AB Projelerinde Satın Alma ve Sözleşme Kuralları
Transkript
AB Projelerinde Satın Alma ve Sözleşme Kuralları
AB Projelerinde Satın Alma ve Sözleşme Kuralları Banu TUNCAY YILDIZ Mayıs 2010 İçerik Genel Bilgi o o o PRAG Yönetim türü Satın Alma Kuralları • Uygunluk Kriterleri ve diğer esaslar Hizmet Alımı İhaleleri Mal Alımı İhaleleri Yapım İşleri Referans Doküman PRAG (Practical Guide to Contract procedures for EU external actions) AB dış yardımları ihale prosedürlerini ve kurallarını içeren ana kaynak http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/impleme ntation/practical_guide/documents/2008new_prag_final_ en.pdf adresinden ulaşılabilir Yönetim Türü Merkezi olmayan yapılanma (Decentralized Implementation System (DIS)) o Ex-ante • • • Sözleşme Makamının yaptığı herşey (ihale işlemleri, kazananın belirlenmesi, sözleşmenin imzalanması vb.) Avrupa Komisyonunun onayına tabidir. Merkezi Finans ve İhale Birimi --- Türkiye’de akredite olmuş tek Sözleşme Makamıdır Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu--- Onay makamı Uygunluk kriterleri-I o Tabiyet kuralı (rule on nationality) • • o Firmalar uygun tabiyetten olmalı Uzmanlar her milliyetten olabilir (Finansman anlaşmasında aksi belirtilmediği takdirde) Menşe kuralı (rule on origin) • • • Ürünler uygun ülkelerden olmalı İhale aşamasında firmalar beyan eder Kabul işlemleri sırasında menşe belgesi sunulmalıdır Uygunluk kriterleri-II İstisnalar o o o o o Onaya tabidir Acil durumlarda Uygunluk kriterinden dolayı projenin gerçekleşmesi mümkün değil ise Alınacak ürünün ve/veya hizmetin uygun ülkelerden olmadığının gösterilmesi gerekir (piyasa araştırması) Ürünün uygun ülkelerde ucuz olmaması istisna nedeni değildir İhaleden Men-I PRAG 2.3.3 altında olmama o o o o o İhaleden yasaklı olmamalı (KİK, Early Warning System (W5) İflas, konkortota durumunda olmamalı Vergi, sigorta borcu olmamalı Meslekten men edilmiş olmamalı Dolandırıcılık, yolsuzluk, bir suç örgütü içinde yer almak suçlarından veya Avrupa Birliği mali çıkarlarına ters düşecek başka bir yasadışı faaliyetten dolayı kesinleşmiş yargı kararı ile mahkum olmamalı; İhaleden Men-II Mal Alımı ve Yapım İşlerinde o o İhale aşamasında beyan esastır Sözleşme imzalanmadan önce firmalar tüm dokümanları sunmak zorundadır Hizmet Alımı o İhale aşamasında tüm belgeler sunulur ve kontrol edilir Görünürlük Yükleniciler ve hibe faydalanıcıları AB ve Türkiye eş finansmanını görünür kılmak ve gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür. http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibilit y/index_en.htm http://www.avrupa.info.tr/AB_Mali_Destegi /Gorunurluk,Visi.html MFİB’nin yazılı onayı alınmalıdır. Çıkar Çatışması (Conflict of Interest) o o Teknik Şartname (TS) ve/veya İş Tanımı (ToR) hazırlığında bulunan firma ve/veya uzman ihaleye katılamaz. Projenin ön hazırlık aşamasında bulunan Firma ve/veya uzman ancak Sözleşme Makamına ön hazırlığın adil rekabete engel olmadığını ispatladığı takdirde ihaleye katılabilir. İhale verilme prensipleri Şeffaflık Ölçülülük Eşit muamele Ayrım gözetmeme Diğer esaslar Geçmişe dönük sözleşme/zeyilname yapılamaz Standard dokümanlar kullanılmalıdır Sözleşme Makamı belli süreler için ihale dokümanlarını arşivlemelidir Fonu mevcut olmayan projeler sözleşmeye bağlanamaz, ihaleye askı maddesi ile çıkılabilir Çevre unsurlarına dikkat edilmelidir Hizmet Alımı İhaleleri-I Hangi İhale prosedürü uygulanır; ≥ €200,000 <€200,000 fakat > €10,000 ≤ €10,000 Uluslararası Kısıtlı İhale (International Restricted Tender) 1- Çerçeve Sözleşme (FWC) 2- Rekabetçi Pazarlık (Competitive Negotiated Procedure) Doğrudan Temin (Single Tender) Hizmet Alımı İhaleleri-II Hizmet alım türleri o Birim Fiyat (fee-based) • • • • o Teknik destek Uzmanın bulunmasının zorunlu