, Projeye ait Hesap Defteri, alt defterler ve bordrolar, demirbaş kayıtları ve ilgili diğer muhasebe bilgileri gibi (elektronik veya elle tutulmuş) Hibe Faydalanıcısının muhasebe kayıtları. Ek dokümanlar – ilgili bütçe başlıklarına özel Tüm uzmanların özgeçmişleri, İnsan kaynakları Personel ve bordro kayıtları/sözleşmeleri, Ücret pusulaları, Tüm proje personeline ait (uzman ve hibe faydalanıcısının 23/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Harcama Dokümanlar yetkili temsilcisi tarafından imzalanmış) aylık zaman çizelgeleri, Banka ekstreleri/ödeme makbuzları, Harcırah tutanakları. Toplu taşıma: Seyahat biletleri (Havayolu seyahatleri durumunda ek olarak biniş kartları), Seyahat Araç kiralama: Sağlayıcı faturası ve kaydedilen mesafelerin özet listesi, Kişisel taşıt: Yakıt harcamaları için, katedilen mesafelerin özet bir listesi, kullanılan taşıtların ortalama yakıt tüketimi, yakıt giderleri. Alt yükleniciler tarafından sağlanan mallar, hizmetler ve yapım işleri İhale dokümanları, isteklilerin teklifleri ve değerlendirme raporları gibi satın alma prosedürlerine dair evraklar, Sözleşmeler ve sipariş formları gibi taahhüt evrakları, Tedarikçilerden alınan teslimat fişleri gibi malların alındığına dair evraklar, Kabul belgeleri gibi iş bitirme evrakları, Menşe Şahadetnamesi veya bir Yeminli Beyanlı Yerel Üretim Belgesi. 2.5.2 Teknik dokümantasyon Teknik dokümantasyon proje faaliyetlerinin uygulandığını, hizmetlerin ve çıktıların teslim edildiğini kanıtlayacak detayda olmalıdır. Bazı proje faaliyetleri için doküman örnekleri aşağıdaki tabloda gösterilmektedir: Proje Faaliyeti Anket/ Araştırmalar Yayınlar Seminerler, konferanslar, çalışma toplantıları Örnek Doküman Örnek anketler, Raporlar. Yayınlara (kitaplar, gazeteler, kitapçıklar, posterler, vb.) ait suretler. Program/gündem, Sunum listesi/konferans raporları, Bildiriler, Katılımcı listesi, Konuşmacı listesi, Tutanaklar (varsa), Gazete kupürleri, fotoğraflar, Geri bildirim anketleri (varsa). 24/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Proje Faaliyeti Eğitim Hibe Uygulama Rehberi Örnek Doküman Eğitimin detaylı bir tanımı – eğitim modülleri, ders başına eğitim saati, yöntemler, vb, Eğitim çizelgesi, Katılımcı listesi/yoklamalar, Eğitmen listesi, Geri bildirim anketleri, Eğitim değerlendirme raporu. Çalışma ziyaretleri Çalışma ziyareti raporu. Uzmanlar Zaman çizelgeleri, Çıktıların suretleri, Faaliyet raporları, Uzmanların özgeçmişleri. 2.5.3 Muhasebe gerekleri Hibe Faydalanıcısı, çift-girişli muhasebe defteri tutma sistemi kullanarak proje hesabının kesin ve düzenli olmasını sağlamalıdır. Bu sistem, Hibe Faydalanıcısının kayıtlı olduğu Ülkede geçerli olan muhasebe ve defter tutma politikaları ve kuralları uyarınca işletilmelidir. Projeye ait hesaplar ve harcamalar kolaylıkla tespit edilebilir ve doğrulanabilir olmalıdır. Bu durum, Hibe Faydalanıcısının proje için ayrı bir hesap açmasıyla veya kendi muhasebe ve kayıt sistemi dahilinde kolaylıkla tespit edilebilir ve izlenebilir olması koşuluyla, mevcut ana hesap altında alt-hesaplar açarak gerçekleştirilebilir. Basit bir “Hesap Defteri” adıyla harcamaların kaydedilebileceği bir excel tablosu, gerekli formülasyonlarıyla birlikte hazırlanmış ve bu Rehberin bir Eki olarak diğer faydalı şablonlarla birlikte sunulmuştur. Mali Rapor, Hibe Faydalanıcılarının (veya varsa ortaklarının) muhasebe ve defter tutma sistemleri ile düzenli şekilde ve kolaylıkla örtüşmelidir. Bu amaçla, hesap mutabakatları, destekleyici çizelgeler, analizler ve dökümler denetim ve doğrulama için hazırlanmalı ve muhafaza edilmelidir. Önemli diğer bir husus ise, hibe tutarının resmi hesaplara girilmesidir. Türk muhasebe usullerine göre bunu yapmanın iki yolu vardır: 1. Alınan hibeyi gelir olarak kaydetmek: Tüm kamu kuruluşları bu yöntemi kullanmalıdır. 2. Özkaynak yönetiminde ise alınan hibe özel fon olarak kaydedilir. Bu durumda, satın alınan demirbaşın hibe miktarına karşılık gelen kısmı amortismana tabi tutulamaz. Türkiye kamu kurumlarının Hibe Projelerine ait mali raporlamalarında, Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan “Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller” (27.11.2007 tarih ve 26713 sayılı Resmi Gazete) esas alınır. 25/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Bu Esas ve Usullerin amacı, Avrupa Birliği, uluslararası kuruluşlar veya konsorsiyumlardan kapsam dahilindeki kamu idarelerine proje karşılığı aktarılan hibe niteliğindeki tutarların (uluslararası anlaşmaların hükümleri saklı kalmak kaydıyla) izlenmesi, harcanması ve muhasebeleştirilmesini tanımlamaktır. Diğer ülkelerdeki kurumlar tarafından üstlenilen Hibe Projelerinin mali raporlamasında, ilgili ülkelerin resmi olarak yayınlanan yasal düzenlemeleri izlenir. 2.6 Raporlama Gerekleri Projenin süresi boyunca Hibe Faydalanıcılarından hibe sözleşmesinin Özel Koşullarında belirtildiği gibi aşağıdaki raporların sunması gerekmektedir: Nihai Teknik ve Mali Rapor Bir Yeminli Mali Müşavir (YMM) tarafından hazırlanmış “Harcama Doğrulama Raporu”. Hibe miktarının 100.000 EUR veya daha fazla olması durumunda bu raporun nihai ödeme talebi ile birlikte sunulması gerekmektedir. 2.6.1 Nihai Rapor Hibe Faydalanıcısı, Hibe Sözleşmesi yükümlülüğü olarak bir Nihai Rapor hazırlamak zorundadır. Bu rapor teknik ve mali bölümlerden ve destekleyici dokümanlardan oluşur. Bu raporlar Hibe Faydalanıcılarının projelerinde kaydedilen ilerleme ve sözleşme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi hakkında Sözleşme Makamına yaptıkları beyan niteliğindedir. MFİB bu raporlara dayanarak ödeme taleplerini inceler ve değerlendirme neticesinde ortaya çıkan proje uygun harcamalarını esas alarak nihai ödeme miktarını belirler. Teknik Rapor proje faaliyetlerinin uygulanması, proje yönetimi, ortakların katılımı, kilit paydaşlarla (örn. yerel kamu idareleri) ilişkiler, görünürlük ve performans göstergeleri konusundaki ilerleme, projenin genel değerlendirmesi ve varsa küçük sözleşme değişiklikleri ve yerine göre gündem konusundaki bildirimler hakkında bilgileri sağlamalıdır. Nihai Rapor şablonları bu Rehberin ekinde ve Hibe Faydalanıcısı ile MFİB arasında imzalanan hibe sözleşmesi Ek VI’da sunulmuştur. Hibe Faydalanıcısı, Nihai Raporlarının hazırlanması konusunda, nihai versiyonları MFİB’ye göndermeden önce PUB/TDE’ne danışmalıdır. Nihai Raporlar proje tamamlanma tarihinden sonra en geç 30 gün içinde PUB/TDE’ne sunulmalıdır. Hibe Faydalanıcısından ek bilgi/açıklama istenmediyse PUB/TDE raporları 10 iş günü içinde incelemelidir. Hibe Faydalanıcısı istenen bilgileri sağlamalı ve/veya Raporu/Raporları varsa PUB/TDE tarafından yapılan yorumlara göre revize etmelidir. Raporların revizyonunun ardından, Hibe Faydalanıcısı raporların nihai versiyonlarını 4 suret olarak hazırlamalı, birini kendi kayıtları için saklamalı ve 3 sureti aşağıdaki kurumlara göndermelidir: 2 sureti PUB/TDE’ne 1 sureti ABTD’na 26/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi PUB/TDE kendilerine gönderilen raporların bir suretini üst yazı ve kontrol listesi ile birlikte (Raporların hazırlanması için ilgili Rehbere bakınız) MFİB’ye iletecektir. Nihai Raporlar, Hibe Sözleşmesinin Özel Koşullarına ekli Genel Koşulların 2.3. Maddesi uyarınca, proje uygulama döneminin bitişini takiben en fazla üç ay içinde MFİB’ye sunulmalıdır. Nihai Raporların sunulmasında gecikme olması halinde, Hibe Faydalanıcısı PUB/TDE’ne ve MFİB’ye yazılı bir açıklama göndermelidir. Eğer gecikme 15 günü aşarsa, MFİB Hibe Faydalanıcılarına Nihai Raporu ve zamanında göndermemelerinin gerekçesini sunmaları için bir yazı gönderecektir. MFİB ayrıca bu yazıda Raporun sunulması için belirli bir zaman aralığı verecektir. Eğer Rapor verilen süre içinde gönderilmezse, MFİB Genel Koşullar Madde 2.5 uyarınca sözleşmeyi feshedebilir. Nihai Raporun nihai versiyonu MFİB’ye PUB/TDE tarafından KPG’nin onayını gösterir şekilde resmi yazıyla gönderilmelidir. PUB/TDE ayrıca raporların zamanında sunulmasına dair nihai tarihten önce Faydalanıcılara hatırlatma yazıları göndermekten de sorumludur. Raporların nihai versiyonlarının sunulmasından sonra, PUB/TDE uzmanları raporlardan çıkarılan verileri (varsa) İBS’ne gireceklerdir. MFİB kendi prosedürünü takip ederek Nihai Raporu kontrol edecek ve nihai uygun harcamaları, nihai hibe miktarını ve Hibe Faydalanıcısının nihai ödeme miktarını