Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
Transkript
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
HAZİRAN 2006 Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi Wayne W. Eckerson Araştırma Sponsorları ADVIZOR Solutions Business Objects Celequest Corda Technologies Hyperion Solutions Microsoft MicroStrategy SAP Oracle Visual Mining TDWI EN İYİ YÖNTEMLER RAPORU HAZİRAN 2006 Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi Wayne W. Eckerson İçerik Tablosu Yazar Hakkında. . . . . . . .2 TDWI Hakkında. . . . . . .2 TDWI’nın En İyi Yöntemler Raporu Hakkında. . . . . . .2 Teşekkürler. . . . .2 Yönetici Özeti. . . . . .3 Araştırma Metodolojisi. . . 4 Demografiler. . . . . . .4 Neden Performans Dashboardları? . . . . .5 İki Disiplinin Bütünleşimi. . . . . . .5 Dashboard ve Scorecardlar Nedir? . . . . . . . .6 Üç Üçler . . . . . . .6 Dashboard Ne DEĞİLDİR . . . . . .8 Dashboard ve Scorecard Arasındaki Farklar . . .9 Dashboard ve Scorecardlar Nasıl Kurulur?. . . . . . .9 Performans Dashboard Trendleri. . . . .11 Dashboard ve Scorecardları Yerleştirmede En İyi Yöntemler. . . .20 Ödediğinizin Hakkını Alırsınız . . . . .20 Uzun Zorlu Durumlar için Plan Yapın . . . . .20 Gerçek Zaman İçin Plan Yapın. . . . . .21 Tek Platform Üzerinde Gelişin. . ......................................... . .21 Verimli Metrikler Geliştirin . . . . .22 Sonuç . . .23 www.tdwi.org 1 Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi Yazar Hakkında WAYNE W. ECKERSON, iş zekâsı ve veri depolama uzmanlarının eğitim, alıştırma, üyelik, sertifika ve araştırma olanağı sunduğu dünya çaplı bir topluluk olan TDWI’nın araştırma ve servis direktörüdür. Eckerson 17 yıllık endüstri tecrübesi ile 1995’ten beri de veri depolama ve iş zekâsı üzerine çalışmaktadır. Eckerson birçok derin raporun yazarı, birçok iş ve teknoloji dergisinin köşe yazarı, ünlü bir konuşmacı ve danışmandır. Yakın bir zamanda Performance Dashboards: Measuring, Monitoring, and Managing Your Business adlı bir kitap yazmıştır. Kitap, John Wiley & Sons tarafından 2005 Ekim’inde yayınlanmıştır. Eckerson’a weckerson@tdwi.org adresinden ulaşabilirsiniz. TDWI Hakkında TDWI™ iş zekâsı (BI-Business Intelligence) ve veri depolama (DW-data warehouse) endüstrilerinde en derin ve en yüksek kalitede araştırma sağlayan öncü kuruluştur. 1995 yılında kurulan TDWI, kendini iş ve bilişim teknolojileri uzmanlarını, veri depolama (DT) yerleştirmelerini başarıyla tasarlamak, kurmak ve bakımını yapmak için gerekli strateji, teknik ve araçlarla ilgili eğitmeye adamıştır. Hizmet ettiği topluma profesyonel gelişim için kapsamlı bir kaynak sağlar ve bilgi paylaşımı ile araştırma gelişmelerini teşvik eder. TDWI dünya çapında bir Üyelik programına, üç aylık eğitim konferanslarına, bölgesel eğitim seminerlerine, yerinde kurslara, sertifika programlarına, çözüm sağlayıcı ortaklığa, en iyi yöntemler için ödül programına, zengin tanıtımlara, derinlemesine araştırma programına ve kapsamlı bir Web sitesine sahiptir. (www.tdwi.org) TDWI’nın En İyi Yöntemler Raporları Bu rapor dizisi teknik ve işletme uzmanlarını yeni ve gelişen iş zekâsı teknolojileri, kavramları ve yaklaşımlarıyla ilgili eğitmek amacıyla tasarlanmıştır. Bu raporlar un araştırması endüstri uzmanları ve önde gelen edge kullanıcı şirketleri ile yapılan röportajlar ile iş zekâsı ve veri depolama uzmanlarıyla yapılan anketler yoluyla oluşturulmuştur. Bu dizi TDWI’nın Teknoloji Pazarı (Technology Market) rapor dizisiyle tamamlanmıştır. Teknoloji Pazarı, TDWI Üyelerine özel faydalar sağlayan, satıcılar ve ürünler topluluğunu belirli bir teknoloji pazarıyla açıklayan bir uygulamadır. Bu da Üyelere ürün araştırmalarında ve satın alma kararları verirken yardımcı olacaktır. Teşekkürler TDWI bu rapora katkı sağlayan herkese şükranlarını sunmaktadır. Öncelikle, anketlerimizi cevaplayan birçok kullanıcıya, özellikle telefonla röportaj yapma isteğimizi kırmayan kullanıcılara teşekkür ediyoruz. İkinci olarak, ana hatlarımızı, anket sorularımızı ve rapor taslaklarımızı detaylı bir biçimde gözden geçiren sponsorlarımıza da teşekkür ediyoruz. Son olarak, bu raporu mümkün kılan TDWI personelinin de isimlerini sıralamak istiyoruz: Xandra Green, Denelle Hanlon, Deirdre Hoffman, and Marie McFarland. Bu özel rapor The Data Warehousing Institute (TDWI)’nün malıdır ve sadece bu şartlar ve koşullar gereğince sınırlı sayıda müşteriye mevcut kılınmıştır. TDWI işbu belgenin bütün haklarına sahiptir. Belgenin gerçek abonesi olan TDWI müşterileri dışında üçüncü kişiler için bütün veya bölüm olarak çoğaltılması veya ifşası TDWI’nın yazılı izni ve açık rızasıyla mümkündür. Bu rapor her zaman sadece iç kullanımı olan gizli ve mülkiyeti olan bir belge olarak görülmelidir. Bu rapordaki bilgilerin güvenilir olduğuna inanılmaktadır ama doğru veya tam olduklarına garanti verilemez. Bu rapor veya sponsorlarıyla ilgili daha fazla bilgi ve arşivlenmiş Webinar raporu için lütfen şu adresi ziyaret ediniz: www.tdwi.org/dbreport 2 www.tdwi.org ©2006 by 1105 Media, Inc. Tüm hakları saklıdır. Amerika’da basılmıştır. The Data Warehousing Institute 1105 Media Inc.’in bir ticari markasıdır. Burada adı geçen diğer ürün ve şirket isimleri ticari markaları ve/ya adı geçen şirketlerin tescilli ticari markaları olabilirler. The Data Warehousing Institute, 1105 Media, Inc.’in Chatsworth, CA merkezli bir bölümüdür. Yönetici Özeti Yönetici Özeti Dashboard (Gösterge Tablosu) ve scorecardlar (Puan Çizelgesi) işletme kullanıcıları arasında yankı uyandırmaktadırlar çünkü kullanıcıları analiz ve raporlama araçlarının çalışma şekillerine uyum göstermeye zorlamak yerine kullanıcıların çalışma şekline uyum göstermektedirler. Bu uygulamalar kullanıcılara KPI’ların durumlarını bir bakışta gözlemeye izin vermekte ve performans önceden belirlenmiş hedeflerden saparsa, kullanıcıları çağrı aygıtları, eposta veya kablosuz araçlarla uyarmaktadırlar. Dashboard ve scorecardlar iş zekâsı (BI) teknolojisinin ve performans yönetiminin işlevselliğini birleştiren performans yönetim sisteminin en görsel elemanlarıdır. Metrikleri (metrics) görsel olarak sergilemenin yanında, bu yetenekli bilişim sistemleri kullanıcıların detaylı verilere girerek problemlerin kökündeki sorunları bulmalarına ve hala zaman varken müdahale etmelerine izin vermektedir. Dashboard ve scorecardlar emekleme çağlarını yaşamaktadırlar. Satıcılar büyük yetenekleri olan ticari ürünler sunmaya başlamalarına rağmen bugün birçok organizasyon kendi sistemlerini kurmaktadır. Bugün, Dashboard ve scorecardların çoğu 50’den az kullanıcı ve 50 Gb’tan az veri depolaması desteklemektedir. Buna rağmen organizasyonların çoğu, dashboard ve scorecard yerleştirmelerinin girişimlerinin kapsamında olduğunu, verileri 8 farklı kaynaktan 9 farklı kaynağa çektiğini ve metrikleri organizasyonun 4 seviyesinde basamaklandırdığını söylemektedirler. Birçok organizasyon dashboard veya scorecard yerleştirmesi için çok fazla para harcamadıklarını rapor etmişlerdir. Ama bu “düşük maliyetli” dashboard ve scorecardlar ya var olan BI ve veri altyapısını geliştirmiş ya da baskıcı iş gerekliliklerini hemen karşılayabilmek için yeniden yüklenmişlerdir. Son olarak, ödediğinizin hakkını alırsınız: çoklu sistemlerden karmaşık veriler entegre etmeniz ve sisteminizi yüzlerce ve binlerce kullanıcıyı otomatik olarak destekleyecek şekilde ölçeklendirmeniz gerekiyorsa o zaman bir veri altyapısı kurmanız gerekmektedir ki bu da ucuz değildir. Şipşak dashboard ürünleri cezp edicidir, ama organizasyonunuzun uzun vadeli gerekliliklerini desteklemesi için bu ürünlerin yeteneklerinin etraflıca değerlendirilmesi gerekmektedir Dashboard ve scorecardlar gelecek nesil iş zekâsını temsil etmektedirler çünkü geleneksel raporlama ve analiz araçlarını karmaşık bulan işletme kullanıcılarının çoğunluğu dashboard ve scorecardlarını kullanımı kolay bulmaktadır. Buna ek olarak dashboard ve scorecardlar işletme performans yönetim süreçlerini desteklemede kritik elemanlardır. Çünkü bu süreçler yöneticilerin daha verimli bir biçimde iletişim kurmalarını, gözlemlemelerini ve iş stratejileri ile planları ayarlamalarını sağlamaktadır. Anket Metodolojisi: Bu raporda bahsi geçen anket 2006 Şubat’ında yapılmıştır ve 716 kişi bu anketi cevaplamıştır, bunların da 689’u geçerli olarak kabul edilmiştir. Anketi cevaplayanların çoğunluğu ABD’deki büyük şirketlerin birleşik BT uzmanlarıydı. Satıcıların ve akademisyenlerin cevaplarını katmadık. Anket ikiye ayrıldı: biri dashboardlara odaklandı, diğeri de scorecardlara. Bu bölümdeki soruların cevaplarından sadece organizasyonları bir dashboard veya scorecard yerleştiren veya yerleştirme sürecinde olan bireylerinki sayılmıştır. Bu ölçütlere uyan sırasıyla 299 ve 199 kişiye anket yapıldı. www.tdwi.org 3 Dashboard ve Scorecard Yerleştirmesi Demografiler Araştırma Metodolojisi Raporun Amacı: Bu rapor, dashboard ve scorecard yerleştirmesindeki en iyi yöntemleri öğrenmek isteyen işletme ve teknik alan yöneticiler için hazırlanmıştır. Bu rapor dashboard Pozisyon ve scorecardları tanımlamakta, iş zekâsı ile performans yönetim disiplinleri bağlamında Satıcı Temsilcisi (satış, pazarlama, danışma) 3% İşletme Sponsoru, Sürücü veya kullanıcı17% açıklamaktadır. Ayrıca, dashboard ve scorecard çözümlerinin dağıtımındaki büyük trendleri açıklamakta, bu çözümleri yerleştirmedeki en iyi yollar için öneri ve rehberlik Sistem tümleştiricisi veya danışman 22% sunmaktadır. BT uzmanı veya program yöneticisi 58% Metodoloji: Bu raporun araştırması TDWI’nın 2006 kışında yaptığı anket ile iş zekâsı pratisyenler, danışmanlar, endüstri analistleri ve rapor sponsorlarıyla yapılan röportajlara dayanmaktadır. TDWI iş zekâsı uzmanlarıyla kendi veritabanında ve 1105 Media’nın veritabanında Endüstri ünitesidir.) Kamu Hizmetleri 3% 716 kişi bu anketi cevaplamıştır, bunların da 689’u geçerli olarak kabul Eczacılık 4% edilmiştir. Satıcıların ve akademisyenlerin cevaplarını katmadık. Anket ikiye Hükümet (devlet/yerel) 5% ayrıldı: biri dashboardlara odaklandı, diğeri de scorecardlara. Bu bölümdeki Telekomünikasyon 5% kurmuştur.