KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi
Transkript
KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi
KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi 1 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi İçindekiler Kol a yOfis ’e Hoş Geldiniz 4 Sözl eşme İmza İşleminin Ta mamlanması 5 Kul l anıcı Bilgilerinin Hazırlanması 5 Des tek Hizmeti 6 Kıs a Mesaj Yönetimi 7 Duruşma, Ara Karar ve İş Planı Bilgilendirmesi 8 Duruşma, Ara Karar ve İş Planı Hatırlatması 9 Topl u Kıs a Mesaj Gönderimi Rehber Üzerinden Kısa Mesaj Gönderimi 10 Grupl ara Kısa Mesaj Gönderimi 10 Excel Formu Üzerinden Toplu Kısa Mesaj Gönderimi 14 Borçl ulara Kıs a Mesaj Gönderimi 15 Borçl u Görüşmesi Esnasında Kısa Mesaj Gönderimi 15 Borçl ulara Toplu Kısa Mesaj Gönderimi 16 Müvekkillere Kısa Mesaj Gönderimi 16 Duruşma Eklendiğinde Otomatik Kısa Mesaj Gönderimi 17 Müvekkillere Toplu Kısa Mesaj Gönderimi 18 Kurum Aya rl arı 19 Kontör Sorgulama 20 Kıs a Mesaj Kayıt Defteri 20 İl etişim 2 10 21 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi ile kısa mesaj gönderimlerinizi gerçekleştirirken; kısa mesaj gönderimini ne şekilde kullanabileceğinizi ve kısa mesajlarınızı ne şekilde yönetmeniz gerektiğini bu kılavuzda bulabilirsiniz. 3 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi KolayOfis ’e Hoş Geldiniz KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi ile hukuk büronuzda ihtiyaç duyacağınız her türlü işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Dava ve icra takibi gibi temel uygulamaların yanı sıra, muhasebe yönetim sistemi, doküman yönetim sistemi ve detaylı raporlamalar sayesinde, her türlü işleminizi sanal ortamda; sorunsuz, hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirin. Genişletilmiş sözleşme yönetimi, danışmanlık bölümü ve daha birçok eklenti ile tüm ofisinizi yönetin. KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi yazılımının web tabanlı yapısı herhangi bir ek kurulum veya herhangi bir ek ücret ödemeden hem ofis içinde hem de ofis dışında tüm işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede ofise bağlı kalmadan da çalışmalarınızı devam ettirebilir, ihtiyaç duyduğunuz bilgilere hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz. Akıllı telefon, tablet ve bilgisayarlarınız ile dilediğiniz zaman, dilediğiniz yerde KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi ‘ne erişebilir ve ofis içerisinde yapabildiğiniz her türlü işlemi gerçekleştirebilirsiniz. KolayOfis Başlangıç Rehberi – kısa mesaj yönetimi içerisinde, başlangıç aşamasında hangi aşamaları sırasıyla yapmanı gerektiğini, kullanımınız için önemli olan konu başlıklarını ve sıkça soruların yanıtlarını bulabilirsiniz. KolayOfis Başlangıç Rehberi, KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi satın alan kullanıcıların ücretsiz olarak, elektronik ortamda, satın alma işleminin tamamlanmasının ardından teslim edilmektedir. 