VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25
Transkript
VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25
VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara DÜNYADA SEKRETERLİK e- SERTİFİKA PROGRAMLARI VE ANADOLU ÜNİVERSİTESİ MODELİ Yrd.Doç.Dr.Nuran ÖZTÜRK BAŞPINAR (Anadolu Üniversitesi) Öğr.Grv.Ünver ÜNLÜ BAYRAMLI (Anadolu Üniversitesi) Uzm.Orkun ŞEN (Anadolu Üniversitesi) ÖZET Bilindiği üzere Türkiye’de Sekreterlik Eğitimi ile ilgili gerek Meslek Liselerinde gerekse Yükseköğretim Kurumlarında eğitim-öğretim verilmektedir. Birçok özel “Eğitim Danışmanlık şirketleri” aracılığıyla da kişilerin ilgi alanlarına yönelik eğitim programları düzenlenmektedir. Teknolojinin hayatımıza her alanda girdiği günümüz teknoloji çağında; uzaktan eğitimin yaygınlaşması, yüksek lisans ya da doktora eğitimlerinin bile internet ortamında verilmeye başlanması sonucu; neden sekreterlik eğitimi için de benzer uygulamalar olmasın sorusunu gündeme getirmiştir. Tam bu noktada Türkiye durumuna baktığımızda bu konuya yönelik bir girişimin olmadığı açıktır. Bu çalışmada Dünya’da var olan e-Sekreterlik Sertifika Programları; amaçları, giriş koşulları, verilen dersler, uygulama yöntemleri, ders materyalleri, sınav yöntemleri ve ücretleri gibi konular incelenmiştir. İnceleme sonucunda bir model geliştirilmiştir. Anadolu Üniversitesi Sekreterlik e-Sertifika programı olarak uygulanacak model 5 programdan oluşmaktadır. Ekim 2007 tarihi ile hayata geçmesi planlanan “Sekreterlik e-Sertifika Eğitim Programında”; Tıp Sekreterliği, Hukuk Sekreterliği, Yönetici Sekreterliği, İşletme Sekreterliği ve Büro Yönetimi alanlarında eğitim verilecektir. Anahtar Kelimeler: Uzaktan öğretim, e-Sekreterlik, Sekreterlik Eğitimi, Sertifika 1. GİRİŞ Eğitim, toplumsal bir sistemdir ve bu sistemin üç ana öğesi öğretici, öğrenci ve eğitim programıdır. Bu sistemi bilişim ve iletişim teknolojileriyle destekleyerek hem bireyin hem de toplumun ekonomik ve sosyal-kültürel yönden gelişmesi, eksikliklerinin giderilmesi önemli bir konudur. Uzaktan eğitim, bilişim ve iletişim teknolojilerini kullanarak, farklı coğrafya veya farklı fiziksel ortamlarda bulunan; öğrenci, öğretici ve eğitim araç gereçlerini bir araya getiren bir eğitim biçimidir. Amerika Birleşik Devletleri Uzaktan Eğitim Birliği’nin uzaktan eğitim tanımı “Uydu, video, audio grafik, bilgisayar, multimedia teknolojisi gibi elektronik araçların yardımıyla, eğitimin uzaktaki öğrencilere ulaştırılmasıdır” şeklindedir. Bugüne kadar geliştirilen alternatif eğitim sistemleri genelde var olan eğitimin aksayan yönlerini gidermeyi hedeflemiştir. Uzaktan eğitimde bu sistemlerden biridir. Yetişkinlerin eğitiminde kolaylıkla kullanılabilen ve tercih edilen bir yöntemdir. 11 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Uzaktan eğitim uygulamaları, gelişen bilişim ve iletişim teknolojilerinden etkilenir ve yararlanır. Uzaktan eğitimle, eğitime süreklilik, yaygınlık, esneklik, isteklendirme, bireysellik ve bağımsızlık, hızlılık vb. özellikler kazandırılabilir. Günümüzde uzaktan eğitim sistemlerinde kullanılan teknolojilerden bazıları basılı materyaller, televizyon, telekonferans, bilgisayarlar ve internet şeklinde sıralanabilir. Bilgisayar hem eğitim ve öğretim amacıyla hem de danışmanlık amacıyla kullanılmaktadır. Uzaktan eğitimde bilgisayar ve internet ortamının kullanılması ile bilgi gereksinimini karşılayacak materyale çabuk ve kolay ulaşılabilir. Grafik, yazı, görüntü, ses ve canlandırma içeren konular çoklu ortam olanaklarıyla veya animasyon uygulamalarıyla verilebilir. Yer ve zamandan bağımsız öğrenme olanağı bulunur. Öğrenme ihtiyacı bireysel hıza uygun olarak karşılanabilir. Öğrenciler kendi kendilerini değerlendirme olanağı bulurlar. Kaynakların paylaşımı yoluyla farklı mekânlardaki donanım ve olanak, öğrenci ve öğretici tarafından kullanılabilir. Daha fazla öğrencinin eğitime katılması sağlanabilir. Eğitimin kalitesi yükseltilebilir. Ülkemizde 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nda yer alan 41 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile 1981 yılından sonra üniversitelerin uzaktan öğretim yapmasına olanak tanınmıştır. İlk defa Anadolu Üniversitesi’nce bu yıldan başlayarak uzaktan eğitim verilmeye ve basılı materyaller ve televizyon programlarıyla eğitim yapılmaya başlanmıştır. Zamanla bilgisayar ve internet teknolojileri de sisteme dâhil edilmiştir. Böylelikle e-öğrenme uygulamaları doğmuştur. Ülkemizdeki bilgisayar ve internet kullanım oranı bu modelin kullanılması için yeter düzeydedir. İşverenlerde eğitim konusunda örgütün sahip olduğu teknolojik alt yapıyı personelin kullanmasından yana bir tutum sergilemektedir. Çünkü örgütler küreselleşme süreci içinde yer alabilmek, hızlı teknolojik gelişmelere uyum sağlayabilmek ve rekabet ortamında varlıklarını sürdürebilmek ister. Bu nedenle de çalışanlarının yüksek düzeyde bilgiye sahip, sürekli yenilenen, geliştirilen beceri ve tekniklerle donatılmış yaratıcı bireyler olmasını tercih ederler. Çalışanlarının sadece kendilerine verilen işleri yapan ve kas gücü ile çalışan değil, yaratıcı, değişime kolay uyum sağlayan, problemleri en kısa zamanda çözebilen, öneriler sunabilen ve öğrenmeyi yaşamının bir parçası haline getirebilmiş bireyler olmalarını teşvik ederler. Bilgi ve beceri düzeyi yüksek, öğrenmeyi amaç edinen ve öğrendiklerini çalışma hayatına uygulayabilen işgücü isterler. Bu eğilimleri sergileyen çeşitli araştırmalar mevcuttur. Çalışanların bu niteliklere sahip olabilmesi ise gerekli mesleki eğitimi almasına ve sürekli eğitime ara vermemesine bağlıdır. Ancak böylelikle bilgi edinimi ve bunların işe aktarımı sağlanabilir. Söz konusu insan profilinin oluşturulmasında ve sürekliliğinin sağlanmasında uzaktan eğitim çalışanlar ve örgütler için en uygun modeldir. Çalışanlar uzaktan eğitimle; eğitim ihtiyaçlarını karşılayabilmekte, zaman ve mekândan bağımsız olarak eğitim alabilmektedirler. Okul eğitiminin devamında, yaşamları boyunca sürekli eğitim alabilmekte, kendi kendilerini geliştirebilmektedirler. 2. SEKRETERLİK EĞİTİM SİSTEMİNE GENEL BİR BAKIŞ Eğitim bütün meslekler için önemli rol oynar. Mesleki eğitim, kalkınmanın hızlanması, istihdamın artırılması ve Türkiye’nin rekabet gücünün yükselebilmesi yönünden büyük bir öneme sahiptir. Her işin bir uzmanlık dalı olduğu kabul edilirse, sekreterlerinde kendi alanlarında başarılı olabilmesi için mutlaka sekreterlik eğitimi almaları gerekmektedir. Sekreterlik hizmetleri ile bu hizmetleri yerine getirenlerin eğitim ve nitelikleri arasında 12 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara doğrudan bir ilişki vardır. Eğitim almış bir sekreterin işe uyumu örgütlerin verimliliğinin artmasına katkıda bulunmaktadır. Ülkemizde iş hayatı geliştikçe nitelikli büro elemanı ve sekreterlere duyulan ihtiyacı karşılamak üzere Ticaret Okulları ve bu okulların bünyesinde sekreterlik programları açılmıştır. 1955-56 ders yılında Ankara Ticaret Yüksek Öğretmen Okulunda 3 yıllık sekreterlik eğitimine başlanmıştır. 1956-57 de Ankara Sekreterlik Okulu; yine aynı yıllarda İstanbul, İzmir, Eskişehir ve Bursa’da açılan sekreterlik okulları lise ve dengi okul mezunlarına iki yıllık eğitim vermiştir. Ancak bu okullar 1975-76 döneminde kapanmıştır. Ülkemizde ekonomik gelişmelere bağlı olarak sekreterlik gereksiniminin arttığı yıllarda sekreterlik mesleğinin eğitiminin olmaması önemli bir dezavantaj olarak görülmektedir. Daha sonra bu alanda hizmet verecek iş gücünü yetiştirmek için orta öğretim düzeyinde “Sekreterlik Meslek Liseleri” açılmış, bu dönemden başlayarak Sekreterlik Meslek Lisesi mezunlarının yanı sıra “Ticaret Lisesi” mezunlarının da çalışma hayatına sekreter olarak atılmayı tercih ettikleri görülmüştür. Bu dönemde mesleki eğitim sadece orta öğretim kurumları tarafından verilmemiş; katkısı sınırlı da olsa, Halk Eğitim Merkezleri ve özel dershanelerin düzenlediği beceri kazandırma kurslarıyla sekreterlik mesleğinin özel alanlarında eğitim verilmiştir. 1980-1981’den sonra ise YAYKUR bünyesinde Meslek Yüksekokullarında Sekreterlik bölümleri açılmaya başlamıştır. 1982’den itibaren değinilen yüksekokullar üniversitelerin bünyesine alınarak ön-lisans düzeyinde yükseköğretim verilmeye başlanmıştır. Bugün çeşitli üniversitelerde 100’ün üzerinde BYS programı mevcuttur ve bu programların sayısı artmaya devam etmektedir. Öte yandan 1993-94 ders yılından bu yana Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi BYS programı da eğitim öğretimi sürdürmektedir. Gazi Üniversitesi’nde 4 yıllık “Büro Yönetimi Öğretmenliği” bölümü vardır. Bunun yanı sıra çeşitli üniversitelerde Sağlık Meslek Yüksekokulları’nın “Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Programları” da mevcuttur. BYS eğitimi almamış ancak bu görevi sürdürenler kendilerini geliştirmek, işlerinde pratiklik ve bilgi kazanmak, mesleğe yabancı kalmamak için çeşitli kamu ve özel kuruluşların düzenlediği sertifika programlarına da katılmaktadır. Ancak tüm bu eğitim programlarına rağmen sekreterlik alanında ciddi bir kalifiye eleman açığı vardır ve bu açığı kapatmak için Sekreterlik e-sertifika programını hayata geçirmek gerekmektedir. AB sürecinde örgütlerin çalıştıracakları tüm elemanları ilgili konuda eğitim alanlar içinden seçme ya da halen çalışan kalifiye olmayan elemanlarını eğitme zorunluluğunun doğduğu günümüzde e-sertifika eğitim programları önemli bir eğitim açığını kapatabilecektir. Böylelikle BYS eğitimi almış ve kendilerini geliştirmek isteyen çalışanlar, sekreterlik eğitimi almamış ancak halen sekreterlik yapan çalışanlar; eğitimlerini mesai saatleri içinde (işini ve sorumluluklarını aksatmadan) bilgi, beceri, davranış geliştirme olanağını zaman ve mekân bağımlılığından kurtularak gerçekleştirebileceklerdir. 13 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 3. SERTİFİKASYONA DOĞRU GİDİŞ Sertifika programları son yıllarda giderek yaygınlaşan bir eğitim seçeneğidir. Sertifika programları fazla zaman harcamadan ilgi alanlarına yönelik bilgi edinmek isteyenlerin tercihi gibi görünse de özellikle, • Üniversiteden mezun olmuş ve iş hayatına yeni başlayacak olanlar, • Üniversitede okuyan mesleki becerilerine katkı sağlamak isteyenler, • Lise mezunu olan ve bir meslek edinmek isteyenler, • Yaptığı işi daha iyi yapmak isteyen çalışanlar, • Bilgilerini güncel tutmak isteyenler, • Farklı bir sektöre geçmek isteyenler, • Kendilerini yetiştirmek isteyen iş yeri sahipleri, Sertifika programlarını tercih etmektedir. Koçel’de şşletme yönetimi ile ilgili geliştirme faaliyetlerinin, son yıllarda, özellikle Toplam Kalite Yaklaşımının da etkisi ile, ‘sertifikasyon’ yönünde geliştiğini belirtmektedir. Yani işletme yönetimi ile ilgili her türlü faaliyet, mümkün olduğu ölçüde ‘meslek’ standartlarına yaklaştırılmakta ve bu faaliyeti yerine getirecek olanlardan, bu faaliyetin öngördüğü, ‘bilgi’ye sahip olduğunu gösterecek bir sertifika-belge istenmektedir. Henüz bir ‘yöneticilik sertifikası’ düzeyine gelmemiş olmakla beraber, işletme organizasyonunun pek çok kademesindeki görevler için sertifika zorunlu hale gelmektedir. Örneğin, en basitinden bir işletmede ‘güvenlik görevlisi’ olarak çalışan personelden ‘laboratuar şefine’, ‘muhasebe şefine’, ‘satış veya insan kaynakları şefi’ veya ‘uzmanına’ kadar, gittikçe yayılan ölçüde bir sertifikasyon olayı başlamış bulunmaktadır. Sertifikasyon olayı, işletme yönetiminde ‘personel seçme’, ‘ terfi ettirme’ ve ‘atama’ olayına yeni bir boyut getirmektedir. Şöyle ki, organizasyonlarda yükselme (terfi), üst kademenin kararı ile gerçekleşir. Üst kademelerde bu kararlar verilirken, daha çok ‘kanaat’e dayanan bir karar yerine, ilgili personelin gerekli bilgiye sahip olduğunu gösteren ‘sertifika’ daha ağırlıklı rol oynayacaktır. Şüphesiz bu, her sertifikası olanın atanacağı veya terfi edeceği anlamına gelmez. Ancak en azından terfi veya atanma bekleyenlerin, ilgili konuda gerekli bilgiyi kazanma ve bunu sertifika ile belgeleme gayreti içine girmelerini sağlayacaktır. Sekreterlikte e-Sertifika’ya yönelmede şimdiye kadar yapılan BYS kongrelerinde, kongre katılımcılarının yaptıkları araştırmaların ve sundukları tebliğlerde dile getirdikleri sekreter eğitimindeki sorunlar ve kalifiye sekreter açığı ile ilgili görüşlerinde etkisi vardır. Örneğin; Halıcı’nın yaptığı çalışmaya göre her yıl kalifiye eleman sayısı artış gösterdiği halde meslekte önemli bir oranda kalifiye eleman açığı vardır (120.000 kişi) ve sekreterlik mesleği mensubunun % 34’ü kalifiyedir. Sekreterlerin % 66 ise herhangi bir eğitim almadığı halde bu mesleği sürdürmektedir. Türkiye’de GSMH hiç büyümese bile bu kalifiye istihdam açığı 25 yılda kapatılabilecektir. Büyüme rakamları (ortalama % 5) dikkate alındığında ise açık her geçen yıl artarak büyümeye devam edecektir. Yani ortalama 10.000 yeni istihdam yaratılmasına rağmen verilen mezun sayısı 5.400’lerde kaldığı için istihdam açığı giderek büyüyecektir. Bu açık en kısa sürede uzaktan öğretimle verilecek sertifika programlarıyla kapatılabilir. 14 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 4. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ SEKRETERLİK e- SERTİFİKA PROGRAMLARI Çağın gerekleri bilgiye hızla ulaşma yollarını bilen ve benimseyen bir eğitim yöntemini kısacası uzaktan öğretim modellerinin geliştirilmesini zorunlu kılmıştır. Büro Yönetimi ve Sekreterlik eğitimi de bu gelişmenin dışında kalmamıştır. Bilgisayar ve internet destekli uzaktan öğretimin BYS eğitiminde de kullanılmaya başlanması sonucu doğmuştur. Ancak böylelikle çalışanların mesleki yaşama hazırlanması ve uyumlarının kolaylaştırılması sağlanabilecek ve BYS alanında mesleki eğitimin kalitesi yükseltilebilecek ve kalifiye eleman sayısı artırılabilecektir. AB Mesleki Eğitim Geliştirme ölçütlerinin başında yer alan, sürekli mesleki eğitimin iyileştirilmesi, geliştirici erişim olanaklarının artırılması, teknolojik gelişmelere uyum sağlanması yani “yaşam boyu eğitim” kavramını en önemli faktör olarak görmenin doğal bir sonucu olarak (kaynakçada da görülebileceği gibi ve yurtdışında da yaygın olarak gerçekleştirildiği gibi) Anadolu Üniversitesince de Sekreterlik e-sertifika programları geliştirilmiştir. Bu yeni eğitim olanağı, tüm iş kollarında giderek önem kazanan uzmanlaşmayı sekreterlik mesleğinde de sağlamada önemli ölçüde katkı sağlayacaktır. Böylelikle ilgili iş kolunun gerektirdiği niteliklerle donatılmış sekreter sayısı artacak ve bu sertifika programlarını tamamlayan sekreterler yönetimin işlerini kolaylaştırarak, örgütsel başarıyı artırmada etkin rol oynayacaklardır. Sertifika programlarını tamamlayan sekreterler ya da sekreter adayları hem sekreterlik alan bilgileri ile donatılacaklar ve hem de bu sekreterler o iş koluna ait iş dilini kullanma becerilerini geliştirebileceklerdir. Anadolu Üniversitesi e-Sekreterlik Sertifika Programları; Büro Yönetimi, Hukuk Sekreterliği, İşletme Sekreterliği, Yönetici Sekreterliği ve Tıp Sekreterliği olarak belirlenmiştir. Yukarıda sayılanların dışında Anadolu Üniversitesi Sekreterlik e-Sertifika programlarının hazırlanmasına ivme kazandıran çeşitli faktörler vardır: Anadolu Üniversitesinin uzaktan öğretim konusundaki altyapısı ve deneyimi, başta Rektörümüz olmak üzere üniversite yönetiminin bu konudaki desteği ve programın eğitim materyallerini hazırlayacak öğretim elemanlarının hazır oluşu ve istekliliği gibi. Sekreterlik e-Sertifika Programları hazırlanırken izlenen yol ise şöyledir: • Öncelikle ülkemizdeki Büro Yönetimi ve Sekreterlik eğitim programları, Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik eğitim programları ve Adalet Yüksekokulu eğitim programları ve içerikleri ve haftalık ders saatleri incelenmiştir. • Yurt dışında e-sekreterlik eğitimi veren kurumların programlarının müfredatları, özet içerikleri, ders saatleri incelenmiştir. • Oluşturulan taslak programlar ilgili uzmanlık alanı mensuplarının görüşlerine sunulmuş ve bu taslak program üzerinden öneriler alınmıştır. • Yapılan analizler ışığında, alınan görüş ve önerilerde dikkate alınarak her bir sertifika programının dersleri, derslerin içerikleri ve ders sayıları saptanmıştır. 5.ANADOLU ÜNİVERSİTESİ PROGRAMLARININ HEDEFLERİ e-SEKRETERLİK SERTİFİKA Anadolu Üniversitesi Sekreterlik e-Sertifika programlarını tamamlayan katılımcıların bu süreç sonunda aşağıdaki nitelikleri elde etmesi beklenmektedir. 15 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 5.1.Büro Yönetimi Sertifika Programının Hedefleri Büro elemanı; gerek kamu kuruluşlarında gerekse özel işletmelerde evrak kabul, evrak işleme, imza ve onaya hazırlama, bilgisayar kullanarak doküman oluşturma, kopyalama, dosyalama ve arşivleme gibi büro hizmetlerini gerçekleştirirler. Büro elemanları küçük ya da büyük, ulusal ya da uluslar arası, ister hizmet sektörü, ister üretim sektörü olsun her tür firmada, eğitimden, turizme tüm iş kollarında çalışabilirler. Bu program rutin büro işlerini yapabilen büro elemanları yetiştirmeyi ve yöneticisinin üretkenliğini arttırabilecek, zamandan tasarruf sağlayacak, yöneticileri ve kurumu temsil edebilecek ve yöneticisinin iş yükünü hafifletebilecek büro elemanları yetiştirmeyi amaçlamaktadır. Program ofis pozisyonunda şansını artırmak veya bilgi ve becerilerini geliştirerek yöneticilik pozisyonuna ilerlemek isteyen büro çalışanlarına yardımcı olacaktır. 5.2.Hukuk Sekreterliği Sertifika Programının Hedefleri Hukuk sekreterleri hukuk ile uğraşan her türlü profesyonellerin büroları, mahkemeler, iş ve endüstri alanındaki hukuk büroları, devlet ve yerel yönetimler, sivil toplum örgütleri gibi kuruluşlardaki bürolarda çalışmaktadırlar. Hukuk sekreteri hukuk alanında uzmanlaşmış sekreter demektir. Bu alanda uzmanlaşmış bir sekreterin her şeyden önce meslekte “olmazsa olmaz” kabul edilen bilgi ve becerilere sahip olması şarttır. Öncelikle de ne tür bir hukuk bürosunda çalışırsa çalışsın, mutlaka temel sekreterlik bilgisine ihtiyacı vardır. Hukuk sekreterinin yasal konulardan anlaması ve gerek yasalardaki gerekse mahkeme kurallarındaki değişiklikler konusunda da bilgilerini güncel tutması ve dava açma, mahkeme tebligatları, senetler gibi konularda bilgi sahibi olması gerekmektedir. Hukuk bürosuna gelenleri karşılamak, randevuları ayarlamak ve noterlik işlemleri, icra işleri de hukuk sekreterinin görevlerindendir. Bütün bu işleri yaparken işverenin mahkemelerle ilgili takvimini ve hayati önemi olan olay ve tarihleri çok dikkatle izlemelidir. Hukuk Sekreterliği programı hukuk sekreteri olarak çalışmak isteyenlere hem mesleki yetenek sağlayacak hem de yeni bir kariyer elde etmek isteyenler için önemli bir fırsat yaratacaktır. Halen hukuk sekreteri olarak çalışan sekreterlere de etkinlik ve verimliliklerini artırmada yardımcı olacaktır. 5.3.İşletme Sekreterliği Sertifika Programının Hedefleri Sekreter, büro işlerinin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayarak, yöneticisine zamanı verimli kullanma olanağı tanıyan en yakın yardımcıdır. Mesleğe ilişkin bilgi ve becerilere sahip ve bunları davranışa dönüştürebilen, kişisel amaçları ile kuruluşun amaçlarını uyumlaştırabilen bir profesyoneldir. Sekreterler küçük ya da büyük, ulusal ya da uluslar arası, ister hizmet sektörü, ister üretim sektörü olsun her tür firmada, eğitimden, turizme tüm iş kollarında çalışabilirler. İşletme Sekreterliği Sertifika Programı, yönetimin başarısında vazgeçilemeyecek katkıları olan sekreterleri yetiştirmeye yönelik olan bir sertifika programıdır. Hedefleri, örgütü dış çevreye karşı temsil edebilen, sorun çözme merkezi gibi çalışan, yöneticisinin yükünü hafifletebilen sekreterler yetiştirmektir. Sekreter, yöneticisine örgüt içindeki durumu ve iş sorumluluğu konusunda gerekli doğru, eksiksiz, zamanlı ve uygun bilgileri sağlayabilecek, yöneticisinin verimliliğine katkıda bulunacaktır. Bu program yeteneklerini geliştirmek ve daha etkili çalışmak isteyen mesleğe yeni başlamış ya da deneyimli sekreterler için 16 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara tasarlanmıştır. Programı tamamlayan sekreterler güçlü sekreterlik becerileri ile işletmelerde birçok fırsat elde edebilirler. 5.4.Yönetici Sekreterliği Sertifika Programının Hedefleri Yönetici sekreter, büro yeterliklerinin üstünlüğüne sahip, doğrudan bir emir almadan sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınan karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi, kendisine verilen otorite sınırları içinde kararlar verebilen bir yönetici yardımcısıdır. Yönetici sekreterler, genellikle yöneticilerinin yokluğunda, belirli konu ve durumlarda onun yerini doldurma gibi yetkilere sahip olan konumda görev yaparlar. Yani yönetici sekreter, gerektiğinde yöneticisi adına belli konularda kararlar alabilen ve bu kararları, yöneticisi adına uygulayan kişidir. İşyerinde yöneticisinin olmadığı zamanlarda veya olduğu zamanlarda etkinliğini ortaya koyarak adeta bir yönetici gibi davranabilen kişidir. Hatta öyledir ki yöneticisi O’nun olmadığı bir anı düşünemez. Yöneticisini yönetme gücüne sahiptir. İşleri düzene koyarak, planlama ve koordinasyonu sağlayarak bir yönetici gibi çalışır. Bir işin yapılması gerektiğinde etkin düşünme becerisi sayesinde olayı planlar ve yöneticinin onu reddedemeyeceği şekilde yöneticisine sunar. Bu konumda yöneticisine “hayır” diyemeyen sekreter pozisyonunda değil, yöneticisinin “hayır” diyemeyeceği yöneten bir sekreter pozisyonundadır. Bu sertifika programı işlerin akışını belirleyebilen, onlara yön veren, herhangi bir komuta maruz kalmadan görev ve sorumluluklarını yerine getirebilen, hatta diğer bölümlerde çalışanlarla işlerin işleyişiyle ilgili iletişimde bulunabilen, onlara da yön vererek işin verimliliğini ve kalitesini en üst düzeye çıkarabilen yönetici sekreterler yetiştirmeyi hedefler. Yeteneklerini geliştirmek ve daha etkili çalışmak isteyen mesleğe yeni başlamış ya da deneyimli sekreterler için tasarlanmıştır. Bu sertifika programı katılımcıları yönetici sekreterliğine hazırlar ve var olan bilgi ve becerileri geliştirir. 5.5.Tıp Sekreterliği Sertifika Programının Hedefleri Tıp Sekreteri, kendi başına ve belirli bir süre içerisinde hastaların muayeneye hazırlık, kabul ve dosya işlerini yapma ile tıbbi, idari ve istatistikî dokümanları hazırlama becerisine sahip nitelikli kişidir. Bu alanda uzmanlaşmış bir sekreterin her şeyden önce meslekte “olmazsa olmaz” kabul edilen bilgi ve becerilere sahip olması şarttır. Öncelikle de ne tür bir sağlık kuruluşunda çalışırsa çalışsın, mutlaka temel sekreterlik bilgisine ihtiyacı vardır. Bu sertifika programı tıbbi sekreterler için sağlık organizasyonlarında çalışma fırsatları sağlamaktadır. Tıp Sekreterleri kurum-hasta, hekim-hasta arasında köprü görevi yaparlar. Sağlık kuruluşlarında veya muayenehanelerde tıbbi sekreterler, hasta danışmanı veya arşivist olarak çalışabilirler. Tıbbi sekreterler, hekimlerin ve hemşirelerin rutin büro işlerine ayıracağı zamanı azaltarak, profesyonel alanlarına daha fazla zaman ayırmalarına olanak sağlarlar. Böylelikle sağlık hizmeti sunumunda verimlilik ve kalite artışına katkıda bulunurlar. Kurum yöneticilerinin gereksinimi olan bilgilerden sağlık hizmetlerinde kullanılan kurum performansına yönelik verileri işleyerek yöneticiye bilgi sunarlar. Bu amaçlarla, hasta randevularını düzenleme, hastalara ön bilgi verme, dosya açma, hasta tanıtım kartı hazırlama, hasta dosyalarının transferini sağlama, hasta kayıt defterini tutma, hastaları muayeneye hazırlama, hasta yatış evrakını hazırlama, hasta yakınları ile iletişim sağlama, hasta çıkış evrakını hazırlama gibi görevleri gerçekleştirirler. Ayrıca, sigorta şirketleri ve uyumlaştırma (akreditasyon) için zorunlu hale gelecek olan hasta dosyalarının nitelik ve nicelik yönünden 17 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara gerektiği gibi düzenlenmesi ve saklanmasını sağlayarak sağlık sektörünün vazgeçilmez ara insan gücü olmaktadırlar. Bu sertifika programı yeteneklerini geliştirmek ve daha etkili çalışmak isteyen mesleğe yeni başlamış ya da deneyimli sekreterler için tasarlanmıştır. Bu program hem sekreterlik bilgi ve becerilerini hem de tıp bilgilerini içerir, katılımcıları tıp sekreterliğine hazırlar. Özel hastanelerin ve polikliniklerin sayısının her geçen gün artması bu programı tamamlayan sekreterlerin güçlü sekreterlik becerileri ve temel tıp bilgileriyle hastanelerde, doktor muayenelerinde ve polikliniklerde birçok fırsat elde etmesini sağlar. 6.ANADOLU ÜNİVERSİTESİ e-SEKRETERLİK SERTİFİKA PROGRAMLARININ İÇERİKLERİ Sekreterlik e-Sertifika programlarının hedeflerini gerçekleştirmek için aşağıda yer alan dersler öngörülmektedir. Dersler üç ay sürmektedir ve taşıdıkları başlıklara yönelik bilgi ve becerileri kazandırmayı hedeflemektedir. 6.1.Büro Yönetimi Sertifika Programının İçeriği Lise ve dengi okul mezunu, önlisans ya da lisans mezunu olup büro elemanı olarak çalışan ve çalışmayı düşünerek bu programa kayıt olan öğrenciler aşağıdaki dersleri alacaklardır. • • • Büro Yönetimi Ticari Bilgiler ve Belgeler Büro Teknolojileri 6.2.Hukuk Sekreterliği Sertifika Programının İçeriği Lise ve dengi okul mezunu, ön lisans ya da lisans mezunu olup, hukuk sekreteri olarak çalışan ve çalışmayı düşünerek bu programa kayıt olan öğrenciler aşağıdaki dersleri alacaklardır. • • • Temel Hukuk Terminolojisi (Hukuk, yasa, anayasa, gerçek- tüzel kişi, hak, ehliyet, dava, sözleşme, vekil, kefalet, dava, icra, çek, senet, icra, haciz vb. temel hukuk kavramları) Adli Yazışmalar (Dava, icra takibi, haciz, satış, tebligat vb. evrakların şekil ve içerikleri) Sekreterlik Bilgisi 6.3.İşletme Sekreterliği Sertifika Programının İçeriği Lise ve dengi okul mezunu, önlisans ya da lisans mezunu olup sekreter olan ve sekreter olarak çalışmayı düşünerek bu programa kayıt olan öğrenciler aşağıdaki dersleri alacaklardır. • • • Sekreterlik Bilgisi Mesleki Yazışmalar Büro Yönetimi ve Dosyalama 18 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 6.4.Yönetici Sekreterliği Sertifika Programının İçeriği Lise ve dengi okul mezunu, ön lisans ya da lisans mezunu olup, yönetici sekreteri olarak çalışan ve çalışmayı düşünerek bu programa kayıt olan öğrenciler aşağıdaki dersleri alacaklardır. • • • Yönetici Sekreterliği Zaman ve Stres Yönetimi Toplantı ve Sunu Teknikleri 6.5.Tıp Sekreterliği Sertifika Programının İçeriği Lise ve dengi okul mezunu, ön lisans ya da lisans mezunu olup, tıp sekreteri olarak çalışan ve çalışmayı düşünerek bu programa kayıt olan öğrenciler aşağıdaki dersleri alacaklardır. • • • Tıbbi Terminoloji (Hareket Sistemine İlişkin Terimler, Anatomik Terimler, Tanısal Terimler, Ameliyat Terimleri, Semptomlara İlişkin Terimler, Solunum, Dolaşım, Sindirim, Ürogenital Sistemine İlişkin Terimler, Tıbbi Kısaltmalar, Laboratuar Tahlilleri İle İlgili Terimler) Halk Sağlığı (Tıbbın Tarihsel Gelişmesi, Temel Sağlık Hizmetleri, Sağlıkta İnsan Gücü Ve Türkiye' de Sağlık Örgütlenmesi, Bağışıklama Hizmetleri, Genel Beslenme, Sağlık Eğitimi, İşçi Ve İşyeri Sağlığı, Aile Planlaması, İlk Yardım, Tıp Ahlakı ) Sekreterlik Bilgisi 7.ANADOLU ÜNİVERSİTESİ e-SEKRETERLİK SERTİFİKA PROGRAMININ ÖĞRETME-ÖĞRENME ORTAMLARI İnternet tabanlı eğitimde önemli noktalar vardır. Bunlar; öğrenim materyallerinin kalitesi, materyallerin kullanılabilirliği, öğrencilerin eğiticiler tarafından desteklenmesi, sistemin yönetimi, erişim kolaylığı, görüntüleme ve geri besleme olarak sıralanabilir. Anadolu Üniversitesi Sekreterlik e-Sertifika Programının hazırlanmasında öğretme-öğrenme ortamları tüm bu faktörler göz önüne alınmıştır. Her öğrencinin kişisel sayfasında kayıtlı olduğu e-Sertifika Programının içerdiği dersler listelenmektedir. Ders seçimi yaparak ilgili dersin e-öğrenme hizmetlerine ulaşabilir. eSertifika programına kayıt yaptırdıktan sonra 12 haftalık bir ders çalışma süresi bulunmaktadır. Öğrencilere her hafta, her dersten 1–2 üniteyi çalışarak bu süreyi değerlendirmeleri önerilmektedir. 7.1. Kitap Programda yer alan her dersin bir kitabı vardır. Öğrenciler ders kitabından ilgili üniteyi okuyabilir. Kitaplar uzaktan öğrenim ve örgün öğrenim koşullarında kullanılabilecek şekilde düzenlenmiştir. Kitabı oluşturan her ünitenin başlangıcında yer alan “Anahtar Kavramlar” bölümlerinde, ünite içerisinde ele alınan konuyla ilgili anahtar sözcük açıklamaları, “Amaçlar” bölümlerinde 19 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ise ünite içerisindeki konuları tamamladıktan sonra hangi konularda bilgi ve becerilere sahip olunacağı bulunmaktadır. Metin içerisinde yer alan “Dikkat” bölümlerinde, o konuyla ilgili önemli noktalar yer almaktadır. “İnternet” bölümlerinde konularla ilgili web sayfalarına ve e-derslere yönlendirmeler, “Kitap” bölümlerinde ise dipnotlara ve ilgili kitaplara yönlendirmeler bulunmaktadır. Ünite sonlarında yer alan “Unutmayalım” bölümlerinde, metin içerisinde yer alan “Dikkat” cümleleri toplu bir halde verilmektedir. “Öğrendiklerimizi Özetleyelim” bölümünde konuyla ilgili kapsamlı bir özet bulunmaktadır. Ünite sonlarında yer alan “Kendimizi Sınayalım” bölümleri ise ünite içerisinde öğrenilenleri sınamaya dönük test sorularından oluşmaktadır. 7.2.e-Öğrenme e-Öğrenme hizmetleri http://esertifika.anadolu.edu.tr/Portal adresinde yer alan e-Sertifika Programları Portalı üzerinden sunulmaktadır. Üst menüden Oturum Aç bağlantısına tıklayarak da ulaşabilecek e-Sertifika Programları Portalına kullanıcı adı ve parola yazılarak oturum açılır ve tüm e-Öğrenme hizmetlerine ulaşılabilir. Katılımcılar e-Sertifika Portalında oturum açtıklarında, sesli ve etkileşimli olarak hazırlanmış çoklu ortam yazılımları yardımıyla ünitelerini çalışabilmekte ve çok sayıda çözümlü örneği inceleyerek öğrendiklerini pekiştirebilmektedirler. e-Ders Video görüntüleri eşliğinde ders anlatımları içeren e-Ders yazılımları ile katılımcılara öğretici ders içeriği sunulmaktadır. Etkileşimli animasyonlar ve canlandırmalarla desteklenen konu anlatımlarının yanı sıra çeşitli örnek olaylar ve ders içeriğine uygun geliştirilen araçlarla, katılımcıların içerikle olan etkileşimi en üst düzeyde gerçekleşecek şekilde tasarlanmıştır. e-Kitap İnternette ders çalışan katılımcıların kitaplara kolayca erişebilmelerini sağlamak amacıyla ders kitapları internet ortamında sunulmaktadır. Kâğıda basılmaya ihtiyaç duymadan, bir bilgisayar yardımıyla okunabilen elektronik kitaplar, basılı kitaplara göre pek çok avantaj ve kolaylık sağlamaktadır. İnternet üzerinden yayınlandıkları için istenen kitaba dakikalarla erişilebilmesi, kitap içinde sözcük taramasının kolayca yapılabilmesi, bu avantajlara örnek olarak gösterilebilir. e-Kitaplar, her türlü masaüstü ya da dizüstü bilgisayardan okunabilmektedir. e-Televizyon Katılımcıların kolay erişimini sağlamak amacıyla televizyon programları internet ortamında sunulmaktadır. Katılımcılar ders videolarını bilgisayarına indirerek daha esnek çalışma saatlerine sahip olabilirler. Katılımcılar programları bir kez bilgisayarına yükledikten sonra, istediği dersin istediği ünitesini zamana bağlı kalmadan seyredebilirler. e-Alıştırma 20 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Sesli, hareketli canlandırmalar ve yoğun öğrenci-bilgisayar etkileşimini barındıran çok ortamlı eğitim yazılımı olarak da tanımlanan e-Alıştırma hizmeti, en son teknolojilerle tasarlanmakta ve endüstri standartları kalitesinde geliştirilmektedir. e-Alıştırma dersi izlenerek çok sayıda çözümlü alıştırma sorusu incelenebilir ve bilgiler pekiştirilebilir. e-Alıştırma hizmetiyle e-sertifika programlarının katılımcılarına internet ortamında etkin ve verimli ders çalışma atmosferi oluşturmak amaçlanmaktadır. e-Danışmanlık Sertifika Programları Portalında yayınlanan alıştırma yazılımlarının ve e-derslerin asenkron olarak akademik danışmanlık hizmeti bulunmaktadır. e-Danışmanlık hizmeti, katılımcıların derslerle ilgili sorularını dersin akademik danışmanına sorarak birkaç gün içinde yanıt alabileceği bir hizmettir. Her dersin bir akademik danışmanı ve bir moderatörü bulunmaktadır. Danışmanlara gönderilen bu sorular bir moderatör tarafından incelenerek, geçersiz olanlar iptal edilmekte, ilgisiz olanlar doğru kanala yönlendirilmekte ve akademik içerikli olanlar ise ilgili danışmana yanıtlaması amacıyla iletilmektedir. Danışman tarafından yanıtlanan soru ve yanıtlara bütün katılımcılar erişebilmektedir. Üniteye ait anlaşılmayan konular varsa e-Danışmanlık hizmeti yardımıyla akademik danışmana soru yöneltilebilir. e-Sınav e-Sınav hizmeti, katılımcıların resmi sınavlar öncesi kendilerini denemeleri ve başarı durumlarını gerçeğe yakın biçimde ölçmeleri amacıyla sunulmaktadır. e-Sınav soruları, gerçek sınav sorularının hazırlanma sürecine paralel olarak hazırlanmaktadır. Bu nedenle bir derste birkaç deneme sınavı gerçekleştiren katılımcı, o anda resmi sınava girdiğinde alacağı sınav notuna benzer sonuçlarla karşılaşabilmektedir. İnternet üzerinden yayınlanan sınavlar değerlendirmeye alınmaz, sadece katılımcıların kendilerini sınamalarına olanak verir. e-Sınav hizmetine girildiğinde sorular, ilgili derse ait soru bankasından her ünite için rassal olarak seçilerek ekrana gelmektedir. Bu nedenle yeni bir sınav başlatıldığında aynı sorulara rastlanması mümkün fakat tamamen aynı sınava rastlanma olasılığı düşüktür. Sınav tarihi yaklaştığında e-Sınav uygulamasına girilerek deneme gerçekleştirilebilir ve yetersiz olunan ünitelere geri dönerek tekrar çalışılabilir. sınavları e-Destek Teknik konularda destek almak için e-Destek hizmetinden yararlanılabilir. e-İletişim e-Sertifika programları ile ilgili bilgi almak için gönderilebilir. 21 esertifika@anadolu.edu.tr adresine e-posta VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 8.ANADOLU ÜNİVERSİTESİ SEKRETERLİK e-SERTİFİKA PROGRAMININ DEĞERLENDİRME DÜZENİ Programda yer alan derslerden her öğretim döneminde bir kez dönem sonu sınavı yapılır. Sınavlarda değerlendirme yüz (100) tam not üzerinden yapılır. Her ders için başarı notu dönem sonu sınavı notudur. Bir dersten başarılı sayılabilmek için başarı notunun en az elli (50) olması gerekir. Başarı notu küsurlu çıkarsa en yakın tam sayıya yuvarlanır. Her ne sebep ve mazeretle olursa olsun, sınavlara katılamayan öğrenciler için telafi sınavı açılmaz. Bir sertifika dönemine ait sınavlar önceden ilan edilen illerde (şimdilik İstanbul, Ankara, Eskişehir, İzmir, Antalya, Adana, Diyarbakır, Erzurum, Trabzon) yüz yüze gerçekleştirilir. Batı Avrupa e-Sertifika Programları için sınav merkezi Almanya/Köln'dür. Katılımcılar kayıt başvurusu esnasında tercih etmiş oldukları ilde sertifika sınavlarına girerler. Sınav giriş belgeleri internetten yayınlanır. Sınavlar bu illerin tümünde bir oturum halinde düzenlenir. Sınav süresi 150 dakikadır ve her derse ait 40 soru sorulur. Sınav sonuçları iki hafta sonra internetten duyurulur. Bir sertifika programını tamamlayıp, derslerin tümünden başarılı olan öğrencilere, ilgili programa ait "T.C. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ SERTİFİKA BELGESİ " verilir. 9.SONUÇ Uzaktan öğretimin pek çok yararından bazıları şunlardır. Uzaktan öğretim eğitimin standartlaşmasını sağlar. Eğitim birimlerinde geçirilen zamanı azaltır. Eğitim maliyetinin azalmasını sağlar. İhtiyaç duyulan zamanda ve yerde eğitimin verilebilmesini sağlar. İhtiyaca göre şekillendirilmiş, mesleğe ve göreve özel eğitim verilebilmesini sağlar. Bilgi teknolojileri aracılığı ile gerekli bilgilere kolaylıkla ulaşmada internetin sağladığı imkânlar göz ardı edilmemelidir. Hem örgün eğitimde hem uzaktan eğitimde kullanılan bilgisayarların internete bağlanmasıyla birlikte, insanlar arasındaki mesafe ortadan kalkmış ve çeşitli uzaktan eğitim programları bilgisayarlar yardımıyla uygulanmaya başlamıştır. İnternete dayalı uzaktan eğitim teknolojileri, zaman ve mekândan bağımsız bir ortam sağlamaktadır. Eğitimi daha geniş kitlelere ulaştırmak ve ekonomik hale getirmek, uzaktan eğitimle mümkün olabilmektedir. Ancak ilgili kuruluşlarca gerekli erişim alt yapısının iyileştirmesi ve yaygınlaşması için önlemler (maliyet, hız, kapasite vb.) alınmalıdır. BYS eğitimi de bu gelişmelerden nasibini almalıdır. Sekreterlik eğitimi sorunlarının çözümünde uzaktan eğitim önemli bir alternatiftir. Mevcut alt yapı, sistemin uygulanabilirliğini gösteren sonuçlar vermektedir. Yapılan uygulama ve araştırmalardan çıkan sonuçlara bakıldığında da, uzaktan eğitim ve iletişim teknolojileri içerisinde en yenisi olan internet ve bilgisayar, sekreterlik meslek eğitiminde de rahatlıkla kullanılabilir. Sekreterler uzaktan eğitim programına katılarak, iş yerlerindeki sorumluluklarını aksatmadan kendilerini geliştirebilirler. Tengilimoğlu ve diğerlerinin yaptığı araştırma sonuçlarına göre yapılan pilot çalışmaya katılan BYS çalışanlarının %70.1’i yapmış oldukları işin mesai saatleri içinde eğitim almaya imkan verdiğini belirtmiştir. Bu eğitim katılımcıların 22 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara çoğunun iş performanslarını düşürmemiş, çalışanların sorumluluklarını yerine getirmelerini engellememiştir. Ağırlıklı olarak mesleki yeteneklerini geliştirmek amacıyla bu eğitim programını aldıklarını belirten katılımcıların %85.9’u eğitime iş yerlerindeki bilgisayarlardan katıldıklarını belirtmişlerdir. Bu oran, uzaktan eğitimin mesai saatleri içinde ve işyerindeki bilgisayarlar ile yapılabileceğini göstermiştir. Yine katılımcıların % 98.4’lük kısmı, “uzaktan eğitim programına işim ile ilgili sorumluluklarımı aksatmadan katılabildim” cevabını vermiştir. Örgüt bünyesindeki çalışanların bir örgün eğitim programına katılımı, hem para, hem zaman hem de işgücü kaybı açısından çeşitli sorunlar doğurmaktadır. Bu yüzden işverenler, iş dışında eğitim yerine uzaktan eğitimi tercih etmektedirler. Mesai saatlerinde yapılan eğitimlerde işler durma noktasına gelmekte, iş gücü azalmakta, çalışanların eğitim saati başlayana kadar geçen zamanda ve eğitimden çıkıp işe geri döndükleri zamanda işe adapte olmaları güçleşebilmekte ve maliyeti artmaktadır. Bu nedenle uzaktan eğitim tercih edilen bir yöntemdir. Uzaktan eğitim programının özellikleri, maliyeti ve iş gücü kaybını en aza indirmektedir. Öte yandan mesai saatleri dışında yapılan eğitim programları çalışan için eziyet olmakta, evinde geçirmeyi düşündüğü zamanı bu eğitim programında harcadığı kanısını taşıyabileceği için çok fazla verim alınamamaktadır. Uzaktan eğitim programlarının yaygınlaştırılması ve etkin bir şekilde yürütülebilmesi için, yöneticiler mesai saatleri içerisinde, büro elemanlarının ve sekreterlerinin uzaktan eğitim programına katılmalarına destek vermeli ve onları yüreklendirmelidir. Geleneksel eğitim almış ya da almamış olsun büro elemanları, yönetici asistanları ve sekreterlerin, uzaktan eğitimle mesleki alandaki gelişmeleri ve yenilikleri takip etmeleri sağlanmalıdır. İşverenler, uzaktan eğitim konusunda iyimser tablo sergilemektedir. Bu durum personelin eğitiminde anahtar güç olarak algılanmalı mevcut teknolojiler, kaynaklar ve yöntemlerin eğitim için maksimum düzeyde kullanılması sağlanmalıdır. Birçok şirket gelişen teknolojiden yararlanarak internet yardımıyla çalışanlara yerlerinden kalkmadan ve istedikleri anda eğitim alabilecekleri eğitim sayfaları oluşturmaktadır. İş temposunu ve çalışanların verimliliğini olumsuz etkilememesi nedeniyle birçok büyük şirket, özellikle de bankalar, internet destekli eğitimlere büyük yatırımlar yapmaktadırlar. Bilgisayarla uzaktan eğitim verilebileceği gibi, bilgi ölçmeye yönelik sınavlar da yapılabilmektedir. Böylelikle çalışanlar işlerini aksatmadan, ders notlarına ulaşabilmekte ve eğitim alabilmekte, düzeylerini belgeleyebilmektedirler. Uzaktan eğitim, işlerinin yoğunluğu nedeniyle, örgün eğitim alma fırsatı bulamayan yönetici asistanları ve sekreterler için de alternatif bir yöntem olarak düşünülebilir. Yetişkin insanlar olan büro elemanları ve sekreterlerin eğitim ihtiyaçlarının karşılanmasında, eğitimin geniş kitlelere ulaştırılmasında, eğitimin zaman ve mekândan bağımsız olmasında, eğitim düzeyinin artırılmasında, örgütlerin teknoloji alt yapısı kullanılmalıdır. Uzaktan eğitim teknolojilerini kullanarak yaşam boyu öğrenmeyi ilke edinen büro elemanı ve sekreterler yeni durumlara uyumda daha başarılı olabilirler. Ancak programın etkinliği ve başarısı için eğitim materyallerinin ve ortamlarının da yeni durumlara göre güncelleştirmesine önem verilmelidir. 23 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAYNAKÇA Halıcı, Ali. Sekreterlik Mesleğinde Kalifiye Eleman Açığı (V.Ulusal Büro Yön.ve Sek.Kongresi-Çanakkale 18 Mart Üni.-Eylül 2006 ve Büro Yönetimi ve Sek. Paneli Ankara Hacettepe Üni.-18 Mayıs 2007 ) Delil, Yılmaz; Tengilimoğlu, Dilaver; Akdemir, Fatma. Yönetici Asistanları ve Büro Çalışanlarının Hizmet İçi Eğitimleri İçin Bir Web Tabanlı Uzaktan Eğitim Programı Uygulama Örneği (V.Ulusal Büro Yön.ve Sek.Kongresi-Çanakkale 18 Mart Üni.-Eylül 2006) Koçel, Tamer. İşletme Yöneticiliği, Genişletilmiş 9.B. Beta Yay., 2003, s.347 ve devamı. Mutlu, Mehmet Emin ve diğerleri. Açıköğretimde e-sertifika programları, Akademik Bilişim 2007, Dumlupınar Üniversitesi, 31 Ocak-2 Şubat 2007. www.learn.colostate.edu/courses www.georgiacenter.uga.edu.tr www.coursecatalog.com/dbpages/course_display.asp?id=1099&SchoolID0637 http://www.Certificate.peru.edu.tr http://www.senecac.on.ca/ www.tru.ca/business http://www.legalsecretaries.org/certify.html http:// www.metrobusinesscollege.edu/medical_secretary.html http://kshmyo.kou.edu.tr http://www.istanbul.edu.tr/yuksekokullar/saglikhizmetleri/tibbidokumantasyon.htm http:tibbisekreter0.tripod.com/chat.html http://www.miracostacc.ca.us http://www.bcc.etc.edu/catalog/degrees/bts http://www.elaurnuk.co.uk http://www.iqps.org www.ecabo.nl http://www.southalabama.edu/specialcourses http://www.orgsites.com http://www.smartagreements.com http://vcexperts.com http://kaplan.edu/ku/schools/paralegalstudies/LEGALSECRETARY http://www.harpercollege.edu http://eric.ed.gov http://www.stamford.ac.uk http://www.allbusiness.com http://www.tulsacc.edu http://www.universities.com http://www.edstudentservices.com http://www.harpercollege.edu http://www.treasury.state.ms.us http://www.sessions.edu http://home.anadolu.edu.tr/~udemiray%20/8_bol1.htm http://education-portal.com http://www.metrobusinesscollege.edu http://www.aof.edu.tr http://ekon.anadolu.edu.tr http://geycop.anadolu.edu.tr http://emba.anadolu.edu.tr http://www.bls.gov http://egitek.meb.gov.tr/bulten/evt/evt1/evt3.html http://www.uluslararasi,egitim.com/uzak/unedir.asp 24 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara TÜRK YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI ARASINDA ÖĞRENCİ VE ÖĞRETİM ELEMANI DEĞİŞİMİNE YÖNELİK BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK BÖLÜMÜ ÖĞRETİM ELEMANI VE ÖĞRENCİLERİNİN EĞİLİMLERİNİN BELİRLENMESİ (HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK BÖLÜMÜ ÖRNEĞİ) Yrd.Doç.Dr. Mehmet ALTINÖZ (Hacettepe Üniversitesi) 1. GİRİŞ Günümüzdeki hızlı bilimsel ve teknolojik gelişmeler dünyanın her bölgesine yayılmakta ve küresel hale gelen bir bilgi toplumu oluşmaktadır. Küreselleşme, kalkınmaya yönelik yeni bir uluslararası gündem ortaya çıkarmıştır. Tüm Dünyada bilgiyi esas alan bir ekonomi anlayışına doğru gidilmekte, temel sorun hızla değişen ortamda rekabet edebilme ve uyum sağlayabilme olmaktadır. İçinde bulunduğumuz yüzyılda rekabet edebilmenin en önemli faktörü verimli ve esnek bir işgücünün yetiştirilebilmesidir. Çünkü, günümüz iş ortamının talepleri, becerili iş gücüne yönelik olmaktadır. Bu işgücü içerisinde, büro işleri ve yönetimle ilgili faaliyetler kamu kesimi dahil olmak üzere çeşitli hizmet alanlarında bulunmaktadır. Söz konusu hizmet alanlarında öne çıkan bilginin; işlenme, analiz edilme ve dağıtım biçimlerinde değişiklikler olmuştur. Bu süreç, iş yerlerinde hizmet alanlarının daha fazla bilgiye ve geliştiriciliğe ihtiyaç duyulacağı anlamına gelmektedir. Rutin işler büyük ölçüde ortadan kalkarken büro ve sekreterlik işleri bilgi odaklı daha kapsamlı yönetim faaliyetleri biçimine dönüşmektedir. Bu ise, becerili iş gücünde sahip olması gereken mesleki gerekliliklerin arttığı, iş gücü taleplerine cevap vermesi açısından büro yönetimi ve sekreterlik eğitiminin tüm gereklerinin gözden geçirilmesini karşımıza getirmektedir. Bunların içerisinde öğretim elemanları büro yönetimi ve sekreterlik eğitiminin kuşkusuz en önemli halkasını oluşturmaktadır. Ancak, son yıllarda yeni açılan büro yönetimi ve sekreterlik bölümleri ve özellikle sınavsız geçiş sistemi dolayısıyla artan öğrenci sayıları, öğretim elemanı ihtiyacını da beraberinde getirmiştir. Türkiye’de lisans düzeyindeki programlarda görev yapan öğretim elemanlarının niteliklerinin, dünyaca kabul edilen tanımları olmasına karşılık, meslek yüksekokullarında görev alan öğretim elemanlarının niteliklerinin bu tür bir tanımı bulunmamaktadır. Meslek yüksekokullarında doktora derecesine sahip öğretim elemanları görev yaptığı gibi, bu dereceye sahip olmayan öğretim görevlisi, okutman ve uzmanlar da görev yapmaktadır. 25 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Meslek yüksekokulları büro yönetimi ve sekreterlik bölümlerinde de yaşanan öğretim elemanı sayılarının azlığını belirli bir oranda telafi eden gelişme son yıllarda yüksek lisans ve doktoralı öğretim görevlilerinin sayısındaki artıştır. Böylelikle görev yapan yüksek lisans ve doktora derecesine sahip öğretim görevlilerinin sayının artmış olması, öğretim elemanlarının sayısal noksanlığını bir ölçüde ortadan kaldıran niteliksel bir aşama olarak kabul edilmektedir. Bu süreç yaşanırken, Türk yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim elemanı değişimine ilişkin yürürlüğe giren yönetmelikle bu kez öğrenci değişimi ile bilgi paylaşımı ve deneyim aktarımı için öğretim elemanı değişimi gündeme gelmiş bulunmaktadır. 2. TÜRK YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI ARASINDA ÖĞRENCİ VE ÖĞRETİM ELEMANI DEĞİŞİMİ Türk yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim elemanı değişimini düzenleyen yönetmelik 31.03.2006 tarihli resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiş bulunmaktadır. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 7 nci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendine dayanılarak hazırlanan Yönetmelik, üniversite ve yüksek teknoloji enstitüleri bünyesinde önlisans ve lisans düzeyinde eğitim-öğretim yapan yükseköğretim kurumları ile bağımsız vakıf meslek yüksekokulları öğrenci ve öğretim elemanı değişim esaslarını kapsamaktadır. 2.1. Değişim Esasları Yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim elemanı değişiminin aşağıda yer alan esaslara göre yapılması öngörülmektedir. a. Öğrenci değişimi yatay ve dikey geçişten farklı olarak öğrencilere en az bir, en çok iki yarıyıl başka bir üniversitede geçici öğrenim görme hakkı tanımaktadır. b. Öğrencinin asıl üniversitesinden aldığı öğrencilik, burs ve benzeri hakları devam etmektedir. c. Alınan ve başarılan derslerin öğrencinin asıl kayıtlı olduğu üniversite tarafından kabul edilmesine olanak sağlanmaktadır. d. Alınan ve başarılan derslere ait notlar ECTS esaslarına göre beş kademeli (A, B, C, D, E) olarak verilmektedir. e. Ders durumuna ilişkin belgeler işbirliği yapan üniversiteler arasında ortak bir formatta düzenlenmektedir. f. İşbirliğini kabul eden üniversiteler bir önceki öğretim yılının Nisan ayı sonuna kadar öğrenci ve öğretim elemanı değişim programını hazırlamaktadırlar. g. Değişim programı gereğince bir başka yükseköğretim kurumuna gönderilen öğrenciler, gidecekleri yükseköğretim kurumunun öğrencilerine tanınan yurt ve benzeri haklardan yararlanmaktadırlar. h. Öğretim elemanlarının gidecekleri yükseköğretim kurumunda mobilyalı bir lojmanda barınmaları esas olup, böyle bir olanağın olmaması durumunda ilgili kuruluşlarla gerekli 26 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara girişimlerde bulunularak lojman sağlanması söz konusu olmaktadır. Değişim programı nedeniyle öğretim elemanlarına tahsis edilen lojmanlar başka bir amaçla kullanılamamaktadır. 2.1. Öğrenci Seçimi Değişim programı gereğince bir başka yükseköğretim kurumuna gönderilecek öğrenciler, başarı durumu, yabancı dil durumu ve bir komisyon tarafından yapılacak mülakat sonucuna göre belirlenen puanlar dikkate alınarak saptanmaktadır. Değişim programını uygulayacak yükseköğretim kurumları yönetmelikte belirlenen esaslar çerçevesinde düzenleyecekleri öğrenci ve öğretim elemanı değişimine ilişkin işbirliği protokolünü Yükseköğretim Kurulunun onayına sunmaları gerekmektedir. Yükseköğretim kurumlarının öğrenci ve öğretim elemanı değişim protokollerinin uygulanması ve sonuçları hakkında yıl sonunda Yükseköğretim Kuruluna rapor sunmaları beklenmektedir. Yükseköğretim kurumları arasında yapılan öğrenci ve öğretim elemanı değişim protokollerinin uygulama esaslarının denetimi Yükseköğretim Kurulunca yapılmaktadır. 3. ARAŞTIRMANIN AMACI VE YÖNTEM Bu araştırma, Türk Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Elemanı Değişimine Yönelik Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü Öğrenci ve Öğretim Elemanlarının Eğilimlerinin Belirlenmesi (Hacettepe Üniversitesi Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü Örneği) amacıyla yapılmıştır. Bunun için, Bölümde tam zamanlı ders veren tüm öğretim elemanları ile öğrenimlerini sürdüren normal örgün ve ikinci öğretim; birinci ve ikinci sınıf öğrencilerine isteğe bağlı bir anket uygulanmış ve değerlendirilmiştir. 4. ARAŞTIRMA BULGULARININ DEĞERLENDİRİLMESİ Araştırmanın evrenini Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümünde tam zamanlı ders veren öğretim elemanları ile normal örgün ve ikinci öğretim; birinci ve ikinci sınıf öğrencileri oluşturmaktadır. Bölümde; öğretim elemanlarından 15, öğrencilerden 1. sınıfta 75, 2. sınıfta 38 öğrenci hazırlanan anketleri doldurmuşlardır. Uygulanan anketlere verilen cevapları içeren tablolar aşağıda belirtilmiş ve değerlendirilmiştir. 27 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 4.1. Öğrencilere Ait Sosyo-Demografik Özellikler Özellikler Cinsiyet Yaş Sayı % Bayan 95 84,1 Erkek 18 15,9 Toplam 113 100 18 9 7,9 19 39 34,5 20 30 26,5 21 19 16,9 22+ 16 14,2 Toplam 113 100 1. Sınıf örgün 40 35,4 1. Sınıf ikinci 35 31 2. Sınıf örgün 23 20,4 2. Sınıf ikinci 15 13.2 Toplam 113 100 Sınıf 28 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Araştırmaya katılan katılımcılara ait sosyo-demografik özellikler Tablo 4.1.’de sunulmuştur. Araştırmaya katılan öğrencilerin %84,1’i bayanlardan, %15,9’ı erkeklerden oluşmaktadır. Katılımcıların %7,9’unu 18 yaş, %34,5 19 yaş, %26,5 20 yaş, %16,9’u 21 yaş ve %14,2’sinin 22 yaş ve üstünün oluşturduğu görülmüştür. Araştırmaya katılan öğrencilerin %35,4’ünü 1. sınıf örgün, %31’ini 1. sınıf ikinci, %20,4’ünü 2. sınıf örgün, %13,2’sini 2. sınıf ikinci öğretim öğrencileri oluşturmaktadır. Tablo 4.2. Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programı Öğrencilerinin Diğer Üniversitelerde Bir veya İki Yarı Yıl Öğrenci Değişim Projesine Katılma İsteğine Yönelik Dağılımı Öğrencinin Değişim Projesine Yönelik Eğilimleri Sayı % Bayan Erkek Toplam Bayan Erkek Toplam Evet 65 11 76 57,5 9,7 67,2 Hayır 32 5 37 28,4 4,4 32,8 Toplam 97 16 113 85,9 14,1 100 Tablo 4.2.’de büro yönetimi ve sekreterlik bölümü öğrencilerinin diğer üniversitelerde bir veya iki yarıyıl öğrenci değişim projesine katılma isteğine yönelik eğilimleri araştırılmıştır. %57,5 bayanlar, %9,7 oranındaki erkek öğrenciler değişim projesine olumlu bakarken, %28,4 bayanlar, %4,4 oranındaki erkekler ise söz konusu projeye hayır demektedirler. 29 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 4.3. Değişim Projesine Olumlu Bakan Öğrencilerin Bu Konudaki Gerekçelerinin Dağılımı Değişim Projesine Yönelten Nedenler Sayı % Bayan Erkek Toplam Bayan Erkek Toplam Başka bir üniversitede öğrencilik yapmayı istemek 16 5 21 21,1 6,6 27,7 Daha iyi bir eğitim alacağını düşünmek 20 __ 20 26,3 __ 26,3 Başka bir şehirde öğrenci olmayı istemek 2 1 3 2,6 1,3 3,9 Yeni bir ortam ve arkadaş çevresi edinmek 12 1 13 15,8 1,3 17,1 15 4 19 19,7 5,3 25 65 11 76 85,5 14,5 100 Diğer Toplam Tablo 4.3.’de değişim projesine olumlu bakan öğrencilerin bu konudaki gerekçeleri araştırılmıştır. Buna göre, başka bir üniversitede öğrencilik yapmayı isteyenler %27,7 daha iyi bir eğitim alacağını düşünenler %26,3 yeni bir ortam ve arkadaş çevresi edinmek isteyenler %17,1 başka bir şehirde olmayı isteyenler %3,9 olarak sıralanırken, diğer nedenleri öne çıkartanlar %25 olarak görülmektedir. Bu durum, değişim projesinin amacına uygun olduğu sonucunu karşımıza getirmekte ve konuya yönelik öğrenci isteklerinin sağlıklı bir yapıya dayandığını ortaya koymaktadır. 30 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 4.4. Değişim Projesine Olumlu Bakan Öğrencilerin Başka Bir Üniversitedeki Geçici Öğrenim Süresine Yönelik Yarıyıl İstek Dağılımı Yarıyıl Sayı % Bayan Erkek Toplam Bayan Erkek Toplam 1 Yarıyıl 46 7 53 60,5 9,2 69,7 2 Yarıyıl 19 4 23 25 5,3 30,3 65 11 76 85,5 14,5 100 Toplam Tablo 4.4.’de değişim projesine olumlu bakan öğrencilerin başka bir üniversitedeki geçici öğrenim süresine yönelik yarıyıl istekleri araştırılmıştır. Öğrencilerin %69,7’si, bir yarıyıl geçici öğrenim görmeyi isterken, %30,3’ü, öğrenim süresinin iki yarıyıl olmasını arzu etmektedirler. Buna göre öğrenciler, geçici öğrenim süresinin bir yarıyıl olmasını istemektedirler. Tablo 4.5. Öğrencilerin Değişim Projesine Meslek Yüksekokulunun Hangi Yarıyılında Katılma İsteklerine Yönelik Dağılımları İstenilen Yarıyıl 3. Yarıyıl 4. Yarıyıl Toplam Sayı % 61 80,3 15 19,7 76 100 Tablo 4.5.’de öğrencilerin değişim projesine meslek yüksekokulunun hangi yarıyılında katılma istekleri araştırılmıştır. Öğrencilerin %80,3’ü, üçüncü yarıyılda öğrenim görmeyi isterken, %19,7’si, bu uygulamanın dördüncü yarıyılda olmasını belirtmektedirler. 31 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Buna göre öğrenciler, geçici öğrenimi üçüncü yarıyılda yapmayı istemekte, mezuniyet öncesi dönemde kayıtlı oldukları üniversitede bulunmayı arzu etmektedirler. Tablo 4.6. Öğrencilerin Değişim Projesi Kapsamında Geçici Öğrenimlerini Yapmak İstedikleri Üniversiteler Üniversiteler Akdeniz Amasya Anadolu Balıkesir Çukurova Dokuz Eylül Dumlupınar Erciyes Gazi Gaziantep Harran Hitit Kırıkkale Kocaeli Sayı % 10 6,3 4 2,5 6 3,7 3 1,9 2 1,3 26 16,3 2 1,3 1 1 32 20,1 1 1 1 1 1 1 3 1,9 1 1 32 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Marmara Namık Kemal Ondokuz Mayıs Onsekiz Mart Pamukkale Selçuk Süleyman Demirel Uludağ Toplam 31 19,4 1 1 2 1,3 2 1,3 1 1 13 8,1 2 1,3 14 8,8 159 100 * Öğrenciler birden fazla üniversite tercihinde bulunmuşlardır. Tablo 4.6.’da öğrencilerin değişim projesi kapsamında geçici öğrenimlerini yapmak istedikleri üniversiteler araştırılmıştır. Öğrencilerin %20,1’i Gazi Üniversitesi’nde, %19,4’ü Marmara Üniversitesi’nde, %16,3’ü Dokuz Eylül Üniversitesi’nde geçici öğrenim görmek istediklerini belirtmişlerdir. Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü öğrencilerin geçici öğrenim görmek istedikleri üniversitelerin, kayıtlı bulundukları üniversite gibi büyük kent merkezlerinde olduğu görülmektedir. 33 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 4.7. Öğretim Elemanlarına Ait Sosyo-Demografik Özelikler Özellikler Cinsiyet Yaş Yüksekokuldaki Pozisyon Sayı % Bayan 9 60 Erkek 6 40 Toplam 15 100 25-29 __ __ 30-34 4 26,7 35-39 2 13,3 40-44 5 33,3 45+ 4 26,7 Toplam 15 100 Müdür 1 6,7 Müdür Yardımcısı 2 13,3 Bölüm Başkanı __ __ Program Sorumlusu 1 6,7 Öğretim Elemanı 11 73,3 34 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Akademik Unvan Üniversite Meslek Yüksekokulundaki Bölüm Toplam 15 100 Profesör 1 6,7 Doçent __ __ Yrd. Doç. 1 6,7 Öğr. Gör. (Dr.) 3 20 Öğr. Gör. 10 66,6 Toplam 15 100 Büro Yön. ve Sek. 6 40 Tur. ve Otel İşlet. 5 33,3 Muhasebe 3 20 Sosyal Hizmet 1 6,7 Diğer __ __ Toplam 15 100 35 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Yükseköğretim Kurumlarındaki Toplam Hizmet Süresi Büro Yönetimi ve Sekreterlik Alanındaki Hizmet Yılı 1-4 2 13,3 5-9 4 26,7 10-14 4 26,7 15-19 4 26,7 20+ 1 6,6 Toplam 15 100 1-4 5 33,4 5-9 4 26,7 10-14 3 20 15-19 2 13,3 20+ 1 6,6 Toplam 15 100 Araştırmaya katılan katılımcılara ait sosyo-demografik özellikler Tablo 4.7.’de sunulmuştur. Araştırmaya katılan öğretim elemanlarının %60’ı kadınlardan, %40’ı erkeklerden oluşmaktadır. Katılımcıların %26,7’sinin 30-34 yaş, %13,3’ünün 35-39 yaş, %33,3’ünün 40-44 yaş ve %26,7’sinin 45 yaş ve üstünü oluşturduğu görülmüştür. Araştırmaya katılan öğretim elemanlarının %6,7’sini müdür, %13,3’ünü müdür yardımcıları, %6,7’sini program sorumlusu ve %73,3’ünü öğretim elemanları oluşturmaktadır. 36 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Katılımcıların büyük çoğunluğu (%86,6’sı) öğretim görevlilerinden oluşmaktadır, bunu %6,7 ile Yrd. Doçentler ile Profesörler izlemektedir. Doçent unvanına sahip hiçbir katılımcının olmadığı gözlenmiştir. Araştırmaya katılan öğretim elemanlarının büyük çoğunluğunun (%40’ı) kadrosu büro yönetimi ve sekreterlik bölümündedir. Araştırmaya katılan öğretim elemanlarının yükseköğretim kurumlarındaki toplam hizmet süreleri; %13,3’ünün 1-4 yıl, %26,7’sinin 5-9 yıl, 10-14 yıl, 15-19 yıl ve %6,6’sı 20 yıl ve üzeridir. Katılımcıların %33,4’ü 1-4 yıl, %26,7’si 5-9 yıl, %20’si 10-14 yıl, %13,3’ü 15-19 yıl ve %6,6’sı 20 yıl ve üzerinde bir süredir büro yönetimi ve sekreterlik bölümünde hizmet vermektedirler. Tablo 4.8.Türkiye’de Üniversitelerin Meslek Yüksekokulları -Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümleri- Arasında Bir veya İki Yarıyıl Öğretim Elemanı Değişim Projesinin Uygun Olup Olmadığına Yönelik Dağılım Sayı % Kesinlikle Uygun Değildir __ __ Uygun Değildir __ __ Kısmen Uygundur 2 13,3 Uygundur 9 60 Tamamen Uygundur 4 26,7 Toplam 15 100 Uygunluk Değerlendirmeleri Tablo 4.8.’de Türkiye’deki üniversitelerin meslek yüksekokulları –büro yönetimi ve sekreterlik bölümleri- arasında bir veya iki yarıyıl öğretim elemanı değişim projesinin uygunluğu araştırılmıştır. Bu soruya cevap veren katılımcılar değişim projesini “uygun” bulmaktadırlar. Tablodan görüleceği üzere araştırmaya katılan öğretim elemanlarının %86,7’si meslek yüksekokullarının büro yönetimi ve sekreterlik bölümleri arasında bir veya iki yarıyıl öğretim elemanı değişim projesinin uygun olduğunu ifade etmiştir. 37 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 4.9. Öğretim Elemanlarının Bir veya İki Yarıyıl Süresince Öğretim Elemanı Değişim Projesine Katılma İsteklerine Yönelik Dağılım Değişim Projesine Katılma İsteklerinin Derecesi Sayı % Evet 5 33,3 Hayır 10 66,7 Toplam 15 100 Tablo 4.9.’da öğretim elemanlarının bir veya iki yarıyıl süresince öğretim elemanı değişim projesine katılma istekleri değerlendirilmiştir. Araştırmaya katılan öğretim elemanlarının %33,3’ü öğretim elemanı değişim projesine katılmayı arzu ederken, %66,7’si bu konuda istekli olmamıştır. Tablo 4.10. Değişim Projesine Olumlu Bakan Öğretim Elemanlarının Bu Konudaki Gerekçelerinin Dağılımı Değişim Projesine Yönelten Nedenler Sayı % Bayan Erkek Toplam Bayan Erkek Toplam Başka bir üniversitede öğretim elemanı olarak görev yapmayı istemek 1 __ 1 20 __ 20 Geçici görev yapılacak üniversitede lisans üstü çalışmalar yapmayı istemek 1 __ 1 20 __ 20 38 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Başka bir üniversitede akademik çalışmalara daha fazla yoğunlaşacağını düşünmek Başka bir şehirde geçici görev almayı istemek Yeni bir ortam ve yeni arkadaş çevresi edinmek Toplam __ 2 2 __ 40 40 __ __ __ __ __ __ __ 1 1 __ 20 20 2 3 5 40 60 100 Tablo 4.10.’da değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının bu konudaki gerekçeleri araştırılmıştır. Buna göre, başka bir üniversitede akademik çalışmalara daha fazla yoğunlaşacağını düşünenler %40, geçici görev yapılacak üniversitede lisans üstü çalışmalar yapmayı isteyenler %20, başka bir üniversitede öğretim elemanı olarak görev yapmayı arzu edenler %20, yeni bir ortam ve yeni arkadaş çevresi edinmek isteyenler %20 olarak görülmektedir. Bu durum, değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının başka bir üniversitede akademik çalışmalara daha fazla yoğunlaşabilecekleri düşüncesi içinde olduklarını ortaya koymaktadır. Tablo 4.11. Değişim Projesine Olumlu Bakan Öğretim Elemanlarının Başka Bir Üniversitede Geçici Görev Süresine Yönelik Yarıyıl İstek Dağılımı Sayı Yarıyıl % Bayan Erkek Toplam Bayan Erkek Toplam 1 Yarıyıl 1 3 4 20 60 80 2 Yarıyıl 1 __ 1 20 __ 20 2 3 5 40 60 100 Toplam Tablo 4.11.’de değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının başka bir üniversitedeki geçici görev süresine yönelik yarıyıl istekleri araştırılmıştır. Öğretim 39 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara elemanlarının %80’i bir yarıyıl geçici görev almayı isterken, %20’si bu sürenin iki yarıyıl olmasını arzu etmektedirler. Buna göre öğretim elemanlarının geçici görev süresinin bir yarıyıl olması konusunda yoğunlaştıkları görülmektedirler. Tablo 4.12. Öğretim Elemanlarının Değişim Projesine Hangi Yarıyıl / Yarıyıllarda Katılma İsteklerine Yönelik Dağılım İstenilen Yarıyıl Sayı % 1. Yarıyıl 1 16,7 2 33,3 __ __ 3 50 6 100 2. Yarıyıl 3. Yarıyıl 4. Yarıyıl Toplam * Öğretim elemanlarından 1’i iki yarıyıl geçici görev yapmayı istemiştir. Tablo 4.12.’de öğretim elemanlarının değişim projesine meslek yüksekokulunun hangi yarıyılında katılma istekleri araştırılmıştır. Öğretim elemanlarının %50’si dördüncü yarıyılda görev almayı isterken, %33,3’ü ikinci yarıyılı, %16,7’si ise birinci yarıyılda görev almayı düşündüklerini belirtmişlerdir. Buna göre öğretim elemanları, değişim projesi kapsamında ikinci ve dördüncü yarıyıllarda geçici görev almayı düşündüklerini belirtmektedirler. Böylelikle, öğretim elemanları tercihlerini eğitim ve öğretim yılının bahar dönemi olarak ortaya koymaktadırlar. Tablo 4.13. Değişim Projesine Olumlu Bakan Öğretim Elemanlarının Geçici Görev Yapılan Üniversiteden Ek Bir Ödeme Yapılması Beklentisine Yönelik Dağılım Ek Ödeme İsteği Sayı % 3 60 2 40 5 100 Evet Hayır Toplam 40 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 4.13’de değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının geçici görev yapılan üniversiteden ek bir ödeme yapılması beklentisine yönelik istekleri değerlendirilmiştir. Araştırmaya katılan öğretim elemanlarının %60’ı ek bir ödeme beklentisi içinde bulunurken, %40’ı ek bir ödemeyi gerekli görmemektedir. Tablo 4.14. Öğretim Elemanı Değişim Projesi Kapsamında Geçici Görev Yapılan Üniversite Tarafından Temin Edilecek Mobilyalı Bir Barınma Olanağının Nerede Olmasına Yönelik Dağılım Barınma Olanağının Yeri Üniversite lojman kampusu Sayı % 4 80 1 20 __ __ __ __ __ __ 5 100 içinde Meslek Yüksekokulu kampus içinde değilse, yüksekokula yakın lojman Şehir Merkezinde lojman Bir diğer kamu kurumuna ait lojman Turistik belgeli otel Toplam Tablo 4.14.’de öğretim elemanı değişim projesi kapsamında geçici görev yapılan üniversite tarafından temin edilecek mobilyalı bir barınma olanağının nerede olmasına yönelik istekler araştırılmıştır. Buna göre, üniversite kampusu içinde lojman isteyenler %80, meslek yüksekokulu kampus içinde değilse, yüksekokula yakın bir lojmanın uygun olacağını düşünenlerin oranı %20 olarak görülmektedir. Bu durum, öğretim elemanlarının üniversite kampusu içinde veya meslek yüksekokuluna yakın bir lojmana eğilimli olduklarını ortaya koymaktadır. 41 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 4.15. Öğretim Elemanlarının Değişim Projesi Kapsamında Geçici Görev Yapmak İstedikleri Üniversiteler Üniversiteler Sayı % Abant İzzet Baysal 1 8,3 1 8,3 1 8,3 2 17 1 8,3 1 8,3 1 8,3 1 8,3 1 8,3 1 8,3 1 8,3 12 100 Afyon Kocatepe Akdeniz Anadolu Cumhuriyet Düzce Gaziantep Harran Niğde Ortadoğu Teknik Yüzüncüyıl Toplam *Öğretim elemanları birden fazla üniversite tercihinde bulunmuşlardır. Tablo 4.15.’de öğretim elemanlarının değişim projesi kapsamında geçici görev yapmak istedikleri üniversiteler araştırılmıştır. Öğretim elemanlarının %17’si Anadolu Üniversitesi’nde ayrıca, Abant İzzet Baysal, Afyon Kocatepe, Akdeniz, Cumhuriyet, Düzce, Gaziantep, Harran, Niğde, Ortadoğu Teknik ve Yüzüncü Yıl Üniversitesi’nde geçici görev yapmak istediklerini belirtmişlerdir. 42 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümünde ders veren tam zamanlı öğretim elemanlarının geçici görev yapmak istedikleri üniversitelerin Türkiye’nin değişik illerine dağıldığı görülmektedir. 5. SONUÇ Bu bölümde, Türk yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim elemanı değişimine yönelik büro yönetimi ve sekreterlik bölümü öğrenci ve öğretim elemanlarının eğilimlerinin değerlendirilmesi sonrasında ortaya çıkan sonuçlar üzerinde durulmuş ve bazı önerilerde bulunulmaya çalışılmıştır. Büro yönetimi ve sekreterlik bölümü öğrencileri, diğer üniversitelerde bir veya iki yarıyıl öğrenci değişim projesine katılmaya olumlu bakmaktadırlar. Değişim projesine olumlu bakan öğrencilerin bu konudaki gerekçeleri araştırıldığında; başka bir üniversitede öğrencilik yapmayı isteyenler ile daha iyi bir eğitim alacağını düşünenlerin öne çıktıkları görülmektedir. Bu durumun değişim projesinin amacına uygun olduğu sonucunu karşımıza getirmekte ve konuya yönelik öğrenci isteklerinin sağlıklı bir yapıya dayandığını ortaya koymaktadır. Değişim projesine olumlu bakan öğrencilerin başka bir üniversitede geçici öğrenim süresine yönelik yarıyıl istekleri araştırıldığında, öğrencilerin önemli bir kısmımın bir yarıyıl geçici öğrenim görmeyi istedikleri saptanmıştır. Öğrencilerin değişim projesine meslek yüksekokulunun hangi yarıyılında katılmayı arzu ettikleri araştırılmış olup, buna göre öğrenciler geçici öğrenimlerini yüksekokulun üçüncü yarıyılında yapmayı istedikleri, mezuniyet öncesi dönemde kayıtlı oldukları üniversitede bulunmayı tercih ettikleri görülmüştür. Öğrencilerin değişim projesi kapsamında geçici öğrenimlerini yapmak istedikleri üniversiteler araştırılmıştır. Öğrenciler ağırlıklı bir biçimde Gazi Üniversitesi, Marmara Üniversitesi, Dokuz Eylül Üniversitesi’nde geçici öğrenim görmek istediklerini belirtmişlerdir. Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü öğrencilerin geçici öğrenim görmek istedikleri üniversitelerin, kayıtlı bulundukları üniversite gibi büyük kent merkezlerinde olduğu görülmektedir. Türkiye’deki üniversitelerin meslek yüksekokulları –büro yönetimi ve sekreterlik bölümleri- arasında bir veya iki yarıyıl öğretim elemanı değişim projesinin uygunluğu araştırılmıştır. Bu soruya cevap veren katılımcılar değişim projesini “uygun” bulmaktadırlar. Öğretim elemanlarının bir veya iki yarıyıl süreli öğretim elemanı değişim projesine katılma istekleri değerlendirilmiş, araştırmaya katılan öğretim elemanlarının önemli bir kısmı değişim projesine katılmak istemeklerini belirtmişlerdir. Değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının bu konudaki gerekçeleri araştırılmıştır. Buna göre, başka bir üniversitede akademik çalışmalara daha fazla yoğunlaşacağını düşünenlerin sayısı; geçici görev yapılacak üniversitede lisans üstü çalışmalar yapmayı isteyenler, başka bir üniversitede öğretim elemanı olarak görev yapmayı arzu edenler, yeni bir ortam ve yeni arkadaş çevresi edinmek isteyenlere göre daha fazladır. 43 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının başka bir üniversitede geçici görev süresine yönelik yarıyıl istekleri araştırılmış, öğretim elemanlarının bir yarıyıl geçici görev almayı daha çok istedikleri görülmüştür. Bu sürenin öğrencilerin yoğunlaştıkları süreyle aynı olması uygulamanın daha çok bu yönde olacağını ortaya koymaktadır. Öğretim elemanlarının değişim projesine meslek yüksekokulunun hangi yarıyılında katılmak istedikleri araştırılmış, öğretim elemanlarının yüksekokulun dördüncü yarıyılında görev almayı arzu ettikleri görülmüştür. Bu durum öğrencilerin yoğunlaştıkları üçüncü yarıyıla göre bir farklılık oluşturmaktadır. Bu farklılık öğretim elemanları açısından mevsime yönelik bir yaklaşımdan kaynaklanmaktadır. Değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının geçici görev yapılan üniversiteden ek bir ödeme yapılması beklentisine yönelik istekleri değerlendirilmiş, araştırmaya katılan öğretim elemanlarının ek bir ödeme beklentisi içerisinde bulundukları belirlenmiştir. Öğretim elemanı değişim projesi kapsamında geçici görev yapılan üniversite tarafından temin edilecek mobilyalı bir barınma olanağının nerede olmasının uygun olacağına yönelik istekler araştırılmıştır. Buna göre, öğretim elemanlarının üniversite kampusu içinde veya meslek yüksekokuluna yakın bir lojmana eğilimli oldukları görülmektedir. Öğretim elemanlarının değişim projesi kapsamında geçici görev yapmak istedikleri üniversiteler araştırılmıştır. Öğretim elemanlarının Abant İzzet Baysal, Afyon Kocatepe, Akdeniz, Anadolu, Cumhuriyet, Düzce, Gaziantep, Harran, Niğde, Ortadoğu Teknik ve Yüzüncü Yıl Üniversitesi’nde geçici görev yapmak istedikleri belirlenmiştir. Büro yönetimi ve sekreterlik bölümlerinde öğrenimlerini sürdüren öğrencilerin farklı bakış açılarından yararlanmaları ayrıca, bilgi paylaşımı ve deneyimlerini aktarmaları için büro yönetimi ve sekreterlik bölümlerinde görevli öğretim elemanları arasında değişim programı uygulanmasının yararlı olacağı görülmektedir. YARARLANILAN KAYNAKLAR AKAN, İ. ve Diğerleri. (1996). Meslek Yüksekokullarına Sektörel Bazda Bakış ve Beklentiler. 21.Yüzyıla Doğru Meslek Yüksekokullarının Yeniden Yapılanması Uluslar arası Sempozyum, 22-23 Mayıs. Ankara Üniversitesi, Çankırı. BALCI, S., Kavak, Ş. (1996). Meslek Yüksekokullarının Mevcut Durumu ve Yeniden Yapılanması Üzerine Bir Model Önerisi. 21.Yüzyıla Doğru Meslek Yüksekokullarının Yeniden Yapılanması Uluslar arası Sempozyum, 22-23 Mayıs. Ankara Üniversitesi, Çankırı. CHOU, D. (1998). Tayvan’da Lise Öğrencilerinin Mesleki ve Teknik Eğitime Yönlendirilmesi ve Mesleki Yeterlilik Üzerine Yapılan Çalışma Sonuçları. Mesleki ve Teknik Eğitimde Uluslar arası Kalite Konuları. Çeviren: Hakan Baykal. Ankara Üniversitesi IVETA Konferansı, 21 Ağustos-2 Eylül. Ankara Üniversitesi, Ankara. . 44 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara GÜRBÜZ, R. (1995). Meslek Yüksekokullarının Yeniden Yapılanması. Mesleki ve Teknik Eğitim Sempozyumu-I, 22-23 Haziran. Fırat Üniversitesi, Elazığ. TELLİ, H. (2003). Çağdaş Gelişmeler Işığında Büro Yönetimi Eğitimi ve Meslek Yüksekokulları Uygulaması. (Yüksek lisans tezi, Gazi Üniversitesi, Eğitim Bilimleri Enstitüsü). TEMEL, M. (1996). Orta Kademe Mesleki ve Teknik Eğitim İle Meslek Yüksekokulları Arasında Uyum Sorunları. 21.Yüzyıla Doğru Meslek Yüksekokullarının Yeniden Yapılanması Uluslar arası Sempozyum, 22-23 Mayıs. Ankara Üniversitesi, Çankırı. MEB (Milli Eğitim Bakanlığı). (2002). Mesleki ve Teknik Eğitim Yönetmeliği. Ankara. MEB-YÖK (Milli Eğitim Bakanlığı, Yükseköğretim Kurulu). (2002). MEB-YÖK Meslek Yüksekokulları Program Geliştirme Projesi, Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitim Programı. Ankara. YÖK (Yükseköğretim Kurulu), (2004). I. Ulusal Meslek Yüksekokulları Müdürler Toplantısı Sonuç Raporu. Nevşehir. YÖK (Yükseköğretim Kurulu), (2007). Uluslar arası Uluslar arası Yükseköğretim Konferansı. Ankara. YÖK (Yükseköğretim Kurulu), (2006).Türk Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Elemanı Değişimine İlişkin Yönetmelik. Ankara. YÖK (Yükseköğretim Kurulu), (2007).Türkiye’nin Yükseköğretim Stratejisi. Ankara. YÖK (Yükseköğretim Kurulu), (2007). Uluslar arası Mesleki ve Teknik Eğitim Konferansı. Ankara. 45 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara OFİS ÇALIŞANLARININ YAŞAM DOYUMU VE GELECEĞE BAKIŞLARININ İNCELENMESİ: ATATÜRK ÜNİVERSİTESİ VE SAKARYA ÜNİVERSİTESİNDE KARŞILAŞTIRMALI BİR ARAŞTIRMA Yrd.Doç.Dr.Hasan TUTAR (Sakarya Üniversitesi) Yrd.Doç.Dr.Ferruh TUZCUOĞLU (Sakarya Üniversitesi) Özet Bu çalışma, Atatürk Üniversitesi ve Sakarya Üniversitesi’nde görev yapan ofis çalışanlarının “İş Doyumu ve Geleceğe Bakışları”nın incelenmesi amacıyla yapılmıştır. Araştırmanın temel amacı, ofis çalışanlarının iş doyumu ve geleceğe bakışları incelenerek çeşitli önerilerde bulunmaktır. Araştırmada, ofis çalışanlarının iş doyumu ve geleceğe bakışlarını etkileyen faktörler incelenmiştir. Araştırma, iş doyumu bileşenleri, geleceğe bakış, değer ve davranışsal niyetler arasındaki ilişki bağlamında ele alınmıştır. Araştırmada “İş Doyumu Envanteri” ile “Geleceğe Bakış Envanteri” kullanılmıştır. Elde edilen bulguların analizinden, iki farklı üniversitede görev yapan ofis çalışanlarının iş doyumu ve geleceğe bakışları arasında anlamlı farklılığın olduğu anlaşılmıştır. GİRİŞ Çalışanların işlerine karşı genel tutumlarını yansıtan iş doyumu, hem örgüt psikolojisinin hem de sosyal psikolojinin inceleme alanını oluşturmaktadır. “İş doyumu” olgusu öncelikle psikologların ilgisini çekmiş ve iş doyumunu açıklamak için çeşitli yaklaşımlar benimsenmiştir. Bu yaklaşımlar iş doyumunu bireyin ihtiyaçları bağlamında ele alan klasik yaklaşımlar ve iş doyumunun bilişsel bir süreç sonucunda ortaya çıktığına dair modern yaklaşımlardır. Klasik yaklaşımlar iş doyumunu, bireyin ihtiyaçları ve değerleri bağlamında ele alırken, modern yaklaşımlar iş doyumunu bireyin kişisel özellikleri ile örgütsel değişkenlerin etkileşimi sonucunda ortaya çıkan durumu seziş ve biliş düzeyinde incelemektedir. Klasik ve modern yaklaşımlarda iş doyumunu yaratan faktörler söz konusu olduğunda birey-ortam uygunluğu modellerinin hâkim olduğu görülür. Modern yaklaşımlar, iş doyumunun birey-ortam uygunluğunun kişisel özellikler ve iş ortamının koşullarının değerlendirilmesi bağlamında ele alırken, klasik yaklaşımlarda, iş ortamının bireye sundukları 46 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ile bireyin ihtiyaçları arasındaki uygunluğun doyum kaynağı olduğu ileri sürülmektedir. Ancak şunu kabul etmek gerekir ki klasik veya modern yaklaşım olsun çalışanların işlerinden ve yaşamlarından tatmin bulabilmeleri için iş ve genel yaşama ilişkin bazı motivasyon faktörlerine sahip olmaları gerekir. İnsanları harekete geçiren çeşitli faktörler vardır; bu faktörler düşünceler, inançlar, korkular, umutlar, arzular, ihtiyaçlar vb olabilir. Kurumsal ve özel yaşamda insan davranışlarının veya faaliyetlerinin yönetilmesi söz konusu duyguların yönetilmesine bağlıdır. İnsanlar örgütlere belli amaçlarını gerçekleştirmek için girerler; söz konusu amaçlara ulaştıkları ölçüde iş ve yaşam tatmini bulur, amaçlarından uzak düştükleri ölçüde iş ve yaşam tatminleri düşer ve örgüte bağlılıkları azalır. İnsanların örgütlerinde bazı ihtiyaçları vardır. Bu ihtiyaçlardan kimileri fizyolojik, kimileri ise psikolojik veya sosyal ihtiyaçlar olabilir (Maslow, 1971:23). Söz konusu ihtiyaçların karşılanması ölçüsünde çalışanlar örgütlerinde iş tatmini bulur ve bunun özel yaşam tatminine katkısı olur. Aksi halde psikolojik, sosyal veya fizyolojik ihtiyaçları karşılanmayan insanların işyerinde tatmin bulmaları ve verimli olmaları söz konusu olmadığı gibi, örgütsel bağlılıkları zayıflar ve işten ayrılma niyetleri güçlenir. Motivasyon çalışanları daha verimli kılacağı gibi, örgütsel amaç ve hedeflere karşı bağlanma duygularını güçlendirir. Bunun için örgütte çalışanların sorumluluk almalarını sağlayacak, başarılarını ödüllendirecek ve onların geleceğe daha fazla umut ve güvenle bakışlarını sağlayacak bir ortamın oluşturulması gerekir. Çalışanların örgütte fizyolojik, psikolojik ve sosyal ihtiyaçlarının karşılanabilmesi, kısaca iş tatmini bulabilmeleri için yeterli ücret, iş güvencesi, yükselme olanakları, kendilerini gösterme olanağı, etkin iletişim, örgütsel adalet, örgütsel bağlılık ve örgütsel vatandaşlık duygularını güçlendirecek tedbirler almak gerekir. 1. İş ve Yaşam Doyumu Kavramları Sanayi devrimi, iş ve yaşam yeri arasında ayrımı ortaya çıkaran ve “insanı işçileştiren” bir süreç olarak görülebilir. Sanayileşme süreciyle birlikte işçileşen, işyerine yabancılaşan ve işi üzerinde denetimini yitiren önemli bir kitlenin ortaya çıkması, iş doyumu ve yaşam doyumu gibi kavramların önemini artırmıştır. Evinden koparılan ve fabrikaların mekanik ortamlarında birbirini tanımayan insanların içine düştükleri yabancılaşma duyguları insanların iş ve yaşam doyumu bulamamalarının yanında, bugünleri ve gelecekleri hakkında güven problemini ortaya çıkarmıştır. Sanayileşme süreciyle birlikte geleneksel bağların yerini işe ve işyerine ilişkin kurallar almaya başlamış, kişinin yetenekleri ölçüsünde toplumda yer (statü) edinmesi, kişinin 47 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara yeteneklerinin bireyselleşmesine ve çevresinden kopuk bir yaşama (yabancılaşma) sürüklenmesine neden olmuştur. Sanayileşme geleneksel değerler yerine beceriyi, gelenek yerine kazanılmış sanayi kültürünü ikame etmiştir. Bu süreç sadece bireyin toplumsal değerlerinden değil, toplumun kendisinden de kopuk bir yaşama sürüklenerek, bireyin özerkleşmesi ve yalnızlaşması sonucunu getirmiştir. Bireyin toplumsal statüsünü mesleki becerileriyle elde etmesi ve emeğinin denetimini başkasının kontrolüne vermesi, özerklikle başkasının kontrolünde olması arasında bir karşıtlığın ortaya çıkmasına neden olmuş ve bu durum bireyin işine, kendisine ve topluma karşı yabancılaşmasına neden olmuştur. İş tatmini, yaşam tatmini ve geleceğe güvenle bakma problemi söz konusu süreçte yabancılaşma problemiyle birlikte önem kazanmaya başlamıştır. İşin sonuçlarından sorumlu tutulup, süreçlerine katılamama, kişinin yabancılaşma, dışsallaşma, kendine ve işine karşı soğumasına neden olmuştur. İş doyumu bireylerin işlerinin ve iş deneyimlerinin değerlendirilmesinden kaynaklanan haz verici veya olumlu bir duygu durumudur (Brief, 1998: 86). İş doyumu bu güne kadar birçok bakımdan ele alınmış ve çok sayıda incelemeye konu olmuştur. İş doyumuyla ilgili olarak çeşitli kuramlar geliştirilmiş, söz konusu kuramlarda iş doyumu ve iş doyumunu etkileyen bireysel ve örgütsel faktörler çeşitli yönleriyle incelenmiştir. Söz konusu kuramlar genel olarak Klasik Kuramlar ve Modern Kuramlar olarak sınıflandırılmaktadır. İş doyumuyla ilgili olarak geliştirilen Klasik Yaklaşımlar, ihtiyaçlar kuramları ve değer (beklenti) kuramları olmak üzere iki alt başlıkta sınıflandırılmaktadır. İhtiyaçlar kuramı, bireyin ihtiyaçlarından hareket etmektedir Brief, 1998: 20). Bu noktada üç temel ihtiyaç kuramından söz edilebilir. Bunlar Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Kuramı (Need Hierarchy Theory), Alderfer’in Varoluş, İlgililik ve Büyüme Kuramı (ERG-Existence, Relatedness and Growth Theory) ile Herzberg’in Güdüleyici Koruyucu Kuramıdır (Motivator-Hygiene Theory). Değer (Beklenti) Kuramları arasında önde gelen kuram ise, Cornell Doyum Çalışmaları olarak bilinen, Smith, Kendall ve Hulin (1969) tarafından geliştirilen Cornell Modelidir. İş doyumunu inceleyen modern yaklaşımların en önde gelenlerinden biri Salancik ve Pfeffer’in (1978:224) Sosyal Bilgi İşleme Yaklaşımı (Social Information Processing Approach)’dır. SBİY, iş tutumlarını ihtiyaç ve beklenti kuramlarıyla mukayeseli olarak ele alır. Araştırmacılar, ihtiyaç kuramlarının doğrudan bireyle ilgili ihtiyaçlar üzerine kurulmuş olduğunu ve bireyin çalıştığı sosyal çevreyi dikkate almadığını belirtirler. 48 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara İş doyumunu açıklayan diğer bir modern yaklaşım ise Motowidlo’nun İş Doyumunda Bireysel Farklılıklar kuramıdır. Bu kurama göre iş doyumu, iş ortamının bireyi hoşnut etme derecesi konusundaki bireyin oluşturduğu yargıdır. Birey, bu yargıyı oluştururken bilgisi, becerisi ve yetenekleri gibi bireysel özelliklerini kullanarak iş ortamında yaşadığı durumlarla kişisel özellikleri arasında ilişki kurar ve kişinin iş doyumunu söz konusu ilişki belirler (Brief, 1998:31). İş doyumu kavramı 1980’li yıllardan sonra Staw ve arkadaşlarının (1986:56) üzerinde durduğu gibi kişilik özellikleri ve eğilimlerin rolü kapsamında ele alınmıştır. Örgütteşlik Davranışı veya örgütsel vatandaşlık (OCB-Organizational Citizenship Behaviour) ya da sosyal yönelimli örgütsel davranışlar üzerinde ağırlıklı olarak durulmuştur. Bu araştırmalarda kişilik ile onu oluşturan duygular ve davranış arasındaki ilişkiler bireysel analiz düzeyinde incelenmiştir (George, 1990:107), 2.1. İş Doyumu Faktörleri Yukarıda anlatılan kuramlar, modeller ve yapılan diğer araştırmalar doğrultusunda iş doyumunu yaratan faktörleri, başka bir ifadeyle, iş doyumunun boyutlarını iki ana başlık altında toplamak mümkündür. Bunlardan ilki, iş ortamı ve işle bağlantılı faktörlerdir. Burada bireye nasıl davranıldığı, kendisine verilen görevlerin özellikleri, iş ortamındaki diğer bireylerle ilişkileri ve ödüllerden söz edilebilir. İkincisi, bireylerin kişilik özellikleri ve yaşam biçimidir. İki grupta toplanan bu değişkenler birbirleri ile etkileşerek iş doyumunu etkilerler (Spector, 1997). Spector‘un iki grup altında topladığı bu değişkenleri çevresel ve bireysel faktörler olarak adlandırılabilir. BEKLENTİLER Kişisel faktörler Çevresel faktörler Pozitif algı İş doyumu Negatif algı İşten ayrılma isteği Şekil.1. İş Doyumu ve İşten Ayrılma Niyeti İlişkisi. 2.1.1. Çevresel Faktörler İş doyumunu yaratan çevresel faktörler arasında işle ilgili özellikler vardır. İşin özellikleri; işin beceri gerektirdiği, bütünlük taşıdığı, özerkliğe olanak sağladığı ve önemli olduğu oranda çalışanları güdüler ve iş doyumu sağlar. İş doyumu sağlayan çevresel faktörleri kısaca aşağıdaki gibi açıklayabiliriz: 49 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara a. Ücret. Daha önce üzerinde durulduğu gibi, insanlar örgüte maddi, sosyal ve psikolojik ihtiyaçlarını tatmin etmek amacıyla girer. Ücret kişinin maddi ihtiyaçlarını karşılayan önemli bir iş doyumu faktörüdür. b. Yükselme olanağı. İş doyumu sağlayan faktörlerden diğeri yükselme olanağıdır. Bu kişinin manevi/psikolojik ihtiyacını karşılayan faktörlerden biridir. Terfi etmek bireyin sadece manevi ihtiyacını karşılamaz; aynı zamanda maddi ihtiyaçlarını da karşılar. c.Kontrol. Kontrol, kişinin işleri ile ilgili karar alabilme özgürlüğüdür. Kişinin işin süreçlerini ve sonuçlarını kontrol edebilme özgürlüğü, onun iş doyumu bulmasına katkı sağlar. Aksi halde işin kontrolünün onu yapanın değil, diğerlerinin kontrolünde olması, kişinin işine karşı yabancılaşmasına neden olur. d. Üstlerle ve çalışma arkadaşlarıyla ilişkiler. İnsanlar bir örgütte çalışmaya başlayınca orada geçerli olan ilişkiler sistemine de dâhil olurlar. Söz konusu ilişkiler sistemi kişiyi temsil ettiği oranda kişi iş doyumu bulur. Çalışma arkadaşları ve üstlerinden gördüğü iyi veya kötü muamele, onun iş doyumu üzerinde etkili olur. e. İletişim. Örgütsel iletişim, kişiler arasında, kişi ile örgütün iç ve dış çevresinde cereyan eder. Söz konusu iletişim ve etkileşim, kişinin kendini ifade etme derecesine göre doyum sağlar. f.Örgütsel itibar ve çalışma koşulları. Kişinin ihtiyaçları maddi ve manevi olarak sınıflandırılır. Kişinin çalıştığı kurumun örgütsel itibar ve imajı kişiye doğrudan yansır. Kişi çalıştığı kurumun imajı ve itibarını olumlu algıladığı ölçüde iş doyumu bulur. 2.1.2. Bireysel Faktörler İş doyumu kavramı iki temel noktadan araştırılabilir. Bunlardan biri iş doyumunun birey odaklı olarak araştırılması, diğeri de örgüt odaklı araştırmalardır. İş doyumu üzerine birey odaklı düşünmek, her bireyin örgütsel adaleti ve kendini geliştirme ve kendini ifade etmeyi hak ettiğini kabul etmeyi gerektirir. Kurumda bireyin güvenliğinin ve itibarının korunması, iş doyumuna birey odaklı bakmanın bir gereğidir (Spector, 1997; s.2). İş doyumuna örgüt odaklı bakmak, bireyi klasik örgüt kuramlarında olduğu gibi örgütün ikincil/tali faktörü olarak görmek anlamına gelir. İş doyumunu yaratan bireysel faktörler, bireyin özerklik ve kişisel gelişim gibi üst düzey gereksinimleri karşılama ihtiyacını gösterir. İşin özelliklerinin güdüleyici etkisi gelişme 50 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ihtiyacı yüksek olan insanlar için önemli bir bireysel iş doyumu faktörüdür. Zor ve ilginç işleri tercih eden bireyler, kendilerine karmaşık işler verildiğinde daha çok güdülenir ve daha mutlu olurlar. İş doyumunu belirleyen kişisel faktörleri, genetik özelliklerle açıklayan yaklaşıma göre ise Arvey ve diğerleri (1991: 359) bunu kontrol odağı ile açıklamaktadırlar. Kontrol odağı güçlü olanlar, olumsuz olayları denetleyebilirken, zayıf olanların denetim olanakları da zayıftır. Kontrol odağı güçlü (içsel) olanlar çevresel faktörlerden fazla etkilenmezken, kontrol odağı zayıf (dışsal) olanların iş ve yaşam doyumu bulmasında dışsal/çevresel faktörlerin önemi büyüktür. İş doyumunun bireyin yaşam doyumunu etkileyeceği anlaşılmaktadır. Bu nedenle iş doyumu ve yaşam doyumu kavramlarını birlikte ele almak gerekmektedir Sung ve diğ. 1994:547). İnsan yaşamında beklentileri belirleyen iki temel faktörden söz edebiliriz; bunlardan biri özel yaşam doyumu, diğeri iş yaşamı doyumudur. Bu iki faktör kişinin yaşamından doyum bulmasını etkileyen faktörlerdir ve bunları birbirinden bağımsız olarak ele almak doğru değildir. Zira klasik kuramların varsayımının aksine kişinin iş ve özel yaşamları birbirinden kopuk ve bağımsız değildir. Özel yaşamdaki psikolojik doyum, iş doyumunu, iş yaşamındaki doyum ise, özel yaşam doyumunu etkilemektedir. 3. Ofis Çalışanları Üzerinde Bir Uygulama 3.1. Araştırmanın Amacı ve Önemi Araştırmanın temel amacı, Atatürk Üniversitesi ile Sakarya Üniversitesi’nde görev yapan ofis çalışanlarının iş doyumu ve geleceğe bakışlarının incelenmesidir. Araştırmanın diğer bir amacı, iş doyumu ve geleceğe bakışın demografik değişkenlere göre farklılaşıp farklılaşmadığını belirlemektir. 3.2. Araştırmanın Kapsamı ve Sınırlılıkları Araştırmanın kapsamını, Sakarya Üniversitesi ile Atatürk Üniversitesi’nde görev yapan memurlar (ofis çalışanları) oluşturmaktadır. Araştırma grubundan iş doyumu ve geleceğe bakış ölçeğindeki soruları cevaplandırmaları istenmiştir. Araştırma, söz konusu üniversitelerde görev yapan memurların kendilerine ulaşılanlarla ve veri toplama aracıyla sınırlıdır. 3.3. Araştırmanın Yöntemi Araştırmanın örneklemi. Araştırmanın ana kütlesini, Sakarya Üniversitesi ve Atatürk Üniversitesi’nin çeşitli birimlerinde çalışan memurlar oluşturmaktadır. Örneklem, tesadüfî 51 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara örnekleme yöntemi ile tespit edilmiştir. Araştırma %95 (0,05) güven aralığında yapılmıştır (Bayram, 2004, 80). Örneklem büyüklüğü (n=266) araştırma evrenini temsil edecek büyüklüktedir. Örneklem büyüklüğü, n= N.t2 p.q / d2 . (N-1)+t2..p.q formülüne göre tespit edilmiştir. (Yazıcıoğlu ve Erdoğan, 2004). Örneklemin frekans ve yüzde değerleri Tablo 1’de gösterilmiştir. Tablo.1. Araştırma Örneklemine İlişkin Bilgiler Üniversite Atatürk Üniversitesi Sakarya Üniversitesi Toplam Frekans 179 87 266 Yüzde (%) 67,3 32,7 100,0 Veri Toplama Yöntemi ve Aracı. Araştırma verileri anket yöntemi ile toplanmıştır. Anket, toplam 40 sorudan oluşmaktadır. Anket formunda 3 grup soru yer almıştır. Bunlardan birinci grup, cevaplayıcıların demografik özelliklerini, ikinci grup “İş Doyumu Ölçeği” ve üçüncü grup “Beck Umutsuzluk Ölçeği”nden oluşmaktadır. İş doyumu ölçeği, Hackman ve Oldham ‘ın (1975:159) geliştirdikleri 14 soruluk “İş Doyumunu Ölçeği” kullanılmıştır. Anket Likert ölçeğine (kesinlikle katılmıyorum 1, kesinlikle katılıyorum 5) göre düzenlenmiştir. Deney grubunun geleceğe bakışlarını ölçmek amacıyla ise, 20 soruluk Beck ve arkadaşları tarafından geliştirilen “Beck Umutsuzluk Ölçeği” kullanılmıştır. Ölçek, 11 doğru, 9 yanlış anahtar yanıtı olan 20 doğru-yanlış önermeden oluşmuştur. Ölçek Seber tarafından Türkçeye çevrilmiştir. Ölçekte çalışma grubundan kendilerine uygun gelen ifadeleri “evet”, uygun olmayan ifadeleri ise “hayır” olarak işaretlemeleri istenmektedir. Ölçek, (1,3,7,11,18) maddeler “Gelecekle İlgili Duygular ve Beklentileri”, (2,4,9,12,14,16,17,20) “Motivasyon Kaybını” ve (5,6,8,10,13,15,19) maddeler ise “Gelecek Umudu”yla ilgili alt faktörlerden oluşmaktadır. Maddelerin 11 tanesinde “evet” seçeneği, 9 tanesinde ise “hayır” seçeneği 1 puan alır. 1, 3, 5, 6, 8, 10, 13, 15, 19, sorularda “hayır”, 2, 4, 7, 9, 11, 12, 14, 16, 17, 18, 20 sorulara ise evet yanıtı için “1” puan verilir. Puan ranjı 0-20’ dir. Alınan puanların yüksekliği umutsuzluğun yüksek olduğu varsayımıyla izah edilir. Ölçeklerin Güvenilirlikleri. İş Doyumu Ölçeğinin (Job Satisfaction Scale) güvenirlik ve geçerlik çalışması Hackman ve Oldham tarafından test tekrar test yöntemiyle yapılmış, birinci uygulamanın puan ortalaması 34.27, ikinci uygulamanın puan ortalaması 34.71 olarak bulunmuştur. İki uygulamanın puan ortalamalarının birbirine çok yakın olması güvenirliğin göstergesi olarak kabul edilmiştir. Anketin güvenirlik analizi yapılmış ve Cronbach Alpha değerinin .89 olduğu saptanmıştır. Beck ve arkadaşlarının 294 denek üzerinde yaptıkları Umutsuzluk ölçeğinin Cronbah Alfa güvenirlik katsayısı (α =.93,)’ dür. Ölçeğin ölçüt bağlantı geçerliliği yine Beck ve 52 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara arkadaşları tarafından yapılmış ve ölçekler arası korelasyon katsayısı ,62 olarak bulunmuştur. Ölçeğin Seber tarafından yapılan Türkçe uyaramasının güvenilirliği ise (α =.85,) olarak çıkmıştır. Araştırma Modeli. Araştırmanın temel amacı, iki farklı üniversitede görev yapan memurların iş doyumu ve geleceğe bakışları arasında anlamlı farklılığın olup olmadığını belirlemektir. Bu amaca ulaşabilmek için iki model geliştirilmiştir. Modellerin ilkinde, iş doyumunun negatif olarak algılanmasının geleceğe bakış üzerindeki olumsuz etkisi gösterilmiştir. İkinci modelde ise, beklentilerin olumlu (pozitif) algılanmasının gelecek beklentilerini (umutluluk) olumlu etkilediği gösterilmiştir. Model 1: Algılanan İş Doyumunun ve Umutsuzluk Üzerindeki Etkilerine İlişkin Araştırma Modeli — İŞ DOYUMU BEKLENTİLER (Negatif algı) UMUTSUZLUK Model 2: Algılanan İş Doyumunun, Umutluluk Üzerindeki Etkilerine İlişkin Araştırma Modeli UMUTLU OLMAK BEKLENTİLER (Pozitif algı) - İŞ DOYUMU Araştırmanın amacı ve modeli doğrultusunda aşağıdaki hipotezler geliştirilmiştir: H1: Üniversiteler arasında iş doyumu ve umutluluk arasında anlamlı farklılık vardır. H2: Bağımsız değişkenlerle iş doyumu ve umutluluk arasında anlamlı farklılık vardır. Verilerin Analizi. Veriler SPSS 11.5 istatistik paket programıyla analiz edilmiştir. Modelde ileri sürülen ilişkilerin belirlenmesi amacıyla analizde; frekans dağılımları, ortalama, standart sapma, bağlantısız örneklemler için t testi, Varyans analizi ve korelasyon analizi gibi analiz yöntem ve teknikleri kullanılmıştır. Manidarlık/anlamlılık testlerinde .05 manidarlık düzeyi (güven aralığı) kullanılmıştır. Araştırmanın hata marjı (örnekleme hatası), d=%3, örneklem büyüklüğü n=266’dır. Araştırmanın Bulguları: Tablo. 2. Cevaplayıcıların Demografik Özellikleri Bağımsız değişkenler Yaş 21-30 31-40 41-50 51+ Frekans Yüzde 65 98 79 24 24,4 26,8 29,7 9,0 Bağımsız değişkenler Çalışma süresi 0-1 1-5 6-10 11-15 53 Frekans Yüzde 13 40 44 64 4,9 15,0 16,5 24,1 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Eğitim durumu İlkokul Ortaokul Lise Üniversite Lisansüstü Cinsiyet Kadın Erkek 6 15 100 116 29 2,3 5,6 37,6 43,6 10,9 75 191 28,2 71,8 15+ Medeni durum Evli Bekâr Unvan Müdür MYO sekreteri Şef Düz memur Diğer 105 39,5 201 65 75,6 24,4 17 11 26 141 71 6,4 4,1 9,8 53,0 26,7 Tablo 2’de görüldüğü gibi, araştırmaya katılanların çoğunluğu (%26,8) 31-40 yaş grubundadır, kadınların oranı (%28,2), erkeklerin oranı (%71,8), cevaplayıcıların çoğunluğu evlidir (%75,6). Ankete katılanların çoğunluğunu (%53,0) düz memurlar oluşturmaktadır. Cevaplayıcıların çoğunluğu (%43,6) üniversite mezunudur. Araştırmaya katılanların 66,8’i Atatürk Üniversitesinde, 33,2’si ise Sakarya Üniversitesinde görev yapmaktadırlar. İş Doyumu ve Geleceğe Bakış Ölçek Puanlarının Değerlendirilmesi: İş doyumu ve umutsuzluk ölçeğinin alt ölçeklerinden alınan puanların ortalama ve standart sapmaları Tablo 3’te gösterilmiştir. Örneklemin iş doyumundan aldıkları puan ortalamaları değerlendirildiğinde; Atatürk Üniversitesinde çalışan memurların iş doyumu puan ortalamalarının (x=2,87; s= ,064) Sakarya üniversitesinde çalışan memurların ortalama puanlarından daha düşük (x=3,03; s= ,054) olduğu anlaşılmaktadır. Yine Sakarya üniversitesinde çalışan memurların umutsuzluk ölçeğinin alt ölçek puanlarından “gelecek beklentisi” Atatürk üniversitesinde çalışan memurlardan(x=2,49; s= ,222) kısmen daha yüksek (x=2,56; s= ,201) çıkmıştır. Motivasyon kaybı bakımından Atatürk üniversitesi (x=2,53; s= ,281) ile Sakarya üniversitesinin (x=2,55; s= ,251) puan ortalamaları birbirine yakındır. İki üniversitede umutluluk alt ölçek puanları birbirine yakın çıkmıştır. Atatürk Üniversitesi (x=2,38; s= ,281), Sakarya Üniversitesi (x=2,34; s= ,287) Tablo.3: İş Doyumu ve Umutsuzluk Ölçeği Alt Ölçek Puanları Birimi ALT ÖLÇEKLER İş doyumu Gelecek Beklentisi Motivasyon Kaybı Umutlu olma Atatürk Üniversitesi N X SS 179 2,87 0,647 179 2,49 0,222 179 2,53 0,281 179 2,38 0,281 Sakarya Üniversitesi N 87 87 87 87 X 3,03 2,56 2,55 2,34 SS 0,546 0,201 0,251 0,287 İş Doyumu ve Geleceğe Bakış Ölçek Puanlarının demografik Değişkenlerle İlişkisi. Ofis çalışanlarının yaşları ile “Gelecek Beklentisi” arasında anlamlı bir farklılığın olup olmadığını görmek için “Tek Faktörlü Varyans Analizi” yapılmıştır. Analize göre p<0,05 anlamlılık düzeyinde anlamlı bir farklılık çıkmıştır. Anlamlı farklılığın hangi yaş grubundan 54 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara kaynaklandığını belirlemek amacıyla Scheffe çoklu karşılaştırma testi yapılmış, buna göre yaşları 20-30, ile 41-50 olanlar arasında anlamlı bir farklılığın olduğu anlaşılmıştır. Yaşları 20-30 olanların “gelecek beklentisi” algı ortalamaları (X=2,58; s=,217, yaşları 31-40 olanların puan ortalamalarından (X=2,44; s=,229) daha yüksek çıkmıştır. Gençlerin gelecek beklentilerinin daha yüksek olması doğal bir durumdur. Tablo.4. Örneklemin Yaşları İle Gelecek Beklentisi Sonuçları Varyansın kaynağı Genel Gruplar arası Gruplar içi s.d 265 3 262 Kareler toplamı 112,908 1,07 11,627 Kareler ortalaması ,342 ,044 F P 7,713 0,000 Ofis çalışanlarının cinsiyetleri ile iş doyumu ve geleceğe bakışları alt boyutlarında, puan ortalamaları bakımından anlamlı farklılığın olup olmadığını test etmek için “Bağımsız Örneklemler için t- testi” yapılmıştır. Analiz sonuçlarına göre p<0,05 anlamlılık düzeyinde cinsiyet değişkeni bakımından her iki ölçekte de anlamlı bir farklılığın olmadığı anlaşılmıştır. Ofis çalışanlarının medeni durumları ile ölçek puan ortalamaları bakımından anlamlı farklılığın olup olmadığını test etmek için “bağımsız örneklemler için t testi” yapılmıştır. Analiz sonuçlarına göre Üniversitelerde çalışan öğretim elemanlarının iş doyumu ve geleceğe bakış alt boyutlarında, medeni durum değişkenine göre anlamlı bir farklılığın olduğu anlaşılmıştır. Tablo.5. Örneklemin Ölçek Puanları ve Cinsiyet Değişkeni Sonuçları Medeni durum N Ort. X s.s s.d Evli Bekâr 201 65 2,49 2,57 0,220 ,263 0,206 T p 2,42 0,01 Testin sonuçlarına göre, gelecek beklentileri, evli olanların (X=2,49; s=0,220), bekar olanlara göre (X=2,57; s=0,206), daha olumsuzdur. Bu sonuç araştırmacılar tarafından ev yönetiminin getirdiği ilave yükün araştırma sonuçlarını olumsuz şekilde etkilediği şeklinde yorumlanmıştır. Söz konusu üniversitelerde memurların unvanları ile iş doyumu ve geleceğe bakışları alt boyutlarında, puan ortalamaları bakımından anlamlı farklılaşma olup olmadığını test etmek için “tek faktörlü Varyans analizi” yapılmıştır. Analiz sonuçlarına göre örneklemin geleceğe bakış alt ölçek puanlarında (p<0,05) anlamlılık düzeyinde anlamlı bir farklılığın olmadığı anlaşılmıştır. Ofis çalışanlarının iş doyumu ve geleceğe bakış ölçeğinin alt boyutlarında, puan ortalamalarının görev süresi itibariyle farklılaşıp farklılaşmadığını test etmek amacıyla, “tek 55 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara yönlü Varyans analizi” yapılmıştır. Analiz sonuçlarından iş doyumu ve geleceğe bakış alt boyutlarında anlamlı bir farklılık olmadığı anlaşılmıştır. Eğitim durumu ile iş doyumu ve geleceğe bakış arasında p<0,05 anlamlılık düzeyinde anlamlı farklılığın olup olmadığını test etmek amacıyla yapılan “tek yönlü Varyans analizi” sonucunda motivasyon kaybı konusunda anlamlı bir farklılığın olduğu anlaşılmıştır. Tablo.6. Örneklemin Eğitim Durumu ile “Gelecek Beklentisi” sonuçları Varyansın kaynağı Genel Motivasyon Kaybı Gruplar arası Gruplar içi s.d 265 4 261 Kareler toplamı 19,392 1,152 18,240 Kareler ortalaması ,288 ,070 F P 4,122 0,003 Tablo.’ya göre üniversitelerde ofis çalışanlarının eğitim durumları ile motivasyon kaybı alt ölçek boyutunda anlamlı farklılığın olduğu anlaşılmaktadır. Test sonuçlarına göre söz konusu farkın hangi gruplardan kaynaklandığına bakıldığında eğitim durumu ilkokul olanlar (X = 2,35; s=0,24) ile lisans üstü düzeyinde eğitim görmüş olanlarda (X = 2,53; s=0,27) motivasyon kaybında anlamlı bir farklılığın olduğu anlaşılmaktadır. Memurların geleceğe bakışları arasında anlamlı bir ilişkinin olup olmadığını ve varsa ilişkinin yönünü test etmek amacıyla yapılan korelasyon analizi sonuçlarına göre, memurların iş doyumu ile geleceğe bakışları arasında gelecek beklentileri, motivasyon kaybı ve umutluluk durumu alt ölçekleri bakımından anlamlı bir ilişkinin olduğu anlaşılmaktadır (p<0,000). İş doyumu ve gelecek beklentisi arasında ilişki negatif yönlü, doğrusal ve zayıf (r =- ,218), iş doyumu ile motivasyon kaybı arasındaki ilişki yine negatif yönlü, doğrusal ve zayıf (r=-,229) bir ilişki iken, iş doyumu ve umutluluk durumu arasında negatif yönlü, doğrusal ve orta düzeyde (r=-538) bir ilişkinin olduğu anlaşılmaktadır. Bu sonuçlara göre iş doyumu arttıkça umusuzluk durumları azalmaktadır. Tablo.7. iş doyumu ile umutsuzluk Arasındaki Korelasyon İş Gelecek Motivasyon doyumu Beklentisi kaybı Pearson Correlation 1 -,098 ,131 İş doyumu Sig. (2-tailed) ,000 ,032 N 266 266 266 Pearson Correlation -,098 1 334** Gelecek Sig. (2-tailed) ,000 000 Beklentisi N 266 266 266 Motivasyon Pearson Correlation ,131* ,334** 1 kaybı Sig. (2-tailed) ,032 ,000 N 266 266 266 Umutlu olma Pearson Correlation -,218** -,229** -,538** durumu Sig. (2-tailed) 000 ,000 ,000 N 266 266 266 * Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed). ** Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed). 56 Umutlu olma -,218** 000 266 -,229** ,000 266 -,538** ,000 266 1 266 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara SONUÇ VE ÖNERİLER Cevaplayıcıların yaşam doyumu ölçeğinin betimsel istatistiksel analiziyle elde edilen sonuçları yansıtan tablo 3’e bakıldığında, yaşam doyumu ölçeğinin Atatürk Üniversitesinde 2,87, Sakarya Üniversitesinde ise 3,03 ortalama değer aldığı görülmektedir. İki üniversitede çalışan memurlarla yüz yüze yapılan görüşmelerde söz konusu tatminin kaynağında Sakarya üniversitesinde çalışan memurların iklim ve diğer yaşam koşulları itibariyle göreli olarak daha tatminkâr olduğu anlaşılmaktadır. Bu sonuçlar “Üniversitelerde iş doyumu bakımından anlamlı ilişki vardır” şeklindeki H1 hipotezinin ve “Demografik özelliklerle iş doyumu ve umutsuzluk ölçeği, alt ölçek puanları arasında anlamlı ilişki vardır” şeklindeki H2 kabul dildiğini göstermektedir. Sonuç olarak, bizim yaptığımız araştırmada ve aynı konuda yapılan araştırmalardan elde edilen bulgular, iş doyumunun farklı örgütsel, yönetsel, coğrafi ve kişilik yapılarına bağlı olarak, farklı düzeylerde seyredebileceğini göstermektedir. Yargısal nitelikli bu farklı sonuçlar, iş doyumunun yönetilebilir bir durum olduğunu göstermektedir. Bulgular iş örgütlemesinin, insan ilişkilerinin geliştirilmesinin, örgütsel davranış normlarının iyileştirilmesinin, örgütsel çatışmanın ortadan kaldırılmasının ve örgütsel iletişimin geliştirilmesinin iş doyumu bakımından önemli olduğu anlaşılmaktadır. KAYNAKLAR ARVEY, R.D., G.D. Carter and D.K. Buerkley. (1991). “Job Satisfaction: Dispositional and Situational Influences”, In C.L. Cooper & I.T. Robertson (Eds.), International Review of Industrial and Organizational Psychology, NY: John Wiley, Vol.6, Bayram, N., (2004) Sosyal Bilimlerde SPSS ile Veri Analizi, Ezgi Kitabevi Ankara, BECK A.T. ve Lesker, D. Ve Trexler, L., (1974). The Measurement Of Pessimism The Hopelessness Scale. J Consult Clin Psycholgy, 42. BRIEF, A.P. (1998). Attitudes In and Around Organizations. California: SAGE Publications,. GEORGE, J.M. (1990). “Personality, Affect And Behaviour In Groups,” Journal of Applied Psychology, 75. HACKMAN, Richard, and Greg R.Oldham,. (1975) “Developmant of the Job Diagnostic Survey”, Journal of Applied Psychology, 60/2, MASLOW, A.H. (1971). Motivation and Personality, New York: Horper and Row, Publishers Incorporated. SALANCIK, G.R., & Pfeffer, J.. (1978). “A Social Information Processing Approach To Job Attitudes And Task Design,” Administrative Science Quarterly, 23. SEBER, G., Dilbaz, N., Kaptanoğlu. C., Tekin, D., (1993). Umutsuzluk Ölçeği: Geçerlilik Ve Güvenirliği”, Kriz Dergisi, 1, (3) 57 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara SMITH, P.C., L.M. Kendall and C.L. Hulin. (1969). The Measurement Of Satisfaction In Work And Retirement: A Strategy For The Study Of Attitudes. Chicago: Rand Mc Nally,. SPECTOR, P.E. (1997). Job Satisfaction: Application, Assessment, Cause, and Consequences. California: SAGE Publications. STAW, Barry M., Nancy E. Bell, and John A. Clausen. (1986). “The Dispositional Approach To Job Attitudes: A Lifetime Longitudinal Test,” Administrative Science Quarterly, 31, (1986), Sung, Hong Ve Mook, E. Gıannakopoulos; (1994) The Relationship Of Satisfaction With Life To Personality Characteristics, Journal of Psychology Interdisciplinary & Applied, Sep 94, Vol. 128 Issue 5 YAZICIOĞLU, Y., ve ERDOĞAN, S. (2004). SPSS Uygulamalı Bilimsel Araştırma Yöntemleri, Detay Yayıncılık, Ankara 58 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara YAŞAM BOYU ÖĞRENME ÇERÇEVESİNDE SEKRETERLİK MESLEĞİ ÜZERİNE BİR ÖNERME: SÜREKLİ SEKRETERLİK EĞİTİMİ Öğr.Gör. Hatice İPEK (Mersin Üniversitesi) Öğr.Gör. Engin Deniz ERİŞ (Dokuz Eylül Üniversitesi) Hizmetler sektörü içinde yer alan sekreterlik mesleği günün koşulları dahilinde sürekli eğitim ve gelişim ihtiyacı içinde olan meslek kollarından birisidir. Gerekli mesleki eğitimi ve beceriyi üniversite, meslek liseleri ve çeşitli mesleki eğitim veren programlardan alarak işe başlayan sekreterler için; ilk başlarda aldığı eğitim yeterli olsa da, gelişen teknoloji ve değişen mesleki kriterlerle, zamanla yetersizleşmekte ve gereken performansı gösterememektedirler. İşte bu noktada; zorunluluk haline gelen sürekli eğitim uygulamaları ön plana çıkmaktadır. Belirli mesleki eğitim birikimi ve iş deneyimi ile donanan sekreterler; gerek işiyle gerekse kişisel gelişimle ilgili kurslara katılmalı ve kendini yenilemesini bilmelidir. İşletme yöneticileri, gelişim potansiyeli olan eğitime istekli sekreterlerin kurslara katılmalarını sağlamalı, üniversitelerden destek alarak işletme içinde veya dışında eğitim çalışmalarına girişmelidir. İş hayatına başlamadan önce mesleki eğitime verilen önem ölçüsünde, iş hayatına atıldıktan sonra sürekli eğitime önem verilmeli, sekreterler ve örgütler her geçen gün kendini yenileyerek dünya standartlarına ulaşmalıdır. ANAHTAR SÖZCÜKLER: Eğitim, öğrenme, öğretme, sekreterlik eğitimi, sürekli eğitim, sürekli sekreterlik eğitimi, yaşam boyu öğrenme, (1) Mersin Üniversitesi, Tarsus Meslek Yüksekokulu, (Ögr. Gör.) (2) Dokuz Eylül Üniversitesi, İzmir Meslek Yüksekokulu, (Öğr. Gör.) A PROPOSITION ON SECRETARYSHIP AS A CAREER IN THE FRAMEWORK OF LIFE LONG LEARNING: AN ON-GOING TRAINING ON SECRETARYSHIP: Secretaryship is a profession within the scope of service sector, and as in every field of the service sector, the human factor and training people are of high importance. The training 59 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara of secretaries, who start work seemingly having received necessary educations and skills, at first seems sufficient, however with improving technology and evolving professional criteria, it slowly proves to be insufficient and their performance becomes unsatisfactory. Right at this point, on-going training practices, as an indispensable pre-requisite of the globalizing world, gain emphasis. Secretaries equipped with a specific professional training and work experience, should constantly attend seminars on personal development and refresh their skills. Organizations should make sure which secretaries on staff have a potential for self improvement benefit from these training opportunities. Also, large scale corporations should enlist help from local universities to organize training. On-going training is crucial in maintaining certain standards for secretaries. As much as the emphasis placed on vocational education before starting career, on going training should also be prioritized, so that secretaries keep abreast of the new developments and achieve international standards. KEYWORDS: Education, instruction, secretaryship education, life long learning, on-going training, on-going training on secretaryship. GİRİŞ Türkiye’de sekreterlik eğitimi örgün ve yaygın eğitim kurumlarında verilmektedir. Bu eğitimlerden örgün eğitim orta ve yükseköğretim kurumlarında verilmekte olup, bu kurumlarının sayıları ihtiyaç paralelinde artırılmaktadır. Yaygın eğitim ise; gerek resmi eğitim kurumlarınca parasız halk eğitimi olarak gerekse özel eğitim kurumlarınca paralı sertifika programları ya da kurslar olarak gerçekleştirilmektedir. Ancak bilgi çağının yaşandığı 2000’li yıllarda mesleki eğitim bile yeterli olmamakta; sürekli eğitim, yaşam boyu eğitim gibi kavramlar ile kişilerin hem bireysel anlamdaki hem de mesleki anlamdaki gelişmeleri için eğitimlerini sürekli kılmaları gerekmektedir. Bu amaçla; çalışmada öncelikle eğitimin, öğretimin, öğrenmenin tanımları yapılmış; öğrenme-öğretme stratejileri metotları üzerinde durulmuş; sekreterliğin tanımı, çeşitleri ve özellikleri açıklanmış; sekreterlik eğitimi, sekreterlik eğitiminin tarihçesi ve sekreterlik kursları hakkında bilgi verilmiştir. Daha sonraki aşamada; yaşam boyu öğrenme ve sürekli eğitim kavramlarına bakılmış ve sürekli eğitim uygulamaları incelenerek sekreterlik mesleğinde eğitim ve sürekli sekreterlik eğitimiyle konular pekiştirilmiştir. Son aşamada; elde edilen bulgular eşliğinde eğitim kurumlarına ve sekreterlere önerilerde bulunulmuştur. 