Hakan Karabacak, "Avrupa Birliği Fonları İçin Proje Yönetimi", T.C.
Transkript
Hakan Karabacak, "Avrupa Birliği Fonları İçin Proje Yönetimi", T.C.
T.C. Maliye Bakanlığı Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı AVRUPA BİRLİĞİ FONLARI İÇİN PROJE YÖNETİMİ Dr. Hakan KARABACAK Ankara, 2011 1 05.12.1951 tarih ve 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanununa göre bu eserin bütün yayın, tercüme ve iktibas hakları, Maliye Bakanlığı Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Daire Başkanlığı’na aittir. Bu kitabın tamamı ya da bir kısmı ilgili yasanın hükümlerine göre, izin olmaksızın çoğaltılamaz, yazılı, sözlü, görsel-işitsel kitle iletişim araçları yoluyla yayınlanamaz, depolanamaz, kaynak gösterilmeden alıntı yapılamaz. Yayının içeriğinden yazar sorumludur. Kapak Resmi: Dr. Hakan KARABACAK Ankara, 2011 Tasarım: İvme 0312 210 67 01 2 ÖNSÖZ 2004 yılında basılarak dağıtımı AB ve Dış İlişkiler Daire Başkanlığınca gerçekleştirilen “Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali İşbirliği ve Proje Yönetimi Yaklaşımı” başlıklı kitap Avrupa Birliği’nin sağladığı mali yardımları ve proje yönetimi yaklaşımını tanıtan ilk kitaplardan biriydi. Avrupa Birliği ile mali işbirliği sürecinde katedilen mesafe tamamen güncellenmiş ve yenilenmiş bir çalışmanın yapılması ihtiyacını ortaya çıkarmıştır. Bu çalışma hibe nitelikli AB mali yardımlarından yararlanmak isteyen kamu kurumlarına ve hibe programı yararlanıcılarına proje hazırlık çalışmalarında ihtiyaç duyabilecekleri teknik bilgileri sunmayı ve rehberlik etmeyi amaçlamaktadır. Bu amaçtan hareketle güncel başvuru belgeleri ve standart formlar esas alınarak örneklerle anlatım yöntemi tercih edilmiştir. Uygulamaya yönelik bir bakış açısı ile AB’nin proje yönetimine ilişkin benimsediği temel yaklaşımlar, yöntemler ve kavramlar vurgulanmıştır. Bu anlamda çalışmanın ilgililere bir başvuru kaynağı olmasını ümit ediyorum. Çalışma süresince ilgisini ve desteğini esirgemeyen Daire Başkanım Sayın Pelin KUZEY’e şükranlarımı sunarım. Ankara, 2011 Dr. Hakan Karabacak 3 4 KISALTMALAR AB – Avrupa Birliği ABGS – Avrupa Birliği Genel Sekreterliği AP (Accession Partneship) - Katılım Ortaklığı (Belgesi) CARDS (Community Assistance for Reconstruction, Development and Stability) – Yeniden Yapılanma, Kalkınma ve İstikrar İçin Topluluk Yardımı DPT – Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı EC (European Commission) – Avrupa Komisyonu EP (European Partnership) – Avrupa Ortaklığı IB (Institution Building) – Kurumsal Yapılanma INV (Investment) – Yatırım IPA (Instrument for Pre Accession) – Katılım Öncesi Mali Araç ISPA (Instrument for Structural Policies for Pre-Accession) – Katılım Öncesi Yapısal Politikalar Aracı KOBİ – Küçük ve Orta Büyüklükte İşletmeler LFM (Logical Framework Matrix) – Matıksal Çerçeve Matrisi MDAÜ – Merkezi ve Doğu Avrupa Ülkeleri MEDA (Mediterranean Development Aid) – Akdeniz Kalkınma Yardımları MFİB – Merkezi Finans ve İhale Birimi MIPD (Multi-annual Indicative Planning Document) – Çok Yıllı Endikatif Planlama Belgesi NPAA (National Programme for the Adoption of the Acquis) – Avrupa Birliği Müktesebatının Üstlenilmesine İlişkin Türkiye Ulusal Programı PHARE (Poland and Hungary: Action for the Reconstruction of the Economy) – Polonya ve Macaristan Ekonomilerinin Yeniden Yapılandırılmasına Yönelik Destek SAA (Stabilisation and Association Agreement) – İstikrar ve Ortaklık Anlaşması SAPARD (Special Accession Programme for Agriculture and Rural Development) – Tarım ve Kırsal Kalkınma İçin Özel Katılım Öncesi Program YED – Yerleşik Eşleştirme Danışmanı 5 6 İÇİNDEKİLER Giriş......................................................................................................9 I. Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) ve Hibe Programları..............11 II. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve Mantıksal Çerçeve Matrisi ...............20 II.1 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı .....................................................20 II.2 Mantıksal Çerçeve Matrisi .........................................................23 III. Proje Başvuru Formu .....................................................................42 III.1 Proje Başvuru Formlarında Talep Edilen Başlıca Ortak Bilgiler .42 III.2 Proje Başvuru Formlarında Talep Edilen Bazı Özel Bilgiler .......48 IV. Bütçe ............................................................................................57 IV.1 Proje Fişinde Bütçe ile İlgili Kısımlar .......................................57 IV.2 Hibe Başvuru Formu ve Ekinde Bütçe ile İlgili Kısımlar ...........61 V. Proje Tekliflerinin Değerlendirilmesi .................................................81 Sonuç ................................................................................................91 Ek-1 Proje Başvuru Formlarında Yer Alan Ortak Bilgiler .....................96 Ek-2 Çalışmada Kullanılan Bazı Temel Terimlerin İngilizce Karşılıkları ..97 7 8 Giriş Avrupa Birliği mali yardımları bir takım programlar (veya araçlar) kapsamında sağlanmaktadır. 2007 yılından önce Avrupa Birliği’nin aday ve potansiyel aday ülkelere yönelik tek bir mali yardım programı yoktu ve bu programlar öncelik alanlarına veya hedef aldığı aday ülkelere göre çeşitlilik göstermekteydi.1 Merkezi ve Doğu Avrupa Ülkelerine yönelik PHARE, ISPA ve SAPARD Programları, Güney Doğu Avrupa Ülkelerine yönelik CARDS Programı ve Türkiye’ye yönelik katılım öncesi mali yardım programları dayandıkları hukuksal metinlerle yürürlükteydi. Avrupa Birliği 2007 yılından itibaren aday ve potansiyel aday ülkelere sağladığı mali yardımları Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) adını verdiği tek bir program kapsamına almıştır. IPA kapsamında sağlanan hibe nitelikli mali yardımlarından yararlanmak ancak hazırlanacak projelerle mümkün olabilmektedir. Proje belirlenmiş bir bütçe ile sınırlı bir zaman dilimi içerisinde açıkça ortaya konan hedefleri gerçekleştirmeyi amaçlayan faaliyetler serisi olarak tanımlanabilir.2 Avrupa Birliği, hazırlanacak projelerin teknik anlamda belli niteliklere veya standartlara sahip olmasını beklemektedir. Projelerin biçim ve içerik yönünden aranan niteliklere sahip olması ise proje yönetimine ilişkin olarak Avrupa Birliği tarafından geliştirilen bir takım araç ve yöntemlerle sağlanmaktadır. Avrupa Birliği’nin proje yönetimi yaklaşımı içinde yer alan en önemli yöntem ve araçlardan biri Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve bu yaklaşımın sonucunda hazırlanan Mantıksal Çerçeve Matrisi’dir. Kamu kurumları, yerel idareler, KOBİ’ler, sivil toplum