bilgi yönetimi
Transkript
bilgi yönetimi
MARMARA ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ İLETİŞİM ANABİLİM DALI BİLİŞİM DOKTORA PROGRAMI 2005-2006 BAHAR YARIYILI BİLGİ YÖNETİMİ BAHAR YARIYILI PROJESİ DANIŞMAN: YRD. DOÇ. DR. CEM. S. SÜTÇÜ HAZIRLAYANLAR: ALPER ÖZÜN BURAK REİS ŞAHİN İPEK YUSUF BUDAK KASIM 2005 BİLGİ YÖNETİMİ GİRİŞ İnsanlık, ilkel çağ, tarım ve sanayi çağından geçerek içinde bulunduğumuz bilgi çağına gelmiştir. Bu çağ, günümüzün toplumsal ve ekonomik koşullarının, hızla gelişen enformasyon ve iletişim teknolojilerinin etkisiyle kendine özgü nitelikler taşıyan bir dönemi temsil etmektedir. Bilginin stratejik ve vazgeçilmez bir kaynak durumuna gelmesi bu niteliklerin en önemlisidir. Bilginin bireysel, kurumsal ve toplumsal düzeyde önem kazanmasıyla, öğrenme bir yaşam biçimi olarak algılanır olmuştur1 Temelde hızlı teknolojik gelişimin yol açtığı küreselleşme, yeni ekonomi, yeni yönetim yaklaşımları, e-ticaret, e-iş, sanal kurumlar, yeni müşteri tipi, ağ ilişkilerine dayalı anlaşmalar vb. birçok etken ve çok yönlü karmaşık durum, şirketleri kendi özgün yeterlilik ve yeteneklerini ciddi olarak eleştirel gözle değerlendirmeye zorlamıştır. Sonuçta tek başına teknoloji kullanımının artan rekabet ortamında avantaj elde etmeye yetmediği fark edilmiş, daha çok enformasyonun kendisinin kullanımının, özellikle enformasyonun bilgiye dönüştürülmesinin şirketin özgün yeterliliğini, performans ve verimliliğini artırmayı olanaklı kılacağı kabul edilmiştir.2 Şirketlerin uzun vadede değer yaratmak, verimliliği artırmak, kâr etmek üzere destek alacakları tek yolun bilgiden geçtiğini anlamaları, onun temel rekabet silahı olduğunu fark etmeleri ve stratejilerini geliştirmede kilit etken olarak kullanımının öneminin bilincine varmaları, şirket bilgisinin yönetilmesi gerektiği kavramını da gündeme getirmiştir. İşte "bilgi yönetimi" günümüzün, değinilen karmaşık toplumsal, ekonomik ve teknolojik koşullarının ürünü olarak böyle ortaya çıkmıştır. Şirketlerde 1990’ların ortalarında başlatılan bilgi yönetimi uygulamaları, önemini sürdürerek bütün kuruluşlarda yaygınlaşmaktadır. Bilgi yönetimi, yalnızca iş dünyasında değil, kamu kuruluşlarında, mal ve/veya hizmet üreten, kâr amacı güden veya gütmeyen bütün kuruluşlarda performansı geliştirmek için uygulanan bir süreçtir. Akademik tıp ve sağlık bilimleri kuruluşları, hastaneler, sağlığa ilişkin 1 2 Öğüt, 2001, s.271 Mac Morrow, 2001, s.391 1 çeşitli dernek ve kuruluşlar da bilgi yönetiminin uygulandığı alanlar arasında yerlerini almışlardır. BİLGİ FELSEFESİ Epistemoloji olarak da adlandırılan bilgi felsefesi, bilginin olanaklı olmasına, doğruluğuna, geçerliliğine, kaynağına, doğasına ilişkin araştırmayı kendine konu edinen bir felsefe disiplinidir. "Bilgi nedir?", "Nasıl biliyoruz?", "Nereye kadar biliyoruz.", "Bilgimizin kaynağı nedir?", "Bilgiyi doğru yapan koşul nedir?", "Kuşkucu argümanlara karşı bildiğimizi nasıl savunabiliriz?" ilk defa bu sorular açıkça Platon'un Theaetetus'unda ortaya konulsa da en az felsefe kadar eski olduğu oldukça açıktır. Fakat bilgi felsefesinin, yani epistemolojinin felsefî bir araştırma alanı olması, modern dönemin başlatıcısı olan Descartes'ın felsefesine dayanır. Descartes'la başlayan ve İngiliz deneyci filozoflarla devam eden bilgi felsefesi, felsefe tarihinde önemli bir yeri işgal etmiştir. Descartes'tan günümüze kadar modern felsefe döneminin çoğu düşünürü için, epistemoloji temel felsefî disiplin olmuştur. Bilginin sınırları, kapsamı, kaynağı, ölçütleri, temellendirilmesi, bilgi ve haklılandırılmış inanca ilişkin soruları konu edinir.3 Felsefenin ve dolayısıyla modern düşüncenin temellerinin atıldığı Eski Yunan’da bilginin kaynağı konusunda yürütülen tartışma ve yaklaşımlar, günümüz düşünce sistemlerinin de orijinini oluşturmaktadır. Eski Yunan düşünürlerinden Socrates, yaklaşım olarak bilginin kişi tarafından deneyim yoluyla edinilen, önceden ortaya çıkmış olan edim ve söylemleri ret eden bir düşünce sisteminin kaynağını oluşturmaktadır. Sokrates, her türlü edinilmiş bilgiyi yadsıyan bir düşünceden yola çıkan yöntemiyle, yani diyalog sanatı ya da diyalektikle, insanlara, bilgiye sahip olduklarını sandıklarını, oysa sahip olmadıklarını kanıtlıyordu. Ardından, bir karara varmak gerektiğinde ve çaresiz kalan muhatapları ondan sorunla ilgili düşüncesini sorduklarında, filozofça geri çekiliyor, bu da genellikle muhataplarının öfkelenmesine yol açıyordu4. Socrates’in bu yaklaşımı, günümüz düşünce sistemlerinde diyalektik materyalizm olarak da tanımlanan yaklaşımın temellerini ortaya koymaktadır. Kadir Çüçen, Bilgi Felsefesi, Asa Kitabevi, Bursa, 2001, http://www20.uludag.edu.tr/~kadir/cucen_tur_blgfls.htm 4 http://tr.wikipedia.org/wiki/Socrates 3 2 Bir diğer Eski Yunan düşünür Platon ise, bilmenin; dolayısıyla düşüncenin temelinde idealar olduğunu öne sürer. Platon’a göre idealar, algıladığımız gerçekliğin mutlak kudret tarafından düşünülmüş halidir. Bizim duyu organlarımız ile algıladığımız evren, bu ideanın bizim boyutumuzda algılanır hale gelmesi ile; göstergeler biçimindedir. Platon, gerçekliği duyularımızla algılayabileceğimize güvenmez5. VERİ, ENFORMASYON ve BİLGİ İLİŞKİSİ Bilgi, bir bütünün bir bölümü olarak ele alınmaktadır. Veriden enformasyona, enformasyondan bilgiye, bilgiden bilgeliğe doğru seyir gösteren bilme (knowing) bütünü, bir piramit olarak düşünüldüğünde, piramidin tabanında veri, tepesinde ise bilgelik yer alır.6 Veriler, bilgi işleme sürecinin “temel hammaddesi olarak ve çeşitli sembol, harf, rakam ve işaretlerle temsil edilen, ham, işlenmemiş gerçekler ya da izlenimlerdir.”7 Verinin yapılandırılmamış, düzenlenmemiş, ilişkilendirilmemiş ve hemen anlam verilemeyen bir bilgi olduğu belirtilebilir. Veri, enformasyon yaratmak için vazgeçilmez bir hammaddedir. Piramitte verinin üstünde yer alan enformasyon ise, işlenmiş, düzenlenmiş, ilişkilendirilmiş ve anlam katılmış veridir. Davenport ve Prusak’ın enformasyona ilişkin görüşleri şöyledir: “Enformasyonun amacı alıcının bir konudaki düşüncelerini değiştirmek, değerlendirmesi veya davranışı üzerinde bir etki yaratmaktır. Enformasyon, alıcısını biçimlendirmek zorundadır; bakış açısında ya da anlayışında bir fark yaratmalıdır; o, yani enformasyon, fark yaratan veridir…8 Aldığı mesajın… kendisini yeniden biçimlendirip biçimlendirmeyeceğine karar verecek olan alıcıdır, gönderici değil”. Enformasyonda potansiyel bir bilgi gizlidir.9 Piramidin bir üst bölümünde yer alan bilgi ise kişinin beynindedir, özümsenmiştir; onun çalışma, “öğrenme ve deneyim yoluyla kazandıklarının toplamıdır… eğer, alınan enformasyon bir değer taşıyorsa onu alan kişinin varolan bilgi birikimi bütünleştirilir ve bilgi deposuna eklenir.”10 Davenport ve Prusak’a göre “bilgi belli bir düzen içindeki deneyimlerin, değerlerin, amaca yönelik enformasyonun ve uzmanlık görüşünün, yeni deneyimlerin ve enformasyonun bir araya getirilip değerlendirilmesi için bir çerçeve oluşturan esnek bir Akerson, F. E., Göstergebilime Giriş, Multilingual Yayınevi, İstanbul, 2005, s. 51-54. Mac Morrow, 2001, s.385; Townley, 2001, s.46 7 Öğüt, 2001, s.11 8 Davenport, Prusak, 2001, s.24 9 Streng, 1999, s.3 10 Barutçugil, 2002, s.58 5 6 3 bileşimdir. Bilgi, bilenlerin beyinlerinde ortaya çıkar ve orada uygulamaya geçilir. Kuruluşlarda genellikle yalnız belgelerde ya da dolaplarda değil, rutin çalışmalarda, süreçlerde, uygulamalarda ve normlarda kendisini gösterir.”11 Bilgi ile enformasyon arasındaki fark, bilgi yönetimi kavramı ve felsefesinin özünü vurgular. “Enformasyondan farklı olarak kişilerin beyinlerinde yerleşmiş olan bilgi, onların enformasyonu yorumlamalarının sonucu olarak ortaya çıkar. Enformasyonun yorumlanmasına bağlı olarak kişinin bilgi üretmesi ya da üretmemesi söz konusudur. Enformasyonun bilgiye dönüşmesi kendiliğinden olmaz; kişilerin aktif bir rol üstlenip algılama ve anlama yeteneklerini, yaratıcılıklarını, uzmanlıklarını, deneyimlerini uygulamaya geçirmelerini gerektirir.”12 Kısacası, ancak enformasyona anlam kazandırıldığında, ondan sonuç çıkarıldığında enformasyon bilgiye dönüştürülebilmektedir. Buna göre, birbirini izleyen enformasyon girdilerinin oluşturduğu zincir, kişinin bilgi yapısını değiştirir. Farklı zamanlarda, farklı yaklaşımlarla yararlanılan enformasyonun miktarında artış olur. Birbirine eklenen bu çok sayıda artış zihinde bütünleştirilir ve sonuçta bilgi, yapılandırılmış, dinamik, sürekli değişen bir varlık olarak ortaya çıkar.13 Piramidin en tepesinde yer alan bilgelik (wisdom) ise, bilginin sentez yoluyla tam anlamıyla bütünleştirilmesi ve sindirilmesi durumudur. Kişisel bir kimya olduğu belirtilir.14 BİLGİ YÖNETİMİNİN GEÇMİŞİ Bilgi, bilmeyi ve bilme nedenlerini de içerecek şekilde, daha öncesinden çok az bir farkla, milenyum