(TDWI 1105 Media, Inc.’in bir iş soruların cevaplarından sadece organizasyonları bir dashboard veya scorecard yerleştiren veya yerleştirme sürecinde olan bireylerinki sayılmıştır. Anket Demografisi: Anketi cevaplayanların çoğunluğu (58%) birleşik BT uzmanlarıdır. Kalanlar BI danışmanları (22%) ve sponsor/kullanıcı (17%) dır. Anketi cevaplayanların çoğu (62%), bütün kuruluşu, bölümsel veya departmansal gruplar halinde çalışan kalan kişilerle destekleyen BT organizasyonlarında çalışmaktadırlar. Üçte birden biraz daha fazla bir bölüm (39%) geliri 500 milyon doların altında olan şirketlerde çalışmaktadırlar. Neredeyse üçte birlik bir bölüm (29%) de geliri 500 milyon dolarla 5 milyar dolar arasında değişen şirketlerde çalışmaktadır. Kalanlar (18%) da geliri 5 milyar dolardan fazla olan şirketlerde ya da gelirini bilmedikleri (13%) şirketlerde çalışmaktadırlar. Anketi cevaplayanların çoğu Kuzey Amerika’da (68%) veya Avrupa’da(15%) yaşamakta ve çeşitli endüstrilerde çalışmaktadırlar. En büyük çoğunluk danışma (13%) ve finans hizmeti (11%) sektörlerindedir. Danışmanların son müşterilerini düşünerek cevap vermeleri istenmiştir. Finansal Hizmet 11% Yazılım/Internet 9% Üretim (bilgisayar dışı) 8% Sigorta 6% Perakende/Toptan/dağıtım 6% Bu ölçütlere uyan sırasıyla 299 ve 199 kişiye anket yapıldı. (“Diğerleri” %3’ten küçük endüstrilerinden olanların cevaplarını içermektedir.) Danışma/ Profesyonel hizmet 13% Diğerleri 16% bağlantı Hükümet (federal) 8% Sağlık Bakımı 6% Bölge Avustralya 3% Meksika, Orta, Güney Amerika 5% Asya 5% Afrika 1% Orta Asya 1% Diğer 2% Kanada 6% Avrupa 15% Gelire Göre Şirket Büyüklüğü Bilinmiyor 13% $50 milyardan fazla 5% $5-10 milyar 6% $100-500 milyondan az 17% $1-5 milyar 17% $500 milyon-1 milyar 12% Desteklenen Organizasyon Çapı Bütün bir iş ünitesi veya bölgesi (çoğunluk veya bütün departmanlar)22% 689 nitelikli kişinin cevaplarına dayanmaktadır. www.tdwi.org $100 milyondan az 22% $10-50 milyar 7% Bir kuruluş temelinde tek bir departman(finans satışları) 12% 4 ABD 62% Bir iş ünitesi veya bölgesiyle tek bir departman 4% Bütün şirket (çoğunluk veya bütün departmanlar) 62% Neden Performans Dashboardları? Neden Performans Dashboardları? İki disiplinin bütünleşmesi Dashboard ve scorecardlar bir birlerine muhtaç iki farklı disiplinin bütünleşmesini temsil etmektedirler: Performans yönetimi ve iş zekâsı. Birbirinden uzun süredir uzak kardeşler gibi bu iki disiplin gerçek iş değerleri sunmak ve organizasyonlarla sürekli bir kan bağı sağlamak için kendi başlarına direniyorlardı. Fakat ikisi birlikte, ikisinin toplamından daha büyük bir güç olacak yenilmez bir bütün sunuyorlar. Bütün iki disiplinin toplamından büyüktür. Performans Yönetimi: Performans yönetimi, bireysel, grup ve organizasyon performansını en üst seviyeye çıkaracak önemli hedeflerin başarılmasındaki gelişmenin ölçülme sürecidir. Performans yönetimi strateji ayarı, hedef ayarı, bütçelendirme, planlama, tahmin yürütme ve modelleme teknikleri için bir yol gösterici konumundadır. İş zekâsı: İş zekâsı (BT) ise karar almayı en üst seviyeye taşımada veriyi bilgiye, bilgiyi veriye çevirmeyle ilişkili araçlar, teknolojiler ve süreçlerden oluşur. İş zekâsı (BI) veri ambarı, veri entegrasyonu, raporlama, analiz ve veri didiklemesi (data mining) teknolojileri için yol göstericidir. Birlikte, bu iki disiplin bütün çalışanların strateji iletişimi kurması, gözlemlemeleri ve performansı en üst seviyeye çıkarmak için tasarlanan iş aktivitesini analiz etmesi için güçlü bir yeni yol sağlayacaktır. Sonuç bir dashboard veya scorecard’tır. Bu kuruluş çapında performans yönetim teknikleri uygulamak için iş zekâsı kullanan yeni bir tür performans yönetim sistemidir. Üç Büyük Fayda: Tam olarak yerleştirildiğinde dashboard ve scorecard sistemleri üç ana fayda sağlamaktadır: 1.Strateji iletişimi kurun: Anahtar stratejilerin ve hedeflerin sürekli iletişimi için güçlü yöntemler Performans dashboardları sunarlar. Bunu da metrikleri her işçiye organizasyondaki rolü ve seviyesine göre ayırarak yaparlar. organizasyonla özel bilgi Organizasyonsal değişimin bir etkeni olarak dashboard ve scorecardlar yöneticilerin bütün organizasyonu dağıtımı yoluyla aynı seviyeye gelir. aynı yolda düzenli bir şekilde yürütmesini sağlarlar. 2. Yönetim Stratejinizi Gözleyin ve Ayarlayın: Hedefler belirlenir belirlenmez, dashboard ve scorecardlar yöneticilerin ve müdürlerin strateji ve planların işleyişini gerekliliklere bağlı olarak saatlik, günlük, haftalık veya aylık temele dayanarak gözlemlemelerini sağlarlar. Bu performans yönetim sistemleri yöneticilerin ve müdürlerin proaktif bir biçimde çalışmalarını, kritik problemleri çok geç olmadan belirleyip harekete geçmelerini sağlar. 3. Herkese Belirli Bir Kavrayış ve Bilgi Dağıtın: Dashboard ve scorecardlar grafiksel semboller renkler ve çizelgeler kullanarak kritik bilgileri hemen dağıtırlar. Uygulamalar istisnai durumları ve uyarıları grafiksel olarak gösterirler. Böylece kullanıcıların problemin kökünde yatan nedeni bulmak için daha detaylı verileri derinlemesine incelerler. Bu araçlar kullanıcıların çalışma şekillerine uyum sağlarlar, onları iş zekâsı araçlarının çalışma şekillerine uymaya zorlamazlar. Bu dashboard ve scorecardların bugün bu kadar popüler olmasının en büyük nedenidir. Performans dashboardları BI’yı departmansallıktan kuruluş kaynağına dönüştürür. www.tdwi.org 5 Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi Dashboard ve Scorecard nedir? Birçok farklı dashboard ve scorecard türü birbirinden az çok farklı görünür ve işlem yapar ve bazen organizasyonun uygulayış şekline göre farklı isimler alır. Karmaşayı engellemek için tanımı şöyle verelim: Dashboard ve scorecardlar iş zekâsı ve veri entegrasyon altyapısı üzerine kurulu çok katmanlı performans yönetim sistemleridir. Bunlar organizasyonların finansal veya finansal olmayan ölçümleri değerlendirmelerini, gözlemlemelerini ve yönetmelerini sağlarlar. Dashboard ve scorecardlar birçok performans grafiği ile dolu ekranlardan çok daha fazlasını sunarlar: Bunlar organizasyonların stratejik hedeflerini gerçekleştirmeye yardım eden ehliyetli işletme bilişim sistemleridir. Geçmişi değerlendirmenize, şimdiki zamanı gözlemlemenize ve geleceği tahmin etmenize yardım ederler. Böylece organizasyonların performansı artırmaları için strateji ve taktiklerini gerçek zamana göre ayarlamalarını sağlarlar. Üç Üçler Dashboard ve scorecardların arasında çeşitlilik olmasına rağmen her birinin üç temel özelliği vardır. Ben bunlara “üç üçler (three threes)” ismini verdim. (Eğer bu özelliklere sahip değillerse bunlar sahtedir ve uzun vadeli işletme değerleri sağlamayacaklardır.) 1. Üç Uygulama: Her biri birbiriyle tam olarak örülmüş üç uygulama içermektedir: (1) bir gözlemleme uygulaması, (2) bir analiz ve raporlama uygulaması ve (3) bir yönetim uygulaması. Her uygulama çeşitli yollarla dağıtılan belirli bir işlevsellik kümesi sağlar. Teknik olarak konuşursak, uygulamalar ille de birbirinden farklı programlar değillerdir (yine de bazen farklı olabiliyorlar), tam tersine bilgi altyapısı üzerine kurulu bağlantılı işlevsellik kümeleridir. Bunların tasarlanma amaçları kullanıcıların gözlemleme, analiz ve yönetim performanslarını karşılamaktır. (Şekil 1’e bakınız) Üç Uygulama Gözlemleme Analiz Amaç Hızlı bilgi aktarımı İstisnai durumların analizi Bileşenler • Görsel elemanları ile çok bölmeli ekranlar • Analiz(Mesela, boyutsal, zaman serileri, bölütleme) • Grafikler (aramalar, ölçümler, termometreler) • Tahmin, modelleme ve tahmini istatistikler • Semboller, uyarılar • Görsel analiz • Çizelgeler ve tablolarla Durumsal biçimleme • Raporlama Yönetim Koordinasyon ve işbirliğini düzeltme • Açıklama notları • Kılavuzlu Tartışmalar • Toplantılar • Strateji haritaları • İş akışı • Uyarılar Şekil 1: Performans Dashboardları: İşinizi Değerlendirme, Gözlemleme ve Yönetme Wayne Eckerson (John Wiley & Sons), 2005. 2. Üç Katmanlı: Belki de dashboard ile scorecardların en belirgin özellikleri üç bilgi görüntüsünden, başka bir deyişle katmanından oluşmasıdır:(1) anahtar performans metriklerini gözlemlemek için grafiksel, ayrılmış veriler; (2) problemlerin kökündeki nedeni analiz etme için özetlenmiş boyutsal veriler ve (3) problemi çözmek için hangi eylemin gerçekleştirileceğini belirleyen detaylı işlemsel veriler. 6 www.tdwi.org Dashboard ve Scorecard Nedir? Soğanın kabuklarını soyar gibi bir performans yönetim sistemi de problemin kökünde yatan nedeni bulmak için kullanıcılara bilgi katmanlarını soyma, derinlemesine araştırma imkânı sağlar. Her ardışık tabaka, kullanıcılara problemi anlamayı ve problemin çözümü için uygulanacak adımları belirlemeyi sağlayan ek detaylar, görüntüler ve açılar sunar. (Şekil 2’ye Bakınız) Üç Katman Gözlemleme Analiz Grafiksel Ayrılmış Veriler grafikler, semboller, çizelgeler Özetlenmiş Boyutsal Veriler boyutlar, hiyerarşiler, “kesit/zar (slice/dice)” Eylem Detaylı, İşlemsel Veriler DW sorguları, işlemsel raporlar Şekil 2: Bir performans yönetim sistemi üç veri tabakasına erişim sağlar. 