onaylayacaktır. MFİB’nin talep etmesi durumunda PUB/TDE projenin teknik uygulaması hakkında daha fazla bilgi sağlayacaktır. Mali Rapor şablonu (Hibe Sözleşmesi Ek VI) da ayrıca bu Rehberin ekinde sağlanmıştır. Yapılacak işi basitleştirmek için Excel sayfasına formüller girilmiştir. Elektronik formatlarını www.kultur.gov.tr ve www.icdproject.net internet adreslerinden indirilebilirsiniz. Mali Rapor orijinal bütçe ile değişiklikleri (varsa) ve proje süresince gerçekleşen harcamaları göstermelidir. Mali Rapora ayrıca harcamaları listeleyen bir Hesap Defteri de eklenmelidir. “Hesap Defteri” de dahil olmak üzere, mali raporlama için kullanılacak bir dizi şablon bu Rehberin ekinde verilmiştir. Şablonlar Hibe Faydalanıcısı eğitimleri sırasında çalışma dokümanları olarak kullanılacaktır. Mali Rapor ve ekleri: Nihai Mali Rapor (Konsolide Bütçe-Gerçekleşen) Harcamaların ve Fon Kaynaklarının Özeti Hesap Defteri - İnsan Kaynakları Seyahat, Harcırah Ekipman ve Malzeme Yerel Ofis Diğer Maliyetler, Hizmetler Diğer 27/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 2.6.2 Harcama Doğrulama Raporu (Denetim Raporu) Hibe miktarı 100.000 EUR’un üzerinde olan projeler için Nihai Rapora, Yeminli Mali Müşavir (YMM) tarafından düzenlenmiş ve gerekli özel koşulları karşılayan, proje harcamalarının teyidine ilişkin bir “Harcama Doğrulama (Denetim) Raporu” eklenmelidir. Denetçi (YMM): Hibe Faydalanıcısı tarafından atanıp, projeden elde edilen gelir ve beyan edilen harcamaların Hibe Sözleşmesine göre gerçek, kesin ve uygun olup olmadıklarını inceleyip bu Rehbere Ek olarak sunulan şablonu (ve Hibe Sözleşmesi Ek VII’yi) kullanarak bir harcama doğrulama raporu hazırlar. Hibe Faydalanıcısı, denetçiye denetim için gerekli olan tüm belge ve bilgileri sağlamakla yükümlüdür. Aşağıdaki tablo Hibe Faydalanıcısının sunması gereken raporlara dair bilgileri özetlemektedir: Rapor Tipi Raporlama Dönemi Nihai Rapor Projenin tamamlanmasını izleyen 1 ay içinde PUB/TDE’ne kontrol için gönderilmelidir. Projenin tamamlanmasını izleyen 3 ay içinde MFİB’ye gönderilmelidir. Harcama Doğrulama Raporu Projenin sonunda Nihai Rapor ekinde gönderilmelidir. İçerik Teknik ve Mali Rapor ile tüm destekleyici dokümanlar (teknik ve mali + nihai ödeme talebi) Doğrulama raporu için görev tanımı + Denetçi tarafından imzalanmış harcama doğrulama raporu BÜTÜN RAPORLAR SAĞLANAN ŞABLONLAR KULLANILARAK İNGİLİZCE OLARAK SUNULMALIDIR . 2.7 Ödeme Prosedürleri Ödeme prosedürleri Hibe Sözleşmesi Özel Koşulların 4. Maddesinde düzenlenmiştir. Sözleşme Makamı, MFİB, Hibe Faydalanıcısına aşağıdaki şekilde ödeme yapacaktır: Ön finansman (Avans ödemesi): Özel Koşullar Madde 3.2’de belirtilen toplamın %80’i sözleşmenin imzalanmasından ve eksik dokümanların (varsa) MFİB’ye sunulmasından itibaren 45 gün içinde ödenir. Nihai ödeme: Nihai Teknik ve Mali Rapor, Harcama Doğrulama Raporu ve nihai ödeme talebinin MFİB’ye iletilmesini takip eden 45 günlük süreçte, raporların onaylanmasının ardından ödenir. 28/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi HİBE PROJESİNİN UYGULAMASI, HİBE SÖZLEŞMESİNİN SON TARAFÇA İMZALADIĞI GÜNÜ TAKİP EDEN GÜN BAŞLAR. DOLAYISIYLA , HİBE FAYDALANICILARI FAALİYETLERİNİ UYGULAMAYA DERHAL BAŞLAMALIDIR . DOLAYISIYLA , HİBE FAYDALANICILARI AVANS ÖDENMESİNİ BEKLEMEKSİZİN PROJE FAALİYETLERİNE KENDİ KATKILARI İLE BAŞLAMALIDIR. 29/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 3 SATINALMA (İHALE) Bu Bölüm, Hibe Sözleşmesi Ek IV’de tanımlanan AB kural ve prosedürlerine uygun olarak satınalma (ihale) yapılmasına yönelik genel bilgileri içermektedir. Bu prosedürler ve kullanılacak şablon dokümanlar hakkında detaylı bilgi Satınalma Rehberinde sağlanmaktadır. Satın-alma nedir? Satın alma; mal, hizmet alımı ve yapım işlerinin aşağıdaki hususlar doğrultusunda zamanında temin edilmesidir: ilgili kurumun amaçları, rekabette adillik, bütünlük ve şeffaflık, ekonomi ve etkinlik, paranın en iyi karşılığının alınması. Sözleşme tipleri nelerdir? 3 tür sözleşme mevcuttur: “Mal” sözleşmeleri, esas olarak ürünlerin temini (ve yerine göre kurulması) veya kiralanması içindir. “Hizmet” sözleşmeleri, etkinlik/konferans düzenlenmesi, ekipman bakımı, taşımacılık, danışmanlık, teknik, vb. hizmetlerin alımını içerir. “Yapım işleri” sözleşmeleri, ekonomik ve teknik bir işlevi yerine getirmek için yeterli olan, bir bütün olarak üstlenilen yapım veya inşaat mühendisliği işleridir. AB Satın-alma kavramı kapsamındaki temel terminoloji nedir (Hibe Faydalanıcısı için)? Satın-alma/Sözleşmenin Verilmesi: HF tarafından mal, hizmet veya yapım işlerinin, AB kural ve prosedürleri doğrultusunda zamanında teminidir. Sözleşme Makamı: Hibe Faydalanıcısı (Kurumunuz hizmet ve mal alacağı ihalelerde Sözleşme Makamı olarak hareket etmektedir) İstekli: HF tarafından başlatılan satın alma faaliyetine ilgi gösteren ve yanıt veren tüzel kişilik. Sözleşme: HF tarafından karara bağlanan ve imzalanan Hizmet/Mal/Yapım İşleri temini sözleşmesidir. “Hibe Sözleşmesi” ile karıştırılmamalıdır. Yüklenici/Alt-Yüklenici: Hizmet sunumu/mal tedariği/yapım işi sağlayan tüzel kişilik. 30/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Satın-alma usulleri nelerdir? Sözleşme türlerine göre farklı satın-alma usulleri aşağıda sağlanan tabloda özetlenmiştir (detaylı bilgi Satınalma Rehberinde yer almaktadır): Hizmet Sözleşmeleri Mal Sözleşmeleri ≥ €150.000 Sözleşmeler ≥ €200.000 Sözleşmeler Uluslararası sınırlı (belli istekliler arasında) ihale usulü Pazarlık usulü Faydalanıcı en az 3 hizmet sağlayıcıdan teklif alır ≥ €5.000.000 Sözleşmeler Uluslararası açık ihale usulü Uluslararası açık ihale usulü €60.000 - €150.000 arasında €300.000 - €5.000.000 arasında Yerel açık ihale usulü Yerel açık ihale usulü €10.000 - €60.000 arasında €10.000 - €300.000 arasında €10.000 - €200.000 arasında Çerçeve sözleşmeler Yapım İşleri Sözleşmeleri Pazarlık usulü Faydalanıcı en az 3 tedarikçiden teklif alır Pazarlık usulü Faydalanıcı en az 3 yükleniciden teklif alır Sözleşmeler ≤ €10.000 Sözleşmeler ≤ €10.000 Sözleşmeler ≤ €10.000 Tek teklif Tek teklif Tek teklif ICD Programı kapsamında sadece taralı alandaki usuller geçerli olacaktır. Ex-ante (sözleşme öncesi) ve Ex-post (sözleşme sonrası) kontroller nelerdir? Bu Rehberde belirtilen ex-post (sözleşme sonrası) kontroller, Hibe Faydalanıcısı ile tedarikçi/hizmet sağlayıcı/yüklenici arasında sözleşmenin imzalanmasından sonra ancak herhangi bir ödeme yapılmadan önce, MFİB ve PUB tarafından yapılacak kontrolleri ifade etmektedir. Sözleşme öncesi kontroller (ex-ante kontroller) ise bu tür ikincil satın alma sözleşmeleri imzalanmadan önce MFİB tarafından yapılan kontrolleri ifade etmektedir. Hibe Faydalanıcılarının satın almaları ile ilgili ex-ante ve ex-post kontroller aşağıdaki şekilde yapılacaktır: 10.000 EUR üzeri ihaleler için “ex-ante” kontrol MFİB tarafından yapılacaktır. Tüm ihale dosyalarının, herhangi bir ihale daveti ve/veya satın alma ilanı yayınlanmadan, önce PUB sonra MFİB tarafından onaylanması gerekmektedir. Buna ek olarak, tüm Değerlendirme Raporlarının tekliflerle birlikte, yüklenicilerle sözleşme imzalanmadan önce PUB sonra MFİB tarafından 31/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi onaylanması gerekmektedir. Doğrudan alımlara (10.000 EUR altında) ilişkin dokümanlar ise izleme ziyaretleri sırasında kontrol edilecektir. “Ex-post” kontroller, ekipmanların, kabul işlemleri ile ilgili belgelerinin, ödeme belgelerinin vb. hususların yerinde ve fiziki kontrolleri şeklinde izleme ziyaretleri sırasında TDE, PUB ve MFİB tarafından yapılacaktır. MFİB, PUB, TDE, rastgele seçilen, özellikle de uygulamanın başında riskli olarak tanımlanan projelerin ihale değerlendirme aşamalarına gözlemci olarak katılacaklar ve gözlemci raporu hazırlayacaklardır. 10.000 EUR'un üzerindeki alımlara ait tüm ihale dosyaları ve ihale değerlendirme raporları PUB/TDE’ne gönderilecek, herhangi bir ihale daveti veya ihaleilanı yayınlanmadan ve yüklenici ile herhangi bir sözleşme imzalanmadan önce MFİB’nin ön onayına sunulacaktır. MFİB’nin ön onayı, Hibe Faydalanıcısının sorumluluklarını ortadan kaldırmayacağı gibi, ihale kapsamında yapılan harcamaların uygun maliyet olarak değerlendirileceği anlamına gelmemektedir. 