için Batılı filozoflar tarafından belgelenmiştir. Doğulu filozoflar bilginin önemi, ruhani ve dünyevi iletiminin anlaşılması üzerinde durdukları geleneksel eşit uzunlukta belgeye sahiptirler. Bütün bunlar, doğrudan bilginin teorik ve kuramsal, ne olduğunun anlaşılmasını bulmaya yönelmiş çabalardır. İlk insandan da önce ilk hayatta kalma savaşı başladığı zamandan itibaren bilme ihtiyacının odak noktasını pratik ihtiyaçlar oluşturmuştur. Pratik bilgiyi yönetmek (Practical Knowledge) ilk başta kesin ve sistematik değildi ve çoğu kez hala da öyledir! Ne var ki, 13.yy’ın meslek odaları ve çırak-usta-üstat sistemi sistematik ve pragmatik BY düşüncelerine 11 Davenport ve Prusak 2002, s.27 Mac Morrow, 2001, s.385 13 Todd 1999, s.858-859 14 Barutçugil, 2002, s.60 12 4 dayanmaktaydı. Halen, bilgi için pratik, teorik, kuramsal epistemolojik düşünceler ve dini yaklaşımlar o zamandan beri bütünleşmemiştir ve genel olarak ayrı tutulmaktadır.15 Günümüzde bilgi üzerine, kısmen BY’ye odaklanıyor olmamız tamamen ticari etkinlik üzerine yöneliktir. Ancak, rekabetçi mükemmellik için gerekli olan etkili davranış seviyesini başaracak gibi görünen idraktır, kişi bütün özellikleriyle göz önünde bulundurulmalıdır. İdrak, motivasyon, kişisel tatmin, güvenlik hissi ve diğer pek çok faktörü bütünleştirmeliyiz. Günümüzdeki BY odağı sadece ticari baskılar ile sürdürülmemektedir. Pratik, çoğu kez kesin BY kuramında başarı için ihtiyaç duyulan etkili insan davranışı, entelektüel görevlerin atanmasına ve bilgilendirilmiş ve güçlendirilmiş fertlere dayanmaktadır. BY aynı zamanda aydınlanma çağı ile 200 yıl önce başlayan kişi ve entelektüel özgürlüğün devrimini gösterir. Diğer sosyal hareketler gibi, bütünüyle yönetim uygulamalarının ve muhafazakar düşüncelerin tesiri uzun zaman almıştır. Kesin bilgi odağının aciliyeti ve “bilgi yönetimi” teriminin 1980lerde ortaya çıkışı bir tesadüf değildir. Bir çok faktörün bir araya gelmesiyle meydana gelen doğal bir evrimdir. Günümüzdeki BY perspektiflerini oluşturan gelişmeler pek çok alandan ileri gelmektedir. Bazıları pragmatik ve gerçek yaşam performansını emniyete alma ihtiyacı köklerine dayanırken, bazıları entelektüel tabanlıdır. Bilgi Yönetiminin Ortaya Çıkışı Bilgi ekonomisi kavramının kendi yönünü çizmesine ilişkin ilk çalışma, Fritz Machlup’un “Amerika’da Bilginin Üretimi ve Dağıtımı” konulu çalışmasıdır. Bu yaklaşımdan yola çıkarak Peter Ducker, bilginin “ekonominin ana sermayesi, maliyet merkezi ve temel kaynağı” olduğunu yazar (Ducker, 1969: ix). Daniel Bell gibi akademisyenler, Machlup’un çalışmasından yola çıkarak, 19. yüzyılın tarım ekonomisinden endüstriyel ekonomiye, 20. yüzyılda da hizmet – ve bilgi – tabanlı post-endüstriyel ekonomileri gelişmiş ekonomiler olarak tanımladılar. Bell’e göre bilgi, post-endüstriyel toplumun ‘temel ekseni’dir. Bilgi toplumu’na yönelik çalışmalar 1990’larda ortaya çıkan yayınlar, konferanslar ve danışmanlık aktiviteleri ile ortaya kendini gösterdi; ve buna bağlı olarak bazı organizasyonlar bilgi yönetiminin önemini kavradı. Bilgi yönetimi ile ilgili ilk uluslararası konferans “Bilgi: 15 Karl M. Wiig, Knowledge Management: An Emerging Disciplin Rooted in a Long History, Knowledge Horizons, s.1-3 5 Stratejik Gereklilik” başlığıyla Eylül 1995’te gerçekleştirildi. Ardından bilgi yönetimi olgusunu barındıran süreli yayınlar “Knowledge Management, Knowledge Inc., Knowledge Management Review ve Journal of Knowledge Management” 1997’ye doğru yayın hayatına başladılar. 1997 yılına gelindiğinde ABD ve Avrupa’da bilgi yönetimi konulu 30’dan fazla konferans gerçekleştirildi. Yüzlerce kitap yazıldı ve 1.5 milyon dolar “danışmanlık geliri” elde edildi.16 Günümüzde entelektüel olarak BY’nin pek çok orijini bulunur. Bir tanesi kuramsal filozofik düşünmeden gelir. Bir diğeri çalışma alanındaki deneyim ihtiyaçları için somut düşünmeden gelir. Diğerleri eğiticilerin ve ticari liderlerin bakış açılarından ileri gelir. Mevcut perspektifler “bilgi çağı”ndaki ekonomik itici güçlerin açıklanması çabalarından ve 20.yy etkinliği arttırma gereksinimlerinden ileri gelmektedir. Tarihi çabalar Bilginin doğasını ve rolünü anlamaya yönelik dini ve felsefi ve fertlerin “kendileri için düşünmeleri” için izin İnsan davranışında bilginin rolünü anlamaya çalışan psikoloji Toplumda bilginin rolünü anlamaya çalışan ekonomi ve sosyal bilimler İşi ve organizasyonel yapısını anlamaya çalışan iş teorisi (business theory) Etkinliği arttırmaya yönelik 20.yy çabaları İşin rasyonelleşmesi (Taylorism) toplam kalite yönetimi ve etkinliği geliştirmek için yönetim bilimleri Rekabetten hızlı öğrenmek ve kişileri daha etkin kılmaya yönelik destek sağlamak için psikoloji, kavramsal bilimler, yapay zeka (AI) ve öğrenen organizasyonlar Bilgi yönetimi olgusunun tüm coğrafyalarda ve kültürlerde aynı biçimde algılandığı düşünülemez. Ülkelerin gelişmişlikleri, bilgi yönetimi’ne yaklaşımlarını da belirleyen unsurlardan biri olarak karşımıza çıkmaktadır. 16 Stehen Little, Paul Quintas and Tim Ray, Managing Knowledge: An Essential Reader, The Open University Pres – Sage Publications, 2002, ss. 15-42 6 Daha önceki ifadelerden de yola çıkarak bilgi yönetiminin gündemin üst sıralarına çıkışı, Marshall’dan 100 yıl sonra, 1990’larda gerçekleşmiştir. Bunun temel nedenleri: Varlıkların açıkça ve artan bir biçimde bilgi ve fiziksel olmayan kaynaklara doğru kayması, İnsanların organizasyonel bilginin temel kaynağı haline gelmesi, Pazarlarlarda, rekabette ve teknolojide sürekli hızlanarak artan değişimin, sürekli öğrenmeyi gerekli hale getirmesi, Yeniliğin rekabetçi yapının temel bileşeni olduğunun anlaşılması; ve bunun bilgi üretme ve üretilen bilginin uygulamaya dönüştürülmesiyle doğrudan ilişkili olduğunun anlaşılması, Sınır-ötesi bilgi aktarımlarının artan önemi, Teknolojik limitler ve potansiyeller: Bilgi sistemlerinin sınırlılıkları; iletişim ve bilgi sistemlerinin kapasiteleri. Modern ekonomilerde ticari işletmelerinin pek çoğu, sahip oldukları taşınmazlar ve demirbaşlarla değil, ürettikleri bilgi ve bu bilginin günlük hayata uygulanabilirliği değer kazanmaktadırlar. Pek çok sektörde ürün, süreç veya servis alanında ortaya çıkan yenilikler rekabet avantajları sağlayan en önemli unsurlar haline gelmiştir. 1990’larda 14.000’den az çalışanıyla Microsoft, 300.000 çalışana sahip IBM den daha büyük bir işletme değerine sahip olmuştur. Bunun en önemli nedenlerinden biri, kendi üretimleri olan MS-DOS (ve Windows) işletim sisteminin sahibi olmalarıdır. Benzer şekilde bilgi üreten ve paylaştıran sisteler biçiminde tasarlanan ticari işletmeler, dünya çapında büyük değerler kazanmışlardır (Oracle, Google, Yahoo!, Symantec gibi).17 1980’ler ile 1990’ların başlarında insan kaynakları yönetimi stratejileri ile bilgi yönetimi stratejilerinin zıt yaklaşımlara sahip olması ironiktir. Bu zaman diliminde Avrupa ve Kuzey Amerika’daki pek çok işletme işten çıkarmalar yoluyla küçülme (downsizing), katmansızlaştırma (de-layering – ara eleman işlerinin diğer katmanlara kaydırılması) ve dışkaynak kullanımı (outsourcing – bazı fonksiyonlar için eleman istihdamı yerine dış kaynak kiralaması) stratejileri uyguladıkları görülmektedir. Bu stratejilerin sonunda işletmelerin pazarı tümüyle anlama ve buna göre düzenleme reflekslerinin zayıfladığı görülmüştür. 17 Little, 2002, s.15-42 7 1990’ların ortalarından itibaren işletmeler tekrar insan faktörünün önemini kavramıştır. Önceleri işten çıkarılan elemanların, uzman statüsüyle tekrar istihdam edilmeleri sözkonusu olmuştur. Değişen pazar ve endüstriler, yeni rekabet biçimleri ve pazara katılan yeni rakipler, pazarlardaki küreselleşme ve dağıtım zincirleri, yeni ürün ev üretim proseslerini ortaya çıkaran teknolojik gelişmeler maliyet yapılarını değiştirmiştir. Bu durum yöneticiler ve işletmeler bakımından kaynakların verimli kullanımını bir gereklilik haline getirmiştir. Gelişmelerin doğal sonucu olarak organizasyonel bilginin önemi artmıştır. Elde edilen bilginin gelişmelere bağlı olarak yetersiz kalması, aynı zamanda ortaya çıkan sürekli yenilik durumu sürekli öğrenmeyi temel işlevlerden biri haline getirmiştir. İşletmeler birbirine bağlı iki önemli hedefi gerçekleştirmek zorundadır: birincisi, geçmiş deneyimlerinden kazandıkları bilgiyi biriktirmek ve bilgi altyapılarını oluşturup güçlendirmek; ikincisi uzmanlık alanlarının gerektirdiği düzeyde bilgiye sahip olmak ve değişimlere ayak uydurabilmek için dış kaynaklar tarafından üretilen yeni bilgiyi içselleştirebilmek. BİLGİ YÖNETİMİ TANIM VE AÇIKLAMALARI Bilgi yönetimi kavramı, birbiriyle ilişkili faktörlerin etkisi altındadır. Elbette bu yönlendirici faktörler farklı işletmeler tarafından farklı biçimlerde deneyimlenmektedir. Dolayısıyla kavram, farklı biçimlerde ifade edilebilir. Bilgi yönetimine ilişkin farklı tanımlamalar mevcuttur. * Organizasyonel bilginin ve uzmanlığın elde edilmesi, geliştirilmesi ve kullanılması yoluyla değer yaratma sürecidir. * Görünmeyen varlıkları kullanarak değer yaratma sanatıdır (Sveiby, 1999). * Bilgiyi, organizasyonel performansı artırmak amacıyla yaratma, ele geçirme, paylaşma ve kullanma sürecidir. 