kuruluşları, sanayi, ticaret, ziraat odaları, meslek odaları, vakıflar, dernekler, sendikalar, kooperatifler, üniversiteler ve enstitüler gibi kurum ve kuruluşlar hibe nitelikli AB yardımlarından yararlanmak üzere bu Matrisi hazırlar. Avrupa Birliği fonlarıyla desteklenecek projelerin başvuru paketi içerisinde yer alan en önemli belgelerden biri olan Mantıksal Çerçeve Matrisi proje başvuru formunun ekidir. Proje başvuru formunun Mantıksal Çerçeve Matrisinden sonra hazırlanması uygundur. Merkezi düzeydeki kamu kurumlarınca doldurulan ve proje fişi olarak adlandırılan standart proje başvuru formu ile hibe 1 Aday ülkeler Türkiye’nin yanı sıra Hırvatistan, İzlanda, Karadağ ve Makedonya; potansiyel aday ülkeler ise Arnavutluk, Bosna-Hersek, Sırbistan, ve Birleşmiş Milletlerin 1244 sayılı ilke kararı doğrultusunda özel bir statü verilen Kosova’dır. 2 European Commission, Aid Delivery Methods, Volume 1: Project Cycle Management Guidelines, March 2004 9 programlarından yararlanmak üzere doldurulan standart hibe başvuru formu arasında önemli farklar bulunmaktadır. Bu farklılık gerek başvuru formlarının biçimi açısından gerekse talep edilen bazı bilgiler ve ekleri açısından ortaya çıkmaktadır. Diğer yandan, Avrupa Birliği’nin hibe nitelikli mali yardımlarından yararlanmak üzere hazırlanan proje başvuru formlarında talep edilen bazı bilgiler değişmemektedir. Doldurulması gereken alan başlıkları farklı da olsa Avrupa Birliği’nin her proje başvurusunda olmasını talep ettiği ortak bilgiler bulunmaktadır. Ayrıntılı harcama kalemlerini ve yapılacak sözleşmeleri içeren bütçe formları ve tabloları proje başvuru paketi içinde teslim edilmesi gereken önemli belgelerdendir. AB’nin hibe nitelikli mali yardımlarından yararlanmak üzere hazırlanan tüm projelerde bütçe formunun ve harcamaları gösteren kısımların titizlikle doldurulması gerekmektedir. Projelere aktarılan hibe nitelikli mali yardımlar ancak hazırlanan projelerin bütçe formlarında yer alan harcamalara yönelik olarak kullanılabilmektedir. Başvuru sahipleri tarafından hazırlanan proje başvuru formu, mantıksal çerçeve matrisi ve bütçe formlarını içeren proje teklifleri, kabul veya red yönünde karar verilmek üzere bir değerlendirme sürecinden geçmektedir. Değerlendirme süreci sonunda aranan niteliklere sahip projeler tespit edilerek bunların finansmanına karar verilmektedir. Beş kısımdan oluşan bu çalışmanın ilk kısmında IPA ve hibe programlarının bir tanıtımı yapılacaktır. İkinci kısımda Mantıksal Çerçeve Yaklaşımına ve bu yaklaşımın sonucunda hazırlanan Mantıksal Çerçeve Matrisine yer verilecektir. Üçüncü kısımda proje başvuru formlarında talep edilen bilgiler ve doldurulması gereken alanlar açıklığa kavuşturulacaktır. Proje bütçesinin hazırlanmasına ilişkin açıklamalara dördüncü kısımda yer verilecektir. Son kısımda proje tekliflerinin değerlendirilmesi konusuna değinilecektir. 10 I. KISIM Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) ve Hibe Programları IPA’nın yasal çerçevesini IPA Tüzüğü ve IPA Uygulama Tüzüğü oluşturmaktadır.3 Uygulama dönemi 31 Aralık 2013 tarihinde sona erecek olan IPA, katılıma yönelik diğer mali yardım programlarını yürürlükten kaldırmış veya diğer bir ifadeyle uygulaması devam eden bu programların yerini almıştır.4 İdari ve ekonomik reformlarla iktisadi ve sosyal kalkınmanın desteklenmesi, yoksulluk seviyesinin azaltılması, aday ülkeler için üyelikten sonra da sürdürülecek ve geliştirilecek yasal ve kurumsal bir altyapının oluşturulması IPA’nın temel hedefleri arasında sıralanmaktadır. Bu hedefleri gerçekleştirmek üzere sağlanan IPA mali yardımı aşağıdaki beş bileşen altında kullandırılmaktadır: IPA Bileşenleri IPA I : Geçiş Dönemi Desteği ve Kurumsal Yapılanma, IPA II : Sınır Ötesi İşbirliği, IPA III : Bölgesel Kalkınma, IPA IV : İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi, IPA V : Kırsal Kalkınma. Bu bileşenler kapsamında sağlanan yardımların miktarı Çok Yıllı Endikatif Mali Çerçeve’de belirtilmekte ve bu yardımların yöneleceği öncelik alanları Çok Yıllı Endikatif Planlama Belgesi’nde ortaya konmaktadır.5 Merkezi 3 IPA Tüzüğü için bkz. Council Regulation (EC) No 1085/2006 of 17 July 2006 establishing an Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA) (OJ L 210/82 of 31.07.2006) ve IPA Uygulama Tüzüğü için bkz. Commission Regulation (EC) No 718/2007 of 12 June 2007 implementing Council Regulation (EC) No 1085/2006 establishing an instrument for preaccession assistance (IPA) (OJ L 170/1of 29.06.2007). 4 IPA mali yardımına ve uygulanmasına ilişkin genel kuralları belirlemek üzere Komisyon ve yararlanıcı ülke bir çerçeve anlaşma imzalamaktadır. Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ve Avrupa Toplulukları Komisyonu Arasında Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) ile Temin Edilen Yardımın Uygulanması Çerçevesinde Türkiye Cumhuriyetine Sağlanan Avrupa Topluluğu Mali Yardımlarıyla İlgili İşbirliği Kuralları Hakkında Çerçeve Anlaşma 11 Temmuz 2008 tarihinde imzalanmıştır. Söz konusu Anlaşmanın onaylanması 5824 sayılı Kanunla uygun bulunmuş ve Anlaşma, 24 Aralık 2008 tarih ve 27090 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2008/14450 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe girmiştir. 5 Bu belgeler üç yıllık olarak hazırlanmaktadır. AB Komisyonu tarafından hazırlanan güncel Çok Yıllı Endikatif Mali Çerçeve için bkz. Communication from the Commission to the 11 düzeydeki kamu kurumları öncelikli alanlarını gerçekleştirmeye yönelik projeler hazırlamaktadır. Hazırlanan projelerden bir kısmının bütçesi bizzat proje hazırlayan kurumca AB müktesebatına uyuma yönelik ihtiyaçları doğrultusunda kullanılmaktadır. Bütçesi bizzat projeyi hazırlayan merkezi düzeydeki kamu kurumlarınca kullanılan projeler makro projeler olarak adlandırılabilir. Bu projelerden bazılarının bütçesi ise hibe programları ile yerel idareler, KOBİ’ler, sivil toplum kuruluşları, sanayi, ticaret, ziraat odaları, meslek odaları, vakıflar, dernekler, sendikalar, kooperatifler, üniversiteler ve enstitüler gibi kurum ve kuruluşlara kullandırılmaktadır.6 Hibe programları kapsamında diğer kurumlarca hazırlanan projeler ise mikro projeler olarak adlandırılabilir. Hibe programları, makro projelerin bir uygulama yöntemi olarak karşımıza çıkmaktadır. Böylece merkezi düzeydeki kamu kurumları dışında yer alan kurumların da AB uyum çalışmalarına katılımlarının teşvik edilmesi ve IPA’nın hedeflerine ulaşmaya katkıda bulunmaları amaçlanmaktadır. Merkezi olmayan idari yapılanma içinde katılım öncesi yardım kaynaklarının yöneleceği öncelik alanlarına, bu yardımların kullanım şekline ve seçilecek makro projelere ilişkin kararlar mali