3.1 Satınalma planı ve Satınalma ilkeleri Tüm Hibe Faydalanıcıları MFİB/PUB/TDE’ne tüm ihale gerektiren satın alımları için, ihale ilanına çıkılma, teklif açma, değerlendirme tarihlerini vb. belirtmek üzere aşağıdaki tablodaki gibi bir Satınalma Planı sunmalıdır. Böylece, MFİB/PUB/TDE tekliflerin değerlendirilmesine gözlemci olarak katılabilecektir. Bundan dolayı, Hibe Faydalanıcısı ilan, açılış, değerlendirme, sözleşme imzalama ve geçici kabul vb. tarihlerini içeren Satınalma Planını proje uygulamasının ikinci ayında göndermeli ve açılış tarihini en az bir hafta önce MFİB/PUB/TDE’ne bildirmelidir. MFİB/PUB/TDE uzmanları değerlendirmeye Hibe Faydalanıcısı tarafından davet edilmeden gözlemci olarak katılabilirler. Aşağıdaki tablo Hibe Faydalanıcısı tarafından doldurulmalı ve proje uygulamasının ilk iki ayı içinde MFİB/PUB/TDE’ne gönderilmelidir. Satın alma planı tablosu: Sözleşme Numarası: 1. İhalenin Adı 2. İhalenin Adı 3. İhalenin Adı 1. İhale için Tarihler 2. İhale için Tarihler 3. İhale için Tarihler İhale dosyasının hazırlanması İhale dosyasının kontrol için MFİB/PUB/TDE’ye gönderilmesi öngörülen tarih Tahmini ihale tarihinin yayımlanması (varsa) İhale ilanının yayımlanması 32/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Sözleşme Numarası: Hibe Uygulama Rehberi 1. İhalenin Adı 2. İhalenin Adı 3. İhalenin Adı 1. İhale için Tarihler 2. İhale için Tarihler 3. İhale için Tarihler Son teklif sunma tarihi Açılış oturumu Değerlendirme oturumu Değerlendirme Raporunun kontrol için MFİB/PUB/TDE’ne gönderilmesi öngörülen tarih Sözleşmenin imzalanması Beklenen teslim tarihi Geçici kabul tarihi Paranın etkin kullanılması için her satın alma faaliyetinin izlemesi gereken kesin satın alma kuralları bulunmaktadır. Dolayısıyla aşağıdaki ilkeler dikkate alınmalıdır: 3.1.1 Ayrım gözetmeme Ürünlere, hizmetlere, tedarikçi firmalara, müteahhitlere veya hizmet sunucularına milliyetleri bakımından ayrım yapılamaz. Teknik bakımdan veya kalite ve güvenlik özellikleri için fark gözetilebilir, fakat bunun için de objektif bir değerlendirme yapılması gereklidir. 3.1.2 Adil rekabet Rekabet ortamı yaratmamak için güçlü ve objektif bir sebep olmadığı sürece, ihaleye katılım ve ihalenin sözleşmeye bağlanması için daima bir rekabet ortamı yaratılmalıdır. İhale usullerinde gerçek ya da potansiyel katılımcılarla yapılan görüşmelerde rekabeti zayıflatıcı şekilde davranılamaz. Bunun anlamı, bütün taraflara kazanabilecekleri tekliflerle gelebilmeleri için eşit bilgi ve fırsat sağlanmasıdır. Bir projenin veya ihale dosyası taslağının hazırlanmasına katılan uzman ya da firma, bu durum haksız rekabet yaratacağı için gerçekleştirilecek ihaleye katılmaktan men edilmelidir. 3.1.3 Anlaşılır şartnameler Teklif sahipleri, satınalmayı yapacak kurumun gereksinimlerini kesin olarak bilmedikleri takdirde etkin şekilde rekabet edemezler. Bu yüzden ihtiyaçlarla ilgili tanımlamalar (mal veya yapım işleri ihalelerinde “şartnameler”, hizmet alımı ihalelerinde “görev tanımları”) hazırlanırken, bilinen teknik özelliklere ve gerekli hallerde, kalite güvenlik standartlarına ve uygun seviyede sertifikalandırmaya atıfta bulunulmalıdır. 33/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 3.1.4 Etkin duyuru (ilan) Potansiyel adayların ihale ilanını duymamaları halinde ihale sürecinin başarılı olması mümkün değildir. Bu husus, özellikle bir hibe programı tarafından finanse edilen ve bu alanda hibe faydalanıcılarının uzman olmadığı satın alma işlemleri için önemlidir. Önemi gittikçe artmakta olan internet ortamının kullanımı ve teklif sahiplerinin bilgi almak için nereye başvuracaklarını bilmeleri oldukça önemlidir. Seçilen projelerdeki karar detaylarının yayımlanması da önemlidir. Ayrıca, teklif sahiplerinin beceri ve verimliliklerinin geliştirilmesine yönelik olarak, talep eden teklif sahiplerine neden teklif sunmak için seçildikleri veya seçilmedikleri ve ihaleyi kazanma hususunda neden başarılı veya başarısız oldukları hakkında bilgi verilmelidir. Ulusal ve yerel basında yer alacak ilanlarda AB görünürlük/tanıtım kurallarına uyulmalıdır. 3.1.5 Yeterli zaman aralıkları Diğer önemli ilke ise teklif sahiplerine, ilana cevap vermeleri için tanınan zamanın hibe faydalanıcısının ihtiyaçlarına olan ilgilerinin açıklanması, ihaleye katılım için yapılan çağrıya cevap vermeleri ve tekliflerinin hazırlanması/teslim edilmesi açısından yeterli olmasıdır. AB PRAG kuralları kapsamında, örneğin, yerel açık ihalelerde (bunlar sadece Türkiye’de ilan edilirler) ilanın yayımlanması ve tekliflerin teslim tarihi arasında en az 30 gün süre olmalıdır. 3.1.6 İlgili tarafsız kriterlerin kullanılması Uygun olmayan adayların elenmesi için kullanılan kriterler, ihaleye katılanların değerlendirme sırasındaki seçimi ve alıcı kurum/kuruluş için ekonomik olarak en avantajlı teklifin sözleşmeye bağlanması için kullanılan kriterlerin hem tarafsız hem de ihtiyaçlara uygun şekilde olmalıdır. Bu gereksinimler “Görev Tanımı” (hizmet alımı ihaleleri için) ya da “Teknik Şartnamelerde” (mal alımı ya da yapım işi ihaleleri için) tanımlanır. Değerlendirme kriterleri ihale dosyasında bulunur. 3.1.7 Yeterli kayıtların tutulması İleriki dönemlerde önceden alınmış kararlarla ilgili herhangi bir iddia ya da şüphenin olması durumunda, tüm işlemlerin gerekçelendirmesinin yapılması önemlidir. Bu yüzden kayıtlar (raporlama, mali kayıtlar vb.), kararların nedenlerini gösterecek şekilde iyi tutulmalıdır. AB PRAG kurallarına tabi sözleşmelerde son ödemenin yapılmasını takiben kayıtların en az 7 yıl saklanmasını gerektirmektedir. 3.2 Hizmet, Mal Alımı ve Yapım İşleri için Temel Kurallar 3.2.1 Genel bakış İhalelerin yapılarak sözleşmelerin imzalanması için kesin kurallar vardır. Bu kurallar, uygun niteliklere sahip yüklenicilerin objektif olarak seçilmesine, harcanan paranın karşılığının en iyi şekilde elde edilmesine ve kamu fonlarının kullanımında tam bir şeffaflık sağlanmasına yardım eder. 34/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 3.2.2 Uygunluk kriterleri ve diğer önemli hususlar Bu kapsamda tabiyet ve menşe kuralları geçerlidir. Tabiyet Hibe Faydalanıcıları tarafından yapılacak ihalelere katılım, AB Üye ülkeleri ve hibenin finanse edildiği Mali Düzenleme kapsamında, temel mevzuat veya yardım programının tabi olduğu diğer araçlar tarafından açıkça kapsanan ve/veya izin verilen Devletler ve bölgelerdeki tüm özel ve tüzel kişilere eşit şartlarla açıktır. İstekliler, tekliflerinde tabiyetlerini ulusal mevzuatları kapsamında genel tabiyet evraklarını sunarak ifade etmelidir. Uygun ülkelerin eksiksiz bir listesi aşağıdaki internet sitesinde bulunabilir: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/eligibility/index_en .htm Bu kural hibe projesi kapsamında gerçekleştirilecek ihale usullerinde veya hizmet sözleşmelerinde yer alan hizmet sağlayıcılar tarafından önerilen uzmanlar için geçerli değildir. Menşe Kuralı Avrupa Birliği mevzuatı kapsamında finanse edilen sözleşmeler kapsamında satın alınan bütün ekipman ve malzemelerin menşei uygun bir ülkeden olmalıdır (yukarıdaki “tabiyet” ve aşağıdaki “tabiyet ve menşe kurallarının istisnaları” bölümüne bakınız). Menşe tanımı, ilgili AB mevzuatında gümrük için hazırlanan menşe kurallarında tanımlanmıştır. Bir ürün, üretim süreçlerinin yer almadığı bir ülkeden menşe belgesi alamaz. Diğer taraftan, ürün üretildiği ülkeden veya transfer/tedarik edildiği ülkeden menşe belgesi almak zorunda da değildir. Şayet ürün bir ülkede üretiliyorsa ürünün menşeinin belirlenmesi kolaydır. Ancak, malların üretiminin birden fazla ülkede gerçekleştirildiği durumlarda, tamamlanmış ürüne bu ülkelerden hangisinin menşe olacağının belirlenmesi gerekir. Menşe belgesi, Avrupa Birliği Gümrük Tarifelerinin 24. maddesi uyarınca, dönüşümün önemli ölçüde gerçekleştirildiği ve bunun ekonomik olarak doğrulandığı ülkeye aittir. Üretilen ürünün dönüştürüldüğü son ülke (menşe aldığı ülke) Avrupa Birliği üye devletleri veya uygun ülkeler değilse bu projede yapılan ihalelerde bu ürünler satın alınamaz. Tedarikçi, ihale edilen malın menşe belgesini açık ve net olarak ispat etmekle yükümlüdür. İhalede birden fazla kalem ihale ediliyor ise her bir kalemin menşei belirtilmelidir ve ek bilgi ve sertifikalarla bu bildirim desteklenmelidir. Menşe kuralı ihale edilen ve tedarik edilen tüm kalemlere uygulanır. İhale edilen ve tedarik edilen malların belli bir yüzdesinin veya sözleşme değerinin belli bir yüzdesinin bu kuralla uyumlu olması yeterli değildir. Türkiye'de üretilen ürünler için, Ticaret ve Sanayi Odaları tarafından verilen “Yerli Malı Belgesi” veya bir “Menşe Şahadetnamesi” kabul edilebilir bir dokümandır. 