18 Diğer yandan süreç temelli tanımlara bir örnek olarak Xerox’un tanımı verilebilir: 18 http://www.rcbadoor.com/makalevekitaplar/bilgiyonetimi.htm 8 “Bilgi yönetimi, sürekli yaratıcılık, bütünleştirme, organizaslyonel ve kişisel bilginin yeni faaliyet değerlerine göre kullanımı yönünde iyileştirme ve çevreyi tanıma disiplinidir”.19 Çok kapsamlı ve karmaşık bir süreç olan bilgi yönetimini, yukarıda verilen bilgiler ışığında, genel çerçevede ele almakta yarar vardır. Duhon’a göre bilgi yönetimi, “bir kuruluşun bütün enformasyon varlıklarını belirlemek, elde etmek, değerlendirmek, onlara erişim sağlamak ve onları paylaşmak üzere bütünleşik bir yaklaşımı benimseyen bir disiplindir. Bu enformasyon varlıkları arasında veri tabanları, belgeler, politikalar, tutulan yol ve yöntemler (prosedürler) ve kuruluşta çalışan bireylerin daha önceden ele geçirilememiş uzmanlıklarına yönelik bilgi, beceri ve deneyimleri de vardır”.20 Barutçugil’e göre bilgi yönetimi, “bilgiyi, organizasyonel performansı artırmak amacıyla yaratma, ele geçirme, paylaşma ve kullanma sürecidir”. Bir başka deyişle “organizasyonel amaçların daha iyi bir şekilde elde edilebilmesi için bireylere, takımlara ve bütün organizasyona bilginin kolektif ve sistematik olarak yaratılması, paylaşılması ve uygulanması için olanak sağlayan yeni bir disiplindir”.21 Broadbent, kuruluşun bilgi tabanının kilit unsurlarını oluşturan enformasyon akışlarının ve öğrenme uygulamalarının bilgi yönetiminin ayrılmaz kısımları olduğunu vurgular. Ona göre bilgi yönetimi bu süreçlerle bütünleşemezse gerçekleştirilemez. Bilgi yönetimi, enformasyon yönetiminin doğru uygulamaları ve kurumsal öğrenme kanalıyla kuruluşta bilgi kullanımının artırılmasıyla ilgilidir. Amaç, işe değer katmaktır.22 Broadbent'e göre, bilgi yönetimi iki temele dayanır. Bunlardan ilki, kuruluştaki enformasyonun tam anlamıyla kullanılmasıdır ki, bunun gerçekleştirilmesi enformasyonun güçlü bir şekilde yönetilmesini gerektirir. Parker'a göre enformasyon suya benzer; tıpkı onun gibi birçok kaynaktan gelir. Onu ele geçirmek zor veya kolay olabilir. Farklı amaçlarla kullanılabilir duruma getirilmeden önce toplanmalı, işlemden geçirilmeli, depolanmalı ve dağıtımı sağlanmalıdır. Enformasyon, su gibi, kirletilmiş, sızıntı veya süzülme esnasında 19 Little, 2002, s.15-42 Duhon, 1998, s.10 21 Barutçugil, 2002, s.224 22 Broadbent ,1998 20 9 kaybedilmiş olabilir ve onun gibi sürekli akar. Enformasyon, ona gereksinme duyanlara, doğru zamanda, doğru içerik veya kapsamda ulaştırılacaksa, akışı kesinlikle yönetilmelidir.23 Broadbent’e göre, bilgi yönetiminin dayandığı ikinci temel nokta ise, kuruluş çalışanlarının yeterlilik, beceri, yetenek, düşünce, fikir, sezgi, bağlantı, motivasyon ve hayallerinin işe uygulanmasıdır. Sıralananlar, bireylerin beyinlerinde barındırılan örtük bilgilerdir (tacit knowledge). Örtük bilginin aktarılabilmesi ve yönetilebilmesi için açık bilgiye (explicit knowledge) dönüştürülmesi gerekir. Örtük bilginin açığa çıkarılıp kullanılmaması durumunda, bu bilgi türü bireylerin beyninde kalır ve kuruluşun verimliliğinin yükseltilmesine katkısı olabilecek iken kullanılamaz, özellikle karar verme süreci üzerinde önemli olabilecek etkisini kaybeder.24 Bilgi yönetimi, enformasyonu en geniş kapsamıyla ele alır; kuruluşu bilgilendirme potansiyeli taşıyan enformasyonun her türlüsü bilgi yönetiminin konusu içine girer. Öyle ki, bilgi yönetimi somut enformasyon kaynak ve hizmetlerinin ötesine geçerek bireylerin soyut bilgisi üzerinde çalışmayla da ilgilenir. Bilgi yönetiminin özü, enformasyon yönetimi ve kişilerin örtük bilgisine yönelik uygulamaların bütüncül bir yaklaşımla ele alınmasına dayanır. Enformasyon yönetimi ile bilgi yönetimi arasındaki fark açıktır; ilki, açık bilgiye, nesnel ve somut olana, enformasyon altyapısı, ürünleri ve kaynaklarına, tekniklere vb. odaklanırken; ikincisi, bunlara odaklanmanın yanı sıra, örtük bilgi, öznel ve soyut olan, bireyler ve bireylerdeki bilme eğilimi, kurumsal etkinlik ve rekabette avantaj, enformasyon ve bilginin paylaşıldığı ve kullanıldığı kurumsal kültür vb. üzerinde yoğunlaşır. Bilgi yönetimi, kuruluş çalışanlarının zihinlerindeki örtük bilginin açık bilgiye dönüştürülüp kuruluş içinde dolaşımının sağlanmasını ve kullanılmasını olanaklı kılan bir süreçtir. Aynı zamanda, belgelerde, veritabanlarında, kuruluşla ilgili yol, usul ve yöntemlerde, kurallar, ilişkiler ve politikalarda bulunan açık bilgiyle, kuruluş içi ve dışı bilgiyle ilgilenir. Bilgi yönetimi bütün bu bilgi türlerinin elde edilmesi, düzenlenmesi, erişilmesi, yayımı, paylaşılması, kullanılması ve değerlendirilmesini konu alan bir etkinliktir. Diğer taraftan bilgi yönetimi, bir kuruluşun insan sermayesi (çalışanlar, özellikle “yeri zor doldurulanlar” tarafından bilinen bilgilerin toplamı ya da "kollektif beyin gücü”); yapısal sermayesi (kuruluşun özgün olarak ürettiği ve kuruluş içinde barındırdığı bilgi) ve müşteri 23 24 Parker , 2000, s.233 Broadbent,1998 10 sermayesinin (mal veya hizmetlerin alıcılarından, işbirliği ve geribildirim kanalıyla sağladığı bilgi) bileşimi olan entelektüel sermayenin kuruluş çapında kullanımını sağlar. 25 Bilginin değer taşıması, büyük ölçüde amaca yönelik olması ile mümkündür. O halde bilgi yönetiminin amacı, kuruluşun misyonu, stratejik öncelikleri ve çekirdek değerleri doğrultusunda, onun performansını, verimliliğini, üretimini sürekli olarak yükseltmektir. Bilgi yönetiminin yeni bilgi üretimini ve yenilikleri destekleme gibi bir amacı da vardır. Bu temel amaçlara, kuruluş içinde işbirliğinin veya katılımcılığın artırılmasıyla ve ekip çalışmalarına olanak sağlanmasıyla ulaşılır.26 Amaçlara ulaşmada, kuruluştaki ilgili bireylere güvenilir ve anlamlı bilginin zamanında aktarılmasını sağlamak çok önemlidir. Genel anlamda anonim bilgi, toplumdaki sosyal örgüler aracılığıyla üretilir ve yaygınlaşır. Paylaşılan deneyimler, benzer altyapıya sahip toplumsal gruplar tarafından anlamlandırılarak enformasyondan bilgiye dönüştürülür. Bu toplumsal grupları bir arada tutan bağlayıcıdır ve deneyimleyenler arasındaki etkileşimler aracılığıyla yaygınlaşır. Özel gruplar, özel türden bilgi üretir. Bu tip bilginin korunması kolay olduğu gibi kolaylıkla grup dışına da çıkmaz. Deneyimlere dayalı bilginin korunması kolay olduğu kadar dağıtılması, düzenlenmesi veya değiştirilmesi de zordur. İşletme içi deneyimler aracılığıyla edinilen bilgi, benzer deneyim alanına sahip kişiler arasında – bu kişiler başka firmaların çalışanları da olabilir – kendi işletmelerindeki çalışanlar arasındaki yayılmadan daha hızlı yayılır. Örneğin disipliner yapı bakımından benzer alanlarında çalışan akademisyenler, dünyanın farklı coğrafyalarında olsalar da, aynı kurum içindeki farklı alanlarda çalışan akademisyenlere göre daha kolay bilgi oluşturabilir ve paylaşabilirler. Batılı işletmeler, organizasyonel hedeflerin çalışanların ilgi alanlarıyla paralel olmasına önem vermektedirler. Wenger, bireysel ilgi alanlarının bireyi tanımlamada önemli olduğuna değinir: ‘kimliklerimiz kolaylıkla kapatıp açtığımız şeyler değildir. İşe gittiğinizde ebeveyn olmayı kesmezsiniz. Hastaneden çıkınca hemşire olduğunuzu unutmazsınız’ (Wenger, 2000, 239). Brown ve Duguid’in bu çoklu aidiyetlere yaklaşımı, sınırötesi süreçler çeviri, bilgi simsarlığı ve sınır nesnelerinin (anlaşmalar, planlar vs.) oluşturulması – işletme 25 26 Çelme ve İşevi, 2002, s.7-11 Srikantaiah, 2000b, s.15 11 içinde dolaşan ve dolayısıyla işletmeyi bir arada tutan anlamlı bilginin oluşturulması üzerine odaklanmaktadır. Sınırötesi işlemler için teknolojinin kullanılması, iletişim ihtiyaçlarını karşılayabilmesine bağlıdır. Geleneksel kullanımlar ve alışkanlıklarla birlikte teknolojinin sağladığı avantajlarla birleşir. Daktilo, işletmelerde kalem kullanılmasını ortadan kaldırmamıştır. Dönüşüm ya/yada biçiminde değil ve/veya biçimindedir. Her kuruluşa uygulanabilecek standart bir bilgi yönetimi modeli yoktur; bilgi yönetimi “kuruluşa özeldir. Bilgi Yönetimi Sistemi her kuruluşun ve kuruluşta çalışan kişilerin özel gereksinmeleri doğrultusunda oluşturulur…”27 O halde, bir kuruluşun amaçlarına ulaşmasında, seçeceği bilgi yönetimi stratejisi ayrı bir önem taşır. Barutçugil tarafından “…bilginin sistematik ve kollektif olarak toplanması, yaratılması, geliştirilmesi, paylaşılması ve kullanılması yoluyla organizasyonun kârlı ve sürdürülebilir bir şekilde büyümesini sağlayacak yollar ve yönetim kuralları dizisi…” olarak tanımlanan bilgi yönetimi stratejisi, kuruluşun ana stratejisine ters düşmeyecek biçimde belirlenmelidir. Bu stratejinin ilk aşaması bilginin elde edilmesine, ikinci aşaması ise bilginin nerede ve nasıl tutulacağına yöneliktir.28 Bilgi yönetimini gerçekleştiren kuruluşlardan bazıları, uygulamada enformasyon teknolojisine, bilgisayarlara, bilginin kodlanarak düzenlenmesine, onun dikkatle kaydedildiği veri tabanlarının yaratılmasına ve elektronik belge yönetimine odaklanan strateji tipini, yani bilginin kuruma kazandırılmasına yönelik olan kurumsallaştırma stratejisini seçer. Bu tip stratejide, çalışanların depolanmış bilgiyi farklı amaçlarla tekrar tekrar kullanmasına olanak yaratılır. Stratejide, “bireyden belgeye” yaklaşımı geçerlidir. Bilgi, ona sahip olan bireyden bağımsız duruma getirilir; böylece bilgiye erişmek isteyenlerin, bilgi sahibiyle doğrudan bağlantı kurması gerekmez. 