olduğu projeler Danışmanlık, eğitim, kapasite geliştirme vb. Yapılacak iş net tanımlanmalı Götürü Usül (global price) • • • Çıktı odaklı Fizibilite, rapor, strateji dokümanı, Proje Fişi, ToR, TS hazırlığı İstenilen ürün net olarak tanımlanmalı İhale Dokümanları Ön İhale İlanı Ön İhale İlanı FORECAST NOTICE İhale İlanı İhale İhaleİlanı İlanı …………………………………… …………………………………… ………………................... ………………................... …………………………………… …………………………………… ………………................... ………………................... …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………….. ………………………………….. …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………….. ………………………………….. …………………………………….. …………………………………….. …………………………………….. …………………………………….. İhale Dosyası Short ShortList ListNotice Notice Tender İhale Dosyası Tender İhale Dosyası Submission Submission Form 99ITT Form ITT 99Draft Contract Draft Contract 99Special SpecialConditions Conditions 99General Conditions General Conditions 99Terms TermsofofReference Reference 99…….. …….. Hizmet Sözleşmeleri 8 ay sürer Sözleşme İmzası Kazananın belirlenmesi Askıda kalma 50 gün İhale İlanı 30 gün İlk İhale Dokümanlarının Alınması Ön İhale İlanı 30 gün İhale Değerlendirme Kısa Liste PN İlişkiler YÜKLENİCİ FAYDALANICI İHALE YÖNETİCİSİ AB TÜRKİYE DELEGASYONU Çerçeve Sözleşme (FWC) İş Tanımının (ToR) ABGS tarafından iletilmesi İş tanımı (ToR) ve teklif çağrısı (RfS) hazırlıkları ToR ve RfS onaylanması (EUD) Minimum 14 gün Son teklif sunma tarihi (deadline) Minimum 14 gün Değerlendirmenin sonlandırılması Sözleşmenin imzalanması İş Tanımının (ToR) Amacı İhale Sürecinde o o Firmalara sunacakları teklifler için rehberlik eder İhale ve Sözleşme dosyalarının temel ekidir Uygulama Sürecinde o Yüklenicinin, paydaş kuruluşların performansını ölçen temel sözleşme dokümanıdır İş Tanımı (ToR)-I Birim fiyat (Fee-based) http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/se rvices/documents/b8_annexiitorfee_en.doc Götürü Usulü (Global price) http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/se rvices/documents/b8_annexiitorglobal_en.doc Çerçeve Sözleşmeler (Framework Contracts) http://ec.europa.eu/europeaid/work/frameworkcontract/beneficiaries-2009/index_en.htm İş Tanımının Biçim ve İçeriği 1. 2. 3. 4. 5. Geçmiş bilgi (background information) Amaç, beklenen sonuç, varsayım, risk İşin kapsamı Lojistik ve zamanlama Talep edilenler 1. 2. 3. 6. 7. 8. Personel Ofis Danışman firmanın sağlaması gerekenler Raporlama talepleri İzleme ve değerlendirme Görünürlük İşin Kapsamı Proje Fişine paralel olmalı Çok kısıtlayıcı olmamalı! İsteklilerin İş Tanımındaki genel şartları yerine getirecek kendi detaylı organizasyon ve metodolojileri ile teknik tekliflerini hazırlamalarına izin vermeli. Değerlendirme isteklilerin teklif ettikleri organizasyon ve metodolojiye göre yapılır. Talep Edilenler Personel o o o Anahtar uzmanlar Diğer uzmanlar Destek personeli Ofis Danışman firmanın sağlaması gerekenler Kilit Personel-I o o Nitelik ve beceriler • Üniversite mezuniyeti • Bilgisayar bilgisi • Dil bilgisi Genel iş deneyimi • o Kaç yıllık iş deneyimi istenildiği Spesifik iş deneyimi • İstenilen işe özel deneyimler Kilit Personel-II Maksimum 4 uzman Her milletten uzman önerilebilir İhale sırasında ToR da yazılan minimum özelliklere göre CV bazlı değerlendirme yapılır Profiller net olmalı, istenilen minimum özellikleri tanımlamalı Profiller speficik bir uzmanı işaret etmemeli o Örnek: ‘yerel uzman’ değil ‘yerel deneyim’ istenmeli “ideal uzman” profili tanımlanmamalı Kilit Personel-III Zorunlu (minimum) ve Tercih (preferably / asset) edilen şartların ne olduğu net olarak belirtilmeli Minimum şartları karşılamayan uzmanların reddedileceği akıldan çıkarılmamalı. Bu durum tüm teklifin reddedilmesiyle