3. Üç Tür: Dashboard ve scorecardlarla ilgili bilinmesi gereken son şey üç büyük türü olduğudur: işlemsel, taktiksel ve stratejik olanları. Her tür yukarıda belirtilen üç uygulamayı ve üç katmanı biraz farklı bir biçimde uygular. • İşlemsel dashboardlar merkezi işlemsel süreçleri takip eder ve genellikle daha gerçek zamanlı veriler gösterirler. İşlemsel dashboardlar analiz ve yönetimden çok görüntülemeye önem verirler. • Taktiksel dashboardlar departmansal süreçleri ve projeleri takip ederler ve görüntüleme ve yönetimden çok analize önem verirler. Genellikle portallar kullanılarak uygulanırlar ve verilerin periyodik olarak yüklendiği veri marketleri (data marts) ile veri ambarlarında çalışırlar • Stratejik dashboardlar (veya scorecardlar)birleşik strateji hedeflerinin yürürlüğünü organizasyonun her seviyesinde gözlemlerler ve analiz ile gözlemeden çok yönetime önem verirler. Strateji dashboardlar sıklıkla Balanced Scorecard metodolojisi kullanılarak uygulanırlar buna da kısaca “scorecardlar” denir. Dalganın önünde durabilme: Bir organizasyon, önceden yukarıda belirtilen ve her biri farklı işletme problemine ve işlemsel alana odaklanan her bir çeşit dashboardun çoklu versiyonuna sahip olabilmeli hatta olmalıdır. İdeal olarak bu dashboardların hepsi tek bir veri altyapısı ve uygulama platformunun üzerine kurulur. Bu uygulamada amaç bütün kuruluşa tutarlı performans bilgileri sağlamaktır. Gerçekte az sayıda şirket dashboard uygulamalarının dalgası önünde durabilir. Bilgi siloları yaratmaktan Kaçınmak için şirketler, bir kuruluş program ofisi (BI yeterlik merkezi) ve/ya bir yönetim programı kullanarak bu çabaları koordine etmelidir. Aksi takdirde, bu çeşitli, entegre olmayan dashboardları İş işten geçtikten sonra birleştirmeye zorlanacaklar, bu da çok zahmetli ve masraflıdır. Az sayıda şirket performans dashboardlarının dalgası önünde durabilir. “Üç üçler” ticari ürünleri değerlendirdiğiniz veya kendiniz kurduğunuz zaman, dashboard ve scorecardın anahtar özelliklerini hatırlamak için basit bir yoldur. www.tdwi.org 7 Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi Dashboard ne DEĞİLDİR Bazı okuyucular için “üç üçler” ile uyumlu dashboard ve scorecardlar çok özenli ve çok pahalı görünebilirler. BT departmanlarını bu işe dâhil etmek ve yüzlerce ve binlerce dolar maliyetli ve tamamlanması aylar yıllar sürecek bir sistem projesini başlatmak istemiyorlar. Çoğu, karar vermek için tarayacağı Excel elektronik çizelgelerini ya da sayısız raporlarını değiştirmek için hızlı, basit ve ucuz bir şey istiyorlar. Onların istediği şey benim “şipşak dashboard” dediğim şeydir. Bu iyidir. Fakat dikkatli olun. Ödediğinizin hakkını alırsınız. Geçen iki senede, birçok yeni ve mevcut satıcı departmansal dashboard veya scorecardları birkaç hafta veya birkaç günde cüzi miktara (50 bin dolardan daha az) yerleştirebileceği sözünü veriyor. Favori Excel elektronik çizelgenizi grafiksel şunlar bunlarla otomatikleştirecek, yeni birleşik sorgu teknolojisini kullanarak çoklu sistemlerinizden veri çıkaracak ve çok panelli Web sayfaları veya birleşik raporlama araçları kullanarak bunu gösterecekler. Bu şipşak dashboardlar görsel olarak çok çekici ve potansiyel olarak güçlü olabilirler, fakat böyle durumlarda genellikle kısa dönemli kazançların karşılığı uzun dönemli kayıpla karşılanır. Çoğu şipşak dashboard aşağıdaki günahları işlerler: Çok düz mantık: Alta yatan verilerle etkileşimleri ve bu verilerde derinlemesine araştırma için sınırlı bir yetenekleri vardır. İşlem seviyesi detayında ya da problemin kökünde yatan sorunu bulmak için boyutlarda derinlemesine araştırma yapamıyorsanız, dashboard veya scorecardınız sadece sizi bir problemin var olduğundan haberdar etmeye yarayacaktır. Problemin kaynağını belirlemenize ve onu nasıl çözeceğinize yardım etmeyecektir. Çok el işi: Birçok dashboard ve scorecard demo halleriyle kullanılırlar ve bunlar mükemmeldir, fakat bunların düzenlemek veya değiştirmek yüksek uzmanlık ve zaman isteyen bir iştir. En iyi sistemler kullanıcılara metrikleri, hedefleri, eşikleri, uyarıları, çizelgeleri, taslakları vs. geliştirici müdahalesi olmadan ekleme ve düzenlemeye izin verir. Aynı zamanda otomatik olarak büyük veri hacimlerini çeşitli kaynak sistemlerden (sadece yerel dosyalardan değil) yakalamayı sağlarken gerektiğinde manüel veri girişine izin verir. Son olarak, hakiki performans yönetim sistemleri merkezi yönetim güvenliği, erişim, sürüm güncelleme, öte veri (meta data), kullanım gözetimi vs. için idari araçlar sunar. Kısacası, dashboard ve scorecardlar önemli hedef gerekliliklerini destekleyecek şekilde ölçeklendirilmelidir. Çok soyutlanmış: Şipşak dashboardların büyük bir problemi acele işletme ihtiyaçlarını karşılayabilirken organizasyonunun, birimler, ürünler, müşteriler vs. arası tek, tutarlı bir bilgi görünümü sağlama yeteneğini göz ardı etmesidir. Şipşak dashboard her zaman bir bilgi silosudur. En sonunda işletme görüntüsünü korumak ve gereksiz işlemleri silmek için diğer performans dashboardları veya analitik sistemleriyle entegre olmaları ya da birleşmeleri gerekecektir. Çok yanlış: Şipşak bir dashboard ne zaman çoklu sistemden bilgi gösterse, ya da daha da kötüsü bu bilgiyi tek bir tablo ya da çizelgede birleştirse, yanlış, eksik ve tutarsız bilgi verme ihtimali yüksektir. Çoklu sistemlerden veri aktarma, kaynak verileri ve sistemleri analiz edecek ve performans dashboard kullanıcılarının niyetini ortaya koyacak bir doğru bir SQL kodu yaratacak hem işletme hem de BT dünyasından uzmanları gerektirir. Şipşak dashboardlar adımları otomatikleştirdiklerini iddia edebilirler, fakat görevi küçümsemeyin ya da teknolojinin bunu bu kadar kolay çözebileceğini sanmayın. Çok iyi: Birçok dashboard görsel olarak çekici özünde algısal olarak etkisiz görüntüler kullanırlar. Üç boyutlu görünümü dikkat edin, krom kaplı şunlar bunları unutmayın, gürültü yapan ve hareket eden görüntüler de cabası. Dashboard doğru ve saf karar vermek için gerekli veri boyutlarını göstermek zorundadır. Ekran mülkü kullanıcıyı rahat ettirecek bir biçimde ayarlanmalıdır. 8 www.tdwi.org Dashboard ve Scorecardlar Nasıl Kurulur? Dashboard ve Scorecard arasındaki Farklar Bazı insanlar dashboard ve scorecardı aynı anlama gelecek şekilde kullanırken bazıları da performans ölçümü için kullanılan farklı türde analitik uygulamalar olarak kullanıyorlar. Benim tanımımda dashboard ve scorecardlar hızlı biçimde kritik performans bilgilerini aktaran, performans yönetim sistemindeki farklı türde görsel görüntü mekanizmalarıdır. Başka bir değişle bunlar sistemin kendisi değil, görüntüleme uygulamalarıdır! İyi bir performans yönetim sistemi, bir dashboard veya scorecard ara yüzü verebilmelidir, çünkü ikisi aynı şeyi yapmaktadır: anahtar performans göstergelerinin durum ve trendlerini göstermek. Öncelikli fark, dashboardlar işlemsel süreçlerin performansını gözlemleme eğiliminde iken, scorecardlar taktiksel ve stratejik amaçların ilerlemesini çizelgeleme eğilimindedir. Dashboardlar, çizelge ve tabloları şartlı biçimlerde gösterirken, scorecardlar anahtar metriklerin durum ve trendlerini temsil etmek için grafiksel sembol ve ikonlar kullanırlar(Şekil 3’e bakınız) Dashboard vs Scorecard Dashboard Amaç Kullanıcı Güncellemeler Veri Üst Seviyede Gösterme Performansı ölçer Müdür, personel Gerçek zaman, doğru zaman Scorecard Çizelge İlerlemesi Yönetici, müdür, personel Periyodik şipşaklar Olaylar Çizelgeler ve Tablolar Özetler Sembol ve İkonlar Şekil 3: Dashboardlar ve scorecardlar görsel gösterme mekanizmalarıdır-bir performans dashboardunda gözlemleme katmanıdır. İyi bir performans dashboardu iki gösterme şeklini de destekleyebilmelidir. Dashboard ve Scorecardlar nasıl kurulur? Dashboard ve scorecard kurmanın birçok yolu vardır. İşletme ihtiyacını karşılamak için çoklu sistemlerden veri çıkarması ve birleştirmesi gerektiren ehliyetli bilişim sistemleri olduklarından, teknik mimari, işletmeye gerekli işlevselliği sunabilecek şekilde tasarlanmalıdır. İş Mimarisi: Bir performans yönetim sistemi organizasyonun iş mimarisiyle aynı çizgide olmalıdır. Bu da paydaşlardan(yatırımcı, Yönetim kurulu, yöneticiler, çalışanlar) stratejiden (misyon, amaç, hedef, çizgi, vizyon, değer) ve taktikleri ile kaynaklarından (insan, teknoloji, sermaye, proje) oluşmaktadır. (Şekil 4’e bakınız.) Bir iş mimarisi, iş semantiği ve metriklere dayanır. Semantik organizasyonun terimler, kurallar ve yardımcı verilerini oluşturan kelimelerdir, bunlar performansla ilgili iletişimin nasıl yapıldığını kontrol eder. Metrikler ise organizasyonun stratejisini, organizasyonun hedeflerle olan denkliğini izlemesini sağlayan ölçümlere çevirir. Metrikler vs KPI’lar: Metrikler sıklıkla anahtar performans göstergeleri (KPI-Key Performans Indicators) olarak anılırlar. Dashboard ve scorecardlar neredeyse tamamen KPI’lardan oluşurlar. Bu KPI’lar her bireyin organizasyondaki rolü ve seviyesine göre ayrılmış birleşik stratejiyi bir bütün haline getirir. (en azından amacı budur.) www.tdwi.org 9 Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi KPI performans hedeflerini içine katan bir metriktir KPI performans hedeflerini