29 Seçilebilecek ikinci strateji tipinde ise, bireylerin ağlar aracılığı ile birbirine bağlanması, yani bilginin bireyselleştirilmesi söz konusudur. Bireyselleştirme stratejisi olarak adlandırılan bu tipte, bilgisayarlar, temelde bilginin kaydedilip depolanması için değil, bireyler arasında iletişim için kullanılır. Bilgiye erişmek isteyenlerin, ona sahip olanla doğrudan bağlantı kurması yoluyla, özellikle örtük bilgi paylaşılabilir. Bu stratejide “bireyden bireye” yaklaşımı geçerlidir. Bilgiye gereksinme duyulduğu anda, bilgi sahibiyle bağlantı Çapar, 2003, s.425 Barutçugil, 2002, s.102 29 Barutçugil, 2002, s.104-105 27 28 12 kurulur. Kaydedilmemiş örtük bilgi, yüz yüze görüşmeler, beyin fırtınası oturumları vb. sırasında elde edilebilir. Bireylerin, çözmek zorunda oldukları sorunlar üzerinde enine boyuna konuşarak ortak bir görüşe varmaları sağlanır. Telefon, e-posta, video konferans vb. yöntemlerle bilgi paylaşılır. Bu tip stratejinin seçilmesi durumunda, bireyler sürekli öğrenme, akıl danışma-akıl alma-akıl verme eylemi içinde olurlar. İş arkadaşlarından telefon ya da epostayla gelen sorulara hemen yanıt vermeyi özendiren bir kurumsal kültür benimsenir. Konu uzmanlarına kolay ulaşımı sağlayacak rehberlerin hazırlanması sağlanır.30 Kuruluşların bu iki stratejiden sadece birini seçip izlemeleri gerektiği, ikisini birlikte kullanmalarının kuruluşa zarar verebileceği belirtilse de araştırmalar, kuruluşların bu stratejilerden birini esas olarak tercih edip, diğerini onu destekleyecek şekilde izlemelerinin yanlış olmayacağını ortaya koymuştur.31 Hangi tip strateji seçilmiş olursa olsun, teknoloji ağırlıklı biçimde işin içindedir. Teknoloji, ancak doğru kullanıldığında, bilgi yönetimi uygulamalarının her aşamasının başarıyla gerçekleşmesini sağlayan temel güçlerden biri olmaktadır. Bilgi yönetimi teknolojileri arasında uzak iletişim teknolojileri ve ağlar, e-posta, video konferanslar, yönetim bilişim sistemleri, karar destek sistemleri, İnternet vb. vardır. Özellikle İntranet, bilgi yönetimi uygulamalarının tipik teknolojik aracıdır. Bilgi yönetimini gerçekleştiren kuruluşlarda bilginin çıktıları, yeni ürünler ve uygulamalar, yeni teknolojiler, sistemler, yapılar, işlemler, süreçler, ilişkiler, bağlantılar, hizmetler, pazarlar ve yeni bilgidir. Başka bir ifadeyle bilgi bilgiyi doğurmaktadır. Bilgi üretkendir. Elde edilen çıktılar, kurumun varlığını ve geleceğini destekler.32 Sonuç olarak, başarılı bilgi yönetimi uygulamaları ancak, sürekli öğrenmeyi, katılımcılığı, fikirlerin paylaşımını olanaklı kılan kurumsal bir kültürün benimsenmesiyle; bilgi kullanımının artırılmasıyla; enformasyon yönetiminin güçlü desteğiyle; entelektüel sermayenin etkin kullanımının sağlanmasıyla; kuruluşun misyon, amaç, strateji ve politikası doğrultusunda doğru bir enformasyon politikası ve doğru stratejinin belirlenip harekete geçirilmesiyle ve teknolojiden akılcı bir biçimde yararlanılmasıyla gerçekleştirilebilir. Barutçugil, 2002, s.104, 106 Hansen ve diğerleri, 1999 32 Harari, 1994 30 31 13 ENTELEKTUEL SERMAYE KAVRAMI Üretimden bilgi ekonomisine geçiş sürecindeki anlayış değişimi, işletmelerin ister istermez entelektüel sermaye kavramını ve bu kavramı oluşturan bileşenlerini belirlemelerine, geliştirmelerine neden olmuştur. Rekabet avantajı kazanmak ve piyasa değerini arttırmak, sektörel açıdan firmanın entelektüel sermayesini tanımlamasını ve bileşenlerini ortaya koymasını gerektirmektedir33. Entelektüel Sermayenin Tanımı Entelektüel sermaye üzerine literatürde pekçok tanım yapılmıştır. Bu tanımların bazıları aşağıda sıralanmıştır. Bunlar; Stewart’ın “Brainpower”(Beyin Gücü) makalesine göre, “işletmeye piyasada rekabet avantajı kazandıran, işletme çalışanlarının bildiği her şeyin toplamı”dır. Brooking’e (1996) göre, “işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesini sağlayan maddi olmayan varlıkların tümü”dür. İşletmenin şimdiki ve gelecekteki karlılığını yaratmak için örgütün kapasitesini arttıran görünmeyen varlıklar toplamıdır. Edvisson’a göre ise “değere dönüşebilen bilgi”dir. Muhasebe anlayışına göre ise, defter değeri ile piyasa değeri arasındaki farktır34. Entelektüel Sermayenin Bileşenleri Entelektüel sermayenin, genel kabul görmüş üç ana bileşenden oluştuğuna dair görüş birliği vardır. Bunlar; insan sermayesi, yapısal sermaye ve ilişkisel sermayedir. Entelektüel sermaye, bir ilişkiler bütünüdür. Bu üç öğenin uyum içinde işleyişi, kurum içinde yaratıcılığı, yeniliğe açık olmayı, işbirliğini ve geribildirimi geliştirecektir. İnsan Sermayesi İnsan sermayesi, yenilik ve buluşun kaynağı olması bakımından önem taşımaktadır. Bu nedenle, bilginin üreticisi konumundaki çalışanların yetkinlikleri; analitik ve kavramsal 33 Çakı , S. ve İ. Savaşçı, Entelektüel Sermaye Bileşenlerinin Değerlendirilmesi: Hipermarketler Üzerine Bir Bakış, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=217#_ftnref1#_ftnref1, 34 Çakı , S. ve İ. Savaşçı, a.g.e. 14 düşünebilme becerisi, takım çalışmasına uyumu, yaratıcılığı, sorun çözebilme yetisi, değişime uyum sağlayabilmesi, inisiyatif kullanabilmesi, özgüveni, eğitim düzeyleri, mesleki yeterlilikleri ve sahip oldukları bilgiyi paylaşmalarıyla yarattığı katma değeri ile doğru orantılı olarak insan sermayesinin değeri artacaktır35. “İnsan sermayesi, işletme bünyesinde bulunan insanların bilgi, beceri, yetenek, tecrübe, sezgi ve tutumları gibi beşeri unsurların toplamını ifade eder. İşletmelerin amacı, karlı kullanabilecekleri ölçüde insan sermayesine sahip olmaktır. İnsan sermayesinin özünü buluşçuluk oluşturmaktadır. Bu nedenle bir işletmede çalışan insanlar zamanlarını ve yeteneklerini büyük ölçüde yenilik getirici faaliyetlere yönelttiğinde, insan sermayesi yaratılmış ve kullanılmış olur. Bu sermayeyi geliştirmek, çalışanların fikirlerine önem vermeye ve iş geliştirmeye yönelik önerilerini dinlemeye bağlıdır. İçinde bulunduğumuz bilgi çağında işletmelerin temel hedefi insan sermayesini verimli bir şekilde kullanmaktır. İşletmelerin içinde bulunduğu kızgın rekabet ortamı onların sahip oldukları insan sermayesini verimsiz kullanma lüksünü ortadan kaldırmaktadır. Bu nedenle işletmeler, bünyelerinde bulunan insanların tümünü işin içine katmakta ve onların sahip oldukları fikirlerden maksimum düzeyde yararlanma yoluna gitmektedirler. Bünyesinde bulunan insanların sahip oldukları bilgilerden en iyi biçimde yararlanmada işletmenin kollektif yeteneği olarak da belirtilen insan sermayesinin bileşenlerini aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür; - Teknik bilgi (know –how), - Eğitim, - Mesleki yeterlilik, - Bilgi üretimine yönelik çalışmalar, - Yetenek/beceri oluşturmaya yönelik çalışmalar, - Girişimcilik coşkusu, mucitlik, kabullenici ve reddedici yetenekler, değişimcilik”36. İnsan sermayesi fonksiyon olarak işletme içi teknik bilgi ve deneyim gerektiren ve durum ve faaliyetlerin açık ve anlaşılır kodlarla tüm bireylerin anlayabileceği, yani açık hale getirileceği bir süreci de kendi içinde barındırır. Aynı zamanda benzer deneyim alanlarındaki Çakı , S. ve İ. Savaşçı, a.g.e. Çıkrıkçı, M., ve A. Daşdan, “Entelektüel Sermayenin Temel Finansal Tablolar Aracılığıyla Sunulması”, Bankacılar Dergisi, 2002, Sayı 43, s.21. 