sonuçlanır. Her uzmanın yararlanıcı ülkede geçiriceği minimum zaman yüzdesi belirlenebilir. Örnek: Proje süresinin %75 Ankara’da geçirilmeli. Kilit uzmanların minimum çalışma günleri belirtilir o Sağlayamayan elenir Kilit Personel- IV Kriterler mümkün olduğunca geniş olmalı Örnek: University degree in Economics or equivalent Çok deneyimli ama üniversite derecesi olmayan uzmanlı teklifleri elememek için Örnek: university degree in economics with 5 years of professional experience if not have university degree than at least 10 years of professional experience in the area of economy Kilit Personel- V Kriterler ölçülebilir olmalı Nitelik ve Beceriler o Ability to use IT methodology standards o Risk analysis and management, estimation planning and decision analysis skills o Proven ability to deliver critical projects o Demonstrated ability of analytical and communications skills Kilit Personel- VI Genel İş Deneyimi o 5 years or more IT project management experience in a complex organization or project, with a proven record of successful project implementation. Spesifik İş Deneyimi o Good understanding and knowledge of the ITMS documentation published by the DG TAXUD Diğer Uzmanlar o Kıdemli (senior) / az kıdemli (junior) uzman o ToR da istenilen uzman özellikler belirtilebilir o Belirtilmezse istenilmeyeceği manasına gelmez o Uygulama sırasında gerekli olan uzmanlar firma tarafından sağlanmalıdır o Sözleşme Makamının onayına tabidir Raporlama talepleri Bölüm 7 o o o Ara rapor (süresi 12 aydan az olanlar için zorunlu değil) Taslak final rapor Final rapor Bölüm 7 altına teknik raporlar eklenmemeli Teknik raporlar bölüm 4.2 (Spesifik aktiviteler)’nin altında belirtilmeli Örnek: Başlangıç raporu (birim fiyatlı), Fizibilite çalışması İzleme ve Değerlendirme Performans göstergeleri tanımlanmalı o o o Niceliksel Niteliksel SMART • • • • • Specific - Özel Measurable - Ölçülebilir Achievable - Ulaşılabilir Relevant - İlgili Time-bound – Zaman sınırlı Mal Alımı İhaleleri-I Hangi İhale prosedürü uygulanır; ≥ €150,000 <€150,000 fakat ≥ €60,000 < €60,000 fakat > €10,000 ≤ €10,000 Uluslararası Açık İhale (International Open Tender) Yerel Açık İhale (Local Open Tender) Rekabetçi Pazarlık (Competitive Negotiated Procedure) Doğrudan Temin (Single Tender) İhale Dokümanları Ön İhale İlanı Ön İhale İlanı FORECAST NOTICE İhale İlanı İhale İhaleİlanı İlanı …………………………………… …………………………………… ………………................... ………………................... …………………………………… …………………………………… ………………................... ………………................... …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………….. ………………………………….. …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………….. ………………………………….. …………………………………….. …………………………………….. …………………………………….. …………………………………….. İhale Dosyası Short ShortList ListNotice Notice Tender İhale Dosyası Tender İhale Dosyası Submission Submission Form 99ITT Form ITT 99Draft Contract Draft Contract 99Special SpecialConditions Conditions 99General Conditions General Conditions 99Technical Technical Specification Specification(Annex (Annex IIII+III) +III) 99…….. …….. Mal Alımı İhaleleri- II Sözleşme İmzası İhale İlanı + Askıda kalma 60 gün (uluslararası) 30 gün (yerel) Kazananın belirlenmesi İlk İhale Dokümanlarının Alınması İhale dosyası Ön İhale İlanı 30 gün (yalnız uluslararası ihalelerde) İhale Değerlendirme Mal Alımı İhaleleri- III PRAG TS Şablonu http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/supplies/documents/c4_annexiitec hspeciiitechoffer_en.doc PRAG for IT, ofis ve araç için kılavuz dokümanlar http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/a11_b _it_guidelines_en.doc http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/a11_c _guidelines_furniture_en.doc