4 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi Kurulum ve Teknik Destek Kısa mesaj servisinin kurulum işlemleri belirli aşamaların ardından tamamlanmaktadır. Sözleşme İmza İşleminin Tamamlanması Kısa mesaj gönderiminin otomatik ve toplu olarak gönderilmesi için, öncelikli olarak MicroDestek tarafından kullanıcılara gönderilen sözleşmelerin imzalanması gerekmektedir. Gönderilen sözleşmenin her sayfası imzalanmalıdır. Kısa mesaj satın alan kullanıcının ticaret siciline göre (kurumsal veya ticari olmayan (bireysel)) ek bilgiler gerekmektedir. Her sayfası imzalı olan sözleşmenin yanında; bireysel kullanıcılar için kimlik fotokopisi, kurumsal kullanıcılar için de imza sirküleri ve vergi levhası ek evrak olarak MicroDestek ‘e teslim edilmelidir. Talep edilen tüm evrakların ıslak imzalı halleri MicroDestek ‘e kargo ile gönderilmelidir. Toplu kısa mesaj işleminin aktif hale getirilmesi için bu belgeler Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’na gönderilmektedir. Bu sebeple evrakların sanal ortamda gönderimi sonucunda kısa mesaj servisi aktif hale getirilmeyecektir. Kullanıcı Bilgilerinin Hazırlanması Evrak işlemlerinin tamamlanmasının ardından kısa mesaj hizmetinin aktif hale getirilmesi için son bir işlem daha bulunmaktadır. MicroDestek tarafından, kısa mesaj tanımlaması yapılan birey veya kurumun, ek kullanıcı bilgileri hazırlanacaktır. Kullanıcı bilgilerinin MicroDestek tarafından hazırlanmasının ardından, kullanıcıların KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi’ne tanıtılması işlemi yapılacaktır. Bu işlem KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi ’nin kurulu olduğu ana 5 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi bilgisayara, uzaktan bağlantı yönetimi ile bağlanarak gerçekleştirilmektedir. Hazırlanan kullanıcı bilgilerinin tanımlanmasının ardından kısa mesaj servisi aktif hale gelecektir. Destek Hizmeti Satış sonrası destek hizmeti kapsamında birçok alanda, siz değerli kullanıcılarımıza hizmet vermekteyiz. KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi destek hizmetini farklı yollar ile sunmaktayız. Blog yazıları, broşürler, e-posta bilgilendirmeleri, sıkça sorulan sorular, destek hattı, çevrim içi sohbet, kullanıcı kılavuzları, sistem güncellemeleri, uzaktan bağlantı ile destek, uzaktan bağlantı ile eğitim ve özel eğitim günleri gibi birçok başlık altında KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi destek hizmetini sizlere ulaştırmaktayız. http://www.microdestek.com.tr/hukuk-otomasyon-sistemidestek internet sitesi üzerinden, son dönemde yapılan güncellemeleri, sıkça sorulan sorular ve yanıtlarını, güncelleme ve destek talep formunu doldurarak çevrimiçi destek talebini veya çevrim içi sohbet alanından anlık olarak sorularınızın yanıtlarını alabilirsiniz. Bunun yanı sıra MicroDestek destek hattı 0232 465 14 88 – 99 numaraları üzerinden anlık destek talebinde bulunabilirsiniz. 6 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi Kısa Mesaj Yönetim Sistemi Kısa mesaj bilgilerinin sisteminize tanımlanmasının ardından, sorunsuz şekilde kısa mesaj gönderimlerine başlayabilirsiniz. Kısa mesaj gönderim işlemlerini aşağıda yer alan başlıklar kapsamında gerçekleştirebilirsiniz. Duruşma, ara karar ve iş planı bilgilendirmesi, Duruşma, ara karar ve iş planı hatırlatması, Toplu kısa mesaj gönderimi, Borçlulara kısa mesaj gönderimi, Sisteme giriş alanında kısa mesaj kullanımı, Müvekkillere kısa mesaj gönderimi, İleri tarihli kısa mesaj gönderimi şeklindedir. Kısa mesaj servisinden etkili şekilde faydalanmak, olası hataların önüne geçmek, kullanıcıların yapmış olduğu işlemleri raporlamak için kısa mesaj yönetim sistemi sizler için faydalı olacaktır. 