60 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 1. EĞİTİM VE ÖĞRETİMİN TANIMI, AMACI VE SÜRECİ Eğitim; kişilerde davranış değişikliklerini oluşturma süreci, ya da bir kimseye yapacağı iş için gerekli bilgi, beceri ve tutumları kazandırma işlemidir. Eğitimin amaçları; kişiye iletişim, işbirliği, araştırma, sağlıklı yaşam, üretim ve iş yapma yeterliliği kazandırmaktır (Başaran, 1991:7-20). Hizmet sektörü; emek - yoğun bir sektördür. Bu nedenle; insan kaynağı, en değerli sermayedir. Bunu boşa kullanmamak ve ondan iyi biçimde yararlanmak için eğitim faktörü göz önünde bulundurulmalı; eğitimin kuruluşa ve eğitilene yararları hatırlanmalıdır (Lee, 1992: 139-140). Eğitimin kuruluşa yararları; verimliliğin artması, standartlar oluşturulması, korunması, devamsızlığın önlenmesi, müşterilerin ve ziyaretçilerin tatmini, iş tekrarı sağlanması, israf oranı ve hataların azaltılması, hırsızlığın önlenmesi, takım ruhu ile iyi ilişkiler geliştirmesi ve kârın artırılmasıdır. Eğitimin eğitilen kişiye yararları; iyi yapılan iş nedeniyle övünç duyulması ve moralin yükselmesi, şikâyetlerle huzursuzluğun önlenmesi, iş güvenliği sağlanması, takım ruhu, iyi ilişkiler ve bir yere ait olma duygusunun geliştirilmesi, kendini geliştirme ve yükselme olanaklarının değerlendirilmesi ve geleceğinden emin olma güvencesiyle gelir artışı sağlanmasıdır. Öğrenme, bireyin yaşantısı sonucunda davranışında oluşan değişmedir. Öğrenme şekilleri; simgesel, işlemsel, ulamalı, sözel çağrışımlı, kavram - ilke ve sorun çözmeyi öğrenmeli, çoğul ayrımlamalı şeklinde sınıflandırılır (Başaran, 1991:132-140). Öğrenme şekilleri aşamalıdır. Basamaklardan birinde öğrenmeyi tamamlamayan insan üst basamakta başarı göstermez. Son basamak en yüksek düzeydeki öğrenmedir. Ancak hangi tür öğrenme olursa olsun, belli süreçlerde oluşur ve öğrenme türüne göre değişir. Bunun oluşabilmesi için; insanın öğrenmeye hazır olması, güdülenmesi, karşı karşıya bulunduğu durumları irdelemesi, eyleme geçmesi ve eylemlerinin sonucunu değerlendirmesi gerekir. Öğretme ise; öğretmen tarafından hedeflenen davranışları öğrencilere kazandırmak için düzenlenmiş yaşantılar sürecidir. Öğretme sürecinin başarılı olması için; eğitilenlerin tanınması, öğretimin planlanması, eğitilenlere rehberlik yapılması gerekmektedir. Öğrenme öğretme sürecinde zihin bilgisayar gibi çalışarak bilgileri depolar. Bu bilgileri içeren mesajlar duyu organlarıyla algılanır. Algılama kişiye göre değişebilir. Buna farklı algılama denir. Farklı algılamaya rağmen; insanlar; %50 görerek, %15 duyarak, %35 dokunarak öğrenirler. Öğrenme süreci; anlatımın başlamasından sonraki 10. dakikada en yüksek düzeydedir. 61 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Bundan sonra düşerek 40. dakikada en düşük düzeye gelir ve 60. dakikaya doğru biter. Öğrenme - öğretme sürecinde unutma faktörü de göz önüne alınmalı, öğrenilen bilgilerin ilk 48 saatte çoğu unutulabileceğinden, bilgiler belirli aralıklarla tekrar edilmeli ve sınavlar devreye girmelidir. Böylece alınan bilgiler tekrarlanarak kalıcılık sağlanmalı, deneyim kazandırılmalıdır. Bir çocuğu eğitme işlemi yeni bina yapmaya benzer. Çocuklar kendilerine yeni beceriler, davranışlar ve bilgiler ekleyerek bütünü oluştururlar ve öğrenirler. Yetişkinlerin eğitimi ise; eski binayı restore etmeye benzer. Eski öğrenilmiş bilgilerini değiştirirler. Çocuklar için öğrenme; gereksinimlerini karşılamak için araçtır. Ancak yetişkinler olduğu gibi kalma eğilimindedir, öğrenmeye direnirler. Bazı şeyleri alıştıkları yöntemle yaparak kendilerin güvende hissederler. Yetişkinlere; çocuklara uygulanan planlı eğitim şekli sıkıcı geldiğinden, bunlara ayıracak uzun zamanları olmadığından, hizmet içi eğitim uygulanır. Sistemde uygulamaya ağırlık verildiğinden sıkıcılık ortadan kalkar ve öğrenim istekli olur. 2. ÖĞRENME - ÖĞRETME STRATEJİLERİ VE METOTLARI 2.1. ÖĞRENME - ÖĞRETME STRATEJİLERİ Strateji; önceden belirlenen bir amaca ulaşmak için izlenen yoldur. (TDK, 1994:689) Eğitimde; amaca ulaşmak için iletişim kullanılır. İletişim; duygu, davranış ve düşünce alışverişidir. Eğitim sisteminde; eğitimci öğrencilerle iyi iletişim kurmalı, mesajın öğrencilere nasıl ileteceğini bilmeli ve anlaşılıp anlaşılmadığını belirleyebilmelidir. Mesajları yazılı-sözlü olarak vermeli, iş yaşamı ile öğretilenler arasında bağlantı kurulmalı ve stratejilere uyulmalıdır. Bu stratejiler şunlardır: Konuşma, yazma, hareketler, dinleme, ders anlatımı; öğretim şekilleri, beceri eğitimi, soru sorma tekniği ve performans değerleme ile ilgili stratejiler. (Turizm Bakanlığı, 1993:147-151) 2.2. ÖĞRENME - ÖĞRETME SÜRECİNDEKİ METOTLAR Metot; amaca ulaşmak için tutulan düzenli yol, yöntem ve usullerdir. (TDK, 1994:524) Eğitim kurumlarında ve işbaşında verilen eğitimde çeşitli grup eğitimi yaklaşımları iç içe kullanılır. Her biri eğitimci için iyi bir araç, katılımcı için destekleyici olmasına rağmen bir kaçı beraber kullanıldığında yüksek başarı sağlanır. Bu metotlar; anlatım, gösterim, konferans, seminer, panel, rol oynama, örnek olay, simülasyon ve proje metodudur. (Turizm Bakanlığı, 1993:147-151) 62 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 3. SEKRETERLİĞİN TANIMI, ÇEŞİTLERİ VE ÖZELLİKLERİ Sekreter; İngilizce kavramdır, İngilizcedeki “secret” (gizli, saklı, mahrem) sözcüğünden gelmektedir. (Tutar, 2002:4) Secretary sözcüğü ise sekreter, özel katibe, katip, yazman anlamına gelmektedir. Kelimenin aslı Latince gizlilik anlamına gelen “secretum” kelimesidir. Geçmişten günümüze kadar sekreterlik çeşitli değişimlere ve gelişmelere neden olmuş ve çeşitli tanımlamalar yapılmıştır. Sekreter; büro işlerine hâkim, direkt denetim olmaksızın sorumluluk alma yeteneğine sahip, teşebbüs ve karar verme işlerini yapan ve ilgili otoritenin izniyle karar alan yetkili yardımcısıdır. Sekreter; büro yeterliklerinin üstünlüklerine sahip, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınana karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi kendisine verilen sınırlar içinde kararlar verebilen yönetici yardımcısıdır. (Uygur ve Koç, 2003:1) Gelişen ve değişen örgütlerin yapılarında uzmanlık aranmaya başlandığı için sekreterlik mesleğinde de uzmanlığa yönelme olmuş ve yönetici sekreterliği ön plana çıkmıştır. Klasik sekreterlik sürecinde sekreterler; emek işçisidir, sözlü ve yazılı iletişimi sağlar, kurallara bağlı hareket eder ve zaman kullanma becerisi vardır. Profesyonel yönetici sekreterliğinde ise sekreterler; bilgi işçisidir, inter aktif iletişim kurar, koşullara göre hareket eder ve zamanı değerlendirme becerisi vardır. Yani sekreterler klasik sekreterlik görevini yerine getiren biri olmaktan uzaklaşarak daha çok işleri eş güdümleyen ve bilgiyi işleyip danışmanlık rolünü yerine getiren profesyonel çalışanlar haline gelmişlerdir. (Birol, 2000:16) Genel olarak sekreterlik çeşitlerine bakıldığında; büro hizmetleri sekreteri, yönetici sekreteri, üst düzey yönetici sekreteri, departman yöneticisi sekreteri, yönetim kurulu sekreteri (Raportör sekreter), meslek sekreterliği, (Tıp, ticaret, hukuk, emlak, muhasebe ve finans, basın, teknik), yönetici asistanı ve ilişki uzmanı olarak çeşitlendirmek mümkündür. (Tutar,2002:14-21) Sekreterlerin özellikleri; kişisel özellikleri, mesleki nitelikleri, duyuşsal özellikleri ve diğer özellikleri olarak bölümlendirilir. Sekreterin kişisel özellikleri; dış görünüş (Kıyafet, uygun makyaj, temizlik ve düzen, oturuş – ayakta duruş – yürüyüş, jest ve mimikler), karakter ve davranış (İş hayatına uyum sağlama, karar verme, empati, sır saklama, nezaket ve görgü kurallarına uyma, kendine güven duyma, sorumluluk duygusu, hoşgörü sahibi olma, zamanı kullanabilme, sempatik ve ağır 63 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara başlı olma, yaratıcı ve yeniliklere açık olma) olarak sıralanır. (Uygur ve Koç, 2003:6-11) Sekreterin mesleki nitelikleri; Türkçeyi çok iyi konuşup yazabilme, en az bir yabancı dil bilme, büro otomasyon sistemlerini tanıma ve kullanımını bilme, yazışma, raporlama ve dosyalama tekniklerini bilme, hızlı not alma özelliklerine sahip olma, büro yönetimi tekniklerini bilme, büro servisi kurallarını bilme, protokol kurallarını bilme olarak sıralanır. (Altınöz, 2000:15-28) Sekreterin duyuşsal özellikleri; nazik, hoşgörülü, iyimser olma, mantıklı düşünme, dedikodu yapmama, sır saklama, soğukkanlı olma, insiyatif sahibi olma, bağımsız karar verme, açık fikirli olma, başkasının fikrine saygı gösterme, sorumluluk duygusu kazanma, güler yüzlü olma ve özür - af dilemeyi bilme şeklindedir. (Altınöz, 2000:40-47) Sekreterin diğer özellikleri ise; yaratıcı olma, iş ilişkilerinde başarılı olma ve mesleğini sevmektir. (Altınöz, 2000:48-49) 4. SEKRETERLİK EĞİTİMİ, SEKRETERLİK EĞİTİMİNİN TARİHÇESİ VE SEKRETERLİK KURSLARI Dünyada sekreterlik meslek olarak 1870’lerden itibaren, Türkiye’de ise 1950’lerden itibaren görülmeye başlanmış ve bu ihtiyacın karşılanması amacıyla Türkiye’de ilk sekreterlik eğitimi 1956’da verilmiştir. Bu okullarda değişiklik yapılarak 1979’da Sekreterlik Meslek Lisesi halinde eğitim verilmiş, yabancı dilin önemi nedeniyle Sekreterlik Meslek Liseleri 1991’den itibaren Anadolu Sekreterlik Liselerine dönüştürülmüştür. Ayrıca; Ticaret Turizm Öğretimi Genel Müdürlüğüne bağlı Ticaret Meslek Liseleri, Anadolu Ticaret Meslek Liseleri, Çok Programlı Liselerle Kız Teknik Öğretim Genel Müdürlüğüne bağlı Anadolu Kız Meslek Liseleri bünyesinde Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümleri sekreterlik meslek elemanı yetiştirmektedir (Uygur ve Koç, 2003: 18-19). Türkiye’de sekreterlik eğitimi veren yüksek öğretim kurumları YÖK’e bağlı birçok üniversitenin bünyesinde bulunmaktadır. Sekreterlik eğitimi genel olarak iki yıllık meslek yüksekokullarında verilmekte ve sektöre konusunda uzman meslek elemanı yetiştirilmeye çalışılmaktadır. Lisans seviyesinde eğitim veren tek okul ise, Gazi Üniversitesi bünyesindeki Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölümüdür. Bu bölüm eğitim fakültesi bünyesinde bulunması nedeniyle mezunları öğretmenlik hakkına sahip olup, hem kamu hem özel sektörde çeşitli kademelerde çalışma imkânına sahip olmaktadırlar. 1994’de 64 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara açılan bu bölüm geçen süre içerisinde birçok mezun vermiş, büro yönetimi alanında bilimsel araştırmalar ve çalışmalar yapan tek bölüm olmuştur. (Uygur ve Koç, 2003:20) Herhangi bir sekreterlik türü ilgili eğitim almış kişiler, kendini geliştirme, yeniliklere uyum sağlama amacıyla sekreterlikle ilgili kurslara katılmaktadırlar. Bu kurslarda son yıllara kadar; daktilografi, stenografi, zarafet, görgü kuralları, protokol kuralları, etkili ve güzel konuşma ve muhasebe gibi bazı temel dersler verilmekteyken ilerleyen teknolojiyle birlikte bilgisayar kullanımı, yabancı dil, mesleki yabancı dil, etkin iletişim teknikleri, telefonda etkili konuşma ve zaman yönetimi gibi konularda dersler verilmeye başlanmıştır (Demirtaş, 1998:62). Sekreterlik mesleğinin gelişimine destek olması amacıyla 1986 yılında birkaç sekreterin dayanışması sonucu SEDA (Sekreterler Dayanışma Derneği) kurulmuştur. Amacı; sekreterlik mesleğinin önemini ve gereğini hem çalışan sekreterlere hem de diğer insanlara hissettirmektir. Bununla birlikte bazı büyük şehirlerde çalışmalarda yapılmıştır. İstanbul’da İSDER (İstanbul Sekreterler Derneği), İzmir’de İZDER (İzmir Sekreterler Derneği) ve Bursa’da BUSGED (Bursa Sekreterler Derneği) kurulmuştur. Bu dernekler; sekreter dayanışmasını sağlamanın yanı sıra çeşitli seminer, konferans ve kurslar da düzenleyerek sekreterlik mesleğinin gelişmesine katkıda bulunmuşlardır (Demirtaş, 1998:63). Bu organizasyonların dışında birçok eğitim ve danışmanlık şirketleri sekreter olmak isteyen adayların yanı sıra profesyonel sekreterlerin gelişiminin de sağlanması konusunda kurslar ve seminer programları düzenlemektedirler. Bu tür danışmanlık ve eğitim şirketleri günümüzde çok hızlı gelişim göstermektedir. Eğitim ve Danışmanlık şirketleri düzenledikleri kurs ve seminer programlarını aynı zamanda bu programları isteyen işletmelerin hizmet içi eğitimi ve gelişimi içinde yapmaktadırlar. Bu doğrultuda; hem işletmeler gelişen yönetim anlayışlarını işletmelerine uygulama imkânına sahip olurlar, hem de bir eğitimi olmayıp da bu mesleği yapmak isteyen kişilere eğitim ve gelişme fırsatı sağlarlar. 5. YAŞAM BOYU ÖĞRENME - SÜREKLİ EĞİTİM KAVRAMI Yeni teknolojik gelişmeler, hızlı değişim, toplumların bilgi toplumu haline gelmesine ihtiyaç göstermekte ve her şey eğitimde düğümlenmekte ve Millî Eğitim Sistemi içinde herkes için yaşam boyu öğrenmenin gerekliliği vurgulanmaktadır. Geleneksel toplumda aile yönlendirmesiyle bireyin yapacağı iş belirlenirken; günümüzde birey hayatını kazanabilmek, geçim sıkıntısını bertaraf edebilmek için süratle teknolojinin gerektirdiği bilgi ve beceriye sahip olmalı, kendini sürekli geliştirmelidir. Yoksa yokluk kapıda beklemektedir. 65 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Her kademe ve yaştaki bireyin ekonomiye katkısının olması beklenmekte AB ve OECD ülkeleriyle olan iletişimde sosyal farklılıkları en aza indirici politikalar her alanda fonksiyonel olarak uygulamaya konmaktadır. İnsan gücü profili artık değişmiştir. Bilgi toplumları, yaşam boyu öğrenme becerilerine sahip bireylere ihtiyaç duymaktadırlar. Yaşam boyu eğitimi gerçekleştirmek sadece şu ana kadar okullarda edinilen bilgi ve beceriyle sınırlı kalmamaktadır. Gündeme bilgisayar girmiştir. Önceleri bireylere okur-yazar olmak yeterken, “Ben ne istenirse yaparım” sloganı bireye ekmek kapısı açarken artık bu slogan yerini vasıflı iş gücüne terk etmiştir. Çağımızda, şimdiye kadar edinilmiş kavramları yeniden tarif etmek gerekmektedir. Örneğin; Okur-yazarlık denince; önceleri bu kavram metin ve sayısal okuryazarlıkla sınırlı iken şimdi metin okur yazarlığı, doküman okur yazarlığı, sayısal okur yazarlığı, bilimsel okur yazarlık, teknolojik okur yazarlık anlaşılmaktadır. Ayrıca bireysel rehberlik, farkına varmadan öğrenme ve bilgiyi sadece bilmeyi değil onu kullanmayı, en önemlisi bilgiye ulaşma ve öğrenmeyi öğrenme gibi kavramları beraberinde getirmektedir. Türkiye’de de, eğitim politikası hedeflerini gerçekleştirmede Yaşam Boyu Öğrenmenin önemi bilinmekte ve önermeler yapılmaktadır. İş alanlarının dağılımı değişmekte, beceri sahibi olmadan yapılan işler yok olmaktadır. OECD ülkelerinde her yıl yaklaşık % 18 oranında işçi işini kaybetmekte ve işini korumak için daha fazla bilgi ve beceriye ihtiyaç duymaktadır. Ayrıca süregelen geleneksel yapıya karşılık devletler ve işverenler yaşam boyu öğrenme edebiyatı yaparak, artan işsizlik, ücret adaletsizliği, rutin ve riskli işleri göz ardı ederek işçilerin işe alınabilirlik niteliklerine daha esnek bakmaktadır. Prof. Frank Coffield “Yaşam Boyu Öğrenme gelecek yılların eğitim politikasının en önemli konusu olacak.” demiş, Blair 1998’de “Eğitim sahip olduğumuz en iyi ekonomi politikasıdır.” diyerek meslek edinme ve yeniden eğitim almanın önemine değinmiştir. Gerçek şudur ki; yüksek ve sürekli işsizlik, düşük ücret çalışan nüfusun önemli bölümün oluşturmakta ve toplum içinde risk grubunu yaratmakta, onlara zamanında ve etkili çözümle yaklaşılması zarurî hâle gelmektedir. Bireylerin her bilgi ve beceri birikimini yenilemesine ihtiyaç vardır. Kilit cümle Yaşam boyu öğrenmedir. Bireyin sürekli öğrenmeye açık olması için öğrenme heyecanını hissetmesi gerekmektedir. Öğrenmeye isteklilik, okul yıllarında alınan eğitimle edinilir. Ülkelerde eğitim seviyesinin düşük seviyede olması başarısızlığı ortadan kaldırma politikalarını oluşturmaya itmiştir. Başarısızlık sonuç olarak değil süreç olarak ele alınmalı, eğitim programları ve öğretim stratejileri belirlenirken bireysel gelişim özellikleri, zekâ ve ilgiler dikkate alınarak öğrenme ve öğretme ortamlarının çeşitlendirmesi yapılmalıdır. Anatolé France’ın dediği gibi “Genç beyinlerde var olan merak 66 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ve araştırma güdüsünü harekete geçirerek onları hem bugün hem yarın için hazırlamaktır.” Öğrenimde zaman - mekân kavramı yoktur. Öğrenme ve bilgiyi kullanma önemlidir. Ayrıca; bilgi, teknolojinin gelişmesine paralel olarak hızla gelişmekte ve ilerlemektedir. Bu yüzden teknolojide bilginin yarı ömrü 3 yıl civarındadır. Eğer insanlar bilgilerini sürekli yenilemezlerse, 3 yıl içerisinde bilgileri eskiyecek, işlerini yaparken modern yöntemleri uygulayamayacaklardır. Bu durumda bilgiyi yenilemek de önemli olmaktadır. 6. SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMALARI Sürekli eğitime çeşitli şekillerde katkıda bulunulabilinir. En önemli katkı kaynağı kitaplardır. Özellikle belirli kurum ve alanda donanımlı kişilerin görüşleri kitaplaştığında, sürekli eğitim için önemli bir kaynak oluşturmaktadır. Ama kitaplardaki bilgiler durağandır. Bir kişinin görüşüdür. Bilimde başka görüşler de vardır. Aslında bilimin gelişmesi için değişik görüşlere de gereksinme vardır. Sürekli eğitime olanak sağlayan ikinci kaynak konuyla ilgili çalışmaları yayınlayan dergilerdir. Dergiler ulusal / uluslararası olabilir. Belirli çalışmalar, araştırmalar, tespitler, görüşler ve hipotezler yayınlanır. Yayınlanan çalışmaların sürekli eğitime katkısı, kurumkuruluşlar arasındaki rekabeti körüklemeye yarar. Kurum ve kuruluşlar, birbirlerinin çalışmalarını takip ederek, hem başkalarının neler yaptığını hem de kendi bilimsel seviyelerini test etme olanağı bulurlar. Son yıllarda internet sürekli eğitime önemli katkıda bulunmuştur. Kişiler, istediği bilgiyi kısa zamanda internet’ten elde edebilmektedir. Internet’te erişilen bilgiler daha çok dergilerde yayınlananlardır. Ancak birçok kişi internetten uzaktır Sürekli eğitime olanak sağlayan diğer iki kaynak ta sempozyum ve kongrelerdir. Yemekli toplantılar olan sempozyumlar, belirli sayıda katılımcılarla yapılır. Kongrelere daha çok katılım ve daha çok kişinin eğitilmesi söz konusudur. Dizaynı iyi yapıldığında, sürekli eğitime en çok katkısı olanın, kongreler olduğunu söylenilebilir. Kongreler, konunun enine boyuna tartışıldığı organizasyonlardır. Durağan olmamaları ve bilginin güncel ve canlı olması nedeniyle sürekli eğitime katkısı olan kaynaktır. Kongreler ayrıca, kurumlarda yapılan çalışmaların ortaya konulduğu, bilgi alışverişinin derinliğine olduğu, kişi - kurumların birbirlerini test ettikleri önemli organizasyonlardır. Bu yönüyle kongreler sürekli eğitime olanak sağlayan öteki kaynaklara da üstünlük sağlamaktadır. Ancak, kongrelere katılım yaygın olmamakta, % 10 - % 20 oranında kalmaktadır. Bu rakam dönüşümlü olsa az rakam değildir. Ancak kongreye katılan kişiler aynı kişilerdir. Bunun için her uzmanın yılda en az iki 67 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ulusal kongreye katılması zorunlu olmalıdır. Yapılan işte kalitenin yükseltilmesi için bunun şart olması gerekir. Özellikle eğitim vermeyen kurumların ve tamamen serbest çalışanların kongrelere katılmaları zorlanmalıdır. Üniversitelerin Sürekli Eğitim Merkezleri bu işi üstlenmeli ve takibini yapmalıdır. Sürekli eğitim verme yollarından diğeri de, kurslar-sertifika programlarıdır. Kurslar; kısa süreli kurslar(aylık) ya da uzun süreli kurslar(yıllık) olurken, sertifika programları 2 günlükten 3 aylık dönemlere kadar uzayabilirler. Kurslar; çalışma saatleri dışında düzenlenir ve kongre-seminerlere göre daha uzun sürerler. Birkaç haftadan birkaç yıla kadar uzayabilirler. Çeşitli düzeylerde hazırlanan kurslar birkaç grupta toplanabilirler. (Tortop¸ 1994:247) Bunlar: Gece kursları, hafta sonu kursları, tatil kursları, mektupla yapılan kurslar, üniversite - özel okul işbirliği ile düzenlenen kurslar, işçi düzeyinde, çırak düzeyinde, monitör düzeyinde ve yöneticiler düzeyinde düzenlenen kurslar ile sosyal beceri kursları, yabancı dil ve mesleki yabancı dil öğretimi kurslarıdır. (İpek¸ 1997:48-50) 7. SEKRETERLİK MESLEĞİNDE SÜREKLİ EĞİTİM Türkiye’de Üniversiteler bünyesindeki Meslek Yüksekokullarında Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programı bulunmakta ve buralarda 2 yıllık sekreterlik eğitimi verilmektedir. 2003 yılı öncesine kadar üniversiteler sekreterlik eğitiminde gerekli olan dersleri; bünyelerindeki öğretim elemanlarının uzmanlık alanlarına göre oluştururken, 2003’te MEB-YÖK otak çalışmasıyla hazırlanan müfredat programı uygulamaya koyulmuş, üniversiteler bu programı uygulayarak dersleri standartlaştırmışlardır. 1. sınıfta; işletme, ekonomi, sekreterlik bilgisi, protokol bilgisi, dosyalama, mesleki yazışmalar ve yönetim-organizasyon gibi temel dersler verilmiş; 2. sınıfta ağırlıklı ve ayrıntılı olarak sekreterlik eğitimine yönelinmiştir. Seçmeli derslerde de öğrencilerin sevdikleri ve istedikleri alandan ders seçerek uzmanlaşmaları sağlanmıştır. Ayrıca; 2003’e kadar yatay geçiş sırasında alınan dersler ve içeriklerinde görülen zorluklar bu programla ortadan kaldırılmıştır. Sekreterlik eğitimi, ayrıca yaygın eğitim sistemiyle de verilmektedir. Gerek üniversitelerin Sürekli Eğitim Merkezleri, gerek Milli Eğitim Bakanlığı’na bağlı Halk Eğitim Merkezleri ve gerekse illerin Ticaret ve Sanayi Odaları mesleki eğitim vermeye devam etmektedir. Üniversiteler sertifika programlarıyla, haftalık, aylık kurslar, seminer ve konferanslarla bütün yada parça parça sekreterlik eğitimine yönelik uygulamalar düzenlemektedir. Yönetici Sekreterliği Sertifika Programı, Bilgisayar Programları Sertifika Programı, Yabancı Dil - Mesleki Yabancı Dil Sertifika Programları yaz kış devam etmekte, 68 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ayrıca Etkili ve Güzel Konuşma, Dosyalama, Mesleki Yazışmalar, Kriz ve Stres Yönetimi, İnsan İlişkileri, İletişim gibi konularda seminerler ve konferanslarla programı desteklemektedir. Hemen her üniversite bünyesinde bulunan Sürekli Eğitim Merkezi aracılığıyla üniversiteler yıl boyu sürekli eğitim vermektedir. Örneğin: 2007 Yaz aylarında Mersin Üniversitesi ve Mersin Ticaret Sanayi Odası iş birliği ile Yönetici Asistanlığı Sertifika programı düzenlenmiş ve bu programda şu konular işlenmiştir. Sekreterde bulunması gereken özellikler, günlük iş planlaması - insanlarla diyalog, kişisel stres yönetimi, konuşma, iletişim iletişim engelleri, telefonlara cevap verme, ikna, yönetici ile birlikte çalışma, yöneticinin ilişkilerinde sekreterin yeri ve görevleri, dosyalama sistemleri, rapor - bilgisayar kullanımı diğer büro araç ve gereç kullanımı Gazi Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi birimince düzenlenen ve 124 saat süren Kongre Proje Asistanlığı Sertifika Programı’nda da; kongre, sempozyum, incentive vb. gibi toplantı organizasyonlarında kayıt ve ulaşım işlemleri, sekretarya hizmetleri, tedarikçi, otel ve sponsor ilişkileri konuları ele alınmıştır. Akdeniz Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi (AKÜNSEM) bünyesinde verilen Güzel Konuşma ve Beden Dili Seminer Programında Toplam 6 saat ders verilmiş ve beden dili nedir, jestler - mimikler, kişilerarası mesafeler, güzel konuşma teknikleri ile bir sunuşun hazırlanışı konuları işlenmiştir. GESİAD’ın verdiği sekreterlik eğitim seminerinde ise şu konular işlenmiştir. Sekreterde bulunması gereken mesleki ve kişisel özellikler, duygusal zeka kullanımı, yönetime uygun tutum geliştirme günlük iş planlaması, psikolojik olgunluk, problem çözebilme, giyim ve stil diğer insanlarla diyalog, yönetime katkı sağlayan olumlu unsurlar, konuşma, iletişim, zor insanlarla iletişim - iletişim engelleri, telefonlara cevap verme, yönetici ile birlikte çalışma, yöneticinin yönetiminde sekreterin rolü ve görevleri, yöneticinin ilişkilerinde sekreterin yeri ve görevleri, sorumluluk, olgunluk, saygınlık, güvenilirlik, sabır, dayanışma, temsil kabiliyeti, düzen, disiplin, sekreterin bilmesi gereken iş becerileri, dosyalama sistemleri ile büro araç ve gereç kullanımı. Sürekli Eğitim Merkezleri, Ticaret ve Sanayi Odaları ve TÜSİAD – GESİAD gibi dernek ve odaların dışında Milli Eğitim Bakanlığı’na bağlı olarak çalışan Halk Eğitim Merkezlerinde de sekreterlik eğitimi yada sekreterleri ilgilendiren konularda yıl içinde farklı illerde ve konularda hafta sonu eğitim seminerleri düzenlenmektedir. Örneğin: Düzenlenen 16 69 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara saatlik hafta sonu İnsan ilişkileri ve iletişimi eğitim programı’nda; iletişim süreci ve öğeleri, iletişimi etkileyen etmenler, iletişimde takınılan olumsuz tavırlar ve etkileri, iletişimi kolaylaştıran tutumlar, iletişim becerileri, empati, iletişimde dinleme ve dinleme türleri, savunucu ve açık iletişim, yıkıcı ve yapıcı tartışma ile sözsüz iletişim konuları işlenmiştir. Üniversiteler, Milli Eğitim bakanlığı ve diğer kamu kurumları dışında da özel sektördeki eğitim kurumları sekreterlikle ilgili konularda ücretli günlük yada hafta sonu kursları düzenlemektedir. Örneğin: A Eğitim Danışmanlık Hizmetleri’nin hazırlamış olduğu ”Yönetici Asistanlığında Yönetim ve Hizmet Sunuş Teknikleri” Programında; yönetici asistanlığı ve yöneticilik fonksiyonları, planlama, organize etme, motivasyon, koordinasyon, kontrol, karar verme ve problem çözme, yönetici asistanlığında yönetici ihtiyaç ve beklentilerini ortaya çıkaran unsurlar, hizmet sunuş teknikleri, yönetici asistanlığında hizmet sunuş uygulamaları ve kişisel gelişim planı üzerinde durulmuştur. Aynı kurumun hazırladığı “Yönetici Asistanlığında Stresle Başa Çıkma Yöntemleri” Programında da; yönetici asistanlığında stres, stres türleri, kişilik özellikleri ve stres, stresle başa çıkmayı zorlaştıran kişilik özellikleri, psikolojik çatışmalar savunma mekanizmaları, stresin oluşturduğu psikosomatik hastalıklar, stresle başa çıkma, gevşeme teknikleri, öfkeyi kontrol yolları ve kişisel gelişim planı konularına değinilmiştir. Yine aynı kurumun “Yönetici Asistanlığında Zaman Planlama ve Yaratıcılık Geliştirme” Programında ise; zaman planlaması, zaman planlamasında değişik yaklaşımlar, zaman planlamada öneriler, yaratıcılık geliştirme, yaratıcı düşünmek için yapılması gerekenler, insanların yeniliğe karşı tepkileri, hayatta şartlanmalar yeni fikir geliştirme aşamaları, geliştirici düşünceler, olaylar ve görüntüler, grup halinde yaratıcılık ve kişisel gelişim planı işlenmiştir. B Etkin Eğitim Hizmetleri’nin hazırlamış olduğu ”Yönetici Asistanlığında Etkili Sunum Rehberi” Programında; başarılı sunumun 3 temel ögesi, sunum amacının belirlenmesi, (dinleyicilerin tanınması, süre planlaması, ön hazırlık ve sunuma etkili hazırlık, ekipman seçimi ve kullanımı), sunum zamanı (etkili konuşma, sunumu etkinleştirme, beden diliyle anlatılanlar, jest ve mimiklerin kullanımı, heyecanla başa çıkma, kaygı ve korkulardan kurtulmanın gücü, dinleyicileri yönetme), sorun yaratan dinleyicilerle başa çıkma ve kazanma yöntemleri ile uygulamalara değinilmiştir. Aynı kurumun düzenlediği “Telefonda Etkin Dinleme - Konuşma” Programında da; kurumsal izlenimin yaratılmasında telefonun önemi, telefonda görüşme teknikleri, kızgın müşterilerle başa çıkma tekniği, ses kullanma tekniği, doğru kelimeleri doğru vurgularla kullanmak, 70 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara telefonda etkili iletişimi engelleyen faktörler, hız kesici faktörler, kaçınılması gereken ifadeler, telefonda etkili iletişimde pratik öneriler ve uygulamalı telefon görüşmeleri konuları üzerinde durulmuştur. C Eğitim Araştırma Hizmetleri’nin hazırladığı 1 günlük ”Sekreterlikte Etkili Konuşma, Dinleme ve Yazma Teknikleri” Programında ise; konuşma ile ilgili yanlış inançlar, etkili konuşma önerileri, dinlemenin önemi, aktif dinleme, dinleme etkinliği geliştirilmesi, telefonda görüşme, telefonda görüşmede dikkat edilecek hususlar sekreterlikte karşılaşılan yazım hataları, yazı çeşitleri ve amaçları, iyi bir yazının özellikleri, rapor yazma kuralları, ve kişisel gelişim planı çalışmaları yapılmıştır. 8. ÖNERİLER Yaşam boyu öğrenim ve sürekli eğitim kavramlarının sık kullanıldığı bu günlerde, sadece teknik eğitim konularında değil her konuda ve her sektörde özellikle hizmet ağırlıklı sektörlerde ve sekreterlikte bu kavramlar uygulamaya geçirilmeli ve sürekliliği sağlanmalıdır. Bireyler kişisel gelişim planlarının içerisine hem mesleki gelişimin devamı hem de hobi geliştirme olarak sürekli eğitimi de katmalı, gelişen ve değişen rekabetçi ortamda işine sahip çıkma ve yükselme olanakları olarak bu fırsatı kullanmalıdır. Konuya sekreterlik mesleği açısından bakıldığında öneriler; eğitim veren kurumlar, sekreterler ve organizasyonlar olarak ayrı ayrı yapılmalıdır. 8.1. EĞİTİM VEREN KURUMLAR AÇISINDAN ÖNERİLER 1. Öncelikle Sadece Gazi Üniversitesi Ticaret Turizm Eğitim Fakültesi bünyesinde hizmet veren 4 Yıllık Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü bir kaç üniversite de daha açılmalı ve 2 yıllık Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programından mezun olan öğrencilerin eğitimlerine devam imkânı çoğaltılmalı, oradan mezun öğrencilerin çeşitli eğitim kurumlarında eğitimci olarak çalışmaları desteklenmelidir. 2. 2003 yılında hazırlanan ve 5 yıl süreyle uygulamaya konulan MEB-YÖK çalışmasının devamı sağlanmalı, yeni program hazırlanırken sadece bir / birkaç üniversitenin değil Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programı olan her üniversiteden görüş alınarak etkin geri bildirimli bir program hazırlanmalı, uygulanmalıdır. Bu sayede derslerin üniversitelerarası standardizasyonun devamlılığı sağlanmalıdır. 71 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 3. Üniversiteler, bir eğitim kurumu olarak öncelikle kendi programlarındaki öğretim elemanlarının sürekli eğitimini gönüllü (zorunlu) hale getirmeli, kongre ve seminerlere katılımlar desteklenmeli, bunun için ödüller - teşvikler uygulamalıdır. 4. Yüksekokullar bölümlerinden mezun olan öğrencilerle okul sonrasında da iletişim kurmalı, gelişen ve değişen bilgi teknolojilerinden onları, dolayısıyla çalıştıkları kurumları haberdar etmeli ve onları devamlı eğitim almada yüreklendirmelidir. 5. Eğitimini kendi vermeyen kamu kurumlarının ve tamamen serbest çalışanların sürekli eğitimi zorunlu hale getirilmesi konusunda Üniversitelerin Sürekli Eğitim Merkezleri ile İş ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı arasında iletişim kurulmalı, bu konuda programlar hazırlanmalı, uygulanmalı ve katılımcılar da takip edilmelidir. 8.2. SEKRETERLER AÇISINDAN ÖNERİLER 1. 2 yıllık Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programından mezun olarak iş hayatına atılan sekreterler, “ben artık oldum, her şeyi öğrendim, bu bilgi bana iş hayatım boyunca yeter” düşüncesine kapılmamalı, gelişen ve değişen teknolojiye ayak uydurmalı ve eline geçen her fırsatta kendisini ve mesleki bilgisini yenilemesini bilmelidir. Unutmamak gerekir ki bilgi teknolojisinin yarı ömrü 3 yıldır 2. Yöneticinin zamanını yöneten bir sekreter olarak kendisi içinde etkin zaman yönetimi kullanmalı, eğitim kongreleri, seminerleri için zaman yaratmalı ve çeşitli kurumların hazırladığı akşam yada hafta sonu kurslarını değerlendirmelidir. 3. Sadece mesleki alandaki bilgilerini güncellemekle yetinmeyip diğer kişisel gelişim ve hobi kurslarına da katılmalı, kendini her alanda ifade etmeli, özel hayatında doyumlu olan bir bireyin iş hayatında da başarılı olacağını hatırlamalıdır. 4. İşini doğru ve zamanında yapan her çalışanı yöneticisinin de destekleyeceğini bilmeli, katılacağı eğitim programlarında yöneticisinin de görüşünü almalıdır. 8.3. ORGANİZASYONLAR AÇISINDAN ÖNERİLER 1. Organizasyonlar sekreterlerinin eğitim çalışmalarına destek olmalı ve kötüye kullanılmaması şartıyla onlara gereken izni uygun zamanlarda vermelidir. Ayrıca sekreterlerin kazancı göz önünde bulundurularak onlara eğitimlerinde maddi desteği de sağlamalıdır. Onların eğitimine harcayacakları paranın geri dönüşümü sekreterlerinin etkin çalışması, bununda daha fazla para olduğu hatırlanmalıdır. 72 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 2. Büyük organizasyonlar mümkün olduğunca işletme içi eğitim birimi oluşturarak eğitim vermeye çalışmalı bu şekilde zaman ve para engeli aşılmalıdır. Eğitim verilirken üniversitelerin programlarından ve elemanlarından yararlanılmalıdır. İşletme içi eğitim mümkün değilse işletme dışı çalışmalarından kaçınılmamalıdır. 3. Organizasyonlarında eğitime dayalı bir terfi sistemi oluşturulmalı, terfi ettirilecek sekreter sürekli eğitim alanların içinden seçilmelidir. Eğer bir terfi söz konusu değil ise aldıkları eğitim sekreterin maaşına yada ek ödemelerine yansıtılmalıdır. 4. Organizasyonlar, sekreterlerinin eğitim programlarından ne ölçüde yararlandığını anlamak için değerlendirme yapmalı ve sonuçlarına göre bir yol belirlemelidir. SONUÇ İnsana yatırımı sadece büyük ölçekli organizasyonlar yapmamalı, orta ve küçük ölçekli organizasyonlar da bundan payını almalı ve hatta sekreterler eğitimi kendilerine yatırım olarak görmeli ve eğitime katılmaya istekli olmalıdır. Ayrıca; eğitim konusu üzerinde ciddi durulmalı, konusu ne olursa olsun uzmanlar tarafından verilmeli ve sekreterin eksikliklerine göre yöneticiler tarafından yönlendirilmelidir. Sekreterin eğitim sonucu kazandığı motivasyon iyi kullanılmalı, maaşına zam veya terfi ile sekreter ödüllendirilmeli, böylece diğer çalışanlarda eğitimin sürekliliği konusunda teşvik edilmelidir. Eğer işletme içinde eğitim veriliyorsa, program vasat sıradan olmaktan çıkarılıp uygulama ağırlıklı hale getirilmelidir. İşletme dışında verilen eğitim de takip edilerek eksik yada eski teknolojili kurs programlarına yada kötü niyetli kullanan çalışanlara gereken uyarılar yapılmalıdır. Öğrenmenin yaşı ve sonu olmadığı her zaman hatırlanmalı, yöneticinin zamanını ve hayatını yöneten kişi olarak sekreterlere ve onların sürekli eğitimine gereken önem mutlaka verilmelidir. 73 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAYNAKÇA ALTINÖZ, Mehmet. (2000). Sekreterlik Teknikleri, Nobel Yayınları, Ankara BAŞARAN, İ. Ethem. (1991). Eğitime Giriş, Kadıoğlu Matbaası, Ankara BİROL, Vural. (2000). Yönetici Asistanlığı, Hayat Yayınları, İstanbul DEMİRTAŞ, Hülya. (1998) Sekreterlik Mesleği ve Sekreterlik Profilini Belirlemeye Yönelik Bir Araştırma, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Ankara EĞİTİM METODOLOJİSİ. (1993) Eğitimci Kitabı, Turizm Bakanlığı Yay, Ankara LEE, Seok Cheng. (1992). İşbaşı Eğitimi, 9-11 Aralık Turizm Eğitimi Konferansı Workshop, Turizm Bakanlığı Yayınları, Ankara İPEK Hatice. (1007). Konaklama İşletmelerinde Hizmetiçi Eğitimi ve Antalya Kıyı Şeridinde Uygulanması, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Balıkesir TORTOP, Nuri. (1994). Personel Yönetimi, Yargı Yayınları, Ankara TUTAR, Hasan. (2002). Yönetici Sekreterliği, Nobel Yayınları, Ankara TÜRK DİL KURUMU OKUL SÖZLÜĞÜ. (1994). TDK Yayınları: 603, Ankara UYGUR, Akyay - KOÇ, Hasan. (2003). Sekreterlik Teknikleri, Detay Yay.,Ankara 74 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara TÜRKİYE’DEKİ DEVLET ÜNİVERSİTELERİNDE REKTÖR VE REKTÖR YARDIMCISI SEKRETERİ OLARAK GÖREV YAPAN YÖNETİCİ SEKRETERLERİNİN TÜKENMİŞLİK DÜZEYLERİ Öğr.Gör. Seyran EFİLTİ (Akdeniz Üniversitesi) Öğr.Gör.Yelda Özlem GÖNEN (Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi) Öğr.Gör.Fisun ÜNAL-ÖZTÜRK (Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi) ÖZET Örgüt içi ve örgüt dışı iletişimde köprü fonksiyonu üstlenerek faaliyetlerin etkin ve verimli şekilde gerçekleştirilmesinde önemli bir rol oynayan sekreterler, örgütsel işleyişin vazgeçilmez bir parçasını oluşturmaktadır. Enerji, güç ya da kaynakların aşırı talepler yoluyla tükenmesi, ilerleyici bir stres süreci ve idealizm kaybı olarak ifade edilebilen tükenmişlik; bireyler ve örgütler üzerinde yarattığı olumsuz etkilerin fark edilmesiyle birlikte, araştırmacılar için önemli bir çalışma alanı haline gelmiştir. Araştırmamızın amacı, Türkiye’deki devlet üniversitelerinde rektör ve rektör yardımcısı olarak görev yapan yönetici sekreterlerinin tükenmişlik düzeylerini ortaya koymaktır. Araştırmamızda veri toplama tekniği olarak; “Maslach Tükenmişlik Envanteri” ve “Kişisel Bilgi Formu”ndan oluşan “anket” yöntemi kullanılmış ve elde edilen verilerin değerlendirilmesi; “duygusal tükenme”, “duyarsızlaşma” ve “kişisel başarı” olmak üzere üç değişken çerçevesinde gerçekleştirilmiştir. ANAHTAR KELİMELER Yönetici sekreterliği, tükenmişlik, Maslach Tükenmişlik Ölçeği. ABSTRACT Secretaries, who have a role of bridge to perform activities (or bussiness) effectively and suficiently in the communication in and out of organization, are the inevitable part in the operation of organization. Burnout which is described as to drain of resources, to run out 75 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara energy because of excessive demand or a process of advancing stress and loss of idealism, has became an important study subject for researchers by noticing the negatif effects on people and organizations. The aim of this study is to determine the level of depletion of managerial secretaries who work as a vice cancellor or an asistant of vice cancellor at the state universities in Turkey. In the study, maslach burnout inventory and a survey (or questionary), consist of personal information form, were used the data collection method and the evaluation of the data was performed in terms of emotional exhaustion, depersonalization and personal accomplishment KEYWORDS: Secretary of administrator, burnout, Maslach Burnout Inventory 1. GİRİŞ 1.1. Sekreterlik ve Yönetici Sekreterliği Kavramları Örgüt içi ve örgüt dışı iletişimde köprü fonksiyonu üstlenerek faaliyetlerin etkin ve verimli şekilde gerçekleştirilmesinde önemli bir rol oynayan sekreterler, örgütsel işleyişin vazgeçilmez bir parçasını oluşturmaktadır. Günümüzde sekreterliği “kâtiplik” ve “yazmanlık” olarak nitelendiren ve bu mesleği telefona bakan ve daktiloda yazı yazan” kişi olarak gören sığ yaklaşımlar, yerini Uluslararası Profesyonel Sekreterler Birliği’nin geliştirdiği meslek tanımına bırakmıştır. Bu tanım sekreteri “büro yeterliliklerinin kendine sağladığı üstünlüklerden yararlanarak, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilen, tanımlanmış yetki sınırları içinde karar verip bunları uygulayabilen bir yönetici yardımcısı” olarak nitelendirmektedir (Demir, 2003: 3). Bu yaklaşımla sekreterlik mesleği klasik anlayıştan tamamen farklı olarak yöneticiyi temsil eden, teknolojiyi takip eden, büro otomasyonunu bilen ve kendisinden beklenen görev ve sorumlulukları tam anlamıyla yerine getiren bir yapıya bürünerek yeni bir formatta bürünmüş “yönetici sekreterliği’ adını almıştır (Öztoprak, 2006:16). Yönetici sekreteri, örgütte örgütsel ve yönetsel görevlerin yerine getirilmesinde yöneticinin yardımcısı, onun destekçisi ve yerine göre onu ikame eden kişidir. Bu anlamda yönetici sekreterliği örgütte yöneticiden hemen sonra gelmektedir (Tutar, 2007: 50–52). 76 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 1.2. Tükenmişlik (Burnout) Kavramı Sekreterlerin, mesleklerinden dolayı pek çok meslek grubu çalışanından daha yoğun stres altında oldukları söylenebilir. ABD’de Ulusal Mesleki Güvenlik ve Sağlık Enstitüsü NIOSH tarafından yapılan bir araştırmada, 130 meslek stres düzeylerine göre sıralanmış ve sekreterlik mesleğinin bunlardan stresi en yüksek düzeyde olan 12 meslek arasında 2. sırada yer aldığı görülmüştür (Ertekin’den aktaran Güler, Başpınar, Gürbüz, 2001: 31). Örgütün iç ve dış çevresiyle etkin iletişim kurma, farklı anlayış ve kültürel özelliklere sahip insanlarla doğrudan ilişki içinde ve onların ilk muhatabı olma, bunlarla olan ilişkilerde nezaket ve görgü kurallarına göre davranma zorunluluğu, toplantı ve protokol kurallarını etkin bir şekilde yerine getirme gereği, yöneticinin zamanını verimli kullanmasına yardımcı olma, yazışma, araştırma ve rapor hazırlama gibi zamanla yarışmayı gerektiren işler sekreterlik mesleği stresli meslek haline getirmektedir (Tutar, 2002:207). Sekreterlik mesleğinde yaşanan stresin boyutlarındaki artışlar; tükenmişliği de beraberinde getirir. Tükenmişlik kavramı ilk kez, gönüllü sağlık çalışanları arasında görülen yorgunluk, hayal kırıklığı, tatminsizlik, iş bırakma durumlarını tanımlamak için 1974 yılında ortaya atılmıştır (Freudenbeger, 1974:159165). Tükenmişlikle ilgili günümüzde en yaygın kabul edilen tanım, Maslach ve Jackson tarafından yapılan üç bileşenlik tükenmişlik tanımıdır. Psikolojik bir sendrom olan tükenmişlik; duygusal tükenme, duyarsızlaşma, ve düşük kişisel başarı olmak üzere üç alt ölçekte ortaya konulmaya çalışılmıştır (Maslach, Schaufeli, Leiter, 2001: 402; Maslach ve Jackson, 1981: 99). Günümüz dünyasında çalışan bireyler yaşamın her noktasında bir takım zorluklarla karşı karşıya kalmaktadır. Bu zorluklar bireyi, gerek iş yaşamlarında gerekse sosyal yaşamlarında fiziksel, duygusal ve zihinsel olarak yorgunluğa yönlendirmektedir. Bu yorgunluğun nedeni tükenmişliktir. Tükenmişlik, insanlara hizmet veren mesleklerde ve insanlarla yüz yüze iletişimin yoğun olduğu, özellikle sağlık, eğitim gibi alanlarda çalışanların sıklıkla yaşadıkları, fiziksel, duygusal ve zihinsel yorgunluğa yol açan bir sendromdur (Cordes ve Dugherty, 1993:621); (Çam 1995: 20); (Akçamete, Kaner ve Sucuoğlu, 2001:1). Tükenmişlik gelişiminde ilk olarak duygusal tükenme ortaya çıkar ve kişi işinden soğumaya, iş için gerekli zihinsel süreci bulamamaya başlar. (Maslach, Schaufeli, Leiter, 2001:402; Wright ve Dougles, 1997: 492; Özçınar, 2005: 4). Duyarsızlaşma; duygusal 77 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara kaynakların azalmasına bağlı olarak ortaya çıkan, bireyin çalıştığı kişilere karşı olumsuz, katı tutum ve duyguları ifade eder. Duygusal tükenme yaşayan kişi, kendisini insanların sorununu çözmede güçsüz hisseder, duyarsızlaşma ile birlikte kişinin işle ilgili ideali azalmaya başlar. Düşük kişisel başarı hissi ise; kişinin kendisini işinde yetersiz ve başarısız olarak algılamasıdır (Basım ve Şeşen: 2007; 16; Maslach, Schaufeli, Leiter, 2001:403) Araştırmalar, tükenmişliğin bir çok olumsuzluğu da beraberinde getirdiğini ortaya koymuştur. Tükenmişlik yaşayan insanların çok karmaşık duygular içinde olduğu ve bunun sonucu olarak birçok davranış bozukluğu gösterdiği gözlenmiştir. Hatta zaman içinde söz konusu davranış bozuklukları insanları içki, sigara, madde kullanımı gibi kötü alışkanlıklara yöneltmektedir. (Izgar, 2001:21). Yine araştırmalar örgütsel boyutta tükenmişliğin getirdiği en önemli sorunların, kişileri istenmeyen davranışlara itmesi, işe karşı tutumlarının değişmesi, örgütsel bağlılığın azalması ve çalışma performansının düşmesi olduğunu göstermiştir (Chiu, Tsai, 2006: 517). Tükenmişlik uzun süreli ve sinsi bir süreçtir. Tükenmişliğin gelişim süreci nasıl uzun süreli oluyorsa, benzer şekilde tükenmişlikle mücadele de hemen çözüm alınabilecek bir süreç değildir. Bu nedenle her değişim sürecinde olduğu gibi tükenmişlikle mücadele etmenin de belirli bir zaman alacağı unutulmamalıdır. Bu geçiş döneminin birey açısından etkili bir şekilde geçirilmesi tükenmişlikle mücadele sürecini hızlandırıcı bir etki yaratacaktır. Bu dönemde, sevilen hobilere ağırlık vermek, sevilen insanlarla birlikte olmak, dinlenme ve gevşeme aktivitelerinde bulunmak bireyin tükenmişlik sendromunun etkilerinden daha etkili bir şekilde kurtulmasını sağlayacaktır (Sürgevil, 2006:136). Örgütsel koşulları iyileştirmek adına alınabilecek her türlü tedbir, tükenmişliği önleyici bir etki yaratabilir. Nitekim bireysel mücadele tekniklerinin yanı sıra daha kalıcı sonuçlar vereceği düşünülen örgütsel düzenlemeler arasında; stresli iş saatlerini azaltmak, örgütsel esnekliği arttırmak, kişisel gelişme ve eğitim olanaklarını arttırmak, çalışanların kişisel gelişme ve danışmanlık gruplarına katılımını sağlamak, iş koşullarını daha olumlu bir şekilde düzenlemek, hizmet sunulan insanlarla karşılaşılabilecek problemleri azaltmak, çalışma koşullarını iyileştirmek, kararlara katılımı arttırmak, işteki monotonluğu azaltmak, çalışanın işle ilgili gerçekçi beklenti ve hedefler geliştirmesini sağlamak, ödül dağıtımını gözden geçirmek, başarıları taktir etmek, iş zenginleştirmesine gitmek (Pines ve Aronson, 1988: 188). 78 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 2. ARAŞTIRMANIN AMACI ve ÖNEMİ Bu araştırmanın amacı, Türkiye’deki devlet üniversitelerinde rektör ve rektör yardımcısı olarak görev yapan yönetici sekreterlerinin tükenmişlik düzeylerini belirlemek, tükenmişlik düzeylerinin belirli demografik ve mesleki özelliklere göre farklılaşıp farklılaşmadığını ortaya koymaktır. Literatürde tükenmişlik düzeyini belirlemeye ilişkin araştırmalar bulunmasına karşın bu araştırmaların büyük bir bölümünün doktorlar, diş hekimleri, hemşireler, psikologlar, öğretmenler gibi meslek gruplarına odaklı bakış açılarıyla gerçekleştirildiği görülmektedir. Sekreterlerin tükenmişlik düzeylerinin tespit edilmesine ilişkin çalışmaların sınırlı sayıda olması ve üniversitelerde görev yapan rektör ve rektör yardımcısı sekreterlerinin tükenmişlik düzeylerinin belirlenmeye çalışılması araştırmamızın önemini ortaya koymaktadır. 3. ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ Araştırmanın evrenini, Türkiye’deki devlet üniversitelerinde rektör ve rektör yardımcısı sekreteri olarak görev yapan yönetici sekreterleri oluşturmaktadır. Araştırmanın örneklem grubu ise evreni oluşturan yönetici sekreterlerinden geri dönüşüm sağlanabilenler tarafından oluşturulmuştur. Anketlerin araştırmaya katılan sekreterlere ulaştırılması konusunda; posta, elektronik posta, faks ve yüz yüze görüşme yöntemleri kullanılmıştır. Anketlere 61 devlet üniversitesi arasından 40 tanesi cevap vermiş değerlendirilmek üzere toplam 96 anket formuna ulaşılmıştır. Tanımlayıcı bilgilerin ve ölçeğe ilişkin maddelerin eksik bırakılmış olması nedeniyle 4 anket formu geçersiz sayılmıştır. Araştırmada verilerin toplanmasında “Maslach Tükenmişlik Ölçeği” ile birlikte sekreterlerin sosyo-demografik özelliklerine ait bilgiler için “Kişisel Bilgi Anketi” kullanılmıştır. Christina Maslach ve Susan Jackson tarafından geliştirilen, Türkçe uyarlaması, geçerlik ve güvenirlilik çalışması Canan Ergin tarafından yapılmış olan “Maslach Tükenmişlik Ölçeği” (Maslach Burnout Inventory-MBI); toplam 22 maddeden oluşmakta ve 5 dereceli likert tipi cevaplanmaktadır. Tükenmişlik ölçeği; duygusal tükenme (DT), kişisel başarı (KB) ve duyarsızlaşma (D) olmak üzere üç alt ölçekten oluşmaktadır. Duygusal tükenme alt ölçeği 9, duyarsızlaşma alt ölçeği 5, ve kişisel başarı alt ölçeği 8 maddeden 79 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara oluşmaktadır (Ergin, 1993: 143-154) duygusal tükenme alt ölçeği, kişinin mesleği tarafından tüketilmiş ve aşırı yüklenilmiş olma durumlarını; duyarsızlaşma alt ölçeği kişinin hizmet verdiği kişilere karşı duygudan yoksun bir şekilde ve umursamaz davranmasını, kişisel başarı alt ölçeği ise kişinin başarı ile sorunların üstesinden gelme duygularını tanımlamaktadır. Tükenmişlik tek bir puanla değil, her bir alt ölçekten alınan üç ayrı puanla değerlendirilmekte ve tüm alt ölçeklerden alınan puan yükseldikçe tükenmişliğin arttığı kabul edilmektedir (Kırılmaz, Çelen, Sarp, 2003: 3) Araştırmada kullanılan tükenmişlik ölçeğinde, iç tutarlılık Cronbach Alpha katsayılarının hesaplanmasıyla elde edilmiştir. Bu çalışmada ölçeğin bütünü için Cronbach Alpha katsayısı 0,77 olarak hesaplanmış; alt ölçeklerin ise duygusal tükenme 0,86, duyarsızlaşma 0,70, kişisel başarı 0,70 olarak bulunmuştur. Anket yöntemi vasıtasıyla elde edilen verilerin analizi SPSS 13.0 (Statistical Package of Social Science) Paket Programı kullanılarak yapılmıştır. Analizlerde frekans, t-testi ve tek yönlü varyans analizinden (ANOVA) yararlanılmıştır. 4. BULGULAR ve YORUM Araştırmaya katılan sekreterlerin sosyo-demografik bulguları Tablo 1’de verilmiştir. Tablo 1. Araştırma Grubunun Sosyo-Demografik Bulguları Sayı % Kadın 84 91,3 Erkek 8 8,7 20-30 yaş 36 39,1 31-40 yaş 42 45,7 41 yaş ve üstü 14 15,2 Cinsiyet Yaş Eğitim Durumu Lise ve dengi okullar 12 13 Ön Lisans 36 39.1 Lisans 44 47.8 Evli 60 65.2 Bekar 26 28,3 6 6,5 Medeni Durum Dul/Boşanmış Gelir Durumu 750 YTL'den az 20 21,7 751 YTL-1000 YTL 52 56,5 1000 YTL'den fazla 20 21,7 Çocuk Sahibi Olma Evet 52 56,5 Hayır 40 43,5 Araştırma grubunun %91,3’ü kadın, %8,7’si erkek katılımcılardan oluşmaktadır. Araştırma örnekleminin %39,1’lik kısmı 20–30 yaş, %45,7’lik kısmı 31–40 yaş, %15,2’lik kısmı 41 yaş ve üstü yaş grubundadır. Grubun %47,8’i lisans, %39,1’i önlisans, %13’ü lise ve dengi okul mezunu olduklarını ifade etmişlerdir. Araştırma grubunun %65,2’si evli, %28,3’u bekâr, %6,5’i boşanmış ya da dul olduklarını belirtmişlerdir. Örneklemin %56,5’i çocuk 80 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara sahibi olduğunu, %43,5’i çocuk sahibi olmadığını ifade etmiştir. Araştırma grubunun %21,7’sinin gelirinin 750 YTL’den az , %56,5’inin gelirinin 751 YTL-1000YTL arasında, %21,7’sinin gelirinin 1000 YTL’den fazla olduğu görülmüştür. Araştırma grubunun mesleki özellikleri Tablo 2’de verilmiştir. Tablo 2. Araştırma Grubunun Bazı Mesleki Özelliklerine İlişkin Bulgular Toplam hizmet sürelerine göre araştırma grubu incelendiğinde, grubun %46,7’sinin 11 yıl ve daha uzun, %30,4’ünün 6–10 yıl, %21,7’sinin 1–5 yıl ve %1,1’inin 1 yıldan az hizmet süresine sahip olduğu görülmüştür. Çalışılan kurumdaki hizmet süresine göre ele alındığında ise araştırma grubunun %16,3’ünün 1 yıldan az, %33,7’sinin 1–5 yıl arasında, %32,6’sının 6–10 yıl arasında, %17,4’ünün 11 yıl ve üstü süreyle aynı işyerinde çalıştığı tespit edilmiştir. Araştırma grubunun %53’ü mesleklerini isteyerek seçtiklerini, %34,8’i ekonomik nedenlerle, %28’i diğer nedenlerle ve %25’i ise mesleği sevdikleri için seçtiklerini ifade etmişlerdir. Araştırma grubunun %67,4’ü sekreterlik mesleğini kendilerine uygun bulduklarını, %64’ü yaptıkları 81 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara işten dolayı üstlerinden takdir gördüklerini, %77,2’si ise çalışma ortamından memnun olduklarını belirtmişlerdir. Alt ölçeklerden alınan puanların birbirleri ile ve genel tükenmişlik puanı ile oluşan korelasyonları Tablo 3’de gösterilmiştir. Tablo 3. Aritmetik Ortalamalar, Standart Sapmalar, Alt Ölçekler Arası Korelasyon ALT ÖLÇEKLER Arit. Ort. St. Sapma DT Duygusal Tükenme (DT) 2,37 0,8 1 D KB Duyarsızlaşma (D) 2,06 0,66 0,69** 1 Kişisel Başarı (KB) 3,7 0,61 -0,14 -3,14 1 Genel Tükenmişlik (GT) 2,79 0,45 0,88** 0,68** 0,27** Alt ölçeklerden duygusal tükenme (r=0.88, p<0,01); duyarsızlaşma (r=0.68, p<0,01) ve kişisel başarının (r=0.27, p<0.01) genel tükenmişlik puanı ile yüksek korelasyonu dikkat çekicidir. Duygusal tükenme ile duyarsızlaşma puanları arasında anlamlı bir korelasyon varken (r=0.69, p<0.01); her iki alt ölçeğin de kişisel başarı alt ölçeği ile anlamlı bir ilişkisi olmadığı tespit edilmiştir (p>0.01). Korelasyon sonuçları değerlendirildiğinde; araştırma grubunda duygusal tükenme ve duyarsızlaşmanın aynı faktörlerden etkilendiğini fakat söz konusu faktörlerin kişisel başarı üzerinde etkisi olmadığını söylemek mümkündür. Araştırma grubunun tükenmişlik alt ölçeklerinden aldıkları puanların ortalamaları değerlendirildiğinde; duygusal tükenme ve duyarsızlaşma düzeylerinin düşük, kişisel başarı düzeyinin yüksek olduğu görülmektedir. Araştırma grubunun “cinsiyet” ve “çocuk sahibi olma durumları”na göre duygusal tükenme, duyarsızlaşma ve kişisel başarı düzeyleri arasında anlamlı bir fark olup olmadığını test etmek amacıyla t-testi yapılmıştır. Analiz sonucunda cinsiyete göre; duygusal tükenme (t=-0.44, p>.05), duyarsızlaşma (t=0.81, p>.05), kişisel başarı (t=0.26, p>.05) olması nedeniyle alt ölçekler arasında anlamlı bir fark görülmemiştir. Yine yapılan t- testi sonucuna göre sekreterlerin çocuk sahibi olma durumlarının tükenmişlik alt ölçeklerine etkisi incelenmiş, anlamlı bir farklılık olmadığı görülmüştür. Araştırma grubunun; “mesleği isteyerek seçme”, “mesleği kendisine uygun bulma”, “mesleğin toplumda hak ettiği yeri bulması”, “üstlerden takdir görme” ve “çalışma ortamından memnun olma gibi bazı mesleki özelliklerinin; duygusal tükenme, duyarsızlaşma, 82 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara kişisel başarı alt ölçekleri arasında anlamlı bir faklılık olup olmadığını belirlemek amacıyla ttesti yapılmıştır. Analiz sonucunda anlamlı çıkan bulgular Tablo 4–5-6’da gösterilmiştir. Tablo 4. Mesleği Kendisine Uygun Bulma ile Tükenmişlik Alt Ölçeklerine İlişkin t-testi Sonuçları Mesleği Kendisine Uygun Bulma DT D KB N Ort. St. S. S.d t p Evet 62 2.14 0.77 90 4.35 0 Hayır 30 2.85 0.77 Evet 62 1.9 0.61 90 3.49 0.001 Hayır 30 2.39 0, 66 Evet 62 3.83 0.57 90 2.94 0.04 Hayır 30 3.44 0.67 Tablo 4’teki sonuçlar incelendiğinde, mesleği kendisine uygun bulma ile duygusal tükenme (t=4.35, p<.05), duyarsızlaşma (t=3.49, p<.05) ve kişisel başarı (t=2.49, p<.05) alt ölçekleri arasında anlamlı bir fark bulunmuştur. Yani yönetici sekreterlerinin mesleklerini kendilerine uygun bulma ve bulmama durumları tükenmişlik düzeyleri üzerinde etkilidir. Mesleğini kendisine uygun bulmayanların (ort.2.85) uygun bulanlara göre duygusal tükenme düzeyleri daha yüksektir. Aynı şekilde mesleğini kendisine uygun bulmayanların (ort.2.85) uygun bulanlara göre duyarsızlaşma düzeyinin de yüksek olduğu görülmüştür. Ancak mesleği kendisine uygun bulan sekreterlerin (ort. 3.88), mesleği kendisine uygun bulmayanlara göre kişisel başarı düzeyleri daha yüksektir. Tablo 5. Üstlerden Takdir Görme Durumu ile Tükenmişlik Alt Ölçeklerine İlişkin t-Testi Sonuçları Üstlerden Takdir Görme Durumu DT D N Ort. St. S. S.d t p Evet 59 2,15 0,77 90 3,81 0 Hayır 33 2,77 0,7 Evet 59 1,9 0,59 90 3,15 0,002 Hayır 33 2,34 0, 71 Tablo 5’teki sonuçlar incelendiğinde, “Üstlerden takdir görme durumu” ile hem duygusal tükenme (t=2.25, p<.05) hem de duyarsızlaşma alt ölçekleri (t=2.77, p<.05) arasında anlamlı bir ilişki bulunmuştur. Ortalamalar dikkate alındığında, üstlerinden takdir görmeyen sekreterlerin, takdir gören sekreterlere oranla duygusal tükenmelerinin ve duyarsızlaşma düzeylerinin daha yüksek olduğu görülmüştür. 83 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 6. Çalışma Ortamından Memnun Olma Durumu ile Tükenmişlik Alt Ölçeklerine İlişkin t-Testi Sonuçları Çalışma Ortamından Memnun Olma DT Evet D N Ort. St. S. S.d t p 90 4,41 0 90 2,95 0,004 71 2,13 0,77 Hayır 21 3 0,59 Evet 71 1,95 0,68 Hayır 21 2,42 0, 46 Tablo 6’nın sonuçları incelendiğinde, çalışma ortamından memnun olma durumu ile duygusal tükenme ve duyarsızlaşma alt ölçekleri arasında anlamlı bir farklılık görülmüştür. Ortalamalar dikkate alındığında çalışma ortamından memnun olmayan sekreterlerin duygusal tükenme ve duyarsızlaşma düzeylerinin, çalışma ortamından memnun olanlara oranla daha yüksek olduğu tespit edilmiştir. Yaş, medeni durum, gelir durumu ve eğitim durumu gibi sosyo-demografik değişkenlerin araştırma kapsamına alınan sekreterlerin tükenmişlik düzeyleri üzerindeki etkisini tespit etmek amacıyla Tek Yönlü Varyans Analizi (ANOVA) yapılmıştır. Analiz sonucunda: • Yaş ile duygusal tükenme (F=0.18, p>.05), duyarsızlaşma (F=1.92, p>.05)ve kişisel başarı (F=1.88, p>.05) düzeyleri arasında; • Medeni durum ile duygusal tükenme (F=1.16, p>.05), duyarsızlaşma (F=1.16, p>.05), kişisel başarı (F=2.65, p>.05) düzeyleri arasında; • Eğitim durumu ile duygusal tükenme (F=1,49 p>.05), duyarsızlaşma (F=0.71, p>.05) ve kişisel başarı (F=0.26, p>.05) düzeyleri arasında • Gelir durumu ile duygusal tükenme (F=0.15 p>.05), duyarsızlaşma (F=0.51, p>.05) ve kişisel başarı (F=0.093, p>.05) düzeyleri arasında anlamlı bir ilişki tespit edilememiştir. “Toplam hizmet süresi”, “çalışılan kurumdaki hizmet süresi” ve “mesleği yapma nedenleri” gibi bazı mesleki özelliklerin araştırma grubunda ele alınan sekreterlerin tükenmişlik düzeylerinde anlamlı bir farklılık yaratıp yaratmadığını tespit etmek amacıyla Tek Yönlü Varyans Analizi (ANOVA) yapılmıştır. 84 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Analiz sonucunda: • Toplam hizmet süresi ile duygusal tükenme (F=1.52, p>.05), duyarsızlaşma (F=1.28, p>.05)ve kişisel başarı (F=3.24, p>.05) düzeyleri arasında; • Çalışılan kurumdaki hizmet süresi ile duygusal tükenme (F=2.15, p>.05), duyarsızlaşma (F=2.76, p>.05), kişisel başarı (F=0.49, p>.05) düzeyleri arasında; • Mesleği yapma nedenleri ile duygusal tükenme (F=1,9 p>.05), duyarsızlaşma (F=0.64, p>.05)ve kişisel başarı (F=0.41, p>.05) düzeyleri arasında anlamlı bir ilişki tespit edilememiştir. SONUÇ Araştırma sonuçları aşağıdaki gibi özetlenebilir: Sekreterlerin tükenmişlik düzeyleri incelendiğinde, duygusal tükenme ve duyarsızlaşma düzeylerinin düşük, kişisel başarı düzeyinin yüksek olduğu araştırma sonucunda ortaya çıkmıştır. Sekreterlerin tükenmelerinde cinsiyet, yaş, eğitim, medeni durum, gelir durumu ve çocuk sahibi olma gibi sosyo-demografik değişkenlerin etkisi bulunmadığı tespit edilmiştir. Sekreterlerin, toplam hizmet süresi, çalışılan kurumdaki hizmet süresi ve mesleği yapma nedenleri gibi bazı mesleki özelliklerinin tükenmişlik alt ölçeklerinde anlamlı bir fark yaratmadığı ortaya çıkmıştır. Sekreterlerin “mesleği isteyerek seçme durumu”, “mesleği kendisine uygun bulma”, “mesleğin toplumda hak ettiği yeri bulması”, “üstlerden takdir görme” ve “çalışma ortamından memnun olma” gibi bazı mesleki özellikleri ile duygusal tükenme, duyarsızlaşma, kişisel başarı ölçekleri arasında anlamlı bir farklılık olup olmadığı incelenmiştir. Buna göre; sekreterlik mesleğini kendisine uygun bulma değişkeni tükenmişliğin tüm alt ölçeklerinde farklılaşmıştır. Sekreterlerin mesleği kendilerine uygun bulup bulmamaları, tükenmişlik alt ölçekleri üzerinde etkilidir. Mesleğini kendisine uygun bulmayanların, uygun bulanlara oranla duygusal tükenmeleri daha yüksektir. Duyarsızlaşma alt ölçeğinde de sonuç aynıdır. Mesleği kendisine uygun bulan sekreterlerin, mesleği kendisine uygun bulmayanlara göre kişisel başarı hissi daha yüksektir. Sekreterler mesleklerini isteyerek ve severek seçtiklerini ve sekreterlik mesleğinin toplumda hak ettiği yeri bulmadığını ortaya koymuşlardır. 85 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Sekreterlerin, üstlerinden takdir görme durumu ile hem duygusal tükenme hem de duyarsızlaşma alt ölçekleri arasında anlamlı bir ilişki bulunmuştur. Ortalamaları dikkate aldığımızda, üstlerinden takdir görmeyen sekreterlerin, takdir gören sekreterlere oranla duygusal tükenmeleri ve duyarsızlaşma düzeyleri daha yüksektir. Sekreterlerin çalışma ortamından memnun olma durumu ile duygusal tükenme ve duyarsızlaşma alt ölçekleri arasında anlamlı bir farklılık tespit edilmiştir. Ortalamalar dikkate alındığında çalışma ortamından memnun olmayan sekreterlerin duygusal tükenme ve duyarsızlaşma düzeylerinin, çalışma ortamından memnun olanlara oranla yüksek olduğu görülmektedir. Araştırma grubuna dâhil olan sekreterlerin; mesleklerini isteyerek ve severek seçtiklerini, mesleklerini kendilerine uygun bulduklarını, üstlerinden takdir gördüklerini, çalışma ortamlarından memnun olduklarını ifade etmeleri araştırmamızın tükenmişlik düzeyini pozitif yönde etkilemiştir. Buna karşın araştırma grubunda yer alan sekreterlerin sekreterlik mesleğinin toplumda hak ettiği yeri bulmadığını düşünüyor olması üzerinde tartışılması gereken bir sorunu da beraberinde getirmektedir. Bu sorun sekreterlik mesleğinin itibarının ve saygınlığının arttırılmasıdır. ÖNERİLER Araştırma ile ilgili beklentilerimiz elde edilen bulgular ışığında kamu sektöründe görev yapan rektör ve rektör yardımcısı sekreterlerinin tükenmişlik düzeylerini ortaya koyarak, tükenmişliğe neden olan faktörlerin azaltılması ve ortadan kaldırılması konusunda önlemler alınmasına katkıda bulunmaktır. Sekreterlere işyerlerinde; mesleklerini isteyerek seçtikleri, mesleklerini kendilerine uygun buldukları, üstlerinden takdir gördükleri, iş ortamından memnun oldukları bir atmosfer yaratılmalı, verimliliği ve performansı arttırmaya yönelik çalışma koşulları sağlanmalıdır. Sekreterlik mesleğinin toplumda hak ettiği yeri bulması ve saygınlığının arttırılması konusunda çalışmalara önem verilmelidir. Tükenmişliğin yaşanmasını önleyecek ve yaşandığı zaman üstesinden gelinebilecek örgütlenmelere gidilmeli, bu konuda daha detaylı araştırmalar yapılmalıdır. 86 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAYNAKÇA AKÇAMETE Gönül, KANER Sema, SUCUOĞLU Bülbin (2001), Öğretmenlerde Tükenmişlik ve İş Doyumu, Nobel Yayınları, Ankara. CORDES Cynthia L., DUGHERTY, Thomas W. (1993) ,A Review and An Integration of Researach On Job Burnout, Academy of Management. The Academy of Management Review, Oct, ÇAM, Olcay M. (1997), Tükenmişlik, Saray Medikal Yayıncılık, İzmir. DEMİR, Perihan (2003), Çağdaş Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Alp Yayınları, Ankara. ERGİN, Canan (1993), Doktor ve Hemşirelerde Tükenmişlik ve Maslach Tükenmişlik Ölçeğinin Uyarlanması, 7. Ulusal Psikoloji Kongresi Bilimsel Çalışmaları, Bayraktar R. ve Dağ İ. (Ed.), Türk Psikologlar Birliği Yayını, Ankara. FREUDENBERGER, H. J. (1974), Staff Burnout, Journal of Social Issues, Volume 30. GÜLER Zeki, BAŞPINAR ÖZTÜRK Nuran ve GÜRBÜZ, Zeki (2001), İş Yaşamında Stres ve Kamu Kurumlarındaki Sekreterler Üzerinde Bir Uygulama, T.C. Anadolu Üniversitesi Yayınları, Eskişehir. IZGAR, Hüseyin (2001), Okul Yöneticilerinde Tükenmişlik, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara. MASLACH Christina, JACKSON E. Susan (1981), The Measurement of Experienced Burnout”,Journal of Occupational Behavior, 2.2. MASLACH Christina, SCHAUFELI Wilmar B., LEITER P. Michael (2001), Job Burnout, Annual Reviews Psychol., 52. MASLACH Christina, LEITER P. Michael (1997), The Truth About Burnout. Jossey-Bass ,A Wiley Company. San Francisco. ÖZTOPRAK TARHAN, Menekşe (2006), Sekreterlik Bilgisi, Seçkin Yayınları, Ankara. PINES Ayala, ARONSON Peliot, (1988), Career Burnout, Causes and Cures, The Free Pres, A Division of Macmillan, Inc, New York. SU-FEN Chiu, MİAO-CHİNG Tsai (2006), Relationships Among Burnout, Job Involvement, and Organizational Citizenship Behavior, The Journal of Psychology, Provincetown, Vol.140, Iss. 6. SÜRGEVİL, Olca (2006), Çalışma Hayatında Tükenmişlik Sendromu- Tükenmişlikle Mücadele Teknikleri, Nobel Yayınları, Ankara. TUTAR, Hasan (2002), Yönetici Sekreterliği, Nobel Yayınları, Ankara. TUTAR, Hasan (2007), Bilgi Çağı Örgütleri İçin Yönetici Sekreterliği (Yönetici Asistanlığı), Seçkin Yayıncılık, Ankara. 87 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara WRIGHT Thomas A., DOUGLES Bonett G. (1997), The Contribution of Burnout to Performance, Journal of Organizational Behavior, Volume 18. www.ilkogretim-online.org.tr- 12.05.2007 (İlköğretimde Çalışan Bir Öğretmen Grubunda Tükenmişlik Grubu Araştırması) www.iibf.deu.edu.tr/dergi/1160492999_1.pdf, 05.06.2007 (Tükenmişlik ve Tükenmişliği Etkileyen Örgütsel Faktörlerin Analizine İlişkin Akademik Personel Üzerine bir Uygulama) www.eab.ege.edu.tr/pdf/6_2/C6-S2-M3.pdf-12.05.2007 (Mesleki Tükenmişlikte Bazı Demografik Değişkenlerin Etkisi: Kamu’da Bir Araştırma.) www.istanbulsaglik.gov.tr/w/tez/pdf/aile_hekimligi/dr_mustafa_ozcinar.pdf Doktorlarda Burnout Sendromu) 88 (Asistan VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara YÖNETİCİ SEKRETERLERİN BİLGİSAYAR TEMELLİ UYGULAMA YAZILIMLARINI KULLANMA DÜZEYLERİNİ VE BEKLENTİLERİNİ BELİRLEMEYE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA Arş.Gör. Sami ACAR (Gazi Üniversitesi) Öğr.Gör. Hülya GÜRSOY (Ankara Üniversitesi) ÖZET Araştırmanın temel amacı, yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını (BILTUY) kullanma düzeylerini ve beklentilerini belirlemektir. Araştırmada, Ankara İli Ostim Organize Sanayi Bölgesi’nde faaliyette bulunan ve internet kullanan 248 hizmet işletmesinden basit tesadüfi örnekleme ile seçilen 150 yönetici sekreter örneklem grubuna alınmıştır. Veri toplamak için araştırmacılar tarafından hazırlanan anket kullanılmıştır. Ankette toplam 15 soru yer almakta, yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerini belirlemeye yönelik 24 ifade bulunmaktadır. Verilerin analizinde frekans, yüzde, aritmetik ortalama, X2 (Ki kare), bağımsız örneklemler için t-testi ve f-testi kullanılmıştır. Araştırma sonucunda, yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeyleri ve beklentilerine ilişkin önemli bulgulara ulaşılmıştır. Ayrıca, araştırma bulguları ışığında hizmet işletmelerinde büro ortamında çalışan yönetici sekreterlere ve yöneticilere bazı önerilerde de bulunulmuştur. Anahtar Sözcükler: Büro, yönetici sekreter, bilgisayar temelli uygulama yazılımları. 89 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ABSTRACT The main aim of this study is to describe the level of computer based application software usage and expectation of managerial secretaries. This research includes 150 subjects who is using computer and working service sector in Ostim Organized Industrial Region in Ankara. Questionnaire prepared by the researchers has been used as the data collection instrument. The questionnaire includes total 15 items and one of them includes 24 subitems about the level of computer based application software usage of managerial secretaries. Frequency, percentage, arithmetic mean, X2, independent-samples t-test and f-test have been used in data analysis. In consequence of research have been achieved important findings about the level of computer based application software usage and expectation of managerial secretaries. In the light of this findings, we have been presented some suggestions to office managers and managerial secreterias who is working in service sector. Key Words: Office, managerial secretary, computer based application softwares. GİRİŞ İçinde bulunduğumuz dönem “bilgi çağı” ve “dijital çağ” gibi farklı isimlerle nitelendirilmektedir. Bu dönem, hangi isimlerle ifade edilirse edilsin insan yaşamında radikal değişikliklerin yaşandığı bir dönemdir. Bilgisayar ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler bu dönemde geleneksel büro yönetimi anlayışını değiştirmiş ve teknoloji temelli yeni büro ortamlarının oluşturulmasını sağlamıştır. Bilgi çağı, günümüz işletmelerinde bilgi aktarımının hızlı ve etkin olarak yapılmasını gerektirmektedir. Bilgisayar ve iletişim teknolojisi günümüzde bu gereksinimi karşılamaya yönelik birçok uygulamayı içermektedir (Tosun ve diğerleri, 2006:89). Diğer taraftan, kamu ve özel sektörde büro faaliyetlerinde bilgi ve iletişim teknolojisine dayanan zihinsel güç önem kazanmıştır. Çalışma hayatındaki bu değişim, büro çalışanlarının daha yaratıcı ve yenilikçi olmalarını gerektirmekte ve girişimciliği ön plana çıkararak yönetsel mekanizmaların işleyiş kurallarını da farklılaştırmaktadır. İşletmelerin büro ortamında kullandıkları araçlar arasında bilgisayar ilk sırada gelmektedir. Bilgisayar, yazılım ve donanımdan oluşmaktadır. Donanım, bilgisayarın fiziki organlarını ifade ederken, yazılım bu organların işletilmesini veya çalıştırılmasını sağlamaktadır (Acar, 2006:65; Davis ve Rajkumar, 2005:44). Yazılım, sistem yazılımı ve uygulama yazılımı olarak sınıflandırılmaktadır. Sistem yazılımları, bilgisayar donanımı ile uygulama yazılımları arasında iletişim ve koordinasyon görevini üstlenmektedir. Uygulama yazılımları ise evde, okulda, işyerinde, büroda ve diğer ortamlarda insanların verimli ve etkin çalışmasını sağlamak, belli bir görevi veya işi yapmak amacıyla kulandıkları bilgisayar programlarını ifade etmektedir (Evans ve diğerleri,2005:108). 90 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Uygulama yazılımları bilgi ve iletişim teknolojisindeki gelişmelerle birlikte internet temelli uygulama yazılımları ve bilgisayar temelli uygulama yazılımları olarak ikiye ayrılmıştır. Bilgisayar temelli uygulama yazılımları; bir işletim sistemine bağımlı (uyumlu) kişisel bilgisayarlarda çalıştırılmak üzere hazırlanmış uygulama yazılımlarını içermektedir. Internet temelli uygulama yazılımları ise, web ortamında çalışmak üzere hazırlanmış, istemci taraflı ve işletim sisteminden bağımsız uygulama yazılımları olup internet teknolojisine bağımlı olarak geliştirilmiştir. Internet temelli uygulama yazılımları araştırma kapsamı dışında tutulmuştur. Hizmet sektöründe faaliyette bulunan işletmeler bilgi kullanımıyla faaliyetlerini yürütmek zorunda olduklarından bilgiye erişim için büro ortamında bilgisayar temelli yazılımlarını kullanma ihtiyacı duymaktadırlar. Diğer taraftan hizmet işletmelerinde yönetim kademesinde çalışan yönetici sekreterlerin verimliliğini artırmak açısından bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının neler olduğunu bilmek ve etkin kullanmak oldukça önemli hale gelmiştir. Bu çerçevede çalışmada hizmet işletmelerinde çalışan yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeylerini ve beklentilerini belirlemek amacıyla Ankara İli Ostim Organize Sanayi Bölgesi’nde hizmet sektöründe faaliyette bulunan ve internet kullanan 248 hizmet işletmesinden basit tesadüfi örnekleme ile seçilen 150 yönetici sekreter üzerinde ankete dayalı bir araştırma yapılmıştır. Araştırmada anket yanında yüz yüze görüşme yöntemi de kullanılmıştır. Elde edilen veriler doğrultusunda bazı önemli bulgulara ulaşılmıştır. Ayrıca, araştırma bulguları ışığında hizmet işletmelerinde büro ortamında çalışan yönetici sekreterlere ve yöneticilere bazı önerilerde de bulunulmuştur. 1. BİLGİSAYAR TEMELLİ UYGULAMA YAZILIMLARI (BILTUY) Bilgisayar, yazılım ve donanım olmak üzere iki temel bileşenden oluşan bir sistemdir. Bilgisayar donanımı ile bilgisayar yazılımları bir bütünün ayrılmaz iki parçasıdır ve tek başlarına bir anlam ifade etmedikleri gibi işlevsel bir özellik de taşımazlar. Bilgisayar donanımı, bilgisayar sisteminin fiziki organlarını ifade etmektedir. Bilgisayar yazılımı ise bilgisayar donanımına ne yapmasını gerektiğini belirten komutlar dizisidir. Bu komutlar dizisi aynı zamanda, bilgisayar donanımını özel bir programlama kabiliyeti olmaksızın kullanmamızı sağlayan programları da içermektedir(Acar, 2006:65; Davis ve Rajkumar, 2005:44; Ghosh, 1997:427). Büro ortamında kullanılan bilgisayar yazılımları, sistem yazılımı ve uygulama yazılımı olarak ikiye ayrılmıştır. Sistem yazılımı; bilgisayarın donanımı ile uygulama yazılımları arasındaki koordinasyonu ve bilgisayarın çalışmasını sağlayan komutlar dizisidir. Sistem yazılımları, işletim sistemini ve yardımcı diğer yazılımları içerir. Uygulama yazılımı ise, evde, okulda ve büroda mektup yazma, elektronik posta gönderme, bütçe hesabı, sunum hazırlama, resim yapma ve düzenleme, bilgisayardan senkronize (eşzamanlı) ders takibi ve oyun oynama gibi çeşitli amaçlar için kullanılan bilgisayar yazılımlarıdır (Evans ve diğerleri, 2005:108; Quible, 2005: 452; Burton ve diğerleri, 1998:76; Odgers, 1997:264; Ghosh, 1997:432). Kısaca uygulama yazılımları, kullanıcı ve yöneticilere yardımcı olmak üzere veriler üstünde işlem yapmak için yazılan programlardır. Kullanıcıların sistem yazılımları hakkında fazla bilgi sahibi olması gerekmez. 91 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Ancak, uygulama yazılımlarına katkıda bulunmaları, bu yazılımların etkili ve verimli kullanımı bakımından önemli avantajlar sağlar (Bensghir, 1996:40). Uygulama yazılımları, bilgi ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler sonucunda bilgisayar temelli uygulama yazılımları ve internet temelli uygulama yazılımları olmak üzere ikiye ayrılmıştır (Evans ve diğerleri, 2005: Quible, 2005). Internet temelli uygulama yazılımları; web ortamında çalışmak üzere hazırlanmış, istemci taraflı ve işletim sisteminden bağımsız uygulama yazılımlarıdır. Bilgisayarda internet temelli uygulama yazılımlarını kullanabilmek için internet bağlantısının olması ön koşuldur. Bilgisayar temelli uygulama yazılımları; bir işletim sistemine bağımlı (uyumlu) kişisel bilgisayarlarda çalıştırılmak üzere hazırlanmış uygulama yazılımlarına verilen genel addır. Bilgsiayar temelli uygulama yazılımları verimlilik yazılımları, finansal ve ticari yazılımlar, grafik ve çoklu ortam yazılımları, eğitim ve başvuru yazılımları, eğlence ve oyun yazılımları, haberleşme ve iletişim yazılımları olmak üzere altı farklı kategoriden oluşmaktadır (Şekil-1). Şekil 1: Bilgisayar Temelli Uygulama Yazılımları (BILTUY) Verimlilik Yazılımları Finansal ve Ticari Yazılımlar Eğitim ve Başvuru Yazılımları Bilgisayar Temelli Uygulama Yazılımları Grafik ve Çoklu Ortam Yazılımları Eğlence ve Oyun Yazılımları Haberleşme ve İletişim Yazılımları Kaynak: Evans ve diğerleri, 2005:108’den uyarlanmıştır. 1.1. Verimlilik Yazılımları Verimlilik yazılımları, bireylerin günlük hayatında verimliliklerini artırmak amacıyla düzenli olarak kullandıkları bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını içerir. Günümüzde evde, büroda veya okulda bireylerin yazı yazmak, hesap yapmak, toplantı için sunum hazırlamak gibi çeşitli günlük ihtiyaçlarını karşılamak veya belirli görevleri yerine getirmek amacıyla kullandığı temelde bireylerin veya yapılan işin verimliliğini artıran yazılımlar verimlilik yazılımları olarak ifade edilmektedir (Evans ve diğerleri, 2005:108). Verimlilik yazılımları, işletmecilik eğitimi alanında yönetim bilgi sistemlerinin büro yönetimi ve sekreterlik eğitimi alanında büro otomasyonunun önemli bir bileşenidir. Gerek kelime işlem yazılımları, gerekse elektronik tablolama yazılımları ya da sunum yazılımları büro çalışanlarının verimini artırmak için kullanılmakta ve iş ortamında çeşitli görevleri yerine getirmede bazı kolaylıklar sağlamaktadır. 92 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Büro ortamında kullanılan bilgisayar temelli verimlilik yazılımları; kelime işlem yazılımları, elektronik tablolama yazılımları, sunum yazılımları, kişisel bilgi yönetim yazılımları ve veritabanı yazılımlarından oluşmaktadır(Evans ve diğerleri, 2005:108)(Şekil 2). Şekil 2: Verimlilik Yazılımları Kelime İşlem Yazılımları Elektronik Tablolama Yazılımları Sunum Yazılımları Kişisel Bilgi Yönetim Yazılımları Veritabanı Yazılımları - Microsoft Word -Microsoft Excel - Microsoft PowerPoint - Microsoft Outlook - Microsoft Access - Kword (Linux) - Kspread (Linux) - Kpresenter - Active Desktop Calendar - Oracle - WordPerfect - OpenOffice Calc - OpenOffice Impress - Power Notes - MsSQL -Microsoft Works - Spread32 - Apple Keynote - C-Organizer Pro - MySQL - AbiWord - Sc - Adobe Persuasion - Lotus Agenda ve Notes - FileMaker - WordPro - Quattro Pro - Corel Presentations - Meeting Maker - Postgres - OpenOffice Writer - Lotus 1-2-3 - FreeLance - Aethera - DB2 a) Kelime İşlem Yazılımları Kelime işlem yazılımları; metin, tablo, şekil gibi çeşitli belge veya dokümanı hazırlamak için kullanılan, sahip olduğu yardımcı araçlar ile karakter, kelime, cümle veya paragraflardaki karakter büyüklüklerini, incelik ve kalınlıklarını, yazı şeklini biçimlendirebilen, yazılan metin veya dokümanı herhangi bir kayıt ortamında saklayan veya herhangi bir yazıcıdan çıktı olarak veren bir verimlilik yazılımıdır (Odgers, 1997:267; Quible, 2005:457). Diğer bir ifadeyle, elektronik ortamda yazı yazmak amacıyla bir belge oluşturmak ve bu belge üzerinde çalışmak için kullanılan verimlilik yazılımı kelime işlem yazılımlarıdır (Evans ve diğerleri, 2005:108). Büro çalışanları çeşitli iş mektuplarını veya iş yazılarını hazırlamak ve yazdırmak için kelime işlem yazılımlarını kullanmaktadırlar (Ghosh, 1997:434). Bilgisayar teknolojisi öncesinde daktilolar ile yazı yazılmaktaydı. Daktilo ile yazılan yazılarda yapılan hatalar çok fazla zaman kaybına neden olmakta idi. Bilgisayarda kelime işlem yazılımlarının kullanımı ile tüm dokümanı veya dokümanın herhangi bir kısmını yeniden yazmadan değişiklikler ve düzeltmeler yapılabilir hale gelmiştir. Ayrıca, yazılan bir yazı kelime işlem yazılımlarında çok kolay silinebilmekte, yazılar arasına ekleme yapılabilmekte ve bir grup yazı başka bir yere taşınabilmektedir. Büro ortamında çalışan ve bilgisayar kullanan büro personeli için bu özellikler çok büyük kolaylık sağlamakta ve çalışanların verimliliğini artırmaktadır. Kelime işlem yazılımları aynı zamanda yazılan yazıların biçimini, görüntüsünü ve şeklini de değiştirme olanağı sağlamaktadır. Dolayısıyla, büro çalışanı çok kısa bir süre içerisinde yazmış olduğu bir yazıyı çeşitli yazım stili, tablo ve şekiller ile yeniden yazmadan değiştirebilmektedir. Sonuç olarak yazılan bir yazıyı yazıcıya göndermeden önce üzerinde işlem yapmak ve çok kaliteli bir iş yazısı hazırlamak mümkün olabilmektedir. Hatta, yapılan bu düzenlemeler bir şablon haline getirilerek diğer iş yazılarında da kullanılabilmektedir. Kelime işlem yazılımlarının içerik olarak sahip olduğu biçimlendirme seçenekleri, yazı karakterleri, stilleri, boyutları, renkleri, kenar boşlukları, madde imleri, numaralı listeler, tablolar, resim ekleme ve diğer özellikleri kaliteli bir iş yazısının oluşturulmasını 93 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara sağlamaktadır. Microsoft Word, Word Perfect, Linux Kword büro ortamında yönetici sekreterlerin en çok kullandıkları kelime işlem yazılımlarındandır. Bu tür yazılımlar aynı zamanda, basit bir yazının çok kolay ve hızlı bir şekilde ilginç bir doküman haline gelmesini de sağlamaktadır. b) Elektronik Tablolama Yazılımları Bireylerin kişisel bütçeleri, araba kredisi taksitleri, öğrencilerin kredi taksidi ödemeleri vb. hesaplamalar veya bunlara ilişkin çeşitli faiz hesaplamaları için kullandıkları verimlilik yazılımları elektronik tablolama yazılımları olarak ifade edilmektedir (Evans ve diğerleri, 2005:110). Elektronik tablolama yazılımlarının temel bileşeni; satır ve sütunların kesiştiği veya ızgara çizgileri ile birbirinden ayrılmış hücrelerden oluşan çalışma sayfalarıdır (Quible, 2005:460). Her bir hücre kendini oluşturan satır veya sütuna göre tanımlanmaktadır. Örneğin; A sütunu ile 5. satırın kesiştiği hücre A5 hücresi olarak ifade edilmektedir. Elektronik tablolama yazılımlarında bir hücreye çeşitli formatta veriler girilebilmektedir. Bunlar; etiketler, değerler, formüller ve fonksiyonlar şeklinde olabilmektedir. Bu tür yazılımlarda çalışma sayfasındaki herhangi bir hücredeki değerler değiştirildiğinde yazılımın tüm fonksiyonları anında yeniden otomatik hesaplayarak formül veya fonksiyonun bulunduğu hücreye değer olarak girilebilmektedir. Diğer bir ifadeyle otomatik hesap yapabilmekte ve bunu değerler girildikten sonra hemen gerçekleştirmektedir (Ergün, 1991:6). Elektronik tablolama yazılımları büro ortamında çok basit işlemlerden çok karmaşık işlemlere birçok amaç için kullanılmaktadır(Odgers, 1997:267). Örneğin; bir adres defteri, CD kolleksiyonu, bir toplantı listesini bu tür yazılımlarda bir çalışma sayfasında hazırlamak mümkündür. Büro ortamında belirtilen örnekler yanında takvim ve zaman fonksiyonlarını ve özelliklerini de kullanarak çeşitli iş randevularının, toplantıların yer ve zamanları ile hazırlanmasında bu tür yazılımlar kullanılmaktadır. Filtreleme özelliği ile belirli bir kritere göre istenilen verileri diğer verilerden süzmek ve listelemek de mümkündür. Büro ortamında hemen her büro çalışanı çeşitli hesaplama veya tablolama işlemlerinde elektronik tablolama yazılımlarını kullanmaktadır. Microsoft Excel, Quattro Pro, Linux Kspread günümüz büro ortamında yönetici sekreterlerin kullandıkları elektronik tablolama yazılımlarına örnektir. c) Sunum Yazılımları Bir toplantı, seminer veya konferansta konuşmacının diyaloğu takip eden ve bir projektör vasıtasıyla ekrana veya perdeye yansıttığı slaytların hazırlandığı yazılımlar sunum yazılımları olarak ifade edilmektedir(Evans ve diğerleri, 2005:113). Sunum yazılımları ile oluşturulan slaytlar, sunuşa ilişkin önemli noktaları içeren çok basit grafik veya birkaç kelimeden oluşabileceği gibi, daha detaylı grafik objeleri, metin animasyonları, renkli arka planların karışımını içeren çoklu ortam araçlarından da oluşabilmektedir (Quible, 2005:466). Sunum yazılımının sahip olduğu temel özellikleri kullanarak sunum gösterimi (slaytlar) hazırlamak çok kolaydır. Sunum işinde metni ya da grafiği kolayca ayarlamak için, basit bir kağıt üzerinde çalışma yapmak (tasarım) sunuların hem kaliteli olmasını hem de görsellik açısından zengin unsurları içermesini sağlar. Dinamik sunular için, sunumun içeriğine göre tek ya da iki sütunlu, madde imli, özel canlandırma efekli, metin ve grafik 94 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara uyumlu, fotoğraflı ve hatta video görüntülü slaytların hazırlanması gerekebilir. Bunun için, sunum yazılımının özelliklerinin ve sunduğu avantajların iyi bilinmesi gerekir. Sunum yazılımlarında, daha önceden tasarlanmış ve biçimlendirilmiş arka plan, yazı türü ve stili ayarlanmış farklı sunuş türlerinden yapılacak sunuşa uygun “şablon” seçmekte mümkündür (Burton ve diğerleri,1998:79). Sunuşlarda grafik ve metinlerin giriş zamanını ayarlayan animasyon efektini kullanmak, slayt geçişlerinde kontrollü geçişler sağlamak sunuyu izleyen veya dinleyen kişilerin dikkatlerini sunuş üzerinde toplamalarını ve yapılan toplantı, seminer veya konferansın daha etkili ve verimli olmasını sağlamaktadır. Dinamik slayt gösterimi ve tasarımı için günümüz iş ortamında Microsoft Powerpoint, Linux Kpresenter, OpenOffice Impress, Apple Keynote gibi kullanışlı ve etkili sunum yazılımları kullanılmaktadır. Bu tür sunum yazılımların kullanımının kolay olmasından dolayı geniş bir zaman dilimine yayılmış eğitime ihtiyaç duymaksızın yüksek kalite slaytlar ve sunular hazırlanabilmektedir. ç) Kişisel Bilgi Yönetimi Yazılımları Kişisel bilgi yönetimi yazılımları, işletmelerde özellikle büro ortamında yöneticilerin karmaşık görevlerine ilişkin dokümanları, web sayfaları, eposta mesajları, randevuları, telefon rehberi, hesap makinesi, ajanda, takvim gibi iş ile ilgili veya kişisel bilgilerin kaydedildiği yazılımlardır(Quible, 2005:469-470). Bilgi ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler kişisel bilgi yönetimine ilişkin birçok teknolojik araç sunmuştur. Masaüstü bilgisayarlar, dizüstü bilgisayar, el bilgisayaları, cep telefonları, veri bankaları (databank) kişisel bilgi yönetimi araçlarına örnektir. İdeal bir kişisel bilgi yönetimi aracı, doğru yerde ve zamanda, doğru belgelerle toplantı ve iş gezileri gibi iş ile ilgili tüm ihtiyaçları karşılayacak düzeyde olmalıdır. Bilgisayar temelli verimlilik yazılımları arasında yer alan kişisel bilgi yönetim yazılımları günümüz iş ortamında yönetim kademesinde yaygın olarak kullanılmakta, büro ortamındaki işler ile ilgili daha az bir zamanda etkili ve verimli bir bilgi yönetimi sağlamaktadır. Dolayısıyla, kişisel bilgi yönetimi yazılımları büro çalışanları açısından zaman yönetimi ve toplantı yönetimi açısından oldukça önemli kolaylıklar ve avantajlar sağlamaktadır. Kişisel bilgi yönetim yazılımlarına birçok örnek verilebilir. Micrsoft Office Outlook, Power Notes, Lotus Agenda ve Notes, C-Organizer Pro, Meeting Maker, Aethera adres defteri, randevular, takvim, eposta, alarm ve ikaz özellikleri ile günümüzde büro ortamında yaygın olarak kullanılan kişisel bilgi yönetim yazılımıdır. d) Veritabanı Yazılımları Veritabanı yazılımları büro ortamında iş ile ilgili işlemlerin veya verilerin kaydedildiği sanal ortamlardır(Odgers, 1997:268). Veritabanı, uygulama yazılımları tarafından kullanılacak tüm verileri içerir. Veriler veri tabanı yönetimi yazılımları ile yönetilen 95 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara dosyalarda toplanır. Veriler ve bilgiler bilgisayar teypleri, diskler, desketler ve benzeri fiziksel araçlar kullanılarak veritabanlarında tutular (Bensghir, 1996:40). Birçok alanda hizmet vermek amacıyla birbiriyle ilişkili düzenli bilgiler oluşturmak, verileri kaydetmek, verileri düzenlemek, depolama yapmak ve sorgulama yapmak, verilere doğru ve zamanında ulaşmak amacıyla veritabanı yazılımları kullanılmaktadır (Çakır ve diğerleri,2001:327). Veritabanı yazılımları, küçük ve basit bir adres defteri için kullanıldığı gibi büyük ve daha karmaşık birden çok tabloya ihtiyaç duyulan veri gruplarını gruplandırma, sıralama, düzenleme ve rapor oluşturma işlemlerinde de kullanılmaktadır(Evans ve diğerleri, 2005:114;Quible, 2005:463). İşletmelerde büro ortamında yapılan büro işlerinin çoğunda veritabanı uygulamaları veya veritabanı yazılımları kullanılmaktadır (Ghosh, 1997:434). Kullanıcı, herhangi bir uygulama yazılımından gerçek zamanlı olarak veriyi açmakta, görüntülemekte ve güncellemektedir. Örneğin; birçok işletmenin stok takibi müşterilerden sipariş alındıkça otomatik güncellenen veri tabanında gerçekleştirilir. Ülkemizde Logo, Eta, Link gibi yazılım şirketleri, kullanıcılarına ilişkisel veritabanını (MsSQL) kullanan ticari yazılımlar sunmaktadırlar. İlişkisel veritabanını kullanan ticari yazılımlar, daha işlevsel, kolay ve verimli bir çalışma ortamı oluşturarak bürolarda veritabanı uygulamalarının etkin kullanımını sağlamaktadır. Günümüz iş ortamında bürolarda yaygın olarak kullanılan veritabanı yazılımları Micrsoft Access, MsSQL, MySQL, Oracle, FileMaker, DB2 şeklinde sıralanmaktadır. Oracle ve SQL ile birlikte veritabanı yazılımlarında önemli bir aşama kaydedilmiştir. İlişkisel veritabanı olarak ifade edilen bu veritabanı yazılımları bilgisayar ortamında ve internette web sunucularda veritabanlı uygulamaların geliştirilmesinde de önemli kolaylıklar sağlamıştır. e) Verimlilik Yazılımı Araçları Bürolarda verimli ve etkili çalışmayı sağlayan verimlilik yazılımları içerdiği bazı verimlilik araçları ile işlemlerin daha kolay ve hızlı yerine getirilmesini sağlamaktadır. Yukarıda açıklanan verimlilik yazılımlarında işlemleri kolaylaştırmak ve verimliliği artırmak için bazı verimlilik yazılımı araçları kullanılmaktadır. Bunlar; makrolar, şablonlar, sihirbazlar şeklinde sıralanmaktadır (Evans ve diğerleri, 2005:115-116). Makrolar, tek bir komut gibi kullanılan genelde klavyede bir veya iki tuşun birlikte kullanımıyla devreye giren ve içinde bir dizi komutları içeren verimlilik yazılım araçlarıdır. Makrolar, genellikle ofis ortamındaki rutin işleri ya da sürekli yapılan daha karmaşık işlemler dizisini zamandan kazanmak amacıyla kullanılmaktadır. Örneğin; Microsoft Excel gibi elektronik tablolama yazılımlarında oluşturulan adres defteri çalışma sayfasındaki verileri soyadına göre sıralamak, soyadlarını koyu harflerle yazdırmak, renklendirmek gibi bir dizi işlemler için bir makro oluşturulabilir ve bu makro bir tuşa atanabilir. Adres defterine yeni bir kişi veya adres girildiğinde bu adres defterindeki kayıtları soyadına göre sıralama daha önceden makro görevi verilen tuş ile çok kısa ve hızlı bir şekilde otomatik olarak gerçekleştirilir. Dolasıyla, her yeni adres girişinde her bir adresi tek tek sıralamak yerine bir dizi adresi seri olarak girip tek bir makro tuşu ile otomatik sıralatmak daha kolay olacaktır. 96 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Şablonlar, verimlilik yazılımlarında yaygın olarak kullanılan hazır dosyalardır. Şablonlar, daha önceden biçimlendirilmiş ve büro ortamında rutin işlerde kullanılan formlar, belgeler veya hesaplama tablolarını içerir. Büro ortamında daha hızlı ve verimli çalışmayı sağlayan şablonlar belgelere ilişkin biçimlendirme ve düzenleme çalışmalarına gerek kalmaksızın doğrudan verilerin girilmesi ve raporlanmasını sağlar. Şablon dosyalarını muhafaza etmek için üzerinde çalışılan belge, sunu veya çalışma sayfasının farklı isimde kaydedilmesi gerekir. Böylelikle, mevcut şablon dosyası üzerinde girilen veriler yeni bir isimle bilgisayarın sabit diskinde saklanır. Bu da şablon dosyasının bozulmamasını ve daha sonraki çalışmalarda istenilen şekilde boş olarak gelmesini sağlar. Sihirbazlar, verimlilik yazılımlarının bir kısmında makrolar ve şablonlar kadar etkili olan sihirbazlar tercih edilir. Sihirbazlar, bilgisayar kullanıcısını yönlendiren ve bir işlemin veya projenin başlangıcından son aşamasına kadar işlem adımlarını tek tek ekranda bir form üzerinde gerçekleştirilmesi sağlayan verimlilik yazılımı aracıdır. Sihirbazlar, makro ve şablon oluşturmada da kullanılabilmektedir. Sihirbazlar ile bir işleme ilişkin süreci bilmeyen bilgisayar kullanıcısı süreçte yer alan tüm adımları da öğrenmiş olur. 2. Finansal ve Ticari Yazılımlar Bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının diğer bir bileşeni iş ile ilgili finansal ve ticari yazılımlardır. Finansal ve ticari yazılımlar; genellikle işletmelerde cari hesap işlemleri, stok takibi, irsaliye ve fatura işlemleri, üretim hesapları, personel hesapları, kasa ve banka hesapları gibi ticari işlemler ile kişisel bütçe ve finans işlemlerini içeren faaliyetlerde kullanılan bilgisar temelli uygulama yazılımlarıdır (Evans ve diğerleri, 2005:120-121). Büro ortamında yönetim kademesinde çalışanların işletmenin devamlılığı, gelir gider durumları, çeşitli vergiler ve benzeri ticari olaylarda bu tür yazılımları kullanmaktadırlar. Günümüz iş ortamında yönetici sekreterler, bu tür yazılımlarda kasa işlemleri, cari hesap işlemleri, stok, irsaliye ve fatura işlemleri gibi ön muhasebe uygulamalarını kullanmaktadırlar. Finansal ve ticari yazılımlar; kişisel finans yazılımları, iş ile ilgili genel amaçlı ticari yazılımlar ve özel amaçlı ticari yazılımlar olmak üzere üçe ayrılmaktadır (Evans ve diğerleri, 2005:120)(Şekil 3). Şekil 3: Finansal ve Ticari Yazılımlar Kişisel Finans Yazılımları Genel Amaçlı Ticarı Yazılımlar Özel Amaçlı Ticari Yazılımlar - Logo Yazılım - Dr. Ekonomi - Logo LBS, Alınteri, Gold, Tiger - Mavedoctor – Hasta Takip Yazılımı - AceMoney - Eta Entegre - Cetasoft - Veteriner Yazılımı - Titanium Checkbook - Link - MTH - Mekanik Tesisat Hesapları - Budget for Windows - Mikro - Optic Adviser XE – Optik Yazılımı - Ayrax Kişisel Hesap Takip - Çözüm - Vega – Perakende Satış Otomasyonu - INFINITY Nakit Akış (Paraliz) - Sentez - GMSS – Muhasebe Yazılımı - PiggyBob - Microsoft Money - Bilden – Yemek Tarifeleri Yazılımı 97 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara a) Kişisel Finans Yazılımları Kişisel finans yazılımları, bireylerin vergilerini hazırlamak veya kişisel ödemelerini yönetmek gibi genelde ev bütçesi ile ilgili ticari işleri yerine getirmede kullandıkları uygulama yazılımlarıdır(Evans ve diğerleri, 2005:121). Microsoft Money ve ülkemizde Logo Yazılım tarafından geliştirilmiş olan Dr. Ekonomi günlük kişisel bütçe işlemlerinde kullanılan kişisel finans yazılımlarına örnek verilebilir. Kişisel finans yazılımları ile bireyler, çeşitli kamu ödemelerini veya kişisel borçlarını hatta alacaklarını takip edebilmektedir. Bunun yanında kişisel finans yazılımları sayesinde gelecek yıla ilişkin kişisel mali kaynakları etkin bir şekilde yönetmek ve planlamak da mümkündür. Kişisel finans yazılımları aynı zamanda küçük ölçekli işlerle uğraşan adi şirketlerde de kullanılmaktadır. b) Genel Amaçlı Ticari Yazılımlar Genel amaçlı ticari yazılımlar, sektörde farklı kapasitedeki işletmelerde ticari işlemlerde kullanılmak üzere gelişirilmiş genelde paket program halinde piyasaya sürülen uygulama yazılımlarıdır(Evans ve diğerleri, 2005:122). Bu tür yazılımlar, belirli bir sektöre hitap etmekten çok tüm sektörleri içeren ve değişik iş alanlarında kullanılan yazılımlardır (Ghosh, 1997:434). Genel amaçlı ticari yazılımlar, işletmelerin strateji oluşturma, yatırım ve gelişme planları hazırlamasında oldukça etkili yazılımlardır. İşletmelerin proje çalışmalarında oldukça etkili bir proje yönetim yazılımı olan Microsoft Project bu tür yazılımlara örnek verilebilir. Günümüz işletmelerinin tercih ettiği genel amaçlı ticari yazılımlar genelde piyasada yaygın olarak kullanılan, teknolojik alt yapısı ve işletim sistemi ile uyumlu yazılımlardır. Logo Business Solutions (LBS), ETA, LINK gibi ticari yazılımlar genel amaçlı ticari yazılımlara örnektir. Ülkemizde işletmelerde genel amaçlı ticari yazılımlar Microsoft Windows işletim sisteminin yaygın kullanımından dolayı Microsoft Windows işletim sistemine uyumlu olarak geliştirilmektedir. c) Özel Amaçlı Ticari Yazılımlar Özel amaçlı ticari yazılımlar, belirli işletmeler için tasarlanmış veya hazırlanmış daha çok tek bir amaca veya sınırlı sayıda amaca yönelik geliştirilmiş yazılımlardır (Evans ve diğerleri, 2005:123). Örneğin; kamu veya özel hastaneler için geliştirilmiş hastane otomasyon sistemleri ve bu sistemlerin bir parçası olan özel hasta takip yazılımları bu sektörde kullanılmaktadır. Yine bu hastanelerde ambulans hizmetlerine ilişkin ambulans gönderme, dolaşım ve tibbi cihaz envanteri için kullanılan özel amaçlı yazılımlarda mevcuttur. Bir başka örnek kütüphanelerde kullanılan kütüphane otomasyon yazılımlarıdır. Sadece kütüphane hizmetlerinde kullanılan bu yazılımlar ile kütüphaneden kitap alan okuyucuların hangi kitapları ne zaman aldıkları ve hangi tarihte iade ettikleri rapor olarak alınabilmektedir. Kısaca, özel amaçlı ticari yazılımlar bir sektördeki bir veya birden fazla işletmeye yönelik özel ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilmiş yazılımlardır. Genelde bu tür yazılımlar, bir işletmede istihdam edilen ve iş süreçlerini iyi bilen bilgi işlem uzmanları, yazılımcılar veya kullanıcılar tarafından geliştirilmektedir. 98 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 1.3. Grafik ve Çoklu Ortam Yazılımları Bilgisayar yazılım ve donanımlarında son yıllarda görülen gelişmeler, bilgisayar grafikleri ve animasyon işlemlerindeki kalite ve hızı oldukça arttırmıştır. Hemen hemen her alanda etkisini göstermeye başlayan bilgisayar grafiklerine duyulan ilgi ve gereksinim giderek artmakta; bu alan standartların oluşması ve yeni kavramların eklenmesi ile her geçen gün zenginleşmektedir (Uğur, 1996:106). Çoklu ortam, metin, ses, grafik, animasyon, görüntü, video sayısal medya ortamlarının bir sentezi olarak ifade edilmektedir. Farklı bir deyişle çoklu ortam; ses, video, görüntü, grafik, yazılı metin, animasyon ve benzerlerinin bir konuyu açıklamak için birlikte kullanılmasıdır. Çoklu ortam uygulamaları, değişik veri tiplerinin bir fikri, bir olayı, yeri veya konuyu açıklamak bilgisayar ortamında kullanılmasıdır (Arıcı ve diğerleri, 2005:174). Grafik ve çoklu ortam yazılımları; dokümanlar, görüntüler, resimler ve web sayfalarını yaratmak ve düzenlemek için genellikle iş ortamında uzman kullanıcılar tarafından tercih edilmektedir. Bunun yanında, grafik ve çoklu ortam yazılımları mühendislere ve diğer profesyonellere 3-boyutlu modeller ve çizimler oluşturarak tasarıma ilişkin işlemlerin görselleştirilmesinde yardımcı olmaktadır(Odgers, 1997:268). Grafik ve çoklu ortam yazılımları; masaüstü yayıncılık yazılımları, görüntü işleme yazılımları, boyama yazılımları, çizim yazılımları, video işleme yazılımları, bilgisayar destekli tasarım yazılımları, web tasarım yazılımları olmak üzere yedi alt bileşenden oluşmaktadır (Evans ve diğerleri, 2005:108). Şekil 4: Grafik ve Çoklu Ortam Yazılımları Masaüstü Yayıncılık Yazılımları -Adobe Pagemaker Görüntü İşleme Yazılımları -Adobe Photoshop Boyama Yazılımları - Jacs Paint Shop Pro 7 -Corel PhotoPaint -QuarkXPress -Microsoft Publisher -Microsoft Picture It! Çizim Yazılımları - Adobe Illustrator Video İşleme Yazılımları - Adobe Premiere - CorelDRAW - Microsoft Paint - Microsoft Visio - AutoCad Web Tasarım Yazılımları - Macromedia Dreamweaver - MathCad - Microsoft Movie Maker -Roxio Videowave Movie Creator -Roxie Photo Suite Bilgisayar Destekli Tasarım Yazılımları - TurboCad - Microsoft Front Page - ArchiCad - Zend Studio a) Masaüstü Yayıncılık Yazılımları İş mektupları gibi iş ile ilgili dokümanları hazırlarken kelime işlem yazılımları yanında masaüstü yayıncılık yazılımları da kullanılmaktadır. Masaüstü yayıncılık yazılımları, kelime işlem yazılımlarına göre daha gelişmiş, daha fonksiyonel ve görsel bir tasarım yapmayı sağlamaktadır. Masaüstü yayıncılık yazılımları, dokümanlardaki grafik ve yazıları yaratıcı bir şekilde düzenlemek ve belgeye eklemek gibi çeşitli konularda büro çalışanlarına yardımcı olmaktadır (Evans ve diğerleri, 2005:124; Quible, 2005:468; Odgers, 1997:269). Kelime işlem yazılımları masaüstü yayıncılık uygulamalarını içeren bazı özelliklere sahip olsa da QuarkXpress ve Adobe PageMaker gibi özel masaüstü yayıncılık programları 99 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara büroda profesyonel bilgisayar kullanıcılarının karmaşık kitapları ve diğer yayınları hazırlamasına ve tasarlamasına yardımcı olmaktadır Masaüstü yayıncılık yazılımları, yazı ve grafikleri düzenlemeyi sağlayacak bir çok araç sunmaktadır. Bu araçlardan yazı düzenleme araçları, yazının tipini, büyüklüğünü, şeklini kolay bir şekilde değiştirmeyi sağladığı gibi yazının değişik sütunlarda, şekillerde ve kalıplarda düzenlenmesini de sağlamaktadır. Mevcut dokümanlara diğer kaynaklardan veya diğer yazılım programlarından (kelime işlem, elektronik tablolama, sunum yazılımları gibi) eklentiler ve grafik dosyalarını da eklemek mümkündür. Görüntüleri döndürmeyi, kesmeyi ve görüntünün rengini, şekil ve büyüklüğünü kolayca değiştirmeyi sağlayacak bu araçlar temelde büro ortamında kaliteli yazışma ve iş mektuplarının hazırlanması için kullanılmaktadır. b) Görüntü İşleme Yazılımları Görüntü işleme yazılımları, gerçek dünyaya ilişkin görüntülerin sayısallaştırarak bilgisayar ortamına aktarımının ardından fotoğraf ve resim düzenleme yazılımları ile bu görüntülerin işlenmesinde kullanılan grafik ve çoklu ortam yazılımlarıdır (Yaman ve diğerleri, 2001:21-22). Bu tür yazılımlar fotoğrafları ve görüntüleri düzenlemek, değiştirmek ve farklı değerler katmak için kullanılır. Görüntü işleme yazılımları ile dijital fotoğraf görüntülerinde insan gözündeki kırmızı rengi yok etmek, göz rengini değiştirmek gibi temel değişiklikler yapılabilmektedir. Bunun yanında tarayıcılar ile bilgisayara aktarılan eski fotoğrafların çizik ve yırtıklarının çıkarılması da mümkündür(Evans ve diğerleri, 2005:124). Dijital kameralar ile çekilen görüntüleri farklı görev ve işlerde kullanmak için görüntü işleme yazılımlarına ihtiyaç duyulmaktadırlar. Bu ihtiyacı dijitial kamera yanında bir görüntü işleme yazılımı hediye ederek kısmen dijital kamera satıcıları karşılamaktadır. Hediye edilen bu görüntü yazılımlarının kullanımı kolay ve oldukça basit düzeydedir. Basit düzeydeki bu görüntü işleme yazılımları ile; bir görüntünün renkleri değiştirilebilir, görüntü boyutunda ufak tefek değişikler yapabilir, ayrıca bir ya da daha çok resmi kurgulamak için efektler yaratılabilir. Büro ortamında iş ile ilgili çeşitli görevlerde başvurulan ve kullanılan görüntü işleme yazılımları arasında Adobe Photoshop, Arcsoft, Corel Photo-Paint, Microsoft Picture It!, Roxie Photo Suite yer almaktadır. Bu görüntü işleme yazılımları, sürekli güncellenerek daha etkili ve kaliteli görüntüler elde edilmesini sağlamaktadır. Elde edilen bu yeni ve kaliteli görüntüler ile özellikle sunum yazılımlarında daha etkili bir sunuş ortamı oluşturulabilmektedir. c) Boyama Yazılımları Resimleri düzenlemek ve değiştirmek için görüntü işleme yazılımları yanında boyama yazılımları da kullanılmaktadır. Fakat boyama yazılımları daha gerçekçi görünen görüntüler yaratmaya imkan veren fırça, kalem ve diğer boyama araçları gibi (boyalar, pastel boya, yağlı boya, sprey boya) geniş bir araç setine sahiptir(Evans ve diğerleri, 2005:124). Birçok grafik kullanıcısı tasarım yaparken dijital resim ve görüntüleri kullanır ve bu görüntüleri boyama yazılımları ile değiştirerek farklı bir ürün yaratır. Microsoft Paint ve Jasc Paint Shop Pro büro ortamında yaygın olarak kullanılan ve üstün özellikli boyama yazılım uygulamalarıdır. Bazı boyama yazılımları görüntüleri katmanlama (resimleri üst üste koyma) ve görüntüleri maskeleme (katmanların bazı 100 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara bölümlerini saklayarak yaratıcı efektler oluşturma) gibi daha komplike araçları da sunmaktadır. Tasarımcılar, bu komplike araçları logolarda, reklamlarda, kitap ve CD kapaklarında ticari olarak kullanılan çoğaltılmış dijital görüntüleri yaratmakta kullanmaktadırlar. ç) Çizim Yazılımları Çizim yazılımları, basit çizim ve resim gösterimleri için kullanılan grafik ve çoklu ortam yazılımlarından oluşmaktadır. Çizim yazılımları iki boyutlu çizimler oluşturmayı ve bu çizimler üzerinde değişiklikler yapmayı sağlar. Kalem, boyama fırçası gibi standart çizim ve boyama araçları kullanarak teknik diyagramlar, akış diyagramları, animasyonlar ya da çizgi resimler oluşturmak için en etkili araç çizim (illüstrasyon) yazılımlarıdır (Evans ve diğerleri, 2005:126). Çizimle resim oluşturmak için bu tür yazılımlarda mevcut araç çubuğundan geometrik nesneler alarak tuval üzerine yerleştirmek ve çizim üzerine özel efektler ve resimler yerleştirmek için boya kovası, göz damlası ve sprey kullanılabilmektedir. Çizim yazılımları büro ortamında hem yaratıcı hem de teknik çizimlerde kullanılmaktadır. Corel Draw ve Adobe Illustrator gibi çizim yazılımları ile kaliteli çizimler ve gösterimler oluşturmak mümkündür. Gösterimdeki resim kontrolü ile karmaşık tasarımlar yapılabilmekte ve özel efektler kullanılabilmektedir. Ayrıca bu tür yazılımlardaki mevcut araç setleri resim ya da metinlerin dalgalı, uzantılı ya da sarmal duruma getirilmesini de sağlamaktadır. Sahip oldukları bu özellikleri nedeniyle de çizim yazılımları grafik tasarımcılarının tercih ettiği bir grafik ve çoklu ortam yazılımıdır. Microsoft Visio, proje listelerini, akış diyagramlarını, temel blok diyagramlarını, teknik çizimleri oluşturmada kullanılan kaliteli bir çizim yazılımıdır. Microsoft Visio, yerleşim ve kat planı, mobilya donanımı ve diğer iç mekân tasarımında da kullanılmaktadır. Kısaca, bu çizim yazılımı kişilerin zihninde canlandırdıkları görüntüleri oluşturmaya yardımcı olacak akıllı biçimlendirmeleri sağlar. Büro ortamında Microsoft Visio kullanılarak daha etkili bir büro yerleşim planı hazırlanabilmektedir. CorelDRAW Graphics Suite ve Deneba Canvas gibi çizim yazılımları ise daha profesyonel çizimler ve boyama işlemleri için kullanılmaktadır. CorelDRAW, daha ziyade bilgisayar temelli çizimler için kullanılırken, Deneba Canvas daha gelişmiş çizimler ve web tasarımlarında kullanılmaktadır. d) Video İşleme Yazılımları Dijital el tipi videoların gelişimi ve kişisel bilgisayarların (PC’lerin) artan grafik kapasiteleri ile birçok insan dijital video işleme yazılımı kullanmaya başlamıştır. Bu yazılımlar, kapasite olarak geniş bir alanda özel efekt ve araçlar sunmasına karşın, amatör kullanıcıyı tatmin edecek seviyede yeterli özellikleri içeren video işleme yazılımları da vardır. Adobe gibi video işleme yazılımı geliştiricileri yazılımların kullanımına yönelik çeşitli eğitim yazılımlarını da birlikte sunmaktadır. Çünkü bu tür geniş kapasitede ve kapsamlı yazılımları kullanmak için eğitim şarttır. Eğitim almadan profesyonel bir video işleme veya görüntüleme söz konusu değildir(Evans ve diğerleri, 2005:127). 