içine katan bir metriktir. Böylece organizasyonlar ilerlemeyi hedeflerine göre çizelgeleyebilirler. Hedefler arzulanan son durumları (mesela, yıl sonundaki gelir) ile son durum hedeflerine ulaştıracak kısa dönemli hedefler (mesela son amacı etkileyen aylık gelir hedefleri) Çoğu KPI’nın ya minimum ve maksimum hedefleri ya da kısa dönemli ya da son durum amaçları için kabul edilebilir performans aralıkları tanımlayan “eşikleri” vardır. Performans eşiği aştığı zaman, performans dashboardları durumdaki değişmeyi şartlı biçimleme (mesela ışıklar renk değiştirir.) ya da uyarı göndererek gösterirler. Performans Yönetim Sisteminin Mimarisi Paydaşlar Strateji Taktikler Semantik Metrikler Yatırımcı Kurul İşgücü SWOT Misyon Hedefler Bilgi Finansal varlıklar Terimler Tanımlar Müşteri Sağlayıcılar Vizyon Planlar Süreç Teknoloji İnsanlar Kurallar Yardımcı Veri Eğitim Düzenleyiciler Strateji haritası Projeler İdare Yönetme Gecikme Tanılama Görünümler Dashboard BI Portal Scorecard Uygulamalar Görüntüleme Analiz Veri Depoları Entegrasyon Veri Depoları ODS, In-memory cache Custom API Mirasi Sistemler Veri Ambarı EAI Paket Uyg.lar Yönetim Data mart ETL Web sayfaları Raporlar Belgeler EII Dosyalar Manüel Anketler Metin Performans Dashboardu Şekil 4:Performans Dashboardlarından: İşletmenizi Ölçme, Görüntüleme ve Yönetme (Measuring, Monitoring, and Managing Your Business yazar: Wayne Eckerson, (John Wiley & Sons) 2005. Teknik Mimari: Bir performans yönetim sistemi kurarken, tasarımcılar mimarinin her seviyesinde işletme ihtiyaçlarına en iyi uyacak farklı bileşenleri seçmelidirler. Mesela, strateji dashboardları veri ve belgeleri, sık sık Excel dosyaları, Web sayfaları ve paket uygulamalarla otomatik veya elle güncellenen bir veri marketinde (data mart) toplayan scorecard ara yüzü kullanırlar. 10 www.tdwi.org Performans Dashboard Trendleri İşlemsel dashboardlar ise mirasi veya diğer işlem sistemlerinden veri çekmek için isteye uyarlanmış API’LAR, ETL, EII ve kaşeleme teknolojileri kullanırlar. İş ve Teknik Mimarileri Birbirine bağlama: İş ve teknik mimarileri birbirine bağlamanın anahtarı Metrikler, performans dashboardların iş ve teknik İş stratejisini ve performansı doğru yansıtan ve ölçen metriklerdir. İyi tasarlanmış metrikler organizasyonu Birleşik stratejide belirlenen yere taşıyacaktır. Ama kötü tasarlanmış metrikler organizasyonun yanlış tarafa bölümlerini birbirine doğru ilerlemesini hızlandıracaktır! Bu yüzden metrikler dashboard ve scorecardların iş ve teknik elemanlarını bağlayan kilit noktalardır. birbirine bağlayan kilit noktalarıdır. Bu raporun ilerleyen bölümlerinde performans metrikleri tasarlamadaki en yöntemleri anlatacağız. Performans Dashboard Trendleri Faydaları görünce yönetici ve müdürlerin dashboard ve scorecard yerleştirmek için birbiriyle yarıştığını görmek Pek şaşırtıcı değildir. Direct Energy müşteri bilgi yönetimi direktörü Ripley Maddock, “Dashboardların havasında bir şey var” diyor ve ekliyor: “İnsanlar dashboard kurup kurmamaları gerektiğini düşünmüyor; nasıl görüneceğini merak ediyorlar” Durumu: 2005 yılında TDWI Development Techniques for Creating Analytic Applications (Analitik Uygulama Yaratmak için Gelişme Teknikleri) adlı bir rapor yayınladı. Bu rapor dashboard ve scorecard yerleştirmesini inceliyordu. (İngilizce metin için bakınız: www.tdwi.org/Research/ ReportSeries) Bu çalışma ortaya çıkarmıştır ki anketi cevaplayan 473 kişiden %31’i dashboard veya scorecardı öncelikli analitik uygulama olarak kullandıklarını, %28’lik bir bölümde dashboard veya scorecardları organizasyonlarının başka bir yerinde kullandıklarını söylemişlerdir. %24’lük başka bir bölümde bunlardan birini kurma aşamasında olduklarını söylediler. Başka bir deyişle neredeyse organizasyonların dörtte üçü(%74) ya dashboard veya scorecard kurmuş ya da kurma aşamasında. Kapsam: Yakın zamanda yaptığımız çalışma, performans yönetim sistemi yerleştiren organizasyonların çoğunun bunu kuruluş bazında (scorecardların dashboardlardan biraz daha fazla kuruluş odağı var) yaptıklarını göstermektedir. 1 (Şekil 5’e bakınız.) Ortalama olarak organizasyonlar departmanlarının 5.4’üne dashboard, 5.8’ine ise scorecard yerleştiriyorlar. Performans Dashboard Kapsamı 52% Dashboard 25% 62% Scorecard Kuruluş çapında Bölüm çapında 14% 18% Departman çapında Departman sınırında 5% 4% 15% 4% 1% Bireysel Şekil 5: Şekil 6: anketi cevaplayan 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olanlara dayalı olarak hazırlanmıştır İş Fonksiyonları: Dashboard veya scorecard alması en muhtemel departman işletimlerdir. Bu şaşırtıcı değildir çünkü rekabet ve yeni düzenlemelerle yoğrulan organizasyonlar iş aktivitelerinde daha fazla şeffaflık arıyorlar. İşletimlerden sonra, organizasyonlar finans, satış ve pazarlama alanlarına performans yönetim sistemleri yerleştirme eğilimindeler. T (Şekil 6’ya bakınız.) 11 1 Bu araştırma şu tanımı kullanmıştır: Kuruluş çapında (Enterprisewide): Organizasyondaki bütün veya çoğu bölüm ile departmanlar; Bölüm çapında (Divisionwide): Bir bölümdeki ya da organizasyonun bir bölgesindeki bütün veya çoğu departmanlar; Departman çapında (Departmentwide): Kuruluş bazındaki bir departman; Departman sınırında (Department-limited): Bir bölüm veya bölgedeki tek bir departman; Bireysel (Individual): Az sayıda yönetici ve müdür. www.tdwi.org Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi İş Alanları İşletimler Satış Dashboard Finans Scorecard Müşteri (ör: pazarlama) Hizmet ve destek İnsan Kaynakları 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Yüzdelik Oran Şekil 6: anketi cevaplayan 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olanlara dayalı olarak hazırlanmıştır. İkili Yerleştirme: Departmanlar arasındaki yerleştirme oranlarının benzerliğine baktığımızda anketimizi cevaplayanların çoğunluğunun genellikle aynı uygulama içinde hem dashboard hem de scorecard yerleştirdiklerini görmek pek şaşırtıcı değildir. (Şekil 7’ye Bakınız) Mesela, bir hükümet ajansı birkaç yıl önce 1,500 çalışanı için hem dashboard hem de scorecard görüntüsünü destekleyen ticari bir yazılım almıştı. Uygulama şimdilerde 60 scorecard ve sayısız dashboardu destekliyor. Bunların ikisi de dokuz yıllık tarihsel veri üzerinde çalışıyor. Ajansın bilişim direktörü ,“Scorecardlarımızın üst seviye görüntüsü performansı yeşil, kırmızı ve sarı sembollerle gösterirken, dashboardlarımız kullanıcılarımızın merkezlerinin içeriğini ayırıp kesebildikleri analiz tabakasından başlıyorlar” diyor ve ekliyor: “Scorecardlarımızdan farklı olarak, kullanıcılar dört panelli dashboardların layoutlarını, görüntülemek istedikleri metrikleri ve bunları görüntüleme biçimlerini (çizelge, tablo vb. türü) seçerek özelleştirebilirler. Dashboardları scorecardlardan farklı kılan birçok metrik vardır. Bunların ölçülmeleri de önemlidir.” Grubunuz Hem Bir Dashboard hem de Bir Scorecard Destekliyor mu? Dashboard Scorecard 34% 17% 50% Evet, aynı uygulamada 49% 23% Evet, farklı uygulamada 26% Hayır. Şimdilik sadece ikisinden biri Şekil 7: Cevap veren 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olan 199’unun cevaplarına dayanmaktadır. Projeleri Başlatma ve Fon Sağlama: Birçok performans dashboard projeleri, özellikli de scorecardlar, organizasyon veya departmanını kitabına göre yönetme vizyonuna sahip dinamik iş liderleri tarafından başlatılır ve yönlendirilir. Verilerimiz gösteriyor ki dashboard ve scorecardlar çoğunlukla iş güdümlüdürler. (Şekil 8’e bakınız.) Önceden bahsettiğimiz hükümet ajansının direktörü, “Şanslıydık çünkü kişisel olarak işin içinde olmak isteyen ve tedbirli olan bir liderimiz vardı. Yönetici liderlerle alan dışı oturumlar (offsite sessions) organize etti. Bu oturumlarda ajans hedef ile amaçlarını ve bunları ölçmenin yollarını belirlediler. ” dedi 12 www.tdwi.org Performans Dashboard Trendleri Projeyi Kim Yönetti? 64% Dashboard Scorecard 69% 30% 6% 24% 8% İşletme BT Diğer Şekil 8: Cevap veren 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olan 199’unun cevaplarına dayanmaktadır. Performans Dashboardlarının Önyüklemesi: Çoğu durumda performans yönetiminde özenli kimseler vizyonu gerçeğe (hızlı bir şekilde!) dönüştürmek için program müdürlerini yetkilendirirler. Program müdürleri genellikle başlangıçta pek fazla para almazlar. Bunun yerine iki üç ay içinde ilk çözümleri sunmak için geliştirici ve donanım kaynağı dilenir, ödünç alır veya çalarlar. Son zamanlara kadar çözümlerin çoğu ev yapımıydı, fakat bir sürü ucuz dashboard projesinin (toplam lisans masrafları $50,000’ın altında) olması bu durumu değiştirecektir. Çözüm ümit verici bir noktaya geldiği anda, yöneticiler genellikle ayak bağı olan bu uygulamayı daha sürekli bir çözüme dönüştürmek için fon konusunu görüşmeye başlarlar. Bunu da projeye tam zamanlı gelişim personeli tahsis ederek ve yazılım ve donanımları alarak yaparlar. Fakat günümüzde bu şipşak projelerin yeniden tasarlanmaları ve daha güçlü bir veri altyapısı üzerine konması gerekmektedir ki bu da büyük masraf demektir. Yani scorecardın hikâyesi şöyledir: “Önce değer sun, sonra biz sana parasını veririz ve sonunda uygun bir altyapı yaratmana izin vereceğiz.” Bir program müdürünün söylediği gibi, “BT ‘nin bir şey sunması için üç yıl bekleyemeyiz. Pazar piyasasında Hız benim sloganımdır.” Müdürler performans dashboard projesini hayata geçirmek için dilenir, borç alır veya çalarlar. “Bir şey sunmak için üç yıl bekleyemem. piyasasında