7 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi Duruşma, Ara Karar ve İş Planı Bilgilendirmesi KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi’ne eklemiş olduğunuz duruşma, ara karar ve iş planlarının otomatik olarak, sorumlu olan kullanıcılara kısa mesaj gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Yapılan işlemleri dilerseniz otomatik olarak, dilerseniz sadece belirli işlemlerde gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Duruşma, ara karar veya iş planı ekleme işlemini gerçekleştirirken “Seçilen Sorumlulara SMS Gönder” kutucuğunun seçili olması yeterli olacaktır. Bu seçeneğin seçimi sonrasında ilgili sorumluya otomatik olarak kısa mesaj gönderilecektir. İşlemlerin sorunsuz olarak tamamlanması için tüm kullanıcıların cep telefonu numaraları sistemde tanımlı olmalıdır. Aksi taktirde hem işlem kayıt altına alınmayacak hem de kısa mesaj gönderimi tamamlanmayacaktır. 8 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi Duruşma, Ara Karar ve İş Planı Hatırlatması KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi’ne eklemiş olduğunuz duruşma, ara karar ve iş planlarının, sorumlu olan kullanıcılara, yapılacak olan işlemin bir gün öncesinde otomatik olarak kısa mesaj gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Bu sayede bir gün öncesinden yapmanız gereken işlemler hakkında bilgi sahibi olabilir ve işlemi kaçırma, unutma ve benzeri durumların yaşanmasına son verebilirsiniz. KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi’nin; duruşma, ara karar ve iş planı hatırlatmasını yapması için, ilgili işlemin kurum ayarlarından düzenlenmesi gerekmektedir. Güvenlik > Kurum Ayarları alt menüsüne giriş yapıldıktan sonra, kurum ayarları seçeneğinin 5. sayfasında bulunan; “Kullanıcı ile giriş yapıldıktan sonra günün işlemleri menüsüne gelindiğinde bir sonraki günün iş planı, ara karar, duruşmalar, keşif, ön inceleme ve inceleme günleri sorumlularına otomatik SMS ile bilgilendirme gitsin mi?” seçeneği aktif hale getirilir. Böylece sisteme giriş yapılmasının ardından otomatik olarak kısa mesaj gönderimi tamamlanacaktır. 9 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi Toplu Kısa Mesaj Gönderimi Kısa mesaj servisi sayesinde farklı seçenekler ile toplu kısa mesaj gönderme işlemi yapabilirsiniz. KolayOfis rehberinde bulunan kişilere, hazırlamış olduğunuz gruplara ve excel formları üzerinden toplu olarak kısa mesaj gönderimi yapabilirsiniz. Bu seçenek içerisinde dosyalardan bağımsız olarak toplu kısa mesaj gönderimi anlatılacaktır. Rehber Üzerinden Kısa Mesaj Gönderimi Cari İşlemler > Cari Düzenle alt menüsünde, sisteminizde kayıtlı olan tüm carilere toplu olarak kısa mesaj gönderebilirsiniz. Gönderim işlemini başarıyla tamamlamak için öncelikle gönderim yapmak istediğiniz carilerin sol tarafında yer alan kutucukların seçimi yapılır. Seçim sonrasında “SMS Mesajı” başlıklı alan, gönderilmek istenen içerik ile doldurulur. Son aşamada ise SMS GÖNDER butonu tıklanır ve KolayOfis rehberi üzerinden toplu kısa mesaj gönderim işlemi tamamlanmış olur. Gruplara Kısa Mesaj Gönderimi Gruplara kısa mesaj gönderimi yapabilmek için öncelikli olarak istenilen grupların KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi’ne eklenmesi gerekmektedir. Yeni