35/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Resmi menşe belgelerinin aslı, geçici kabul öncesinde sunulmalıdır. Aksi takdirde, Sözleşme Makamı yükleniciye herhangi bir ödeme yapmaz. Menşe belgeleri, malların veya tedarikçilerin menşe ülkelerinin yetkili makamları tarafından hazırlanmalı ve o ülkenin taraf olduğu uluslararası anlaşmalara uygun olmalıdır. Bu belgelerin kontrolü Sözleşme Makamının isteğine bağlıdır. Menşe konusunda şüphe duyulduğunda, PUB/TDE ile irtibata geçilmelidir. AB’nin ilgili birimlerine danıştıktan sonra izlenecek karar mercii MFİB’dir. 3.2.3 İhale dışı bırakılma nedenleri Aşağıda belirtilen adaylar veya teklif sahipleri satın alma işlemlerine katılamazlar; a) iflas etmiş, işleri mahkemelerce idare edilmekte olan, alacaklılar ile bir ödeme anlaşması yapmış olan, ticari faaliyetlerini askıya almış olan veya ulusal mevzuat veya yönetmeliklerde öngörülen bir prosedürden kaynaklanan benzer nitelikte herhangi bir durumda bulunan kişiler; b) kesinleşmiş bir mahkeme kararıyla, mesleki davranışa ilişkin bir suçtan dolayı mahkum olmuş kişiler (affın söz konusu olmadığı durumlarda); c) Sözleşme Makamının doğrulayabileceği herhangi bir yoldan kanıtlanmış ciddi mesleki yanlış veya davranış suçundan dolayı mahkum olmuş kişiler; d) Sözleşme Makamının yer aldığı ülkenin veya ihalenin uygulanacağı ülkenin ya da kuruldukları ülkenin yasal hükümlerine uygun olarak sosyal güvenlik katkılarının ödenmesiyle ilgili yükümlülükleri veya vergilerin ödenmesi ile ilgili yükümlülükleri yerine getirmemiş olan kişiler; e) dolandırıcılık, yolsuzluk, bir suç örgütü içinde yer almak suçlarından veya Avrupa Topluluğu mali çıkarlarına ters düşecek başka bir yasadışı faaliyetten dolayı kesinleşmiş yargı kararı ile mahkum olanlar; f) aynı Sözleşme Makamıyla, bir başka sözleşme veya Topluluk fonlarıyla finanse edilen bir başka sözleşme çerçevesinde yükümlülüklere uymamak yüzünden ciddi bir sözleşme ihlali içinde oldukları ilan edilmiş kişiler. Adaylar veya istekliler yukarıda sıralanan durumlardan biri içinde olmadıklarını belgelemelidir. Sözleşmenin imzalamadan men edilme Sözleşme satın alma prosedürü sırasında aşağıdaki koşullar kapsamındaki adaylar veya isteklilerle imzalanamaz: a) çıkar çatışmasına tabi olanlar; b) ihale sürecine katılımın bir koşulu olarak Faydalanıcı tarafından istenilen bilgileri sağlarken yalan beyandan suçlu bulunanlar veya bu bilgiyi sağlamayanlar. 3.2.4 İdari ve mali cezalar Sözleşmede belirtilen cezaların uygulanması saklı kalmak koşuluyla, satın alma prosedürünün erken aşamalarında yanlış beyanda bulunmaktan suçlu bulunan veya daha önceki bir satın alma kapsamında sözleşmenin yükümlülüklerini yerine 36/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi getirmedikleri tespit edilen adaylar, istekliler ve yükleniciler, bu ihlalin gerçekleştiği tarihten itibaren azami 2 yıl süreyle Avrupa Birliği tarafından finanse edilen tüm yardımlardan yasaklanır. Bu dönem aynı ihlalin 5 yıl içerisinde tekrarlanması durumunda 3 yıla kadar uzatılabilir. Cezalar ve diğer yaptırımlar PRAG Bölüm 2.3.4’de belirtildiği şekilde uygulanabilir. Yaptırımlar sözleşmenin uygulanmasını askıya alınma hakkını da içerebilir. 3.2.5 Görünürlük Hizmet, mal alımı ve yapım işleri kapsamında, Hibe Faydalanıcıları ve alt-yükleniciler, AB ve Türkiye Cumhuriyeti Hükümetinin ortak finansmanına dair görünürlüğü sağlamak için gereken tedbirleri almalıdır. Bu tedbirler aşağıdaki adreste bulunan AB rehberinde görünürlük için düzenlenen kurallar ile uyumlu olmalıdır: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm Bu Program kapsamında alınması gereken görünürlük tedbirlerine ilişkin daha fazla bilgi için, lütfen Rehberin “Görünürlük ve Tanıtım Faaliyetleri” bölümüne (5. Bölüm) başvurunuz. 37/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 4 İZLEME VE DESTEK FAALİYETLERİ İzleme, yönetim ve karar verme amacıyla bilginin sistematik olarak toplanması, analizi ve kullanımı olarak tanımlanabilir. İzleme; Önceden-belirlenmiş hedeflere göre planlanan veya beklenenlere karşılık fiili performansı veya durumu takip eder, Proje uygulamasındaki güçlü ve zayıf yönleri öne çıkararak, yöneticilere proje performansını geliştirmek amacıyla sorunlarla başa çıkma, çözüm üretme ve değişen koşullara adapte olma imkanı tanır, Eğer bir proje plana bağlı kalmıyorsa zamanında ve uygun müdahale edilmesine imkan tanıyan bir “erken uyarı sistemi” sağlar. İzleme, hibenin Sözleşmede belirtilen amaçlar için kullanıldığının doğrulanması ve projelerin AB ve yerine göre Türkiye prosedürlerine uygun olarak uygulandığının takibi için önemli bir araç niteliği taşımaktadır. 4.1 İzleme Çerçevesi İzleme Sistemi, izleme faaliyetlerine katılan tüm aktörleri, araçları ve usulleri kapsar. İzleme sistemi, temel paydaşların sürece katılımını gerektirir: Hibe Faydalanıcıları, PUB ve TDE ve MFİB. PUB, TDE’nin desteği ile hibe projelerinin uygulanmasını izlemekten ve Hibe Faydalanıcılarına sözleşme yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri için destek sağlamaktan sorumludur. Hibe projelerinin uygulanması, usuller, ilerleme, sorunlar ve HF’larının ihtiyaçları açısından yakından izlenecektir. İzleme Sisteminin çerçevesi aşağıda verilmiştir: Usuller açısından İhale kurallarına uygunluk Maliyetlerin uygunluğu Görünürlük ve Tanıtım kurallarına uygunluk Dokümantasyon ve Arşivleme Defter tutma ve Muhasebe Raporlama yükümlülükleri Sözleşme Değişiklikleri Usulsüzlükler ve Düzensizlikler İlerleme açısından Mali ve Teknik ilerleme Performans göstergeleri Hibe faydalanıcılarının Sorunlarında ve İhtiyaçları açısından Mali ve satın alma ile ilgili hususlar 38/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Teknik uygulama zorlukları İdari sorunlar Hibe projelerinin uygulamasının izlenmesinden PUB/TDE sorumludur. PUB/TDE ayrıca Hibe Faydalanıcılarına sözleşme yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri için de destek sağlayacaktır. Bazı düzenli izleme ziyaretlerinin projelerin ihale dokümanlarının ex-ante ve ex-post kontrollerini içereceği unutulmamalıdır. 4.2 İzleme Araçları PUB/TDE tarafından kullanılacak başlıca araçlar şunlardır: izleme ziyaretleri, nihai raporlar, İzleme Bilgi Sistemi (İBS) erken uyarı ve usulsüzlük raporları, İzleme ziyaretleri PUB/TDE’nin izleme ekibi tarafından yürütülecektir. Ayrıca, KTB, MFİB ve ABTD ek izleme ziyaretleri ve yerinde kontroller yapabilir veya düzenli izleme ziyaretlerine katılabilirler. Düzenli İzleme Ziyaretleri İzleme ziyaretleri, tüm Hibe Faydalanıcılarının projelerinin uygulama süreleri içerisinde gerçekleştirilecektir. Her bir proje başına en az 3 izleme ziyareti planlanmaktadır. Bu sayı gösterge niteliğindedir ve projenin riskleri ve bu risklerin yapısına göre değişebilir. İzleme ziyaret tarihleri, projelerin başlangıcını takiben Hibe Faydalanıcısı ile mutabakat içinde belirlenecektir. Her bir düzenli izleme ziyareti sonrasında, izleme ekibi 2 hafta içinde tavsiyelerini HF’na iletecektir. Nokta Kontrolleri Ani kontrol tipi bir ziyaretin amacı, satınalma prosedürlerine uygunluğun yanı sıra ekipmanın fiziksel varlığı ve faaliyetlerin gerçekleştirildiğinin doğrulamasıdır. Bu tür ziyaretler proje uygulaması sırasında, projenin takibi ve ayrıntılı analizi amacıyla PUB/TDE izleme ekibinin yanı sıra MFİB ve/veya ABTD temsilcileri tarafından da gerçekleştirilebilir. Bu kontroller için önceden bildirim yapılmayacaktır, dolayısıyla HF’nın bu tür kontroller için her zaman hazırlıklı olması tavsiye edilmektedir. Nihai raporlar: Nihai Raporlar, teknik ve mali ilerleme kapsamında,, proje amaçlarına ulaşılıp ulaşılmadığının ve uygulamanın AB kurallarına uygun şekilde yürütülüp yürütülmediğinin değerlendirilmesinde en önemli unsurlardan biridir. HF nihai raporları İBS’ne elektronik olarak yükleyebileceği gibi, raporların basılı suretlerini ayrıca PUB, MFİB ve ABTD’na Bölüm 2.6’da açıklandığı şekilde sunmak durumundadır. Raporlara ek olarak, HF, tüm fatura, alındı belgesi, sözleşme vb. gibi belgeleri, proje uygulama süresi ve uygulama sonrasında 7 yıl süreyle arşivlenerek saklamalıdır. İzleme Bilgi Sistemi (İBS): HF’ları, ICD Programı kapsamında izleme amaçlı özel olarak geliştirilmiş bu yazılımı kullanacaktır. İzleme Bilgi Sistemi (İBS) sayesinde, PUB/TDE Hibe 39/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Faydalanıcılarının raporlarını, kayıtlarını ve dokümantasyonunu kolaylıkla izleyebilecek ve değerlendirebilecektir. Aynı zamanda HF’ları de ilgili proje verilerine kolaylıkla erişebileceklerdir. Sistem ayrıca dosyaların, raporların ve değişiklik taleplerinin sunulmasını kolaylaştıracak ve HF’nın İzleme Ekibi ile sürekli iletişim içinde olmalarına imkan tanıyacaktır. Erken uyarı ve usulsüzlük raporları: İzleme süreci boyunca gerektiğinde PUB/TDE/MFİB bir hibe projesinde gözlenen eksiklikleri ve düzensizlikleri raporlayabilecektir. Bu durumlarda, MFİB tarafından, HF’na öncelikle bir erken uyarı gönderilecektir. Durumun ciddiyetine bağlı olarak, gözlemlenen eksiklikleri ve düzensizlikleri açıklayan bir usulsüzlük raporu da düzenlenecektir. USULSÜZLÜK RAPORLARININ KRİTİK UYARILAR OLDUKLARINI UNUTMAYINIZ . HİBE FAYDALANICISI, HALİHAZIRDA KULLANILMIŞ DAHİ OLSA FONLARIN GERİ TALEP EDİLMESİ İLE SONUÇLANABİLECEK BU TÜR UYARILARI ÇOK CİDDİYE ALMALIDIR. 