SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu
Transkript
SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu
Yönetim Kılavuzu Revizyon D SaaS Email Archiving TELİF HAKKI Copyright © 2014 McAfee, Inc. İzinsiz kopyalamayın. TİCARİ MARKA ÖZELLİKLERİ McAfee, McAfee logosu, McAfee Active Protection, McAfee DeepSAFE, ePolicy Orchestrator, McAfee ePO, McAfee EMM, Foundscore, Foundstone, Policy Lab, McAfee QuickClean, Safe Eyes, McAfee SECURE, SecureOS, McAfee Shredder, SiteAdvisor, McAfee Stinger, McAfee Total Protection, TrustedSource, VirusScan, WaveSecure, McAfee, Inc. veya ABD ve diğer ülkelerdeki bağlı kuruluşlarının ticari veya tescilli markalarıdır. Diğer adlar ve markalar kendi sahiplerine aittir. Ürün ve özellik adları ve açıklamaları önceden bildirilmeksizin değiştirilebilir. En güncel ürünler ve özellikler için lütfen mcafee.com adresini ziyaret edin. LİSANS BİLGİLERİ Lisans Sözleşmesi TÜM KULLANICILARIN DİKKATİNE: SATIN ALMIŞ OLDUĞUNUZ LİSANSIN, LİSANSLI YAZILIMIN KULLANIMINA İLİŞKİN GENEL ŞART VE KOŞULLARI İÇEREN YASAL SÖZLEŞMESİNİ DİKKATLİCE OKUYUN. HANGİ LİSANS TÜRÜNÜ SATIN ALDIĞINIZI BİLMİYORSANIZ, YAZILIM PAKETİNİZLE BİRLİKTE VERİLEN VEYA SATIN ALMA İŞLEMİNİN BİR PARÇASI OLARAK AYRICA ALDIĞINIZ (BİR KİTAPÇIK, ÜRÜN CD'SİNDE BİR DOSYA VEYA YAZILIM PAKETİNİ İNDİRDİĞİNİZ WEB SİTESİNDE BULUNAN BİR DOSYA) SATIŞ, LİSANS VEYA SATIN ALMA SİPARİŞİ BELGELERİNE BAKINIZ. SÖZLEŞMEDE YER ALAN TÜM KOŞULLARI KABUL ETMİYORSANIZ, YAZILIMI YÜKLEMEYİN. MÜMKÜN OLMASI HALİNDE ÜRÜNÜ MCAFEE'YE VEYA SATIN ALDIĞINIZ YERE İADE EDEBİLİRSİNİZ. 2 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu İçindekiler Önsöz 5 Bu kılavuz hakkında . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hedef Kitle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kurallar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bu kılavuzda neler var . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . McAfee SaaS hizmet belgelerini bulma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5 5 6 6 1 Email Archiving 7 2 E-posta Arşivini Yönetme 9 Kurulum bilgileri ve kaynaklar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3 Email Archiving'i ayarlama Arşiv ayarlarında yapılan değişiklikleri yetkilendirme . Arşivi ilk kez ayarlama . . . . . . . . . . . . . İlk onaylayan e-posta adresinizi ekleme . . . . . . Depolama ayarlarını değiştirme . . . . . . . . . 4 11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Posta kaynaklarını oluşturma ve yönetme 15 Posta kaynağı bağlantısını ayarlama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Posta kaynağı uyarılarını yapılandırma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Posta sunucusunu yükseltme veya değiştirme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Geçmiş iletileri arşivleme İçe aktarma performansını daha iyi hale getirmek için birden fazla geçmiş posta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Posta sunucunuzu geçmiş iletileri arşivlemek üzere ayarlama . . . . . . . . Geçmiş posta kaynağını ayarlama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Farklı biçim türleri içeren geçmiş iletileri arşivleme . . . . . . . . . . . . 6 15 17 18 21 kaynağı kullanma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arşivde arama 22 22 23 23 25 Arama sonuçlarınızı iyileştirme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Yok sayılan sözcüklerden kaçınma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Basit Aramayı Kullanma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Basit Arama'yı kullanarak e-postaları bulma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gelişmiş Aramayı Kullanma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gelişmiş Arama'yı kullanarak e-postaları bulma . . . . . . . . . . . . . . . . . . Birden fazla dilde aramaya yönelik kurallar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Başlık aramada özel karakterlere yönelik kurallar . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arşiv Kimliği Aramasını Kullanma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arşiv Kimliği Araması'nı kullanarak e-postaları bulma . . . . . . . . . . . . . . . . Arşivlenmiş e-postayı görüntüleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . İletiyi görüntüleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Yeniden kullanmak için aramaları kaydetme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aramayı kaydetme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SaaS Email Archiving 11 12 12 13 25 31 31 32 34 34 36 36 37 37 37 37 38 38 Yönetim Kılavuzu 3 İçindekiler Kayıtlı bir aramayı çalıştırma . İletileri dışa aktarma . . . . . . . .zip dosyası kuralları . . . . .eml dosyalarını görüntülemek İletileri dışa aktarma . . . . 7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . İletileri temizleme 43 İletileri temizleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arşiv Uyumluluk Görevlisi rolü ayrıntıları . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Gruplar için tutma ayarını yapma Yasal bekletmeyi yönetme Rapor oluşturma Rapor çalıştırma . . . . . . . Rapor filtreleme . . . . . . . Rapor ayrıntılarını görüntüleme . Bir raporu indirme . . . . . . 47 47 48 48 48 49 50 50 51 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 51 52 52 11 Arşiv Eklentisini indirme 53 12 Sık sorulan sorular 55 13 Sorun Giderme 59 Bağlantı hatalarını giderme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Genel hata iletileri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Exchange Server günlük posta kutusuyla ilgili sorunlar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Geçmiş posta kaynaklarıyla ilgili sorunlar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Exchange Server 2003 içindeki bilinen bir sınırlama geçmiş verileri etkiliyor . . . . . . . . . . 14 4 45 46 47 Yasal bekletme nasıl çalışır . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Küresel yasal bekletmeyi etkinleştirme ve devre dışı bırakma . . . . . . . . . . . . . . . . Küresel yasal bekletmeyi etkinleştir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Küresel yasal bekletmeyi devre dışı bırakma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kullanıcıya özel yasal bekletmeler ekleme ve silme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kullanıcıya özel yeni bir yasal bekletme ekleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kullanıcıya özgü yasal bekletmeyi güncelleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kullanıcıya özel yasal bekletmeyi silme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 43 44 45 Grup oluşturma ve grup tutma ekleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir grup için genel arşiv saklama süresini geri yükleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 38 39 39 39 40 59 62 63 64 64 Kullanıcı arabirimi kuralları 67 Dizin 69 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Önsöz Bu kılavuzda, McAfee SaaS hizmetinizi yapılandırmak, kullanmak ve bakımını yapmak için ihtiyaç duyduğunuz bilgiler verilmektedir. İçindekiler Bu kılavuz hakkında McAfee SaaS hizmet belgelerini bulma Bu kılavuz hakkında Bu bilgiler kılavuzun hedef kitlesini, tipografik kurallarını ve bu kılavuzda kullanılan kuralları ve simgeleri ve kılavuzun nasıl düzenlendiğini açıklar. Hedef Kitle McAfee SaaS belgeleri dikkatle araştırılır ve hedef kitleye göre kaleme alınır. Bu kılavuzdaki bilgiler özellikle aşağıdaki kişilere yöneliktir: • Yöneticiler: Bir hizmeti yapılandıran ve belirli özelliklerini yöneten kişiler. Kurallar Bu kılavuzda aşağıdaki tipografik kurallar ve simgeler kullanılmaktadır. Kitap başlığı veya Vurgulama Bir kitabın, bölümün ya da konunun başlığı; yeni bir terimin sunumu; vurgu. Kalın Kuvvetle vurgulanan metin. Kullanıcı girişi veya Yol Kullanıcının girdiği komutlar ve diğer metinler; klasör veya program yolu. Kod Kod örneği. Kullanıcı arabirimi Seçenekler, menüler, düğmeler ve iletişim kutuları dahil kullanıcı arabirimindeki sözcükler. Köprü metni mavisi Bir konu başlığının veya web sitesinin canlı bağlantısı. Not: Ek bilgiler (bir seçeneğe erişmenin farklı yöntemi gibi). İpucu: Tavsiye ve öneriler. Önemli/Dikkat: Bilgisayar sisteminizi, yazılım yüklemenizi, ağınızı, işlerinizi veya verilerinizi korumaya yönelik değerli tavsiyeler. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 5 Önsöz McAfee SaaS hizmet belgelerini bulma Bu kılavuzda neler var Bu kılavuz ihtiyaç duyduğunuz bilgileri bulmanıza yardımcı olmak amacıyla düzenlenmiştir. Bu kılavuz, McAfee SaaS hizmetinizi kullanırken gerçekleştirmeniz gereken hedefleri desteklemek için işlevsel bölümlere ayrılmıştır. Her bölüm de, ilgili bilgileri özelliğe ve ilişkilendirilmiş görevlere göre gruplandıran bölümlere ayrılmıştır; böylece hedeflerinizi başarıyla gerçekleştirmek için ihtiyacınız olan konu başlığına doğrudan gidebilirsiniz. McAfee SaaS hizmet belgelerini bulma McAfee, kurulumdan günlük kullanıma ve sorun gidermeye kadar hizmet uygulanmasının her aşamasında ihtiyaç duyduğunuz bilgileri sağlar. Bir hizmet güncellemesi kullanıma sunulduktan sonra, ilgili bilgiler McAfee SaaS Email and Web Security Destek sitesine eklenir. Görev 6 1 http://support.mcafeesaas.com/ adresindeki McAfee SaaS Email and Web Security Destek sayfasına gidin. 2 Bilgi Bankası altında Referans Materyalleri seçeneğini tıklatın. 3 Referans Materyalleri sayfasında aşağı doğru kaydırarak ihtiyacınız olan bilgilere ulaşabilirsiniz: • Hizmet Geliştirmeleri ve Sürüm Notları • Eğitim Materyalleri • Hizmet Başvuru Kılavuzları SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 1 Email Archiving E-posta Arşivleme, merkezileştirilmiş konumu otomatik olarak e-postanızı arşivleyen bulut tabanlı bir hizmettir. Ek olarak, E-posta Arşivleme arşivlenen e-postayı aramanızı sağlar, böylece gerektiğinde hızlı bir şekilde iletilerinizi bulabilir ve alabilirsiniz. Şekil 1-1 E-posta Arşivleme mimarisi SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 7 1 Email Archiving 8 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 2 E-posta Arşivini Yönetme Müşteri Yöneticileri kullanıcıları ayarlamaktan, posta sunucularını yapılandırmaktan ve Control Console'daki posta kaynaklarını yönetmekten sorumludur. Kurulum bilgileri ve kaynaklar Müşteri Yöneticileri, Control Console'da görevleri gerçekleştirmeden önce ilgili tüm belgelere başvurmalıdır. Tablo 2-1 Kurulum belgeleri denetim listesi Belge Amaç Email Archiving Hizmet Etkinleştirme Kılavuzu Kurulum ve etkinleştirme işlemine genel bakış sunar. Ayrıca, müşteriye özel erişim ve bağlantı bilgilerini içerir. Account Management Administrator Guide (Hesap Yönetimi Yönetici Kılavuzu) Email Archiving'i ayarlamaya yönelik ön koşullar olarak kullanıcıların kurulumunu gerçekleştirmek ve Control Console'u yapılandırmak için gereken görevleri açıklar. Aşağıdaki bilgileri inceleyin: • Etki Alanlarını Yönetme • Kullanıcıları ve Diğer Yöneticileri Yönetme Email Archiving Quick Setup Guide for Microsoft Exchange Server (Microsoft Exchange Server için Hızlı Kurulum Kılavuzu) Email Archiving'de posta bağlantısı kurulumunu gerçekleştirmeye hazırlık olarak e-posta sunucularınızın yapılandırılması hakkında önemli bilgiler sağlar. Sunucunuz için uygun kılavuzu seçin: • Exchange Server 2000 • Exchange Server 2010 • Exchange Server 2003 • Exchange Server 2013 • Exchange Server 2007 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 9 2 E-posta Arşivini Yönetme Kurulum bilgileri ve kaynaklar 10 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 3 Email Archiving'i ayarlama Email Archiving hizmetini kullanabilmeniz için gerekli kurulum adımlarını gerçekleştirmelisiniz. Bu süreç, Veri Depolama Yeri, Arşiv Saklama Uzunluğu ve Seçici Temizleme seçeneklerinizin belirlenmesini içerir. Ayrıca en az bir arşiv değişikliği onaylayıcı eklemeniz gerekir. İçindekiler Arşiv ayarlarında yapılan değişiklikleri yetkilendirme Arşivi ilk kez ayarlama İlk onaylayan e-posta adresinizi ekleme Depolama ayarlarını değiştirme Arşiv ayarlarında yapılan değişiklikleri yetkilendirme Arşiv değişikliği onaylayıcısı, yöneticinin Email Archiving içindeki Depolama ayarlarında yapılan değişiklikleri incelemek ve ardından onaylamak veya reddetmek için yetkilendirdiği herhangi bir kişidir. Değişiklik Onayı yönetimi Müşteri Yöneticileri ve daha ileri düzey yönetim birimi, Depolama sekmesinin Değişiklik Onayı bölümünü kullanarak onay e-posta adreslerinin listesini yönetir. • Yöneticiler, gerektiği şekilde e-posta adresi ekleyebilir veya kaldırabilir. Maksimum onaylayıcı sayısı 10'dur. • Her yeni adres, yeni bir onaylayıcı olarak onaylanıp yetkilendirilmeden önce geçerli olarak doğrulanmalıdır. • İlk onaylayıcı eklendikten sonra e-posta adresi listesinde yapılan tüm değişiklikler, varolan bir arşiv değişikliği onaylayıcısı tarafından onaylanmalıdır. Onay işlemi Onay işlemi genellikle aşağıdaki adımlardan oluşur. 