Hız Pazar benim sloganımdır.” Kullanıcılar: Ortalama olarak, dashboardlar 315 kullanıcı, scorecardlar 493 kullanıcı destekler. Buna rağmen dashboard ve scorecardların %72’sinin 100’den az kullanıcısı vardır. (Şekil 9’a bakınız) Bunun anlamı çoğu performans dashboardu küçük kullanıcı tabanı sağlarken uygulamalarının azınlığı oldukça büyük sayıda kullanıcıyı destekler. Bu yerleştirme yılları ve kullanıcı sayısıyla doğrudan bir ilişki kurmadır. Çünkü bir deparmanın dashboardu olduğu anda bütün diğer departmandaki yöneticilerde bir tane isterler. Performans dashboardları oldukça bulaşıcıdır. Hangi müdür anahtar iş süreçlerinin durumuyla ek verileri bir tık kadar uzağında olan basit bir grafik ara yüzünde istemez ki? Kullanıcı Sayısı 100 Kullanıcıdan az Dashboard (ortalama315) 2% 23% 17% Scorecard (ortalama 493) 15% 15% 22% 17% 17% 13% 100 Kullanıcıdan fazla 12% 10% 16% 18% 3% 0 1-10 10-25 25-50 50-100 100-250 250+ Şekil 9: Cevap veren 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olan 199’unun cevaplarına dayanmaktadır. www.tdwi.org 13 Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi Kullanıcı Çeşitleri: Departman müdürleri dashboard ve scorecardların en büyük kullanıcılarıdır, onların hemen ardından üst düzey yöneticiler gelir. (Şekil 10’a bakınız) Durum böyle iken birleşik yöneticiler genellikle, isteye bağlı veri sunmaya az çok odaklanmış finans analistlerinden hizmet alırlar, orta seviye müdürler ise geçici elektronik çizelge raporlarına veri girerek kendi başlarının çaresine bakarlar. Bu yüzden, orta seviye müdürler performans dashboard girişimi için desteğin canlanabileceği en iyi yerdir. Kullanıcılar gerekliliklerine bağlı olarak çoklu metotlarla dashboardlara erişebilmelidirler. Çoğunluk internet üzerinden erişim talep edecektir, bazıları da seyahat ederken yanlarında taşıyabileceği (Excel veya PDF) çevrimdışı ya da kablosuz versiyonlar talep edecektir. Kullanıcı Çeşitleri Departman direktörleri/müdürleri Üst düzey yöneticiler Bölümsel ya da LOB yöneticiler Dashboard Bilgi çalışanları/analistler Denetmenler Scorecard Öncephe Çalışanları Müşteriler Sağlayıcılar 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Yüzdelik Oran Şekil 10: Cevap veren 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olan 199’unun cevaplarına dayanmaktadır. Yerleştirme Süresi: Şirketler performans dashboardları yerleştirmeye karar verdiklerinde çoğu zamanını boşa harcamak istemez. Ortalama olarak performans dashboard yerleştirmelerinin üçte biri haftalar içinde biterken daha yüksek oranlar aylar hatta daha uzun süreler bile alır. (Şekil 11’e bakınız) Hızlı yerleştirmeler hangi ölçümlerin performans dashboarduna gireceği üzerine uzlaşı olduğu zaman gerçekleşir. Çoğu endüstri ve şirketin performans dashboard yerleştirmelerinde tekrar kullandığı standart ölçümler kümesi hali hazırda vardır. (Doğru ölçümlere sahip olup olmadıkları bir muammadır. Bunu gelecek bölümde tartışacağız.) Yerleştirme Süresi Dashboard 4% 8% 25% Scorecard 4% 5% 20% Birçok Saat Birçok Gün 44% 10% 48% Birçok Hafta Birçok Ay 10% Birçok mevsim 9% 13% Bir yıl ve daha üstü Şekil 10: Cevap veren 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olan 199’unun cevaplarına dayanmaktadır. Bir iş Zekâsı Ortamını Yükletme: Hızlı yerleştirmeler şirketlerin hali hazırda kurulu iş zekâsı ortamları ve veri yönetim altyapıları olduğunda da mümkündür. Bu elemanlar her zaman çerçevesinde her detay seviyesinde bilgi yakalama ve sunma için gereken zamanı azaltacaktır. 14 www.tdwi.org Performans Dashboard Trendleri Bull Moose Tube (Chesterfield MO’da bir çelik üreticisi) İş Zekâsı Direktörü Thomas Tomlinson “Dashboardlarımız, mevcut iş zekâsı araçlarımızı kullanan veri ambarımızın başka bir veri görüntüsüdür. Kullanıcılar, ihtiyaç duydukları grafik görüntülerini, alta yatan detaylı verilere ve gerek gördükleri raporlara ön tanımlı ayrıntı(drill) alanlarını alırlar. Mevcut BI ortamlarımızın üst seviyelerinde dashboard desteklemenin artan fiyatlarından kaçınmak mümkündür.” diyor. Yeni Metrikler Yaratmanın Zorluğu: Hızlı yerleştirmenin önündeki engel genellikle teknoloji değildir. Problemler genellikle işletme daha önce hiç ölçümlemediği (bireysel veya grup performansları, granüller işlemsel süreçler veya değer zincirleri) şeyleri ölçümlemek istediği zaman ortaya çıkıyor. Yeni ölçümler kümesiyle çıkagelmek aylar yıllar alabilir. Mesela, müşteri memnuniyetini nasıl ölçüyorsunuz? Müşteri sadakati? Peki ya pazarlama şirketlerinin ROI’sı? “Mevcut BI ortamlarımızın üst seviyelerinde dashboard desteklemenin artan fiyatlarından kaçınmak mümkündür.” Yeni ölçümler yaratma süreci sıklıkla organizasyonsal hedefleri ve stratejileri yeniden yeni bir havayla değerlendirmek için katılımcılar gerektirir. Bu da Pandora’nın Kutusunu açtıran stratejik planlama tartışmalarını doğurur. Kendiliğinden gidiyor: Organizasyonların hali hazırda açık bir misyonları, vizyonları, uzun veya kısa vadeli hedefleri varsa ölçümleri tanımlamak kolaylaşacaktır. Birleşik strateji nasıl ölçüm yapılacağını değil de neyin ölçüleceğini söylemede açık bir rehberlik sunar. Metrik Türleri: Balanced Scorecard metodolojisi, şirketlerin performanslarını arttırmak ve uzun dönemli hedeflerini gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğu ölçüm çeşitleri üzerine harika öneriler sunar: sağlıklı finansal veya finans dışı ölçümler, öncü ya da gecikme göstergeleri, mevcut veya yeni metrikler, strateji ve diyagnostik2 metrikler. (Şekil 12’ye bakınız) Metrik Türleri Finansal Gecikme Göstergeleri Dashboard Boşluktan (Scratch)Yaratılan Scorecard Elle Güncellenen Amaca Uyarlanmış 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Yüzdelik Oran Şekil 12: Metriklerinin yüzde kaçının listelenen özelliklere sahip olduğu sorulduğunda “çoğu” ya da “tamamı” diyenlerin yüzdelik oranını yansıtmaktadır. 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır. Metrik Yaratma Süresi: Var olan metriklerinizi (ve belki de onların görsel görüntülerini) yeni bir departmana ya da aktiviteye uyarlıyorsanız, metrik yaratmak kolaydır. Bu duruma göre bazı uzmanlar 10 metrik yaratmanın Boşluklardan(Scratch) üç gün süreceğini iddia ediyorlar. metrik yaratmak zaman alabilir. Ama tamamen boşluktan yeni metrikler yaratmak zaman alabilir. Doğası gereği daha stratejik olan scorecardlar, kurulu süreçleri ölçme eğilimindeki dashboardlardan yeni iş alanlarında daha eşsiz metrikler yaratma eğilimindeler. Bu scorecardların gelişme zamanlarının dashboardlarınkinden neden daha çok olduğunu açıklıyor. (Şekil 13’e bakınız) Performans dashboard altyapısı bu adımların çoğunu hızlandırabilir, fakat şipşak dashboardlar (kurulu ya da satın alınmış) karmaşık metriklerin yaratılmasını destekleyen analitik beygir gücüne veya veri yönetim çerçevesine sahip olmayabilirler. 2 Diyagnostik metrikler bir strateji hedefini veya girişimini ölçmez veya yansıtmazlar, ama bilme için önemlidirler: Mesela geçen ayın en iyi 10 müşterisi bir örnektir. Diyagnostik metrikler kullanıcılara problemleri nasıl çözeceklerini anlamalarında yardımcı olur. www.tdwi.org 15 Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi Metrik Yaratma Süresi3 Dashboard 15% Scorecard 16% 37% 35% 26% 8% 41% 5% 14% 3% Birçok Saat Birçok Gün Birçok Hafta Birçok Ay Uygulamamış Şekil 13: 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır. Organizasyonsal Seviyeler: Metrik yaratmanın göz ardı edilen bir yönü uygulandıkları organizasyonsal seviyeleri belirlemedir. İdeal olarak metrikler organizasyonun tepesinden dibe doğru akarlarken veri dipten tepe çıkar. Çalışmamıza göre, dashboard ve scorecardlar veriyi yaklaşık olarak dört departmansal seviyeden yukarı taşırlar. Dashboardlar 3.8 seviye, scorecardlar 4.1 seviye ortalamayla taşırlar. Metrikler aşağı akar veriler tepeye çıkar. Satış gelirleri gibi bazı metrikler oldukça düz mantıktır. CEO bütün organizasyondaki satışları görüntüleyebilirken daha alt seviyedeki müdürler ve bireyler işletme üniteleri, departmanlar ve iş gruplarındaki satış gelirlerini görürler. Tüm olarak yerleştirilen tek bir metrik organizasyonların detaylı veriyi toplamasını, ayrıntılı bir organizasyonla performans görüntüsünü sağlar ve özet verilerden detaylı verilere kadar ayrıntı (drill) alanları yaratmaya olanak verir. Bu da evhamlı yöneticilerin arzuladığı ve regülatörlerin gerektirdiği görünürlük ve şeffaflığı sağlar! Başka durumlarda, müşteri memnuniyetini artırma amaçlı birleşik bir metrik, birleşik metriği olumlu etkileyecek her biri özgün ölçümüyle farklı girişimler ve süreçler yaratmak için organizasyonun her seviyesi gerekebilir. Burada daha düşük seviyeli metrikler daha üst seviyeli metrikleri dolaylı olarak etkileyebilir, veriler de bir seviyeden diğerine çıkarılamayabilir. Bir strateji haritası yöneticilere farklı şeyleri ölçtüklerinde bile hedefleri ve alta yatan metriklerini bağdaştırmada yardım eder. Uyarılar: Bir dashboard veya scorecard uyarı verdiğinde kullanıcıların çoğunluğu ne yapacaklarını belirlemek için uygulamanın ayrıntılarına dalarlar. Bunların dörtte birlik ve üçte birlik bölümü Excel’e taşırlar, öntanımlı bir rapor veya analitik aracı (OPAL aracı) açarlar ya da bir iş analistine başvurular. (Şekil 14’e bakınız.) Bull Moose Tube’tan Tomlinson şöyle diyor: “Yöneticilerimiz problemi çözecek birini aramdan önce bir veya iki seviye aşağı inerken müdürlerimiz birini aramadan önce üç veya dört seviye inerler.” Uyarıya