T.C. MALİYE BAKANLIĞI EVRAK İŞLEMLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ
Transkript
T.C. MALİYE BAKANLIĞI EVRAK İŞLEMLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ
T.C. MALİYE BAKANLIĞI EVRAK İŞLEMLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Tanım ve Esaslar Amaç ve Kapsam MADDE 1 - ( 1 ) Bu Yönergenin amacı; Bakanlığımız birimlerinin iş ve işlemlerinin, hızlı, etkili ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlamak amacıyla, bu işlemlerle ilgili evrakın elektronik ve fiziki ortamlarda kaydı, tasnifi, havalesi, işlemlerin sonuçlandırılması, çıkış işlemleri, dosyalanması ve arşivlenmesi ile personelin bu hususlardaki görev, yetki ve sorumluluklarının belirlenmesidir. Dayanak MADDE 2- (1) Bu Yönerge, 14.12.1983 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 178 sayılı Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 39'uncu maddesi ile 02.02.2015 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 33'üncü maddesine istinaden hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3 - (1) Bu Yönergenin uygulanmasında; a) Birim: 178 sayılı K a n u n H ü k m ü n d e K a r a r n a m e k a p s a m ı n d a belirlenen ana hizmet, d a n ı ş m a ve denetim birimleri, y a r d ı m c ı birimler ile defterdarlık birimlerini, b) E l e k t r o n i k Belge Y ö n e t i m Sistemi ( E B Y S ) : B a k a n l ı ğ ı m ı z faaliyetleri yerine getirilirken oluşturulan evrakın üretimi, g ö n d e r i m i , alımı, erişimi, a r ş i v l e n m e s i ve nihai t a s f i y e s i n e kadar olan sürecin elektronik ortamda y ö n e t i m i n i sağlayan sistemi, e) E l e k t r o n i k evrak defteri: B a k a n l ı ğ ı m ı z b i r i m l e r i n c e tutulması zorunlu olan evrak kayıtlarını, ç) E l e k t r o n i k ortam: Belge ve bilgilerin ü z e r i n d e b u l u n d u ğ u her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini, d) E v r a k : Herhangi bir bireysel veya k u r u m s a l talebin iletilmesi veya görevin yerine getirilmesi için d ü z e n l e n e n , el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile i m z a l a n a n ve içeriği itibariyle delil teşkil eden, alınan veya g ö n d e r i l e n her türlü kayıtlı bilgi veya b e l g e y i , e) Fiziki o r t a m : Kâğıt o r t a m ı n d a yapılan işlemleri, f) Gizli e v r a k : İzinsiz olarak açıklandığı t a k d i r d e millî güvenliği ve millî m e n f a a t l e r i t e h l i k e y e d ü ş ü r e c e k olan evrakı, g) G ü v e n l i e l e k t r o n i k imza: 5070 sayılı E l e k t r o n i k İmza K a n u n u n a göre; yetkili m e r c i l e r c e s a ğ l a n m ı ş güvenli e l e k t r o n i k imza o l u ş t u r m a aracı ile o l u ş t u r u l a n , nitelikli elektronik s e r t i f i k a y a d a y a n a r a k imza sahibinin kimliğinin ve i m z a l a n m ı ş elektronik veride s o n r a d a n herhangi bir değişiklik yapılıp y a p ı l m a d ı ğ ı n ı n tespitini s a ğ l a y a n elektronik veriyi, ğ) H i z m e t e özel evrak: Hizmeti yürütmesi g e r e k e n l e r d e n başkası tarafından b i l i n m e s i n e ihtiyaç d u y u l m a y a n evrakı, h) H a v a l e yetkilisi: Birim amirleri ile bunlar t a r a f ı n d a n yazılı olarak evrak havale g ö r e v l e n d i r i l m i ş kişiyi, t a r a f ı n d a n yazılı olarak imza 1 i) K i ş i y e özel e v r a k : Gizlilik dereceli o l m a y ı p ancak gittiği yerde ve önceki i ş l e m l e r i n d e belirli şahısların, amir v e y a s a d e c e o n u n yetki verdiği p e r s o n e l i n a ç a b i l e c e ğ i veya m a k a m sahibinin adına gelen evrakı, ifade eder. Evrak İşlemlerine Dair Esaslar MADDE 4 - ( 1 ) Her türlü evrak öncelikle görevlilerince EBYS tarafından belirlenen ve kullanım kılavuzlarında belirtilen işlemler tamamlanarak kayıt altına alınır ve elektronik evrak defterine aktarılır. (2) Elektronik ortamda oluşturulacak evrakın, "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun olarak