ortak prog - Sabancı Vakfı
Transkript
ortak prog - Sabancı Vakfı
BİRLEŞMİŞ MİLLETLER “KADINLARIN VE KIZ ÇOCUKLARININ İNSAN HAKLARININ KORUNMASI VE GELİŞTİRİLMESİ” ORTAK PROGRAMI SABANCI VAKFI HİBE PROGRAMI DENEYİM PAYLAŞIM TOPLANTISI 23 Ekim 2008 Trabzon Toplantı Raporu 1 A. GİRİŞ Sabancı Vakfı, Birleşmiş Milletler “Kadınların ve Kız Çocuklarının İnsan Haklarının Korunması ve Geliştirilmesi” Ortak Programı (BMOP) kapsamında yürüttüğü Hibe Programı'ndan 2007 ve 2008 yıllarında yararlanan proje sahiplerini, deneyimlerini ve başarı hikâyelerini paylaşmaları amacıyla biraraya getirdi. Trabzon’da 23 Ekim 2008’de gerçekleştirilen "Deneyim Paylaşım Toplantısı" ile aşağıdaki kazanımlar sağlandı. Sabancı Vakfı Hibe Programı kapsamında 2007 proje sahiplerinin öyküleri ve başarı hikâyelerin kamuoyu ile paylaşılması, 2007 proje sahiplerinin 2008 proje sahiplerine proje uygulaması hakkındaki deneyimlerini aktarması, Projeler arası değerlendirme ve iletişim ağı ortamının yaratılması, gelecek yıllarda potansiyel ortaklıklar için zemin hazırlanması, Sabancı Vakfı’nın ilk kez 2007 yılında başlattığı hibe programının proje sahipleri tarafından değerlendirilmesi, Trabzon'da gerçekleştirilen toplantının açılış konuşmaları sırasıyla Trabzon Belediye Başkanı Volkan Canalioğlu, BM Nüfus Fonu Temsilcisi Yardımcısı Tunga Tüzer, İçişleri Bakanlığı BM Ortak Programı Ulusal Koordinatörü Mustafa Çöğgün, Sabancı Vakfı Mütevelli Heyeti Başkanı Güler Sabancı, ve Trabzon Valisi Nuri Okutan tarafından yapıldı. Toplantıya ayrıca programın yürütüldüğü illerin vali yardımcıları, İstanbul'dan gelen ulusal basın mensupları ile yerel basın olmak üzere yaklaşık 100 kişi katıldı. Toplantının sabahki bölümünde, açılış konuşmalarının ardından 2007 yılında hibe alan projeler kısa sunumlar yaparak projelerini anlattılar. Kapanış konuşmasını yapan Sabancı Vakfı Direktörü Zerrin Koyunsağan ise Sabancı Vakfı için hibe programlarının önemini anlattı. Toplantının öğleden sonraki bölümünde ise toplam 50 kişinin katılımı ile grup çalışmaları yapıldı. BMOP Koordinatörü Nevin Şenol ve Sabancı Vakfı Kurumsal Gelişme ve Programlar Yöneticisi Filiz Bikmen’in açılış konuşmalarının ardından 2007 ve 2008 yılında hibe alan proje sahipleri, İçişleri Bakanlığı temsilcileri ve yerel yönetimlerin temsilcileri moderatör Feray Salman liderliğinde 6 farklı grupta atölye çalışmaları gerçekleştirdi. Daha önceden belirlenen grupların dağılımı aşağıda yer alan Hibe Programın ana başlıkları ile projelerin konu başlıklarının örtüşmesi sağlanarak oluşturuldu. Her grupta eşit dağılım yapılmasına dikkat edildi. Özellikle gruplarda eşit sayıda 2007 ve 2008 projesi bulunması ve aynı grupta ikiden fazla ilin projesinin bir araya gelmemesi sağlandı. Grup 1: Yerel Karar Mekanizmalarına Katılım Grup 2: Farkındalık/Zihniyet Değişikliği Grup 3: Kentsel Hizmetler Grup 4: Eğitim ve Sağlık Hizmetleri Grup 5: Ekonomik Güçlenme Grup 6: Kamu Kuruluş ve Yerel Yönetimlerin Deneyimi Gruplarda yürütülen tartışma başlıkları aşağıdaki gibi gerçekleştirildi: 1) Hibe