Karşılık Kullanıcı Tepkileri Aşağı İnme Excel’e Geçiş Analitik Araç açma Dashboard Öntanımlı rapor açma Scorecard İş uzmanını arama 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Yüzdelik Oran Şekil 14: 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır. 16 www.tdwi.org 3 Çalışmamız yeni metrik yaratma adımlarını aşağıdaki şekilde belirlemiştir: (1) Kullanıcı ihtiyaçlarını toplama (2)Kaynak veriyi tanımlama; (3) Modelleme, haritalama ve gerekli veriyi yükleme; (4) hesaplamaları uygulama (veri modelinde ele alınmamışsa); (5)metrikleri gösteren görüntüleri(çizelge, tablo, sembol); (6) test etme; (7) alıştırma ve (8) yerleştirme. Performans Dashboard Trendleri Görsel Elemanlar: Dashboard ve scorecardlar, kullanıcıların bir bakışta performansı anlamasını sağlayan görsel ikonları, çizelgeleri, tabloları ve uyarıları içeren çok çeşitli görsel gösterme(visual display) elemanları vardır. (Şekil 15’ bakınız) Görsel Elemanlar Çizelgeler Görsel İkonlar (ölçü, ışık vb.) Dashboard Tablolar Uyarılar Scorecard Haritalar Belgeler Açıklama Notu 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Yüzdelik Oran Şekil 15: 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır. BNSF Demiryolu Şirketi: BNSF Demiryolu Şirketi, dört yıl önce üst düzey yöneticisinin isteğiyle birleşik dashboard yerleştirdi. Şirketteki iş zekâsı takım lideri Janet Perry’e göre yöneticinin isteği işletmenin her bölümünün planlarla performans görüntüsü ilişkisini günlük olarak görmekti. Dashboardlar, performans şirketteki her iş kolunu temsil eden renkli blok serileri halinde grafiksel olarak görüntüleyen “günlük performans haritası” sunarlar. Blokun büyüklüğü işlemsel katkıyı (lokomotif hızı), renkleri de performans plan denkliğini temsil eder. Dashboard performansın birçok seviyesinin planla denkliğini temsil eden parlak kırmızı ile parlak yeşil arası değişen 10 renk derinliği gösterir. Perry, “Bir müdür parlak kırmızı bir blok görürse, bir av köpeği gibi üzerine atılır” diyor. “Bir müdür parlak kırmızı bir blok görürse, bir av köpeği gibi üzerine atılır.” Kullanıcılar sayısal verileri görmek için fareyi blokun üstüne getirebilir, üstünü tıkladığında da belirli alanların üzerinde daha fazla ayrıntıya inebilirler. Her ayrıntı (drill) işletmenin daha özel bir bölümündeki aynı girişim blok diyagramlarını gösterir. Alta yatan OLAP veritabanı sayesinde kullanıcılar grafiksel görüntüleri çeşitli boyut ve hiyerarşilerde bölüp ayırabilirler. En düşük detay seviyesinde, kullanıcılar bireysel nesnelerin veya işlemlerin elektronik çizelge görüntülerine ulaşmak için şirketin kuruluş veri ambarına derinlemesine inerler. Birleşik dashboard kullanımını üst düzey yöneticiler başlatsa da yöneticiler neredeyse her gün güncellenen birleşik dashboardtaki bilgilere dayalı daha detaylı sorular sormaya başladığından beri dashboard daha düşük seviyeli müdürler için olmazsa olmaz bir araca dönüştü. “Birleşik dashboard bilgi kültürümüzü değiştiriyor. Dashboardun açık olup olmadığını ve saat tam 07.00’da çalışmaya başlayıp başlamadığını işletme kullanıcılarımızdan duyuyoruz.” Veri Kaynakları: Görsel görüntülerinin yanında dashboard ve scorecardlar işletme kullanıcılarına hitap ediyorlar çünkü farklı kaynaklardaki verileri bir araya getiriyor ve kolay anlaşılan tek bir ekranda tutarlı görüntülerini sunuyorlar. Ortalama olarak, dashboard ve scorecardlar sekiz kaynaktan veri aktarırlar. Bunu listenin başındaki ilişkisel veritabanı (sırasıyla%84 ve % 87), onun çok ardından ana çatılar (%37, %44), Excel elektronik çizelgesi (%41, %47) ve paket uygulamalar izliyor. (Şekil 16’ya bakınız.) www.tdwi.org 17 Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi Veri Kaynaklarının Sayısı ve Türü İlişkisel veritabanları Ana çatı Dashboard Excel (Ortalama kaynak sayısı = 7.8) Paket uygulamalar Raporlar Scorecard Belge sistemleri (Ortalama kaynak sayısı = 9.7) Web hizmetleri Web sayfaları 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Yüzdelik Oran Şekil 16: 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır. Veri Miktarı: Ölçeklenebilir kaynak sayısına rağmen performans yönetim sistemlerince yönetilen veri miktarı oldukça düşüktür, en azından veri ambarlarının ortalama büyüklüğü düşünüldüğünde. Performans dashboardlarının neredeyse hepsi 50 GB’tan az veri, dörtte üçlük bir bölümden daha azı ise 250 GB’lık veri içerir. (Şekil 17’ye bakınız.) Veri Miktarı Dashboard 48% 15% 13% Scorecard 50% 11% 17% 0 ile 50 GB 50 ile 100 GB 100 ile 250 GB 250 ile 500 GB 7% 8% 500 GB ile 1 TB 10% 8% 7% 8% 1 TB+ Şekil 17: 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır. Organizasyonlar metriklerinin yarısını günlük olarak güncellerler, dörtte birlik bir bölüm de günde bir defadan çok güncelleme yaparlar. . 18 www.tdwi.org Veri Tazeliği: Çalışmamız göstermiştir ki organizasyonlar dashboard metriklerini scorecard metriklerinden daha sık güncelliyorlar ama fark da çok fazla değil. Ortalama olarak organizasyonlar dashboard metriklerinin neredeyse yarısını (%51) günlük olarak, dörtte birlik (%27) bir bölüm günde birçok kez veya daha sık güncellerken scorecard metriklerinin neredeyse üçte birini (%36) günlük, %21’lik bölümü ise daha sık güncelleme yapmaktadır. (Şekil 18’e bakınız.) Performans Dashboard Trendleri Veri Tazeliği Gerçek Zamanlı Saatlik Günde birçok kez Dashboard Günlük Scorecard Haftalık Aylık Üç ayda bir Yıllık 0 10 20 30 40 50 60 Yüzdelik Oran Şekil 18: Yüzdelik oranlar farklı sıklıklarda güncellenen metrik sayılarını göstermektedir. 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır. Özet: Organizasyonların çoğunluğu, yönetim işlemlerini, finanslarını, satışları ya da pazarlama fonksiyonlarını daha iyiye taşımak kuruluş bazında şu ya da bu çeşit bir dashboard veya scorecard yerleştirmişlerdir. Çoğu şirket hem bir dashboard hem de bir scorecard sunmaktadır ve projeler BT’nin yardımıyla şirketin iş kolu tarafından yönetilmektedir. En büyük kullanıcılar orta seviyeli müdürler ve onları takip eden bölümsel yöneticilerdir. Birçok dashboard ve scorecard başlangıçta çok masraflı olmaz çünkü işletme projeyi yeniden yüklüyor ve mevcut iş zekâsı ortamının üstüne dashboard ve scorecard yetenekleri kuruyor. Dashboard ve scorecardlar birçok hafta ya da onun altı bir zamanda yaratılan geniş bir metrik çeşidi içerir ve organizasyonda dört seviyeye ayrılarak iner. Veri toplayan metrikler geniş bir kaynak yelpazesinden gelirler, ama toplam veri hacimleri çok yüksek değildir. Çoğu metrik günlük olarak güncellenir. www.tdwi.org 19 Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesindeki En İyi Yöntemler Bu bölümdeki öğütlerin çoğu bütün BT projelerine uygulanabilir, bunun yanında bu bölümde dashboard ve scorecard yerleştirmek için kilit tüyolar ve teknikler bulacaksınız. 1. Ödediğinizin Hakkını Alırsınız Para harcamadan gerçek ve sürekli iş değerleri sunan dashboard ve scorecardları yerleştiremezsiniz. Tabii daha önceden şirketiniz iş zekâsı ve veri yönetim altyapısı varsa durum değişir. İş zekâsı ve veri yönetim altyapınızın doğru kullanıcıya doğru zamanda doğru bilgiyi verebilecek olması ve dashboard ve scorecard için gerekli verilerin çoğunluğunun önceden modellenmiş ve yüklenmiş olması da gerekmektedir. Ancak böyle bir durumda veri ambarı ve iş zekâsı araçlarını yerleştirmiş şirketler bir adım önde olabilirler. Bunlar için çok fazla masraf gerekmez. BT müdürü EVP’nin dashboardunu yapmanın 400,000 dolara mal olduğunu söylüyor. Büyük bir üretim ve dağıtım şirketinin BT müdürü, takımı başkan yardımcısının müşteri hizmet işlemlerini görüntülemesi için etkili (ama düşük teknolojide) bir dashboard yarattığında şirket içinde büyük bir dikkat çekti. Sonunda, diğer işletme müdürleri Excel ve Access veritabanlarını dashboarda dönüştürmek için aynı BT müdürüne yanaştılar. Müdür şunları söyledi: “Onlara ne kadar mal olacağını söylediğimizde çok aldırışsız duruyorlardı. Verileri temizlemek, entegre etmek ile modellemek ve doğru, zamanlı karar almalarını sağlayacak, yeterli gerçek zamanlı ve detaylı veriler sunan kurşun geçirmez bir sistem sunmak için çok masraf gerektiğini anlamadılar.” BT müdürü dashboardu kurmanın 400,000 $ dolara mal olduğunu ve dört senedir hiçbir BT desteği olmadan çalıştığını söyledi. Tabii ki bugün ucuz performans dashboardlarını yerleştirebilirsiniz hatta gerekli altyapıyı sağlamadan. Bazı veri entegrasyon yetenekleri sunan 50,000 doların altına lisansını alabileceğiniz ticari ürünler var. Fakat sonunda daha sizin başarınızın sohbeti yayılırken siz bu ürünleri değiştirme ve daha fazla kullanıcı, kaynak, detaylı bilgi ve performans ile tepki zamanlarına dokunmadan güncellemeler için bu ürünleri ölçeklemeniz gerekecek. 2. Uzun Zorlu Durumlar için Plan Yapın Her zaman başarı için plan yapın; diğer felakettir. seçenekler Her zaman başarı için plan yapın çünkü diğer seçenekler felakettir. Başarılı dashboard ve scorecardla ilgili söylentiler yangının yayıldığı gibi yayılır. Eğer başarılı bir çözüm sunduysanız, başka departmanlara performans yönetim sistemleri sunma istekleriyle bombardımana uğrayacaksınız ve mevcut sisteminizin alanı ve çapını hemen genişletme ihtiyacı duyacaksınız. Bu arada kullanıcı sayısı hızla artabilir, bu da işleyen güç, ağlar ve veritabanları üzerinde beklenmeyen bir yüke neden olabilir. Dikkatli olmazsanız, tepki zamanınız yüz üstü yere çakılacak ve zor kazanılmış ününüz tamiri imkânsız biçimde zedelenecek. CCC Bilişim Servisinden iş zekâsı direktörü Chris Gentry yılların BT çözümleri sunma tecrübesiyle şu hassas öğüdü sunuyor: “Kullanıcıda %20, sorguda %15 artış ve her sene dört beş yeni veri kaynağı hazırlamazsanız, müşteri beklentilerini karşılayamazsınız. Çözümünüzün ilk kapsama alanı, en iyimser tahmininizden %15 daha fazla olmalıdır.” 