grup ekleme işlemi Güvenlik > SMS İşlemleri alt menüsü üzerinden gerçekleştirilir. Alt 10 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi menüye giriş yapılmasının ardından Gruplara Gönder butonu tıklanır. Açılan yeni ekran üzerinde yer alan Lütfen Aşağıdaki Listeden Grup Seçiniz ifadesinin altında ki üç noktalı kutucuk tıklanır. Kutucuğun tıklanmasının ardından Grup Ekle / Düzenle Sil butonu tıklanır. Grup adı alanına eklemek istediğiniz grup adı yazılır ve ekle butonu tıklanır. Böylelikle yeni grup ekleme işlemi tamamlanmış olur. Yine aynı alan üzerinden hatalı olarak eklenmiş olan gruplar düzenlenebilir veya mükerrer olan grupların silinmesi işlemi gerçekleştirilir. Grup ekleme işleminin tamamlanmasının ardından, gruplara kısa mesaj göndermek istenilen kişilerin tanımlamasına geçilir. Bu alanda iki farklı alternatif bulunmaktadır. Birincisi tek tek gruplara kullanıcı eklemek, ikincisi ise excel formundan gruplara kullanıcı eklemek. Tek tek gruplara kişi eklemek için “gruplara kullanıcı ekle düzenle sil” butonu tıklanır. Tıklama 11 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi işleminin ardından yeni bir ekran açılacaktır. Açılan ekran üzerinde öncelikle eklenmesi istenilen kişinin hangi gruba eklenmesi isteniyor ise o grup seçimi, grup adı bölümünden gerçekleştirilir. Sonrasında ise sırasıyla ad, soy ad, unvan, cep telefonu, doğum tarihi, evlilik tarihi ve açıklamalar bölümü doldurularak kaydet butonu tıklanır. Böylelikle kayıt işlemi başarıyla tamamlanmış olur. Bu alanda ad, soy ad, unvan ve cep telefonu alanları zorunlu alanlardır. İkinci alternatif olan excel formundan kullanıcı grubuna yeni kişi eklemek için “Excel’den Gruba Ekle” butonu tıklanır. Butonun tıklanmasının ardından yeni bir ekran açılacaktır. Ekran üzerinden yer alan excel ikonu tıklanır. Böylece hazırlanması gereken excel formu açılacaktır. Açılan excel formu içerisinde yer alan gerekli alanlar doldurulur. Excel formunda ki diğer alanların değiştirilmemesi gerekmektedir. Excel formunun hazırlanmasının ardından dosya seç butonu tıklanır ve dosya seçilerek kaydet butonuna tıklanır ve işlem tamamlanır. Böylece excel formu üzerinden gruplara kişi ekleme işlemi başarıyla tamamlanmış olur. 12 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi Gruplara toplu olarak kısa mesaj gönderimi için ihtiyaç duyulan, kişilerin gruplara eklenmesi işleminin ardından artık kısa mesaj gönderimine geçilir. Gruplara kısa mesaj göndermek için öncelikle “Lütfen Aşağıdaki Listeden Grup Seçiniz” bölümünden, hangi gruba kısa mesaj gönderilmek isteniyor ise grup seçimi yapılır. Aynı anda sadece bir gruba kısa mesaj gönderilmektedir. Grup seçiminin ardından mesaj içeriği alanına, gönderilmesi istenilen kısa mesaj içeriği yazılır. Grupta yer alan kişilere bağlı olarak kısa mesajın içeriğinin değişmesi isteniyor ise aynı ekran üzerinde yer alan değişkenler bölümünden seçim yapılır ve mesaj içeriğine dahil edilir. Bunun yanı sıra gönderilen kısa mesajların 1 mayıs tarihinde yayınlanan kanun hükmüne uyumlu olması adına, 1 Mayıs Kanunu Ekle butonu tıklanır. Grup seçiminin ve mesaj içeriğinin son kontrollerinin ardından SMS Gönder butonu tıklanır ve gruplara toplu kısa mesaj gönderme işlemi tamamlanır. 