101 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Video işleme yazılımlarından Microsoft Movie Maker, Microsoft Windows ile birlikte gelmekte veya internetten ücretsiz olarak indirilerek kullanıbilmektedir. Microsoft Movie Maker kullanımı oldukça basittir ve amatör kullanıcıların çok kısa bir sürede etkili video görüntüleri oluşturmalarını sağlayacak kapasitedir. Video görüntülerini içeren dosyalar farklı biçimde (formatta) olabilir. Video işleme yazılımları video dosyalarının birkaçını destekler. Örneğin, bir uygulama Windows Media Player video dosyalarını desteklerken diğeri Quick-Time ya da RealOne Player video dosyalarını destekleyebilir. Burada temel ihtiyaç doğrultusunda büro çalışanlarının gerekli video işleme ve görüntüleme programını tercih etmesi gerekir. e) Bilgisayar Destekli Tasarım Yazılımları Bilgisayar destekli tasarım, mühendislerin veya tasarımcıların otomatikleştirilmiş tasarımları, teknik çizimleri ve model gösterimi oluşturmak için kullandığı üç boyutlu bir biçimdir. Özgün bilgisayar destekli tasarım yazılımları mimarlık, otomotiv, uzay ve tıbbi mühendislik gibi endüstrilerde kullanılır. Bilgisayar destekli tasarım yazılımları, ürün geliştirme ve üretim işlemlerinde kullanıldığı gibi fiziki büro ortamında büro mobilyaları ve çalışma ortamının (yerleşimin) tasarımında da kullanılmaktadır(Evans ve diğerleri, 2005:128). Bilgisayar destekli tasarım yazılımı ile mimarlar, büro yerleşim planlarının görsel modellerini ve gerçek yapı öncesi tasarımın tüm cephelerini kolayca gerçekleştirebilirler. Bu programların 3-D (3 boyutlu olma) özelliği, mühendislerin modellerin her yönünü görmesini ve gerektirdiği yerde de tasarımlarda gerekli düzenlemeleri yapmasını, böylece maliyetli yapısal hataları ortadan kaldırmasını sağlar. Örneğin, otomotiv endüstrisi hızlı kavramsal çalışmaların sergide gösterilmelerini sağlamak amacıyla bu tür yazılımları kullanır. Bilgisayar destekli tasarım yazılımı, ülke çapında fiber optik ağların tam yerleşimi için GPS sistemleri ile birlikte de kullanılabilmektedir. . f) Web Tasarım Yazılımları Web sayfası tasarımı için geliştirilen web tasarım yazılımları yeni başlayan bir kullanıcının bile HTML kodunu bilmeksizin ilginç ve kendi içinde etkin web sayfası tasarlamasına olanak sağlar. Web sayfası tasarım yazılımları, sihirbazlar, şablonlar ve kaynak materyaller içerir. Daha deneyimli web tasarımcılarının web sayfalarına hava durumunu, haber başlıklarını, borsa haberlerini ve harita gibi ilgi çekici, etkin web içeriği ekleyebilmektedir. Microsoft FrontPage ve Macromedia Dreamweaver yazılımları, hem profesyonel tasarımcılar hem de amatör kullanıcılar için kullanışlı ve kolay web tasarım yazılımlarındandır (Evans ve diğerleri, 2005:128). Profesyonel bir web sayfasına ihtiyacı olmayan kullanıcılar basit düzeyde ve oldukça kısa bir sürede kendi web sayfalarını oluşturabilmektedir. Bunun için bir çok web tasarım yazılımı mevcuttur. Örneğin; Microsoft Office bileşenlerinden birisinde hazırlanan bir belge (sunum, belge veya elektronik tablo) bir web sayfası şeklinde kaydedilebilir. Böylelikle, bir kelime işleminde yazılan metinler dahi bir web sayfası görünümünde ve HTML formatında web tarayısından görüntülenebilmektedir. 102 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 1.4. Eğitim ve Başvuru Yazılımları Eğitim ve başvuru yazılımları, bilgisayar destekli çeşitli eğitim ve öğretim yazılımı uygulamalarını kapsamaktadır. Bilgisayar temelli eğitim ve başvuru yazılımları; bilgisayar destekli öğretim yazılımları ile öğretime destek (kaynak) yazılımlardan oluşmaktadır (Evans ve diğerleri, 2005:129). Şekil 5: Eğitim ve Başvuru Yazılımları Bilgisayar Destekli Öğretim Yazılımları Öğretime Destek (Kaynak) Yazılımlar - Logo 10 Parmak - Moonstar Sözlük - Bilden - Redhouse Sözlük - İdea - MSN Encarta - Elit - Highbeam Encylopedia - Atlas a) Bilgisayar destekli öğretim yazılımları Modern bilgisayar uygulamalarını daha değerli kılan canlandırmalar, veri setlerini görselleştirerek bunların daha iyi incelenmesine ve anlaşılmasına yardımcı olabilmektedir. Ders kitaplarının ve kaynak kitapların sunduğu az sayıdaki statik resimle karşılaştırıldığında, canlandırmalar bilgi örüntülerini, onlara ait değişkenleri ve objeleri öğrenci için daha ilginç kılabilmektedir (Akpınar, 1999:64). Bilgisayar Destekli Öğretim sürecinin başarısını doğrudan etkileyen eğitim yazılımlarının hazırlanmasında görsel yazılım tekniklerine sıkça başvurulmaktadır. Çünkü bu teknikler öğrencinin bütün duyu organlarına hitap edebilme imkânı sağlamaktadır (Arıcı ve diğerleri:2006:422). Bilgisayar destekli öğretimde; bilgisayarlar, öğretimi güçlendirici, kolaylaştırıcı, öğrenci açısından motive edici ve öğrenmeyi kalıcı yapan konumundadır. Bilgisayarın eğitimde kullanılma gereksinimi eğitim sisteminin aşırı derecede artması, öğrenci sayısının hızla çoğalması; bilgi miktarının artması ve içeriğin karmaşıklaşması, öğretmen yetersizliği ve bireysel kabiliyet ve farklılıkların önem kazanması gibi nedenlerden doğmaktadır. Bilgisayar destekli eğitim yazılımları, kullanıldıkları ortamlara ve kullanıcıların niteliklerine göre değişen özelliklere sahiptirler. Eğitim ve öğretim yazılımları içerisinde gençlere yönelik bir çok eğitici yazılımlar varken yazılımcılar yetişkinlere yönelik piyasayı gözardı etmemektedir. Gençlere yönelik tüm ürünlere ek olarak on parmakla yazım, dil öğrenme, yemek pişirme ya da gitar çalma gibi yeni becerileri öğreten yazılım ürünleri de bulunmaktadır. Büro ortamında kullanılan uygulama yazılımları için eğitici birçok program mevcuttur. Bu programlar, programlara aşina olmayan kişilere rehber olacak şekilde programlı öğretimin gereği küçük adımlar ilkesini uygulamaktadır Bazı eğitim programları, öğrenmenin gerçekçi bir ortamda yapıldığı hissini veren benzetişim (simülasyon) tekniklerini de kullanmaktadırlar. Bu eğitim programları ticari ve askeri uçuş eğitimi, cerrahi cihaz eğitimi 103 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ve makine kullanımı veya işletimi ile ilgili öğretim yazılımlarıdır. Bu tür yazılımlara özel öğretici yazılımlar (tutorial) denilmektedir. Benzetişim (simülasyon) temelli öğretim yazılımları, kullanıcıların potansiyel tehlikeye karşı deneyim kazanmasını sağlar. Böylelikle, kullanıcıların daha az risk ile ve hatalarından ders çıkararak gerçek hayatta karşılaştıkları olaylarda fazla bir çaba harcamaksızın görevleri tamamlarlar. Benzetişim temelli öğretim yazılımları insan hayatını riske eden görevleri diğer bir ifadeyle gerçek yaşamda insan hayatını tehlikeye atacak hata olasılığını en aza indirmek veya bu tür hataların oluşmasına engel olacak şekilde tasarlanır. İnternet üzerinden eğitim almak günümüzde bir çok büro çalışanın ve yöneticisini tercih ettiği bir öğrenme yöntemidir. Yoğun iş ortamında herhangi bir konuda gereksinim duyulan eğitim için internet temelli öğrenme yöntemi hem maliyet hem de zaman yönünden önemli avantajlar sunar. Internet temelli bazı kurslar, bireysel gelişimi sağladığı gibi kurumsal gelişimi de sağlamaktadır. b) Öğretime destek (kaynak) yazılımlar Bilgisayarların grafik işleme ve depolama olanaklarının hızla gelişmesi, her geçen gün grafiklerin eğitsel yazılımlarda daha fazla kullanılmasına olanak tanımaktadır. Özellikle CDROM’lardaki yenilikler çok büyük kapasitede bellek gerektiren resim ve grafiklerin depolanıp sunulmasına yardımcı olur (Akpınar, 1999:63). Bilgisayar temelli ansiklopediler artık kütüphanelerde CD ortamında okuyuculara sunulmaktadır. Herhangi bir konuda gereksinim duyulan bilgiyi kütüphanelerde bilgisayar ortamında veya CD-ROM’larda kayıtlı ansiklopediler ile öğrenmek mümkündür. Bu tür kaynak yazılımların içinde geleneksel ansiklopedilerin içerdiği bilgilere ek olarak harita, görsel ve sesli anlatım olarak içerikler vardır. Örneğin; ikinci dünya savaşına ait bir araştırmada, olaylar metin ile yazılı sunulduğu gibi çeşitli çoklu ortam (resim, hareketli görüntü (video, ses gibi) araçları ile birlikte sunulmaktadır. Öğretime destek (kaynak) yazılımlar CD üzerinde geleneksel atlas, sözlük ve benzeri bilgi kaynakları yanında Web ortamından da tedarik edilebilmektedir. Örneğin; işletme ve yönetim alanında temel bilgileri içeren öğretime destek yazılımlar ile işletmenin fonksiyonları hakkında bilgi edinmek mümkündür. 1.5. Eğlence ve Oyun Yazılımları Eğlence ve oyun yazılımları adından da anlaşılacağı gibi kullanıcıların eğlenmek ve oyun oynamak için tercih ettikleri yazılımlardır. Bilgisayar temelli eğlence yazılımları; bilgisayar temelli oyun yazılımları ve sanal gerçeklik yazılımları olarak ikiye ayrılmıştır (Evans ve diğerleri, 108). 104 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Şekil 6: Eğlence ve Oyun Yazılımları Bilgisayar Temelli Oyun Yazılımları Sanal Gerçeklik Yazılımları - Flight Simulator 2000 - Infinity - Simcity - 3D Studio Max - Hugo - Quest 3D - Falcon - Blink 3D - Harry Potter - Noble Ape a) Bilgisayar Temelli Oyun Yazılımları Bilgisayar temelli oyun yazılımları, eğlence yazılımları denildiğinde ilk akla gelen yazılımlardır. Çünkü bilgisayar temelli oyunlar eğlence yazılımları içinde önemli bir yer tutar. Bilgisayar temelli oyun yazılımları; Pac-Man, Donkey Kong oyunları ile başlamıştır. Bunların yanında hareket, macera, oto yarışları, bulmaca, iskambil oyunları, spor, strateji ve simülasyon içeren birçok farklı oyun yazılımları da bulunmaktadır. Eğlence içerikli bilgisayar temelli oyun yazılımları, yapay bir çevresel ortamda oluşturulan görsel programlar gibi yazılımları da kapsar (Evans ve diğerleri, 2005:131). Oyun yazılımları içeriklerine göre özel bir bilgisayar konfigürasyonuna sahip bilgisayarda çalışmaktadır. Bilgisayar temelli bir oyun yazılımını bilgisayarda çalıştarabilmek ve oyun oynayabilmek için geçici hafıza (RAM) ve sabit disk (HDD) kapasitesinin yeterli düzeyde (uyumlu) olması gereklidir. Çünkü kaliteli ve geniş kapsamlı oyun yazılımları genellikle gelişmiş donanım aygıtları ile birlikte çalışır, diğer bir ifadeyle bu tür yazılımlar için bilgisayarın uygun ses kartı, ekran kartı, hoparlör, monitör ve CD/DVD sürücülere sahip olması gerekir. Bazı oyun yazılımlarında oyun oynamak için joystick aygıtına gereksinim duyulur. Görsel oyun yazılımlarında bazen gözlük, eldiven gibi özel donanımlara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu ek aygıtlar olmaksızın bu tür yazılımları herhangi bir bilgisayar üzerinde çalıştırmak mümkün değildir. ESRB (Eğlence Yazılımı Sınıflama Yönetim Kurulu-www.esrb.org), 1994 yılında bilgisayar ve video temelli eğlence ve oyun yazılımları için yaş uygunluk seviyesini gösteren sınıflama sistemi oluşturmuştur. 1994 yılından 2005 yılına kadar olan dönemde, 8000 oyun için ESRB onayı verilmiştir. Bu onay çerçevesinde eğlence ve oyun içerikli yazılımlar, genel (tüm bireyler için), erken çocuklu dönemi oyunları, genç (13-19 yaş dönemi), olgun ve yetişkin dönemlere göre sınıflandırılmıştır. Her bir dönem için bir ESRB sembolü kullanılmıştır (Evans ve diğeleri, 2005:131). b) Sanal Gerçeklik Yazılımları Sanal gerçeklik, katılımcılarına gerçekmiş hissi veren, bilgisayarlar tarafından yaratılan dinamik bir ortamla karşılıklı iletişim olanağı tanıyan, üç boyutlu bir benzetim modelidir. (Bayraktar ve Kaleli, 2007:1). Kullanıcılara üçüncü boyut hissini vermekle birlikte, 105 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara kullanıcılar, önlerinde duran dünyada özgürce dolaşabilmekte, nesnelere her açıdan bakabilmekte ve onlarla etkileşim kurabilmektedir. Kısaca sanal bir ortamda yaşamaktadırlar. Çok gelişmiş sanal gerçeklik sistemleri kask ve eldiven gibi özel donanımlar sayesinde çok daha gerçekci olabilmektedir (Davenport ve Eraslan, 2007:3). Bilinen bilgisayar temelli oyunlarının ötesinde, sanal gerçeklik uygulamaları neredeyse sonsuzdur. Bilgisayar ortamında hazırlanan 3 boyutlu ortamlar, insanların yeni deneyimler ve yaşantılar elde etmesini veya bildiği şeyleri daha farklı şekilde öğrenmelerine yardımcı olmaktadır. Sanal gerçeklik yazılımları eğitim, turizm, e-ticaret, üretim ve imalat gibi alanlarda 3 boyutlu ortamlar sunarak çok geniş bir sahada pek çok uygulama alanı bulmuştur. Eğitim alanında geleneksel öğrenme araçlarına ve ortamına alternatif bir eğitim ortamı ve aracı olmuştur (Bayraktar ve Kaleli, 2007:2). İşletmelerde e-ticaret uygulamalarında sanal gerçeklik yazılımları bir pazarlama aracı olarak kullanılabilmektedir. Son yıllarda sanal gerçeklik teknolojisini kullanan bilgisayar yazılımları ve web portallarının sayısında önemli artışlar olmuştur. Japonya İletişim Bakanlığı, endüstri ve üniversite işbirliği ile ortaklaşa yürütülen bir sanal gerçeklik televizyon projesini 2020 yılında üretime geçirmeyi planlamaktadır. Bu uygulama ile Japon hükümeti, doğrudan pazarlama programlarında izleyicilerin ürünleri farklı açılardan görebilmelerini ve ürünlerle etkileşim kurabilmelerini sağlayacaktır (Bayraktar ve Kaleli, 2007:4) Büro ortamında Feng-Shui gibi ergononik tasarımlarda da 3 boyutlu görüntüler ile sanal gerçeklik yazılımlarının büro yerleşimi ve ergonomisi konusunda önemli kolaylıklar sağlamaktadır. Ayrıca, bu tür yazılımlar ile sanal ortamda büro mobilyaları ve eşyalarının yerlerini değiştirme, dokunma, fiziksel özelliklerini hissetmelerini de kapsayacak şekilde genişletilerek daha gerçekçi bir ortam yaratılabilmektedir. 1.6. Haberleşme ve İletişim Yazılımları Bilgi ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler, standart telefon haberleşmesi ve mektuplaşmanın ötesinde bireyler arasındaki iletişimi çok ileri düzeylere taşımıştır. İletişim için gerekli olan iletişim araçları (bilgisayarda donanım) her geçen gün yeni özellikleri ile insanların kullanımına sunulmuştur. Günümüzde iletişim için donanım tek başına yeterli olmamakta bu donanıma uyumlu haberleşme ve iletişim yazılımlarına ihtiyaç duyulmaktadır. Bilgisayar temelli haberleşme ve iletişim yazılımları; eposta yazılımları, web tarayıcıları, kişisel iletişim (sohbet) yazılımları, grup iletişim (telekonferans) yazılımları, görüntülü ve sesli iletişim yazılımları (videokonferans ve telefon) olmak üzere beş farklı kategoride ele alınmaktadır (Evans ve diğerleri, 2005:108). 106 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Şekil 7: Haberleşme ve İletişim Yazılımları E-Posta Yazılımları Web Tarayıcıları Kişisel İletişim Yazılımları Grup İletişim Yazılımları Görüntülü ve Sesli İletişim Yazılımları -Microsoft Outlook -Internet Explorer - IRC - Microsoft Netmeeting - MSN Live Messenger -Netscape Messenger -Netscape Navigator - MIRC - CuteFTP - SkyPe -Mozilla Thundirbird -Mozilla Firefox - LivehelpGenie - Usenet - Camfrog Video Chat - Incredimail -Opera - Macintosh Chat - ICQ - Voice Chat - Safari - Google Talk a) E-Posta Yazılımları E-posta, toplumda bireyler, gruplar ve örgütler arasında bilginin elektronik yolla üretilmesine, kullanımına, saklanmasına, dağıtılmasına ve değişimine olanak sağlayan yeni bir iletişim, etkileşim ve paylaşım aracıdır (Bengshir, 2000:2). E-postalar, internet üzerinden gönderilmektedir. Gönderimde internet temelli (web tabanlı) e-posta yazılımları kullanıldığı gibi bilgisayar temelli e-posta yazılımları da kullanılmaktadır. İlk e-posta yazılımları bilgisayar temelli e-posta yazılımlarıdır. Internet teknolojisindeki gelişmeler, web tabanlı e-posta yazılımlarının geliştirilmesi ve kullanımını sağlamıştır. E-posta gönderiminde alıcı ve gönderici tarafın bir e-posta adresi vardır. E-posta adresi @ işareti ile ayrılmış iki kısımdan oluşur. @ işaretinin sol tarafına kullanıcı adı, sağ tarafına servis adı yazılır. Örneğin, ttef@gazi.edu.tr adresindeki ttef kullanıcı adını, gazi.edu.tr de e-posta servis adını belirtmektedir. Bilgisayar temelli e-posta yazılımları, genellikle bilgisayara kurulu e-posta yazılımlarından oluşur. E-postalar bu yazılım aracılığıyla hazırlanır ve alıcıya gönderilir. Gönderimde bilgisayarın internet bağlantısının olması gerekir. Aksi takdirde e-posta alıcısına ulaşmayacaktır. Bilgisayar temelli e-posta yazılımlarında genellikle POP3 (e-posta alımlarında) ve SMTP protokolünü (e-posta gönderimlerinde) destekleyen e-posta servisleri tercih edilir. Microsoft Outlook Express, Microsoft Office Outlook, Thunderbird, Incredimail bilgisayar temelli e-posta yazılımlarına örnektir. Bu yazılımlarda, e-posta adresi oluşturmak, e-posta içeriği hazırlamak ve göndermek oldukça kolaydır. Ayrıca, bilgisayar temelli e-posta yazılımlarında toplu e-posta göndermek de mümkündür. Örgütsel iletişim aracı olarak kullanılan bilgisayar temelli e-posta yazılımları, büro çalışanlarının telefon, faks ve diğer iletişim araçları yanında en çok tercih ettiği haberleşme ve iletişim yazılımlarındandır. Yapılan bir araştırmada internet ortamında gerçekleştirilen iletişim etkinliklerinin büyük bir kısmı (%85) e-posta ile haberleşme ve iletişimi içerdiği saptanmıştır (Williams, 1998). Büro ortamında çalışanlar günümüzde iletişimi çoğunlukla e-posta yoluyla gerçekleştirmektedirler. Diğer yandan örgüt içi olduğu kadar, örgütün dış çevre ile olan iletişiminde e-postanın büyük bir önemi bulunmaktadır. Özellikle veri transferi, dosya 107 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara transferi şeklindeki çevrimiçi iletişim, şirketlerin anlık rekabet hamlelerinde önemli zaman avantajı sağlayabilmektedir. E-posta kullanımı ile birlikte işlerin yerine getirilme hızı artarken maliyetler daha da azalmakta, çalışan bireylerin örgütsel verimlilikle birlikte performansında da artış sağlanabilmektedir (Keser, 2005:61). b) Web Tarayıcıları Web tarayıcı yazılımı ilk 1993 yılında Illionis üniversitesinde kullanıcıların ağ sunucuları üzerinde bulunan HTML dosyalara veya sayfalara web istemcisi tarafında ulaşılabilmesi amacıyla geliştirilmiştir (Russel ve Crawford, 1997; Beynon-Davies, 2004; Hoffer ve diğerleri, 2005). Web; yazı, resim, ses, film, animasyon gibi pek çok farklı yapıdaki verilere etkileşimli bir şekilde ulaşılmasını sağlayan bir hipermetin sistemidir. Hipermetin, bir dokümandan başka bir dokümanın çağırılmasına olanak sağlar. Bu ortamdaki her nesne, başka bir nesneyi çağırabilir. Web ortamında bağlantı, aynı doküman içinde başka bir yer olabildiği gibi, fiziksel olarak başka bir yerde de olabilir. Bütün bu farklı yapıdaki veriler uygun bir standart ile bir arada kullanılıp bir web tarayısında görüntülenebilir (Sarısakal ve diğerleri, 2002:7). Web’e ulaşmak için bir web tarayıcısına gereksinim vardır. Günümüzde en yaygın kullanılan web tarayıcıları, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Netscape Navigator, MSN Explorer, Opera ve Apple Safari’dir. Bazı tarayıcılar (Netscape Navigator ve Opera gibi) ilk zamanlar parayla satılmasına karşın günümüzde kullanılan tarayacıların hemen hemen hepsi ücretsiz olarak dağıtılmaktadır. Web tarayıcıları ile internet üzerinden ulaşılan web sunucularındaki hipermetin ve hipermedya içeren dosyaları web sunucusunda ya da istemcisinde çalıştırmak veya web istemcisine taşımak mümkündür (Rowley, 2002:31). Özet olarak, bir web tarayıcısı çok sayıda dosyayı yorumlama ve açma yeteneğine sahiptir, hatta internete bağlantının olmadığı durumlarda bile kullanılabilmektedir. Ayrıca, web tarayıcıları farklı işletim sistemlerinde çalışmış olsalar dahi ortak bir iletişim standardı ile bilgisayarlar arası veri akışını ve iletişimi sağlamaktadırlar. c) Kişisel İletişim Yazılımları Kişisel iletişim yazılımları, internet üzerinde bireyler arası gerçek zamanlı (realtime) iletişimi sağlayan ve bunun için internete ait bir iletişim protokolünü kullanan internet uygulamasıdır. IRC (Internet relay chat) olarak da bilinen kişisel iletişim yazılımları, internet üzerinde eş zamanlı iletişimi sağlayan ve en çok kullanılan haberleşme ve iletişim yazılımlarından biridir (Rowley, 2002:35). IRC, 1988 yılında, Finlandiya’da Jarkko Oikarinen tarafından geliştirilmiştir. IRC, temelde bir istemci ve sunucu ağından oluşmaktadır. IRC, sunucusuna bağlanan kişiler her türlü iletişimi bu ağ üzerinden gerçekleştirirler. Günümüzde, Microsoft Live Messenger, Google Talk, Yahoo Messenger IRC’nin en gelişmiş sohbet yazılımlarıdır. Kişisel iletişim yazılımları, büro ortamında son yıllarda oldukça sık kullanılan haberleşme ve iletişim yazılımlarıdır. 108 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ç) Grup İletişim Yazılımları Grup yazılımı (grupware) farklı yerleşim bölgelerinde çalışan insanların e-posta ve çevrimiçi toplantı yaparak beraber çalışmalarını sağlayan yazılımlardır(Evans ve diğerleri, 132). Günümüzde bu tür yazılımlar haberleşme için oldukça popüler olmaya başlamışlardır. Örneğin dosya paylaşım programları (FTP, Usenet) grup yazılımları ailesinin üyeleridir. Grup iletişiminde kullanılan kullanılan e-posta grupları, elektronik posta mesajlarının oluşturulan bir gruba kayıtlı üyelere otomatik olarak gönderilmesini sağlayan bir internet uygulamasıdır (Gülez, 1996:57). Bu uygulamada, elektronik posta oluşturulan gruba ait eposta sunucusuna gönderilir, sunucu ilgili gruba kayıtlı üyelerin e-posta adreslerine gelen mesajı otomatik olarak gönderir. E-posta grupları, başlık ve konuya göre farklı bir sınıflandırmaya tabi tutulur. Böylelikle, ilgili konuya veya başlığa ilgi duyan kişiler e-posta sunucusuna bir mesaj göndererek ilgili gruba üye olurlar ve bundan sonra gönderdikleri epostalar tüm grup üyelerine otomatik gönderilir. Ayrıca, e-posta gruplarına üye olan kişiler istedikleri zaman üye oldukları e-posta sunucusuna bir e-posta göndererek gruptan ayrılabilmektedirler. Bürolarda, e-posta grupları işletmenin müşterilerini bilgilendirme ve müşterilerle iletişim gibi konularda tercih ettikleri bir internet uygulamasıdır. Internete bağlı bilgisayarlar arasında işletim sistemi ve platformdan bağımsız olarak dosyaların transferi FTP yazılımları ile gerçekleştirilir (Russel ve Crawford, 1997; Rowley, 2002). Geçmişte, FTP protokolü görsel bir arayüze sahip olmadığı için yaygın kullanılmamaktaydı. Ancak, günümüzde birçok FTP yazılımı geliştirilmiş ve bu protokol ile grup iletişiminde veri transferi daha kolay yapılır hale gelmiştir. d) Görüntülü ve Sesli İletişim Yazılımları Uzun mesafeli iletişim için işletmeler genelde bilgisayar temelli telefon veya video konferans gibi çok fonksiyonlu görüntülü ve sesli iletişim yazılımlarını kullanmaktadır. Telefon yazılımları, internet, hoparlör ve mikrofon ile birlikte bilgisayarınızı ileri teknoloji telefona ve cevaplama hizmetine dönüştürmektedir. Bilgisayar temelli telefon yazılımları, karşılıklı iki kişinin sesli iletişimini sağlamaktadır. Bu tür yazılımlar bilgisayar donanımında bazı özelliklere gereksinim duyar. Modem, bilgisayar temelli telefon yazılımlarında iletişim için gerekli bir donanım parçasıdır. Günümüzde bilgisayar temelli telefon yazılımları internet teknolojisini de kullanmaktadırlar. Böylelikle sesli iletişimde internet bağlantısına ihtiyaç duyulmaktadır. Hatta internet üzerinden sesli iletişimin yapıldığı telefon yazılımları ile mobil telefonlara, ev ve iş telefonlarına bağlantı yapılabildiğinden farklı sesli iletişim aygıtlarına bağlantı yapılabilmektedir (Evans ve diğerleri, 2005:133). Video konferans yazılımları, insanların birlikte çalışması ve iletişim kurması için geliştirilmiş ve bilgisayar ağları üzerinden ses ve görüntünün iletimini sağlayan yazılımıdır (Evans ve diğerleri, 2005:133; Daş, 2002:109). İki kişinin karşılıklı iletişiminin (point to point) yanı sıra bir grup (multipoint) insan arasında da iletişim sağlamaktadır (Alkan ve diğerleri, 2001:140). Video konferans sistemleri oldukça komplike olabildikleri gibi bilgisayarın kamera, mikrofon ve hoparlör ile geliştirilmesi kadar da sade olabilmektedir. Video konferans sistemleri ile görüntülü ve sesli iletişim ISDN hatları ile IP üzerinden yapılmaktadır (Çakır ve diğerleri, 2006:103). Video konferans teknolojilerindeki gelişmeler büro ortamında kişisel ve grup iletişimini daha etkin ve verimli hale getirmiştir. 109 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Görüntülü ve sesli iletişim yazılımları, son yıllarda büro ortamında çeşitli iletişim etkinliklerinde kullanılmaktadır. Yeni teknolojik gelişmelere parelel olarak günden güne daha da önem kazanan ve işletmelerde iletişimin önemli bir aracı olan video konferans yazılımları Büro çalışanları arasında iletişim artık MSN Live Messenger, SkyPe, Goolge Talk, Camfrog Video Chat, Voice Chat gibi görüntülü ve sesli iletişim yazılımları ile gerçekleştirilmektedir. 2. YÖNETİCİ SEKRETERLERİN BİLGİSAYAR TEMELLİ UYGULAMA YAZILIMLARINI KULLANMA DÜZEYLERİNİ VE BEKLENTİLERİNİ BELİRLEMEYE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA 2.1. Araştırmanın Amacı ve Önemi Bu araştırmada, yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeylerini ve beklentilerini belirlemek amaçlanmaktadır. Araştırmanın temel problem cümlesi; “Yönetici Sekreterlerin Bilgisayar Temelli Uygulama Yazılımlarını Kullanma Düzeyleri ve Beklentileri Nedir?” olarak belirlenmiştir Araştırmanın bir diğer amacı da, Ankara ili Ostim Organize Sanayi Bölgesi resmi web sitesine kayıtlı ve hizmet sektöründe faaliyet gösteren işletmelerde büro ortamında çalışan yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımları ile ilgili düzeylerini ve beklentilerini ortaya koyarak bilgi çağının gerektirdiği bireysel gelişimlerine yardımcı olmaktır. Araştırma sonuçları, yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımları kullanım düzeylerini ve beklentilerini ortaya koymak yanında Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi alanında büro otomasyonu ile ilgili çalışmalara farklı bir boyut kazandırmak açısından da önemlidir. 2.2. Araştırmanın Hipotezleri Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeylerinin ve beklentilerinin belirlenmesi amacıyla aşağıdaki hipotezler oluşturulmuştur. H01: Yönetici sekreterlerin bilgisayar kullanma süreleri, bilgisayar temelli uygulama yazılımları ile ilgili eğitim ihtiyacına göre anlamlı bir farklılık göstermez. H02: Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımı ile ilgili eğitim alıp almaması, bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının kurulumu ve kaldırılması ile ilgili teknik bilgiye ihtiyaç duyup duymamasına göre anlamlı bir farklılık göstermez. H03: Yönetici sekreterlerin görevi esnasında kullandığı bilgisayarda internet bağlantısının olup olmaması, bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının kullanımı ile ilgili yabancı dil eğitimi ihtiyacının olup olmamasına göre anlamlı bir farklılık göstermez. H04: Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımları kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri cinsiyete göre anlamlı bir farklılık göstermez. 110 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara H05: Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımları kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri eğitim durumuna göre anlamlı bir farklılık göstermez. H06: Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımı kullanma düzeyine ilişkin görüşlerini içeren bilgisayar temelli uygulama yazılımı grupları arasında anlamlı bir farklılık yoktur. 2.3. Araştırmanın Yöntemi Ankara ili Ostim Organize Sanayi Bölgesinde hizmet sektöründe faaliyette bulunan işletmelerdeki yönetici sekretelerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeylerini ve beklentilerini saptamak için anket yöntemine dayalı bir araştırma yapılmıştır. Araştırma, betimleyici bir araştırma olup, gerçeğin ne olduğunu bulmak ve var olan mevcut duruma anlam verilmesine yönelik tanımlayıcı bir özelliğe sahiptir (Ural ve Kılıç, 2005:18). Bu bağlamda, Ankara ili Ostim Organize Sanayi Bölgesi resmi web sitesine kayıtlı hizmet sektöründe faaliyet gösteren ve internet kullanan 248 işletmeden basit tesadüfi örnekleme ile belirlenen 150 işletmede çalışan yönetici sekretere anket yapılmıştır. Anket, araştırmanın amacına uygun olarak yazarlar tarafından geliştirilmiş ve ön uygulama ile anketin güvenirliği (Cronbach Alpha değeri) 0.8871 olarak hesaplanmıştır. Anket uygulaması ile elde edilen veriler frekans(f), yüzde(%) ve aritmetik ortalama( ) ile betimlenip yorumlanmıştır. Ayrıca, gruplar arasındaki istatistiki analizlerde bağımsız örneklemler için t-testi ile f-testinden yararlanılmıştır. Elde edilen veriler bilgisayar ortamında SPSS 10.0 paket programı kullanılarak çözümlenmiştir. 2.4. Araştırmanın Evreni ve Örneklemi Araştırmanın evrenini, Ankara ili Ostim Organize Sanayi Bölgesi resmi web sitesine kayıtlı, hizmet sektöründe faaliyet gösteren ve internet kullanan 248 (N) işletmedeki yönetici sekreterler oluşturmaktadır. Araştırmanın örneklemi ise, araştırma evreni içerisinden basit tesadüfi örnekleme yöntemiyle seçilmiş 150 (n) yönetici sekreterden oluşturulmuştur. Araştırmanın örneklem oranı (n/N) 150/248=0.60 olup; evrendeki her bir birimin seçilme olasılığı %60’dır. Araştırma örneklemini oluşturan 150 işletmede çalışan yönetici sekreterlere anket dağıtılmış, çeşitli nedenlerden dolayı ancak 133 işletmede çalışan toplam 133 yönetici sekreter anket formunu doldurmuştur. Araştırmada yönetici sekreterler tarafından doldurulan anketlerin tamamı değerlendirme kapsamına alınmıştır. 111 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 2.5. Araştırmanın Sınırlılıkları Araştırmada amaca ulaşabilmek için araştırma evreni Ankara İli Ostim Organize Sanayi Bölgesi resmi web sitesinde kayıtlı, hizmet sektöründe faaliyet gösteren ve internet kullanan işletmelerle sınırlandırılmıştır. Bunun yanında, araştırma bu işletmelerde çalışan yönetici sekreterlerin anket maddelerine verdikleri yanıtlar ile sınırlıdır. 2.6. Araştırmanın Bulguları Araştırma bulguları; sosyo-demografik özelliklere ilişkin bulgular, bilgisayar temelli uygulama yazılımı kullanma düzeyine ilişkin bulgular ve bilgisayar temelli uygulama yazılımı kullanımı ile ilgili beklentilerine ilişkin bulgular olarak sınıflandıralarak açıklanmıştır. a) Sosyo-Demografik Özelliklere İlişkin Bulgular: Araştırmaya katılan, sağlık sektöründe faaliyet gösteren işletmelerdeki büro çalışanlarının sosyo-demografik özellikleri Tablo 1’de verilmiştir. Tablo 1. Katılımcıların Sosyo-Demografik Özellikleri Sayı Cinsiyet Bayan Bay Toplam Yaş 18 ve altı 19-35 36-60 61 ve üstü Toplam Eğitim Düzeyi İlköğretim Lise Meslek Lisesi ÖnLisans Lisans YüksekLisans/Doktora Toplam Toplam Hizmet Süresi 1-5 Yıl 6-10 Yıl 11-15 Yıl 16 Yıl ve üzeri Toplam Şu Anki Görevindeki Hizmet Süresi 1-5 Yıl 6-10 Yıl 11-15 Yıl 16 Yıl ve üzeri Toplam 112 % 77 57.9 56 42.1 133 100.0 3 2.2 117 88.0 13 9.8 133 100.0 43 32.3 17 12.8 29 21.8 40 30.1 4 3.0 133 100.0 83 62.4 22 16.5 13 9.8 15 11.3 133 100.0 110 82.7 16 12.0 4 3.0 3 2.3 133 100.0 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Araştırmaya katılan yönetici sekreterlerin %57.9’u bayan, %42.1’i ise bay yönetici sekreterlerden oluşmaktadır. Yaş açısından dağılım incelendiğinde; 19-35 yaş grubunda yer alan yönetici sekreterler (%88) diğer yaş gruplarına göre oldukça fazladır. Eğitim düzeyine göre dağılıma bakıldığında; katılımcıların %45.1’ini lise (lise + meslek lisesi), %21.8’ini önlisans, %30.1’ini lisans ve çok düşük bir oranda (%3) yükseklisans ve doktora öğrenimine sahip olduğu görülmektedir. Eğitim düzeyi ile ilgili önemli bir başka bulgu da araştırma örnekleminde ilköğretim mezunu yönetici sekreterin olmamasıdır. Toplam hizmet süresi ve şu anki görevindeki hizmet sürelerine bakıldığında 1-5 yıl arası deneyime sahip olan ve yeni işe başlayan katılımcıların diğerlerine göre oldukça fazla olduğu görülmektedir. b) Bilgisayar Temelli Uygulama Yazılımı Kullanma Düzeyine İlişkin Bulgular: Tablo 2: Yönetici Sekreterlerin Bilgisayar Kullanım Süreleri ile BILTUY ile İlgili Eğitime İhtiyaç Duyma Durumuna İlişkin Dağılım BILTUY ile ilgili eğitime ihtiyaç duyma durumu Bilgisayar Kullanım Süresi 1-5 Yıl 6-10 Yıl 11-15 Yıl 16 Yıl ve üzeri Toplam Sayı % Sayı % Sayı % Sayı % Sayı % Toplam Evet Hayır 31 19 50 62.0 38.0 100.0 25 26 51 49.0 51.0 100.0 7 16 23 30.4 69.6 100.0 2 7 9 22.2 77.8 100.0 65 68 135 48.9 51.1 100.0 X2 = 9,139; p = 0.05 Araştırmaya katılan yönetici sekreterlerin bilgisayar kullanım süreleri ile BILTUY ile ilgili eğitime ihtiyaç duyma durumuna ilişkin dağılım incelendiğinde; yönetici sekreterlerin bilgisayar kullanım süreleri ile BILTUY ile ilgili eğitime ihtiyaç duyma durumları arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişkinin olmadığı görülür (p = 0.05). Bu durumda H01 nolu hipotez Kabul edilmiştir. 113 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 3: Yönetici Sekreterlerin Görevi Esnasında Kullandıkları Bilgisayarın İşletim Sistemi Görevi esnasında kullandıkları bilgisayarın işletim sistemi Unix Lunix Pardus Ms-Dos Windows Diğer (IBM, Macintosh vd.) Toplam Sayı 1 3 129 133 % 0.7 2.3 97.0 100.0 Yönetici sekreterlerin görevi esnasında kullandıkları bilgisayarın işletim sistemine ilişkin dağılıma bakıldığında; Windows işletim sisteminin (%97) diğer işletim sistemlerine oranla daha fazla kullandığı görülür. Bu betimsel bulguya göre; araştırmaya katılan yönetici sekreterlerin yaklaşık tamamının Windows işletim sistemini kullandığı söylenebilir. Tablo 4: Yönetici Sekreterlerin BILTUY İle İlgili Eğitim Alıp Almama Durumu ile BILTUY ile İlgili Teknik Bilgiye İhtiyaç Duyma Durumuna İlişkin Dağılım BILTUY İle İlgili Eğitim Alıp Almama Durumu BILTUY ile İlgili Eğitime İhtiyaç Duyma Durumu Evet Sayı % Hayır Toplam Sayı % Sayı % Toplam Evet Hayır 34 20 54 63.0 37.0 100.0 28 51 79 35.4 64.6 100.0 62 71 133 46.6 53.4 100.0 X2 = 9,762; p = 0.05 Araştırma örneklemini oluşturan yönetici sekreterlerin BILTUY ile ilgili eğitim alıp almama durumu ile BILTUY ile ilgili teknik bilgiye ihtiyaç duyma durumuna ilişkin dağılım incelendiğinde; yönetici sekreterlerin BILTUY ile ilgili eğitim alıp almama durumu ile BILTUY ile ilgili teknik bilgiye ihtiyaç duyma durumları arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişkinin olmadığı görülmektedir(p = 0.05). Bu durumda H02 nolu hipotez Kabul edilmiştir. 114 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 5: Yönetici Sekreterlerin Görevi Esnasında Kullandığı Bilgisayarda Internet Bağlantısı Olup Olmama Durumu ile BILTUY İle İlgili Yabancı Dil Eğitimine İhtiyaç Duyma Durumuna İlişkin Dağılım BILTUY İle İlgili Eğitim Alıp Almama Durumu BILTUY ile İlgili Yabancı Dile İhtiyaç Duyma Durumu Evet Sayı % Hayır Toplam Sayı % Sayı % X2 Toplam Evet Hayır 81 46 127 63.8 36.2 100.0 3 3 6 35.4 64.6 100.0 84 49 133 63.2 36.8 100.0 = 0,468; p = 0.05 Yönetici sekreterlerin görevi esnasında kullandığı bilgisayarda internet bağlantısı olup olmama durumu ile BILTUY ile ilgili yabancı dil eğitimine ihtiyaç duyma durumuna ilişkin dağılım incelendiğinde; yönetici sekreterlerin görevi esnasında kullandığı bilgisayarda internet bağlantısı olup olmama durumu ile BILTUY ile ilgili yabancı dil eğitimine ihtiyaç duyma durumları arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişkinin olduğu görülür (p = 0.05). Bu durumda H03 nolu hipotez Red edilmiştir. Tablo 6: Yönetici Sekreterlerin BILTUY Kullanma Düzeylerine İlişkin Görüşlerinin Cinsiyete Göre Karşılaştırılması Cinsiyet N Bayan 77 Bay 56 t = 1.74; p = 0.05 Ort. ( ) 61.181 66.946 s.s. 17.74 19.21 s.d. t p 131 1.74 0.076 Yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri cinsiyete göre karşılaştırıldığında (Tablo-6’daki sonuçlara göre); yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri cinsiyete göre istatistiksel olarak anlamlı (önemli) bir farklılık göstermemektedir (t=1.74, p>0.05). Bu durumda H04 nolu hipotez Kabul edilmiştir. Bir başka önemli bulgu ise, erkek katılımcıların BILTUY kullanma düzeylerinin ( =66,949) bayan katılımcıların BILTUY kullanma düzeyine ( =61.181) göre daha yüksek olduğudur. 115 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 7.1: Yönetici Sekreterlerin Eğitim Düzeyi Gruplarına İlişkin İstatistikler Eğitim Düzeyi Lise Meslek Lisesi Önlisans Lisans Y.Lisans/Doktora Toplam N 43 17 29 40 4 133 Ort. ( ) 59.5581 59.1765 65.7586 67.3500 73.0000 63.6090 s.s. 18.9916 22.6391 13.6478 19.2907 6.9761 18.5271 Tablo 7.2: Bağımsız Örneklemler İçin Tek-Faktörlü Varyans Analizi Tablosu Eğitim Düzeyi Gruplararası Grupiçi Toplam F = 1.544; p = 0.05 N 4 129 133 Kareler Kareler Toplamı Ortalaması 2086.184 521.546 43223.486 337.683 45309.669 F p 1.544 0.193 Yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri eğitim düzeyine göre karşılaştırıldığında (Tablo 7.2)’deki sonuçlara göre); H05 nolu hipotez Kabul edilmiştir. Buna göre, farklı eğitim düzeylerine sahip yönetici sekreterler arasında BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri açısından anlamlı bir farklılık görülmemektedir. Diğer bir ifadeyle, yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri, eğitim düzeylerine göre 0.05 anlamlılık düzeyinde önemli bir farklılık göstermemektedir. (F=1.544, p > 0.05) Tablo 8.1: Bilgisayar Temelli Uygulama Yazılımı Gruplarına İlişkin İstatistikler BILTUY Grupları 1. Verimlilik Yazılımları 2. Finansal ve Ticari Yazılımlar 3. Grafik ve Çoklu Ortam Yazılımları 4. Eğitim ve Başvuru Yazılımları 5. Eğlence ve Oyun Yazılımları 6. Haberleşme ve İletişim Yazılımları 116 N 133 133 133 133 133 133 Ort. ( ) 16.1128 7.7744 15.4361 4.0226 4.3985 15.8647 s.s. 4.8158 3.6026 7.8242 2.2679 2.1068 5.1519 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 8.2: Bağımsız Örneklemler İçin Tek-Faktörlü Varyans Analizi Tablosu Varyans Kaynağı 1. Verimlilik Gruplararası Yazılımları Grupiçi Toplam 2. Finansal ve Ticari Gruplararası Yazılımlar Grupiçi Toplam 3. Grafik ve Çoklu Gruplararası Ortam Yazılımları Grupiçi Toplam 4. Eğitim ve Başvuru Gruplararası Yazılımları Grupiçi Toplam 5. Eğlence ve Oyun Gruplararası Yazılımları Grupiçi Toplam 6. Haberleşme ve Gruplararası İletişim Yazılımları Grupiçi Toplam BILTUY Grupları N 56 77 133 56 77 133 56 77 133 56 77 133 56 77 133 56 77 133 Kareler Kareler Toplamı Ortalaması 2384.551 43.355 676.757 8.789 F p 4.933 0.000 908.094 805.139 16.511 10.456 1.579 0.032 6507.311 1573.396 118.315 20.434 5.790 0.000 433.231 245.701 7.877 3.191 2.469 0.000 361.584 224.295 6.574 2.913 2.257 0.000 2694.927 809.267 48.987 10.510 4.661 0.000 Yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri içeren BILTUY grup ortalamaları karşılaştırıldığında (Tablo 8.2’deki sonuçlara göre); H06 nolu hipotez Red edilmiştir. Diğer bir ifadeyle, yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin görüşlerini içeren BILTUY grupları puanları 0.05 anlamlılık düzeyinde önemli bir farklılık göstermektedir. 1) F=4.933, p < 0.05 2) F=1.579, p < 0.05 3) F=5.790, p < 0.05 4) F=2.469, p < 0.05 5) F=2.257, p < 0.05 6) F=4.661, p < 0.05 Tablo 9: Yönetici Sekreterlerin BILTUY ile ilgili Uzaktan Eğitim Programına Katılıp Katılmama Durumuna İlişkin Dağılım BILTUY İle İlgili Uzaktan Eğitim Programına Katılıp Katılmama Durumu Evet Hayır Toplam 117 Sayı 17 116 133 % 12.8 87.2 100.0 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Yönetici sekreterlerin BILTUY ile ilgili daha önce herhangi bir uzaktan eğitim programına katılıp katılmadığına ilişkin dağılıma bakıldığında; yönetici sekreterlerin çoğunun (%87) daha önce BILTUY ile ilgili herhangi bir uzaktan eğitim programına katılmadığı görülmektedir. Tablo 10: Yönetici Sekreterlerin Diğer Büro Çalışanlarına Göre BILTUY Kullanma Düzeyine İlişkin Görüşlerinin Dağılımı Yönetici Sekreterlerin Diğer Büro Çalışanlarına Göre BILTUY Kullanma Düzeyleri Çok Kötü Kötü Orta İyi Çok İyi Toplam Sayı 5 9 43 51 25 133 % 3.8 6.8 32.3 38.3 18.8 100.0 Yönetici sekreterlerin büro ortamındaki diğer çalışanlara göre BILTUY kullanma düzeyine ilişkin görüşlerinin dağılımı incelendiğinde; yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeyinin diğer büro çalışanlarına göre iyi düzeyde olduğu görülmektedir. Buna göre, yönetici sekreterlerin büro ortamında bilgisayar temelli uygulama yazılımları kullanma konusunda diğer büro çalışanlarına göre daha iyi düzeyde oldukları söylenebilir. c) Yönetici Sekreterlerin Bilgisayar Temelli Uygulama Yazılımı Kullanımı İle İlgili Beklentilerine İlişkin Bulgular Araştırmada veri toplama aracı olarak kullanılan ankette yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımı kullanımı ile ilgili beklentilerini belirlemek amacıyla eğitim, uzaktan eğitim, teknik bilgi ve yabancı dil ihtiyacına ilişkin sorulara ilaveten bu konulardaki yöneticilerden beklentileri açık uçlu soru şeklinde sorulmuştur. Bilgisayar temelli uygulama yazılımları ile ilgili eğitim konusunda yöneticilerinden beklentileri ile ilgili açık uçlu soruyu yanıtlayan katılımcıların çoğu verimlilik yazılımları (%60) ve haberleşme ve iletişim yazılımları (%20) ile ilgili eğitime ihtiyaç duyduklarını ve bu yazılımlar ile ilgili bir eğitim kursuna katılmak istediklerini belirtmişlerdir. Uzaktan eğitim konusunda yöneticilerinden beklentileri ile ilgili açık uçlu soruyu yanıtlayan katılımcıların da verimlilik yazılımları (%50) ve haberleşme ve iletişim yazılımları (%15) ile ilgili uzaktan eğitime ihtiyaç duyduklarını ve bu yazılımlar ile ilgili bir uzaktan eğitim almak istediklerini belirtmişlerdir. Bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının kurulumu, kaldırılması ve teknik problemlerin giderilmesine ilişkin teknik bilgi ihtiyacı ile ilgili yöneticilerinden beklentileri sorulduğunda katılımcıların tamamı bu konuda bir beklentilerinin olmadığını bu konunun büro ortamında çok önemli bir ihtiyaç olmadığını ve teknik bilgi ihtiyacının dış kaynaklardan (teknik danışmanlık yapan bilgisayar firması tarafından) sağlandığını belirtmişlerdir. 118 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının kullanımı sırasında ihtiyaç duydukları yabancı dil bilgisi ve öğrenmek istedikleri dil sorulduğunda katılımcıların çoğu (%85) yabancı dil konusunda eğitime ihtiyaç duyduklarını ve bunun bir zorunluluk olduğunu belirtmişlerdir. Yönetici sekreterler, eğitim almak istedikleri yabancı dilleri sırasıyla İngilizce (%57), Almanca (%7), Fransızca (%5), Rusça (%3), İtalyanca (%1) ve Diğer (İspanyolca, Japonca, Çince, Arapça ve İskandinav dilleri: %27) olarak belirtmişlerdir. SONUÇ VE ÖNERİLER Bilgisayar, bilgi çağında büro ortamında yöneticilerin ve diğer çalışanların gereksinim duyduğu büro araçları arasında yer almaktadır. Bilgisayar temelli uygulama yazılımları, büro otomasyonunun temel bileşenlerinden biri olarak büro çalışanlarının çeşitli büro etkinliklerinde ihtiyaç duydukları bilgisayar ortamındaki uygulama yazılımlarıdır. Büro çalışanlarının bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeyleri ise, günümüz büro ortamında büro işlerinin hızlı, kolay ve zamanında yerine getirilmesi açısından oldukça önemlidir. Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeylerini ve beklentilerini belirlemek üzere yapılan bu çalışmada şu sonuçlara ulaşılmıştır: - Yönetici sekreterler toplam hizmet süreleri açısından değerlendirildiğinde çoğunun (%79) 1-10 yıl arasında çalıştıkları sonucuna varılmıştır. - Yönetici sekreterlerin şu anki görevindeki hizmet süreleri açısından değerlendirildiğinde 10 yıldan fazla çalışan yönetici sekreteri yok denecek kadar az sayıdadır. - Yönetici sekretelerin eğitim düzeyi, lise ve önlisans seviyesindedir. Araştırma örneklemine giren yönetici sekreteler içerisinde ilköğretim mezunu yoktur. Lisansüstü eğitim gören yönetici sekreter sayısı da çok azdır. - Araştırmaya katılan yönetici sekreterlerin çoğu (%88) 19-35 yaş aralığındadır. Diğer yaş gruplarında olan katılımcı sayısı (13/133) oldukça azdır. - Yönetici sekreterlerin bilgisayar kullanım süresi, 1-5 yıl (%37) ile 6-10 yıl (%38) arasında görülmektedir. Bu sonuca göre, araştırma örneklemini oluşturan yönetici sekreterlerin çoğu 1-10 yıllık bilgisayar kullanım tecrübesine sahiptir. Yönetici sekreterlerin kullandıkları bilgisayarların yaklaşık tamamı işletim sistemi olarak Windows işletim sistemine sahiptir. Buna göre, yönetici sekreterlerin kullandıkları bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının Windows işletim sistemine uyumlu olduğu veya bu işletim sistemi üzerinde çalıştığı sonucuna varılmıştır. - 119 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara - Bilgisayar temelli uygulama yazılımları konusunda eğitim alan (%40) yönetici sekreterlerin oranı almayanalara (%60) göre daha azdır. - Yönetici sekreterler bilgisayar temelli uygulama yazılımların kullanımı, kurulumu ve kaldırılması ile ilgili yabancı dil bilgisine ihtiyaç duymaktadırlar veya yabancı dil bilmenin gerekliliğine inanmaktadırlar. - Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeyleri, cinsiyetlerine göre önemli bir farklılık göstermemektedir. - Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeyleri eğitim düzeyine göre önemli bir farklılık göstermemektedir. Bu sonuç, araştırma örneklemini oluşturan yönetici sekreterlerin genelde lise ve önlisans düzeyinde eğitime sahip olmalarına karşın bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma açısından lisans ve lisansüstü mezunu yönetici sekreterlerle aynı düzeyde olduklarını göstermektedir. - Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımı bileşenlerinden (gruplarından) verimlilik yazılımları, haberleşme ve iletişim yazılımları ve çoklu ortam yazılımları kullanım düzeylerinin diğer bileşenleri kullanma düzeylerine göre daha yüksek olduğu sonucuna varılmıştır. - Yönetici sekreterlerin çoğu daha önce bilgisayar temelli uygulama yazılımları ile ilgili uzaktan eğitim programına katılmamıştır (%87). Bu sonuç, yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımları ile ilgili aldıkları eğitimin geleneksel sınıf ortamında öğrenme ile sınırlı olduğunu göstermektedir. - Bilgisayar temelli uygulama yazılımları kullanımı açısından yönetici sekreterler diğer büro çalışanlarına göre daha iyi düzeydedirler. Günümüz büro ortamında büro işlerinde bilgisayarın yoğun kullanıldığı düşünüldüğünde yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanım düzeyinin diğer büro çalışanlarına göre olumlu yönde farklılık göstermesi arzu edilen bir sonuçtur. Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanımı ile ilgili beklentileri de dikkate alınarak işletme yöneticilerine ve yönetici sekreterlere yönelik öneriler şu şekilde sıralanmıştır: - Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanım, kurulum ve kaldırma konusunda yabancı dil eğitimine gereksinim duymaktadırlar. Bu konuda, işletme yöneticilerinin yönetici sekreterlerine yabancı dil eğitimi konusunda destek olmaları gerekmektedir. Yabancı dil eğitiminde yönetici sekreterlerin ihtiyaç duydukları yabancı dil bilgisi göz önünde bulundurulmalıdır. 120 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara - Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımı kullanım düzeyi diğer büro çalışanlarına göre daha yüksektir. Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımları ile ilgili uzaktan eğitim sitelerinden özellikle finansal ve ticari yazılımlar konusunda e-öğrenme içerikli uzaktan eğitim ortamlarından yararlanarak bu tür yazılımları kullanma düzeylerini artırabilirler. - Yönetici sekreterler, eğlence ve oyun yazılımlarına ilgi göstermemektedirler. Aynı zamanda, grafik ve çoklu ortam yazılımları kullanım düzeyi olarak da diğer bilgisayar temelli uygulama yazılımı gruplarına göre düşüktür. Günümüz büro ortamında çeşitli belge, form ve metin tasarımında grafik ve çoklu ortam yazılımları kullanılmaktadır. Yönetici sekreterlerin bu tür yazılımlara gereken ilgiyi göstermeleri gerekmektedir. - Son olarak yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının kurulumu ve kaldırılması ile ilgili teknik desteği dış kaynaklardan sağlamak yerine bu konudaki eksiklerini kapatmaya yönelik yüzyüze veya uzaktan eğitim programlarına katılmaları önerilmektedir. KAYNAKÇA ACAR, Sami (2006). Bilgi Teknolojisindeki Gelişmelerin Ofis Sistemleri Üzerindeki Etkisi ve Ofislerde Görsel Otomasyon, Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Dergisi, Yıl:2006, Sayı:1, Ankara. AKPINAR, Yavuz (1999). Bilgisayar Destekli Öğretim ve Uygulamalar, Anı Yayıncılık, Ankara ALKAN, M.; Ö. GENÇ ve H. TEKEDERE (2001). Uzaktan Eğitimde Çoklu Ortam Teknolojilerinin Kullanımı, Bilişim Teknolojileri Işığında Eğitim Konferansı, 3-5 Mayıs 2001. ARICI, Nursal, Elif DALKILIÇ (2006). Animasyonların Bilgisayar Destekli Öğretime Katkısı: Bir Uygulama Örneği, Gazi Üniversitesi Kastamonu Eğitim Dergisi, Cilt: 14, No: 2 ARICI, Nursal, Mustafa YEKTA (2005), Mesleki ve Teknik Eğitimde Çoklu Ortam Araçları Kullanılmış Web Tabanlı Öğretimin Öğrenci Başarısına Etkisi, Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Dergisi, Sayı: 1 BAYRAKTAR, Erkan ve Fatih KALELİ (2007). Sanal Gerçeklik ve Uygulama Alanları, Akademik Bilişim 2007, Dumlupınar Üniversitesi, 31 Ocak-2 Şubat, Kütahya BENGSHİR, Türksel Kaya (1996). Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim, TODAİE Yayın No: 274, Ankara 121 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara BENGSHİR, Türksel Kaya (2000). Devlet-Vatandaş İletişiminde E-posta, inet-tr 2000 Türkiye’de İnternet Konferansı. BEYNON-DAVIES, Paul (2004). E-Business, Houndmills, Basingstoke, Palgrave Publishing, Newyork, USA. BURTON, Sharon; Nelda SHELTON ve Lucy Mae JENNINGS (1998). Procedures For The Automated Office, Prentice Hall Publishing, New Jersey, USA. ÇAKIR, Hüseyin, M. Ali GÖKSEL (2001). Bilgisayar Bilimleri, 1. Baskı, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara ÇAKIR, Hüseyin; Nursel YALÇIN (2006). Internet ve Intranet’e Dayalı Sanal Dershane Sistemi, Gazi Üniversitesi, Kastamonu Eğitim Dergisi, Cilt: 14, No: 1, Mart ÇİPİL, Mahir (1996). Internet’te Keşif, Bilgisayar Pazarı, Sayı:93, Yıl:8, İstanbul. DAŞ, Resul (2002). Video Konferans Sistemi Tasarımı, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Fırat Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Elazığ. DAVENPORT, David; Emek ERASLAN (2007). Eğitime Destek Olarak Internet, http://www.cs.bilkent.edu.tr/~david/desymposium/VirtuallyThereTur.doc, Web’den Alındığı Tarih: 15.01.2007. ERGÜN, Mustafa (1991). Profesyonel Paketlerin Eğitim Amaçlı Kullanılması, Eğitim Teknolojisi ve Bilgisayar Destekli Eğitim Sempozyumu, Anadolu Üniversitesi, Eskişehir. EVANS, Alan; Kendall MARTIN, Mary ANNE POATSY (2005). Technology in Action, Pearson Prentice Hall Publishing, New Jersey, USA. GHOSH, Prasanta K. (1997). Office Management, Sultan Chand & Sons Publishing, 17th Revised & Updated Edition, New Delhi, India. GÜLEZ, Aycan (1996). Elektronik Mektup Üzerine, Bilgisayar Pazarı, Sayı:90, İstanbul HOFFER, Jerry A; PRESCOTT, Mary B.; MC FADDEN Fred R. (2005). Modern Database Management, 7’th Ed., Pearson Edu. Inc., USA. KESER, Aşkın (2005). Elektronik Postanın Örgütlerde Kullanımı ve Çalışanların Elektronik Posta Kullanımlarına Yönelik Bir Araştırma, “İş, Güç” Endüstri İlişkileri ve İnsan Kaynakları Dergisi, Cilt: 7, Sayı: 1 Ocak ODGERS, Pattie (1997). Administrative Office Management:Strategies for the 21st Century, South Western Publishing, Ohio, USA. QUIBLE, Zane K. (2005). Administrative Office Management, Prentice Hall Publishing, NewJersey, USA. 122 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ROWLEY, Jennifer (2002). E-Business: Principle & Practice, Palgrave Publishing, NewYork, USA. RUSSEL, Charlie ve CRAWFOLD, Sharon (1997). Running Microsoft NT Server 4.0 (Çev. Meltem Özdemir), Microsoft Press, Washington, USA. SARISAKAL, Nusret ve Mithat UYSAL (2002). Web Teknolojilerindeki Hızlı Gelişmelerin ve Web Programlama Araçlarının İncelenmesi, İstanbul Üniversitesi Mühendislik Fakültesi, Elektrik-Elektronik Dergisi, Cilt:1, Sayı: 1 TOSUN, Gülgün; Z. Beril Akıncı VURAL (Ed.), Nilay Başok YURDAKUL, Tolga ÇELİK, Özgür KÖSEOĞLU, Mehmet YAKIN (2006). Bilgi ve İletişim Teknolojileri ve Yansımaları, Nobel Yayın Dağıtım, Yayın No.893, İzmir. UĞUR, Aybars (1996). Üç Boyutlu Çizim ve Animasyon, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Ege Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, İzmir. URAL, Ayhan ve KILIÇ İbrahim (2005). Bilimsel Araştırma Süreci ve SPSS ile Veri Analizi, Detay Yayıncılık, Ankara. WILLIAMS, Eric (1998) Predicting E-mail Effects in Organizations, First Monday Journal, http://www.firstmonday.dk/issues/issue3_9/williams, Web’den Alındığı Tarih: 10 Haziran 2007, Danimarka. YAZICI, Ebru (1997). Microsoft Internet Explorer 4 Step By Step, Catapult Inc., 1997, Washington, USA. 123 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara YÖNETİCİ SEKRETERLERİNİN KAOTİK İLETİŞİM ORTAMINDA HALKLA İLİŞKİLER EYLEMLERİNDEKİ GÖREVLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ Öğr.Gör. Ferah ONAT (Yaşar Üniversitesi) Özet Bugünün kaotik iletişim ortamında yönetici sekreterlerinin nitelikleri farklı iletişim konularıyla başa çıkmak için yeterli değildir. Ancak sekreterlere yöneticileri tarafından hala birçok kurumsal iletişim görevi verilmektedir. Bu çalışmada hangi görevlerin ifa edildiği araştırılmıştır. Araştırma için 19 yönetici sekreteriyle soru formu yardımıyla görüşme yapılmıştır. Anahtar kelimeler: Halkla ilişkiler görevleri, yönetici sekreteri Abstract In today’s chatotic communication environment executive secretaries’ competences are not sufficent to struggle with different communication issues. But they are still given a lot of corporate communication tasks to perfome by their executives. In this study which of these tasks are performed is investigated. For this study 19 executive secretaries are interviewed by the help of a questionaire. Keywords: Public relations tasks, executive secretary GİRİŞ Halkla ilişkiler bir örgütün çevresiyle iletişim içine girmesi, iletişim süreci sonunda çevresindeki hedef gruplarla etkileşim, karşılıklı anlayış, işbirliği oluşturması olarak tanımlanmaktadır (Peltekoğlu, 1998: 2). Halkla ilişkiler kavramı sadece iletişim ve organizasyon işlerini kapsamamakta kurum kimliği, kurum kültürü, kurumsal itibar yönetimi ile ilgili tüm eylemleri de içine almaktadır. Özellikle bilişim teknolojilerinin hayatın her alanına girmesiyle birlikte çok çeşitli yeni iletişim ortamlarının oluşması, halkla ilişkiler olgusunu işletmeler açısından baş edilmesi güç bir hale getirmiştir. Halkla ilişkilerin iletişim ve organizasyonla ilgili eylemlerinde aktif olarak görev alan çalışanlar sadece kurumsal iletişim ya da halkla ilişkiler departmanlarındaki çalışanlar değil aynı zamanda insan kaynakları, pazarlama, satış, satın alma, müşteri ilişkileri, danışma, güvenlik, yönetici sekreterleri olabilmektedir. Ancak halkla ilişkilerle 124 eylemlerin planlanması eylemlerin VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara organizasyonundan, basılı materyallerin hazırlanmasının gerisinde kalabilmektedir. Özellikle küçük ve orta boyutlu işletmelerde halkla ilişkilerden anlaşılan kurumsal iletişim amaçlı basılı materyalleri hazırlamak ve çeşitli organizasyonlar düzenlemek olarak anlaşılmaktadır. Söz konusu eylemleri gerçekleştiren kişilerde bir halkla ilişkiler görevlisinin taşıması gereken nitelikler aranmamaktadır. Günümüzde sadece küçük ve orta boyuttaki işletmelerde değil büyük boyutlu işletmelerde bile halkla ilişkiler departmanları bulunmamaktadır. Halkla ilişkilerle ilgili birçok eylem, yöneticiler tarafından planlanmakta, yönetici sekreterleri tarafından uygulamaya geçirilmektedir. Örgütlerde çalışanlar içinde en çok iletişim becerisi göstermesi gerekenler yönetici sekreterleridir. Yönetici sekreterleri, örgütün iletişimini düzenleyen kişidir. En üst yöneticiden en alt düzey çalışana kadar her düzeyde çalışanlarla iletişim içindedir (Tutar, 2007: 228). Yönetici sekreterlerinin iletişim görevlerindeki başarıları sonucunda kurumsal iletişim ve tanıtımla ilgili görevleri de almalarına neden olmaktadır. Ancak özellikle kurum dışı iletişim eylemlerinin içinde bulunduğu kaotik ortam nedeniyle yönetici sekreterlerinin bu görevleri alacaklarsa daha donanımlı hale gelmeleri gerekmektedir. Birçok yönetici sekreteri yöneticilerinin kendilerine verdiği yetkiler ve görevler doğrultusunda kendisini haklı olarak ‘kısmen halkla ilişkilerden sorumlu’ bir görevli olarak tanımlamaktadır. Bu durumun nedeni halka ilişkiler kavramını ve eylemlerinin neler olduğunun tam olarak kavranmamasından, halkla ilişkiler departmanlarının kurulmamasından ya da halkla ilişkilerle ilgili görevlerin yöneticilerinin güvenini kazanmış yönetici sekreterlerine verilmesinden kaynaklanmaktadır. 1. Kaotik İletişim Ortamında Halkla İlişkiler Kaos kelimesi, en uçtaki karmaşa ve düzensizlik durumunu, kozmosun yaratılmasından önceki yapısızlık ve düzensizlik durumunu ifade etmektedir. Kaos aynı zamanda kosmos yani düzenin ve uyumun ortaya çıkmadan önceki halidir(wordnet.princeton.edu/perl/webwn). Günümüzdeki iletişim ortamının kaotik olarak nitelendirilmesinin nedeni ise, çok sayıda iletişim kanalının olması, iletişim kanallarının sürekli çeşitlenmesi ve bu kanallardaki içeriğin özgürce çok sayıda kişi tarafından değiştirilebilir olmasıdır. Güvenliğin ve düzenin henüz tam olarak sağlanamadığı elektronik ortam, tüm işletme ve iletişim süreçlerinin içine girmiştir. İşletmelerin verimliliği arttırabilmek için gerekli olan kaynakları internet ortamında dağılmış durumdadır. Kaynakları ve kaynakların elindeki bilgiyi bir araya getirirken dinamik ve kaotik çevre web tabanlı bilgisayar sistemlerine odaklanmayı gerektirmiştir. İş ve üretim süreçleriyle ilgili web tabanlı çözümlerin sınırlı olması ancak bunun karşısında müşteri ilişkilerini hızlandıran erişim olanaklarının kontrol edilemez olması iş ortamlarını daha da kaotik hale getirmiştir. İş adamları çalışanlarıyla, uzmanlarıyla, bilgiişlemcileriyle, ortaklarıyla eş zamanlı bağlantı kurarak iş akışını 125 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ve dolayısıyla verimliliği arttırmayı hedeflemektedir (www.rebol.com/changing.html). Elektronik ticaret uygulamalarının kaçınılmaz olduğu günümüzde dünyanın dört bir yanından alıcıyla ve müşteriyle iletişim kurmak durumunda olan işletmelerin hem pazarlama iletişimi hem de halkla ilişkiler eylemlerinin boyutu gün geçtikçe büyümektedir. Büyük olsun küçük olsun tüm işletmeler, iş dünyasında radikal bir değişimi simgeleyen elektronik ticaretin (e-ticaret) ortaya çıkardığı inanılmaz fırsatlarla karşı karşıya kalmışlardır (Onat, 2007: 87). Ancak elektronik ticaretin kullanıldığı ortamda iletişim sorumluluğunu yüklenen görevlilerin nitelikleri arasında yabancı dil bilgisi, e-ticaret uygulamaları bilgilerinin olması gerekmektedir. Yine e-ticaret ortamında çeşitli halkla ilişkiler görevlerini üstlenecek olan kişilerin de hem e-ticaretin risklerini ve e-ticaret dilini bilmeleri, online müşteri hizmetleri ve online kurumsal iletişim kurallarına hakim olmaları kuruluşların başarısı için kaçınılmazdır. Günümüzde elektronik ticaret uygulamaları olmayan kuruluşlar için de geçerli olan bir online iletişim platformu da sosyal medyadır. Web 2.0 adıyla da kullanılan sosyal medya, insanların görüşlerini, deneyimlerini ve perspektiflerini birbiriyle paylaştığı online teknolojileri ve uygulamaları ifade etmektedir. Sosyal medya, metin, ses ve video gibi farklı şekillerde olmaktadır. Gözde olan sosyal medyumlar bloglar, mesaj tahtaları, podcastlar, wikiler ve vloglardır. Bu siteler bloglar, mesaj tahtaları, wikiler ve vloglar gibi kullanıcıların etkileşim kurmasını sağlayacak teknolojileri kullanmaktadır (http://en.wikipedia.org/wiki/Social_media). Söz konusu sosyal medya ortamları kuruluşların itibarlarını etkileyecek içerikte mesajların kontrol edilemez bir şekilde yayınlandığı, kuruluşlar için krizler yaratabilen, halkla ilişkiler uygulamacıları için göz önünde tutulması gereken ortamlar haline gelmiştir (Onat, 2007: 182). Genel anlamda internet üzerinde kullanılan halkla ilişkiler ortamları ise kurumların internet siteleri, bülten panoları, portallar, bloglar, elektronik postalar, anında mesaj, chat grupları, RSS, forumlar, basınla ilişkiler amaçlı basın odaları veya basın merkezleridir. Ancak ülkemizde işletmeler tarafından kullanılan internet araçları web siteleri ve bazı web siteleri içindeki basın odaları, e-postalar, anında mesajdır. Diğer araçların çoğu pazarlama veya kurumsal iletişim amaçlı kullanılmamakta hatta medya takibi kapsamına bile alınmamaktadır. 126 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Yönetici sekreterlerinin bir kısmı elektronik posta, web sitesi gibi araçları yoğun olarak kullanmaktadır. Halkla ilişkilerde etkinlik ve verimlilik planlı hareket etmeyi gerektirmektedir. Etkin bir planlama öncelikle veri toplamayı, elde edilen verileri bilgi haline getirmeyi gerektirmektedir. Hedef gruplar tanınmadan halkla ilişkiler eylemlerini planlamak mümkün değildir. Ayrıca halkla ilişkilerin yeni iletişim teknolojileriyle içinde bulunduğu ortam son derece karmaşık, kontrol edilemez olması nedeniyle halkla ilişkiler eylemleri de kaos ortamında el yordamıyla bir şeylere tutunmaya benzer hale gelmektedir. Halkla ilişkiler reaktif yani düzeltici, sorun çözücü olmaktan çok proaktif yani uzun dönemli planlarla hareket eden, sorun çözmekten çok fırsat kollayan (Göksel, Yurdakul, 2002: 471) planlı eylemleri içerdiği sürece başarılı olacaktır. Bu durum nedeniyle halkla ilişkiler eylemlerinin planlanmasından ve uygulanmasından sorumlu kişilerin daha çok bilgi ve yetenek sahibi kişiler olmaları zorunluluk haline gelmiştir. 2. Halkla İlişkiler Görevleri ve Yönetici Sekreterleri Halkla ilişkiler uygulayıcısının içinde bulunduğu iş tanımlarını on kategoride incelemek mümkündür (Cultip, Center, Broom, 1994:64). 1. Yazma: TV, radyo ve gazeteler için haber bültenlerinin, makalelerin, kurum çalışanları ve dış hedef kitleler için bültenlerin, cevap mektuplarının, yıllık raporların, konuşma metinlerinin, broşürlerin, film ve slayt gösterilerinin yazılarının, ticari yazılar için makalelerin, ürün ve kurumsal reklamların ve teknik destekleyici materyallerin hazırlanması. 2. Medya ilişkileri ve yerleştirme: Haber medyası, dergiler, serbest gazeteciler ile bağlantılar kurmak, medyanın isteklerine göre bilgi temin etmek. 3. Araştırma: Kamuoyu, kamunun eğilimleri, yeni ortaya çıkan konular, politik ortam, medya koverajı, tüketici ve çevre grupların ilgi alanları hakkında bilgi toplamak. 4. Yönetim ve idare: Diğer yöneticilerle işbirliği içine girerek, programlama ve planlama ihtiyaçlarının belirlenmesi, önceliklerin oluşturulması, hedef kitlelerin tanımlanması, amaçların ortaya konulması ve stratejilerin geliştirilmesi, personel, bütçe ve programın idaresi. 127 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 5. Danışmanlık: Kuruluşun üst yönetimine sosyal, politik ve sınırlayıcı çevre koşulları hakkında danışmanlık yapmak, kriz yönetimi için yönetimi idare etmek. 6. Özel olaylar: Basın konferansları, toplantılar, sergiler, açık hava etkinlikleri, kurdele kesme ve büyük açılışlar, kutlamalar, seyahatler, yarışmalar, ödül törenleri ve diğer özel etkinlik olaylarını organize etmek. 7. Konuşma: Çeşitli platformlarda sözcülük görevini üstlenmek ve önemli hedef kitlelere ulaşmak. 8. Üretim: Sanat, fotoğraf, masa üstü yayıncılık, televizyon ve video imkanlarını kullanarak görsel işitsel sunumlar üretmek, yürütmek. Matbaa işleri, sunumlar, stand hazırlıkları üretim işleri arasındadır. 9. Eğitim: Şirket yetkililerini ve sözcüleri, medya ve hedef kitleler hakkında eğitmek. Örgütsel kültür, politika, yapı ve faaliyetlerdeki değişiklikleri anlatmak, açıklamak. 10. Bağlantı kurmak/ilişkileri geliştirmek: Önemli toplantılarda insanları karşılamak, ev sahipliği yapmak. Aynı şekilde medya, hedef kitleler, pay sahipleri, dahili ve harici gruplara hizmet sunmak. 11. İşletmeye yeni personel katma: Eğer işletme faaliyetleri içim ihtiyaç duyduğu kaliteli personeli işletmelerine katmak kurumsal olarak öncelik veriliyorsa, halkla ilişkiler bu amacın gerçekleştirilmesinde önemli görev üstlenmek durumundadır. (Tengilimoğlu, Öztürk, 2004: 96) Yapılan araştırma kapsamında aşağıda sıralanan görevlerin uygulamaya dönük kısımları yönetici sekreterlerine sorulmuştur. Günümüzde yukarıda sayılan görevlere internet ortamında iletişim eylemlerini gerçekleştirme görevleri de eklenmiştir. Web sayfası tasarımı, güncelleme, toplu e-posta gönderme, müşteri ilişkilerine yönetimi verilerini değerlendirme, yeni iletişim araçlarını izlemek her işletmenin halkla ilişkiler kapsamında gerçekleştireceği sıradan görevler haline gelmiştir. Yönetici sekreteri, yönetim fonksiyonları konusunda bilgi sahibi, gündelik faaliyetlerin yürütülmesinde yöneticilere yardımcılık yapan, örgütün iç ve dış çevresi arasında iletişim kuran, yöneticinin zamanını verimli ve etkin biçimde kullanmasına yardımcı olan, bilgi işleme ve ofis otomasyonu konusunda bilgi sahibi, temsil yeteneği olan üst düzey bir yöneticidir (Tutar, 2007:51). Yönetici sekreteri, örgütte örgütsel ve yönetsel görevlerin yerine 128 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara getirilmesinde yöneticinin yardımcısı, onun destekçisi ve yerine göre onu ikame eden kişidir. Yönetici sekreteri, planlama, örgütleme, kadrolama, koordinasyon, yönelme ve denetim gibi yönetsel işlevlerin yanında birçok örgütsel rollerin yerine getirilmesinde temel rol üstlenen kişidir. Bu kadar yoğun çalışan ve üst düzey yönetsel sorumlulukları olan bir görevlinin halkla ilişkilerle ilgili sorumlulukları ve görevleri almasında zaman zaman sorunlar yaşanmaktadır. Büro yöneticiliği, yönetici asistanlığı, yönetici sekreterliği mesleklerinin görev tanımlarında örgüt içi ve örgüt dışı iletişimle ilgili birçok görev bulunmasına rağmen kuruluşların tanıtımı, pazarlama iletişimi, halkla ilişkilerle ilgili görevler bulunmamaktadır. Türkiye’de halkla ilişkiler çalışmalarını yapacak kişilerde aranan nitelik ve yetenekleri şöyle sıralamak mümkündür (Gürüz, 1993:34): Sosyal bilimler, iletişim, işletme konularında eğitim görmüş olmak, yönetim ve halkla ilişkiler konularında deneyimli olmak, iyi derecede yabancı dil bilmek ve yabancı dilde dergi çıkarabilecek düzeyde olmak, konferans, seminer, toplantı düzenleyebilmek, anma, kutlama gibi toplantı kurallarını uygulamak, yazılı ve sözlü basınla ilişki kurmak gibi niteliklerdir. 1983 yılında Türkiye’de halkla ilişkiler görevlilerinin daha önceki görevleriyle ilgili yapılan bir araştırmada elde edilen sonuçlarla bugünkü uygulama kıyaslandığında aslında farkın çok fazla olmadığı ortaya çıkacaktır. Araştırmaya göre halkla ilişkiler görevini yapanların örgütlerde bu görevden önce personel şefi, özel kalem, eğitim planlamacısı olarak çalıştıkları ortaya çıkmıştır (Ataol, Timurcanday, 1983). 3. Araştırma Araştırma kapsamında İzmir ve İstanbul illerinde Meslek Liselerinin Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü’nden veya üniversitelerin Meslek Yüksekokulları’nın Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programları’ndan mezun olan, büyük ve orta ölçekli işletmelerin üst düzey yönetici sekreterleriyle mülakatlar yapılmıştır. Araştırma yöntemi olarak başta alan araştırması ve anket yöntemi seçilmesine rağmen yaz aylarına denk gelmesi nedeniyle yeterince sayıda sekretere ulaşılamayacağı anlaşılmış; anlamlı istatistiksel veriler elde edilemeyeceği riskine girmemek adına soru formuyla yönlendirilmiş yüzyüze ve online mülakatlar yapılmıştır. 129 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Araştırma yönetici sekreterlerinin halkla ilişkilerle ilgili hangi faaliyetlerde görev aldıkları, basınla ilişkiler kapsamındaki görevleri, kurumsal iletişimle ilgili planlama sürecine katılıp katılmadıkları belirlenmiştir. Ayrıca kullanıcılar tarafından değiştirilen web 2.0’a duyarlılık, web ortamlarını izleme ve yayın yapabilmeyle ilgili çalışmaları da sorgulanmıştır. Araştırma kapsamında bulundukları sektörlerde İzmir’de lider konumda olan, orta ve büyük ölçekli işletmelerde üst düzey yönetici sekreterliği yapan 25 yaş ve üstü 19 bayan sekreterle yapılandırılmış soru formu aracılığıyla mülakat yapılmıştır. Mülakatların bir kısmı yüz yüze bir kısmı da soru formu doldurulduktan sonra MSN anında mesaj servisi yoluyla tamamlanmıştır. Seçilen yönetici sekreterlerinin en önemli ortak özelliği yönetici sekreterliği mesleğinde deneyim sahibi olmaları, yönetici sekreterliğini severek yapmaları ve başarı odaklı olarak çalışmalarıdır. Araştırmaya katılan sekreterlerin 15’inin, 2000 yılından beri kariyer gelişim süreçleri uzun süredir izlenmektedir. Bu nedenle yargısal olarak seçilen örneklemin ortak özelliği yönetici sekreterliğini meslek olarak seçmiş, konuyla ilgili eğitim almış kişiler olarak ifade etmek mümkündür. Mülakat yapılan yönetici sekreterlerinin bir tanesi İstanbul’da ve beş tanesi İzmir’deki holdinglere bağlı şirketlerde; dört tanesi İzmir merkezli büyük ve orta ölçekli üretim ve hizmet işletmelerde; iki tanesi İzmir ilindeki özel okullarda; bir tanesi çok üyeli bir meslek odasında; bir tanesi üniversite hastanesinde; bir tanesi kaymakamlıkta; iki tanesi uluslar arası markalı ürünlerin İzmir bayisinde; bir tanesi ulusal bir markalı bir ürünün İzmir bayisinde; bir tanesi dış ticaret şirketinde genel müdür sekreteri veya üst düzey yönetici sekreteri olarak görev yapmaktadır. Araştırma kapsamında yapılan mülakatlarda yönetici sekreterlerinin farklı ölçekteki ve sektörlerde çalışıyor olmalarına rağmen benzer halkla ilişkiler görevleri üstlendiklerini ortaya çıkmıştır. Bu nedenle mülakatlarda soruların yanıtları değerlendirilirken alınan 130 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara yanıtlarla işletmelerin çalışan sayısına göre boyutu, kuruluş yılı ve sektörel anlamda herhangi bir bağlantı kurulmamıştır. Yine araştırma kapsamında kamu ve özel sektör ayrımı yapmak mümkün olmamıştır. Her iki grup içinde de aynı görevlerle karşılaşılmaktadır. Çalıştıkları işletmenin çalışan sayısı, markalı bir ürünün olup olmaması arasında bir ilişki bulunmamıştır. Mülakat yapılan yönetici sekreterlerinin bulundukları şirketlerin yarıya yakınında halkla ilişkiler departmanı bulunmasına rağmen yönetici sekreterlerinin halkla ilişkilerle ilgili görevlerin birçoğunda görev aldıkları gözlenmiştir. Görüşülen yönetici sekreterlerinin ağırlıklı olarak görev aldıkları halkla ilişkiler görevleri en çoktan en aza doğru aşağıda sıralanmıştır: 1. E-postaları müşterilere ve çalışanlara toplu olarak gönderme 2. Etkinlik organizasyonları ve etkinlik için gerekli izinleri alma 3. Takvim, ajanda, kartvizit siparişi verme (üretim görevi) 4. Matbaayla ilişkiler 5. Faaliyet raporları hazırlama 6. Müşteri şikayetlerini raporlama 7. İnternette web sitelerini izleme 8. Fuar yer rezervasyonları 9. Fuar için gerekli tanıtım materyalleri hazırlama 10. Reklam metinlerini ve grafikleri hazırlama 11. Fotoğraf çekme 12. Eğitim kurumlarıyla ilişkiler 13. Konuşma metinlerini yazma 14. Şirket gazetesi için haber hazırlama 15. Çeşitli kurumlara yönelik firma tanıtımı amaçlı sunum E-postalar genel iletişim görevleri arasında kabul edilerek halkla ilişkiler görevlerinden ayrılabilir. Ancak örgüt ve örgüt yönetimi adına gönderilen e-postaların etkili bir halkla ilişkiler aracı olduğu düşünüldüğünde bu görevi yerine getirecek görevlilerin niteliklerinin 131 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara web ortamında iletişim kurmanın gereklerine uygun olmalıdır. İkinci sırada etkinlik organizasyonları ve üçüncü sırada üretim görevlerinin bulunması yönetici sekreterlerinin halkla ilişkilerle ilgili ne kadar çok görevde yer aldığını açık olarak göstermektedir. Diğer sıralardaki görevler görüşme yapılan bütün sekreterler tarafından yerine getirilmese de birçoğunun halkla ilişkilere ilişkin çeşitli ayrıntılı ve uzmanlık isteyen işlerde görev almış olduklarını ortaya çıkarmaktadır. Yönetici sekreterlerinin görev almadıkları konular ise aşağıda sıralanmıştır: - Web sitesi tasarımı - Web sitesi güncelleme - Blog tasarımı - Blog güncelleme - Forumları izleme - Blogları izleme - Anket düzenleme Yukarıda sayılan görevler daha çok sosyal medyada ve internet ortamında yer alan kurumsal iletişim faaliyetleriyle ilgilidir. Kaotik iletişim ortamında söz konusu faaliyetler gün geçtikçe önem kazanmaktadır. Mülakat yapılan yönetici sekreterlerinden üç tanesi halkla ilişkiler departmanı bulunan büyük ölçekli işletmelerde çalışıyor olmalarına rağmen hem halkla ilişkiler faaliyetlerine destek olduklarını hem de reklam metinleri, grafiklerini hazırlama, fotoğraf çekme, etkinlik organizasyonları gibi görevler aldıklarını belirtmişlerdir. Yine aynı yönetici sekreterleri basınla ilişkilerle ilgili görevlerinde birçoğunun içinde bulunduklarını belirtmişlerdir. Bir ilgi çekici durum İzmir ilinde faaliyet gösteren iki özel okula ilişkindir. Her iki özel okulun 132 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara yönetici sekreterleri aynı zamanda halkla ilişkiler görevlerini üstlenmektedir. Her iki yönetici sekreteri de planlama, uygulama ve değerlendirmeye ilişkin tüm halkla ilişkiler görevlerinde aktif olarak görev almaktadır. Yönetici sekreterlerinin basınla ilişkilerle ilgili görevlerin bazılarını zaman zaman yüklendikleri gözlemlenmiştir. Bu görevler en çoktan en aza doğru aşağıda sıralanmıştır: 1. Kupür derleme 2. Basını izleme 3. Gazeteye reklam, ilan verme 4. Basında çıkan haberleri analiz etme 5. Basın bülteni yazma Görev almadıkları faaliyetler ise özel haber yaptırma, basın toplantıları düzenleme şeklindedir. Ancak mülakat yapılmayan bazı sekreterlerin bu görevleri zaman zaman yerine getirdikleri gözlenmektedir. Yukarıda sayılan görevler daha çok basınla ilişkilere önem veren kurumlarda çalışan yönetici sekreterleri için geçerlidir. Görüşme yapılan özel okulların yönetici sekreterleri ve bir kaymakam sekreterinin basınla ilişkilerde aktif olarak görev aldığı, neredeyse bir halkla ilişkiler uzmanı kadar çalıştıkları hem çalışma ortamından hem de yaptıkları işlerden anlaşılmaktadır. Ayrıca İzmir Sekreterler Derneği üyeleri olan sekreterlerin de halkla ilişkiler konusunda bilgili ve deneyimli oldukları gözlenmiştir. Üyeler derneklerini özellikle basın yoluyla tanıtmakta son derece başarılıdır. Bu başarıları çalıştıkları firma yöneticileri tarafından fark edilmiş ve sekreterlere kurumsal iletişimle ilgili birçok görev verilmiştir. Mülakat yapılan yönetici sekreterlerinin halkla ilişkilerle ilgili stratejik eylemlerde aldıkları görevlerin uygulamayla ilgili görevlerle kıyaslandığında oldukça az olduğu gözlenmektedir. Stratejik görevleri alanların sayısı az olsa da söz konusu görevlerde uygulamalar sonucunda elde edilen verilerin kullanıldığı göz ardı edilmemelidir. Sekreterlerin aldıkları görevler en çoktan en aza doğru aşağıda sıralanmıştır: 133 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 1. Rakiplere yönelik araştırmalar 2. Müşteri ve Pazar araştırması 3. Hedef kitle araştırması 4. Kitle iletişim araçlarına yönelik araştırmalar Mülakata katılan çok az sayıda sekreter ise kurumsal itibar araştırmaları yaptıklarını, nitelikli işgücünü şirkete çekme çalışmaları yaptıklarını ifade etmişlerdir. Bu grupta bulanan ancak yönetici sekreterlerinin almadıkları görevler ise aşağıdadır: - Anket ve kamuoyu çalışmaları yapma ve değerlendirme - Halkla ilişkiler kampanyaları planlama ve değerlendirme - Yaratıcı kurumsal iletişim stratejileri geliştirme - Reklam stratejileri geliştirme - Medya planlama - Kriz eylem planları yapma - Kriz eylem planlarını uygulama Yukarıda görüldüğü üzere yönetici sekreterleri planlamadan çok uygulama aşamasında görev almaktadır. Ancak mülakat yapılan yönetici sekreterlerinin çalıştığı firmalara bakıldığında firmaların büyük ve orta boyutlu işletmeler olmalarına rağmen bir kısmının halkla ilişkiler departmanının, danışmanlık aldığı halkla ilişkiler ajansının olmaması da dikkat çekicidir. Hatta birçok işletmenin sürekli çalıştığı reklam ajansı bulunmamakta, sadece matbaa işleri için anlaşmalar yaptıkları gözlenmektedir. Bu da yönetici sekreterlerinin çalıştıkları firmaların büyük ve orta ölçekli olmalarına rağmen halkla ilişkiler planları üst düzey yöneticiler tarafından sezgisel yöntemler kullanılarak yapıldığını göstermektedir. Burada ortaya çıkan halkla ilişkiler departmanı kurma ve nitelikli halkla ilişkiler elemanı istihdam etmenin maliyeti ve getirisi de ayrı bir tartışma konusudur. Mülakata katılan yönetici sekreterlerinin neredeyse tamamı yöneticilerinin kurumsal iletişim, reklam ve promosyon gibi konulara duyarlı ve bilgili olduklarını, birçoğunun halkla ilişkiler planlarının olduğunu ifade etmişlerdir. Ayrıca yönetici sekreterlerinin 134 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara birçoğu yöneticilerinin kendilerine halkla ilişkilerle ilgili konularda güvendiklerini belirtmişlerdir. Yönetici sekreterlerine söz konusu halkla ilişkiler görevleri için ek ücret alıp almadıkları sorulduğunda ise her biri bu tür görevlerin hiçbiri için ek ücret almadıklarını ifade etmişlerdir. Yönetici sekreterlerinin hiçbirinin halkla ilişkiler görevini daha iyi yapmak için halkla ilişkilerle ilgili herhangi bir hizmet içi eğitim almadığı da gözlenmiştir. Yönetici sekreterleri, lisede ve/veya üniversitede büro yönetimi ve sekreterlik eğitimi aldıkları için eğitimleri sırasında iletişim, halkla ilişkiler gibi dersler almışlardır. Ancak büyük ölçekli işletmelerin halkla ilişkiler faaliyetleri için lise ve yüksekokulda alınan eğitim yeterli değildir. Mülakat yapılan yönetici sekreterlerinin çalıştıkları firmaların neredeyse tamamı müşteri ilişkileri ve çalışanlarla iletişim amaçlı olarak web sitesi, İntranet, e-posta gibi elektronik iletişim araçları kullanılmaktadır. Firmaların birçoğunda elektronik ticaret uygulamaları olmamasına rağmen bu kadar teknoloji odaklı olan kuruluşların gelecekte elektronik ticaret uygulamalarından daha yaygın olarak yararlanacaklardır. Araştırmaya katılan yönetici sekreterlerinin birçoğunun yabancı dilinin olmasına ve iş ortamında bunu kullanmadıklarını belirtmelerine rağmen elektronik ticaret ortamında iş görecek kuruluşlar gittikçe yabancı dil ve bilgisayar bilgisi daha fazla olan yönetici sekreterlerini tercih edilecektir. Mülakat ve soru formlarından elde edilen verilerde yönetici sekreterleri kendilerini tamamen bir halkla ilişkiler görevlisi olarak görmediklerini ifade etmişlerdir. Halkla ilişkilerle ilgili birçok görevi üstlenen sekreterler ise kendilerini kısmen de olsa halkla ilişkiler görevlisi olarak adlandırmakta çekimser davranmaktadır. 135 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara SONUÇ Yönetici sekreterlerinin görev tanımları arasında halkla ilişkilerle ilgili görevlerin bir kısmı bulunmaktadır. Ancak yöneticiler maliyetleri düşürmek adına halkla ilişkilerle ilgili birçok görevi güvendikleri, sağ kolu durumunda bulunan yönetici sekreterlerine yüklemektedir. Yönetici sekreterliği, oldukça yoğun bir iş temposuna sahip bir meslek dalıdır. Yoğun iş temposunun yanında kurumsal iletişimle ilgili görevlerin yönetici sekreterlerine yüklenmesi nedeniyle yönetici sekreterlerinin iş yükleri artmakta ancak bu artan iş yükü onlara herhangi bir ekonomik getiri sağlamamaktadır. Özellikle başarıya odaklı yönetici sekreterleri kendilerine verilen hemen her görevi yapma gayretinde oldukları için birçok halkla ilişkiler görevini de başarıyla yerine getirmektedir. İşletmelerin pazarlama, pazarlama iletişimi ve halkla ilişkiler alanlarında başarı göstermeleri uzman kişilerden ve danışman şirketlerden yardım almalarıyla mümkün olmaktadır. Kısa yoldan az maliyetle, uzmanlık olmadan ve plansız, rastgele şekilde verimli kurumsal iletişim programları yürütmek günümüzün kaotik iletişim ortamında imkansızdır. Bu nedenle halkla ilişkilerle ilgili tüm eylemlerin yürütüldüğü halkla ilişkiler departmanları kurulmalı ve halkla ilişkiler eğitimi almış nitelikli görevliler istihdam edilmelidir. Eğer işletmeler halkla ilişkiler departmanlarının maliyetinden kaçınıyorlarsa halkla ilişkilerle ilgili görevleri yürütecek yönetici sekreterlerine pazarlama iletişimi, reklam, stratejik kurumsal iletişimle birçok konuda belli aralıklarla eğitim vermeli ve yönetici sekreterlerinin halkla ilişkilerle ilgili aldıkları fazladan görevler için ücret ödemelidirler. Kaynakça 136 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ATAOL Alpay, TİMURCANDAY Ömür. (1983) Halkla İlişkiler Uzmanlarının Özellikleri ve Eğilimleri Araştırması, Yeni İş Dünyası Dergisi. CULTIP M. Scott, CENTER Allen H. Center, BROOM Glen M. (1994) Effective Public Relations, 7. Basım, Prentice Hall, USA. GÖKSEL Ahmet Bülent, YURDAKUL Nilay Başok. (2002) Temel Halkla İlişkiler Bilgileri, Ege Üniversitesi İletişim Fakültesi Yayınları, No: 15, İzmir. GÖRAL, Gülbin. (1995)Büro Yöneticiliği ve Sekreterlik, İletişim Yayınları, İstanbul. GÜRÜZ, Demet. (1993) Halkla İlişkiler Teknikleri, Ege Üniversitesi İletişim Fakültesi Yayınları, No:1 İzmir. ONAT, Ferah. (2007) Bilişim Teknolojilerinin Yaygınlaşması ile Değişen Örgüt Yapılarında Halkla İlişkiler: Network Örgüt Yapılarına Yönelik Bir Çalışma, Yayınlanmamış Doktora Tezi, Ege Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, İzmir. PELTEKOĞLU, Filiz Balta. (1998) Halkla İlişkiler Nedir?, Beta Yayıncılık, İstanbul. TENGİLİMOĞLU, Dilaver, ÖZTÜRK Yüksel. (2004) İşletmelerde Halkla İlişkiler, Seçkin Kitabevi, Ankara. TUTAR, Hasan. (2007) Yönetici Sekreterliği, Seçkin Kitabevi, Ankara. http://en.wikipedia.org/wiki/Social_media wordnet.princeton.edu/perl/webwn www.rebol.com/changing.html 137 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAMU SEKTÖRÜNDE ÇALIŞAN YÖNETİCİ ASİSTANLARI VE SEKRETERLERİN İLETİŞİM BECERİLERİNİ ÖLÇMEYE YÖNELİK AMPRİK BİR ÇALIŞMA Prof. Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU (Gazi Üniversitesi) Yrd. Doç. Dr. Demet ÜNALAN (Erciyes Üniversitesi) Arş. Gör. Fatma AKDEMİR MANSUR (Gazi Üniversitesi) ÖZET İşletmelerde görev alan yönetici asistanları ve sekreterler örgüt içi ve örgütün çevre ile iletişiminde önemli bir yere sahiptir. Bu nedenle sekreterlerin iletişim becerilerine sahip olması işletmelerin verimli ve etkin çalışmasını sağlaması yanında iletişim eksikliği nedeni ile oluşacak çatışmaları ve aksaklıkları da ortadan kaldıracaktır. Kamu sektöründe çalışan yönetici asistanları ve sekreterlerin iletişim becerilerini ölçmek amacıyla yapılan bu çalışmada Ankara’da iki kamu kuruluşu (Maliye Bakanlığı ve Adalet Bakanlığı) ve Kayseri’de Erciyes Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastanelerinde (üç hastane) görev yapan 228 çalışana anket uygulanmıştır. Araştırma sonucunda yönetici asistanları ve sekreterlerinin geribesleme, kendini ifade etme ve dinleme becerilerinin büyük ölçüde yeterli olduğu tespit edilmiştir. Ayrıca uygulanan Independent Sample t testi sonucunda iletişim becerileri açısından Ankara ve Kayseri’de görev yapan yönetici asistanları ve sekreterler arasında istatistiksel açıdan önemli bir fark olmadığı görülmüştür (p<0,05). Anahtar Kelimeler: Yönetici Asistanı, Sekreter, İletişim, İletişim Becerisi. ABSRACT Manager assistants and secretaries have a great importance in the relations of organizational communication with external and internal environments of companies. Therefore, developing skills of secretaries will solve problems caused by deficiency of communication and provide a great benefit in increasing productivity. This study has been planned to determine the communication skills of manager assistants and secretaries in public sector. A questionnaire has been applied to 228 employers 138 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara working in ministry of finance, ministry of justice and hospitals of Erciyes University (3 hospitals). This questionnaire has been consisted of questions prepared into order to measure the communication skills of respondents. The first section includes questions about demographic properties; in the second part question about communication skills are presented. According to the results the feedback, self-expression and listening abilities of manager assistants and secretaries are sufficantly qualified. Key Words: Manager assistants, Secretary, Communication, Communication Abilities. GİRİŞ İşletmelerin amaçlarını gerçekleştirebilmesi, rekabet edebilmesi ve yaşamını devam ettirebilmesi örgütsel iletişimin etkinliğine bağlıdır. Bir örgütte işlerin daha iyi yapılabilmesi ve sorunların daha hızlı çözülebilmesi için sağlıklı bir iletişime ihtiyaç vardır. Örgütlerde yönetim süreci iletişim ile başlayan bir süreçtir. Bu nedenle kurumların gerek örgütsel iletişim sistemlerini gerekse çalışanların iletişim bilgi ve becerilerini geliştirmeleri gerekir. Örgütsel iletişim, örgütte, gündelik faaliyetlerin yürütülmesine sağlamak ve örgütsel amaçları gerçekleştirmek amacıyla, örgütün unsurları arasında (iç çevre) ve örgütle dış çevresi arasında, bilgi ve düşünce alış verişi olarak tanımlanabilir. Tesadüflerin dışında, örgütlerde hiçbir iş, beşinci fonksiyon olmaksızın yapılamaz; bu fonksiyon iletişimdir. Örgütlerin dışa açılan penceresi olan yönetici asistanları ve sekreterleri örgütlerin iletişim faaliyetlerini ilk ve en önce gerçekleştiren kişileridir. Kuruma gelenlerin ilk olarak görüştükleri kişiler yönetici asistanları ve sekreterlerdir. Bu görevi üstlenmiş kişilerin davranışları ve iletişim becerileri kurum hakkındaki ilk imajı oluşturmakta ve kurumla ilgili tüm değerlendirmeler bu ilk anda oluşan imaj üzerine inşa edilmektedir. Ayrıca bu kurum ve kuruluşların kaliteli ve etkin bir hizmet sunması için birimler arasındaki iletişiminde etkili olması gerekmektedir. Birimler ve personel arasındaki iletişimi sağlayan kişi yine yönetici asistanları ve sekreterlerdir. Çalışmada Maliye Bakanlığı, Adalet Bakanlığı ve Erciyes Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastanelerinde çalışan 228 yönetici asistanı ve sekreterlerin iletişim becerileri ölçülmeye çalışılmıştır. 1. İLETİŞİM TANIMI ve SÜRECİ İletişim, insan hayatının en vazgeçilmez unsurudur. İletişim anlamak, dinlemek ve söylemek eylemleri ile gerçekleşir. İletişim bilgilerin, duyguların düşüncelerin çeşitli kanallar aracılığıyla başkalarını aktarılmasıdır. Başka bir ifade ile iletişim, çeşitli amaçlara ulaşılmak için sözcüklerin ve diğer simgelerin kullanılmasıdır. Belirli yüz ifadeleri, vücut hareketleri ve fiziksel görünüm diğer simgelerden birkaçıdır. İnsanların yaptığı yapmadığı her şey başkalarına bir şeyler söyler. Mesajların birçoğu kasıtlıdır. Yöneticinin asistanına direktifler vermesi, toplantıya giderken en iyi elbiseyi giymek kasıtlı mesajlardandır. Güç bir durumla karşılaşıldığında kekelemek 139 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara gibi kasıtsız mesajlar da vardır. Bu davranışlar bir anlam türetmek amacıyla yapılmaz (Tengilimoğlu, 2004:73). En geniş anlamda iletişim, “bilgi paylaşım faaliyeti” olarak ifade edilebilir (Andersen, 1972:5). Başka bir tanıma göre ise iletişim, fikir ve düşüncelerin karşılıklı değiş-tokuş edildiği, dil ve vücut hareketleri gibi semboller yardımıyla insanlar arasında anlamların aktarıldığı bir süreçtir (Himstreet, Batty: 1969:3). İletişim ile ilgili tanımlar daha da çoğaltılabilir. Ancak tanımlar içerik olarak incelendiğinde iletişim, duygu ve düşüncelerin karşılıklı paylaşıldığı süreç olarak tanımlanmaktadır. Bu sürecin etkin olabilmesi için öncelikle duygu ve düşüncelerin paylaşılması, bu paylaşımın gerçekleşebilmesi için, kişilerin karşılıklı olarak duyguları anlaması, duyguların ifade edilebilmesi, kişinin beden dilini iyi kullanabilmesi, etkin dinlemesi ve karşısındakinin beden dilini iyi yorumlayabilmesi gerekmektedir. 1.1. İletişim Süreci ve Öğeleri İletişim gönderici tarafından başlatılan istenilen anlamı alıcıya ileten ve onun yanıt niteliğinde bir davranıştı bulunmasına yol açan herhangi bir davranıştır. Tanımdan da anlaşılacağı üzere iletişim bir süreçten oluşur ve öğeleri bulunmaktadır (Tengilimoğlu, 2004:75). a) b) c) d) e) f) İletişim sürecinin öğeleri: Gönderici Mesaj Kanal Alıcı Algılama Geribesleme 1.1.1. Gönderici (Kaynak) İletişim sürecinin işleyişi gönderici ile başlar. Gönderici iletişimi başlatan ve iletiyi gönderen kişidir. İletişim sürecinde kaynağın görevi, bir duygu ve düşünceyi alıcıya doğru aktarabilmek için kendi zihnindeki duygu ve düşünceleri alıcıda istediği yönde bir mana oluşturmak için iletişim sembol ve becerilerini kullanmaktır (Huseman ve diğerleri, 1988:38). Her iletişim faaliyetinde göndericinin kimliği dikkate alınır ve göndericinin kimliği, göndericiye duyulan saygı; mesajın kabulü veya reddine, mesajın yorumuna ve alıcının mesaja uygun davranıp davranmamasına etki eder. 1.1.2. Mesaj Mesaj göndericinin iletmek istediği duygu ve düşüncelerinin sözel veya sözel olmayan sembollerle ifade edilmesi ile meydana gelen bir kavramdır. Mesaj, kaynağın aktarmak üzere kodladığı anlamdır. Kaynağın duyguları, düşünceleri, becerileri, bilgileridir. Mesaj gönderilirken, mesajın yapısı, alıcının mesajı anlaması ve beklenen davranışı gösterebilmesi açısından önem taşımaktadır. Bu nedenle iyi organize edilmiş mesajlar anlatım 140 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ve akılda kalma açısından daha olumlu sonuçlar doğururlar. Eğer bir mesaj birden fazla içeriğe sahipse, en önemli ve en etkili hususlar mesajın başına ve sonuna, en zayıf hususlar ise ortasına yerleştirilmelidir. Alıcının mesajı tam olarak alıp anlayabilmesi için öncelikle mesajın içeriğini tam olarak bilmesi gerekir. Anlatılmak istenin konu ile anlatılan konu arasında anlam bütünlüğü olması gerekir. Mesaj bir problem ve onun çözümünü içeriyorsa, önce problem tanıtılmalı ardından çözümü aktarılmalıdır. Mesajda alıcının hem hoşuna gidecek hem de hoşuna gitmeyecek hususlar varsa, önce mesaja karşı olumlu bir tutum geliştirecek olanları ifade etmekte yarar vardır. Alıcının değer yargılarına, inançlarına, isteklerine uygun olmayan mesajlara olumlu tepki verilmez. 1.1.3. Kanal Mesajı iletmekte kullanılan ortam (araç, gereç, personel, organizasyon), yöntem ve teknikler olarak kabul edilir. Kanal; işitme, görme, dokunma, koklama ve tat almayla ilgili duyu organlarını uyarabilecek ve belli fiziksel özellikleri olan araçlardır. Yöneticiler iletişim faaliyetlerini yazılı kanallar kullanarak gerçekleştirerek yazılı kanalların daha etkili olduğu görüşünü savunmuşlardır. Ancak çalışanların mektup, memo ve raporlara boğulması, verilmek istenen mesajın gözden kaçmasına, dikkatsizliğe ve önemsenmemesine neden olmaktadır. 1.1.4. Alıcı Alıcı, mesajın yöneltildiği, belli bir davranış değişikliği yaratmanın amaçlandığı, gelen mesajı, kişisel özellikleri, deneyimi, geçmişi, eğitimi, içinde bulunduğu koşullar, ortamdaki gürültü ve algı süzgecinden geçirerek yorumlayan kişi ya da kişilerdir. Etkin iletişim; alıcı (hedef) tarafından kodun alındığı, kodun çözüldüğü ve mesaja kaynağın verdiği anlamın verildiği ve kaynağın istediği davranışın, hedef tarafından yerine getirildiği zaman ortaya çıkar. 1.1.5. Algılama Algı, insanın çevresindeki uyaranların ya da olayların ayrımında olması ve onları yorumlaması sürecidir. Algılamada çevreden gelen uyarıcılar anlamlı bir şekilde kavranmakta, zihin süzgecinden geçirilmekte ve yorumlanmaktadır. İnsanlar dış dünyadan gelen bilgilerin bazılarını ya anlayamaz ya da anlamak istemez. Başkaları tarafından gönderilen mesajın olduğu gibi alınması, o şekilde kabul edilmesi iletişimde istenen bir durumdur. Algısal değişimler hem sözel hem de diğer iletişim modellerinde görülen bir durumdur. Algılama algılayan kişinin özelliklerine bağlı olarak değişmektedir (Nazik ve Beyazıt,2003:118). İletişimde hem kişinin referans çerçevesi, hem de iletilerin hedefin alıcı kanallarına uygun olup olmaması algılamanın hedefini oluşturur. Aynı ortamda bulunan iki kişiden birinin duvarda asılı olan bir resmin farkına varması, diğerinin varmaması referans çerçevelerindeki ayrımdan kaynaklanır. Algıdaki bu fark dikkat ile ilgilidir (Zıllıoğlu, 1994:37). 141 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 1.1.6. Geribildirim Geribildirim, mesajı alanın mesajı gönderen kişi ya da kişileri sözel ya da sözel olmayan cevabıdır. Geribildirim bir dizi kelime olabileceği gibi kalkan bir kaş, kızgın bir yüz ifadesi, bir gülümseme, sessizlik şeklinde de olabilir. Çalışanlar iletişim faaliyetlerinde üstlerinin çalışma arkadaşlarının ya da astlarının yeterli geribildirim aldıklarından emin olmalıdırlar. Kaynak, alıcının geribesleme vermede istekli ve rahat davranabileceği bir ortam yaratmalıdır. 2. İLETİŞİMİN SINIFLANDIRILMASI İletişimi pek çok açıdan sınıflandırmak mümkündür. Zıllıoğlu ve Yüksek (1998:5) iletişimi şu şekilde sınıflandırmıştır: - - - Bir toplumsal ilişkiler sistemi olarak, a- Kişişel iletişim b- Örgütsel iletişim c- Toplumsal iletişim d- Grup iletişimi Grup ilişkilerinin yapısına göre, a- Biçimsel (formal) iletişim b- Biçimsel olmayan (informal) iletişim Kullanılan kodlara göre, a- Sözlü iletişim b- Sözsüz iletişim c- Yazılı iletişim Kullanılan kanallara ve araçlara göre, a- Görsel iletişim b- İşitsel iletişim c- Görsel-işitsel iletişim d- Dokunma ile iletişim e- Telekomünikasyon Toplumsal ilişkiler sistemi olarak sınıflandırıldığında iletişim kişisel iletişim, örgütsel iletişim, toplumsal iletişim ve grup iletişimi olarak gruplandırılmaktadır. a. Kişisel İletişim Günlük yaşamda en fazla kullanılan iletişim türüdür. Ailede, okulda, iş yerinde insanlar diğer insanlarla kişisel iletişimde bulunurlar. Kişisel iletişim yüz yüze olabileceği gibi, iletişim araçları ile de gerçekleşir. Gerçekleştirilen iletişimin kişiler arası iletişim sayılabilmesi için üç unsuru taşıması gerekir (Dökmen, 1999:23): 1- Kişilerarası iletişime katılanlar belli bir yakınlık içinde yüz yüze ilişki halinde olmalıdır. 142 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 2- Katılımcılar arasında tek yönlü değil, karşılıklı mesaj alışverişi dolayısıyla çift yönlü iletişim olmalıdır. 3- Söz konusu mesajlar, sözlü ve sözsüz nitelikte olmalıdır. b. Toplumsal İletişim Ortak dil ve kültür birikimine sahip olan toplum üyelerinin kitle iletişim araçları ile sağladıkları iletişime toplumsal iletişim denir. c. Örgütsel İletişim Örgütsel İletişim birden fazla insanın bir amaç etrafında toplanmasını sağlayan ve bir araya gelen insanların güç birliği yaparak örgüt amaçları yönünde etkili olarak çalışabilmeleri için, aralarında olması gereken işbirliğini ve çevresiyle uyumlarını sağlamada önemli bir rolü olan; biçimsel ve biçimsel olmayan yapılardaki anlam yükü taşıyan her türlü insan etkinliğinin paylaşılmasıdır (Karakoç, 1990:183). d. Grup İletişimi Kişilerin bir grup olarak hareket edebildikleri durumda grup içi ve/veya gruplar arası iletişimden söz edilebilir. Dolayısıyla kişilerarası iletişimde bulundukları kabul edilen kişilerin sayısı arttıkça ortaya çıkan iletişim türü artık giderek daha çok grup iletişimine dönüşmektedir. Grup iletişiminde iletişim, “bir grup olarak hareket etme özelliği kazanmış kişiler” arasında gerçekleşmektedir. 3. İLETİŞİM BECERİLERİ İnsanlarası iletişim; kişilerin birbirlerine bilinçli veya bilinçsiz olarak iletmek istedikleri duygu ve düşüncelerini aktardıkları bir süreçtir. Başarılı bir iletişimin temel koşulları şunlardır (www.geocities.com): - Karşıdaki kişilere saygı duymak; onların varlığını kabul etmek, önemli ve değerli olduklarını hissettirmek, olduğu gibi benimsemek anlamını taşır. - Gerçekçi ve doğal davranmak; abartıdan uzak, olduğu gibi davranmaktır. - İletişimin belki de en önemli ögesi empatidir. Empati kavramı, dış dünyayı karşıdakinin penceresinden görmeye çalışmak olarak tanımlanabilir. Kurulan bu duygu ortaklığı, iletişimin gücünü arttırır ve karşılıklı anlaşılma mesajlarının aktarılmasına olanak sağlar. İletişim becerileri: dinleme, kendini ifade etme, geri bildirim becerisi olarak özetlenebilir. 3.1. Dinleme Becerisi İyi bir dinleyici, iletişim kurduğu kişinin yalnız söylediklerini değil, yüzü, eli, kolları ve bedeniyle yaptıklarını da "duyar"; çünkü yüz ifadeleri, el ve kol hareketleri, bedenin duruş tarzı, ses tonu gibi sözsüz mesajlar da iletişimin bir parçasıdır. Hatta bazen tek başına iletişimdir. Etkili dinleme sadece söylenilenleri duymak değil, aynı zamanda bu söylenenleri önemli bulmak, kavramak ve değerlendirmektir. Ayrıca etkin dinleme aktif bir süreçtir. 143 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Etkili dinleme, uygun bir ortamda, dinlenmiş, duru, açık bir zihinle, önyargısız ve öğrenici bir tutumla, konuşmacının verdiği mesajın ruhunu kavramaya yoğunlaşarak duyduklarını sürekli sorgulama ve değerlendirme, sindirme sonucunda, mesajı doğru algılayarak zihinde gerektiğinde kullanmak üzere yerleştirilmesi veya gereğinin yapılmasıdır(Kırmızı,2003:73-74). Etkin dinleyicide bulunması gereken özellikler (www.egeweb.ege.edu.tr): - Söylenenlere ilgi gösterir. Gerçek sorunun ne olduğunu duyana kadar yargıda bulunmaz. Konuştuğu kişi ile göz teması kurar. Söylenenleri anlayıp anlamadığını kontrol eder. Sırasını bekler, anladığını düşündüğünün hemen üstüne atılmaz. Aşağıda sıralanan yanlış dinleme eylemlerinde bulunmaz. Yanlış dinleme türleri: - Görünüşte dinleme, Seçerek dinleme, Saplantılı dinleme, Savunucu dinleme, Tuzak kurucu dinlemedir. Yüzeysel dinleme, 3.2. Kendini İfade Etme Becerisi İletişimin amacı kendini, kendi bildiklerini/düşündüklerini veya kendi hissettiklerini anlatmak olduğunda mesajın hazırlanması ve iletilmesi farklı bir özellik kazanır. Kişinin kendini değerlendirmesi ve kendini karşısındakine doğru anlatmak için özel bir çaba göstermesi gerekir. Kendini ifade etme sürecinde, dinleyicinin kim olduğuna ve özelliklerine göre, kişinin doğru benliğini seçmesi/belirlemesi oldukça önemlidir. Bunun için dinleyici ile geçmiş yaşantılar, dinleyiciye ilişkin tutumlar ve dinleyicinin kimliğine (benliğine) ilişkin bilgilere ulaşılması yararlı olur. Kendine ilişkin olarak ifade edilecek duygu ve düşüncelerden emin olmak gerekir. Kendi davranışlarını ve duygularını gözlemek veya fikirleri sorgulamak yöntemlerine başvurulabilir. Bir anlatım planı belirlenmelidir. Anlatılmak istenen ve istenmeyen konu başlıkları belirlenmeli, anlatılmak istenenler bir anlatım planı içinde düzenlenmelidir. Konunun sınırlarının doğru çizilmesi dinleyicinin anlamasını kolaylaştıracaktır. 144 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 3.3. Geribildirim Becerisi Etkin bir iletişim, pozitif geri-bildirim sayesinde kurulabilir. Pozitif bir geri bildirim, iletişim sürecinde şu anlama gelir (Tutar ve Yılmaz,2003:32): - Mesaj alınmıştır, - Mesaj algılanmıştır, - Mesaj doğru bir biçimde yorumlanmıştır, - Alıcı, gelecek adım (geri bildirim) için hazırdır. Geribildirimde bulunurken, yapılacak geribildirimin karşıdakine yararlı olup olmayacağı konusunda karar verilmelidir. Geribildirimde bulunurken kaynağın geribildirim istediğinden emin olunduktan sonra verilecek cevabın kaynağın algılayabileceği bir yapıda sunulmasına dikkat edilmelidir. Geribildirim için uygun zaman belirlenmeli ve alıcı kendi duygularını da katmalıdır. Geribildirim olumlu veya olumsuz olabilmektedir, olumlu geribildirim kaynağın duymak istediği teyit mesajını içermektedir. Olumsuz geribildirimde bulunurken kaynağı incitmeyecek, kişiliğini zedelemeyecek kelimeler kullanmaya dikkat edilmelidir. 4. KAMU SEKTÖRÜNDE ÇALIŞAN YÖNETİCİ ASİSTANLARI, SEKRETERLER VE BÜRO ÇALIŞANLARININ İLETİŞİM BECERİLERİNİ ÖLÇMEYE YÖNELİK AMPRİK BİR ÇALIŞMA 4.1. Araştırmanın Amacı ve Önemi Bu araştırmada kamu sektöründe çalışan yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının iletişim becerilerini ölçmek amaçlanmaktadır. Araştırma sonuçları, yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının iletişim becerileri düzeyini belirlemek yanında çalışanların geribesleme, kendini ifade etme ve dinleme becerilerinin ve bu becerileri geliştirebilmek adına atılabilecek adımların belirlenmesi açısından yol gösterici olacağından önemlidir. 4.2. Araştırmanın Evreni ve Örneklemi Araştırmanın evrenini Maliye Bakanlığı, Adalet Bakanlığı ve Kayseri Erciyes Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastanelerinde çalışan, yönetici asistanı, sekreter ve bürolarda görev yapan personel oluşturmaktadır. Araştırmanın evrenini oluşturan yönetici asistanları, sekreterler ve büro çalışanlarının sayısının fazla olması, zaman ve kaynak yetersizliği nedeni ile basit tesadüfî örneklem yöntemi ile seçilen 288 çalışana anket uygulanmıştır. 4.3. Araştırmanın Metodu Araştırma tanımlayıcı bir araştırma niteliğinde olup, araştırmada veri toplama yöntemi olarak anket tekniği kullanılmıştır. 145 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Anket sonuçları SPSS 11.0 istatistik programı kullanılarak analiz edilmiştir. Anket uygulaması ile elde edilen veriler frekans, yüzde ve aritmetik ortalama ile açıklanarak yorumlanmıştır. 4.4. Araştırmanın Hipotezleri Kamu sektöründe görev yapan yönetici asistanları, sekreterler ve büro çalışanlarının iletişim becerilerinin ölçülmesi amacıyla aşağıdaki hipotezler oluşturulmuştur. H11 : Yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının daha önce halkla ilişkiler ve iletişim eğitimi alma durumu ile iletişim becerileri arasında ilişki vardır. H12: Ankara’da görev yapan yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanları ile Kayseri’de görev yapan yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının iletişim becerileri arasında fark vardır. 4.5. Araştırmanın Bulguları Araştırmaya katılan yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının kişisel özellikleri Tablo 1’de verilmiştir. 146 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 1: Katılımcıların Kişisel Özellikleri CİNSİYET n Kadın Erkek % 202 26 88,6 11,4 0 2 42 115 63 6 0 0 ,9 18,4 50,4 27,6 2,6 0 1 53 38 34 58 33 11 0,4 23,2 16,7 14,9 25,4 14,5 4,8 132 96 57,9 42,1 146 4 38 20 20 64,0 1,8 16,6 8,8 8,8 89 18 39 63 19 39,0 7,9 17,1 27,6 8,3 EĞİTİM İlkokul Ortaokul Lise Ön lisans Lisans Yüksek lisans Doktora YAŞ 19 ve altı 20-25 26-30 31-35 36-40 41-45 45 ve üzeri MEDENİ DURUM Evli Bekar KURUMDAKİ UNVAN Sekreter Yönetici asistanı Memur Bilgisayar işletmeni Diğer HİZMET YILI 1-5 6-10 11-15 16-20 21 ve üzeri 147 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 1’den de görülebileceği gibi araştırmaya katılan yönetici asistanları ve sekreterlerin % 88.6’sı kadın, %11.4’ü erkek, %57.9’u evli, %42.1’i ise bekardır. Çalışanların büyük bir çoğunluğunu üniversite mezunları oluşturmaktadır (%50.4’ü önlisans, % 27.6’sı lisans). Yüksek lisans yapanların sayısı ise %2.6’dır. Araştırmaya katılanların çoğunluğunu (%54.8’ini 30-45 yaş arası) orta yaş grubu çalışanlar oluşturmaktadır. Araştırmaya katılan çalışanların %64’ü sekreter, %1.8’i yönetici asistanı, %34,2’si ise memur, bilgisayar işletmeni ve diğer ünvanlarla görev yapmaktadırlar. Hizmet yılına bakıldığında ise 1-5 yıl arası hizmet verenler %39 oranla ilk sırada yer alırken, 16-20 yıl arası hizmet verenler %27.6 ile ikinci sırada yer almaktadır. 21 yıl ve üzeri hizmet verenlerin oranı ise %8.3’tür. Çalışanların iletişim becerisi (geribesleme, kendini ifade etme ve dinleme) anketinde yer alan ifadelere vermiş oldukları cevaplara ait frekanslar Tablo 2 ve Tablo 3’te verilmiştir. İfadeler kendi aralarında olumlu ve olumsuz olmak üzere iki gruba ayrılmıştır ve Tablo 2’de verilen ifadeler olumlu ifadeler olduğundan Hiç Katılmıyorum(1), Önemli Ölçüde Katılmıyorum (2), Kararsızım (3), Önemli Ölçüde Katılıyorum(4), Tamamen Katılıyorum(5), cevap vermeyenler ise (0) olarak ölçeklendirilmiştir. Tablo 3’te ise verilen ifadeler beceriler bakımından olumsuzluk arz etmektedir. Bu bakımdan Hiç Katılmıyorum (5), Önemli Ölçüde Katılmıyorum (4), Kararsızım (3), Önemli Ölçüde Katılıyorum (2), Tamamen Katılıyorum (1), cevap vermeyenler (0) olarak ölçeklendirilmiştir. 148 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 23 10,1 126 55,3 1,3 7 1,8 63 28 12,3 34 14,9 17 8,3 12 42 18,4 5,3 26 22 9,6 7 3,1 6,6 3 % 43 18,9 5 2,2 27,6 151 66,2 0 0 68 29,8 67 29,4 2 0,9 5,3 72 31,6 102 44,7 6 2,6 16 7,0 60 26,3 65 28,5 1 0,4 11,4 25 11,0 82 36,0 77 33,8 6 2,6 13 5,7 17 7,5 86 37,7 89 39 1 0,4 13 5,7 12 5,3 69 30,3 127 55,7 0 0 Kararsızım (3) 15 % NI (0) % % Tamamen katılıyorum (5) Önemli ölçüde katılıyorum (4) % Hiç katılmıyorum (1) 1-Birisine cevap verirken, spesifik ayrıntılar ve örnekler kullanmaya çalışırım 2-Karşımdaki kişi eğer beni anlamaz gibi görünüyorsa daha yavaş ve daha açık konuşmaya çalışırım 3-Birisiyle konuşurken meydana gelen sessizlik anlarında kendimi sıkıntılı hissetmem 4-Birisine, benim ne düşündüğümü öğrenmek istediğine emin olduktan sonra fikirlerimi söylerim 5-Karşımdaki konuşurken “güzel” “devam et” vb. şeyler söylemekten kaçınırım 6-Bir konu ile ilgili olarak fikirlerimi belirtirken daha çok benim fikrimi karşıdaki kişinin nasıl kullanabileceğine dikkat ederim 7-Sadece o konunun uzmanları ile konuşurken teknik bir dil kullanmayı tercih ederim 8-Birisini dinlerken, değerlendirmeci ve yargılayıcı olmamaya çalışırım Önemli ölçüde katılmıyorum (2) Tablo 2. İletişim Becerisi İle İlgili İfadelere Katılım Durumu % 16 7,0 3,1 4 29 12,7 7,5 19 44 19,3 12 Tablo 2’den de görüleceği üzere katılımcıların büyük ölçüde verilen ifadelere katıldığı görülmektedir. Araştırmaya katılan çalışanların %55.3’ü “Birisine cevap verirken, spesifik ayrıntılar ve örnekler kullanmaya çalışırım” ifadesine Önemli ölçüde katılıyorum, % 66.2’si 149 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara “Karşımdaki kişi eğer beni anlamaz gibi görünüyorsa daha yavaş ve daha açık konuşmaya çalışırım” ifadesine Tamamen katılıyorum yatını vermiştir. NI (0) 131 57,5 1 0,4 30,3 91 39,9 0 0 66 26,8 70 30,7 2 0,9 11,8 39 17,1 20 8,8 3 1,3 12 5,3 26 11,4 145 63,6 4 1,8 35,1 38 16,7 41 18,0 28 12,3 3 1,3 15 6,6 15 6,6 46 20,2 143 62,7 3 1,3 Önemli ölçüde katılmıyorum (4) % Önemli ölçüde katılıyorum (2) % % % 35 15,4 35 15,4 9,6 30 7,0 69 17 7,5 23 10,1 56 36,4 27 18 7,9 16,7 80 2,6 % 7 3,1 22 Kararsızım (3) Tamamen katılıyorum (1) 9-Genelde başkalarını rahatsız edebilecek sözsüz (mimik, vücut hareketi vb.) ipuçlarından kaçınmak için kendime hakim olamam 10-Başkalarından daha fazla konuşmaya meylim vardır 11-Bazen bazı sözlerin birden çok anlamlı olduğunu unutuveriyorum 12-Bir konuda cevap ya da karşılık verirken, sadece gerçekleri ön planda tutarım ve duygularımı işin içine katmam 13-Dinleme ve duyma aynı anlama gelir 14-Düşüncelerimi açıklamayı geciktirmeye çalışırım ki konu üzerinde düşünmek için daha fazla zaman bulabileyim 15-Argo ve yöresel değişik kelimeleri kullanmak hoşuma gider 16-Vücut dili konuşmacılar için önemlidir, dinleyiciler için değil 17-Birisinin hatasını gördüğümde bunu o kişinin de bilmesini sağlarım 18-Fikirlerimi genel ve geniş kapsamlı olarak ifade etmeye çalışırım Hiç katılmıyorum (5) Tablo 3. İletişim Becerisi İle İlgili Olumsuz İfadeler % 19 8,3 13,2 16 55 24,1 24,6 83 23 10,1 38 6 17 7,5 28 12,3 9 3,9 43 18,9 130 57 1 0,4 56 24,6 87 38,2 38 16,7 33 14,5 13 5,7 1 0,4 95 41,7 87 38,2 11 4,8 24 10,5 11 4,8 0 0 Tablo 3’den de görüleceği üzere olumsuz ifadelere araştırmaya katılan yönetici asistanı, sekreter ve büro çalışanlarının katılım oranlarının ifadelere göre değiştiği görülmektedir. Nitekim, “Genelde başkalarını rahatsız edebilecek sözsüz (mimik, vücut hareketi vb.) ipuçlarından kaçınmak için kendime hakim olamam” ifadesine %57,5’i, “Başkalarından daha fazla konuşmaya meylim vardır” ifadesine %39,9’u hiç katılmıyorum 150 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara yanıtını vermiştir. “Bazen bazı sözlerin birden çok anlamlı olduğunu unutuveriyorum” ifadesine ise %24,1’i önemli ölçüde katılıyorum derken, %30,7’si hiç katılmıyorum demiştir. “Bir konuda cevap ya da karşılık verirken, sadece gerçekleri ön planda tutarım ve duygularımı işin içine katmam” ifadesine katılımcıların %36,4’ü önemli ölçüde katılıyorum derken, %24,6’sı tamamen katılıyorum yanıtını vermiştir. “Dinleme ve duyma aynı anlama gelir”e ise %63,6’sı hiç katılmıyorum demiştir. Araştırmada üç beceriye ilişkin sorular karışık olarak verilmiş olup bu sorular daha sonra değerlendirme aşamasında gruplandırılmış ve her üç beceri 30 puan üzerinden değerlendirilmiştir. Genel iletişim becerisine ilişkin değerlendirme toplam 90 puan üzerinden yapılmıştır. Çalışmada elde edilen iletişim becerisi, geribesleme, dinleme ve kendini ifade etme becerisine yönelik olarak hazırlanan ölçeğe ilişkin tablolar aşağıda sunulmaktadır. Ölçekte verilen ifadelerden (1,4,6,12,14,17) nolu ifadeler geribesleme becerisini, (3,5,8,10,13,16) nolu ifadeler dinleme becerisini, (2,9,7,11,15,18) nolu ifadeler ise kendini ifade etme becerisini ölçmeye yöneliktir. 