Programı: a. Proje başvuru süreci, jüri süreci/sunuşları, ara/son rapor, alan ziyaretleri hakkında görüşler 2) Öneriler ve Tecrübeler: a. Proje Yönetimi: Plan geliştirme, Bütçe geliştirme, Takip, Diğer b. Proje Uygulama: Etkinlikler, İletişim/Basın, Etki değerlendirme, Diğer c. Diğer kurumlarla /ortaklarla ilişkiler: Devlet/Kamu Kurumları, STK’lar, Diğer 2007 yılında hibe alan projeler bu tartışmalarda 2008 yılı hibe sahiplerine deneyimlerini ve projelerin daha etkin yürütülmesi için önerileri ile dikkat edilmesi gereken konuları aktardıktan sonra her bir grup çıktılarını yaptıkları küçük sunumlarla paylaştı. Toplantıda en fazla tartışılan olumlu görüşler: başvuru formu ile ara ve son rapor formatlarının netliği, alan ziyaretlerinin motive edici rolü, program yöneticilerinin duyarlılığı ve iletişim becerisi ile Yerel Koordinatörlerin kolaylaştırıcılığı ve proje hazırlama konusunda bilgi, beceri ve deneyimleri oldu. En fazla tartışılan olumsuzluklar ise: jüri değerlendirmesi geri bildirimi, reddedilen projenin gerekçelerinin yeterli derecede bildirilmemesi, bütçe kalemlerinin yeterince açıklayıcı olmaması, STKların mali yetersizliği, planlanan bütçe ile aktarılan hibenin farklılığı, hibe miktarının az olması, kurumsal kapasite yetersizliği ve projelerin sürdürülebilirliğinin sağlanmasında sıkıntı yaşanması idi. Toplantıya dair tüm çıktılar bu raporda detaylı olarak yazılmıştır. 2 B. ÇIKTILAR (Deneyim Paylaşım Toplantısı gruplarında yapılan tartışmalardan derlenip özetlenmiştir) Hibe Programı’na Yönelik Olumlu Görüşler* Başvuru Süreci Başvuru süresince soruların düzenli cevaplanması Başvurunun elden teslim edilmesi yerine kargoyla yapılması Başvuru formunun anlaşılır, kolay ve Türkçe olması ve proje yazma sürecinin kolaylaştırılması Sunumların jüri önünde yapılması ve uzmanların yönlendirmesi Uygulama Süreci Hibenin YTL üzerinden verilmesi Başlıkların genel olmasının uygulamada hareket serbestisi yaratması Ara raporun teknik analize açık olması Ara ve son rapor formatlarının anlaşılır, kolay ve Türkçe olması Alan ziyaretlerinin motive edici olması Harcamalarda belgeledirmenin proje uygulayıcıları için kolaylaştırıcı olması, kadın kuruluşlarına güveni yansıtması Proje uygulama sürecinde proje ekibinde ya da faaliyetlerde yapılan değişikliklere hibe programının esnek yaklaşıyor olması Program Ekibi ve Yerel Koordinatörler Program yöneticilerinin duyarlılığı ve iletişim becerisi Yerel Koordinatörlerin kolaylaştırıcılığı ve proje hazırlama konusunda bilgi, beceri ve deneyimleri Proje ekibinin statüsü, sorumlu yöneticilerin etkinliği ve duyarlılığı Proje başvurusu yapmayı düşünen kurumların başvuru konusunda cesaretlendirilmesi (Yerel koordinatörlerin olumlu katkıları ile) Yerel koordinatörler ve program idari asistanı ile sürekli iletişim- proje uygulama sürecindeki soru-sorunların anında iletilebilmesi ve yanıt alınması Proje Bütçesi Proje bütçesinin yüksek olmamasının yerel kaynaklarının kullanımına teşvik edici ve mevcut kamu sistemine entegre edici olması Proje Sahiplerine (Kurum) ve Projelere Yönelik Olumlu Görüşler * Uygulama Süreci Proje sahiplerinin kurumsal kapasitelerinin yeterli olması Proje sahiplerinin Proje uygulama bilgi ve becerisinin yeterliliği Yapılan etkinliklerin hedef kitleyi motive etmesi, çarpan etki yaratması ve ileride yapılacak projelere katılımı artırması Basının projelere olan ilgisi ile projenin gündemde tutulması ve daha sonraki projelere katılımı artırması Ortaklıklar Kamunun Kurumsal kapasitesi (insan gücü, mekan, kaynak) Kamunun özkaynak yeterliliği Kamu-STK-Yerel Yönetimlerin birbirini tanıması ve birlikte çalışması Proje başvurularında kamu-STK ortaklığının sağlanması 3 Hibe Programı’na Yönelik Olumsuz Görüşler* Başvuru Süreci Jüri değerlendirilmesi geri bildirimi ve reddedilen projenin gerekçelerinin yeterli derecede bildirilmemesi Proje hazırlama konusunda bilgi, beceri ve deneyim yetersizliği Proje başvurusu öncesinde fizibilite çalışmalarının yapılmaması Proje değerlendirme sürecinin çok uzun olmasının proje ortaklarının biraraya gelerek uygulamaya geçmelerini zorlaştırması Kadın sorununa 5 başlık ayrılmasının sınırlayıcı nitelikte olması Başvuru formunun teknik açıdan yetersiz olması Sabancı Vakfı Hibe Programının “Proje Sunuşları” kısmının kaygı artırıcı ve stres yaratıcı olması* Bütçe kalemlerinin yeterince açıklayıcı olmaması Kamu kurumlarının da Sabancı Vakfı Hibe Programı’na başvurabiliyor olmasının kadın kuruluşlarının hibe alma şansını düşürmesi Valilik ve belediyelerin kendi birimlerini ortak proje başvurusu yapmaya yeterince teşvik etmemesi Uygulama Süreci Ortak Programın amaçları (YEEP) ile proje amaçlarının örtüştürülmesi STKların mali yetersizliği Alan ziyaretlerinin aktivitelere denk gelmemesi Hibe programlarının duyurulmasının ve iletişiminin yetersiz olması Proje Bütçesi Planlanan bütçe ile aktarılan hibenin farklılığı, (bütçe kesintileri) Hibe miktarının az olması Proje Sahiplerine (Kurum) ve Projelere Yönelik Olumsuz Görüşler * Uygulama Süreci Kurumsal kapasite yetersizliği STKların kamunun işleyişi ve hiyerarşisi konusundaki bilgi yetersizliği Proje faaliyetlerinin mevsime uygun olmayışı Projelerin sürdürülebilirliğinin sağlanmasında sıkıntı yaşanması Yerel basının bu tip projelere duyarlı olmaması nedeniyle projenin tanıtımı sağlanamaması* Gönüllülük ve savunuculuk konusunda STK eksikleri Proje süresince faydalanıcıların katılımının devamının sağlanamaması Kendi proje yönetimlerinin yetersizliği (insan kaynağı ve ortaklarla ilişkiler) Farklı bölgelerde dil sorununun yaşanmasının projenin hedef kitleye ulaşmasını engellemesi Ortaklıklar Kurumlarla ilişkilerde ortaklık beyannamesi hazırlanmaması ve ortakların yükümlülüklerinin belirlenmemesi Kamu-STK işbirliğinin sağlanmasının zor olması Kamunun öncelikleri ile projenin önceliklerinin örtüşmemesi Proje ortaklarının projedeki sorumulukları eşit paylaşamaması, büyük sorumluluğun STKlara kalması BM ve Sabancı gibi önemli kurumların varlığının, yerel ortakların projeden ve projeyi uygulayan kurumdan beklentilerini yükseltmesi Yerel ortakların proje sorunlarını ortak olarak sorumluluğunu üstelenmemeleri Merkezi idare ile yerel idarelerin beklentilerinin farklı olması *Her grup bu maddeleri kendi illerindeki duruma ve kendi kapasitelerine göre farklı değerlendirdiği için ayniı konuda hem olumlu hem de olumsuz görüşlerin altında yer alınmaktadır. 