35 36 15 diğer işletmelerden ve pazarlardan bilgi transferi için yeterli algılama ve yordama yetisinin işletmeye kazandırılması da çalışanların üstlendikleri bir çabadır. Yapısal Sermaye İşletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için gerekli olan ve insan sermayesini destekleyen nitelikteki örgütsel değerleri ifade etmektedir. Bunun içerisinde, işletme kültürü, dokümantasyonlar, müşterilere ve pazara ait bilgilerin depolandığı veri tabanları, üretim süreçleri, kalite kontrol ve yönetim sistemleri, patentler ve telif hakları, bilgisayar ağları ve enformasyon sistemleri, işletmecinin verimliliğini ve karlılığını iyileştirmek için uygulanmış ya da uygulanacak yönetim araçları, iyileştirme teknikleri, bilgi teknolojisi sistemleri, Ar-Ge çabaları, amblemler tüm örgütsel alt yapı değerlerini kapsamaktadır37. Yapısal sermaye alt bileşenleri entelektüel mülkiyet ve onun dışında kalan üst yapı bileşenlerinden oluşmaktadır. Bunlar; Entelektüel Mülkiyet (Tangible elements); patentler, telif hakları, dizayn hakları, ticari sırlar, ticari markalar, hizmet markalarıdır. Üst Yapı Bileşenleri (Intangible elements) ise; yönetim felsefesi, işletme kültürü, yönetim süreci, bilgi sistemleri, finansal ilişkilerdir. İlişkisel Sermaye İlişkisel sermaye, bir kuruluşun iş yaptığı insanlarla olan uzun dönemli ilişkilerinin değeridir. İlişkisel sermayenin dört unsurdan oluşmaktadır. Bunlar; tedarikçiler, ortaklar, yatırımcılar ve müşteriler ile olan ilişkilerin oluşturduğu değerlerdir. Müşteri sermayesi; tedarikçilerde dahil olmak üzere işletmenin ilişkide bulunduğu insanlarla arasında bulunan örgütsel ilişkisel değerdir. Müşteri sermayesinin ölçülebilir unsurları, müşteri ve tedarikçi bağlılığı, hedef pazar, ilişkilerin sürekliliği ve müşteriden elde edilen tatmindir. İlişkisel sermayeyi oluşturan bileşenler; markalar, müşteriler, müşteri sadakati, firma ismi, dağıtım kanalları, franchising anlaşmaları, lisans anlaşmaları, şirket birleşmeleri şeklinde sıralanmaktadır. İnsan sermayesi ve ilişkisel sermaye geçici olup, yapısal sermaye gibi kalıcılıkları 37 bulunmamaktadır. Bu nedenle, Çakı , S. ve İ. Savaşçı, a.g.e. 16 entelektüel sermaye yönetiminde karşılaşılan en zorlayıcı konu, insan ve ilişkisel sermayenin daha kalıcı olan yapısal sermayeye dönüştürülmesi sorunudur. Böylece yaratılan yapısal sermaye, zaman içinde kullanılabilir, yenilenebilir ve geliştirilebilir hale gelecektir. BİLGİ YÖNETİMİNİN TÜRLERİ38 Bazıları fertler arasında bilgi paylaşımına veya detaylı eğitim oluşturulmasına ve bilgi dağıtım kabiliyetlerine odaklanır. Bazıları teşebbüsün operasyonel ve toplam etkinliğini geliştirmek için bilgi kullanımı üzerine odaklanır. Bizim BY tanımımız yaygın ve baştanbaşa organizasyonel aktiviteleri ve yaklaşımları benimser. Bu bakış açısından, BY kısmen deneyimsel, temel ve doğrudan organizasyonun nihai amaçlarını desteklemeye yöneliktir. BY’nin diğer kısımları tamamen karışık ve organizasyonun ihtiyaçları ve yetenekleri üzerine odaklanan işlemleri tanımlayan anlayışlara dayanır. Teşebbüslerin finansal kapasitesi, bilgi varlığının göreceli kalitesine ve bütün iş aktivitelerinde bu varlıkların başarılı uygulamalarına dayanmaktadır. Bilgi yönetimindeki bazı mitleri gidermek üzere; uzun soluklu bir yapıda BY inisiyatifleri normal olarak daha çok çalışmaya yol açmaz. Aksine hızlı analiz, hızlı karar verme ve uygulama, daha az tekrarlı iş gibi faydalar sağlar. BY aktiviteleri ve inisiyatifleri ilave fonksiyonlar oluşturmaktan ziyade – çoğu zaman bunlar zorlaştırmayan, zaman tüketmeyen veya gerektirmeyen; önceden var olan ve devam eden çabalarda mümkün olan en geniş açılıma sahip olmalıdır. Kişiler çoğu zaman bilgilerini paylaşmaya korkar. Çoğu zaman en iyi koşullarda bile ferdin uygulanabilir tecrübesinin çok ufak bir kısmı kullanılır ve paylaşılır. Kişisel bilgi doğrudan paylaşılmamalıdır. Bilgi hakkındaki enformasyon ve bakış açısı iletilebilmektedir. Alıcılar aldıkları enformasyonu ve iletişi ile ilgili kendi yorumlarını katarak bunu yeni bir bilgi olarak alırlar. Bilgi Yönetimi Arkasındaki İtici Güçler Bilgi yönetimi kavramı, günümüz yeni ekonomi yaklaşımında önemli bir rol üstlenmektedir. Rekabet şartlarının zorlaşması ve küresel yapı ile birlikte bilinçlenen müşteri ve rakiplerin zorlamaları, bilgi yönetiminin fonksiyonları aracılığıyla en aza indirgenebilir. Bu bakımdan bilgi yönetiminin ardında işletme dışı ve içi kaynaklı itici güçler bulunmaktadır. 38 Robert M. Grant, Shifts in the World Economy: The Drivers of Knowledge Management, Knowledge Horizons, s.6-8 17 Dışsal Güçler Birçok organizasyon kontrol edemedikleri çevrelerde iş görmektedirler. Finansal kapasiteleri ve başarıları, var olmak için en iyi şekilde birlikte yaşamak ve karşılık vermek zorunda oldukları, dış kuvvetlerin hükmü altındadır. Son birkaç on yıl içerisinde muhtelif itici kuvvetler ortaya çıkmıştır. Bunlar; uluslar arası rekabet ve ticaretin küreselleşmesi, aydın müşteriler, aydın rakipler, aydın tedarikçilerdir. İçsel Güçler İşletmelerin bilgi yönetimine yönelmelerinin içsel nedenleri arasında daha çok karşılaşılan yapısal sorunların aşılması yaklaşımı hakimdir. Bu bakımdan girişim etkinliğindeki darboğazlar, işletmelerin teknolojik kabiliyetlerinin artışı, insan kavrama fonksiyonları anlayışı işletme içi itici güçlerin kaynağını oluşturur. Bilgi Yönetiminin Geleceğinde Ne Olabilir? BY söylenmeden anlayan, belirgin ve dahili ES uygulamalarının gelişimine olanak sağlar. Bu bakış açısı BY’de gelecekte muhtelif gelişmelerin olacağına işaret eder. Bunlar; Entelektüel iş içerisinde rol alan zihinsel modellerin rolünün anlaşılması alanı üzerine yeni bakış açıları getirilebilir. BY kişi odaklı hale gelecektir çünkü BY organizasyonları başarılı, yetenekli ve birlikte iş yapan kişilerin ağıdır. Bu bakımdan gelecek uygulamalar ve metotlar bir amaca yönelik, sistematik, apaçık, bilgi yakalamak için ileri teknolojiye bağımlı, ulusal dilleri kavratır olacaktır. Bir çok organizasyondan BY’nin nasıl organize olduğu, desteklendiği ve kurulduğu konusunda etkili deneyimler yayılacaktır. Yönetim uygulamaları BY kurulması üzerine değişecektir. BY perspektifleri ve düşünceleri düzenli teşebbüs aktivitelerine gömülü hale gelecektir. Örneğin; ARGE, insan kaynakları, bilişim yönetimi ve teknolojileri, gibi. Yeni uygulamalar takımların iş yürütmesi veya iş yürütmek için gereksinimlerin analiz edilmesi esnasında anlama, bilgi, yetenekler ve davranışların birleştirilmesi üzerine odaklanacaktır. 18 Bir çok organizasyon kişisel bilginin yapısal ES’ye transfer edilmesinde efektif yaklaşımlar oluşturacaktır. Yaygın BY uygulamalarını oluşturmak ve ilişkilendirmek adına çok yönlü yaklaşımlar standartlaşacaktır. Örneğin tasarım yapan, uygulayan, işleten çok yönlü bilgi aktaran programlar yaygınlaşacaktır. Uzman ağlar veya performans destek sistemleri gibi yetenekleri destekleyen eğitim ve bilginin baskın olduğu zekalar, öğrenme şekillerine ve bilmeye ilişkilendirilecektir. BY bir çok yapay zeka geliştirilmesi ile desteklenecektir. Değişik BY görünüşleri ile çalışmak için teşebbüslerdeki artan özelleşmeler şunları içerecektir; Firma seviyesinde: ES yönetimi üzerine önemli derecede uzmanlık, Orta yönetim seviyesinde: yerel yatırımların yönetilmesinin anlaşılmasındaki önem ve işlemsel hedeflerin gerçekleştirilmesindeki bilgi koordinasyonunun sağlanması ve uygulanması, Bilgi yönetimi seviyesinde: Teşebbüs genelinde koordinasyon ve BY ilişkili fonksiyonların, yeteneklerin, aktivitelerin kolaylaştırılması, Operasyonel-bilgi seviyesinde: bilgiyi organize etmede, otomatize etmede, bilgi tabanlı destek ve eğitim sistemlerinin oluşturulmasında ve bilginin son kullanıcılara iletiminde yerel kabiliyetlerin sağlanması. Bilgi organizasyonlarının stratejileri şunları sağlayacaktır; İşbirliği gibi yeni çalışma yöntemleri, İnsan yönetiminde yeni roller, Firma bünyesinde eğitim ve talim için yeni roller, İş organizasyonu üzerine yönetim bilimi için yeni merkezler, Bilgi oluşturmada ve ES ilişkili fırsatlar üzerine strateji oluşturmada yeni merkezler Etkili BY için genel ilkeler Genel iş yürütücülerinin (enterprise business drivers) etkinliğini arttırmak için sistematik ve kati BY. 19 Yaygın bir BY için uzun süreli bir temel sağlamak için bilgi-temelli vizyon, Hangi bilginin uygun olacağını belirlemede feri fonksiyonlar için bilgi gereksinimlerinin tanımlanması, Önceliklerin atanması ve ihtiyaç duyulan BY görevlerinin oluşturulması için bilgi TFZD’nin (tehditler, fırsatlar, zayıflıklar, dirençler) kararlaştırılması, BY uygulamalarının en iyi değerini uygulamak için teşebbüs ve bilgi çabalarının yönünün ayarlanması, BY uygulamalarını etkin kılmak için sistematikleştirilmiş bilgi ilişkili çabalar, BY değerini arttırmak, israfı azaltmak amacı ve önceliklendirme ile BY gerçekleştirilmesi. Sosyal bilimler karar vermenin anlaşılmasını, iş için ihtiyaç duyulan sosyal desteği, etkili öğrenmeyi, işlem transferindeki yetenekleri arttıracaktır. Entelektüel iş doğası üzerine araştırmalar ne kadar faklı bilgi türünün kullanıldığını, ne kadarının sahip olunması gerektiği ile, ne kadarına ulaşıldığını açıklayacaktır. Yönetim bilimi önceliklendirmeye, yatırımlara ve ES yenilenmesinin yönetilmesi için metotlar sağlayacaktır. Yapay zeka ve gelişmiş bilişim teknolojileri yerine geçme kabiliyetlerini arttıracak ve karışık iş görevlerini destekleyecektir. “Fikirler ekonomisi”, “fırsat ekonomisi” ve kaos teorisi gibi yeni yönelimler bilgi toplumu içinde etkili yönetim için yeni bakış açıları ve yeni kılavuzlar sağlayacaktır. Öğrenilmesi gereken ders, daha çok insanı bilgi merkezli bakış açısına adapte etmemizdir. Dünya Ekonomisindeki Değişim: Bilgi Yönetimi Sürücüleri Her ne kadar ilk stratejiler BT ve yeni ürün geliştirme üzerine olsa da bilgi yönetimi operasyon yönetimi, pazarlama, insan kaynaklar (İK), muhasebe ve finans alanlarına doğru genişlemiştir. Bu bölümde yönetim konusunda mevcut bilgi devrimi ile alakalı iki soru dikkatle incelenecektir. İlki, neden günümüzde bilgi yönetimine ilgi son derece artmıştır? İkincisi, bilgi perspektifinin yönetim teorisine ve uygulamalarına sunduğu kritik önemli koşullar nelerdir? 