1. Geribesleme Becerisi YÜKSEK+_____+_____+_____+_____+_____+____+ DÜŞÜK 2. Dinleme Becerisi YÜKSEK+_____+_____+_____+_____+_____+____+ DÜŞÜK 3. Kendini İfade Edebilme Becerisi YÜKSEK +_____+_____+_____+_____+_____+____+ DÜŞÜK 30 25 20 15 10 5 0 4. Genel İletişim Becerisi YÜKSEK _+_____+_____+_____+_____+____+_____+_____+_____+_____ DÜŞÜK 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Tablo 4. Katılımcıların Geribesleme Becerilerine İlişkin Aldıkları Puanların Yüzdesel Dağılımı n 0-4 5-9 10-14 15-19 20-24 25-30 (%) 0 1 17 114 87 9 0 0,3 7,5 50,0 38,2 4,0 Geribesleme becerisi skoru açısından bakıldığında ortalama değer 18,8 (min=8 max=27) dir. Çalışmaya katılanların %50’si 15-19 arası, %38.2’si ise 20-24 arası skora sahiptir. Tabloya göre yönetici asistanları ve sekreterlerin geribesleme becerisi bakımından ortalamanın üzerinde bir dereceye sahip olduğu görülmektedir. 151 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 5. Katılımcıların Dinleme Becerisine İlişkin Aldıkları Puanların Yüzdesel Dağılımı n 0-4 5-9 10-14 15-19 20-24 25-30 (%) 0 0 3 29 122 74 0 0 1,3 12,7 53,5 32,5 Dinleme becerisi skoru açısından bakıldığında katılımcıların ortalama puanlarının 22,91, min=14 max=30 olduğu görülmektedir. Yönetici asistanları, sekreterler ve büro çalışanlarının %53.5’i 20-24, %32.5’i ise 25-30 arası skorla dinleme becerisi bakımından yüksek dereceye sahip olduğu görülmektedir. Tablo 6. Katılımcıların Kendini İfade Etme Becerilerine İlişkin Aldıkları Puanların Yüzdesel Dağılımı n 0-4 5-9 10-14 15-19 20-24 25-30 (%) 0 0 6 40 118 64 0 0 2,5 17,5 52 28 Kendini ifade etme becerisi skoru açısından katılımcıların aldığı puanlara baktığımızda puan ortalamasının 22,26, min=12 max=29 olduğu görülmektedir. Bu ise yüksek kendini ifade etme becerisine sahip olduklarını göstermektedir. Tablo 7. Genel İletişim Becerisi n 0-9 10-19 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-79 80-90 (%) 0 0 0 27 133 68 0 0 0 0 0 0 12 58 30 0 0 0 152 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Toplam iletişim skoru açısından bakıldığında ortalama değeri 46,63, min=34 max=58’dir. Ankete katılan çalışanların geribesleme, kendini ifade etme ve dinleme becerilerine ait skorları tekrar değerlendirilmek suretiyle toplam iletişim becerisi ölçülmüştür. Sonuca göre yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının %58’i 40-49 , %30’u ise 5059 arası skora sahiptir. Toplam iletişim becerisi açısından yönetici asistanları ve sekreterlerin ortalamanın üzerinde bir beceriye sahip oldukları söylenebilir. Tablo 8. Katılımcıların Daha Önceden İletişim Konusunda Eğitim Alma Durumu n Halkla ilişkiler ve iletişim eğitimi aldınız mı? Eğitimin alındığı kurum Evet Hayır Kurum içi Kurum dışı Her ikisi (%) 68,0 32,0 80,0 16,0 4,0 156 72 124 25 7 Çalışanların büyük bir çoğunluğunun (% 68’i) önceden iletişim konusunda eğitim aldıkları görülmektedir. Halkla ilişkiler ve iletişim eğitimi aldığını belirten 156 kişinin %80’i kurum içi eğitim alırken, %16’sı ise kurum dışı eğitim almıştır. Hem kurum içinde hem de kurum dışında eğitim alan kişiler ise eğitim aldığını söyleyen kesimin %4’ünü teşkil etmektedir. Hizmet içi eğitim alanlar ile hizmet içi eğitim almayanların beceriler açısından farklılık gösterip göstermediğini anlamak için bağımsız iki grupta T testi yapılmıştır. Buna göre elde edilen sonuçlar Tablo: 9’da verilmiştir. Tablo 9. Daha Önce Halkla İlişkiler ve İletişim Eğitimi Alanlar ve Almayanların İletişim Becerilerinin Karşılaştırması Beceriler Geri besleme becerisi Dinleme becerisi Kendini ifade edebilme becerisi İletişim becerisi Grup N Ortalama Alan 155 3,1570 Almayan 73 3,0799 Alan 155 3,7774 Almayan 73 3,9041 Alan 155 3,7097 Almayan 73 3,7123 Alan 155 2,5842 Almayan 73 2,6035 t df Sig. (2tailed) 1,046 226 ,297 -1,585 226 ,114 -,034 226 ,973 -,446 226 ,656 Tabloya göre, halkla ilişkiler ve iletişimle ilgili eğitim alanlar ve almayanlar arasında geri besleme, dinleme, kendini ifade edebilme becerileri değerleri ile iletişim becerisi değerleri açısından farklılık saptanamamıştır (p>0,05). Buna göre H11 red edilmiştir. 153 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 10’da Katılımcıların eğitim durumları dikkate alınarak ifadelere verdikleri cevapların ortalamaları kıyaslanmıştır. Bu amaçla kullanılan ANOVA testinin sonuçları aşağıdaki gibidir. Tablo 10. Katılımcıların Eğitim Durumları ile İfadelerin Karşılaştırılması İFADELER Birisine cevap verirken, spesifik ayrıntılar ve örnekler kullanmaya çalışırım Karşımdaki kişi eğer beni anlamaz gibi görünüyorsa daha yavaş ve daha açık konuşmaya çalışırım Birisiyle konuşurken meydana gelen sessizlik anlarında kendimi sıkıntılı hissetmem Birisine, benim ne düşündüğümü öğrenmek istediğine emin olduktan sonra fikirlerimi söylerim Karşımdaki konuşurken “güzel” “devam et” vb. şeyler söylemekten kaçınırım Bir konu ile ilgili olarak fikirlerimi belirtirken daha çok benim fikrimi karşıdaki kişinin nasıl kullanabileceğine dikkat ederim Sadece organizasyon konunun uzmanları ile konuşurken teknik bir dil kullanmayı tercih ederim Birisini dinlerken, değerlendirmeci ve yargılayıcı olmamaya çalışırım Genelde başkalarını rahatsız edebilecek sözsüz (mimik, vücut hareketi vb.) ipuçlarından kaçınmak için kendime hakim olamam Başkalarından daha fazla konuşmaya meylim vardır Bazen bazı sözlerin birden çok anlamlı olduğunu unutuveriyorum Bir konuda cevap ya da karşılık verirken, sadece gerçekleri ön planda tutarım ve duygularımı işin içine katmam Dinleme ve duyma aynı anlama gelir Düşüncelerimi açıklamayı geciktirmeye çalışırım ki konu üzerinde düşünmek için daha fazla zaman bulabileyim Argo ve yöresel değişik kelimeleri kullanmak hoşuma gider Vücut dili konuşmacılar için önemlidir, dinleyiciler için değil Birisinin hatasını gördüğümde bunu o kişinin de bilmesini sağlarım Fikirlerimi genel ve geniş kapsamlı olarak ifade etmeye çalışırım İlköğretim-Lise Eğitim Durumları Ön Lisans Lisans ve üzeri P Değeri 3,7391 ,608 4,5652 4,5072 ,892 3,5682 3,4783 3,4493 ,904 4,0455 4,0957 4,0580 ,968 3,9545 3,7565 4,1014 ,253 3,0455 3,3652 3,1884 ,463 3,5682 3,7043 3,8986 ,402 3,5455 4,0174 3,9130 ,112 4,0455 4,2957 4,4638 ,102 3,7273 3,5217 4,2319 ,002 3,2727 3,5739 3,4058 ,430 2,3409 2,4957 2,4493 ,800 3,5000 4,2609 4,0580 ,015 2,5455 2,7565 2,7101 ,664 4,1818 4,3130 4,3478 ,743 3,9545 3,9913 4,1884 ,567 2,5227 2,2261 2,5217 ,166 2,0455 1,9217 2,0580 ,691 3,6591 3,5565 4,5455 154 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 10 incelendiğinde katılımcıların “Başkalarından daha fazla konuşmaya meylim vardır” ve “Dinleme ve duyma aynı anlama gelir” ifadelerine verdikleri cevap ile eğitim durumları arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki olduğunu saptanmıştır (p<0,05). Tablo 11’de araştırmaya katılanların bulundukları iller ile iletişim becerilerine ait sonuçlar verilmiştir. Tablo 11. İllere Göre İletişim Becerilerilerinin Karşılaştırılması Grup Geri besleme becerisi Dinleme becerisi N Mean 1 124 3,1573 2 104 3,1026 1 124 3,8347 2 104 3,7981 1 124 3,6788 Kendini ifade edebilme becerisi 2 104 3,7484 İletişim becerisi 1 124 2,5600 t df ,792 226 ,487 226 -,961 226 -1,654 226 Sig. (2tailed) ,429 ,627 ,338 ,100 NOT: (1. Grup Ankara (Maliye ve Adalet Bakanlıkları Çalışanları), 2. Grup Kayseri (Erciyes Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastaneleri)). Ankara’da görev yapan yönetici asistanları, sekreterler ve büro çalışanları ile Kayseri’de görev yapan yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının iletişim becerileri karşılaştırıldığında istatistiksel olarak iki grup arasında anlamlı bir fark bulunmamıştır. Bu durumda H12 no’lu hipotez red edilmiştir. 4.6. Sonuç ve Öneriler Gerek kamu gerekse özel sektördeki bürolarda görev yapan memur, sekreter ve yönetici asistanları gerek örgüt içi ve gerekse örgüt dışı iletişimde önemli bir rol oynamaktadır. O nedenle bu personelin iletişim becerilerinin geliştirilmesi için öncelikle iletişim beceri envanterleri çıkartılmalı ve daha sonra hizmet içi eğitim programları ile bu beceriler geliştirilmeye çalışılmalıdır. Araştırma sonuçları iki farklı ilde ve üç farklı kamu kuruluşunda görev yapan sekreter, yönetici asistanı ve büro çalışanlarının iletişim becerileri ölçülmüş ve sonuçta genel iletişim becerileri ortalama düzeyde çıkmıştır. Bu oranın yükseltilmesi hem çalışanlar arasında ve müşteriler ile ilgili ilişkilerde çatışmaları azaltacak, hem de hizmet kalitesini ve örgütsel verimlilik artışını ve de örgütün kamuoyundaki imajını yükseltecektir. 155 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAYNAKÇA ANDERSEN, Kenneth E. (1972), Introduction to Communication Theory and Practice, California: Cummings Pub. Co. DÖKMEN, Üstün(1999). İletişim Çatışmaları ve Empati.İstanbul. Sistem Yayıncılık AŞ. HIMSTREET, William C., W.M. Baty,(1969), Bussiness Communication: Principles and Methods. 3. ed. California: Wadsworth Pub. Co. HUSEMANN, Richard C., J.M. Lahiff ve J.M. Pensore,(1988), Business Communication: Strategies and Skills, 3. ed. Chicago: Dryden Press. 1988. KARAKOÇ, Nihat,(1990), “Örgütteki İletişim Zayıflığının Belirtileri”, A.Ö.F. İletişim Bilimleri Dergisi, Sayı:8. KIRMIZI, Hasan. (2003), Kişisel Gelişimde ve İş Hayatında Başarının Anahtarı Genel ve Teknik İletişim, Dilara Yayınevi, Trabzon. NAZİK, M. Hamil, Ateş, BAYAZIT (2003), İnsan İlişkileri ve İletişim, Ya-Pa Yayın, İstanbul TENGİLİMOĞLU, Dilaver ve P. COŞAN,(2004), Yönetici Asistanlığı, 1. Baskı, Asil Yayıncılık, Ankara. TUTAR, Hasan., M. Kemal. YILMAZ (2003), Genel İletişim, Nobel Yayın, Ankara ZILLIOĞLU, Melih, H. YÜKSEK (1998). İletişim Bilgisi, Eskişehir: AOF Yayınları http://www.geocities.com/Heartland/Estates/3026/iletisim2.htm. 28.08.2007 http://egeweb.ege.edu.tr/~gd/kpb/Etkili_Iletisim_Becerileri_Egitim_Notlari.doc. 25.07.2007 156 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAMU HASTANELERİNDE ÇALIŞAN TIBBİ SEKRETERLERİN YAŞAM KALİTELERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ Öğr.Gör. Mahmut AKBOLAT (Sakarya Üniversitesi) Öğr.Gör. Oğuz IŞIK (Sakarya Üniversitesi) ÖZET Yaşam kalitesi, bireylerin kendi kültürleri ve değerler sistemi içinde kendi durumlarını algılayış biçimidir. Bu araştırmada beş kamu hastanesinde görevli tıbbi sekreterlerin öznel yaşam kalitelerinin değerlendirilmesi amaçlanmıştır. Çalışmada tıbbi sekreterlik görevini yürüten 167 personele 1-30 Nisan 2007 tarihleri arasında WHOQOL-BREF (TR) yaşam kalitesi ölçeği uygulanmıştır. Çalışmada elde edilen yaşam kalitesi bedensel, ruhsal, sosyal, çevre ve ulusal çevre alan puanları sırasıyla 10,22, 12,07, 13,51, 10,33 ve 9,80’dir. Tıbbi sekreterlerin yaşam kalitesi puanları genel olarak diğer araştırmalara göre düşük bulunmuştur. Yaşam kalitesi alanlarına göre en yüksek puanı sosyal alan puanıdır ve bunu bedensel alan puanı izlemektedir. En düşük puanı ise ulusal çevre alanı oluşturmaktadır. 40 yaş üzeri ve 1990 yılından önce göreve başlayan tıbbi sekreterlerin yaşam kalitesi puanları daha düşüktür. Sekreterlerin ulusal çevre puanlarının düşük olmasında özlük haklarının yanı sıra, sosyal baskının da rol oynadığı düşünülmektedir. Anahtar Sözcükler: Yaşam Kalitesi, Tıbbi Sekreter, WHOQOL-BREF (TR) EVALUATION OF THE QUALITY OF LIFE OF MEDICAL SECRETARIES WORKING IN STATE HOSPITALS SUMMARY Quality of life is the shape of perception of human in individual culture and value sistems. The objective of this study was to evaluate the quality of life of research medical secretaries working in five state hospitals. The study was carried out using WHOQOL-BREF (TR) quality of life scale and 167medical secretaries were included between 01-30 April 2007. The scores for physical, psychological, social, environment and national environment were 10.22, 12.07, 13.51, 10.33 and 9.80 respectively. Generally Medical secretaries’ Quality of life scores are found lower according to the other studies. As to quality of life scores, social score 157 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara is the highest score and followed by physical score. The lowest score is national environment. We thinks that causes of lowe national environment score are low true nature and social pressure. Keywords: Quality of life, Medical Secretary, WHOQOL-BREF (TR) GİRİŞ Yaşam kalitesi nedir? Niçin bireylerin yaşam kalitesi ölçülmeli ya da değerlendirilmelidir? Bu çalışmanın amacı tıbbi sekreterlerin yaşam kalitesi bağlamında bu soruların yanıtlarını aramaktır. Dünya Sağlık Örgütü (WHO) yaşam kalitesini, içinde yaşadığı kültür ve değerler sistemi bağlamında kişilerin kendi yaşamları ile ilgili amaçlar, beklentiler, standartlar ve kaygıların durumunu bireysel olarak algılamaları şeklinde tanımlamaktadır (WHOQOL Group, 1994). Kişinin yaşadığı yerde, amaçlarını, beklentilerini, standartlarını ve ilgilerini kapsayan yaşam kalitesi kavramı içinde, fiziksel sağlık, ruh sağlığı, bağımsızlık düzeyi, sosyal ilişkiler, çevre etkenleri ve kişisel inançlar, öznellik temelinde yer almaktadır. Yaşam kalitesi, bireyin, içinde bulunduğu maddi koşullara bağlı olarak, içinde yaşanan koşulları değerlendirmesi, bu yaşamdan sağladığı öznel doyumu ve psikolojik olarak hissettiklerini anlatmaktadır. O halde yaşam kalitesi, bireylerin kendi kültürleri ve değerler sistemi içinde kendi durumlarını algılayış biçimidir. Kişinin fiziksel fonksiyonlarını, psikolojik durumunu, aile içindeki ve dışındaki sosyal ilişkilerini, çevre etkilerini ve inançlarını da kapsamaktadır (Avcı ve Pala, 2004). Yaşam kalitesinin yükseltilmesi kişilerin performanslarını geliştirecek, bu da çalıştığı kuruluşa ve dolaylı olarak da topluma pozitif bir katkı sağlayacaktır. Araştırmacıların çoğu yaşam kalitesini; mutluluk, doyum, uyum olarak tanımlamışlardır ve yaşam kalitesi kavramı; yaşam doyumu, yaşam memnuniyeti ve mutluluk ile eş anlamlı olarak kullanılmıştır (Kızılcı, 1997). Ancak burada dikkat edilmesi gereken husus, yaşam kalitesinin en önemli belirleyici olan memnuniyetin bireysel bir duygu olması ve yaşam kalitesinin yaşam memnuniyetinden daha deniş bir kavram olmasıdır. Fry ve Ghosh (1980) farklı kültürlerde yaşlı insanların yaşam kalitesi algıları konusunda yaptıkları çalışmada yaşam kalitesine ilişkin atıfların dini inanç, diğer bireylerle ilişkiler, aile bağları, şans, sosyal statü, kişisel yetenekler gibi kavramlardan da etkilendiğini bulmuşlardır. Bu durum göstermektedir ki, yaşam kalitesi algısı, yalnızca kişilerin ekonomik durumlarını gösteren bir kavram değildir, kişilerin sosyo-kültürel durumlarından da etkilenmektedir. Bilgin’e (2003) göre yaşam kalitesi kavramı, insanların yaşamlarından aldıkları genel doyum düzeyini ifade etmektedir. Yaşam kalitesi, maddi refah öğelerinin yanı 158 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara sıra, psiko-sosyal faktörleri ve bireyin algılarını da işe katan bir değer olarak kavramlaştırılmaktadır. Yaşam kalitesinin işlevsel tanımına nelerin dahil edildiği ise, araştırmacılara göre farklılıklar göstermektedir. Bu bağlamda Cummins (1997) tarafından yapılan bir çalışmada (aktaran Heinonen et.al., 2004) yaşam kalitesine ilişkin tanımlamaların boyutları belirlenmeye çalışılmıştır. İncelenen 27 tanımın % 85’inin “duygusal iyi olma” kavramını, %70’inin “sağlık” kavramını, %59’unun “maddi durum/zenginlik ve iyi olma” kavramlarını içerdiği bulgusuna ulaşılmıştır. Yaşam kalitesi kavramı 1960’lı yıllarda, sosyoloji, ekonomi, psikoloji biliminin uğraşı alanına girmiş, 1970-1980 yıllarında tıp alanında ilgi görmüş, 1980- 1990 yıllarında hemşirelik alanında üzerinde durulan bir konu olmuştur (Kızılcı, 1997; Eski, 1999). Bütün bunların yanı sıra çalışanların yaşam kalitesi ile ilgili çalışmalar da mevcuttur (Avcı ve Pala, 2004; Baydur ve diğ., 2004; Baydur, 2001; Kaya ve Piyal, 2004). Bilim dalları yaşam kalitesine kendi disiplinlerini ilgilendiren açılardan yaklaşmaktadırlar. Sosyoloji, yaşam kalitesinin refahla ilişkisine odaklanırken, fizyoloji temel olarak kişilerin büyüme ve gelişmelerine odaklanmıştır. Tıp ve hemşirelik ise, sağlık çalışanlarının ilgilendikleri alanlar olan sağlığın, semptomların, hastalıkların, tedavilerin ve bakımın, yaşam kalitesi ile olan ilişkisine odaklanmıştır (Eski, 1999). Son yıllarda yaşam kalitesinin değerlendirildiği çalışmaların sayıları, başta yeni program ve tedavilerin maliyet kulanım analizlerinde olmak üzere giderek artmaktadır (Testa ve Simonson, 1996; Carr ve Higginson, 2001; Jenney ve Campbell, 1997). Bunların yanı sıra ülkemizde sağlık alanında çalışan bireylerin yaşam kalitesi algıları üzerinde de çalışmalar yapılmıştır (Avcı ve Pala, 2004). DSÖ tarafından 1980 yılından itibaren yaşam kalitesini ölçmek ve değerlendirmek için çalışmalar yapılmaktadır. Bu amaçla kişinin iyilik halini ölçen ve kültürler arası karşılaştırmalara olanak veren geniş kapsamlı bir yaşam kalitesi ölçeği (Dünya Sağlık Örgütü Yaşam Kalitesi-WHOQOL) geliştirmiştir. Dünya çapında 15 merkezde yapılan pilot çalışmalar sonucu 100 soruluk WHOQOL-100 ve bu sorulardan seçilerek oluşturulan 26 soruluk WHOQOL-BREF geliştirilmiştir (The WHOQOL Group, 1998; Eser ve diğ., 1999; WHO, 1997; Skevington et. al., 2004). Bu çalışmada da WHOQOL-BREF ölçeğinden yararlanılmıştır. 159 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara YÖNTEM Araştırmanın evrenini Dr. S. Ersek Göğüs Kalp ve Damar Cerrahisi Eğitim ve Araştırma Hastanesi (98), Sakarya Eğitim ve Araştırma Hastanesi (85), Toyotasa Acil Yardım Hastanesi (30), Yenikent Devlet Hastanesi (35) ve Sakarya Doğum ve Çocuk Bakımevi (20) Baştabipliği’nde görev yapan toplam 268 tıbbi sekreter oluşturmaktadır. Çalışmada örneklem seçilmemiş olup, evrendeki tüm sekreterlere ulaşılmaya çalışılmıştır. Ancak çalışma sonucunda Dr. S. Ersek Göğüs Kalp ve Damar Cerrahisi Eğitim ve Araştırma Hastanesi’nden 52, Sakarya Eğitim ve Araştırma Hastanesi’nden 55, Toyotasa Acil Yardım Hastanesi’nden 26, Yenikent Devlet Hastanesi’nden 23 ve Sakarya Doğum ve Çocuk bakımevi’nden 11 olmak üzere toplam 167 sekreter anketleri doldurmuştur. Anket 1-30 Nisan 2007 tarihleri arasında uygulanmıştır. Araştırma beş hastanede çalışan sekreterlerin yaşam kalitelerini tanımlayıcı bir çalışmadır. Araştırmada veri toplama aracı olarak “ World Health Organization Quality of Life Short Form” (WHOQOL-BREF Yaşam Kalitesi Ölçeği) ve çalışanların özelliklerinden oluşan bir anket kullanılmıştır. “WHOQOL-BREF Yaşam Kalitesi Ölçeği” Dünya Sağlık Örgütü tarafından geliştirilmiş olup, Eser ve arkadaşları tarafından Türkçe’ye tercüme edilmiş ve normal kadın popülasyonu, öğrenci, işçi, hemşire ve ebe grupları üzerinde geçerliliği ve güvenilirliği test edilmiştir. Bölüm ve alanlarının Cronbach alfa katsayısı bedensel alan 0.83, ruhsal alan 0.66, sosyal alan 0.53, çevresel alan 0.73 ve çevre(TR) alanı 0.73 bulunmuştur (Eser ve diğ.,1999). WHOQOL-BREF, genel olarak algılanan yaşam kalitesi ve algılanan sağlık durumunun sorgulandığı iki soru ile birlikte birbirinden bağımsız 5 alandan oluşan toplam 26 sorudan oluşmaktadır. Türkçe geçerlilik çalışmaları sırasında bir ulusal soru daha eklenerek soru sayısı 27’ye çıkarılmıştır. “WHOQOL-BREF Yaşam Kalitesi Ölçeği”nin her bir alanını oluşturan sorular incelendiği zaman alanlara göre aşağıdaki bilgiler ölçülmektedir: Bedensel alanda ağrı, bedensel güç, uyku, hareketlilik, günlük aktiviteler, ilaçlara bağımlı yaşama ve işte çalışma kapa kapasitesinden ne kadar hoşnut olduğu; Ruhsal alanda olumlu duygulanımlar, düşünüp karar verebilme, hafıza, öz saygı, beden imgesi, olumsuz duygulanımlar, kişisel inançlara ilişkin düşünceler; Sosyal alanda kişisel ilişkiler, sosyal destek ve cinsel aktiviteye ilişkin düşünceleri; Çevresel alanda fiziksel güvenlik, ev ortamı, parasal kaynaklar, hizmetler (sağlık ve sosyal hizmetler), bilgiye ulaşabilme, boş zamanları değerlendirme, fiziksel çevre ve ulaşım olanaklarına ilişkin hoşnutluk düzeyi; Ulusal çevre alanında sosyal baskıya ilişkin değerlendirmeler ölçülmektedir. 160 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Anketin uygulanmasından elde edilen veriler bilgisayar ortamına aktarılmış ve SPSS paket programı kullanılarak değerlendirilmiştir. Araştırmaya katılan sekreterlerin algıları iki ortalama arasındaki farkın önem kontrolü (bağımsız örneklerde t testi) testi ve ANOVA testi (tek yönlü varyans analizi) kullanılarak analiz edilmiştir. Testlerde yanılma olasılığı olarak α=0,05 seçilmiştir. ANOVA testi sonucunda istatistiksel olarak anlamlı fark bulunan gruplarda bu farkın hangi gruplardan kaynaklandığını bulmak için Tukey HSD testi uygulanmıştır. BULGULAR VE TRTIŞMA Çalışma beş devlet hastanesinde gerçekleştirilmiştir. Hastanelerin tamamında tıbbi sekreterler hem idari birimlerde (hasta kabul, istatistik, arşiv, idare, vb) hem de tıbbi birimlerde (poliklinikler, klinikler, laboratuvarlar, vb) görev yapmaktadırlar. Tablo 1’de de gösterildiği gibi, 113’ü kadın ve 99’u bekardır. Çalışmaya katılanların 92’si lise, 60’ı önlisans ve 14’ü lisans mezunudur. Çalışanlar büyük oranda genç kişilerden oluşmaktadır (%40,7’si 25 yaştan daha küçük ve %35,9’u 25-30 yaşlarındadır). Katılımcıların %49,1’i idari birimlerde görevli olup, %82’si sürekli gündüz çalışmakta ve büyük oranda ( %70,7) hizmet alımı yöntemi ile istihdam edilmektedirler. Ayrıca çalışmaya katılan sekreterlerin %83,8’i her hangi bir hastalığı olmadığını belirtmiştir. Tablo 1: Çalışmaya Katılanların Tanımlayıcı Özellikleri (n=167) Tanımlayıcı Özellikler Sayı % Tanımlayıcı Özellikler Sayı Erkek 53 31,9 Lise 92 Cinsiyetiniz Kadın 113 68,1 Eğitim Önlisans 60 Toplam 166 100 Durumu Lisans 14 Evli 68 40,7 Toplam 166 Medeni Bekar 99 59,3 Kira 62 Durumunuz Toplam 167 100 Kendine 50 Oturulan AkrabaEvet 49 29,3 Evin 47 ebeveyne Çocuk Mülkiyeti Durumu Hayır 118 70,7 Lojman 7 Toplam 167 100 Toplam 166 Evet 26 15,7 1990'dan önce 11 Hastalık Hayır 140 84,3 İşe 1990-1999 20 Durumu Başlama 2000 ve Toplam 166 100 134 Yılı sonrası İdari birimler 82 57,3 Toplam 165 Çalışılan Sürekli Tıbbi birimler 61 42,7 137 Birimler gündüz Çalışma Toplam 143 100 Nöbet 21 Şekli >25 68 40,7 Vardiya 5 25-30 60 35,9 Toplam 163 Yaş 31-40 26 15,6 Memur 20 40< 13 7,8 İstihdam Sözleşmeli 29 Toplam 167 100 Şekliniz Outsourcing 118 Toplam 167 161 % 55,4 36,1 8,4 100 37,3 30,1 28,3 4,2 100 6,7 12,1 81,2 100 84,0 12,9 3,1 100 12,0 17,4 70,7 100 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Araştırmaya katılanlara, algıladıkları yaşam kalitesini değerlendirmek için, yaşam kalitelerinden ne kadar hoşnut oldukları sorusu sorulmuştur. Bu soruya katılımcıların %4,8’i yaşam kalitesini çok kötü, %15,0’ı biraz kötü, algılarken; %3,6’sı yaşam kalitesini çok iyi, %16,’i ise oldukça iyi algılamaktadır. Katılımcıların %59,3’ü ise yaşam kalitesini ne iyi ne de kötü olarak algılamaktadır. Araştırmaya katılanlara algıladıkları genel sağlık durumu sorulduğunda, katılanların %6,6’sı hoşnut, %17,4’ü çok az hoşnut, %52,1’i ne hoşnut ne hoşnut değil, %19,8’i epeyce hoşnut ve %3,6’sı çok hoşnut olduklarını belirtmişlerdir. Araştırmaya katılanların sosyal (13,51) ve ruhsal alan (12,07) puanları daha yüksek bulunmasına karşılık, ulusal çevre alan puanı (9,80) oldukça düşük bulunmuştur (Tablo 2). Avcı ve Pala (2004) tarafından Uludağ Üniversitesi Tıp Fakültesi’nde çalışan araştırma görevlisi ve uzman hekimler üzerinde gerçekleştirilen bir çalışmada da çevresel alan puanları diğer alanların puanlarına oranla daha düşük bulunmuştur. Tablo 2. Araştırmaya Katılanların Alan Puanlarının Dağılımları S.S. Dağılım Aralığı X Bedensel boyut 10,22 1,00 8,79-12,46 Ruhsal alan 12,07 1,00 9,74-13,36 Sosyal Alan 13,51 1,01 12,91-14,14 Çevre Alanı 10,33 1,00 9,04-11,94 Ulusal Çevre (TR) Alanı 9,80 1,01 7,65-11,63 Araştırmaya katılanların yaş, cinsiyet eğitim durumu, medeni durum, göreve başlama yılı, çalıştığı birimler, çalışma şekli, hastalık durumu ve istihdam şekline göre bedensel, ruhsal, sosyal, çevre ve ulusal çevre alan puanları hesaplanarak karşılaştırmaları yapılmıştır (Tablo 3). Cinsiyetlerine göre incelendiği zaman küçük olmakla birlikte, ruhsal alan dışındaki tüm alanlarda erkek sekreterlerin kadın sekreterlerden daha yüksek puanlara sahip oldukları görülmektedir. Yaşa göre inceleme yapıldığın da ise 40 yaş üzeri çalışanların puanlarının daha düşük olduğu bulunmuştur. İşe başlama yılları dikkate alınarak inceleme yapıldığında, çalışma süresi uzadıkça çalışanların tüm alanlarda yaşam kalitesi algılarının olumsuz yönde etkilendiği görülmektedir. Tüm alanlarda 1990 yılından önce göreve başlayan sekreterlerin yaşam kalitesi algısı puanlarının daha düşük olduğu bulunmuştur. Çalışılan birimler dikkate alınarak inceleme yapıldığı zaman, medikal birimlerde çalışan sekreterlerin çevre ve ulusal çevre alan puanlarının daha düşük olduğu görülmektedir. Ayrı bir inceleme gerektirmekle birlikte bu durumun medikal birimlerde çalışan özellikle hekim grubu personelin yaşam standartlarının daha yüksek olmasından kaynaklandığı düşünülmektedir. Hastalığı olmayan sekreterlerin hastalığı olanlara göre bedensel alan dışındaki tüm alanlardaki puanları daha yüksek bulunmuştur. Çalışmada istihdam şekillerine göre bakıldığı zaman memur olarak 162 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara çalışan sekreterlerin sosyal alan dışındaki tüm alanlarda puanlarının diğer istihdam şekillerinden daha düşük olduğu, yalnızca sosyal alan puanlarının daha yüksek olduğu bulgularına ulaşılmıştır. Hastalık Çocuk Durumu Medeni Durum Cinsiyet Tablo 3: Tıbbi Sekreterlerin Kişisel Özelliklerine Göre Yaşam Kalitesi Alan Puanlarının Dağılımı Ulusal Bedensel Ruhsal Sosyal Çevre Çevre (TR) Alan Alan Alan Alanı Alanı 10,82 11,68 14,15 10,50 9,99 X Erkek S.S. 1,06 1,13 1,00 1,04 1,03 9,98 12,25 13,18 10,33 9,77 X Kadın S.S. 0,95 0,93 1,01 0,97 0,98 t 0,88 -0,46 0,65 0,22 0,27 P 0,41 0,22 0,29 0,34 0,38 10,11 12,07 14,92 10,47 9,80 X Evli S.S. 0,98 0,95 0,83 0,97 0,96 10,30 12,08 12,35 10,24 9,80 X Bekar S.S. 1,01 1,03 1,07 1,03 1,04 t -0,07 -0,11 1,81 0,20 -0,01 P 0,46 0,42 0,38 0,48 0,49 10,09 11,89 14,57 9,93 9,43 X Var S.S. 0,97 0,98 0,92 0,96 0,96 10,28 12,15 13,03 10,51 9,95 X Yok S.S. 1,01 1,00 1,03 1,02 1,03 t -0,07 -0,22 0,97 -0,58 -0,53 P 0,46 0,46 0,59 0,54 0,56 10,24 11,09 12,70 9,67 9,40 X Var S.S. 1,15 1,12 1,00 0,99 1,00 10,20 12,24 13,71 10,49 9,90 X Yok S.S. 0,95 0,97 1,01 1,01 1,01 t -0,23 -0,82 -0,73 -0,59 -0,37 P 0,23 0,35 0,53 0,43 0,54 Ulusal Çevre Bedensel Ruhsal Sosyal Çevre (TR) Alan Alan Alanı Alan Alanı İd. 11,7 13,93 10,52 10,00 10,15 X Birim. S.S. 0,99 1,03 1,02 0,95 0,95 Tıb.Biri 12,5 12,77 9,96 9,45 10,31 X m. S.S. 1,05 0,92 1,01 1,06 1,07 t -0,64 0,74 0,48 0,48 -0,09 P 0,40 0,17 0,35 0,36 0,33 >25 12,56 13,15 10,5 10,02 10,55 X S.S. 1,04 0,99 1,04 1,050 1,05 25-30 12,34 14,17 10,71 9,99 10,15 X S.S. 0,92 0,89 0,93 0,98 0,98 31-40 11,61 13,30 10,21 9,82 10,02 X S.S. 0,91 1,05 1,00 0,88 0,90 40< 9,39 12,51 8,07 7,73 9,30 X S.S. 1,22 1,25 1,06 0,99 0,99 F 1,54 2,07 1,66 1,82 1,44 163 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara P Lise Önlisan s Lisans F P 1990'da n önce 19901999 2000 ve sonrası F P S.S. 0,36 10,35 1,03 0,25 12,03 1,06 0,13 14,12 1,01 0,35 10,44 1,03 0,39 9,85 1,04 X 10,00 11,96 12,99 10,14 9,64 S.S. S.S. 10,99 10,33 1,00 0,67 0,55 0,89 12,76 1,06 0,64 0,63 0,99 11,47 1,10 1,09 0,48 1,00 10,33 0,90 0,40 0,70 0,98 9,97 0,95 0,46 0,77 X 8,96 8,71 12,89 7,98 7,66 S.S. 1,25 1,29 1,15 0,97 0,98 X 9,97 12,58 13,29 10,20 9,64 S.S. 0,89 0,91 1,01 0,96 0,95 X 10,36 12,33 13,55 10,60 10,04 S.S. 0,99 0,97 0,51 0,97 2,00 0,24 1,00 1,49 0,34 1,00 1,72 0,41 1,01 1,73 0,52 X X Çalışmada cinsiyet, medeni durum, çocuk sahibi olma, çalışılan birimler ve hastalık bağımsız değişkenleri temelinde iki ortalama arasındaki farkın önem kontrolü (bağımsız t testi) testine göre değerlendirmeleri yapılmıştır (Tablo 4). Yapılan değerlendirme sonucunda, sekreterler arasında cinsiyet bakımından bedensel özrünü kabullenme (p=0,0005) ve kendilerinden ne kadar hoşnut oldukları (p=0,006); medeni durum bakımından cinsel yaşamlarından hoşnut olma (p=0,000) ve çocuk sahibi olma durumuna göre ise cinsel yaşamdan hoşnut olma (p=0,004) konularında istatistiksel açıdan anlamlı bir fark bulunmaktadır. Tablo3’ün Devamı Bedensel Ruhsal Alan Alan Çalışma Şekli Nöbet İstihd am Şekli Sürekli gündüz Memur Vardiya X S.S. X S.S. X S.S. F P Sözleşmeli X S.S. X 10,16 0,99 9,94 1,07 11,37 0,85 0,91 0,52 9,58 1,14 11,34 11,89 1,00 12,42 0,99 12,19 0,77 0,77 0,53 10,14 1,11 12,7 Sosyal Alan 13,89 0,98 12,61 0,97 11,62 1,4 2,13 0,14 14,00 1,00 12,42 164 Ulusal Çevre Çevre (TR) Alanı Alanı 10,52 9,99 0,97 0,98 9,82 9,20 1,17 1,15 8,44 8,11 1,09 1,07 1,17 1,24 0,52 0,59 8,98 8,50 0,93 0,93 10,34 9,96 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara S.S. Outcourcing F P Sekreterlerin X S.S. 1,1 10,07 0,94 1,73 0,45 çalıştıkları 1,15 12,27 0,93 1,45 0,33 birimler 1,13 13,68 0,96 1,56 0,40 1,06 10,57 0,99 2,77 0,25 1,08 9,99 0,99 2,9 0,29 dikkate alındığı zaman, yaşam kalitesini değerlendirme (p=0,006), uykudan hoşnut olma (p=0,044) ve cinsel yaşamdan hoşnut olma (p=0,019) maddelerinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur. Tıbbi sekreterler arasında hastalıklarının olup olmamasına göre inceleme yapıldığında, günlük işleri yürütürken bir tedaviye ihtiyaç duyma (p=0,023), günlük uğraşları yürütebilme becerisi (p=0,021) ve iş görme kapasitesinden hoşnutluk (p=0,008) bakımından istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmaktadır. Hastalık Durumu Çalışılan Birim Cinsiyet Tablo 4: Tıbbi Sekreterlerin Yaşam Kalitesindeki Farklılıkların İki Ortalama Arasındaki Farkın Önem Kontrolü Testine Göre Karşılaştırılması İfadeler N S.S. t p X Bedensel özrünüzü Erkek 51 3,02 1,556 -0,264 0,005 kabullenir misiniz? Kadın 105 3,09 1,257 Kendinizden ne kadar Erkek 53 3,72 1,081 -1,146 0,006 hoşnutsunuz? Kadın 112 3,91 0,855 Medeni Cinsel yaşamınızdan ne Evli 58 4,07 0,835 5,116 0,000 Durum kadar hoşnutsunuz? Bekar 59 2,95 1,455 Çocuk Cinsel yaşamınızdan ne Var 39 3,97 1,038 3,09 0,004 kadar hoşnutsunuz? Yok 78 3,27 1,374 Yaşam kalitenizi nasıl İd. Birim 82 2,94 0,743 -0,735 0,006 buluyorsunuz? Tıb. Birim 60 3,05 0,982 Uykunuzdan ne kadar İd. Birim 82 3,21 1,015 0,294 0,044 hoşnutsunuz? Tıb. Birim 60 3,15 1,233 Cinsel yaşamınızdan ne İd. Birim 60 3,68 1,172 1,188 0,019 kadar hoşnutsunuz? Tıb. Birim 40 3,35 1,494 Günlük işlerinizi Var 25 3,40 1,354 yürütebilmeniz için -2,487 0,023 herhangi bir tedaviye ne kadar ihtiyaç Yokr 134 4,11 1,074 duyuyorsunuz? Günlük uğraşları Var 25 3,64 1,114 yürütebilme 0,198 0,021 becerinizden ne kadar Yok 138 3,59 0,741 hoşnutsunuz? İş görme kapasitenizden Var 26 3,77 1,070 0,198 0,008 ne kadar hoşnutsunuz? Yok 138 3,91 0,749 Yaş, işe başlama yılı, çalışma şekli ve istihdam şekline göre tıbbi sekreterlerin yaşam kalitelerini algılamaları ANOVA testi kullanılarak analiz edilmiştir. Tıbbi sekreterler yaş farklılıklarına göre incelendiği zaman (Tablo 5) yaşam kalitelerini algılamaları bakımından istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmaktadır (p=0,046). 165 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Farkın 25-30 yaş grubu sekreterler (3,03±0,830) ile 40< grubu sekreterler (2,62±1,044) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,048). “Günlük işlerini yürütebilmeleri için herhangi bir tedaviye ne kadar ihtiyaç duydukları” maddesinde yaş gruplarına göre istatistiksel açıdan anlamlı bir fark bulunmuştur (p=0,049). Farkın >25 yaş tıbbi sekreterler (2,31±1,344) ile 25-30 yaş tıbbi sekreterler (1,75 ±0,975) arasında olduğu saptanmıştır. “Günlük yaşamlarında kendilerini ne kadar güvende hissettikleri” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,029). Farkın 40< yaş sekreterler (2,67±0,888) ile 25-30 yaş (3,56±0,896) sekreterler (p=0,019) ve 31-40 yaş sekreterler (3,58±0,758) arasında (p=0,036) olduğu saptanmıştır. Tablo 5: Tıbbi Sekreterlerin Yaş Farklılıklarına Göre Yaşam Kalitesi Algılarının Karşılaştırılması Madde Yaş N SS F p X >25 68 3,01 0,889 Yaşam kalitenizi nasıl 25-30 59 3,03 0,830 2,719 0,046 buluyorsunuz 31-40 26 2,85 0,925 40< 13 2,62 1,044 Günlük işlerinizi >25 64 2,31 1,344 yürütebilmeniz için 25-30 59 1,75 0,975 herhangi bir tedaviye ne 31-40 25 1,88 1,013 2,682 0,049 kadar ihtiyaç 40< 12 2,00 0,853 duyuyorsunuz >25 66 3,44 1,083 Günlük yaşamınızda 25-30 59 3,56 0,896 kendinizi ne kadar 3,087 0,029 güvende 31-40 26 3,58 0,758 hissediyorsunuz? 40< 12 2,67 0,888 >25 68 3,63 0,960 Arkadaşlarınızın 25-30 59 3,83 0,854 2,760 0,044 desteğinden ne kadar 31-40 26 3,65 0,797 hoşnutsunuz? 40< 12 3,00 1,206 “Arkadaşlarının desteğinden ne kadar hoşnut oldukları” maddesinde yaş gruplarının dağılımına göre istatistiksel açıdan anlamlı bir fark bulunmuştur (p=0,044). Fark 25-30 yaş sekreterler (3,83±0,854) ile 40< yaş sekreterlerden (3,00±1,206) kaynaklanmaktadır (p=0,044). Çalışanların göreve başlama yılları üç döneme ayrılarak sekreterlerin yaşam kalitesi algıları değerlendirilmiştir (Tablo 6). “Yaşam kalitelerini nasıl buldukları” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,002). Farkın 1990 yılından önce göreve başlayan tıbbi sekreterler (2,18±0,874) ile 1990-1999 yılları arasında (3,10±0,553) göreve başlayan (p=0,005) ve 2000 ve daha sonraki yıllarda göreve başlayan (3,06±0,795) sekreterler arasında (p=0,001) olduğu saptanmıştır. 166 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 6: Tıbbi Sekreterlerin Göreve Başlama Yıllarına Göre Yaşam Kalitesi Algılarının Karşılaştırılması N S.S. F p X 1990’dan önce 11 2,18 0,874 Yaşam kalitenizi nasıl 1990-1999 20 3,10 0,553 6,674 0,002 buluyorsunuz? 2000 ve sonrası 133 3,06 0,795 1990’dan önce 11 3,00 1,414 Yaşamaktan ne kadar 1990-1999 20 3,75 1,020 3,413 0,035 keyif alırsınız? 2000 ve sonrası 134 3,81 0,938 1990’dan önce 11 2,09 1,700 Bedensel özrünüzü 1990-1999 18 3,56 1,042 4,218 0,016 kabullenir misiniz? 2000 ve sonrası 126 3,08 1,324 1990’dan önce 11 2,09 1,044 İhtiyaçlarınızı karşılamaya yeterli 1990-1999 20 3,00 0,562 4,328 0,015 paranız var mı? 2000 ve sonrası 134 2,85 0,897 Günlük yaşantınızda 1990’dan önce 10 2,50 0,850 size gerekli bilgilere 1990-1999 20 3,30 0,865 4,332 0,015 ne ölçüde 2000 ve sonrası 132 3,37 0,911 ulaşabiliyorsunuz? 1990’dan önce 11 2,64 0,924 Hareketlilik beceriniz 1990-1999 20 3,55 1,234 3,396 0,036 nasıldır? 2000 ve sonrası 132 3,51 1,066 “Yaşamaktan ne kadar keyif aldıkları” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,035). Farkın 1990 yılından önce (3,00±1,414) ve 2000 ve daha sonrası yıllarda göreve başlayan sekreterler (3,10±0,553) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,026). “Bedensel özrü kabullenme” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,016). Farkın 1990 yılından önce göreve başlayan sekreterler (2,09±1,700) ile 1990-1999 yılları (3,56±1,042) arasında (p=0,012) ve 2000 ve sonrası yıllarda (3,08±1,324) göreve başlayan sekreterler (p=0,049) arasında olduğu saptanmıştır. “İhtiyaçlarını karşılamaya yeterli paranın olması” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,015). Farkın 1990 yılından önce göreve başlayan tıbbi sekreterler (2,09±1,044) ile 1990-1999 yılları arasında (3,00±0,562) göreve başlayan (p=0,012) ve 2000 ve sonrası yıllarda göreve başlayan (2,85±0,897) sekreterler arasında (p=0,017) olduğu saptanmıştır. “Günlük yaşantıda gerekli bilgilere ne ölçüde ulaşabildiği” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,015). Farkın 1990 yılından önce göreve başlayan tıbbi sekreterler (2,50±0,850) ile 2000 ve sonrası yıllarda göreve başlayan sekreterler (3,37±0,911) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,017). "Hareketlilik (etrafta dolaşabilme, bir yerlere gidebilme) becerisi” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,036). Farkın 1990 yılından önce göreve başlayan tıbbi sekreterler (2,64±0,924) ile 2000 ve sonrası yıllarda göreve başlayan sekreterler (3,51±1,066) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,030). 167 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tıbbi sekreterlerin çalışma biçimlerine göre yaşam kalitesi algılarının değerlendirilmesinde iki maddede istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (Tablo 7). “Yaşam kalitelerini nasıl buldukları”” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark vardır (p=0,015). Farkın sürekli gündüz çalışan tıbbi sekreterler (3,04±0,861) ile nöbet usulü ile çalışan sekreterler (2,50±0,688) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,030). “İhtiyaçlarını karşılamaya yeterli paranın olması” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı bir fark bulunmuştur (p=0,039). Farkın sürekli gündüz çalışan sekreterler (2,88±0,849) ile vardiya usulü çalışan sekreterler (2,00±0,707) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,030). İstihdam biçimleri dikkate alınarak sekreterlerin yaşam kalitesi algıları değerlendirildiğinde altı maddede istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (Tablo 8). “Günlük işlerin yürütülebilmesi için herhangi bir tedaviye ne kadar ihtiyaç duyulduğu” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,008). Farkın sözleşmeli çalışan tıbbi sekreterler (2,44±1,553) ile hizmet alımı yöntemi ile çalıştırılan sekreterler (1,83±0,963) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,032). Tablo 7: Tıbbi Sekreterlerin Çalışma Biçimlerine Göre Yaşam Kalitesi Algılarının Karşılaştırılması Sürekli gündüz Yaşam kalitenizden ne Nöbet kadar hoşnutsunuz? Vardiya Sürekli gündüz İhtiyaçlarınızı karşılamaya yeterli Nöbet paranız var mı? Vardiya N X 137 20 5 137 21 5 3,04 2,50 2,40 2,88 2,57 2,00 S.S F 0,861 0,688 4,327 1,673 0,849 1,121 3,323 0,707 p 0,015 0,039 “İhtiyaçlarını karşılamaya yeterli paranın olması” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,014). Farkın sözleşmeli çalışan tıbbi sekreterler (3,21±1,082) ile memur kadrosu ile çalışan (2,50±0,946) tıbbi sekreterler (p=0,016) ve hizmet alımı yöntemi ile çalıştırılan sekreterler (2,77±0,800) arasında olduğu (p=0,045) saptanmıştır. “Günlük yaşantıda gerekli bilgilere ne ölçüde ulaşılabildiği” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,002). Farkın sözleşmeli çalışan tıbbi sekreterler (3,82±0,863) ile memur kadrosu ile çalışan (3,00±0,882) tıbbi sekreterler (p=0,007) ve hizmet alımı yöntemi ile çalıştırılan (3,22±0,901) sekreterler arasında olduğu (p=0,005) saptanmıştır. “Hareketlilik becerisi” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,015). Farkın sözleşmeli tıbbi sekreterler (3,82±1,090) ile memurlar (2,90±1,071) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,010). 168 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara “Cinsel yaşamdan hoşnutluk” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,023). Farkın sözleşmeli çalışan tıbbi sekreterler (3,00±1,612) ile memurlar (4,12±0,857) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,023). Tablo 8: Tıbbi Sekreterlerin İstihdam Biçimlerine Göre Yaşam Kalitesi Algılarının Karşılaştırılması N S.S. F p X Günlük işlerinizi Memur 20 2,45 1,317 yürütebilmeniz için Sözleşmeli 27 2,44 1,553 4,941 0,008 herhangi bir tedaviye ne kadar ihtiyaç Hizmet Alımı 113 1,83 0,963 duyuyorsunuz? Memur 20 2,50 0,946 İhtiyaçlarınızı karşılamaya Sözleşmeli 29 3,21 1,082 4,387 0,014 yeterli paranız var mı? Hizmet Alımı 118 2,77 0,800 19 3,00 0,882 Günlük yaşantınızda size Memur gerekli bilgilere ne ölçüde Sözleşmeli 28 3,82 0,863 6,292 0,002 ulaşabiliyorsunuz? Hizmet Alımı 117 3,22 0,901 Memur 20 2,90 1,071 Hareketlilik beceriniz Sözleşmeli 28 3,82 1,090 4,346 0,015 nasıldır? Hizmet Alımı 117 3,46 1,063 Memur 17 4,12 0,857 Cinsel yaşamınızdan ne Sözleşmeli 21 3,00 1,612 3,568 0,031 kadar hoşnutsunuz? Hizmet Alımı 79 3,51 1,260 Memur 19 3,58 0,902 Yaşadığınız evin koşullarından ne kadar Sözleşmeli 28 3,21 1,031 5,454 0,005 hoşnutsunuz? Hizmet Alımı 115 3,86 0,936 “Yaşadıkları evin koşullarından hoşnutluk” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,005). Farkın sözleşmeli tıbbi sekreterler (3,21±1,031) ile hizmet alımı yöntemi çalıştırılan tıbbi sekreterler (3,86±0,936) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,004). SONUÇ VE ÖNERİLER Tıbbi sekreterlerin yaşam kalitesi alanlarına göre en yüksek puan sosyal alan puanıdır ve bunu bedensel alan puanı izlemektedir. En düşük puanı ise ulusal çevre alanı oluşturmaktadır. Ulusal çevre puanı, maddi olanaklar, fiziksel güvenlik, ev ortamı, ulaşım, yeni bilgi ve beceri edinme fırsatı, dinlenme ve boş zamanları değerlendirme fırsatı ve sosyal baskıdan oluşmaktadır. Bu sonuçta, maddi kaynakların yetersizliği, çalışanların çoğunun sözleşmeli ya da hizmet alımı kanalı ile çalıştırılması nedeniyle iş garantilerinin olmaması etkili olabilir. Avcı ve Pala (2004) tarafından araştırma görevlisi ve uzman hekimler üzerinde yapılan araştırmada da hekimlerin çevre alanı puanları daha düşük bulunmuştur. Medeni durumlar dikkate alınarak bakıldığı zaman evli sekreterlerin sosyal alan puanlarının bekarlardan daha yüksek olduğu görülmektedir. Bu durum evliliğin bireylere sosyal destek sağlamasına bağlanabilir. Soma Elektrik Üretim ve Ticaret Anonim Şirketi işçilerinde yapılan araştırmada evlilik yaşantısı süresi ile psikolojik, sosyal ve çevre alan 169 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara puanları arasında artan bir ilişki saptanmış, Ankara’da 112 Acil yardım hizmetlerinde çalışan sağlık personeli ve kamu sektörü büro çalışanlarında da evlilerde yaşam kalitesi alan puanları daha yüksek bulunmuştur (Baydur,2001; Kaya ve Piyal, 2004; Baydur ve diğ., 2004). Cinsiyet özelliğine göre bakıldığı zaman önemli bir fark olmamakla birlikte erkeklerin bedensel alan, sosyal alan, çevre alanı ve ulusal çevre alanı puanlarının kadınlardan daha yüksek, buna karşılık ruhsal alan puanlarının kadınlardan daha düşük olduğu bulunmuştur. Eşit Üstün ve Karadeniz (2006) tarafından hemodiyaliz hastaları üzerinde yapılan çalışmada kadınların bedensel, ruhsal, sosyal ve çevre alan puan ortalamaları erkeklere göre daha yüksek bulunmuştur. Kaya ve Piyal (2004) tarafından yapılan çalışmada da erkeklerin yaşam kalitesinin daha iyi olduğu sonucuna ulaşılmıştır. Çocuk sahibi olma özelliklerine göre incelendiği zaman çocuğu bulunmayan sekreterlerin bedensel alan, ruhsal alan, çevre alanı ve ulusal çevre puanlarının daha yüksek olduğu, buna karşılık olarak sosyal alan puanlarının daha düşük olduğu görülmektedir. Ankara 112 Acil personeli üzerinde yapılan bir çalışmada da çocuk sahibi olanların sosyal alan yaşam kalitesi puan ortalamaları daha düşük olduğu bulunmuştur (Kaya (2003). Sekreterler herhangi bir hastalıklarının olup olmaması durumuna göre incelendiği zaman bedensel alanda önemli bir fark bulunmamakla birlikte, yaşam kalitesinin diğer alanlarında hastalığı olmayan sekreterlerin yaşam kalitesini hastalığı olan sekreterlere oranla daha iyi algıladıkları görülmektedir. Kaya (2003) tarafından gerçekleştirilen çalışmada da halen bir hastalığı olan bireylerin bedensel, ruhsal, sosyal, çevre ve çevre(TR) alan yaşam kaliteleri bundan olumsuz yönde etkilendiği bulunmuştur. Sekreterlerin çalıştıkları birimlere göre yaşam kalitesi puanları incelendiği zaman idari birimlerde çalışanların sosyal alan, çevre alanı ve ulusal çevre alanı puanlarının tıbbi birimlerde çalışan sekreterlerden daha yüksek olduğu bulgusuna ulaşılmıştır. Ruhsal alan puanı ise tıbbi birimlerde çalışan sekreterlerde daha yüksektir. Bedensel alan puanlarında önemli bir fark bulunmamaktadır. Sekreterlerin yaş özelliklerine göre yaşam kalitesi algıları incelendiği zaman 40 yaşından daha büyük sekreterlerin tamamının yaşam kalitesi algılarının diğer yaş gruplarından daha düşük olduğu bulunmuştur. Eşit Üstün ve Karadeniz (2006) tarafından elde edilen bulgularda da 45 yaş üzeri hastalar tüm alanlarda en düşük puana sahiptirler. Ayrıca sosyal alan puanı 25-30 yaş grubu bireylerde diğer yaş gruplarından belirgin bir şekilde daha yüksektir. Yaşam kalitesi ile ilgili yapılan çalışmalar yaş ilerledikçe yaşam kalitesi puanlarının düştüğünü göstermektedir (Eşit Üstün ve Karadeniz, 2006). 170 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara İşe başlama yılları dikkate alınarak inceleme yapıldığı zaman 1990’dan önce göreve başlayan sekreterlerin yaşam kalitesini daha sonra göreve başlayan sekreterlere göre daha yetersiz algıladıkları görülmektedir. Küçük farklılıklar olmakla birlikte çalışma süresi azaldıkça yaşma kalitesi algısının daha iyi olduğu bulunmuştur. Çalışma süresinin uzamasına paralel olarak sekreterlerin yaşları da artacağından bu bulgu sekreterlerin yaşam kaliteleri ve yaş özellikleri arasındaki ilişkiyi gösteren bulgular ile örtüşmektedir. Tıbbi sekreterlerin eğitim durumları ile yaşam kaliteleri arasında anlamlı bir fark bulunamamıştır. Çalışma biçimleri dikkate alınarak incelendiği zaman nöbet usulü ile çalışanların bedensel alan puanlarını daha yetersiz algılarken, sosyal alan puanı algılarının daha iyi olduğu görülmektedir. Sürekli gündüz çalışan sekreterlerin soysal alan, çevre alanı ve ulusal çevre alanın algıları diğer çalışma biçimlerindeki sekreterlerden daha iyi bulunmuştur. Bedensel alan puanı en iyi olan çalışma biçimi ise vardiya usulü ile çalışanlardır. İstihdam biçimleri dikkate alınarak incelendiği zaman memur kadrosunda görev yapan sekreterlerin sosyal alan puanlarının diğer sekreterlerden daha iyi, buna karşılık sosyal alan dışındaki diğer alanlardaki yaşam kalitesi algılarının daha yetersiz olduğu bulunmuştur. Sonuç olarak bu çalışmada sekreterlerin yaşam kalitesi algıları genel olarak düşük bulunmuştur. Özellikle ulusal çevre, beden alanı ve çevre alanı yaşam kalitesi puanları daha düşüktür. Sekreterlerin verimliliğini artıracak etmenlerin başında yaşam kalitelerini nasıl algıladıkları önemli bir rol oynayacağı düşüncesinden hareketle yaşam kalitelerini yetersiz algılamalarına neden olan mesleki olumsuzlukların giderilmesinin yanı sıra, özlük hakları iyileştirilmeli, sosyal ve çevre alanlarını geliştirmelerine yönelik olarak hizmet içi eğitim, kokteyller, tanışma partileri, vb. sosyal aktivitelerle yaşam kalitelerini daha iyi algılamaları için destek sağlanmalıdır. 171 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAYNAKLAR 1. AVCI, K. ve K. Pala, (2004), “Uludağ Üniversitesi Tıp Fakültesinde Çalışan Araştırma Görevlisi ve Uzman Doktorların Yaşam Kalitesinin Değerlendirilmesi”, Uludağ Üniversitesi Tıp Fakültesi Dergisi, 30 (2): 81-85. 2. BAYDUR H., (2001), Soma Elektrik Üretim ve Ticaret Anonim Şirketi Tesislerinde Çalışan İşçilerde Bazı Sosyo-demografik Faktörlerle Yaşam Kalitesinin İlişkisi, Celal Bayar Üniversitesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü Yüksek Lisans Tezi, 3. BAYDUR H, A. Taşpınar, N. Bolsoy ve F. Özbaşaran, (2004), “Kamu Sektörü Büro Çalışanlarında Sağlığı Geliştirici Davranışlar ve Yaşam Kalitesi Arasındaki İlişki”, 1. Sağlıkta Yaşam Kalitesi Sempozyumu Program ve Özet Kitabı, 8-10 Nisan 2004. 4. BİLGİN, N., (2003), Sosyal Psikoloji Sözlüğü – Kavramlar, Yaklaşımlar, Bağlam Yayınları 5. CARR, J.A., I. J. Higginson, (2001), “Measuring Quality of Life are Quality of Life Measures Patient Centered”, BMJ, 322: 1357-1360. 6. ESER, S.Y., H. Fidaner ve C. Fidaner, H. Elbi ve E. Eser, (1999), “Yaşam kalitesinin ölçülmesi, WHOQOL-100 ve WHOQOL-BREF”, 3P Dergisi, 7: 5-13 (Ek 2). 7. ESKİ, S.(1999), Miyokart Enfarktüsü Geçiren Bireylerin Yaşam Kalitelerinin Belirlenmesi, Hacettepe Üniversitesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü Bilim Uzmanlığı Tezi, Ankara 8. EŞİT ÜSTÜN, M. ve G. KARADENİZ, (2006), “Hemodiyaliz Tedavisi Gören Hastaların Yaşam Kalitesi ve Bilgilendirici Hemşirelik Yaklaşımının Önemi”, Fırat Sağlık Hizmetleri Dergisi, 1(1):33-43 9. FRY, P.S., R. Ghosh, (1980) “Attributional Differences in the Life Satisfactions of the Elderly: A Cross-Cultural Comparison of Asian and United States Subjects”, International Journal of Psychology, 15: 201-212. 10. HEINONEN, H., A. R. Aro, A. M. Aalto ve A. Uutela, (2004). “Is the Evaluation of the Global Quality of Life Determined by Emotional Sstatus”, Quality of Life Research, 13:1347-1356. 11. JENNEY E. M. J., S. Campbell, (1997), “Measuring Quality of Life”, Archives of Disease Childhood, 77: 347-350. 12. KAYA M, B. Piyal, (2004), “Ankara’da 112 Acil Yardım Hizmetlerinde Çalışan Personelin Öznel Yaşam Kalitelerinin Sosyo-demografik Özellikler Yönünden Yaşam Kalitesi Ait Alanlarına Göre Değerlendirilmesi” 1. Sağlıkta Yaşam Kalitesi Sempozyumu Program ve Özet Kitabı, 8-10 Nisan 2004, İzmir. 13. KAYA, M., (2003), Ankara’da 112 Acil Yardım Hizmetlerinde Çalışan Sağlık Personelinin Öznel Yaşam Kalitelerinin Değerlendirilmesi, Ankara Üniversitesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü Sağlık Eğitimi Anabilim Dalı Yüksek Lisans Dönem Projesi, Ankara. 14. KIZILCI, S.(1997). Kemoterapi Alan Kanserli Hastalar ve Yakınlarının Yaşam Kalitesi ve Yaşam Kalitesini Etkileyen Faktörler, Hacettepe Üniversitesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü Doktora Tezi, Ankara 172 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 15. SKEVINGTON, S.M., M. Lotfy ve K.A. O’Connell, (2004), “The World Health Organization’s WHOQOL-BREF Quality of Life Assessment: Psychometric Properties and Results of the International Field Trial a Report From the WHOQOL Group”, Quality of Life Research, 13: 299–310. 16. TESTA, M. A., D. C. Simonson, (1996), “Assessment of Quality-of-Life Outcomes”, New England Journal of Medicine, 334 (13): 835-840. 17. WHOQOL Group, (1994), “Development of the WHOQOL: Rationale and Current Status”, International Journal of Mental Health, 23: 24–56. 18. WHOQOL Group, (1998), “The World Health Organization Quality of Life Assessment (WHOQOL): Development and General Psychometric Properties”, Social Science and Medicine, 46 (12):1569-1585. 19. World Health Organization (WHO), (1997), Programme on mental Health: WHOQOL Measuring Quality of Life; WHO/MNH/PSF/97.4. 173 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara TIBBİ SEKRETERLERİN BÜRO MAKİNELERİ KULLANIMINDA HİZMET İÇİ EĞİTİM PROGRAMLARININ ETKİSİ Yrd.Doç.Dr. Hüseyin DEMİRTOLA (Gazi Üniversitesi) Yrd.Doç.Dr. Cemal ÇALIK (Gazi Üniversitesi) Arş.Gör. E. Asuman ATİLLA (Gazi Üniversitesi) ÖZET Günümüzde bürolarda özellikle bilgi işleyici ve bilgi sağlayıcı durumundaki sekreterlerin, sekreterlik hizmetlerini yerine getirmede en büyük yardımcısı büro makineleridir. Büro otomasyon sisteminin kullanılması sekreterin ve büro çalışanlarının işlerini düzenli ve zamanında yapmasını sağlamaktadır. Ancak bu teknolojiyi kullanmak için büro otomasyon araçları, başta bilgisayar olmak üzere, telefon, faks, teleks gibi iletişim araçlarıyla birlikte daktilo, fotokopi makinesi gibi mekanik araçların kullanımı konusunda da sekreterlerin bilgi sahibi olmaları gerekmektedir. Çalışmamız, tıbbi sekreterlerin büro teknolojisi kullanımını kolaylaştırmada hizmet içi eğitimin etkisini araştırmak amacıyla Gazi Üniversitesi Hastanesi’nde çalışmakta olan toplam 70 tıbbi sekretere anket uygulanarak hazırlanmıştır. Anahtar Kelimeler: Tıbbi sekreter, büro makinesi, eğitim. 174 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ABSTRACT Nowadays, office machines are helpful instruments to secretaries who provide and service information in offices. Using office automation provides systematical and regular work to office personals. However in order to use this technology office secretaries must be well informed about usage of office automation instruments such as computer, telephone, fax, telex, typewriter and photocopy machine. In our study, in order to research the affects of education about usage of office technologies we applied questionnaires to 70 medical secretaries who are working at Gazi University Hospital. Key Words: Medical Secretary, Office Equipment, Education. 1. GİRİŞ Teknolojinin gelişmesiyle büro yönetimi faaliyetlerinde de geleneksel yöntemlerden ayrılıp, çağdaş tekniklere entegrasyon kaçınılmaz olmuştur. Böylelikle bürolarda da artık iş akış şemaları, iş analizleri, hareket etütleri ve yöneylem araştırmaları kullanılmaya başlanmıştır. Büro yönetiminin gerçek amacına ulaşabilmesi için bu tekniklerle donatılması gerekmektedir. Bilimsel büro yönetimini temel felsefesini oluşturan unsurlar da bu donanımları kullanarak verimsiz çalışmayı ortadan kaldırıp verimliliği artırmaktır (Küçükaltan, 2000: 87). Büro otomasyonu, büro hizmetlerinde elektronik makineler ve bilgisayarlarla işlerin yapılması ve yine sonuçların bu araçlarla denetlenmesidir. Büro otomasyon araçları, başta bilgisayarlar olmak üzere, telefon, faks, telesekreter gibi iletişim araçlarıyla birlikte, daktilo, fotokopi makinesi gibi araçlarda büro otomasyonunda yardımcı araçlardır. Bu sistemin kullanılması, sekreterlerin ve büro çalışanlarının işlerini düzenli ve zamanında yapılmasını sağlamaktadır (Tengilimoğlu, Çoşan, 2004: 64). Yukarıda da bahsettiğimiz gibi günümüzde hemen hiçbir iş, hizmet ya da üretim yoktur ki elde edilmesine insan gücünün yanında bazı gereçler ve makineler de kullanılmamış olsun. Makineler insan gücünün yerini alır, hizmet ya da üretimine yardımcı ve destek olurken, üzerinde durulması gereken önemli bir sorun ile karşı karşıya gelinmektedir. Bürolarda kullanılan gereç ve makineleri yakından tanımak, niteliklerini, özelliklerini, kapasitelerini, bakımlarını bilmek gerekir (Ar, 1996: 159). Bu aşamada ise konu hizmet içi 175 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara eğitime gelmektedir. Hizmet içi eğitim, özel ve tüzel kişilere ait işyerlerinde, belirli bir maaş veya ücret karşılığında işe alınmış veya çalışmakta olan bireylere görevleri ile ilgili bilgi, beceri ve tutumları geliştirmek ve yeniliklere hazırlamak üzere yapılan bir eğitimdir. Bu eğitimin amacı; kamu ve özel sektörde çalışan personelin mesleki yaşamda meydana gelen değişiklikler ve yeni durumlara uyumlarını kolaylaştırmaktır (Uşun, 2004: 20). Tıbbi sekreterler, büro makinelerini kullanarak büro yönetimi, büro içi ve dışı iletişimi sağlama, yöneticinin günlük işlerini organize etme, belge hazırlama, dosyalama, hasta ve tedavi hizmet işlemlerini yürütme, toplantı ve seyahat organize etme bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişiler olarak tanımlanmaktadırlar. İşyerinde iletişimi sağlamak, dosyalama ve arşivleme yapmak, yazışmalar yapmak, iş programı hazırlamak ve uygulamak, toplantı organizasyonu yapmak, seyahat organizasyonu yapmak, bilgisayarda dosya oluşturmak, bilgisayarda yazı hazırlamak, hasta hizmetleri ile ilgili işlemleri yürütmek, tedavi hizmetleri ile ilgili işlemleri yürütmek gibi görevleri olan tıbbi sekreterlerde aranan niteliklerden bazıları ise bilgisayar, faks, fotokopi vb. makineleri kullanmak, telefonla konuşabilmek olduğu göz ardı edilmemelidir (www.ttogm.meb.gov.tr). Sağlık hizmetlerinin verildiği tüm ortamlarda insan ilişkilerinde belli düzeyde bir yoğunluk gözlenmektedir. Sağlık kuruluşlarında, hasta veya hasta yakınları doktordan önce sekreterle karşılaşmaktadırlar. Bu bağlamda, sekreterlik hizmeti ön plana çıkmaktadır. Sekreterlik hizmetinin iyi sunulması hem hasta ve yakınlarını rahatlatabilir hem de doktorun işini kolaylaştırabilir (Topbaş, 2006: 66). Bu anlamda sekreterlerin çalışmalarına kolaylık sağlayacak ve yardımcı olacak türde makinelerin büro ihtiyacına ve görünümüne de uygun olmasıyla iş ortamının daha rahat çalışmaya elverişli hale getirilmesine katkılar sağlanmalıdır. Sekreterler kullandığı veya kullanacağı makinelerin özellikleri, parçaları, çalışma düzeni hakkında yeterli bilgi ile donatılmalı, tamir ve bakım konusu kesinlikle göz ardı edilmemelidir (Tengilimoğlu, Çıtak, 2003: 23). Sonuç olarak, günümüzde bürolarda özellikle bilgi işleyici ve bilgi sağlayıcı durumundaki sekreterlerin sekreterlik hizmetlerini yerine getirmede en büyük yardımcısı, yukarıda da değindiğimiz gibi, büro makineleridir. Büro otomasyon sisteminin kullanılması sekreterin ve büro çalışanlarının işlerini düzenli ve zamanında yapmasını sağlamaktadır. Ancak bu teknolojiyi kullanmak için mutlaka sekreterlik eğitimi almış kişilere ihtiyaç duyulmaktadır(www.orgm.meb.gov.tr). 2. ARAŞTIRMANIN AMACI 176 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Bu araştırmada, Gazi Üniversitesi Hastanesi’nde çalışmakta olan tıbbi sekreterlerin büro makineleri kullanımında, hizmet içi eğitim programlarının etkisi incelenerek, çözüm önerileri sunmak amaçlanmıştır. 3. ARAŞTIRMANIN EVRENİ Araştırma Gazi Üniversitesi Hastanesi’nde çalışmakta olan tıbbi sekreterlerin tümünü kapsamaktadır. 4. ARAŞTIRMANIN METODU Bu araştırmada, Gazi Üniversitesi Hastanesi’nde çalışmakta olan tıbbi sekreterlerin büro makineleri kullanımında, hizmet içi eğitim programlarının etkisi ve bunlarla ilgili sorunların belirlenmesi amacı ile hazırlanmış olan anketler uygulanmıştır. Anketler, SPSS 12 istatistik programları kullanılarak analiz edilerek, sonuçlar değerlendirilmiştir. 5. BULGULAR Gazi Üniversitesi Hastanesi’nde çalışmakta olan tıbbi sekreterlere büro makineleri kullanımında, hizmet içi eğitim programlarının etkisi ve bunlarla ilgili sorunların belirlenmesini amaçlayan anket formları dağıtılmıştır. Anketlerden 70 tanesi geri dönmüştür. Anket sonuçları aşağıdaki tablolarda sunulmuştur. Tablo 1. Ankete Katılan Çalışanların Kişisel Bilgileri YAŞ GRUBU SAYI YÜZDE 19-24 Yaş Arası 19 27,1 25-30 Yaş Arası 30 42,9 31-36 Yaş Arası 13 18,6 37-42 Yaş Arası 4 5,7 43 Yaş ve Üzeri 4 5,7 TOPLAM 70 100,0 Kadın 58 82,9 Erkek 12 17,1 TOPLAM 70 100,0 CİNSİYET 177 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara MEDENİ DURUM Evli 33 47,1 Bekar 37 52,9 TOPLAM 70 100,0 İlkokul 1 1,4 Ortaokul 1 1,4 Lise ve Dengi 33 47,1 Önlisans 18 25,7 Lisans 14 20,0 Lisansüstü 3 4,3 TOPLAM 70 100,0 ÖĞRENİM Tablo 1’den de görülebileceği gibi ankete katılanlar, çoğunlukla 25-30 yaş arasında olan (%43), büyük çoğunluğunu kadınların oluşturduğu (%83) ve bekar (%53), ayrıca lise ve dengi okul mezunu (%47) kişilerden oluşmaktadır. Tablo 2. Ankete Katılanların Tablo 3. Ankete Katılanların Görev Görevleri Süreleri GÖREV GÖREV SÜRESİ SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE Tıbbi Sekreter 54 77,1 1 ve 1 Yıldan Az 10 14,3 Hasta Danışmanı 11 15,7 2-5 Yıl Arası 29 41,4 TOPLAM 65 92,9 6-9 Yıl Arası 21 30,0 Cevapsız 5 7,1 10 Yıl ve Üzeri 10 14,3 TOPLAM 70 100,0 TOPLAM 70 100,0 Katılımcıların %77’si Tıbbi Sekreter ve %16’sı hasta danışmanlığı görevlerini yürütmektedirler. Bu kişilerin büyük bir çoğunluğu (%41) ise, tablo 3’den de görülebileceği gibi 2-5 yıl arası aynı görevde olduklarını ifade etmişlerdir. 178 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 4. Alınan Eğitim ve Yapılan İşin İlişki Derecesi (Sayı) SAYI YÜZDE Çok İlişkili 5 7,1 İlişkili 12 17,1 Kısmen İlişkili 21 30,0 İlişkili Değil 18 25,7 Hiç İlişkili Değil 14 20,0 TOPLAM 70 100,0 Tablo 4.1. Alınan Eğitim ve Yapılan İşin İlişki Derecesi (Ortalama) N Minimum Maksimum Ortalama Std. Sapma Aldığınız eğitimle yapmakta olduğunuz işin 70 1 5 3,34 1,19 ilişki derecesi nedir? Ortalama: 3,67- 5,00: Düşük Katılım, 2,34- 3,66: Kısmen Katılım, 1,00- 2,33: Yüksek Katılım. Katılımcılara, aldıkları eğitimle yaptıkları işin ne derecede ilişkili olduğu sorusunu yönelttiğimizde %30’u kısmen ilişkili olduğunu (Ortalama= 3,34), %26’sı da ilişkili olmadığını ifade etmişlerdir. 179 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 5. Çalışanların Memuriyet Tablo 6. Katılımcıların Aylık Maaş Statüleri Miktarları MEMURİYET STATÜSÜ MAAŞ (AYLIK) SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE 500 YTL ve Altı 8 11,4 Memur 37 52,9 501-750 YTL Arası 50 71,4 İşçi 33 47,1 751-1.000 YTL Arası 12 17,1 TOPLAM 70 100,0 TOPLAM 70 100,0 Anketi cevaplandıran 70 kişiden 37’si (%53), memur statüsündeyken, 33’ü (%47) işçi statüsünde görev yapmaktadır. Katılımcıların büyük bir çoğunluğu ise (%71) 501-750 YTL arasında aylık maaş almaktadırlar (Tablo 6). Tablo 7. Kullanılan Büro Makine ve Malzemeleri EVET HAYIR TOPLAM SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE Bilgisayar 67 95,7 3 4,3 70 100,0 Yazıcı 54 77,1 16 22,9 70 100,0 Tarayıcı 8 11,4 62 88,6 70 100,0 Faks 18 25,7 52 74,3 70 100,0 Telefon 57 81,4 13 18,6 70 100,0 Çağrı Cihazı 3 4,3 67 95,7 70 100,0 Fotokopi Makinesi 32 45,7 38 54,3 70 100,0 Baskı Makinesi 1 1,4 69 98,6 70 100,0 Katılıcıların tamamına yakını (%96) büro makine ve malzemesi olarak bilgisayar kullandıklarını ifade ederken, büyük çoğunluğu telefon (%81) ve yazıcı (%77) kullandıklarını ifade etmişlerdir. 180 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 8. Katılımcıların Kullandıkları Büro Makine ve Malzemeleriyle İlgili Bilgiyi Nereden Aldıkları EVET HAYIR TOPLAM SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE Çalıştığım kurumun hizmet 25 35,7 45 64,3 70 100,0 7 10,0 63 90,0 70 100,0 36 51,4 34 48,6 70 100,0 Arkadaş-tanıdıklarımdan 18 25,7 52 74,3 70 100,0 Kendi çabamla 35 50,0 35 50,0 70 100,0 içi eğitim programından Mezun olduğum okuldan aldığım derslerden Kurumum dışındaki özel kurslardan Katılımcılar, kullandıkları büro makine ve malzemeleriyle ilgili bilgilerini çoğunlukla kurumları dışında özel kurslardan (%51) ve kendi çabalarıyla (%50) edindiklerini ifade etmişlerdir. Tablo 9. Çalışanların Kullandıkları Makinelerle İlgili Hizmet İçi Eğitim Alıp Almadıkları SAYI YÜZDE Evet 29 41,4 Hayır 41 58,6 TOPLAM 70 100,0 Çalışanların, çoğunluğu (%59) kullandıkları makinelerle ilgili herhangi bir hizmet içi eğitim programına katılmadıklarını ifade etmişlerdir. Tablo 10. Hizmet İçi Eğitim Programının Alındığı Yer EVET HAYIR TOPLAM SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE Çalıştığım kurumda konuyla ilgili hizmet içi 29 41,4 eğitim programına katıldım 181 41 58,6 70 100,0 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Daha önce çalıştığım işyerinde konuyla ilgili hizmet içi eğitim 0 0,0 70 100,0 70 100,0 36 51,4 34 48,6 70 100,0 programına katılmıştım Konuyla ilgili eğitimi kurumum dışındaki özel kurslara katılarak aldım Hizmet içi eğitim alanların tümü (%41) bu hizmet içi eğitimi halen çalıştıkları kurumdan aldıklarını ifade ederken, %51’i de özel kurslara katılarak eğitim aldıklarını ifade etmişlerdir. Tablo 11. Alınan Hizmet içi Eğitimin Mevcut İşleri Yürütmekte Faydalı Olup Olmaması Durumu SAYI YÜZDE Evet 27 38,6 Hayır 2 2,9 TOPLAM 29 41,4 CEVAPSIZ 41 58,6 TOPLAM 70 100,0 Hizmet içi eğitim alan 29 kişiden 27’si aldıkları hizmet içi eğitimin mevcut işlerini yürütmekte faydalı olduğunu düşünmektedirler. Tablo 12. Kullanılan Program veya Yazılımların Kullanımıyla İlgili Bilginin Nereden Alındığı EVET HAYIR TOPLAM SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE Çalıştığım kurumun hizmet 29 41,4 41 58,6 70 100,0 3 4,3 67 95,7 70 100,0 36 51,4 34 48,6 70 100,0 Arkadaş-tanıdıklarımdan 12 17,1 58 82,9 70 100,0 Kendi çabamla 17 24,3 53 75,7 70 100,0 7 10,0 63 90,0 70 100,0 içi eğitim programından Mezun olduğum okuldan aldığım derslerden Kurumum dışındaki özel kurslardan Programın yazılımını yaparak, kurulumunu gerçekleştiren firma elemanlarından 182 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Çalışanlar kullandıkları program veya yazılımlarla ilgili bilgiyi çoğunlukla (%51) özel kurslara giderek alırken, %41’i çalıştıkları kurumun hizmet içi eğitim programlarından edindiklerini ifade etmişlerdir. Tablo 13. Kurumda Bilgi Akışını Sağlayacak Paket Program veya Özel Bir Yazılım Kullanıp Kullanmama Durumu SAYI YÜZDE Evet 56 80,0 Hayır 14 20,0 TOPLAM 70 100,0 Katılımcıların %80’i kurumda bilgi akışını sağlayacak bir paket program veya özel bir yazılım kullandıklarını ifade etmişlerdir. Tablo 14. Katılımcıların Büro Makineleri İle İlgili Teknolojik Gelişmeleri Takip Edip Etmemesi Durumu SAYI YÜZDE Evet 31 44,3 Hayır 39 55,7 TOPLAM 70 100,0 Katılımcıların %56’sı büro makineleri ile ilgili teknolojik gelişmeleri takip etmediklerini ifade etmişlerdir. Tablo 15. Katılımcıların Büro Makineleri İle İlgili Gelişmeleri Nereden Takip Ettikleri EVET HAYIR TOPLAM SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE İnternetten 25 35,7 45 64,3 70 100,0 Dergilerden 9 12,9 61 87,1 70 100,0 Gazete ve televizyondan 12 17,1 58 82,9 70 100,0 EVET HAYIR TOPLAM SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE Kurumumun beni bilgilendirmesi ve yenilikleri çalıştığımız 8 11,4 62 88,6 70 100,0 2 2,9 68 97,1 70 100,0 ortama kazandırmasıyla Diğer (Kursta) 183 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Çalışanlar büro makineleri ile ilgili gelişmeleri çoğunlukla (%36) internetten takip etmektedirler. Tablo 16. Katılımcıların Büro Teknolojisi Kullanımına İlişkin Sorulara Katılım Dereceleri N Minimum Maksimum Ortalama Std. Sapma Büro makineleri ile ilgili teknolojiyi kullanmanın 70 1 5 2,41 1,11 kullanmak size iş yapma 70 1 4 1,93 1,012 1 4 2,00 1,007 Ortalama Std. Sapma 2,67 1,018 sizin statünüze bir getirisi oldu mu? Bu teknolojiyi kolaylığı sağladı mı? Bu teknolojiyi kullanmanız hizmet alıcılara olumlu yönde 70 yansıdı mı? N Minimum Maksimum Kullandığınız makineler kurumunuz tarafından teknolojik gelişmelere 70 1 5 göre yenileniyor mu? Ortalama: 3,67- 5,00: Düşük Katılım, 2,34- 3,66: Kısmen Katılım, 1,00- 2,33: Yüksek Katılım. Katılımcılar büro makineleri ile ilgili teknolojiyi kullanmanın statülerine bir getirisi olup olmadığı ve kullanılan makinelerin kurum tarafından teknolojik gelişmelere göre yenilendiği yargılarına kısmen katılım gösterirken, bu teknolojiyi kullanmanın kendilerine iş kolaylığı sağladığı ve bu teknolojiyi kullanmanın hizmet alıcılara olumlu yönde yansıdığı yargılarına da yüksek katılım göstermişlerdir. SONUÇ VE ÖNERİLER Toplam 70 kişiye uyguladığımız anketten elde edilen sonuçlar, yorumları ve öneriler aşağıda ele alınmıştır. Buna göre, katılımcıların %77’si Tıbbi Sekreter ve %16’sı hasta danışmanlığı görevlerini yürütürken, bu kişilerin büyük bir çoğunluğunun (%41) 2-5 yıl arası aynı görevde oldukları tespit 184 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara edilmiştir. Katılımcıların, aldıkları eğitimle yaptıkları işin arasındaki ilişki derecesi çoğunlukla kısmen ilişkili (Ortalama= 3,34) şeklinde nitelendirilirken, %26’sı da ilişkili olmadığını ifade etmişlerdir. Bilgisayar kullanımının yüksek olduğu (%96) tespit edilen bu araştırmada, katılıcıların kullandıkları büro makine ve malzemeleriyle ilgili bilgilerini çoğunlukla kurumları dışında özel kurslardan (%51) ve kendi çabalarıyla (%50) edindikleri tespit edilmiştir.. Çalışanların, çoğunluğu (%59) kullandıkları makinelerle ilgili herhangi bir hizmet içi eğitim programına katılmadıklarını ifade ederken, hizmet içi eğitim alan 29 kişiden 27’si aldıkları hizmet içi eğitimin mevcut işlerini yürütmekte faydalı olduğunu düşünmektedirler. Çalışanlar kullandıkları program veya yazılımlarla ilgili bilgiyi çoğunlukla (%51) özel kurslara giderek alırken, %41’i çalıştıkları kurumun hizmet içi eğitim programlarından edindiklerini ifade etmişlerdir. Katılımcıların %80’i kurumda bilgi akışını sağlayacak bir paket program veya özel bir yazılım kullanmaktadırlar. Katılımcılar büro makineleri ile ilgili teknolojiyi kullanmanın kendilerine iş kolaylığı sağladığı ve bu teknolojiyi kullanmanın hizmet alıcılara olumlu yönde yansıdığı yargılarına ise yüksek katılım göstermişlerdir. Bu sonuçlar doğrultusunda, katılımcıların, aldıkları eğitimle yaptıkları işin arasında kısmen ilişki olması, bu konumda alanında eğitim almış kişilerin çok fazla olmadığını göstermektedir. Bu sebeple, tıbbi sekreterlik ve hasta danışmanlığı pozisyonlarına bu alanda eğitim almış (Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Bölümü eğitimi) kişilerin tercih edilmesi kurum açısından daha faydalı olacaktır. Çünkü bu meslek, örneğin tıbbi terminolojiye hakim olmak gibi spesifik bilgilere sahip olmayı gerektirmektedir. Çalışanların çoğunlukla büro teknolojisi ve makineleri ile ilgili bilgileri özel kurslara katılarak ve kendi çabalarıyla öğrenerek edinmesi ise hizmet içi eğitim programlarının daha sık ve amaca yönelik olarak düzenlenmesini gerektirmektedir. Bu şekilde çalışanlar, kendilerinin de katılım gösterdiği gibi, bu teknolojiyi kullanarak iş kolaylığı sağlamakta ve bunun bir sonucu olarak da hizmet alıcılara olumlu yönde katkılar sağlamaktadırlar. Özellikle çalışanların %80’inin özel yazılım ve paket program kullandığı bir kurumda bu konu daha çok dikkate alınmalıdır. KAYNAKLAR 1. AR A. Fikret, (1996), Büro Yönetimi Teknikleri, Yargı Yayınları, Ankara. 2. KÜÇÜKALTAN Gül, (2000), “İstanbul’daki Başlıca 4 Ve 5 Yıldızlı Otellerde Yönetici Sekreterlerinin Profilinin Belirlenmesine Yönelik Bir Araştırma”, 1. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi Kongresi, 17-18 Nisan, Ankara. 3. TENGİLİMOĞLU Dilaver, ÇITAK Nilgün, (2003), Yönetici ve Tıp Sekreterliği, Seçkin Yayıncılık, Ankara. 185 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 4. TENGİLİMOĞLU Dilaver, ÇOŞAN Pınar, (2004), Yönetici Asistanlığı, Asil Yayın Dağıtım, Ankara. 5. TOPBAŞ Eriman, (2006), “Tıbbi Sekreterlik Eğitim Programı: Fransa Örneği”, Fırat Sağlık Hizmetleri Dergisi, Cilt:1, Sayı:2. 6. UŞUN Salih, (2004), “Hizmet İçi Eğitimde Bilgisayar Destekli Öğretime Yönelik Personel Ve Yönetici Görüşleri”, Mart, Cilt:12 No:1 Kastamonu Eğitim Dergisi. 7. http://orgm.meb.gov.tr/megep/MEGEP_TANITIM_REHBERI/6_BURO_YONETIMI_VE_SEKR ETERLIK_ALANI.pdf, 01.06.2007. 8. http://ttogm.meb.gov.tr/alanlar/buro_yonet.pdf, 01.06.2007 186 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ÜNİVERSİTE HASTANESİNDE ÇALIŞAN İDARİ PERSONEL MEMNUNİYETİNE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA Yrd.Doç.Dr. Elif DİKMETAŞ (Ondokuz Mayıs Üniversitesi) Suat SUBAŞI (Ondokuz Mayıs Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi) Uğur YAZGAN (Zonguldak Karaelmas Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi) Özet Sağlık sektöründe çok sayıda, değişik unvanlarda ve farklı eğitim düzeyinde çalışan bulunmaktadır. İdari personelin motive olması ve işlerini daha iyi yapabilmesi için işlerinden memnun olmaları gerekmektedir. Bir örgütte istenilen çalışma ortamı, yetki devri, hakkaniyet ve adalete göre davranma, liyakat, yeterli ücret, pozitif ekip yaklaşımı, çalışanlara ve kuruma saygı ve güven olduğu sürece işe olan memnuniyetin artması kaçınılmazdır. Çalışma memnuniyeti arttığında, örgütün verimliliği, karlılığı, etkililiği ve performansı artmaktadır. Çalışma 900 yataklı bir üniversite hastanesi’nde gerçekleşmiştir. Hastanedeki idari işlerde çalışanlara (n=358) T.C. Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kalite Yönetimi Hizmetleri Şube Müdürlüğü tarafından 2005 yılında hazırlanan Hastaneler İçin Kalite Yönetimi Uygulama Kılavuzu’nda yer alan Çalışan Memnuniyeti Değerlendirme Anketi uygulanmıştır. Cevaplanan anket sayısı 161 (% 45,0)’dır. Anket on boyuttan oluşmaktadır. Ankette yer alan boyutlar; çalışma ortamı, yönetim ve yetki devri, hakkaniyet ve liyakat, prim ücreti, çalışma arkadaşları, iletişim, birimler arası iletişim, çatışma, saygı ve güven, yönetsel ve kurumsal güven boyutlarıdır. Çalışma’nın sonucunda, idari personelin yaş gruplarına, medeni durumuna, göre farklılık bulunmamışken, cinsiyet, eğitim düzeyi, kurum kıdem süresine, kadro durumu ve hizmet içi eğitim durumuna göre farklılıklar bulunmuştur. Anahtar Kelimeler: Çalışan memnuniyeti, iş tatmini Abstract In Healthcare sector, there are a lot of titles and educational levels. Therefore it necessary planning according to personnel’s expectation. Job satisfaction is impacted by working environment, devolution management and authority, equity and merit, wage, working friends, respect to institution and personel and confidence. Job satisfaction is increased productivity, profitability, efficiency and performance of organization. 187 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara This study was developed by Ministry of Health Treathment Services General Board Quality Management Services Department Unit. Job satisfaction survey was used. The sample of 161 personnel (%45,0) in a Health Practice and Research Hospital (university hospital) (900 beds) was used. The survey is consisted ten dimensions. These dimensions are working environment, devolution of management and authority, equity and merit, wage, working friends, communication, communication among units, conflict, respect and confidence management and institutional trust. In result of this study, while job satisfaction about the views of the personel werent found differences according to age, marital status, it found differences according to gender, educational level, institutional seniority time, staff condition and in service training condition. Key Words: Personnel’s satisfaction, job satisfaction. I. Giriş Örgüt üyelerinin örgüte bağlılık duymaları, işlerinden tatmin olmalarının sonucudur. Çalışan memnuniyeti genel anlamıyla “bireyin çalışma ortamına karşı reaksiyonu” şeklinde tanımlanmaktadır (Bakan ve Büyükbeşe, 2004: 2). Çalışanın işini ya da önemli iş değerlerini değerlendirmesi sonucu algıladığı ve hoşa giden olumlu duygusal durum olarak tanımlanan çalışan memnuniyeti, oldukça karmaşık ve birçok etmenden etkilenen soyut bir kavramdır. (Aksu ve diğ., 2002: 271). İşe karşı tutumun olumlu olması halinde ortaya çıkan bir dizi yönetsel ve davranışsal sonuç vardır. Çalışma memnuniyeti çağdaş yönetim anlayışının önemli faktörlerindendir (Sevimli, İşcan, 2005: 55). Çalışan memnuniyeti, moral, iş tutumları, iş başarısı ve motivasyon kavramlarıyla yakından ilişkili olup, fiziksel ve sosyal çevreden, yönetimin yaklaşımı, işleyiş ve beklentilerinden etkilenmektedir (Aksu ve diğ., 2002: 271). Hizmet işletmelerinde çalışan memnuniyeti, örgütün işleyiş süreci, yapısı ve geleceği için önem verilmesi gereken bir konudur (William ve diğ., 2005: 4). Çalışma memnuniyetini etkileyen faktörleri; çalışma ortamı, yönetim ve yetki devri, hakkaniyet ve liyakat, prim ücreti, çalışma arkadaşları, iletişim, birimler arası iletişim, çatışma, saygı ve güven, yönetsel ve kurumsal güven olarak saymak mümkündür (T.C. Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kalite Yönetimi Hizmetleri Şube Müdürlüğü, 2005: 144-147). II. Gereç ve Yöntem Anket, 900 yataklı bir üniversite hastanesi’nde çalışan tüm çalışanlara (n=358) dağıtılmıştır. Araştırma için örneklem seçilmemiş, tüm evrene ulaşılması hedeflenmiştir. Cevaplanan anket sayısı 161 (% 45,0 )’dir. Araştırma, Karadeniz Bölgesi’nde bulunan bir Üniversite Hastanesi’nde yapıldığı için sonuçlarının diğer hastaneler için genellenmesi olası değildir. 188 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Çalışmanın yapılmasında T.C. Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kalite Yönetimi Hizmetleri Şube Müdürlüğünün 2005 yılında hazırladığı Hastaneler İçin Kalite Yönetimi Uygulama Kılavuzu’nda yer alan Çalışan Memnuniyeti Değerlendirme Anketi’nden faydalanılarak yapılmıştır. Anket on boyuttan oluşmaktadır. Ankette yer alan boyutlar; çalışma ortamı, yönetim ve yetki devri, hakkaniyet ve liyakat, prim ücreti, çalışma arkadaşları, iletişim, birimler arası iletişim, çatışma, saygı ve güven, yönetsel ve kurumsal güven boyutlarıdır. Anket boyutları içinde yer alan ifadeler, araştırmacı tarafından literatür kaynaklarına başvurarak ve bilgi sahibi olan kişilerle görüşülerek düzenlenmiştir. Güvenirlik ve geçerlilik analizi yapılarak uygulanmıştır. Çalışmanın hipotezleri; . İdari personelin, . Çalışma ortamı, . Yönetim ve yetki devri, . Hakkaniyet ve liyakat, . Prim ücreti, . Çalışma arkadaşları, . İletişim, . Birimler arası iletişim, . Çatışma, . Saygı ve güven, . Yönetsel ve kurumsal güven boyutlarına verdikleri önem dereceleri; a. Cinsiyet, b. Yaş, c. Medeni durum, d. Eğitim düzeyi, e. Kurum kıdem süresi, f. Kadro durumu, g. Hizmet içi eğitime göre farklılık göstermektedir. Anketlerden elde edilen verilerin analizi ve hipotezlerin test edilmesinde SPSS for Windows programı kullanılmıştır. III. Bulgular ve Tartışma . Tanımlayıcı bulgular Tablo 1’de bağımsız değişkenlere ilişkin tanımlayıcı bulgular verilmiştir. 189 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 1. Tanımlayıcı Bulgular Bağımsız Değişkenler Kadın Cinsiyet Erkek Toplam ≤30 Yaş >30 Toplam Bekar Medeni Evli Durum Toplam Lise ve altı Eğitim Düzeyi Üniversite ve üstü Toplam Bu Kurumda ≤4 yıl Kaç Yıl >4 yıl Çalıştığı Toplam 657 Sayılı DMK’ya bağlı Kadro Maliye Vizeli Durumu Firma Elemanı Toplam Evet Hizmet İçi Eğitim Hayır Durumu Toplam İş Tatmini Sayı Yüzde (n) (%) 99 61,49 62 38,51 161 100,00 72 46,45 83 53,55 155 100,00 66 40,99 95 59,01 161 100,00 86 53,42 75 46,58 161 100,00 78 48,75 82 51,25 160 100,00 44 5 111 160 99 59 158 27,50 3,13 69,38 100,00 62,66 37,34 100,00 Ankete katılanların %61.49’u kadın, %38.51’i erkek, %46.45’i ≤30 yaş altında, %53.55’i >30 yaş üstünde, %40,99’u bekar, %59.1’i evli, %53.42’si lise ve altı, %46.58’i üniversite ve üstü, %48.75’i ≤4 yıldır, %51.25’i >4 yıldır bu kurumda çalışmakta, %27.50’si 657 sayılı DMK (Devlet Memurları Kanunu)’ya bağlı, %3.13’ü maliye vizeli, %69.38’i firma elemanı olarak çalışmakta ve idari personelin %62,66’sı mesleki hizmet içi eğitim almışken, %37,34’ü almamıştır. Tablo 2’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri cinsiyetlerine göre incelenmiştir. 190 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 2. İdari Personelin Cinsiyetlerine Göre Çalışma Memnuniyetlerine İlişkin Düşünceleri. Boyutlar Cinsiyet n ort. s.s. Kadın 99 3,54 0,98 Çalışma Ortamı Erkek 60 3,35 1,02 Kadın 99 3,83 0,68 Yönetim ve Yetki Devri Erkek 60 3,90 0,70 Kadın 99 2,67 0,69 Hakkaniyet ve Liyakat Erkek 60 2,73 0,80 Kadın 99 1,77 0,76 Prim Ücreti Erkek 60 2,31 1,11 Kadın 99 3,68 0,82 Çalışma Arkadaşları Erkek 60 3,78 0,72 Kadın 99 2,83 0,85 İletişim Erkek 59 2,90 0,84 Kadın 97 2,68 1,18 Birimlerarası İletişim Erkek 60 2,48 1,27 Kadın 97 3,24 0,99 Çatışma Erkek 57 3,19 0,86 Kadın 99 3,03 0,77 Saygı ve Güven Erkek 61 3,18 0,82 Kadın 97 4,01 1,01 Yönetsel ve Kurumsal Güven Erkek 61 4,01 0,93 * İki ortalama arasındaki farkın önemlilik testi t p* 1,159 0,248 0,606 0,545 0,493 0,623 3,307 0,001 0,822 0,412 0,489 0,626 0,984 0,326 0,301 0,764 1,168 0,245 0,042 0,967 Yapılan analizde, idari personelin kadın ve erkekler arasında prim ücreti boyutuna (t=3,307, p=0,001) verdikleri skorlar bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmuşken, diğer boyutlara ilişkin fark bulunmamıştır. Tablo 3’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri yaşa göre incelenmiştir. Tablo 3. İdari Personelin Yaş Gruplarına Göre Çalışma Memnuniyetlerine İlişkin Düşünceleri. Boyutlar Yaş n ort. s.s. t p* ≤30 yaş 71 3,62 0,93 1,649 0,101 Çalışma Ortamı >30 yaş 82 3,36 1,01 ≤30 yaş 71 3,81 0,68 0,702 0,484 Yönetim ve Yetki Devri >30 yaş 82 3,88 0,67 ≤30 yaş 71 2,72 0,75 0,456 0,649 Hakkaniyet ve Liyakat >30 yaş 82 2,67 0,71 ≤30 yaş 71 1,92 0,97 0,199 0,842 Prim Ücreti >30 yaş 82 1,96 0,92 Çalışma Arkadaşları ≤30 yaş 71 3,83 0,69 1,576 0,117 191 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara >30 yaş 82 3,64 ≤30 yaş 71 2,90 İletişim 81 2,82 >30 yaş ≤30 yaş 70 2,66 Birimlerarası İletişim 81 2,53 >30 yaş ≤30 yaş 68 3,32 Çatışma 80 3,17 >30 yaş ≤30 yaş 72 3,09 Saygı ve Güven 82 3,08 >30 yaş ≤30 yaş 71 3,91 Yönetsel ve Kurumsal Güven >30 yaş 81 4,13 * İki ortalama arasındaki farkın önemlilik testi 0,82 0,92 0,76 1,20 1,23 0,90 0,99 0,81 0,75 1,00 0,90 0,621 0,535 0,627 0,532 0,967 0,335 0,061 0,951 1,423 0,157 Yapılan analizde, idari personelin yaş gruplarına göre boyutlara verdikleri skorlar bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmamıştır. Tablo 4’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri medeni durumuna göre incelenmiştir. Tablo 4. İdari Personelin Medeni Durumlarına Göre Çalışma Memnuniyetlerine İlişkin Düşünceleri. Medeni n ort. s.s. Durum Bekar 65 3,63 0,98 Çalışma Ortamı Evli 94 3,35 1,00 Bekar 65 3,77 0,67 Yönetim ve Yetki Devri Evli 94 3,92 0,69 Bekar 65 2,67 0,70 Hakkaniyet ve Liyakat Evli 94 2,71 0,75 Bekar 65 1,93 1,00 Prim Ücreti Evli 94 2,00 0,91 Bekar 65 3,78 0,78 Çalışma Arkadaşları Evli 94 3,67 0,78 Bekar 65 2,90 0,84 İletişim Evli 93 2,83 0,85 Bekar 63 2,56 1,19 Birimlerarası İletişim Evli 94 2,63 1,23 Bekar 61 3,17 1,01 Çatışma Evli 93 3,25 0,90 Bekar 66 3,04 0,92 Saygı ve Güven Evli 94 3,11 0,69 Yönetsel ve Kurumsal Bekar 65 3,93 0,99 Güven Evli 93 4,06 0,97 * İki ortalama arasındaki farkın önemlilik testi Boyutlar 192 t p* 1,760 0,080 1,329 0,186 0,318 0,751 0,471 0,638 0,882 0,379 0,566 0,572 0,346 0,730 0,522 0,603 0,553 0,582 0,846 0,399 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Yapılan analizde, idari personelin medeni durumlarına göre boyutlara verdikleri skorlar bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmamıştır. Tablo 5’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri eğitim düzeylerine göre incelenmiştir. Tablo 5. İdari Personelin Eğitim Düzeylerine Göre Çalışma Memnuniyetlerine İlişkin Düşünceleri. n ort. Eğitim Düzeyi Lise ve altı 85 3,36 Çalışma Ortamı Üniversite ve üstü 74 3,59 Yönetim ve Yetki Lise ve altı 85 3,93 Devri Üniversite ve üstü 74 3,77 Hakkaniyet ve Lise ve altı 85 2,67 Liyakat Üniversite ve üstü 74 2,72 Lise ve altı 85 2,07 Prim Ücreti Üniversite ve üstü 74 1,87 Lise ve altı 85 3,74 Çalışma Arkadaşları Üniversite ve üstü 74 3,69 Lise ve altı 85 2,80 İletişim Üniversite ve üstü 73 2,92 Birimlerarası Lise ve altı 84 2,60 İletişim Üniversite ve üstü 73 2,61 Lise ve altı 82 3,26 Çatışma Üniversite ve üstü 72 3,18 Lise ve altı 85 3,21 Saygı ve Güven Üniversite ve üstü 75 2,94 Yönetsel ve Lise ve altı 84 4,16 Kurumsal Güven Üniversite ve üstü 74 3,84 * İki ortalama arasındaki farkın önemlilik testi Boyutlar s.s. 1,03 0,95 0,60 0,77 0,82 0,61 1,04 0,81 0,77 0,79 0,84 0,85 1,30 1,12 0,97 0,91 0,82 0,73 0,96 0,98 t p* 1,494 0,137 1,457 0,147 0,421 0,675 1,342 0,182 0,431 0,667 0,871 0,385 0,074 0,941 0,477 0,634 2,150 0,033 2,016 0,045 Yapılan analizde, idari personelin eğitim düzeylerine göre saygı ve güven (t=2,150, p=0,033), yönetsel ve kurumsal güven (t=2,016, p=0,045) boyutlarına verdikleri skorlar bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmuşken, diğer boyutlarda istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmamıştır. Çalışanların eğitim düzeyinin artması ile birlikte farklı beklenti ve ihtiyaçlarına cevap verebilme zorunluluğu da artmaktadır. Bu da yöneticilerin liderlik davranışlarında değişikliğe gidilmesini zorunlu hale getirmektedir (Tengilimoğlu, 2005:42). Tablo 6’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri bu kurumda çalıştığı yıla göre incelenmiştir. 193 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 6. İdari Personelin Kurum Kıdem Süresine Göre Çalışma Memnuniyetlerine İlişkin Düşünceleri. Kurumda n ort. s.s. Çalıştığı Boyutlar Yıl ≤4 yıl 77 3,55 0,87 Çalışma Ortamı >4 yıl 81 3,42 1,07 ≤4 yıl 77 3,83 0,69 Yönetim ve Yetki Devri >4 yıl 81 3,88 0,69 ≤4 yıl 77 2,62 0,69 Hakkaniyet ve Liyakat >4 yıl 81 2,77 0,77 ≤4 yıl 77 1,83 0,84 Prim Ücreti >4 yıl 81 2,12 1,02 ≤4 yıl 77 3,74 0,77 Çalışma Arkadaşları >4 yıl 81 3,72 0,76 ≤4 yıl 77 2,91 0,78 İletişim >4 yıl 80 2,81 0,90 ≤4 yıl 76 2,55 1,11 Birimlerarası İletişim >4 yıl 80 2,66 1,32 ≤4 yıl 75 3,24 0,98 Çatışma >4 yıl 78 3,23 0,88 ≤4 yıl 78 3,04 0,78 Saygı ve Güven >4 yıl 81 3,15 0,79 Yönetsel ve Kurumsal ≤4 yıl 76 3,96 0,88 Güven >4 yıl 81 4,07 1,06 * İki Ortalama Arasındaki Farkın Önemlilik Testi t p* 0,777 0,439 0,438 0,662 1,291 0,199 1,983 0,049 0,236 0,814 0,720 0,473 0,532 0,595 0,034 0,973 0,833 0,406 0,700 0,485 Yapılan analizde, idari personelin kurum kıdem süresine göre prim ücreti boyutuna (t=1,983, p=0,049) verdikleri skorlar bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmuşken, diğer boyutlara ilişkin fark bulunmamıştır. Sibbald ve arkadaşlarının 1998 yılında 790, 2001 yılında 1159 genel pratisyene yapmış olduğu çalışmada, doktorların çalışma yaşam kalitesi arttıkça çalışma memnuniyetlerinin de arttığı ve pratisyenlerin son 5 yılda işe devam niyetleri 1998 yılında %18’den 2001 yılında %22’e arttığını bulmuştur (2007: 1,3). Tablo 7’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri kadro durumuna göre incelenmiştir. 194 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 7. İdari Personelin Kadro Durumlarına Göre Çalışma Memnuniyetlerine İlişkin Düşünceleri. Kadro n ort. s.s. p* Boyutlar Durumu 657 DMK’ya 43 3,25 1,18 bağlı çalışanlar Çalışma Ortamı 0,060 5 2,88 1,05 Maliye Vizeli 110 3,59 0,89 Firma Elemanı 657 DMK’ya 43 3,89 0,69 Yönetim ve Yetki bağlı çalışanlar 0,833 Devri 5 3,71 0,85 Maliye Vizeli 110 3,85 0,68 Firma Elemanı 657 DMK’ya 43 2,71 0,71 bağlı çalışanlar Hakkaniyet ve 0,396 Liyakat 5 2,25 0,60 Maliye Vizeli 110 2,70 0,74 Firma Elemanı 657 DMK’ya 43 2,26 1,12 bağlı çalışanlar Prim Ücreti 0,058 5 2,03 1,26 Maliye Vizeli 110 1,85 0,83 Firma Elemanı 657 DMK’ya 43 3,62 0,87 bağlı çalışanlar Çalışma 0,392 Arkadaşları 5 4,09 0,56 Maliye Vizeli 110 3,74 0,75 Firma Elemanı 657 DMK’ya 42 2,71 0,81 bağlı çalışanlar İletişim 0,395 5 2,82 1,27 Maliye Vizeli 110 2,92 0,84 Firma Elemanı 657 DMK’ya 43 2,24 1,29 bağlı çalışanlar Birimler arası 0,076 İletişim 5 2,90 1,23 Maliye Vizeli 108 2,73 1,17 Firma Elemanı 657 DMK’ya 42 3,07 0,87 bağlı çalışanlar Çatışma 0,026 5 2,30 0,93 Maliye Vizeli 106 3,33 0,95 Firma Elemanı 657 DMK’ya 43 3,04 0,78 bağlı çalışanlar Saygı ve Güven 0,852 5 3,23 0,78 Maliye Vizeli 111 3,10 0,80 Firma Elemanı 657 DMK’ya 43 3,99 1,05 bağlı çalışanlar Yönetsel ve 0,531 Kurumsal Güven Maliye Vizeli 5 4,50 0,50 109 4,00 0,97 Firma Elemanı • Kruskal Wallis Testi 195 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Yapılan analizde, idari personelin kadro durumuna göre çatışma boyutuna (p=0,026) verdikleri skorlar bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmuşken, diğer boyutlara ilişkin fark bulunmamıştır. Gruplar arasında farklılığı tespit etmek için yapılan analizlerde sadece 657 sayılı DMK'ya bağlı kadrolu çalışanlar ile maliye vizeli çalışanlar (p=0,100, MWU=57,500) ile maliye vizeli çalışanlar ile firma çalışanları (p=0,031, MWU= 113,500) arasında fark bulunmuştur. Sağlık Bakanlığı’na bağlı bir hastanede hemşireler üzerinde yapılan çalışmada çalışma yaşam kalitesi ile çalışan memnuniyeti arasındaki ilişkinin aynı yönde olduğu bulunmuştur (Yüksel, Esatoğlu, 2005: 457). Willem ve arkadaşlarının 2005 yılında Belçika’daki hastanelerde 764 hemşire üzerinde yaptığı çalışmada, çalışan memnuniyetini en çok etkileyen faktörün ücret, en az etkileyen faktörün ise örgütsel yapı olduğu bulunmuştur (Willem ve diğ., 2005:2,3). Ataklı ve Dikmetaş’ın hastanede yönetici ve klinik sekreteri olarak çalışan 220 sekretere uyguladığı çalışmada klinik sekreterlerin yönetici sekreterlere göre yöneticilere verilen önem düzeyinin daha yüksek olduğu bulunmuştur. Ayrıca çalışmada en yoğun çalışan memnuniyet düzeyinin fiziki çevre, ücret ve çalışma ortamından kaynaklandığı bulunmuştur (2003; VIII, IX). Çarıkçı ve Oksay, Isparta ilinde faaliyet gösteren üç hastanede çalışan sağlık personelinin mesleklerinden beklentilerini sırasıyla iyi bir maaş, iş güvencesi, güvenli çalışma ortamı, iyi çalışma arkadaşları, kişisel gelişim ve kariyer olarak bulmuştur (Çarıkçı ve Oksay, 2003: 483). Chaudhury ve Banerjee’nin 3. basamak bir hastanede sağlık hizmetleri sınıfında çalışan yöneticiler üzerinde yaptığı çalışmada, iş güvenliği %51,6, örgüte olan güven %38,5, işin niteliği %28,8, kariyer imkanlarının %21,6 oranında çalışan memnuniyetini azalttığı bulunmuştur (Chaudhury ve Banerjee, 2004: 329). Bir hastanede çalışan 533 hemşirenin çalışan memnuniyeti ölçülmüştür. Hemşirelerin %38’i çalışma ortamının çalışan memnuniyetinde oldukça fazla etkili olduğunu, %77’si gelecek yıllarda aynı örgütte kalmak istediklerini, %78’i ise aynı pozisyonda çalışmayı düşündüklerini belirtmiştir. Aynı zamanda hemşirelerin %30’u ise çalışma yaşamlarında en az bir kere de olsa iğne ile yaralandıklarını belirtmiştir (Deanna, 2007: 1, 2). Chu ve arkadaşları Tayvan’da 308 hemşireye uyguladığı çalışmada, farklı yönetim sitilleri yada ödül sistemlerinin çalışan memnuniyeti üzerinde etkili olduğunu bulmuştur. Aynı zamanda işe ilgi, pozitif etkililik, otonomi, adil davranma, ücret artışı, kariyer fırsatları tanıma, sosyal destek sağlanmasının çalışan memnuniyetini artırdığı gözlemlenirken, negatif etkililiğin, stres ve rutinleşmenin çalışan memnuniyetini azalttığı gözlenmiştir (Chu ve diğ., 2003: 176 - 180). Tablo 8’da idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri hizmet içi eğitim durumlarına göre incelenmiştir. 196 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 8. İdari Personelin Hizmet İçi Eğitim Memnuniyetlerine İlişkin Düşünceleri. Hizmet İçi n ort. s.s. Eğitim Boyutlar Durumu Evet 97 3,61 0,96 Çalışma Ortamı Hayır 59 3,20 0,99 Evet 97 3,95 0,67 Yönetim ve Yetki Devri Hayır 59 3,74 0,65 Evet 97 2,85 0,72 Hakkaniyet ve Liyakat Hayır 59 2,44 0,69 Evet 97 2,07 1,02 Prim Ücreti Hayır 59 1,81 0,78 Evet 97 3,70 0,84 Çalışma Arkadaşları Hayır 59 3,72 0,65 Evet 96 2,92 0,87 İletişim Hayır 59 2,77 0,81 Evet 95 2,71 1,19 Birimlerarası İletişim Hayır 59 2,47 1,27 Evet 92 3,32 0,92 Çatışma Hayır 59 3,11 0,95 Evet 98 3,20 0,83 Saygı ve Güven Hayır 59 2,92 0,69 Yönetsel ve Kurumsal Evet 98 4,08 1,03 Güven Hayır 57 3,88 0,89 Durumlarına Göre Çalışma t p* 2,566 0,011 1,982 0,049 3,544 0,001 1,693 0,092 0,128 0,898 1,025 0,307 1,177 0,241 1,337 0,183 2,145 0,033 1,210 0,228 * İki Ortalama Arasındaki Farkın Önemlilik Testi Yapılan analizde hizmet içi eğitim durumuna göre idari personelin çalışma ortamı (t=2,566, p=0,011), yönetim ve yetki devri (t=1,982, p=0,049), hakkaniyet ve liyakat (t=3,544, p=0,001), saygı ve güven (t=2,145, p=0,033), boyutlarına verdikleri skorlar bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmuşken, diğer boyutlara ilişkin istatistiki fark bulunmamıştır. Kaarna’nın 1998 yılında Estonya Bölge Hastanesinde 673 çalışan üzerinde yaptığı ankete göre idari personelin yaptıkları işten tatmin olma düşünceleri ölçülmüştür. İdari personelin işlerinde karşılaşabilecekleri problemleri önceden bilmeleri, yöneticiler ve çalışanlar arasında pozitif iletişimi, çalışma ortamlarının iyileştirilmesinin idari personelin memnuniyetini artırdığı bulunmuştur (Kaarna, 2007:1). IV. Sonuç ve Öneriler Çalışanların iş ortamı içerisinde verimliliklerini artırmada en etkili araçlardan biri olan memnuniyet (Sevimli ve İşcan, 2005: 55), aynı zamanda iş performansını ve örgütsel etkililiği de kapsamaktadır (Powell, 2001: 4). İdari personelin iş yaşamındaki memnuniyetsizliği, iş 197 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara performanslarını olumsuz etkilemektedir. Çalışanların yaşadığı psikolojik sorunların olması bazen örgüt yapısı ve işleyişinde sorunların olduğunu gösterir (Liu, 2005: 5). Erkek çalışanlar, kadın çalışanlara göre prim ücretlerini yetersiz bulmaktadır. Bunun nedeni Türk aile yapısında ailenin temel ihtiyaçlarını gidermede öncelikli rolün erkeklere düşmesi olabilir. Saygı ve güven, yönetsel ve kurumsal güven boyutlarında eğitim düzeyi yüksek olanlar, olmayanlara göre daha az memnundur. İdari personelin eğitim düzeyi arttıkça çalıştıkları kurumdan, dış çevresi ile olan ilişkilerinden beklentileri değişmekte, farklı bir kültüre sahip olmaktadır. Lise ve altı mezunu çalışanlar, yönetim ve yetki devri, prim ücreti, çalışma arkadaşları, çatışma, saygı ve güven ile kurumsal ve yönetsel güven boyutlarına üniversite ve üstü mezunu çalışanlara göre daha fazla katılmaktadır. Bunun nedenleri arasında üniversite ve üstü mezunu idari personelin işlerinde karar vermeye katılımını artırmak istemeleri, uzmanlaşma, iş becerilerini daha fazla kullanmak istemeleri, ekip çalışanları arasındaki eğitim düzeyi farklılığından dolayı iletişim çatışmaları yaşamaları, kendilerine olan saygılarının eğitim düzeyi ile ilişkili olduğunu düşünmeleri, aşırı uzmanlaşmış olduklarından dolayı kuruma olan bağlılıklarının daha düşük olması sayılabilir. Eğitim düzeyi arttıkça çalışanlara becerilerini kullanabilme, yönetim kararlarına katılabilme, kariyer ve terfi fırsatları tanınabilir. Yönetim ile çalışanlar arasında etkili iletişim kurulabilir. İdari personelin kurum kıdem süresine göre daha az çalışanların prim ücreti boyutunda, kadro, derece ve ek göstergesi düşük olduğundan memnuniyetleri de düşük bulunmuştur. Genel olarak bakıldığında sırasıyla firma elemanı maliye vizeli ve 657 sayılı DMK’ya bağlı personele göre daha az çatışma yaşanmaktadır. Bunun nedeni ise firma çalışanlarının işten çıkartılma, yeni bir iş bulamama korkusu olabilir. Çalışanlar beklentileri ölçülerek ve performans göstergeleri baz alınarak insan kaynakları yönetimi birimince değerlendirilebilir. İdari personel içerisinde hizmet içi eğitim alanlar almayanlara göre çalışma ortamı, yönetim ve yetki devri, hakkaniyet ve liyakat, saygı ve güven boyutlarına daha fazla katılmaktadır. Tüm personele hizmet içi eğitim verilmelidir. Çalışan memnuniyeti, örgütün geleceğini belirleyen faktörlerden biri olduğu için bu konuda her örgütte çalışma yapılmalı ve sonuçları örgüt yönetimince dikkate alınmalıdır. Çağdaş yöneticiler, personel memnuniyetini artırıcı önlemler almalıdır. Günümüzde başarılı bir liderlik anlayışının geleceğe yönelik vizyon belirleyen, çalışanları bu vizyona odaklayan, enerjisini onların yaratıcılığının ortaya çıkarılacağı ortamı hazırlayan ve onlara güvenen, iyi iletişim kuran ve şartlara uygun liderlik davranışını sergilemekten geçtiği görülmektedir (Tengilimoğlu, 2005:42,43). Yöneticiler, idari personelin sadece fiziksel ve ekonomik beklentilerinin karşılanmasının çalışma memnuniyetini artırmadığını, aynı zamanda farklı sosyal ve psikolojik beklenti ve ihtiyaçlarını karşılamak durumunda olduklarını 198 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara bilmelidir (Toker, 2007: 93). Yöneticiler çalışanları yönetme yerine yönlendiren ve çalışanların kendi kendilerinin liderleri olmaya teşvik eden, katılımcı bir yönetim anlayışı geliştirmelidir. Dolayısı ile, bu yeni yaklaşımlar yöneticilerimizle benimsenmeli ve çalışanların iş doyumunun artırılması için gerekli çaba gösterilmelidir (Tengilimoğlu, 2005:42). V. Kaynaklar 1. Aksu, G; Acuner, A. M; Tabak, R. S. Sağlık Bakanlığı ve Taşra Teşkilatı Yöneticilerinin İş Doyumuna Yönelik Bir Araştırma (Ankara Örneği), Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi Mecmuası 2002. 55(4), 271-282. 2. Ataklı, A; Dikmetaş E. The Job Satisfaction of the Manager and Clinic Secretary, Manas Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 2003, 8, 157-167. 3. Bakan, İ; Büyükbeşe, T. Örgütsel İletişim İle İş Tatmini Unsurları Arasındaki İlişkiler: Akademik Örgütler İçin Bir Alan Araştırması, Akdeniz Üniversitesi İ.İ.B.F. Dergisi, 2004, 1-30. 4. Chaudhury, S; Banerjee, M; Jonghe, I. D. Correlates of Job Satisfaction in Medical Officers, MJAFI, 2004, 60 (4), 329. 5. Chu, I; Hsu, M; Price, J. L; Lee, Y. Job Satisfaction of Hospital Nurses: an Empirical Test of a Causal Model in Taiwan, International Council of Nurses, 2003, 176- 180. 6. Çarıkçı İ. H.; Oksay A. Sağlık Sektörü İdari personelinda Bilinçli Meslek Tercihi-İş Tatmini İlişkisi, Sağlık ve Hastane Yönetimi 2. Ulusal Kongresi (Uluslar arası Katılımlı), Ankara Üniversitesi Sağlık Eğitim Fakültesi Sağlık Yönetimi Bölümü, 28-30 Eylül 2005, 481-484. 7. Deanna, L, Multiple Factors Affect Job Satisfaction of Hospital RNs, Robert Wood Johnson Foundation, 2007, 22, 1, 2. 8. Kaarna, M. The Importance of Job Satisfaction, and the Fit Between New Teachers and Their Schools, Nordic School of Public Health, 2005, 5. 9. Liu, E. Hiring, Job Satisfaction, and the Fit Between New Teachers and their Schools, Paper note for American Educational Research Association, Rutgers University 2005, 5. 10. Powell, L. Conductıng Hospıtal Employee Satısfactıon Surveys, Paper National Rural Health Resource Center, 2001, 1-51. 11. Sevimli, F; İşcan, Ö, F, Bireysel ve İş Ortamına Ait Etkenler Açısından İş Doyumu, Ege Akademik Bakış Ekonomi, İşletme, Uluslar arası İlişkiler ve Siyaset Bilimleri Dergisi, Cilt 1, Sayı 1-2, 2005, 55-64. 199 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 12. Sibbald, B; Bayke, C; Cravelle, H. National Survey of Job Satisfaction and Retirement İntentions Among General Practitioners in England, BMJ, 2003,1-3. 13. T.C. Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kalite Yönetimi Şube Müdürlüğü Hastaneler İçin Kalite Yönetimi Uygulama Klavuzu, 2005. http://www.kalite.saglik.gov.tr/kilavuzkitaplar/kalitekilavuz.pdf/ [28.05.2007]. 14. Tengilimoğlu, D, Hizmet İşletmelerinde Liderlik Davranışı ile İş Doyumu Arasındaki İlişkinin Belirlenmesine Yönelik Bir Araştırma, Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Dergisi, 2005, Sayı: 1, 23-45. 15. Toker, B. Demografik Değişkenlerin İş Tatminine Etkileri: İzmir’deki Beş Ve Dört Yıldızlı Otellere Yönelik Bir Uygulama, Doğuş Üniversitesi Dergisi, 2007, 8 (1), 921007. 16. Yüksel, İ; Esatoğlu E. İş Tatminini Etkileyen Çalışma Yaşamı Kalitesi Öğelerinin Belirlenmesi (Bir Hastanede Yapılan Görgül Bir Çalışma), Sağlık ve Hastane Yönetimi 2. Ulusal Kongresi (Uluslar arası Katılımlı), Ankara Üniversitesi Sağlık Eğitim Fakültesi Sağlık Yönetimi Bölümü, 28-30 Eylül 2005, 454-459. 17. Willem, A; Buelens, M; Jonghe, I. D. Impact of Organizational Structure on Nurses’ Job Satisfaction: A Questionnaire Survey, Faculteıt Economıe En Bedrıjfskunde Hovenıersberg, 24 B-9000 Gent 2005,1-30. 