4 Sabancı Vakfı Hibe Programı’na Öneriler Sabancı Vakfı Hibe Programı desteği, proje süresi ile sınırlı olmamalı. İhtiyaç duyulduğunda projenin yeni faaliyetleri için ek fon ve ek süre verilmeli “Proje Sunuşları” adının “Projenin Sözlü Tanıtımı” olarak değiştirilmesi Alan ziyaretlerinde Hibe Programı ekibi tarafından proje ortaklarının projenin uygulanmasındaki katılım ve katkı düzeylerinin incelenmesi Sabancı Vakfı Hibe Programı başvuruları açıklandığında herkesin katılımına açık 4-5 günlük ayrıntılı proje hazırlama eğitimleri verilmeli Proje bütçe kalemleri arasında “beklenmeyen giderler” kalemi olmalı Projelerin etki-değerlendirmesi BM tarafından yapılmalı Alan ziyaretlerinin projenin ana faaliyetlerine denk getirilmesi Başvuru sürecinde ek olarak ortaklık beyannamesi istenmeli Proje yönetimi eğitimleri öndeğerlendirme sonrasında verilmeli Bütçe kesintileri/ayarlamaları proje sahipleri ile beraber yapılmalı Red mektuplarında seçilememe sebepleri daha açık anlatılmalı 2008 Proje Sahiplerine Öneriler Paydaşlarla sözlü değil yazılı anlaşma (ortaklık beyannamesi) yapılmalı ve bu form başvuru ek belgesi olarak istenmeli Proje zaman çizelgesi hazırlanırken Resmi ve Özel günlerin mevsim koşulları dikkate alınmalı Etkinin ölçülmesinde anket yapılmalı Kamu kurumlarının doğrudan başvurucu olmaması, ancak kadın kuruluşlarıyla ortak olarak başvurabilmeleri Proje faydalanıcılarına/kursiyerlere devamlılıklarını sağlamak için günlük nakdi katkı sağlanabilir Başarılı projeler daha sonra benzer sorunları yaşayan diğer illere önerilebilir Proje hazırlama sürecinde daha nitelikli projeler hazırlanabilmesine yönelik örnek olması amacıyla eski projelerin yer aldığı bir veri tabanı oluşturulabilir C. SONUÇLAR Sonuç olarak, 23 Ekim 2008’de Trabzon’da düzenlenen "Deneyim Paylaşım Toplantısı" büyük bir başarı elde etmiş ve amaçladığı sonuçlara ulaşmıştır. 2007 proje sahiplerinin öyküleri ve başarı hikâyeleri kamuoyu ile paylaşılmış ve basın tarafından büyük bir ilgiyle karşılanmıştır. Toplantının devamında 2007 proje sahipleri, 2008 proje sahiplerine proje uygulaması hakkındaki deneyimlerini aktarmışlardır. Projeler arasında iletişim ağı oluşturulmuş ve gelecek yıllarda potansiyel ortaklıklar için zemin hazırlanmıştır. Son olarak Sabancı Vakfı’nın ilk kez 2007 yılında başlattığı hibe programı, proje sahipleri tarafından değerlendirilmiştir. Bu değerlendirmeler Sabancı Vakfı ve BM tarafından gözden geçirilecek olup, 2009 yılı Hibe Programı formatı (başvuru, değerlendirme süreci ve proje uygulama süreci) bu görüşler ışığında iyileştirilecektir. Ayrıca 2008 projelerine yapılan öneriler Sabancı Vakfı Hibe Programı ve BMOP web sayfalarında proje sahipleri ile paylaşılacaktır. D. EK Katılımcı Listesi 5