20 www.tdwi.org Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesinde En İyi Yöntemler 3. Gerçek Zaman için Plan Yapın4 Dashboard veya scorecardın değeri verinin tazeliğine göre katlanarak artar. Bu aylık olarak güncellenen dashboard veya scorecardlar işe yaramaz anlamına gelmez, onlar da işe yarar. Mesela, birçok başarılı Balanced Scorecard aylık olarak güncellenir. Yine de dashboard veya scorecardı daha zamanlı verilerle yükseltme değerini daha da arttırır. Daha zamanlı verilerle doldurulmuş bir performans yönetim sistemi yöneticilere ve müdürlere daha önce hiç ulaşamadıkları yerlere parmaklarını koyma imkânı sağlar. Performansı artırmak için daha fazla proaktif çalışırlar. Bu yüzden, işletmedeki elemanlarınız günlük güncellemelerden daha fazlasını istemeseler bile onlara daha fazlasını sunmaya hazırlıklı olun. Besleme verilerinin ortamınıza akması ve mesajlaşma omurgası için kancalar kurun. Ya da durum odaklı süreçleri destekleyen ve bunların ölçülebilirliklerini kullanıcılara, kaynaklara ve veri hacimlerine sağlayan ticari dashboard çözümlerini seçin. İşletmenizdeki elemanlarınız günlük güncellemelerden daha fazlasını istemeseler bile onlara daha fazlasını sunmak için hazırlıklı olun. 4. Tek Bir Platformda Gelişin Bir BT müdürünün söylediği gibi “dashboardlar herkesin aklında olduğundan” her müdürün kendi çözümlerine kendi başına kurması veya satın alması çok kolaydır. Dashboard siloları kaynaklar için birbirleriyle rekabet etmektedirler, daha da önemlisi, organizasyonun şirkette neler olup bittiğinin tek bir resmini alma yeteneğini küçümsüyorlar. Bu IBM’de yıllar önce olan şeydir. Şirketin çeşitli departmanlardaki farklı IBM yöneticilerine çözümler sunan farklı dashboardları vardı. IBM’in CEO ofisindeki kuruluş iş zekâsı ve raporlama yüksek düzey müdürü Julia Kennedy’e göre bu dashboardların her biri farklı bir platformda üst üste binmiş veriler içererek ve kopyalanmış ve kaynaklarla çalışıyordu. Sonunda IBM yöneticileri, şirket içinde standartlaşmak için birçok dashboard arasından tek bir dashboard seçti. EDGE (Enabling Decisions for Global Execution-Küresel Yönetim için Karar Almayı Sağlama) adlı kazanan şimdi kuruluş çapında 22,000 kullanıcıyı destekliyor. Dashboard Platformları: Yeni bir platforma geçme aksaklığından kurtulmak için her dashboard ve scorecardı, bütün bir veri entegrasyon altyapısını yükselten tek bir platformda birleştirmek en iyisi olacaktır. Dashboard iç/dış denetimiyle takım bazlı gelişmeyi, yerleştirme gelişimi için kesintisiz desteğiyle sürüm kontrolünü, test etmeyi ve üretim çevrelerini desteklemelidir. Veri altyapısı veri entegrasyonu kullanan güvenilir iş verilerinin, veri kalitesinin ve yardımcı veri yönetim araçlarının dağıtımını sağlar. Bu teknolojiler kritik kararlar almadan önce işletme kullanıcılarının her hangi bir veri elemanının denkliğini değerlendirmelerini sağlar. Dahası, idareciler veri entegrasyonu iş akışı ve raporları üstünde kaynak sistemlere veya uygulamalara değişim etkilerini değerlendirebilirler. Tek bir gelişim takımı, küçük bir şirketin yeni performans yönetim sistemleri için talepleri karşılaması mümkünken organizasyonların yerleştirmeyi çoklu departmanlarda paralel gelişim takımları kullanarak yönetmesi için program ofisleri atama ihtiyacı duyması muhtemeldir. Program ofisinin, entegre olamayan silolardan kaçınması için, kullanım, metrik, veri ve işlevsellikler için standartlar belirlemesi gerekmektedir. 4 “Gerçek Zaman” farklı insanlar için farklı anlamlara gelebilen muğlâk bir kavramdır. Gerçek zaman, her an, her saat, her gün vb. güncellenen verilere işaret edebilir. Bu yüzden, birçok insan “doğru zaman” kelimesini tercih etmektedir çünkü verinin şirketin istediği kadar taze olması gerektiğine vurgu yapıyor. 21 www.tdwi.org Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi 5. Etkili Metrikler Geliştirin Yine, dashboard ve scorecardların başarısındaki kilit nokta metriklerdir. İş ve teknik mimari arasındaki kilit noktalardır. Etkili metrikler geliştirmenin birçok yolu vardır, burada en önemli olanlarından bahsedeceğiz: İşçileri metrikleri, hedefleri ve eşikleri tanımlama süreçlerine dâhil ederek toplu alım yapın A. Toplu alımlara Gidin: Metrikler, performansı ölçülen kişiler metrikleri anlamaz, kabul etmez veya desteklemezse organizasyonu doğru yolda ilerletmeyecektir. Bu toplu alımı (buy-in) kazanmanın en iyi yolu çalışanları metrikleri, hedefleri ve eşikleri tanımlama süreçlerine dâhil etmektir. Bazı çalışanlar işletme süreçlerine daha yakın olduklarından, metriklerin nüansları doğru biçimde alıp almadıklarını hedeflerin gerçekçi olup olmadığını daha iyi anlayacaklardır. Gereklilikleri çalışanlardan aldığınızda, önerilen metrikler ve hedefler üzerine geri dönütlerini alın. İş üzerinde daha büyük etkileri olan dağa doğru metrikler tasarlayacaksınız. Aynı zamanda bunları çalıştırmada menfaatleri olan bireylerce kötüye kullanılmaları da daha az mümkün olacaktır. B. Kolaylaştırın: İnsanlar bu kadar bilgiyi ancak bir oturumda sindirebilirler. Dashboard veya scorecardı karıştırmalarını önlemek için her defasında tek bir ekrana bir tutam metrik (4 ile 7 arası iyidir.) koyun. Bundan daha fazla metriğiniz varsa, ki noktadan noktaya iş aktivitesi yapıyorsanız bu mantıksız değildir, dashboard görüntüsünün açıklık ve basitliğini korumak için klasörler, sekmeler, veya ayrıntılar kullanarak metrik hiyerarşi yaratmalısınız. C. Yetki Verin: Kullanıcıların sonuçları etkilemesine izin vermeyecekseniz metrikleri göstermenin ne manası var? Metrik tasarlarken kullanıldıkları bağlamları incelemeli ve çalışanlara, yetkin olmayanlara bile, karar almada izin vereceksiniz. Bu performansı arttıracaktır ama işletme süreçlerini yeniden tasarlamayı ve müşteriye veya ölçülen sürece en yakın olan kişilere sorumluluk vermeyi gerektirmektedir. Bununla birlikte organizasyonların çalışanları önlemlerin sonuçlarından da sorumlu tutması gerekmektedir. Kimse sorumluluk almazsa metriklerin organizasyona hiçbir getirisi olmayacaktır. Bir takım ölçülen süreci veya görevi yönetiyor olsa bile bir bireye sorumluluk vermek daha iyidir. Analiz felcinden kurtulam için yüzde 80 kuralını uygulayın. D. Mükemmeliyetçilikten Uzak Durun: Bir vakumda yeni metrikler tasarlamak zordur. Kapsamlı gereklilikleri toplamak, iş sürecinin ve bilgi akışının haritasını çıkarmak önemli iken, metrikleri yerleştirip ne ne olacağına bakmadan bir metriğin pratikte nasıl çalışacağını tam olarak bilemezsiniz. Analiz felçlerine uğramamak için yüzde 80 kuralına sıkı sıkıya tutunun: metriğinizi öyle bir geliştirin ki arzuladığınız etkiyi yapacağından yüzde 80 emin olun, sonra yerleştirmeyi yapın, sonuçları izleyin ve ihtiyacınıza göre arıtın. E. Gözlemleyin ve Gözden Geçirin: Her metriğin doğal bir yaşam döngüsü vardır. Zamanla, çalışanlar, süreçleri ek kazançların çabayı karşılayamayacağı bir noktaya çektiklerinde metrikler etkilerini kaybederler. Buna ek olarak, iş dünyası genellikle değişir, bu da organizasyonları yeni metrikler eklemeye iter ki bu da çalışanların enerjilerini başka yönlere harcamasına neden olur. Metriklerin ve performans yönetim sistemlerinin verimliliğini bir bütün halinde sağlamak için metriklerin kullanımını sürekli olarak görüntülemeniz gerekmektedir. Dashboard ve scorecard takımları yetersiz kullanılmış metrikleri şiddetle budamalıdırlar ve kullanıcıların metrikler veya görüntülerle yaşayabilecekleri problemleri çabuk belirlemek için yeni yerleştirilmiş metriklerin anlaşılırlığını gözlemlemelidirler. 22 www.tdwi.org Sonuç F. Teşvikler: Organizasyon tarafından benimsenmeyen ve tam olarak incelenmeyen metrikler için ikramiye ya da tazminat şeklinde teşvikler vermek tehlikelidir. Metrikleri boşlukları bulmak ve kapatmak, hesaplamaları gerçeği daha iyi yansıtacak şekilde değiştirmek, kullanıcıların sonuçları nasıl etkileyebileceklerini anlamaları için yeterli alıştırma yapmalarını sağlamak için bir süreliğine yerleştirilmelilerdir. Erkenden teşvikler vermek felaketin reçetesidir ve organizasyonu kaosa sürükler. G. Teknik İnsanları Dâhil Edin: Yaygın bir hata da var olmayan veriler için metrikler yaratmaktır. Bu durumdan kurtulmanın yolu gereklilikleri toplayan ve metrikleri tasarlayan teknik insanları takıma dâhil etmektir. Tartışma boyunca, bu insanlar önerilen metrikleri eklemek için gerekli verilerin varlığı ve durumunu değerlendirebilirler. Sonuç Dashboard ve scorecardların geleceği parlak. Bugün, birçok organizasyon performans yönetim sistemleri yerleştirmiştir fakat yerleştirmelerin boyut ve alanı oldukça küçüktür. Bu durum kullanıcı organizasyonları bu sistemlerle ilgili daha fazla tecrübe edinince ve satıcılar güçlü ticari dashboard ve scorecard çözümleri sunmaya başlayınca değişecektir. Artış olmak zorundadır çünkü dashboard ve scorecardlar işletme kullanıcılarına etkili kararlar ve almaları ve yenilmeden stratejik hedeflerine ulaşmaları için gerekli bütün bilgileri sunmaktadır. Bu sistemler kullanıcı talebi üzerine veri sunmaktadır. (kullanıcıların KPI’ları bir bakışta görüntülemelerini sağlayan görsel görüntülerden analiz yapma ve