http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/a11_d _guidelines_vehicles_en.doc MFİB Piyasa Araştırma kılavuzu http://www.cfcu.gov.tr/files/kaynaklar/market_research.pdf Teknik Şartname- I (Technical Specification) o o İhale ve sözleşme aşamasının temel dokümanıdır İki kısımdan oluşur • Genel istekler – – – • Sözleşmenin genel ve özel hükümlerinde yer alan maddeleri içermemelidir (Ör: garanti, menşe, teslim yeri) Eğitim istekleri net belirtilmeli » Yeri » Katılımcı sayısı » İstenilen eğitim içeriği ve süresi » Kim neden sorumlu Görünürlük Ürünlere ait minimum özellikler Teknik Şartname- II (Genel İstekler) Operating Conditions * Relative humidty Example: Unless otherwise specified, all equipment shall operate in environments of 15-35°C, 20-90 percent relative humidity. *Electrical plugs Example: The type of the supplied current in Turkey is 220 V (mono-phase) and 380 V (triphase + neutral). The quality and stability of the supplied current may undergo fluctuations (+ and -) of more than 10%. All hardware must operate on 220 V ± 20 V, 50 Hz ± 0.5 Hz, power supply and be suitable for direct connection to the standard power outlets in Turkey. The type of electrical outlets generally installed in Turkey is the type with 2 side mounted earthing poles. All plugs of all the supplied equipment will have to fit exactly. Standards *ISO certificate *CE -marking Example: The tenderer must prove that the equipment proposed is produced by a manufacturer who is accredited by ISO 9001:2000 or an equivalent Example: Where applicable, the product should bear a CE-marking symbolising conformity with all applicable European Community provisions and directives. Teknik Şartname- III (Minimum özellikler) Yararlanıcı kurumun isteklerini belirtmeli Şeffaflık, Eşit muamele, Adil rekabet, Ayrım gözetmeme ilkelerine uymalı Teknik Şartname- IV (Minimum özellikler) Item: Industrial type medium refrigerator Specification: Energy performance A class Item: Geological compass Specification weight; approximately 60300 gram Teknik Şartname- V (Güncellemeler) Firmalar ihaleye teklif verme son gününden 21 gün öncesine kadar soru sorabilir Sözleşme Makamı ihaleye teklif verme son gününden 11 gün öncesine kadar açıklama ve/veya düzeltme yayınlayabilir TS’de yapılacak güncellemeler dikkatli yapılmalı Rastgele yapılan düzeltmeler piyasada olmayan ürünlerin istenilmesiyle sonuçlanabilir Gerekli ise piyasa araştırması yenilenmelidir Teknik Şartname- VI (Güncellemeler) İlk hali Dimension wxdxh81x58x32cm. Max. speed 6,000 rpm Refrigeration systemThermoelectric Sample imbalance tolerance : ± 5 ml Ambient temperature range: -5 to +25°C Son hali Dimension wxdxh81x58x32cm. Max. speed 85,000 rpm Refrigeration systemThermoelectric Sample imbalance tolerance : ± 5 ml Ambient temperature range: -5 to +25°C Yapım İşleri -I Hangi İhale prosedürü uygulanır; ≥ €5,000,000 <€5,000,000 fakat ≥ €300,000 < €300,000 fakat > €10,000 ≤ €10,000 Rekabetçi Pazarlık Doğrudan Temin 1-Uluslararası Açık İhale Yerel Açık İhale (Local Open Tender) (Competitive (Single Tender) (International Open Negotiated Procedure) Tender) 2-Uluslararası Kısıtlayıcı İhale (International Restricted Tender) Yapım İşleri -II Sözleşme İmzası İhale İlanı + Askıda kalma 90 gün (uluslararası) 60gün (yerel) Kazananın belirlenmesi İlk İhale Dokümanlarının Alınması İhale dosyası Ön İhale İlanı 30 gün (yalnız uluslararası ihalelerde) İhale Değerlendirme Yapım İşleri -III İhale Dosyası İçeriği o o o o o Volume 1: Firmaya talimatlar ve ihale formları Volume 2: Taslak Sözleşme ve şartları Volume 3: Teknik Şartname Volume 4: Model Finansal Teklif Volume 5: Tasarım ve çizim dokümanları Teknik Şartname (genel hükümler, çizimler) Birim fiyat listesi (bill of quantities) Dinlediğiniz için teşekkürler ....