hazırlanması ve Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uygun olarak saklanması zorunludur. (3) Birimler tarafından hazırlanan evrakın tarih, sayı, imza, havale süreçlerinin EBYS aracılığıyla yapılması, elektronik onay ile paraflanması ve güvenli elektronik imza ile imzalanması esastır. Bu işlemler ilgili memur ve amirler tarafından bizzat yerine getirilir. (4) Mevzuatın zorunlu kıldığı haller dışında, evrak fiziki ortama aktaramayacaktır. (5) Evraka ilişkin elektronik ortamda yürütülen her türlü iş ve işlem, ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır. IKINCI BOLUM Evrak İşlemleri Gelen Evrak İşlemleri MADDE 5- (l)Elektronik evrak, evrak servislerinde görevli ve yetkili personel tarafından EBYS'nin gerektirdiği veriler girilmek suretiyle, birimlere ve Bakanlığın kullandığı dosya planına göre tasnif edilerek, kaydı sağlanır, elektronik evrak kayıt defterine aktarılır, gelen evrak kayıt numarası alınır ve birimlere gönderilir. (2) Evrak servisinde birimi ya da görevlileri belirlenemeyen evrak, havale yetkilisine iletilir. (3) Gelen evrak, fiziki ortamda alınmış ise, EBYS tarafından belirlenen ve kullanım kılavuzlarında belirtilen veriler girilerek taranır ve sisteme kaydı yapılır. Elektronik ortama alınan bu evraka ilişkin işlemler, elektronik ortamdaki kurallara göre tekemmül ettirilir. (4) Elektronik ortamda alınan evrakın fiziki ortamda alınan nüshası yeni evrak olarak kayıt edilmez. Fiziki ortamda alınan evrak üzerine elektronik nüshanın kayıt numarası işlenerek ilgili birime gönderilir. (5) Fiziki ortamda gelen evrakın, günde en az bir defa, ilgili birimlere dağıtımı yapılır. (6) Fiziki ortamda alınan hizmete özel, gizli ve kişiye özel nitelikteki evrakın sadece zarfları taranmak suretiyle elektronik ortamda kaydı yapılır ve ilgililerine iletilir. (7) Çok Gizli kaydı ile gelen evrak "Kontrollü Evrak Yönergesi" esaslarına göre işleme tabi tutulur. (8) Evrak teslim eden ilgililere, mevzuatın izin verdiği hallerde ve talep edilmesi halinde evrakın sahibini, kaydını, konusunu, alınış tarihini gösterir kayıt fişi verilir. (9) Yanlış geldiği değerlendirilen evrak, usulüne uygun olarak ilgilisi veya yetkilisine iade edilir. (10) Fiziksel ortamda alınan evrakın, EBYS'ye aktarılamayacak nitelikteki ekleri taranmadan ilgili birimgygönderilir. 2 Giden Evrak İşlemleri MADDE 6- (1) Taslak evrak, ilgili ve görevlilerince varsa evveliyatları ile ilişkilendirilmek suretiyle, EBYS tarafından belirlenen kurallara ve kullanım kılavuzlarında belirtilen usullere göre paraf ve imza aşamalarına sunulur. (2) Güvenli elektronik imza ile imzalanan evrak sistem tarafından giden evrak tarihi ve numarası verilerek elektronik evrak defterine aktarılır. (3) Tekemmül eden evrak elektronik ortamda dağıtılır. (4) Güvenli elektronik imza ile imzalanan evrakın fiziki olarak gönderilmesine ihtiyaç duyulması halinde fiziki ortama aktarılan evrakın üstüne görünür şekilde "BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR" ibaresi konulur, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı soyadı, unvanı yazılmak suretiyle imzalanır ve kaşelenir. (5) Zorunlu sebeplerle e-imza kullanılamaması halinde evrak işlemleri fiziki olarak tekemmül ettirilir. Arşivleme MADDE 7- (1) Elektronik ortamda yer alan her türlü evrak ve ekleri EBYS tarafından arşivlenir. (2) Fiziki evrakın arşivlenmesi, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yapılır. ÜÇÜNCÜ B Ö L Ü M Çeşitli Hükümler Diğer Hususlar MADDE 8- (1) Bu Yönergenin uygulanmasına yönelik olarak Muhasebat Genel Müdürlüğü ile İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından müştereken EBYS kullanım kılavuzu hazırlanır. Kaldırılan hükümler MADDE 9- (1) 01 Ocak 1936 tarihli " Evrak Talimatnamesi" yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük ve yürütme MADDE 10 - (1) Bu Yönerge, onaylandığı tarihte yürürlüğe girer ve Maliye Bakanı yürütür. 3