harekete geçmek için gerekli boyutsal ve işlemsel verilere kadar) Dahası, dashboard ve scorecardlar yöneticilerin iş stratejilerini her işçiyle özelleştirilmiş bir biçimde konuşmasını, organizasyonu çizgisinde tutmak ve yolunda ilerlemesini sağlamak için oluşturulmuş hedeflerin yönetimini görüntülemesini sağlayan kilit performans yönetim disiplini araçlarıdır. Dashboard ve scorecard üzerine yazılmış bu raporun tamamlayıcısı olarak TDWI Members, üç ayda bir çıkan TDWI Membership dergisinin önümüzdeki sayısında Segmenting Dashboard ve Scorecard Ürünlerini konu olarak ele alacaktır TDWI’nin Technology Market Report (Teknoloji Pazar Raporu) serilerinin bir bölümü olan bu rapor satıcı topluluklarını ve belirli teknoloji pazarlarındaki ürünleri Members(Üyelere)’a ürün arayışında ve satın alma kararlarında yardım etmek için açıklayacaktır. www.tdwi.org 23 Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi ADVIZOR Solutions, Inc. 1333 Butterfield Road, Suite 280 Downers Grove, IL 60515 630.971.5250 Faks: 630.971.5289 sales@advizorsolutions.com www.advizorsolutions.com ADVIZOR Visual Discovery™ yazılımı, iş verilerinden çıkan gerçeklere dayalı daha iyi ve daha hızlı karar alınmasını sağlar. Bell Labs ve KXEN, ADVIZOR’un türünün en iyi örneği olan öngörüsel analitiğinden, patentli görselleştirme yazılımı üzerine kurulu bu sistem iş adamlarına başkalarına sonuçları hazırlamaları ve yorumlamaları için güvenme ihtiyacı duymadan kendi kendilerine anlama ve analiz etme imkânı sağlar. ADVIZOR bunu şu şekilde yapar: R Corda Technologies, Inc. 350 South 400 West, Suite 100 Lindon, Utah 84042 801.805.9411 or 800.968.3420 Faks: 801.805.9501 www.corda.com Corda, kuruluş dashboardları ve akıllı karar almayı arttıran interaktif veri görselleştirme çözümlerinin önde gelen sağlayıcısıdır. On yıldan beridir, Corda görselleştirmenin evrimini statik çizelgelerden interaktif, sezgisel yönetici dashboardlarına geçişte yönlendirici olmuştur. Corda, C-seviyesi yöneticilerine ve onların işlemsel personeline, bilgi işçilerine, CIO’lara ve dashboard, scorecard, iş performansını ve karar almayı geliştiren birleşik uygulamaları iş kolunu yerleştiren BT müdürlerine sezgisel ve görsel temsiller sunar. • Kolay ve açık görsel görüntü; • Fareyle kolay ve anında etkileşim ve analiz; • Esnek kalın ve ince müşteri yerleştirmesi ve • Genel veritabanları ve ofis araçlarıyla sıkı bir entegrasyon ADVIZOR insanların işletme bilgilerini gözlemleme, analiz etme ve paylaşmasını sağlamada bir dünya klasıdır. Business Objects 3030 Orchard Parkway San Jose, CA 95134 408.953.6000 Faks: 408.953.6001 www.businessobjects.com Business Objects dünyanın önde gelen iş zekâsı yazılım şirketidir. Business Objects organizasyonların işleri ilgili daha iyi bir kavrayışa sahip olmalarını sağlar, karar almayı geliştirir ve kuruluş performansını en üst seviyeye taşır. Şirketin iş zekâsı platformu, ™ BusinessObjects XI, performans yönetimi, raporlama, sorgu ve analiz, kuruluş bilişim yönetimi konularında iş zekâsı endüstrisinin en gelişmiş ve en tam platformudur. ®’ Business Objects XI, Crystal Reports u da içermektedir, bu endüstri sadece kuruluş raporlaması içindir. Business Objects endüstrinin en güçlü ve çeşitli partner topluluğunu kurmuştur. Müşterilerin iş zekâsı projelerini etkili bir biçimde yerleştirmeleri için danışma ve eğitim hizmeti de sunuyorlar. Celequest 555 Twin Dolphin Drive Redwood City, CA 94065 650.598.0300 Fax: 650.595.9700 www.celequest.com info@celequest.com Celequest önde gelen bir işlemsel iş zekası çözümleri sunucusudur. Celequest’in ödüllü ™ teknolojisi LAVA ’nın kuruluşudur. Bu, endüstrinin şirketlere işlemsel çalışanlarına dakikası dakikasına veri aktarmasını sağlayan ilk iş zekâsı uygulamasıdır ki bu da oluşan trendleri belirlemede, problem oluştuğunda hemen önlem almada ve şirketin dip çizgisini olumlu etkilemede organizasyondaki karar alma mekanizmalarını güçlendirir. Celequest teknolojisinin kritik uygulama alanları şunları içerir: finansal performans yönetimi, risk azaltma, üretim işlemleri,talep görünürlüğü, demirbaş görüntüleme,sürekli satış analizi, sınır optimizasyonu ve lojistik görüntüleme. Celequest müşterileri arasında Citigroup, Fifth Third Bancorp, NCO, Jefferies, Software Spectrum, Dreyer’s Grand Ice Cream Holdings, the Clorox Company, Brocade, and Cendant Corporation vardır. 24 www.tdwi.org Hyperion Solutions Corporation 5450 Great America Parkway Santa Clara, CA 95054 408.588.8000 www.hyperion.com Hyperion Solutions Corporation iş performansı yönetim sistemlerinde küresel liderdir. 11,000 müşteriden daha fazlası işlerinin nasıl çalıştığını görmek ve performansı modelleme ve düzeltme için yardım etmek için Hyperion yazılımlarına güveniyor. Hyperion yazılımlarını kullanarak, müşteriler veri toplayabilir, bunu organize edip eneliz edebilirler, kuruluş çapında da tartışabilirler. Hyperion, endüstrinin finansal yönetim uygulamalarıyla iş zekâsı platformunu tek bir ortamda birleştiren tek iş performans yönetimidir. Hyperion 45 ülkedeki küresel müşterilerine hizmet etmektedir ve şirkete yenilikçi ve özel çözüm ile hizmetler sunan 600 kişiden fazla partnerden oluşan bir ağı vardır. Hyperion NASDAQ’ta HYSL sembolü ile ticaret yapmaktadır. Daha fazla bilgi için: www.hyperion.com. Araştırma Sponsorları Microsoft Corporation One Microsoft Way Redmond, WA 98052 425.882.8080 www.microsoft.com/bi Microsoft Corporation, Microsoft teknolojisiyle kurulmuş iş zekâsı çözümleri kullanarak bilgilerini eylemlere dönüştürmelerine yardım ederek rekabet ortamında bir yerleri olmasını sağlar. Yöneticilerden operatörlere kadar doğru zamanda doğru bilgiye sahip olma işçilerin daha doğru kararları daha hızlı almalarını sağlar. Microsoft’un vizyonu iş zekâsını çoğunluklara, ölçeklenebilir, herkesin kullanmayı öğrenebileceği ve alabileceği kapsamlı çözümler sunarak getirmektir. Microsoft’un neden iş zekâsı pazarında en hızlı büyüyen oyuncu olduğunu görmek için: www.microsoft.com/bi ‘u ziyaret ediniz. MicroStrategy 1861 International Drive McLean, VA 22102 888.537.8135 Faks: 703.848.8610 info@microstrategy.com www.microstrategy.com MicroStrategy iş zekâsı teknolojisinde küresel bir liderdir. 1989’da kurulan MicroStrategy dünya çapındaki organizasyonlara daha iyi iş kararları almalarında yardımcı olan entegre raporlama, analiz ve görüntüleme yazılımları sunmaktadır. Şirketler, MicroStrategy’i gelişmiş teknik yetenekleri, sofistike analitiği ve üstün veri ve kullanıcı ölçeklenebilirliği için tercih ediyorlar. 15 yılın üzerinde endüstri tecrübesi, binlerce müşteri başarısı ve liderlik ve yenilik alanındaki ünüyle MicroStrategy iş zekâsı yatırımında en güvenli çözümdür. MicroStrategy ile ilgili daha fazla bilgi için: www.microstrategy.com ‘u ziyaret ediniz. Oracle Corporation 500 Oracle Parkway Redwood Shores, CA 94065 800.ORACLE1 or 650.506.7000 www.oracle.com/corporate/ contact/ Oracle dünyanın önde gelen bilgi yönetimi için yazılım sağlayıcısı ve dünyanın ikinci büyük bağımsız yazılım şirketidir. Oracle yazılımları dünyanın neredeyse her endüstrisinde ve Fortune dergisinin en büyük 100 şirketinin 98’inin ofislerinde bulunabilir. Oracle, bütün ürün çizgisinde %100 internet bazlı kuruluş yazılımları geliştiren ve yerleştiren ilk yazılım şirketidir: veritabanları, işletme uygulamaları, uygulama geliştirme ve karar almayı destekleme araçları. Oracle’ın sundukları yeni yazılım lisansları, yazılım lisans güncellemeleri ve danışma, gelişmiş ürün hizmetlerini ve eğitimi içeren ürün destek ve hizmetlerini içerir. SAP America 3899 West Chester Pike Newtown Square, PA 19073 610.661.4600 or 800.SAP.USA Faks: 610.661.4024 SAP dünyanın önde gelen iş yazılım çözümleri sunucusudur. Bugün, 120’nin üzerinde farklı ® ülkeden 26,150 müşteriden daha fazlası 88,700’den fazla SAP yazılımı kurulumlarıyla çalışıyor.(küçük ve orta işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayan belirli çözümlerden küresel organizasyonlar için paket çözümlere). Yenilikleri çalıştırmak ve iş değişikliklerini sağlamak ™ ™ için SAP NetWeaver platformu ile güçlendirilen mySAP Business Suite çözümleri dünya çapındaki kuruluşlara müşteri ilişkilerini düzeltmek, partner işbirliğini artırmak ve arz zincirleri ve işletme işlemlerinde verimlilik yaratmak için yardımcı olur. SAP endüstri çözümleri 25 endüstri segmentinden (bunların arasında ileri teknoloji, perakende, halk sektörü ve finansal hizmetler var) eşsiz iş süreçlerini destekler. 50 ülkeyle iştirakları ile SAP, birçok ülkede borsa listelerine girmiştir. Bunların arasında SAP sembolüyle girdiği Frankfurt ve NYSE borsaları vardır. Visual Mining 15825 Shady Grove Rd, Suite 20 Rockville, MD 20850 800.308.0731, Option 3 veya 301.795.2200, Option 3 Faks: 301.947.8293 sales@visualmining.com www.visualmining.com Visual Mining şirketlerin maksimum yazılım esneklik ve performans için isteğe bağlı dashboard ve interaktif raporlama çözümleri sunar. Bunları da düşük bir bütçeye yapar. Visual Mining ilk Java destekli çizelgeleme makinesini 1996 yılında üretti. O zamandan beridir Visual Mining’in NetCharts ürünleri sayısız endüstri ödülü kazandı. En sonuncusunu da 2003’te Intelligent Enterprise dergisinin Okurun Beğendiği Ödülünü veri görselleştirme yazılımı için aldı ve SIIA 20. Yıllık Codie Ödüllerinde finalistti. 5200 Southcenter Blvd. Suite 250 Seattle, WA 98188 Telefon: 206.246.5059 Faks: 206.246.5952 Eposta: info@tdwi.org www.tdwi.org