13 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi Excel Formu Üzerinden Toplu Kısa Mesaj Gönderimi Toplu olarak kısa mesaj gönderiminin son seçeneği excel formu üzerinden toplu kısa mesaj gönderimidir. Excel formu üzerinden toplu kısa mesaj gönderimi işlemi, gruplara kişi ekleme işlemi ile benzerlik göstermektedir. Güvenlik > SMS İşlemleri alt menüsünde yer alan Excel ile SMS Gönder butonu tıklanır. Tıklama işleminin ardından excel ikonu tıklanır ve örnek excel formu açılır. Örnek excel formu üzerinde düzenlemeler yapılır. Düzenlenecek alanların dışında form üzerinde değişim yapılmaması gerekmektedir. Hazırlanan excel formu, sistem üzerinde ki dosya seç butonu tıklanarak seçilir. Son aşamada ise mesaj içeriği hazırlanır. Mesaj içeriğinin başarıyla hazırlanması ve kontrolünün ardından “SMS gönder” butonu tıklanır. Böylece excel formu üzerinden toplu kısa mesaj gönderimi tamamlanmış olur. 14 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi Borçlulara Kısa Mesaj Gönderimi Borçlulara kısa mesaj gönderimi işlemi iki farklı seçenek üzerinden gerçekleştirilmektedir. Borçlu görüşmesi esnasında tek tek kısa mesaj gönderimi veya toplu olarak borçlulara kısa mesaj gönderimi şeklindedir. Borçlu Görüşmesi Esnasında Kısa Mesaj Gönderimi Borçlu ile yapılan görüşmeler esnasında, sistem üzerinden borçlu görüşmesine yönelik detayların girildiği alanda borçluya kısa mesaj gönderme işlemi yapılmaktadır. Bu işlemin yapılması için öncelikle İcra İşlemleri > Eklenmiş Takiplerim alt menüsüne giriş yapılır. Giriş yapıldıktan sonra, borçlu görüşmesi eklenmek istenen dosya seçilir. Seçim sonrasında yine aynı sayfa üzerinde borçlu görüşmesi ekle butonu yer almaktadır. Bu butonun tıklanmasının ardından yeni bir sayfa açılacaktır. Açılan yeni sayfa üzerinden borçlu ile ilgili yapılan görüşme notları alınır ve Borçluya SMS Gönder butonu tıklanarak kısa mesaj gönderilir. Bu alanda borçlunun cep telefonu numarası kayıtlı ise otomatik olarak gelecektir. Tek yapılması gereken mesajın içeriğinin gerilmesi ve ileri tarihli veya hemen gönderme seçeneklerinin seçilmesidir. Son 15 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi olarak SMS Gönder butonu tıklanarak kısa mesaj gönderme işlemi başarıyla tamamlanmış olacaktır. Mesaj içeriği bölümüne, otomatik olarak güncel bakiyeyi de ekleyebilirsiniz. Borçlulara Toplu Kısa Mesaj Gönderimi Yapılan borçlu görüşmeleri esnasında kısa mesaj gönderiminin yanı sıra, toplu olarak borçlulara kısa mesaj gönderimi yapılabilir. Borçlulara toplu olarak kısa mesaj gönderimi yapabilmek için Güvenlik > SMS İşlemleri alt menüsüne giriş yapılır. Giriş yapılmasının ardından Borçlu Listesinden Gönder sekmesi tıklanır. Ekran açıldığında tüm borçlu bilgilerinin yer aldığı ekran açılacaktır. Toplu kısa mesaj gönderilmek istenen borçlular seçilir. Bu alanda filtreleme işlemleri yapılabilir. Ad, unvan, il, ilçe, cep telefonu, durum, TC kimlik numarası, icra dairesi, esas numarası, föy numarası, sistem numarası, dosya durumu, ofis dosya numarası ve klasör numarasına göre filtreleme işlemi yapılabilir. Filtreleme işlemi sayesinde toplu olarak seçim işlemi hızlı ve kolay şekilde tamamlanabilir. Kısa mesaj gönderilmek istenen borçluların seçiminin tamamlanmasının ardından, mesaj içeriği bölümünün doldurulması işlemi gerçekleştirilir. Bu alanda değişkenler de 16 