işbirliği programlaması adı verilen bir süreçte alınmaktadır. Bu süreçte kamu kurumlarının hazırlayacakları makro projelere yönelik proje çağrıları Avrupa Birliği Genel Sekreterliği (ABGS) tarafından yapılmaktadır. Programlama süreci sonucunda üzerinde uzlaşı sağlanmış makro projeleri içeren proje paketleri ortaya çıkmaktadır. Proje paketine dahil bu projelerin uygulanması Türkiye ve AB Komisyonu arasında ilgili programlama yılına ve IPA bileşenine ilişkin olarak imzalanan Finansman Anlaşmaları ile mümkün olmaktadır. Kamu kurumları veya hibe programlarının yararlanıcı kuruluşları tarafından hazırlanan projelerin seçilmesi, izlenmesi, değerlendirilmesi, ihale, sözleşme ve ödemelerinin gerçekleştirilmesi gibi işlevler ülkemizde merkezi olmayan bir yapılanma sisteminin kişileri ve kurumları tarafından yerine getirilmektedir. Council and the European Parliament: Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA) Multi Annual Indicative Financial Framework for 2010-2012, Brussels, 5 November 2008, COM (2008) 705 Final. Ülkemiz ve AB Komisyonu tarafından işbirliği halinde hazırlanan Taslak 2011-2013 Çok Yıllı Endikatif Planlama Belgesi’ne yakın bir zamanda AB Komisyonu tarafından resmiyet kazandırılması beklenmektedir. 6 Hibe programları IPA Tüzüğüne gore IPA I. bileşeni kapsamında sağlanacak yardım biçimlerinden biridir. 12 Avrupa Birliği tarafından tüm aday ülkelerden istenen bu idari yapılanma, Ülkemizde 18 Temmuz 2001 tarih ve 2001/41 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile oluşturulmuş ve 4 Aralık 2009 tarih ve 2009/18 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kapsamlı biçimde değiştirilmiştir.7 7 2009/18 sayılı Başbakanlık Genelgesi uyarınca, katılım öncesi yardımın genel koordinasyonunu sağlamak üzere Ulusal Katılım Öncesi Yardım Koordinatörü olarak Avrupa Birliği Genel Sekreteri görevlendirilmiştir. Ulusal Katılım Öncesi Yardım Koordinatörünün sekretarya hizmetleri ABGS tarafından yürütülmektedir. IPA 1. bileşenine ilişkin programlama ve izleme sürecini yürütmek ve koordine etmek ABGS’nin görevleri arasındadır. Ayrıca Katılım Öncesi Yardım Aracı 2. bileşeni ile ilgili olarak, Türkiye’nin katılım sağladığı ve önümüzdeki dönemde katılacağı programlarla ilgili çalışmaları yürütmek üzere ABGS Ulusal Otorite olarak belirlenmiştir.8 Ulusal Yetkilendirme Görevlisi, Avrupa Birliğinden sağlanacak fonların mali yönetimi, işlemlerin mevzuata uygunluğu ile yönetim ve kontrol sistemlerinin etkin işlemesinden sorumludur. Ulusal Yetkilendirme Görevlisi olarak Hazine Müsteşarı görevlendirilmiştir. Hazine Müsteşarlığı bünyesinde bulunan Ulusal Fon, Ulusal Yetkilendirme Görevlisinin sorumluluğu altında, Katılım Öncesi Yardım Aracı çerçevesinde sağlanacak yardımların mali yönetimi ile görevlidir. IPA’nın 3. 4. ve 5. bileşenlerinin uygulanmasına ilişkin ayrıntılar bunlara ilişkin hazırlanan operasyonel programlarda yer almaktadır. Katılım Öncesi Yardım Aracı 3. ve 4. Bileşenleri için ilgili operasyonel programların ve Katılım Öncesi Yardım Aracı 5. Bileşeni için Kırsal Kalkınma Programının hazırlanması ve uygulamanın yürütülmesinden sorumlu kurumlar Program Otoriteleri olarak adlandırılmaktadır. Katılım Öncesi Yardım Aracının 3., 4. ve 5. Bileşenlerine ilişkin olarak Operasyonel Programların hazırlanması ve uygulanmasından aşağıdaki kurumlar yetkili ve sorumludur. 7 Katılım Öncesi AB’den Sağlanacak Fonların Yönetimine ilişkin 2009/18 sayılı Başbakanlık Genelgesi 4 Aralık 2009 tarih ve 27422 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. 8 ABGS bu görevi, Merkezi Finans ve İhale Birimi ile işbirliği içerisinde yürütmektedir. 13 Bileşen (3) Bölgesel Kalkınma (4) İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi (5) Kırsal Kalkınma Operasyonel Program Program Otoritesi Çevre Çevre ve Orman Bakanlığı Ulaştırma Ulaştırma Bakanlığı Bölgesel Rekabet Edebilirlik İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Kırsal Kalkınma Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Tarım ve Köyişleri Bakanlığı (Yönetim Otoritesi); Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu (Katılım Öncesi Yardım Aracı Kırsal Kalkınma Ajansı) Katılım Öncesi Yardım Aracının 3. ve 4. Bileşenleri kapsamında sağlanacak yardımların koordinasyonunu sağlamak üzere, Stratejik Koordinatör sıfatı ile Devlet Planlama Teşkilatı (DPT) Müsteşar Yardımcısı görevlendirilmiştir. Stratejik Koordinatörün sekretarya hizmetleri DPT Müsteşarlığı tarafından yerine getirilmektedir. Merkezi düzeydeki kamu kurumları gerek bu idari yapılanmada kendilerine verilen görevlere dayanarak gerekse proje hazırlayıcı ve uygulayıcı kurumlar sıfatıyla merkezi olmayan yapılanmanın farklı kurumları ile temas halindedir. Mali yardımların kullanmaya yönelik idari yapılanmanın kurumlarından biri de Merkezi Finans ve İhale Birimi (MFİB)’dir. MFİB ilgili IPA bileşenleri kapsamındaki projelerin Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun olarak ihale, sözleşme, ödeme ve raporlama işlemlerini üstlenmiştir.9 Hazine Müsteşarlığına bağlı olarak faaliyet gösteren bu kurum hibe programlarının duyurusu yapma ve başvuru ve değerlendirmenin koordinasyonunu sağlama görevlerini yerine getirmektedir. Dolayısıyla, hibe programları kapsamında mikro projeler hazırlayan kurumlar merkezi olmayan yapılanma içerisinde sadece MFİB ile temas halindedir. Hibe Programlarında proje başvuru süreci sözleşme makamı olan MFİB’in proje teklif çağrısına ilişkin duyurusu ile başlamaktadır. Teklif çağrıları, ilgili olduğu hibe programına ait duyuruları, hibe başvuru rehberini, ön teklif formunu, hibe başvuru formunu, bu forma ek yapılacak çok sayıda standart formu ve hibe programına ilişkin özel koşul ve düzenlemeleri 9 Katılım Öncesi Yardım Aracının 5. Bileşeni kapsamında, başvuru çağrı ilanlarına çıkılması, proje seçimi, sözleşme, ödeme ve raporlama işlemlerinin yürütülmesinden Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu sorumludur. 