4.3 Hibe Faydalanıcısının İzleme Kapsamındaki Sorumlulukları Hibe Faydalanıcısı bu kapsamda aşağıdakilerden sorumludur: İlk İzleme Ziyareti Projenin kilit personelinin, özellikle de proje koordinatörü, muhasebeci, raporlamadan sorumlu kişi, vb. ilk izleme ziyareti sırasında hazır bulunmasını sağlamak, Destekleyici dokümanlar ile proje hakkında gerçek ve güncel bilgiler sağlamak, İzleme ekibi ile birlikte düzenli izleme ziyareti planını gözden geçirmek, İzleme ekibinin yardımıyla projeye ait performans göstergelerini tanımlamak, İzleme ekibinin yardımıyla proje uygulamasına dair ihtiyaçları belirlemek, İzleme ekibinin yardımıyla satın alma planlamasını yapmak, Kararlaştırılan ziyaret tarihinde Hibe Faydalanıcısının müsait olmaması halinde, bunu izleme uzmanlarına bildirmek, Proje ofisini tesis etmek (geçerliyse). Düzenli İzleme Ziyaretleri Kararlaştırılan ziyaret tarihinde Faydalanıcının müsait olmaması halinde, bunu izleme uzmanlarına bildirmek, Ziyaret sırasında proje kilit personelini ve gerekli dokümantasyonu hazır etmek, İzleme ekibini proje ve projenin ihtiyaçları veya sorunları hakkında bilgilendirmek, Ziyaret raporunu incelemek ve varsa itirazlarını yazarak imzalamak. Dokümantasyon ve Arşivleme PUB/TDE, KTB ve MFİB tarafından talep edildiğinde teknik ve mali dokümanları hazır bulundurmak, 40/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Düzgün bir muhasebe ve çift-girişli defter tutma sistemi kullanarak projenin ayrı hesabını tutmak, Projenin tamamlanmasından sonra ulusal ve/veya AB denetçileri tarafından denetlenmek üzere tüm dokümanları 7 yıl süreyle arşivleyerek saklamak. İletişim ve Yazışma İzleme ekibini herhangi bir sorun hakkında zamanında bilgilendirilmek, PUB, MFİB ve ABTD katılımı için, projedeki önemli etkinlik günlerini paylaşmak, PUB ve MFİB ile gecikme olmaksızın sürekli iletişim halinde olmak, Yazışmaların (e-posta ve yazılı olanlar dahil) kayıtlarını tutmak. 4.4 Rehberler ICD Programı kapsamında, Hibe Faydalanıcılarına proje uygulama ve satınalma konularında bir dizi Rehber sağlanmaktadır: Hibe Uygulama Rehberi – uygulama konularında detaylı bilgi içerir, Hizmet ve Mal alımına dair Satın alma Rehberi, Basitleştirilmiş İhale Dosyası Hazırlanma Rehberleri – (hizmet ve mal alımı) ihale süreci dokümanları ve araçları hakkında açıklamalar içerir. 4.5 İnternet Sayfaları Satın alma konusunda faydalı bilgiler aşağıdaki internet sitelerinde bulunabilir: ICD Programı internet sitesi: www.icdproject.net KTB, Ankara, Türkiye internet sitesi: www.kultur.gov.tr MFİB, Ankara, Türkiye internet sitesi: http://www.cfcu.gov.tr AB Türkiye Delegasyonu internet sitesi: http://www.avrupa.info.tr EuroAid AB PRAG internet sitesi: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide /index_en.htm InforEuro internet sitesi: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en 4.6 Bilgilendirme ve Eğitim Toplantıları Hibe Sözleşmesi, Hak ve Yükümlülükler, Satınalma ve İzleme ile ilgili ana başlıkları içeren toplantı 19-20 Aralık 2011 tarihinde Ankara’da düzenlenecektir. Bu toplantının ardından, Hibe Faydalanıcılarına, Program ve hibe sözleşmelerinin uygulanmasını açıklamak amacıyla farklı illerde bilgilendirme günleri düzenlenecektir. 41/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 4.7 Yardım Masası Gerektiğinde, belirlenmiş olan günler dahilinde Hibe Faydalanıcılarına bireysel tavsiye ve destek verilecektir. Program hakkındaki bilgi ve ilgili tüm dokümanlara Programın internet sitesinden ulaşabilirsiniz: www.icdproject.net Yardım Masası içeren TDE, Ankara’da oluşturulmuş olup iletişim bilgileri aşağıdaki gibidir: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Programı ODTÜ Teknokent, Gümüş Bloklar, Kat: 1, No: 1 06531, ODTÜ-Ankara – Türkiye Telefon: +90.312.210 11 55 Yardım masası desteği, hibe proje uygulama dönemi boyunca aşağıdaki yollar ile sürekli olarak sağlanacaktır: İzleme ziyaretleri sırasında, İBS vasıtasıyla, PUB/TDE’ye telefonla başvuru ile, PUB/TDE ofislerine ziyaretle. Özel destek: Yardım Masası vasıtasıyla projelerin uygulanması ve ihale dosyalarının hazırlanması konusunda bilgi almak mümkündür. Özel ziyaretler sadece özel durumlarda mümkün olacaktır (çok sayıda proje göz önüne alınarak): Hibe Faydalanıcılarından destek sağlayan PUB/TDE ofislerini ve/veya il ofislerini ziyaret etmeleri beklenmektedir. 42/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 5 GÖRÜNÜRLÜK VE TANITIM FAALİYETLERİ 5.1 Giriş Diğer hususların yanı sıra, AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Programı, hem Avrupa Birliği’nde Türkiye Cumhuriyeti’ne dair, hem de Türkiye’de Avrupa Birliği’ne dair daha iyi bir bilgi ve anlayışın sağlanmasını amaçlamaktadır. Bu yüzden, bu Program dahilindeki tüm Hibe Faydalanıcılarının faaliyetlerinin Türkiye ve AB içerisinde olabildiğince geniş şeklide tanıtılması öncelik arz etmektedir. Bundan dolayı, ICD kapsamındaki hibe programları İhale Davetlerinde aşağıdaki zorunlu faaliyet talimatlarını içermektedir: Daha geniş topluluk ve grupların – STK’ların, iş sektörlerinin, vb. katılımını hedeflemek üzere Türkiye’de ve/veya AB üye ülkelerinde bilgilendirme kampanyaları ve etkinlikler (seminerler, konferanslar, internet forumları vb.) Projenin tanıtımı ve AB desteğinin üst düzeyde görünürlüğü ve sivil toplum diyaloğu fikrini sağlamaya yönelik eylemler ve etkinlikler Bunların ve diğer tanıtım faaliyetlerinin uygulanmasında Hibe Faydalanıcılarının AB İletişim ve Görünürlük Rehberini izlemeleri zorunludur. Görünürlük Rehberi ve tanıtım faaliyetlerine yönelik bir dizi şablon ve örnek (örn. haber bültenleri, broşürler, kitapçıklar, posterler, vb.) İngilizce olarak aşağıdaki adresten indirilebilir: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm Bu Bölüm, hem Hibe Faydalanıcılarına Görünürlük esaslarını anlamaları ve izlemeleri konusunda yardımcı olmayı, hem de tanıtım faaliyetlerinin nasıl mümkün olduğunca etkili olabileceğine dair fikir ve öneriler sağlamayı amaçlamaktadır. AB görünürlüğüne ek olarak, projenin ve program faydalanıcısının da etkin ve verimli tanıtımı da bu bölüme dahildir. Bu kuralların özeti aşağıda verilmektedir: Hizmet, mal alımı veya yapım işleri için Hibe Faydalanıcıları ve alt-yükleniciler AB ve Türkiye Cumhuriyeti Hükümetinin ortak finansmanına ait görünürlüğü sağlamak için gereken tedbirleri almalıdır. Bu tedbirler yukarıda verilen EuropeAid internet sitesinde bulunan AB Görünürlük Rehberinde belirtilen kurallarla uyumlu olmalıdır. “Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog” Programı çerçevesinde üretilen yayınlar aşağıdaki ifadeyi içermelidir: “Bu yayının içeriğinden sadece <yazarı/yüklenici/sözleşme makamı> sorumludur ve hiçbir surette Avrupa Birliği’nin görüşlerini yansıtmamaktadır”. “Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog” kapsamında alınan tüm malzeme ve ekipman üretilen broşür, kitapçık ve her türlü tanıtım araçları (afişler, 43/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi panolar, vb.) görünür bir şekilde AB-Türkiye işbirliği logosu, MFİB ve KTB logolarını taşımalıdır. AB-Türkiye işbirliği logosu Türkiye Cumhuriyeti ve Avrupa Birliğinin stilize edilmiş bayraklarından oluşur ve aşağıda gösterilmiştir: Her boyutta, yükseklik/genişlik oranı 6/15 olmalıdır. Renk kodları da dahil olmak üzere tasarım özellikleri için aşağıdaki internet