200 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA HASTANESİNDE ÇALIŞAN İDARİ PERSONELİN ÖRGÜTE BAĞLILIĞI Yrd.Doç.Dr. Elif DİKMETAŞ (Ondokuz Mayıs Üniversitesi) Özet Artan rekabet, uzmanlaşma, kariyer planlamaları, motivasyon, iş tatmini, çalışanlar arası iletişim, ülkenin ekonomik koşulları, çalışanların örgüte bağlılığını etkilemektedir. Örgütsel bağlılığın gözle görülebilir en önemli çıktısı, örgüt performansıdır. Bu çalışmada hastanedeki idari işlerde çalışanların örgütsel bağlılık konusundaki düşünceleri incelenmiştir. Çalışma 900 yataklı bir Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi (üniversite hastanesi)’nde gerçekleşmiştir. Hastanedeki tüm idari personele (n=358) Porter, Steeers ve Mowday tarafından geliştirilen örgütsel bağlılık anketi uygulanmıştır. Araştırma için örneklem seçilmemiş, tüm evrene ulaşılması hedeflenmiştir. Cevaplanan anket sayısı 161 (% 45,0)’dır. Çalışma’nın sonucunda, çalışanların örgütsel bağlılık konusundaki düşüncelerinde cinsiyet, yaş, medeni durum, kurum kıdem süresi, son iki ayda izin kullanma durumu ve hizmet içi eğitim alma ve kadro durumuna göre farklılık gözlenmemişken, eğitim düzeyine göre farklılıklar bulunmuştur. Anahtar Kelimeler: Örgütsel Bağlılık Abstract In Healthcare sector, increased competition, specialization, carreer planning, motivation, job satisfaction, communication between personnel impact organizational commitment. The most output of organizational commitment is organizational performance. In this study, organizational commitment about the views of the personnel were examined. Survey that was developed by Porter, Steers and Mowday, was used. The sample of 161 personnel (%45,0) in a Health Practice and Researh Hospital (university hospital) (900 beds) was used. In result of this study, while organizational commitment about the views of the personel weren’t found differences according to gender, age, marital status, organizational seniority time, permission condition in last 2 months, in service training condition, staff condition, it was found differences according to educational level. Key Words: Organizational Commitment 201 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara I. Giriş Günümüzde çevre koşullarının değişmesi, rekabetin ve bireysel ihtiyaçların artması gibi nedenlerden dolayı çalışanları örgütte tutmak giderek zor hale gelmiştir. Çalışanların kendisini örgütte yetiştirdikten ve ortama uyum sağladıktan sonra işten ayrılması örgüte yüksek maliyetler getirmektedir. İstihdam içinde eğitimli ve uzman işgücü ihtiyacının artması ve nitelikli işgücü sunumunda bulunan yetersizlikler son zamanlarda örgütsel bağlılığın önemini artırmıştır (Durna, Eren, 2005: 211). Özveride bulunma, işe kendini adama ve işe katılma gibi kavramlarla tanımlanan örgütsel bağlılık, iş çevresine değer katan bir faktördür. Örgütsel bağlılık konusunda birçok tanım yapılmıştır. Örgütsel bağlılık genel olarak, çalışanların örgüt içinde kalma isteği ve örgütün amaç ve değerlerine olan bağlılık olarak ifade edilmektedir (Çekmecelioğlu, 2006: 155; Durna, Eren, 2005: 210; Slocombe, Dougherty, 1998: 489). Örgütsel bağlılık konusu ilk 1956 yılında Whyte, daha sonra Porter, Mowday, Steers, Allen, Myer ve Becker gibi birçok araştırmacı tarafından geliştirilmiştir (Gül, 2002: 37). Örgüte bağlılığın unsurları; örgütün amaç ve değerlerini kabullenme ve bu amaç ve değerlere güçlü bir inanç duyma, örgütün faydasına beklenenden daha fazla çaba harcama, örgüt üyeliğinin devamı için güçlü istek duymadır (Gautam ve diğ., 2004: 304; Gül, 2002: 39). Örgütsel bağlılık, yönetim ve örgüt çalışmalarında önemli bir değişken (Lok, Westwood, Crawford, 2005: 493) olduğu için örgüte birtakım etkileri bulunmaktadır. Örgüte bağlılığın olmadığı bir örgütte karar alma gecikmektedir (Margerum, 2001: 425). Örgüte olan güvenilirlik, yapılan işlerle ilgili bilgi sahibi olma, rahatlık, etkinlik ve çalışanlara önem verme örgütsel bağlılıkla doğrudan ilişkilidir (Sinclair ve diğ., 2005: 3, 5). Yapılan araştırmalar örgütsel bağlılık ile iş tatmini, devamsızlık oranının az olması ve iş devri arasında pozitif ilişki, rol çatışması ve rol uyuşmazlığı gibi iş stresi oluşturan konularla negatif ilişki olduğunu göstermektedir. Birleşik Arap Emirlikleri’nde 361 çalışana uygulanan ankette, düşük iş stresi, işyerinde terfi olanağı ve kariyer gelişiminin örgütsel bağlılık ile iş tatminini artırdığı bulunmuştur (Yousef, 2002: 100, 101; 109). İşyerinde adil davranma ile örgütsel bağlılık arasında doğrudan ilişki bulunmaktadır (Viswesvaran, Ones, 2002: 200). Deneysel araştırmalar ayrıca örgütsel bağlılık ile yöneticilerle iletişim, örgütsel performans arasında pozitif ilişki olduğunu göstermektedir (Slocombe, Dougherty, 1998: 489). Sit’in Hong Kong’ta pazarlama alanında çalışan yöneticilere uygulamış olduğu çalışmada ekip çalışması, üst düzey yönetimin yaklaşımı ve katılımı, çalışanların işe devam niyetleri ile örgütsel bağlılık arasında pozitif ilişki bulunmuştur. Çalışmada ayrıca, çalışanların örgütün başarısına bağlı olarak örgütte kalmak istedikleri belirlenmiştir (Sit, 2003: 120, 151, 172). II. Gereç ve Yöntem Anket, 900 yataklı bir üniversite hastanesinde çalışan tüm idari personele (n=358) dağıtılmıştır. Araştırma için örneklem seçilmemiş, tüm evrene ulaşılması hedeflenmiştir. Cevaplanan anket sayısı 161 (% 45,0 )’dir. Araştırma, Karadeniz Bölgesi’nde bulunan bir 202 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi (Üniversite Hastanesi)’nde yapıldığı için sonuçlarının diğer hastaneler için genellenmesi olası değildir. Çalışmanın yapılmasında Porter, Steers ve Mowday tarafından geliştirilen örgütsel bağlılık anketinden faydalanılmıştır. Anket içinde yer alan ifadeler, araştırmacı tarafından literatür kaynaklarına başvurularak ve bilgi sahibi olan kişilerle görüşülerek düzenlenmiştir. Anketin güvenirlik ve geçerlilik analizi yapılarak uygulanmıştır. Çalışmanın hipotezleri; . Çalışanların örgütsel bağlılığa verdikleri önem dereceleri; h. Cinsiyete, i. Yaşa, j. Medeni durumuna, k. Eğitim düzeyine, l. Kurum kıdem süresine, m. Son iki ayda izin kullanıp kullanmadıklarına, n. Mesleki hizmet içi eğitim alıp almadıklarına, o. Kadro durumuna göre farklılık göstermektedir. Anketlerden elde edilen verilerin analizi ve hipotezlerin test edilmesinde SPSS for Windows programı kullanılmıştır. III. Bulgular ve Tartışma . Tanımlayıcı bulgular Tablo 1’de bağımsız değişkenlere ilişkin tanımlayıcı bulgular verilmiştir. Tablo 1. Tanımlayıcı Bulgular Bağımsız Değişkenler Cinsiyet Yaş Medeni Durum Eğitim Düzeyi Kurum Kıdem Süresi (n) 99 62 161 72 83 155 66 95 161 86 75 161 78 82 Kadın Erkek Toplam ≤30 >30 Toplam Bekar Evli Toplam Lise ve altı Üniversite ve üstü Toplam ≤4 Yıl >4 Yıl 203 (%) 61,5 38,5 100,0 46,5 53,5 100,0 41,0 59,0 100,0 33,4 46,6 100,0 48,8 51,3 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Son İki Ayda İzin Kullanıp Kullanmadığı Hizmet İçi Eğitim Durumu Kadro Durumu Toplam Evet Hayır Toplam Evet Hayır Toplam 657 sayılı DMK’ya bağlı Maliye Vizeli Firma Elemanı Toplam 160 65 93 158 99 59 158 44 5 111 161 100,0 41,1 58,9 100,0 62,7 37,3 100,0 27,5 3,1 69,4 100,0 Ankete katılanların %61,5’i kadın, %38,5’i erkek, %46,5’i ≤30 yaş altında, %53,5’i >30 yaş üstünde, %41,0’ı bekar, %59.0’ı evli, %33,4’ü lise ve altı, %46,6’sı üniversite ve üstü, %48,8’i ≤4 yıldır, %51,3’ü >4 yıldır bu kurumda çalışmakta, , %41,1’i son iki ayda izin kullanmışken, %58,9’u kullanmamış, %62,7’si mesleki hizmet içi eğitim almışken, %37,3’ü almamıştır ve çalışanların %27,5’i 657 Sayılı DMK (Devlet Memurları Kanunu), %3,1’i maliye vizeli, %69,4’ü firma elemanı olarak çalışmakta tır. Tablo 2’de çalışanların örgütsel bağlılığa ilişkin düşünceleri, cinsiyet, yaş, medeni durum, eğitim düzeyi, kurum kıdem süresi, son iki ayda izin kullanılıp kullanılmadığı ve hizmeti içi eğitim alma durumlarına göre incelenmiştir. Tablo 2. Çalışanların Cinsiyet, Yaş Grupları, Medeni Durum, Eğitim Düzeyi, Kurum Kıdem Süresi, Son İki Ayda İzin Kullanılıp Kullanılmadığı, Hizmet İçi Alma Durumlarına Göre Örgütsel Bağlılığa İlişkin Düşünceleri. Bağımsız Değişkenler n Kadın Erkek >30 Yaş Yaş ≤30 Yaş Bekar Medeni Durum Evli Lise ve altı Eğitim Düzeyi Üniversite ve üstü >4 Yıl Kurum Kıdem Süresi ≤4 Yıl Son İki Ayda İzin Alma Evet Durumu Hayır Evet Hizmet İçi Eğitim Alma Hayır * İki Ortalama Arasındaki Farkın Önemlilik Testi (t Testi) ÖRGÜTSEL BAĞLILIK Cinsiyet 99 62 72 83 66 95 86 75 78 82 65 93 99 59 ort. s.s. 3,70 3,86 3,64 3,87 3,67 3,83 3,93 3,56 3,67 3,86 3,78 3,73 3,83 3,63 0,80 0,72 0,81 0,68 0,81 0,74 0,65 0,85 0,74 0,79 0,68 0,84 0,79 0,75 t p 1,267 0,207 1,921 0,057 1,307 0,193 3,127 0,002 1,568 0,119 0,433 0,665 1,611 0,109 Yapılan çalışmada verilerin analizinde hastane çalışanlarının örgütsel bağlılığa verdikleri skorlar kadın ve erkek (t=1,267, p=0.207), ≤30 yaş altı ve >30 yaş üstü (t=1,921, p=0.057), bekar ve evli (t=1,307, p=0,193), ≤4 yıl ile >4 yıldır bu kurumda çalışanlar (t=1,568, p=0.119), son iki ayda izin kullanan ve kullanmayanlar (t=0.433, p=0,665), mesleki 204 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara hizmet içi eğitim alan ve almayanlar arasında (t=1,611, p=0,109) fark bulunmamışken, lise ve altı ile üniversite ve üstü (t=3,127, p=0.002) arasında fark bulunmuştur. Örs ve arkadaşları, Antalya Tıp Fakültesi, SSK ve Devlet Hastanesi’nde çalışan 397 hekim ile hemşirenin örgütsel bağlılık algılarının cinsiyet, yaş, meslek ve yaş faktörlerine göre farklılık göstermediğini bulmuştur (Örs ve diğ., 2003: 219-222). Yamada ve arkadaşlarının, Japonya’da 55-64 yaş gurubundaki 995 erkek çalışan üzerinde yaptığı çalışmada, örgütsel bağlılığı örgütsel nitelikler, kişisel ilişkiler ve iş nitelikler doğrudan etkilerken, ücret ve iş otonomisinin dolaylı etkilediği bulunmuştur. Özellikle yüksek iş güvenliği, yöneticilerden alınan destek, daha az işyükü, daha fazla beceri kullanmak örgütsel bağlılığı artırmaktadır (Yamada ve diğ., 2005: 187-189). Camp’ın 1991 yılında Federal hapishanelerde çalışan 3608 çalışana yaptığı çalışmada, örgütsel bağlılık ile devamsızlık oranı arasında negatif ilişki bulunmuştur (1993:279). Law’ın 2005 yılında üç firmada çalışan 128 muhasebeciye yaptığı çalışmada da yine örgütsel bağlılığın, işe devamsızlık oranını etkilediği ortaya çıkmıştır (2005: 383). Uyguç ve Çımrın’ın Dokuz Eylül Üniversitesi Araştırma ve Uygulama Hastanesi Merkez Laboratuarı’nda 101 çalışana uyguladığı ankette, çalışanların işe devam ile işten ayrılma niyetleri arasında pozitif ilişki gözlenmiştir. İş doyumu, çalışanların örgüte bağlılıklarının artmasında önemli bir araçtır (2004: 94-97). Sydney’de genel, özel ve psikiyatri hastanelerinde çalışan 251 hemşireye uygulanan çalışmada, yenilikçi ve destekleyici alt kültürle örgütsel bağlılık arasında pozitif ilişki bulunmuştur (Lok, Westwood, Crawford, 2005: 508). Türkiye’de 40 devlet lisesinde 900 öğretmene yapılmış olan çalışmada yöneticilerin yaklaşımı ile öğretmenlerin örgütsel bağlılığı arasında pozitif ilişki bulunmuştur (Turan, 1998: 1). Banks’ın hava yolları çalışanlarına yaptığı bir çalışmada da örgütsel bağlılık ile örgütsel tatmin ve örgütsel vatandaşlık davranışları arasında pozitif ilişki bulunmuştur (1998: 2,3). Tablo 3’te çalışanların örgütsel bağlılığına ilişkin düşünceleri, kadro durumuna göre incelenmiştir. Tablo 3. Çalışanların Kadro Durumuna Göre Örgütsel Bağlılığa İlişkin Düşünceleri. ÖRGÜTSEL BAĞLILIK Kadro Durumu 657 Sayılı DMK’ya bağlı Personel Maliye Vizeli Personel Firma Personeli Toplam * Kruskal-Wallis Testi n ort. 44 5 111 160 3,80 3,94 3,74 3,76 s.s. 0,85 0,63 0,75 0,77 p* 0,567 Yapılan analize göre 657 sayılı DMK’ya göre çalışanlar, maliye vizeli ve firma elemanı olarak çalışanlar arasında farklılık gözlenmemiştir. Onay Özkaya ve arkadaşlarının, İzmir ve Manisa’da özel ve kamu kurumlarında çalışan 146 yöneticiye yaptığı çalışmada kamu sektöründe çalışanların örgütsel bağlılıkları özel sektörde çalışanlara göre daha yüksek bulunmuştur. Kadınlar erkeklere göre daha fazla 205 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara örgüte bağlı bulunmuştur. Yaş ve kurum kıdem süresi arttıkça örgütsel bağlılığın arttığı ve eğitim düzeyi arttıkça örgütsel bağlılığın azaldığı gözlenmiştir (2006: 82-94). Çekmecelioğlu’nun Gebze-Dil ovası bölgesindeki kimya sektöründe faaliyet gösteren dört boya sanayi firmasında çalışanlara yaptığı çalışmada, çalışanların örgütsel bağlılık tutumlarının, işletmelerin dinamik pazarlarda yaşamını sürdürmesi ve gelişebilmesi için gerekli olan verimlilik üzerinde pozitif, işten ayrılma niyetlerine ise negatif etki yaptığı, duygusal ve normatif bağlılığın işletme verimliliği üzerine pozitif etki yaptığı görülmüştür (2006: 160, 164-165). IV. Sonuç ve Öneriler Son yıllarda örgütsel bağlılık örgüt performansında etki yaptığı için bu konuda birçok çalışma yapılmaktadır (Slocombe, Dougherty, 1998: 469). Çalışmada, tüm çalışanların örgütsel bağlılığa ilişkin düşünceleri; erkek çalışanlar kadın çalışanlara göre, 30 yaş ve altındaki çalışanlar 30 yaş üstü çalışanlara göre, evli çalışanlar bekar çalışanlara göre, lise ve altı mezunu çalışanların üniversite ve üstü çalışanlara göre, kurum kıdem süresi 4 yıl ve daha kısa çalışanlar, 4 yıldan daha fazla çalışanlara göre, son iki ayda izin kullananlar kullanmayanlara göre, hizmet içi eğitim alanlar almayanlara göre, kadro durumuna göre sırasıyla maliye vizeli, 657 sayılı DMK’na bağlı kadrolu çalışanlar firma personeline göre daha olumlu bulunmuştur. Erkek çalışanlar kadın çalışanlara göre daha fazla örgüte bağlı bulunmasının nedenleri kadınların özel yaşamlardaki rollerinin daha ağır olması, çalışma koşulları (çalışma saatleri gibi) olabilir. Bu nedenle çalışanların çalışma koşullarında düzenlemeler yapılabilir. Evli çalışanlar, bekar çalışanlara göre örgüte daha çok bağlı bulunmuştur. Bunun nedeni evli çalışanların çalıştıkları bölgeyi kaybetmek istememeleri olabilir. Lise ve altı mezunu çalışanlar, üniversite ve üstü mezunu çalışanlara göre örgüte daha çok bağlı bulunmuştur. Üniversite ve üstü çalışanların birçok beceriye sahip olmalarından dolayı çalışanlara uzmanlıklarını ve becerilerini kullanabileceği işler verilmesi gerekmektedir. Aynı zamanda örgüt çalışanlarına kariyer imkanları sunulmalıdır. Hizmet içi eğitim alanlar, almayanlara göre daha çok örgüte bağlıdır. Çalışanların örgüte daha fazla aitlik hissi uyandırması için hizmet içi eğitim konularında düzenlemeler yapılmalı ve tüm çalışanlara hizmet içi eğitim verilmelidir. Kadro durumuna göre incelendiğinde, 657 sayılı DMK’ya bağlı çalışanlar, devlet koruma statüsünde olduklarından dolayı firma çalışanlarına göre örgüte bağlılığı düşük bulunmuştur. 206 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Çalışanları örgüte bağlayacak etmenler arasında, ücret, prim gibi maddi çıkarlar, örgütsel kültür ve liderlik, özel yaşam-iş yaşamı arasındaki denge, bireysel özellikler, genel yönetim politikaları, işyerindeki eğitim ve gelişme olanaklarını saymak mümkündür (Durna, Eren, 2005: 211). Bu nedenle örgüt yönetimi olarak bu konulara özen gösterilmelidir. Kurumun diğer kurumlarla rekabet edebilmesi, etkili ve verimli çalışabilmesi için çalışanların örgüte bağlılığının artırılması gereklidir. Bu nedenle kamu ve özel sektörde yapılan örgütsel bağlılık çalışmaları artırılmalıdır. V. KAYNAKLAR 1. Banks, D. L., Relationships Between Organizational Commitment Core Job Characteristics, and Organizational Citizenship Behaviors in United States Air Force Organizations, Master’s Thesis, Departmant of the Air Force Air University Air Force Institue of Technology, Ohio, 1998. 2. Camp Scott D., Assessing the Effects of Organizational Commitment and Job Satisfaction Turnover: An Event History Approach, The Prison Journal, 74, (3), 1993, 279-305. 3. Çekmecelioğlu, H. İş Tatmini ve Örgütsel Bağlılık Tutumlarının İşten Ayrılma Niyeti ve Verimlilik Üzerindeki Etkilerinin Değerlendirilmesi: Bir Araştırma. “İş, Güç” Endüstri İlişkileri ve İnsan Kaynakları Dergisi, Haziran 2006, 8(2), Haziran 2006. 153-168. 4. Durna, U.; ve Eren V. Üç Bağlılık Unsuru Ekseninde Örgütsel Bağlılık. Doğuş Üniversitesi Dergisi, 2005, 6(2), 210-219. 5. Gautam, T.; Dick, V.; Wagner U. Organizational Identification and Organizatioanl Commitment: Distinct Aspects of Two Related Concepts, Asian Journal of Social Psychology, 2004, 7: 301-315. 6. Gül, H. Örgütsel Bağlılık Yaklaşımlarının Mukayesesi ve Değerlendirmesi, Ege Akademik Bakış, Ekonomi, İşletme, Uluslar arası İlişkiler ve Siyaset Bilimleri Dergisi, Ocak 2002, 2(1),37-56. 7. Law, D., W., Interactive Organizational Commitment and Hardiness in Public Accountant’s Turnover, Managerial Auditing Journal, 20, 2005, 383-393. 8. Lok P.; Westwood R.; Crawford J. Perceptions of Organisational Subculture and Their Singinficance for Organisational Commitment, Applied Psychloogy: An International Review, 2005, 54 (4), 490-514. 9. Margerum R. D. Organizational Commitment to Integrated and Collaborative Management: Matching Strategies to Constraints. Environmental Manegement, 28(4), 421-431. 10. Onay Özkaya, M.; Deveci Kocakoç İ.; Kara E. Yöneticilerin Örgütsel Bağlılıkları ve Demografik Özellikleri Arasındaki İlişkileri İncelemeye Yönelik Bir Alan Çalışması. Celal Bayar Üniversitesi İ.İ.B.F. Yönetim ve Ekonomi Dergisi, 2006, 13(2). 207 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 11. Örs M.; Acuner A. M.; Sarp N.; Önder Ö. Antalya Tıp Fakültesi Hastanesi’nde, Antalya Sosyal Sigortalar Kurumu Hastanesi’nde ve Antalya Devlet Hastanesi’nde Çalışan Hekimler İle Hemşirelerin Örgütlerine Bağlılıklarına İlişkin Görüşlerinin Değerlendirilmesi. Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi Mecmuası, 2003, 56(4), 217-224. 12. Sinclair R. R.; Leo M. C.; Wright C. Benefit System Effects on Employees’ Benefit Knowledge, Use, and Organizational Commitment, Journal of Business and Psychology, 2005 20(1), 3-29. 13. Sit K. Y.S. Organizational Commitment, Group-Leader Relations and Turnover Intention: a Study of Local Marketing Officers in Securities Firms Owned by Foreign Interests in Hong Kong, Curtin University of Technology Curtin Business School, PhD Thesis, September 2003. 14. Slocombe T. E., Dougherty T. W. Dissecting Organizational Commitment and Its Relationship With Employee Behavior. Journal of Business and Psychology, Summer 1998 12(4). 15. Turan, Selahattin, Measuring Organizational Climate and Organizational Commitment in the Turkish Educational Context, 30 November 1998 Note Paper, Annual Meeting of the University Council for Educational Administration, 45 pages. 16. Uyguç, N.; Çımrın D. DEÜ Araştırma ve Uygulama Hastanesi Merkez laboratuarı Çalışanlarının Örgüte Bağlılıklarını ve İşten Ayrılma Niyetlerini Etkileyen Faktörler. Dokuz Eylül Üniversitesi İ.İ.B.F. Dergisi, 2004 19(1), 91-99. 17. Viswesvaran C.; Ones D. S. Examining the Construct of Organizational Justice: A Meta-Analytic Evaluation of Relations with Work Attitudes and Behaviors. Journal of Business Ethics, 2002, 38, 193-203. 18. Yamada Y.; Sugisawa H.; Sugihara Y; Shibata H. Factors Relating to Organizational Commitment of Older Male Employees in Japan. J Cross Cult Gerontol, 2005, 20, 181-190. 19. Yousef D. A. Job Satisfaction as a Mediator of the Relationship Between Job Stressors and Affective, Continuance, and Normative Commitment: A Path Analytical Approach. International Journal of Stress Management, 2002, 9(2), 99-112. 208 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAMU VE ÖZEL SEKTÖRDE ÇALIŞAN BÜRO ELEMANLARININ ETİK OLAYLARA BAKIŞ AÇISI ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA: BALIKESİR VE BURDUR İLLERİ ÇALIŞMASI Öğr.Gör. Meral BEKTAŞ (Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi) Öğr.Gör. Pınar ERKAL (Balıkesir Üniversitesi) Özet Günümüzde, fiziksel alana sahip büroların sanal ortamlara taşınmasıyla birlikte, fiziksel alana sahip bürolar, git gide eski önemi yitirmiş ve büro çalışanları bu alanlara sığmamaya başlamıştır. Bürolar, çağdaş ve klasik bürolar olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Çağdaş büroların daha yaratıcı ve esnek olması nedeniyle, bu bürolarda çalışanların faaliyetlerini denetlemek güçleşmiş, bununla birlikte çeşitli etiksel sorunlar ortaya çıkmaya başlamıştır. Bu sorunların başında, yöneticilerin çalışanlarına karşı ilgisizliği, çalışanlar arasında yaşanan çatışmalar, çalışanların birbirlerine güvenlerinin azalması ve çalışanların işlerini yeterince sevmemeleri gelmektedir. Meslek olarak kabul edilen bütün uğraş alanlarının kendine özgü değer ve ilkeleri vardır. Bu nedenle çalışanların, bu değer ve ilkeler doğrultusunda hareket etmesi gerekmektedir. Her meslek için ortak sayılabilecek bazı etik ilkeler; adalet, eşitlik, dürüstlük, doğruluk, tarafsızlık, sorumluluk, insan haklarına saygı, hümanizm, sevgi, saygı, hoşgörü, hukukun üstünlüğü vb.dir. Bu çalışmayla, kamu ve özel sektör bürolarında çalışan büro elemanlarının etik olaylara bakış açısı incelenmiş ve çalışanların etik anlayışları ortaya konmuştur. Bu nedenle, Burdur ve Balıkesir illeri bu araştırmaya dahil edilmiş, bu il merkezlerinde çalışan büro çalışanlarına anket uygulanmış ve anket sonuçları SPSS programıyla analiz edilmiştir. Anket sonuçlarına göre; ankete katılan çalışanların % 58.5’i erkek, % 41.5’i ise bayan çalışanlardan oluşturmaktadır. Çalışanların % 71’i kamu, % 29’u ise özel sektörde faaliyetlerini sürdürmektedir. Burdur ilinde % 28’lik oranla dedi kodu yapmak, Balıkesir ilinde ise % 29.6’lık oranla işe geç gelip erken ayrılmak daha etik dışı bir davranış olarak nitelendirilmiştir. 209 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Çalışanlar, % 36.8’lik oranla, yöneticilerinin işyerinde olmadığı durumlarda dahi işlerini aksatmadıklarını ve işyerinde ceza alacaklarını bilseler dahi % 66.8’lik oranla her zaman doğruları söyleyeceklerini ifade etmişlerdir. İşyerlerinde etik dışı davranışlar yaşanmasının sebebi olarak çalışanlar % 29.9 oranla yöneticilerinin ilgisizliğinin etkili olduğunu belirtmişlerdir. Mesai arkadaşlarının sürekli işlerini aksattığını görmeleri durumunda çalışanların % 54.8’i çalışma arkadaşlarını uyaracaklarını ve etik dışı davranış sergileyen kişi yöneticileri olsa bile, çalışanların % 54’ü uygun bir zamanda bunu dile getireceklerini vurgulamışlardır. Anahtar Kelimeler: Büro, Etik, Büro Elemanı Abstract Nowadays, with moving of the offices which have physical field to imaginary the offices that have physical field gradually lost its importance and office workers have begun not to fit into these fields. Offices divided into two: modern offices and classical offices. Comtemporary offices because of being more creative and flexible, it has become difficult to control the activities of the Office workers in modern offices, however it has started to occur varibus ethical problems. The most important of these problems are uniterstedness of the managers, lack of interest towards their workers, the conflicst between the workers, decrease in the trust of each other and not having a deep affection for their job. All fields which are regarded as an occupation have their own values and principles and therefore everone office workers should act according to these values and principles. Justice, equality, honesty, truth, neutrality, responsibility, respect for human rights, humanism, affection, respect, tolerance, superiority of the jstice etc. Are some of the etchical principles which can be regarded as common for all occupations. With this research, the point of view of the workers working in both public and private sector on ethical events has been researched and their understanding of ethic is mentioned. Therefore, the provinces Burdur and Balıkesir are included in this research, this survey is applied to the office workers in and the results of the survey are analysed by SPSS programme. According to the results of the survey, 58.5% of the participants are males, as for 41.5 % of the participants are female. 71 % of the participants work in public sector, 29 % of them continue their activities in private sector. 210 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara In Burdur 28 % of participants regarded gossiping as a non-ethic behaviour, however in Balıkesir 29.6 % of the participants regarded being late for job and leaving early as a nonethic behaviour. 36.8% of the office workers stated that they never delay even if their managers aren’t at the office and 68.8 percent of them says thet they will always say the truth even if they will be punished. As a reason for having non-ethical behaviours in the offices, 29.9 % of them stated lack of interest, 54.8 % of them states that if they saw their colleoques putting their works off, they would warn them and in the even that the managers acting non-ethically 54 % of them mentioned that they would discuss about the situation in a suitable moment. Key Words: Office, Ethics, Office Worker. Giriş Kamu ve özel sektör bürolarında, çalışanların uymak zorunda oldukları bazı temel kurallar vardır. Bu kurallar, büro elemanlarının çalışmalarında büyük öneme sahiptir. Çalışma ortamlarında, konulan kuralların herkes tarafından benimsenmesi ve uygulanması, çalışanların motivasyonu açısından olumlu etki yaparken, sadece bazı çalışanlar tarafından uygulanması ise işyerlerinde çeşitli çatışmalara yol açmaktadır. Herhangi bir işyerinde, yöneticilerin bazı çalışanlara daha toleranslı davranması ya da bu çalışanların yaptıkları hataları görmemesi, örneğin mesai saatlerine uymamalarını, işlerini aksatmalarını vb. olayların atlanması demek diğer çalışanlarında aynı davranışları sergilemesi anlamına gelmektedir. Böyle bir ortamın yaşandığı bürolarda verimlilik düşer, daha fazla etik dışı davranış sergilenmeye başlanır. Özellikle, yöneticilerin işyerinde olmadığı zaman işlerin yavaşlatılması, işe geç gelip erken ayrılmalar, dedikodu olaylarının artması, işyerindeki telefon vb. araçların özel işlerde kullanılması gibi olaylar bu etik dışı davranışların başında gelir. Etik dışı davranışların yaşanmasındaki sebeplerin başında yöneticilerin yeterince çalışanlarını denetleyememesi ya da onlara ilgisiz davranmaları gelmektedir. Çalışanların, genellikle yaptıkları işlerde “uyuyorsa sende yap, gemisini kurtaran kaptan, bu dünyayı sen mi kurtaracaksın?”, gibi düşünceler içerisine girmeleri çalışma hayatını daha da karmaşık hale getirmektedir. 21. yy. bürolarının sanal alemle bütünleşmesiyle birlikte, çok hızlı gelişmelerin yaşandığı çalışma hayatında, bütün çalışanlar için genel ve uygulanması zorunlu olan etik 211 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara kurallar, bu çalışma ortamının yöneticileri tarafından öncelikle benimsenmesi ve de çalışanlara benimsetilmesi gereken önemli konuların başında gelmektedir. 1. Etik Kavramı ve Önemi Etik, ahlak kavramıyla birlikte ilk olarak akla gelmekte hatta zaman zaman birbirinin yerine kullanılmaktadır. Oysaki etik kavramı evrensel bir boyuta sahipken, ahlâk kavramı toplumdan topluma bazı farklılıklar gösterebilmektedir. Ahlak; insan topluluklarınca zamanla benimsenen, fertlerin birbirleriyle, toplum, devlet ve bütün ilişkilerini düzenleyen kurallar, ilkeler ve inançlar bütünüdür (Bolay, 1997: 4). Ahlakî değerlerin oluşması için belirli bir zamanın geçmiş ve insanların bu değerleri benimsemiş olması gerekmektedir. Etik, insan hareketlerinin ahlaki uygulamalar doğrultusunda düşünülmesi girişimine verilen addır. Yani; neyin doğru neyin yanlış, neyin iyi neyin kötü, neyin faydalı neyin zararlı, neyin kabul edilebilir neyin kabul edilemez olduğunu tanımlayan standartlar bütünüdür (Lontos-aktaran Engel ve diğerleri, 1995:914). Ayrıca etik, bir bireyin izlemesi gereken ahlaki standartlar ve kurallar olarak da tanımlanabilir (Ural, 2003:3). Büro etiği, büro çalışanlarının uymak zorunda oldukları değer ve standartlar toplamıdır. Bu değer ve standartların bürolarda, herkes tarafından benimsenmesi etik dışı davranışları ve çalışanlar arasındaki çatışmaları azaltmaktadır. Meslek etiği ise; belirli bir meslek grubunun, mesleğe ilişkin olarak oluşturup, koruduğu; meslek üyelerine emreden, onları belli bir şekilde davranmaya zorlayan; kişisel eğilimlerini sınırlayan; yetersiz ve ilkesiz üyeleri meslekten dışlayan; meslek içi rekabeti düzenleyen ve hizmet ideallerini korumayı amaçlayan ilke ve kurallar bütünüdür (Aydın ve Aydın, 2000 :17). Başbakanlık tarafından 13 Nisan 2005 tarihinde Resmi Gazete'de Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri Yönetmeliği yayınlanmıştır. Yönetmelik memurların, hizmetten yararlananlara karşı nazik ve saygılı davranışta bulunmasını öngörmektedir. Bu yönetmelik 40 maddeden oluşmakta ve bu yönetmeliğin 1. maddesinde, kamuda etik kültürünü yerleştirmek, kamu görevlilerinin görevlerini yürütürken uymaları gereken etik davranış ilkelerini belirlemek ve bu ilkelere uygun davranış göstermeleri açısından onlara yardımcı olmak amaçlanmıştır. Devlet memurlarından, görevlerini yerine getirirken, halkın günlük yaşamını kolaylaştırmasını, vatandaşların ihtiyaçlarını en etkin, hızlı ve verimli biçimde karşılamasının istendiği yönetmelikte bazı hükümler şöyledir: 212 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara “Devlet memurları, herhangi bir siyasi parti, kişi veya zümrenin yararını veya zararını hedef alan davranışta bulunamaz. Yönetici veya denetleyici konumunda bulunan kamu görevlileri, keyfi davranışlarda, baskı, hakaret ve tehdit edici uygulamalarda bulunamaz. Açık ve kesin kanıtlara dayanmayan rapor düzenleyemez. Kamu görevlileri, seçim kampanyalarında görev yaptığı kurumun kaynaklarını doğrudan veya dolaylı olarak kullanamaz ve kullandıramazlar. Kamu görevlilerinin hediye almaması, kamu görevlisine hediye verilmemesi ve görev sebebiyle çıkar sağlanmaması temel ilkedir. Kamu görevlileri, yürüttükleri görevle ilgili bir iş, hizmet veya menfaat ilişkisi olan gerçek veya tüzel kişilerden kendileri, yakınları veya üçüncü kişi veya kuruluşlar için doğrudan doğruya veya aracı eliyle herhangi bir hediye alamazlar ve menfaat sağlayamazlar” http://www.memurlar.net/haber/19836/- 29.05.2007. Etik ilkeler sadece kamu sektöründe faaliyet gösteren bürolar için değil aynı zamanda özel sektör büroları içinde genel ve geçerliliği olan ilkelerdir. 2. Bulgular ve Tartışma Bu araştırma, Burdur ve Balıkesir il merkezinde bulunan bürolarda faaliyet gösteren büro çalışanlarının, etik olaylara bakış açısını yüzden değerlendirmek amacıyla yapılmıştır. Bu literatür taraması yapılmış ve ayrıca çalışanlara anket uygulanmıştır. Anket çalışmasına 103 bayan 147 erkek çalışan olmak üzere toplam 250 büro elemanı dahil edilmiş ve anketler SPSS programıyla analiz edilmiş, sonuçlar doğrultusunda yorum yapılmıştır. Tablo 1: Çalışanların Demografik Özellikleri Burdur İli Verileri Cinsiyet Bayan Erkek Yaş 18-25 26-33 34-41 42-Üzeri Hizmet Süresi 1-5 6-10 11-15 16-20 21-Üzeri Eğitim Durumu Okur yazar İlköğretim Ortaöğretim n 65 60 % 52 48 33 36 28 27 26.4 28.8 22.4 21.6 53 19 7 20 22 42.4 15.2 5.6 16 17.6 5 43 4 34.4 Balıkesir İli Verileri Cinsiyet Bayan Erkek Yaş 18-25 26-33 34-41 42-Üzeri Hizmet Süresi 1-5 6-10 11-15 16-20 21-Üzeri Eğitim Durumu Okur yazar İlköğretim Ortaöğretim 213 n 38 87 % 31 69 18 31 42 32 14.4 24.8 33.6 23.6 30 28 28 17 20 24 22.4 22.4 13.6 16 4 4 32 3.2 3.2 25.6 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans Çalıştığınız Kurum Kamu Özel 40 8 2 32 6.4 1.6 88 37 70.4 29.6 Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans Çalıştığınız Kurum Kamu Özel 47 34 3 37.6 27.2 2.4 90 35 72 28 Bu çalışmaya katılan büro elamanlarının % 41.5’i bayan % 58.9’u erkek elamanlardan oluşmaktadır. Ayrıca çalışanların % 71’i kamu % 29 ise özel sektör bürolarında çalışmaktadır. Tablo 2: Etiğin Anlamını Biliyor musunuz? Burdur İli Verileri Balıkesir İli Verileri Etiğin Anlamı n % Evet Hayır 118 94.4 7 5.6 Etiğin Anlamı n Evet Hayır 115 92 10 8 Etiğin anlamını biliyor musunuz? sorusuna iki ilden ortalama % % 93’lük oranla evet cevabı verilirken, % 7 oranında hayır cevabı verilmiştir. Günümüz bürolarında çalışan kişilerin % 7’lik oranla dahi olsa etiğin anlamını bilmemesi, büro çalışanlarının etik konusunda bilgilendirilmesi gerektiğini ortaya koymuştur. Tablo 3: Hangi Davranışı Etik Dışı Davranış Olarak Düşünüyorsunuz? Burdur İli Verileri Etik Dışı Davranış İşe Geç Gelip Erken Ayrılmak İşyerindeki Telefonları Özel İşler İçin Kullanmak Dedi Kodu Yapmak Mesai Arkadaşlarını Sürekli Şikayet Etmek Balıkesir İli Verileri n 31 % 24.8 15 12 35 29 28 23.2 Etik Dışı Davranış İşe Geç Gelip Erken Ayrılmak İşyerindeki Telefonları Özel İşler İçin Kullanmak Dedi Kodu Yapmak Mesai Arkadaşlarını Sürekli Şikayet Etmek n 37 % 29.6 22 17.6 31 21 24.8 16.8 Tablo 3’deki verilere göre, Burdur ilinde % 28’lik oranla dedi kodu yapmak, Balıkesir ilinde ise % 29.6’lık oranla işe geç gelip erken ayrılmak daha etik dışı bir davranış olarak düşünülmektedir. Tablo 4 : Yöneticiniz İş yerinde Olmadığı Zaman İşlerinizi Yavaşlatıyor musunuz? Burdur İli Verileri İşlerinizi Yavaşlatıyor n musunuz? Evet 2 Hayır 102 Bazen 17 % 1.6 81.6 13.6 Balıkesir İli Verileri İşlerinizi Yavaşlatıyor n musunuz? Evet 17 Hayır 70 Bazen 28 214 % 13.6 56 22.4 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 4’teki verilere göre çalışanlar, yöneticileri işyerinde olmadığı zaman % 8 oranında işlerini yavaşlattıkları ortaya çıkmıştır. Genel olarak çalışanların bu durumu suistimal etmediği görülmektedir. Tablo 5: Yöneticinizin Bazı Çalışma Arkadaşlarınızı Kayırdığını Düşünüyor musunuz? Burdur İli Verileri Yöneticinin Bazı Kayırma Durumu Evet Hayır Bazen Balıkesir İli Verileri Çalışanları n 35 54 31 % 28 43.2 28.8 Yöneticinin Bazı Kayırma Durumu Evet Hayır Bazen Tablo 5’teki verilere göre, yöneticinizin Çalışanları n 59 38 22 % 47.2 30.4 17.6 bazı çalışma arkadaşlarınızı kayırdığını düşünüyor musunuz? sorusuna Burdur ilinde % 43.2 lik oranla hayır, % 28.8’lik oranla ise bazen cevabı verilmiştir. Balıkesir ilinde ise, % 47.2’lik oranla evet, % 17,6’lık oranla ise bazen cevabı verilmiştir. Tablo 6: İşyerinde Ceza Alacağınızı da Bilseniz Her zaman Doğruları Söyler misiniz? Burdur İli Verileri Balıkesir İli Verileri Doğruları Söyleme Durumu n % Doğruları Söyleme Durumu n % Evet Hayır Bazen 94 9 17 75.2 7.2 13.6 Evet Hayır Bazen 73 13 33 58.4 10.4 26.4 Tablo 6’ya göre, çalışanlar işyerinde ceza alacaklarını bilseler dahi % 66.8’lik oranla her zaman doğruları söyleyeceklerini ifade etmişlerdir. Tablo 7: Çalıştığınız Kurumda Dedikodu Yapılıyor mu ? Burdur İli Verileri Balıkesir İli Verileri Dedikodu Yapılma Durumu n % Dedikodu Yapılma Durumu Evet 54 43.2 Evet Hayır 24 19.2 Hayır Bazen 40 32 Bazen n 64 16 37 % 51.2 12.8 29.6 Çalışanlar her iki ilde de, çalıştıkları kurumda ortalama 47.2’lik oranla dedikodu yapıldığını dile getirmişlerdir. 215 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 8: Mesai Arkadaşlarınızın İşleri Aksattığı ya da İşyerine Geç Geldiği Oluyor mu? Burdur İli Verileri Balıkesir İli Verileri Geç Gelme ve İşleri Aksatma n % Geç Gelme ve İşleri Aksatma n % Evet 50 40 Evet 53 42.4 Hayır 26 20.8 Hayır 23 18.4 Bazen 44 35.2 Bazen 41 32.8 Çalışma ortamlarında, % 41.2’lik oranla işlerin sürekli aksatıldığı, % 34’lük oranla ise işlerin bazen aksatıldığı ortaya çıkmıştır. Tablo 9: Mesai Arkadaşlarınızın Sürekli İşleri Aksattığını Gördünüz Ne Yaparsınız ? Burdur İli Verileri İşlerin Aksatılmasına Verilen Tepki Yöneticime Şikayet Ederim Uyarırım Karışmam Bende İşlerimi Yavaşlatırım Diğer n % 9 76 29 6 7.2 60.8 23.2 4.8 Balıkesir İli Verileri İşlerin Aksatılmasına Verilen n Tepki Yöneticime Şikayet Ederim 19 Uyarırım 61 Karışmam 24 Bende İşlerimi Yavaşlatırım 4 Diğer 9 % 15.2 48.8 19.2 3.2 7.2 Tablo 9’daki veriler doğrultusunda, mesai arkadaşlarınızın sürekli işleri aksattığını gördünüz ne yaparsınız sorusuna 54.8’lik oranla her iki ilden de uyarırım cevabı verildiği görülmüştür. Bende işlerimi yavaşlatırım cevabı verenlerin oranı ise, Burdur ilinde % 0 iken Balıkesir ilinde % 3.2’lik oranla yok denecek kadar azdır. Tablo 10: Sizce İşyerlerinde Etik Dışı Davranışlar Yaşanmasının Sebebi Nedir ? Burdur İli Verileri Balıkesir İli Verileri Etik Dışı Davranışların Sebebi n % Etik Dışı Davranışların n Sebebi Yöneticilerin İlgisizliği 28 22.4 Yöneticilerin İlgisizliği 46 Çalışanların İşlerini Sevmemesi 24 19.2 Çalışanların İşlerini Sevmemesi 25 Çalışanların Birbirlerine 19 15.2 Çalışanların Birbirlerine 10 Güvenmemesi Güvenmemesi Çalışma Ortamında Sürekli 25 20 Çalışma Ortamında Sürekli 25 Çatışmalar Yaşanması Çatışmalar Yaşanması Diğer 20 16 Diğer 8 % 36.8 20 8 20 6.4 İşyerlerinde etik dışı davranışların yaşanmasının sebebinin, % 20’lik oranla çalışma ortamında sürekli yaşanan çatışmalar ve 29.9’lık oranla ise yöneticilerin ilgisizliğinin sebep olduğu ortaya çıkmıştır. 216 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 11: İş Arkadaşınızın İşine Son Verileceğini Duydunuz Arkadaşınıza Söyler misiniz? Burdur İli Verileri Balıkesir İli Verileri Duyulan Olayların n % Duyulan Olayların n % Arkadaşlara İletilme Arkadaşlara İletilme Durumu Durumu Evet 39 31.2 Evet 37 29.6 Hayır 79 63.2 Hayır 80 64 Çalışanlar, iş arkadaşlarının işine son verileceğini duysalar dahi % 63.6’lık oranla bunu gidip söyleyemeyeceklerini ifade etmişlerdir. Tablo 12: Yöneticinizin Etik Dışı Davranışlar Sergilediğini Gördünüz Ne Yaparsınız? Burdur İli Verileri Balıkesir İli Verileri Etik Dışı Davranışa n % Etik Dışı Davranışa n % Verilen Tepki Verilen Tepki Hemen Uyarırım 21 16.8 Hemen Uyarırım 9 7.2 Uygun Bir Zamanda Bunu 66 52.8 Uygun Bir Zamanda 69 55.2 Dile Getiririm Bunu Dile Getiririm Yöneticim Olduğu İçin 20 16 Yöneticim Olduğu İçin 26 20.8 Duruma Tepkisiz Kalırım Duruma Tepkisiz Kalırım İşimden Ayrılmayı 5 4 İşimden Ayrılmayı 1 0.8 Düşünürüm Düşünürüm Mesai Arkadaşlarıma 7 5.6 Mesai Arkadaşlarıma 12 9.6 Anlatırım Anlatırım Yöneticinizin etik dışı davranışlar sergilediğini gördünüz ne yapasınız sorusuna % 54’lük oranla uygun bir zamanda bunu dile getiririm yanıtı olmuştur. Yöneticim olduğu için duruma tepkisiz kalırım cevabı verenlerin oranı ise % 18.4’tür. Sonuç ve Öneriler Etik kavramının önem kazandığı günümüz ortamlarında, büro çalışanlarının bu kavrama uzak kalması düşünülemez. Bürolarda yürütülen faaliyetlerin düzenli olması ve çalışanların çalışmalarını istekli olarak sürdürmeleri için, bütün çalışanların uyması ve uygulaması gereken bir takım kurallar vardır. Bu kurallara büro etik kuralları denmektedir. Çalışanların çalışma hayatında etik kavramına yaklaşımları, üzerinde durulması son derece önemli konulardan biridir. Yaptığımız çalışmada, Burdur ve Balıkesir illerinde çalışan büro elemanlarının etik olaylara bakış açısı incelenmiştir. Bu çalışmaya, % 58.5’lik oranla erkek, % 41.5’lik oranla ise bayan çalışanlar katılmıştır. Çalışanların % 71’i kamu, % 29’u ise özel sektör bürolarında faaliyette bulunmaktadır. 217 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Çalışanlar, genel olarak etiğin anlamanı % 93’lük oranla bildiklerini ifade etmiş, ancak hala, % 7’lik oranla etiğin ne anlama geldiğini bilmeyen büro çalışanlarının olduğu ortaya çıkmıştır. Özellikle etik kavramı ve önemini bilmeyen çalışanlar için bürolarda, bu konuda gerekli çalışmalar yapılmalıdır. İşe geç gelip erken ayrılmayı ve dedi kodu yapmayı çalışanlar daha etik dışı davranış olarak nitelendirmişler, hatta ortalama 47.2’lik oranla çalıştıkları kurumda dedi kodu yapıldığını ifade etmişlerdir. Çalışma ortamlarında çatışmaların yaşanmaması ve çalışanların birbirlerine güvenlerinin azalmaması için yöneticilerin özellikle, çalışma ortamlarında dedikoduya meyil vermeyecek şekilde davranmaları ve bu tür davranışta bulunan çalışanları uyarmaları gerekmektedir. Çalışanların yöneticilerinin işyerinde olmadığı durumlarda dahi işlerini aksatmadıkları ortaya çıkmıştır. Bu da çalışanların yeterli çalışma bilincine sahip olduklarını göstermektedir. Burdur ilinde % 43.2’lik oranla yöneticilerin çalışanlarını kayırmadıkları, Balıkesir ilinde ise %47.2’lik oranla yöneticilerin bazı çalışanları kayırdıkları düşünülmektedir. Çalışma ortamlarında, yöneticilerin öncelikle etik davranışlar sergilemesi ve bu davranışlarıyla örnek olması çalışma ortamları için önemli bir konudur. Çalışanlar genel olarak, işyerinde ceza alacaklarını bilseler dahi % 66.8’lik oranla her zaman doğruları söyleyeceklerini ifade etmişlerdir. Mesai arkadaşlarının sürekli işleri aksattığını gören çalışanlar 54.8’lik oranla çalışma arkadaşlarını uyaracaklarını dile getirmişlerdir. Bende işlerimi yavaşlatırım diyenlerin oranı ise % 1.6’dır. İşyerlerinde etik dışı davranışlar sergilenmesinin sebeplerinin başında yöneticilerin ilgisizliği, ikinci sırada çalışma ortamında sürekli çatışmalar yaşanması, üçüncü sırada çalışanların işlerini sevmemesi, dördüncü sırada ise çalışanların birbirlerine güvenmemesi gelmektedir. Özellikle yöneticilerin, yönetim kavramına uygun olarak başkalarını sevk ve idare ederken çalışma ortamlarında çatışmalara sebep vermeyecek şekilde ölçülü ve ilgili davranmaları gerekmektedir. Çalışanlar yöneticilerinin etik dışı davranışlar sergilediğini gördükleri takdirde % 54’lük oranla uygun bir zamanda bunu dile getireceklerini ifade etmişlerdir. Yöneticim olduğu için duruma tepkisiz kalırım cevabı verenlerin oranı ise % 18.4’tür. Çalışma ortamlarında genel anlamda, çalışanların etik görülmektedir. 218 dışı davranışlara duyarlı oldukları VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAYNAKÇA 1- AYDIN İ. ve AYDIN E. (2000). Polis Meslek Etiği, Eğitim Daire Başkanlığı, Ankara. 2- BOLAY, S. H. (1997). Felsefi Doktrinler ve Terimler Sözlüğü, Akçağ Yayınları, Ankara 3- ENGEL, J.F., BLACKWELL, R.D. ve MİNİARD, P.W. (1995). Consumer Behavior, USA, The Dryden Press. 4- URAL Tülin (2003). İşletme ve Pazarlama Etiği, Detay Yayıncılık, Ankara. 5- http://www.memurlar.net/haber/19836/- 29.05.2007. 219 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara İŞLETMELERDE YÖNETİCİ ASİSTANININ YERİ VE YÖNETİCİ-SEKRETER İLETİŞİM KALİTESİNİN İŞ BAŞARISINA OLAN ETKİLERİ Öğr.Gör. İlham YILMAZ (Celal Bayar Üniversitesi) Arş.Gör. Evrim MAYATÜRK (Yüzüncü Yıl Üniversitesi) 1. GİRİŞ Hızlı yaşanan teknolojik gelişmeler, küreselleşme ve yoğun rekabet; günümüz işletmeleri için önemli kavramlar haline gelmiştir. Bu önemli kavramları yakalayıp iç ve dış müşteri memnuniyetini sağlayarak var olmak isteyen işletmeler, öncelikle başarılı bir yönetime ihtiyaç duymaktadır. İyi bir yönetim ise; kaliteli bir iletişim, iyi bir yönetici ve sekreter–yönetici uyumu ile gerçekleşmektedir. 1.1.YÖNETİM, YÖNETİCİ VE YÖNETİCİ SEKRETERLİĞİ İnsanlar birlikte yaşamaya başladıkları çağlardan bu yana önce karmaşıklığın önüne geçmek, daha sonra da kıt kaynakları rasyonel kullanarak belirlenen hedeflere ulaşabilmek için yönetim kavramına ihtiyaç duymuşlardır. Farklı tanımlar yapılsa da yönetim; sanatların en eskisi, bilimlerin en yenisidir (Koçel, 2003: 159). Üzerinde görüş birliğine varılan yönetim tanımı ise, “başkaları vasıtasıyla iş görme” olmuştur. Yönetimin ne olduğu ve yöneticilerin ne iş yaptıkları pek çok araştırma ve çalışmaya konu olmuştur. Bu araştırmalarda varılan ortak sonuç ise; ustabaşından genel müdüre, bölüm şefinden devlet yöneticilerine kadar yapılan işin esasının aynı olduğu, yalnızca rollerin ve işin kapsamının değiştiğidir. Ayrıca yönetim işlevinde iletişim ve sezgilerin çok önemli olduğu ve yöneticilerin iletişim içinde kişilerden aldığı bilgilerin doğruluğu ve kalitesi oranında başarılı ve güçlü olduğu yadsınamaz bir gerçektir. Profesyonel bir yönetici liderlik özelliklerine sahip olmalıdır. Örgütün amaçlarına yöneltilmesinde liderlerin karakter özellikleri ve kendilerine verilen hukuki güç, önemli rol oynamaktadır. Liderlerin en önemli özelliklerinden biri de başkalarını etkileme ve ikna yeteneği ile ortaya çıkan güçlü iletişim becerisidir (Tengilimoğlu ve Coşan, 2004: 14). İletişimin önemli olduğu alanlardan biri de sekreterlik mesleğidir. Bilgi toplumunda bu meslek farklı şekillerde algılanarak “yönetici asistanlığı” kavramı ile karşımıza çıkmaktadır (Uygur, 2003: 2 ). Adı ister “yönetici sekreteri” ister “yönetici asistanı” olsun değişmeyen tek gerçek; sekreterlerin yöneticilerin en önemli yardımcıları ve çalışma arkadaşları olduğudur. Başlangıcı tam olarak bilinmemekle birlikte özellikle Sanayi Devrimi sonrası üretim ve 220 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara yönetim işlevlerinin birbirinden ayrılması ile büro hizmetlerinde sekreterlere duyulan önem hızla yükselmiştir. Rekabetin hızla geliştiği günümüzde ise sekreterliğe duyulan önemin yanı sıra bu meslekte aranan özellikler de artmıştır. Klasik sekreterlerin yerini eğitimli, mesleğini bilerek ve isteyerek seçmiş, donanımlı çağdaş sekreterler almıştır. Yönetici sekreteri; örgütsel hedeflerin oluşturulması, örgütsel stratejilerin belirlenmesi, dış çevrenin gözlemlenmesi ve analizlerin yapılması ile örgütsel kararların alınması için gerekli bilgilerin hazırlanmasından sorumludur. Yönetici sekreterinin örgüt vizyonunun paylaşıma açık hale getirilmesi, örgütte temsil yeteneği yüksek bir kalite ve sinerji kültürünün oluşturulması, örgüt çalışanlarının örgütsel tatmin bulmalarını sağlayacak bir örgüt ikliminin yaratılması konularına katkıda bulunması gerekmektedir (Tutar, 2001: 52). Bunun için de yönetici sekreterinin kaliteli bir iletişim becerisi geliştirmesi büyük önem taşımaktadır. 1.2.YÖNETİCİ-SEKRETER İLETİŞİMİ VE KALİTELİ İLETİŞİM GELİŞTİRME İletişim insan hayatının vazgeçilmez bir elemanıdır. İletişimi kısaca; “bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma süreci” olarak tanımlayabiliriz (Dökmen, 1999). Tüm insanlar duygularını, düşüncelerini, bilgilerini bazen isteyerek bazen de farkında olmadan iletişim aracılığı ile aktarmaktadırlar. İletişim kişileri birbirine bağlamakta, onların sosyal bir varlık olmasında yardımcı olmaktadır. İletişim sadece konuşmak değildir. Dinlemek ve beden dilini kullanarak duygularımızı aktarmak da iletişimin olmazsa olmazlarıdır. İki insan birbirinin yüzüne bakmamak ve birbirine bir şey söylememekle birçok anlam ifade edebilmektedir (Cüceloğlu, 2002: 46). Organizasyonlar için ise iletişim, yöneticinin iş yaptırmak amacıyla kullandığı bir araçtır (Koçel, 2003: 529). Yöneticiler iletişim aracılığıyla çalışanlarına işletmenin hedeflerini ve onlardan neler beklediklerini aktarmaktadırlar. Bu aktarım ne kadar başarılı ise iş başarısı da o aranda artmaktadır. Yöneticiler hem verici hem de alıcı olarak sürekli bir şekilde iletişim sürecini kullanmaktadırlar. Hem iç hem de dış müşterilerin dilek ve beklentilerinin etkin bir şekilde dinlenmesiyle yönetimde etkinlik ve çözüm üretebilme gerçekleşmiş olmaktadır. Mesajların anlaşılır olması çok önemlidir. Günümüzde anlaşılmayacağından emin olunan tümceler kurmak, fazla sayıda yabancı sözcük içeren mesajlar göndermek yaygın bir 221 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara uygulama olsa da burada amaç iletişim kurmaktan çok anlaşılmaz olmak ve karşı tarafı kendine hayran bırakmaktır. Ancak hayran kalma kısa süreli bir sonuçtur. Çünkü anlaşılmaz mesajlar karşısında hedefin bir süre sonra kendini kaynağa kapatmasıyla kaynağın inanılırlığı ve güvenilirliği yok olacaktır (Türkmen, 2000: 14). Yönetici ve yönetici sekreteri arasında gerçekleşen iletişimin kalitesi, iş başarısının önemli bir paydasıdır. Yöneticilerin başarılı olabilmek için sadece belli becerilere sahip olmaları yetmemektedir. Yöneticiler, yoğun iş temposunu düzenleyecek yönetici asistanlarına da ihtiyaç duymaktadırlar. Yönetici asistanları yöneticilerine yardımcı olmak amacıyla yönetim günlüğü tutma, yazılı iletişimi gerçekleştirme, yönetici ile görüşmek isteyenler arasında seçim yapma, iç ve dış iletişimi sağlama ve ziyaretçi kabulü gibi üst görevleri de üstlenmektedirler. Yönetici asistanı, yöneticisinin tüm görevlerinden ve yaptıklarından haberdar olan ve yöneticisi ile en fazla iletişim kuran yardımcıdır. Yönetici asistanları örgütün dışa açılan penceresidir. Kişisel ve örgütsel imajı olumlu kılmak isteyen işletmelerde yöneticiler ve yönetici sekreterleri, kaliteli iletişim sağlamayı ilk hedef olarak belirlemelidirler. Yönetici asistanının yaptığı her iş iyi bir iletişimi gerektirmektedir. Yönetici asistanı etkili bir iletişim becerisi için şu hataları yapmamalıdır (Göral, 1995: 74): • Karşısındakini dinler görünüp dinlememek • Karşısındakini anlar görünüp anlamamak • Kabul etmek veya reddetmek • Önemsememek • Unutmak 1.2.1. Yazılı İletişim İnsanların duygularının, düşüncelerinin ve bilgilerinin çeşitli yazım araçları kullanılarak aktarılması yazılı iletişimi oluşturmaktadır. Kalıcı olması, kanıt niteliği taşıması ve yasal zorunluluk nedeniyle işletmeler yazılı iletişime ihtiyaç duymaktadır. Teknolojik gelişme sonucu bilgisayarın etkin kullanımı yazılı iletişimde büyük kolaylıklar sağlamıştır. Etkin bir yazılı iletişim anlayışı ve yönetimi, kurum ve kuruluşlarda yapılan yazışmaların merkezi bir örgütün belirleyici standartları ile üretilmesi ve kullanıma sunulması ile sağlanabilmektedir. Böylece yazışmaların zamanında ve uygun miktarda üretilmesi, çoğaltılması, kullanılması mümkün olacaktır (Odabaşı, 2001: 155). 222 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Başarılı bir yazılı iletişim gerçekleştirmek için yönetici sekreterleri şu noktaları göz önünde bulundurmalıdırlar: • Türkçe yazım kurallarını çok iyi bilmek • Yazıyı yazmadan önce iyi bir plan yapmak ve yönetici ile bu planı tartışmak • Yazıyı yazarken empati kurmak • Yazıya canlılık katacak sözcükler kullanıp gereksiz tekrarlardan kaçınmak • Uzun cümlelerden, bilinmeyen ve değişik anlamlara gelebilecek sözcüklerden uzak durmak • Yazının aslından önce bir taslak hazırlayıp bu taslağı yönetici ile görüşmek, son düzeltmeye kadar bu taslağı saklamak • Yöneticinin istediği düzeltmelerde kendisine ters gelen noktaları ve doğruluğundan emin olduğu konuları yöneticisine aktarmak • Yöneticinin istediği değişiklikleri götürürken yöneticinin verdiği kopyayı da beraberinde vermek • Bu yazışmaları hem bilgisayar ortamında hem de dosyalı bir şekilde saklamak • Yazışmalarla ilgili değişiklikleri ve teknolojiyi yakından takip edip bilgisayarı etkin bir yazı yazma aracı olarak kullanabilmek 1.2.2. Sözlü İletişim Duygularımızı, düşüncelerimizi, bilgilerimizi sözcükler aracılığı ile aktarıp konuşarak gerçekleştirdiğimiz iletişime “sözlü iletişim” denir. Sözlü iletişim işletmelerde oldukça fazla kullanılmaktadır. Telefonla ve yüz yüze görüşmeler işletmelerde çok önemlidir. Yapılan araştırmalar, yöneticilerin günlük çalışmalarının % 75-80’ini sözlü iletişim kurarak gerçekleştirdiğini ortaya koymaktadır. Yönetici asistanının bir mesajı eksiksiz ve doğru olarak iletmesi, işlerin ilerlemesi açısından büyük önem taşımaktadır. Ayrıca mesajı hangi yolu kullanarak ilettiği de anlatımda etkilidir. Asistan çevresiyle iletişim kurarken bir anlamda kişiliğini ortaya koymaktadır. Deneyimi, bilgisi, saygısı ve işine olan sevgisi konuşmalarını etkilemektedir (Tengilimoğlu ve Coşan, 2004: 106). 223 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Sözlü iletişim sadece konuşmak değildir. Başarılı bir sözlü iletişim iyi bir dinleyici olmaktan geçmektedir. Etkili bir dinleme ile gereksiz soru sorma ve zaman kaybının önüne geçilmiş olunmaktadır. Dinlemeyen kişiler sıkıcıdırlar. Kendileri dışında kimseye karşı ilgili görünmezler. Asıl trajik olan ise; dinlemeyen kişilerin neyin yanlış olduğunu nadir olarak fark etmeleridir (Landis ve diğ., 2006: 5). Yönetici asistanı, yöneticisi ve iş ilişkisi içinde olduğu kişilerle sözlü iletişimi gerçekleştirirken şu noktaları göz önünde bulundurmalıdır (Eren, 2004: 361): • İletişim halinde olunan kişileri iyi bir şekilde dinlemek • Türkçeyi düzgün konuşmak • Kendine güven duymak • Beden dilini etkili kullanmak • Konuşmadan önce plan yapmak • Protokol kurallarını iyi bilmek • Ses tonunu doğru kullanıp ne çok yavaş ne de çok hızlı konuşmak • “Tamam mı”, “yani”, “ondan sonra” gibi ifadeleri kullanmamak • “Siz” şeklinde hitap etmek • “Tatlım”, “canım” gibi sözcükleri iş yerinde kullanmamak • Telefon görüşmelerinde protokol kurallarına uygun olarak bağlantıyı gerçekleştirmek • İletişimde kabul sınırı ve toleransın önemi nedeniyle ziyaretçilerle ve iç müşterilerle sözlü iletişim esnasında kişisel sınırı göz önünde bulundurmak • Sözcükleri doğru seçip başka anlama gelebilecek sözleri kullanmaktan kaçınmak • Telefon görüşmesinde “döneceğim size” gibi bir söz yerine “biz sizi arayacağız” şeklinde bir ifade kullanmak • Yöneticinin izni olmadan önemli bilgileri vermemek • “Teşekkür ederim” ve “lütfen” sözlerini bolca, “özür dilerim” ifadesini ise gerektiği kadar kullanmak • Kendisini ilgilendirmeyen bildirmemek • Kişileri ön yargılı şekilde dinlememek, ne kadar sinirli olunursa olunsun karşıdaki kişiye hakaret etmemek ve empati kurabilmek 224 ve gerekli olmayan konularda görüş VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara • İletişim teknolojisinin yeniliklerinden faydalanmak 1.2.3.Sözsüz İletişim (Beden Dili ) Duygularımızın ve düşüncelerimizin jest ve mimikler aracılığı ile iletimine “beden dili” (body language) denilmekte; anlatım jestleri ise özellikle yüz ifadelerinden ortaya çıkmaktadır (Baltaş ve Baltaş, 2001: 39). İlişkide bulunduğumuz insanlarla iletişimimizin net ve anlaşılır olabilmesi için kullanılan dilin geliştirilmesi kadar beden dilinin etkinliğinin arttırılması da oldukça önemlidir. Çünkü beden dilinin kullanımı; kendimizi ifade etmeyi kolaylaştırmakta, karşımızdaki insanı daha kolay anlamamızı sağlamakta, konuşmaya bütünlük katmakta ve kendimizin ve ilişkide olduğumuz insanların iç dünyasını anlamada önemli ipuçları vermektedir (Kaşıkçı, 2002: 18). Beden dili bazen istemediğimiz mesajları da verebilmektedir. Bu nedenle işletmenin dışa açılan penceresi olan yönetici sekreterlerinin olumlu beden dili kullanmak konusunda çaba göstermesi gereklidir. Yönetici asistanları kaliteli iletişimin önemli bir parçasını oluşturan sözsüz iletişimde; • El ve kol hareketlerinde abartıya kaçmamalıdır; • Beden dilinin önemli bir bölümü göz ilişkisinden oluştuğu için göz temasından kaçınmamalı, konuşulan kişiye boş boş bakmamalı, onu dinlediğini başı ile onaylamalıdır; • Oturuş ve kalkışına dikkat etmeli, üstler geldiğinde hafifçe oturduğu yerden kalkarak beden dili aracılığı ile saygısını göstermelidir; • Ne çok öne eğik ne de geriye yaslanmış pozisyonda olmalıdır; • Çevresi ile bedensel mesafeyi iyi ayarlamalıdır. SONUÇ VE ÖNERİLER Günümüz işletmeleri varlıklarını devam ettirebilmek için en önemli faktörlerden biri olan iletişimde kaliteyi yakalamak zorundadırlar. İletişim sürecini kullanmayan bir yönetici düşünülemez. İletişimin etkinliği yönetimin etkinliğini, yönetimin etkinliği ise yöneticinin başarısını arttırmaktadır. Yöneticiler ve yönetici sekreterleri öncelikle kendi aralarında doğru, 225 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara zamanında ve güvenilir bir iletişim modeli kurmalı, iletişimde kolaylıklar sağlayan teknolojileri uygulamalıdırlar. Çalışanlar ve dış müşterilerle de güven oluşturacak, müşteri memnuniyeti ve süreklilik sağlayacak iletişim gerçekleştirilmelidir. Bu noktaları göz ardı eden işletmelerin varlığını sürdüremeyeceği bir gerçektir. KAYNAKÇA 1. Baltaş, Z.; Baltaş, A. (2001), Bedenin Dili, İstanbul: Remzi Kitabevi. 2. Cüceloğlu, Doğan (2002), Keşkesiz Bir Yaşam İçin İletişim Donanımları, İstanbul: Remzi Kitabevi. 3. Dökmen, Üstün (1999), İletişim Çatışmaları ve Empati, İstanbul: Sistem Yayıncılık. 4. Eren, Erol (2001), Örgütsel Davranış ve Yönetim Psikolojisi, İstanbul: Beta Basım Yayım Dağıtım. 5. Göral, Gülbin (2001), Büro Yöneticiliği ve Yönetici Asistanlığı: Çağdaş ve Bilimsel Sekreterlik, İstanbul: İletişim Yayınları. 6. Kaşıkçı, Eren (2002), Sen Aslında Diyorsun ki… Doğrucu Beden Dili, İstanbul: Hayat Yayınları. 7. Koçel, Tamer (1993), İşletme Yöneticiliği, İstanbul: Beta Basım Dağıtım. 8. Landis, J. ve diğ. (2006), İletişim Becerileri (Çev: Ö. Gelbal), HYB Yayıncılık. 9. Odabaşı, Hüseyin (2001), Kurumsal İletişim Açısından Yazışmalar ve Ülkemizde Yazışmaların Durumu, E. Olgusu. Semp. Bild., Hatay. 10. Tengilimoğlu, Dilaver; Coşan, Pınar (2004), Yönetici Asistanlığı, Ankara: Asil Yayın Dağıtım. 11. Tutar, Hasan (2001), Profesyonel Sekreterlik ve Büro Uygulamaları, Ankara: Nobel Yayın Dağıtım. 12. Türkmen, İsmail (2000), Yöneticiler İçin Etkin İletişim Modeli, Ankara. 13. Uygur, A.; Koç, H. (2003), Sekreterlik Teknikleri, Ankara: Detay Yayıncılık. 226 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ÇANAKKALE KAMU KURULUŞLARINDA ÇALIŞAN SEKRETERLERİN ANLIK İLETİ YAZILIMLARINI KULLANIMI ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA . Öğr. Gör. Dilek KEKEÇ MORKOÇ (Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi) GİRİŞ Son yıllarda teknolojide önemli değişikler meydana gelmiş bunun sonucu olarak bilgi ve iletişim metotlarında ve ortamlarında önemli farklılaşmalar ortaya çıkmıştır. Bu gelişmeler arasında sayılabilecek olan internet teknolojisinin, iletişim ortamına yansımaları devrim niteliğinde olmuştur. Birçokları için internet günlük yaşamlarının ayrılmaz bir parçası olmuştur. İnternetin özellikle iki özelliği elektronik posta ve anlık ileti programları insanların iletişim kurma yönünü değiştirmektedir. Bu yazılım programları özellikle çalışanların iş ve özel hayatları için vazgeçilmez bir özellik olmuştur. Yeni iletişim teknolojileri bireyler kadar örgütleri de etkisi altına almaktadır. İletişim yöntemlerinden anlık ileti yazılımlarının kamu kuruluşlarında büro çalışanları tarafından kullanımı bu çalışmada incelenmiştir. Kamu kuruluşlarında büro çalışanlarının anlık ileti kullanmasına yönelik olumlu tutum sergiledikleri, kurum içinde iş amaçlı kullanımının yanı sıra bireysel amaçlı kullanımında önemli olduğu tespit edilmiştir. 1. İLETİŞİM TEKNOLOJİLERİNİN ÖNEMİ Tarihe bakıldığında başlangıçtaki sözlü iletişimi yazılı iletişim takip etmiştir daha sonra ise teknolojinin gelişmesiyle yazılı iletişimde faks ve bilgisayarlar kullanılmaya başlanmıştır. 1969 da güvenilir askeri iletişimi sağlamak için dört bilgisayarın birbirine bağlanması ile başlatılan bilgisayar ağı tüm dünyaya yayılmıştır. Böylelikle bilgisayarların birbiriyle iletişimde bulunabilmesi için oluşturulan ağlar yeni bir iletişim ortamının doğmasına yol açmıştır. Ağlar üzerinde söz konusu olan, bilgisayarlar arası veri 227 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara alışverişidir (data exchange). Ancak bilgisayarların birbirine bağlanmasıyla oluşturulan ağ yapıları üzerinde bilgisayar aracılığıyla (Computer mediated) insanlar arası iletişim gerçekleşmektedir. Bu yeni ve vazgeçilmeyen iletişim ağına ‘e-iletişim”‘ denilmektedir. Bu ağ çoğu zaman örümcek ağına benzetilmektedir. İnsanlar teknolojinin cazibesiyle web’de mesajlarını iletirler, televizyon, radyo, telefon sinyalleri ve web içindeki görünmez yayınlarla çevrelenmiştir. Duvarların, koridorların, zeminlerin ve caddelerin içindeki gizli teller birbirine geçmiş, tüm dünyada tek bağlantıya düğümlenmişlerdir. Bu görünmeyen tellerin kullanımının artmasıyla Digital Teknoloji kullanımı daha saydam, engebesiz olmaktadır. İnsanlar farklı yerlerde hareket ederken, bilgisayar ağlarıyla bulundukları çevrede, görünmeyen çiplerle birbirlerine bağlanmaktadırlar. Teknolojik ilerlemenin hız kazanması ile bireyler bilgisayarlarını (notepad, laptop) sürekli yanlarında taşıma ihtiyacı duymaktadırlar çünkü fiziksel ortamlarında geniş digital sistemler bulunmakta ve bilgi dünyasına sürekli bağlanmaktadırlar.1 Tüm bu nedenlerden ötürü bilgisayar ağlarının ve internetin yeni bir iletişim ortamı ortaya çıkardığı kabul edilmektedir. Dolayısıyla internet hem kişilerarası hem de kitle iletişimi açısından yeni bir iletişim ortamıdır.2 İnternet resmi kuruluşlardan kişisel bilgisayar kullanıcılarına kadar yaşamın tüm alanlarını içine alan bir ağı oluşturmakta ve gün geçtikçe daha da yaygınlaşarak günlük yaşamımızın bir parçası haline gelmektedir. İnternet sadece bilgiye ulaşmanın etkili ve kolay bir yolu değil aynı zamanda çeşitli uzman ve araştırmacılar arasındaki iletişimi sağlayan bir köprü niteliği kazanmaktadır. İnternetle iletişim; iletişime aracılık eden bilgisayar; bütün elektronik ağ aktivitelerin kapsamı, elektronik posta (e-mail), bilgisayar aracılığıyla toplantılar (telekonferans) ve bütün bilgisayar komutlarının içerdiği alanlarda meydana gelen iletişimi sağlar. Belirli zamanda diğer kullanıcılarla, aynı yerlere girilmediğinde eşzamanlı olmayan (asenkron)iletişim ( email vb. ); iki yada daha fazla kullanıcının, diğerleriyle aynı anda bir arada haberleşmelerinde eşzamanlı (senkron) iletişimdir (anlık ileti vb.). Böylelikle, daima birlikte çalışmakta olan insanların, iş hayatında sıklıkla kullanacakları adres sanal iletişim olacaktır. İşletmeler sanal iletişimde uzman kişilerle konferanslarda (video-telekonferans ) yapılacak kolay işlemlerin; büyük potansiyel düşünce ve sermaye olarak getirisi olduğunu 1 BARNES, S, Spinning the invisible information web. Speech communication, Annual 14:124-143, 2000 2 ATABEK, Ümit , “İletişim ve Teknoloji “, Seçkin Yayıncılık,Ankara,2001,s:116 228 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara bilmektedirler. İşletmelerde iş kalitesini, büyük düzeyde endüstri standartlarını iletişim desteklemektedir. Bunun için var olan araçlar ve metotlar; e-mail, web, telekonferans vb gözden geçirmek gerekmektedir. (hızlı mesajlar avantajlarını genişletmek ve çevreyle işbirliği, microsoft exchange, msn messenger; şirketin değişim çözümlerinden sayılmaktadır).3 2. ANLIK İLETİLER VE KULLANIMI Anlık ileti trendini (eğilim) herkes ICQ ile tanıdı. 1988'de başlayan IRC (Internet Relay Chat), Ağustos 1996'da Mirabilis şirketinin ICQ ("I seek you" diye okunmaktadır.) programıyla birlikte daha da yaygınlaştı. Ardından Microsoft’un Messenger’ı geldi. Her ne kadar, anlık mesajlaşma denildiğinde ilk akla gelen "MSN (Microsoft Network) Messenger" ya da "ICQ (I seek you)" olsa da, 90’ların başında bu iletişim araçlarını ilk olarak internet kullanıcılarına sunan AOL (America on Line) olmuştur. AOL ilk olarak sadece kendi müşterilerine anlık mesajlaşma hizmeti sunuyordu. 1996 yılında anlık mesajlaşma olgusunda köklü bir değişiklik yaratacak olan "Buddy List (Arkadaş Listesi)" özelliğini duyurdu. Aynı yılda Mirabilis firması ICQ'yu piyasaya sürdü ve çok büyük bir kullanıcı kitlesi tarafından benimsenen ICQ, anlık mesajlaşmanın büyük bir pazar olmasını sağladı. 1997 de AOL AIM (AOL Instant Messenger)'ı duyurarak ICQ'ya rakip oldu; ancak ICQ'nun çok yaygınlaşması üzerine AOL, Mirabilis firmasını 1998'de satın alarak yeni bir sektör olan anlık mesajlaşma sektöründe lider oldu.4 Bu açıklamaların ardından, yaygın olarak kullanılan anlık mesajlaşma programlarının kullanıcı sayılarını vermek gerekirse; AIM: 53 milyonu aktif (Nielsen//NetRatings, Aðustos 2005), toplam195 milyon kullanıcı (Ocak 2003). Skype: 45 milyon kullanıcı (Eylül 2005). MSN Messenger: 29 milyonu aktif (Nielsen//NetRatings, Ağustos 2005), Toplam 155 milyon kullanıcı (Nisan 2005). Yahoo Messenger: 21 milyon aktif kullanıcı (Eylül 2005). ICQ: 15 milyonu aktif, toplam 400 milyon kullanıcı. 3 4 News equipe select firs virtual2s “ click to meet” , Worldwide videotext update; boston; oct 1, 2002; vol.21, issue:10 http://www.gazete.itu.edu.tr/yaz2006/26-27anlikmesajlasma.pdf 229 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Elbette yukarıdaki kullanıcı istatistikleri tüm dünya toplamını yansıtıyor. Türkiye’deki duruma bakılırsa; en yaygın olarak Msn Messenger, ICQ, Yahoo ve Skype kullanıldığını görüyoruz. Özellikle MSN son derece yaygınlaşmış durumda.5 Anında Mesajlaşma (Instant Messaging) metin mesajlarının, şebeke üzerinden, birden çok kullanıcı arasında paylaşılabilmesidir. Bu da gerçek zamanda yapılan bir telefon görüşmesi ile bir e-posta gönderimi arasında bir sürede gerçekleşir. Bu da mesajların acil alımı ve gönderimini mümkün kılar. PC, sayısal asistanlar (PDA) ve şimdi de kısa mesaj (SMS), çoğul ortam mesajlaşma (MMS), Java ve WAP uyumlu GSM telefonlarını içeren çeşitli cihazları kullanarak sağlanılan Anında Mesajlaşma oldukça esnek bir iletişim metodu. Futbol skorlarını tartışırken, meslektaşlarla konuşurken veya yalnızca arkadaşlık kurarken anında mesajlaşmanın iletişim kurmanın popüler bir metodu olacak gibi görünüyor.6 Bugün bir Türk Windows Live Messenger kullanıcısı ayda ortalama 7 saatini (422 dakika) Messenger'da geçirerek 829 mesaj yolluyor, kullanıcılar listesinde (buddy list) yer alan ortalama kişi sayısı ise 98. Kullanıcıların sadece 2007 Mart'ında Messenger'da açtıkları oturum sayısı 634 milyon.Her bir kullanıcı için gün başına ortalama Messenger oturum açma sayısı 2,9’dur. 2007 Mart'ında MSN kullanıcılarının gönderdiği mesaj sayısı 16,9 milyar. Kullanıcılar her ay ortalama 7 saatlerini Messenger'da geçiriyor. 2007 Mart ayı boyunca bir kullanıcı ortalama olarak 829 ileti gönderdi. MSN’in bu denli yaygınlaşmasının sebebi ise kullanım kolaylığı, sürekli gelişiyor olması ve Windows işletim sistemine tam entegre olması şeklinde açıklanabilir. 7 Başlangıçta anlık iletiler daha çok kişisel iletişim, sohbet amaçlı kullanılmaktaydı. Ancak, uzun süre sadece özel kullanıcılar ile ev kullanıcılarının yararlandığı "anlık ileti" yazılımları, gün geçtikçe özel şirketlerde de hızlı ve kolay iletişim yollarından biri olarak kabul görmeye, kullanılmaya başlandı. Böylelikle bireylerin yanı sıra, şirketler de iç iletişimde bu yeni teknolojiyi kullanınca yeni bir trend (eğilim) ortaya çıktı. Şimdi artan ürünlerle birlikte anlık mesajın iş amaçlı, şirket içi iletişime yönelik kullanımı da 5 http://www.gazete.itu.edu.tr/yaz2006/26-27anlikmesajlasma.pdf 6 http://www.telepati.com.tr/temmuz02/konu34.htm 7 http://www.byte.com.tr/haberler/?Gorev=HaberAyrinti&Haber=544 230 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara yükselmektedir. Gelişmeye paralel olarak sektör de büyümektedir. 2003’de 170 milyon dolar olan pazarın, 2008’de 624 milyon doları yakalaması beklenmektedir.8 Anlık ileti; yazılı metine dayalı olarak iki ya da daha fazla insanın arasında gerçek zamanlı bir iletişim biçimidir. Metin, internet gibi şebeke üzerine bağlı olan bilgisayarlar aracılığı ile aktarılır. Anlık ileti hizmetine kendisini bağlayan bir anlık ileti danışmanını gerektirir. Anlık ileti konuşmaların anında (senkronize- eşzamanlı) oluşması açısından emailden farklılık gösterir. Çok yönlü protokol anlık ileti uygulaması bir danışanı (müşteriyi) çok yönlü anlık ileti şebekelerine bağlanmasına imkân verir. 3. KURUMLARDA ANLIK İLETİ YAZILIMLARININ KULLANIMININ YARARLARI VE ENGELLERİ Anlık ileti (kısaca IM olarak bilinir), genelde daha hızlı olması dışında, e-posta gibi çevrimiçi iletişim amacıyla kullanılan bir yöntemdir. Windows Messenger, AOL Instant Messenger veya Yahoo Messenger gibi bir IM programını kullanırken, göndermek istediğiniz iletiyi yazdığınızda gönderdiğiniz kişi iletiyi neredeyse aynı anda görebilir. Arkadaşınız bir yanıt yazdığında, siz de bu yanıtı görürsünüz.9 Tüm bu anlatılanlar doğrultusunda anlık ileti programlarının yararları şu şekilde özetlenebilir; Anlık iletişim sunar. Kolay işbirliğine imkân verir. E-mail’in aksine, kişiler karşılarında kimlerin olup olmadığını bilirler. Hayatı kolaylaştırır. İster masasında, ister evde, isterse de yeni mobil çözümlerle birlikte seyahatte olsun, çalışma arkadaşınızın bilgisayarının açık olup olmadığını anlayabilmenizi sağlar, Yazılı mesajınızın anında onun ekranında belirmesi ve cevabını da hemen alabilmenizin yanı sıra, gelişmiş ürünlerle dosya aktarımı ile sesli, görüntülü iletişim gibi ek özellikler de sağlar. Anında iletişim, bilgisayarı başında olmayanlar için bilgisayardan cebe kısa mesaj (SMS) özelliklerini arttırır.10 Anlık ileti yazılımlarının işyerlerinde işverenlere sağladığı faydalar şunlardır; İşyerlerinde çalışanlara yaptıkları iş ile ilgili emir ya da bilgi aktarımı sağlanmakta, iş akışı ile ilgili hatırlatmalar yapılmakta, çalışma saatlerine uyup uyulmadığı, işyeri içersinde 8 http://www.capital.com.tr/haber.aspx?HBR_KOD=1688 9 https://www.microsoft.com/turkiye/athome/security/online/imsafety.mspx 10 http://www.mind2biz.com/services/knowledge_management/hummingbird/hummingbird_im/hummingbird_im.htm 231 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara gereksiz gezinmelerin önlenmesi, bürokratik bazı işleri azaltılmasında, kurum içi ve dışı telefon görüşmelerinin azaltılması, çalışanları tanımada, zamanı etkili kullanıp kullanmadıklarını belirlemede yararlı olduğunu söyleyebiliriz. Ancak tüm bu avantajların yanı sıra, anlık mesajlaşmadaki bu geometrik artış, kurumsal sorumluluk yasalarına uyumluluğu tehlikeye atabilir. Örneğin Birleşik Devletlerdeki güvenlik yasaları, güvenlik şirketlerindeki Aİ tartışmalarının elektronik kayıtlarını, 3 yıl süresince saklamalarını şart koşmaktadır. Bugün pek çok kurum onaylanmamış IM hizmetlerinin kullanımını sınırlamakta ve hatta yasaklamaktadır. Çünkü uygun olmayan kullanım şekli, kurumlara güvenlik, uygunluk ve verimlilikle ilgili riskler getirebilir. Kurumlar, güvenli olmayan sunucular üzerinden IM çözümlerini kullandıklarında, güvenlik konusu risk teşkil edebilir. Genel IM çözümleri, dâhili ve harici iletişimlerin kaydedilme zorunluluğunun bulunduğu finansal hizmet ve hukuk şirketleri, müşteri hizmeti sunan diğer şirketler ve devlet kurumlarının, yönetim, kontrol ve ilkelerini uygulayabilmeleri için ihtiyaç duydukları denetleme ve konuşma kaydı özelliklerini sağlamamaktadır. Anlık mesajlaşmalar, kesintisiz gerçek zamanlı iletişim, verimlilik artışı, yasal düzenlemelere uygunluk ve maliyet etkinliği için en yeni teknolojilerden biri olarak ortaya çıkmaktadır. Kullanıcının meşguliyet durumunu gerçek zamanlı olarak bildiren anlık mevcut olma bilgisiyle birlikte IM, özellikle uzaktaki takım üyeleri ve farklı lokasyonlarda kurulmuş büyük organizasyonlar arasındaki bağı kurmak açısından önem taşımaktadır.11 “Anında mesajlaşma” platformlarının iş amaçlı kullanılmasına sıcak bakmayan çok sayıda şirket var. Herkese açık olan anında mesaj hizmetlerinde yazışmalar “açık” olarak gidip geliyor. Yapılan yazışmaların bir başka internet kullanıcısı tarafından izlenmesi ve hatta değiştirilmesi mümkün olabilmektedir. Genele açık platformları kullanacak şirketlerin yeni bir yatırımlar yaparak dijital imza, kriptolama gibi ek güvenlik önlemleri alması gerekiyor.12 Bugün Türkiye’de de birçok işyerlerinde bilgisayar kullanımı yaygınlaşmış ve internet bağlantısının olması da çalışanların bilişim teknolojilerinden yararlanır hale getirmiştir. Bilişim teknolojileri özellikle anlık ileti programlarının işletmelerde kullanımıyla birlikte gizlilik ve güvenlik konuları karşımıza çıkmaktadır. Diğer kullanıcılardan alınan ya da gönderilen veri aktarımlarının fazlalaşması, bunların depolanması işyerinde işverenin karşılaşacağı problemleri beraberinde getirmektedir. “download”lar sebebiyle işverenin karşı karşıya kalabileceği telif haklarına, marka hakları, taciz iddiaları, işyeri bilgisayarlarının suç 11 http://www.mind2biz.com/services/knowledge_management/hummingbird/hummingbird_im/hummingbird_im.htm 12 http://www.capital.com.tr/haber.aspx?HBR_KOD=1688 232 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara teşkil eden eylemlerde kullanılması gibi problemler de ortaya çıkmaktadır ve tartışılmaktadır. Birçok işyerinde anlık ileti programlarının kullanımının yasaklanmasına gidilmektedir. Anlık ileti programlarının işletmelerde kullanımı ile değiştirdiği en önemli faktörlerden biri yapılacak işlemlerin hızlanmasıdır. Üretkenliğin arttırılmasının en dolaysız yolu, aynı şeyleri daha kısa sürede gerçekleştirebilmektir. Üretkenliğin artması demek ekonomik büyümenin artması demektir. .Büyüme denilen kavram çok önemlidir. Bu kavram bir yöneticinin, bir yatırımcının bir satıcının var olması devamı, kalıcılığı anlamına gelmektedir. Bu nedenle de kurumlar açısından hızlı iletişim teknolojilerini olmazsa olmaz durumdadır. 4. Araştırmanın Amacı Araştırmanın temel amacı “Kamu Kuruluşlarında Çalışan Sekreterlerin Anlık İleti Yazılımlarını Kullanım Alışkanlıkları”na ilişkin bir araştırma ile kurum içinde iş amaçlı ya da bireysel olarak anlık ileti yazılımlarının kullanılıp kullanılmadığı hakkında bilgi sağlamaktır. Bunun dışında çalışanların medeni durum, cinsiyet gibi durumların değişkenler üzerinde etkili olup olmadığı tespit etmektir. Çanakkale kamu kuruluşlarında çalışan sekreterler örneklemde yer almıştır. 4.1. Araştırmanın Kapsamı ve Yöntemi Bu çalışmada Kamu kuruluşlarında çalışan sekreterlerin Anlık İleti yazılımları kullanıp kullanmadıklarını ortaya çıkaracak bir ölçek hazırlanmıştır. Hazırlanan bu ölçek Çanakkale ili kapsamındaki kamu kuruluşlarında ki sekreterlere uygulanmıştır. Araştırmada veri toplama aracı olarak anket yöntemi kullanılmıştır. Araştırma katılımcılara Mayıs 2007Temmuz 2007 tarihleri arasında 150 anket formu elden dağıtılmıştır. İki farklı anket formu verilmiştir. Anketlerin birincisi Anlık İleti Kullanım frekanslarına yönelik, ikincisi Kurum içi ve Kurum dışı kullanımı etkileyen faktörlere yönelik hazırlanmıştır. Bu anketlerde anlık ileti kullanım frekansları ile anlık alışkanlıkların belirlenmesi ve bu alışkanlıkların ile kullanım arasında ilişkilerin tespit edilmesidir. Araştırmada beşli likert yöntemi kullanılmıştır. 233 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Hedef kitleye 20 deneme anketi gönderilerek anket soruları test edilmiştir. Bazı sorular anketten çıkarılmış soruların soruluş şekli tekrar düzenlenerek bir daha test edilmiştir. Anketler araştırma için hazır hale getirilmiştir. Araştırmada elde edilen verilerin analizi, SPSS 15,0 İstatistik programı kullanılarak yapılmıştır. Kamu kuruluşlarındaki sekreterlere verilen 150 anket formundan, geri dönen ve değerlendirilmeye değer bulunan 79 anket üzerinden analiz yapılmıştır. 4.2. Araştırmanın Bulguları Geliştirilen ölçme aracının (anket formunun) araştırmanın amacına uygunluğunu test etmek üzere uygunluğunun güvenirlilik analizi sonucunda elde edilen Cronbach Alpha a=0,857 çıkmıştır. Diğer bir ifade ile anket formu güvenli bulunmuştur. Tablo 1 : Güvenirlilik Analizi Statistics Cronbach's Alpha ,857 Cronbach's Alpha Based on Standardized Items ,853 N of Items 30 Araştırma kapsamında sekreterler tarafından doldurulan anketlerin demografik değişkenleri çözümlemek ve değerlendirme sonuçları aşağıda tablolarla gösterilmiştir. Tablo 2: Araştırmaya Katılanların Demografik Özellikleri Cinsiyet Kadın Erkek Toplam Kişi Sayısı 51 28 79 Medeni Durum Evli Bekâr Toplam Kişi Sayısı 49 30 79 % 64,6 35,4 100,0 % 62,0 38,0 100,0 Çocuğunuz Var mı? Evet Hayır Toplam Kişi Sayısı 42 37 79 Eğitim Durumu İlkögretim Lise Universite Yükseklisans Toplam Kişi Sayısı 5 37 36 1 79 % 53,2 46,8 100,0 % 6,3 46,8 45,6 1,3 100,0 Ankete katılan kişilerin cinsiyete göre dağılımı incelendiğinde; %64,6’sının kadın, %35,4’ünün de erkek çalışanlardan oluştuğu görülmektedir. Bürolarda çalışan personelin kadın ağırlıklı olduğu görülmektedir. Ankete katılanların %62’si evli iken 234 %38’i bekâr VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara çalışanlardan oluşmaktadır. Katılımcıların %53,2’si çocuk sahibi iken çocuğu olmayanlar %46,8’dir. Araştırma kapsamında çalışanların eğitim durumu incelendiğinde; ankete katılanların büyük bir kısmının lise ve üniversite mezunu oldukları (%46,8-%45,6), ilköğretim mezunu olan ve yüksek lisans yapan (%6,3-%1,3) kişi sayısının çok az olduğu görülmektedir. Tablo 3: Çalışma Süreleri Toplam Çalışma Yılı 1-5 yıl 6-10 yıl 11-14 yıl 15-20 yıl 21-24 yıl 24- yıl üstü Toplam Kişi Sayısı % Şu anki işyerinde çalışma yılı 23 25 10 11 7 3 79 29,1 31,6 12,7 13,9 8,9 3,8 100,0 1-4 yıl 5-9 yıl 10-14 yıl 15-24 yıl 25-29 yıl Toplam Kişi Sayısı % 34 18 15 11 1 79 43,0 22,8 19,0 13,9 1,3 100,0 Araştırmaya katılanların toplam çalışma yılları ile şu anki çalışma yıllarına bakıldığında çalışanların çoğunluğunun 1-10 yıl aralığında olduğu görülmektedir. Tablo 4 : İnternet Kullanım Süresi ve Sıklığı Ne kadar süredir internet kullanıyorsunuz? 6 aydan az 6 ay-1 yıl 1-2 yıl 3-4 yıl 4 yıldan çok Toplam Kişi Sayısı % 2 13 18 18 28 79 2,5 16,5 22,8 22,8 35,4 100,0 İnterneti ne sıklıkla kullanırsınız? (Haftada) 1 saatten az 1-5 saat 6-10 saat 10-20 saat 20 saatten fazla Belirtmedi Toplam Kişi Sayısı % 9 20 25 10 13 2 79 11,4 25,3 31,6 12,7 16,5 2,5 100,0 Katılımcıların %35,4 dört yıldan fazla süredir internet kullandıklarını yine aynı soruda 1-2 yıl ile 3-4 yıldır internet kullananların yüzdeliklerinin %22,8 olduğu görülmektedir. İnternet kulanım sıklığı sorusunda ise kullanım sıklığının %31,6 ile haftalık 6-10 saat olduğunu söyleyebiliriz. 235 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 5: İnterneti hangi amaçlara yönelik kullanıyorsunuz? interneti hangi amaclara yonelik kullaniyorsunuz? Eğitim-Araştırma İş Haberleşme Eğlence/oyun Alışveriş Zaman geçirme Birden fazla seçenek Toplam Kişi Sayısı 7 5 2 1 1 1 62 79 % 8,9 6,3 2,5 1,3 1,3 1,3 78,5 Kişi Sayısı 68 9 2 79 78,5) interneti çok amaçlı kullandıklarını belirtmişlerdir. Katılımcıların çoğunluğunun interneti kullanma yeterliliklerinin yüksek olduğunu söyleyebiliriz. 100,0 Tablo 6: E-posta kullanıyor musunuz? E-posta kullanıyor musunuz? Evet Hayır Belirtmedi Toplam Araştırmaya katılanların çoğunluğu (% % 86,1 11,4 2,5 100,00 Katılımcılara e-posta kullanıp kullanmadıkları sorulduğunda, kullananların %68 olduğu, diyenlerin %9 e-posta olduğu kullanmıyorum saptanmıştır. Katılımcıların büyük bir çoğunluğunun e-posta kullandıklarını söyleyebiliriz. Yine e-posta kullanan katılımcılara günde yaklaşık kaç e-posta alırsınız sorusuna %31,6’sı 1-2 adet, %27,8’si 3-5 adet, %19,0 6-10 adet posta aldıklarını yine 10’dan fazla mail alanların %7,6 oldukları saptanmıştır. E-posta kullanan katılımcılara günde yaklaşık kaç eposta gönderirsiniz sorusunda 1-2 adet gönderirim diyenlerin %55,7 , 3-5 adet gönderirim diyenler %11,4, 6-10 adet arası posta yollayanlarda % 8,9 ve 10’dan fazla e-posta yollayan katılımcı yüzdesinin de % 7,6 olduğu görülmektedir. Her iki soruda da 10’dan fazla e-posta alan ya da gönderen oranının aynı olduğunu görüyoruz. Bu soruyu cevaplayan katılımcılarımızın gün içinde e-posta kullanımlarının diğer katılımcılara göre daha yüksek olduğunu söyleyebiliriz. 236 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 7: İş yerinde Sohbet Ortamında Ne kadar Zaman Geçirirsiniz? Sohbet Ortamında Ne kadar Zaman Geçirirsiniz Hiç Ayda 1 saatten az Günde 1-2 saat Günde 2 saatten çok Diğer Toplam Kişi Sayısı % 14 17 32 12 4 79 17,7 21,5 40,5 15,2 5,1 100,0 Sohbet ortamında hiç vakit geçirmem diyenler % 17,7 iken katılımcıların %82,3’ünün sohbet programlarında vakit geçirdikleri görülmektedir. Sohbet ortamında günde 1-2 saat vakit geçiririm diyenlerin çoğunlukta olduğu (%40,5) görülmektedir. Çalışma saatleri içerisinde katılımcıların sıklıkla sohbet ettikleri ortaya çıkmaktadır. Yine anket sorularına verilen cevaplara bakıldığında Sohbet ortamında hiç vakit geçirmem diyen katılımcıların anlık ileti ile ilgili diğer sorulara cevap verdikleri, anlık ileti programlarını sohbet amaçlı kullanmadıklarını verdikleri cevaplardan genelde iş amaçlı kullandıklarını ortaya çıkmıştır. (Tablo 7) Tablo 8: Anında Mesajlaşma Yazılımlarından hangisini Kullanıyorsunuz? Anında Mesajlaşma Yazılımlarından hangisini kullanmaktasınız? Msn Messenger Kişi Sayısı % 60 75,9 Yahoo Messenger 1 1,3 Google Talk 4 5,1 ICQ 2 2,5 Diğer 3 3,8 Birden çok seçenek Belirtmedi 5 6,3 4 5,1 Toplam 79 100,0 Çalışmamıza katılan katılımcılara anlık ileti yazılımlarından en çok hangi yazılımın kullanıldığını öğrenmek için katılımcılara anında mesajlaşma yazılımlarından en çok hangisini kullanıyorsunuz sorusuna verilen cevaplar; %5,1’i kullandıkları anında mesajlaşma yazılımları ile ilgili bilgi vermemiştir. Bunun yanı sıra birden fazla yazılım kullananların %6,3 olduğunu görmekteyiz. %3,8’i ise burada yazılan anlık ileti yazılımları dışındaki yazılımları kullandıklarını belirmişlerdir. Kamu kuruluşlarında çalışan sekreterlerden oluşan 237 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara katılımcılarımızın büyük bir çoğunluğunun (75,9) Msn Messenger yazılımını kullandıklarını belirmişlerdir. Kullanılan yazılım sonuçlarında, msn Messenger yazılımının çoğunlukta kullanılması beklenen bir sonuçtu ve Microsoft Türkiye Genel Müdürlüğünden haziran 2007’de verilen bilgi ile de örtüşmektedir. Türkiye’de msn Messenger kullanımının çoğunlukta olduğunu Çanakkale İli kamu kuruluşlarında çalışan sekreterlerinde bu yazılımı kullandıkları sonucu ortaya çıkarılmıştır.(Tablo 8) Tablo 9: En Çok Kullandığınız Anlık İleti yazılımını seçme nedeniniz? En Çok Kullandığınız Anlık İleti yazılımını seçme nedeniniz? En kolay indirilebilen yazılım olması Kişi Sayısı % 4 5,1 Çoğunluğun kullanıyor olması 31 39,2 Kullanım kolaylığı 23 29,1 Alışkanlık Yaratması Diğer 4 2 5,1 2,5 Birden fazla seçenek Belirtmedi Toplam 10 5 79 12,7 6,3 100,0 Katılımcılara kullandıkları anlık ileti yazılımını seçme nedeni sorulduğunda %39,2’si kullandığım yazılımı tarafından çoğunlukla çevremdekiler kullanıldığı için tercih ediyorum derken katılımcıların %29,1’i Anlık ileti yazılımını seçme nedeninin kullanımının kolay olması seçeneklerini tercih etmişlerdir. Katılımcıların %12,7’si ise verilen seçeneklerden birden fazla seçeneğin bu yazılımı seçme nedenleri arasında olduğunu belirtmişlerdir. Çalışmaya katılan sekreterlerin anlık ileti yazılımını tercih etmelerinde en önemli nedenin çoğunluğun kullandığı bir yazılım olması olduğunu; böylelikle aynı yazılım üzerinden daha çok kişiyle görüşebildiklerini yine kullandıkları yazılımlarının kullanımının kolay olması da seçimlerinde etkili olmuştur. Tablo 10: Anında Mesajlaşma yazılımlarını ne kadar süredir kullanıyorsunuz? Anında Mesajlaşma yazılımlarını ne kadar süredir kullanıyorsunuz? 6 aydan az 6 ay- 1 yıl 1-2 yıl Kişi Sayısı % 1 10 31 1,3 12,7 39,2 3-4 yıl 4 yıldan çok 21 11 26,6 13,9 Belirtmedi 5 6,3 Toplam 79 100,0 238 Tablo 10’a bakıldığında % 67’i kadar kullanıcının 1- 4 yıldır anlık ileti yazılımlarını kullandığı görülmektedir. VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 11: Anında mesajlaşma yazılım sayfasında görüşülen kişi sayısı Anında mesajlaşma yazılım sayfanızda görüştüğünüz kişilerin sayısı 5- 10 kişi 10- 15 kişi Kişi Sayısı % 20 16 25,3 20,3 15- 20 kişi 15 19,0 20- 25 kişi 3 3,8 25’den fazla 21 26,6 Belirtmedi 4 5,1 Toplam 79 100,0 Katılımcıların %26,6’sının görüşme listesindeki kişi sayısının 25’den fazla kişi olduğu görülmektedir. Araştırmaya %64,6’sının kadın, katılanların %62’sinin evli, %92,4’ünün lise ve üniversite mezunu olduğu görülmüştür. İşyerlerinde 1-10 yıl arası çalışanların yüzdesi %60,7 ve %31,6’sının haftada 6-10 saat interneti kullandığı , %78,5’i interneti çok amaçlı kullandığı, %86,1’inin eposta kullandığı, %40,5 günde 1-2 saat sohbet ortamında geçirdiği, %17’sinin hiç sohbet ortamında geçirmediği ama anlık ileti; Anlık ileti yazılımlarının içinde en çok msn messenger kullanıldığı ve kullanma nedeninin çoğunluğun kullanıyor olması (%39,2) ve kullanım kolaylığı (%29,1) olduğu, %65,8’inin 1-4 yıldır anında mesajlaşma yazılımı kullandığı ortaya çıkmıştır. 4.2.1. Faktör Analizi Faktör analizinde varimax metoduyla rotasyona tabi tutularak birbiriyle ilişkili maddeler faktörler halinde gruplanmıştır. Her bir maddenin 0,40 altında olan değerler faktör analizinde gösterilmemiştir. Faktör analizine konu olan sorular SPSS programında değerlendirilmiştir. SPSS programı ilgili maddeleri 7 faktörde birleştirmiştir. Yapılan KMO testi sonuçlarına göre faktör analizinin temel varsayımı sağlanmaktadır. (0,655>0,500). Anket faktör analizine tabi tutulabilmektedir. Sonuçların sağlıklı olduğu söylenebilir. Tablo 12: Kaiser-Meyer-Olkin Tablosu Kaiser-Meyer-Olkin Measure of Sampling Adequacy. Bartlett's Test of Sphericity Approx. Chi-Square df Sig. ,655 938,311 465 ,000 İlgili faktörler aşağıda tabloda verilmiştir. Hazırlanan anketteki sorulardan üç tanesi faktör analizinde analiz dışı bırakılmıştır. Faktörlerin varyansları açıklama gücü Tablo14’de verilmiştir. Faktörlerin toplam varyansı açıklama gücü %65,61’dir. 239 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 13: Anlık İleti Kullanımına Yönelik Faktör Analizleri FAKTÖRLER DEĞİŞKENLER Anında mesajlaşma kullanmaya başladığımdan beri e-posta kullanımında azalma oldu 1 2 3 4 5 6 7 0,810 F1- Diğer İletişim Araçlarının Yerine Anında mesajlaşma yazılımları vazgeçilmez iletişim aracıdır 0,775 Kullanılması Anında mesajlaşma kullanımıyla kurum içinde telefon 0,718 görüşme kullanımında azalma olmuştur F2-Kurumsal Güvenliğe Yönelik alışkanlık ve Uygulamalar F3- Zaman Yönetimi Kurumunuzda Aİ yazılımlarının kullanımına ilişkin kurallar var 0,827 Güvenlikle ilgili riskleri azaltmak için önlemler alırım 0,739 Kurum içinde yapılacak işler için öncelik sıralaması yaparım Kurumumuz da anlık ileti yazılımlarının iş amaçlı kullanımı üstlerimiz tarafından desteklenmektedir. Kısa sürede bitirilmesi gereken işlerin hızlı yapılabilmesi için anlık ileti kullanırım F4-Bireysel Güvenliğe Yönelik Alışkanlıklar F5-İş Dışı kullanım Engelleyici uygulamalar F6- Yeni İletişim Yöntemlerini Kullanma F7- İş Amaçlı Yöntemler oluşturma 0,869 0,645 0,630 İnternet üzerinden iletişimi güvenli bulurum 0,881 Sanal ortamdaki ilişkilere güveniyorum 0,696 Aİ kullanımını güvenli buluyorum 0,645 Kurumunuzda Aİ kullanımının kurum içinde yazışmalar dışında kullanılmasını engelleyici filtre programlar var 0,885 İşyerinde iş dışında Aİ kullanımını yasaklayıcı kurallar var 0,612 Anında mesajlaşma yazılımlarını kullanarak kurum içi ya da kurum dışı sanal konferans düzenledim(bulundum) Anlık ileti kullanarak aynı bölümdeki iş arkadaşlarımla iş amaçlı görsel iletişim kurarız 0,744 0,554 Anlık iletiyi diğer kurumlarla iş amaçlı kullanırız 0,651 Yöneticimle anlık ileti yazılımını iş amaçlı kullanırız 0,511 240 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 14: Faktörlerin Toplam Varyansı Faktörler F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 Varyans(%) 11,899 10,011 9,447 9,161 8,567 8,271 7,704 Toplam Varyans (%) 11,899 21,910 31,357 40,518 49,086 57,356 65,061 Tablo 13’de görüldüğü gibi oluşturulan Aİ kullanımına ilişkin ölçeğe faktör analizi uygulanmış ve sonuç yedi faktör içeren bir çözüm olarak belirlenmiş ve oluşturulmuş maddeler öngörülen yönde faktörlere dağıtılmıştır. 4.2.2. Pearson Korelasyon Analizi Tablo 15: Pearson Korelasyon Analizi Tablosu F2-Kurumsal Güvenliğe Yönelik alışkanlık ve Uygulamaları F4-Bireysel Güvenliğe Yönelik Alışkanlıklar F5-İş Dışı kullanımı Engelleyici uygulamalar Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N F1- Diğer İletişim Araçlarının Yerine Kullanılması F3- Zaman Yönetimi F6 Yeni İletişim Yöntemlerini Kullanma F7- İş Amaçlı İletişim Yöntemleri oluşturma ,030 ,797 76 ,285(*) ,012 76 ,151 ,207 72 ,171 ,141 75 -,014 ,904 76 -,127 ,284 73 ,265(*) ,022 74 ,323(**) ,005 75 ,304(**) ,009 73 ,459(**) ,000 74 ,252(*) ,030 74 ,381(**) ,001 71 F1- Diğer İletişim Araçlarının Yerine Kullanılması ile F4-Bireysel Güvenliğe Yönelik Alışkanlıklar arasında anlamlı ve pozitif yönlü bir ilişki bulunmaktadır. F3 Ai Kullanımının Zaman Yönetimine Yönelik Alışkanlıkları diğer faktörler arasında anlamlı bir ilişki bulunamamıştır. F6 Yeni İletişim Yöntemlerini Kullanma ile F4-Bireysel Güvenliğe Yönelik Alışkanlıklar, F5-İş Dışı kullanımı Engelleyici uygulamalar ve F2-Kurumsal Güvenliğe Yönelik alışkanlık ve Uygulamalar arasında anlamlı ve pozitif yönde bir ilişki bulunmaktadır. 241 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara F7 - İş Amaçlı İletişim Yöntemleri oluşturma ile F2-Kurumsal Güvenliğe Yönelik alışkanlıklar, F4-Bireysel Güvenliğe Yönelik Alışkanlıklar ve F5-İş Dışı kullanımı Engelleyici uygulamalar arasında anlamlı ve pozitif yönde bir ilişki tespit edilmiştir. 4.2.3. T-Testi Analizi Faktör analizi sonuçlarına göre oluşturulan yedi faktörün üzerinde cinsiyet faktörünün etkili olup olmadığı T-testi ile analiz edilmiştir. Tablo 15’e bakıldığında, Ttesti sonuçlarına göre p:0,000<0,05 olduğundan Cinsiyet Değişkeni ile F2-Kurumsal Güvenliğe Yönelik alışkanlık ve Uygulamaları faktörü arasında anlamlı farklılık bulunmaktadır. T-testi ortalama tablosuna bakıldığında kadınların erkek çalışanlardan daha çok kurumsal güvenliğe yönelik uygulamalara önem verdikleri görülmektedir. Tablo 15: Kurumsal Güvenliğe Yönelik alışkanlık (ve Uygulamaları) ile Cinsiyet Farklılıkları TTesti ve Ortalama Tablosu Levene's Test For Equality Of Variances F2 EQUAL VARİANCES ASSUMED F2 95% Confidence Interval of the Difference upper lower F Sig. t df Sig. (2-tailed) Mean Difference Std. Error Difference ,439 ,510 2,094 74 ,040 ,58780 ,28066 ,02856 1,14703 2,132 59,765 ,037 ,58780 ,27569 ,03629 1,13930 EQUAL VARİANCES NOT ASSUMED Cinsiye t Kadın Erkek T-TEST FOR EQUALİTY OF MEANS N Mean 48 28 3,5521 2,9643 Std. Deviation 1,20830 1,12980 Std. Error Mean ,17440 ,21351 Tablo 16’da görüldüğü gibi medeni durumun, F4-Bireysel Güvenliğe Yönelik Alışkanlıklar Faktöründe etkili olup olmadığı T-testi ile analiz edilmiş ve medeni durum ile bireysel güven faktörü arasında anlamlı farklılık bulunmaktadır. T-testi ortalama tablosuna bakıldığına bekâr olanların Aİ kullanımına evli olanlara göre bu iletişim yöntemi güvenli buldukları ve anlık ileti yazılımını daha rahat kullandıklarını söyleyebiliriz. 242 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 16: Aİ Kullanımı ve Kurum içi Güvenlik Faktörü ile Medeni Durum Farklılıkları T-Testi ve Ortalama Tablosu Levene's Test For Equality Of Variances F Sig. F4 EQUAL VARİANCES ASSUMED ,228 ,634 EQUAL VARİANCES NOT ASSUMED Medeni Durumu F4 N t T-TEST FOR EQUALİTY OF MEANS Mean Std. Error 95% Differenc Difference Confidence Interval Sig. e of the Difference (2-tailed) upper lower df -4,015 76 ,000 -,74833 ,18640 -1,11958 -,37709 -3,949 58,401 ,000 -,74833 ,18950 -1,12760 -,36907 Mean Std. Deviation Std. Error Mean Evli 48 2,1917 ,77866 ,11239 Bekâr 30 2,9400 ,83567 ,15257 4.2.4. One Way Anova Testi Öğrenim Durumu ve faktörler arasında yapılan One Way Anova testi sonuçlarına göre varyansların eşit ve güvenilir olduğu anlaşılmaktadır (p>0,05). Buna göre gruplar arasında anlamlı bir farklılık olmadığı tablo 17’de görülmektedir Tablo 17: Öğrenim Durumu Levene Testi Tablosu Levene Statistic df1 df2 Sig. F1 ,469(a) 2 72 ,627 F2 ,057(b) 2 72 ,944 F3 ,421(c) 2 72 ,658 F4 1,891(d) 2 74 ,158 F5 ,435(e) 2 69 ,649 F6 2,993(f) 2 71 ,056 F7 1,950(g) 2 70 ,150 243 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 18: Öğrenim Durumu Anova Tablosu F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 Between Groups Sum of Squares 4,955 df 3 Mean Square 1,652 Within Groups 63,726 72 ,885 Total 68,682 75 Between Groups 5,085 3 1,695 Within Groups 104,109 72 1,446 Total 109,194 75 Between Groups 1,202 3 ,401 Within Groups 85,113 72 1,182 Total 86,314 75 Between Groups 3,584 3 1,195 Within Groups 55,504 74 ,750 Total 59,087 77 Between Groups 2,862 3 ,954 Within Groups 107,221 69 1,554 Total 110,082 72 Between Groups 6,164 3 2,055 Within Groups 78,116 71 1,100 Total 84,280 74 Between Groups 1,409 3 ,470 Within Groups 79,094 70 1,130 Total 80,503 73 F 1,866 Sig. ,143 1,172 ,326 ,339 ,797 1,593 ,198 ,614 ,608 1,867 ,143 ,416 ,742 Sekreterlerin görev yaptığı bölümlere göre aralarında anlamlı bir fark olup olmadığı araştırılmıştır. Levene testi sonuçlarına göre sonuçların güvenilir olduğu görülmektedir. (p>0,05). Tablo 19: Bölümlerarası çalışanlar Levene Testi Tablosu Levene Statistic df1 df2 Sig. F1 2,451 4 71 ,054 F2 1,338 4 71 ,264 F3 1,597 4 71 ,185 F4 1,131 4 73 ,349 F5 ,726 4 68 ,577 F6 1,775 4 70 ,144 F7 ,977 4 69 ,426 244 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 20: Bölümlerarası Çalışanlar Anova Tablosu F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 Sum of Squares df Mean Square F Sig. Between Groups 5,659 4 1,415 1,594 ,185 Within Groups 63,023 71 ,888 Total 68,682 75 Between Groups 6,057 4 1,514 1,042 ,392 Within Groups 103,137 71 1,453 Total 109,194 75 ,377 ,824 ,568 ,686 ,424 ,791 ,720 ,581 ,690 ,601 Between Groups 1,797 4 ,449 Within Groups 84,517 71 1,190 Total 86,314 75 Between Groups 1,785 4 ,446 Within Groups 57,302 73 ,785 Total 59,087 77 Between Groups 2,678 4 ,669 Within Groups 107,404 68 1,579 Total 110,082 72 Between Groups 3,332 4 ,833 Within Groups 80,948 70 1,156 Total 84,280 74 Between Groups 3,097 4 ,774 Within Groups 77,407 69 1,122 Total 80,503 73 Ancak ANOVA testi sonuçlarına göre sekreterlerin bölümleri arasında anlamlı fark bulunmamaktadır. (p<0,05). Sekreterlerin çalıştığı bölümlerin farklı olmasına rağmen Anlık İleti yazılımlarını kullanımlarına ilişkin bir fark olmadığı ortaya çıkmıştır. 5. Araştırma Sonuçlarının Değerlendirilmesi ve Öneriler Günümüzde anlık ileti yazılımları vazgeçilmez bir iletişim aracı haline gelmiştir. Anlık ileti yazılımları iş amaçlı ya da bireysel amaçlı kullanımı gün geçtikçe artmaktadır. Yapılan araştırmada ankete katılanların çoğunun bilgisayarında anlık ileti yazılımları vardır ve kullanmaktadırlar. Kamu kuruluşlarında çalışanların kendi bireysel iradeleriyle, anlık ileti yazılımlarını kurdukları ve kullandıkları, henüz kurum içinde bu yazılımlardan iş amaçlı faydalanma, bilgilendirme ya da kuralların oluşmadığı, yapılan araştırma sonucunda ortaya çıkmıştır Bunun yanında bireysel amaçlı kullanımı engelleyici yasakların kurum içinde uygulandığı ya da uygulanmaya çalışıldığı görülmektedir. Çalışmada katılımcıların, anlık ileti yazılımlarını, hızlı, eşzamanlı ve ekonomik olduğu için kimi zaman iş amaçlı kimi zaman da 245 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara bireysel amaçlı olarak telefon ve e-posta’nın yerine daha çok tercih ettikleri tespit edilmiştir. Ancak bu yazılımların güvenlikle ilgili uygulamaları henüz yeterli olmadığı görülmektedir. Çalışmada yapılan t-testi sonuçlarına göre; kadın çalışanların anlık ileti yazılımını kullanımında kurum içi güvenlik uygulamalarına, erkek çalışanlara göre daha fazla önem verdikleri ortaya çıkmıştır. Bekâr olan çalışanların anlık ileti yazılımı kullanımında bireysel güvenleri, evli çalışanlara göre daha fazla olduğu görülmüştür. Yine çalışmada yapılan one way anova testi sonucuna göre çalışanların bölümler arasında anlık ileti kullanımına yönelik bir fark olmadığı saptanmıştır. Yine çalışanların öğrenim durumu ile anlık ileti kullanımı arasında anlamlı bir fark olmadığı tespit edilmiştir. Katılımcıların anlık ileti kullanım özyeterlilik düzeyleri yüksek ve anlık ileti kullanım ile ilgili tavırlarının olumlu olduğu görülmüştür. Kurumlarda anlık ileti yazılımlarının kurum içi ve kurum dışı kullanımında birçok fayda sağlayacağı söylenebilir. Kullanıcılara bu yazılımları kullanarak iletişim süreçlerinde ve iş yapma şekillerde olumlu değişiklikler yapılabileceğine dair bilgi ve gerekli eğitimlerin verilmesi gereklidir. Böylelikle anlık ileti kullanımı olgunluğu oluşturulmuş olacaktır. Yine teknolojinin kullanımının gün geçtikçe artmasıyla birlikte gündeme gelen en önemli kavramlardan biriside güvenliktir. Özellikle anlık ileti kullanımıyla birlikte güvenlik riskleri ortaya çıkmaktadır. Verilerin transfer edilmesi, farklı bilgisayarlardan ya da internetten indirilmesi güvenlik açıklıkları oluşturmaktadır. Katılımcıların kullandığı özel güvenlik programları yoktur. Kamu kuruluşlarında genel internet ağ üzerinden bağlantı kurulmaktadır. Genel ağ üzerinden oluşturulabilecek birtakım programlardan yararlanmak gereklidir. Anlık ileti yazılımları gerekli yasal düzenlemeler ve güvenlik problemleri çözülmüş şekilde kullanılması desteklenmelidir. Kurumlarda yeterli teknolojik zemin ve anlık ileti yazılımlarını kullanmaya hazır sekreterler olduğu görülmektedir. Bir an önce bunun farkındalığına varılıp gerekli uygulamalar bir an önce başlatılmalıdır. 246 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ÖZEL SEKTÖR ÇALIŞANLARINDAN BÜRO ELEMANLARI VE SEKRETERLERİ İLE PAMUKKALE ÜNİVESTİSİNDE ÇALIŞAN BÜRO ELEMANLARI VE SEKRETERLERİNİN YARATICILIKLARININ BELİRLENMESİNE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA (DENİZLİ ÖRNEĞİ) Öğr.Gör. Nuray KESKİN (Pamukkale Üniversitesi) ÖZET Günümüzde dünyanın her yerinde örgütler (özel işyerleri, kamu kurum veya kuruluşları) sürekli olarak dış çevreyle etkileşim halindedir. İşletmelerin yaşayabilmesi, ulusal veya uluslararası pazarlarda mal veya hizmet üretebilmesi, satabilmesi, faaliyetlerini sürdürebilmesi için girdi ve çıktılara ihtiyaçları vardır. Girdiler; araç-gereçler, makineler, hammaddeler, sermayeler ve işgücü diye gruplandırılırsa, ürünü/hizmeti çıktıya dönüştürme işlevini çalışanlar yüklenecektir. Teknolojinin gelişmesiyle birlikte özel/kamu örgütleri ulusal ve uluslararası pazarlarda rekabet edebilmek için yenilikleri takip eden, uygulayan ve geliştiren nitelikli, yaratıcı iş gücüne (çalışanlara) ihtiyaç duyacaktır. Özel veya kamusal örgütlerde faaliyet alanlarının farklı olması söz konusu hizmet alanlarını değiştirmemiştir. Her örgütte bilginin işlenmesine, analiz edilmesine, (telefonlar, fakslar, yazışmalar, raporlar, faturalar vb.) ve dağıtımına gereksinim vardır. O halde hizmet alanları değişmemişse bu alanlarda çalışanların (büro elemanları ve sekreterlerin) etkin ve verimli olmaları için, diğer çalışanlarla aralarında fark yaratabilecekleri bir yeteneklerinin olması gerekir. İşte bu yetenek yaratıcılıktır diyebiliriz. Literatür tarandığında çok fazla yaratıcılık tanımına ulaşılabilir. Bunlardan kısa ve öz olan bir tanım şöyledir: “sahip olunan bilgilerden farklı ve yeni yöntemleri ortaya çıkarmak”. Anahtar Kelimeler: Özel Sektör, Kamu Kurum ve Kuruluşları, Büro çalışanları ve sekreterleri, yaratıcılık. 247 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara GİRİŞ YARATICILIK KAVRAMI, BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK ALANINDA ÇALIŞANLARIN YARATICILIĞI İlk kez 1950’lerde bilimsel olarak araştırılmaya başlanan ve özelllikle son 10 yıldır birçok araştırmaya konu olan yaratıcılık, bilimden, sanata; sahne ve şov dünyasından akademik ortamlara; iş yaşamından gündelik yaşama kadar farklı alanlar da yansıma bulan bir anlama ve öneme sahiptir. Yaratıcılık üzerine yapılan bilimsel çalışmalar dört temel alanda ilerlemektedir. Bunlardan ilki; yaratıcılık kavramının tanımlanması, ikincisi; yaratıcılığın ana bileşenlerini ve yaratıcı insanların temel kişilik özelliklerini tanımlamak üzerine kuruludur. Üçüncüsü; hangi unsurların yaratıcılığı desteklediği ve arttırdığı, hangi unsurlarınsa bu potansiyel beceriyi ketlediği ve körelttiğini araştırır. Dördüncü alan ise; yaratıcı düşünme ve yaratıcı eylem becerilerini geliştirici teknik eğitimler ve yöntemler ve bu becerilerin günlük hayata yansımalarını ve katkılarını ortaya koyar. (Altekin, 2007) Yaratıcılık kavramı ile genellikle yenilik kavramı eş anlamlı olarak kullanılır. Yaratıcı insan yenilikçi, gelişmelere açık insan olarak tanımlanır. Literatür incelendiğinde de bir çok yaratıcılık tanımıyla karşılaşılır. Bunlardan bazıları şöyledir: Yaratıcılık, olmayan bir şeyi hayal edebilme, bir şeyi herkesten farklı yollarla yapabilme ve yeni fikirler geliştirebilme yeteneğidir. (Kansu, 2007) Yaratıcılık, yenilik için bir başlangıç noktasıdır. Çoğu durumda yaratıcılık, bir bilim adamının veya yarı bitmiş bir tuvalle uğraşan bir sanatçının hayalinde ortaya çıkan bir süreçtir. (Durna, 2002:8) Yaratıcılık, kişilerin mesleği ile ilgili olarak bilimsel ve teknik değeri olan yeni fikirler, sezgiler, buluşlar ve ürünler ortaya çıkarma yeteneğidir. Yaratıcılık sahip olunan bilgilerden farklı ve yeni yöntemler ortaya çıkarmaktır. (Tutar ve Altınöz,2002:49) Yaratıcılık, kişinin çok yönlü olması, araştırmaları ve incelemeleri sevmesi , değişik fikirler üretmesi ve bunları hayata geçirmesi anlamına gelir. (Öztoprak, 2006:51) 248 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Verilen yaratıcılık tanımları incelendiğinde, tanımların ortak noktası yaratıcılığın kişilikle ilgili ve doğuştan gelen bir özellik olduğudur. Ancak yaratıcılık çevresel etkileşimle, öğrenme ile geliştirilebilmektedir. Özel yaşantımızda ve iş yaşantımızda zaman zaman karşımıza çıkan sorunlara farklı bir bakış açısı ile yaklaşabiliyorsak, yeni çözümler üretebiliyorsak yaratıcılığımızdan söz edilebilir. Yani yaratıcılık, bilginin alınması, şekil verilmesi ve yeniden düzenlenmesi sürecidir diyebiliriz. Yaratıcılık kavramı özellikle psikoloji alanında tanımlanması zor bir kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. Yaratıcılıkla ilgili birçok psikolojik deneyler yapılmakta ve yaratıcılığın geliştirilebilirliği üzerinde durulmaktadır. Bu deneylerle yaratıcı kişiler aynı zamanda meraklı, risk alabilen, paradigma bağımsızlığına sahip-bir paradigma herkes tarafından paylaşılan bir görüş tarzıdır-, deneyimli ve ısrarcı kişiler olarak tanımlamaktadırlar. İlk toplum yapılarının oluşumu ve günümüz toplumlarına geçişte özellikle yaratıcılık önemli bir davranış ve düşünme sürecini oluşturmuştur. Yaratıcılığın öğrenilebilir ya da öğretilebilirliği kişilerin ve toplumların gelişmesinde önemli rol oynar. Her birey gerek özel yaşamında gerekse iş yaşamında değişik boyutlarda yaratıcılık özellikleri ortaya koyar. Yaratıcılıkta kalıtım, kültür, eğitim ve öğretim önemli bir etkendir. Yaratıcılık kavramının İngilizce karşılığı Creativity sözcüğünden gelmektedir ve aşağıda maddelerin açılımı görülmektedir. Maddelerin baş harfleri bir araya geldiğinde “CREATIVITIY” sözcüğü oluşmaktadır. (Tutar ve Altınöz, 2002:51) - Cisimleri ve kavramları kullanmak, - Risk almak, - Etrafta dolaşmak, değişik yerlere gitmek, - Afacanlaşmak, içimizdeki çocuğu dışarı çıkarmak, - Transformasyon yoluyla bakış açısını değiştirmek, - Ilişkilendirmek, karşılaştırmak ve birleştirmek, - Verileri sindirmeyi öğrenmek, - Iyi tarafı nedir ? ve “Peki şöyle olamaz mı?” gibi soruları sormak, 249 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara - Tasarı yeteneğini kullanarak düşünceleri genişletmek, ya da daraltarak yoğunlaştırmak, - Ya olaylar farklı bir sırayla gerçekleşseydi? sorusunu sormak. Tanımların incelenmesinden anlaşılacağı gibi yaratıcılık insanların doğuştan getirdikleri kişilikleriyle ilgili önemli bir özellikleridir ve daha sonra bunları eğitimle ve diğer çevre koşullarına uyumları ile geliştirebildikleridir. Büro yönetimi ve sekreterlik alanında çalışanların da iş yaşantılarında başarılı olmaları için yaratıcı özelliklerini geliştirmeleri ve bu özelliklerini işlerine yansıtabilmeleri için bazı kurallara dikkat etmeleri gerekmektedir. Bu kurallar şöyle özetlenebilir: - Yaratıcı olabileceğinize inanın: Bir şeyin yapabileceğine inanmalı ve hayal gücünüzü sürekli canlı tutmalısınız. Soyut veya somut nesne ve kavramlar arasında bağlantıları yakalayabilme, ilişkilendirebilme gücünüzü açığa çıkartılmalısınız. - Meraklı bir yapınız olsun: Çeşitli konularla ilgilenmeli, her konuda nasıl ve niçin soruları sormalısınız. - Farklı konularda eğitim alın: Fazla bilginiz sizin işyerinizdeki değerinizi artıracaktır. - Risk Alın: Başkaları tarafından risk gibi görülen belirsizlik, karmaşıklık, statü kaybı gibi konularda son derece cesur ve atılgan olun. - Esnek olun: Çıtayı yükseltin ve işler hareketlendiğinde kendinizi akıntıya bırakın. Yöneticinize bir takım oyuncusu olduğunuzu ve daha fazla sorumluluk almaya istekli olduğunuzu gösterin. - Etkin İletişim Kurun: Daha çok sayıda kişiyle iletişim kurun, - Israrcı Olun: Yaratıcı kişiler aykırı görüş ve davranış sahibi bireylerdir. Çevrenin istek ve uyumuna direnmeli, hedeflere ulaşabilmek için kendilerine gösterilen direnişe, uyarılara, tehditlere, anlayışsızlıklara inatçı bir sabırla katlanmalısınız. - Sonuç elde edin: Nihai tarihlere bağlı kalın ve her zaman kendiniz açısından hedefler belirleyip bunlara ulaşın. - İnisiyatifi elde tutun: Bir şeyi yapmanızın istenmesini beklemeden siz yapın. Yöneticinizin bir adım ilerisinde durun. 250 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Kendinizin yöneticisi olun: Birinin elinizden tutmasını beklemeyin, akıllı ve olgun - davranın. Yöneticiniz bağımsız çalışabileceğinizi bilsin. Yenilenin: İşinizi yapmanın yeni, daha etkin yollarını ortaya çıkarın. Büroda işlerin - daha iyi yürümesi için yardım, düşünce ve öneri sunun. Dinlenmek İçin Zaman Yaratın: Kafanızı kurcalayan bir sorun varsa, çözüm aramak - yerine önce dinlenin ve hayal kurmaya çalışın, - İyi bir gözlemci olun, bütünsel yaklaşım yanında detayları da dikkate alın, - Fiziksel ve zihinsel etkinlikleri dengeleyin, değişik egzersizlerle beyin jimnastiği yapın ve en az bir sanat dalını uğraş edinin, - Amaçlara ulaşmak için değişik strateji, yöntem ve araçları kullanın. - Mevcut eğitim fırsatlarını kullanın ve yenilerini bulun: İşyerinizin sunduğu eğitim toplantılarına katılın veya bunları bağımsız olarak takip edin. Öğrenmeyi bırakmayın. Bir sünger gibi olun ve işle ilgili olabildiğince fazlasını öğrenin. I. ARAŞTIRMANIN AMACI VE YÖNTEM Bu araştırma, Özel ve kamu sektöründe çalışan büro elemanları ve sekreterlerin yaratıcılıklarında anlamlı yapabilmek amacıyla; farklılıkların olup olmadığını belirlemek ve karşılaştırma 1 Mart -15 Nisan 2007 tarihleri arasında Denizli İli genelinde 5’li likert ölçeği kullanılarak bir anket uygulaması yapılmış ve veriler SPSS 11,5 programıyla yüzde ve frekans dağılımları esas alınarak analiz edilmiştir. Kullanılan sorular Almanya’nın Münih kentinde bulunan Yaratıcılık Atelyesi’nin kurucusu Prof. Dr. Karl Venker’e aittir. II. ARAŞTIRMA BULGULARI ve DEĞERLENDİRİLMESİ Araştırma evrenini, Denizli İli genelinde farklı alanlarda faaliyet gösteren özel sektör ile kamu kurumunda çalışan büro elemanları ve sekreterleri oluşturmaktadır. Özel sektör de çalışanların belirlenebilmesi için Denizli Ticaret Odası (DTO) ile bağlantı kurulmuş ve üyelerinin sayısı, faaliyet alanları, firma isimleri, iletişim adresleri ve telefonlarını içeren bilgiler istenmiştir. Elde edilen bilgiler doğrultusunda araştırma örnekleminin belirlenebilmesi için ön bir hazırlık yapılmıştır. DTO’na kayıtlı 1074 üyenin olması ve hepsine ulaşmanın güçlükleri düşünülerek birbirine yakın olan firmalardan tesadüfi ve basit örneklem yöntemi kullanılarak anketlerin uygulanmasına karar verilmiştir. Özel sektör örneklem sayısı için DTO’sı üye sayısının yaklaşık %10’unu düşünülmüş, ancak zamanın 251 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara kısıtlı olması, ulaşım güçlükleri ve çalışanların anket doldurma isteksizlikleri gibi nedenlerle yalnızca 57 işyerinden birer kişi olmak üzere 57 kişiye anket uygulanabilmiştir. Kamu kurumu seçiminde farklı bölüm ve birimleri bünyesinde bulunduran, zaman ve ulaşılabilirlik açısından uygun bir kurum olduğu düşünülen, Pamukkale Üniversitesi (PAÜ) büro elamanları ve sekreterleri örneklem olarak belirlenmiştir. Özel Sektörde çalışanlarla kamu sektöründe çalışanların sayısal oranlarındaki eşitliğinin sağlanması için PAÜ çalışanlarından 57 kişiye yine basit örneklem yöntemiyle anket uygulanmıştır. Toplamda 57 kişi özel sektör 57 kişi kamu kurumundan olmak üzere 114 kişiye yaratıcılık anketi uygulanmıştır. Elde edilen veriler öncelikle özel sektör ve kamu kurumu çalışanları olarak gruplandırılmış sonra karşılaştırmalı olarak sonuçların belirlenmesine çalışılmıştır. Çalışmada 48 adet yaratıcılık sorusu dışında katılımcıların cinsiyetleri, yaşları, en son bitirdikleri okul, işyeri unvanları ve iş yeri faaliyet alanlarına yönelik bilgiler toplanmıştır. Bu bilgilerin düzenlendiği tablolar ve dağılımları aşağıda gösterilmektedir: Tablo -1-Cinsiyetiniz Kamu Çalışanları Bayan Erkek Toplam Frekans Özel Sektör Çalışanları Bayan 47,4 52,6 Erkek 100,0 Toplam Yüzde(%) 27 30 57 Frekans Yüzde (%) 35 22 57 61,4 38,6 100,0 Tablo-1’de araştırmaya katılan kamu çalışanlarının 27 kişisi %47,4’ü bayan 30 kişisi %52,6’sı erkektir ve erkek katılımcı fazladır. Özel sektörde çalışanların 35 kişisi %61,4’ü bayan, 22 kişisi 38,6’sı erkektir ve bayan katılımcılar daha fazladır. Tablo -2-Yaşınız Kamu Çalışanları 18-20 21-25 26-30 31-35 36 yaş ve üzeri Toplam Frekans Yüzde(%) 15 15 27 57 26,3 26,3 47,4 100,0 Özel Sektör Çalışanları 18-20 21-25 26-30 31-35 36 yaş ve üzeri Toplam 252 Frekans Yüzde (%) 5 13 24 5 10 57 8,8 22,8 42,1 8,8 17,5 100,0 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Yaş dağılımlarında 18-20 yaş ve 21-25 yaş aralığında kamu çalışanlarından katılımcı yoktur. Özel sektörden ise 18-20 yaş arasında 5 kişi %8,8, 21-25 aralığında 13 kişi %22,8 olduğudur. 