1 Bir yönetici, global tutma, seçici temizleme veya arşiv değişikliği onaylayıcılarının listesine yönelik ayarlarda bir değişiklik yapar. 2 Her bir arşiv değişikliği onaylayıcısına, değişikliği onaylaması veya reddetmesi için bir e-posta bildirimi gönderilir. 3 Bir arşiv değişikliği onaylayıcısı, değişikliği onaylayarak veya reddederek e-postayı yanıtlar. Yalnızca bir yanıt gereklidir. 4 İlk onaylayıcının kararı, tüm arşiv değişikliği onaylayıcılarına e-posta yoluyla bildirilir. 5 Değişiklik onaylanırsa, Depolama Yapılandırması raporuna kaydedilir. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 11 3 Email Archiving'i ayarlama Arşivi ilk kez ayarlama Arşivi ilk kez ayarlama Yeni bir Email Archiving kullanıcısıysanız, iletilerinizi arşivlemeye başlamadan önce ayarlama işlemini tamamlamanız gerekir. Başlamadan önce Ayarlama işlemini tamamlamak için bir Müşteri Yöneticisi veya daha üst düzeyde olmanız gerekir. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Email Archiving sekmesine tıklayın. Otomatik olarak Kurulum | Depolama sekmesine yönlendirilirsiniz. 2 Tercih ettiğiniz Veri Depolama Yeri'ni seçin. 3 Arşiv Saklama Uzunluğu'nuzu seçin. 4 Gerekirse Seçici Temizleme'yi seçip etkinleştirin. 5 Kaydet'i tıklatın. Bir ileti, seçiminizi onaylar. Bu noktada, Veri Depolama Yeri kaydedilir, ancak kilitlenmez. Posta kaynaklarınız etkin olana kadar bu değerde değişiklik yapmaya devam edebilirsiniz. Ondan sonra, değer kalıcı olarak ayarlanır. 6 Tamam'ı tıklatın. Otomatik olarak Posta Kaynakları sekmesine yönlendirilirsiniz. Burada şu işlemleri gerçekleştirmeniz gerekir: • Hesap Yönetimi'ndeki talimatları kullanarak kullanıcılarınızı ekleme. • Posta kaynaklarınızı ekleyin ve etkinleştirin. • Değişiklik Onayı altında en az bir arşiv değişikliği onaylayıcısı ekleme. İlk onaylayan e-posta adresinizi ekleme Pencerenin Değişiklik Onayı bölümüne en az bir arşiv değişikliği onaylayıcı e-posta adresi girmeniz gerekir. Yönetici olarak, kendi e-posta adresinizi eklemekle başlayabilirsiniz. E-posta adresi ekledikten sonra, Depolama sekmesinde geriye kalan seçenekler etkin duruma gelir ve daha fazla değişiklik yapabilirsiniz. Başlamadan önce Onaylayan e-posta adresi eklemek için bir Müşteri Yöneticisi veya daha yüksek düzeyde bir yönetici olmanız gerekir. Seçenek tanımları için, arabirimde Yardım öğesine tıklayın. Görev 12 1 Email Archiving | Kurulum | Depolama öğesini seçin. 2 Değişiklik Onayı bölümüne inin, Onaylayan E-posta Adresi alanına geçerli bir e-posta adresi girin ve Ekle'yi tıklatın. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 3 Email Archiving'i ayarlama Depolama ayarlarını değiştirme 3 Kaydet'i tıklatın. Sayfa, isteğinizi doğrular ve sistem girdiğiniz adrese bir e-posta gönderir. 4 E-posta istemcinizi çalıştırın ve Email Archiving'den gelen e-postayı açın. 5 Doğrula bağlantısını tıklatın. E-posta adresini onaylayıcı olarak eklediğinizi doğrulayan yeni bir web sayfasına yönlendirilirsiniz. 6 Email Archiving'e dönün. Sayfayı yenilemek için tekrar oturum açmanız veya Email Archiving sekmesini tıklatmanız gerekebilir. 7 Değişiklikleri görüntülemek için Email Archiving | Kurulum | Depolama öğesini seçin. Tüm seçenekler etkindir ve e-posta adresiniz Değişiklik Onayı listesinde Doğrulandı durumuyla güncellenir. Depolama ayarlarını değiştirme Ayarlama işlemi tamamlandıktan sonra, daha fazla değişiklik yapmak için istediğiniz zaman depolama ayarlarına dönebilirsiniz. Başlamadan önce Depolama ayarlarında daha fazla değişiklik yapmadan önce, ilk ayarlama işlemini tamamlamanız ve en az bir arşiv değişikliği onaylayıcısı eklemeniz gerekir. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Email Archiving | Kurulum | Depolama öğesini seçin. 2 Ayarları gerektiği şekilde değiştirin. • Yeni bir Veri Depolama Yeri seçin. Henüz bir posta kaynağını etkinleştirmediyseniz, Veri Depolama Yeri düzenlenebilir niteliktedir. • Yeni bir Arşiv Saklama Uzunluğu seçin. • Seçici Temizleme'yi etkinleştirin veya devre dışı bırakın. • Değişiklik Onayı altında bir arşiv değişikliği onaylayıcısı ekleyin veya kaldırın. Diğer kullanıcıların kendilerini eklediğinizden ve bir doğrulama e-postası almaları gerektiğinden haberdar olmalarını sağlayın. 3 Kaydet'i tıklatın. Değişikliğiniz kaydedilene kadar geçerli olmaz. Değiştirdiğiniz değer, bir arşiv değişikliği onaylayıcısı tarafından onaylanana veya reddedilene kadar kilitli kalır. Yeni arşiv değişikliği onaylayıcıları, onaylama veya reddetme işleminden önce e-posta adreslerini doğrulamalıdır. Durum değişikliklerini görüntülemek için sayfayı yenilemeniz veya tekrar oturum açmanız gerekir. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 13 3 Email Archiving'i ayarlama Depolama ayarlarını değiştirme 14 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 4 Posta kaynaklarını oluşturma ve yönetme Posta kaynaklarının eklenmesi ve sürdürülmesi, Email Archiving'in e-posta sunucularınızdan e-posta almasına ve bu iletileri arşivde depolamasına olanak tanır. Email Archiving'de posta kaynağı, bir e-posta sunucusundaki günlük posta kutusuna karşılık gelir. Microsoft Exchange'deki günlüğe alma özelliği, Exchange Server tarafından işlenen tüm gönderilen ve alınan e-posta iletilerinin bir kopyasını veya günlüğünü kaydeder. Günlüğe alma, gizli kopyaların (BCC) ve dağıtım listesi alıcılarının yakalanmasını ve arşivlenmesini sağlar. Exchange Server bu kopyalanan e-postayı, aynı şekilde Exchange Server üzerinde bulunan, günlük alıcı posta kutusu olarak adlandırılan ayrılmış bir posta kutusuna gönderir. Daha sonra hizmet, bu günlük alıcı posta kutusundan e-postayı alır ve arşivler. Her Exchange veritabanı kendi günlük posta kutusuna sahip olabilir. Tek bir sunucu üzerinde birden fazla günlük posta kutusuna ve ortamınızda birden fazla sunucuya sahip olabilirsiniz. Etkinleştirildiğinde, Email Archiving mevcut ileti olup olmadığını denetlemek için her posta kaynağını 15 dakikada bir yoklar. Daha sonra, yeni iletiler başka bir konumdaki artık arşivlere çekilir. Posta kaynaklarını yönetme, hem etkin hem de geçmiş kaynaklar için posta kaynaklarının oluşturulmasını ve sürdürülmesini içerir. İçindekiler Posta kaynağı bağlantısını ayarlama Posta kaynağı uyarılarını yapılandırma Posta sunucusunu yükseltme veya değiştirme Posta kaynağı bağlantısını ayarlama Email Archiving ile posta sunucunuz arasında iletişim sağlamak için posta kaynağı ekleyin ve bağlantı seçeneklerini yapılandırın. Posta kaynakları hem etkin günlük posta kutuları hem de geçmiş iletiler için gereklidir. Başlamadan önce Şu kuralları izleyin: • Bir posta kaynağını ayarlamak veya değiştirmek için Müşteri Yöneticisi olmanız gerekir. • Posta sunucunuzdaki posta kutusunu doğru şekilde yapılandırdığınızdan emin olun. • İlk posta kaynağınızı eklemeden ve etkinleştirmeden önce Hesap Yönetimi içinde kullanıcılarınızı sağlayın. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 15 4 Posta kaynaklarını oluşturma ve yönetme Posta kaynağı bağlantısını ayarlama Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Email Archiving | Kurulum | Posta Kaynakları öğesini seçin. 2 Yeni'ye tıklayın. Bu posta kaynağı sizin için ilkse bir ileti görüntülenir. Posta kaynaklarını ayarlamadan önce Hesap Yönetimi'nde kullanıcılarınızı oluşturun. Devam etmek için Tamam'ı veya kullanıcılarınızı henüz ayarlamadıysanız İptal'e tıklayın. Şekil 4-1 Yeni Posta Kaynağı penceresi 3 Bağlantı seçeneklerini yapılandırın. Bu seçenekler Email Archiving'in posta sunucusuyla iletişim kurmasını sağlar. 4 Sertifika yetkilisi doğrulaması istenip istenmeyeceğini seçin. 5 Posta kaynağının Geçmiş iletilere yönelik olup olmadığını seçin. Bu seçeneğin tercih edilebilmesi için, geçmiş iletiler için ek depolama alanı gereklidir. 6 Yeni posta kaynağının etkinleştirilip etkinleştirilmeyeceğini seçin. Kaydet düğmesinin artık etkin olmadığına dikkat edin. 7 Posta kaynağının sessiz süre kullanıp kullanmadığını seçin. Sessiz süre en az 30 dakika olmalı, ancak 10 saatten fazla olmamalıdır. 8 Gerekirse posta sunucusuyla olan bağlantıyı test edin. Kaydet düğmesi artık etkindir. 16 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Posta kaynaklarını oluşturma ve yönetme Posta kaynağı uyarılarını yapılandırma 9 4 Posta kaynağını kaydedin: • Etkin olmayan bir posta kaynağını kaydetmek için, Sunucu Adı, Port ve Posta Kutusu Kullanıcı Adı alanlarını doldurun. • Etkin bir posta kaynağını kaydetmek için, tüm alanları doldurmanız, Etkin'i seçin ve Bağlantıyı Test Et'i tıklatıp başarılı bir sonuç alın. a Seçimlerinizi doğrulayın. b Kaydet'i tıklatın. Yeni Posta Kaynağı penceresi kapatılır. Posta kaynağı, artık posta sunucunuzdan arşive e-posta iletileri aktarmak üzere yapılandırılmış durumdadır. Posta kaynağı uyarılarını yapılandırma Posta kaynağı uyarılarını ayarlama, posta kaynağınızın bağlantısı, kimlik doğrulama, alma veya günlük kuyruğuyla ilgili sorunlar olduğunda otomatik olarak bildirim almanızı sağlar. Başlamadan önce • Bir posta kaynağını ayarlamak veya değiştirmek için Müşteri Yöneticisi olmanız gerekir. • Uyarıları yapılandırmadan önce Bağlantı sekmesindeki tüm gerekli posta kaynağı ayarlarını doldurmanız ve kaydetmeniz gerekir. Seçenek tanımları için, arabirimde Yardım öğesine tıklayın. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 17 4 Posta kaynaklarını oluşturma ve yönetme Posta sunucusunu yükseltme veya değiştirme Görev 1 Bir posta kaynağı seçin ve Uyarılar sekmesini tıklatın. Şekil 4-2 Posta Kaynakları penceresi Uyarılar sekmesi 2 Formu doldurun ve Kaydet'i tıklatın. Posta sunucusunu yükseltme veya değiştirme Posta sunucunuzdaki Exchange Server sürümünü yükseltin veya tüm postaların düzgün şekilde arşivlendiğinden emin olarak varolan bir posta sunucusunu değiştirin. Başlamadan önce Her iki posta sunucunuzda görev gerçekleştirebilmeniz ve Control Console posta kaynaklarını değiştirebilmeniz gerekir. Görev 1 Sunucunuza veya sunucunuzdan posta göndermeye yönelik tüm özellikleri kaldırın. 2 Günlük posta kutusunu, tüm postalar Email Archiving tarafından alınıp kaldırılıncaya kadar izleyin. 3 Control Console'u açın ve geçerli olarak eski sunucuyu gösteren her bir posta kaynağının Etkin ayarının seçimini kaldırın. Bu, yükseltme sırasında Email Archiving'in günlük posta kutularınızdan e-posta içe aktarmaya çalışmasını önleyecektir. 18 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Posta kaynaklarını oluşturma ve yönetme Posta sunucusunu yükseltme veya değiştirme 4 4 Yükseltmenizi gerçekleştirin ve günlüğe alma etkinleştirilinceye kadar hiçbir e-postanın sunucunuza veya sunucunuzdan teslim edilmediğinden emin olun. 5 Yükseltmeniz tamamlandığında ve günlüğe alma etkinleştirildiğinde, e-postaların sunucunuza gelmesine izin verin. 6 Control Console'u açın ve posta kaynaklarınızı yeni sunucu için doğru adresi ve posta biçimini kullanacak şekilde düzenleyin. 7 Her bir posta kaynağını etkinleştirin, test edin ve kaydedin. 8 a Etkin'i seçin. b Email Archiving'in sunucuya bağlanabildiğini doğrulamak için Bağlantıyı Test Et'i tıklatın. c Kaydet'i tıklatın. Postanın düzgün alındığından emin olmak için günlük posta kutularınızı izleyin. Posta kaynağınızın, yaklaşık olarak etkinleştirildikten sonraki 15 dakika içinde yeni iletiler için yoklanması gerekir. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 19 4 Posta kaynaklarını oluşturma ve yönetme Posta sunucusunu yükseltme veya değiştirme 20 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 5 Geçmiş iletileri arşivleme Posta kaynağı işlemi, geçmiş veri depolama için de kullanılabilir. Ancak, iki işlem arasında önemli farklılıklar vardır. Geçmiş ileti depolama şunlar için kullanılabilir: • Email Archiving öğesini etkinleştirmeden önce kaydedilen e-posta mesajları. • Exchange günlüğe alma işleminin dışında kaydedilen e-posta iletileri. • .pst dosyalarına kaydedilen e-posta iletileri. • Hala Exchange Server üzerinde bulunan e-posta iletileri. Geçmiş veri depolamayı farklı kılan nedir? • Standart e-postalar tutma süresine göre depolanırken, geçmiş iletiler süresiz olarak arşivlenir. • Arşivdeki toplam geçmiş ileti sayısı, Hizmet Sözleşmenizde satın aldığınız depolama alanıyla sınırlıdır. Geçmiş arşivleme işlemi Geçmiş posta kaynağı etkinken, sistem, posta sunucusundaki geçmiş posta kutusuna taşınan tüm iletileri alır. Her ileti arşive taşınırken, aynı zamanda posta kutusundan silinir. Bu işlem, posta kutusu boşalıncaya veya geçmiş depolama alanı doluncaya kadar devam eder. Email Archiving, geçmiş veri depolama sınırına ulaşıldığında otomatik olarak geçmiş posta kaynağını devre dışı bırakır. Devam etmek için daha fazla depolama alanı satın alın ve geçmiş posta kaynağını yeniden etkinleştirin. Geçmiş arşivlemeyi izleme Email Archiving, tamamlandığında veya kullanılabilir depolama alanınızı tükettiğinizde size otomatik olarak bildirimde bulunmak üzere Posta Kaynağı uyarıları özelliğini kullanır. Geçmiş depolama alanınızın durumuyla ilgili bildirim almak için uyarıları etkinleştirin. Ayrıca, aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz: • İletilerin hala arşivlenmek üzere bekleyip beklemediğini görmek için posta sunucusundaki geçmiş posta kutusunu denetleyin. • Genel Bakış sekmesini görüntüleyin ve posta kaynağının etkin olup olmadığına bakın. • Genel Bakış sekmesini görüntüleyin ve Geçmiş Veri Depolama Kullanımı alanının değerini denetleyin. İçindekiler İçe aktarma performansını daha iyi hale getirmek için birden fazla geçmiş posta kaynağı kullanma Posta sunucunuzu geçmiş iletileri arşivlemek üzere ayarlama Geçmiş posta kaynağını ayarlama Farklı biçim türleri içeren geçmiş iletileri arşivleme SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 21 5 Geçmiş iletileri arşivleme İçe aktarma performansını daha iyi hale getirmek için birden fazla geçmiş posta kaynağı kullanma İçe aktarma performansını daha iyi hale getirmek için birden fazla geçmiş posta kaynağı kullanma Geçmiş postaları içe aktarmak için gereken süre, e-posta sunucunuzun kullanılabilir kaynaklarına ve Internet bağlantısına bağlıdır. Birden fazla geçmiş posta kaynağı oluşturarak, büyük bir geçmiş içe aktarmasını tamamlamak için gereken süreyi azaltabilirsiniz. Geçmiş içe aktarma performansını daha iyi hale getirmek için aşağıdaki ipuçlarını göz önünde bulundurun: • Birkaç yüz GB'den büyük içe aktarmalar için, geçmiş verileri geçici bir ayrılmış sunucuda hazırlayabilirsiniz. Bu strateji, maksimum miktarda sunucu/disk GÇ'sini içe aktarma işlemine ayırmanıza olanak sağlar ve üretim ortamı üzerindeki etkiyi azaltır • Hazırlama sunucusunda, her biri aynı miktarda geçmiş verilerle doldurulmuş ve her biri ayrı bir geçmiş posta kaynağına sahip olan birden fazla gelen kutusu oluşturmayı düşünün • Müşteriler, "kritik yol" ağ bant genişliklerinde ve altyapılarında felç edici darboğazların olmadığını doğrulayabilirler. Posta sunucunuzu geçmiş iletileri arşivlemek üzere ayarlama Geçmiş iletileri arşivlemek için ön koşul olarak, posta sunucunuzda atanmış bir geçmiş posta kutusu oluşturun. Başlamadan önce Şu kuralları izleyin: • Tüm geçmiş iletilerin aynı biçimde olması gerekir. Zarf-günlüğe alınmış ve günlüğe alınmamış iletileri bir arada kullanırsanız, Email Archiving'de arşivleme sorunlarıyla veya beklenmedik arama sonuçlarıyla karşılaşabilirsiniz. • Sunucudaki geçmiş posta kutusu bir günlük posta kutusu olamaz. • Tüm iletileri arşivlendikten sonra silineceğinden, geçmiş posta kutusu, etkin bir kullanıcıya ait olamaz • Geçmiş posta kutusuna ileti iletmeyin veya göndermeyin. İleti iletme veya gönderme, gönderici/alıcı bilgilerini ve ileti hakkındaki diğer meta verileri değiştirir. • Geçmiş iletilerin arşivlenen sürüme ek olarak bir kopyasını tutmak için, bu iletileri geçmiş ileti posta kutusu dışında bir konuma kopyalayın. Görev 1 Posta sunucunuzda geçmiş e-postalar için bir posta kutusu oluşturun. 2 Arşivlemek istediğiniz iletileri geçmiş posta kutusuna kopyalayın. Bu iletiler kullanıcı posta kutuları veya kullanıcı .pst dosyaları kaynaklı olabilir. Tüm iletilerinizi kopyaladıktan sonra, Email Archiving'de oturum açmaya ve yeni bir geçmiş posta kaynağı oluşturmaya hazır duruma gelirsiniz. 22 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Geçmiş iletileri arşivleme Geçmiş posta kaynağını ayarlama 5 Geçmiş posta kaynağını ayarlama Bir posta kaynağını, geçmiş iletilerinizi arşivlemek üzere yapılandırın. Başlamadan önce Posta sunucunuzdaki posta kutusunu, geçmiş iletileri arşivlemek üzere doğru şekilde yapılandırdığınızdan emin olun. Geçmiş posta kaynağı oluştururken şu kuralları izleyin: • İletilerin başta günlüğe kaydedildiği Exchange sürümüne uyan İleti Biçimi türünü kullanın. Bu durum geçerli değilse Genel'i seçin. • Her zaman Geçmiş'i seçin. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Email Archiving | Kurulum | Posta Kaynakları'nı seçin ve Yeni'yi tıklatın. Yeni Posta Kaynağı penceresi görünür. 2 Formu doldurun ve Kaydet'i tıklatın. Farklı biçim türleri içeren geçmiş iletileri arşivleme Geçmiş iletileri arşivlerken, tüm iletilerin aynı türde olması gerekir. Farklı biçimlerde mesajlar bir arada kullanmışsa, mesajları ayırın ve ilgili posta kaynaklarında arşivleyin. Başlamadan önce Posta sunucularını yönetmeye ve posta kaynaklarını ayarlamaya yönelik bilgileri inceleyin. Görev 1 Posta sunucularınızda her biçim türü için ayrı bir geçmiş posta kutusu oluşturun. 2 İletilerinizi posta sunucularınızda karşılık gelen geçmiş posta kutularına alarak düzenleyin. 3 Email Archiving'de, ilk geçmiş posta kutusunu gösteren bir posta kaynağı oluşturun. 4 İleti Biçimi türünü uygun biçime ayarlayın. 5 Posta kaynağını etkinleştirin ve tüm iletileri ilişkili posta kutusunda arşivleyin. 6 Kalan ileti biçimlerinin her biri için işlemi tekrarlayın. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 23 5 Geçmiş iletileri arşivleme Farklı biçim türleri içeren geçmiş iletileri arşivleme 24 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 6 Arşivde arama Arama oluşturmak, geçerli olarak arşivde depolanan e-posta iletilerini bulmanıza, görüntülemenize ve dışa aktarmanıza olanak tanır. Bir arama oluşturmak için, kriter alanlarına ileti (veya iletiler) hakkında neler bildiğinizi yazın ve Ara'yı tıklatın. İçindekiler Arama sonuçlarınızı iyileştirme Yok sayılan sözcüklerden kaçınma Basit Aramayı Kullanma Gelişmiş Aramayı Kullanma Arşiv Kimliği Aramasını Kullanma Arşivlenmiş e-postayı görüntüleme Yeniden kullanmak için aramaları kaydetme İletileri dışa aktarma Arama sonuçlarınızı iyileştirme Birkaç yararlı uygulamayı ve kuralı takip ederek arama sonuçlarınızı geliştirebilirsiniz. İhtiyacınız olan e-postaları hızlı biçimde bulmak için arama terimleri ve filtreleme özelliklerinin doğru kombinasyonunu kullanın. Temel arama kuralları • Yeni bir arama başlatmak için en az bir arama alanını doldurun. Ne kadar çok alanı doldurursanız, aramanız o kadar ayrıntılı hale gelir ve böylece sonuçların sayısı da o kadar sınırlı olur. • Arama alanları büyük-küçük harfe duyarlı değildir. Satış Raporları araması ile satış raporları araması aynıdır. • Arama terimlerinizi dikkatli seçin. Bulmak istediğiniz iletilere özel sözcükler veya tümceler kullanın. a, an ve the gibi genel sözcük veya tümceler kullanmaktan kaçının. Karmaşık aramalar için diğer kurallar • Çoğu özel karakter (+-&!>< dahil) bir sözcük veya tümce içinde kullanıldığında düz metin olarak yorumlanır. Diğer özel karakterler (# dahil) yoksayılır. • Arama, sondaki yıldız işareti (*) ve soru işareti (?) genel arama karakterlerini destekler. Yıldız işaretiyle arama, bir veya daha fazla karakteri arar. Soru işareti tek bir karakteri arar. • E-posta adresleri, tam adres, yalnızca etki alanı veya adresin herhangi bir bölümü kullanılarak aranabilir. • Girdiğiniz metnin arama tarafından nasıl yorumlanmasını istediğinizi belirlemek için Tümce, Herhangi Bir Sözcük veya Tüm Sözcükler öğesini seçin. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 25 6 Arşivde arama Arama sonuçlarınızı iyileştirme Özel karakterlere yönelik kurallar • Özel karakterleri kendi başlarına kullanmayın. • Bazı özel karakterlere izin verilir ve bu karakterler bir alfasayısal dizenin parçası olarak kullanıldığında düz metin olarak yorumlanabilir. • Bir dizenin başında veya sonunda bulunan özel karakterler genellikle yoksayılır. Tablo 6-1 Düz metin olarak yorumlanan özel karakterler Özel Karakter Ad + Artı İşareti - Tire & Ve İşareti | Çubuk ! Ünlem ) Sağ Parantez ( Sol Parantez { Sol Büyük Ayraç } Sağ Büyük Ayraç [ Sol Köşeli Ayraç ] Sağ Köşeli Ayraç ^ Düzeltme İmi " Tırnak İşaretleri ~ Yaklaşık İşareti : İki Nokta Üst Üste Genel arama karakterleriyle arama Arşiv araması, dize içine veya dize sonuna yerleştirilmiş şekilde, yıldız işareti (*) ve soru işareti (?) olmak üzere iki tür genel arama karakterini destekler. • Genel arama karakteri, bir metin dizesinin başına yerleştirilemez. • Genel arama karakterinin arama teriminin çok başlarına veya geriye çok az karakter kalacak şekilde sonlarına yerleştirilmemesi önerilir. Örneğin, atlar* kullanılarak yapılan bir arama a* veya a*a kullanılarak yapılan bir aramaya göre daha iyi ve daha hızlı sonuçlar sağlar. • Genel arama karakterleri tümce aramasında kullanılamaz. Genel arama karakterlerinin özel karakterlerle birleştirilmesi, tutarsız arama sonuçlarına neden olabilir. Örneğin .doc* ve doc* ifadeleri farklı sonuçlar döndürür. Yıldız işareti (*) genel arama karakteri örnekleri Yıldız işaretiyle (*) arama, bir veya daha fazla karakteri arar. 26 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Arşivde arama Arama sonuçlarınızı iyileştirme 6 Tablo 6-2 Yıldız işareti (*) genel arama karakteri örnekleri Arama Terimi Şunları Döndürür... greg* greg, gregs, gregg, gregory, gregorian gre* greg, gregs, gregg, gregory, gregorian mete, metre, metrik me*e meşe, metre, merve, meyve *met ifadesine izin verilmez Soru işareti (?) genel arama karakteri örnekleri Soru işareti (?) tek bir karakteri arar. Tablo 6-3 Soru işareti (?) genel arama karakteri örnekleri Arama Terimi Şunları Döndürür... greg? gregs, gregg met? meta, mete me?e meşe me??e metre, merve, meyve ?met ifadesine izin verilmez E-posta adresleri Kimden ve Alıcı alanları ileti başlığının kime ve kimden alanlarında e-posta adresi aramanıza olanak tanır. John.Smith@ornek.com gibi tam bir e-posta adresini, sadece yerel kısmını (John.Smith) veya sadece etki alanını (ornek.com) arayabilirsiniz. Buna ek olarak, her bir tümcenin John, Smith, example veya com gibi kısımlarını kullanarak yerel ve etki alanı içinde arayabilirsiniz. Arama sonuçlarınızı genişletmek veya daraltmak için farklı arama seçeneklerini stratejik olarak kullanın. • Sonuçlarınızı belirli bir adresle sınırlamak için tam adresi kullanın. • Belirli bir kullanıcı hesabı veya adı ile ilişkili tüm iletileri bulmak için yerel kısmını kullanın. • Belirli bir etki alanıyla ilişkili tüm iletileri bulmak için etki alanı kısmını kullanın. • Aramanızı bir veya daha fazla terimle ilişkili tüm adresleri bulmak için genişletmek üzere adresin sadece belli kısımlarını kullanın. E-posta adresinde büyük/küçük harf veya metin türünde geçiş nedeniyle mevcut olan tüm kısımları veya terimleri arayabilirsiniz. • Özel karakterle ayrılmış metin. • Büyük ve küçük harfler arasında geçiş yapan. • Alfabetik ve sayısal karakterler arasında geçiş yapan. E-posta adreslerinde arama terimleriyle genel arama karakterlerini kullanabilirsiniz. Eksiksiz bir yerel kısım, etki alanı veya adres oluşturmayan arama terimleri bileşimleriyle arama yapamazsınız. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 27 6 Arşivde arama Arama sonuçlarınızı iyileştirme Tablo 6-4 Şu e-posta adresi için aramalar: JohnH.Smith7@alt.ornek.com E-posta adresinin Geçerli arama terimleri şunları içerir: kısımlarını ara... Geçersiz arama terimleri şunları içerir: Tam e-posta adresi • JohnH.Smith7@alt.ornek.com • JohnH.Smith7@alt.ornek • Smith7@alt.ornek.com Yerel kısım Etki alanı • JohnH.Smith7 • Smith • JohnH • John • 7 • Smith7 • H • JohnH.Smith • alt.ornek.com • alt.ornek • alt • ornek.com • ornek • com Bazı durumlarda, e-posta adresini içeren bir ekran adı görüntülenir. Örneğin, John Smith <admin@ornek.com>. Burada, ilk defa John veya soyadı Smith için yapılan arama John Smith ve e-posta adresi admin@ornek.com ile ilişkili iletileri döndürür. 28 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Arşivde arama Arama sonuçlarınızı iyileştirme 6 E-posta adresi arama örnekleri Tablo 6-5 E-posta adresi arama örnekleri Arama Terimi Şunları Döndürür... meta • Greg Brown <greg@company.com > • MetaVeri Bölümü <mv99@ozel.com> • Meta Veri <meta.veri@diger.com > • Genel Veri <meta111@ozel.com> • Meta Veri <mveri@test.com> • Genel Satış Bölümü <genel.satisbolumu@m eta.com> • Meta Veri Bölümü <meta99@test.com> greg smith • Greg Brown <greg@company.com > • Genel Satış Bölümü <genel.satisbolumu@m eta.com> • Gregory Smith <greg@diger.com> • Genel Veri <gveri99@test.com> • Meta Veri <mveri@test.com> • Toplam Veri <tveri@sirket.com> • Meta Veri Bölümü <meta99@test.com> • İşlenenV <islenen_veri@diger.co m> • MetaVeri Bölümü <mv99@ozel.com> • Genel V. Sorumlusu <g.vsorumlusu@veri.c om> • Genel Veri <meta111@ozel.com> sirket.com • Meta V. Sorumlusu <meta@sirket.com> • Toplam Veri <tveri@sirket.com> alt.sirket.com • Greg Brown <greg@alt.sirket.com> • John Smith <jsmith@alt.sirket.com> SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 29 6 Arşivde arama Arama sonuçlarınızı iyileştirme Tablo 6-5 E-posta adresi arama örnekleri Arama Terimi Şunları Döndürür... greg@sirket.com • Meta V. Sorumlusu <meta@sirket.com> • Tom Jones <greg@sirket.com> me* • MetaVeri Bölümü <mv99@ozel.com> • İdari Merci <merci333@sirket.co m> • Mesleki Eğitim <me@test.com> • Genel Satış Bölümü <genel.satisbolumu@m eta.com> • Genel Veri <meta111@ozel.com> • ML Bolumu <mlbolumu@metalurji .com> Tümce, herhangi bir sözcük veya tüm sözcükler seçenekleriyle arama Arşiv araması, bir e-posta içindeki belirli sözcükleri veya tümceleri aramanıza olanak tanır. Ek olarak, sonuçlarınızı filtrelemek için metin alanlarına bazı kurallar uygulayabilirsiniz. Bir metin alanına birden çok arama terimi girerken, bunların tam tümce, ayrı terimler veya bir terim grubu olarak işlenmesini sağlayabilirsiniz. Aramalarınızda a, an veya the gibi genel kelimeler kullanmaktan kaçının. Arama normalde genel sözcükleri yok sayar. Bunların yerine, görüntülemek veya indirmek istediğiniz e-postalara özel sözcükler ya da tümceler kullanın. • Tümce araması — Tam olarak girilen sözcük sırasıyla tam tümceyi içeren e-postaları bulur. • Herhangi bir sözcük araması — Sıradan bağımsız olarak bir veya daha fazla sözcüğü içeren e-postaları bulur. • Tüm sözcükler araması — Tüm sözcükleri herhangi bir sırayla içeren e-postaları bulur. Tümce aramasında genel arama karakterlerini kullanamazsınız. Tümce, herhangi bir sözcük veya tüm sözcükler seçeneklerine örnekler İş bülteni terimlerine yönelik bir arama, kuralları uygulama biçiminize göre farklı sonuç kümeleri döndürür. 30 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Arşivde arama Yok sayılan sözcüklerden kaçınma 6 Tablo 6-6 İş bülteni için tümce, herhangi bir sözcük veya tüm sözcükler araması Kural Şu metni döndürür... Ancak şunu döndürmez... Tümce • salı iş bülteni • iş ulaşım bülten i • ulaşım bülten i • stok bülten i • stok ulaşım • iş bülteni geri bildirimi • iş faaliye tleri bülten i Herhangi bir sözcük Tüm sözcükler • salı iş bülteni • stok bülteni • iş bülteni geri bildirim i • iş faaliyet leri bülteni • iş ulaşım bülteni • ulaşım bülteni • stok ulaşım • salı iş bülteni • stok bülteni • iş bülteni geri bildirimi • stok ulaşım • iş ulaşım bülteni • ulaşım bülteni • iş faaliyetleri bülteni Yok sayılan sözcüklerden kaçınma Yok sayılan sözcükler, benzersiz sonuç döndürme olasılığı çok düşük olduğundan bir arama terimi gönderdiğinizde sistem tarafından yok sayılan sözcüklerdir. Bir arama terimi girerken, bulmak istediğiniz e-posta iletilerine özel sözcük ve tümceleri kullanmalı ve genel veya sık kullanılan sözcük ya da tümcelerden kaçınmalısınız. Email Archiving birkaç dili destekler ve her biri için bir yok sayılan sözcük listesi tutar. Basit Aramayı Kullanma Basit arama seçenekleri kullanıcıların hızlı bir şekilde arşivdeki e-posta iletilerini aramalarını sağlar. İleti gönderildiğinde ve e-posta göndericisi, e-posta alıcısı ve e-postada bulunan sözcük veya tümcelere göre bir veya daha fazla kritere bağlı olarak arayabilirsiniz. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 31 6 Arşivde arama Basit Aramayı Kullanma Basit Arama'yı kullanarak e-postaları bulma E-postaları e-posta adresine, bir tarih aralığına veya metne göre bulmak için arama formunu kullanın. Şu kuralları izleyin: • Tek bir değerle eşleşen iletileri bulmak için bir alanı doldurun. • Değerlerin tümü ile eşleşen iletileri bulmak için birden çok alanı doldurun. • Bir Tümce, Herhangi bir sözcük veya Tüm sözcükler aramasındaki sonuçları filtrelemek için ek alanları bir İleti Metni aramasıyla birleştirin. • Tümce öğesini seçtiğinizde genel arama karakterlerini kullanamazsınız. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Email Archiving | Arşivlenen İletiler öğesini seçin. Arama varsayılan olarak görüntülenir. 2 3 Aşağıdaki alanlardan bir veya daha fazlasını doldurun: • Kimden • Alıcı • Tarih Aralığı • İleti Metni Ara'yı tıklatın. Arama kriterlerinizle eşleşen e-postalar, Sonuçlar panelinde görüntülenir. Arama örnekleri Aşağıdaki örneklerde, iki benzer aramanın sonuçlarını karşılaştırılmaktadır; bunlardan biri İleti Metni aramasında Tümce olanağını, diğeri ise Herhangi bir sözcük olanağını kullanmaktadır. 32 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Arşivde arama Basit Aramayı Kullanma 6 Tablo 6-7 Arama örnekleri Kriterler Şunları Döndürür... Şunu Döndürmez... • Alıcı: emre@etkialani.com Emre'ye Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve iş bülteni tümcesini içeren postalar. • Emre'ye Haziran 2009'da gönderilen ve iş bülteni tümcesini içeren postalar. • Tarih Aralığı: 1.7.2009-1.11.2009 • Tümce ile İleti Metni: iş bülteni • Emre'ye Ağustos 2009'da gönderilen ve iş faaliyetleri bülteni tümcesini içeren postalar. • Murat'a Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve iş bülteni tümcesini içeren postalar. • Alıcı: emre@etkialani.com • Tarih Aralığı: 1.7.2009-1.11.2009 • Herhangi Bir Sözcük ile İleti Metni: iş bülteni Emre'ye Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, iş veya bülteni sözcüğünü içeren postalar: • Emre'ye Haziran 2009'da gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, iş veya bülteni sözcüğünü içeren postalar: iş bülteni, iş gezisi, stok bülteni. • iş bülteni • Murat'a Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, iş veya bülteni sözcüğünü içeren postalar: iş bülteni,iş gezisi,stok bülteni. • iş gezisi • stok bülteni • Alıcı: emre@etkialani.com • Tarih Aralığı: 1.7.2009-1.11.2009 • Tüm sözcükler ile İleti Metni: iş bülteni Emre'ye Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, konu satırında iş veya bülteni sözcüğünü içeren postalar: • iş bülteni • iş faaliyetlerinin haftalık bülteni • iş yazılımlarının satış bülteni • Emre'ye Haziran 2009'da gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, konu satırında iş ve bülteni sözcüklerinin her ikisini de içeren postalar: iş bülteni ve iş faaliyetlerinin haftalık bülteni. • Emre'ye Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere, konu satırında iş veya bülteni sözcüklerinden yalnızca birini içeren postalar: iş toplantısı, iş gezisi, stok bülteni. • Murat'a Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve iş bülteni, iş faaliyetlerinin haftalık bülteni ve iş yazılımlarının satış bülteni de dahil olmak üzere, konu satırında her SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 33 6 Arşivde arama Gelişmiş Aramayı Kullanma Tablo 6-7 Arama örnekleri (devamı) Kriterler Şunları Döndürür... Şunu Döndürmez... iki sözcüğü de içeren postalar. • Emre'ye Temmuz ve Ekim 2009 arasında gönderilen ve konu satırında iş, ileti gövdesinde ise bülteni sözcüğünü içeren postalar. Gelişmiş Aramayı Kullanma Gelişmiş arama seçenekleri, Müşteri Yöneticilerinin basit aramanın izin verdiğinden daha geniş arşivlenen ileti öğeleri için arama kriteri tanımlamalarını sağlar. Sonuç olarak aramalarınızda daha hassas olabilirsiniz. Bu seçenekleri kullanarak aşağıdakilere göre iletileri arayabilirsiniz • İleti başlığı • Konu satırı • İleti gövdesi • Ek gövdesi Ek olarak, şunlar dahil bilgiler için ileti meta verilerini arayabilirsiniz: • Eklerin adları • İleti boyutları Gelişmiş Arama'yı kullanarak e-postaları bulma Daha karmaşık aramalar yapmak ve arama terimlerinizi iyileştirmek için gelişmiş arama seçeneklerini kullanın. Şu kuralları izleyin: • İçerik alanlarından her biri için eşleştirme kurallarını belirtmek üzere Tümce, Herhangi Bir Sözcük ve Tüm Sözcükler seçeneğini uygulayın: Başlık, Konu, Gövde, Ek İçeriği. • Bir içerik aramada dört alanın tümü için de kuralları ayarlamak üzere Tümü veya Herhangi Biri'ni uygulayın. • En kısıtlayıcı seçenek, Tümü'nü bir Tümce aramasıyla birleştirmektir. • En az kısıtlayıcı seçenek ise Herhangi Biri'ni Herhangi Bir Sözcük ile birleştirmektir. • Genel arama karakterleri Tümce aramasında kullanılamaz. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 34 1 Email Archiving | Arşivlenen İletiler öğesini seçin. 2 Kriterler panelinde Gelişmiş Arama'yı seçin. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Arşivde arama Gelişmiş Aramayı Kullanma 3 4 6 E-posta adresine veya tarihe göre aramak için aşağıdaki alanlardan herhangi birini doldurun: • Kimden • Alıcı • Tarih Aralığı İleti içeriğini aramak için, Başlık, Konu, Gövde veya Ek içeriği de dahil olmak üzere ileti alanlarından herhangi birini doldurun. a Birbiriyle ilişkili arama terimlerini kısıtlamak için Tümü veya Herhangi Biri'ni seçin. b Her alana arama sözcüklerinizi gerektiği şekilde girin. c Arama kriterlerinizin her birini iyileştirmek için Tümce, Herhangi Bir Sözcük veya Tüm Sözcükler'i seçin. 5 Belirli bir dosya ekine sahip iletileri bulmak için bir Ek Adı girin. 6 İleti Boyutu (KB) seçeneğini seçin ve KB olarak boyut değerini yazın veya boyut aralığını girin. 7 Ara'yı tıklatın. Arama kriterlerinizle eşleşen e-postalar, Sonuçlar panelinde görüntülenir. Gelişmiş Arama örnekleri Aşağıdaki örnekler, Tümü ve Herhangi Biri'ni kullanarak ve içerik aramada Tümce ve Herhangi Bir Sözcük'ü kullanarak dört benzer aramanın sonuçlarını karşılaştırmaktadır. Bu örnekler, farklı bileşimlerin nasıl daha çok veya daha az kısıtlayıcı aramalar oluşturduğunu göstermektedir. Tablo 6-8 Arama örnekleri Kriterler Şunu içeren Postayı döndürür... • Eşleşme: Tümü • konu satırında iş bülteni. • Tümce ile Konu: iş bülteni ve • Tümce ile Gövde: satış toplamları • gövde metninde satış toplamları. • Eşleşme: Tümü Konu satırında phoenix ve memo'nun herhangi bir birleşimi: • Herhangi Bir Sözcük ile Konu: iş bülteni • Tümce ile Gövde: satış toplamları • iş bülteni • iş ulaşım • stok bülteni ve • gövde metninde satış toplamları. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 35 6 Arşivde arama Gelişmiş Aramayı Kullanma Tablo 6-8 Arama örnekleri (devamı) Kriterler Şunu içeren Postayı döndürür... • Eşleşme: Herhangi Biri • konu satırında iş bülteni. • Tümce ile Konu: iş bülteni veya • Tümce ile Gövde: satış toplamları • gövde metninde satış toplamları. • Eşleşme: Herhangi Biri Konu satırında phoenix ve memo'nun herhangi bir birleşimi: • Herhangi Bir Sözcük ile Konu: iş bülteni • Tümce ile Gövde: satış toplamları • iş bülteni • iş ulaşım • stok bülteni veya • gövde metninde satış toplamları. Birden fazla dilde aramaya yönelik kurallar Gelişmiş arama, konuyu, gövdeyi, ek içeriğini ve ek adlarını, birden çok dildeki sözcük ve tümceleri kullanarak aramanıza olanak tanır. Bu özellik, başlık arama için geçerli değildir. Başlık arama yalnızca İngilizce olarak yapılabilir. Başlık aramada özel karakterlere yönelik kurallar E-posta iletisi başlığı, çok miktarda aranabilir bilgi içerir. Ancak, arama terimlerinizde özel karakterler kullanıldığında bazı kısıtlamalar uygulanır. Başlık veya İleti Metni alanlarında arama yaparken şu kuralları izleyin: • Özel karakteri tek başına arayamazsınız. • Özel karakterler alfasayısal bir dizenin parçası olduğunda, bunları içeren metni arayabilirsiniz. • Bir arama terimine nokta (.) ve @ işareti eklediğinizde, bu karakterler boşluk olarak yorumlanır. • Çoğu özel karakter, dizenin başında veya sonunda bulunduğunda Yoksayılır. • Başlık arama, birden fazla dilde aramayı desteklemez. Tablo 6-9 Özel karakterler 36 Özel Karakter Ad Dizenin Başlangıcı ( Sol Parantez Yoksayılır { Sol Büyük Ayraç Yoksayılır [ Sol Köşeli Ayraç Yoksayılır < Sol Köşeli Ayraç Yoksayılır " Tırnak İşaretleri Yoksayılır Yoksayılır # Kare, diyez, numara işareti Yoksayılır Yoksayılır ) Sağ Parantez Yoksayılır } Sağ Büyük Ayraç Yoksayılır ] Sağ Köşeli Ayraç Yoksayılır : İki Nokta Üst Üste Yoksayılır SaaS Email Archiving Dizenin Sonu Yönetim Kılavuzu Arşivde arama Arşiv Kimliği Aramasını Kullanma 6 Tablo 6-9 Özel karakterler (devamı) Özel Karakter Ad Dizenin Başlangıcı Dizenin Sonu > Sağ Köşeli Ayraç Yoksayılır , Virgül Yoksayılır ; Noktalı Virgül Yoksayılır . Nokta Yoksayılır Arşiv Kimliği Aramasını Kullanma Benzersiz Arşiv Kimliğini kullanarak belirli bir iletiyi arayabilirsiniz. Bu tür arama benzer karakteristiklere sahip çok sayıda iletiniz olduğunda ve diğer arama seçenekleri çok fazla sonuç döndürüyorsa kullanışlıdır. Email Archiving arşivlediği her e-postaya benzersiz bir Arşiv Kimliği atar. Bu, belirli bir iletiyi bulmanın ve almanın en kolay yoludur. Arşiv Kimliği Araması'nı kullanarak e-postaları bulma Belirli bir e-postayı benzersiz kimliğini kullanarak bulmak için Arşiv Kimliği araması seçeneğini kullanın. Seçenek tanımları için, arabirimde Yardım öğesine tıklayın. Görev 1 Email Archiving | Arşivlenen İletiler öğesini seçin. 2 Kriterler panelinde Arşiv Kimliği Aramsı'nı seçin. 3 Bir Kimlik girin. 4 Ara'yı tıklatın. Aramanızla eşleşen e-posta, Sonuçlar panelinde görüntülenir. Arşivlenmiş e-postayı görüntüleme Arşivde depolanan herhangi bir e-postayı doğrudan arama sonuçları panelinden açabilir ve görüntüleyebilirsiniz. Hem ileti önizleme hem de ileti penceresi, kimlik ve sona erme tarihi de dahil olmak üzere iletinin içeriğini, ileti başlıklarını, iletiyle ilişkili herhangi bir eki ve arşive özel bilgileri görüntülemenize olanak tanır. İletiyi görüntüleme İçeriği okumak, ekleri almak ve başlık bilgileri ile meta verileri incelemek için e-posta iletilerini açın ve görüntüleyin. Başlamadan önce Görüntülemek istediğiniz e-postayı bulmak için ilk olarak bir arama çalıştırmalı ve ardından sonuçlarınızı sıralamalısınız. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 37 6 Arşivde arama Yeniden kullanmak için aramaları kaydetme • Aşağıdaki işlemlerden birini gerçekleştirerek, iletiyi Sonuçlar panelinden açın: • İletiyi İleti penceresinde görüntülemek için iletiyi çift tıklatın. • İletiyi İleti bölmesinde açmak için Önizleme menüsünden bir seçenek belirleyin. Önizleme'yi seçtiyseniz, ileti, İleti bölmesinde görüntülenir. Aksi takdirde, ileti ayrı bir pencerede görüntülenir. Yeniden kullanmak için aramaları kaydetme Düzenli olarak yaptığınız arşiv aramaları daha sonra yeniden kullanılmak üzere kaydedilebilir. Arama kriterleriniz verdiğiniz adla kaydedilir ve arşivde güncellemeler olduğunda yeni sonuçlar oluşturmak için kullanılabilir. Aramayı kaydetme Arama kriterlerini depolamak için kaydet seçeneğini kullanın. Başlamadan önce Kriterler panelinde nasıl arama çalıştıracağınızı bilmeniz gerekir. Seçenek tanımları için, arabirimde Yardım öğesine tıklayın. Görev 1 Arşivlenen İletilerKriterler panelinde bir arama çalıştırın. 2 Kaydet'i tıklatın. Aramayı Kaydet penceresi görünür. 3 Arama Adı alanına bir ad girin. Dosya adı 1–60 karakter uzunluğunda olmalıdır. 4 Kaydet'i tıklatın. Bir ileti, aramanızın kaydedildiğini onaylar. Kaydedilen aramalarınıza Kaydedilen Aramalar sekmesinden erişebilirsiniz. Kayıtlı bir aramayı çalıştırma Önceden depolanan arama kriterlerinizi yeniden kullanmak için kaydedilen aramalardan faydalanın. Başlamadan önce Arşivlenen İletiler sekmesinde önceden kaydedilen aramalarınızın bulunması gerekir. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Email Archiving | Arşivlenen İletiler | Kaydedilen Aramalar öğesini seçin. Kaydedilen Aramalar sekmesi önceden kaydedilen aramaların listesini görüntüler. 38 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Arşivde arama İletileri dışa aktarma 2 6 Listede, aşağıdakilerden birini gerçekleştirin: • Çalıştırmak istediğiniz aramanın adını çift tıklatın. • Aramanın onay kutusunu seçin ve sonra Düzenle'yi tıklatın. Arama kriterleri, aramanın adı ile yeni bir sekmede görüntülenir. 3 Kayıtlı arama kriterlerini inceleyin ve gerekirse değişiklik yapın. 4 Ara'yı tıklatın. Aramanın döndürdüğü iletiler, Sonuçlar panelinde görüntülenir. Buradan, diğer kaydedilen aramaları çalıştırabilir, yaptığınız değişiklikleri kaydedebilir veya aramayı yeni bir adla kaydedebilirsiniz. İletileri dışa aktarma Bir aramada bulduğunuz bir veya daha fazla iletiyi indirebilir ve bir e-posta istemcisinde görüntüleyebilirsiniz. İletiler dışa aktarıldığında, bir .zip dosyasında sıkıştırılır. İletiler Sonuçlar panelinden veya İleti görünümünden dışa aktarılabilir. .zip dosyası kuralları İletileri dışa aktardığınızda indirdiğiniz .zip dosyası üzerinde geçerli olan kurallar, toplam dosya boyutunu, dahil edilen e-postaları, dosyaların adlandırılma şeklini ve e-postaların biçimini belirler. • İndirdiğiniz dosyanın toplam boyutu 2 GB'den büyük olamaz. Sonuç kümeniz daha büyükse, arama kriterlerinizi iyileştirmeniz ve sonuçlarınızı sınırlamanız gerekir. • İndirme sırasında, sistem orijinal aramanızı yeniden çalıştırır. Bu nedenle, .zip dosyasındaki ileti kümesi, arşivdeki değişiklikler nedeniyle ilk sonuçlarınızdan farklı olabilir. • İletiler .eml dosyaları olarak depolanır. Her dosya adı, iletinin benzersiz Arşiv Kimliği ile eşleşir. • Her e-postanın biçimi, kullanıcı rolünüze göre değişir: • Kullanıcı rolü orijinal iletiyi alır. • Müşteri Yöneticisi rolü zarf günlük biçiminin yanı sıra, ek olarak dahil edilen orijinal iletiyi alır. E-posta dosyalarını ayıklamak için bir .zip dosyası yardımcı programı gereklidir. .eml dosyalarını görüntülemek İndirdiğiniz e-posta dosyaları .eml dosya formatını kullanır ve uygun bir e-posta istemcisi gerektirir. McAfee, Microsoft Outlook Express'i ya da Microsoft Outlook'un daha yeni bir sürümünü önerir. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 39 6 Arşivde arama İletileri dışa aktarma Tablo 6-10 .eml dosyalarını görüntülemek için e-posta istemcileri İşletim sistemi Önerilen e-posta istemcileri şunları içerir... Mac OS • Microsoft Outlook 2011 • Apple Mail • Mozilla Thunderbird Windows • Microsoft Outlook 2010 • Microsoft Outlook 2007 (KB 956693 düzeltmesi ile) Daha fazla bilgi için http://support.microsoft.com/kb/956693 adresine gidiniz • Microsoft Outlook Express • Microsoft Windows Live Mail • Mozilla Thunderbird Linux Mozilla Thunderbird İletileri dışa aktarma Arşivden e-posta iletilerini indirebilir ve e-posta istemcinizde görüntüleyebilirsiniz. Bu seçeneğe hem sonuçlar panelinden (birden çok ileti için) hem de ileti görünümünden (tek ileti için) erişilebilir. Başlamadan önce Şunlar gereklidir: 40 • İndirilen e-posta iletilerini ayıklamak için bir zip yardımcı programı • .eml dosyalarını görüntüleyebilen bir e-posta istemcisi SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Arşivde arama İletileri dışa aktarma 6 Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Kriterler panelinde bir arama yapın. 2 İndirilecek iletileri seçmek için aşağıdakilerden birini yapın: Seçenek Tanım Sonuçlar panelinden Tümünü Dışa Aktar Tüm arama sonuçlarınızı indirmek için Dışa Aktar | Tümünü Dışa Aktar'a tıklayın. Sonuçlar panelinden Seçiliyi Dışa Aktar Her iletiye yönelik onay kutusunu tıklatın ve seçili arama sonuçlarını indirmek için Dışa Aktar | Seçiliyi Dışa Aktar'ı tıklatın. İleti görünümünden Dışa Aktar İletiye çift tıklayın veya iletiyi seçip Önizleme'ye tıklayın. Ardından, tek iletiyi indirmek için Dışa Aktar'a tıklayın. Tarayıcınızda bir iletişim kutusu görünür. 3 Dosyayı Açmak veya Kaydetmek için tarayıcınızın talimatlarını izleyin. Dosya yerel sisteminize kaydedilir. 4 Dosyayı bulun ve .zip yardımcı programınızı kullanarak açın. .zip dosyası ve içeriği görüntülenir. 5 İletileri .zip dosyasından ayıklayın ve bir klasöre kaydedin. İletiler artık tek tek yerel sisteminizde depolanmaktadır. E-posta istemcinizi kullanarak iletileri buradan açabilir ve görüntüleyebilirsiniz. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 41 6 Arşivde arama İletileri dışa aktarma 42 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 7 İletileri temizleme Arşiv Uyumluluk Görevlisi, arşivden Geçmiş iletiler dahil bir veya daha fazla iletiyi silebilir. Bu özellik şirketinizin yerel gizlilik yasalarıyla uyumlu olmasını sağlar. İçindekiler İletileri temizleme Arşiv Uyumluluk Görevlisi rolü ayrıntıları İletileri temizleme Arşiv Uyumluluk Görevlisi olarak, Arşivlenen İletiler arama sonuçları panelindeki Temizle seçeneklerini kullanarak iletileri arşivden silebilirsiniz. Başlamadan önce • Müşteri Yöneticinizin size Arşiv Uyumluluk Görevlisi rolünü ataması gerekir. • Yasal Bekletme'yi devre dışı bırakmanız gerekir. Yasal Bekletme etkinken, Temizle menüsünün etkinliği kaldırılmış durumdadır. • Aramalarınızı 10.000'den az sayıda iletiyle sınırlayın. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Email Archiving | Arşivlenen İletiler öğesini seçin. Arama varsayılan olarak görüntülenir. 2 Kriterler panelinde bir arama yapın. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 43 7 İletileri temizleme Arşiv Uyumluluk Görevlisi rolü ayrıntıları 3 Silmek üzere iletileri seçmek için aşağıdakilerden birini yapın: Bunu yapmak için... Bunu yapın... Tümünü Temizle Arama sonuçlarınızdaki tüm iletileri silmek için Temizle | Tümünü Temizle'yi seçin. Seçiliyi Temizle Her iletiye yönelik onay kutusunu tıklatın ve seçili arama sonuçlarınızı silmek için Temizle | Seçiliyi Temizle'yi seçin. Tarayıcınızda bir iletişim kutusu görünür. 4 İletiyi gözden geçirin, devam etmek istediğinizi doğrulamak için Tamam'a tıklayın. İletileriniz artık silinmek için kuyruğa alınır ve Temizle menüsünün etkinliği geçici olarak kaldırılır. Temizleme işleminin tamamlanması 15 dakika sürer. Bu süreden sonra, temizleme işlemi için seçtiğiniz iletiler artık arama sonuçlarında görünmeyecek ve Temizle menüsü tekrar etkin olacaktır. Temizleme işleminin tamamlandığını size bildiren bir ileti görünür. Arşiv Uyumluluk Görevlisi rolü ayrıntıları Arşiv Uyumluluk Görevlisi rolü, iletileri arşivden hızla silme amacıyla bir kullanıcıya atanan belirli bir roldür. Bu role sahip kullanıcılar şirketlerinin yerel gizlilik yasalarına uyumlu olmasından sorumludurlar. Şu kuralları izleyin: • Müşteri Yöneticisi tarafından bir kullanıcıya atanmalıdır • Seçici temizleme özelliğine erişebilen ve kullanabilen tek kullanıcı rolüdür • Posta kaynakları yönetilemez • Email Archiving içindeki diğer tüm Müşteri Yöneticisi özelliklerine erişebilir Arşiv Eklentisini kullanırken, Arşiv Uyumluluk Görevlileri yalnızca kendi e-posta hesaplarıyla kısıtlıdır. Aynısı Müşteri Yöneticileri ve diğer tüm kullanıcı rolleri için de geçerlidir. 