14 açıklayan belgeleri içermektedir. Her bir hibe programının teklif çağrısı programa özel olup, dikkatli okunmalı ve bağımsız değerlendirilmelidir. Teklif çağrısı ile yayımlanan hibe başvuru rehberi ait olduğu hibe programının anayasasıdır. Hibe programından yararlanmak üzere hazırlanacak projelerde ihtiyaç duyulabilecek bilgileri, farklı anlayışlara mahal bırakmayacak şekilde sunmaktadır. Bu çerçevede, rehberler ait olduğu teklif çağrısının kurallarını, ilgili hibe programından desteklenecek projelerin taşıması gereken nitelikleri ve başvuruların seçimi ve değerlendirilmesinde izlenecek usulleri ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Hibe başvuru rehberleri aşağıda yer alan konu başlıklarına ait bilgiler vermektedir: Programın hedefleri ve destekleyeceği öncelik alanları, Sağlanacak mali destek miktarları ve her bir proje için alt ve üst sınırlar, Başvuru sahiplerinin ve ortaklık şartı aranıyorsa ortakların nitelikleri ve sağlayacağı koşullar (başvuru sahibi ve ortaklarının uygunluğu), Hibe başvurusunda bulunulacak projelerin süresi, konusu, yeri, türleri, kapsayabileceği ve kapsayamayacağı faaliyetler (faaliyetlerin uygunluğu), Hibeden karşılanabilecek ve hibeden karşılanamayacak maliyetler (maliyetlerin uygunluğu), Başvuru şekline, yapılacak işlemlere ve son tarihlere ilişkin bilgiler, Başvuruların değerlendirilmesi ve seçimine ilişkin bilgiler, Değerlendirme aşama ve kriterlerine ilişkin bilgiler, Sözleşme makamı (MFİB) tarafından işletilecek sürece ilişkin ayrıntılar, Başvuru esnasında sunulacak, başvuru sonrasında hazırlanacak ve referans alınacak belgelere ilişkin bilgiler. Hibe programlarına başvurular Türkçe veya İngilizce olarak yapılabilmektedir. Hibe programından yararlanmak üzere hazırlanan projenin başvurusu esnasında sunulan belgelerin listesi için hibe başvuru 15 rehberlerine bakılmalıdır. Genel fikir vermek amacıyla Hibe Başvuru Rehberi altında yer alan ve bu çalışmada yer verilen eklerin hiyerarşik listesi aşağıda sunulmaktadır: Hibe Başvuru Rehberi Doldurulacak Belgeler EK A – Başvuru Formu (word formatında) Kısım A – Proje Ön Teklifi Bölüm 1. Ön Tekliflerin Hazırlanmasına İlişkin Kılavuz Bölüm 2. Ön Teklif Kontrol Listesi (Sınırlı Teklif Çağrısı için) Bölüm 3. Ön Teklif için Başvuru Sahibinin Beyanı (Sınırlı Teklif Çağrısı için) Bölüm 4. Ön Teklif için Değerlendirme Tablosu (Sınırlı Teklif Çağrısı için) Kısım B – Tam Başvuru Formu Bölüm 1. Genel Bilgi Bölüm 2. Proje Bölüm 3. Başvuru Sahibi Bölüm 4. Başvuru Sahibinin Projeye Katılan Ortakları Bölüm 5. Başvuru Sahibinin Projeye Katılan İştirakçileri Bölüm 6. Başvuru Formu için Kontrol Listesi Bölüm 7. Başvuru Sahibinin Beyanı Bölüm 8. Başvuru Formu için Değerlendirme Tablosu EK B – Bütçe (Excel formatında) (4 farklı çalışma sayfası vardır). EK C – Mantıksal Çerçeve (Excel formatında) EK D – Tüzel Kişilik Belgesi (Excel formatında) EK E – Mali Kimlik Formu Bilgilendirici Belgeler EK G – Standart Hibe Sözleşmesi Bu belgelerin şablonları teklif çağrısı ile yayımlanmaktadır.10 Teklif çağrıları sınırlı teklif çağrısı ve açık teklif çağrısı olmak üzere iki farklı usulde ilan edilebilmektedir. Sınırlı teklif çağrılarında ilk aşamada sadece “proje ön teklifleri” değerlendirilmek üzere teslim edilmektedir. Proje ön teklifleri başarılı bulunan başvuru sahipleri hibe başvuru formlarını ve eklerini sunmaya davet edilmektedir. Açık teklif çağrısında ise başvuru formunun tamamı (Kısım A: ön teklif formu ve Kısım B: tam başvuru formu), bütçe ve mantıksal çerçeve değerlendirilmek üzere ilk 10 16 Teklif çağrısı ile yayımlanan belgeler, 1 Kasım 2010 tarihi itibariyle güncellenmiştir. aşamada teslim edilmektedir. Ancak Ön Teklif Formunda yer alan 2, 3 ve 4. Bölümler teslim edilmemektedir. Bununla beraber, ilk adımda yine sadece proje ön teklifleri değerlendirilmekte ve ön elemeyi geçenlerin başvuru paketi değerlendirilmeye alınmaktadır. Başvuru sahibi ön teklif veya başvuru formunu eksiksiz doldurduğunu bunlara ait Kontrol Listesi ile doğrulamakta, Başvuru Sahibinin Beyanı ile yükümlülüklere uyacağını ve sunduğu bilgilerin doğruluğunu kabul etmektedir. Ön teklif formunda başvuru formunda istenen bilgilerin 5 sayfayı geçmeyecek şekilde geniş bir özeti sunulmaktadır. Gerek proje ön teklifinde gerekse başvuru formlarında sunulan bilgilerin anlaşılır olmaması ve bu yüzden Sözleşme Makamı’nın tarafsız bir değerlendirme yapmasına engel teşkil etmesi durumunda başvuru sahibinden, ek açıklama talep edilebilmektedir. Bütçede yer verilen rakamlarla başvuru formundaki rakamların uyumsuz olması gibi tutarsızlıklar başvurunun reddi ile sonuçlanabilmektedir. Mantıksal çerçeve matrisi ve bütçe formu gibi hibe başvuru formunun eklerinin de gerekli tüm bilgileri içerecek biçimde doldurularak teslim edilmesi gerekmektedir. Hibe başvuru rehberlerinde belirtilenler dışında Ön Teklif Formuna ve Hibe Başvuru Formuna ilave olarak başka bir ek gönderilmemelidir. Ön teklif formlarının ve hibe başvuru formlarının nereye ve nasıl gönderileceğine ilişkin ayrıntılara hibe başvuru rehberlerinde yer verilmektedir. Buna göre başvurular, kapalı (mühürlü) zarf içinde iadeli taahhütlü posta ile, özel kargo şirketi ile veya elden son başvuru tarihi ve saatine kadar MFİB’in elinde olacak şekilde teslim edilmektedir. Faks ve elektronik posta ile gönderilen veya ilan edilen son başvuru tarih ve saatinden sonra yapılan başvurular reddedilmektedir. El yazısı ile doldurulan belgeler kabul edilmemektedir. Hibe başvuru formunun ilgili tüm bölümleri mutlaka doldurulmalıdır. İlgili olmayan bölümler silinmemelidir. Bunların altına bu bölümün geçerli olmadığını belirten “not applicable” ifadesi yazılmalıdır. Başvuruda istenen belgelerin elektronik formatta (CD-Rom) sunulması da gerekmektedir. Elektronik format, matbu versiyonla birebir aynı içeriğe sahip olmalıdır. Bazı hibe programlarında “ortaklık” şartı aranmaktadır. Ortaklık şartının aranması durumunda, projeye dahil olacak ortakların niteliklerine ve sayılarına ilişkin olarak gerekli açıklamalar hibe başvuru rehberlerinde yapılmaktadır. Bu durumda, başvuru sahiplerinin rehberde belirlenen 17 koşulları karşılayan ortaklarla birlikte başvuruda bulunmaları gerekmektedir. Ortaklar projenin tasarımına ve uygulamasına katılmaktadırlar. Dolayısıyla hibe başvuru rehberlerinde başvuru sahipleri için belirlenen uygunluk kriterleri ortakları da kapsamaktadır. Ortaklar, hibe başvuru formunun içinde yer alan ve iyi ortaklık prensiplerini kabul ettiklerini gösteren bir Ortaklık Beyannamesi imzalarlar. Hibe başvuru rehberlerinde yer verilen diğer iki önemli paydaş, iştirakçiler ve alt yüklenicilerdir. Bunlar ortak olarak kabul edilmemektedir ve ortaklık beyannamesi imzalamak zorunda değillerdir. Projede yer alan iştirakçi kuruluşlar proje faaliyetlerinde çeşitli görevler alırlar. Ancak iştirakçi kuruluşlar için, hibe başvuru rehberlerinde belirtilen uygunluk kriterlerini sağlama şartı aranmamaktadır. Hibe yararlanıcıları projelerde tanımlı işleri alt yüklenicilere ihale edebilirler. Örneğin bir eğitim faaliyeti proje sahibi tarafından düzenlenmeyip bir danışmanlık firmasına yaptırılabilir. Alt yükleniciler ortak ya da iştirakçi olmayıp, hibe başvuru rehberlerinin ekinde bulunan standart hibe sözleşmesinde yer verilen satın alma kurallarına tabidirler.11 Hibe Programlarına ilişkin teklif çağrıları ve ilgili tüm belgeler MFİB ve ABGS’nin internet sayfalarında