26-30 yaş dağılımında kamu da 15 kişi %26,3, özel de 24 kişi % 42,1’dir. 31-35 yaş arasında kamu da 15 kişi %26,3, özel de 5 kişi %8,8’dir. 36 yaş ve üzeri yaş aralığında kamu da 27 kişi %47,4, özel de ise 10 kişi %17,7’tir. Tablo-3‘te Kamuda çalışanlardan ticaret lisesi mezunu 2 kişi %3,5, lise 23 kişi %40,4, myo 19 kişi %33,3, üniversite 13 kişi %22,8’dir. Özelde çalışanlardan, ticaret lisesi 13 kişi %22,8, lise 17 kişi 29,8, myo 8 kişi %14 ve üniversite mezunu 19 kişi %33,3’tür. Tablo -3-En Son Bitirilen Okul Kamu Çalışanları Ticaret Lisesi Lise MYO Üniversite Toplam Frekans Özel Sektör Çalışanları Yüzde(%) 2 23 19 13 57 Ticaret Lisesi 3,5 40,4 33,3 22,8 100,0 Lise MYO Üniversite Toplam Frekans Yüzde (%) 13 17 8 19 57 22,8 29,8 14,0 33,3 100,0 Tablo -4-İşyeri Unvanları Kamu Çalışanları Sekreter Memur Muhasebe Elemanı Bölüm Şefi/Sorumlusu Toplam Frekans 16 25 11 5 57 Özel Sektör Çalışanları Sekreter 28,1 43,9 ------------Muhasebe 19,3 Elemanı Yüzde(%) 8,8 Bölüm Şefi/Sorumlusu 100,0 Toplam Frekans Yüzde (%) 37 - 64,9 - 9 15,8 11 19,3 57 100,0 Kamu kurumu çalışanlarında memur kavramı vardır ve memurlar büro işlerini yapan kişilerdir. Kurum içerisinde büro işlerinin yapılması bölümlenmiş ve bütün çalışanlar memur kadrosunda olmasına rağmen sekreter, memur, muhasebe elemanı, bölüm şefi gibi unvanlarla kendi içerisinde sınıflanmıştır. Araştırmada Tablo-4’e göre sekreterlik yapan 16 kişi %28,1, memur 25 kişi %43,9, muhasebe elemanı 11 kişi %19,3 ve bölüm şefi olarak 5 kişi %8,8’lik bir dağılım gözlenmektedir. Özel sektör çalışanlarından da sekreter olarak 37 kişi %64,9, muhasebe elemanı 9 kişi %15,8 ve bölüm şefi/sorumlusu 11 kişi %19,3 kişi anketi cevaplamıştır. Tablo -5-İşyeri Faaliyet Alanı 253 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Kamu Çalışanları Pamukkale Üniversitesi Frekans Yüzde(%) 57 100,0 Özel Sektör Çalışanları Tekstil-Dokuma Frekans 27 47,4 İnşaat-MobilyaDekorasyon Gıda 10 17,5 15 26,3 5 57 8,8 100,0 Diğer 100,0 Toplam 57 Yüzde (%) Tablo-5’te işyeri faaliyet alanlarının dağılımı gösterilmektedir. Kamu çalışanları PAÜ çalışanlarıdır. Özel sektörde çalışanlar ise Tekstil-Dokuma alanında ağırlıklı 27 kişi %47,4, İnşaat-Mobilya-Dekorasyon alanında 10 kişi %17,5, Gıda da 15 kişi %26,3 ve diğer sektörlerden de 5 kişi %8,8’dir. Araştırmada yaratıcılıkla ilgili Prof. Dr. Karl Venker’e ait yaratıcılıkla ilgili 48 soru sorulmuştur (Altınöz, Parıldar ve Çakıroğlu, 2006:332-339) Aşağıda Tablo 6’da 114 katılımcının kamu ve özel sektör ayrımına göre yaratıcılık sorularına verdikleri yanıtların dağılımları gösterilmiştir. Tablolarda yer alan sütunlar toplandığında, bu toplam yaratıcılık oranını ortaya koyacaktır. Ortalama değer 100 olarak kabul edildiğinde bu rakam ne kadar yüksekse, yaratıcılıkta o kadar yüksek olarak değerlendirilecektir. A-H sütunlarındaki değerler de yaratıcılık profilini ortaya koyacaktır. Yüksek değer veren sütun güçlü tarafı öne çıkartacaktır. Buna göre; A Tipi: Keşif meraklısı, B Tipi: Eleştirel yaklaşım, C Tipi: Stratejist, D Tipi: Analitik yaklaşım, E Tipi: Çalışkan, F Tipi: Uyum arayıcı, G Tipi: Her şeye meraklı, H Tipi: Hazcı Tablo -6 – ÖZEL SEKTÖRDE ÇALIŞAN BÜRO ELEMANLARI VE SEKRETERLER Sıra No: KAMU SEKTÖRÜNDE ÇALIŞAN BÜRO ELEMANLARI VE SEKRETERLER 5 4 3 2 1 Toplam 5 4 3 2 1 Toplam 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 15 25 13 21 20 16 25 13 16 18 29 29 21 26 28 25 27 25 22 30 7 1 13 6 6 4 4 12 7 7 4 2 9 4 1 10 1 6 10 2 2 0 1 0 2 2 0 1 2 0 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 16 33 24 20 27 16 33 20 14 21 34 22 22 26 25 15 19 11 22 23 2 1 7 5 3 14 4 14 9 10 5 1 4 6 2 6 1 2 11 3 0 0 0 0 0 6 0 0 1 0 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 254 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 15 15 14 19 12 19 16 25 8 11 14 9 8 14 11 8 10 5 12 25 24 17 11 5 8 19 14 10 13 17 8 14 11 12 5 15 5 18 19 24 32 30 32 32 28 28 25 18 29 21 27 16 38 27 25 12 11 28 26 36 30 13 16 28 27 35 34 25 23 27 31 32 33 24 15 30 16 12 7 4 7 5 9 2 14 16 11 9 12 14 7 12 15 9 10 2 6 2 13 16 22 4 8 8 7 9 18 10 8 11 8 10 17 7 7 5 3 4 5 1 4 2 9 10 3 13 7 9 0 6 5 21 16 2 1 1 2 18 10 4 3 4 3 6 6 2 5 1 9 0 19 2 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 0 1 1 0 1 0 0 0 1 2 0 5 3 4 1 4 2 10 8 0 0 1 1 5 1 2 5 0 0 0 2 4 2 1 2 8 1 0 13 16 18 21 12 28 13 38 11 18 15 16 20 16 23 18 15 4 11 33 28 23 17 8 8 27 17 13 15 15 13 19 13 22 7 16 1 15 23 28 33 28 30 20 32 16 28 16 31 15 23 21 24 20 25 13 13 18 22 24 24 12 15 21 29 33 26 26 24 24 33 21 30 26 14 35 12 4 5 7 12 6 3 1 16 13 7 12 7 9 7 10 8 7 10 2 5 6 7 14 21 7 5 9 14 14 14 6 4 9 10 10 20 4 7 5 1 1 2 3 6 2 2 7 1 9 7 5 3 6 7 23 16 3 2 4 8 16 12 1 5 2 2 2 4 6 6 2 7 4 17 3 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 57 2 4 0 0 1 0 3 0 0 3 3 5 0 6 0 3 2 10 7 1 0 0 1 7 1 1 1 0 0 0 2 2 1 3 3 1 5 0 Buna göre Tablo-6’da yer alan verileri kamu ve özel sektör olarak gruplarsak Tablo-7ve Tablo-8’de görülen dağılım ve sonuçlara ulaşılacaktır. En fazla puan/puanların bulunduğu sütunlara göre büro yönetimi ve sekreterlik alanında çalışanların yaratıcılıkları belirlenecektir. Tablo 7- Kamu Kurumundan Araştırmaya Katılanların Cevap Dağılımları A 1. 9. 17. 25. 33. 41. 4 4 4 4 4 4 B 2. 10. 18. 26. 34. 42. 24 4 4 4 4 2 4 22 C 3. 11. 19. 27. 35. 43. 4 4 4 4 3 4 D 4. 12. 20. 28. 36. 44. 23 4 4 4 2 4 4 E 5. 13. 21. 29. 37. 45. 22 4 4 4 2 4 4 22 F 6. 14. 22. 30. 38. 46. 4 4 4 4 4 4 24 G 7. 15. 23. 31. 39. 47. 4 4 4 4 4 2 H 8. 16. 24. 32. 40. 48. 22 Kamu sektöründe çalışanların keşif meraklısı, uyum arayıcı ve hazcı oldukları görülmektedir. Toplam puan 183 tür. 255 4 4 4 4 4 4 24 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 8- Özel Sektörden Araştırmaya Katılanların Cevap Dağılımları A 1. 9. 17. 25. 33. 41. 4 4 4 4 4 4 B 2. 10. 18. 26. 34. 42. 24 5 4 5 4 2 4 24 C 3. 11. 19. 27. 35. 43. 5 4 5 4 3 4 25 D 4. 12. 20. 28. 36. 44. 4 4 5 2 5 5 E 5. 13. 21. 29. 37. 45. 25 5 4 4 2 4 4 F 6. 14. 22. 30. 38. 46. 23 5 4 5 5 4 4 G 7. 15. 23. 31. 39. 47. 27 5 4 4 5 4 3 H 8. 16. 24. 32. 40. 48. 25 5 5 4 4 4 4 26 Özel Sektörde çalışanların ise uyum arayıcı olduklarıdır. Toplam puan 199 dur. Aşağıda Tablo-9’da ise kamu ve özel sektör karşılaştırma puanları aynı anda verilmiştir. Tablo-9- Yaratıcılık Sonuçları Kamu/Özel Karşılaştırması YARATICILIK TİPİ A B C D E F G H TOPLAM KAMU 24 22 23 22 22 24 22 24 183 ÖZEL 24 24 25 25 23 27 25 26 199 SONUÇ Denizli İli genelinde büro yönetimi ve sekreterlik alanında çalışanların yaratıcılıklarının belirlenmesine yönelik hazırlanan 48 adet soru 5’li likert ölçeğine göre hazırlanmış ve PAÜ çalışanları ile Özel Sektör çalışanlarına (tekstil-dokuma, inşaat-mobilya-dekorasyon, gıda ve diğer alanlar) uygulanmıştır. Araştırmaya 114 kişi katılmıştır. PAÜ çalışanlarının verdikleri yanıtlara göre çalışanların keşif meraklısı, uyum arayıcı ve hazcı oldukları özel sektörde çalışanların ise uyum arayıcı oldukları sonucuna ulaşılmıştır. PAÜ çalışanlarının cevap dağılımına bakıldığında güçlü taraflarından ilki keşif meraklısı olan PAÜ çalışanları kendilerine duydukları güvenle kişilik yapısında var olan sınırları aşan ve yeni adımlar atmayı seven bir öncü kişilik yaklaşımını ortaya koymaktadırlar. Aynı zamanda üstleriyle iyi geçinmeye çalışan uyum arayıcı kişiler oldukları ve işyerindeki pozisyonlarından memnun olan hazcı taraflarının da ön planda olduğudur. Özel söktör çalışanlarının ise uyum arayıcı kişiler olduklarıdır. 256 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Araştırma sonuçları değerlendirildiğinde, memur statüsüne sahip olan PAÜ çalışanlarının işsiz kalma ihtimallerinin olmaması, geleceklerini güven altında hissetmeleri çalışanların, yaratıcılıklarında hayal güçlerini etkin kullanabildiklerini göstermektedir. Amirleriyle uyum içinde çalıştıkları ve iş yeri pozisyonlarını koruma eğilimlerinin gözlendiğidir. Özel sektör çalışanlarının ise her zaman işsiz kalma ihtimalleri daha kuvvetlidir. Bu nedenle var olan işlerini devam ettirebilmek için uyum içinde çalışan, yaratıcılıklarını çok ön plana çıkarmayan kişiler oldukları söylenebilir. Gerek kamu da gerekse özel sektörde büro yönetimi ve sekreterlik alanında çalışanlara şu önerilerde bulunulabilir: Yaratıcılık potansiyelinizi bir beceriye dönüştürün, problemler karşısında çözüm yolları üretin, zorluklarla ve stresle baş etmeyi öğrenin, heyecan duyun, merak edin ve soru sorun, kişisel gelişiminizi destekleyin, araştırın ve yeni şeyleri denemekten korkmayın, hayal gücünüz kuvvetliyse mizah gücünüzde artacaktır. İşinizi baştan salma yapmayın, ilgi, dikkat ve konsantrasyonu artırıcı çalışmalar yapın. Aynı yerde çalışanlar ile “Beyin Fırtınası” uygulayın, insanları dinleyin, ofisinizde müzik çalın, öğle tatilinde egzersiz yapın, görüşme sırasında düşüncelerinizi kaydedin, hayallerinizi yazılı hale getirin, bürolarınıza “Beyaz Tahta” asın, ara sıra şekerleme (kısa uyku hali) yapın, yapılan hatalara karşı hoşgörülü olun, ofisinizi yeniden düzenleyin, problemi en iyi şekilde tarif edin, düşünmeye zaman ayırın, küçük başarılar için kendinizi ödüllendirin, uykuya gitmeden önce düşüncelerinizi gözden geçirin, ofisinize erken gidin, kitap okuyun, işinizi sevin ve iş heyacanınızı hiç kaybetmeyin, hareket halinde olun, ofisinizden sık sık çıkın, ofisizinizi ilhan veren sözler ve resimler ile süsleyin, yeni fikirleri test etmek için arkadaş grubu oluşturun. Bu çalışmalar sizin öz güveninizi destekleyecek, duygu ve düşüncelerinizi farklı yollarla ifade edebilme becerinizi geliştirecek, bireysel ve toplumsal yaşam kalitenizi artıracaktır. 257 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAYNAKÇA ALTINÖZ, Mehmet, PARILDAR, Ceyhun ve ÇAKIROĞLU, Demet. (2006). Büro Yönetimi ve Sekreterlik Mesleğinde Yaratıcılık ve İlgili Bölüm Öğrencilerinin Yaratıcılığının Ölçülmesi (Hacettepe Üniversitesi Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü Öğrenciler Örneği), V.Ulusul Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi, Çanakkale. ALTEKİN, Serap. http://www.dokudanismanlik.com/yaraticilik.htm DAVASLIGİL, Ümit. http://ustunveozel.sitemynet.com/yaraticilik.doc DURNA, Ufuk. (2002). Yenilik Yönetimi, Nobel Yayınevi, Ankara. DEMİRCİ, Cavide. http://www.epo.hacettepe.edu.tr/eleman/yayinlar/cyaraticilik.doc KANSU, Nuray. http://www.egitim.aku.edu.tr/nkansu3.htm ÖZTOPRAK, Menekşe. (2006). Sekreterlik Bilgisi, Seçkin Kitabevi, Ankara. TUTAR, Hasan. (2002). Yönetici Sekreterliği, Nobel Yayınevi, Ankara. TUTAR, Hasan ve ALTINÖZ, Mehmet (2002). Sekreterlik Bilgisi, Nobel Yayınevi, Ankara. YALÇIN, Nesrin. http://www.danismend.com/konular/insankaynaklari/ 21.YUZYILIN%20SEKRETER%20PROFILI.htm http://www.sizinweb.com/felsefe/sosyoloji/yaraticilik.html http://www.metalurji.org.tr/dergi/dergi129/d12 http://www.eylem.com/yarat/yaratmnu.htm 258 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara MUHASEBE BÜROLARINDA BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ KULLANIMININ MUHASEBE BÜRO FAALİYETLERİNE GETİRDİĞİ YENİLİKLER VE ÇANAKKALE ÖRNEĞİ Öğr.Gör. Turgut ERDİM (Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi) Öğr.Gör. Muhsin ASLAN (Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi) Öğr.Gör. Murat İLDİRİR (Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi) ÖZET Bilgi ve iletişim (bilişim) teknolojileri son 15 yılda büyük bir hızla gelişme göstermiştir. Bilişim teknolojilerinin işletmelerde yoğun olarak kullanılmaya başlaması ile birlikte, zamandan tasarruf sağlama, işlem maliyetlerinde azalma, işlemlerin hızlanması, bilgi depolama maliyetlerinin en aza indirilmesi ve doğru zamanda üretim yapılması, kayıt hatalarında azalma ve düzeltme kolaylıkları ve etkin denetim gibi pek çok fayda elde edilmeye başlanmıştır. Muhasebe, bu gelişime hızla uyum sağlamış ve bilgisayarın ilk olarak kullanıldığı alanlar arasında yerini almıştır. Bu durum, muhasebenin teorik yapısını değiştirmemiş; ancak, temel muhasebe basamaklarını oluşturan belgeleme, kaydetme ve raporlama süreçlerini köklü değişikliğe uğratmıştır. Önceleri sadece geçmiş olayları kaydeden bir "defter tutma sistemi" olan muhasebe, elektronik bilgi işlem teknolojisinin sağladığı imkanlarla, faaliyetlerin önceden planlanmasına ve sonuçların değerlenmesine yarayan önemli bir yönetim aracı haline gelmiştir. Muhasebede faaliyetlerinde bilgisayarlardan yararlanılması sonucu, geleneksel muhasebenin temel basamaklarını oluşturan belgeleme, kaydetme, defterlere nakil ve doğrulama gibi işlemlerin hepsi değişikliğe uğramıştır. Örneğin, ciltli defterler ve yorucu nakil işlemleri tarihe karışmış, hesapların yerini manyetik ortamlar almıştır. Ancak bu durum, sadece rutin ve toplu işlemlerin bilgisayara devredilmesi anlamına gelmemektedir. Muhasebe literatüründe ileriye dönük muhasebe, yönetim muhasebesi, sorumluluk muhasebesi olarak ele 259 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara alınan muhasebe anlayışı, muhasebeyi amaca uygun, zamanlı, doğru, anlamlı bilgi üreten bir bilgi sistemi olarak örgütlemek demektir. Bilgi teknolojileri, işletmeleri elektronik ticaret, kurumsal kaynak planlaması ve bilgi yönetimi gibi üç önemli alanda etkilemektedir. Günümüzde elektronik ticaret ve buna bağlı olarak işletme kayıtları elektronik ortamda tutulmakta ve saklanmaktadır. Elektronik ortamda tutulan bu kayıtlar ile mali tablolar eş zamanlı olarak hazırlanabilmektedir. Genelde küçük işletmeler muhasebe işlemlerinde teknoloji olarak; basit muhasebe yazılım programları kullanırken, orta ve büyük işletmeler ya kendi geliştirdikleri yazılım programını, ya da tüm muhasebe işlemlerini entegre eden kurumsal kaynak planlaması gibi yönetim bilgi sistemlerini kullanmaktadırlar. Yaşanan teknolojik gelişmelerden en fazla etkilenenlerin başında muhasebeciler gelmektedir. Bilgisayarların kullanımı muhasebenin belgeleme, kaydetme ve raporlama süreçlerini değiştirmiştir. Önceleri sadece geçmiş olayları kaydeden bir "defter tutma sistemi" olan muhasebe, bilgi teknolojileri yardımı ile planlama, değerleme ve analiz aracı haline gelmiştir. Bu gelişmelerle muhasebecilerin görev ve sorumlulukları değişmiştir. Günümüzde muhasebeci asıl işlevine dönmüş olup, işletmelere yorum ve analiz aşamasında hizmet sunmaktadır. Çünkü zaman alıcı ve rutin işlemlerin bilgisayara devredilmesiyle muhasebeciler, kağıt, defter ve uzun hesaplamalarla uğraşmaktan kurtulmuş ve “işletme sonuçlarını analiz ederek, verilecek stratejik kararlar için tepe yönetimine anlamlı raporlar sunmak” olan gerçek işlevine kavuşmuştur. Dolayısıyla, muhasebecilik "kayıt" işlevinden, "danışmanlık ve denetim" işlevine doğru yönelmiştir. Günümüzde muhasebeci ancak bilgisayarın sağlamış olduğu bu avantajları değerlendirdiği oranda işletmeye yarar sağlayacaktır. Günümüz muhasebe anlayışında, veri giriş ve veri kayıt işlemleri giderek önemini kaybetmekte ve muhasebe, artık bilgi teknolojisine dayalı yönetim bilgi sisteminin bir parçasına dönüşmektedir. Bu gelişmeler ışığında bilişim teknolojilerinin / kullanımının muhasebe büroları – müşteri, işletme (mükellef şirketler) – devlet arasında gerçekleşen işlemlere getirdiği yenilikler ve bu alanda yaşanan gelişmeler, konuyla ilgili olarak çeşitli kitaplar, tez çalışmaları ve makalelerden yararlanılarak incelenecektir. Çalışmanın uygulama aşamasında araştırma konusuna yönelik olarak; 5’li Likert ölçeğinden yararlanılarak, 260 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Çanakkale bölgesindeki TÜRMOB’a bağlı muhasebe bürolarında teknoloji kullanımının muhasebecilik işlemlerindeki etkileri üzerine anket çalışması yapılacaktır. Anahtar Kelimeler : Muhasebe Büroları, Bilişim Teknolojileri, Muhasebecilik Mesleği. 261 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara BÜTÜNSEL BEYİN MODELİNE GÖRE BÜRO YÖNETİMİ ÖĞRENCİLERİNİN ZİHİNSEL TERCİH PROFİLLERİNİ BELİRLEMEYE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA Yrd.Doç.Dr. Eriman TOPBAŞ (Gazi Üniversitesi) Özet Bu çalışmada, Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin Bütünsel Beyin Modeline göre zihinsel tercih profilleri belirlenmeye çalışılmıştır. Çalışmanın evren ve örneklemini 2006-2007 öğretim yılı Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencileri oluşturmaktadır. Araştırmanın verileri anket yoluyla toplanmış ve verilerin analizinde SPSS programından yararlanılmıştır. Araştırma sonucunda; Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin zihinsel tercihlerinin B çeyreğinde baskın olduğu, diğer çeyreklerde de tercihlerinin bulunduğu gözlenmiştir. En az tercihlerinin A çeyreğinde ortaya çıktığı anlaşılmıştır. Zihin tercihleri bakımından sınıflar arasında anlamlı fark görülmemiştir. Anahtar Kelimeler: Zihinsel Tercih, Büro Yönetimi, Bütünsel Beyin Abstract In this study, attempts have been made to determine, according to Hermann Brain Dominance Theory, the mental preference profiles of the students at the Department of Office Management Training, Educational Faculty of Commerce and Tourism, Gazi University. The population and sample of the study are composed of the students at the Department of Office Management Training in the 2006-2007 academic year. The data of the study have been collected by conducting a survey and using SPSS programme. In conclusion, it has been observed that their mental preferences are dominant in the quarter B, and that they also have preferences in the other quarters. It has been seen that the least of their preferences has appeared in the quarter A. No significant difference in point of mental preferences has been seen between the classes. Keywords: Mental Preference, Office Management, Hermann Brain Dominance Theory GİRİŞ Beyin kapasitemizi, zekâmızı, yaratıcılığımızı, hafızamızı, çalışma yöntemimizin hızını ve niteliğini geliştirmek üzere birçok araştırma gerçekleştirilmektedir. Beyin merkezli araştırmalar, özellikle tıbbi görüntüleme teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak, son 1520 yılda oldukça artmış bulunmaktadır. 262 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara İnsan beynini açıklamak üzere bazı modeller geliştirilmiştir. Ortaya konan modeller beynin bazı işlevlerine açıklık getirmelerine rağmen henüz beynin tamamını açıklayamamaktadırlar, fakat beyin hakkında kayda değer ipuçları sağlamaktadırlar. Beyni açıklamada yararlanılan modellerden yaygın olanları holografik beyin, ayrık beyin, üçlü beyin ve bütünsel beyin modelleri olarak sıralamak mümkündür. 1. Holografik Beyin Modeli “Holografik Beyin” modeli, Karl Pribram tarafından geliştirilmiştir. Bu modeli anlayabilmek için öncelikle hologram kavramının açıklığa kavuşturulması gerekmektedir. “Hologram, lazer ışınları yoluyla üç boyutlu görüntü elde etme tekniğidir. Fotoğraftan farklı olarak, “cisimlerin görüntüsünün değil, o görüntünün elde edilmesi için gerekli bilgilerin” kaydedildiği tekniktir” (Özden, 2003: 201). Üç boyutlu görüntü oluşturmak hologramın özelliklerinden sadece biridir. Asıl holografik beynin fikir kaynağını oluşturan ise hologramın diğer bir özelliğidir. Üzerine herhangi bir nesne kaydedilmiş bir holografik film parçası ne kadar küçük parçalara bölünürse bölünsün, en küçük parça dahi alınıp bir lazer ışınına tutulduğunda görüntü biraz fluğlaşmakla birlikte aynı görüntü elde edilebilmektedir. Pribram, hatıraların beynin belirli bir yerinde toplanmayıp beynin her tarafına dağılmış olmasını hologramın bu özelliği ile açıklamaktadır. Pribram’a göre, eğer bir holografik filmin her bir parçası, bütün bir imge yaratabilmek için gereken tüm bilgiyi kapsıyorsa, beynin her parçasının da yine aynı biçimde tüm bir hafızayı hatırlayabilmek için gerekli olan tüm enformasyonu içermesi mümkündür (Talbot, 2001: 36-39). Nöron ağları ile hologramların matematiksel olarak birbirinden ayrı şeyler olduğunu, beyinde hologramların gerektirdiği aygıt ya da süreçlerin bulunmadığını ve dolayısıyla da beynin hologramla açıklanamayacağını belirten Crick, görüşlerini şu şekilde ifade etmektedir: “Nöron ağları bir hologramın bazı niteliklerini taşımaktadır. Hologramda birden fazla görüntü üst üste saklanabilir ve herhangi bir parçasından görüntünün tamamı elde edilebilir, tam net olmasa da. Hologram küçük hatalara da dayanıklıdır. Beyin ile hologram arasındaki bu benzeşme her iki konuyu da fazla bilmeyen kişiler tarafından hararetle kucaklanmıştır, oysa bu iki nedenle hemen hemen kesin bir şekilde çıkmaz yola varacaktır. Ayrıntılı matematik çözümlemeler nöron ağları ile hologramların matematiksel olarak birbirinden ayrı şeyler olduğunu göstermiştir. Daha da önemlisi, nöron ağları hiç olmazsa gerçek nöronları andıran birimlerden kurulmuştur, oysa beyinde hologramların gerektirdiği aygıt ya da süreçlerden bir iz bile yoktur” (Crıck, 2000: 204-205). 2. Ayrık Beyin Modeli Beyin korteksine çıplak gözle bakıldığında derin bir yarıkla ortadan ikiye yarıldığı görülür. Bu iki yarıküre birbirlerinin ikizi gibidirler. Fakat yapılan otopsi incelemelerinde çoğunlukla sol yarımkürenin diğerinden daha büyük olduğu görülmüştür. İki yarımküre arasındaki iletişim bağlantısını “corpus callosum” adlı sinir demeti lifi sağlar. Yapılan araştırmalar sağ yarım kürenin vücudun sol tarafını, sol yarımkürenin de vücudun sağ tarafını kontrol ettiğini ortaya konmuştur. Günlük hayatımızda vücudumuzun solundan bahsettiğimizde aslında beynimizin sağ yarımküresine gönderme yapmış oluyoruz. Bu ayrım daha çok ağırlıklı olarak sağ ellerini kullanan bireyler için geçerlidir. Nüfusun %5’ini oluşturan solak insanların çoğunda ise bu yarıküre kullanımı zıt yönde gerçekleşmektedir. Ama çoğu solak insanın her iki elini de ustalıkla kullanması durumunda bu ayrım yeterli olamamaktadır (Ornsteın, 2001: 61-63). Sağ ve sol yarımkürelerin uzmanlaşması konusunda en önemli bilgiler Roger Sperry tarafından elde edilmiştir. Bu bilgilere Sperry epilepsi hastaları üzerinde yaptığı deneylerle ulaşmıştır. Normal bireylerde beyin ayrılmaz bir bütün olarak corpus callosum yardımıyla iletişim kurarak çalışır. Fakat epilepsi hastalarında bu bağ hastalığın tüm beyne yayılmasına 263 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara neden olabilmektedir. Bunu engellemek için nörologlar epilepsi hastalarının yarımkürelerini corpus callosum’a yaptıkları cerrahi bir müdahale ile ayırmışlardır. Böylece hastaların epilepsi nöbetlerinde azalmalar olmuştur. Bu azalma tedavinin yararları olduğunu göstermiştir. Ayrıca, ameliyat sonrası ayrık beyinli hastalar diğer tüm beyinli insanlar gibi hayatlarına devam etmişlerdir. Görünürde hastalarda ameliyat sonrası bir hasar ya da farklılık ortaya çıkmamıştır. Fakat iki yarımkürenin birbirinden ayrılmasıyla zihinsel işlevlerin nasıl etkilediğini göstermek üzere bazı özel testlerin geliştirilmesi gerekmiştir (Atkınson vd., 1995: 59). Roger Sperry’nin ayrık beyinli denekler üzerinde yaptığı araştırmalar beynin her iki yanında kendi dilini konuştuğunu göstermiştir (Geısselhart ve Zerbst, 2001: 28). Buna göre beynin sol yarısı dil, mantık ve akılcı düşüncenin yerleştiği alandır. Bu bölüm olmadan konuşamaz, okuyamaz ve yazamazdık. Bir çözümleme yapmak, ayrıntıları algılayabilmek, sonuçlar çıkarmak ya da nedenleri bulmak etkilerini gözlemleyebilmek sol yarının işlevidir. Sol yarı, sözcüklerle düşündüğü için, bütün soyutlamalar da bu bölümde olur. Geisselhart’ a göre bir elmayı, “elma” sözcüğünü bilmeden de gayet iyi gözümüzün önüne getirebiliriz. Ancak, “adalet”, “fantezi” ya da “milyon” gibi kavramlar ancak sözcüklerle tanımlanabilir. Sol yarının bir başka özelliği de, ancak kesin bir zaman sıralaması içinde, yani adım adım düşünebilmesidir. Sol bölüm, birkaç şeyi aynı anda algılayamaz ve bir bütüne yoğunlaşamaz, ancak ayrıntıları birbirine ekleyebilir. Sorun çözümünde bir matematik işleminde olduğu gibi, adım adım ilerler ve sonuca bu adımların toplamıyla ulaşır. Beynin sağ yarısı ise sözcüklerle değil de görüntülerle ve duyusal algılamalar ile düşünür. Daha çok koku, müzik ve görsel algılamalara tepki verir. Elma örneğini tekrar ele alınacak olursa, sağ bölümde “elma” sözcüğü yer almaz. Öncelikle elmanın görüntüsü, kokusu ve tadı yerleşmiştir. Bu elmayı “meyve” ya da “gıda” gibi bir üst kavramla birleştirmek, sağ bölüm için olanaksızdır. Çünkü soyutlamak ve bir üst mantıksal kavramla birleştirmek sol bölümün işidir. Sağ yarımkürenin yardımıyla yüzler tanınır, görsel etkiler işlenir, belli biçimler arasındaki benzerlik ve farklılıklar belirlenir. Ayrıca duyguların da yer aldığı sağ yarımküre duygusal davranışları da yönlendirir. Geisselhart ve Zerbst (2001: 29), bu bilgilerden insan yaratıcılığının ve fantezisinin de beynin sağ yarımküresine yerleştiği sonucunu çıkarırlar. Bir sanatçı eserini yaratırken büyük ölçüde beyninin sağ yarısını kullanır. Bir yazar bile beyninin sağ yarımküresini kullanmadan bir eser yaratamaz. Yazarın işi beynin sol yarısındaki sözcüklerdir, fakat dilin inceliklerini, yani görsel tanımlamaları, sembolleri, duyusal ayrıntıları ancak geniş bir fanteziye sahip sağ bölüm sayesinde yaratabilir. Sağ yarımkürenin uzaysal ve örüntüsel duyuları oldukça gelişmiştir. Geometrik ve perspektif çizimler oluşturmada sol yarımküreden üstündür (Atkınson vd., 1995: 63). Her ne kadar her yarıküre belli alanlarda uzmanlaşmış olsa bile nitelikli bir ürünün ortaya çıkmasında iki yarıkürenin uzmanlık alanlarına ihtiyaç duyulmaktadır. Zira beynin her hangi bir yerindeki hasar insanın yaşam kalitesini alt üst etmektedir. 3. Üçlü Beyin Modeli Bu model, Paul MacLean tarafından geliştirilmiştir. Kendisi bir arkeolog olan MacLean, beyni bir kazı alanı olarak ele almış ve beynin en alt kısmını “R kompleks (sürüngen beyin)”, orta kısmını “limbik sistem (organsal beyin)”, üst kısmını da “neokorteks (yeni kabuk)” olarak adlandırmıştır. Bu kısımların her birinin ayrı ayrı işlevleri olmasına rağmen her üç kısım da birbirleriyle sürekli etkileşim halinde çalışırlar. Ancak ortam özelliklerine göre, bu üç kısımdan birine ait davranışlar ağırlıklı olarak ortaya çıkabilir. Örneğin, yaşamsal tehdit algılamalarında “R kompleks”, duygusal tepkilerimizin kontrolü söz konusu olduğunda “limbik sistem” ve duyular aracılığı ile algıladıklarımızı birleştirip bir anlam yüklemek gerektiğinde “neokorteks” baskın duruma geçer. 264 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara “Üçlü Beyin Modeli” çerçevesinde beynimizi ve beynimizin şekillendirdiği davranışlarımızı anlamlandırabilmemiz için; “R kompleks”, “limbik sistem” ve “neokorteks” kavramlarının açıklığa kavuşturulması gerekmektedir. 3.1. R-Kompleksin Temel Görevi Nedir? Bu üçlü yapının en ilkeli R-Kompleksidir. Sürüngen beyin olarak adlandırılan Rkompleks, kertenkele ve sürüngen beyninin hemen tümünü oluşturmaktadır. Büyük oranda beyin sapını kapsayan R-Kompleks, fiziksel olarak yaşamı devam ettirme ve bedenin bütünlüğünü koruma işlevine sahiptir. Beyindeki sindirim, üreme, dolaşım, solunum ve gerilim yaratan durumlarla başa çıkabilmek için savaşmayı ya da kaçmayı seçme merkezlerinin hepsi öncelikli olarak R-Komplekste bulunmaktadır. Sürüngen beyin temelde fiziksel olarak yaşamın sürdürülmesiyle görevli olup yönettiği davranışlarda hayvanların yaşamlarını sürdürme davranışlarıyla yakın benzerlikler göstermektedir. Bireysel hakimiyet alanı belirlemede, üremede ve toplumsal hakimiyet kurmada önemli roller oynamaktadır. R-Kompleks davranışlarının belirleyici özellikleri otomatik olmaları, gelenekselleşmiş davranışlara sahip olmaları ve değişime karşı çok dirençli olmalarıdır. MacLean’ı insan ve hayvan dünyaları arasında benzerlik kurma çalışmasına sevk eden temel nedenlerin başında R-Kompleks davranışların olduğu söylenebilir. MacLean, insanların zekalarına ve kültürel olarak belirlenmiş davranışlarına rağmen hayvanların yaptığı sıradan şeyleri yapmaya devam etme nedenini açıklamak amacıyla, kertenkeleler arasındaki toplumsal hiyerarşiyi mercek altına almış ve onlarda barış, savaşma, yeni gelene karşı tavır alma gibi davranışlar belirlemiştir. Kertenkelelerle ilgili bulgulardan hareket eden MacLean, insanoğlunda tanımlanabilir kategoride sürüngen davranışlar bulunduğunu iddia etmektedir. Bu sürüngen davranışlar; alan savunması, giyinip kuşanma ve törensel gösteriş, yuva kurma davranışları, toplumsal hiyerarşinin korunması, eş seçme geleneği, sürü davranışı, eş uygulamalı davranışlar, saplantısal davranışlar ve yeniden canlandırma davranışları, dönencel davranışlar ve aldatıcı davranışlar olarak sıralanabilir (Caıne, 2002: 58-60). R-Kompleksin temel işlevi canlıyı yarına taşımaktır. Yani organizmanın varlığını sürdürmesine yardımcı olmaktır. Eğer beyin gelişmeyip bu haliyle kalmış olsaydı, insanın daha üst düzey davranışları üretmesi mümkün olmayabilirdi. Bu modele göre, beynin gelişimi limbik sisteme doğru olmuş ve böylece ilk insani davranışlar ortaya çıkmaya başlamıştır. 3.2. Limbik Sistemin Temel Görevi Limbik sistem beyin sapını çevreleyen kısımdır. Limbik “yaka” ya da “sınır” anlamına gelen Latince “limbus” kelimesinden üretilmiştir. Beyin sapını yarım bir çember şeklinde çevreleyip sınırlarını belirlediği için limbik sistem adı verilmiştir. Limbik sistem duyguları kontrol eder. Midemiz kazındığında, öfkelendiğimizde, aşık olduğumuzda ya da kederlendiğimizde limbik sistem devrededir. Limbik sistem açlığı, susuzluğu, cinsel arzuları ve diğer zevkleri düzenler (Atkınson vd., 1995: 53; Özden, 2003: 44). Limbik sistem, Isaacson (1982)'un "kendi kendinin bilincine varma, özellikle de bedenin içsel durumunun farkında olmaya ve hissettiklerimize karşı doğanın tecrübesel ilk adımı" olarak adlandırdığı anlamda, "insani" sistemlerin ilkidir. Bazı düşüncelere göre özgeci (alturistic) davranışların başlangıç merkezi limbik sistemdedir (Sagan,1977). Çünkü limbik sistem içsel ve dışsal yaşantımızdan elde edilen mesajları birleştirme yeteneğine sahip olup RKompleksi ve onun ritüelleşmiş davranışları sergileme tercihini, alışılmış karşılık verme biçimini engelleme görevini yerine getirir. Limbik sistem, bu anlamda bize kendi kalıtımsal (atalardan kalma) cevaplarımızı yeniden kodlama şansını verir (Caıne, 2002: 61). 265 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Limbik sistemle birlikte beyin daha karmaşık bir yapıya geçiyor ve bir anlamda RKompleks davranışlar dengelenebiliyor. Bu model bağlamında limbik sistemle birlikte, insan yükümlülüğü ortaya çıkmaya başlamıştır. Modele göre sürecin neokorteksle birlikte tamamlandığı söylenebilir. 3.3. Neokorteksin Temel Görevi Neomammalian beyin (yeni memeli beyin) olarak da adlandırılan neokorteks, insan beyninin 5/6'sını kapsar. Beynin dış kısmını oluşturan neokorteks yaklaşık buruşturulmuş bir gazete sayfası ebatları ve görüntüsündedir (Caıne, 2002: 61). Korteks iki yarımküreye ve dört loba ayrılır: Alın lobu (frontal), çeper lobu (parietal), art kafa lobu (occipital) ve şakak lobu (temporal). Alın lobu, çeper lobundan tepeden, kulakların her iki yanına uzanan merkezi bir yarık ile ayrılır. Çeper lobu ile art kafa lobu arasındaki bölme daha az belirgindir. Çeper lobu beynin üzerinde merkezi yarığın arkasındadır, art kafa lobu ise beynin arkasındadır. Şakak lobu beynin yanında, yana ait bir yarık ile ayrılır. İşlevsel olarak yeni korteks; duyusal, motor ve birleştirme bölgeleri halinde dörde ayrılarak incelenir (Arkonaç, 1998: 41). Neokorteks, beynin insanı diğer canlılardan ayıran, onu yaratılmışların en üstünü yapan kısmıdır. Düşüncenin merkezidir. Duyular aracılığı ile algıladıklarımızı bir araya getirip “anlam” ürettiğimiz merkezdir (Sönmez, 1998: 45). MacLean tarafından geliştirilen “Üçlü Beyin Modeli” çerçevesinde bakıldığında, insan davranışlarının birbirleriyle ilişkili bir biçimde çalışan üç parçalı beyin tarafından üretildiği gözlenmektedir. Sürüngenlerinkiyle benzerlik gösteren davranışlarımız “R-Kompleks”in, diğer memelilerinkiyle benzerlik gösteren davranışlarımız “limbik sistem”in ve insani davranışlarımız ise “neokorteks”in ürünleri olarak ortaya çıkmaktadır. 4. Bütünsel Beyin Modeli Ned Hermann kendi deneyimleri ile MacLean’in üçlü beyin sistemini ve Rogerr Sperry’nin ayrık beyin çalışmalarını birleştirerek, bütünsel düşünen beyni temsil eden dört çeyrekli modeli oluşturmuştur. Bu dört çeyrekli bütünsel beyin modeli, beynin çalışmasını düzenleyen bir ilke görevini görür. Metaforik olarak serabral korteksin (üst beyin) iki bölümünü temsil eden dört düşünme biçimi (Sperry) ve limbik sistemin iki bölümü (MacLean), Hermann’ın bütünsel beyin modelinin temellerini oluşturur (Hermann, 2003: 2628). Şekil 1’de görüldüğü gibi “bütünsel beyin modeli” A, B, C ve D çeyrekleri olarak isimlendirilmekte ve her çeyreğin belli özellikleri bulunmaktadır. 266 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara A ÜST SOL B ALT SOL Analiz eder Ölçer Mantıklıdır Eleştiricidir Gerçekçidir Sayıları sever Parasal konuları bilir Aletlerin çalışmasını bilir Önleyici tedbirler alır Prosedürleri oluşturur Olayları anlar Güvenilirdir Organize eder Düzenlidir İşi zamanında bitirir Plan yapar Sonuç çıkarır Hayal eder Tahminde bulunur Risk alır Acelecidir Kuralları çiğner Sürprizleri sever Meraklıdır, serbestliği sever D ÜST SAĞ Başkalarına karşı duyarlıdır Öğretmeyi sever Çok dokunur Destekleyicidir Anlamlıdır C Duygusaldır Çok konuşur ALT SAĞ Hisseder Şekil 1: Dört çeyrekli beyin modeli Kaynak: Hermann (2003:264). İş Yaşamında Bütünsel Beyin. 4.1. A Çeyreğinin Temel Özellikleri A çeyreği; olgusal, analitik, kantitatif, teknik, mantıksal, akılcı ve eleştirel düşünceyi temsil eder. Bu çeyrek; veri analizi, risk tayini, istatistik, bütçeleme, teknik donanım, analitik problem çözme, mantık ve muhakeme gibi zihinsel işlevlerle ilgilidir. A çeyreği baskın olan kişiler materyalist, akademik ve otoriter özellikler gösterebilirler. Bazı durumlarda çıkarcı ve ne pahasına olursa olsun başarıya önem veren bir yapıda olabilirler. Karar verirken duygularından çok mantıklarını kullanırlar. Aritmetik, cebir, hesap, muhasebe, bilim ve teknoloji gibi konuları tercih ederler. Avukatlar, mühendisler, bilgisayar uzmanları, analizciler, teknisyenler, bankerler ve doktorlar genelde A çeyreği baskın olan meslek sahipleri arasında yer alırlar (Hermann, 2003: 38-40). A çeyreği ile ilgili yeterliklerini geliştirmek isteyen kişiler; işinin gelecekteki durumuyla ilgili tahminde bulunma, sık kullanılan bir aletin çalışma sistemini öğrenme, bir problemi temel nedenlerini belirleyerek analiz etme, emeklilik hayallerini sayısal formüllere dönüştürme, mantık oyunlarıyla ilgilenme gibi etkinlikleri yapabilirler (Hermann, 2003: 52). 4.2. B Çeyreğinin Temel Özellikleri B çeyreği çok ayrıntılı, yapılanmış ve katı, belirsiz anlamların yada karışıklığın olmadığı pratik bir stildir. İşler prosedüre göre zamanında yapılır ve size verildiği gibi teslim edilir. Temizlik ve protokol önemlidir ve zaman para demektir. Ortalama bir B çeyreği yöneticisi, çok düzenli bir ofise ve doğru dokümantasyona sahip olmaya özen gösterir (Hermann, 2003: 38). B çeyreği baskın olan kişiler günlük yaşamlarında önleyici tedbirler alırlar, prosedürleri oluştururlar, olayları anlarlar, güvenilirdirler, organize ederler, düzenlidirler, zamana uyar ve plan yaparlar. Planlamacılar, bürokratlar, idareciler, muhasebeciler B çeyreği baskın olan meslek sahipleri arasında yer alırlar (Hermann, 2003: 34). 267 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara B çeyreği ile ilgili yeterliklerini geliştirmek isteyen kişiler; bir model oyuncağı, talimatlarıyla toplama, kişisel bütçe geliştirme, kişisel özellik listesi yapma, adımlarını ve kalp atışlarını izleyerek yavaş yavaş koşma, CD, video veya teyp kasetlerini gruplarına göre sırayla düzenleme, aile soyağacı hazırlama, dans etme, banka hesabında hata bulma, ev ve bahçe aletlerini düzenleme, gün boyunca dakik olma, resim albümü düzenleme gibi etkinlikleri yapabilirler (Hermann, 2003: 52). 4.3. C Çeyreğinin Temel Özellikleri C çeyreği baskın olan kişi; katılımcıdır, takım çalışmasına önem verir, insanı en önemli kaynak olarak görür, “önce insan” düşüncesiyle hareket eder ve kapısı her zaman açıktır. C çeyreği baskın olan kişiler; başkalarına karşı duyarlı olurlar, öğretmeyi severler, dokunmaktan hoşlanırlar, konuşmaktan ve başkalarını desteklemekten zevk alırlar. Dolayısıyla öğretmenlik, sekreterlik, danışmanlık, pazarlamacılık, sosyal işçilik gibi iletişim ağırlıklı meslekleri tercih ederler (Hermann, 2003: 38-45). C çeyreği ile ilgili yeterliklerini geliştirmek isteyen kişiler; çocuklarla onların istedikleri şekilde oynama, ayakları kaldırmadan dans etme, her sabah, her öğleden sonra ve her akşam 10 dakika duygu molası verme, bir çam kozalağını veya herhangi doğal bir şeyi sevme, sevdiği bir müziği duymak istediği şekilde söyleme, utanç ya da suçluluk duymadan gözyaşının akmasına izin verme, ruhani durumunu dinsel olmayan bir yolla tecrübe etme, çocukların öğretecekleri bir şey keşfetme ve onlara teşekkür etme yolunu bulma gibi etkinlikleri yapabilirler (Hermann, 2003: 52). 4.4. D Çeyreğinin Temel Özellikleri D çeyreği baskın olan bir insan; sanat, geometri, tasarım, şiir ve mimariye ilgi gösterir. Girişimciler, kaşifler, sanatçılar ve oyun yazarları bu gruba girer. Araştırma geliştirme etkinlikleriyle ilgilenen tıp, fizik ve mühendislik alanlarındaki bilim adamları da bu gruba girer. Bu gruptaki insanlar “beyin jimnastiği yapma”, “bütünü görme”, “en son teknoloji” ve “icat” gibi kavramları çok sık kullanırlar. Çevrelerinde “ayakları yere basmayan”, “hayalperest” ve “disipline olmayan tipler” olarak görülürler. D çeyreği ile ilgili yeterliklerini geliştirmek isteyen kişiler; uçuyormuş gibi uçurtma uçurma, bir gurme tabağı icat ederek bunu daha sonra yapma, balçıkla oynama ve bunun gerçek anlamını keşfetme, yatağa girmeden önce beynin rahatlama durumunda 15 dakika durma, suçluluk hissetmeden hiçbir yere gitmeme, yavaş yavaş değil hızla koşma, maliyetini düşünmeden 500 tane fotoğraf çektirme, kişisel bir logo veya lakap bulma, kendi tarzıyla dans etme, kendine hayal kurma izni verme, kendini 2020 yılında hayal etme (Hermann, 2003: 52) gibi etkinliklerde bulunabilirler. Hermann, iş dünyasında yaptığı araştırmalar sonucunda her çeyreğin farklı alanlarda sergiledikleri belirli davranışları belirlemiştir. Yönetim tarzları açısından çeyrekleri incelediğinde A çeyreğinin tipik olarak otoriter, emredici ve tüm işlere yönelik bir yönetim tarzı sergilediğini belirlemiştir. B çeyreği, genellikle geleneklere bağlı, tutucu ve riskten kaçar niteliktedir. C çeyreğine yönelik yönetim tarzı cana yakın etkileşimli ve sezgiseldir. D çeyreğine yönelik yönetim tarzı ise bütüne önem veren, risk alabilen, maceracı ve girişimci ruhludur (Hermann, 2003: 134-135). Yaratıcılık açısından bütünsel beyne bakıldığında A çeyreği problem arayıcı, B çeyreği uygulayıcı, C için düşünce-fikir kişiliği ve D çeyreği için fikir arayıcı kişilikler ortaya konulmuştur (Hermann, 2003: 263). Hermann, 120 soruluk bir test yardımıyla her çeyrek için daha kesin işlevler belirler (Hermann, 2003: 371-374). Bu sayede, her bireyin baskın beyin profilini ve dolayısıyla dünyayı ve diğer bireyleri algılama, belli bir işi yapma tarzını belirlemek belli ölçüde mümkün hale gelmiştir. 268 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tüm tercihleri tek bir çeyrekte toplanan bireyler çok nadirdir. Toplam nüfusun yalnızca %5’lik kısmında tek çeyrek baskınlığı gözlenmektedir. Bir çeyrekte baskın olup da ikinci bir çeyrekte de tercihleri olan bireylerin oranının %58, bir çeyrekte baskın ve diğer iki çeyrekte de tercihleri olanların oranı %34, tüm çeyreklerde baskın olanlar, bütünsel beyinlilerin oranı ise sadece %3 civarındadır (Gagnon ve Bourque, 2005: 7-8). 5. Araştırmanın Amacı Bu çalışmada, “Bütünsel Beyin Modeline Göre Büro Yönetimi Öğrencilerinin Zihinsel Tercih Profilleri” tespit edilmeye çalışılmaktadır. Bu bağlamda aşağıdaki sorulara cevap aranmaktadır. 1. Bütünsel Beyin Modeline Göre Büro Yönetimi öğrencilerinin zihinsel tercihleri hangi çeyrekte/çeyreklerde ortaya çıkmaktadır? 2. Zihinsel tercihleri bakımından sınıflar arasında anlamlı bir fark var mıdır? 6. Araştırmanın Önemi Bireyin baskın beyin tercihini bilmek, onunla ilgili kararlar almada yardımcı olabilir. Kendi baskın beyin tercihini ve diğerlerinkini bilen bireyler, bir ekip içinde önemli bir konuma gelebilirler. Farklı beyin özelliklerine sahip bireylerden oluşan ekiplerle daha iyi neticeler alınabilir. Zira baskın beyin özellikleri dikkate alınarak oluşturulan ekipte yer alan bireyler birbirlerinin eksik yanlarını tamamlayabilir ve dolayısıyla ekibin bütünsel beyinle düşünmesi sağlanabilir. Muhatabımızın beyinsel özelliklerini bilmek onunla daha etkin iletişim kurmamıza da yardımcı olabilir. Onu belli bir konuda ikna etmek daha da kolaylaşabilir. Örneğin muhatabımız öğrenciyse onun daha iyi öğrenmesine katkı sağlamak kolaylaşacaktır. Ya da bir teknisyen veya bir mühendisle muhatap olduğumuzda, rakamlar ve bilimsel verileri kullanmaya öncelik verirken, sanatçı veya bir öğretmeni ikna etmek istediğimizde yöntemimizin yenilikçi boyutunu ön plana çıkartabiliriz. 7. Araştırmanın Varsayımları Öğrenciler, ankette yer alan ifadelerden kendilerine en uygun olanları işaretlemişlerdir. Araştırmanın örneklemi evreni temsil edebilecek niteliktedir. 8. Araştırmanın Sınırlılıkları Bu araştırma; evren ve örneklem boyutuyla 2006-2007 öğretim yılında Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölümünde okuyan öğrenciler, veri toplama aracı boyutuyla dört çeyreğin özelliklerini içeren 32 ifadelik anket ile sınırlıdır. Ayrıca dönen anketler arasında erkek öğrenciler tarafından doldurulan anket sayısı düşük düzeyde olduğundan, zihin tercihleri bakımından cinsiyetler arası farkın olup olmadığına bakılamamıştır. 9. ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ Araştırma, 2006-2007 öğretim yılında Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölümünde okuyan öğrencilerin zihinsel tercih profillerini belirlemeye yönelik olması dolayısıyla betimsel araştırma modeli çerçevesinde gerçekleştirilmiştir. 9.1. Araştırmanın Evren ve Örneklemi 269 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Araştırmanın evrenini 2006-2007 öğretim yılında Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölümünde okuyan 300 öğrenci ve örneklemini ise 188 öğrenci oluşturmaktadır. 9.2. Araştırma Verilerinin Toplanması Araştırmanın kavramsal boyutuyla ilgili veriler ilgili literatürün taranmasıyla, deneklerle ilgili veriler ise anket yoluyla elde edilmiştir. Deneklere dört anketör aracılıyla ulaştırılan anket toplam 32 ifadeden meydana gelmektedir. Ankette yer alan ifadeler bütünsel beyin modelini geliştiren Hermann’ın (2003;264) kitabından alınmıştır. Anketin güvenirlik katsayısı Alpha = 0,7359 olarak hesaplanmıştır. Deneklere 200 anket formu gönderilmiş ve geriye 188 anket formu dönmüştür. Bunlardan 48’i (%25,5) 1. sınıflara, 45’i (%23,9) 2. sınıflara, 44’ü (%23,4) 3. sınıflara ve 51’i (% 27,1) 4. sınıflara aittir. 9.3. Verilerin Analizi Araştırma verileri SPSS istatistik programı yardımıyla analiz edilmiştir. Birinci alt problemle ilgili verilerin analizinde yüzde, aritmetik ortalama ve standart sapma hesaplamalarından; ikinci alt problemle ilgili verilerin analizinde, sınıflar arasında fark olup olmadığını test etmek için ANOVA ve farkın hangi sınıflar arasında olduğunu test etmek için de Tukey HSD hesaplamalarından yararlanılmıştır. 10. BULGULAR VE YORUMLAR 10. 1. Birinci Alt Problemle İlgili Bulgular ve Yorumlar ( Alt problem: Bütünsel Beyin Modeline Göre Büro Yönetimi öğrencilerinin zihinsel tercihleri hangi çeyrekte/çeyreklerde ortaya çıkmaktadır?) 10. 1.1. A Çeyreğine Göre Öğrencilerin Zihinsel Tercih Durumları Tablo 1’de görüldüğü gibi, öğrenciler A çeyreği kapsamında yer alan sekiz ifadeden üçünde (Mantıklıdır, Eleştiricidir, Gerçekçidir) %50 üzerinde tercihte bulunmuşlardır. Diğerlerinde, “Analiz eder” kavramı sayılmazsa, %50’ye yakın tercih alan ifade bulunmamaktadır. Bu durumda, bütünsel beyin modeline göre Büro Yönetimi öğrencilerinin zihinsel tercihlerinin A Çeyreğinde ortaya çıkmadığı gözlenmektedir. Tablo 1. Öğrencilerin A Çeyreğine göre zihinsel tercih durumları Evet İfadeler Analiz eder Ölçer Mantıklıdır Eleştiricidir Gerçekçidir Sayıları sever Parasal konuları bilir Aletlerin çalışmasını bilir f 81 53 112 95 126 37 68 54 % 43,1 28,2 59,6 50,5 67,0 19,7 36,2 28,7 Hayır f % 107 56,9 135 71,8 76 40,4 93 49,5 62 33,0 151 80,3 120 63,8 134 71,3 TOPLAM N % 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 10. 1.2. B Çeyreğine Göre Öğrencilerin Zihinsel Tercih Durumları Tablo 2’de görüldüğü gibi, öğrenciler B çeyreği kapsamında yer alan sekiz ifadeden ikisinde (Prosedürler oluşturur, Organize eder ) %50’nin altında tercihte bulunmuşlardır. Diğerlerinde, %50’nin üzerinde tercih yapmışlardır. Bu durumdan hareketle, bütünsel beyin 270 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara modeline göre Büro Yönetimi öğrencilerinin zihinsel tercihlerinin B Çeyreğinde ortaya çıktığı söylenebilir. Tablo 2. Öğrencilerin B Çeyreğine göre zihinsel tercih durumları Evet İfadeler Önleyici tedbirler alır Prosedürler oluşturur Olayları anlar Güvenilirdir Organize eder Düzenlidir Zamana uyar Plan yapar f 101 27 110 137 92 112 95 102 % 53,7 14,4 58,5 72,9 48,9 59,6 50,5 54,3 Hayır f % 87 46,3 161 85,6 78 41,5 51 27,1 96 51,1 76 40,4 93 49,5 86 45,7 TOPLAM N % 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 10.1.3. C Çeyreğine Göre Öğrencilerin Zihinsel Tercih Durumları Tablo 3’de görüldüğü gibi, öğrenciler C çeyreği kapsamında yer alan sekiz ifadeden üçünde (Çok dokunur, Anlamlıdır, Çok konuşur ) %50’nin altında tercihte bulunmuşlardır. Diğerlerinde, %50’nin üzerinde tercih yapmışlardır. Bu durumdan hareketle, bütünsel beyin modeline göre Büro Yönetimi öğrencilerin C Çeyreğinde de zihinsel tercihlerinin olduğu söylenebilir. Tablo 3. Öğrencilerin C Çeyreğine göre zihinsel tercih durumları Evet İfadeler Başkalarına karşı duyarlıdır Öğretmeyi sever Çok dokunur Destekleyicidir Anlamlıdır Duygusaldır Çok konuşur Hisseder f 141 113 27 95 82 109 76 104 % 75,0 60,1 14,4 50,5 43,6 58,0 40,4 55,3 Hayır f % 46 24,5 75 39,9 161 85,6 93 49,5 106 56,4 79 42,0 112 59,6 84 44,7 TOPLAM N % 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 10.1.4. D Çeyreğine Göre Öğrencilerin Zihinsel Tercih Durumları Tablo 4’de görüldüğü gibi, öğrenciler D çeyreği kapsamında yer alan sekiz ifadeden üçünde (Risk alır, Acelecidir, Kuralları çiğner ) %50’nin altında tercihte bulunmuşlardır. Diğerlerinde, %50’nin üzerinde tercih yapmışlardır. Bu durumdan hareketle, bütünsel beyin modeline göre Büro Yönetimi öğrencilerin D Çeyreğinde de zihinsel tercihlerinin olduğu söylenebilir. Tablo 4. Öğrencilerin D Çeyreğine göre zihinsel tercih durumları Evet İfadeler Sonuç çıkarır Hayal eder Tahminde bulunur Risk alır Acelecidir f 99 97 125 74 81 % 52,7 51,6 66,5 39,4 43,1 271 Hayır f % 89 47,3 91 48,4 63 33,5 114 60,6 107 56,9 TOPLAM N % 188 100 188 100 188 100 188 100 188 100 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Kuralları çiğner Sürprizleri sever Meraklı, serbestliği sever 26 100 121 13,8 53,2 64,4 162 88 66 86,2 46,8 35,1 188 188 188 100 100 100 10.1.5. Sınıfların Tüm Çeyreklere Göre Zihinsel Tercih Dağılımları Sınıfların tüm çeyrekler (A, B, C, D) bağlamında zihinsel tercih durumları incelendiğinde, Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin zihinsel tercihlerinin B çeyreğinde baskın, fakat diğer çeyreklerde de zihinsel tercihlerinin olduğu gözlenmektedir (Tablo 5). Ancak A çeyreğindeki tercih düzeyinin C ve D çeyreğine göre daha az olduğu görülmektedir. B ve C çeyreklerindeki zihinsel tercih düzeylerinin bir birlerine yakın oldukları dikkat çekmektedir. Tablo 5. Sınıfların Çeyreklere Göre Zihinsel Tercih Dağılımları Çeyrekler A B C D Sınıflar 1 2 3 4 Toplam 1 2 3 4 Toplam 1 2 3 4 Toplam 1 2 3 4 Toplam N 48 45 44 51 188 48 45 44 51 188 48 45 44 51 188 48 45 44 48 188 X 3,31 3,51 3,18 3,51 3,38 3,81 4,31 4,00 4,37 4,13 3,42 3,82 4,36 4,28 3,97 3,70 4,09 3,91 3,70 3,86 S 1,926 1,890 1,821 1,994 1,902 2,180 2,304 2,069 2,039 2,143 1,773 1,886 1,557 1,830 1,796 1,587 1,807 1,507 1,587 1,637 10. 2. İkinci Alt Problemle İlgili Bulgular ve Yorumlar ( Alt problem: Zihinsel tercihleri bakımından sınıflar arasında anlamlı bir fark var mıdır?) Sınıflar arasında zihinsel tercih bakımından fark olup olmadığını görmek için ANOVA testi yapıldı. Test sonucuna göre C çeyreğinde fark olduğu (p=.036) gözlendi (Tablo 6). Bu farkın hangi sınıflar arasında olduğunu görmek üzere Tukey HSD testi yapıldığında, Tukey HSD testi sonuçlarına göre sınıflar arasında anlamlı bir fark olmadığı ortaya çıkmıştır. Bu durum, Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin sınıflar bağlamında zihinsel tercihlerinin benzer olduğunu göstermektedir. Bu benzerlik, öğrencilerin aynı tür eğitim programları uygulayan orta öğretim kurumlarından gelmiş olmalarıyla açıklanabilir. 272 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 6. Çeyreklere göre sınıflar arası farklar dağılımı (ANOVA) Çeyrekler A B C D F ,326 ,727 2,909 ,506 p ,806 ,537 ,036 ,679 SONUÇ VE ÖNERİLER 1. Sonuçlar Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin zihinsel tercihlerinin B çeyreğinde baskın olduğu, diğer çeyreklerde de zihinsel tercihlerinin bulunduğu gözlenmektedir. Bununla birlikte, B çeyreğindeki baskınlık düzeyi ortalaması %51 civarında bulunmaktadır. B ve C çeyreklerindeki zihinsel tercih düzeylerinin birbirlerine yakın oldukları dikkat çekmektedir. Bu durum, Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin zihinsel tercihlerinin beynin limbik sistem kısmında ortaya çıktığını göstermektedir. Öğrencilerin A çeyreğindeki tercih düzeylerinin C ve D çeyreğindeki tercih düzeylerine göre daha az olduğu görülmektedir. Sonuçlar, Hermann’ın (2003: 34, 38,52) tespitleriyle de örtüşmektedir. Zihinsel tercihler bakımından sınıflar arasında anlamlı bir farkın olmadığı görülmektedir. Bu durum, öğrencilerin aynı tür okullarda benzer programları izlemiş olmalarıyla açıklanabilir. Eğitimin temel amacı, aynı sınıftaki tüm öğrencilerin davranışlarını aynı istendik düzeye getirmektir. Bu nedenle aynı sınıfta okuyan öğrencilerin bilgi ve beceri bağlamında benzeşik olmaları beklenir. Ancak birbirinin devamı olan sınıflardaki öğrencilerin bölüm özellikleri bakımından benzeşik, fakat bilgi ve beceri düzeyleri bakımından farklılık göstermeleri beklenir. Bu bağlamda, Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin zihinsel tercihlerinin B çeyreğinde baskın olmasının beklentiyi karşıladığı, tercih düzeylerinin tüm sınıflarda birbirlerine yakın olmalarının beklentiyi karşılamadığı şeklinde yorumlanabilir. 2. Öneriler B ve C çeyreklerinde yer alan niteliklerin büro yöneticileri ve sekreterlerin zihinsel tercihlerini yansıttığı, fakat bu çalışmada, belirtilen çeyreklerdeki tercihlerin orta düzeylerde (B %51, C %49) ortaya çıktığı gözlenmektedir. Bu nedenle, öğretim programlarında belirtilen çeyrekleri güçlendirici etkinliklere yer verilmesi önerilebilir. Büro yöneticilerinin daha etkin hale gelmeleri ve büroların işletmelerin beyni durumuna gelmeleri için yalnızca iki çeyrekteki niteliklerin artırılması yeterli değildir, diğer çeyreklerin de dikkate alınması gerekir. Bu nedenle, öğretim programlarında diğer çeyrekleri geliştirmeye yönelik etkinliklere yer verilmesi önerilebilir. Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğretim programlarının, beyin temelli öğretim ilkeleri doğrultusunda yeniden yapılandırılması önerilebilir. 273 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAYNAKÇA ARKONAÇ, S. A. (1998). Psikoloji, Zihin Süreçleri Bilimi. Alfa Basım Yayım, İstanbul. ATKINSON, R. ve diğ. (1995). Psikolojiye Giriş I, (Çev.: ATALAY, Kemal – Mustafa, YAVUZ, Aysun), Sosyal Yayınları, İstanbul. CAINE, R. N. – G. (2002). Beyin Temelli Öğrenme. Çev. Editörü: Gülten Ülgen. Nobel Yayınları, Ankara CRICK, F. (2000). Şaşırtan Varsayım. İnsan Varlığının Temel Sorunlarına Yanıt Arayış. Çev.: Sabit Say. Tübitak Yayınları, Ankara. GAGNON, Jean-Guy ve BOURQUE, Marie. (2005). “Quelle est votre couleur ou l’approche des préférences cérébrales selon Ted Herrmann”, L’Heur Juste, Vol. 12, no 7 – 28 novembre. GEISSELHART, R. ve ZERBST, M. (2001). Bellek Geliştirme, Unutmayı Unutun. Çev.: M. N.Süleymangil. Evrim Yayınları, İstanbul. HERMANN, Ned (2003), İş Yaşamında Bütünsel Beyin. s.26-28. Çev.: Mehmet Öner. Hayat Yayınları, İstanbul. ÖZDEN, Yüksel. (2003). Öğrenme ve Öğretme. Pagem A Yayıncılık, Ankara. ORNSTEIN, R. (2001). Yeni Bir Psikoloji. Çev.: Erol Göka, Feray Işık. İnsan Yayınları, İstanbul. TALBOT, M. (2001). Holografik Evren. Çev.:Güray Tekçe. Ruh ve Madde Yayınları, İstanbul. SÖNMEZ, Veysel. (1998). Gelecekteki Olası Eğitim Sistemleri ve Bazı Araştırmalar. Anı Yayınları, Ankara. 274 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara SEKRETERLİK MESLEĞİNDE HİZMET İÇİ EĞİTİM İHTİYACI VE EĞİTİM PROGRAMI ÖNERİSİ Prof.Dr. Zehra MULUK (Başkent Üniversitesi) Doç.Dr. Ali HALICI (Başkent Üniversitesi) Burcu KORKUSUZ (Başkent Üniversitesi) ÖZET Sekreterlik mesleğinin rolü ve işlevleri gün geçtikçe değişim göstermektedir. Bu nedenle, klasik sekreterlik anlayışından profesyonel sekreterliğe geçişte eğitim önem taşımaktadır. Hizmet içi eğitim, iş yaşamında etkililiğin ve etkinliğin yükseltilmesi amacıyla, bireye gerekli mesleki teknik bilgilerin verilerek, mesleki becerilerin kazandırılmasına yönelik yapılan bir eğitimdir. Yapılan araştırmanın amacı; sekreterlik mesleğinde hizmet içi eğitim ihtiyacı alanlarının belirlenmesi ve bir eğitim programı önerisinin geliştirilmesidir. Bu kapsamda araştırma, Başkent Üniversitesi Bağlıca Kampusunda bulunan sekreterlik görevini üstlenmiş personeller üzerinde uygulanmıştır. Başkent Üniversitesi, TSE-EN-ISO 9001:2000 belgesi kapsamında, idari personele hizmet içi eğitim vermektedir. Araştırmada, eğitim ihtiyacı algılamalarını belirlemek üzere hazırlanan anket sekreterlere uygulanmıştır. Elde edilen bulgular yabancı dil, stres yönetimi, sorun saptama ve çözme yöntemleri konularının en çok istenilen eğitim konuları olduğunu ortaya koymaktadır. Anahtar Kelimeler: Sekreterlik, Hizmet İçi Eğitim, Toplam Kalite Yönetimi. GİRİŞ Sekreterlerin örgüt içindeki yeri, başarıları örgütü amaçlarına ulaştırma derecesi ile ölçülen yöneticilerin yanındadır. Örgütün etkililiği ve etkinliğini ya da kendi kişisel başarılarını düşünen yöneticiler, yoğun bir çalışma ortamı içinde bulunmaktadırlar. Bu yoğun çalışma ortamının yönetiminde ise, en önemli rolü sekreterler üstlenmektedir. Daha etkili ve başarılı olabilmek için yöneticilerin yardımcı personele duydukları ihtiyaç, sekreterlik hizmetlerini çağdaş yönetim teknikleri ve organizasyon kapsamına sokarak gelişmesini sağlamıştır. (Özcan, 1998). Sekreter, yönetimde yöneticinin en önemli desteklerinden biri olup, büro yeterliliklerinin üstünlüğüne sahip, doğrudan emir almadan, 275 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara sorumluluk alabilme yeteneğini gösteren, alınan karar ve sorumlulukları uygulayabilen, kendisine verilen yetki sınırları içerisinde kararlar verebilen, kendine güvenen, verimliliği ve etkinliği arttırmaya yönelik gerekli tedbirleri uygulayabilen, teknolojiyi takip eden, kurumun vizyonu olarak kabul edilen sekreterler yönetim kadrosu içerisinde yeri bulunan bir büro görevlisidir (Öztoprak, 2006:15). Sekreterlik mesleği, gelişen teknolojiyi ve piyasa koşullarını sürekli öğrenmeyi gerektiren bir meslek olduğu için açık uçlu bir meslek olarak kabul edilmektedir. Sekreterlik mesleğinin açık uçlu olmasının nedeni, bilgi ve iletişim teknolojisi alanındaki sürekli gelişmelerdir (Tutar, 2002:7). Bu nedenle, günümüz iş dünyasındaki gelişmeler ve teknolojik değişimler, sekreterlik mesleğinde profesyonelliğin gereğini artırmıştır. 1. SEKRETERLİK EĞİTİMİ 1.1. Sekreterlik Eğitiminin Önemi ve Boyutları Sekreterlik mesleğinin kapsamı mesleki eğitiminin önemini ortaya çıkarmaktadır. Çalışma hayatındaki gelişime hızlı ve kolay uyum sağlayabilmek ancak mesleki eğitimle mümkün olabilmektedir. Her meslekte olduğu gibi sekreterlik mesleğinde de eğitim alanlarla, almayanlar arasında çalışma yaşamlarında farklılıklar görülmektedir. Eğitimli sekreter; personelin ve yöneticinin verimli çalışmasına katkıda bulunmakta ve işyeri verimliliğinin artmasına katkı vermektedir. Eğitim almayan ya da yetersiz eğitim alanların, sektörde tercih edilmemelerine veya meslekleri dışındaki işlerde çalışmalarına neden olabildiği gibi, iş yerinin etkililiğini ve etkinliğini olumsuz etkilemektedir. Kendisinden beklenen sekreterlik hizmetlerini eksiksiz yerine getiren ve kendi yetki ve sorumluluk alanı içerisinde gerek iç gerekse dış müşteriye beklenen yardımı gösteren sekterler başarıya ulaşmaktadır (Bahşı, 2002). Sekreterlik hizmetlerine yönelik talebi karşılamaya yönelik farklı boyutlarda mesleki eğitimler söz konusudur. Meslekte, işbaşı eğitimi ve hizmet içi eğitimin yanısıra, halihazırda Sekreterlik Meslek Liseleri’nde, Meslek Yüksek Okulları’nda ve üniversite düzeyinde verilen eğitim ile nitelikli personel yetiştirilmektedir. Sekreterlik mesleğine ilişkin bilgi, beceri ve davranışlar yaygın ve örgün eğitim programları içerisinde kazandırılmaktadır. Ayrıca sekreterlik mesleği ile doğrudan ilgili eğitim kurslarının yaygınlaşması da (on parmak daktilo, bilgisayar, diksiyon, ön muhasebe vb.) vasıflı personel sayısını artırmıştır. İşverenlerin vasıflı personel talebindeki artış ve sekreterlerden gelen nitelikli sunumlar sonucu, sekreterlik mesleği toplumdaki imajını da her geçen gün olumlu yönde yenilemektedir. (Özcan, 1998). 276 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Bununla birlikte, sekreterlik mesleğine ilişkin kurulan çeşitli dernekler sekreterlerin dayanışmasını sağlaması yanında çeşitli seminer, konferans ve kurslar da düzenleyerek sekreterlik mesleğinin gelişmesine katkıda bulunmaktadır (Uygur ve Koç, 2003:20 ). Bu organizasyonların dışında birçok eğitim ve danışmanlık şirketleri, sekreter olmak isteyen adayların yanı sıra profesyonel sekreterlerin gelişiminin de sağlanması konusunda kurslar ve seminer programları düzenlemektedirler. Bu tür danışmanlık ve eğitim şirketleri günümüzde çok hızlı bir gelişim göstermiştir. 1.2. Hizmet İçi Eğitimin Anlamı ve Önemi Daha önce belirtildiği gibi, eğitim sadece örgün eğitim kurumlarında yapılan eğitim faaliyetleri ile sınırlı değildir. Gerek örgün eğitim kurumları öncesi, gerekse örgün eğitim kurumları sonrası değişik eğitim yöntemleriyle karşılaşılmaktadır. Bunlardan biri de hizmet içi eğitimdir. Can vd. göre; hizmet içi eğitim kişi ile kesin hukuki ilişkisinin kurulduğu tarihten, işten ayrıldığı tarihe kadar geçen süre içinde, işin gerektirdiği performans düzeyine ulaşması için gereken bilgi, beceri ve davranışların sistemli bir şekilde öğretilmesi sürecidir. Bu bağlamda, büro işlerinin hizmet kalitesinin artırılabilmesi, büro yönetimi ve sekreterlik eğitimi almadan esas mesleği dışında sekreterlik yapan büro çalışanlarının, yetenek ve becerilerini iş ortamında kullanabilmeleri, mevcut yetenek ve becerilerini geliştirebilmeleri örgütlerin hizmet içi eğitimleri ile gerçekleşebilmektedir (Gül, 2000:2). Bir başka yaklaşımda hizmet içi eğitim, “özel ve tüzel kişilere ait işyerlerinde, belirli bir maaş veya ücret karşılığında işe alınmış veya çalışmakta olan bireylere görevleri ile ilgili bilgi, beceri ve tutumları geliştirmek ve yeniliklere hazırlamak üzere yapılan bir eğitimdir. Bu eğitimin amacı; kamu ve özel sektörde çalışan personelin mesleki yaşamda meydana gelen değişiklikler ve yeni durumlara uyumlarını kolaylaştırmaktır” (Uşun, 2004:20) olarak tanımlanmaktadır. Sekreterlik mesleğinin rolü ve işlevleri gün geçtikçe değişim göstermekte ve klasik sekreterlik anlayışından profesyonel sekreterliğe geçişte, sekreterlik mesleğine destek olmak amacıyla kurumların hizmet içi eğitime verdikleri önem artmaktadır. Hizmet içi eğitim, mesleğe yeni başlayanlara işi tanıtma ve iş başında eğitim gibi hizmetlerin yanı sıra, çalışmakta olan personelin eğitim ihtiyacını kapatması, iş hayatında meydana gelen gelişmelere ve yeniliklere uyum sağlayabilmesi, teknolojiye otomasyonlarındaki becerisini arttırabilmesine olanak sağlamaktadır. 2. TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ 277 uyumu ile ofis VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 2.1. Kalite ve Kalite Güvencesi Kalite, bir mal veya hizmetin tüketicilerin istek ve ihtiyaçlarına göre karşılanabilmesi, sürekli olarak geliştirilmesi ve iyileştirilmesi için gerekli olan yönetim kalitesini, insan kalitesini, yapılan işin kalitesini, ürün ve hizmetin kalitesini kapsamaktadır (Kantarcı, 1994). Kalite, bir ürün ya da hizmet hakkında müşteri ya da kullanıcıların yargısı olup, beklentiler ve gereksinimlerin karşılanmasına olan inançların ölçüsüdür (Bozkur ve Odaman, 1996:4-5). Toplam kalite içerisinde kalite güvence sistemi önemli yer tutmaktadır. İşletmelere öncelikle kalite sistemini oluşturmalarını daha sonra toplam kaliteye geçmeleri önerilmektedir (Çetin, Akın ve Erol, 2001:364). Kalite güvencesi, Halis’e göre, “kalite için konulan standartlara uyum ve bir ürün ya da hizmetin kalite yönünden tüm beklentileri karşılamasını sağlayan planlı ve sistemli çabalardır” (Taner ve Kaya, 2005:355). Kalite güvencesi, bir ürün veya hizmetin kalite konusunda belirtilmiş gerekleri yerine getirmesinde yeterli güveni sağlamak için uygulanan, planlı ve sistematik etkinliklerin bütünüdür. Kalite güvencesi kalite kontrolü ile ilgili birimler dışında, bir mal veya hizmetin son kullanıcıya gidene kadar geçtiği süreçteki görevli bölümleri de kapsamakta ve müşterinin arzu ettiği mal veya hizmetin kendisine ulaşmasını garanti etmektedir (Çetin, Akın ve Erol, 2001:368). 2.2. Toplam Kalite Yönetimi Toplam kalite yönetimi Miyauchi’ye göre, “ bir kuruluş içerisinde kaliteyi odak alan, kurumun tüm üyelerinin katılımına dayanan, müşteri memnuniyeti yoluyla uzun vadeli başarıyı amaçlayan ve hem kurumun tüm üyelerine hem de topluma yarar sağlayan yönetim yaklaşımı” olarak tanımlanmaktadır (Yılmaz, 2004:204). Almeman’a göre, “TS-EN ISO: 9000:2000 Kalite Yönetim Sistemi çalışanların bilgi ve beceri ihtiyaçlarının karşılanarak müşteri tatmininin artırılması, kalite sisteminin etkililiğinin, sürekli iyileştirilmesinin teminini amaçlar. Bu amaç için; TS-EN-ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sisteminde etkililik ve etkililiğe bağlı verimlilik ön planda olup, faaliyet odaklı kapalı bir sistem yerine, süreç (proses) odaklı açık bir sistem yaklaşımı, vurgulanırken Süreç Yönetimi, Üst Yönetimin Rolü, Müşteri Odaklılık, Sürekli İyileştirme, Yeterlilik ve Hizmet İçi Eğitim, konuları başarılı uygulamalar için olamazsa olmazlar olarak tanımlanmaktadır” (Muluk ve Güray, 2005:2). Kalite yönetim sistemi, “hayatın gerçeklerini değiştirme” yapısının temelini oluşturur. Neyin, kim tarafından, ne zaman yapılacağını tanımlar ve çalışanların birtakım halinde faaliyet göstermesini sağlayacak strateji ve taktikleri içerir (Baş, 2002:26). 278 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 2.3. Toplam Kalite Yönetimi ve Hizmet İçi Eğitim Kişi, grup ve/veya örgütlerin performanslarını geliştirmeye yarayan planlı ve düzenli etkinliklere eğitim adı verilir. Eğitim için eğitimden çok, işletme amaçlarına ulaşmasını sağlayacak şekilde eğitim yapmak önemlidir (Çetin, Akın ve Erol, 2001:335). İşletme yönetimi, kaliteyi etkileyen işlerde çalışan bütün personelinin eğitim ihtiyacını belirlemeli, eğitimi gerçekleştirmek için prosedür hazırlayarak, çalışmalarını bu prosedür ışığında gerçekleştirmelidir. İşletmeye alınan her yeni personel için, kalite sisteminin işleyişi, yapacağı iş ile ilgili olarak teknik eğitimler ile ilgili tüm eğitimler verilmelidir (Bozkur ve Odaman, 1996:7). Baş’a göre, hizmet içi eğitim faaliyetleri; “oryantasyon eğitim, temel eğitim, geliştirme eğitimi, tamamlama eğitimi, yükselme eğitimi, özel alan eğitimi olarak sıralanabilir. TS-EN-ISO 9000:2000 Kalite Yönetim Sistemlerini standardını kuruluşları için güçlü bir kalite yönetim sisteminin temeli olarak gören organizasyonlar bu konuları sistemlerine dahil etmek zorundadırlar” (Muluk ve Güray, 2005:3). Hizmet içi eğitim hem örgüt açısından hem de personel açısından fayda sağlar. Personelin verimliliğini ve motivasyonunu arttırır, bunun yanında kendini geliştirme imkanı bularak, eksik ve kusurlarını gidermeye çalışır. Örgüt açısından faydası da, örgütün maliyetlerinin düşmesine neden olup, kazancını arttır, ayrıca üretimde hatalı ve fireli malların azalmasına neden olur (Gül, 2000:4). Toplam kalite yönetiminin başarısı için hizmet içi eğitim önemli bir etkendir. Bu nedenle eğitime en üst kademe yönetimden başlanmalıdır. Yöneticiler kalite yöntemleri hakkında eğitildikçe bu bilgiler onların kişisel geçmişlerini ve bilgilerini birleştirdiklerini göstermiştir. Yöneticilerde kapsamlı bir kalite bilinci geliştirmek, tüm organizasyonda kalite eğitimini iyi bir şekilde uygulamanın başlıca yöntemlerinden biridir. Bu nedenle hizmet içi eğitimlerde yönetimin sorumluluğu; hizmet içi eğitimleri belirlemek, doğru konuları programa almak ve işletme kültürüne uygun eğitimcileri bularak, eğitimin sonuçlarını izlemektir. Kurumlarda eğitimin etkili olabilmesi için öncelikle eğitimle çözülebilecek mevcut problemlerin ve gelecekte çıkabilecek sorunların teşhis edilebilmesine yönelik eğitim ihtiyacı belirlenmelidir. Buna göre her elemanın eğitim ihtiyacı teker teker ele alınarak eğitime tabi olacakların eğitilmeleri istedikleri konular da kendileri tarafından saptanmalıdır. Eğitim ihtiyacı saptandıktan sonra, kişisel performansın ve yapılacak eğitimin değerlendirilebileceği standartlar oluşturularak, çalışanların gereksinimlerine cevap verecek şekilde eğitim programları düzenlenmelidir (Çetin, Akın ve Erol, 2001:336-337). 3. ARAŞTIRMA METODOLOJİSİ 279 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 3.1. Araştırmanın Amacı ve Kapsamı Yapılan araştırmanın amacı; sekreterlik mesleğinde hizmet içi eğitim ihtiyacı alanlarının belirlenmesi ve bir eğitim programı önerisinin geliştirilmesidir. Bu kapsamda araştırma, Başkent Üniversitesi Bağlıca Kampusunda bulunan sekreterlik görevini üstlenmiş personeller üzerinde uygulanmıştır. Başkent Üniversitesi TSE-EN-ISO 9001:2000 belgeli bir kuruluştur. Bu belge gereği, idari personele hizmet içi eğitim verilmektedir. 3.2. Araştırmanın Alanı ve Yöntemi Araştırma, Başkent Üniversitesi Bağlıca Kampusunda sekreterlik hizmeti veren personel üzerinde yapılmıştır. Araştırma evrenini Bağlıca Kampusunda sekreterlik hizmeti veren personel oluşturmaktadır. Sekreterlik hizmeti veren personeli belirlemek için, Başkent Üniversitesi Personel Dairesi Başkanlığından sekreterlik hizmeti veren personel listesi temin edilmiştir. Bu kayıtlara göre sekreter olarak istihdam edilen personel sayısı 92’dir. Sekreterlerin eğitim ihtiyacı algılamalarını ölçmek üzere anket düzenlenmiş ve rektörlük onayı alınarak bu kişilerin çalıştıkları ofislere üst yazı yazılarak gönderilmiştir. Böylelikle anketlerin geçerliliği ve güvenilirliği arttırılmış ve geri dönüşüm oranı yükseltilmiştir. Bu çerçevede geri dönen anket sayısı 78’dir. Dönüş oranı %84,78’dir. Başkent Üniversitesi Bağlıca Kampusunda 2004 yılında anket yöntemi ile hizmet içi eğitim ihtiyacı belirlenmiş ve 2005–2006 yıllarında eğitim verildikten sonra eğitilenlerden görüşler alınarak raporlanmıştır. 2006 yılı bahar yarıyılında ise eğiticiler, yöneticiler ve eğitilenlerden seçilen odak grupları ile görüşmeler yapılarak hizmet içi eğitimin içeriği tespit edilmiştir. Elde edilen sonuçlar çerçevesinde araştırmada kullanılan anket geliştirilmiş ve 2007 yılında eğitim ihtiyacı algılamalarını belirlemek üzere sekreterlere uygulanmıştır. Elde edilen veriler SPSS ortamına girilerek değerlendirilmiştir. Değerlendirmelerde frekans, ortalama, standart sapma ve bağımlılık katsayısı (contingency coefficient) kullanılmıştır. 3.3. Araştırma Bulguları 3.3.1. Demografik Bulgular Ankete cevap veren sekreterlerin yaş ortalaması Üniversitesinde çalıştıkları ortalama süre ise, 6,97 ± 3,46’dır. 33,92 ± 6,96’dır. Başkent Sekreterlerin bulunduğu birimde çalıştığı ortalama süre 4,98 ± 3,33 olarak belirlenmiştir. Üniversitenin Bağlıca Kampusunda çalışan sekreterlerin sayı (%82,1) i kadın, sayı (%17,9) u erkektir. Kadınların yaş ortalaması 33,18 ± 6,30, erkeklerin yaş ortalaması 37,28 ± 8,95 dir. 280 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Eğitim ihtiyacı algılaması farklı olabileceği varsayımı ile sekreterler yönetici niteliği olan ve olmayanlar olarak sınıflandırılmıştır. Bu sınıflandırma dikkate alındığında yöneticilik görevi olmayan ve yönetici sekreterlerin eğitim durumları dağılımı Tablo1’de verilmiştir. Tablo 2. Bulunduğu Birimde Yaptığı Göreve Göre Eğitim Durumu Eğitim Durumu Pozisyon Toplam Mesleki Lise Önlisans Sekreter 21 Yönetici Sekreter Toplam 21 Önlisans Lisans Y. Lisans 12 8 21 - 62 1 - 13 2 16 13 8 34 2 78 3.3.2. Eğitim İhtiyacına İlişkin Bulgular Tablo 2’de sekreterlerin eğitim istedikleri konulara yönelik talepleri istek yüzdelerine göre sıralanarak verilmektedir. Tablo 2’den görüldüğü gibi, en yoğun talep edilen eğitim, İngilizce eğitimi (%62,8) olarak saptanmıştır. Daha sonra ise, stres yönetimi (%47,4) ile sorun çözme yöntemleri (%43,6) gelmektedir. Çalışanların isteklerindeki öncelik dikkate alındığında İngilizce eğitimi ile birlikte hangi konuların bir paket oluşturabileceği araştırılmıştır. Bu amaçla İngilizce eğitimi isteyenlerin diğer eğitimlere verdikleri öncelikler sıralanmıştır. Öncelikli 5 konu Tablo 3’de verilmektedir. Tablo 2. Eğitim Talebine Göre Konuların Sıralanması Eğitim Konuları Yüzde Eğitim Konuları Yüzde Yabancı dil 62,8 Kişisel-mesleki özellikler 17,9 Stres yönetimi 47,4 Telefonda konuşma 17,9 Sorun çözme yöntemleri 43,6 Kalite denetimi 16,7 İletişim ve beden dili 41 Kalite kontrol çemberi 16,7 Bilgisayar kullanımı 41 Personel Yönetmeliği 16,7 Personelin özlük hakları 38,5 Sekreterin özellikleri 16,7 İşyeri kanunlar yönetmelikler 34,6 Toplantı görevleri 15,4 Zaman yönetimi 30,8 Görgü kuralları 14,1 Kalite yönetim sistemi 29,5 Sekreterliğin önemi 14,1 Eğitim-Öğretim Yönetmeliği 29,5 Fiziksel görünümü 14,1 Liderlik ve yönetim kalitesi 29,5 Klavye eğitim (F) 12,8 281 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Yönetici-sekreter ilişkisi 29,5 Sekreterin önemi 12,8 Etkin internet kullanımı 26,9 Dış çevre ile ilişkiler 12,8 Dokümantasyon Eğitimi 25,6 Toplantı sonrası görevler 12,8 Donanım cihazları kullanımı 25,6 Seyahat program hazırlığı 11,5 Protokol kuralları ve sekreter 25,6 Dosya-belge hazırlanma 11,5 Takım çalışması 24,4 Toplum ile ilişkiler 10,3 Sekreterliğin görevleri 24,4 Konuklarla ilişkiler 10,3 Kurum içi-dışı hiyerarşi 23,1 Randevu ayarlanması 10,3 Yönetici ile ilişkiler 23,1 Bölüm tanıtımı Not tutma, tutanak hazırlama 23,1 Merkezlerin tanıtımı 7,7 Çalışanlar ile ilişkiler 21,8 Seyahat işlemleri 7,7 Öğrenci danışmanlık hizmeti 20,5 Seyahat süreci işlemleri 6,4 Üniversite şeması ve işleyişi 19,2 Avans-yolluk işlemleri 5,1 E-veri tabanları ve kullanımı 19,2 Dönüşü sonrası işlemler 5,1 Kurum iç kalite denetçiliği 17,9 Rezervasyon, bilet alma 3,8 Kurum kültürü 17,9 9 Ayrıca sekreterlere, “eğitim için seçenek ya da seçenekler işaretlemiş iseniz bu eğitimler hangi sıklıkla yapılmalıdır?” şeklinde soru yöneltilmiştir. Ankete katılanların %59’u bu konuda fikir beyan ederken %41’i bir görüş belirtmemiştir. Bu konuda fikir beyan edenlerin %41,3 ü eğitimlerin 6 ayda bir yapılmasının yararlı olacağını belirtirlerken %47,8’i yılda bir yapılmasını %10,9’u ise daha farklı görüşler belirtmişlerdir. Tablo 3. Y.Dil Eğitimin İsteyenlerin Diğer Eğitim Konularına Talepleri Eğitimin Konusu Yüzde Stres yönetim 57,1 Bilgisayar kullanımı 53,1 Sorun saptama ve çözme yöntemler 49 Personelin özlük hakları, sorumluluk 46,9 İletişim ve beden dili 44,9 3.3.3. Sekreterlerin Özellikleri ile İstenen Eğitim Arasındaki İlişkiler Araştırmada, sekreterlerin çeşitli özellikleri ile istenen eğitimler arasındaki ilişkiler tespit edilmişti. Böylelikle eğitim gruplarının oluşumunda dikkate alınacak unsurlar belirlenmiştir. Aşağıda sekreterlerin özellikler ile eğitim konuları arasında ilişkilerin önemli 282 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara olduğu eğitimler durumlar ve ilişki katsayıları verilmektedir. Diğer eğitimler ile özellikler arasında önemli ilişki bulunamamıştır (p>0,05). 1. Klavye eğitimi ile sekreterlerin çalıştığı yıl arasında bağımlılık katsayısı 0,27’dir (p=0,051). Buna göre, kurumda 10 yıldan daha fazla sürede çalışanlar klavye eğitimini daha fazla isterken (%40) 3 yıl ve daha az çalışanlar ile 4–10 yıl arasında çalışanlar bu eğitimi en az talep edenlerdir (%30). 2. Sekreterin temel özellikleri eğitimi ile çalıştığı yıl arasında bağımlılık katsayısı 0,27’dir (p=0,049). Kurumda 4–10 yıl süredir çalışanlar sekreterin temel özellikleri eğitimini daha fazla isterken (%53,8) 3 yıl ve daha az çalışanlar bu eğitimi en az talep edenler (%7,7) olarak belirlenmiştir. 3. Görgü ve davranış kuralları eğitimi ile eğitim durumu arasında bağımlılık katsayısı 0,22’dir (p=0,045). Kurumda lise ve önlisans mezun olanlar görgü ve davranış kuralları eğitimini daha fazla isterken (%81,8) lisans ve yüksek lisans mezunları bu eğitimi en az talep edenlerdir (%18,2). 4. Klavye Eğitimi (F) ile eğitim durumu arasında bağımlılık katsayısı 0,25’dir (p=0,021). Klavye eğitimini (F) isteyenler %80’i lisans ve yüksek lisans mezunudur. Eğitimi isteyenlerin %20 si lise, önlisans ile büro yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezunları olarak belirlenmiştir. 5. Sekreterin yaşamındaki önemi eğitimi ile eğitim durumu arasında bağımlılık katsayısı 0,27’dir (p=0,014). Sekreterin yaşamındaki önemi eğitimini daha fazla isteyenler, kurumda lise ve önlisans ile büro yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezun olanlardır (%90). Bu eğitimi isteyenlerin %10 u lisans ve yüksek lisans mezunlarıdır. 6. Sekreterin kişisel ve mesleksel özellikleri eğitimi ile eğitim durumu arasında bağımlılık katsayısı 0,23’dür (p=0,040). Kurumda sekreterin kişisel ve mesleksel özellikleri eğitimini lise ve önlisans ile büro yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezun olanlar daha fazla isterken (%78,6), bu eğitimi lisans ve yüksek lisans mezunları daha az talep etmektedirler (%21,4). 7. Sekreterin fiziksel görünümü eğitimi ile eğitim durumu arasında bağımlılık katsayısı 0,22’dir (p=0,045). Kurumda sekreterin fiziksel görünümü eğitimini lise ve önlisans ile büro yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezun olanlar daha fazla isterken (%81,8), bu eğitimi lisans ve yüksek lisans mezunları daha az talep edenler (%18,2) olarak belirlenmiştir. 8. Telefonla konuşma teknikleri ile eğitim durumu arasında bağımlılık katsayısı 0,232dür (p=0,040). Telefonla konuşma teknikleri eğitimini kurumda lise ve önlisans ile büro 283 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezun olanlar daha fazla isterken (%78,6), bu eğitimi lisans ve yüksek lisans mezunları en az talep edenler (%21,4) olarak belirlenmiştir. 9. Randevuların ayarlanması eğitimi ile eğitim durumu arasında bağımlılık katsayısı 0,22’dir (p=0,044). Randevuların ayarlanması eğitimini kurumda lise ve önlisans ile büro yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezun olanlar daha fazla isterken (%87,5), lisans ve yüksek lisans mezunları bu eğitimi daha az talep etmektedirler (%12,5). 10. ISO9000:2000 Kalite Yönetim Sistemi eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,33’dür (p=0,009). ISO9000:2000 Kalite Yönetim Sistemi eğitimini kurumda 25– 29 yaş arasındakiler daha fazla isterken (%52,2), bu eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler daha az talep edenler (%8,7) olarak belirlenmiştir. 11. ISO9000:2000 (KYS) dokümantasyon eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,34’tür (p=0,006). ISO9000:2000 (KYS) dokümantasyon eğitimini kurumda 25–29 yaş arasındakiler daha fazla isterken (%55), bu eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler en az talep etmektedirler (%5). 12. ISO9000:2000 kurum iç kalite denetçiliği eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,31’dir (p=0,014). ISO9000:2000 kurum iç kalite denetçiliği eğitimini kurumda 25– 29 yaş arasındakiler daha fazla isterken (%57,1), bu eğitimi 40 ve üstü yaş talep etmemektedirler (%0). 13. Kalite denetim teknikleri eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,39’dur (p=0,001). Kalite denetim teknikleri eğitimini kurumda 25–29 yaş arasındakiler daha fazla istemektedirler (%69,2). 40 ve üstü yaş grubundakiler ise, talep etmektedirler (%0). 14. Kalite kontrol çemberi oluşturma ve uygulaması eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,38’dir (p=0,002). Kalite kontrol çemberi oluşturma ve uygulaması eğitimini kurumda 25–29 yaş arasındakiler daha fazla istemektedirler (%69,2). Eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler en az talep edenler (%7,7) olarak belirlenmiştir. 15. Personelin özlük hakları ve genel bilgiler eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,29’dur (p=0,029). Özlük hakları ve genel bilgiler eğitimini kurumda 30–39 yaş arasındakiler personel daha fazla istemektedir (%63,3). Eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler en az talep edenler (%3,3) olarak belirlenmiştir. 16. Kurum kültürü ve kurumdaşlık eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,31’dir (p=0,014). Kurum kültürü ve kurumdaşlık eğitimini kurumda 25–29 yaş arasındakiler daha fazla istemektedirler (%57,1). Eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler talep etmemektedirler (%0). 284 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 17. Takım çalışması ve takım ruhu oluşturma eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,30’dur (p=0,020). Takım çalışması ve takım ruhu oluşturma eğitimini kurumda 30–39 yaş arasındakiler daha fazla istemektedirler (%52,6). Eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler talep etmemektedirler (%0). 18. İletişim ve beden dili eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,31’dir (p=0,017). İletişim ve beden dili eğitimini kurumda 30–39 yaş arasındakiler daha fazla isterken (%71,9), bu eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler en az talep edenler (%6,3) olarak belirlenmiştir. 19. Yabancı dil eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,28’dir (p=0,035). Yabancı dil eğitimini kurumda 30–39 yaş arasındakiler daha fazla isterken (%63,3), bu eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler en az talep edenler (%10,2) olarak belirlenmiştir. 20. Bilgisayar ve yan donanım cihazlarının kullanımı ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,32’dir (p=0,012). Bilgisayar ve yan donanım cihazlarının kullanımı eğitimini kurumda 30–39 yaş arasındakiler daha fazla istemektedirler (%80). Eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler talep etmemektedirler (%0). SONUÇ VE ÖNERİLER Araştırma kapsamında yer alan sekreterlerin demografik özellikleri ile hizmet içi eğitim talepleri arasında çeşitli ilişkilerin olduğu görülmektedir. Eğitim seviyesi nispeten daha düşük olan sekreterlerin mesleki eğitimlere yönelik talebinin daha fazla olduğu anlaşılmaktadır. Sekreterin yaşamındaki önemi, kişisel ve mesleksel özellikler, fiziksel görünüm, telefonla konuşma, randevuların ayarlanması, görgü ve davranış kurallarına yönelik tasarlanan eğitimler, özellikle eğitim seviyesi nispeten düşük sekreterler tarafından talep edilmektedir. Bunun nedeni olarak belirtilen sekreter grubunun mesleği uzun yıllar sürdürmelerine yönelik mesleki bağımlılıklarının daha yüksek olduğu ifade edilebilir. Kendilerini mesleki alanlarda geliştirme istekleri mesleklerindeki başarıyı arttırma yönlerini gösterdiği gibi mesleği benimsediklerini ya da meslekle kendilerini özdeşleştirdiklerini de göstermektedir. Bunun yanında belirtilen konuları lisans ve yüksek lisans mezunu sekreterler talep etmemekle birlikte klavye eğitimi (F) bu grup tarafından özellikle daha fazla talep edilmektedir. Klavye eğitiminin işlerindeki verimliliği arttıracağı kesindir ancak; klavye kullanmasını öğrenmelerinin iş ve meslek farklılaşmalarında da işlerine yarayacağı bir beceri olduğu da söylenebilir. Dolayısıyla bu yönde bir talebin olması doğal karşılanmaktadır. 285 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Sekreterlerin yaşı arttıkça, eğitim taleplerinin de azaldığı görülmektedir. Büro hizmetlerinin daha etkin olması için, işletmeler geleneksel yönetim yaklaşımlarından uzaklaşarak yaratıcı, değişime ayak uydurabilen, en kısa zamanda çözüm üretebilen, günün teknolojisini kullanabilen, bilgi ve becerilerini her alanda geliştirebilen büro elemanlarına ihtiyaç duymaktadırlar. Bu nedenle özellikle genç çalışanlar işlerinde daha başarılı olabilmek için belirtilen konularda daha fazla eğitim ihtiyacını hissetmektedirler. Sekreterlerin kurumda çalıştıkları yıl sayısı arttıkça klavye eğitimi (F) ile sekreterin temel özelliklerine ilişkin eğitim talebinin de arttığı görülmektedir. Çalışılan yıl sayısının artmasıyla klavye eğitimine olan talebin fazlalaşması iki boyutta değerlendirilebilir. Birinci olarak yıllarca klavye kullanmasına rağmen teknik olarak bu konuda bilgi eksikliği hisseden sekreterlerin bulunması, bu talebin artış nedeni olabilir. İkinci boyutta ise, yeni işe giren ya da kurumda çalışma süresi daha az olan personelin klavye kullanma becerisinin olması, kendilerinin de bu yönde gelişme ihtiyacının artmasına neden olmaktadır. Araştırma sonuçları dahilinde eğitim programının bir yıllık planlama içerecek şekilde yapılması etkililiği arttıracağı ancak bu süreç içinde iş yoğunluğunun da dikkate alınması gerekliliği ortaya çıkmaktadır. Bununla birlikte eğitimin yeri ve saati ile fiziksel koşullar değerlendirildiğinde kurumun işlerini aksatmayacak şekilde herkesin eğitimden yararlanabilmesi için ve pedogojik formasyon ilkeleri çerçevesinde 30’ar kişiyi aşmayan eğitim gruplarında eğitimin verilmesi uygun olacaktır. Eğitim alacakların ilgi ve katılımlarının sağlanması, iş konsantrasyonlarının bölünmemesi ve motivasyonlarının arttırılabilmesi için eğitimlerin mesai saatleri içinde ve mesai saatinin son iki saatine göre ayarlanması gerekmektedir. Eğitim öncesi veya sonrası verilecek çeşitli ikramların da katılımcıları motive edici bir unsur olacağı gerçektir. Eğitimlerin kapsamı çerçevesinde iki farklı planlama ortaya çıkmaktadır. Birincisi, en yoğun istenilen yabancı dil eğitiminin yer aldığı bir program, ikincisi ise yabancı dil eğitiminin olmadığı bir paket programdır. Yabancı dil eğitimi dikkate alındığında etkili bir programın gerçekleşmesi için katılımcı seviyelerine göre en az 80 saatlik bir eğitimin olması gerekmektedir. Yabancı dilin olmadığı programlarda ise stres yönetimi, bilgisayar kullanımı, sorun saptama ve çözme yöntemleri, personelin özlük hakları, sorumlulukları ile iletişim ve beden dili konularını içeren bir paketin daha etkili olacağı düşünülmektedir. İleride yapılacak çalışmalarda sekreterlerin yöneticilerinin de görüşleri alınarak program kapsamlarının düzenlenmesi yoluna gidilmelidir. Sekreterlerin kendi ihtiyaç algılamalarının yanı sıra yöneticilerin de sekreterlerin hangi alanlarda gelişmesine ihtiyaç 286 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara duydukları önemlidir. Bu iki boyutun birleştirilmesi daha sağlıklı bir eğitim kapsamının ortaya çıkarılmasını sağlayacaktır. KAYNAKÇA BAHŞI, Didem; “Türkiye’de Büro Yönetiminde Sekreterliğin Önemi ve Sekreterlik Eğitimine İlişkin Bir Model Önerisi”, Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Ankara, 2002. BAŞ, Türker; ISO 9000:2000 Kalite Yönetim Sistemi, İstanbul, Sistem Yayıncılık, 1.Baskı, 2002. BOZKURT, Ridvan, ODAMAN, Aynur; ISO9000 Kalite Güvence Sistemleri, Ankara, Mert Matbaa, 2. Baskı, 1996. ÇETİN, Canan, AKIN, Besim, EROL, Vedat; Toplam Kalite Yönetimi ve Kalite Güvence Sistemi, Kırklareli, Beta Basım, 2. Baskı, 2001. GÜL, Hüseyin; “Türkiye’de Kamu Yönetiminde Hizmet İçi Eğitim”, Dokuz Eylül Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, sayı 3, 2000, s. 2-4. KANTARCI, Hazım; Toplam Kalite Yönetiminde Türkiye Perspektifi, “Sanayide Toplam Kalitenin Yaşama Geçirilmesi”, Değişen Kalite Anlayışı ve Toplam Kalite Yönetimi Sempozyumu, Eylül, 1994. MULUK, Zehra, GÜRAY, Şühada; “TS-EN-ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi Uygulamasında Hizmet İçi Eğitimin Önemi Ve Başkent Üniversitesi Uygulaması, IV. İstatistik Kongresi”, Bildiri Kitabı, Tam Metin, Antalya, 2005. ÖZCAN, Hasan; 1998. Meslek Standardı, Yönetici Sekreter <http://www.iskur.gov.tr/mydocu/standart/246.html> ( 22 Haziran 2007). ÖZTOPRAK, Menekşe; Sekreterlik Bilgisi, Ankara, SeçkinYayıncılık, 1. Baskı, 2006. TUTAR, Hasan; Yönetici Sekreterliği, Ankara, Nobel Yayın Dağıtım, 2. Baskı, 2002. TANER, Bahar, KAYA, İlke; “Toplam Kalite Yönetimi’nin Başarıyla Uygulanma Esasları-Bir Hizmet İşletmesi Örneği”, Çukurova Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitü Dergisi, sayı 1, 2005, s. 355. UŞUN, Salih; “Hizmet İçi Eğitimde Bilgisayar Destekli Öğretime Yönelik Personel ve Yönetici Görüşleri”, Kastamonu Eğitim Dergisi, sayı 1, Mart, 2004, s. 20. UYGUR, Akyay, KOÇ, Hakan; Sekreterlik Teknikleri, Ankara, Detay Kitap ve Yayıncılık, 1. Baskı, 2003. YILMAZ, Erol; “Üniversite Kütüphanelerinde Toplam Kalite Yönetimi ve Kullanıcı Memnuniyeti”, Hacettepe Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Dergisi, sayı 1, 2004, s. 204. 287 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara BİLGİ TEKNOLOJİSİNDEKİ GELİŞMELERİN BÜRO ÇALIŞANLARI ÜZERİNE ETKİLERİ Öğr. Gör. Emel SELİMOĞLU (Uludağ Üniversitesi) Öğr. Gör. Hatice Biçen YILMAZ (Uludağ Üniversitesi) ÖZET Dünyada yaşanan yoğun rekabet nedeniyle işletmeler teknolojik gelişmeleri yakından takip etmek ve işletmelerine uyarlamak zorundadırlar. Her sektörde rekabetin çok olması işletmeleri bilgi teknolojileri ile yaratıcılığı ortaya çıkartacak bir kalkınma stratejisi geliştirmek zorunda bırakmaktadır. Yaratıcı olamayan ve teknolojik gelişmeleri yakından takip edemeyen işletmeler rekabet ortamında yer alamayacakları için pazar payları düşecektir. Elde edilen bilginin de yönetimi işletmeler için büyük bir önem arz etmektedir. Çünkü elde edilen bilgi doğru bir şekilde yönetilemediğinde bilgilerin işletmeye hiçbir yararı olmayabilir. Çalışanlarda teknolojideki değişime ayak uydurarak, daha yaratıcı alanlara yönelmelidirler. Bu çalışmada hedeflenen amaçlar kamu ve özel sektör işletmelerinin bilgi teknolojisindeki gelişmelere verdikleri önem ve çalışanlarını bu gelişmelere nasıl hazırladıklarının araştırılmasıdır. Bunun yanı sıra yeni personel alımında tercih ettikleri özellikler içerisinde teknolojik gelişmelere uyum sağlayabilme özelliği hangi derecede önemli olduğu araştırılacaktır. Teknolojik araç ve gereçlerin kullanımında sistem geliştirilmesinde ve program oluşturulmasında kamu ve özel sektör büro çalışanlarının yaratıcılıklarını ortaya koyabilmelerinin desteklenip desteklenmediği tespit edilmeye çalışılacaktır. Ayrıca bu çalışmaların kurum tarafından motive edilip edilmediği, v.b. soruların cevapları alan çalışması ile incelenerek değerlendirilmeye çalışılarak, çalışma hayatına yeni başlayan büro çalışanlarının kendilerini nasıl geliştirmeleri gerektiği konusunda önerilerde bulunulacaktır. Anahtar Kelimeler: Bilgi Teknolojileri, Büro Yönetimi, Teknolojik Gelişme 288 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ABSTRACT THE EFFECTS OF EVOLUTION OF INFORMATION TECHNOLOGIES ON CLERICAL WORKERS Enterprises should follow up technological developments and adapt themselves because of intensive competition in the world. Intensive competition in all sectors force the enterprises to improve development strategy which discover creativeness with information Technologies. Enterprises which can not be creativeness and can not follow up technological developments, are not be in competition environment and for thet reason their market share is reduced. Nonetheless, information management is very important for enterprises. The aim of this study is, to understand the value of take care of information Technologies in public and private sector and how employees to these developments. Also, it is searched that the importance of harmonizing to technological developments when new staff employ. Also it has been analyzed whether the enterprises have been support this effort. This study give advices to the new workers how to improve themselves. GİRİŞ Günümüzde insanlar ve toplumlar değişime ayak uydurmak zorundadır. Değişime açık olmayan insanlar ve toplumlar çağın gerisinde kalmaya mahkûmdur. Teknolojinin sınırları genişlerken ülkeler arasındaki mesafeler kısalmaktadır. Bunun sonucunda da toplumlar birbirlerinden etkilenerek hızlı bir sosyal ve kültürel değişime uğramaktadır. Özellikle iletişim teknolojisinde yaşanan hızlı gelişim ve değişim tüm teknolojik yeniliklerin daha hızlı bir şekilde tanınmasına ve yayılmasına neden olmaktadır. Sanayileşmenin en belirgin unsuru teknoloji üretebilmektir. Teknoloji üretilebildiği, bilginin ürün tasarlamada kullanılabildiği durumlarda ticarette rekabet üstünlüğünü, savunma sistemlerinde de caydırıcılık sağlanabilmektedir. Sanayileşmeyi sağlayamayan toplumlar rekabet avantajını da kaybetmektedir. Teknolojik gelişmeler ülkelerin ekonomik ve sanayi yapısını etkilediği gibi, siyasi ve sosyal yapısını da değişikliklere uğratmaktadır. Sözlük anlamı kısaca; “Bilginin, sanayideki işlemlerde sistematik olarak uygulamaya alınması" demektir. Teknoloji ülkelerin gelişmişlik düzeyini belirlemekte ve uluslararası yarışta, büyük bir ticari üstünlük sağlamaktadır. Gelişmiş ülkelerde, ürün rekabeti, sadece 289 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara hammadde ve ucuz işçiliğe bağlı değil aynı zamanda bilimsel ve teknolojik üstünlük rekabetine dönüşmüştür. Rekabet avantajlarını ellerinde tutan ülkeler ekonomik yeterliliğe sahip olduğu içinde politik açıdan da üstünlüğe sahip olurlar. 1. Teknolojideki Değişimin Etkileri Yeni teknolojiler, ekonominin etkinliğini artırmaya, yeni iş olanaklarının yaratılmasına, teknik ilerlemelerin ve fikirlerin daha kolaylıkla yayılmasına, farklı ülkeler ve bölgelerde yaşayan insanlar ve kurumlar arasında eş zamanlı iletişimin kurulmasına yardımcı olacaktır. Bilimsel ilerlemeleri teşvik edecek ve insanların seçim alternatiflerini zenginleştirecektir(Odyakmaz,2000:1) İleri teknolojinin istihdamı azalttığı düşüncesi hakim olmakla beraber, yeni teknolojiler yeni üretimleri beraberinde getirdiğinden beden ve beyin gücü istihdamında artışlara neden olabilmektedir. Ayrıca işletmelerin unutmamaları gereken tek şey teknolojik değişime ayak uydurmaları zorunluluğudur. Aksi takdirde çok kısa süre içerisinde tercih edilen konumdan uzaklaşacakları için işletmenin gelişimi ve karlılığı olumsuz etkilenecektir. Ayrıca teknolojik yeniliklerin sonucunda her çıkan yeni ürünün bir öncekine göre üstünlüğü bulunduğundan işletmeler satış güçlerini arttırmaktadır. Teknolojik yeniliğe uyum sağlayan işletmeler satışlarını arttırırken toplum da tüketim toplumuna doğru ilerlemektedir. Teknolojik değişimin avantajlarını tüketim toplumu olmaktan çok işlerin verimli, aktif ve zaman tasarrufu sağlanır biçimde yapılmasını başarabilen birey ve işletmeler rakiplerine göre avantajlı duruma geleceklerdir. İşletmeler ve kurumlar bilgi teknolojilerinden yararlanarak yenilikçi, girişimci insan tipinin oluşumuna destek vermek zorundadır. Çünkü üretim ve hizmetin temelini oluşturacak işgücünün bilgisayar ve iletişim teknolojilerinden yararlanabilecek temel eğitimini almış olması gerekir. Büro faaliyetlerini sürdürecek bireylerin yeni işe girişlerinde bilgi ve iletişim güçlerinin yanı sıra bilgisayar ve iletişim teknolojilerini kullanılabilir olması istenen en önemli özelliktir. 1.1. Bilgi ve İletişim Teknolojilerindeki Gelişmeler 20.yüzyılın yarısından itibaren ise teknolojideki hızlı değişim ve bu değişimin insanoğlunun hayatına tüm yönleri ile girmesiyle beraber sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçiş başlamıştır. Bilgi toplumuna geçişle birlikte teknolojide yaşanan yenilikler insanların iş ve ev yaşantılarını kolaylaştırıcı, harcadıkları süreleri kısaltıcı etkiler yaratmıştır. 290 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Bilgi toplumuna geçişle birlikte bilginin üretilmesi ve kullanımı, iletişim ağları ile taşınabilir ve bölünebilir özellik taşıması yaygınlaşmıştır. Ekonominin temel unsurları olarak değerlendirilen üretim, tüketim, dağıtım ilişkileri ve ekonomik yapının tümü, bilgi temeli üzerine yeniden yapılanmıştır. Böylece bilgi ekonomisini diğer ekonomilerden ve sanayi ekonomisinden ayıran temel fark, bilginin üretim faktörleri içinde birincil önceliğe sahip olması ve bilişim sistemleri yardımıyla bilginin üretiminde ve kullanımındaki artıştır. (Kevük, 2006;5) Bilgi teknolojilerindeki gelişmeler en çok bilişim ve iletişim sistemlerinin gelişmesine ve yaygınlaşmasına neden olmuştur. İletişim o kadar hızlı olmaktadır ki dünyanın bir ucundaki finans piyasalarındaki değişiklikler anında kilometrelerce uzaktaki ülkelerde etkisini gösterebilmektedir. Japonya’da faiz oranlarındaki artış veya azalış, 24 saat içerisinde Türkiye’de döviz kurlarında değişikliğe neden olabilmektedir. Sayfalar dolusu bilgileri çok kısa sürelerde elektronik olarak bir yerden bir yere aktarmak mümkündür. Dolayısıyla iletişim teknolojisi bilgilerin bir yerden bir yere geçmişte kullanılan tekniklerden daha hızlı iletilmesine olanak sağlamakta, bilgisayar teknolojisi ise hesaplama ve bilgi işleme tekniklerini geliştirerek hızlı bir şekilde gerçekleştirebilecek alt yapı oluşturabilmektedir. 1.2. Bilgi Teknolojisindeki Gelişmelere Kurumların Uyumu Her geçen gün rekabetin artmasından dolayı hızlı karar verme zorunlu hale gelmektedir. Bilgi teknolojileri ile gereksinim duyulan bilgilerin isteyenlere anında ulaştırılması sağlanmaktadır. Bu da yeni fikirlerin, yeni buluşların daha hızlı oluşmasına ve yayılmasına neden olmaktadır. Yeni buluşlar ve fikirler üretimi artırarak ekonominin gelişmesine katkı yaratmaktadır. Dolayısıyla çalışanların kendilerini kanıtlama, yeteneğini geliştirme ve amaçlarına ulaşabilme aracı olarak bilgi teknolojilerinden yararlanmak zorundadır. Böylece ulusal ve uluslararası pazarlarda “rekabet edebilirliğin” ön koşulu sağlanmış olmaktadır. Bilinmektedir ki rekabet şansını yakalayabilen işletmeler ayakta kalabilmektedir. Ekonomik gelişme ile bilgi teknolojilerinin sunduğu imkânlar arasında sıkı bir ilişki vardır. Bilgi teknolojilerini geliştirebilen toplumlar ekonomik yönden de gelişimlerini sağlayabilen toplumlardır. Bilgi ve iletişim teknolojileri, iletişim hızını artırıp maliyetini düşürerek, daha hızlı ve ucuz etkileşim sağlayarak, birçok ürünü ve faaliyeti bölgeselleştirip entegre ağlar sayesinde dağıtımı kolaylaştırarak küreselleşmeyi mümkün kılmıştır(Odyakmaz, 2000:2). Şirketlerin başarısı, bilginin elde edilmesi, üretilmesi, saklanması ve etkin paylaşımıyla orantılıdır(Nakilioğlu, 2002:4) İletişim ve bilgisayar teknolojilerinin çok yoğun kullanılabilir 291 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara olması bilgiye ulaşmada kolaylık sağlamaktadır. Ancak önemli olan bu bilgilerin işletmeler için yerinde ve doğru kullanılarak, rekabet halindeki diğer işletmelere göre farklılık yaratabilmektir. İntaranet ve internet sistemleri işletme içi iletişimi kolaylaştırdığı gibi işletme dışı iletişimi ve etkileşimi yaratarak üretici-tüketici birliğini de sağlamaktadır. İntranet ile çalışanlar arasında iletişimi kolaylaştırdığı gibi kullanım kolaylığı getirdiği için zaman tasarrufu da sağlar. İşletme içinde intranet kullanılmadan bilginin üretilmesinde şu aşamalar mevcuttur. Bunlar; belgelerin elde edilmesi, metinlerin yazılması, biçimsel olarak düzene koyulması, kopyaların alınarak kontrol edilmesi, çoğaltılması ve dağıtımıdır. İntranet aracılığı ile bu işlemin yapılmasında ise sadece belge içeriğinin hazırlanması ve belgenin intranet ortamına aktarılması yeterlidir. İlk kurulum maliyeti çok yüksek olmadığı gibi işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda intranet sisteminde ilaveler ve değişiklikler yapılabilir. İntranet ile kurum içinde bilgi yönetimi sağlanabilmektedir. Kurum içi bilgilerin çalışanlarla paylaşılması, çalışanlar üzerinde işbirliği duygusunu arttırmaktadır. İşletmeler ve kurumlar web sayfaları düzenleyerek kurumlar arası ve bireysel amaçlı kullanılabilen en yaygın medya ortamını oluştururlar. Güncel bilgilerin, faaliyetlerin, yapılan çalışmaların web sayfası ile tüm dünyanın erişimine sunulmaktadır. Arama motorları ile kurum hakkında bilgilere birkaç saniye içerinde ulaşılabilir. Ayrıca kurum ile iletişim web sayfaları aracılığı ile sağlanabilir. Bu nedenle web sayfasının sık sık güncellenmesi, hazırlanması bu konuda kendini yetiştirmiş büro çalışanları ile daha rahat olabilmektedir. Bu konuda bilgi birikimine sahip iş gücü işe alımlarda tercih nedeni olmaktadır. Bilgi ekonomisinin pek çok yeni iş ve mesleği ortaya çıkararak istihdama katılımı sağladığı görülmektedir.(Hermans, 2001:18) 1.3. Çalışanların Teknolojiye Uyumu Mevcut bilgi birikimi işe alımlarda avantaj olsa da ilerleyen zamanlarda teknolojideki hızlı değişim takip edilemez ise başlangıçtaki avantaj yok olmaktadır. Bu nedenle gerek kişisel çaba ile gerekse kurumların eğitimlerinin sürekli olması gerekir. İşe girerken istenen teknolojik bilgi düzeyi ilerleyen zamanlarda hizmet içi eğitimlerle sürekli desteklenmesi gerekir. Hizmet içi eğitim çalışanlar ve kurum için ayrı bir önem taşımaktadır. Özellikle kurumsallaşmış işletmeler hizmet içi eğitime gereken önemi vermektedir. Fakat bu konu diğer işletmeler içinde önemli olduğu halde gereken hassasiyet gösterilmemekte, çalışanların 292 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara bireysel çabalarına bırakılmaktadır. İnsan kaynaklarını teknolojik gelişmelere uyumlu hale getirmek için eğitime önem vermeyen işletmeler rekabet ortamından her geçen gün uzaklaşmaya mahkumdur. Çalışma hayatına yeni başlayanlar her zaman için uzun yıllardan beri çalışma hayatının içinde olanlara göre teknolojik yeniliklere daha kısa sürede uyum gösterebilmektedir ve teknolojik yeniliklere daha bilinçli ve istekli davranabilmektedir. Çünkü yeteneklerini gösterebilmeleri ve kendilerini ispatlayabilmeleri için teknolojiden yararlanması gerektiğinin bilincindedirler. Teknolojinin hayatımızın her aşamasında yer alması gerek özel hayatımızda gerekse iş hayatımızda bizleri tehdit etmektedir. Uzun yıllardan beri çalışma hayatının içinde olsak bile teknolojik yeniliklere ayak uydurmadan duyarsız kalmak mümkün değildir. İnsan gücü ile çalışan ve oldukça zaman alan büro işleri günümüzde yukarıda belirtildiği bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişimi ile her geçen gün daha hızlı bir şekilde yapılmaktadır. Büro işlerinde bilgisayarlar en önemli başrolü üstlenmiştir. Büroda çalışanların her birine bir bilgisayar düşmekte ve tüm işlemler bilgisayarlar aracılığıyla yapılmaktadır. Yazışmalar, evraklar ve veriler dijital arşivlenmesi durumunda; geçmiş yıllara ait belgelere ihtiyaç duyulduğunda tozlu raflardan klasörler indirilmeden birkaç saniye içinde ulaşmak, teknoloji ile mümkün olabilmektedir. BİLGİ TEKNOLOJİSİNDEKİ GELİŞMELERİN BÜRO ÇALIŞANLARI ÜZERİNE ETKİLERİNİ SAPTAMAYA YÖNELİK ALAN ARAŞTIRMASI 2.1. Araştırmanın Amacı Kamu ve özel sektörde bilgi teknolojisindeki gelişmelerin büro çalışanları üzerine etkilerini araştırmak, teknolojik araç ve gereçlerin kullanımında, sistem geliştirilmesinde ve program oluşturulmasında büro çalışanlarının yaratıcılıklarını ortaya koyabilmelerinin desteklenip desteklenmediğini tespit etmektir. İşletmelerin rekabet ortamında yer alabilmeleri için bilgi teknolojilerini kullanma düzeyini araştırmak gibi soruların cevapları alan çalışması ile incelenerek bu sorunlara çözüm önerileri sunulacaktır. Çalışma hayatına yeni başlayan büro çalışanlarının kendilerini nasıl geliştirmeleri gerektiği konusunda önerilerde bulunulacaktır. 2.2. Yöntem ve Örneklem Araştırmada anket yöntemi uygulanarak veri toplanmıştır. Uygulanan anket sonucu elde edilen veriler SPSS istatistik paket programı ile analiz edilmiştir. 293 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 36 anket sorusu yöneltilerek ilk 6 soruda demografik bilgilere yer verilmiş diğer 30 soru ile teknolojik gelişmelerin kurum ve kurum çalışanları üzerine etkileri araştırılmaya çalışılmıştır. Alan çalışması Bursa ili kamu ve özel sektör büro çalışanlarına uygulanmıştır. Yapılan ankete kamu ve özel sektörde yönetici, büro elemanı, yönetici asistanı ve sekreter konumunda çalışan 125 kişi katılmıştır. Yüz yüze görüşme ile ve e-posta yolu ile anket formlarına cevap alınmıştır. 2.3. Araştırma Varsayımları ve Hipotezler • Teknoloji kullanımının rakiplere göre avantaj sağlayıp sağlamadığı , • Teknolojiden yararlanarak kamu ve özel sektörde çalışanlarının yaratıcılıklarını ortaya koyabilmelerinin desteklenip desteklenmediği, • Çalışma hayatı süresinin çalışanların yaratıcı çözümler üretebilmelerine etkileri, • Teknoloji kullanımının yaş, eğitim, kamu-özel sektör ile bağlantılı olup olamadığına ulaşılmaya çalışılmıştır. 2.4. Elde Edilen Bilgiler Katılanların demografik yapılarına göre dağılımı şu şekildedir. Cinsiyete göre 71’i kadın 54’ü erkektir. Yaşa göre; 19-30 yaş arası 46 kişi, 31-40 yaş arası 48 kişi, 41-50 yaş arası 28 kişi, 51-60 yaş ve üstü 3 kişidir. Kamu sektöründe çalışanlar 69 kişi, özel sektörde çalışanlar ise 56 kişidir. Eğitim durumuna göre ilköğretim ve lise düzeyinde 38 kişi, ön lisans 22 kişi, lisans ve lisans üzeri 65 kişidir. Ankete katılanlardan 22 kişi bilgisayar eğitimini okuldan, 25 kişi kurstan, 17 kişi hizmet içi eğitimden, 59 kişi kendi çabaları ile elde etmiştir. Teknoloji konusunda hizmet içi eğitimin alınıp alınmadığı ile ilgili yöneltilen soruya 23 kişi hizmet içi eğitim aldığını 62 kişi hizmet içi eğitim almadığını, 36 kişide kısmen eğitim aldığını belirtmişlerdir. Yaş ve bilgisayar eğitiminin nereden alındığı karşılaştırıldığında 1930 yaş grubunun eğitimini okul ve kurstan aldıklarını, 31-40 yaş grubunda ise hizmet içi eğitim ile bu konudaki eksikliklerini tamamladıklarını belirtmişlerdir. Görüldüğü gibi büro elemanlarının teknolojik gelişmelere çalışma hayatına atılmadan sahip olmaları gerektiğini özümsemeleri kendilerini bu alanda geliştirme zorunluluğunu ortaya çıkarmıştır. Bu nedenle okul ve kurslarla kendilerini geliştirmişlerdir. Fakat 31-40 ve 41-50 yaş grubu ise kendilerini geliştirmek için hizmet içi eğitim almak zorunda kalmışlardır. Teknoloji alanında gelişmelerden yararlanarak büro dışında büro işlerinin takip edilebilirliği ile ilgili yöneltilen soruyu yanıtlayan 122 kişiden 33 kişi evet, 85 kişi ise hayır, 3 kişi ise zaman zaman internet kafelerden takip ettiklerini belirtmişlerdir. Buradan 294 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara çıkarabileceğimiz sonuç ise; teknoloji alanında gelişmeler yakından takip edilebilse de uygulamada büro dışından faaliyetlerin yürütülmesi tam anlamıyla sağlanamamaktadır. Gerekli teknolojik alt yapının kurulamaması, ekonomik yönden rahatlığın sağlanamaması, çalışanların her birinin internet bağlantılarının yetersiz olması gibi nedenler sanal ortamda evrak akışını kısıtlamaktadır. Bunun için sadece çalışma ortamındaki teknoloji donanımı yeterli değildir. Ayrıca bu tür alt yapının kurulması ile çalışan personelin mekan aramaksızın her tür evrak akışını yürütebilecek yeterlilikte olanakların olabilmesi gerekir. Bu tür iş akışının sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için iş hayatında internet kullanımının % 99 hatta %100’e ulaşması gerekir. TABLO 1: İNTERNETİ KULLANIM AMACI Sayı Oran 21 18,4 83 72,8 Bankacılık Hizmetleri İçin 8 7,0 Bireysel İşlerim İçin 2 1,8 114 100,0 İletişim Sağlamak İçin Bilgi Sağlamak İçin Toplam Büroda internet kullanım amacı için % 72,8’i bilgi sağlamak, % 18,4’ü iletişim sağlamak amaçlı kullanıldığını belirtmiştir. Görüldüğü gibi internet kullanımında iletişim sağlamak düşük bir oran olarak kalmaktadır. Zamanın bu kadar değerli olduğu günümüzde internet ortamında bütün büro faaliyetlerinin yapılması gerekirken işletmelerin ve çalışanların bu konuda gereken hassasiyeti göstermedikleri ortaya çıkmaktadır. Mesai saatleri içerisinde internette harcanan zaman ile ilgili yöneltilen soruda % 63,4 oranında 1 saatten az, % 30,4 oranında ise 1-4 saat arası olarak belirtmişlerdir. İnternet hizmetinden bütün büro çalışanlarının yararlanıp yararlanamayacağı ile ilgili yöneltilen soruda % 58,8 oranında bütün çalışanların bu hizmetten yararlanabildiği, % 41,2 oranında ise bütün çalışanların internet hizmetinden yararlanamadığını belirtmişlerdir. İnternetin farklı amaçlarla kullanıldığı düşüncesi işletmeleri süre ve interneti kullanan personel sayısında kısıtlama yapmaya zorlamaktadır. 295 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara TABLO 2: KURUMA GÖRE İNTERNETİN KURUM ÇALIŞANLARINA AÇIK OLUP OLMADIĞI Kurum Kamu Oran Özel Oran Toplam Oran Açik Internet Evet Hayir 43 26 48,9% 70,3% 45 11 51,1% 29,7% 88 37 100,0% 100,0% Toplam 69 55,2% 56 44,8% 125 100,0% Tablo 2’de de görüldüğü gibi kamu sektöründe % 48,9, özel sektörde % 51,1 oranında tüm çalışanlara internet kullanımı açık olduğu belirtilmiştir ki bu oran teknoloji ile içi içe olduğumuz günümüzde düşük bir orandır. Çalıştığınız kurumun web sayfası olup olmadığı ile ilgili yöneltilen soruda, % 90,8 oranında web sayfasının olduğunu, % 9,2 oranında ise olmadığını belirtmişlerdir. İşletmelerin % 46,5’u 4 - 7 yıldır web sayfasını oluşturduklarını belirtmişlerdir. Buradan da görüldüğü gibi işletmelerin tanıtımlarında teknoloji kullanımına verdikleri önem, büro faaliyetlerinin yürütülmesinde verdiği önemden daha fazladır. Teknoloji kullanımının rakiplerine göre % 51,4 oranında avantaj sağladığını belirtmişlerdir. Teknolojiden yararlanarak olağanüstü durumlarda yaratıcı çözümler üretebiliyor musunuz şeklinde yöneltilen soruda % 45,3 oranında evet, % 32,5 oranında kısmen cevabı alınmıştır. Yöneticilerin yaratıcılığı % 45,2 oranında desteklediklerini, % 26,9 oranında ise desteklemediklerini belirtmişlerdir. Büro çalışanlarının yaşa göre yaratıcı çözüm üretebilmeleri ile ilgili yapılan karşılaştırmada yaratıcılıklarını en yüksek oranda gösterebilen 19- 30 yaş grubu olup % 50,9 oranındadır. TABLO 3: KAMU VE ÖZEL SEKTÖR BÜRO ÇALIŞANLARININ YARATICILIKLARINI ORTAYA KOYABİLMELERİNİN DESTEKLENİP DESTEKLENMEDİĞİ kurum Kamu Oran Özel Oran Toplam Oran Evet 21 44,7% 26 55,3% 47 100,0% 296 Olaganüstü Hayir Kismen 17 17 60,7% 58,6% 11 12 39,3% 41,4% 28 29 100,0% 100,0% Toplam 55 52,9% 49 47,1% 104 100,0% VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Kamu ve özel sektör büro çalışanlarının olağanüstü durumlarda yaratıcılıklarını ortaya koyabilmelerinin desteklenip desteklenmediği ile ilgili kamu ve özel sektör çalışanına yöneltilen soruya verilen cevaplar incelendiğinde kamu çalışanının % 60,7 oranında, özel sektör çalışanının ise % 39,3 oranında yaratıcılıklarını ortaya çıkaramadıkları belirlenmiştir. Dosyalama faaliyetlerinin yürütülmesinde teknolojiden gerektiği şekilde yararlanılamadığı bu alanda yöneltilen soruya verilen yanıtla ortaya çıkmıştır. % 63,5 oranında dosyalama sisteminde bilgisayar programından yararlanmadığını, % 34,6 oranında ise dosyalamada bilgisayar programı kullandıklarını belirtmişlerdir. Klasik dosyalama sistemi ile bilgisayar ortamında dosyalama sisteminin birlikte kullanılması % 57,4 oranında hayır, % 28,7 oranında da evet şeklinde cevaplanmıştır. Kurumsal e-mail adresinin olduğunu belirtenlerin oranının yüksek olmasına rağmen şirket dışı mesleki yazışmaların elektronik ortamdan yürütülüp yürütülmediğini araştırmak amaçlı yöneltilen soruda % 38,8 oranında evet, % 37,1 oranında da hayır cevabı verilmiştir. TABLO: 4 KURUMA GÖRE ŞİRKET DIŞI YAZIŞMALARIN İNTERNET ORTAMINDAN YAPILIP YAPILMAMASI Kurum Kamu Oran Özel Oran Toplam Oran Sirket Disi Yazisma Evet Hayir Kismen 20 28 15 44,4% 65,1% 53,6% 25 15 13 55,6% 34,9% 46,4% 45 43 28 100,0% 100,0% 100,0% Toplam 63 54,3% 53 45,7% 116 100,0% Şirket dışı yazışmaların internet ortamından yapılıp yapılmadığı ile ilgili kamu ve özel sektöre göre karşılaştırmasında; özel sektörde % 55,6 oranında, kamu sektöründe ise % 44,4 oranında internet ortamında yazışmaların yapıldığını belirtmişlerdir. Görüldüğü gibi şirket dışı yazışmaların özel sektörde daha ağırlıklı olarak internet ortamında yapıldığı ortaya çıkmıştır. Büro yönetiminin en önemli faaliyetlerinden biri olan evrak sürecinin elektronik ortamda yürütülüp yürütülmemesi ile ilgili yöneltilen soruda % 36,6 oranında evet, % 30,4 oranında ise hayır, % 33 oranında kısmen cevabı alınmıştır. Teknoloji alanındaki gelişimin yakından takip edilmesine karşılık teknoloji gösterilmemektedir. 