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi kullanılarak; ad, soy ad, unvan ve son bakiye seçili borçluya göre otomatik şekilde düzenlenecek halde eklenebilir. Bu sayede son bakiyesi ve benzeri ifadeler borçluya özel olarak güncellenir. Mesaj içeriğinin hazırlanmasının ardından SMS gönder butonu tıklanır ve borçlulara toplu olarak kısa mesaj gönderme işlemi tamamlanır. Müvekkillere Kısa Mesaj Gönderimi Müvekkillerinize farklı seçenekler ile kısa mesaj gönderimi gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede hem müvekkilleriniz ile iletişiminizi arttırabilir hem de müvekkilleriniz sürekli olarak yöneltmiş olduğu soruları otomatik kısa mesaj göndererek cevaplayabilirsiniz. Bu sayede ofisinizde ki telefon trafiğini azaltabilir ve personellerin farklı iş kollarında da hizmet vermesine imkân sağlayabilirsiniz. Müvekkillerinize iki farklı seçenek ile kısa mesaj gönderebilirsiniz. Duruşma eklendiğinde otomatik kısa mesaj gönderimi, Müvekkillere toplu olarak kısa mesaj gönderimi, şeklindedir. Duruşma Eklendiğinde Otomatik Kısa Mesaj Gönderimi Duruşma günü eklenmesi işlemi sonrasında müvekkillerinize otomatik olarak bilgilendirme kısa mesajı gönderebilirsiniz. Gönderme işlemini yapabilmek için; Hızlı Erişim, Arama Modülü veya Dosya İşlemleri > Duruşma – Keşif Günü Ekle bölümünden duruşma eklenebilecek alana giriş yapılması 17 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi gerekmektedir. Duruşma ekleme bölümüne giriş yaptıktan sonra duruşma ile ilgili genel detayların seçimi sonrasında “Müvekkile SMS Gönder” seçeneği seçilir. Tıklama işlemi yapıldığında, müvekkilin cep telefonu numarası sistemde kayıtlı ise Müvekkil Cep Telefonu alanı dolu olarak gelecektir. Ancak alan boş geliyor ise sadece yapılacak işleme yönelik cep telefonu numarası girişi yapılır. Son olarak Duruşma Ekle butonu tıklanır. Böylece hem duruşma kayıt işlemi tamamlanır hem de kayıt altına alınan duruşmaya yönelik bilgiler otomatik olarak müvekkilinize kısa mesaj olarak gönderilebilir. Müvekkillere Toplu Kısa Mesaj Gönderimi Müvekkillerinize duruşma günü eklerken kısa mesaj gönderme işleminin yanı sıra, toplu olarak kısa mesaj gönderme işlemi de yapılabilir. Özel günler ve haftalarda, yapılan özel hizmet bilgilendirmelerinde veya farklı içerikler için toplu kısa mesaj gönderimi gerçekleştirilebilir. Müvekkillere toplu kısa mesaj gönderimi yapabilmek için Güvenlik > SMS İşlemler alt menüsüne giriş yapılır. Menü içerisinde Cari Listesinden Gönder sekmesi seçilir. Açılan ekran üzerinden kısa mesaj gönderilmek istenen müvekkillerin seçimi yapılır. Bu alanda filtreleme işlemleri yapılabilir. Ad, soy ad, unvan, cep telefonu ve cari tipi seçeneklerine göre filtreleme uygulanabilir. Filtreleme işlemi sayesinde toplu olarak seçim işlemi hızlı ve kolay şekilde tamamlanabilir. Müvekkil seçiminin tamamlanmasının ardından, gönderilmek istenen kısa mesaj, mesaj içeriği bölümüne yazılır. Son olarak SMS gönder butonu tıklanır. Müvekkillere toplu kısa mesaj gönderimi başarıyla tamamlanmış olur. 18 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi Kurum Ayarları Kısa mesaj gönderim işlemlerine yönelik genel düzenleme ve ayarlar, Güvenlik > Kurum Ayarları alt menüsü üzerinden yapılmaktadır. Menüye giriş yaptıktan sonra aşağıda yer alan bilgiler üzerinden düzenleme