44 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 8 Gruplar için tutma ayarını yapma Email Archiving'de belirli kullanıcı grupları için tutma grupları oluşturulabilir ve özel olarak bu gruplara uygulanabilir. Bu, genel tutma için ayarladığınız varsayılan kurallara kıyasla, uyumluluk gereksinimlerinizi karşılamada daha ayrıntılı bir araç sağlar. Şekil 8-1 Grubu Düzenle penceresinde Email Archiving sekmesi • Gruplar Hesap Yönetimi sekmesinde yönetilir. • Varolan grupları tekrar kullanmak yerine, Hesap Yönetimi'nde, özellikle grup tutma için kullanılacak yeni gruplar oluşturmalısınız. • Bir kullanıcı birden fazla grubun üyesi ise, o kullanıcı için tutma süresi daha uzun olur. • Grup tutma ayarında yapılan değişiklikler, Email Archiving'de depolama oluştururken kullanılan aynı onay sürecinden geçer. • Değişiklik yapabilmek için ortak, müşteri, grup veya destek yöneticisi olmanız gerekir. • Etkin tutma sürelerine sahip olan gruplar, Dizin Entegrasyonu işlemiyle değiştirilemez veya silinemez. İçindekiler Grup oluşturma ve grup tutma ekleme Bir grup için genel arşiv saklama süresini geri yükleme Grup oluşturma ve grup tutma ekleme Email Archiving'de kullanıcılara yönelik grup tutma kuralları oluşturmak için Hesap Yönetimi içindeki Gruplar özelliğini kullanın. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 45 8 Gruplar için tutma ayarını yapma Bir grup için genel arşiv saklama süresini geri yükleme Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Hesap Yönetimi | Gruplar'ı seçin. 2 Yeni'yi tıklatıp Yeni Grup penceresini açın. 3 Bir Grup Adı yazın ve Kaydet'i tıklatın. 4 Grup adını seçin ve Düzenle'yi tıklatıp Grubu Düzenle penceresini açın. 5 Üyeler'i seçin ve gruba kullanıcı ekleyin. 6 Uygula'yı tıklatın. 7 Email Archiving'i ve ardından tutma süresini seçin. 8 Uygula'yı tıklatın. Yeni tutma süresi grubun tüm üyelerine uygulanır. Bir grup için genel arşiv saklama süresini geri yükleme Gerektiğinde, özel grup saklama süresini kaldırın ve genel değeri geri yükleyin. Bu seçenek grup saklamaya veya grubun kendisine artık ihtiyaç kalmadığında kullanışlı olabilir. Seçenek tanımları için, arabirimde Yardım öğesine tıklayın. Görev 46 1 Hesap Yönetimi | Gruplar'ı seçin 2 Değiştirmek istediğiniz grubu vurgulayın ve Düzenle'yi tıklatın. 3 Grubu Düzenle penceresinde, Email Archiving'i seçin. 4 Saklama açılan listesinde, genel saklama değerini seçin. 5 Uygula'yı tıklatın. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 9 Yasal bekletmeyi yönetme Arşivdeki iletiler için yasal bekletmenin etkinleştirilmesi, iletilerinizin sona erme tarihine ulaştığında sistemden silinmesini engeller. İçindekiler Yasal bekletme nasıl çalışır Küresel yasal bekletmeyi etkinleştirme ve devre dışı bırakma Kullanıcıya özel yasal bekletmeler ekleme ve silme Yasal bekletme nasıl çalışır Arşivinize yasal bekletme uygulamak, bekletme etkin olduğu sürece tüm e-posta iletilerinizi tutmanızı sağlar. Email Archiving'de, e-posta iletileri genellikle kalıcı olarak silinecekleri sona erme tarihine kadar arşivde depolanır. Bir iletinin sona ermeden önce depolanacağı süre, Hesap Yönetimi içindeki arşiv saklama uzunluğu ile belirlenir ve bu süre tüm müşteri iletileri için geçerlidir. Küresel Yasal Bekletmeyi Etkinleştir seçeneğini belirleyerek veya belirli kullanıcılara yasal bekletme uygulayarak, bu işlemi geçersiz kılabilir ve sona eren iletiler de dahil olmak üzere iletilerinizi süresiz olarak tutabilirsiniz. Bu, özellikle yasal nedenlerle e-posta iletişimlerinin tutulmasını kapsayan düzenlemelere tam olarak uyum sağladığından emin olması gereken şirketler veya büyük kuruluşlar için faydalı olabilir. Bunun tersi olarak, yasal bekletmeyi kaldırdığınızda, önceki tüm sona erme tarihleri temel alınarak normal temizleme işlemi geri yüklenir. Bu, yasal bekletmedeyken sona erenler de dahil olmak üzere tüm sona eren iletilerinizin bir sonraki temizleme işleminde otomatik olarak silineceği anlamına gelir. Arşiv saklama uzunluğunu ayarlama hakkında daha fazla bilgi için bkz. Hesap Yönetimi Yardımı. Küresel yasal bekletmeyi etkinleştirme ve devre dışı bırakma Küresel yasal bekletmeyi etkinleştirerek, tüm kullanıcılara yasal bekletme uygulayabilirsiniz. İçindekiler Küresel yasal bekletmeyi etkinleştir Küresel yasal bekletmeyi devre dışı bırakma SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 47 9 Yasal bekletmeyi yönetme Kullanıcıya özel yasal bekletmeler ekleme ve silme Küresel yasal bekletmeyi etkinleştir Arşivdeki tüm kullanıcılara yasal bekletme uygulayın. Temizleme işlemi çalışıyorsa, küresel yasal bekletmeyi etkinleştirmek yalnızca henüz süresi dolmamış iletileri kaydeder. Seçenek tanımları için, arabirimde Yardım öğesine tıklayın. Görev 1 Email Archiving | Kurulum | Yasal Bekletme öğesini seçin. 2 Küresel Yasal Bekletme altında, Küresel Yasal Bekletmeyi Etkinleştir'i seçin. Yasal Bekletme uyarı iletisi görünür. 3 Değişikliği onaylamak için Evet'i tıklatın. Küresel yasal bekletme artık etkindir. Süresi biten iletiler arşivden silinmez. Küresel yasal bekletmeyi devre dışı bırakma İletilerde normal süre bitimi ve silme işlevinin devam etmesi için küresel yasal bekletmeyi kaldırın. Silinen iletiler geri yüklenemez. Seçenek tanımları için, arabirimde Yardım öğesine tıklayın. Görev 1 Email Archiving | Kurulum | Yasal Bekletme öğesini tıklatın. 2 Küresel Yasal Bekletme altında, Küresel Yasal Bekletmeyi Etkinleştir'in işaretini kaldırın. Yasal bekletme uyarı iletisi görünür. 3 Değişikliği onaylamak için Evet'i tıklatın. Küresel yasal bekletme artık devre dışıdır. Süresi biten iletiler bir sonraki silme işlemine kadar arşivde kalacaktır. Kullanıcıya özel yasal bekletmeler ekleme ve silme Tüm kullanıcılar için geçerli olan küresel yasal bekletmeye ek olarak, sadece seçtiğiniz kullanıcılar için geçerli olacak kullanıcıya özel yasal bekletmeler de oluşturabilirsiniz. Mevcut çok sayıda e-posta iletisine sahip yeni kullanıcılara uygulanan kullanıcıya özel yasal bekletmeler oluşturmaktan kaçınmalısınız. Sistemin kullanıcının tüm e-posta iletilerini tanımlaması birkaç gün alabilir ve aynı zamanda da bazı iletilerin süresi bitip silinebilir. Bir veya daha fazla yeni kullanıcıya, kullanıcıya özel bir yasal bekletme uyguluyorsanız aşağıdakileri dikkate almalısınız: • Tüm kullanıcılar için ileti süresinin bitmesini önlemek için Küresel Yasal Bekletme'yi etkinleştirmek. • Kullanıcı hesaplarınızı senkronize etmek için Dizin Entegrasyonu kullanmak. İçindekiler Kullanıcıya özel yeni bir yasal bekletme ekleme Kullanıcıya özgü yasal bekletmeyi güncelleme 48 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Yasal bekletmeyi yönetme Kullanıcıya özel yasal bekletmeler ekleme ve silme 9 Kullanıcıya özel yasal bekletmeyi silme Kullanıcıya özel yeni bir yasal bekletme ekleme Belirli bir olaydan etkilenen kullanıcı e-postalarını yönetmek için yeni bir kullanıcıya özel yasal bekletme oluşturun. Eklenmesini istediğiniz kullanıcıları seçin. Başlamadan önce • Kullanıcıya özel bir yasal bekletmeyi uygulamadan önce Hesap Yönetimi'nde tüm kullanıcılarınızı ve takma adlarını oluşturmalısınız. • Kullanıcı bilgilerinizi güncel tutmak için Dizin Entegrasyonu'nu kullanmayı düşünün. • Kullanıcılarınızın sistemde en az 30 gündür bulunduğundan emin olun veya onun yerine Küresel Yasal Bekletme'yi etkinleştirmeyi düşünün. • En fazla 16 tane kullanıcıya özel yasal bekletme oluşturabilirsiniz. Kullanıcıya özel her yasal bekletme 128 kullanıcıyla sınırlıdır. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Yasal bekletme seçeneklerini görüntülemek için Email Archiving | Kurulum | Yasal Bekletme'yi seçin. 2 Kullanıcıya Özel Yasal Bekletmeler altından Yeni'yi tıklatıp Yasal Bekletme penceresini açın. 3 Yasal bekletme eylemini tanımlamaya yardımcı olacak benzersiz bir ad girin. 4 Ek ayrıntı sağlayan bir açıklama girin. 5 Belirli kullanıcıları ve grupları aramak için filtreyi kullanın. E-posta adreslerini içeren çok uzun bir listeniz varsa, bir adın veya etki alanı adının bir kısmını kullanarak listeye filtre uygulayabilirsiniz. a Arama dizenizi girin. b Uygun Kullanıcılar listesinde sonuçları görmek için Uygula'yı tıklatın. 6 Uygun Kullanıcılar listesinden bir veya daha fazla e-posta adresi seçin. 7 Ekle'yi tıklatın. Başka kullanıcıları bulmak için yeni filtreler uygulayabilir ve Seçili Kullanıcılar listesini yasal bekletme eylemi için gereken tüm kullanıcılarla dolduruncaya kadar devam edebilirsiniz. 8 Kaydet'i tıklatın. Yeni yasal bekletme eylemi listeye eklenir ve seçtiğiniz kullanıcılara uygulanır. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 49 9 Yasal bekletmeyi yönetme Kullanıcıya özel yasal bekletmeler ekleme ve silme Kullanıcıya özgü yasal bekletmeyi güncelleme Ad ve açıklamada değişiklikler yapmak için varolan bir kullanıcıya özel yasal bekletmeyi güncelleyin veya listede kullanıcı ekleyip kaldırın. Başlamadan önce • Kullanıcıya özel bir yasal bekletmeyi uygulamadan önce Hesap Yönetimi'nde tüm kullanıcılarınızı ve takma adlarını oluşturmalısınız. • Kullanıcı bilgilerinizi güncel tutmak için Dizin Entegrasyonu'nu kullanmayı düşünün. • Kullanıcılarınızın sistemde en az 30 gündür bulunduğundan emin olun veya onun yerine Küresel Yasal Bekletme'yi etkinleştirmeyi düşünün. • En fazla 16 tane kullanıcıya özel yasal bekletme oluşturabilirsiniz. Kullanıcıya özel her yasal bekletme 128 kullanıcıyla sınırlıdır. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Yasal bekletme seçeneklerini görüntülemek için Email Archiving | Kurulum | Yasal Bekletme'yi seçin. 2 Kullanıcıya Özel Yasal Bekletmeler altında, tablodan güncellemek istediğiniz yasal bekletmeyi seçin. 3 Düzenle'yi tıklatıp Yasal Bekletme penceresini açın. 4 Gerekli değişiklikleri yapın. 5 • Adı ve açıklamayı güncelleyin. • Kullanıcı ekleyin veya kaldırın. Kaydet'i tıklatın. Yasal bekletme eylemi güncellenir ve seçtiğiniz kullanıcılara uygulanır. Kullanıcıya özel yasal bekletmeyi silme Yasal amaçlarla artık gerekli olmayan kullanıcıya özel bir yasal bekletmeyi kaldırın. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Yasal bekletme seçeneklerini görüntülemek için Email Archiving | Kurulum | Yasal Bekletme'yi seçin. 2 Kullanıcıya Özel Yasal Bekletmeler altında, tablodan silmek istediğiniz yasal bekletmeyi seçin. 3 Sil'i tıklatın. 4 Silme işlemini onaylamak için Evet'i tıklatın. Yasal bekletme silinir ve artık seçili kullanıcılara uygulanmaz. 50 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 10 Rapor oluşturma Email Archiving'de raporlar belirli Müşteri Yöneticisi etkinlikleri hakkında ayrıntılı bilgiler sağlar. Bir raporun içeriği geçerli aya ve 30 gün öncesine ait bilgiler içerir. Raporları şu amaçlarla kullanabilirsiniz: • Yararlı olabilecek, ancak bu aramaları gerçekleştiren yöneticilerin kaydetmediği aramaları tanımlama. • Gerçekleştirilen arama türlerinden, posta hizmetinizdeki olası sorunlu alanları tanımlama. • İleti arama özelliklerinin kötüye kullanımını tanımlama. İçindekiler Rapor çalıştırma Rapor filtreleme Rapor ayrıntılarını görüntüleme Bir raporu indirme Rapor çalıştırma Bir raporun çalıştırılması, belirli bir Müşteri Yöneticisi etkinliği hakkında size ayrıntılı bilgiler sağlar. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Email Archiving | Raporlar öğesini seçin. Mevcut Raporlar sekmesi, raporların listesini görüntüler. 2 Aşağıdakilerden birini yaparak bir rapor seçin. • Raporun başlığını seçin ve Çalıştır'ı tıklatın. • Raporun başlığını çift tıklatın. Rapor, sekme başlığında raporun adı olacak şekilde yeni bir sekmede görüntülenir. Rapor filtreleme Bir raporu yalnızca ihtiyacınız olan bilgileri içerecek şekilde sınırlamak üzere filtre seçeneklerini kullanın. Başlamadan önce Mevcut Raporlar sekmesinden bir rapor çalıştırın. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 51 10 Rapor oluşturma Rapor ayrıntılarını görüntüleme Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 2 Filtre seçeneklerinden en az birini doldurun: • E-posta Adresi • IP Adresi • Tarih Aralığı Filtre'yi tıklatın. Sonuçlar paneli iyileştirilmiş rapor içeriğiyle güncellenir. Rapor ayrıntılarını görüntüleme Aramaların belirli ayrıntıları da dahil olmak üzere, her girişe yönelik ek bilgileri görüntülemek için rapor ayrıntılarını kullanın. Başlamadan önce Mevcut Raporlar sekmesinden bir rapor çalıştırın. • Rapordaki bir girişi seçin ve Önizleme'yi tıklatın. • Rapordaki bir girişi çift tıklatın. Ayrıntılar yeni bir pencerede görünür. Bir raporu indirme Bir raporun sonuçlarını sabit sürücünüze .csv dosyası olarak kaydedebilirsiniz. Başlamadan önce Mevcut Raporlar sekmesinden bir rapor çalıştırın. Görev Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın. 1 Sonuçlar panelinde İndir'i tıklatın. Tarayıcınızda bir iletişim kutusu görünür. 2 Dosyayı açmak veya kaydetmek için tarayıcınızın talimatlarını izleyin. .csv dosyası artık Microsoft Excel'de açılabilir. 52 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 11 Arşiv Eklentisini indirme Arşiv Eklentisi, bilgisayarınıza indirilip yüklenen bir Microsoft Outlook eklentisidir. Yüklendikten sonra, kişisel e-posta arşivinizi doğrudan Outlook'tan aramanıza olanak tanır. Arşiv Eklentisini indirme bilgileri ve yükleme talimatlarını bulmak için McAfee sitesini ziyaret edin. • Şu konumdaki SaaS Email ArchivingMicrosoft Outlook için eklenti sayfasına gidin: http:// www.mcafee.com/us/downloads/saas/archive-addin.aspx. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 53 11 Arşiv Eklentisini indirme 54 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 12 Sık sorulan sorular Burada sık sorulan soruların yanıtları bulunmaktadır. Control Console erişimi Email Archiving Control Console Web sitesine nasıl erişebilirim? Hoş geldiniz e-postanız, Control Console'a erişmek için gereken tüm bilgileri içerir. Şirkette yeniyim ve benden önceki çalışanın Control Console kullanıcı adı ve parolasına sahip değilim. Sisteme nasıl erişebilirim? Şirketinizin Hizmet Siparişi Formunda listelenen birincil veya teknik destek ilgili kişisinin hesap oluşturmasını veya sizin var olan bir hesaba erişmenize imkan tanımasını sağlamalısınız. Bu kişiler, yardım için müşteri desteğine de başvurabilir. Tarayıcı bağlantım neden zaman aşımına uğruyor? Tarayıcı bağlantınızın zaman aşımına uğramasının çeşitli nedenleri olabilir: • Etkinlik olmaması nedeniyle ağ bağlantınız kesildi. • Etkinlik olmaması nedeniyle bilgisayarınız zaman aşımına uğradı. • Etkinlik olmaması nedeniyle tarayıcınız zaman aşımına uğradı. Tarayıcı bağlantınız zaman aşımına uğradığında tekrar oturum açın. Kurulum ve Sistem Arşivlenebilecek en büyük e-posta boyutu nedir? Geçerli olarak maksimum boyut 50 MB'dir. Bu boyutu aşan iletiler arşivlenemez. Email Archiving iletileri sunucumdan arşive ne sıklıkla taşır? Her yoklama döngüsünün tam olarak ne zaman gerçekleşeceği, Email Archiving ortamındaki koşullara ve e-posta sunucunuzun o anki durumuna bağlı olarak farklılık gösterir. Sunucularınızda yoklama yapılırken, Email Archiving, tahmin edilebilirlikten çok sıklığa öncelik verir. Yani, sistem fırsatçı davranır. Bu yöntemde herhangi bir etkinliğin olmadığı dönemler yaşanabilir; öte yandan bu yöntem, mümkün olduğunda sistemin bekleyen işlemler ve sıradaki isteklerle ilgili gerekli eylemleri yapmasına da olanak sağlar. Dolayısıyla, toplamda, sistem, belirli aralıklarla yoklama yapılan yönteme kıyasla, 24 saatlik bir süre içinde daha fazla e-postayı içe aktarabilir. İçe aktarma aralığı her posta kaynağı için ayrı olarak ayarlanabilir mi? Aralık ayarlanamaz, ancak belirtilen bir süre zarfında içe aktarma işlemlerini engellemek için bir Sessiz Süre tanımlanabilir. Yalnızca bazı kullanıcılar Email Archiving için ayarlanabilir mi? SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 55 12 Sık sorulan sorular Email Archiving, Email Archiving içinde posta kaynağı olarak tanımlanan herhangi bir günlük posta kutusunda mevcut olan tüm postaları içe aktarır. Dolayısıyla, kullanıcıları farklı Microsoft Exchange veritabanlarına (birinde günlüğe kaydetme etkin diğerinde günlüğe kaydetme olanağı yok) yerleştirerek onların günlüğe kaydedebileceği şeyleri sınırlayabilirsiniz. Microsoft Exchange Server 2007 premium günlüğe alma, daha ayrıntılı günlüğe alma filtreleri içerir. Bu işlevden faydalanma hakkında daha fazla bilgi için Exchange Yöneticinize veya Microsoft'a başvurun. Eski e-postaları e-posta arşivine nasıl aktarırım? Tüm geçmiş verilerinizi .pst biçiminde dışa aktarın ve .pst dosyalarının toplam boyutunu not alın. Satış temsilcinizle bir geçmiş veri barındırma anlaşması imzalayın. Siparişiniz işlendikten sonra nasıl devam edeceğinize yönelik ayrıntılı talimatları alacaksınız. Posta sunucum Acil Durum Kurtarma moduna girerse Email Archiving'e ne olur? Posta sunucusu Acil Durum Kurtarma modundan çıkana kadar Email Archiving iletileri çekemez. İletiler içe aktarılırken Email Archiving'in e-posta sunucumla bağlantısı kesilirse ne olur? Bağlantı kesilirse, kesilen ileti bir sonraki içe aktarma denemesine kadar sunucunuzda kalır. Kısmen içe aktarılan ileti atılır ve arşive alınmaz. Arama Arşivlenen iletileri nasıl görüntülerim? Control Console'da oturum açın. Birden fazla hizmetiniz varsa Control Console'un Email Archiving kısmını görüntülediğinizden emin olun. Arşivlenen İletiler'i ve ardından Yeni'yi seçin. En az bir arama kriteri girin ve Çalıştır'ı seçin veya Enter tuşuna basın. Bir iletiye eklenen bir görüntüyü nasıl alırım? İletiyi alıp açtıktan sonra, indirmek için eke tıklayın. Arama sonuçları penceresinde arşivlenen iletiyi tek tıkladığımda, e-posta iletisini neden göremiyorum? Önizleme bölmesi simge durumunda küçültülmüştür. Önizleme penceresini açmak için pencerenin sağ alt bölümündeki çift başlı oka tıklayın. Veya, iletiye çift tıklayarak onu yeni bir pencerede açın. Gizli alıcıları nasıl görüntülerim? Gizli bilgilerini de içeren zarf meta verilerini görüntülemek için bir Müşteri Yöneticisi olmanız gerekir. Gizli alıcılar, bir ileti dışa verilerek ve tüm alıcıların kapsamlı listesini içeren günlük raporu gövdesi görüntülenerek görülebilir. Bir arama gerçekleştirildiğinde döndürülen ve görüntülenen maksimum ileti sayısı nedir? Arama kriteriyle eşleşen sayıdır. Bir defada ne kadar veri dışa aktarılabilir? 2 GB. Çalışanlardan biri şirketten ayrıldı. Bu kişinin hesabını ve eski e-postalarını arşiv sisteminden nasıl kaldırırım? Tutma süresi bitmeden iletileri keyfi olarak silmek yasaktır. Bu kasıtlı sınırlama, arşivi kurcalanmaya karşı korur. Email Archiving'in düzgün çalışması için hangi Exchange günlüğe alma türü gereklidir? Email Archiving, Zarf Günlüğü kullanır. Bu yöntem, alıcılar, Bilgi alıcıları, Gizli alıcılar ve dağıtım gruplarındaki alıcılar hakkındaki bilgileri içeren P1 ileti başlıklarının (zarf başlıkları) arşivlenmesine olanak tanır. Veri tutma Tutma süresi sona erdikten sonra ne olur? İleti, tutma süresini aştığında, arşivden kalıcı olarak silinir. 56 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Sık sorulan sorular 12 Günlüğe Alınmış verilerle Geçmiş veriler arasındaki fark nedir? • Günlüğe Alınmış veriler, sunucunuzun arşivlemek için otomatik olarak bir günlük posta kutusuna taşıdığı iletileri içerir (Anlaşmanın başlangıç tarihinden itibaren). • Geçmiş veriler, Anlaşmanın başlangıç tarihinden önce oluşturulan iletileri içerir. Ayrıca bu veriler, Anlaşmanın başlangıç tarihi itibarıyla günlüğe alınmamış iletileri de içerir. Kullanıcı, şirketin Active Directory'sinden ve posta sunucularından silindiyse, bir Müşteri Yöneticisinin kullanıcının arşivlenmiş e-postasına erişimi var mıdır? Evet. Müşteri Yöneticileri, silinmiş kullanıcıların iletilerinde arama yapabilir, bunları açabilir ve dışa aktarabilir. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 57 12 Sık sorulan sorular 58 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 13 Sorun Giderme Ortak sorunlar ve önerilen çözümler. İçindekiler Bağlantı hatalarını giderme Genel hata iletileri Exchange Server günlük posta kutusuyla ilgili sorunlar Geçmiş posta kaynaklarıyla ilgili sorunlar Exchange Server 2003 içindeki bilinen bir sınırlama geçmiş verileri etkiliyor Bağlantı hatalarını giderme Bağlantı hatalarının açıklamaları ve çözümleri. Email Archiving, hedef posta kaynağındaki postayı almak için bir soket açamadı. Bunun nedeni belirtilen ana bilgisayarın bulunamaması olabilir. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 59 13 Sorun Giderme Bağlantı hatalarını giderme Neden Çözüm Posta sunucusuna bağlanılmaya çalışılırken bir hatayla karşılaşıldı. Hata aşağıdaki nedenlerden biri sonucu oluşabilir: 1 Bir sunucu adı girildiyse, adın doğru şekilde girildiğinden ve müşterinin DNS sunucusunda yönetildiğinden emin olun. • Posta kaynağı yapılandırmasında belirtilen sunucu adı yanlış olabilir. 2 Sunucu Adı alanına bir IP adresi girildiyse, adresin posta sunucusu için doğru olup olmadığını denetleyin. • Posta sunucusunun IMAP veya POP3 iletişimi için açık bir port olmayabilir. • Posta sunucusundaki IMAP veya POP3 portu, Posta Kaynakları penceresinde girilenden farklı olabilir. • Bir güvenlik duvarı, Email Archiving'in, posta sunucusunun IMAP veya POP3 portuna bağlanmasını engelliyor olabilir. • POP3 veya IMAP hizmetleri posta sunucusunda çalışmıyor olabilir. 3 Sunucu adı veya IP adresi düzgün girildiyse, IMAP veya POP3 portunun etkin ve müşteri posta sunucusunda açık olduğundan emin olun. 4 Bir veya daha fazla güvenlik duvarı varsa, Email Archiving için IMAP veya POP3 portunun açık olduğundan emin olun (Email Archiving sunucularının IP adresi aralığı için Etkinleştirme Kılavuzunuza bakın). 5 Posta Kaynakları penceresinde belirtilen protokol ve port bileşiminin hedef sunucuda çalışanla eşleşip eşleşmediğini denetleyin. Bağlantı için SSL seçildiğinde, hem POP3 hem de IMAP için varsayılan port numarası farklıdır. 6 Emin olmak için, posta sunucusunda uygun protokolün, IMAP'in veya POP3'ün çalışıp çalışmadığını denetleyin. 7 Sunucu adı veya IP adresi doğru şekilde tanımlandıysa ve güvenlik duvarında, posta sunucusunda ve Posta Kaynakları penceresinde IMAP veya POP3 portları doğru şekilde yönetiliyorsa, Müşteri Desteği ile iletişim kurun. Email Archiving posta kaynağı sunucusuna bağlanırken kimlik doğrulamayı tamamlayamadı. Bunun en olası nedenleri hatalı posta kutusu kullanıcı adı veya parolasıdır. Neden Çözüm Kullanıcı kimlik doğrulama adımı büyük olasılıkla hatalı posta kutusu kullanıcı adı veya parolası nedeniyle başarısız oldu. Posta kutusu kullanıcı adı ve parolasını doğrulamak için posta sunucusunu denetleyin. Email Archiving bir protokol hatası algıladı. Neden Çözüm Email Archiving POP3 veya IMAP'in beklenmedik kullanımı gibi bir protokol hatası algıladı. Posta sunucusunun Posta Kaynakları penceresindeki belirli port için Posta Kaynakları penceresinde tanımlanan protokolü desteklediğini onaylayın. Protokol, belirtilen port için posta sunucusu tarafından düzgün şekilde destekleniyorsa, Müşteri Desteği ile iletişim kurun. Posta sunucusu bir hata durumu bildirdi veya zamanında yanıt veremedi. 60 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Sorun Giderme Bağlantı hatalarını giderme Neden Çözüm Posta sunucusu bir hata durumu bildirdi veya zamanında (normalde yaklaşık 60 saniye) yanıt veremedi. Bir hata oluşup oluşmadığını görmek için posta sunucusundaki olay günlüğü gibi bir hata günlüğünü denetleyin. 13 Email Archiving kimlik doğrulamaya çalışırken posta sunucusundan bir “kilit meşgul” yanıtı aldı. Neden Çözüm Email Archiving kimlik doğrulamaya çalışırken posta sunucusundan bir “kilit meşgul” yanıtı aldı. Posta sunucunuzla ilgili bir sorun olabilir. 1 Birkaç dakika içinde tekrar bağlanmayı deneyin. 2 Yine bir hata alırsanız, sunucunuzun doğru şekilde çalıştığını onaylayın. Satıcınızın teknik desteği ile iletişim kurmanız gerekebilir. Email Archiving bir başlangıç DNS aramasında hatayla karşılaştı ve bağlanamadı. Neden Çözüm Email Archiving bir başlangıç DNS aramasında hatayla karşılaştı ve bağlanamadı. 