20 Kesin olarak, 20.yy sonunda dünya ekonomisi enformasyon ve iletişim teknolojilerinin kritik rolü ve küreselleşme gidişatı gibi kendine has karakteristik özellikler göstermektedir. Mevcut İş Ortamı - Yeni Bilgi Ekonomisi Yeni ekonomi nedir? Yazılmış olan yorumlardan bazı karakteristikler; Ekonomik gelişmenin evvelki periyotları ile karşılaştırıldığında, endüstriyel ekonomideki sermayeye veya tarımsal ekonomideki araziye karşın, yeni ekonomideki en temel faktör bilgidir (Quinn, 1992; Drucker, 1993; Burton-Jones, 2000). Maddi varlıklardan ziyade maddi olmayan varlıklar üzerine yoğunlaşır (Stewart, 1997; Edvinsson and Malone, 1997). Ağ yapıdır-yeni iletişim medyası ile emsalsiz birbiri ile bağlılığı mümkün kılmıştır: cep telefonları, doğrudan uydu iletişimi, internet, interaktif TV. Neredeyse bütün iletişim medyasının bütün vaziyeti için sayısallaşma sadece organizasyonlar içinde değil organizasyonlar arasında da işbirliği için potansiyeli son derece arttırmıştır (Castelles, 1999). Sayısaldır. Don Tapscott (1995), sayısal teknolojinin merkezi bileşenlerinin silikon çipler ve fiber optik kablo - kum üzerine kurulu olması dahilinde çağımızı “kum çağı” olarak nitelendirmiştir. Enformasyonun dijitalleşmesi (sayısallaşması) enformasyonun iletilmesi, depolanması ve işlenmesi kapasiteleri üzerinde çok büyük etkiye sahiptir. Sanaldır. Sanal organizasyon dijitalleşme ve ağ tarafından sanal işi mümkün kılan, gerçeğe dönüştüren sadece bir örnektir (Hagel ve Singer, 1999). Sanal paranın, sanal işlemlerin, sanal toplulukların, sanal yolculukların ve sanal seksin giderek büyüyen rolü gerçek ve hayali dünyaların arasındaki sınırları, gelecekçi Watts Wacker’ın (Wacker, Taylor, Means, 2000) ileri sürdüğü hayal ettiğimiz her şeyi gerçekleştirebildiğimiz bir çağa girmiş olduğumuz bir noktaya getirmektedir. Hızlı hareket etmektedir. Yeni ekonominin çok hızlı bir değişime uğraması söz konusudur. Kısmen ardı arkası kesilmeyen buluşlar, çok hızlı yayılmaya olanak tanıyan son derece verimli iletişim, teknolojik değişim ekonomiyi çok keskin bir 21 şekilde hızlandırmıştır. Hız, tutulmazlık, ve bağlanabilirlik; Stan Davis ve Chris Meyer (1998)’in modern ekonominin çehresi olarak belirttikleri “blur”u yaratır. Daha iyi icra edilir. Üretkenlik ve Yazılım Tabanlı Ekonomideki Artan Geri Dönüş Günümüzün bilgi-tabanlı ekonomisinin tanımlayıcı niteliği enformasyonun dijitalleşmesidir. Yarı iletkenlerde, bilgisayarlarda, bilgisayar yazılımlarında ve iletişim sistemlerinde vücut bulan dijital teknolojiler nihai bilginin depolama, işleme ve aktarılmasına çok fazla maliyet azalmasını sağlamaktadır. “Yumuşak devrim” iki temel elemana sahiptir. Birincisi, bilgi artık yalnız insanlarda ve sermaye elemanlarında cisimlenmemektedir; yazılımlarda cisimlenmektedir. İkincisi, bu tip yazılımların ekonomisi geleneksel üretim faktörleri ile ilişkili olan ekonomik temellerden kökten farklıdır. Yazılımlarda cisimlenen nihai bilginin yaratılması maliyetlidir fakat bir kere yaratıldı mı, son birim olarak sıfır maliyete yeniden yaratılabilir ve dağıtılabilir. Bilgi Yönetimi için Yeni Ekonominin Etkileri Bilgi üzerine dayalı ekonomide temel olarak yeni bir şey bulunmamaktadır. Bilgi perspektifinden yeni ekonominin fikri farklılığı, tolum tarafından bilgi yığınının yön değiştirmesi, buluşlardaki süratın çok hızlı artması ve en önemlisi modern ekonomideki değer kaynakları için en son erişilen dijital teknolojilerin olmasıdır. Yeni ekonominin bu karakteristik özellikleri son altı yıldır bilgi yönetimindeki ilgi patlamasının başlıca nedenidir. Genel olarak bilgi yönetiminin göze çarpan dört anahtar safhası şunlardır; Bilgideki mülkiyet hakları Bilgi oluşturma ve uygulamada hızlanma Örtük bilgiyi açık bilgiye dönüştürme Standartlar için rekabetçilik İş yönetimindeki dışsal etkilerden çok, bilginin üretilebilen bir kaynak olmasının tanınması ile ilişkili olarak entelektüel aktivitedeki patlamanın etkisi büyüktür. Hayek (1945), Polanyi (1962), Arrow (1962), March ve Simon (1958) tarafından bilgi tartışmasının yeniden keşfi bilgi karakteristikleri ve firma çerçevesinde rolü üzerine yeni düşünce dalgasını meydana getirmiştir. 22 20yy da yönetim düşüncesi üzerine iki önemli gelişme yaşanıştır, bunlar; bilimsel yönetim ve toplam kalite yönetimidir. Bilgi ve Bilimsel Yönetim “Bilimsel Yönetim” hareketi ilk olarak 20.yy başlarında çalışanların işçi ve yöneticiler olarak ayrılması fikrinden oluşmuştur: işçiler işi yaparken yöneticiler yönetimde özellikle karar vermede uzmanlaşır. Ne var ki bütün üretim görevlerinde olduğu gibi uzmanlaşmak bütünleşmeyi gerektirir; yöneticilerin organizasyon bilgisi işçilerin yeteneklerini ve onların iş ortamı koşullarına alışkın olması ile bir araya getirilmelidir. Bu yaklaşımda yöneticilerin işçiler tarafından kullanılan bütün bilgiye erişebildikleri kabulü yapılır. Bu kati kabul bilimsel yönetim açısından olmasa da genel olarak karar oluşturma mekanizmasının hiyerarşisinde zayıflığı meydana getirir.Hiyerarşide rutin konularda karar oluşturma aşağıya doğru kurallar ve prosedürler dahilinde yetki atanarak dağıtılmıştır. Bundan dolayı üst-seviye karar verici yöneticiler alt-seviyedeki karar vericilerin bilgisine erişemezler. Bilgi ve Toplam Kalite Yönetimi (TKY) TKY de bilimsel yönetimde olduğu gibi kara verme ve iş organizasyonunda bilimsel metotların temel uygulamalarına dayanır. Problem çözümlemede TKY neden – sonuç karar ağacını hata analizinde istatistiksel analizleri uygular. Böylece tüzel kişiliği olan şirket üyelerine, bilimsel yönetimde olduğundan oldukça farklı yönetim metotları ve karar verme hakları sağlar. Bilimsel yönetim ve TKY arasındaki kritik fark bilgi karakteristikleri ve dağılımı hakkındaki kabullerde yatar. Bilimsel yönetim yöneticilerin bütün işçiler tarafından oluşturulan bilgiye sahip olduğu kabulünü yaparken, TKY bilginin kolay nakledilebilir olmadığı kabulünü yapar. TKY her çalışanın üretim görevlerindeki ilgili karar verme bilgisinin transferi tarafını tutar. Her ne kadar TKY kalite odaklı gibi görünse de aslında benzer prensip verimlilik içinde uygulanabilir. TKY deki bir diğer örtülü kabulde bütün insanların zeki ve öğrenme kapasitesine sahip olduğudur. 23 Bilgi Yönetimindeki Anahtar Alanlar Şekil 1, değişik bilgi yönetimi aktivitelerinin sınıflandırılmalarını sunar. BİLGİ ÜRETİMİ Bilgiyi Yaratma Araştırma, Tasarım Yaparak öğrenme İş Üzerinde Eğitim, Deneyler, Simülasyon Dış Bilgiye Ulaşma ve Elde Etme Lisans Verme, Eğitim, Dışkaynak, Ortaklıklar Bilgi Belirleme Yeterlilik değerlendirmesi: Keşke HP, HP’nin ne bildiğinin bilseydi Bilgiyi Ölçme Entelektüel Sermayeyi oluşturma, Karşılaştırmalı değerlendirme Bilgiyi Arşivleme Veritabanları, Durum Çalışmaları, Durum Raporları, Hikayeler Bilgi Transferi ve Kopyalama Bil.Sistemleri, Grup Çalışması Yazılımları,Pratik Topluluklar, Personel Transferi Bilgi Birleştirme Kurallar, Alışkanlıklar, Planlama Sistemleri, Modüler Yapılar BİLGİYİ UYGULAMA BİLGİ YÖNETİMİ NELERİ KAPSAR Bilgi Üretimi Bilgi Üretme Bilgiyi Edinme örnk: Araştırma örnk: Toplama, Mübadele, Veri Satınalma Bilgiyi Bilgi Birleştirme Şekil 1. Uygulama Bilgi Yönetiminin Derinliği örnk: Ürün Geliştirme örnk: Stratejik Planlama Anahtar Yeslim Projeler En iyi pratiklerin transferi Bilgi Havuzu Bilgi Kopyalama Bilgi Depolama, Bilgiyi Belirleme 24 Kişisel Kayıtlar Yeterlilik Değerlendirmesi Bilgi Transfer Mekanizmaları Sonuç: Bilgi Mekanizması Sistemi Tasarımı Değer Yaratmak ve rekabet avantajı için bilgi yöntemleri nelerdir? Örnek: Dow patent üretip kullanmakta, yarı iletkenler için yüksek fonksiyonlu Ics tasarımı yapmakta ve yöntem yenilemeyi hızlandırmaktadır.) İlişkili bilginin özellikleri nelerdir? İlişkili bilginin üretimi ve kullanımı için ne tür mekanişzmalara ihtiyaç vardır? Bilgi Yönetimi mekanizmasının iyi çalışabilmesi için Organizasyon Şartları neler olmalıdır? - Organizasyon Yapısı - Katılanlar ve kullanıcılar için teşvikler - Davranış kuralları ve değerler Şekil 1. Bilgi Yönetiminin