297 kullanımında gereken hassasiyet VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara TABLO 5: KURUMA GÖRE EVRAK SÜRECİNİN ELEKTRONİK ORTAMDA TAMAMLANIP TAMAMLANMADIĞININ KARŞILAŞTIRILMASI Kurum Kamu Oran Özel Oran Toplam Oran Evet 19 46,3% 22 53,7% 41 100,0% Evrak Süreci Hayir Kismen 23 18 67,6% 48,6% 11 19 32,4% 51,4% 34 37 100,0% 100,0% Toplam 60 53,6% 52 46,4% 112 100,0% Tablo 5’te görüldüğü gibi evrak sürecinin elektronik ortamda tamamlanmaması özel sektörde % 32,4, kamu sektöründe % 67,6 oranındadır. Özel sektörde teknolojik donanımın kullanımı kamu sektörüne göre daha yaygındır. TABLO 6: TEKNOLOJİNİN KULLANILMASI RAKİPLERE GÖRE AVANTAJ SAĞLAYIP SAĞLAMADIĞININ BELİRLENMESİ kurum Kamu Oran Özel Oran Toplam Oran Evet 26 48,1% 28 51,9% 54 100,0% Rakip Hayir 11 52,4% 10 47,6% 21 100,0% Kismen 19 63,3% 11 36,7% 30 100,0% Toplam 56 53,3% 49 46,7% 105 100,0% Teknoloji kullanımının kamu ve özel sektörde rakiplere göre yaklaşık % 50 civarında avantaj sağladığı belirlenmiştir. Teknolojinin kullanımının artması ile birlikte rakiplere göre avantaj daha da artacağı kaçınılmazdır. 298 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara TABLO 7: EĞİTİM DURUMUNA GÖRE ÇALIŞANLARIN YARATICI ÇÖZÜMLER ÜRETEBİLMELERİNE GÖRE DAĞILIMI Yaratici Çözüm Hayir Kismen 1 0 0 2,6% ,0% ,0% 10 8 5 26,3% 22,9% 16,7% 1 3 2 2,6% 8,6% 6,7% 9 9 2 23,7% 25,7% 6,7% 17 14 21 44,7% 40,0% 70,0% 0 1 0 ,0% 2,9% ,0% 38 35 30 100,0% 100,0% 100,0% Evet Egitimdurumu ilkögretim Oran lise Oran meslek lisesi Oran önlisans Oran lisans Oran lisansüstü Oran Toplam Oran Toplam 1 1,0% 23 22,3% 6 5,8% 20 19,4% 52 50,5% 1 1,0% 103 100,0% Tablo 7’de görüldüğü gibi eğitim düzeyi arttıkça çalışanların yaratıcı çözüm üretebilmelerinin oranı artmaktadır. Eğitim düzeyi düştükçe bu oran azalmaktadır. TABLO 8: ÇALIŞMA HAYATI SÜRESİNE GÖRE ÇALIŞANLARIN YARATICI ÇÖZÜMLER ÜRETEBİLMELERİNE GÖRE DAĞILIMI Yaratici Çözüm Hayir Kismen 19 1 11 35,8% 3,8% 28,9% 16 4 8 30,2% 15,4% 21,1% 8 9 7 15,1% 34,6% 18,4% 10 12 12 18,9% 46,2% 31,6% 53 26 38 100,0% 100,0% 100,0% Evet çalismahayati 1-5 Oran 6-10 Oran 11-15 Oran 16 ve üzeri Oran Toplam Oran Çalışma hayatı süresine göre yaratıcı çözümler Toplam 31 26,5% 28 23,9% 24 20,5% 34 29,1% 117 100,0% üretilip üretilmediği karşılaştırıldığında; iş hayatına yeni başlayanların daha yaratıcı çözümler üretebildikleri, çalışma süresi uzadıkça çözüm üretebilme oranlarının azaldığı görülmektedir. 299 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara SONUÇ VE ÖNERİLER Özel sektör ve kamu sektörü arasında teknoloji yatırımları arasındaki farklılık kurum çalışanlarına yansımaktadır. Özel sektör çalışanının seçiminde teknoloji bilgi birikimine önem verirken kamu sektöründe ise hizmet içi eğitimlerle bu tür eksiklikler giderilmeye çalışılmaktadır. Teknolojiden yararlanarak yaratıcı çözümler üretilmesine özellikle özel sektörde kamu sektörüne nazaran daha fazla desteklendiği sonucuna ulaşılsa da yine de her iki sektörde de yaratıcı çözümler desteklenmektedir. Özel sektör çalışanlarını belirlemede teknolojiyi kullanabilen ve teknolojiyi takip edebilen büro çalışanlarına öncelik tanırken kamu sektöründe hizmet içi eğitimlerle çalışanlarını yetiştirmeyi tercih etmektedir. Özel sektörde çalışmaya istekli olan büro çalışanları bireysel özelliklerine dikkat ederek bu alanda eğitimlerini daha titizlikle yapmaları ve yeteneklerini gözden geçirmeleri gerekmektedir. Çalışma hayatı süreleri uzadıkça yaratıcı çözüm üretme oranları azalmakta, çalışma hayatının ilk yıllarında bu oran daha yüksek çıkmaktadır. Bu nedenle çalışma hayatının ilk yılları daha idealist daha verimli ve istekli geçerken yıllar ilerledikçe bu istek azalmaktadır. Kamu ve özel sektörde iletişim ve kurum tanıtımının teknolojiyi kullanarak gerçekleştirilmesi yüksek oranlarda olmasına rağmen teknolojiden yararlanarak büro faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde bu oran daha düşüktür. Rekabet ortamında kurum içi iletişimin sağlanmasında teknoloji kullanılması kaçınılmazdır. Fakat yapılan araştırmada görüldüğü gibi bu tür iletişim % 58,3 oranında sağlanabilmektedir ki bu da günümüzde çok düşük bir orandır. Zamandan tasarruf sağlamak ve maliyetleri düşürmek amacıyla iletişim sektöründeki gelişmeler daha yakından takip edilmesi gerekmektedir. Şu bir gerçektir ki teknoloji artık gerek bireysel gerekse iş hayatının olmazsa olmazları arasında olduğu kabul edilmiştir. Fakat gerekli eğitimin alınması ve alınan eğitimin uygulamaya yansıtılmasında bir takım sorunlar hissedilmektedir. Çalışanların özellikle belirli yaş düzeyinin üzerinde olanların geleneksel iş akışından ayrılmaları kolay olmamakta uyum sağlaması zaman almaktadır. Bilgi teknolojilerinin etkin kullanımının en önemli faktörü insan kaynağıdır. İnsan gücünün geliştirilmesinde teknoloji gelişimine paralel olarak eğitim verilmesi, eğitim alanında teknolojik yatırımlarının arttırılması gerekmektedir. Hizmet içi eğitimlerin bu konuda eğitimli uzman kadroların önerileri doğrultusunda işletmenin maksimum fayda sağlayabileceği doğrultuda olması gerekir. Hizmet içi eğitimlerinin sunulmasında eğitim hizmeti alan personelin yetenekleri gözden geçirilmesi önemlidir. Bilgi teknolojilerindeki gelişimin hızına ulaşmak mümkün olmamaktadır. Bu 300 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara nedenle kurum çalışanlarının kendilerini sürekli eğitmek ve geliştirmek gibi zor görevleri vardır. Çünkü artık büro çalışanları zamanlarını ve enerjilerini klasik büro işleri yerine daha yaratıcı çözümler üretmek için harcamaları gerekmektedir. Gelecekte kariyerlerini yükseltebilmek için büro çalışanları operasyonel işlerden çok zamanlarını, sistem geliştirme, yeni projeler üretme, planlama, eğitim, pazarlama teknikleri gibi konulara harcamak zorundadırlar. Teknolojideki değişimi bu yönde kullanan bireyler istedikleri kariyere, işletmeler ise istedikleri rekabet düzeyine en kısa zamanda ulaşacaklardır. Bu nedenle teknolojiyi çok iyi kullanabilmeleri gerekmektedir. Teknoloji konusunda her geçen gün sayısız kolaylıklar çıkmaktadır. Bizim hayatımızı kolaylaştıracak, bize hem emek hem de zamandan tasarruf sağlayacak gerek yazılım alanında gerekse donanımda teknolojinin hızına ulaşmak mümkün değildir. Teknolojinin bütün büro çalışanlarını etkisi altına alan diğer bir konuda ilgi duysak ya da duymasak gelişmeleri yakından takip etmek ve çalıştığımız kurumun faaliyet alanına uygulamak zorundadır. Rekabet ortamında istediğimiz düzeyde kalabilmesi ve seviyesini artırabilmesi çalışanların bilgi teknolojilerindeki gelişmelere karşı ilgili olmaları ve uygulayabilmeleri ile mümkündür. O halde büro çalışanlarına önerebileceğimiz sürekli takip ve sürekli öğrenmedir. Kaynakça: • HERMANS, S.(2001). Avrupa Birliğinin Sosyal Politikası ve Türkiye’nin Uyumu, (Çeviren: H. Cansevdi), İstanbul: İktisadi Kalkınma Vakfı Yayınları. • KEVÜK, Süleyman.(2006) http://bilgiekonomisi.googlepages.com/bilgiekonomisi.pdf Bilgi Ekonomisi • NAKİLOĞLU, İsmail Hakkı.(2002). İntranetlerin Çağdaş Bilişim Teknolojileri İçindeki Yeri Ve Kurumsal Yapı Üzerindeki Etkileri, http://inet-tr.org.tr/inetconf8/bildiri/114.doc. • ODYAKMAZ, Nemci.(2000). Bilgi Teknolojileri, Küreselleşme http://www.foreigntrade.gov.tr/ead/DTDERGI/tem2000/bilgi.htm. 301 ve Kalkınma, VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara BÜRO ELEMANLARINDA DUYGUSAL ZEKANIN ÖNEMİ Öğr.Gör. Tümay CİĞERDELEN (Kocaeli Üniversitesi) ÖZET Kurumların başarısında insan faktörünün önemi artık kanıtlanmış durumda. Fakat teknik olarak gerekli donanıma sahip insan kaynağı da bu gün yeterli görülmemekte. Çalışanlardan daha farklı özelliklere sahip olmaları beklenmektedir. Bu Özelliklerden biri de duygusal zekadır. Duygusal zeka kavramı işletmeler için bu gün önemsenen bir bir kavram olmuştur. Gelecekte ise daha fazla önemsenecektir. Duygusal zeka yeni bir kavram olmamakla birlikte işletmeler açısından daha yeni yeni önemsenmeye başlamıştır. Büro elemanları açısından duygusal zeka kavramına baktığımızda ise, kurumun başarısı için büro elemanlarında mutlaka olması gereken bir özellik olarak karşımıza çıkmaktadır. Çalışmada, duygusal zeka kavramı, özellikleri, kazanımları, büro elemanları için önemi, gerekliliği ve katkısı, duygusal zekanın işletmelerin başarısına katkısı ele alınacaktır. Anahtar kelimeler: Duygusal Zeka, Büro Elemanları, Kurum ve Kuruluşlar, Yönetim. 302 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara İŞ YAŞAMINDA BİREYSEL PERFORMANSI ARTTIRMADA DUYGUSAL ZEKANIN ÖNEMİ Yrd.Doç.Dr. Ahmet YATKIN (Fırat Üniversitesi) THE IMPORTANCE OF EMOTIONAL INTELLIGENCE FOR DEVELOPMANT OF INDIVIDUAL PERFORMANCE AT OCCUPATION LIFE Özet Duygusal zeka; duyguların farkında olma, duygularla başa çıkabilme, kendini motive etme, empati kurabilme ve ilişkileri yönetebilme yeteneklerini kapsamaktadır. Duygusal zeka kavramı, yöneticilerin gerek örgüt içerisinde gerekse müşteri beklentilerini karşılayabilmede performans kriteri olarak ele alınmaktadır. Kişilerin işteki performanslarını ve başarılarını etkileyen en önemli faktörün onların genel zeka seviyesi olduğu uzun yıllardır savunulmaktadır. Ancak, genel zekanın yanında, başarı ve performansı etkileyen başka faktörlerin de olduğu kanıtlanmıştır. Bu faktörlerin başında “duygusal zeka” kavramı gelmektedir. Bu çalışmanın amacı, öncelikle duygusal zeka kavramını incelemektir. Daha sonra, zeka ile çok yakından ilişkisi olan performans kavramları açıklanarak, kavramların birbirleri ile ilişkileri tartışılmaktadır. Anahtar Sözcükler : Yönetici Asistanı, Örgütsel Basari, Performans, Duygusal zeka, Duygusal Yetenek Abstract Emotional intelligence consists of theabilities like knowing own emotions, managing emotions, motivating oneself, being empathic and handling relationships. The concept of emotional intelligence is used as a performance criteria both in evaluating organisational performance and in meeting customer expectations. The level of general intelligence has long been stated as the most important factor affecting one’s success and performance on the job. However, there are other factors affecting success and performance on the job. Among these factors, social intelligence comes first. The first aim of this study is to explore the “Emotional intelligence” concept. In addition, factors related to Emotional intelligence such as empathy, social behavior, and performance will be comprehensively explained in this study. Keywords: Assistant of administrator, Organizational Success, Performance, Emotional intelligence, emotional ability. Yrd. Doç. Dr, Fırat Üniversitesi İletişim Fakültesi, Elazığ Giriş Geleneksel olarak sekreterlik; yazı yazan kişi olarak vasıflandırılmakta, modern anlamda ise, yönetim kadrosunun zorunlu bir fonksiyonel parçası olarak kabul edilmektedir. 21. yüzyılda sekreter, "ofis becerileri konusunda uzmanlık sahibi, doğrudan denetleme yetkisi olmadan sorumluluk alabilecek, inisiyatif kullanan, yargıya varan ve kendisine tanınmış yetki sınırları içinde karar verebilen kişi" olarak anlaşılmaktadır. Bu ifadelerden de anlaşılacağı üzere sekreter, geleneksel sekreterlik görevinin gereğini değil; aynı zamanda bulunduğu örgütün amacını kavrayan ve bu örgüte kendi katkısının da bulunduğunu bilen, liderlik ve beşeri münasebetlere sahip; başarılı bir iletişimi sağlarken, amirinin-patronun diğer 303 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara işletmelerle ve kurum içindeki faaliyetlerini düzenleyen, kontrol eden; büro yönetimi ve genel yönetim konusunda bilgi ve becerilerle donatılmış kişidir. İş yaşamında bireyin gösterdiği performansı etkilemede duygusal zekanın; akademik zeka ve uzmanlığa göre daha önemli ve belirleyici bir değişken olduğunu ortaya koyan araştırma bulguları, konuya gösterilen ilgiyi arttırmıştır. Son beş yılda duygusal zeka alanında yapılan çalışmalar; duygusal zekayı ölçme yöntemlerini belirleme, bir insanın etkili olabilmesi için duygusal zeka yeteneklerinin önemi, bu yeteneklerin değişik alanlar ve durumlarda uygulanması ve uyarlanması konularını kapsamaktadır. Kuşkusuz en yoğun çalışmalar iş yaşamında etkili liderlik ve verimi artırma açısından yönetim ve organizasyonlarda duygusal zekanın geliştirilmesi ile ilgili olarak yapılanlardır. Bütün bu araştırma sonuçları duygusal zekanın, iş yaşamında ne denli önemli olduğu ve performansı ne denli etkileyeceğini ortaya koyunca, şirketler; gerek yöneticilerinin, gerekse tüm çalışanlarının bu konuda eğitilmesi için “duygusal zeka danışmanları”na yönelmiştir. Çünkü bilim adamları IQ (Intelligence Quotient)’ yu her zaman ve her yaşta geliştirilip ilerletilebilen, öğrenilebilir bir zeka kapasitesi olarak kabul ederler. Bu anlamda büro yöneticilerimizin kendi beden dilini kontrol edebilme, başkalarının beden diline duyarlı olma, empati gösterme, uzlaşmaya dayalı sinerjik ilişkiler kurma, insanlarla olumlu ilişkiler içinde olma, başkalarını hesaba katma, yüksek duygusal enerji, iyimserlik, çalışmaya adanmış olma, değişime istek duyma, kendini yönlendirebilme, olumsuz duygularla başa çıkma, stresle başa çıkma ve kararlı olabilmeleri mesleki performansları için vazgeçilmez niteliklerdir. Duyguların, insanların üst düzeydeki yasama ilişkin deneyimlerinde oynamış olduğu yapıcı rol gittikçe artan bir ilgi konusu olmaktadır. Duyguların sadece zekaya değil, aynı zamanda yaşamdan doyum sağlamaya katkısını ifade eden inanış, duygusal zeka konusunda yapılan çeşitli araştırma sonuçları ile desteklenmektedir. Buna göre, bireyin kendine ve başkalarına ait duyguları doğru şekilde algılayıp, değerlemesi ve ifade etmesi; bu duygular arasında ayrım yapıp, elde ettiği bilgileri düşünce süreçlerinde ve davranışlarında kullanması ile ilgili olan üstün yetenekleri tanımlayan duygusal zeka, bireyin sadece özel yaşamında değil, iş yaşamındaki başarısını da belirlemede geleneksel olarak IQ (Intelligence Quotient) ile ölçülen zeka kadar önemlidir. Bu çalışmada amacımız, genel zekanın yanında başarı ve performansı etkileyen başka faktörlerin de olduğunu ortaya koymak, duygusal zekanın iş performansında katkısını vurgulamaktır. Yönetici Asistanlığı İş dünyasındaki hızlı değişim, çağdaş organizasyon yapılarını değiştirdiği gibi, iş yapma yöntemlerini de değiştirmiştir. Bugün sanal organizasyonlar ile birlikte sanal ofisler, home ofislerle birlikte iş yapma yöntemleri de gelişmektedir. Bu süreç, doğal olarak büro ve sekreterlik islerinin yönetsel yapısında köklü değişimlere neden olmaktadır. Ancak bir şeyin önemi hiç azalmayacak, hatta artacak, o da mesleğini profesyonelce sürdüren, yöneticinin verimli ve etkenliğinin temel dinamiği olan sekreterlik mesleği (Tengilimoğlu, 2006: 13) Sekreter bürolardaki islerin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayan, yöneticinin rahat çalışması için telefon konuşmaları, randevu tespitleri, ziyaretçi kabulü, yazışma gibi binlerce teferruatla bizzat meşgul olan sempatik, anlayışlı, çalışkan kişidir. Zaman içerisinde sekreterin görevlerinin artması sekreterliğin tanımını da daha kapsamlı hale dönüştürmüştür. Milli Sekreterler Derneği Sekreteri: iş yaşamının gün geçtikçe karmaşıklaşan yönetiminde, yöneticinin en yakın ortağı seklinde ortaya çıkan, iletişim gücü, aktivite kazanma ve çalışma süresinin tamamını daha etkin olarak kullanabilme olanağını kazandıran, çalışma ortamında önemli bir büro görevlisi olarak tanımlanmıştır (Altınöz, 1999:18). Sekreterlik tanımı bir meslek değil; her düzeyde ve özellikteki büro işlerini yapan elemanları kapsayacak bir unvan olarak kabul edilmektedir (Ungan, 2000:18). Günümüzde 304 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara sekreterlik mesleği giderek gelişmekte ve özellikle büyük isletmelerde sekreter, yönetim kadrosunun bir parçası olarak çalışmaktadır. Ekonominin gelişerek büyük isletmelerin ön plana çıkmasıyla rekabetin hız unsuru daha da önem kazanmıştır. Bu ortamda örgüt yöneticilerinin örgüt içindeki ağırlıkları ve önemleri daha da artmaktadır. Yöneticinin tamamen kendi işleriyle ilgilenmesi, kalan ek işlerin onun zamanını almaması ve ofis düzeninin sağlaması için sekretere büyük görevler düşmektedir. İster hizmet sektöründe, ister üretim sektöründe olsun her zaman sekretere ihtiyaç duyulmaktadır. Yönetici örgütteki isleri planlar ve örgüt amaçlarına uygun bir şekilde yönetir. Ancak yöneticinin bu yoğun yönetim görevi içinden tek basına çıkması mümkün değildir. İşte bu durumda sekreter yöneticiyi destekleme görevini yerine getirerek; yöneticinin başarıya ulaşmasında önemli görevler üstlenir. Örgütlerde müdür, genel müdür ve yardımcısı, başkan, başkan yardımcısı gibi üst düzey yöneticilerle çalışan sekreterlere yönetici asistanı denir. Yönetici asistanı yöneticinin yardımcısıdır. Sekreter artık yöneticinin sağ kolu olmaktan çıkmış; neredeyse iş ortağı durumuna gelmiştir (Aksoy, 1997:79). Günümüzde yönetici sekreterlerinin de artık yönetici asistanlarından pek farkı olmadığı ve hatta bu iki kavramın birbirinin yerine kullanıldığını söyleyebiliriz. Yönetici asistanı; bir işyerinde büro hizmetlerini, yönetim fonksiyonlarına göre uyarlayan, yöneticisinin çalışmalarını etkili bir şekilde destekleyen ve yönetimde verimliliğe katkı sağlayan büro elemanıdır (Göral, 1997:11). Yönetici asistanı, doğrudan emir almadan sorumluluk yeteneğine sahip, büro yeterliliğinde üstünlüğü olan, alınan karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi, kendisine verilen sınırlar içinde kararlar verebilen yönetici yardımcısıdır (Güler, 1994:61). Tanımlarda görülebileceği üzere yönetici asistanı günlük is akışı içinde karar verebilen, insiyatif kullanabilen ve sorumluluk alabilen, bir büro elemanıdır. Yönetici asistanı büro hizmetlerini yönetim fonksiyonlarına göre uyarlar ve temsil yeteneğine sahiptir. Şekil: 1. Sekreterlik Mesleğinin Tarihi Seyri Çalışma Alanı 1980’ler 1990’lar 2000+ İş Yeri Kişiye Özel Verimlilik Esaslı İşbirliği Esaslı İş Yapısı Hiyerarşik Proje Ekipleri Sanal Ekipler Teknoloji Daktilo Bilgisayar Bilgisayar Ağı Genel Beceriler Dar Kapsamlı Uzmanlaşmış Mali Bilgiler ve Yabancı Dil Destekli Teknik Olmayan Beceriler Yargılama Organizasyon İletişim Tartışma Zaman Yönetimi Bilgisayar Proje Yönetme Uyarlayabilme Yapıcılık Kariyer Kurumca Yönetilen İşbirliği İle Oluşturulan Kendi Kendini Yöneten ÖlçmeDeğerlendirme Yapılan İşin Türü Üretilen İş Çalışma Yönetimi Verimlilik Performans Çalışanın Tanımı Yöneticiye Bağımlı Kendine Güvenen Teknoloji Kullanan ( Ungan, 2003 : 9) 1890’larda stenograflar…1920’lerde savaş nedeni ile shorthand typist (stenografi daktilo) rolünün ön plana geçişi…1950’lerde sekreterlik eğitimi kolejlerinin 305 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara kuruluşu…1960’larda kadın hareketleri…1980’lerde teknolojik gelişme sonucu wordprocessing (kelime işlemci) programları, yöneticilerin kendi yazılarını kendilerinin yazması…1990’larda sekreterliğin, yönetici asistanlığı pozisyonu ile yer değiştirmesi… 2000’lerde yönetici asistanının, ekip oyuncusu-yönetim desteği rolünü alması… çok uluslu şirketlerde mesleki uzmanlaşmaya, kariyer planlamasına, yatay organizasyona, ekip çalışmasına, ofis otomasyonuna geçildi ( Ungan, 2003 :9). Yönetici asistanı; kendi beden dilini kontrol edebilen, başkalarının beden diline duyarlı olabilen, empati gösterebilen, uzlaşmaya dayalı sinerjik ilişki kurabilen, İnsanlarla olumlu ilişkiler içinde olabilen, enerjik, iyimser, çalışmaya adanmış olabilen, değişime istek duyup, kendini yönlendirebilen, olumsuz duygularla, stresle başa çıkabilen kişidir. Yöneticilerin Asistanından Beklentileri, Teknoloji becerisine sahip olma. Bu, Internet, Intranetler, e-posta ve online hizmetlerin yanında geniş bir çeşitlilikteki pc yazılımlarını içerir. Özerk hareket etme. Bu, patronlarla daha az doğrudan yüz yüze çalışma ve müşteriler ile dahili bölümlerle daha fazla birlikte olma anlamını taşır. Bağımsız karar verebilir ve programınızı ayarlayabilir duruma gelir. Geleneksel sekreter anlayışının ötesinde daha geniş beceriler sunma. Muhasebe, görüşme yapma, işe alma ve eğitim verme ile iş yapılan harici şirketlerle ortak faaliyetleri koordine etme gibi alanlarda beceri sergileyerek çalıştığı yere daha büyük değer katar. Kişiler arası beceriler sergilemeli. Bunlar, etkin dinleme, iyi yazma, sağlam görüşme yapma ve sözlü iletişim becerileri olarak belirtilebilir. Zeka, Akıl: Akıl aslında bir kabiliyettir, zeka da öyle. İkisi arasındaki en önemli fark, bir başkasından akıl alabilirsiniz ama zekayı asla. O, her insanın kendisine mahsustur. Bir hastalık söz konusu olmadığı sürece şüphesiz herkesin aklı vardır. Akıllı olmak, kendi davranışlarını bilmek, kontrol edebilmek, doğru ve yanlışlarını değerlendirebilmek yeteneğidir. Akıl, insanı hayvandan ayırt eden en önemli faktördür. Hayvanlar yalan söyleyemez ama insanlar sık sık bu yola başvurur. İşte insandaki yalanla gerçeği, doğru ile yanlışı ayırabilme, bir konuda fikir yürütebilme, görüş belirtebilme yeteneği akıl olarak ifade edilir. 'Ah şimdiki aklım olsaydı' lafını çok işitmişizdir. Demek ki, akıl insan olgunlaştıkça da değişiyor ve insanın kendisi de bunun farkına varıyor. Bir insan değişik fikirlerle diğerinin aklını karıştırabilir. Hayret verici, şaşırtıcı şeyler insanın aklını durdurabilir. Bir şeyin içeriğini anlamamak 'akıl erdirememek' olarak nitelendirilirken başkalarının çözemediği bir sorunu çözen kişiye 'bir tek o akıl etti' denilir. Birine bir yol göstermek ona 'akıl vermek 'tir. Bir şeyi hatırlamak, unutmamak 'akılda tutmak' tır. 'Akılsız' tanımı ise doğru ve isabetli düşünemeyen anlamında kullanılır. Zeka ise; bir olayı önce anlama, ilişkileri kavrama, yargılama ve açıklayarak çözme yeteneğidir. Genel olarak zekanın 12 yaşına kadar hızla geliştiği sonra gelişme hızının yavaşlayarak 20 yaşına kadar sürdüğü, orta yaşlarda ise zeka seviyesinin sabit kaldığı kabul edilir. Zeka hayvanlarda da vardır. Hayvanlarda zeka bir nevi içgüdüsel olaydır. Hayvan zekası insana göre gelişmemiştir ama her iki zeka türü de sinir sistemi ile ilgilidir. İnsanı ayıran, evriminde oluşmuş konuşabilirlik özelliği, dik durabilmesi, el yapısı nedeniyle aletleri kullanabilmesi ve gelişmiş beyin ve sinir sistemine sahip olabilmesidir. Zeka, bir insanın her türlü olay karşısında aynı yeteneği gösterebileceği anlamına gelmez. Bir müzik bestecisi kendi duygusal yapısının içersinde en karışık eserleri aklıyla değil zekası sayesinde oluşturur. Biz bu kişilere 'müzik dehası' diyoruz. Ancak bu müzik dehaları en basit bir matematik problemini bile belki de çözemeyebilirler. Sonuç olarak zeka, ruhsal olaylara, algı ve hafıza yeteneğine, tutkulara, eğilimlere, iradeye ve bilgi edinme isteğine göre farklılıklar gösterebiliyor. Akıl somut olarak ölçülemez ama zeka pek sağlıklı olmasa da IQ denilen bir testle ölçülmeye çalışılıyor. 306 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Duygusal Zeka Zeka kavramını sadece bilişsel yeteneklere dayandıran bilim adamları, araştırmalarından elde ettikleri sonuçları değerlendirerek, zeka tanımına bireyin çevreye uyumu ve çevresindeki kişilerle ilişkisi boyutlarını da dahil etmişlerdir. İnsan zekasının kapsam ve işleyişi, mantık ve diğer bilisel süreçlerle birlikte duygusal süreçleri de içerir (Öner, 1996:191). Duygusal zeka sadece tek bir özellik veya yeteneği ifade etmez, bireyin kendinin ve başkalarının duygularını değerlendirmeye ve ifade etmeye katkıda bulunan, kendilerinin ve başkalarının duygularını kontrol etmeye yardımcı olan ve bireyin kendi yaşamında motivasyon ve basariyi sağlayıcı duyguları kullanmayı sağlayan çok sayıdaki yeteneklerin bir kombinasyonudur. Dünyanın bir çok ülkesinde geçerliliği ve güvenilirliği test edilmiş olan duygusal zeka anketinin düzenleyicisi Haifan Üniversitesinden Dr. Reuvon Baron, duygusal zekayı “bireyin çevresinden gelen baskı ve taleplerle başarılı şekilde baş edebilmesinde bireye yardımcı olacak, kişisel, duygusal ve sosyal yeterlilik ve beceriler dizini” (Baron, 1997 :3) seklinde tanımlamaktadır. Günümüz insanı bireysel ve toplumsal bilinç arasında birleşme ve bütünleşme yapabilen insan olarak kabul edilmiş ve bu birleşme ve bütünleşme için yaratıcı düşüncenin gerekli olduğu vurgulanmıştır. Bu durum bireyin bir yandan toplum içindeki görev ve sorumluluklarını sürdürürken, diğer yandan da kendini aşma, geliştirme, kişiliğinin tüm beceri, yeti ve yeteneklerini kullanabilmesini sağlar (Köknel 1998:82). Bu yaklaşım duyguları ön plana çıkararak, duyguların farkında olunması, ifade edilmesi ve başkalarının duygularının farkında olunmasını, bireysel başarıda olduğu gibi yönetsel başarıda da etkili bir araç durumuna getirmiştir. Dökmen (2000) duyguların genel işlevini, bireyin doğaya ve topluma uyum sağlamak olduğunu ifade etmiştir. Goleman (1998) ise duyguları, bireyin öğrenme potansiyelini harekete geçirerek öğrenmesini sağlayan, soru sormasını sağlayarak bilinmeyeni aramaya iten, kapasitesini geliştiren ve öğrenileni pratiğe geçirerek tavır almasını sağlayan özellikler olarak tanımlamaktadır. Cooper ve Sawaf’a (1999) göre ise duygular, bireyin içinde yükselen değerleri harekete geçiren ve davranışları şekillendiren enerji akımları olup, dışa doğru yayılarak başkalarını etkilemektedir. Psikoanalizci Erik Erikson duygusal zekayı, kişiliğin çeşitli yönlerini başarılı bir şekilde bütünleştirme yeteneği olarak tanımlayarak benlik bütünlüğü olarak adlandırmaktadır (James 1997:221). Yukarıda yapılan tanımların ışığında duygusal zeka; bireyin yaşamındaki basarisinin belirleyicisi olarak, öncelikle kendine ait duygularını fark edip tanıması, onları uygun şekilde kontrol edebilmesi ve yaşamındaki hedefleri için öz motivasyonunu gerçekleştirebilmesi ile ilişkili bireysel yetenek ve becerilerle, karsısındaki kişilerin duygularını fark edip, kendini onların yerine koyabilmek ve çevresindeki kişilerle iyi ilişkiler içinde etkileşim kurabilmekle ilişkili sosyal yetenek ve becerilerin bileşimidir. Harvard Üniversitesi’nden Daniel Goleman, yaptığı araştırmalarla duygusal zeka yeteneklerini iş yaşamındaki faktörlerle eşleştirmiş ve konuyu örgüt yaşamına taşımış, çarpıcı sonuçlar elde etmiştir. Goleman, duygusal zekayı beş ana başlıkta toplamıştır (Cherniss, 2000: 25). a) benlik bilinci; bireyi saran duygularının farkında olması, b) duyguların kontrolü; duygu yüklü olaylara gösterilen tepkinin kontrol edilmesi böylece, verilen tepkilerin duruma uyum sağlaması, c) kendi kendini motive etmek; amaçlanan hedeflere ulaşmak için duyguların yönlendirilmesi, d) empati; başkalarının duygularının farkında olmak, 307 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara e) ilişkiyi yürütmek; diğerlerinin duygularını yönetmek. Cooper ve Sawaf, bireyin işinde ve yaşamında duygusal zekası üzerinde yoğunlaşması ve onu geliştirmeye başlaması için bir başlangıç çalışma planı öneriyor: Bu plan, duygusal zekayı psikolojik çözümleme ve felsefe alanından çıkaran ve doğrudan bilime, keşfe ve uygulamaya sokan Dört Köşe Taşlı Model'dir. Duygusal zekanın köşe taşları: Öğrenmek, duygusal dürüstlük, duygusal enerji, duygusal geribildirim, pratik sezgi, İkinci Köşe Taşı; Duygusal zindelik, öz varlık, güven çemberi, yapıcı hoşnutsuzluk: esneklik ve yenilenme: Üçüncü köşe taşı; Duygusal derinlik, özgün potansiyel ve amaç adanmışlık: dürüstlüğü yaşamak, yetki olmadan etki. Dördüncü köşe taşı; Duygusal simya, sezgisel akış, düşünsel zaman değişimi, fırsatı sezinlemek, geleceği yaratmak (Ural, 2001:210). Duygusal Zekanın Üç Boyutu Araştırmacılar duygusal zekayı; duyguların farkında olunması, ifade edilmesi ve başkalarının duygularının farkında olunması olarak üç duygusal yetkinlik alanı ile ifade etmektedir. Duyguların farkında olunması, bireyin kendini doğru bir şekilde değerlendirerek, kendi iç dünyasını, kaynaklarını, sezgilerini, tercihlerini, potansiyelini, güçlü yönlerini ve sınırlarını bilmesine imkan sağlayarak özgüvenini geliştiren bir sonuç yaratmaktadır (Goleman 2000: 21). Özdeğerinden ve yeteneklerinden emin olmayı gerektiren özgüven, bireyin kendini gerçekleştirmesinde önemli bir yer tutmaktadır. İnsanlar, doğru davranacakları konusunda kendilerine güven duymadıkça harekete geçememektedir (Blonchek 2000: 24). İnsanların bazı konularda yeterli veya yetersiz olduklarını düşünerek genellikle yanıldıklarını, buna rağmen performanslarını güçlü yanlarıyla sergilemelerini de önemli bir sonuç olduğunu ve hiç kimsenin de yapamayacağı bir yana, zayıflıklarına dayanarak performans gösteremeyeceğini belirtmektedir. Başkaları üzerinde etkili olmak, ikna konusunda etkili taktikler kullanmaya bağlıdır. Başkalarıyla olan ilişkileri yönetmede bireyin grup halinde çalışma becerisi, başkaları ile çalışma konusundaki rahatlığı, sağlıklı ilişkiler kurabilme ve geliştirebilme yeteneğine bağlı olarak kendini gösterir. İşbirliği ve iş paylaşımı ortak amaçlar için başkaları ile birlikte çalışmayı gerektirir. Grubun yetenekleri, kolektif amaçlara ulaşma çabaları sırasında grup sinerjisi yaratılmasında açığa çıkar ( Goleman 2000: 21). Günlük yaşamdaki kişisel iletişimlerde algısal, bilişsel ya da duygusal açıdan ben merkezci davranış, çevredeki insanlarla sıcak ilişkiler kurulmasını engellediği gibi bir takım iletişim çatışmalarına da yol açmaktadır (Dökmen 1998: 145). Duygularını yönetme, bireyin kendini kontrol ederek zarar verici duygularını ve güdülerini denetim altında tutabilmesidir. Başkalarının güvenini kazanmak, sürdürmek ve performansının sorumluluğunu üstlenmek olarak tanımlanan dürüstlük standartlarını korumayı gerektirir. Mantıksal olarak doğru akıl yürütme, önceki boyutlardaki girdilerin bir araya getirilerek hangi alternatiflerin en çok değeri yaratacağını belirlemeyi gerektirir. Yaşam, sezgilere güvenilmeyecek kadar karmaşık olduğundan genellikle biçimsel modellere gerek duyulmaktadır (Matheson ve Matheson 1999: 39). Genel olarak içlerinden ne yapmaları gerektiğini bilen insanlar, bunun yaşam kalitesini yükselteceğini de bilmektedirler. Yapılması gereken, bunu yaşama taşıyabilecek yeterliliği geliştirerek buna göre yaşamak ve karar anında kişisel bütünlüğü koruyarak hareket edebilmektir (Covey 1998: 207). 308 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Başkalarının duygularının farkında olma, başkalarını geliştirmenin en iyi yolu olmakla birlikte, onların duygularını ve bakış açılarını hissetmek ve gelişmeleri için nelere gereksinim duyduklarını anlamaktır. Bireyin toplumsallaşma yeteneği, başkalarının arzu edilir tepkiler vermelerini sağlama yeteneğinde ortaya çıkmaktadır. Sonuç olarak, araştırma bulguları, iş, aile ve okul yaşamındaki başarının IQ kadar EQEmotional Quotient (Duygusal Zeka) tarafından oluştuğunu belirlemiş, duygusal zeka yoksunluğunun, kişinin aile yaşamından mesleki başarısına, toplumsal ilişkilerinden sağlık durumuna kadar birçok alanda sıkıntılara yol açtığı anlaşılmıştır. Daniel Goleman’a göre duygusal zeka; kendi duygu ve yeteneklerini tanıma, bu duygu ve yetenekleri kabul ederek yenilerine, daha iyilerine açık olma, kendine ve işine ait hedeflere istekle ve başarıyla kilitlenme, diğerlerinin duygu, gereksinim ve problemlerini anlama, onları önemseyerek iletişim kurma, ekip çalışması için gereken iletişim, ikna etme, uzlaşma gibi yeteneklerdir (Goleman, 1998:8). Sekiz temel duygu kümesinden söz eden Daniel Goleman bu duygu kümelerini şöyle açıklıyor: Öfke, korku, sevgi, zevk, iğrenme, şaşkınlık, üzüntü, utanma. Bu duygu kümelerini alt kümelere ayırıyor ve kıskançlık duygusunun birkaç duygunun bileşimi olduğunu ekliyor. Kıskançlığın içinde öfke, korku ve üzüntü olduğunu belirtiyor. Duygusal Zeka ile Kişisel Gelişim ve Performans İlişkisi Değişen dünyada yerel sınırların kalkmasıyla global iş ilişkilerindeki artış ve geniş kitlelere erişim imkanı kurulan diyalogların kalitesi sorununu karşımıza çıkarmaktadır. Kurumsal diyalog değişen dünyada tüm kurumların sahip olabilecekleri önemli bir değer olarak yönetilmesi gereken bir konudur. Yunanca “dia” ve “logos” (sözcük-anlam-ilişki) sözcüklerinden dilimize kazandırılan diyalog; bireyler arası iletişimde anlam akışını ifade eder. Diyalog insanların birbirleriyle ilişki içinde birlikte düşündükleri bir konuşma biçimi olarak tanımlanabilir. Kurumsal diyalog ise; bir kurumun etkileşim içinde bulunduğu çalışanlar, müşteriler, potansiyel tüketiciler, rakipler, sivil toplum kuruluşları, medya, hükümet, global kurumlar iç ve dış hedef kitleleriyle geliştirdikleri ilişkileri ifade eder. Diyalog olgusu içinde bulunduğumuz dönemde rekabette yeni bir değer olarak karşımıza çıkmaktadır. Günümüzde Ford, Hewlett Packard, Shell, Amoco, Motorola, AT&T ve Lucent Technologies gibi büyük kuruluşlar ve pek çok sivil toplum kuruluşları, eğitim ve sağlık kurumları rekabette avantaj yaratacak diyalog yeteneklerini nasıl geliştirecekleri konusu üzerine çalışmalar yapmakta ve güçlü deneyler elde etmektedir (Isaacs, 2001:22) Diyalog hem nasıl yapılacağını bildiğimiz, hem de hakkında bilmediğimiz ve öğreneceğimiz çok şey olan paradoksal bir konu olarak ifade edilmektedir. (Isaacs, 2001: 27) Özellikle dünyanın global bir köy haline geldiği ve elektronik ağlar yoluyla yönetildiği bu dönemde diyalog; kurumların iş başarılarında merkezi bir rol üstlenmektedir. Kurumsal diyalog enformasyonun formel biçimde organizasyon geneline nüfus etmesi ve bireylerin karşılıklı bilgi alma-verme ihtiyacını karşılamada önemlidir. Böylece kararlar daha hızlı alınabilir ve pozisyonel değişimler planlar ve uygulamalardaki değişikliklere hızla adapte edilir. Kurumsal diyalog ile iletişim akışı; yüksek kalite ve karmaşık teknik sorunlara yenilikçi çözüm üretimini sağlar. Diyalog sadece kurumların değil, bireylerin de geliştirmeleri gereken önemli bir yetenektir. Etkili iletişim ve diyalog formasyonu ve bu konudaki yetenekler bireye kariyer yaşamında önemli avantajlar sağlar. Bu nedenle birey sahip olduğu akademik formasyonunu sürekli olarak güncelleştirmeli ve iletişim yeteneklerini geliştirmelidir. Kişisel gelişim, yetişkin benliğine sahip birey olma yolunda kişinin sahip olduğu potansiyelini, yeteneklerini ve kaynaklarını etkili biçimde kullanarak yaşam boyu gelişimi olarak tanımlanabilir. Kişisel gelişimin ilk adımı ise kendini tanımaktır. Birey inanç ve 309 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara değerleri, kişilik yapısı ve sergilediği davranış tarzları, bilgi düzeyi, güçlü ve geliştirmesi gereken becerileri, zayıf yönler gibi kendiyle ilgili konularda farkındalık kazanmalıdır. Bireyin kendisiyle ilgili bu farkındalık ise, kendisine ve kurumuna yararlı, değerli olabilmesini ve yaşamındaki öncelikleri bulup potansiyelini en etkili biçimde kullanabilmesini sağlayacaktır. Kurumlar da artık işe alım süreçlerinde öz bilinç düzeyi yüksek ve kişisel gelişime önem veren bireyleri tercih etmektedirler. Dolayısıyla iletişim eğitimi alan iletişim profesyoneli adaylarının bu farkındalığı iş yaşamına atılmadan önce, akademik yaşamda kazanmalarında yarar vardır. Yönetsel pozisyonların çoğu zaman iletişim profesyonelleri için oldukça zor ve kapalı olduğu bilinmektedir. Bununla birlikte bir yöneticinin sorumluluk alanı yıllık raporların hazırlanmasıyla ilişkili finansal sorumluluktan; basın bildirisi ve konuşma metinlerinin hazırlanmasına kadar, güçlü bir biçimde şunu önerir: akademik iletişim eğitimi alanlarının üretken bir personel olma yolunda farklı alanlarla ilgili becerileri bir arada kazanmış olması gereklidir. Performans, belirlenen koşullarla göre bir işin yerine getirilme düzeyi ve çalışanın davranış biçimi olarak tanımlanır (Ertuğrul, 2004: 150). Çalışanın örgütün hedeflerine ulaşmasında gösterdiği çaba olan performansın değerlendirilmesi ise, örgüt içinde sistem gerektiren bir konudur. Performans değerleme konusunda yürütülecek sistemler işleyişin ve performansın olumlu sonuçlar doğurmasında oldukça önemlidir. Performans değerleme, kurumda görevi ne olursa olsun bireylerin çalışmalarını, etkinliklerini, eksikliklerini, yeterliliklerini, fazlalıklarını, yetersizliklerini kısacası bir bütün olarak tün yönleri ile gözden geçirilmesidir (Fındıkçı, 1999: 297). Personelin işletme örgütü için taşıdığı önemin niceliksel ve niteliksel yönleriyle belirli süreler içerisinde belirtilmesidir (Şimşek, 2002: 322). Değerlendirme, kişinin işteki performansı, başarılılığı ya da başarısızlığı hakkında bir yargıya varma işlemidir (Canman, 1995: 146). Performans değerlendirilmesi, gerçek anlamda ortak bir çalışmaya, bilgi alışverişine, gerek hatalar ve gerekse başarılar açısından sorumluluğun paylaşılmasına ve eğitim-gelişmeye olanak sağlayan dinamik bir sistemdir (Barutçugil, 2002: 178). Genel anlamda başarı değerlemesi kişinin yeteneklerini, gizil gücünü, iş alışkanlıklarını, davranışlarını ve benzeri niteliklerini diğerleriyle karşılaştırarak yapılan bir ölçmedir (Bingöl, 1990: 170). Performans değerlendirmesi genel bir tanımla, işletme amaçlarının gerçekleştirilebilmesi için gösterilen tüm çabaların değerlendirilmesidir veya bir yöneticinin önceden belirlenmiş standartlarla karşılaştırma ve ölçme yoluyla çalışanların işteki başarı ve başarısızlık durumlarının değerlendirilmesidir (Atılgan, 2007). Yukarıda belirtilen tanımlamalarda da görüldüğü gibi performans değerlemenin temeli, kurum içinde görevi ne olursa olsun bireylerin çalışmalarını, eksikliklerini, hatalarını bir bütün olarak gözden geçiren bir çalışmadır. Kurumsal işleyişin hem içeride hem de dışarıda işleyişini olumlu ya da olumsuz yönde sağlayacak olan çalışanların gösterdikleri performans ve bu performansın ölçülmesi, insan kaynakları yönetiminin de başlıca işlevleri arasındadır. Örgütlerde verimlilik, işgörenlerin teşvik edilerek, içlerindeki enerjilerin açığa çıkarılmasıyla elde edilir. Çalışanlar kendi amaçlarına ulaşmalarının örgütsel amaçlara ulaşmakla mümkün olduğuna inandıkları ölçüde örgütsel amaçlara bağlanırlar. Daha çok çaba, daha çok performanstır, ama daha çok başarı değildir. Verimlilik ise, çabanın başarıya dönüşmesiyle yani rasyonel olmasıyla sağlanabilir. Rasyonel olmayan çaba, başarıya dönüşmez ve performans olarak kalır. Bu nedenle sekreter ancak işleri doğru yapmakla verimli olabilir. Sekreter işlerin doğru yapılmasına katkı sağlıyorsa bu durumda etkin olur (Tutar; Altınöz, 2002: 165). 310 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Bunu sağlamanın yolu sekretere iş yapma arzusu ve kurumsal bağlılık hissi kazandırabilmek, başarma onuru ve gururunu yaşatabilmektir. İş yerindeki iletişimin yanı sıra gerginlik ve benzeri olumsuz faktörleri ortadan kaldırabilecek planlama ve pozitif çalışma önerileri, duyguları öğrenme ve buna göre hareket etme yetenekleri, bu anlamda yöneticilerin edinmesi gereken önemli unsurlar olarak karşımıza çıkmaktadır. Gerek değişim ile baş edebilme ve uyum sağlama, gerekse kontrollü hareket ederek karar verme sürecinde tutarlı davranma özelliklerine sahip olabilmek, duygusal zeka yardımıyla kazanılan önemli faktörler olarak bilinmektedir (Wisinger, 1998: 61). Duygusal zekanın tutarlı olduğuna ilişkin varsayımlar için geliştirilen çeşitli ölçütler ve bilgiler, kavramın geliştirilmesinde kullanılmaktadır. Önemli olan bu ölçütlerin objektif ve anlamlı kriterlere dayandırılmasıdır (Petrides, Furnham, 2000: 319). Bu bağlamda duygusal zeka, bireylerin günlük yaşamlarının ötesinde iş yaşamlarındaki performanslarını ölçebilen, başarılarını arttıran/azaltan, yöneticilik niteliklerinin ölçülmesine katkı sağlayan, örgüt içi iletişimi ve etkileşimi geliştiren önemli bir faktör olarak karşımıza çıkmaktadır Öneriler Yöneticiyi asiste etmek, yönetici kadar bilip, görmediklerini görmek, boşluklarını sezip tamamlayabilmek demektir. Doğru zamanda konuşmak, doğru zamanda susmak, sezgisel hareket edebilmek demektir. Yöneticisinin yaptığı bütün her şeye hakim olmalı, kendi eksiklerini tamamlamalı, yöneticisinin bilmediği detayları o farkında bile olmadan çözebilmeli, iyi bir iletişimci olmalı, yöneticisinin imajını iyi temsil etmesini bilmelidir. Söz uçar yazı kalır. Bu nedenle yapması gerekenleri ya da aklına gelen fikirleri bir kağıda not almalı. Yazmak yapmanın yarısıdır. Her zaman adım adım ilerlemeyi tercih etmeli. Önceliklerini belirleyip sırasıyla planlarını ve görevlerini belli zaman aralıklarında gözden geçirmeyi alışkanlık haline getirmelidir. Zaman zaman öncelikler değişebilir. Böylece zamanı önceliği olmayan işlere harcamaktan kurtulmalı. Aynı anda birden fazla iş yapanlara özenmeyip, tek bir işe odaklanıp o işi bitirmeye çalışmalı. Kendi kararlarınıza güvenin. Eğer bir işin sizin düşündüğünüz yöntemle daha kısa zamanda çözüleceğine inanıyorsanız kendi planınızı uygulayın. Başkalarının önerilerini yerine getirmekle vaktinizi gereksiz harcamayın, kaybetmeyin. İşinizle ilgili nasıl günlük plan yapıyorsanız aynı şekilde haftalık plan da yapın. Bu sizi hafta başında herkesin yaşadığı isteksizlik ve tembellikten kurtaracaktır. Zamanınızı nasıl kullandığınıza ilişkin size ipucu verecek ve kendinize mutlaka sormanız gereken bir kaç soru: İşinizi, görevlerinizi tam olarak tanıyor musunuz? Yalnızca önünüzde büyük hedefler mi var yoksa işinizle ilgili irili ufaklı, değişik tipte hedefler belirlediniz mi? Bir biriyle ilgili olan hedeflerinizi gruplayabiliyor musunuz? İşlerinizi öncelik sırasına koymayı başarabiliyor musunuz? Plan yapıyor musunuz? En kötü plan bile plansızlıktan iyidir, asla plansız çalışmayın. Başladığınız bir işi tamamlamadan başka işlere mi geçiyorsunuz ? Mümkünse bir işi bitirmeden başkasına geçmeyin. İyi karar verebilmek için Muhakeme ve Sezgi Gücünüzü kullanıyor musunuz? Bir dokümanı okurken ne kadar hızlı olduğunuzu hiç sorguladınız mı? Özel işlerinizi büroda yapıyor musunuz? Bir işe başlamadan önce kendinize bir yöntem belirliyor musunuz? İşe zor olanlardan mı yoksa kolay olanlardan mı başlıyorsunuz? Bazı işleri reddetmeyi ‘hayır” demeyi biliyor musunuz? Günün sonunda işlerinizi gözden geçirip ertesi günün planını yapıyor musunuz? 311 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Sonuç Son yıllarda Amerika ve Avrupa’da verimliği ve rekabet avantajlarını artırmak için yeniden yapılanma, şirket birleşmeleri ve evlilikleri, güçlendirme gibi yeni yönetim modellerini ve stratejilerini uygulayan isletmelerdeki basarisizlik nedenlerinin is tatminsizliği, düşük moral, şiddet eğilimi, sabotaj, yabancılaşma gibi faktörlerden kaynaklandığı saptanmıştır Bu sonuçlara göre, örgütlerdeki problemler teknik bilgilerdeki yetersizlik veya zeka ile ilgili yeteneklerin eksikliğinden daha çok duygular dünyasının alanına giren yeteneklerin ve becerilerin eksikliğinden kaynaklandığı görülecektir. Dolayısıyla duyguların ya görmezden gelindiği ya da çok dar sınırlar içinde var sayıldığı rasyonel perspektifle isleyen örgütlerdeki liderlerin başarı faktörleri günümüzde aynı etkinlik ve geçerliliğe sahip değildirler. Duyguların, insanların üst düzeydeki yasama ilişkin deneyimlerinde oynamış olduğu yapıcı rol gittikçe artan bir ilgi konusu olmaktadır. Duyguların sadece zekaya değil, ayni zamanda yaşamdan doyum sağlamaya katkısını ifade eden inanış, duygusal zeka konusunda yapılan çeşitli araştırma sonuçları ile desteklenmektedir. Buna göre, bireyin kendine ve başkalarına ait duyguları doğru şekilde algılayıp, değerlemesi ve ifade etmesi; bu duygular arasında ayrım yapıp, elde ettiği bilgileri düşünce süreçlerinde ve davranışlarında kullanması ile ilgili olan üstün yetenekleri tanımlayan duygusal zeka, bireyin sadece özel yaşamındaki değil, iş yaşamındaki basarisini da belirlemede geleneksel olarak IQ ( Intelligence Quotient ) ile ölçülen zeka kadar önemlidir. İş yaşamında bireyin gösterdiği performansı etkilemede duygusal zekanın; akademik zeka ve uzmanlığa göre daha önemli ve belirleyici bir değişken olduğunu ortaya koyan araştırma bulguları, konuya gösterilen ilginin artmasını neden olmuştur. Son beş yılda duygusal zeka alanında yapılan çalışmalar; duygusal zekayı ölçme yöntemlerini belirleme, bir insanın etkili olabilmesi için duygusal zeka yeteneklerinin önemi, bu yeteneklerin değişik alanlar v durumlarda uygulanması ve uyarlanması konularını kapsamaktadır. Kuşkusuz ki en yoğun çalışmalar iş yaşamında etkili liderlik ve verimi artırma açısından yönetim ve organizasyonlarda duygusal zekanın geliştirilmesi ile ilgili olarak yapılanlardır. Kaynakça Aksoy, Sevinç (1997) Etkin İnsanın Mesleği Sekreterlik, Ofis Donatım ve Yönetim Dergisi, İstanbul Altınöz, Mehmet. (1999) Günümüz İş Ortamında Sekreterlik, Yargı Yayınları, Ankara. Atılgan, Turan (2007) Konfeksiyon İşletmelerinde Performans Değerlendirmesi ve Etki Eden Faktörler ( http: //www. vivasystms.com/turkish/konf_performanshtm, 18.04.2007 ) Baltaş, Acar. (2000) Şirketlerin Duygusal Zekası Yüksek Enerji Doğurur, Beko Haber Dergisi, Sayı:21 Barutçugil, İsmet (2002) Performans Yönetimi, Kariyer Yayınları, İstanbul Blonchek, Robert.M .(2000) Çalışanlar Şirketin Sahibi Gibi Olursa, Executive Excellence Dergisi, Ocak Sayısı, Rota Yayıncılık. Canman, A. Doğan (1995) Çağdaş Personel Yönetimi, TODAİE Yayınları, Ankara Cary Cherniss, Emotional Intelligence: What It Is and Why It Matters. The Annual, Meeting of the Society for Industrial and Organizational Pschology. New Orleans, April Cooper, R.K. ve A. Sawaf (1997) Liderlikte Duygusal Zeka, Sistem Yayıncılık, İstanbul, Covev, Stephen. R. (1998) Önemli İşlere Öncelik. 3.Basım. Çev. O. Deniztekin. Varlık Yayınları, İstanbul. Ertuğrul, İrfan (2004) Akademik Performans Değerlendirmede Bulanık Mantık Yaklaşımı, Atatürk Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Dergisi, No:1, s: 155159, Erzurum Fındıkçı, İlhami (1999) İnsan Kaynakları Yönetimi, Alfa Yayınları, İstanbul 312 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Goleman, Daniel (1998)Duygusal Zeka,3.Baskı,Çev:B.S.Yüksel,Varlık Yayınları, İstanbul Goleman, Daniel (2000) Duygusal Yeterlilik, Executive Excellence, Dergisi, Şubat Sayısı, Rota Yayıncılık, İstanbul. Göral, Gülbin (1997) Bilimsel Sekreterlik , Der Yayınları, İstanbul. Güler, Deniz (1994) Yönetici Sekreterliği, Anadolu Üniversitesi Yayınları, Eskişehir. Hançer, Murat; Tanrısevdi, Abdullah (2003) Sosyal Zeka Kavramının Bir Boyutu Olarak Empati ve Performans Üzerine Bir İnceleme, C. Ü. Sosyal Bilimler Dergisi, Cilt:27, No:2 Ungan, Gülsen (2003) 21.Yüzyılda Büro Yönetimi, Bilkent Üniversitesi, Bilgisayar Teknolojisi ve Büro Yönetimi Meslek Yüksekokulu, Holding Yayınları, İstanbul. Isaacs, W. (2001), Diyalog ve Birlikte Düşünme Sanatı, Çev:Ahmet ÜniverNeşenur Domaniç, Literatür Yayınları. James, Jennifer (1997) Gelecek Zamanda Düşünmek, Çev. Z.Dicleli. Boyner Sistem Yayıncılık, İstanbul, Köknel, Özcan. (1998) Dolu Dolu Yaşamak. 6.Basım. Altın Kitaplar Yayınevi, İstanbul. Matheson, David ve Jim Matheson. (1999) Akıllı Örgüt. Çev : M. Tüzel Boyner Holding Yayınları, İstanbul. More, E.- Irwın, H (2000), “Management Communication For The Millenium Management”, Communication Quartely, Vol:14, No:1. Necla, Öner (1996)“Psikolojik Danismanlikta Yeni Ufuklara Bir Örnek:Duyussal Zeka ” IX. Ulusal Psikoloji Kongresi,18-20 Eylül, Bogaziçi Üniversitesi, s.191. Petrıdes, K.V., Furnham, Adrian (2000) On The Dimensional Structure of Emotional Intelligence, Personel and Individual Differences, Vol. 29. Reuven, Baron (1997) ,BarOn Emotional Quotient Inventory User’s Manual, Toronto: MHS Inc., , s.3. Sternberg, R.J. (1996) Successful İntelligence. New York: Simon & Schuster. Şimşek, M. Şerif (2002) İşletme Bilişimine Giriş, Günay Ofset, Konya Tengilimoğlu, Dilaver ( 2006 ) “Geleceğin Ofisleri ve Geleceğin Profesyonel Yönetici Asistanları Nasıl Olacak?” V. Ulusal Büro Yönetimi Ve Sekreterlik Kongresi 14-15 Eylül, Çanakkale Tutar, Hasan; Altınöz Mehmet (2002) Sekreterlik Bilgisi, Nobel Yayınları, Ankara Ungan, Gülsen (2000)Geçmişten Geleceğe Sekreterlik 1. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi Kongresi, Antalya 12-18 Nisan. Ural, Ayhan ( 2001)Yöneticilerde Duygusal Zekanın Üç Boyutu, Dokuz Eylül Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi Cilt 3, Sayı:2 Wısınger, Hendrie (1998) İş Yaşamında Duygusal Zeka, Çev. Nurettin Süleymangil, MNS Yayıncılık, İstanbul. 313 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KÜRESELLEŞME SÜRECİNDE ÇAĞDAŞ YÖNETİM TEKNİKLERİ VE DEĞİŞİM FAKTÖRLERİNİN YÖNETİCİ ASİSTANLARA ETKİLERİ Yrd. Doç. Dr. Reha ÖZDER (Amasya Üniversitesi) ÖZET Küreselleşme akımı, yakın zamana kadar geçerli olan geleneksel iş yapma süreçlerini derinden etkilemektedir. Üretim ve hizmet faaliyetlerinde her zamankinden daha fazla bilgi işlemek durumunda kalınmaktadır. Yönetsel alanda yaşanan gelişme ve değişmeler Yönetici Asistanlığını da derinden etkilemektedir. Bu süreçte insan entelektüel boyutu ile değerlendirilmesi gereken ayrıcalıklı bir unsur haline gelmekte ve yöneticilik işletmeler için hayati bir önem kazanmaktadır. Bu nedenle yönetici asistanlığı mesleğinin etkin bir şekilde yürütülmesi için küreselleşme olgusunun getirdiği değişmeleri bilmek ve meslek elemanları üzerindeki etkileri anlamak gerekmektedir. Böylece çalışanlar nelere dikkat etmeleri nelere daha fazla önem vermeleri konusunda bir yol haritasına sahip olacaklardır. Bu çalışma da küreselleşme sürecinde çağdaş yönetim teknikleri ve değişim faktörlerinin yönetici asistanlar üzerinde demografik yönde eğitim konusunda etkili olduğu., yaratıcılık ve yeni fikirlere değer verilmesi v.b. yönünde zorladığı görülmüştür. GİRİŞ Yaşama küreselleşme sürecinde yaşanan teknolojik gelişme ve değişimler, yönetici asistanlık mesleğini de etkilemiş sekreterliği bir uzmanlık alanı halinde değişime zorlamıştır. Çağdaş organizasyonlar üretim ve hizmet faaliyetlerinde her zamankinden daha fazla bilgi işlemek durumundadırlar. Değişen dünya koşullarında çağdaş örgütlerin yönetici asistanlarının, rutin büro faaliyetlerinin dışında, değişen iş yapma yöntemlerinin kısa sürede algılama, bunları kendi yöntemlerine göre yapma ve işi kimliklendirme yeteneğine sahip olmaları gerekmektedir ( Öztoprak, 2006, S.20 ). Pek çok unsurun yanında hizmet veren bir meslek olan yönetici asistanlığının etkin şekilde yürütülebilmesi için hizmeti sunanlar ile hizmeti alan yöneticilerin sürekli iletişim içerisinde olmaları gerekir. 314 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Küreselleşme sürecinde örgütsel ilişkilerde ve yapılarda farklı görev ve rol tanımları, yeni çalışma yöntemleri gelişmektedir. Özel amaçlı örgütsel yapılar, sanal ekipler ve sanal örgütsel yapılar oluşmaktadır. Sanal ofislerde bilgisayarların, bilgi ve iletişim aracı olarak kullanılması, ofis çalışanlarının işlerini yapma yöntemlerinde, köklü değişimlere neden olmaktadır. Bu ofisler aynı zamanda teknik yeteneği yüksek, profesyonel sanal ofis çalışanlarını gerekli kılmaktadır (Tutar – Altınöz, 2006, S.39). KAVRAMSAL ÇERÇEVE İşletmelerde küreselleşmenin sonucunda ortaya çıkan değişim faktörlerini farlı alanlarda görmek mümkündür. Küreselleşme sürecinde ekonomik ve sosyal yapıdaki bilişim teknolojilerindeki değişim ve gelişmeler işletmelerin yapılarında, yönetim anlayışlarının da değişimleri de beraberinde getirmiştir. Küreselleşmeyle birlikte rekabetin arttığı bir ortamda, hızlı ve esnek davranabilen işletmeler başarıya ulaşmaktadırlar. Hızla değişen tüketici ve diğer Pazar özesellikleri işletmeleri de çok yönlü bir arayışa itmiştir (Bartlet – Chosal, 1991, S.105). küreselleşmenin sonucu olarak başarıya ulaşmak için hızlı davranmanın gerektiği bir ortamda, sunulan ürünün yada hizmetin müşteriye büyük bir hızla ulaştırılması rekabette stratejik önem taşımaktadır ( Rhinesmith, S.47, 1996). Deming’e göre bir işletmenin rekabette odaklandığı nokta müşteri olmalıdır. İşletmeler sürekli olarak ürünlerini, çalışanlarını, sistemlerini geliştirmenin yollarını aramaktadırlar (Aguaya, 1994. S.245).Günümüzde rekabetin en güçlü odağı müşteridir. Bu nedenle küreselleşmenin sonucu olarak artan rekabet ortamında başarılı olmak için müşteriye kaliteli ve hızlı bir hizmet sunulması gerekmektedir (Evlin, 19987, S.10). Küreselleşme süresine bağlı olarak işletmelerde değişiminin önem kazanmasının nedenleri uluslar arası ve bölgesel entegrasyonların önem kazanması, bilgi teknolojilerindeki gelişmeler, malzeme teknolojisindeki gelişmeler, yeni teknolojik buluşlar, yeni oluşan pazarlara girme yarısı, ekonomi kalkınmanın itici gücünün insan kaynağı olduğunun anlaşılması, müşterilerin bilinçlenmesi ve müşteri beklentilerinin değişmesi, uluslar arası ticarette standartlaşmaya gidilmesi olarak sayılabilir ( Karakoyunlu , 1998, S.1075). Çünkü işletmeler değişen dünya şartlarına ayak uydurabilmek ve küresel rekabet ortamı içerisinde başarılı olabilmek için değişmek zorundadırlar. İşletmelerin bu değişimi gerçekleştirebilmeleri için öncelikle küresel bir vizyon oluşturmaları ve bunu çalışanları ile paylaşmaları gerekmektedir(Güzelcik, 1999, S.81). Küreselleşme sürecinde örgütsel yapılarda yaşanan hızlı değişim, kalıcılığı ifade eden bürokrasinin yerine, geçiciliği gösteren adhokratik örgüt modellerinin önemini arttırmaktadır. 315 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Adhokaratik yapı, özellikle sanal organizasyonlarında yeni becerileri gerektirdiği için kalıcılığın yerine belli bir projeyi yürütmek için kurulan geçici yapıları ortaya çıkarmaktadır. Fulk ve Desanctis’e göre Adhokratik yapılar, bürokrasi dönemini net-work örgütleridir ve bu farklılık globalleşen iş ekosisteminin hızlı değişen doğasına uyum sağlamanın sonucudur ( Desanctıs- Fulk, 1995, S.337). Küreselleşme sürecinde işletmeler ve buralarda çalışanlar için yoğun dönüşüm olguları ortaya çıkmaktadır. Bunlardan biriside yönetici ve liderlik kavramındaki değişimlerdir. Bu değişimler yönetici asistanlar üzerinde bir etki aracı olarak yerini almaktadır. W.Bennis’e göre, yaşanan hızlı değişimler, yalnız genel müdürleri değil kuruluş içinde her düzeydeki çalışanları, kendilerini sürekli yeniden yaratmak ve liderlik olgusunu geliştirmek zorunda bırakmaktadır. Liderlik işletme içinde ve dışında pek çok sayıda faktörün göz önüne alındığı bütüncül bir buluş açısı gerektirmektedir (Bennis, 1997, S.132). Değişen koşullara ve yeni global düzene kolayca uyum sağlamakta her zaman pek mümkün olmamaktadır. Çalışanları yeteneklerini, bilgisini, yaratıcılığını psikolojik ve sosyal güç ve ihtiyaçlarını karşılama ve geliştirmeleri konularında zorlanmaktadırlar. ARAŞTIRMA VE YÖNTEM Anket ve mülakat sonucunda elde edilen veriler SPSS11.0 for Windows paket programında gerçekleştirilmiştir. İşletmelerin ve yönetici asistanlarının yaşanan küreselleşme sürecinde karşı karşıya kaldıkları yoğun literatür çalışması sonucunda Monteril, Ryon, Alexandre’nin işletmelerin dikkate almaları gereken yeni verileri geliştirilerek oluşturulmuştur. Karşılaşılması muhtemel yönetimsel sorun konuları, anket uygulanan yönetici asistanlara (5’li likert ölçeği dikkate alınarak) etkilenme durumları öğrenilmeye çalışılmıştır. Araştırma sorularının sınanması için tek faktörlü varyans analizi ve t testinden yararlanılmıştır. Yapılan çalışma daha geniş kapsamlı bir araştırmanın bir parçasıdır. Bu bölümde 10 küresel değişim faktörü bağımlı değişken olarak kabul edilip, bağımsız kabul edilen demografik değişkenler ( cinsiyet, kıdem, eğitim durumu göre nasıl bir farklılık gösterdiği ele alınmış, ilişkinin olup olmadığını tespit için Pearson korelasyon katsayısı, ilişkinin derece ve yüzdesi için determinasyon katsayısı (R² ) kullanılmıştır. Ayrıca bu regresyon analizinin istatistiksel olarak anlamlı olup olmadığını tespit etmek için Anova testi yapılmış ve 0,05 anlamlılık düzeyinde F değeri tespit edilmiştir. Sonuçta bağımsız değişkenlerin yönetici asistanları etkileme durumları incelenmiştir. 316 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara BULGULAR Anket uygulanan yönetici asistanlarının demografik değişkenlerden olan eğitim değişkeninin alt gruplarında farklı grup ortalamasına sahip olduğu görülmüştür. Alt gruplu karşılaştırmalar incelendiğinde, grup ortalaması arasındaki farkın değişimden etkilenme derecesine bağlı olarak, eğitim düzeyi arttıkça, azaldığı görülmüştür. Bu fark kıdem konusunda da bir farklılık bulunmamaktadır. FAKTÖR Genel yönetim sistemi ve Pearson Determinasyon Anova Anlamlılık (r) Katsayısı Değeri Düzeyi ( P) (R² ) F 0,467 0,226 36,701 0,000 0,414 0,177 27,032 0,000 0,550 0,313 57,368 0,000 0,328 0,111 15,617 0,000 0,544 0,307 55,646 0,000 0,523 0,283 49,659 0,000 Çatışmalar ve uyuşmazlık 0,427 0,189 29,287 0,000 Sosyo Kültürel çevre 0,575 0,343 65,679 0,000 Yaratıcılık Yeni fikirlere 0,603 0,376 76,557 0,000 0,449 0,209 33,206 0,000 liderlik İşe uyum iş eğitimi ödüllendirme ve terfi Yönetim tarzı ve davranışı Katılmalık Ekip çalışması Organizasyonel yapı, örgütsel Kültür, misyon, vizyon Yetkili güç sorumluluk ve Etkileme Entegrasyon ve kimlik arayışı Nicelik ve Nitelik Değer verilmesi Araç gereç, fiziki koşullar 317 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Yönetici asistanlarının etkilenme durumları ile küresel değişim faktörleri arasındaki korelasyon analizi sonuçları incelendiğinde 10 faktörün hemen hepsinin, değişimden etkilenme seviyesi ile pozitif yönlü orta düzeyde doğrusal bir ilişkisi vardır. Determinasyon katsayısı ise, değişimden etkilenme seviyesinin faktörler ile ilişki derecesini göstermektedir. SONUÇ VE ÖNERİLER Yapılan uygulamalı araştırmanın sonuçlarına bakıldığında yönetici asistanlarının değişimden etkilenme durumları demografik, değişkenlere göre faktör bazında incelendiğinde alt eğitim grubuna sahip olanların bu değişimden daha fazla etkilendiği görülmektedir. Değişimden etkilenme seviye durumları ile küresel değişim faktörleri arasındaki ilişki ise tüm faktörlerde artan doğrusal bir ilişkinin varlığını göstermekte yaratıcılık yeni fikirlere değer verilmesi gibi unsurların ise daha fazla etkilendiği söylenebilir. Bilgi sistemlerinin, yönetim temel fonksiyonlarından olduğu küreselleşme sürecinde değişim yönetimin vazgeçilmez bir işlevini oluşturmaktadır. Sürecin yine bir doğal sonucu olarak her seviyeden, her fonksiyondan çalışanların karşılıklı işbirliği iletişim, yaratıcılık önemli bir stratejik nokta olmaktadır. Yönetici asistanlarda, rutin büro faaliyetlerinin dışında değişen koşulların kısa sürede algılama, hata etkinliklerine yaratıcılıkları ile katılmak zorunda kalmaktadırlar. Fakat bu süreç örgütsel sorun ve çatışmaların azalması yerine daha karmaşıkları ile ilgilenme çözüm karar süreçlerinde destek olma yeteneklerini geliştirme konusunda zorlamaktadır. 318 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAYNAKLAR • Aguaya Pafael (1994) Dr. Deukg; Japon Mucizesinin Mimarı Form Yayınları, İstanbul. • Bartlet Christopher-chosat Sumatra (1991) Managing Acrass Borderes The Economist; management Education Survey, 1991 • Bernard Montel, Patrick Ryon . ,Gilles Alexandre, Cerclesde Qualite et de Progres, Pour unu Nouvelle Competiti • Bennis, Warnen, (1997); Liderlerin lideri olmak “çeviren ; Sinem Gül, Nicholas Bredley, Pup Itd, den Sabah Kitapları İstanbul • Desanctis. G – Fulk, J. ; (1995) Electronic Comminication and Changing Organizational Forms. Organizational Sicience • Düren, Zeynep ( 200) 2000’li yıllarda yönetim Alfa yayınları, İstanbul • Evlin, Nusret (1997), Küresel Bligi Çağında Eğitim, Verimlilik, İstihdam, İstanbul Ticaret Odası Yay. İstanbul • Güzelcik, Ebru (1996) Küreselleşme ve İşletmelerde Değişen kurum İmajı, Sistem Yayıncılık, İstanbul • Karakoyunlu, Erdoğan ( 1998). Değişim, Değişimin toplum işletmeler, işçiler ve çalişanlar hayatına etkileri., Y.T.Dergisi, Sayı 20 • Öztoprak, Menekşe Tarhan (2006) Sekreterlik bilgisi, Seçkin Yayıncılık, Ank. • Rhiresmith, H. Stephen (1996) A Managers Guideto Globalization, second Edition, U.S.A. ; Irwin Publishing. • Tutar, H-Altınöz, M. ( 2006). Büro yönetimi ve letişim teknikleri, Seçkin Yayıncılık, Ankara 319 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara YÖNETİCİ – SEKRETER İLİŞKİLERİNİN SEKRETER İŞ DOYUMU VE TÜKENMİŞLİĞİNE ETKİSİ Prof.Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU (Gazi Üniversitesi) Öğr.Gör. Arzu ÖZSOY (Süleyman Demirel Üniversitesi) Arş.Gör. Dilek USLU (Gazi Üniversitesi) ÖZET Geçmişten günümüze kadar yönetim anlayışında yaşanan gelişmeler, örgütlerin yapılarını değiştirmektedir. Bu gelişmeler, örgütün vazgeçilmez çalışanları olan sekreterlere de yeni görevler yüklemekte ve sekreterler daha fazla stres altında çalışmak zorunda kalmaktadırlar. Bu yoğun iş ortamında yöneticilere yardımcı olmaya çalışan sekreterlerin işlerinde başarılı olabilmeleri için iş doyumlarının yüksek, tükenmişlik düzeylerinin düşük olması gerekmektedir. Bu araştırma ile İzmir ilinde, özel ve kamu sektöründe çalışan sekreterlerin iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri ve aralarındaki ilişkilerin derecesi belirlenmeye çalışılmıştır. Araştırmada, elde edilen veriler ışığında iş doyumu ve tükenmişlik düzeyi arasında güçlü bir ilişki olduğu ortaya çıkmıştır (r=0,588). İş doyumu yüksek olanlarda tükenmişlik düzeyinin daha düşük olduğu görülmüştür. Ayrıca, kamu sektöründe çalışan sekreterlerin iş doyumlarının özel sektörde çalışan sekreterlere göre daha yüksek, tükenmişlik düzeylerinin ise daha düşük olduğu görülmüştür. Bu nedenle yöneticiler için vazgeçilmezler arasında yer alan sekreterlerin iş doyumlarını arttırıcı faktörlere dikkat ederek, tükenmişlik düzeylerini en alt seviyede tutmak için sekreterlere gerekli imkânların sağlanması gerekmektedir. Anahtar Kelimeler: Tükenmişlik, İş Doyumu, Yönetici, Yönetici Sekreteri. 1. GİRİŞ Günümüzde sekreterlik mesleği giderek gelişmekte ve özellikle büyük işletmelerde yönetim kadrosunun bir parçası olarak ortaya çıkmaktadır. İster hizmet sektöründe ister üretim sektöründe olsun her zaman sekretere ihtiyaç duyulmaktadır. Yönetici örgütteki işleri planlar ve amaçlara uygun bir şekilde yönetir. Ancak yöneticilerin bu yoğun yönetim görevi içinden tek başına çıkması mümkün değildir. İşte bu durumda sekreter yöneticiyi destekleme görevini yerine getirerek; yöneticinin başarıya ulaşmasında büyük görevler üstlenir. Günümüzde sekreterler yöneticinin sağ kolu olmaktan çıkmış üstlendiği görevler itibariyle onun iş ortağı durumuna gelmiştir. İş doyumu genel olarak insanların çalışma koşullarını yansıtması bakımından önemlidir. Bu nedenle tıpkı sağlık gibi dikkat, teşhis gerektiren ve iyileştirilmesi gereken bir konudur. İş doyumu, çalışanların işleri hakkında ne düşündükleri ve hissettikleri yani işlerini tatmin edici ya da hayal kırıklığı yaratıcı, sıkıcı veya anlamlı bulmaları açısından önemli bir konudur (Turmuş, 2005:6). İş doyumu ile verimlilik ve örgütsel bağlılık arasında yakın bir ilişki vardır. Doyum düzeyi arttıkça verimlilik ve örgütsel bağlılık düzeyi de artış gösterebilir. İş doyumunun yüksek olması insanların verimli çalışmasına neden olur. Verimlilik arttıkça da insanlar mutlu olur ve örgüte olan bağlılıkları artar. Sonuçta hem çalışanlar, hem de kurum ve kuruluşlar karlı çıkar (Turmuş, 2005:7). İş doyumunun sağlanmadığı durumlarda çalışanlarda bıkkınlık ve işten soğuma başlar. 320 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Bu araştırma ile sekreterlerin işlerinde verimli olabilmeleri için işlerinden doyum sağlamaları gerektiği gerçeği bir kez daha vurgulanmıştır.Sekreterlerin doyumlarını artırıcı faktörlere dikkat edildiği sürece sekreterlerden beklenen performans sağlanabilir. 2. İŞ DOYUMU ve İŞ DOYUMUNUN ÖNEMİ İş doyumunun herkes tarafından kabul edilen bir tanımı olmadığı için araştırmacıların çoğu tanımlamaları kendilerine ve yaptıkları araştırmanın boyutuna göre faklı olarak ele almışlardır. İş doyumu konusunda yapılan tanımlamalardan bazıları şöyle sıralanabilir: Kişinin işe karşı tüm duygu, mantık ve davranış eğilimleri, onun işine karşı olumlu ya da olumsuz bir tutum geliştirmesine neden olmaktadır. Bunun sonucunda ortaya çıkan duruma iş doyumu ya da doyumsuzluğu denir (Gilmer, 1977:287). İş doyumu organizasyon üyeleri tarafından gerçekleştirilen özel bir davranış biçimidir. Ayrıca iş doyumu, iş görenlerin işlerine gösterdikleri duygusal bir tepkidir (McCormick, Ilgen, 1980:303). Davis (1967:96) bu duygusal tepkiyi işe karşı duyulan hoşnutluk ya da hoşnutsuzluk olarak değerlendirmektedir. Blum ve Naylor (1968:364), iş doyumunu, iş görenin işi ile ilgili olan çeşitli tutumlarının bir sonucudur şeklinde tanımlamışlardır. Çalışma şartları, ücret, denetim, gelişme ve ilerleme imkânları, yeteneğini kullanması, işteki sosyal ilişkilerin boyutu, işin çevresi ve benzeri değişkenlerle ilgili olan tutumlarının sonucunda iş doyumu ortaya çıkmaktadır. İş doyumu, görüşmelerle veya ölçme araçlarıyla ölçülebilen, kapsamlı şikayet ve görüşleri bildirebilen, iş hakkındaki pozitif duygu ve davranışları kapsamaktadır (Riggio, 2003:242). İş doyumunu Ergun (1982: 310) altı başlık altında ele almaktadır: İşten duyulan genel doyum: Bireyin yaptığı işten, çalışmasının türünden duyduğu doyum. İşine olan genel bağlılık derecesi. Ücretten duyulan doyum: Yaptığı iş karşısında aldığı ücretin yeterliliği. Güvenlikten duyulan doyum: Şu anda sahip olduğu ya da örgütün gelecekte karşılaşabileceği iyi ya da kötü koşullar altında sahip olacağını düşündüğü güvenlik miktarı. Sosyal çalışma koşullarından duyulan doyum: İşinde birlikte çalıştığı arkadaşları ile olan ilişkileri. Denetimden duyulan doyum: Çalışanın amirinden gördüğü destek, rehberlik ve saygınlık miktarı. Gelişme olanaklarından duyulan doyum: İşin, çalışana tanıdığı bağımsız düşünme ve hareket etme miktarı. İş doyumu üç noktada önem taşımaktadır (Kaya, 2005:3): • İş doyumu, yaşam doyumu ile yakından ilişkilidir. İş doyumunun düşük olması, iş dışı yaşamda yüksek doyum sağlansa bile, bireyin genel yaşam doyumunu düşürür. Bu iş yaşamının, bireyin tüm yaşamı içinde oynadığı önemli rolün doğal bir sonucudur. • İş doyumu, bireyin yaşam felsefesi ile de yakından ilişkilidir. Bireyin yaşama ilişkin hedefleri ve bunun bir parçası olarak kariyer hedefleri, bireyin iş yaşamı aracılığı ile karşılamayı umduğu gereksinimlerinin önem ve önceliklerini de ortaya koyar. Aynı özelliklere sahip bir işten, yüksek beklentiye sahip bir çalışan az; düşük beklentiye sahip bir diğer çalışan daha çok doyum sağlayabilir. • Son olarak iş doyumu, bireysel uzmanlaşma yönetimi ile de ilişkilidir. Örgütler çalışanların iş doyumlarını artırmak için birçok teknik uygulayabilirler. Ancak hiçbir teknik, sevmediği bir işi yapan ya da yaptığı işin gerektirdiğinden az ya da fazla yetkinlikleri bulunan bir çalışanın 321 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara yüksek iş doyumuna sahip olmasını sağlayamaz. Bu yüzden bireyler, yüksek iş doyumunu sağlamak üzere bireysel kariyer yönetimi konusunda çaba harcamak zorundadırlar. 2.1. İş Doyumunu Etkileyen Faktörler Yöneticinin astlarını güdüleme işi, bu kimselere tam doyum sağlayan davranışları geliştirmekle sağlanır. Bu davranışlar hem kişisel doyumu sağlarken hem de işletme amaçlarının gerçekleşmesine katkıda bulunmaktadır. İnsan davranışları çok karmaşık ve anlaşılması güç olduğundan, güdüleme hususunda genel ilkeler geliştirmek kolay değildir (Kaya, 2005:4). İş doyumunu etkileyen faktörleri iç ve dış faktörler olarak iki grup altında toplayabiliriz: Tablo 1: İş Doyumunu Etkileyen İç ve Dış Faktörler İç Faktörler 1. Cinsiyet 2. Yaş 3. Eğitim ve Meslek Düzeyi 4. Statü 5. Hizmet Süresi 6. Çalışmada Bağımsızlık 7. Performans 8. Özel Yaşama Saygı 9. Fiziksel ve Ruhsal Sağlık 10. Dostluk Dış Faktörler 1. Ücret 2. Çalışma Koşulları ve İş Güvenliği 3. Kurum ya da Kuruluşun Özelliği 4. Amaç Birliği 5. Yetki ve Sorumluluk 6. Kararlara Katılma 7. İletişim 8. Değer ve Statü 9. İşin Zorlama Derecesi 10. Adaletli ve Sürekli Disiplin 11. Ödül Sistemi 12. Yapılan İşin Niteliği ve İçeriği 13. Örgüt İklimi 2.2. İş Doyumsuzluğu ve Etkileri Çalışma yaşamında iş görenlerin beklentileri, kurum ve kuruluşlardan elde ettiklerinden daha yüksek olduğunda ortaya iş doyumsuzluğu çıkmaktadır (Turmuş, 2005:12). İş doyumsuzluğu, iş görene elem vermekte ve onu olumsuz duygulara yöneltmektedir. Yaşamının önemli bir parçası olan iş yaşamının, insana elem keder, sıkıntı vermesi ve bunun sürmesi insanın hayatını zorlaştırmaktadır (Kaya, 2005:14). İş doyumsuzluğunun insan sağlığına etkilerini şöyle sıralayabiliriz: 1. Beden Sağlığına Etkisi 2. Ruh Sağlığına Etkisi 3. İşten Bıkma 4. Devamsızlık 5. İşgücü (Personel) Devri 6. Hırsızlık 7. Saldırgan Davranışlar 8. Tekrarlanan Sabit Davranışlar 9. İlkel Davranışlara Dönüş 10. Grev ve Lokavt Çalışanların bu tür etkilere maruz kalmamaları için önceden tedbirlerin alınarak çalışanların işlerine karşı olan bağlılıkları arttırılmaya çalışılmalıdır. 322 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 3. TÜKENMİŞLİK KAVRAMI Tükenmişlik, ilk kez Freundenberger’in (1974) stresle ilgili yaptığı ve “Journal of Social Issues” da yayınladığı çalışmada yer alan, Maslach ve Pines tarafından yapılan çalışmalar ile psikoloji alanı yazınına giren ve üzerinde 1970’li yıllardan beri çalışılmakta olan bir kavramdır (Aydın, 2004:15). Tükenmişliğin sözlük anlamı; kaybetme, bitkinlik, aşırı enerji, güç ve kaynak kullanımından dolayı oluşan tükenmedir. Tükenmişlik için araştırmacılar farklı tanımlar getirmişlerdir: Maslach ve Jackson (1982), tükenmişliği, duygusal yönden tükenme ve işleri gereği karşılaştıkları insanlara karşı duyarsızlaşmada bir artış, kişisel başarı duygusunda bir azalma olarak tanımlamışlardır (Öztuna, 2005:11). Reynolds ve Tabacchi (1990) tükenmişliği, çalışma ortamında yaşanan stresin ortadan kaldırılamaması sonucu fiziksel hastalık haline gelebilen psikolojik bir sorun olarak tanımlamaktadır (Birdir, Tepeci, 2003:94). Tükenmişlik konusunda çalışan araştırmacıların ortak noktası, tükenmişliğin iş yerindeki stresörlere karşı yavaş gelişen bir süreç olmasıyla birlikte çalışanların işleri gereği karşılaştıkları kişilerle kurdukları sık ve yoğun etkileşimlerinde süreçte etkisinin olduğudur. Tükenmişlik düzeyinin yoğun olduğu bir meslek grubu sekreterlik mesleğidir. ABD’de Ulusal Mesleki Güvenlik ve Sağlık Enstitüsü NIOSH tarafından yapılan araştırmada, stres düzeylerine göre 130 meslek sıralanmıştır. Bunlardan stresi en yüksek düzeyde olan 12 meslek arasında sekreterlik ikinci sırada yer almaktadır. 3.1. Tükenmişliğin Nedenleri ve Belirtileri İş yerinde yaşanan iç çelişki ve bu çelişkinin doğurduğu stres çalışanları tükenmişliğe eğilimli hale getirmektedir. Bireye işi nedeniyle fazla yüklenilmesi ve bu yüksek uyarılmanın uzun süre sürmesi tükenmişliği doğurmaktadır (Kutlu, 2006:43). Bireyleri tükenmişliğe sürükleyen nedenleri çevresel ve bireysel nedenler olarak iki başlık altında toplayabiliriz: Tablo 2: Tükenmişliğin Çevresel ve Bireysel Nedenleri Çevresel Nedenler 1. İş yükü 2. Kontrol eksikliği 3. Çalışma ortamındaki kişiler 4. Kurum Politikaları 5. Çalışma Süreleri Bireysel Nedenler 1. Yaş 2. Cinsiyet 3. Medeni Durum 4. Eğitim 5. Kişilik ve Beklentiler 6. Empati Tükenmişlik bireyde birden bire ortaya çıkmaz ve birtakım belirtiler verir. Tükenmişliğin belirtileri fiziksel ve duygusal – davranışsal olarak iki grupta toplanabilir (Bilgiç, 2005:24-25). Fiziksel Belirtiler: Yorgunluk ve bitkinlik, kolay geçmeyen soğuk algınlığı ve gripler, sık ortaya çıkan baş ağrıları, gastrointestinal bozukluklar, solunum güçlüğü, deride çeşitli kızarıklıklar, genel ağrı ve sızılar, yüksek kolestrol, kalp rahatsızlıkları, kilo kaybı, uykusuzluk ve uyuşukluk. Duygusal ve Davranışsal Belirtiler: Çabuk öfkelenme, işten nefret etme, şüphe ve endişe, alınganlık, takdir edilmediğini düşünme, iş doyumsuzluğu, işe geç gelme veya gelmeme, ilaç, alkol, sigara alımı ya da alımında artma, özgüven ve özsaygıda azalma, evlilik, aile çatışmaları, aile ve arkadaşlardan uzaklaşma, içe kapanma, sıkıntı, suçluluk, çaresizlik, konsantrasyon güçlüğü, kolay ağlama, unutkanlık, rol çatışması, kuruma yönelik ilgi kaybı, bazı işleri erteleme ya da sürüncemede bırakma, başarısızlık duygusu, çalışmaya direnç, diğer insanlara, hizmet verdiği insanlara tek tip davranma, küçümseme, alay etme, değişime direnç, hizmet verdiklerine karşı olumlu duyguların kaybı, hizmet verdikleri kişilerle ilişkiyi erteleme, onlarla yüz yüze gelmeye, telefonla görüşmeye direnç gösterme, arkadaşları ile iş konusunda tartışmaktan kaçınma, alaycı ve suçlayıcı olma, sık sık işi bırakmayı düşünme, yöneticilerin onları desteklemediklerini, onların iş performanslarını anlamadıklarını düşünme, iş çevresine, 323 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara arkadaşlarına ve yöneticilerine karşı kızgınlık, duygusal durumdaki dalgalanmalar ve bunların sonucu olarak benlik imajının olumsuz yönde değişmeye başlaması. Belirtilerin erken dönemde ve kolayca tespit edilmesi ve anlaşılması kişiye yardım edebilmek adına oldukça önemlidir. Bu nedenle yapılacak çalışmalarda tükenmişliğin ölçülebilmesi için standardize edilmiş ölçeklere olan ihtiyacın karşılanması amacıyla Maslach ve Jackson (1981) tarafından Maslach Tükenmişlik Ölçeği geliştirilmiştir. Maslach Tükenmişlik Ölçeği tükenmişliği, tükenmişlikle ilgili olan şeyleri, sebeplerini ve tedavisini tanımlamayı amaçlayan araştırmacılara yardımcı olacak objektif bir ölçek olarak geliştirilmiştir (Aydın, 2004:20). 4. YÖNETİCİ – SEKRETER İLİŞKİLERİNİN SEKRETER İŞ DOYUMU VE TÜKENMİŞLİĞİNE ETKİSİNİ BELİRLEMEYE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA 4.1. Amaç Ve Önem Bu çalışma ile yönetici sekreter ilişkilerinin incelenmesi, bunun sonucunda sekreter iş doyumu ve tükenmişliğinin incelenmesi ve yönetici sekreter ilişkilerinin sekreter iş doyumu ve tükenmişliğine etkisinin ölçülmesi amaçlanmaktadır. İş doyumu ve tükenmişlik konularında ayrı ayrı birçok araştırma olmasına rağmen sekreterlerin iş doyumları ve tükenmişliklerini ölçmeye yönelik özellikle de bu kavramları karşılaştırmaya yönelik bir araştırmaya rastlanamamıştır. Bu çalışma, iş hayatının temel dinamiklerini oluşturan sekreterlerinin iş doyumlarının ve tükenmişliklerinin ölçülmesi için yapılmıştır. Sekreterlerin seçilme nedeni, örgüt içerisinde sekreterlerin, yöneticinin başarılı olmasında büyük katkı sağlamasıdır. Sekreterlerin bu katkıyı sağlayabilmesi için öncelikle iş doyumuna ulaşmaları gerekmektedir. 4.2. Problem Cümlesi Yönetimin başarısında en önemli katkıyı sağlayan sekreterlerin iş doyumu ve tükenmişliklerinin ölçülmesi, iş doyumlarının yüksek olması halinde tükenmişlik düzeylerinin düşük olması gerektiği düşüncesi araştırmamızın esin kaynağını oluşturmuştur. Bu doğrultuda yapılmış olan araştırmanın temel hipotezini “sekreterlerin iş doyumları ile tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki vardır” oluşturmaktadır. 4.3. Araştırma Yöntemi Bu araştırmada sekreterlerin iş doyumu ve tükenmişlik düzeylerini ortaya koymak amacıyla betimleyici bir araştırma yöntemi kullanılmıştır. 4.3.1. Evren ve Örneklem Araştırma İzmir ili ile sınırlı tutulmuş olup, kamu ve özel sektörde görevli sekreterler araştırma evrenini oluşturmaktadır. Evrenin büyüklüğü nedeni ile Basit Tesadüfi Örneklem Yöntemi ile seçilen 100 sekretere anket uygulanmıştır. 4.3.2. Veri Toplama Yöntemi Araştırma için gerekli olan veriler anket yöntemi kullanılarak elde edilmiştir. Anket soruları uzman görüşü ve literatür taraması sonucunda benzer araştırmalardan yararlanılarak oluşturulmuştur. İş doyumu sorularının oluşturulmasında daha önce güvenirliliği test edilen “Minnesota İş Doyum Ölçeği”, tükenmişlikle ilgili sorularda ise “Maslach Tükenmişlik Ölçeği” nden yararlanılmıştır. 4.3.3. Analiz Yöntemi Anket yöntemiyle elde edilen verilerin analizinde SPSS 10 (Statical Package For The Social Sciences) paket programı kullanılmıştır. Pearson Korelasyon Kat Sayısı, T-Testi, Ortalamalar, Frekans Dağılımları gibi test tekniklerinden yararlanılmıştır. 4.3.4. Araştırma Hipotezleri H1: Sekreterlerin iş doyumları ile tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki vardır. H2: Kamuda çalışan sekreterler ile özel sektörde çalışan sekreterlerin iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki vardır. 324 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara H3: Sekreterlerin cinsiyetleri ile iş doyumları ve tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki vardır. H4: Sekreterlerin yaşları ile iş doyumları ve tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki vardır. H5: Sekreterlerin eğitim durumları ile iş doyumları ve tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki vardır. 4.4. Bulgular Ankete katılan sekreterin demografik özellikleriyle ilgili veriler Tablo 3’te, iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleriyle ilgili veriler Tablo 4’te verilmiştir. 4.4.1. Ankete Katılan Sekreterlerin Kişisel Bilgilerine İlişkin Bulgular Araştırmaya katılan sekreterlerin cinsiyetlerine, yaşlarına, eğitim durumlarına, medeni durumlarına, meslekteki hizmet yıllarına, haftalık çalışma saatlerine, çalıştıkları kurumun personel sayısına ve çalıştıkları kurumun faaliyet gösterdiği sektöre göre dağılımı Tablo 3’te verilmiştir. Tablo 3: Katılımcıların Kişisel Bilgileri Cinsiyet Kadın Erkek Toplam Yaş 18–25 26–35 36 + Toplam Eğitim Durumu Lise Önlisans Lisans Toplam Medeni Durum Evli Bekar Toplam Meslekteki Hizmet Yılı 1–5 Yıl 6–10 Yıl 11–15 Yıl 16+ Yıl Toplam Haftalık Çalışma Saati 40 Saat ve Altı 40 Saat + Toplam Çalıştığı Kurumun Personel Sayısı 1–150 151 + Toplam Çalıştığı Kurumun Faaliyet Gösterdiği Sektör Kamu Özel Toplam Sayı (n) 92 8 100 Yüzde (%) 92,0 8,0 100 27 39 34 100 27,0 39,0 34,0 100 30 42 28 100 30,0 42,0 28,0 100 50 50 100 50,0 50,0 100 35 28 17 20 100 35,0 28,0 17,0 20,0 100 13 87 100 13,0 87,0 100 62 38 100 62,0 38,0 100 50 50 100 50,0 50,0 100 Tablo 3’ten görüleceği üzere sekreterlerin büyük çoğunluğunu (% 92’sini) kadınlar oluşturmaktadır. Sekreterlerin yarısı evli ve % 70’i üniversite mezunudur. Yaş grubuna göre dağılımına baktığımızda ise büyük çoğunluğu 18-35 yaş arasında gençlerin oluşturduğu görülmektedir. Buna bağlı olarak görev süresi 1–5 yıl olanların ağırlığı % 35’tir. Sekreterliği uzun süre devam ettiren kişi sayısı oldukça azdır. Tabloda görüldüğü gibi 16 yıl ve üzeri çalışanların oranı % 20’dir. Sekreterlerin % 87’si 40 saatin üzerinde çalışmaktadır. Araştırmaya katılan sekreterlerin % 50’si kamuda, % 50’si özel sektörde görev yapmaktadır. 325 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 4.4.2. Araştırmaya Katılan Sekreterlerin İş Doyumu ve Tükenmişlik Düzeylerine Yönelik Görüşleriyle İlgili Bulgular Tablo 4: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin İş Doyumu İle İlgili Verilen İfadelere Katılma Derecesi Görüşler 1. Kurumumuzda işimi gerçekten severek yapıyorum. 2. Kurumumuzda, çalışma odamın fiziksel koşulları yeterlidir. 3. Kurumumuzda, çalışma ortamlarının ısınma, aydınlatma, dekorasyon açısından fiziksel koşulları yeterlidir. 4. Kurumumuzda görevimi yaparken yeteneklerimi (bilgi ve becerilerimi) kullanabiliyorum. 5. Kurumumuzda görevim, yeteneklerimin (bilgi ve becerilerimin) gelişmesine olanak sağlıyor. 6. Kurumumuzda, görevimle ilgili karşılaştığım sorunların giderilmesinde amirlerim ellerinden geleni yaparlar. 7. Kurumumuzda, aldığım ücretten memnunum. 8. Kurumumuzda, geleceğimin olacağına inanıyorum. 9. Kurumumuzda, iş arkadaşlarıyla iyi ilişkilerim var. 10. Kurumumuzda görevli memur ve hizmetlilerin nitelikleri yeterlidir. 11. Kurumumuzda, amirlerimin görevlerini iyi yaptıklarına inanıyorum. 12. Mesleğime toplum tarafından değer verildiğine inanıyorum. 13. Mesleğime kurumumuzda değer verildiğine inanıyorum. 14. Kurumumuzda, amirlerimin bana değer verdiğine inanıyorum. 15. Kurumumuzda, iş arkadaşlarımın bana değer verdiğine inanıyorum. 16. Kurumumuzda, memur ve hizmetlilerin bana değer verdiğine inanıyorum. 17. Kurumumuzda, iş arkadaşlarımla iş dışında da birbirimizi ziyaret ederiz. 18. Kurumumuzda, günlük işlerimin düzenlenmesinde, amirlerim benim fikrimi alırlar. 19. Kurumumuzda, beni ilgilendiren kararlara katılma olanağım var. 20. Kurumumuzda, üstlendiğim görevleri en iyi şekilde yapabileceğim konusunda kendime güveniyorum. 21. Kurumumuzda güvenlik önlemleri yeterlidir. 22. Kurumumuzda, bana danışılmadan günlük işlerime ek olarak beklenmedik görevler verilmez. 23. Kurumumuzdaki amirlerim, yenilik ve değişiklikle ilgili önerilerimi dikkate alırlar. 24. Kurumumuza geliş-gidiş olanakları yeterlidir. 25. Kurumumuzda, spor ve dinlenme olanakları yeterlidir. 26. Kurumumuzdaki kantin ve yemekhane gibi beslenme olanakları yeterlidir. 27. Kurumumuzdaki amirlerim görevimi en iyi şekilde yapabileceğime güvenirler. 28. Kurumumuzda, gelecekte mesleğimde yükselebileceğime inanıyorum. 29. Kurumumuzda, görevimle ilgili bilgilendirme ve duyurular açık ve net olarak zamanında yapılır. 30. Kurumumuz kütüphanesi yeterlidir. 31. Kurumumuzda, eğitim araç ve gereçleri yeterlidir. 32. Kurumumuzda bilgisayar olanakları yeterlidir. TOPLAM Ort. 4,06 3,68 3,99 S.sp. 0,998 1,278 1,087 3,99 1,020 3,58 1,156 3,97 1,141 3,25 3,25 4,30 3,72 3,83 3,50 3,85 4,09 4,12 4,18 3,68 3,57 1,184 1,123 0,785 0,922 1,025 1,049 0,968 1,045 0,879 0,734 1,205 1,157 3,86 4,63 0,932 0,646 3,92 3,03 1,012 1,359 3,70 1,073 3,51 2,35 3,33 4,34 1,198 1,163 1,400 0,755 3,30 3,74 1,193 1,097 2,66 3,66 4,05 3,70 1,443 1,304 1,123 Not: 5’li Likert Ölçeği ile ifadelere katılma derecesi ölçülmüş ve ölçekler: 1- Kesinlikle katılıyorum, 2Katılmıyorum, 3- Fikrim yok, 4- Katılıyorum, 5- Kesinlikle katılıyorum u ifade etmektedir. Tablo 4’te araştırmaya katılan sekreterlerin tek tek iş doyumuyla ilgili sorulara vermiş oldukları cevapların aritmetik ortalaması görülmektedir. İş doyumu beş üzerinden değerlendirildiği için ankete katılan sekreterlerin büyük bir çoğunluğunun işlerinden doyum sağladıkları söylenebilir. Zira ortalamanın sonucu 2,35 ile 4,63 değerleri arasında değişmekte olup ortalama 3,70 çıkmıştır. Yalnızca kurumlarında spor ve dinlenme olanaklarının ve kütüphanelerinin yetersiz olduğu, kendilerine danışılmadan ek iş verildiği fikirlerine katlımın az düzeyde olduğu görülmektedir. 326 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 5: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin Tükenmişlik İle İlgili Verilen İfadelere Katılıma Derecesi Görüşler 1. İşimden soğuduğumu hissediyorum. 2. İş dönüşü kendimi ruhen tükenmiş hissediyorum. 3. Sabah kalktığımda bu işi bir gün daha kaldıramayacağımı hissediyorum. 4. İşim gereği karşılaştığım insanların ne hissettiğini hemen anlarım. 5. İşim gereği karşılaştığım bazı kimselere sanki insan değillermiş gibi davrandığımı fark ediyorum. Ort. 2,26 2,67 1,91 s.sp. 1,021 1,055 1,045 1,91 1,39 1,045 0,777 6. Bütün gün insanlarla uğraşmak benim için gerçekten çok yıpratıcı. 7. İşim gereği karşılaştığım insanların sorunlarına en uygun çözüm yollarını bulurum. 8. Yaptığım işten yıldığımı hissediyorum. 9. Yaptığım iş sayesinde insanların yaşamına katkıda bulunduğuma inanıyorum. 10. Bu işte çalışmaya başladığımdan beri insanlara karşı sertleştim. 11. Bu işin beni giderek katılaştırmasından korkuyorum. 12. Çok şeyler yapabilecek güçteyim. 13. İşimin beni kısıtladığını hissediyorum. 14. İşimde çok fazla çalıştığımı hissediyorum. 15. İşim gereği karşılaştığım insanlara ne olduğu umurumda değil. 16. Doğrudan doğruya insanlarla çalışmak bende çok fazla stres yaratıyor. 17. İşim gereği karşılaştığım insanlarla aramda rahat bir hava yaratırım. 18. İnsanlarla yakın bir çalışmadan sonra kendimi canlanmış hissederim. 19. Bu işte kayda değer birçok başarı elde ettim. 20. Yolun sonuna geldiğimi hissediyorum. 21. İşimdeki duygusal sorunlara serinkanlılıkla yaklaşırım. 22. İşim gereği karşılaştığım insanların bazı problemlerini sanki ben yaratmışım gibi davrandıklarını hissediyorum. TOPLAM 2,34 1,72 1,139 0,792 1,92 2,10 0,981 1,068 1,85 1,93 1,68 2,51 3,09 1,63 2,25 1,019 1,154 0,875 1,227 1,437 1,116 1,181 1,68 2,03 0,815 0,963 2,16 1,64 2,50 2,36 1,007 1,069 1,124 1,235 2,069 Tablo 5’te araştırmaya katılan sekreterlerin tek tek tükenmişlik düzeyleri ile ilgili sorulara vermiş oldukları cevapların aritmetik ortalaması görülmektedir. Tükenmişlik ile ilgili verilen ifadelere katılıma derecesi beş üzerinden değerlendirildiği için ankete katılan sekreterlerin büyük bir çoğunluğunun tükenmişlik düzeylerinin düşük olduğu söylenebilir. Zira ortalamanın sonucu 1,63 ile 3,09 değerleri arasında değişmekte olup genel ortalama 2,069 çıkmıştır. Tablo 6: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin Cinsiyetlerine Göre İş Doyumu ve Tükenmişlik Düzeylerinin İncelenmesi Cinsiyet İs Doyumu Ortalaması Kadın Tükenmişlik Ortalaması n 92 Ort 3,7442 s.sp. 0,57280 Erkek 8 3,3281 0,75924 Kadın 92 2,0486 0,53448 Erkek 8 2,3931 0,30547 p 0,058 0,076 Tablo 6’da görüldüğü üzere araştırmaya katılan sekreterlerin cinsiyetlerine göre dağılımlarında erkek sayısının çok az olduğu görülmektedir. Ancak genel bir yorumla, erkeklerin kadınlara oranla iş doyumlarının düşük, tükenmişlik düzeylerinin ise yüksek olduğu görülmektedir. 327 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 7: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin Eğitim Durumlarına Göre İş Doyumu ve Tükenmişlik Düzeylerinin İncelenmesi İş Doyumu Ortalaması Tükenmişlik Ortalaması Eğitim Durumu Lise n 30 Ort 3,7320 s.sp. 0,56458 Önlisans 42 3,7037 0,56511 Lisans 28 3,6992 0,68879 Toplam 100 3,7109 0,59600 Lise 30 2,1152 0,42852 Önlisans 42 2,0660 0,51052 Lisans 28 2,0497 0,65097 Toplam 100 2,0762 0,52726 p 0,974 0,885 Tablo 7’de görüldüğü üzere araştırmaya katılan sekreterlerin eğitim durumları ile iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri arasında istatistiksel bir fark olup olmadığı araştırılmış, istatistiksel analiz sonucunda anlamlı bir fark olmadığı tespit edilmiştir. Tablo 8: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin Yaşlarına Göre İş Doyumu ve Tükenmişlik Düzeylerinin İncelenmesi Yaş 18–25 26–35 36 + Toplam 18–25 26–35 36 + Toplam İş Doyumu Ortalaması Tükenmişlik Ortalaması n 27 39 34 100 27 39 34 100 Ort. 3,6665 3,6122 3,8595 3,7109 2,2451 2,1582 1,8480 2,0762 s.sp. 0,44141 0,59518 0,68121 0,59600 0,43788 0,56371 0,48719 0,52726 p 0,135 0,009 Tablo 8’de görüldüğü gibi, araştırmaya katılan sekreterlerin yaşları ile iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri incelenmiş, istatistiksel analiz sonucunda yaş arttıkça iş doyumunda bir artış tespit edilmemiştir. Ancak yaş arttıkça tükenmişlik düzeyleri azaldığı görülmektedir. İstatistiksel olarak tükenmişlik düzeyleri açısından yaş grupları arasında anlamlı bir fark olduğu görülmektedir (P<0,05). Tablo 9: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin Çalışılan Kuruma Göre İş Doyumu ve Tükenmişlik Düzeylerinin Karşılaştırılması İş Doyumu Ortalaması Çalışılan Kurum Kamu Özel n 50 Ort. 3,8145 s.sp. 0,61172 50 3,6074 0,56709 Tükenmişlik Ortalaması Kamu Özel 50 50 1,9016 2,2508 0,49266 0,50670 p 0,082 0,001 Tablo 9’da görüldüğü gibi, araştırmaya katılan sekreterlerin çalıştıkları kurumun faaliyet gösterdiği sektör ile iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri incelenmiş, istatistiksel analiz sonucunda kamu sektöründe çalışan sekreterlerin iş doyumları ile özel sektörde çalışan sekreterlerin iş doyumları 328 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara arasında istatistiksel olarak anlamlı bir fark bulunmazken (P>0,05), tükenmişlik düzeyleri açısından iki grup arasında anlamlı bir fark bulunmuştur (P<0,05). Kamu sektöründe çalışan sekreterlerin tükenmişlik düzeyleri, özel sektörde çalışan sekreterlerin tükenmişlik düzeylerine göre daha düşüktür. Tablo 10: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin İş Doyumu ve Tükenmişlik Düzeyleri Arasındaki İlişkinin İncelenmesi İş Doyumu Ortalaması Tükenmişlik Ortalaması n 100 100 Korelasyon Katsayısı p - 0,588 0,000 - 0,588 0,000 Tablo 10’a göre iş doyumu ve tükenmişlik düzeyi arasında anlamlı bir ilişki olduğu görülmektedir. Buna göre bu iki değişken arasında ters yönde orta düzeyde -0,588 ilişki olduğu söylenebilir. İş doyumunun yükselmesi durumunda tükenmişlik düzeyi düşecektir denilebilir. 4.5. Sonuç ve Öneriler Teknolojinin hızla geliştiği çağımızda çalışma yaşamı, bireyin gerek fizyolojik gerekse psikososyal yönden sağlığını olumsuz yönde etkileyebilecek bir boyut kazanmıştır. Bu nedenle çalışanın beden ve ruh sağlığını, çalışma yaşamını, fizyolojik ve toplumsal kaynaklı zararlı etkilerden korumak çağdaş bilimin temel amaçlarından biri olmuştur ve çağdaş yönetim kuramcıları yönetimin birbirini tamamlayan iki amacından birinin hizmetlerin etkinliğini arttırmak, diğerinin ise çalışanın işte doyumlarını sağlamak olduğu konusunda görüş birliği içindedir. Günümüz yönetim anlayışı, insan kaynağını en etkin biçimde kullanmayı her işletme için zorunlu hale getirmiştir. Yeterli niteliklere sahip çalışanların işe alınması, tatmin edilerek işe sarılmaları, işletmenin değeriyle işgörenlerin değerlerini uyumlaştırarak işletmeye bağlanmalarının sağlanması yönetimin temel amaçlarından biri haline gelmiştir. Buna bağlı olarak işletmelerde insan ilişkileri konusu giderek önem kazanmıştır. Kurum ve işletmelerin başarısı, çalışanların verimliliği kadar, işlerinden duydukları tatminle de yakından ilişkili olmuştur. İşletmeler etkin olabilmek için, çalışanlarına işi cazip kılmalı, örgütte uzun süre kalmalarını sağlayabilmeli ve görevlerini en iyi biçimde yapabilmeleri için onları motive edebilmelidirler. Ancak bu da yeterli olmayıp, işletmenin varlığını devam ettirebilmesi için, çalışanların işletmenin yönetim anlayışı, iç ilişkileri, ödül sistemleri, yapılan iş vb. konularında da memnun olmaları gerekmektedir. Yönetici – sekreter ilişkilerinin sekreter iş doyumu ve tükenmişlik düzeyine etkisine yönelik olarak yapılan alan araştırması ile sekreterlerin iş doyumu ve tükenmişlik düzeylerini ortaya koymak amaçlanmıştır. Yapılan araştırma sonucunda ankete katılan sekreterlerin iş doyumu ortalaması 3,70 olarak bulunmuştur. Bu sonuca göre, sekreterler genel olarak işlerinden doyum sağladıkları ifade edilebilir. Araştırmaya katılan sekreterlerin tükenmişlik düzeyleri ortalaması ise 2,06 olarak bulunmuştur. Bu sonuca göre de sekreterlerin genel olarak tükenmişlik düzeyleri düşüktür. Araştırmaya katılan sekreterlerin cinsiyetlerine göre dağılımlarında bir denklik olmadığı için bir sonuç elde edilememektedir. Ancak genel olarak erkeklerin kadınlara oranla iş doyumları düşük, tükenmişlik düzeylerinin ise yüksek olduğu görülmüştür. Araştırmaya katılan sekreterlerin eğitim durumları ile iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri arasında istatistiksel bir fark tespit edilmemiştir. Araştırmada sekreterlerin yaşları ile iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri incelenmiş, istatistiksel analiz sonucunda yaş arttıkça iş doyumunda bir artış tespit edilmemiştir. Ancak yaş arttıkça tükenmişlik düzeyleri azaldığı görülmüştür. Sekreterlerin çalıştıkları kurumun faaliyet gösterdiği sektör ile iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri arasındaki ilişki incelenmesi sonucunda; kamu sektöründe çalışan sekreterlerin iş doyumlarının özel sektörde çalışan sekreterlerin iş doyumlarına oranla daha yüksek olduğu ortaya 329 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara çıkmıştır. Ayrıca kamu sektöründe çalışan sekreterlerin tükenmişlik düzeyleri, özel sektörde çalışan sekreterlerin tükenmişlik düzeylerine oranla daha düşüktür. Araştırmanın ana hipotezini oluşturan sekreterlerin iş doyumları ile tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki vardır görüşü incelendiğinde; sonuç olarak bu iki değişken arasında ters yönde orta düzeyde -0,588 ilişki olduğu tespit edilmiştir. Bu sonuca göre iş doyumunun yükselmesi durumunda tükenmişlik düzeyi düşecektir görüşü doğrulanmıştır. Bu araştırma ile sekreterlerin işlerinde verimli olabilmeleri için işlerinden doyum sağlamaları gerektiği gerçeği bir kez daha vurgulanmıştır. Bunun için sekreterlerin doyumlarını artırıcı faktörlere önem verilmeli; böylece onlardan beklenen performans artışı sağlanabilir. KAYNAKÇA AYDIN, K. (2004); “Beden Eğitimi Öğretmenlerinin Tükenmişlik Düzeyleri ve Tükenmişliği Etkileyen Bazı Faktörlerin İncelenmesi (Aksaray İli Örneği)” G. Ü. Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği Anabilim Dalı (Yüksek Lisans Tezi), Ankara. BİLGİÇ, H. M. (2005); “ Beden Eğitimi Öğretmenlerinin Tükenmişlik Düzeyleri (Güneydoğu Anadolu Bölgesi Uygulaması)” G. Ü. Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği Anabilim Dalı (Yüksek Lisans Tezi), Ankara. BİRDİR, K. Ve TEPECİ, M. (2003); “Otel Genel Müdürlerinde Tükenmişlik Sendromu ve Tükenmişliğin Genel Müdür İşlerini Değiştirme Eğilimlerine Etkileri”, Anatolia Turizm Araştırmaları Dergisi, Cilt 14, Sayı 2, s. 93-106, Ankara. BLUM, M. and NAYLOR, J. (1968); Industrial Psychology Theorical And Social Foundation, New York: Harper and Row. DAVIS, K. (1967); Human Behavior At Work: Organizational Behavior, Grolier: Graw Hill Inc. ERGUN, T. (1982); Yönetim Psikolojisi II: Ulusal Sempozyuma Sunulan Bildiriler-YorumlarTartışmalar, 16-19 Kasım 1981, Ankara: Sevinç Matbaası. GILMER, B. H and DECI, E. L. (1977); Industrial and Organizational Psychology (Fourth Edition), USA: McGrow – Hill Book Company. KAYA, T. F. (2005); “İş Doyumu ve Örgütsel Bağlılık: Polis Akademisi Başkanlığında Bir Uygulama” G. Ü. Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Büro Yönetimi Eğitimi Bilim Dalı (Yüksek Lisans Tezi), Ankara. KUTLU, Figen (2006); “İşyerinde Duygusal Tacizin Çalışanların Tükenmişliği Üzerine Etkisi” Dokuz Eylül Üniversitesi, Çalışma Ekonomisi ve Endüstri İlişkileri Ana Bilim Dalı (Tezsiz Yüksek Lisans Tezi), İzmir. Mc CORMICK, E.J. And ILGEN, D. R. (1980); Industrial Psychology, USA: Prentice – Hall Inc. ÖZTUNA, İ. G. (2005); “Oto Sanayi Sektöründeki Bir Firmada Çalışanların Tükenmişlik Düzeyleri ve İlişkili Etmenler”, G. Ü. Sağlık Bilimleri Enstitüsü, İşçi Sağlığı Ve İş Güvenliği Anabilim Dalı (Yüksek Lisans Tezi), Ankara. RIGGIO, R. E. (2003); Introduction To Industrial/Organizational Psychology (Fourth Edition), America: Prentice Hall. TURMUŞ, E. K. (2005); “İş Tatmini (İş Doyumu) ve Savunma Sanayi Müsteşarlığında Bir Uygulama”, G. Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı, Yönetim Organizasyon Bilim Dalı (Yüksek Lisans Tezi), Ankara. 330 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara SEKRETERLİK MESLEĞİNDE ZAMAN TUZAKLARININ DEMOGRAFİK DEĞİŞKENLER VE STRES İLE İLİŞKİSİNE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA Öğr.Gör. İlham YILMAZ (Celal Bayar Üniversitesi) Arş.Gör. Evrim MAYATÜRK (Van Yüzüncü Yıl Üniversitesi) 1. TEORİK KISIM Bu bölümde; sekreterlik mesleğine yönelik temel bilgiler, bu meslekte karşılaşılan belli başlı zaman tuzakları ekseninde zaman yönetimi ve stresin bireysel ve örgütsel sonuçları odaklı olmak üzere stres yönetimi konusunda literatüre dayalı bilgiler verilmektedir. 1.1.SEKRETERLİK MESLEĞİ Çalışma yaşamında insan kaynaklarının öncelikli konumu gerek kamu sektöründe gerekse özel sektörde yadsınamayacak bir gerçektir. Özellikle sekreterler, örgütlerin karar mekanizması olan yöneticilerin işlerini kolaylaştırarak örgütsel performansa yaptıkları büyük katkıyla değeri her geçen gün daha da artan çalışanlardır. Diğer bir deyişle sekreter, yöneticiyle birlikte çalışıp onun işlerini kolaylaştıran ve yöneticiye en çok yardımcı olan kişidir (Aytürk, 2001: 245). Bu bilgiler ışığında sekreter; yönetim fonksiyonları konusunda bilgi sahibi, gündelik faaliyetlerin yürütülmesinde yöneticilere yardımcılık yapan, örgütün iç ve dış çevresi arasında iletişim kuran, yöneticinin zamanını verimli ve etkin bir biçimde kullanmasına yardımcı olan, bilgi işleme ve ofis otomasyonu konusunda bilgi sahibi, sır saklama ve temsil yeteneği olan bir görevli olarak tanımlanabilmektedir. Dolayısıyla bir yandan teorik bilgiyi gerektirmesi bir yandan da bu bilgiyi beceriyle uygulaması ile sekreterlik, sanat ve bilim yanı birbirinden ayrı olarak ele alınamayan bir meslektir (Tutar, 2001: 4-8) ve her düzeyde ve özellikte büro işlerini yapan elemanları kapsayacak bir unvan olarak kabul edilmektedir (Tengilimoğlu ve Coşan, 2004: 17). Sekreterlerin tanımdan da görüleceği üzere yöneticilere ve dolayısıyla örgüte olan desteğinde; Newton’un “ileriye doğru düzenli biçimde akan şey” olarak tanımladığı zamanı iyi bir şekilde kullanmalarının rolü oldukça fazladır. Yöneticinin zamanını, günlük ve haftalık programını etkili ve verimli bir şekilde düzenleyip yönetmek; sekreterin en önemli görevlerinden biridir (Aytürk, 2001: 255). Aksi takdirde yaşanacak plansızlık, yetiştirilmesi gereken aşırı iş yükü nedeniyle sekreterlerin stresin yarattığı bireysel ve örgütsel sonuçlarla karşılaşmalarını kaçınılmaz kılacaktır. 331 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 1.2.ZAMAN YÖNETİMİ Zaman, geri getirilemeyen, eşit, oldukça hassas ve çok önemli bir kaynaktır. Zaman yönetimi ise; amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli bir kaynak olan zamanı verimli kullanma çabasıdır. Zaman yönetimi prensiplerini anlamak ve uygulamak için sadece zamanın nasıl kullanılacağını bilmek yetmez. Zamanı akıllıca kullanırken ne gibi problemlerle karşılaşılacağının ve bunların nedenlerinin de bilinmesi gerekmektedir (Bayramlı, 2006: 16). Zamanı etkili ve verimli bir biçimde kullanmak, sanıldığı kadar kolay değildir. Pek çok meslekte karşılaşılabilecek zaman tuzakları gerek bireysel gerekse örgütsel performansı düşürebilmektedir. Başka bir ifadeyle verimliliğin ve etkinliğin bir ölçütü olan “zamanla sınırlı olma” faktörü, sekreterlik mesleğinde de oldukça önemli bir paya sahiptir (Tutar, 2001: 22). Sekreterlikte iyi bir zaman yönetimi için atılacak adımlar; yapılacak işleri en önemliden en önemsize doğru sıralamak, listenin başına yazılmış olan işi yapıp yarım kalmasına izin vermemek, kendini ödüllendirmek, işbirliği yapmak, aylık inceleme ile işleri gözden geçirip eksiklikleri ve başarılı yönleri ortaya çıkarmak, zaman hırsızlarına karşı dikkatli olup işleri zamanında yapmak için kendini güdülendirmek ve aranıldığı zaman kolayca bulunabilecek şekilde kâğıtları düzenli bir biçimde yerleştirmek şeklinde iyi bir organizasyon yapmaktır (Rowshan, 2003: 157–159). Sekreterlik mesleğinde zaman yönetiminde zaman planlaması, işlerin sınıflandırılması şeklinde yapılmaktadır. Sekreterler, ertesi günün işini bir gün önceden planlamalıdır. Bu planda birinci derecede önemli işler, ikinci derecede yapılması gereken rutin işler ve üçüncü derecede vakit olduğunda yapılması gereken işler yer almalıdır. Bunun yanı sıra bir işin tamamlanmadan bırakılmaması ve özel işlerin büroda yapılmaması oldukça önemlidir (Göral, 2001: 98–99). Ayrıca masanın üzerinde o anda yapılan işle ilgili olanların dışında hiçbir kâğıt olmaması, zaman yönetimi açısından çok önemlidir. Böyle bir uygulama, yapılan işe daha kolay yoğunlaşmayı sağlamaktadır. Konsantrasyon, önemli bir zaman kazandırıcıdır. Zaman yönetiminde önemli olan diğer bir konu ise; net, sade ve kısa yazmaktır. Bunun yanı sıra bol pratikle daha hızlı okuma da öğrenilebilmektedir (Adair, 2006: 103–116). Diğer bir deyişle zamanı hedefe yaklaştıracak faaliyetler üzerinde akıllıca harcamak, zamanı iyi kullanmanın özüdür (Harvard Business School Press, 2006: 17) ve yapılacak işlerin ve bunları yapmak için ne kadar zaman ayrılacağının hesaplanması, zaman yönetiminde üzerinde durulması gereken ilk konudur (Cooper, 1999: 11). 332 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Bunlara karşılık yapılacak işlerin planlanmaması, aynı anda birden fazla işle ilgilenilmesi nedeniyle bazı işlerin yarım kalması, dosyalama konusundaki eksikler nedeniyle istenilen evrakın hemen bulunamaması, daha az önemli işlere öncelik verilmesi, yöneticinin zamanını yönetememesi nedeniyle onun işlerinin de astına kalması, işi yapmayı engelleyen ziyaretçilere hayır denememesi ve telefonun özel amaçlarla kullanılması ise; sekreterlerin zaman kaybı yaşamalarının belli başlı nedenleridir. Diğer bir açıdan zamanı israf etmek, önemli işleri yapmayı unutmak, belirlenen sürede işleri bitirememek, toplantılara geç kalmak gibi faktörler; zamanı yönetememenin en önemli belirtileri olup, kontrol kaybına ve dolayısıyla strese neden olmaktadır (Smith, 1998: 16). 1.3.STRES YÖNETİMİ Bireyler üzerine etki yapan ve onların davranışlarını, iş verimini, başka insanlarla ilişkilerini etkileyen bir kavram (Eren, 2001: 291) olan stres, bireyde gerilim ve dengesizliğin ortaya çıkmasında etkili olan bir uyarıcıdır. Stresin oluşması, stresin değerlendirilmesi, strese karşı tepkimiz ve sonuç; stresin aşamalarını oluşturmaktadır. Dolayısıyla stres belirtilerinin neler olduğunun anlaşılmasıyla bunların büyüyerek kronik hale gelmesi önlenebilmektedir. Stres belirtileri ruhsal (içinde bir boşluk hissetme, hayatın anlamının kaybolması, suçluluk duygusu), sosyal (diğer insanlardan soyutlanmak, acı duyma ve gücenme, insanlarla ilişki kuramamak), duygusal (kızgınlık, depresyon, ümitsizlik duygusu, hastalık kuruntusu), zihinsel (konsantrasyonda ve karar vermede güçlük çekilmesi, karamsarlık), fiziksel (kalp çarpıntısı, sırt ağrısı, göğüs ağrısı, uykusuzluk, baş ağrıları, nefes kesikliği, baş dönmesi ve bayılma) şeklinde beş bölüme ayrılabilmektedir (Rowshan, 2003: 17–21). Önceden tahmin edilebilen stres faktörleri ise, iş hayatı ve gerçekleşmesi mümkün olmayan hedef ve beklentiler olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. İşin geçmişini incelemek, işinizde kendinize ödül ve ceza uygulamak, önce en zor işi yapmak, yapıcı eleştiriler sunup başkalarının da size böyle yapmasını rica etmek, çalıştığınız işyerinin düzenleyicisi olmak, gerekli ise işyerini terk etmek (Leonardo da Vinci’nin önerisi: Çözümsüzlük hissettiğiniz an yapmakta olduğunuz işten uzaklaşın, biraz gevşeyin. Yeniden işe döndüğünüzde verdiğiniz karar daha olumlu olacaktır); iş hayatı ile ilgili stres faktörüne karşı alınabilecek önlemlerdir. İkinci stres faktörüne karşı ise gerçekleşebilecek hedefler seçmek ve hedefler gerçekleştikçe yeni hedefler edinmek önemlidir (Rowshan, 2003: 29–32). Başka bir açıdan kaygı, iş bağımlılığı, olumsuz düşünme, işleri erteleme alışkanlığı, özgüven eksikliği ve mükemmeliyetçilik; bireyden kaynaklanan stres faktörlerinden birkaçıdır. Gürültü ve sağlıklı olmayan ofis malzemeleri, strese yol açan fiziki çevre faktörleri iken; iş ortamından kaynaklanan stresin en sık karşılaşılan sebepleri ise; çakışan öncelikli 333 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara işler, teslim tarihleri ve iş programlarından ileri gelen zaman baskısı, yetersiz destek, ast ve üstle ilişkilerde uyuşmazlıklar, başarısızlık korkusu, yeterince açık olmayan beklentiler ve değişimdir (Braham, 1998: 35–37). Stresli meslekler sıralamasında ön sıralarda yer alan sekreterlikte bu faktörler arasından özellikle zaman, stresi arttıran önemli unsurlardandır. Stres yaşayan kişiler ise; bunu baş ve mide ağrısı, olumsuz tutumlar ve uykusuzluk gibi bireysel ya da isteksizlik ve performans düşüklüğü gibi örgütsel sonuçlarla göstermektedirler. 2. ARAŞTIRMA KISMI 2.1. ARAŞTIMANIN AMACI VE ÖNEMİ Çalışmamızda; sekreterlerin iş yaşamında karşılaşılabileceği belli başlı zaman tuzaklarını önem derecesine göre sıralamak, bunların stres ile ilişkisini saptayabilmek ve demografik değişkenlerin hem zaman yönetimi hem de stres üzerindeki etkisini belirleyebilmek amaçlanmıştır. Günümüz iş dünyasında önemleri her geçen gün artan sekreterlerin temel konulardan ikisi olan zaman yönetimi ile stres yönetimi açısından durumlarına ışık tutarak söz konusu alanlardaki literatüre katkıda bulunabilmek ise; çalışmamızın önemini oluşturmaktadır. 2.2. ARAŞTIRMANIN ÖN KABULLERİ VE SINIRLILIKLARI 2.2.1. Araştırmanın Ön Kabulleri Araştırmaya katılan örneklem grubunun anket formundaki sorulara doğru ve tarafsız olarak yanıt verdikleri varsayılmıştır. 2.2.2. Araştırmanın Sınırlılıkları Araştırma, teorik kısımda verilen bilgiler doğrultusunda oluşturulan sorularla ve bir nokta ile pozitif ve negatif kademelerden oluşan Likert ölçeği ile sınırlıdır. Araştırmanın diğer sınırlılığı ise, katılımcıların Manisa ilinde çalışan sekreterlerden oluşmasıdır. Buradaki çalışanlara kolay ulaşabilme olanağı ile kurumların araştırma konusunda işbirliği yapma yönündeki gönüllülüğü, söz konusu sınırlılıkta etkili faktörlerdir. 