yayımlanmaktadır. Teklif çağrılarına ilişkin düzenli bir duyuru zamanlaması bulunmamaktadır. Bir hibe programı kapsamında teklif çağrısının yapılması ile projelerin son teslim tarihi arasındaki süre 2-3 aydır. Dolayısıyla, yararlanmak isteyen kurumlarca ilgili internet sayfalarının düzenli olarak takip edilmesi gerekmektedir.12 11 Hibe programlarına ilişkin açıklamalarda MFİB’in internet sayfasında yayımlanan hibe başvuru rehberlerinden ve EuropeAid’in internet sayfasından yararlanılmıştır: http://www.cfcu.gov.tr/tender.php?lng=en&action=tender_search (Merkezi Finans ve İhale Birimi) http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm (AB Komisyonu Yardım ve İşbirliği Ofisi (EuropeAid)) 12 Merkezi Finans ve İhale Birimi’nin internet sayfası: www.cfcu.gov.tr; Avrupa Birliği Genel Sekreterliği’nin internet sayfası: www.abgs.gov.tr 18 Özet Avrupa Birliği tarafından aday ülkelere sağlanan tüm mali yardımlar 2007 yılından itibaren IPA adı verilen tek bir program kapsamına alınmıştır. IPA mali yardımı 5 bileşen kapsamında kullandırılır. Türkiye’de mali yardımların kullanımına yönelik merkezi olmayan bir uygulama sistemi kurulmuştur. AB mali yardımlarından yararlanmak üzere AB’nin istediği standartlara sahip projeler hazırlamak gerekmektedir. Hibe programı merkezi düzeydeki merkezi düzeydeki kamu kurumları tarafından hazırlanan projelerin bir uygulama yöntemidir. Merkezi düzeydeki kamu kurumları için proje başvuru süreci ABGS’den gelecek proje çağrısı ile başlar. Hibe programları yararlanıcıları için proje başvuru süreci MFİB’nin proje çağrısı ile başlar. Teklif çağrısı ile hibe başvuru rehberi başta olmak üzere hibe programına ait tüm ilgili belgeler yayımlanmaktadır. Proje hazırlamadan önce hibe başvuru rehberleri dikkatle okunmalıdır. Hibe Programlarına ilişkin teklif çağrıları ve ilgili tüm belgeler MFİB ve ABGS’nin internet sayfalarında yayımlanmaktadır. 19 II. KISIM Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve Mantıksal Çerçeve Matrisi II.1 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı 1960’ların sonlarında geliştirilen Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, projelerin planlanması, yönetilmesi ve değerlendirilmesine yönelik önemli bir metodolojidir. AB Komisyonu 1993 yılından bugüne proje yönetiminin bir parçası olarak bu yaklaşımın projelerde kullanımını zorunlu tutmaktadır. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı sistematik, analitik ve mantığa dayalı bir düşünce biçimi sunmaktadır. PHARE Programlama Rehberinde yer alan aşağıdaki ifadeler Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının önemini ortaya koymaktadır:13 “Proje fişlerinin hazırlanması aşamasında, yararlanıcı Mantıksal Çerçeve Yaklaşımını kullanmalıdır. Mantıksal Çerçevenin hazırlanması, projenin hedeflerini, girdilerini, çıktılarını, risklerini ve varsayımlarını açıkça ortaya koyan bir süreçtir. Bu nedenle, Mantıksal Çerçeve, tüm paydaşlarla işbirliği halinde hazırlanmalıdır. Ulusal Mali Yardım Koordinatörü, programlama döneminin başlarında, Komisyon Temsilciliği ile istişare halinde, proje fişinin hazırlanmasına esas teşkil eden Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının eksiksiz biçimde anlaşılmasını sağlamalıdır. Bunun için, muhtemel yararlanıcıların ne gibi eğitim ve becerilere ihtiyaç duyacaklarını göz önüne almalıdır.” Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının iki genel aşaması bulunmaktadır. Bunlar Analiz Aşaması ve Planlama Aşaması’dır. Mevcut uygulamaya bakıldığında planlama aşamasının proje başvuru formunun içinde veya ekinde yer alacak temel belgelerin hazırlanmasına yönelik olmasından dolayı proje sahibi kurumlarca uygulandığı, analiz aşamasının ise proje hazırlıklarında vakit kaybı olarak algılandığı ve benimsenmediği görülmektedir. Ancak proje başvuru belgeleri hazırlanırken temellerin sağlam biçimde atılması son derece önemlidir. Analiz aşaması yola eksiksiz ve doğru biçimde çıkılmasını sağlayacaktır. Dolayısıyla bir projenin farklı 13 European Commission, Directorate General for Enlargement, Coordination of financial instruments, PHARE Programming Guide 2004. 20 boyutlarıyla tanımlanmasını ve düşünsel çerçevesinin ortaya konmasını sağlayan bu aşamanın proje hazırlık sürecinde dikkate alınması yararlı olacaktır. Analiz aşamasında mevcut durum analiz edilir. Amaç, “gelecekte istenen durum” ile ilgili bir vizyon geliştirmek ve bu vizyonu başarmaya yönelik uygulanacak stratejileri seçmek üzere mevcut durumu incelemektir. Bu aşamada, hedef kitlelerin ilgi ve ihtiyaçlarını karşılamak veya sorunlarına çözüm bulmak üzere projeler tasarlanmaktadır. Analiz aşamasının birbirini izleyen dört adımı bulunmaktadır: Paydaş Analizi Sorun Analizi Hedef Analizi Strateji Analizi Paydaş analizi önerilen projeden olumlu veya olumsuz yönde etkilenebilecek tüm paydaşların tespit edilmesini, bunların ilgi alanlarının, sorunlarının, potansiyellerinin ve diğer özelliklerinin belirlenmesini ve analizini ifade etmektedir. Projelerin faaliyet veya çıktılarından (sonuçlarından) doğrudan veya dolaylı olarak olumlu veya olumsuz yönde etkilenebilecek veya proje sürecini etkileyebilecek tüm kişiler, kurumlar ve toplumsal kesimler paydaş tanımı içine girmektedir. Projenin uygulanmasından bir şekilde fayda sağlayan yararlanıcılar da paydaş kapsamına dahildir. Bu çerçevede Bakanlıklar, uygulayıcı birimler gibi projeyi tasarlamak ve uygulamak üzere Avrupa Komisyonu tarafından kaynak sağlanan kurum ve kuruluşlar “proje ortakları” veya “doğrudan yararlanıcılar” olarak adlandırılır. Proje amacına doğrudan bağlı olarak doğrudan ve olumlu yönde projeden etkilenecek olan yararlanıcılar (gruplar ve kuruluşlar) “hedef kitle”dir. Hedef kitlelerin ötesinde, projeden uzun vadede fayda sağlayacak olan toplumsal kesimler veya sektörler ise “nihai yararlanıcılar” olarak adlandırılmaktadır. 