Derinliği (Devamı) 25 BİLGİ YÖNETİMİNDEN İŞ AVANTAJLARI39 Rekabetçi Pazarda Bilgi Yönetimi Kavramı Organizasyonu üstün kılan bilgisidir. Çünkü diğer bütün kaynakları tekrar üretebilir. Küreselleşen, liberalleşen ve düzensizleşen günümüz pazarlarında rekabetçi olmak isteyen firmalar yenilikçi olmalıdır. Sadece üretimde mükemmel olmak yetmez, müşteri tercihlerini de bilmek gerekir. Firmanın yararı için bilişim teknolojileri kullanarak firma bilgisini oluşturmak, toplamak, depolamak, yaymak ve kullanmak gerekir. Dikar Modeli: Sonuca Ulaştıracak Bilgi Yönetimi = İş Dünyasında Paketlenmiş Bilgi Veri Enformasyon Bilgi Aksiyon Normal Yaklaşım Sonuçlar Kar Amaçlı Yaklaşım Bilgi Yöneticisi, bilgiyi yukarıdan aşağıya izleyebilir. Şekil 2. Dikar Modeli İş nasıl dönüyor bunu anlamamıza yardımcı olur. Kaynakları kullanarak başarılı sonuçlara nasıl ulaşırız? (Bilgi Yönetiminin en etkili şekli.) Burada iki çeşit bilgi türünden bahsedebiliriz: Temel-Enformasyon Tipi Bilgi : Standart uzmanlık Bütünleşik Bilgi : Firmayı pazarda öne çıkaran bilgi Dikar Modeline göre Bilgi Yöneticisi iki yönden de yönetim konularını izleyebilir: Yukarıdan aşağıya, (Veri tarafına) Aşağıdan yukarıya (Sonuçlar tarafına) 39 Peter Murray, Designing for Business Benefits from Knowledge Management, Knowledge Horizons, s. 169171 26 Bilgi Yönetiminde 8 Kurumsal Perpektif Entelektüel Sermaye (değerli bilgi) Bireysel Yetenek Bilgisi (Tecrübe) Felsefesini Bilmek (Derinlemesine Sorular: Rakiplerimiz hakkında ne biliyoruz? Rekabet hakkında ne biliyoruz? Ne bildiğimizi bilmiyoruz?) Teknolojik (Bilgi tamamen kodlanabilir.) Bilgi Ajanı Takımları (Fiziki olmayan yapılanma ile bilgi elde etme.) Stratejik (İşi bilgi bazında tekrar değerlendirmek; Stratejik yönetime bilgi yönetimi kavramlarını dahil etmek; Bilgi yönetimi stratejisi yeniliği destekleyecek bilgiyi içerir) Yöntem (Bilgi yönetiminin kendisi bir iş yöntemidir) Kombinezonlar (Diğer 7 perspektifi kapsar) Organizasyonlarda Bilgi Yönetimi Rekabetçi üstünlüğün yanında insanlar BY’den başka faydalar da beklerler. Ancak bu kısa süreli olmayacaktır. BY üst düzey yöneticilerin yaptığı bir iş olduğu için pahalıdır. Ancak firmalar BY yapmamayı daha pahalı sayarlar. BY enformasyon yönetimine göre daha organiktir. Çünkü insanların kendilerinde veya insanlar arasında oluşur. Başlangıçta teknolojinin rolü olabilir ancak BY insan ve yönetim işidir. Diğer yandan bu yolda da engeller olabilir ve bunlar da insanların içindedir. Çünkü bazı insanlar bilgiyi paylaşmak istemezler. Ayrıca insanların ortak kültürü vardır ve değişmek istemezler yada kısa zamanda değiştirilemezler. Ortak kültüre “Biz bunu böyle yapmayız.” dan “Bu işi kim daha iyi yapabilir?” şeklinde yeni bir anlayışı sokmaya çalışmak gerekir. Organizasyon içinde iş avantajı oluşturacak BY programı için öncelikle firma BY’den ne bekliyor belirlenmelidir. Aslında BY’yi pazar belirler ve BY firma girdisine yöntemine ve çıktısına uygulanabilir. Ancak amaç unutulmamalıdır: Üretimin artırılması. Firma konusunda derinlemesine bilgi sahibi olan ve firmayı özellikle zor durmlardan kurtarabilecek olanlar, orta seviyeli ve orta yaşlı yöneticilerdir. Bilgi ya deneyimlerin birikimidir yada gelişmelerin takip edilip insanlara anlatılmasıdır. Son olarak; BY yatırımının geri dönüşü olmalıdır ve BY her alana uygulanmamalıdır. 27 CKO HAKKINDA NE BİLİYORUZ?40 Organizasyonda Bilgi Yönetiminden sorumlu olabilecek üç ayrı yöneticiden bahsetmekte fayda vardır: CEO: Chief Executive Officer (Organizasyonun en üst yöneticisidir. Stratejik kararlar alır.) CIO: Chief Information Officer (Operasyonel Faaliyetlerin takibi, teknolojik alt yapılarla ilgilenen executive grubunun bir üyesidir.) CKO: Chief Knowledge Officer (Üst düzey Bilgi Yönetimi uzmanıdır. Başlatıcıdır ve bilgilidir; felsefe ile pratiğin bir arada uygulanmasına bakar.) CKO Hakkında Diğer Özellikler: 1. CKO atanır. 2. CKO özelliklerini taşımayanlar zaman içinde kenara kayar. 3. CKO rolünü birisi üstlenmeden BY programlarını başlatmak ve sürdürmek zordur. 4. CKO’yu değişim uzmanı olarak görmek gerekir. Farkı ise bunların fulltime çalışmasıdır. 5. Bu uzun süreli bir pozisyon değildir. 6. CEO tarafından atanmıştır ve CEO’ya rapor verir. 7. Küçük bir ekibi ve bütçesi vardır. 8. Devamlı olarak fikirler ve bunları destekleyecek bütçeler ararlar. 9. Dengeli ve meraklıdırlar. 10. Başarının ve işi bitirmenin adamlarıdır ama ödül almaya gelince fedakardırlar, başkasına bırakırlar. 11. Geniş bir bakış açıları vardır ve genellikle Katoliktirler. 12. Örtük ve açık bilgiyi ve teknolojiyi kullanmak isterler. 13. CEO’nun kafasındaki büyük resmi görebilen ve bunu faaliyete dökebilen insanlardır. 14. Yapılan araştırmalar CKO’ların teorik bilgiden çok, IT Projelerinde görev alan kişilerden seçildiğinde daha başarılı olduklarını ortaya koymuştur. 40 Michael J. Earl andI an A. Scott, What Do We Know About CKOs?, Knowledge Horizons, s. 195-205 28 15. CKO’lar tek başlarına çalışmazlar. En azından insanların intranet ile bağlanmaları gerekir. 16. CKO aynı zamanda environmentalist’dir. Çünkü bilginin üretimi ve paylaşımı için gerekli ortamı oluşturur. 17. İnsanları risk almaya ve tecrübelerden ders çıkarmaya özendirirler. 18. Yöneticiyi bilgilendirir ve uyarırlar. 19. Sadece bilmek yetmez, aynı zamanda projeler başlatırlar. (Actions speak louder than words.) 20. Her zaman çözümler üretirler, içeride çaresini bulamayınca dışarıda da gidilecek yerleri bilirler. 21. Ne tür işleri kimler yapar? Çok iyi bilirler. 22. “Yapılacak İşler Listesi” olmayanlardır. Ne yapılacağını onlar kendileri keşfederler. 23. 1993’te dünya üzerinde sayıları: (14 Kuzey Amerika’da 6 Avrupa’da) TKY İş SürecininYeniden Yapılanması Evangeli st Akıl ve davranışları etkileme işi CKO Değişim Elemanı Tasarımcı Destekleyici, kolaylaştırıcı (Bilişim Analisti) Çevreci, Teknoloji uzmanı, Vizyon sahibi Yöntem Danışmanlığı Şekil 3. Değişim Uzmanı Olarak CKO 29 ÖĞRENEN ORGANİZASYON Araştırmalar bize bilgi tabanlı şirketlerle, öğrenen organizasyonlar arasında bir ilişki olduğunu gösteriyor. Öğrenen organizasyon bilgiyi üretmede, almada ve göndermede ve davranışlarını bu yeni bilgiler ışığında değiştirmede başarılı organizasyondur. David Garvin (Harvard Business School) öğrenen organizasyonun 5 temel yapıtaşını şöyle sıralar: 1. Sistematik problem çözme. 2. Yeni yaklaşımları deneme. 3. Kendi tecrübelerinden ders çıkarma. 4. Başkalarını tecrübelerinden bir şeyler öğrenme. 5. Bilgiyi hızlı ve verimli bir şekilde göndermek. Öğrenen organizasyon değişikliği hisseden ve uyan organizasyondur. (Sensing) İkinci önemli faktör çeşitliliktir. Öğrenen organizasyon değişikliğe farklı yaklaşımlar getirendir. (Variety) The Fifth Discipline Fieldbook kitabının yazarları şu 4 soruyu sorarlar: 1. Tecrübelerinizi sürekli olarak test ediyor musunuz? 2. Bili üretiyor musunuz? 3. Bilgi paylaşılıyor mu? 4. Öğrenme ilişkili mi? Çıkarılan Dersler: Çıkarılan dersler kurum bilgisine eklenmeli ancak tam bilgiyi nasıl elde edeceğiz? Amerikan Ordusunda 1985 ‘den sonra ‘learning after doing’ felsefesi yerleşmiştir. Ders Çıkarılırken: Aciliyet: Gün sonunda olmalı. Katılım: Bütün kilit isimler katılmalı. Açıklık: Bütün düşüncelere yer verilmeli. Yöntem dahilinde:Hatırlaması kolay olacaktır. Kayıt tutma:Karşılaştırma yapmak için önemli. 30 Intel: 10 Kritik Başarı Faktörü 1993 yılında 26.000 çalışanı ile $ 5,8 milyar kar eden INTEL başarısını sürdürmek için bilgi paylaşımına karar verir. Ancak bu süreçte bilgisayar kullanmayacaktır. Çünkü herkes farklı bir yazılım kullanmaktadır. İlk olarak yaptığı “Size döneceğim (I’ll get back to you)” yerine “Tam zamanında (Just in time)” yöntemini benimsemektir. Daha sonra LOTUS NOTES adlı tartışma veritabanları oluşturuldu. Bunlar hem müşteriler için hem de müşteri hizmetlerinde çalışanlar için çok faydalı oldu. Problem çözmek için müşterilerden soru ve öneriler talep edildi. Çok güzel bir bilgi ve dosya paylaşımı olunca uygulamanın başladığı yılın sonunda 5000 kişi Lotus Notes kullanmaya başladı, 2 yıl içinde ise INTEL karını 11,5 milyar dolara çıkardı. 10 Başarı Faktörü 1. İş Yoğunluğu (Business Pressure): Ne kadar rekabet tehdidi var? 2. Uzun Süreli Plan (Long-term thinking): 0-2 yıl? 3. Kıdem (Seniority): Organizasyonda ne kadar yukarıdasınız? 4. İş Şampiyonu (Business champion): Şampiyon bir grup var mı? 5. İş Süreci Değişikliği (Business process change): Firma değişikliğe ne kadar açık? 6. Etkileme (Influence): Ne kadar etkiniz var? 7. Teknik Yeterlilik (Technical capability): Firmanın desteklediği herhangi bir altyapı var mı? 8. İş Mübadelesi (Business trade-off): En iyi teknolojiyi değil, ihtiyacı olanı almak 9. İş Politikası (Office politics): İnsanlar kendileri için en iyi olanı yapıyorlarsa firma için en iyi olanını yapmayabilirler. 