sitesine başvurunuz: http://www.avrupa.info.tr/Files/File/EU&TURKEY/Wavy-flag-visibility-manual.pdf Doğru kullanım açısından, AB-Türkiye işbirliği logosu başka bir dokümandan kopyalanmamalı, aşağıda verilen ve çeşitli boyutlarda mevcut olduğu AB Delegasyonu internet sitesinden indirilmelidir: http://www.avrupa.info.tr/AB_Mali_Destegi/Gorunurluk,Visi.html MFİB logosu aşağıdaki imajlardan birisine uygun şekilde Hibe Faydalanıcıları tarafından seçilmelidir (Vektörel logolara http://www.cfcu.gov.tr/logo.php adresinden ulaşabilirsiniz): Tüm kullanımlarda, MFİB logosunun yükseklik/genişlik oranı 2/3,5 olmalıdır. Hibe Faydalanıcısı logosu MFİB logosu ile aynı yükseklikte olmalıdır. AB-Türkiye işbirliği logosu diğer logolardan ayrı olarak ilgili materyalin üst kısmına yerleştirilmeli ve diğer logolardan daha büyük ve daha görünür olmalıdır. Logonun altına “Bu Proje Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından ortaklaşa finanse edilmektedir” ifadesi yerleştirilmelidir. Diğer logolar, herhangi bir ifade veya beyanat olmaksızın ilgili materyalin alt kısmına yerleştirilmelidir. MFİB logosu sol tarafa, KTB logosu sağ tarafa ve HF logoları ise onların arasına yerleştirilmelidir. AB Görünürlük Rehberinin yanlış yorumlanmasından kaynaklı herhangi bir şüpheye düşülmesi durumunda, Hibe Faydalanıcıları TDE’ne danışmalıdır. 44/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 5.2 Uygun Görünürlük Hibe Faydalanıcılarının, tüm proje faaliyetlerinde olduğu gibi, iletişim faaliyetlerinin de doğru şekilde planlanması gerektiğini dikkate almalıdır. İletişim idari veya usule ilişkin kilometre taşları üzerinde değil, projenin genel amacına yönelik ilerleme ve AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Programının amaçları üzerinde odaklanmalıdır. İletişim çabalarının etkisini en üst düzeye çıkarmak için; Faaliyetler zamanında yapılmalıdır, Kullanılan bilgiler doğru olmalıdır, Faaliyetler PUB/TDE ile yakından koordine edilmelidir, Doğru kitle/kitleler hedeflenmelidir, Mesajlar hedef kitle/kitlelerin ilgisini çekmelidir, Faaliyetler harcanan kaynaklar ve beklenen etki açısından uygun olmalıdır. Ancak, her planda iyi bir fırsatın yakalanması için de pay bırakılmış olmalıdır. İyi bir iletişim refleksi ve beklenmedik fırsatları faaliyet yararına kullanabilme becerisi genellikle resmi çabalar kadar önemli ve çoğunlukla da ücretsiz olmaktadır. Bu tür fırsatların doğması halinde, bunlar kullanılmalıdır. Tüm faaliyetler için iletişim ve görünürlük planı, AB Delegasyonu’nun genel görünürlük stratejisi ile sinerjileri azami düzeye çıkarmaya çalışmalıdır. 5.3 Hedef Kitlelerin Belirlenmesi Etkin iletişim sağlanması açısından, hedef kitlelerin iletişim ve görünürlük planlarında açık şekilde belirlenmiş olması gereklidir. Hedef kitleler, faaliyette paydaş konumunda olan veya etkilenen hükümet ve medya çevrelerinin yanı sıra kamuoyu oluşturucuları ve etkili şahsiyetleri de dahil etmelidir. Hibe Faydalanıcıları, dikkat etmeleri gereken odak noktasının hem faydalanıcı ülke olan Türkiye’deki, hem de proje ortakları ve yandaşlarının kurulu oldukları Üye Devletler veya Aday Ülkelerdeki hedef kitleler olması gerektiğinin bilincinde olmalıdır. 5.4 İletişim ve Görünürlük Planları İdeal olarak Hibe Faydalanıcılarının, kendi genel Proje faaliyet planı dahilinde bir tür İletişim ve Görünürlük Planını sunmaları gerekmektedir. Proje uygulamasının başlangıcında, Türkiye ve AB içindeki proje ortakları ve yandaşlarıyla işbirliği içinde “tam geliştirilmiş” bir İletişim planının hazırlanması önerilmektedir. Anılan Planın içeriği aşağıdaki hususları kapsayacaktır; 45/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Genel İletişim Stratejisi Amaçlar 1. Genel iletişim amaçları 2. Hedef gruplar - Projenin uygulandığı ülke/ülkeler içinde - AB içinde (uygun olması halinde) 3. Her bir hedef grup için, projenin amaçları ve proje döngüsünün aşamaları ile ilgili özel amaçlar İletişim amaçları örnekleri; - Faydalanıcı nüfusunun faaliyet içindeki ortağın ve AB’nin rollerinin bilincinde olmasının sağlanması - Ev sahibi ülke nüfusu ve Avrupa içinde, belli bağlamda yardım sağlanması konusunda ortak ve AB’nin rollerine ilişkin bilincin oluşturulması - Eğitim, sağlık, çevre vb. desteklenmesi için AB ve ortağının nasıl birlikte çalıştığı konusunda bilincin oluşturulması İletişim Faaliyetleri 1. İletişim ve görünürlük planı kapsamındaki sürede gerçekleştirilecek olan başlıca faaliyetler Aşağıdakilere dair detaylar içerir: - faaliyetlerin yapısı - faaliyetlerin yerine getirilmesine dair sorumluluklar 2. Seçilen iletişim araçları Yerel bağlamda belirli araçlara (medya, reklam, etkinlikler vb.) dair detayları içerir Başarı Göstergeleri İletişim veya tanıtım faaliyetlerinin etkili olup olmadığını ölçmeye yarayan bazı göstergeleri içerir Kaynaklar İletişim faaliyetlerinin desteklenmesi için uygun kaynakların (insan ve mali) mevcut olmasını sağlar 5.5 İletişim ve Görünürlük Araçları Proje faaliyetleri ve sonuçlarının tanıtılmasında Hibe Faydalanıcıları tarafından kullanılabilecek çok çeşitli araçlar mevcuttur. Aşağıdakiler bunların bazı örnekleri ile 46/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi nasıl kullanılacakları ve daha fazla desteğin nereden sağlanabileceği konusunda kısaca bilgi sunulmuştur. BASILI MATERYALLERE AİT TÜM TASARIMLARIN BU REHBERDE VE SAĞLANAN İLGİLİ İNTERNET SİTELERİNDE SUNULAN GÖRÜNÜRLÜK İLKELERİNE UYGUN OLMASI GEREKTİĞİNİ UNUTMAYINIZ . BUNDAN DOLAYI , NİHAİ TASARIMLARIN BASILMADAN ÖNCE , GERİ BİLDİRİM VE ONAY ALMAK İÇİN, PUB İLE PAYLAŞILMASI ÖNEMLE TAVSİYE EDİLMEKTEDİR. YANLIŞ ŞEKİLDE BASILAN MATERYALLERE AİT GİDERLER, PROJE UYGULAMASININ SONUNDA UYGUN OLMAYAN GİDERLER OLARAK BELİRLENEBİLİRLER. BASILI MALZEMELER, GÖRSEL-İŞİTSEL MEDYA, TANITIM ARAÇLARI DA DAHİL TÜM GÖRÜNÜRLÜK VE TANITIM MATERYALLERİ , AŞAĞIDAKİ GÖRÜNÜRLÜK UNSURLARINI İÇERMELİDİR : AB-TR BAYRAKLARI MFİB LOGOSU FAYDALANICI (KTB) LOGOSU UYGUN AÇIKLAMALAR VE BEYANLAR BASIN AÇIKLAMALARI Basın açıklamaları bir proje etrafındaki iletişim faaliyetleri açısından çok faydalı bir katkı sağlayabilir. Genel kural olarak, tüm projelerin başlangıcında bir basın açıklaması çıkarılmalıdır. Genel kural olarak Hibe Faydalanıcıları, bir Basın Açıklaması göndermeden önce PUB, MFİB ve ABTD ile irtibata geçmelidir. Genel politika, Komisyon onayı alınmadığı sürece yüklenicilerin basın açıklamaları ve halka açık beyanlar yapmaması şeklindedir. Açıklamada AB ve Türkiye işbirliği logosu bulunmalı, fonların AB tarafından sağlandığı belirtilmeli ve EUR ve yerel para biriminde AB finansmanının tutarı belirtilmelidir. Eğer bir basın konferansı planlanırsa, basın açıklaması uygun olması halinde basın konferansında hazır bulunacak olan bir AB kişiliğinin ismini içermelidir. Açıklamanın üst bölümünde tarih olmalı ve ayrıca bilginin ne zaman açıklanması gerektiği de belirtilmelidir. Genellikle, gazeteciler açıklamayı hemen yayınlayabilmeyi tercih eder; bu durumda, dokümanın üstünde “Derhal yayınlanmak üzere” ibaresi olmalıdır. Ancak, bazı durumlarda, örneğin mali rakamların yayınlanmasına kadar, açıklamanın ambargoya tabi tutulması uygun olabilecektir. Bu durumda dokümanın üst kısmında “15 Ekim saat 10.00’dan önce kullanılmamalıdır” şeklinde basit bir ibare olmalıdır. Haber değeri olan bir basın açıklaması şunları içermelidir: bir başlık, temel durumları özetleyen güçlü bir giriş paragrafı, ana hikaye metni, alıntılar, bazı ön bilgiler ve daha fazla bilgi için irtibat detayları. Açıklama, mümkün olduğu sürece bir A4 sayfasının tek yüzü ile sınırlı olmalıdır. Doküman sonuna “Son” yazmayı unutmayınız. 