21 Tarımsal üretimin iyileştirilmesine yönelik bir projede: • bu projeyi üstlenen ve AB’den kaynak alan kurum doğrudan yararlanıcı, • proje amaçları çerçevesinde yeni tarımsal üretim teknikleri konusunda eğitilen tarımsal üreticiler hedef kitle ve iyileştirilmiş tarımsal ürünleri alacak olan tüm tüketiciler nihai yararlanıcı olarak tanımlanabilir. Paydaş analizi, projenin sosyal ve kurumsal faydalarını azami düzeye çıkarmak ve muhtemel olumsuz etkilerini en aza indirmek üzere yapılmaktadır. Bu analizin bir projenin erken safhalarında yapılması önemlidir. Bir sorunla ilgili kişilerin görüşleri alınmadan, işin niteliği, ihtiyaçlar ve nihai çözümler açık ve net bir şekilde belirlenemez. Paydaş analizinin sonuçları proje tasarımına veya proje başvuru belgelerine yansıtılır. Paydaş analizi: Önemli çıkar gruplarının tespitine ve katılımına imkan tanır; İlgili tarafların algılama farklılıklarını ortaya çıkarır; Farklı ihtiyaçların belirlenmesini sağlar; Gerekli bilgilerin elde edilmesine imkan tanır; Muhtemel çatışma ve riskleri tanımlamaya yardımcı olur; Uygun hedeflerin belirlenmesine ve strateji seçimine yardımcı olur. Sorun analizi mevcut bir durumun olumsuz yönlerini belirleyen ve mevcut sorunlar arasında neden-sonuç ilişkileri kuran yapısal bir incelemedir. Sorun analizinde öncelikle analiz konusu eksiksiz biçimde tanımlanmakta ve hedef kitle ve yararlanıcıların karşılaştığı başlıca sorunlar belirlenmektedir. Tüm sorunlar tespit edildikten sonra bunları neden – sonuç ilişkilerini göstermek üzere sorun ağacı veya sorunlar hiyerarşisi olarak adlandırılan bir diyagram şeklinde sunmak yararlı olur. Sorunlar hiyerarşisi bir sorunun etkilerini üstte, nedenlerini altta gösteren bir diyagram biçimindedir. Bu hiyerarşik yaklaşımla mevcut olumsuz durumun kapsamlı bir resmi ortaya çıkarılmış olmaktadır. Hedef analizi gelecekte gerçekleşmesi istenen hedeflerin belirlenmesini amaçlayan metodolojik bir yaklaşımdır. Bu analizle, gelecekteki durum 22 tanımlanmış olur. Hedef analizi sonucunda yine bir hedef ağacı veya hedefler hiyerarşisi ortaya konmaktadır. Hedefler hiyerarşisi sorun ağacı’nın içerdiği olumsuz durumların, olumlu başarılar olarak ifade edilebilecek çözümlere dönüştürülmesi ile elde edilebilir. Örneğin tekstil işçilerinin ücretlerinin düşük olması projede bir sorun olarak tespit edilmişse, tekstil işçilerinin ücret durumlarının iyileştirilmesi bir hedef olarak belirlenecektir. Bu yöntemle sorunlar hiyerarşisi, hedefler hiyerarşisine dönüştürülür. Ancak hedefler hiyerarşisindeki tüm hedefler tek bir proje ile gerçekleştirilemeyebilir. Strateji analizi yürütülecek proje kapsamına alınacak ve kapsam dışı bırakılacak hedef kümelerine karar verme sürecidir. Strateji analizinde stratejilere ilişkin seçim yapmak üzere açık kriterler belirlenir, hedefleri başarmak üzere olası tüm farklı stratejiler tanımlanır ve proje stratejisi seçilir. En uygun strateji seçiminde dikkate alınabilecek olası kriterler arasında öncelikli alanlara katkı, hedef kitlenin verdiği önem, bütçe kısıtları, çevresel etki, uzmanlığın mevcut olması, uygulanabilirlik, başarı ihtimali, kurumsal kapasite oluşturmaya katkı, aciliyet durumu gibi unsurlar göz önünde bulundurulur. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, sihirli sonuçlar sunmamakla beraber iyi anlaşıldığı ve akıllıca uygulandığı zaman oldukça etkin bir analitik yöntem ve yönetim aracıdır. Bununla beraber, deneyimin ve uzmanlaşmış kararların yerini alamaz. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı karar almaya yönelik farklı kurumsal araçların ve çalışma tekniklerinin kullanımı ile tamamlanmalıdır.14 Analiz aşamasının tamamlanmasının ardından planlama aşamasına geçilebilir. Planlama aşamasında ise proje fikri daha da geliştirilerek uygulamaya hazır hale getirilmektedir. Bu aşamada faaliyet ve kaynakların tanımlanmasının yanı sıra Mantıksal Çerçeve Matrisi hazırlanır. II.2 Mantıksal Çerçeve Matrisi Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının başlıca çıktısı, bir projenin en önemli unsurlarını veya özünü kapsamlı, anlaşılabilir ve mantıksal bir biçimde gösteren Mantıksal Çerçeve Matrisi veya kısaca Mantıksal Çerçeve’dir. Mantıksal Çerçevenin proje başvuru formunun fişinin tamamlanmasından önce hazırlanması yararlı olacaktır. 14 European Commission, Aid Delivery Methods, Volume 1: Project Cycle Management Guidelines, March 2004 23 Mantıksal Çerçeve; proje amacı, sonuçları, faaliyetleri ve araçları gibi hazırlanacak projeye ait temel unsurların birlikte değerlendirilmesini sağlar; tüm riskleri dikkate alan, ölçülebilir hedefleri içeren tutarlı ve bütünsel bir proje geliştirmeye yardımcı olur. Mantıksal Çerçeve Matrisinin yapısı aşağıdaki tabloda görülmektedir. Matrisin içindeki rakamlar kutucukların doldurulma sırasını göstermektedir. Matrisin boyutu proje ölçeğine ve karmaşıklığına bağlıdır. Matriste yer alan terimler aşağıda açıklanmaktadır. Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Müdahale Mantığı Genel Hedef(ler) (1)(2) Doğrulama Kaynakları ve Araçları Varsayımlar (8) (9) (10) (11) (7) (12) (13) (6) Proje Amacı (2)(1) Beklenen Sonuçlar 1. 2. ... (3) Faaliyetler 1.1. 1.2. ... 2.1. 2.2. .... Araçlar (fiziksel veya fiziksel olmayan girdiler) Maliyetler (5) (4) Ön Koşullar 1. 2. ... 24 Genel Hedef(ler): Projenin toplum için taşıdığı öneme ve projelerine mali yardım sağlayan doğrudan yararlanıcılar için uzun vadeli ve geniş ölçekli faydalara işaret eder. Genellikle AB ve hükümetin bölgesel veya sektörel politikalarına ve genel siyasi hedeflerine projenin nasıl uyum sağladığını ortaya koyar. Bu bölüm genel olarak müktesebatın bir bölümümün üstlenilmesine veya Katılım Ortaklığı Belgesindeki bir önceliğe atıfta bulunur. Projenin Genel Hedef(ler)i tek başına gerçekleştirmesi beklenmez. Proje sadece Genel Hedef(ler)in gerçekleşmesine katkı sağlayacaktır. Dolayısıyla Genel Hedef(ler) proje ile başarılabileceklerin ötesinde olmalıdır. Projede ifade edilen Genel Hedef(ler)e ulaşılması ancak başka projelerin de katkılarıyla mümkündür. Genel hedef(ler) kesin bir dille ve açık biçimde yazılmış olmalıdır. Proje amacı, sonuçlar, faaliyetler veya araçlar ile içiçe geçmiş Genel Hedef yazımından kaçınılmalıdır. Proje Amacı: Projenin uygulanması ile gerçekleştirilecek başlıca hedeftir. Proje Amacı, projenin cevap bulmayı hedeflediği temel soruna bir çözüm sunar ve projenin sonuçları gerçekleştiğinde yararlanıcılar için ortaya çıkacak başlıca faydayı mümkün olduğunca somut biçimde tanımlar. Proje Amacı üstlenilen projedeki sonuçların elde edilmesiyle tamamen gerçekleştirilmelidir. 