10. NOTES tecrübesi (expertise): Ne kadar NOTES deneyiminiz var? 31 BİLİŞİM ÇAĞINDA ORGANİZASYON: HÜCRESEL SİSTEM (CELLULAR FORM) Organizasyon Evrimi 1900 1950 Tarihsel Dönem (Historical Era) Organizasyon Yapısı Anahtar Mallar Hiyerarşi Paraya Dönüşebilen Mallar Etkili Yönetici Chief Operating Officer Yeterlilik Uzmanlık ve Segmentasyon (Specialization and segmentation) Fonksiyonel Yapı Standardizasyon Bölümlenmiş Yapı 2000 2050 Kişiselleştirme (Customization) Network Enformasyon Chief Information Officer Yenilik (Innovation) Hücre Bilgi Chief Knowledge Officer Esneklik ve Yanıtlayıcılık Tasarım Yaratıcılığı (Design creativity) Matrix Yapı Network Yapısı Hücresel Yapı Organizmanın hücreleri gibi her firma bağımsız hareket ediyor ve kendi hedefini gerçekleştirmeye çalışıyor. Ancak ortak özellikleri paylaşıyorlar ve ortak amaçları var. Paralel oluşturulan üretim hatlarında her firma, planlamadan üretime, tedarikçi ve müşterilerle olan ilişkilerinden, beklenmeyen durumlara karşı çözüm geliştirmeden sorumludur. Hücresel sistemde önceki sistemlerin yapısına yeni özellikler eklenmiştir. Divisional formun dağınık girişimciliğini, Matrix formun müşteri yaklaşımını, Nework formun bireysel bilgi organizasyonunu ve mal paylaşımını kapsar. Hücresel sistem bir yönetim felsefesinin sonucudur. Görme yeteneği, girişimcilik, bireysel organizasyon yeteneği, insan yeteneklerine yatırım yapmayı vurgulayan ve risk almayı isteyen bir felsefeyle birleşir. Know-how’ı geliştirmek için personele yapılan yatırım yeni bir şey değildir. 1950’lerden günümüze denenmiştir. Bugün ise farklı olan durum personele olan yatırımın sadece bir opsiyon değil, ekonomik bir zorunluluk olduğudur. Bütün firmaların hücresel sisteme geçmesi şart değildir. Standart üretim ve hizmet sağlayan firmalar geleneksel yöntemlerle çalışmaya devam etmelidirler. Gelecekte etkinlik ve verimliliği artırmak için know-how bilgilerini kaynak kullanımına yansıtan ve risk alan firmalar ekonomik liderler olacaklardır. 32 SONUÇ VE DEĞERLENDİRME 21. Yüzyılın teknoloji ile aracılanmış iletişim çağında bilgi, hem ekonomik sistematiğin, hem de siyasal konjonktürün vazgeçilmez unsuru haline gelmiştir. İnsanın her dönemde gerçeği arama dürtüsünün doğal sonucu olarak Eski Yunan düşünürlerinden modern felsefenin temellerini atan felsefecilere kadar tüm aydınlar bilginin kaynağı, ortaya çıkışı, geniş kitlelere yaygınlaşması üzerine temel sorulardan yola çıkarak farklı yaklaşımlar geliştirmişlerdir. 20. Yüzyılda yaşanan teknolojik gelişmelere bağlı olarak sadece üretim sistemlerinde değil, aynı zamanda iletişim / bilişim sistemlerinde de büyük değişimler yaşanmış, farklı dönemlerde farklı sistem yaklaşımları ön plana çıkmıştır. Günümüzün “yeni ekonomi” olarak adlandırılan mekan-bağımsız ekonomik sistemi, küreselleşme olarak adlandırılan kitlesiz, mekan bağımsız ve bireyleştirilmiş bilgi ve davranış modellerini de desteklemektedir. Bu bağlamda günümüzün küresel ekonomi aktörleri, pazarda kendilerine avantaj sağlayacak yöntem ve uygulamalara büyük kaynaklar aktarmaktadırlar. Bu yöntem ve uygulamaların ortaya çıkarılması ise gün geçtikçe daha yoğunluklu çalışma zamanı, daha çok enformasyon ve daha atılımcı karar alma sürecini gerektirmektedir. Bir bakıma artık işletmelerin pazarda tek rakipleri sadece aynı ürün veya hizmeti üretenler değildir. Aynı zamanda gün geçtikçe bilinçlenen tüketici/alıcının da ikna edilmesi, kendisine sunulan ürün ve hizmeti kabul etmesi gerekmektedir. Bilgi yönetimi yaklaşımı, işletmelerin kurumsal bazda ürettikleri bilginin tecimsel olarak değerlenmesi; dolayısıyla işletmelerin fiziksel olamayan varlıkları ile de değerlenmesi anlamına gelmektedir. Yani bir işletme, sadece ürettiği fiziksel ürün veya hizmetle değil, aynı zamanda yine ürün veya hizmet olarak ortaya çıkan bilgi ya da bu ürün ve hizmetlerin üretiminde elde edilen ve pazardaki diğer rakiplere göre avantaj sağlayan fiziksel olmayan varlık olarak bilgi ile değer kazanmaktadır. Bu durumun en önemli örneği günümüzün yazılım veya hizmet üreten firmaların defter değerlerinin görece fiziki varlıklara dayalı büyük firmalar ile karşılaştırılabilir oranda büyük olması ile açıklanabilir. Diğer yandan küresel bazda ekonomik aktör durumundaki işletmelerin de farklılaşmak için bilgiyi bir araç olarak kullanmaları durumu sözkonusudur. Artık istisnasız tüm faaliyet alanlarında yeni yöntemler, yeni teknikler bulunmalıdır. Bunun da kaynağı, işletme içinde örtük durumda bulunan bilginin açık hale getirilerek tanımlanabilmesi, ürün veya hizmet olarak sunulması ve buna bağlı olarak işletmenin faaliyet alanında markalaşması; ürettiği ürün ve hizmetin tescilini elinde 33 bulundurarak patent haklarına sahip olması ile mümkündür. Bilgi ekonomisi olarak da adlandırılan bu durum, işletmelerin ürün ve hizmeti pazarlama biçimlerini de ihraç ederek doğrudan frenchizing ile kazanç sağlamalarına olanak tanır. Bilgi yönetimi yaklaşımı ile işletmelerin gerekli durumlarda dış kaynak kullanmalarının da yolu açılmış, gereksiz istihdam ve mekan ayırma sorununun ortadan kalkması sağlanmıştır. Bir işletmenin özel uzmanlık gerektiren bir iş için özel formasyona sahip personel istihdamı gerekmemektedir. Bu yaklaşım, bilgi ekonomisinde yeni iş alanlarının ortaya çıkmasına da olanak vermektedir. 34 KAYNAKLAR Akerson, F. E (2005)., Göstergebilime Giriş, Multilingual Yayınevi, İstanbul. Aksoy, M. Firma Düzeyinde Yenilikçilik (Yenilik) ve Bilgi Yönetimi, http://sistem.ie.metu.edu.tr/know_info4.htm Barutçugil, İ. (2002). Bilgi yönetimi. İstanbul: Kariyer Yayıncılık. Broadbent, M. (1998). The phenomenon of knowledge management: What does it mean to the information profession? Information Outlook, 2(5): 23-36. [Çevrim içi], Elektronik adres: http://www.sla.org/pubs/serial /io/1998/may98/broadben.html Çakı, S. ve İ. Savaşçı, Entelektüel Sermaye Bileşenlerinin Değerlendirilmesi: Hipermarketler Üzerine Bir Bakış, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=217# _ftnref1#_ftnref1 Çapar, B. (2003). Bilgi yönetimi: Nasıl bir insangücü? T. Büyükakın ve F. Büyükakın (yay.hazl.). II.Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi: Bildiriler kitabı. 17-18 Mayıs 2003, Derbent, İzmit içinde (s.421-432). İstanbul: Kocaeli Üniversitesi. Çelme, B. ve İşevi, A.S. (2002). Bilgi çağında yeni hazine: Entelektüel sermaye ile rekabeti yakalamak. 11 Ekim 2002’de I. Geleneksel ÜNAK konferansında sunulan bildirinin yayımlanmamış metni. Çıkrıkçı, M., ve A. Daşdan, “Entelektüel Sermayenin Temel Finansal Tablolar Aracılığıyla Sunulması”, Bankacılar Dergisi, 2002, Sayı 43, s.21. Çüçen, Kadir, Bilgi Felsefesi, Asa Kitabevi, Bursa, 2001, http://www20.uludag.edu.tr/~kadir/cucen_tur_blgfls.htm Davenport, T.H. ve Prusak, L. (2001). İş dünyasında bilgi yönetimi: Kuruluşlar ellerindeki bilgiyi nasıl yönetirler? G. Günay (çev.). İstanbul: Rota Yayın Yapım. Duhon, B. (1998). It’s all in our heads. Inform, 12(8): 10. 35 Earl, Michael J. and Scott Ian A., What Do We Know About CKOs?, Knowledge Horizons, s. 195-205 Grant, Robert M., Shifts in the World Economy: The Drivers of Knowledge Management, Knowledge Horizons, s.6-8 Hansen, M.T., Nohria, N. ve Tierney, T. (1999). What’s your strategy for managing knowledge? Harvard Business Review, 77(2): 106-116, 187. Harari, O. (1994). The brain-based organization. Management Review, 83(6):57-60. [Çevrim içi], Elektronik adres: http://search.epnet.com/direct.asp?jid=MGR&db=buh Little, S., Quintas P., and Ray T., (2002) Managing Knowledge: An Essential Reader, The Open University Pres – Sage Publications. s.395. Morrow, Mac, N. (2001). Knowledge management: An introduction. Annual Review of Information Science and Technology, 35: 381-421. Murray, Peter, Designing for Business Benefits from Knowledge Management, Knowledge Horizons, s. 169-171 Öğüt, A. (2001). Bilgi çağında yönetim. Ankara: Nobel Yayın Dağıtım. Parker, S. (2000). Knowledge is like light-information is like water. Information Development, 16(4): 233-236. Srikantaiah, T.K. (2000b). Knowledge management: A faceted overview. T.K. Srikantaiah ve M.E.D. Koenig (yay.hazl.). Knowledge management for the information professional. içinde (s.7-17). Medford: Information Today, Inc. (ASIS Monograph Series). Todd, R.J. (1999). Back to our beginnings: Information utilization, Bertram Brookes and the fundamental equation of information science. Information Processing and Management, 35: 851-870. Townley, C.T. (2001). Knowledge management and academic libraries. College and Research Libraries, 62: 44-56. 36 Wiig, Karl M., Knowledge Management: An Emerging Disciplin Rooted in a Long History, Knowledge Horizons, s.1-3 http://www.rcbadoor.com/makalevekitaplar/bilgiyonetimi.htm http://tr.wikipedia.org/wiki/Socrates 37