1 Sunucu ana bilgisayar adının geçerli olup olmadığını denetleyin. 2 Sunucu ana bilgisayar adı geçerliyse, Müşteri Desteği ile iletişim kurun. Posta sunucusu meşgul. Neden Çözüm Posta sunucusu, meşgul göstergesi döndürdü. 1 Birkaç dakika içinde tekrar deneyin. 2 Yine bir hata alırsanız, posta sunucunuzun doğru şekilde çalıştığını onaylayın. Satıcınızın teknik desteği ile iletişim kurmanız gerekebilir. Başlangıç Saati/Durma Saati: Geçersiz Saat (Pencerede Geçersiz saat ve “Geçersiz Başlangıç Saati” ifadelerini bildiren kırmızı bir kutu görünür) Neden Çözüm Sessiz süredeki bir veya daha fazla saat düzgün bir zaman aralığı oluşturmuyor veya saatler düzgün 24 saatlik biçimde değil. Başlangıç saatinin Durma saatinden erken olduğundan emin olun. değer, geçerli bir IP adresi veya etki alanı adı değil, öğe: server_host, value=[] Neden Çözüm IP adresi veya Sunucu Adı hatalıdır. 1 Adresin posta sunucusu için doğru olup olmadığını denetleyin. 2 Sunucu adı veya IP adresi doğru tanımlandıysa Müşteri Desteği ile iletişim kurun. İç hata kodu 5. Müşteri Desteği ile iletişim kurun. İç hata kodu 6. Müşteri Desteği ile iletişim kurun. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 61 13 Sorun Giderme Genel hata iletileri İç hata kodu 8. Müşteri Desteği ile iletişim kurun. İç hata kodu 10. Müşteri Desteği ile iletişim kurun. İç hata kodu 12. Müşteri Desteği ile iletişim kurun. Genel hata iletileri Genel hata iletilerini kavrayın ve bunlara ilişkin sorunları giderin. Bu alan gereklidir. (Gerekli tüm alanlar, gerekli alan olduklarını belirtmek için kırmızı bir çerçeve içine alınmıştır) Neden Çözüm Bir veya daha fazla gerekli alanda giriş yok. Kırmızı çerçeve içine alınan alanlarda girişiniz olup olmadığını denetleyin. Posta araması yapılamıyor. Email Archiving sunucusuna bağlantı başarısız oldu. Sorun devam ederse, lütfen arşivleme yöneticinizle iletişim kurun. Neden Çözüm Email Archiving, aşağıdaki nedenlerden biriyle Email Archiving sunucusundan veri alamadı: 1 Birkaç dakika sonra isteği tekrar deneyin. • Bağlantı kesikti. • Bir Email Archiving sunucu işlemi hatayla karşılaştı. 2 Müşteri Desteği ile iletişim kurun • Veri isteği bozuldu. Posta araması yapılamıyor. İleti boyutu üst aralık değeri sayısal olmalıdır. Neden Çözüm İleti boyutu araması sırasında, “Arasında” seçeneği belirlendi, ancak yalnızca aralıktaki alt değer verildi. Arama aralığını tanımlamak için hem alt hem üst değerleri girin. Geçersiz istek (bir kimlik, kapsam ve message_id öğesine sahip olmalıdır) Neden Çözüm Bir ileti açılırken, oturum açma oturumu zaman aşımına uğradı. 1 Tekrar oturum açın ve iletiyi yeniden alın. 2 Müşteri Desteği ile iletişim kurun Email Archiving sunucusuna bağlantı başarısız oldu. Sorun devam ederse, lütfen arşivleme yöneticinizle iletişim kurun. Neden Çözüm Email Archiving sunucusuyla olan bağlantı, görüntülemek üzere ileti verilerini alamadı. 1 Birkaç dakika sonra isteği tekrar deneyin. 2 Müşteri Desteği ile iletişim kurun Oturumunuz sona erdi, lütfen tekrar oturum açın. 62 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Sorun Giderme Exchange Server günlük posta kutusuyla ilgili sorunlar Neden Çözüm Tarayıcınızın bağlantısı çeşitli olası nedenlerden biri sonucu zaman aşımına uğradı: Control Console'da tekrar oturum açın. 13 • Etkinlik olmaması nedeniyle ağ bağlantınız kesildi. • Etkinlik olmaması nedeniyle bilgisayarınız zaman aşımına uğradı. • Etkinlik olmaması nedeniyle tarayıcınız zaman aşımına uğradı. Posta dışa aktarılamıyor. Email Archiving sunucusuna bağlantı başarısız oldu. Sorun devam ederse, lütfen arşivleme yöneticinizle iletişim kurun. Neden Çözüm Email Archiving, aşağıdaki nedenlerden biriyle Email Archiving sunucusundan veri alamadı: 1 Birkaç dakika sonra isteği tekrar deneyin. • Bağlantı kesikti. • Bir Email Archiving sunucu işlemi hatayla karşılaştı. 2 Müşteri Desteği ile iletişim kurun. • Veri isteği bozuldu. Posta dışa aktarılamıyor. [] Mb dışa aktarılmaya çalışılıyor. Maksimum dışa aktarma boyutu 2 GB'dir. Neden Çözüm İletileri dışa aktarmaya çalıştığınızda eklenen tüm iletilerin toplam boyutu maksimum sınırı aştı. 1 İletileri dışa aktarmadan önce, daha az ileti listelenecek şekilde aramanızı değiştirin. 2 Bir defada daha az ileti dışa aktarabilmek için, Tümünü Dışa Aktar yerine Seçiliyi Dışa Aktar seçeneğini kullanın. Exchange Server günlük posta kutusuyla ilgili sorunlar Günlük posta kutuları ile ilgili sorunları giderin. Günlük posta kutusu hiçbir zaman boş değil. Günlük posta kutunuzun hiçbir zaman tam olarak boş olmamasının birkaç nedeni vardır: 1 Arşiv oturumu sırasında günlük posta kutusuna gelen iletiler, gelecekteki bir arşiv oturumuna kadar işlenmez. 2 Maksimum ileti boyutu 50 MB olduğundan, 50 MB'den büyük iletiler süresiz olarak günlük posta kutusunda kalır. 3 Düzgün biçimlendirilmeyen iletiler arşivlenemez ve sonuç olarak günlük posta kutusunda kalır. Düzgün biçimlendirilmeyen iletiler, şunları da içeren çeşitli nedenlerle görülebilir: • Günlüğe alma düzgün yapılandırılmamıştır. • İletiler doğrudan günlük posta kutusuna gönderilmiştir (günlük işlevi atlanarak). • İletiler doğrudan günlük posta kutusuna kopyalanmıştır. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 63 13 Sorun Giderme Geçmiş posta kaynaklarıyla ilgili sorunlar 4 Günlüğe alınan iletilerin sayısı, tek bir arşiv oturumu sırasında içe aktarılabilen maksimum ileti sayısından büyüktür. 5 Gerekli ağ ve sunucu kaynakları genellikle geceleri daha uygun olduğundan, büyük iletiler gece içe aktarılabilmektedir. Geçmiş posta kaynaklarıyla ilgili sorunlar Geçmiş posta kaynaklarıyla ilgili sorunları giderin. Geçmiş veri depolama alanı aşıldığında. Geçmiş Veri Depolama Sınırınızı aştığınızda, geçmiş posta kaynağının etkinliği kaldırılır. Bu, aşağıdaki olaylarla sonuçlanır: • Geçmiş posta kaynağı artık Genel Bakış penceresinde görüntülenmemektedir. • Posta Kaynakları penceresi geçmiş posta kaynağını etkin değil olarak gösterir. • Geçmiş posta kaynağının Posta Kaynağı yapılandırma penceresi, Etkin onay kutusunu işaretsiz olarak gösterir. Exchange Server 2003 içindeki bilinen bir sınırlama geçmiş verileri etkiliyor Exchange Server 2003 ve önceki sürümlerde, bazı iletilerin Email Archiving içindeki son kullanıcılar için etkin olarak görünmez kalmasına yol açabilen bir sınırlama mevcuttur. Bu sorun özellikle SaaS SaaS Email Archiving Geçmiş Veri Barındırma olanağını Exchange Server 2003 veya önceki sürümlere ait geçmiş verilerle birlikte kullanan müşterileri etkilemektedir. Bu durumlarda geçmiş veriler, e-posta iletilerini kullanıcı hesaplarıyla ilişkilendirmek için gereken SMTP adres bilgileri olmadan içe aktarılır. SMTP adres verilerinin eksik olmasının sebebi ne olabilir? Bazı geçmiş iletiler, e-posta alıcıları için SMTP adres verilerini içermez ve bu da aşağıdakileri de içeren olası yan etkilere neden olabilir: • İleti başlığında SMTP adresleri yerine X.400 adresleri bulunduğundan, etkilenen iletiler kullanıcılarla ilişkilendirilmiyor. Email Archiving, kullanıcı ilişkilendirmesinin gerçekleşmesi için SMTP adreslerini gerekli kılar. • Özgün iletide SMTP adresleri olmadığından ve bu nedenle dizinlenemediğinden, SMTP adresine göre Müşteri Yöneticisi ya da Uygunluk Görevlisi rolü arşiv aramaları yapılamaz. Bu sorun, iletilerin arşivlenmesini engellemez; bu nedenle, etkilenen iletiler başka arama kriterleri ile bulunabilir. İletilerin SMTP adres verilerinin eksik olduğu iki senaryo vardır: 64 • Bir dahili alıcı, diğer bir ya da daha fazla dahili alıcıya bir ileti yollar ve veri daha sonra .pst dışa aktarma kullanılarak dışarı aktarılır (Outlook ya da EXMERGE kullanılarak). Bunun nedeni, .pst biçiminde dışa aktarma işleminin, Exchange'i X.400 — SMTP adres çevirisi gerçekleştirmeye zorlamamasıdır. • Bir dahili alıcı bir veya daha fazla farklı dahili alıcıya bir ileti gönderir ve veriler IMAP ya da POP kullanılarak Email Archiving'e aktarılır; ancak dahili katılımcının Active Directory hesabı artık mevcut değildir. Sonuç olarak, X.400-SMTP adres eşlemesi gerçekleştirilemez. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Sorun Giderme Exchange Server 2003 içindeki bilinen bir sınırlama geçmiş verileri etkiliyor 13 Exchange'in bu önceki sürümleri, temel olarak X.400 adreslemeye dayanır ve SMTP adresleme yalnızca SMTP, POP ya da IMAP hizmetlerinden geçen iletiler için kullanılır. Bu nedenle, .pst biçiminde dışa aktarılan dahili iletiler, SMTP adreslemesine çevrilmez ve Active Directory içinde artık mevcut olmayan kullanıcılar için olan iletiler SMTP adreslerine eşleştirilemez. Geçmiş veri içe aktarımları için çözüm yolu Geçmiş verileri Exchange Server 2003 veya önceki sürümlerden Email Archiving'e aktarıyorsanız, şunların geçerli olduğundan emin olun: • E-posta, Email Archiving'e POP veya IMAP kullanılarak aktarılıyor. • Kullanıcı ilişkilendirmesi veya SMTP adres araması istiyorsanız, eşleşen bir X.400 adresi (geçmiş e-postanın içeriği ile) içeren geçerli bir Active Directory hesabı olduğundan ve her kullanıcı için en az bir geçerli SMTP adresi bulunduğundan emin olun. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 65 13 Sorun Giderme Exchange Server 2003 içindeki bilinen bir sınırlama geçmiş verileri etkiliyor 66 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 14 Kullanıcı arabirimi kuralları Email Archiving kullanıcı arabirimi, bilgi görüntülemek için genel bir kural kümesini kullanır. Takvimler Takvimden bir tarih alanı tamamlamak içindir. Tablo 14-1 Takvim seçenekleri Seçenek Tanım Sol Ok Önceki aya gidilmesini sağlar. Ay ve Yıl Seçimi Ay ve yıl seçmek için tıklatın: • Bir ay seçin. • Yıl aralığından seçim yapın veya önceki ya da sonraki on yılı görmek için okları tıklatın. • Seçiminizi tamamlamak için Tamam'ı tıklatın. • Ana takvim görüntüsüne geri dönmek için İptal'i tıklatın. Ay ve yıl seçiminizi yaptıktan sonra, tarih alanını doldurmak için yine de bir günü tıklatmanız gerekir. Sağ Ok Sonraki aya gidilmesini sağlar. Gün Seçimi Önceden seçtiğiniz ay ve yıl için gün seçmek üzere ayın bir gününü tıklatın. Seçildikten sonra, takvim kapatılır ve tarih alanı güncellenir. Bugün Seçiminizi geçerli tarihe geri döndürür. Bu düğme kolayca Tamam düğmesiyle karıştırılabilir. Tablo kuralları Tablo biçiminde görüntülenen bilgiler içindir. SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 67 14 Kullanıcı arabirimi kuralları Tablo 14-2 Tablo kuralları Seçenek Tanım Onay Kutuları • Bir veya daha fazla ayrı satırı seçmek için onay kutularını işaretleyin. • Tüm satırları seçmek veya bunların seçimini kaldırmak için başlık satırındaki onay kutusunu işaretleyin. Kolon Başlıkları Bilgileri sıralamak için kolon başlıklarını tıklatın. • A'dan Z'ye sıralamak için Artan Sırada Sırala'yı seçin. • Z'den A'ya sıralamak için Azalan Sırada Sırala'yı seçin. • Sütunlar'ı seçin ve sütunu göstermek ve gizlemek için sütun adına yönelik onay kutusunu tıklatın. • Görüntüyü yeniden düzenlemek için sütun başlığını sürükleyin ve bırakın. Sayfalama Bilgi içeren birden çok sayfaya gözatmak için sayfalama seçeneklerini kullanın. • İlk Sayfa düğmesi — Verilerin ilk sayfasını görüntüler. • Önceki Sayfa düğmesi — Verilerin önceki sayfasını görüntüler. • Sayfa x / y alanı — Belirli bir veri sayfasını seçer; burada x öğesi istenen sayfayı, y öğesi ise toplam sayfa sayısını temsil eder. • Sonraki Sayfa düğmesi — Verilerin sonraki sayfasını görüntüler. • Son Sayfa düğmesi — Verilerin son sayfasını görüntüler. • a – b / c görüntüleniyor — Tablonun sağ alt kısmında ayrı sonuçların sayısını görüntüler; burada a öğesi bu sayfadaki ilk numaralı sonucu, b öğesi bu sayfadaki son numaralı sonucu ve c öğesi de tüm sayfalardaki toplam sonuç sayısını temsil eder. 68 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu Dizin B K Belgeleri bulma 6 Bu kılavuz hakkında 5 Bu kılavuzda neler var 6 Kurallar 5 H Hedef Kitle 5 SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu 69 SEWS-ARC-AG-8.1.0D33