2.3. ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ VE KAPSAMI Söz konusu amaç doğrultusunda, alan araştırma yöntemlerinden anket tekniği kullanılmış; 20 sorudan oluşan anket formundan veri toplama aracı olarak yararlanılmıştır. 20 sorunun 5 tanesi; cinsiyet, yaş, medeni hal, eğitim düzeyi ve çalışılan sektör şeklindeki demografik değişkenleri ifade ederken; geri kalan 15 soru ise; plansızlık ve iş dışı 334 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara faaliyetlere/özel işlere vakit ayırma şeklindeki zaman tuzaklarını, zamanı iyi yönetememenin sonuçlarını ve stres belirtilerini saptamaya yönelik olarak 5’li Likert ölçeği ile düzenlenmiştir. Ölçek; 1. kesinlikle katılmıyorum, 2. katılmıyorum, 3. kararsızım, 4. katılıyorum ve 5. kesinlikle katılıyorum şeklindedir. Sekreterlik mesleğinde zaman tuzaklarının demografik değişkenler ve stres ile ilişkisinin belirlenmesi amacıyla; Manisa ilinde kamu sektörü ve özel sektörde çalışan 100 sekretere gönderilen anketlerden % 60’ının geri dönmesi ile 60 sekreter, araştırmamızın örneklemini oluşturmuştur. Bunların yanı sıra örneklem grubunun demografik değişkenlere göre dağılımını yansıtan Tablo 1 ve 2’de görülen oranlar, ana kütle ile benzeşen bir yapı göstermektedir. Örneklem grubunun % 90’ını kadınlar, % 10’unu erkekler oluşturmaktadır. Tablo 2 de görüldüğü üzere; toplam 60 kişiden oluşan söz konusu grubun % 18,3’ü 25 ve altı, % 46,7’si 26–35, % 21,7’si 36–45, % 13,3’ü ise 46–55 yaş grubunda bulunmaktadır. % 31,7’si bekâr olan katılımcıların; % 51,7’si evli, % 16,7’si ise diğer kategorisinde yer almaktadır. % 53,3’ü lise, % 46,7’si üniversite mezunu olan örneklem grubunun; % 68,3’ü kamu sektöründe, % 31,7’si ise özel sektörde çalışmaktadır. Tablo 1: Örneklem Grubunun Demografik Değişkenlere Göre Dağılımı n % Kadın 54 90,0 Erkek 6 10,0 CİNSİYET Tablo 2: Örneklem Grubunun Demografik Değişkenlere Göre Dağılımı n % 25 ve altı 11 18,3 26-35 28 46,7 36-45 13 21,7 46-55 8 13,3 YAŞ 335 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara MEDENİ HAL Bekâr 19 31,7 Evli 31 51,7 Diğer 10 16,7 Lise 32 53,3 Üniversite 28 46,7 Kamu 41 68,3 Özel 19 31,7 EĞİTİM DÜZEYİ ÇALIŞILAN KURUM 2.4. BULGULAR 2.4.1. Güvenilirlik Analizi Çalışmamızın genel iç tutarlılık katsayısı 0,89 olup, zaman tuzaklarına ilişkin soruların iç tutarlılık katsayısı 0,72; zamanı iyi yönetememenin sonuçlarına yönelik soruların iç tutarlılık katsayısı 0,81; zamanı iyi yönetememe doğrultusunda ortaya çıkan stres belirtilerine ilişkin soruların iç tutarlılık katsayısı ise 0,87’dir. Bu sonuçlar, araştırmanın güvenilirliğini belirtmesi açısından önem taşımaktadır. 2.4.2. Ölçek Puanlarının Değerlendirilmesi 2.4.2.1. Zaman Tuzaklarına İlişkin Ölçek Puanları Örneklemin zaman tuzaklarına ilişkin değerlendirmelerde orta değerden (3) farklılaşıp farklılaşmadığı Tek Örneklem için T Testi ile analiz edilmiştir. Tablo 3’den görüldüğü gibi plansızlık faktörüne ilişkin değişkenler orta değerden anlamlı ölçüde düşüktür. Bununla birlikte plansızlığı yaratan sebepler sırasıyla 1) Günlük ya da haftalık plan yapmamak, 2) Dosyalama konusundaki eksiklikler, 3) Aynı anda birden fazla işle ilgilenme ve 4) Yöneticinin zamanı yönetememesi şeklindedir. İş dışı faaliyetlere/özel işlere vakit ayırma faktörüne ilişkin değişkenlerden ise yalnızca “işimi yapmamı engelleyen ziyaretçilere hayır diyemiyorum” değişkeni, orta değerden anlamlı ölçüde yüksek çıkmıştır (p<0,001). Böylece söz konusu faktörü oluşturan nedenlerden ilki işi engelleyen ziyaretçilere hayır diyememe olup; bunun ardından sabahları öncelikle gazeteleri ve önemli olmayan rapor ve dokümanları okumak ile işe başlamadan önce özel işlerle ilgilenip telefonla konuşmak gelmektedir. Bu 336 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara sonuçlar, katılımcıların 2 boyuta ilişkin 7 zaman tuzağı sorusundan yalnızca birine önemli ölçüde katıldığını göstermektedir. Tablo 3: Zaman Tuzaklarına İlişkin Ölçek Puanlarının Ortalama ve Standart Sapmaları N Ortalama Standart Sapma 60 2,90 1,07 60 2,82 1,11 Dosyalama konusundaki eksiklerden dolayı gerekli evrağı bulmakta zorlanıp bu nedenle zaman kaybedebiliyorum 60 2,83 1,17 Yöneticimin zamanını yönetememesi nedeniyle onun işlerinin de bana kaldığı oluyor 60 2,70 1,03 ZAMAN TUZAKLARI Plansızlık Çoğu zaman işleri günlük ya da haftalık planlara göre değil, gün içinde gelişen olaylara göre yapıyorum Aynı anda birden fazla işle ilgilendiğim için bazı işlerin yarım kaldığı oluyor İş Dışı Faaliyetlere/Özel İşlere Vakit Ayırma Sabahları önce gazeteleri ve önemli olmayan rapor ve dökümanları okuduğum oluyor 60 2,05 1,05 İşimi yapmamı engelleyen ziyaretçilere hayır diyemiyorum 60 3,55 1, 37 Sabah işe başlamadan önce özel işlerimle ilgilenip telefonla konuştuğum oluyor 60 1,83 1,14 337 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 2.4.2.2. Zamanı İyi Yönetememenin Sonuçlarına İlişkin Ölçek Puanları Zamanı iyi yönetememenin üç sonucuna ilişkin ölçek puanı da orta değerden anlamlı ölçüde yüksek çıkmıştır. Diğer bir ifadeyle zamanı iyi yönetememenin ilk sonucuna ilişkin ortalama 3,17; ikinci sonucuna ilişkin ortalama 3,32; üçüncü sonucuna ilişkin ortalama ise 3,27 olup; orta nokta 3’ten yüksektir (p<0,001). Diğer bir deyişle zamanı iyi yönetememenin en yüksek oranda yarattığı sonuç işlerin son anda yetiştirilmesi durumu olup; işleri yetiştirememekten dolayı şikâyetçi olmak ikinci, hiçbir şey yapmamış olma duygusuna kapılmak ise sonuncu sıradadır. Buna yönelik sonuçlar, Tablo 4’te görülmektedir. Tablo 4: Zamanı İyi Yönetememenin Sonuçlarına İlişkin Ölçek Puanlarının Ortalama ve Standart Sapmaları ZAMANI İYİ YÖNETEMEMENİN SONUÇLARI N Ortalama Standart Sapma Zaman zaman günü boşa geçirmiş ve hiçbir şey yapmamış olma duygusuna kapılıyorum 60 3,17 1,17 Zaman zaman işlerin aceleye getirilerek son anda yetiştirilmesi durumunu yaşıyorum 60 3,32 1,10 Zaman zaman işleri yetiştirememekten dolayı şikâyetçi oluyorum 60 3,27 1,07 2.4.2.3. Strese İlişkin Ölçek Puanları Zamanı iyi kullanamama sonucunda yaşanan ve Tablo 5’te görülen stres belirtilerinin dördüne ilişkin ölçek puanı orta noktanın anlamlı ölçüde üzerindeyken, son belirti ise orta değerin anlamlı ölçüde altında çıkmıştır (p<0,001). Bu sonuçlara göre en çok görülen stres belirtisi baş ya da mide ağrısı iken; bu belirtiyi sırasıyla performans düşüklüğü, uykusuzluk, olumsuz tavırlar ve işe geç gelme ya da devamsızlık takip etmektedir. 338 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 5: Stres Belirtilerine İlişkin Ölçek Puanlarının Ortalama ve Standart Sapmaları STRES BELİRTİLERİ N Ortalama Standart Sapma Plansızlık ve iş yüküne bağlı olarak zaman zaman baş ya da mide ağrısı problemleri yaşıyorum 60 3,25 1,16 İşler zamanında yetişmediğinde olumsuz tavır sergilediğim olur 60 3,18 1,07 Ertesi günkü işlerin nasıl yetişeceğini düşünerek uykusuz kaldığım oluyor 60 3,22 1,09 Çalışma yaşamımda işlerin zamanlaması ile ilgili problemler yaşadığımda performansım düşebiliyor 60 3,23 1,08 İşlerin zamanında yetişmediği dönemlerde işe geç gelme ya da devamsızlık gösterme eğilimim söz konusu olabiliyor 60 1,73 0,97 2.4.3. Diğer İstatistiksel Analizler 2.4.3.1. Çalışılan Kurum ve Zaman Tuzağı Olarak Plansızlık Demografik değişkenlerin; plansızlık ve özel işlere gereğinden fazla zaman ayırma şeklindeki zaman tuzakları, zamanı iyi yönetememenin sonuçları ve stres belirtilerine göre farklılaşıp farklılaşmadığı Independent-Samples T Test ve One-Way Anova ile analiz edilmiştir. Analizler sonucunda yalnızca plansızlık şeklindeki zaman tuzağı açısından çalışılan kurum değişkeninde anlamlı bir farklılaşma olduğu tespit edilmiştir (p=0,016). Buna göre kamu sektöründe (2,94); işleri planlara göre yapmama, aynı anda birden fazla işle ilgilenme, dosyalama konusundaki eksiklikler ve yöneticinin zamanı yönetememesi gibi faktörlerden oluşan plansızlığın ve dolayısıyla bu nedenden kaynaklanan zamanı iyi yönetememenin özel sektöre oranla (2,54) daha fazla olduğu belirlenmiştir. 339 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 2.4.3.2. Zaman Tuzakları ile Zamanı İyi Yönetememenin Sonuçları ve Stres Belirtileri İlişkisi Söz konusu faktörler arasındaki ilişkilerin gücünü ve yönünü tespit edebilmek amacıyla korelasyon analizi gerçekleştirilmiştir. Korelasyon katsayısının +1 ile -1 arasında olması gerektiği düşünülürse plansızlık ve özel işlere vakit ayırma şeklindeki zaman tuzakları ile bunların olumsuz sonuçları ve stres belirtileri arasında pozitif yönlü ilişkiler olduğu görülmektedir. Öncelikle plansızlık zaman tuzağının “zaman zaman günü boşa geçirmiş ve hiçbir şey yapmamış olma duygusu” (0,520 ve p=0,000), “zaman zaman işlerin aceleye getirilerek son anda yetiştirilmesi durumu” (0,456 ve p=0,000), “zaman zaman işleri yetiştirememekten dolayı şikâyetçi olma” (0,263 ve p=0,042) şeklindeki sonuçlarla ve “baş ya da mide ağrısı problemleri” (0,587 ve p=0,000), “olumsuz tavır sergileme” (0,456 ve p=0,000), “uykusuzluk” (0,562 ve p=0,000), “performans düşüklüğü” (0, 627 ve p=0,000) ve “işe geç gelme ya da devamsızlık” (0,389 ve p=0,002) şeklindeki stres belirtileriyle pozitif yönlü ilişkisinin olduğu tespit edilmiştir. Bunun yanı sıra özel işlere vakit ayırma zaman tuzağının da “zaman zaman günü boşa geçirmiş ve hiçbir şey yapmamış olma duygusu” (0,518 ve p=0,000) ve “zaman zaman işlerin aceleye getirilerek son anda yetiştirilmesi durumu” (0,372 ve p=0,003) şeklindeki sonuçlarla ve “baş ya da mide ağrısı problemleri” (0,378 ve p=0,003), “olumsuz tavır sergileme” (0,357 ve p=0,005), “uykusuzluk” (0,299 ve p=0,020) ve “performans düşüklüğü” (0, 445 ve p=0,000) şeklindeki stres belirtileriyle pozitif yönlü ilişkisinin olduğu belirlenmiştir. Son olarak ise; zaman tuzakları nedeniyle yaşanan olumsuz sonuçların stres belirtileri ile pozitif yönlü bir ilişkisi (0,686 ve p=0,000) olduğu da anlaşılmıştır. Bu sonuçlar, zaman tuzaklarının kişilerde olumsuz tavır ve duygular ile strese bağlı fiziksel problemler yaratabileceği yönündeki görüşümüzü desteklemiştir. SONUÇ ve ÖNERİLER Sözünü ettiğimiz zaman tuzakları nedeniyle diğer pek çok çalışan gibi sekreterler de, günü boşa geçirmiş ve hiçbir şey yapmamış olma duygusuna kapılabilmekte; işleri yetiştirememekten dolayı şikâyetçi olabilmektedir. Bu noktada onları engelleyen tuzakları saptayabilmek ve sonrasında öncelikleri belirleyerek planlama yapmak ve ertelemelerden kaçınmak; önem verilmesi gereken belli başlı unsurlardır. Zamanlarını en iyi kullanan insanların, zamanlarını nasıl harcamak istediklerine dair ve net bir öncelikler anlayışına dayalı bir vizyonları bulunmaktadır (Harvard Business School Press, 2006: 16). 340 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Hedefler belirlendikten sonra ise bunları uygulayıp uygulayamama konusunda kararlar verilebilmekte ve uygun zaman dağılımı gerçekleştirilebilmektedir. Diğer bir deyişle işyerinde zamanı daha etkin kullanmak, mevcut zamanda daha çok iş yapmak, çalışma yaşamı ile özel yaşam için harcadığımız zaman arasında ayarlama yapmak; zaman yönetimi açısından son derece önemli olup kendimizi daha rahat ve güvende hissetmemizi sağlamaktadır (Smith, 1998: 15–30). Zamanı iyi yönetebilmenin sekreterlik mesleğindeki kilit noktaları ise; masayı gereksiz eşyalardan arındırmak, günlük program hazırlamak, sık kullanılan bilgileri el altında bulundurmak, yapılacak işler listesi tutup her bir iş için tahmini bir süre belirlemek, yaşamı dengelemek için gerektiğinde hayır diyebilmek şeklinde sıralanabilmektedir (Braham, 1998: 95–98). Başka bir ifadeyle doğru işler üzerinde ve tüm etkinliklerin birbirine uymasını sağlayan bir plan üzerinde çalışmayı içeren kişisel organizasyon; iyi bir başlangıç yapıp daha üretken olmak için kişisel güdülenme sağlamayı içeren psikolojik etkenler; kesintilerle başa çıkabilmeyi, hızlı biçimde yazıp okuyabilmeyi, belli bir sürede birden fazla işin altından kalkabilmeyi içeren uygulama becerisi ve zamanı ofis dışında da etkili biçimde kullanıp iyi bir şekilde çalışabilmeyi içeren özel koşullar zaman yönetiminde oldukça önemlidir (Cooper, 1999: 20–21). Böylece düzenli bir tempoyla çalışabilecek sekreterler, yüksek motivasyona sahip olarak stresin bireysel ve örgütsel sonuçlarından uzak durabilecektir. Bunun sonucu olarak da zaman ve stres yönetimleri arasındaki ilişkinin saptanarak alandaki iki önemli konuya ilişkin bilgilerin paylaşımını sağlayan çalışmalar, önemli bir katkı sağlayabilecektir. 341 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara KAYNAKÇA 1. 2. 3. 4. Adair, John (2006), Etkili Zaman Yönetimi, İstanbul: Babıali Kültür Yayıncılığı. Aytürk, Nihat (2001). Çağdaş Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Ankara: Yargı Yayınevi. Bayramlı, Ü.Ünlü (2006), Zaman Yönetimi, Ankara: Nobel Yayıncılık. Braham, Barbara J. (1998), Stres Yönetimi: Ateş Altında Sakin Kalabilmek (Çeviri: Vedat G. Diker), İstanbul: Hayat Yayınları. 5. Cooper, Joseph D. (1999), Zamanı Kullanma Sanatı: Az Zamanda Çok İş Yapmanın Yolları (Çeviri: Alp E. Arslan), Ankara: Emre Yayınları. 6. Eren, Erol (2001), Örgütsel Davranış ve Yönetim Psikolojisi, İstanbul: Beta Basım Yayım Dağıtım. 7. Göral, Gülbin (2001), Büro Yöneticiliği ve Yönetici Asistanlığı: Çağdaş ve Bilimsel Sekreterlik, İstanbul: İletişim Yayınları. 8. Harvard Business School Press (2006), Pocket Mentor: Zaman Yönetimi, İstanbul: Optimist Yayınları. 9. Rowshan, Arthur (2003), Stres Yönetimi, Ankara: Sistem Yayıncılık. 10. Smith, Jane (1998), Daha İyi Nasıl… Zaman Yönetimi (Çeviri: Ali Çimen), İstanbul: Timaş Yayınları. 11. Tengilimoğlu, Dilaver; Coşan, Pınar (2004), Yönetici Asistanlığı, Ankara: Asil Yayın Dağıtım. 12. Tutar, Hasan (2001), Profesyonel Sekreterlik ve Büro Uygulamaları, Ankara: Nobel Yayın Dağıtım. 342 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara TOPLUMSAL CİNSİYET VE SEKRETERLİK Öğr.Gör. Hande TUFAN DEMİRAY (Hacettepe Üniversitesi) Özet Kadın ve erkek olmanın biyolojik yönü, cinsiyeti (sex) tanımlamaktadır. Ancak toplum içinde bireylerin yer alış biçimi, biyolojik özelliklerin yanı sıra onlara atfedilen rollerle de yakından ilişkili görünmektedir. Bu roller, “toplumsal cinsiyet” (gender) kavramını gündeme getirmiştir. Toplumsal cinsiyet, kısaca “kadın ya da erkek olmaya toplumun ve kültürün yüklediği anlamları ve beklentileri” ifade etmektedir. Cinsiyet kalıpyargıları nedeniyle toplumda kadın ve erkeğe farklı davranılmakta ve farklı görevler verilmektedir. Dolayısıyla kadın ve erkek arasındaki farklılıklar “toplumdaki göreli prestij ve güçleri dikkate alınarak” belirlenmektedir. Bu bakış açısı; aile içindeki konumdan eğitime, teknolojiye, sosyal alanlara ve siyasete kadar her alanda kendini göstermekte, özellikle de işgücü piyasasında cinsler arası meslek farklılaşmaları yaratmaktadır. Diğer kişilerle yüz yüze çalışan, hizmet veren ve yardım eden iş ve meslek gruplarında toplumsal cinsiyetçi yansımalara rastlamak zor olmamaktadır. Sekreterler, bu meslek grupları arasında önemlilerindendir. Sekreterlik, “duyarlı, hassas, sevecen, şefkatli, kibar, nazik” gibi kadınsı olarak nitelendirilen sıfatlarla bütünleştirilmekte ve “duygusal emek” olarak bilinen işgücü içinde yer almaktadır. Yapılan çalışma bir derlemedir. Toplumsal cinsiyet rollerinin sekreterler için mevcut olabileceğini düşündüren mevcut çalışmaları irdeleyen bir literatür taramasından ibarettir. İleride bu alanda yapılması düşünülen ampirik çalışmalar için ışık tutması umulmaktadır. Anahtar kelimeler: toplumsal cinsiyet, kadınsılık, erkeksilik, sekreterlik 1.Giriş Bu çalışma toplumsal cinsiyet kavramını açıklamakta ve geleneksel kadın mesleği olarak görülen meslekler için toplumun bakış açısını ve yönlendirmelerini konu edinmektedir. Bu meslekler arasında sekreterlik mesleğinin neden kadına atfedildiğini sorgulamaktadır. 343 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 2.Toplumsal Cinsiyet Nedir? “Cinsiyet”, Türk Dil Kurumu (2007) tarafından bireye, üreme işinde ayrı bir rol veren ve erkekle dişiyi ayırt ettiren yaradılış özelliği olarak tanımlanmıştır. Cinsiyet (sex) terimi kadın ve erkek olmanın biyolojik yönünü ifade etmektedir ve biyolojik bir yapıya karşılık gelmektedir. Bireyin biyolojik cinsiyetine göre belirlenen demografik bir kategori olarak değerlendirilmektedir (Dökmen, 2004:4). Cinsiyet, ikili bir sınıflandırmayı tanımlamaktadır: kadın ve erkek. Bebekler doğduklarında, hatta doğmadan önce cinsiyet organlarına göre cinsiyet gruplarına ayrılmakta ve buna göre kimliklendirilmektedirler. Bu durum, sosyalleşme sürmekte süreci boyunca ve seçilecek mesleğe kadar devam edebilmektedir(Dökmen, 2004:6). Kadın ve erkek arasındaki farklılıklara tarihten bu yana birçok açıklama getirilmiştir. Cinsiyetle ilgili davranışları değerlendiren birçok kuram vardır. Bu kuramlar üç ana başlık altında toplanmıştır. Biyolojik kökenli açıklamalar getiren kuramlar, bilişsel yaklaşımlı kuramlar ve sosyal etkileri ve etkileşimi vurgulayan kuramlar. Dökmen’e (2004:93-94) göre her kuramın açıklayabildiği ve açıklayamadığı yönler vardır. Terime ilişkin çok yönlülük nedeniyle tek bir kuram ile değil, birden fazla kuramın birlikte ele alınmasıyla daha iyi açıklamalar getirilecektir. Bununla birlikte günümüzde kadın ve erkek arasındaki özelliklerin biyolojik süreçlerden daha çok sosyal süreçlere bağlı olduğu konusunda görüşler artmaktadır ve cinsiyet farklılıkları terimi yerini “toplumsal cinsiyet” terimine bırakmıştır (Dökmen, 2004:9). “Toplumsal cinsiyet” (gender), kadın ya da erkek olmaya toplumun ve kültürün yüklediği anlamları ve beklentileri ifade etmektedir. Kültürel bir yapıyı yansıtmakla birlikte biyolojik özellikler ile ilgili psikolojik özellikleri de kapsamaktadır (Dökmen, 2004:45).Toplumsal cinsiyet kimilerine göre sosyal bir kategoridir, kimileri ise bunu bir denek değişkeni olarak ele almaktadırlar. Bir başka görüş ise toplumsal cinsiyeti bir kişilik değişkeni alarak değerlendirmektir (Dökmen, 2004:11-12). 3. Toplumsal Cinsiyet Kalıpyargılarıyla Büyümek ve Meslek Edinmek: Bireyler toplumda kız ve erkek olarak etiketlenirler ve böylece cinsiyetin kültürel anlamlarını öğrenmeye ve kazanmaya başlarlar. Bu süreç, toplumsal cinsiyet rolünün 344 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara olgunlaşmasını sağlar. “Toplumsal cinsiyet rolü”, toplumun tanımladığı ve bireylerin yerine getirmelerini beklediği cinsiyetle ilişkili bir grup beklentidir. Kız ve erkek çocuklar, sosyalleşme süreci içinde nesneleri, etkinlikleri, oyunları, meslekleri ve kişilik özelliklerini onlar için “uygun” ya da “uygun değil” olarak ayırt etmeyi öğrenirler (Dökmen, 2004:16). Toplumun bir grup olarak kadınlardan ve bir grup olarak erkeklerden beklediği bazı davranışlar ve özellikler vardır. Bunlara “cinsiyet kalıpyargıları” denmektedir. Dolayısıyla kadınların ve erkeklerin sahip oldukları düşünülen kişilik özellikleri “kadınsı” ve “erkeksi” özellikler olarak tanımlanmaktadır(Dökmen, 2004:107). “Kadınsılık”, ev içinde bakım verici, ilgi gösterici olmayla ilgili özellikleri, “erkeksilik” ise, iş dünyasında yarışmacı ve başarı yönelimli olmayla ilgili özellikleri kapsamaktadır. Kadınların genelde duyarlı, hassas, ilgili, sıcak gibi özelliklere sahip oldukları, erkeklerin de güçlü kişilikli, bağımsız gibi özelliklere sahip oldukları düşünülür. Kadın ve erkeğin toplum içindeki anlamları böyle şekillenmekte, bu özelliklerle ve davranışlarla tanınmaktadır. Bunların yanı sıra kadın ve erkek birbirlerine göre karşı cinsi ifade ettikleri için de karşı cinsin sahip olduğu özelliklerin zıddı özelliklerle özdeşleştirilmektedirler. Örneğin kadın cesur olmayandır, kaba saba konuşmayan ve davranmayandır. Tek tek ele alındıklarında bunların doğru olmadıkları düşünülebilir ancak toplumun dayattığı ve bizim de kabul ettiğimiz bakış açısı çoğunlukla böyledir (Dökmen, 2004:107-108, Özcan, T ve Lajunen, T, 2005:103-110). 1970lere kadar toplumsal cinsiyetin kişiliğe yansıyan tek bir özellik olduğu düşünülmüş, 1970lerden sonra ise kadınsılık ve erkeksiliğin birbirinden bağımsız olduğu görüşü öne sürülmüştür. Kalıcı bir kişilik özelliği değil, bir süreç olarak ele alınmıştır. Kadın ve erkek arasındaki farklılıklar “toplumdaki göreli prestij ve güçleri dikkate alınarak” belirlenmiş ve “androjenlik” kavramı doğmuştur. Kadınlar ilgi ve bakım vericidir ve daha pasif oldukları düşünülmektedir. Erkekler ise aktif ve başarı yönelimli olarak tanımlanmaktadır. “Örneğin başarılı ve mesleki gelişmeye güdülü bir genç kız, evlenip çoluk çocuk sahibi olması beklenirken üniversiteye gidip okumak, meslek ve kariyer sahibi olmak isteyince ailesiyle, toplumla ve kendisiyle çatışmaları başlamakta, bu da derin sorunlara neden olmaktadır.” (Dökmen, 2004). 345 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Cinsiyetçi kalıpyargılarının yeniden üretilerek pekiştirilmesi önce aile, yaşıt grupları, kitle iletişim araçları aracılığıyla başlamaktadır. Okulda eğitim sürecinde de devam etmektedir (Esen ve Bağlı, 2002:152) Sosyalleşme önce ailede başlamaktadır. Aile, toplumun kültür yapısını ve değerlerini çocuğa aktarmaktadır. Çocuk büyüdükçe dışa da açılmakta ve hane dışındaki sosyal çevre içinde yaşıtlarıyla zaman geçirmektedir. Diğer bireyleri izlemekte, taklit etmeye başlamaktadır. Kendine benzediğini üşündüğü kişileri model alarak yetişmektedir. Bütün bu süreç içinde birey, toplumun kadına ve erkeğe yüklediği rolleri öğrenmekte ve içselleştirmektedir. Kitle iletişim araçlarının etkileri de şüphesiz önemlidir. Dökmen’e (2004:139-153) göre zaman içinde gelişme görülse de kadınlar hala geleneksel rolleriyle sunulmaktadır. Kadınların görece daha zayıf bir konum ve statüde olmaları bir gerçeklik ve istenir bir durum gibi yeni kuşaklara aktarılabilmektedir. Cinsiyetlere ilişkin tutum ve önyargıların esas olarak okulda şekillendiği göz önünde tutulduğunda mesleğe yönlendirme açısından cinsiyetçi toplumsallaştırmanın ne kadar önemli olduğu ortaya çıkmaktadır (Berktay, 2004:25). Esen ve Bağlı’nın (2002:150-152) ilköğretim ders kitaplarındaki kadın ve erkek resimlerine ilişkin yaptığı incelemede kullanılan kadın ve erkek figürlerinin geleneksel toplumsal işbölümünün gerektirdiği mekanlarda, kişilerle, nesnelerle ve eylemlerle sergilendiği saptanmıştır. Kadının okuldaki varlığı öğretmenlik rolü çerçevesinde belirlenirken, erkekler müdür ya da müstahdem olarak gösterilmektedir. Kadın, birincil olarak çocuklarla birliktedir ve çocuğa yönelik eylemlerde bulunmaktadır. Kadın, kamusal nesnelerle özel nesnelerle olduğundan daha az bağlantı içinde gösterilmektedir. Erkek figürler ise en çok dış mekanlarda sergilenmektedir. Öğretmen olarak gösterilen erkekler çocuklarla birebir ilişki içerisinde ve bedensel bir yakınlıkta değildir. Bu durum, çocukla birebir yakınlık rolünün kadına ait olduğunu düşündürtmektedir. Toplumsal işbölümünün ve geleneksel kalıpyargıların ders kitaplarıyla pekiştirilmesi, kızların ve erkeklerin eğitsel ve mesleki ideallerine ve seçeneklerine ilişkin yelpazeyi daraltmaktadır (Tan, 1979’dan aktaran Esen ve Bağlı, 2002:152) Toplumlar kendi kültürlerine göre erkeklik ve kadınlık değerlerini yaratmakta ve bunları kavramlaştırmaktadırlar. Eril toplumlarda erkeklik kavramı erkekler tarafından 346 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara içselleştirilmektedir. Kadınlar ise ait oldukları toplumların özelliklerine göre belirli alanlar içinde tanımlanmışlardır. Eril toplumlarda bu alanların en yaygını ev içi alanlardır. Kadınlar için tanımlanan rollerden başlıcaları anne ve eş olmaktır. Bu roller kadının tüm yaşamı boyunca devam etmektedir. Kadın çalışıyor olsa da toplum tarafından yaptığı iş ile değil, kendisine yüklenen rollere göre değerlendirilmektedir (Temel v.d., 2006:28-29). Eril toplumlarda “erkeklik”, “erkek olma” saygı gören niteliklerdir. Bu nedenle kadının başarılı olabilmesi için erkek gibi olması gerekli görülmekte, böyle bir dünya yaratılmaktadır . Eril toplumlarda erkeklerin rolleri daha hırslı, girişken ve rekabetçidir. Erkekler daha çok yönetici konumunda olmaktadırlar. Kadınlar ise genellikle onların yardımcıları konumundadırlar (Temel v.d., 2006:29-30). Dişil toplumlarda ise cinsiyet rolleri iç içe girmiştir. Bu tür toplumlarda kadınlar da erkekler de yaşamın maddi olmayan yönlerinin kalitesini arttırmak için çalışmaktadırlar. Dişil toplumlarda kadınlar da erkeklerin çalıştığı işlerde çalışabilmektedirler. Bu duruma örnek olarak şu ifade kullanılmaktadır: “Bu toplumlarda erkeklerin sekreter, kadınların otobüs şoförü olduğu görülmektedir.” (Altay, 2006’dan aktaran Temel v.d. 2006:30). 4. Toplumsal Cinsiyet Kalıpyargılarıyla Çalışmak: “Sekreterlik Kadın İşi midir?” Türkiye’de tarım kesimi dışında ücretli olarak ev dışında çalışan kadın sayısı çok azdır. Çalışan kadınlar da geleneksel rollerini sürdürebilecekleri, aile sorumluluklarıyla örtüşebilen meslekleri tercih etmektedirler (Kuzgun ve Sevim, 2004:16). Kadınların eğitim düzeyi arttıkça işgücüne katılım oranları artmaktadır. Ancak geleneksel kadın mesleklerinde yoğunlaşma görülmektedir (Gelegen, 2001:30). Kadınlara ait olduğu düşünülen hemşirelik, hosteslik gibi bazı mesleklerde olduğu gibi sekreterlik mesleğinde de toplumdaki cinsiyet rollerinin yansımaları belirgindir. Sekreterlik mesleği ile ilgili yapılan çalışmaların hemen hepsinde kadın çalışanların sayısının erkek sayısından çok daha fazla olduğu dikkat çekmektedir. Sekreterlik, “duygusal emek” olarak tanımlanan işgücü içindedir. Duygusal emek, işin gereği olarak belirli durumlarda uygun duygusal tepkiyi göstermektir (Dedehayır, 2000). Bu 347 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara tür emek biçimleri daha çok kadınsı cinsiyet rolleriyle eşleştirilmektedir. Dolayısıyla işgücü içindeki cinsiyet dağılımında ciddi uçurumlar ortaya çıkmaktadır. Kadınsılık ve erkeksilik şeklinde tanımlanan cinsiyet özellikleri toplumda olduğu kadar bireylerin çalıştıkları örgütlerin içine de taşınmaktadır. Miller’e (2004) göre kadın ve erkeğin davranış özellikleri, işbölümü, işin yapısı, ücret düzeyi, çalışanın işe ilişkin beklentileri toplumdaki sosyal değerler tarafından etkilenmektedir. 1980lerden bu yana Türkiye’de toplumsal cinsiyete ilişkin duyarlığın geliştiği düşünülmektedir. Ancak buna rağmen hem kadınların statüsünde, hem de toplumun ve kültürün ataerkil yapısında fazla bir değişiklik olmadığı saptanmıştır (Berktay, 2004:24). Çalışma yaşamında cinsiyet ayrımcılını önleyen birçok düzenlemenin yanı sıra yeni İş Kanunu, halen ciddi eleştirilere uğramaktadır. Düzenlemeler genel olarak bakıldığında kadına sağladığı ayrıcalıklarla olumlu bir izlenim yaratırken aslında kadın çalışanları terfi etme imkanlarından alıkoyabilmekte veya kadının işgücü piyasasının dışına çıkmasına bazı durumlarda teşvik yaratabilmektedir. Çocuk ve yaşlı bakımı, ev işleri kadınların doğal görevi olarak görülmektedir. Erkeklerin bu tür işlerin yükünü paylaşmaması ve sosyal destek hizmetlerinin yetersiz olması, veya mevcut sosyal destek hizmetlerinin pahalı olması kadınların işgücüne katılımını etkilemektedir (Gelegen, 2001:29). Bu sorunlar kadınların “eve hapsolmaları” ev kadını ve anne kimliğine bürünmelerinin temelini oluşturmaktadır. Kadın, bu tür geleneksel sorumluluklarına rağmen ücretli çalışmak istediğinde ise bu durumun bir uzantısı olarak kadın kimliğiyle tanımlanmış iş alanlarına ve mesleklere yönelmektedir (İçlp, 1996:55). Yine, Kumbetoğlu ve Caga’ya (2000:57-58) göre toplumumuzda kadının çalışması kendi işgücü özellikleri, beceri ve yetenekleri dışında birçok faktörden etkilenmektedir. Bunlar arasında kadınların aile içi konumları, eşlerinin statüsü, çocuklarının varlığı, uzak ve yakın çevresinin tutumu, aile içi güç dengeleri, ailenin sahip olduğu kaynakların kullanımı ve yerleşim yeri özellikleri mevcuttur. Bunların yanı sıra durumun kadınlarca içselleştirilmesi de son derece önemlidir. Ayrıca işyerinde yabancı erkeklerle bir arada olmanın olumsuz algılanması da nedenler arasında sayılmaktadır (Kuzgun ve Sevim, 2004: 16). Kadınların çalışmasıyla dini yönelimleri arasındaki ilişkinin incelendiği bir araştırmada da kadının çalışması üzerinde dini yönelimden daha çok geleneksel cinsiyet 348 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara rollerinin etkili olduğunu gösteren bulgular elde edilmiştir. Özellikle dini yönelimi yüksek bireyler geleneksel cinsiyet rolleriyle ilgili maddelere daha çok katıldıklarını ifade etmişlerdir. Cinsiyet rollerinin belirlenmesinde ise toplumdaki değer yargılarının etkili olduğu düşünülmüştür. Kadınların eğitim düzeyi arttıkça kadının çalışmasına yönelik olumlu tutumları da artmaktadır. (Kuzgun ve Sevim, 2004:24-25). Kadının ve erkeğin farklı özelliklere sahip oldukları inancı ile bazı rol ya da pozisyonların erkeklere ya da kadınlara uygun bulunmaması da cinsiyet ayrımcısı uygulamalarla sonuçlanabilmektedir. Kadınların lider ya da yönetici olma yollarının çoğu zaman kapalı olması bu tür kalıpyargılara dayanabilmektedir. Kadınların çalıştıkları işyerlerinde, şirketlerde üst konumlara gelmelerinin çeşitli yollarla engellendiği, bu anlamda bir “cam tavan etkisi”nin gözlendiği söylenebilir. Kadınların resmen amir, yönetici gibi konumlara gelmelerini engelleyecek (tavan) yönetmelikler ya da yasalar bulunmamakla birlikte kadınların yükselmesini önleyen görünmeyen, gayri resmi (cam) uygulamalar olmakta ve kadın ne kadar çabalasa da bir türlü bu “cam tavan”ı aşamamaktadır (Dökmen:2004:128) Kadınların bir meslekte çalıştırılmaları erkeklerle aynı statüde değerlendirilmemektedir. Örneğin yönetici çoğunlukla erkektir, yöneticinin sekreteri ise kadındır. İş yaşamı içindeki ikincil statüsü hane halkı içinde de farklı değildir. Kadının çalışması, onu yaşamını kazanarak bağımsızlaştıran bir etkinlik olarak değil, eve ek gelir sağlayan bir etkinlik olarak değerlendirilmektedir. Örneğin yasal düzenlemelerde eşit olması zorunlu olan ücret hakkı, kadın ve erkek için aynı değildir. Erkeğe verilen ücret, aile ücreti olarak belirlenirken kadına verilen ücret erkeğin ücretinin tamamlayıcısı olarak görülmektedir. Dolayısıyla göreceli olarak daha düşüktür (İçlp, 1996:55). ILO (International Labor Organization)’nun (2007) verilerine göre birçok ekonomide kadınlar, aynı işi yapan erkeklerin kazandıklarının %90’ını ya da daha azını kazanabilmektedirler. Tipik kadın mesleklerinde bile ücretlerde cinsiyet bazında eşitsizlik olduğu saptanmıştır. Cinsiyetle ilgili olarak algılayanın özellikleri, algılananın özellikleri ve içinde bulunulan ortam da kalıpyargıların işleyişini etkilemektedir Özellikle kadının fiziksel görünümünün ve güzelliğinin ön plana çıkarıldığı bir gerçektir. Kadınların güzel, bakımlı ve hoş görünümlü olmalarına ilişkin daha güçlü kalıpyargılar mevcuttur (Dökmen, 2004:115117). Sekreterlik mesleği bu kalıpyargılar nedeniyle yıpranmaktadır. İşyerlerindeki etik dışı 349 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara davranışların, cinsel taciz gibi olayların başlangıç noktasının algılanan ve içselleştirilen bu kalıpyargılar olduğu söylenebilir. 5.Sonuç Kadınla erkek arasında farklılıklar var olmakla birlikte bunlar değiştirilemez ya da önlenemez değildir. Kadınla erkek arasındaki benzerlikler ve farklılıklar hakkındaki bilgi insanı, insan ilişkilerini ve sosyal yaşamı daha iyi anlamayı sağlayacaktır (Dökmen, 2004:164). Örgütlerde bireylerin cinsiyetlerine göre değil, örgütsel verimliliklerine göre değerlendirilmesi gerekmektedir. Ayrıca günümüzün yaşam tarzında çalışanların hem kadınsı, hem de erkeksi (androjen) niteliklere sahip olması kaçınılmazdır (Temel v.d., 2006:37). Kadınların çalışma ve iş kavramlarına atfettikleri değerin değişmesi gerekmektedir. Bu zihniyet değişikliği toplumun tümüne yayıldığı oranda etkili olabilecektir. Ayrıca kadın ve çalışma kavramlarına ve toplumsal cinsiyet rollerine ilişkin değer ve normların değişmesi gerekmektedir (Kumbetoğlu ve Caga, 2000:57-58). Kadınların anne olmaları ve nesillerinin üremesindeki önemli rolü aile içinde ve toplumda ayrımcılığa neden olmamalıdır (Özbey, 2004:369-383). “Geleneksel cinsiyet rolleri, kalıpyargılar, kadınlarla erkeklerin farklı oldukları inancı, hem kadın hem erkek için olumsuz sonuçlar doğurmaktadır. Bu sıkıntılı sonuçlar, insanların kendilerini gerçekleştirmelerine, mutlu olmalarına hatta sağlıklı olmalarına engel olmaktadır. İnsanlara kadın ya da erkek olarak bakmak ve her tür davranışı bununla sınırlamak büyük bir haksızlıktır.” (Dökmen, 2004:253) Kadın ve erkek arasında tam bir eşitliğin sağlanabilmesi için kadının ve erkeğin geleneksel rollerinde değişiklik yapılması gerekmektedir (Özbey, 2004:369-383). Bütün bu sıralanan önerilerin üzerinde durulduğu ölçüde sekreterlik mesleği de duygusal emeğin her sektörde yer alan önemli bir kolu olarak yenilenecek ve toplumsal cinsiyet kalıpyargılarından arınacaktır. 350 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Kaynaklar Berktay, F. (2004). Kadınların İnsan Haklarının Gelişimi ve Türkiye, İstanbul Bilgi Üniversitesi, Sivil Toplum Kuruluşları Eğitim ve Araştırma Birimi, Sivil Toplum ve Demokrasi Konferans Yazıları, No:7 Dedehayır, H, (2000). İş Yaşamında Duygusal Emek, Kaynak Dergisi, Nisan-Haziran http://www.baltas-baltas.com/kaynakderyazi.asp?PRI=45&SAYI=2, 25.06.2007 Dökmen, Z (2004). Toplumsal Cinsiyet, Sistem Yayıncılık, Birinci Basım, İstanbul Esen, Y. ve Bağlı, M.T. (2002).İlköğretim Ders Kitaplarındaki Kadın ve Erkek Resimlerine İlişkin Bir İnceleme, Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi Dergisi, 37(1-2), 143-154 Gelegen-, D.G. (2001). Çalışma Yaşamında Kadın Olmak, Türk Tabipleri Birliği Mesleki Sağlık ve Güvenlik Dergisi, Ocak, 27-30 ILO (2007). Kadın İstihdamında Küresel Eğilimler 2007, Basın Duyurusu İçlp, G.(1996). Feminist Kuramın Aileye Bakışı, PAÜ. Eğitim Fak. Derg., 1, 53-57 Kumbetoğlu, B. ve Caga, N. (2000). Çalışan Kadınlar ve Küreselleşme, Görüş, Eylül, 56-65 Kuzgun, Y. ve Sevim, S.A. (2004). Kadınların Çalışmasına Karşı Tutum ve Dini Yönelim Arasındaki İlişki, Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi Dergisi, 37(1), 14-27 Leung, C., Moore, S (2003). Individual and Cultural Gender Roles: A Comparison of AngloAustralians and Chinese in Australia, http://www.uiowa.edu/~grpproc/crisp/crisp.8.21.html, 27.04.2007 Miller, G. E., (2004). Frontier Masculinity in the Oil Industry: The Exerience of Women Engineers, Gender, Work and Organization, 11(1) Özkan, T.; Lajunen, T. (2005) “Masculinity, Femininity, and the Bem Sex Role Inventory in Turkey”, Sex Roles, Vol. 52, Nos. 1/2, January , 103-110 Özbey, F.R. (2004). Kadın Hakları ve Ekonomiye Yansımaları, Çanakkale 18 Mart Üniversitesi Biga İİBF I. Ulusal Sivil Toplum Kuruluşları Kongresi, 4-6 Haziran, 369-383 Temel, A., Yakın, M., Misci, S. (2006). Örgütsel Cinsiyetlerin Örgütsel Davranışa Yansıması, Yönetim ve Ekonomi, 13(1), .27-38 Türk Dil Kurumu, (2007) http://www.tdk.gov.tr/TR/SozBul.aspx?F6E10F8892433CFFAAF6AA849816B2EF05A79F75456518 CA, 14.04.2007 351 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara SOSYAL PSİKOLOJİK KURAMLAR ve İNSAN İLİŞKİLERİNDE KULLANILIŞ ŞEKİLLERİ (İNSAN İLİŞKİLERİNDE YÖNTEMLER) Öğr.Gör.GÜLBİN GÖRAL (Marmara Üniversitesi) I. GİRİŞ Bir arada yaşamak bir zorunluluk, aynı zamanda bir ihtiyaçtır. İnsan ilişkilerinin bir düzen ve disiplin içinde sürdürülmesi için, sosyal psikologlar, yaptıkları gözlem ve araştırmalarla çeşitli kuramlar geliştirmişler ve bu kuramları bireyin davranış, düşünce, heyecanlar, tutumlar ve benzeri iç süreçleri üzerinde odaklamışlardır. Sosyal psikoloji insan etkileşimlerini ve etkileşimlerin psikolojik temellerini sistematik olarak inceleyen bir disiplindir. Sistematik bir incelemenin, esas olarak üç temel ögesi vardır. 13 1. Kuram geliştirme: Sosyal psikolog, açık seçik, mantıksal ve aralarında bağlı önermeler kullanarak sosyal hayatın çeşitli yanlarını betimlemeye ve açıklamaya çalışır. Bu önermeler, bir yandan insanların dünyayı örgütlenmiş bir biçimde anlamalarını sağlar, öte yandan çeşitli şeylerin niçin öyle olduklarını açıklar. 2. Kuramın deney-gözlem-araştırma yoluyla desteklenmesi: Sosyal psikolog, tasvir ve açıklamanın ötesinde, kuramsal iddialarını özenle topladığı verilerle desteklemeye çalışır. 3. Uygulamayı teşvik etme: Sosyal psikologlar, sistematik araştırmanın sosyal bir uygulamaya yol açmaması halinde eksik olacağını düşünmektedir. Yapılan bütün çalışmalar insanların hizmetinde olmalıdır. İnceleme, deney, gözlem sonucu ortaya atılan kuramlar, insan ilişkilerinde problem olan durumlarda çözüm geliştirmek için yararlanılacak önemli etmenler veya süreçler konusunda fikir sağlayan bilgilerdir. Lewin; “İyi bir kuramdan daha pratik bir şey yoktur” der. 13 Bilgin, Nuri, Sosyal Psikolojiye Giriş, Ege Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Yayınları, No. 48, İzmir 1988. 352 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara II. İNSAN İLİŞKİLERİNDE YÖNTEMLER İnsanlar birbirleriyle ilişkilerinde aşağıdaki alanlarda bilgi sahibi olmalı, iş ve özel yaşamlarında uygulamaya dikkat etmelidirler: II. 1. Fizyolojik, psikolojik ve sosyal ihtiyaçlarına dikkat etmek A. Maslow, ihtiyaçlara bağlı olarak güdülemeyi dinamik bir kavram olarak görür. Bu kavram, hem kişilik değişkenlerini, hem de toplumsal değişmeyi içerir. İnsanın temel ihtiyaçları olarak beş çeşit amaç, Maslow’un klinik çalışmaları sonucu olarak ortaya çıkarılmıştır. 14 a. Temel fizyolojik ihtiyaçlar: Basit anlatımla yiyecek, içecek ihtiyacıdır. Vücudun kan dolaşımını dengede tutmayı, “Homeostatis”i düzenlemesi için gerekli olan fizyolojik ihtiyaçlardır. İnsan ilişkilerindeki pratik önemi; kahvaltı etmemiş bir yöneticiye çay, kahve ve yiyecek ikramı; önemli bir toplantı sırasındaki molalarda yapılacak yemek ikramları, konukların dinlenmesini sağlayacak olanaklar ve düzenlemeler, kişiler üzerinde olumlu izlenimler bırakır. Bir ihtiyacın etkisi altındaki insanın algı düzeyi de açlık veya tokluğuna göre değişecektir. b. Güvenlik ve korunma ihtiyacı: Başkalarının saldırgan davranışlarından korunmak, geleceğin güvence altına alınma ihtiyacı olarak anlatılır. Bu aşamanın pratik hayattaki uygulamalarını ise; bir yöneticinin işleriyle ilgili bir güven sorunu olmaması, sekreterinin yöneticisinin sağlığına göstereceği ilgiden, önemli bir raporun hazırlanmasına kadar her konuda güven vermesi; bir yöneticinin de sekreterini koruyucu, kollayıcı yaklaşımının sağlanması olarak yorumlayabiliriz. c. Sevgi ve ait olma ihtiyacı: Bu ihtiyaç, bir gruptaki normlara bağlı kalma, duygusal tatmin sağlama ihtiyacıdır. Örneğin sevgi ve aidiyet duygusu gelişmiş/tatmin olmuş bir çalışan, işletmelerdeki kliklere ‘karşı’ tavır geliştirir, kurallara uymayanları reddeder; çünkü sevgi ağır basar. d. Saygı (nefse hürmet) ihtiyacı: İnsan hem kendine saygı duymak, hem de başkalarının saygısını kazanmak ihtiyacındadır. Kendine saygı özgüveni hazırlar. Başkalarından gördüğü saygı o özgüveni sürekli kılar. Pratik hayatta ilişki zedeleyen başlıca faktör ise; insanların yaptıkları işle ilgili değerlemeleri ve ona bağlı olarak geliştirdikleri tutumlardır. Hayatta hiçbir iş önemsiz değildir. Bir yöneticinin yaptığı planlama ne kadar önemli ise, bir bahçıvanın yaptığı bahçe düzenlemesi de o kadar önemlidir. Kişinin işi ne olursa olsun ona saygı duyulmalıdır. İonna Kuçuradi; “Bir tane insan hakkı ihlali vardır; o da kişiye farklı davranmaktır” der. e. Kendini aşma ihtiyacı: Bütün ihtiyaçlar giderilse bile, insanın eksikliğini duyduğu “bir şeyler” olabilir. Bu ihtiyaç, “İnsan ne olabilecekse mutlaka olmalıdır” 15 felsefesinde aktivite kazanır. Birey, işi veya konumu ne olursa olsun, potansiyelinin elverdiği ölçüde varlığını ortaya koymak gibi bir ihtiyaç hissedebilir. Örneğin bir yöneticinin, asistanının kişisel gelişimine katkı sağlamak amacıyla, onu eğitim seminerlerine ve kurslara göndermesi; bir asistanın da yöneticisinin önemli bir sunumunda yapabileceğinin azamisini yaparak destek olması, kendini aşma ihtiyaçlarıyla ilgili irili ufaklı fırsatların değerlendirilmesidir. 14 Drake, I. Richard ve Peter J. Smith, Sanayide Davranış Bilimleri, Çev. Kemal Tosun ve Diğerleri, İ.Ü. İşletme Fakültesi Yay. İstanbul, 1990. 15 a. g. e. S. 101 353 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara II. 2. Kişilik özelliklerine ve yaradılışlarına (huylarına) dikkat etmek Kişilik bir bütün olarak incelendiğinde, kişiliğin üç önemli yönü değerlendirilir: 1. Biyolojik yönü 2. Psikolojik yönü 3. Toplumsal yönü Biyolojik yönden insan, hayvansal yapıya sahiptir. Hayvandan farklı olarak, insanın biyolojik yapısında oluşan değişmeler onun psikolojik hayatını etkiler. Heyecanlar, eğilimler, istekler, dikkat vb. sinir sistemi ve beyinle birlikte düşünülür. Yani heyecanlar, istekler duygu; sinir sistemi ve beyin ise organdır. İnsanın psikolojik durumunun sağlıklı olması, sinir sisteminin düzenli işleyişine bağlıdır. İnsan, kişiliğiyle toplumu, toplum da insanı etkiler. İnsanın biyolojik ve psikolojik özellikleriyle, bağlı olduğu gruplardan (aile, okul, işyeri) kazandığı sosyal özellikler, onun davranışlarını belirleyen ve “diğerlerinden” ayıran “kişiliği” dir. Kişilik farklılıkları, fertlerin bilinçli olarak yaptığı davranışları gösterir. Bu farklılıklara etki eden diğer önemli bir faktör, bilinçaltı, hapsedilmiş duygular olabilir. Karakter kavramı ile kişilik kavramını bir bütünü meydana getiren özellikler, ya da bir bütünün analizi sonucu elde edilen elemanlar olarak ayırt etmek gerekir. Karakter daha ziyade huy-mizaç denilen ve kişiden kişiye değişiklik gösteren duygusal davranışların kalıtımla geçen özellikleridir. Kişilik belli bir eğitim, çaba ve istekle geliştirilebilir, beslenebilir; ancak karakter kolay kolay değişmez. Karakterin ana besleyicisi “iyi ahlâk”tır. Pratikte; kişilik özelliklerini dikkate almak denildiğinde; asabi mizaçlı bir insan karşısında, yeri geldiğinde hoşgörülü olmak, veya durum/olay gereği ‘nabza göre şerbet vermek’ geçerli olabilir. Ancak saldırgan bir insanın şiddete yönelen, ya da gurur inciten davranışı karşısında kişiliği korumak ve buna izin vermemek gerekir. Kabalık veya saldırganlık bir kişilik özelliği değil, eğitim noksanlığı sonucu ortaya çıkan bir davranış bozukluğudur. II. 3. Algılama süreçlerini dikkate almak İnsanlar, pratikte kendileri için önemli olan, kendilerini ilgilendiren obje ve olayları algılayarak beyinlerinde organize ederler. Burada sözü edilecek olan, objelerin duyu organlarının tespit ettiği görünüşüne ikincil bir şekilde etki eden zihinsel iç süreçler olacaktır. Wolfgang Köhler ve Kurt Kofka; bireyin iç süreçlerinin dış dünyaya biçim verme tarzıyla ilgilenmişlerdir. Aşağıda ne görülüyor? o o o o o o Yukarıdaki nokta gruplarını zihinsel iç süreç; ‘iki üçgen’ olarak algılamaktadır. Buna göre; davranışları, insanların olaylara ilişkin algıları etkilemektedir.Günlük yaşamda iletişimdeki eklemelere, önyargılara, eksiltmelere, değiştirmelere sebep olan ‘iç süreç’ler. 354 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Algılamada temel yaklaşımlar şöyledir: - Beş duyu organıyla algılama gerçekleşmektedir. Beş duyu organının eğitilmesi söz konusu olamaz; ancak ‘eğitimli’ insan algılarında seçicidir. Her insan kendi değerlerine göre algılama eğilimi gösterir. Algılamada bazen eksiltmeler, bazen giydirmeler olabilir. Sosyal algılamada statü sembollerinin işlevi vardır. Algılamaya ilişkin, insan ilişkilerinde (pratikte) dikkat edilmesi gereken noktaları da şöyle belirlemek mümkündür: o o o o o o Zamanında harekete geçmiyorsa, Önceki deneyimlerden ders almamışsa/almıyorsa, Aynı hatayı tekrarlıyorsa, Objeler ve olaylar hakkındaki bilgiyi beyninde organize edemiyorsa, Objeye ve olaya göre ‘duruşunu/vaziyetini’ hazırlayamıyorsa, Yöneltilmiş bir davranışın anlamını ayırt edemiyorsa… Bu tür insanlara sorumluluk vermekte sakıncalar olacaktır. II. 4. Çevre faktörlerini göz önünde bulundurmak Lewin, “Davranışı belirleyen şey, bireyin psikolojik olarak dünyayı temsil ediş biçimidir” diyor. I. Dünya savaşında, siper çukurlarındaki gözleminden hareket eden Lewin’e göre, manzara, tepeler, ağaçlar… saklanmaya çalışan askere ve kırda sakin bir şekilde gezen insana farklı görünür. Dünyayı psikolojik olarak kurma biçimi, bireylerin ihtiyaçlarına ve izlenen amaçlara göre değişir. Lewin dünyayı psikolojik olarak temsilin bir yöntemini önermiştir. Kuramsal fizikten etkilenmiş ve psikolojik dünyayı bir “alan” olarak düşünmüştür. Bu alan, bir davranışı etkileyen ve aralarında birbirine bağlı düşüncelerden oluşur. 16 Cephedeki askerin yaşam alanı Yürüyüş yapan insanın yaşam alanı Cephedeki askerin çevrenin baskısı altında kişiliği daralmış iken; parkta yürüyüş yapan insan çevresine etki verebilmektedir. 16 Bilgin, a.g.e. S. 16-17 355 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Temel ögeleri yaşam alanı, kişi ve çevre olan bu kurama yorum getirmek gerekirse; şöyle bir düşünce öne sürülebilir. İnsan, kişiliğini geliştirdiğinde çevresini daha etkin şekilde kontrol edebilir. Bunu “kişilik”le ilişkilendirerek anlatabiliriz: Kişilik, insanın ilk yaşlarından itibaren maddi ve manevi bir takım küçük kazanımlarından beslenir ve zamanla “Benlik” kavramı oluşur. Ben’e kazandırılacak her değer, kişilik bölümünün giderek genişlemesini sağlayacak ve bu şekilde benliği oluşmuş ve kişiliği gelişmiş birey, çevresini etkilemekte zorlanmayacaktır. Çünkü Lewin’e göre yaşam alanı bir davranışı etkileyen ve aralarında birbirine bağlı düşüncelerden oluşmaktadır. Örneğin genel bilgi, görgü, deneyim, etkili konuşma, aktüel bilgi, teknik beceri vb. gibi sınırsız sayıdaki konularda maddi ve manevi benliğini geliştirmiş kişi, yaşam alanında çevre baskıları ve etkileri altında ezilmeyecek, çevresini etkileyecektir. Benlik birikimini geliştirmiş kişi Benlik birikimi yetersiz kişi Kişiliği oluşturan küçük yapı taşları vardır, bunlar sistemleşerek “Benlik” kavramını oluşturur. Kişiliği oluşturan büyük yapı taşları vardır, bunlar sistemleşerek “Olgunluk/Farklılık” kavramını oluşturur. - Takvim olgunluğu: Zihinsel olgunluk : Duygusal olgunluk: Sosyal olgunluk: Felsefi olgunluk: Fiziksel gelişme Problem çözebilme, inisiyatif, karar verebilme Duyguları frenleyebilme Başkalarıyla iyi geçinme derecesi Hayat felsefesi oluşturma (Örn. Optimist) İnsanların farklı özellikler ve farklı davranışlar göstermelerine içinde bulundukları çevre şartları etki eder. Düşüncelerinde meydana gelen değişiklikler, duygularına ve dolayısıyla davranışlarına yön verir. Bu nedenle, yukarıda sözü edilen kişisel gelişim için çaba göstermek ve olgunluk düzeylerine ulaşmaya çalışmak, insanlarla iyi diyaloglar kurabilmenin alt yapısını hazırlayacaktır. Böyle bir çabanın aynı zamanda insanın kendisiyle barışık, hayata olumlu bakmasını bilen kişi olarak takdir edilen ve onaylanan bir kişi olmasını sağlayacaktır. Çevrede duygularını kontrol edemeyen kıskanç, kindar, kaba insanların varlığı, sosyal olgunluğa erişememiş geçimsiz insanların negatif etkileri insan ilişkilerini zedeler. Enerji yiyiciler olarak tanımlanan bu tür kişiler hem kendilerine, hem de etraftakilere zarar verirler. 356 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara II. 5. Sosyal alış verişlere özen göstermek Takas kuramı17 İnsanlar, diğerlerine mal veya hizmet sağlarken karşılığında bir şeyler elde etmeyi ummaktadır. İlişki türü ister özel, isterse bir hükümet kararı olsun, sosyal hayat bir tür alıp verme süreci olarak kavramlaştırılabilir. Takas kuramının temeli dört postüla üzerine kurulmuştur: 1. İnsanlar üzüntüden uzak kalmak, haz duyacakları şeyleri elde etmek için yaratılmıştır. 2. İnsanlar birbirleri için hem zevk, hem de acı kaynağıdırlar. (Bazı insanların davranışı diğerleri için elem kaynağı olabilmektedir.) 3. İnsanlar kendi davranışlarına göre, karşısındakilerden olumlu veya olumsuz yansımalar alır. (İyilik eden, iyilik bulur…gibi) 4. İnsanlar az bedel ödeyip, çok yarar elde etme eğilimindedirler. (Mini-max stratejisi) Mini-max stratejisi çok yaygın olmakla birlikte, her zaman istismar niteliği taşımaz.İki taraflı yarar/kazanç elde etme düşüncesiyle, davranışlarını maksimum düzeyde olumlu tutmaya çalışabilirler (kazan-kazan paradigması) Takas kaynakları: Foa ve Foa (1974) çeşitli kültürlerde sosyal alışverişi konu alan incelemelerine dayanarak, insanların kendileri veya diğerlerinin lehine kullandıkları hemen hemen tüm kaynakların altı kategoriden birine dahil edilebileceğini öne sürmüşlerdir: - Aşk Hizmetler Mal Para Enformasyon Statü Sosyal takaslar denk ve akla uygun olmalıdır. İnsanlar, takasın niteliğini önemserken, niceliğine de dikkat ederler. Buna göre; aşkla bağlanılan bir insandan aşk; hizmet edilen birinden teşekkür beklenir, mal alınan bir kimseye para verilir. Özellik ve maddesellik düzeyleri birbirine denk olan alış verişler daha uygundur. Denk bir takasta her bir kişinin kazanç ve pahaları eşittir. Aksi halde insanlar rahatsızlık duymakta ve denkliği sağlamak istemektedirler. Bu düşünce “hakkaniyet” ilkesinin temelini oluşturur. Günlük yaşamda, özellikle işyerlerinde, bazı yöneticilerin elemanlarına “Günaydın” demedikleri görülür. Bazı kişilerin, ortak bir çalışma yapıldığı halde, başarıyı kendilerine mal etmeye çalıştıkları vârittir. Buna benzer dengesiz takaslarda, insanların dengeyi sağlamak için, karşı tarafı rahatsız edici durumlar yaratacağı, yine yapılan araştırmaların bulguları arasındadır. 17 Gergen, K. J. Ve Gergen, M. M. Psychologie Sociale, Edit. Nuri Bilgin, a. g. e. 357 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara II. 6. Rol ve statülerine dikkat etmek Sosyal psikologlar, zaman içinde insanların davranışlarını yönlendiren bir takım rol ve kuralları paylaştıkları görüşünü öne sürmüşlerdir. Rol kavramı, kural kavramının yerini alabilir. Bu yaklaşıma göre roller insan davranışlarını etkilemektedir ve insanlar herkesin kendi rolünü oynadığı bir piyesin aktörleri gibi düşünülebilir. Eğer herkes kendi rolünü oynarsa, toplum âhenkli olur. Roller / kurallar yaklaşımı, dış girdilere önem vermez; iç kuralların davranışları yönlendirme biçimiyle ilgilenir. Eğer birey, eski davranış modellerini terk eder ve “elimde değil, benim kişiliğim bu” diyerek özür göstermeyi bırakırsa, yeni roller bulabilir. Yaşam stilinde her zaman değişikliklerin olabileceği mümkündür ve kişiler, çeşitli sosyal durumlara uygun rolleri veya kuralları izlediğinde düzenli sosyal davranışlar belirir. Rol kuramı, bireylere özgürlük verdiği kadar, sorumluluk da vermektedir. İnsanlar yazılı rollere ve kurallara göre davranabildikleri gibi, bir başka rolü oynayabilir ve kuralları aşabilir. İnsan, izlenimler yaratmak için her hareketini ve her eylemini kullanabilir. Bu izlenimleri biçimlendirerek diğerlerinin kendine karşı davranış biçimlerini etkileyebilir. Bu görüş, insan davranışlarından başka şeylere de uygulanabilir; örneğin insanın sahip olduğu kitaplar, eşyalar, giysiler karşıdakileri etkilemek için birer göstergedir. Eşyalar, sadece bulunup bulunmamalarıyla değil, kıymetleri, kaliteleri ve genel durumlarıyla sahiplerini yansıtmaktadır. Sosyal etkileşim içerisinde eşyalar, ilişkide bulunan tarafların birbiri üzerinde bilgi sahibi olmalarında önemli bir rol oynamaktadır. Hareketleri ve görünüşü, yüksek bir sosyal statüyü ifade edenlerin, kendilerini buna uygun bir dekor içinde sunması beklenir. Toplum içinde kişilerin değişik rol ve statüleri vardır. İnsan, işteki rolünün parametreleri dahilinde çalışmayı öğrenmeli ve her derecede iyi bir imaj yaratabilmelidir. Örneğin yönetici sekreteri müdürüne karşı; verimli çalışan, becerikli, yardımcı, itaat eden, yönetilen, ama perde arkasında “yöneten” rolünü üstlenmelidir. Astlarına karşı, becerikli, toparlayıcı ve “açıkça yöneten” rolünü; eşit düzeydeki meslektaşları arasında ise “olduğu gibi davranan” bir kişi konumunda olmalıdır. İnsan ilişkilerinde ortaya çıkan sorunların bir çoğu, bireylerin diğerlerinde gördüğü işaretleri okuma yeteneklerinin farklı olmasından kaynaklanmaktadır. Bireylerin ilişkilerini başarıyla sürdürmelerinde çeşitli etmenler rol oynar. Bu etmenler arasında en önemlileri şunlardır: - İlişkilerde etkili insanlar, belirsizlik durumlarında nasıl davranılacağını bilmede kendilerine yardımcı olacak işaretler aradıklarını diğerlerine hissettirebilen kişilerdir. Etkili insanlar kendini ifade etmeyi, kontrol edebilmeyi ve renk vermemeyi becerebilen kişilerdir. Etkili insanlar, farklı durum ve kişilere uyabilme bakımından davranışlarını kolayca değiştirebilecek kişilerdir. Sosyal psikologlar, bu üç beceriye sahip olan kişilerin, yüksek düzeyde denetimli ve değişken sunumlu kişiler olduğunu söylemişlerdir. (Geizer, Rarick ve Soldow 1977, Krauss, Geller ve Olson, 1975) 358 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara III. SONUÇ İnsan ilişkileri her toplumda, her zaman önem taşır ve çoğu kez zor çözümlenip anlaşılırlar. Bu zorluk sosyal bilimlerde, fen bilimlerindeki gibi kesin yargılar ve formüllerin oluşturulamamasından kaynaklanır. Sosyal psikologlar, insanın hayatla ilişkisini araştırıp, açıklamalar ve kuramlar üzerinde birbiri peşi sıra incelemeler yapmışlardır. Böyle olmakla birlikte, insan karakteristiğinin dinamikliği sebebiyle, bir kuramın veya sosyal formülün çözüm getirmesi, zamana-mekânaolaya göre değişebilmekte ve bazı durumlarda, çözüm için işe yaramamaktadır. Sosyal bir varlık olarak, içerisinde yer aldığı çevreler itibariyle insan için genel kurallar ve doğa yasaları değişmez. Ancak insanın değişken ruh yapısı, kişilik ve karakter özellikleriyle olaylara verdiği tepkiler ve tutumlar sosyal psikologları düşündürmüş ve yukarıda değinildiği gibi, çeşitli kuramlar geliştirilmiştir. Örneğin Behevroyist yaklaşım gözlenebilir uyaranlarla davranışsal tepkiler arasındaki ilişkilere eğilir. Kognitif yaklaşım gözlenebilir uyaranlardan itibaren oluşan algısal dönüşümlerle; Roller ve kurallar yaklaşımı bireyin bir takım amaçlara ulaşmak için ortaya koyduğu uzun etkinliklerle ilgilenir. (Bilgin) Her kurama göre olaylar farklı yorumlanır, her kuram, insan davranışını farklı biçimde tasvir etmekte ve açıklamaktadır, her kuram, dünyanın farklı bir görüşünü sunmaktadır. Bizim burada vurgulamak istediğimiz husus; sistematik çalışmalarla ortaya konulan; ihtiyaçlar, kişilik özellikleri, sosyal algılama, çevre faktörleri, takas kuramı, roller ve statüler başlığını içeren kuramların, sosyal uygulamalara yol göstermesi bağlamında, bireylerin öncelikle bilmelerinde ve ilişkilerde dikkat etmelerinde yarar olacağı hususudur. Pratikte (günlük yaşamda/uygulamada) esasen çoğu insan, yukarıda teorik bilgi olarak ortaya konulmuş olan kuramları bizzat yaşamaktadır. Lewin’in dediği gibi; “İyi bir kuramdan daha pratik bir şey yoktur” hükmü bunu ortaya koyar. Önemli olan, insanın farkında olmadan yaşadığı bu süreçleri, “Farkında olarak/Bilerek/Veri toplayarak” teori şekline getiren ve sonuçlar ortaya koyan sosyal psikologların işaretlerine kulak vermektir. İnsanın doğal olarak yaptığı davranışların, ilişkilerin bir yerde teorik bilgi olarak karşısına çıkması, insan için bir şanstır. Bu sebeple psikoloji, sosyoloji, felsefe, sosyal psikoloji gibi konularda kişinin kendisini yetiştirmeye çalışması, bu konuda yazılan eserleri okuması ve kendini daha bilinçli bir şekilde “insan ilişkilerine” hazırlaması gerekir. Unutulmamalıdır ki; “Hiçbir şey bilgiye duyulan saygı ve hayranlık kadar etkili ve kalıcı değildir.” KAYNAKÇA Bilgin, Nuri (Editör), Sosyal Psikolojiye Giriş, Ege Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Yayınları No: 48, İzmir, 1988. Prof. Dr. Nuri Bilgin, bu kitapta; K.J. Gergen ve M.M. Gergen, John M. Levine ve Mark A. Pavelchak, J.Jaspars ve M. Hewstone ve diğerlerinin “La Psychologie Sociale” isimli çalışmalarındaki bazı kuramları ele almıştır. 359 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara İŞYERİNDE YILDIRMAYA YÖNELİK DAVRANIŞLAR: SEKRETERLER ÜZERİNDE BİR ARAŞTIRMA Prof.Dr. Ali KAYA (Erciyes Üniversitesi) Arş.Gör. Yasemin KAYA (Erciyes Üniversitesi) ÖZET Yıldırma (mobbing), örgütsel yaşamda bireylerin karşılaştıkları ve önlem alınmadığı taktirde bireysel, örgütsel ve toplumsal açıdan olumsuz sonuçlar doğurabilen olgulardan biridir. Bu çalışmada sekreterlerin yıldırmaya yönelik davranışlara maruz kalıp kalmadıklarını belirlemek amacıyla Erciyes Üniversitesi’nde görev yapan sekreterler üzerinde bir araştırma yapılmış ve yıldırmaya yönelik davranışların her bir boyutunun ortalama ve standart sapmaları tespit edilmiştir. Ayrıca demografik değişkenlerle yıldırma boyutları arasında ilişki olup olmadığına yönelik korelasyonlara da yer verilmiştir. Anahtar Kelimeler: Yıldırma, Sekreter, Üniversite ABSTRACT Mobbing is one of the fact that individuals face with and that can caused negative results from individual, organization and society. It is made the survey with secretary working in Erciyes University to determine whether secretary exposed to mobbing behavior in this study. It is determined means and standard deviations of mobbing behavior’s each dimensions . It is given way to correlations whether there is relationship between demographic variables and mobbing dimensions. Keywords: Mobbing, Secretary, University TEORİK ÇERÇEVE Eski Yunan ve Romalılarda devlet yöneticilerinin görevlendirdikleri yazmanlarla başlayan sekreterlik hizmetleri tarihin akışı içerisinde resmi kurum ve kuruluşlarda özel işletmelerde bugünkü anlamdaki sekreterlik hizmetlerine dönüşmüştür. Türkiye’de de Osmanlı İmparatorluğu döneminde Sır Katipliği olarak isimlendirilen sekreterliğin devlet yönetiminde etkin bir yeri olmuş ve bu kişilerin eğitimine oldukça önem verilmiştir (Altınöz, 1999; 24-27). Sekreter, yöneticisini temsil eden ve onun adına kurum içi ve kurum dışı ilişkilerde bulunan büro görevlisi olarak tanımlanmaktadır (Altınöz, 1999;17). Başlangıçta secret (sır) 360 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara sözcüğünün ağırlıklı olarak anlamını belirlediği sekreter sözcüğünün 21. yüzyıldaki tanımı ise “ofis becerileri konusunda uzmanlık sahibi, doğrudan denetleme yetkisi olmadan sorumluluk alabilecek, insiyatif kullanan, yargıya varan ve kendisine tanınmış yetki sınırları içinde karar verebilen kişi” olarak anlaşılmaktadır (Vural, 2004; 15). İyi bir sekreterin sahip olması gereken özelliklerinin yanında iyi bir sekreterin sağlıklı ve mutlu olması da çalışmasını etkileyecektir. Katz ve Kahn’a (1966) göre işyerinde mutlu olan bir çalışan içindeki potansiyeli daha iyi ortaya çıkaracak ve örgüt için daha üretken olmak isteyecektir (Toker, 2006; 27). Sekreterlerin işyerindeki ilişkilerin sağlıklı yürümesi noktasında etkisi büyüktür ve onların yaşayacakları sorunlar farklı boyutlarda diğer çalışanları da etkileyebilmektedir. Sekreterlerin verimliliğini, motivasyonunu ve iş tatminini etkileyen en önemli sorunlardan biri de yıldırma (mobbing)’dır. Yıldırma (mobbing) da işyerinde yaşanan ve son yıllarda araştırmacıların çok fazla ilgisini çeken konular arasındadır. Literatürde ortak bir tanım birlikteliği olmamakla birlikte yıldırma Leymann (1996) tarafından “bir bireyin bir ya da daha fazla kişi tarafından sistematik olarak duygusal yönden zarar verici davranışlara maruz bırakılması” olarak tanımlanmaktadır (Leymann, 1996; 168). İskandinav araştırmacı Leymann tarafından yapılan tanım olayın mağdur üzerinde negatif etkileri olabileceğini vurgulamakta ayrıca faaliyetin sistematik ve sürekliliğine de vurgu yapmaktadır (Rayner, Hoel, 1997; 185). Yıldırma, kişinin saygısız ve zararlı bir davranışın hedefi olması ile başlayan duygusal bir saldırıdır. Bir kişinin, diğer insanları kendi rızaları ile veya kendi rızaları dışında başka bir kişiye karşı etrafında toplaması ve sürekli kötü niyetli hareketlerde bulunma, ima, alay ve karşısındakinin toplumsal itibarını düşürme gibi yollarla saldırgan bir ortam yaratarak onu işten çıkmaya zorlamasıdır (Davenport, Swartz, Elliot, 2003; 15). Yıldırma, kişinin işi ve işyeriyle başarılı bir şekilde bütünleşmesini etkileyen ya da zorlaştıran kanun dışı bir grup davranışıdır (Hecker, 2007; 442). Yıldırma zaman geçtikçe rahatsız edici davranışlar süreci olarak meydana gelmektedir. Leymann yıldırma sürecinde beş aşama belirlemiştir (Davenport, Swartz, Elliot, 2003; 20): • 1. Aşama: Kritik bir olayla, bir anlaşmazlıkla karakterize edilmektedir. Henüz yıldırma değildir, ancak yıldırma davranışına dönüşebilir. • 2. Aşama: Saldırgan eylemler ve psikolojik saldırılar, yıldırma dinamiklerinin harekete geçtiğini göstermektedir. • 3. Aşama: Yönetim ikinci aşamada doğrudan yeralmadıysa da durumu yanlış değerlendirerek işin içine girmektedir. 361 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara • 4. Aşama: Bu aşamada mağdur olan kişi “zor insan” ya da “akıl hastası” ya da psikolojik tedaviye ihtiyacı olduğu yönünde suçlanır • 5. Aşama: İşine son verilme. Kişi işten ayrılmaya mecbur edilir. Yıldırma Sürecinin Beş Aşaması 1 2 3 Anlaşmazlık Saldırgan eylemler Yönetimin katılımı 4 Zor veya akıl hastası olarak damgalanma 5 İşine son verilme Böyle bir sürecin oluşumunu etkileyen ya da bu süreci başlatan farklı nedenler üzerinde durulmaktadır. Kişinin cinsiyeti, dini inancı, yaşı, maluliyeti, politik düşünceleri, etnik kökeni gibi faktörler bir bireye karşı grup oluşturarak açık bir çatışmaya neden olabilecek faktörler arasında yeralmaktadır (Hecker, 2007; 442). Yıldırma eylemleri beş farklı grupta 45 çeşit davranış olarak belirtilmektedir (Davenport, Swartz, Elliot, 2003; 18-19): 1. Kendini göstermeyi ve iletişim kurmayı etkilemek, 2. Sosyal ilişkilere saldırılar, 3. Kişinin itibarına saldırılar, 4. Kişinin yaşam kalitesi ve mesleki durumuna saldırılar, 5. Kişinin sağlığına doğrudan saldırılar. Bu davranışların nedenleri; iyi organize edilmemiş üretim ve çalışma metodları ve yönetimin ilgisizliği gibi organizasyonla ilgili faktörlerden çatışma yönetiminde yetersiz kalma, mağdurun kişiliği gibi oldukça geniş bir yelpazede değerlendirilebilmektedir (Leymann, 1996; 177-179; Zapf, 1999; 72). Yine Leymann (1993)’ın mağdurlarla yaptığı görüşmeler sonucunda işyerinde bu tür davranışları ortaya çıkarmada iş tasarımındaki hatalar, lider davranışındaki hatalar, mağdurun pozisyonu ve işyerindeki düşük ahlaki standartlar olmak üzere dört faktör öne çıkmıştır (Einarsen, 1999; 21). Bu tür kaynakları görülen yıldırma sendromu çeşitli bileşimlerle sistemli ve sıklıkla gerçekleşen ayırt edici etmenler içermektedir (Davenport, Swartz, Elliot, 2003; 23): • Çalışanların şerefi, doğruluğu, güvenilirliği ve mesleki yeterliliğine saldırılar, 362 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara • Olumsuz, küçük düşürücü, yıldırıcı, taciz edici, kötü niyetli ve kontrol edici iletişim, • Doğrudan veya dolaylı, gizli ya da açıkça yapılması, • Bir ya da birkaç saldırgan tarafından yapılması, • Hatanın mağdur edilen kişideymiş gibi gösterilmesi • Mağdurun itibarını kaybettirmeye, kafasını karıştırmaya, yıldırmaya, onu yalıtmaya yönelik olması ve onu teslim olmaya zorlaması, • Kişiyi dışlama niyetiyle yapılması, • İşyerinden ayrılmayı mağdurun tercihiymiş gibi göstermesi • Örgüt yönetimi tarafından anlaşılmaması, yanlış yorumlanması, görmezden gelinmesi, hoş görülmesi, teşvik edilmesi Bu etmenlerin birleşimi hedef alınan kişinin duygusal ve fiziksel sağlığını derinden etkilemekte ve hastalık, kaza veya intihar sonucu ölüme bile yol açabilmektedir. Genel olarak yıldırmanın ne tür sonuçları olduğu incelendiğinde Leymann (1996) tarafından konu şu şekilde ifade edilmektedir (Leymann, 1996; 173-174): • Toplum üzerindeki etkileri: Stresle ilgili hastalıklardan erken emekliliğe kadar uzanan bir yelpazede maliyeti oldukça yüksek birtakım sonuçlar üzerinde durulmaktadır. • Organizasyon üzerindeki etkileri: Kavramın yeni gelişmesinden dolayı bu konudaki araştırmalar çok fazla destekleyici olmasa da genel olarak, daha yüksek üretim maliyetleri, daha yüksek personel devir hızı, motivasyon eksikliği gibi etkileri olabileceği varsayılmaktadır. Ayrıca hastalıklardan ve motivasyon eksikliğinden kaynalanan verimlilik düşüklüğü üzerinde de durulmaktadır (Vandekerckhove, Commers, 2003; 42). • Mağdur üzerindeki etkileri: Mağdur olan kişi açısından bakıldığında yıldırmaya yönelik davranışların yıkıcı etkileri olabileceği ifade edilebilir. Yıldırmaya yönelik davanışlara maruz kalmanın sonuçları kişinin psikolojisi üzerinde olumsuz etkide bulunabilmektedir. Araştırmalar aynı zamanda işyerindeki yıldırmanın bireylerin iş dışındaki ilişkilerini de etkilediğini desteklemektedir (Sheean, 2004, 6). Bu kişiler için olayın sonuçları işten ayrılmak ya da atılmaktan kaynaklanan gelir kaybının dışında endişe, huzursuzluk, uykusuzluk, depresyon, konsantrasyon problemleri gibi sağlık sorunları da olabilmektedir (Vandekerckhove, Commers, 2003; 42). Cowie’ye (2002) göre örgütlerde çalışanların etkinliğini ve özgüvenini azaltma, güvenilirliğini baltalama, sosyal çevrede izole etme, çirkin bir isim takarak seslenme, toplum önünde küçük düşürme gibi davranışların giderek daha çok farkına varılmaktadır. Birçok 363 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ülkede sendikalar, meslek örgütleri, insan kaynakları bölümleri son on yılda bu sorunla daha çok ilgilenmeye başlamışlardır (Yücetürk, 2003; 975). Ayrıca medyanın, yasal organların ve akademik çevrelerin de konuya olan ilgisi artmaktadır (Rayner, Sheehan, Barker, 1999; 11). Tablo 1’de görüldüğü gibi işyerinde yıldırma tüm sektörlerde kadın ve erkeklerin yaşayabileceği bir sorundur ancak kamu sektöründe, sağlık ve eğitim kurumlarında risk faktörü daha fazladır (Zapf, Knorz, Kulla, 1996; 231). Hecker’ a ( 2007) göre de okullarda ve üniversitelerde yıldırmaya yönelik davranışlar genelde işyerlerine oranla iki kat daha fazla görülebilmektedir (Hecker, 2007; 442). Tablo 1. Meslek Gruplarına Göre Yıldırma Riski Meslek Grupları Yıldırma Yıldırma Risk Faktörü % Sosyal Meslekler 6,93 2,8 Satış Elemanları 5,64 2,0 Bankacılık ve sigortacılık 3,97 2,0 Teknik meslekler 2,38 1,8 Tıbbi hizmetler 6,50 1,6 Muhasebeci, Sekreter 3,75 1,5 Ofis çalışanları, tezgahtar 17,55 1,3 Kaynak: Alman Çalışma ve Sosyal İşler Federal Bakanlığı Raporu, 2002’den aktaran Güneş Aktop; Anadolu Üniversitesi Öğretim Elemanlarının Duygusal Tacize İlişkin Görüşleri ve Deneyimleri, Yüksek Lisans Tezi, Eskişehir 2006, s. 22. Sonuç olarak haksız suçlama, küçük düşürme, genel taciz, duygusal eziyet ve psiko-terör uygulamak yoluyla bir kişiyi işyerinden dışlamayı amaçlayan kötü niyetli eylemlerden oluşan yıldırma süreci (Tutar, 2007) farklı sektörlerden bütün çalışanlar için tedit oluşturmaktadır. Dolayısıyla konuya gereken önem verilerek önleyici tedbirler alınmalıdır. ARAŞTIRMANIN AMACI Literatürde yıldırma ile ilgili çalışmalar bulunmakla birlikte Türkiye’de konuya henüz gereken önemin verilmediği görülmektedir. Tablo 1’de görüldüğü gibi sekreterler de yıldırma açısından risk faktörü yüksek olan gruplar arasında yeralmaktadır. Bu çalışmada da sekreterler açısından bu konuya değinilmekte ve konu ile ilgili olarak kamuoyunu bilgilendirme amaçlanmaktadır. Ayrıca Westhues (1998)’e göre yıldırmanın en çok görüldüğü yerler arasında yüksek öğrenim kurumları da bulunmaktadır (Aktop, 2006; 22). Bu çalışmada temel olarak “sekreterlerin işyerinde yıldırmaya yönelik davranışlara maruz kalıp kalmadıkları ya da ne tür yıldırma davranışlarına maruz kaldıkları” üzerinde durulmaktadır. 364 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ Bu araştırmanın örneklemini, Erciyes Üniversitesi’nde görev yapan sekreterler oluşturmaktadır. Sekreterlerin yıldırmaya yönelik davranışlara maruz kalıp kalmadıklarını belirlemek amacıyla Leymann tarafından geliştirilen yıldırma tipolojisi uyarlanarak kullanılmıştır. Leymann’ın tipolojisinde yeralan 45 ifadeden örnek kütlemiz için uygun olan 35 tanesi seçilmiş ve katılımcılara sunulmuştur. Araştırmada toplam 46 anket formu elde edilmiştir. Anketin Cronbach Alfa değeri 0.947’dir. Anket formunun güvenilirliği istatistiki açıdan kabul edilebilir düzeydedir. Araştırmadan elde edilen veriler SPSS programında değerlendirilmiştir. BULGULAR a) Demografik özelliklere ilişkin bulgular: Aşağıdaki tablolarda araştırmaya katılan sekreterlerin cinsiyet, yaş, medeni durum, eğitim durumu ve çalışma sürelerine ait bilgiler yeralmaktadır. Tablo 2. Araştırmaya Katılanların Cinsiyet Dağılımları Cinsiyet Erkek Bayan Toplam f 37 9 46 % 80,4 19,6 100 Tablo 3. Araştırmaya Katılanların Yaş Dağılımları Yaş 15-25 26-40 41-50 51 ve üstü Toplam f 17 22 5 2 46 % 36,9 47,9 10,9 4,3 100 Tablo 4. Araştırmaya Katılanların Medeni Durumları Medeni Durum Evli Bekar Diğer (Nişanlı-Boşanmış) Toplam f 23 21 2 46 % 50 45,7 4,3 100 Tablo 5. Araştırmaya Katılanların Eğitim Durumları Eğitim Durumu İlköğretim Lise Yüksekokul Üniversite Toplam f 4 28 14 46 365 % 8,7 60,9 30,4 100 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 6. Araştırmaya Katılanların Çalışma Süreleri Çalışma Süresi 0-1 yıl 1-5 yıl 5-10 yıl 10 yıl ve üstü Toplam f 12 28 6 46 % 26,1 60,9 13,0 100 Tablo 7. Araştırmaya Katılanların Çalıştığı Birimler Birimler Fakülte Enstitü Yüksekokul Meslek Yüksekokulu Toplam f 28 4 4 10 46 % 60,9 8,7 8,7 21,7 100 b) Yıldırmaya yönelik bulgular Aşağıdaki tabloda yıldırmaya yönelik davranışlara ilişkin ifadeler ve katılımcıların verdikleri cevaplar doğrultusunda oluşturulan frekanslar yeralmaktadır. Tablo 8. Yıldırmaya Yönelik Davranışlar İFADELER 1.İşyerimde amirim kendimi gösterme olanaklarımı kısıtlar. 2. Sözüm sürekli kesilir. 3.Meslektaşlarım/birlikte çalıştığım kişiler kendimi gösterme olanaklarımı kısıtlar. 4. Zaman zaman yüksek sesle azarlanırım ve bana bağırılır. 5. Yaptığım iş sürekli eleştirilir. 6. Özel yaşamım sürekli eleştirilir. 7. Telefonla/maille rahatsız edilirim. 8. Sözlü tehditler alırım. 9. Yazılı tehditler alırım. 10. Rahatsız edici jest ve bakışlara maruz kalırım. 11. Birtakım imalarla rahatsız edilirim. 12.İşyerimdeki birçok insan benimle konuşmaz. 13. İş arkadaşlarımın benimle konuşması engellenir. 14. Bazen sanki orada değilmişim gibi davranılır. 15. İşyerimdeki insanlar arkamdan 1 f (%) 2 f (%) 3 f (%) 4 f (%) 5 f (%) 23 (50) 19 (41,3) 16 (34,8) 20 (43,5) 4 (8,7) 1 (2,2) 2 (4,3) 4 (8,7) 1 (2,2) 2 (4,3) 21 (45,7) 20 (43,5) 4 (8,7) 1 (2,2) - 27 (58,7) 20 (43,5) 27 (58,7) 31 (67,4) 32 (69,6) 33 (71,7) 25 (54,3) 23 (50,0) 35 (76,1) 32 (69,6) 23 (50,0) 19 12 (26,1) 20 (43,5) 13 (28,3) 14 (30,4) 11 (23,9) 11 (23,9) 7 (15,2) 10 (21,7) 10 (21,7) 10 (21,7) 12 (26,1) 16 1 (2,2) 5 (10,9) 4 (8,7) 6 (13,0) - 366 2 (4,3) 4 (8,7) 2 (4,3) 6 (13,0) 5 1 (2,2) 1 (2,2) 2 (4,3) 2 (4,3) 11 (23,9) 7 (15,2) 1 (2,2) 2 (4,3) 4 (8,7) 5 1 (2,2) 1 (2,2) 1 (2,2) 1 (2,2) 2 (4,3) 1 (2,2) 1 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara olumsuz konuşmalar yapar. 16. Hakkımda asılsız söylentiler çıkarılır. 17. Gülünç durumlara düşürülürüm 18. İşyerimde zaman zaman psikolojik sorunlarım varmış gibi davranılır. 19. Psikolojik tedavi görmem konusunda telkinde bulunulur. 20. Özürlerimle/kusurlarımla alay edilir. 21. Beni küçük düşürmek için yürüyüşüm, jest/mimiklerim veya sesimle alay edilir. 22. Dini veya siyasi görüşümle alay edilir. 23. Etnik kökenimle alay edilir. 24. Özgüvenimi olumsuz etkileyen işler yapmaya zorlanırım. 25. Çabalarım yanlış ve küçültücü şekilde yargılanır. 26. Kararlarım/davranışlarım sürekli sorgulanır. 27. Cinsel içerikli sözlerle taciz edilirim 28. Bana hiçbir özel görev verilmez. 29. Bana verilen işler geri alınır. 30. Yapmam için bana anlamsız işler verilir. 31. Bana sahip olduğumdan daha az yetenek gerektiren işler verilir. 32. Bana itibarımı düşürecek şekilde niteliklerimin dışındaki işler verilir. 33. Evime ya da işyerime zarar verilir. 34. Fiziksel şiddet tehditleri alırım. 35. Gözümü korkutmak için şiddet uygulanır. (41,3) 23 (50,0) 29 (63,0) 27 (58,7) 28 (60,9) 28 (60,9) (34,8) 15 (32,6) 16 (34,8) 17 (37,0) 17 (37,0) 16 (34,8) (10,9) 6 (13,0) 1 (2,2) 1 (2,2) 1 (2,2) 2 (4,3) 25 (54,3) 18 (39,1) 3 (6,5) 29 (63,0) 31 (67,4) 24 (52,2) 25 (54,3) 25 (54,3) 34 (73,9) 22 (47,8) 29 (63,0) 20 (43,5) 19 (41,3) 28 (60,9) 37 (80,4) 37 (80,4) 36 (78,3) 14 (30,4) 14 (30,4) 14 (30,4) 16 (34,8) 15 (32,6) 11 (23,9) 13 (28,3) 14 (30,4) 19 (41,3) 18 (39,1) 12 (26,1) 8 (17,4) 8 (17,4) 9 (19,6) 2 (4,3) 1 (2,2) 5 (10,9) 4 (8,7) 3 (6,5) 6 (13,0) 2 (4,3) 4 (8,7) 5 (10,9) 4 (8,7) 1 (2,2) 1 (2,2) 1 (2,2) (10,9) 2 (4,3) (2,2) - - 1 (2,2) - - - - - - - 1 (2,2) - - - 3 (6,5) 1 (2,2) 3 (6,5) 1 (2,2) 4 (8,7) 1 (2,2) 3 (6,5) 2 (4,3) 1 (2,2) 2 (4,3) 1 (2,2) - - - - - - Not: 1-kesinlikle katılmıyorum; 5- kesinlikle katılıyorum. Tablo 9. Yıldırma Boyutlarına İlişkin Ortalama Değerler Boyutlar Min. Max. Ortalama Standart Sapma Kendini göstermeyi ve iletişim oluşumunu etkilemek Sosyal ilişkilere saldırılar İtibarınıza saldırılar Kişinin yaşam kalitesi ve mesleki durumuna saldırılar Kişinin sağlığına doğrudan saldırılar 1.0 3,18 1,69 ,67 1.0 1.0 1.0 4,00 2,62 3,60 1,52 1,53 1,72 ,66 ,50 ,71 1.0 3,33 1,24 ,47 367 - 1 (2,2) - VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara c) Demografik Özellikler ve Yıldırmaya Yönelik Davranışlara Maruz Kalma Arasındaki İlişkilerin Belirlenmesi Tablo 9. Sekreterlerin Demografik Özellikleri ve Yıldırmaya Yönelik Davranışlara Maruz Kalmaları Arasındaki İlişkinin Belirlenmesine Yönelik Korelasyon Tablosu Değişkenler 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 2 1 ,604** ,665** ,590** ,485** ,015 ,197 ,196 -,032 ,157 -,288 1 ,570** ,667** ,594** ,205 ,434* -,126 -,016 ,347* -,304* 3 4 1 ,475** ,528** ,008 ,202 ,225 -,114 ,241 -,219 1 ,523** -,251 ,021 ,088 -,119 -,021 -,229 5 6 1 -,070 ,245 ,040 -,088 -,035 -,319* 1-Kendini göstermeyi ve iletişim oluşumunu etkilemek 2-Sosyal ilişkilere saldırılar 3-İtibarınıza saldırılar 4-Kişinin yaşam kalitesi ve mesleki durumuna saldırılar 5-Kişinin sağlığına doğrudan saldırılar 6-Yaş 7- Cinsiyet 8-Medeni Durum 9-Eğitim 10- Çalışma süresi 11- Çalıştığı birim 7 1 ,716** -,370* ,432** ,601** ,053 8 1 -,274 ,284 ,434** -,010 1 -,156 -,170 ,005 9 1 ,168 -,063 10 11 1 ,079 ( **p< 0,01 *p <0,05) Tablo 10. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Cinsiyete İlişkin Basit Regresyon Analizi R R 2 Adjusted R Sosyal İlişkilere ,434 ,188 Saldırılar p<0,05 Bağımlı Değişken: Sosyal İlişkilere Saldırılar Bağımsız Değişken: Cinsiyet 2 Std. Error of The Estimate ,170 ,60933 Tablo 11. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Cinsiyete İlişkin Basit Regresyon Analizinin Coefficient Tablosu Değişken Sosyal İlişkilere Saldırılar p<0,05 Beta t Significant ,664 2,326 ,025 Cinsiyet ve sosyal ilişkilere yapılan saldırılar arasındaki ilişkiyi belirlemek amacıyla yapılan basit regresyon analizinde R değeri 0,434 olarak bulunmuştur. Buna göre iki değişken arasında pozitif yönlü bir ilişki bulunmaktadır. Cinsiyetin sosyal ilişkilere saldırıya maruz kalma noktasında etkisi diğer bir ifadeyle R2 değeri 0,188 olarak hesaplanmıştır. Sosyal ilişkilere saldırıya maruz kalmanın %18’i cinsiyetle açıklanmaktadır. 368 1 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 12. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Çalışma Süresine İlişkin Basit Regresyon Analizi Sosyal İlişkilere Saldırılar R R2 Adjusted R2 Std. Error of The Estimate ,347 ,120 ,100 ,63440 p<0,05 Bağımlı Değişken: Sosyal İlişkilere Saldırılar Bağımsız Değişken: Çalışma süresi Tablo 13. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Çalışma Süresine İlişkin Basit Regresyon Analizinin Coefficient Tablosu Değişken Beta t Significant Sosyal İlişkilere Saldırılar ,347 4,370 0,00 p<0,05 Çalışma süresi ve sosyal ilişkilere yapılan saldırılar arasındaki ilişkiyi belirlemek amacıyla yapılan basit regresyon analizinde R değeri 0,347 olarak bulunmuştur. Buna göre iki değişken arasında pozitif yönlü bir ilişki bulunmaktadır. Cinsiyetin sosyal ilişkilere saldırıya maruz kalma noktasında etkisi diğer bir ifadeyle R2 değeri 0,120 olarak hesaplanmıştır. Sosyal ilişkilere saldırıya maruz kalmanın %12’si çalışma süresi ile açıklanmaktadır. Tablo 14. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Çalışılan Birime İlişkin Basit Regresyon Analizi R R 2 Adjusted R Sosyal İlişkilere ,304 ,093 Saldırılar p<0,05 Bağımlı Değişken: Sosyal İlişkilere Saldırılar Bağımsız Değişken: Çalışılan birim 2 Std. Error of The Estimate ,072 ,6443 Tablo 15. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Çalışma Birimine İlişkin Basit Regresyon Analizinin Coefficient Tablosu Değişken Sosyal İlişkilere Saldırılar p<0,05 Beta t Significant -,304 -2,118 0,040 Çalışılan birimin sosyal ilişkilerde saldırıya maruz kalma noktasındaki etkisini belirlemek amacıyla yapılan regresyon analizinde %9’luk bir etki görülmektedir. Yani sosyal ilişkilerde saldırıya maruz kalma boyutunun %9’u kişilerin çalıştığı birim tarafından açıklanmaktadır. 369 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo 16. Kişinin sağlığına doğrudan saldırıları Açıklayan Çalışılan Birime İlişkin Basit Regresyon Analizi R R 2 Adjusted R Kişinin sağlığına ,319 ,102 doğrudan saldırılar p<0,05 Bağımlı Değişken: Kişinin sağlığına Doğrudan Saldırılar Bağımsız Değişken: Çalışılan birim 2 Std. Error of The Estimate ,082 ,45893 Tablo 17. Kişinin Sağlığına Doğrudan Saldırıları Açıklayan Çalışılan Birime İlişkin Basit Regresyon Analizinin Coefficient Tablosu Değişken Kişinin sağlığına doğrudan saldırılar p<0,05 Beta t Significant -,319 -2,235 0,031 Çalışılan birimin kişinin sağlığına doğrudan saldırılar noktasındaki etkisini belirlemek amacıyla yapılan regresyon analizinde %10’luk bir etki görülmektedir. Diğer bir ifadeyle, kişinin sağlığına doğrudan saldırılar boyutunun % 10’u çalışılan birim tarafından açıklanmaktadır. SONUÇ ve DEĞERLENDİRME Avrupa Birliği, yıldırma olarak adlandırılan olguyu kabul etmiş ve iş kanunları arasına, mağdurları koruyan ve zorbaları cezalandıran yasaları yerleştirmiştir (www.mobbingturkiye.net). İngiltere’de konuyla ilgili birlikler önemli rol oynamaktadır. Aynı şekilde İrlanda’da Anti-Bullying Centre ve Avustralya’da Beyond Bullying Association sorunların üstesinden gelebilmek için müthiş görevler üstlenmektedirler. İsveç’te yasal koşullarla yıldırmanın üstesinden gelinmeye çalışılmaktadır (Sheehan v.d., 1999; 55). Kurumlar, en azından çalışanlarını seçerken, eğitim ve tecrübe gibi yetkinliklerin yanı sıra, kişilerde iletişim tarzına ve görgü kurallarına uyup uymadığına dikkat etmelidir. Kurumun etiğinin içinde bu olguya karşı tedbirler yer almalıdır. Devletin kurumları ve kanun koyucular da milyonlarca insanı ve ailelerini etkileyen bu toplumsal yaraya karşı duyarlı davranmaya başlamalı, tüm sektörlerde ve kamuda yapılacak araştırmaları desteklemeli ve karşı tedbir almaya kurumları teşvik edecek yasaları, Avrupa standartlarından örnek alarak oluşturmalıdırlar (www.mobbingturkiye.net). Böyle bir bilinci oluşturmak ve bu anlamda kamuoyunu bilgilendirmek amacı da taşıyan bu çalışmada da genel olarak sekreterlerin yıldırmaya yönelik davranışlara maruz kalıp kalmadıkları ve demografik değişkenlerle 370 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara yıldırma boyutları arasında ilişki olup olmadığı tespit edilmeye çalışılmıştır. Ancak çalışmanın araştırma sürecinde sekreterlerin hem konuyla ilgili bilgi sahibi olmadıkları hem de konuya yönelik olarak çekingen bir tutum sergiledikleri gözlenmiştir. Dolayısıyla tablo 9’da yıldırma boyutlarına ilişkin değerler dikkate alındığında beklentilerin tersine sekreterlerin bu tür davranışlara çok fazla maruz kalmadıkları ifade edilebilir. Ancak bu sonuçlar ortalama değerlerdir ve sadece bu ortalamalar dikkate alınarak sonuçları değerlendirmek doğru olmayabilir. Çünkü tablo 7’de yeralan yüzde ve frekans değerlerine bakıldığında sekreterlerin bazı davranışlara maruz kaldıkları da görülmektedir. Boyutların minimum ve maksimum değerleri de bunun göstergesidir. Sonuç olarak, sekreterlerin yıldırmaya yönelik birtakım davranışlara maruz kaldıkları ifade edilebilir ancak bu sonuçlar konuyla ilgili genelleme yapmaya ya da kesin yargılar oluşturmaya elverişli değildir. Konuyla ilgili daha geniş kitlelere yönelik yeni çalışmalara ihtiyaç duyulmaktadır. KAYNAKÇA Aktop, Güneş.(2006). Anadolu Üniversitesi Öğretim Elemanlarının Duygusal Tacize İlişkin Görüşleri ve Deneyimleri, Yüksek Lisans Tezi, Eskişehir. Altınöz, Mehmet. (1999) Günümüz İş Ortamında Sekreterlik, 3. Baskı, Yargı Yayınevi, Ankara. Gökçe, Asiye Toker.(2006). İş Yerinde Yıldırma: Özel ve Resmi İlköğretim Okulu Öğretmen ve Yöneticileri Üzerinde Yapılan Bir Araştırma, Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Doktora Tezi. Einarsen, Stale.(1999). “The Nature And Causes of Bullying At Work”, International Journal of Manpower, Vol. 20, No. ½, ss. 16-27. Hecker, Thomas E.(YIL?). “Workplace Mobbing: A Discussion for Librarians”, The Journal of Academic Librarianship”, Vol. 33, No. 4, ss. 439-445. Leymann, Heinz.(1996). “The Content And Development Of Mobbing At Work”, European Journal Of Work And Organizational Psychology, 5,2, 165-184. Rayner, Charlotte.(1997). Helge Hoel; “A Summary Review of Literature Relating to Workplace Bullying”, Journal of Community & Applied Social Psychology, Vol. 7, ss. 181191. Rayner, Charlotte; Michael Sheehan; Michelle Barker.(1999). “Theoretical Approaches To The Study of Bullying At Work”, International Journal of Manpower, Vol. 20, No ½, ss. 11-15. Sheehan, Michael; Michelle Barker; Charlotte Rayner (1999). “Applying Strategies for Dealing With Workplace Bullying”, International Journal of Manpower, Vol. 20, No. ½, ss. 50-56. 371 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Sheehan, Michael.(2004). “Workplace Mobbing: A Proactive Response”, Workplace Mobbing Conference, Australia. Tutar, Hasan; “İşyerinde Psikolojik Şiddet (Mobbing) Süreci”, www.canaktan.org Erişim Tarihi: 02.08.2007 Vural, Birol.(2004). Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik, 2. Basım, Hayat Yayınları, İstanbul. Wim, Vandekerckhove ve Ronald Commers.(2003). “Downward Workplace Mobbing: A Sign of The Times”, Journal of Business Ethics, 45, ss. 41-50. Yücetürk, Elif.(2003). “Örgütlerde Durdurulamayan Yıldırma Uygulamaları, Düş Mü? Gerçek Mi?”, 11. Ulusal Yönetim ve Organizasyon Kongresi, Afyon, ss. 973-984. Zapf, Dieter; Carmen Knorz; Matthias Kulla.(1996). “On The Relationship Between Mobbing Factors, And Job Content, Social Work Environment, And Heath Outcomes”, European Journal Of Work And Organizational Psychology, 5,2, ss.215-237. Zapf, Dieter. (1999). “Organisational, Work Group Related and Personal Causes of Mobbing/Bullying At Work”, International Journal of Manpower, Vol. 20, No. ½ , ss. 70-85. www.mobbingturkiye.net “İşyerinde Zorbalık”, Erişim Tarihi: 27.07.2007. 372 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara POSTER BİLDİRİLER BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK PROGRAMI ÖĞRENCİLERİNİN PROGRAMDAN VE GELECEKTEN BEKLENTİLERİ ÜZERİNE BİR ALAN ARAŞTIRMASI: BALIKESİR MESLEK YÜKSEKOKULU VE BURDUR MESLEK YÜKSEKOKULU’NUN KARŞILAŞTIRMALI ANALİZİ Öğr.Gör. Pınar ERKAL ÖZET Meslek yüksekokullarının programları arasında büyük öneme sahip Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programlarının genel amacı, etkin iletişim ve işletme becerisine sahip, bilişim çağına ayak uydurabilecek, sürekli öğrenen ve bu öğrendiklerini çalışma hayatında kullanabilecek bireyler yetiştirerek iş dünyasına kazandırmaktır. Bu araştırmayla bürolarda çalışabilecek nitelikteki elemanları iş dünyasına kazandırmayı hedefleyen Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programının Meslek Yüksekokullarındaki yeri ve önemi araştırılmıştır. Araştırma sonucuna göre, Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programında okuyan öğrencilerimizin, sosyo-demografik özellikleri belirlenmiştir. Ayrıca bu veriler değerlendirilirken Balıkesir Meslek Yüksekokulu ve Burdur Meslek Yüksekokullarında yapılan anket çalışması sonuçları karşılaştırmalı tablolar halinde sunulmuştur. Anahtar Kelimeler: Büro yönetimi, eğitim, sekreter ABSTRACT As you know, Business Management and Secretary programs are one of the basic program of vocationale high schools. General aim of this programes educate students who has effective communication and management skills. Also these student should keep in step with IT age. In this context This programs aim to educate students who learn how to do learning. And at job, who know how to do implements of knowledge which were learned in school. 373 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara With this research, We investigate the importance of Office Management, and Secretarial programs those are targetting to educate qualified ofice pesonel in Vacational High Schools. We mentioned the Demografik, peculiarity of students who joined to this research. Also while datas were being evaluated, Survey results which were made in Balıkesir Meslek Yüksekokul ve Burdur Meslek Yüksekokul were showed in compartive charts. Key Words: Business Management, Education, Secretary 1. MESLEK YÜKSEKOKULLARINDAKİ BÜRO SEKRETERLİK PROGRAMLARININ AMACI VE ÖNEMİ YÖNETİMİ VE Mesleki eğitim, öğrencilerin mesleki ilgi ve gereksinimlerini motive ederek onları bütünüyle eğitmeyi amaçlar. Mesleki eğitim, bireyleri toplumsal ihtiyaçlar doğrultusunda eğiterek sosyal, kültürel ve ekonomik gelişmeyle birlikte, iş hayatında bilgili, başarılı eleman yetiştirmeyi hedefler. Mesleki eğitim tüm meslek gruplarını kapsamaktadır. Günümüzde, eski zamanlarda usta çırak ilişkisiyle öğrenilen meslekler bile eğitim kurumlarında teknolojinin getirdiği yeniliklerle birlikte profesyonelce öğretilmeye çalışılmaktadır. Ancak buradaki öğretim üst düzey öğretimden çok iş hayatına hazırlayıcı niteliktedir. Ülkemizde mesleki eğitim orta öğretimde ve sonrası verilmektedir. Türkiye’de büro yönetimi ve sekreterlik programlarının amacı sekreterlik teknikleri bilgilerinin verilmesi ve bu konuda beceri sağlanması, büro işlerinin veriminin arttırılması, büro organizasyonunun planlanması, büro donanımı ve bürolarda kullanılan makineler, dosyalama ve arşivleme, iş yazıları, iletişim teknikleri gibi konularda beceri kazandırmaktır ( Orhaner ve Tunç, 2001:226 ). Büro yönetimi ve sekreterlik eğitimi veren meslek yüksekokulları geleceğin sekreterlerinin, yönetici asistanlarının ve büro yöneticilerinin işlerini en yüksek verimle, en kısa zamanda, en düzenli şekilde yapmasını hedefler. Her zaman için, bu eğitimi alan çalışanlarla böyle bir eğitim almamış asistanların çalışma yaşamları arasında farklılık olduğu gözlenebilmektedir. Eğitimli bir sekreter veya büro yöneticisi, personelin verimine katkıda bulunur ve böylece işyerinin veriminin artmasını sağlar. İş gezilerinin, toplantıların, randevuların düzenlenmesinde, yazılı ve sözlü iletişimde, dosyalama tekniklerini kullanmada, büro makinelerini kullanma gibi temel işlerde sekreter ve asistanlar bilgilidir. Karşılaştığı durumlarda hangi yöntemi kullanarak işini yapacağını bilir. Sekreterlerin ve yönetici asistanlarının en yüksek başarıya ulaşabilmesi için mutlaka büro yönetimi ve sekreterlik eğitimi almaları gerekmektedir (Tengilimoğlu ve Coşan, 2004:34). Büro yönetimi ve sekreterlik eğitimi almış mezunlar; 374 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara - Büronun ve yöneticinin haberleşmesini ve yazışmayı sağlar. - İş yemeklerinin, iş gezilerinin, toplantı ve seminerlerin organizasyonlarını sağlar. - Randevu saptamada, ziyaretçi kabulünde gerekli özeni gösterir. - Gerekli dosyalama sistemlerini kullanır ve evrak işleyişini uygun şekilde yapar. - Yeni gelişmelere açık olarak büro teknolojilerini kullanır. - Büronun yönetimini ve görünümünü kontrol altında tutar (MEB-YOK, 2002). 2. ARAŞTIRMANIN AMACI Çalışma genelde Türkiye’deki Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programları özelde ise Balıkesir Meslek Yüksekokulu ve Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin programdan ve gelecekten beklentilerini içermektedir. Şimdiye kadar gerçekleştirilen Büro Yönetimi ve Sekreterlik kongrelerinde özellikle program ve öğrencileri hakkında yapılan çalışmalarda her öğretim elemanı kendi çalıştığı üniversitede çalışma yaparak sonuca varmaya çalışmıştır. Bu araştırma ise Balıkesir Meslek Yüksekokulu ve Burdur Meslek Yüksekokulunda yapılan anket çalışmasıyla iki ildeki Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programlarından elde edilen sonuçlar karşılaştırılarak arasındaki farklar analiz edilip sonuca varılmaya çalışılmıştır. Elde edilen sonuçlardaki ortak yönlerden genellemeye gidilip farklılıkların sebepleri üzerinde analiz ve yorumlara gidilmiştir. 3. VARSAYIMLAR 1. Araştırmada veri kaynağı olarak kullanılan anket formlarının doğru cevaplandırıldığı varsayılmıştır. 2. Seçilen deneklerin saptanan sınırlılıklar içinde evreni temsil ettiği varsayılmıştır. 3. Veri toplama araçlarından olan anket sorularının araştırma konusunda sonuca ulaşılması açısından sayıca ve anlamca yeterli olduğu varsayılmıştır. 4. VERİ TOPLAMA YÖNTEMİ Araştırmada anket ve literatür tarama tekniği kullanılacaktır. Bilgiler ve kuramsal çerçevenin belirlenmesinde kaynak taraması, uygulama evresinde ise “anket formu” uygulanarak bilgiye ulaşılacaktır. Anket sorunlarının hazırlanmasında geçmiş yıllarda yapılan araştırmalardan ve uzman görüşlerinden faydalanılacaktır. Anketler SPSS programında analiz edilerek ve sonuçlar yorumlanacaktır. 375 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara 5. EVREN VE ÖRNEKLEM Araştırmanın evrenini 2006-2007 öğretim yılında Balıkesir Meslek Yüksekokulu ve Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinden oluşmaktadır. Evrenin tamamına ulaşmanın zorluğu nedeniyle anket Balıkesir Meslek Yüksekokulunda 120 birinci sınıf ve 120 ikinci sınıf öğrencilerinden tesadüfi örnekleme yöntemiyle seçilen 100 öğrenci, Burdur Meslek Yüksekokulundan yine 60 birinci sınıf ve 60 ikinci sınıf öğrencilerinden tesadüfi örnekleme yöntemiyle seçilin 91 öğrenci üzerinde yapılmıştır. 6. GENEL BİLGİLER İLE İLGİLİ BULGULAR Tablo 1: Araştırmaya katılan öğrencilerin demografik özellikleri BALIKESİR MESLEK YÜKSEKOKULU Cinsiyet n Bayan 80 Erkek 20 % 80 20 BURDUR MESLEK YÜKSEKOKULU Cinsiyet n Bayan 74 Erkek 16 % 81,3 17,6 Mezun Olunan Okul türü Düz Lise Anadolu Lisesi Süper Lise Ticaret Meslek Lis. Sağlık Meslek Lis. Anadolu Meslek Lis. Kız Meslek Lis. İmam Hatip Lis. Anadolu Öğretmen n 64 7 12 9 6 - % 64 7 12 9 6 Mezun Olunan Okultürü Düz Lise Anadolu Lisesi Süper Lise Ticaret Meslek Lis. Sağlık Meslek Lis. Anadolu Meslek Lis. Kız Meslek Lis. İmam Hatip Lis. Anadolu Öğretmen n 50 8 8 7 2 2 1 1 1 % 54,9 8,8 8,8 7,6 2,1 2,1 1,1 1,1 1,1 Bölüme Kendi İsteğiyle Gelme Durumu Evet Hayır Bölüm Memnuniyeti Evet Hayır n % n % 54 46 n 64 35 54 46 % 64 35 Bölüme Kendi İste. Gelme Durumu Evet Hayır Bölüm Memnuniyeti Evet Hayır 61 30 n 69 19 67 33 % 75,8 20,9 Prog.daki Hoca Memnuniyeti Evet Hayır Kısmen DGS’ye Hazırlık Evet Hayır DGS’de İstedikleri Bölüm Büro Yön. Öğretmenliği Halkla İliş. ve Tanıtım İşletme yönetimi Sağlık Kur. İşletmeciliği Sağlık Yönetimi Yönetim Bilişim Sis. n % n % 59 3 36 n 40 56 n 24 30 8 1 1 59 3 36 % 40 56 % 24 30 8 1 1 Prog.daki Hoca Memnuniyeti Evet Hayır Kısmen DGS’ye Hazırlık Evet Hayır DGS İstedikleri Bölüm Büro Yön. Öğretmenliği Halkla İliş. ve Tanıtım İşletme yönetimi Sağlık Kur. İşletmeciliği Sağlık Yönetimi Yönetim Bilişim Sis. 66 3 12 72,5 3,3 13,1 45 42 n 30 14 2 1 1 49,4 46,2 % 32,9 15,3 2,2 1,1 1,1 376 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Araştırmaya katılan Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %80’ini, Burdur meslek yüksek okulu öğrencilerinin %81,3’ünü bayanlar oluşturmaktadır. Mezun olunan lise türene göre Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %64’ünü, Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerin %54,9’unu düz lise mezunları oluşturmaktadır. Bölüme kendi isteğiyle gelme durumu Balıkesir meslek yüksekokulunda %54, Burdur Meslek Yüksekokulunda %61’dir. Dikey geçiş sınavına hazırlananlar Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %40’ı, Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %45’ini oluşturmaktadır. Dikey geçiş sınavında öğrencilerin istedikleri bölüm ise Balıkesir Meslek Yüksek okulunda Büro Yönetimi öğretmenliği %24, Halkla ilişkiler %30’dur. Burdur Meslek Yüksekokulunda ise %32,9 büro yönetimi öğretmenliği, %15,3 halkla ilişkiler bölümü istenmektedir. Tablo 2: Gelecekte İş Bulma Konusunda Umutlu musunuz? Balıkesir Meslek Yüksekokulu Gelecekte İş Bulma Konusunda Umutlu musunuz? Evet Hayır Hiç Düşünmedim Diğer Burdur Meslek Yüksekokulu n % 62 19 13 6 62 19 13 6 Gelecekte İş Bulma Konusunda Umutlu musunuz? Evet Hayır Hiç Düşünmedim Diğer n % 59 17 6 9 64,8 18,6 6,5 9,8 Balıkesir Meslek Yüksekokulunda araştırmaya katılan öğrencilerin %62’si gelecekte iş bulma konusunda umutluyken, Burdur Meslek Yüksekokulunda bu oran %64,8’tür. Tablo 3: Öğrencilerin Çalışmak İstedikleri Sektör Balıkesir Meslek Yüksekokulu Çalışmak İstedikleri Sektör Kamu Özel Kendi İşimi Kurmak Diğer n 60 34 5 1 Burdur Meslek Yüksekokulu % 60 34 5 1 Çalışmak İstedikleri Sektör Kamu Özel Kendi İşimi Kurmak Diğer n 52 18 7 4 % 57,1 19,7 7,6 4,3 Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin % 57,6’sı kamu sektöründe çalışmak istemektedir. Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %60’ı kamu sektöründe çalışmak istemektedir. 377 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Tablo:4 Çalışma Hayatında İstedikleri Maaş Miktarı Balıkesir Meslek Yüksekokulu Çalışma Hayatında n İstedikleri Maaş 300-600 1 600-900 30 900-1200 30 1200-1500 17 1500-üzeri 22 1 30 30 17 Burdur Meslek Yüksekokulu Çalışma Hayatında N % İstedikleri Maaş 300-600 8 8,7 600-900 33 36,2 900-1200 25 27,4 1200-1500 18 19,7 22 1500 üzeri % - - Balıkesir Meslek yüksekokulu öğrencilerinin % 30’u 900-1200, %22’si 1500 ve üzerinde maaşlı işte çalışmak isterken, Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin % 36’sı 600-900 arası maaş ile, %25’i 900-1200 arası maaş ile çalışmak istemektedirler. Tablo: 5 Hangi İletişim Becerinizin Zayıf Olduğuna İnanıyorsunuz? Balıkesir Meslek Yüksekokulu Zayıf Olan İletişim Becerisi Yazılı İletişim Sözlü İletişim Sözsüz İletişim Elektronik İletişim Hiçbiri Burdur Meslek Yüksekokulu N % 27 15 7 47 4 27 15 7 47 4 Zayıf Olan İletişim Becerisi Yazılı İletişim Sözlü İletişim Sözsüz İletişim Elektronik İletişim Hiçbiri N % 18 24 10 34 5 19,7 26,3 10,9 37,3 5,4 Her iki okul içinde zayıf olduğu düşünülen iletişim becerisi elektronik iletişimdir. Tablo: 6 Şuanda Bir Büronun Yazışma Faaliyetlerinin Üstesinden Gelebileceğinize İnanıyor musunuz? Balıkesir Meslek Yüksekokulu Bir Büronun n % Yazışmalarının Üstesinden Gelme Durumu Evet 65 65 Hayır 35 35 Burdur Meslek Yüksekokulu Bir Büronun N % Yazışmalarının Üstesinden Gelme Durumu Evet 70 76,9 Hayır 21 23,1 Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %65’i Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %76,9’u bir büronun yazışmalarının üstesinden gelebileceğini düşünmektedir. Tablo:7 Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programı İçin Hangi Meslek Derslerini Daha Yararlı Buluyorsunuz? Balıkesir Meslek Yüksekokulu Yararlı Görülen Mes. n Dersleri Mesleki Yazışmalar 18 Dosyalama ve Arşiv. Tek. 3 Halkla İlişkiler 13 Mesleki İngilizce 5 Bilgisayar 23 Yönetici sekreterliği 38 % 18 3 13 5 23 38 Burdur Meslek Yüksekokulu Yararlı Görülen Mes. N % Dersleri Mesleki Yazışmalar 25 27,4 Dosyalama ve Arşiv. Tek. 17 18,6 Halkla İlişkiler 10 10,9 Mesleki İngilizce 9 9,8 Bilgisayar 14 15,3 Yönetici Sekreterliği 3 3,2 378 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerin büyük çoğunluğu (%38’i) yönetici sekreterliği dersinin iş yaşamı için daha yararlı olduğunu düşünürken, Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %27’si mesleki yazışmalar dersinin iş yaşamı için yararlı olduğunu ileri sürmüşlerdir. SONUÇ VE ÖNERİLER Araştırma sonucunda büro yönetimi ve sekreterlik programı öğrencilerinin programdan beklentileri ve gelecekleri konusunda düşünceleri ortaya konmaya çalışılmıştır. İki meslek yüksekokulunda yapılan anketler ile karşılaştırmalı sonuca varılmaya çalışılmıştır. Her iki ilde de yapılan anket çalışmasında meslek yüksekokullarının büro yönetimi ve sekreterlik programı öğrencilerin beklenti ve sorunlarının pek farklı olmadığı görülmektedir. Bu çalışmada dikkat çeken nokta Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerine göre beklentilerinin daha yüksek olduğudur. Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerin %22’si 1500TL ve üzeri maaşlı bir işte çalışmak isterken Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin hiçbirinin 1500TL veüzeri maaş üzerinde çalışma beklentileri yoktur. Ülkemizde büro yöneticiliği ve sekreterlik programına devam eden öğrencilerin büyük bir çoğunluğu bayandır. Büro yöneticiliği ve sekreterlik mesleği sadece bayanların mesleği değildir. Artık iş adamlarının başarılı erkek yönetici asistanları bulunmaktadır. Sekreterlik mesleğinin bayanlara özgü meslek olması durumu eğitimciler ve bilinçli mezunlar aracılığıyla ortadan kaldırılmaya çalışılmalıdır (Coşan, Tengilimoğlu:2003:21). Bu durum şimdiye kadar gerçekleştirilen her kongrede belirtilse de her iki ilde de yapılan anket çalışmasında bunun pek değişiklik göstermediği ortaya çıkmaktadır. Toplumun sekretere bakış açısı hala aynıdır ve hala sekreterlik bayan mesleği olarak düşünülmektedir. Her iki ilde de mezun olunan lise türüne göre öğrencilerin büyük çoğunluğunun özellikle Balıkesir Meslek Yüksekokulu ikinci öğretim öğrencilerinin düz lise mezunu olduğu görülmektedir. Büro yönetimi ve sekreterlik programına daha çok düz lise mezunlarının gelmesi ticaret meslek liselerinin eğitim kalitesinin düz liselere göre daha düşük olduğunu ve amacına uygun olmadığını göstermektedir. Ticaret meslek liselerinin ve meslek yüksek okullarının ana amacı sektöre ara eleman yetiştirmektedir. Ticaret meslek liselerinde mesleki eğitim alan öğrenciler mesleki yeterliliklerini geliştirmek için meslek yüksek okullarını sınavsız geçiş ile gelme imkanları bulunsa da bu sistemin tam olarak gerçekleşmediği yapılan anket çalışmasında ortaya konulmaktadır. 379 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programına devam eden öğrencilerin çoğunluğunun düz lise mezunu olması nedeniyle öğrenciler, Mesleki Yazışmalar, Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, Klavye Teknikleri, Bilgisayar gibi meslek derslerinde zorlanmaktadırlar. Genel olarak hiçbir alt yapısı olmayan bu öğrencilere, programın temelini oluşturan bu dersleri daha iyi anlayabilmeleri için, özellikle bol bol uygulama imkânı sağlanmalıdır. Her iki okulunda öğrencileri özellikle elektronik iletişim konusunda yetersiz olduklarını ileri sürmektedirler. Anket sonuçlarına göre büro yönetimi ve sekreterlik programlarında bilgisayar ve bilişim teknolojileri derslerinin yetersiz olduğu görülmektedir. Bilişim alanındaki gelişmelerden sekreterlerde etkilenmektedir. İşletme faaliyetlerinin çoğunluğu yazışmalardan oluşsa da artık kâğıt kullanmaksızın çoğu iş elektronik iletişim ile yapılmaktadır. Teknolojik gelişmeler göz önüne alınarak büro yönetimi ve sekreterlik öğrencilerinin elektronik iletişim yeterliği sağlanmalıdır. Özellikle bilgisayar derlerinin temelden başlanarak anlatılması ve çalışma hayatındaki önemi öğrencilere benimsetilmelidir. KAYNAKÇA COŞAN, Pınar ve D. TENGİLİMOĞLU. (2003). Türkiye’de Büro Yönetimi Eğitimi ve Mezunların Sorunlarını Belirlemeye Yönelik Bir Alan Çalışması. Eskişehir: lll.Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi. (17-18 Nisan). MEB-YÖK. Meslek Yüksekokulları Program Geliştirme Projesi. (2002). Büro Yönetimi Ve Sekreterlik Programı. Ankara. ORHANER, Emine ve A. TUNÇ. (2001). Ticaret Ve Turizm Eğitiminde Özel Öğretim Yöntemleri. Ankara: Gazi Kitabevi. TENGİLİMOĞLU, Dilaver ve COŞAN, Pınar (2004). Yönetici Asistanlığı. Asil Yayınevi, Ankara. 380 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara BÜRO ERGONOMİSİNİN İŞ YAŞAMINDA GÜRÜLTÜYÜ ÖNLEMEDEKİ ÖNEMİ Arş.Gör. Emre Özgür BULDUK (Gazi Üniversitesi) GİRİŞ Büro ergonomisi, insanın iş ortamındaki özelliklerle nasıl etkileştiğini araştıran, büro ortamında ergonomik risk faktörlerini saptayarak yaralanmaları önlemeyi, üretimi arttırmayı, çalışanın daha etkin, sağlıklı ve verimli olmasını sağlayacak bir ortamın oluşturulmasını amaçlayan bir bilim dalıdır (Güler,2004:347). Gürültü rahatsızlık veren bir sestir. Bireylere sıkıntı vermesinin yanında iletişimi oldukça güçleştirerek strese ve konsantrasyon kaybına neden olur(Güler,2004:356). Gürültü, kişinin hem ruh hem de fiziksel sağlığını olumsuz yönde etkilemekte, özellikle belli bir düzeyi aşan gürültüler insan kulağında kalıcı hasarlara neden olmaktadır (Su, 2001:135). Ses şiddetinin birimi desibel (dB)’dir. Desibel kelimesi Latince decem = onda bir kelimesinin ve telefonun mucidi Graham Bell’in adının birleştirilmesinden türetilmiştir (Babalık,2005:170). Endüstriyel işitme kaybına neden olabilecek gürültü taban seviyesi birçok araştırmacı tarafından 85-95 dB olarak kabul edilmektedir. Bu seviye yükseldikçe gürültünün travmatizan etkisi de artış göstermektedir. Gürültünün insan organizması üzerindeki etkileri iki grupta incelenebilir:1) Gürültünün psikolojik etkileri 2) Gürültünün fizyolojik etkileri. Gürültü, üretim hızını ve verimini düşürdüğü gibi psikolojik açıdan kişinin ruhsal durumunu olumsuz yünde etkileyerek kişide can sıkıntısı ve dalgınlığa neden olabilmektedir. Gürültülü ortamda başka sesleri duyma veya duyabilmek için sarf edilen efor yorgunluk oluşturabilmektedir. Gürültü fizyolojik açıdan değerlendirildiğinde kan basıncında, kalp atım hızında, metabolik enerji tüketiminde, kasların gerginliğinde artışa, deri kan damarlarında daralmaya, cildin soluklaşmasına, iştahta azalmaya ve uyku düzensizliklerine sebep olmaktadır (Vural, 2004:13). Büro ortamındaki gürültü kaynaklarına örnek olarak: klimalar, fanlar, havalandırma sistemleri, bilgisayarlar, telefonlar, faks, fotokopi makinaları ve dış ortamdan gelen sesler verilebilir. Önerilen gürültün seviyesi; açık bürolarda (kabinlerde) ortalama 30-40 dB (maksimum 60 dB), özel bürolarda ise 30–35 dB (maksimum 55 dB) olmalıdır. Büro çalışanlarında gürültüye bağlı olarak ortaya çıkan işitme kayıpları günden güne artmaktadır (Güler,2004:356). 381 VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara Ülkemizdeki mevzuata göre, “80 dB’den fazla şiddetteki gürültülü işlerde 8 saatten fazla çalışılması yasaktır. Ağır ve tehlikeli işlerin yapılmadığı yerlerde gürültü şiddeti 80 dB’i geçmeyecektir. Daha çok gürültülü ortamda çalışmayı gerektiren yerlerde, gürültü şiddeti en çok 95 dB olabilir, ancak bu durumda, çalışanlara kulaklık veya kulak tıkaçları gibi uygun koruyucu araç ve gereçler verilmelidir” (Su, 2001:142). Büro çalışanlarının ruhsal ve fiziksel sağlığını bozan gürültü, kuşkusuz çalışma verimini de büyük ölçüde azaltmaktadır. Aslında işyerinde gürültünün düzeyi arttıkça, gürültüden yakınan ve etkilenen insan sayısı da artmaktadır. Örneğin, büroda çalışanlar, konuşmaları duyamadıkları ve anlayamadıkları düzeydeki bir gürültüden şikayetçi olmaktadırlar. Gürültünün zararlı etkilerinden çalışanları korumak için alınabilecek önlemlerin tümüne gürültü kontrolü adı verilir. Amaç gürültüyü azaltmak ve çalışanların gürültünün olumsuz etkilerinden korunmaktır. Çalışma ortamlarında gürültünün azaltılması kendi başına özel bir alan olmakla birlikte, birkaç yöntem uygulanabilir; Sesi soğuran yer karoları, halılar ve koruyucu duvarlar kullanılmalı, bitişik odadaki konuşma ve seslerin engellenmesi için yerden tavana kadar bir bölme ile yalıtım yapılmalıdır. Makinelerin sallantı ve titreşime karşı yalıtılması için mevcut olanaklar gözden geçirilmeli ve bu tür makinelerin gürültüyü emen kabinlere alınması yoluna gidilmelidir. Klima kanallarının iç yüzeylerine ses emici malzeme kaplanmalı, Fotokopi makinesi ayrı bir odaya yerleştirilmeli, yüksek trafik gürültüsü olan yerlerde yaz aylarında oda havalandırması iklimlendirme donanımı ile yapılarak pencerelerin açılması engellenmeli ve böylece iç ve dış ortama bağlı gürültü büyük oranda azaltılmalıdır (Güler, 2004:356; Su, 2001:143-145) Bu bildiride ergonomik bir risk faktörü olan gürültünün önlenmesinde büro ergonomisinin önemi konusunda literatür gözden geçirilecektir. SONUÇ İş yaşamının bir bölümünü oluşturan gürültü, ergonomik yaklaşımdan uzak büro çalışma düzeninde çalışanlar için hem fizyolojik hem de psikolojik açıdan olumsuzluklara sebep olmakta, performans ve verimlilikte azalmaya yol açmaktadır. İşyerinde gürültünün azaltılması, olumsuz etkilerinin yok edilmesi, çalışanlar için zararlı olmaktan çıkartılması ve bu konuda oluşturulmuş olan standart değerlere ulaşılması açısından ergonomik yaklaşımların uygulaması büro ve işletmeler için bir gerekliliktir. KAYNAKÇA BABALIK, Fatih. (2005). Mühendisler için Ergonomi İşbilim, Nobel Basımevi, Ankara. SU, Bayram Ali.(2001). Ergonomi, Atılım Üniversitesi Yayınları, Ankara. VURAL, Gülden. (2004). Gürültünün İnsan Sağlığı Üzerine Olumsuz Etkileri. İş Sağlığı ve Güvenliği Dergisi, Sayı:19, Yıl:4. GÜLER, Çağatay. (2004). Sağlık Boyutuyla Ergonomi Hekimler ve Mühendisler İçin, Palme Yayıncılık, Ankara. 382