25 Proje amacı ile ilgili olarak sağlanması gereken kriterler şunlardır: Proje Amacı yazılan Genel Hedef(ler)e doğrudan katkı yapmalıdır. Genel Hedef(ler)in gerçekleşmesi ancak Proje Amacının (ve Proje Amacı düzeyindeki varsayımların) gerçekleşmesi halinde doğrudan desteklenecektir. Her projenin sadece bir adet proje amacı olmalıdır. Birden fazla proje amacı, projenin aşırı derecede karmaşık olması anlamına gelir ve dolayısıyla bu durum, muhtemel proje yönetim sorunlarını beraberinde getirecektir. Birden fazla proje amacı oldukça istisnai durumlara özgüdür. Açık ve kesin bir ifadeyle yazılmalıdır. Mümkünse tek cümle ile ifade edilmelidir. Proje amacının genel hedef(ler)i, sonuçları, faaliyetleri ve araçları içermesinden kaçınılmalıdır. Proje amacı teknik, kurumsal, ekonomik veya sosyal bir değişime işaret etmelidir. Tüm projeler amaçlanan bir değişimi başarmaya yöneliktir. Proje amacı projenin yaşamı içinde veya bitmesinin hemen ardından ulaşılabilir olmalıdır. Beklenen Sonuçlar: Sonuçlar proje yöneticisinin projenin tamamlanma tarihine kadar gerçekleştirmekle yükümlü olduklarını ortaya koyar. Üstlenilen faaliyetlerin “çıktıları” veya projenin doğrudan faydalarını belirtir. İyileştirilmiş hizmetler, yeni imkanlar, güçlendirilmiş kurumlar, oluşturulan sistemler, hazırlanan mevzuat biçiminde proje tarafından sunulacak mal veya hizmetler olarak ifade edilmektedir. Her sonuç projede erişilen bir başarı olarak tanımlanmalıdır. Sonuçların bir araya gelmesiyle (ve ilgili varsayımların gerçekleşmesi halinde) Proje Amacına ulaşılır. Bu bakımdan her Sonucun Proje Amacına doğrudan katkı yapması beklenir. Sonuçlar mümkün olduğunca açık ve ölçülebilir olmalıdır. Sonuçların üretilmesi, proje uygulayıcılarının doğrudan kontrolü altındadır ve projeye ilişkin kaydedilen ilerlemenin izlenmesine temel oluşturmaktadır. Eğer bir Sonucun gerçekleşmesi proje uygulayıcısının doğrudan kontrolü altında değilse, faaliyetlerin karşısına uygun bir Varsayım yazılmalıdır. Sonuçlar ilgili faaliyetleri ile ilişkilendirilmek üzere numaralandırılır. Beklenen sonuçların yazımında geçmiş zaman yapısının kullanılması tavsiye edilir. 26 Faaliyetler: Proje sonuçlarına ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken eylemlerdir. Sonuçları gerçekleştirmek üzere projenin yaşamı boyunca üstlenilecek belirli görevleri ifade ederler. Faaliyetler projede neyin yapılacağını özetlemektedir. Mantıksal Çerçeveye başlıca faaliyetler eklenir. Ayrıca, her bir faaliyet ait olduğu Sonuçlar dikkate alınarak numaralandırılır ve böylece Sonuçlarla ilişkilendirilir. Bu yöntem Faaliyetler ve Sonuçlar arasında neden – sonuç ilişkilerinin sürdürülmesine yardımcı olmaktadır. Müdahale Mantığı: Mantıksal Çerçevenin birinci sütununu ifade etmektedir. Bu sütunda yukarıdan aşağıya doğru Genel Hedefler, Proje Amacı, Sonuçlar ve Faaliyetler yer almaktadır. Müdahale Mantığı projenin özetlenmiş bir tarifidir ve projenin temel stratejisini ortaya koyar.15 Müdahale Mantığı gereğince; Araçların (fiziksel ve fiziksel olmayan girdiler) seferber edilmesiyle faaliyetler üstlenilir; Üstlenilen faaliyetler yoluyla Sonuçlara erişilir; Sonuçlar toplu olarak Proje Amacını gerçekleştirir; Proje Amacı Genel Hedeflere katkı sağlar. Özellikle daha büyük ve karmaşık projelerde (merkezi düzeydeki kamu kurumlarınca hazırlanan bazı büyük projelerde) birbirleriyle yakından ilişkili proje sonuçlarını, bunlara bağlı faaliyetleri ve araçları “bileşen” adı altında gruplandırmak yararlı olabilir. Bu bileşenler “proje stratejileri” olarak da değerlendirilebilir. Bileşenleri oluşturmada birçok farklı kriter gözetilebilir. Bu çerçevede gerekli teknik uzmanlığa, yönetim sorumluluklarına, coğrafi konuma ve proje faaliyetlerinin aşamalarına başlıca gruplandırmalar yapılabilir. Bu gruplandırmanın yapılması durumunda numaralandırma sistemine “bileşenler” de dahil edilir. Müdahale Mantığının unsurları arasındaki ilişki aşağıdaki örnek şemada görülmektedir. 15 Müdahale Mantığının Analiz Aşamasında yer alan hedefler hiyerarşisi ile doğrudan ilişkisi bulunmaktadır. Proje kapsamına girebilecek Genel Hedefler, Proje Amacı, Sonuçlar ve Faaliyetler, hedefler hiyerarşisinden Mantıksal Çerçeve Matrisinin birinci sütununa aktarılırlar. Faaliyetler, Sonuçlar, Proje Amacı ve Genel Hedefler toplu biçimde “Hedefler” olarak anılmaktadır. Bunun nedeni Hedef Ağacından aktarılmalarıdır. 27 Genel Hedef Proje Amac Bileşen 1 Bileşen 2 Bileşen 3 Sonuç 1.1 Sonuç 1.2 Sonuç 1.3 Sonuç 2.1 Sonuç 2.2 Sonuç 3.1 Faaliyet 1.1.1 Faaliyet 1.2.1 Faaliyet 1.3.1 Faaliyet 2.1.1 Faaliyet 2.2.1 Faaliyet 3.1.1 Faaliyet 1.1.2 vs. Faaliyet 1.2.2 vs. Faaliyet 1.3.2 vs. Faaliyet 2.1.2 vs. Faaliyet 2.2.2 vs. Faaliyet 3.1.2 vs. Faaliyetler, sonuçlar, proje amacı ve genel hedef(ler) arasındaki bu ilişki aşağıda örneklerle gösterilebilir.16 Bu örneklerde seçilen 2 adet faaliyete, 1 adet sonuca, proje amacına ve genel hedefe yer verilmektedir. 16 Bu çalışmada yer verilen tüm proje örnekleri için kaynak: http://ec.europa.eu/enlargement/candidate-countries/turkey/financial-assistance/index_ en.htm (AB Komisyonu Genişleme Genel Müdürlüğü). Bu internet sayfasından Türkiye’ye yönelik IPA-2007, 2008 ve 2009 yılı proje paketleri içinde yer alan projelere ulaşmak mümkündür. Ayrıca,http://ec.europa.eu/enlargement/fiche_projet/index.cfm?page=415392&c= TURKEY internet sayfasından Türkiye’ye yönelik 2002-2006 yılları arası mali işbirliği dönemine ait tüm projelere ve eklerine erişmek mümkündür. 28 Maliye Bakanlığı’nın IPA-2008 yılı proje paketine dahil “kamu finansmanında karar alma ve performans yönetimi ” projesi: Genel Hedef : Mali kararlar alma ve performans yönetimi konusunda kamu kurumlarının idari kapasitelerinin güçlendirilmesi Proje Amacı : Maliye Bakanlığı, Başbakanlık, DPT ve Hazine Müsteşarlığı’ndaki strateji geliştirme birimlerinin mali kararlar alma, stratejik planlama ve performansa dayalı bütçelemeye ilişkin uygulamalarının güçlendirilmesi Sonuç 1 : Bütünsel Karar Destek Sistemi ve Performans Yönetim Modeli geliştirildi. Faaliyet 1.1 : Strateji Geliştirme Birimlerinde mevcut bilginin kullanımına yönelik tutumlar tespit edilerek mevcut durum analizi yapılması Faaliyet 1.2 : Kamu kaynaklarının kullanımı ve yönetimindeki riskli alanların tespit edilmesi İçişleri Bakanlığı’nın IPA-2008 yılı proje paketine dahil “organize suçlarla mücadelede Türk polisinin ve jandarmasının soruşturma kapasitesinin güçlendirilmesi” projesi: Genel Hedef : Organize suçlarla mücadelede Türkiye’nin mevcut kapasitesinin güçlendirilmesi Proje Amacı : Türkiye’de organize suç faaliyetlerini tespit edip önlemek ve Ulusal Organize Suç Stratejisini daha etkin uygulamak için Türk Polis Teşkilatının ve Jandarma Genel Komutanlığı’nın teknik soruşturma kapasitenin güçlendirilmesi Sonuç 1 : AB’nin koşullarına ve en iyi uygulamalarına uyum sağlamak üzere pilot olarak seçilen organize suçlarla mücadele birimlerinin kurumsal kapasitesi güçlendirildi Faaliyet 1.1 : AB’nin en iyi uygulamalarına dayanan kurumsal ve örgütsel modellere göre pilot illerin seçimi Faaliyet 1.2 : Organize suçlarla mücadele birimlerinde çalışacak personel seçimi için gerekli kriterlerin tespit edilmesi 29 Adalet Bakanlığı’nın IPA-2009 proje paketine dahil “cezaevlerinde ruh sağlığı bakım ve madde bağımlılığı tedavi hizmetlerinin geliştirilmesi” projesi: Genel Hedef : Uluslararası ve AB’deki standartlarla uyumlu olarak Türkiye’deki cezaevi sisteminin iyileştirilmesi Proje Amacı : Teşhis, tespit ve tedaviye ilişkin yeterli modellerin geliştirilmesini de içerecek biçimde cezaevlerinde ruh