47/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi Basın açıklamasında “Son” yazısından sonra, muhabirin daha fazla bilgi için irtibata geçebileceği en az bir kişinin ismini vermelidir. Mümkün olduğunda, hem ev hem de iş telefon numarası verilmelidir. BASIN KONFERANSLARI Basın konferansları durumunda, davetiyeler üzerindeki AB-Türkiye işbirliği logosu ile diğer logolar yukarıda değinilen büyüklük/oran doğrultusunda kullanılmalıdır. EL İLANLARI, BROŞÜRLER VE KİTAPÇIKLAR Projenizin iletişim stratejisinde açık şekilde belirtilmesi halinde bunlar basılmalıdır. Tüm basılı materyalde logoların yerleri ve boyutları önemlidir; Üst - ortada AB-Türkiye dalgalı bayrağı, sayfanın altında ise sol başta MFİB, sağ başta Faydalanıcı, ortada ise diğer logolar bulunmalıdır. Alttaki logoların eni, üstteki Türk bayrağının eninin yarısı kadar olmalıdır. El ilanları El ilanları, bir AB projesinin amacı, işlemler ve tespitler konusunda kamuoyunun bilgilendirilmesi konusunda basit iletişim araçlarıdır. El ilanları aşağıdakileri içermelidir: AB -Türkiye dalgalı bayrağı gibi AB görünürlüğü ana unsurları MFİB logosu, KTB logosu, AB’nin tanımı ve eğer uygun ise program tanımı Projenin detayları, irtibat kişileri ve irtibat bilgileri Broşürler Proje broşürleri, proje uygulaması sırasında kullanılacak olan iletişim araçları paketi içindeki en önemli unsurlardan biridir. Proje broşürleri, temel bilgiler ile birlikte yüksek kalitede görseller ve grafik gösterimler ile tasarlanmış olmalı ve amaçlara, başarılara, faaliyetlere ve projenin çıktılarına odaklanmalıdır. Kitapçıklar Projenizde bir kitapçık bastırıldığında, kitapçığın kapak sayfasında AB-Türkiye dalgalı bayrağı mevcut olmalıdır. El ilanları için tanımlanan ayrıntılar kitapçıklar için de geçerlidir. HABER BÜLTENLERİ Projenizin iletişim stratejisinde açık şekilde belirtilmesi halinde haber bültenleri basılmalıdır. Haber bültenleri büyük bir önem taşır ve hedef kitlenizin projenizin işleyişi hakkında bilgilendirilmesinde kullanılır. Haber bültenleri, uygun posta listesiyle birlikte bir postalama kapasitesi gerektirir. Haber bültenleri internet üzerinden hedef gruba gönderilebilir veya internet sayfasında yayınlanabilir. Haber bültenleri çeşitli formatlarda olmakla birlikte, kapak sayfasında projenizin AB ve Türkiye Cumhuriyeti ortaklaşa finanse edildiği veya bir AB programının bir parçası olduğu açık şekilde belirtilmelidir. 48/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi POSTERLER Posterler hedef gruplar ve genel toplum için sabit görsel iletişim araçlarıdır. Posterler, iletişim araçları paketinin önemli bir diğer parçasıdır ve özel mesajlar iletmek üzere tasarlanabilir, basılabilir ve asılabilirler. Posterler, okul, sınıf, sosyal hizmet organizasyonlarının ofisleri, sokaklar, alışveriş merkezleri vb. gibi hemen her yerde sergilenebildikleri için önem taşırlar. Posterler mesaj iletmede çok etkilidirler ve bunun için posterlerin tasarımı dikkat çekici görseller, ilgi çekici bir slogan ve basit bir mesaj içerecek şekilde tasarlanmalıdır. İNTERNET SAYFALARI İnternet siteleri iletişim için gün geçtikçe artan temel gereksinim haline gelmiştir, ama her proje için ayrı bir internet sitesi oluşturulması gerekmemektedir. Bilgiler Hibe Faydalanıcısının kendi internet sitesinden de yayınlanabilir . AKADEMİK YAYINLAR VE DERGİLER Araştırma bulgularını veya vaka inceleme materyallerinin yayılması amacıyla proje kaynaklarıyla hazırlanan her türlü yayın, haber bültenleri ve kitapçıklar için yukarıda verilen standart görünürlük esaslarına uygun olmalıdır. Ayrıca bu yayınların, bir “Sorumluluk Reddi” bildirimi taşıması çok önemlidir. KAMU ETKİNLİKLERİ Bir kamu etkinliğinin düzenlenmesi (veya örneğin ABTD tarafından, projeden bağımsız olarak düzenlenen bir etkinliğe katılım) projenin belli başarılarına fayda sağlanması açısından mükemmel fırsatları teşkil edebilir. Bu tür etkinlikler; konferansları, çalıştayları, seminerleri, fuarları ve sergileri içerebilir. AB fonlu eğitim kurslarına, konferanslara, seminerlere, fuarlara ve sergilere katılanlar, AB’nin bu ekinliği ortak finanse ettiği konusunda bilgilendirilmelidir. Koşullara bağlı olarak, Avrupa ve Türkiye bayraklarının ve/veya afişlerinin toplantı odalarında sergilenmesi fırsatları değerlendirilmelidir. Komisyon yetkililerinin veya siyasi liderlerin yaptıkları üst düzey ziyaretler, basın açıklamaları, basın konferansları, etkinlikler ve proje sahası ziyareti sırasında çekilen fotoğraflar gibi kamu diplomasisiyle potansiyel iletişim fırsatları oluşturmaktadır. Faydalanıcı ülkesine akredite edilen ABTD, medya ile olan irtibatlar da dahil olmak üzere anılan etkinlilerin hazırlanması ve uygulanmasına yakından katılmalıdır. KIRTASİYE MALZEMELERİ Hibe Faydalanıcısı kendi antetli kağıtlarını veya faks kapaklarını kullanmalıdır. Ancak, bu belgelere “Bu Proje Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından ortaklaşa finanse edilmektedir” ifadesi eklenmelidir. AB-Türkiye bayrakları tüm kırtasiye malzemelerinde görünür olmalıdır. 49/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi BİLGİ PANOLARI Hibe Faydalanıcısı veya ortak/orakları, bir AB programı veya projesinin tanıtılması için düzenlenen fuar veya organizasyonlarda kullanılmak veya bir eğitim merkezinin ana girişine yerleştirilmek üzere bilgi panolarını hazırlamalıdır. Pano üzerine neyin yazılacağı ve panonun portatif olup olmayacağına bağlı olarak panoların boyutları farklılık gösterecektir. Pano üzerine yerleştirilecek logolar, kurallara göre olmalıdır. ETİKETLER Satın alınan tüm ekipmanların üzerinde ortak finansmanın AB tarafından sağlandığını belirtecek bir etiket bulunmalıdır. Etiketler AB-Türk bayraklarını taşımalıdır. ANMA LEVHALARI Kalıcı anma levhaları konut, klinik, fabrika, kurum, eğitim merkezi, yol ve köprü gibi kalıcı yapı inşaatlarının planlanması veya inşaatında AB katkısını göstermek için etkili araçlardır. Üzerinde AB logosu ve Türk bayrağı ile birlikte “Bu <yapının adı> Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından ortaklaşa finanse edilmiştir” ibaresini içeren bu anma levhaları, açılış töreninde ilgili yapının ön duvarına veya ana girişine yerleştirilmelidir. PANKARTLAR/AFİŞLER Projenin iletişim stratejisinde açık şekilde belirtilmesi halinde plastik veya kanvas pankartlar veya afişler hazırlanmalıdır. Bu pankart veya afişler açılış törenlerinde veya konferanslar gibi organizasyonlarda kullanılmak üzere hazırlanmalıdır. PROMOSYON MALZEMELERİ Projenizin iletişim stratejisinde açık şekilde belirtilmiş olması halinde promosyon malzemeleri dağıtılmalıdır (özellikle büyük projeler için). Bu malzemeler iletişim stratejisi kapsamında destekleyici malzemeler olarak üretilebilecektir. Promosyon malzemelerinin üretilmesinden önce PUB, MFİB ve ABTD ile temasa geçilmelidir. Promosyon malzemelerinde AB-Türkiye işbirliği logosu görünür şekilde bulunmalı ve mümkün olması halinde “Avrupa Birliği” ve ana mesaj veya maddeleri de yer almalıdır. RAPORLAR Hibe Faydalanıcıları, PUB, KTB, MFİB ve ABTD’na güncel bilgi sağlanabilmesi için idari raporlardan ve bunların hazırlanmasından sorumludur. İçerik, hazırlama sıklığı ve sunum şekilleri her bir sözleşmenin genel şartlarında tanımlanmıştır. Raporların (ara ve nihai raporlar) bir bölümü iletişim faaliyetlerine ilişkin ayrıntılı tanım ve değerlendirmeler (somut örneklerle) ve bunların etkilerine (basından referanslar ve mevcut olması halinde işitsel ve görsel dokümanlarla birlikte) ayrılmalıdır. 50/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi FOTOĞRAFLAR Gerekli durumlarda Hibe Faydalanıcısı veya ortakları, projenin ilerlemesini belgelendirmek ve PUB, KTB, MFİB ve ABTD yetkililerinin ziyaretleri ve proje başlangıçları gibi ilgili faaliyetleri arşivlemek üzere fotoğraflar çekmelidir. Mümkün olması halinde bu fotoğraflar, tüm iletişim araçlarına dahil edilmelidir. Bu kapsamda, film ve video filmler de seçenek olarak değerlendirilebilecektir. GÖRSEL-İŞİTSEL ÜRÜNLER Projenizin iletişim stratejisinde açık şekilde belirtilmiş olması halinde görsel-işitsel ürünler hazırlanmalıdır. Bu ürünler, konu olarak tek bir faaliyeti hedefleyebilir. Hibe Faydalanıcısı başlıkları göstermeli ve AB-Türkiye ortak finansmanını belirtmelidir. Açılış ekranında AB-Türkiye işbirliği logosu olmalıdır. 