yapılabilir. “İş planı, ara karar ve duruşmalarda sorumlusuna SMS gönder seçili gelsin mi?” kurum ayarı evet şeklinde düzenlendiğinde; iş planı, ara karar ve duruşma ekleme işleminde kısa mesaj göndermek için seçilmesi gereken alan otomatik olarak seçili gelecektir. “Kullanıcı ile giriş yapıldıktan sonra günün işlemleri menüsüne gelindiğinde bir sonraki günün iş planı, ara karar, duruşmalar, keşif, ön inceleme ve inceleme günleri sorumlularına otomatik SMS ile bilgilendirme gitsin mi?” kurum ayarı evet şeklinde düzenlenebilir. Bu düzenlemenin tamamlanmasının ardından, sisteme giriş yapıldığı anda daha önceden eklenmiş olan iş planı, ara karar ve duruşmaların yönelik bilgiler otomatik olarak sorumlularına kısa mesaj gönderilecektir. “Sistemden gönderilen İş planı, ara karar, duruşmalar, keşif, ön inceleme ve inceleme günleri ile ilgili atılan SMS leri 155 karakter (1 SMS) ile sınırlansın mı?” seçeneği evet olarak düzenlenebilir. Bu düzenleme yapıldığı anda girilen açıklamalar ne olursa olsun, gönderilecek olan kısa mesajın karakteri 155’i geçmeyecek şekilde düzenlenecektir. 19 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi Kontör Sorgulama Kısa mesaj gönderimlerinize devam ederken bir yandan da ne kadar kontörünüz kaldığını merak edebilirsiniz? Bu noktada sistem üzerinden kontör sorgulaması yapmanız gerekebilir. Kontör sorgulama işlemini yapabilmek için Güvenlik > Kurum Ayarları alt menüsüne giriş yapılır. Girişin yapılmasının ardından KALAN SMS KONTÖR SAYISI yanında yer alan sorgula butonu tıklanır. Böylece kaç adet kalan kontör olduğu gözlenmiş olur. Kısa Mesaj Kayıt Defteri KolayOfis Hukuk Otomasyon Sistemi ile gönderilen tüm kısa mesajlar ve detayları kayıt altına alınmaktadır. Hangi kullanıcı, hangi kişiye, hangi tarihte kısa mesaj gönderdi; kullanıcı gruplarına kim kişi ekledi veya sildi gibi birçok ayrıntı kayıt altına alınmaktadır. Böylece kısa mesaj ile ilgili yapılan bütün işlemler raporlanabilmektedir. Gönderilen kısa mesajları, tüm ayrıntıları ile raporlamak için Güvenlik > Sisteme Giriş Saatleri alt menüsüne giriş yapılır. Bu alan giriş yaptıktan sonra sayfanın alt kısmında kayıt defteri yer almaktadır. Kayıt defteri alanında sadece gönderilen kısa mesajlar yer almadığı için kısa mesaj işlemlerinin tespit edilmesi için filtreleme yapılması gerekmektedir. Sütun başlıkları arasında yer alan işlem bölümüne “SMS” yazılır. Böylece hem gönderilen kısa mesajlar hem de gruplara ekleme çıkarma işlemleri ayrı ayrı raporlanmış olacaktır. Yapılan işlemlerin çıktısı alınmak isteniyor ise sayfanın en alt tarafında yer alan yazıcı ikonu tıklanır. 20 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi 21 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi Yönetim Adresi İzmir Teknoloji Geliştirme Bölgesi, İzmir Yüksek Teknoloji Üniversitesi Kampüsü A.3 Binası No:13 Gülbahçe - Urla – İzmir İletişim Numaraları 0232 465 14 88 0232 465 14 99 E-Posta Adresi info@microdestek.com İnternet Adresi www.microdestek.com.tr Önemli Not Bu doküman Mart,2016 tarihinde düzenlenmiştir. Bu tarihten itibaren yapılan yenilikler ve değişiklikler, doküman içerisinde yer alan bilgilerin değişmesine sebep olabilir. Yapılacak olan değişimlerin tamamını MicroDestek saklı tutar. 22 KolayOfis Başlangıç Rehberi – Kısa Mesaj Yönetimi 23