5.6 AB Görsel Kimlik Unsurları AB BAYRAĞI Tüm AB-finansmanlı eylemlerin ortak markalandırma unsuru AB-Türkiye işbirliği logosudur. Bir eylemin/projenin kapsam, çap veya amaçları ne olursa olsun, bu bayrak belirgin şekilde gösterilmelidir. Her bir iletişim aracı tipi için elektronik şablonlar hazırlanmış olup, aşağıdaki internet sayfasından temin edilebilir: http://www.avrupa.info.tr/AB_Mali_Destegi/Gorunurluk,Visi.html AB bayrağı, Avrupa görsel kimliğinin başlıca unsurunu teşkil etmektedir. Bu nedenle, kullanım ve çoğaltılmasının doğru şekilde yapılabilmesi için belli esaslar oluşturulmuştur. AB bayrağında kullanılması gereken standart renkler ve AB bayrağının nasıl oluşturulması gerektiğine ilişkin birçok nokta mevcut dokümana dahil edilmiş olmasına rağmen, aşağıdaki internet sayfasından elde edilebilecek olan kurumlar arası stil kılavuzunun A1 Eki’nde daha ayrıntılı talimatlar verilmiştir: http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm RENKLER Bayrak aşağıda belirtilen resmi renklere sahiptir: dikdörtgenin yüzeyi için “Pantone Reflex Mavi” yıldızlar için “Pantone Process Sarı” Yeni bir bildirim yapılana kadar Yüklenici, uygulama ortakları veya uluslararası teşkilatlar “Pantone Process Sarı” ve “Pantone Reflex Mavi” renklerini kullanmalıdır. Fon – Bayrak tercihen beyaz bir fon üzerine basılmalıdır. Mavi ile çakışan renkler başta olmak üzere çoklu-renkte fonlardan kaçınılmalıdır. Renkli bir fonun kaçınılmaz olduğu durumlarda, dikdörtgenin yüksekliğinin 1/25’i kalınlığında bir beyaz çerçeve kullanılmalıdır. AB bayrağı aşağıdaki internet sayfalarından temin edilebilir: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm 51/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi http://www.avrupa.info.tr/AB_Mali_Destegi/Gorunurluk,Visi.html DEĞİŞİKLİKLER VE İLAVELER Yükleniciler, uygulama ortakları ve uluslararası teşkilatlar, haber bültenleri ve diğer grafik sunumlarında AB bayrağını kullanırken bir bütün halinde veya herhangi bir değişiklik veya ilave yapılmaksızın kullanılması gerektiğinin bilincinde olmalıdır. Dolayısıyla, AB bayrağı, herhangi bir başka ülke, donör veya kurumun bayrak veya sembolünü içerecek şekilde gösterilmemelidir. Bunların her biri birbirinden ayrı sunulmalıdır. SORUMLULUK REDDİ Yüklenici, uygulama ortakları veya uluslararası teşkilatlar tarafından hazırlanan iletişim malzemelerinin içeriğinden AB sorumlu olmayacaktır. Bu nedenle, yayınlarında aşağıda belirtilen sorumluluk reddi eklenmelidir; “Bu yayın Avrupa Birliği’nin yardımıyla hazırlanmıştır. Bu yayının içeriğinden yalnızca <hazırlayan/yüklenici/uygulama ortağı/uluslar arası teşkil ismi> sorumlu olup, herhangi bir şekilde AB’nin görüşlerini yansıttığı şeklinde yorumlanamaz.” İNTERNET BAĞLANTILARI Yüklenici veya uygulama ortakları tarafından hazırlanan tüm yayınlar konusunda ayrıntılı bilgi için başta proje internet sitesi ve KTB internet sitesi olmak üzere EuropeAid ana sayfası ve/veya AB Delegasyonu ana sayfası gibi resmi AB kaynaklarına başvurulmalıdır. Ayrıca, http://ec.europa.eu/world/ adresindeki Dünya’da Avrupa Birliği internet portalına da gönderme yapılabilecektir. Bu portal, AB’nin dış ilişkileri konusunda bilgiler içeren özelleşmiş internet sitelerine bağlantılar içermektedir. PROJENİN TAMAMLANMASINDAN SONRA AB GÖRÜNÜRLÜĞÜ Bir projenin AB tarafından fon sağlanma aşamasının tamamlanmasından sonra proje idaresinin faydalanıcı veya ortak tarafından sürdürülmesi olasıdır. Bu durumda, AB tarafından fon sağlanma aşamasının tamamlanmasından altı ay sonra, anma levhaları hariç olmak üzere, projenin herhangi bir iletişim aracı üzerine AB sembolü kullanılmayabilir. Ancak, AB-Türkiye işbirliği logosuna verilen öneme eşdeğerde olmak üzere materyal üzerinde aşağıdaki cümle bulunmalıdır; “Bu projenin/programın <tarihler> arasındaki ilk aşaması Avrupa Birliği desteğiyle gerçekleştirilmiştir”. 5.7 Program Faydalanıcısı ve Türk Bayrağı Görsel Kimlik Unsurları TÜRK BAYRAĞI Diğer görünürlük unsurlarına ek olarak, Türk Bayrağı da, 24/9/1983 tarihli, 18171 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmış 2893 sayılı Bayrak Kanununa uygun biçimde tüm görünürlük malzemelerinde kullanılmalıdır. PROGRAM FAYDALANICISI KURUM (KTB) Program Faydalanıcısı olan KTB’nın logosu proje logoları ile birlikte tüm görünürlük materyallerinde kullanılmalıdır. 52/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 6 HİBE FAYDALANICILARI İÇİN ÖNEMLİ NOTLAR DİKKAT Projeniz standart Hibe Sözleşmesi ve eklerinde yer alan hükümler doğrultusunda yürütülmelidir. MFİB ile Kuruluşunuz arasında imzalanan Hibe Sözleşmesi, ilgili tüm tarafların yükümlülüklerini, raporlama, maliyetlerin uygunluğu, satın alma, ödemeler vb. hususları tanımlayan ana belgedir. Sözleşme ve ekleri, proje uygulamaya başlamadan önce dikkatle incelenmelidir. Sözleşmenin tarafları MFİB ve Kuruluşunuzdur. Sözleşmenizin uygulamasına ve Sözleşme yükümlülüklerinize ilişkin olarak başka kişi ya da kuruluşlarla yürütülen yazışmalar ve şifahi görüşler MFİB’yi bağlamamaktadır. Hibe Faydalanıcısı, Hibe Sözleşmesinin gereklerini yerine getirmekten birinci derecede sorumludur. PUB/TDE bu süreçte Hibe Faydalanıcılarına teknik destek sağlayacaktır. Projenin yürütülmesi ile ilgili usuller ve harcamalar, ilgili dokümanları (fatura, ödeme vb.) ile birlikte kaydedilecek ve yazılı olarak dosyalanacak ve gerektiğinde denetlenmek üzere ayrı bir dosyada 7 yıl süreyle saklanacaktır. Projenin uygulanmasına yönelik yapılacak alımlarla ilgili sözleşmelerin tümü, bu Hibe Programı için hazırlanan Rehberlerdeki talimatlar izlenerek, şeffaflık, gizlilik, rekabet ve eşit muamele ilkeleri uyarınca yapılacaktır. MFİB’nin ön onayı olmaksızın proje bütçesinden avans ödemesi yapılamaz. Proje bütçesi hesabından para transferleri, sadece proje personeli, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılar, yükleniciler vb. gibi projeye doğrudan ilgili taraflara yapılabilir. Hibe Faydalanıcıları AB finansmanı ve katkısının görünürlüğünü sağlamak için gereken tedbirleri almalıdır. Bu tedbirler, aşağıdaki internet adreslerinde bulunan, AB Görünürlük Rehberinde yer alan dış faaliyetler için geçerli kurallar uyarınca olmalıdır: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm. http://www.avrupa.info.tr/AB_Mali_Destegi/Gorunurluk,Visi.html Projedeki AB desteği uygun araçlar ile gerçekleştirilmelidir (yayınlanmış tüm dokümanlar ve görsel-işitsel çıktılar). MFİB, ABTD, KTB ve PUB/TDE’ye izleme ve denetim ziyaretleri sırasında proje faaliyetlerine ilişkin tüm destekleyici dokümanlar ve bilgiler sağlanacaktır. 53/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi İrtibat Bilgileri TDE irtibat bilgileri: Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Proje Ofisi ODTÜ Teknokent Gümüş Bloklar Kat: 1 No: 1 Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kampüsü, Ankara/TURKEY Tel/Faks: +90-312-210 11 55 (Pazartesi, Çarşamba – yardım masası hizmeti/ziyaret tarihleri) TDE Hibe Uzmanı: Necmettin İlhan e-posta: necmettin.ilhan@icon-institute.de Cep telefonu: +90-533-773 13 29 54/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 7 NE YAPMALI? NEREDEN BAŞLAMALI? Ne yapmalı? Nereden başlamalı? 1. Hibe sözleşmesini ve eklerini, Proje tekliflerini, bütçeyi, mantıksal çerçeve matrisini okuyunuz ve inceleyiniz. 2. İlgili sözleşmeye dayalı hususları, proje uygulamasına katılacak ilgili kişilere dağıtınız. 3. Tüm proje ekibini bilgilendirip harekete geçiriniz. 4. Ofisi ve gerekli ekipmanları kurunuz. 5. Bir başlangıç toplantısı düzenleyiniz. 6. Hazırlık niteliğinde AB sözleşme yükümlülüklerini gerçekleştiriniz. (KDV muafiyetine başvuru – geçerli Vergi Kanunu ile kontrol ediniz) 7. Geçerli Ulusal Yasal Hükümleri inceleyiniz. - Çalışma Kanunu, Mesleki Emniyet ve Sağlık Mevzuatı, Verig ve Muhasebecilik Kanunları, - İlgili diğer mevzuat. Başlangıç Toplantısı Gündemi 1. Ekip oluşturulması, 2. Ofisin kurulması ve gerekli ekipmanlar, 3. Proje Mantıksal Çerçevesinin incelenmesi, 4. Faaliyet ve iş planlarının incelenmesi ve belirli son tarihler üzerinde mutabakat (etkinlikler, kilometre taşları), 5. Kaynak planının incelenmesi – proje bütçesinin yönetimi – satınalma planı, 6. Görevlerin dağıtımı ve her kurum ve personel için Görev Tanımı / iş profilinin tanımlanması, 7. Hazırlık niteliğinde sözleşme yükümlülükleri (KDV muafiyeti için başvuru), 8. Ortak kuruluşlar ile teknik ve mali düzenlemeler konusunda MUTABAKAT (ortakların mali katkıları, ortak finansman, vb.), 9. Görünürlük ve iletişim stratejisi ön koşulları, 10. İzleme ve değerlendirme stratejisi ön koşulları. 55/56 Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Hibe Uygulama Rehberi 8 EKLER LİSTESİ 1. 2. 3. 4. Raporlama Şablonları Nihai Teknik Rapor Harcama Doğrulama Raporu Nihai Mali Rapor Örnek Mali Rapor Ödeme Talebi Ekipman / satın alınan malzeme listesi İnsan Kaynakları ve Uzmanlar Proje personeli ve uzmanlar - özet Zaman çizelgesi Nihai Faydalanıcılar Özeti Değişiklikler ve Ek Şablonlar Proje Personeli Değişikliği Adres Değişikliği Banka Hesabı Değişikliği Küçük Faaliyet Değişikliği Yeminli Mali Müşavir Değişikliği Küçük Bütçe Değişiklikleri Zeyilname Talebi Diğer Şablonlar İhale Özeti Bordro Harcırah Yakıt Gideri Nakit ödenen harçlık (varsa) 56/56