sağlığı ve madde bağımlılığı rehabilitasyon hizmetlerinin iyileştirilmesi Sonuç 1 : Yükümlüler için yüksek kalitede ruh sağlığı bakım ve tedavisi sağlandı. Faaliyet 1.1 : Ruh sağlığı yerinde olmayan ve madde bağımlısı yükümlülülerin takibi için bir yazılım programının hazırlanması. Faaliyet 1.2 : Takip sisteminin yürütülmesine yönelik olarak en az 20 psikososyal ve sağlık hizmeti personeli için eğiticilerin eğitimi programının düzenlenmesi. Çevre ve Orman Bakanlığı’nın IPA-2008 yılı proje paketine dahil “emisyon kontrolünün iyileştirilmesi” projesi: Genel Hedef : Hava kalitesine ilişkin olarak çevre alanındaki AB müktesebatının Türkiye tarafından uygulanması yoluyla çevresel koşulların iyileştirilmesi Proje Amacı : Ulusal Emisyon Tavanları Direktifinin (2001/81/EC) ulusal mevzuata aktarılması ve uygulanması için Çevre ve Orman Bakanlığı’nda gerekli kapasitenin oluşturulması Sonuç 1 : Hava kalitesinin iyileştirimesine yönelik olarak üzerinde uzlaşı sağlanan uzun vadeli ve kapsamlı bir strateji geliştirildi. Faaliyet 1.1 : Envanter ve tahminler için yöntem ve modellerin etkili kullanımına yönelik olarak rehberlerin hazırlanması. Faaliyet 1.2 : Sektörel bazda 4 adet çevre kirletici madde için emisyon azaltma yol haritasının hazırlanması. 30 Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın IPA-2007 yılı proje paketine dahil “çalışma alanlarında mesleki sağlık ve güvenliğin geliştirilmesi” projesi: Genel Hedef : İşçilerin çalışma alanlarında sağlık ve güvenlik koşullarının iyileştirilmesi ve bu alandaki AB müktesebatının uygulanmasının sağlanması Proje Amacı : Mesleki sağlık ve güvenliğe ilişkin kayıt sisteminin güncellenmesi ve madencilik, inşaat ve metal sanayiye odaklanarak işyerlerinde mesleki sağlık ve güvenlik kültürünün geliştirilmesi. Sonuç 1 : İnşaat, madencilik ve metal sektörlerinde bir mesleki sağlık ve güvenlik yönetim sistemi modeli kullanıma hazır hale getirildi. Faaliyet 1.1 : Geliştirilen modelin test edilmesi. Faaliyet 1.2 : Kayıt sisteminin pilot sektörlerde ve pilot şehirlerde uygulanması. Sosyal Güvenlik Kurumu’nun IPA-2007 yılı proje paketine dahil “Sosyal Güvenlik Kurumu’nun kapasitenin geliştirilmesi” projesi: Genel Hedef : Sosyal güvenlik sistemlerinin ve sosyal güvenlik politikasının koordinasyonu alanında AB müktesebatına uyum sağlanması. Proje Amacı : Sosyal güvenlik sistemlerinin ve sosyal güvenlik politikasının koordinasyonu alanlarında uyumlaştırılmış politikaların geliştirilmesine yönelik olarak Sosyal Güvenlik Kurumu’nun (SGK) kurumsal ve idari kapasitesinin güçlendirilmesi Sonuç 1 : SGK ve ilgili paydaşların sosyal güvenlik alanındaki AB mevzuatı ve politikalarına ilişkin bilgileri artırıldı ve SGK’nın sosyal güvenlik alanındaki müktesebatı üstlenme ve uygulamaya yönelik sorumluluklarını yerine getirmede kurumsal kapasitesi geliştirildi. Faaliyet 1.1 : Sosyal güvenlik sistemleri ve politikalarının koordinasyonu konusunda SGK’nın eğitim ihtiyaçlarına ilişkin bir analiz yapılması ve model eğitim programlarının hazırlanması. Faaliyet 1.2 : 96/97, 79/7, 86/613 nolu Direktiflere ilişkin olarak 20 kişiye eğitim verilmesi. 31 Genel hedef, proje amacı, sonuç ve faaliyetler arasındaki bu dikey ilişki hibe programlarında da geçerlidir. Hibe programlarına yazılacak genel hedef ve proje amaçlarına ilişkin aşağıdaki örnekler verilebilir:17 Genel Hedefler: Kendine önem bilinci ve anlayışının toplumsal olarak geliştirilmesi için eğitim ve bilgiye dayalı eşitsizliği olabildiğince azaltacak yenilikçi faaliyetler düzenlemek; Sosyal destek ve eğitim merkezlerinin her ikisine de odaklanmış sürdürülebilir bir yerel ortam oluşturmak; Dezavantajlı gruplar ile yerel yetkililer arasında etkin bir uyum ve işbirliğini sağlayacak fırsatlar yaratmak; Ulusal düzeyde ve AB düzeyinde yaygın olarak kullanılabilecek başarılı deneyimlerin / yöntemlerin paylaşımı için aktif bir ağın yaratılması; Yerel bilgi teknolojileri ve hizmetlerinin kullanımı sayesinde yararlanıcıların kendi gelirlerini ve bunun yanı sıra yerel düzeyde sosyal çevrelerinin gelirlerini artırmalarını sağlayacak bir modelin yaratılması ve uygulanması; Yararlanıcıların ve ailelelerinin yerel işgücü piyasasında aranan niteliklere sahip olabilmeleri için becerilerinin artırılması. Proje Amacı: “...” bölgesinde bir sosyal destek merkezinin kurulması; “...” şehrinde, belediye tarafından belediye sınırları dahilinde yaşayan yararlanıcılar ile çalışacak bir sosyal destek merkezinin kurulması; İletişim ve bilgi teknolojileri, istihdam ve girişimcilik temalı üç ana başlık altında otuz (30) eğitim semineri düzenlenmesi; Yararlanıcı grupları için faydalı olacak istihdam olanaklarının araştırılarak bunların gerçekleşmesine yönelik kaynakların sağlanması; Yerel düzeyde hedef gruplar için faydalı olabilecek çeşitli bilgileri içeren bir veritabanının oluşturulması. 17 Salih Kaya, Avrupa Birliği Fonları için Proje Nasıl Hazırlanır? – Project Cycle Management, Avrupa Birliği Hibe Programları için Proje Olgusu, Seçkin Yayınevi, Ankara, 2009 32 Araçlar ve Maliyetler: Genellikle “girdiler” olarak adlandırılır. Araçlar, planlanan faaliyetleri yürütmek ve projeyi yönetmek için gerekli olan fiziksel ve fiziksel olmayan kaynaklardır. Araçlar yazılırken insan kaynakları ve malzeme kaynakları arasında bir ayırım yapılabilir. Maliyetler ise, belirlenen tüm araçların mali açıdan tasviridir. Maliyetler AB, hükümet, hedef kitle ve yararlanıcılar gibi tarafların katkısını açıkça belirtecek biçimde sunulmalıdır. Araçlar kısmında ilgili faaliyetlerin karşısına yazılan “1 adet hizmet sözleşmesi”, “1 adet eşleştirme sözleşmesi” gibi araçlar bu faaliyetlerin hangi enstrümanlarla hayata geçirileceğini göstermektedir. Bu sözleşmelerin karşısında yer alan Maliyetler kısmına ise “2.000.000 Avro”, “3.750.000 Avro” gibi sözleşme tutarları yazılır. Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri: Mantıksal çerçevenin üst üç basamağındaki hedeflere (Genel Hedefler, Proje Amacı ve Sonuçlar) ulaşılıp ulaşılmadığını gösterecek olan ölçülebilir göstergelerdir. Bunlar, nitelik, nicelik, hedef gruplar, zaman ve yer açısından projenin hedeflerini tanımlarlar. İyi bir Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergesi kesin (ölçmesi gerekeni ölçen); makul bir maliyet ile ölçülebilir ve erişilebilir; hedeflerle ilişkili ve zamanla sınırlı olmalıdır.18 Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri izleme sisteminin temelini oluştururlar. Bu göstergelerden bazıları devam eden bir projede kaydedilen ilerlemenin izlenmesine yöneliktir, bazıları ise proje sona erdikten sonra yapılacak bir değerlendirmede kullanılmaya daha elverişlidir. Genel Hedeflerin göstergeleri, genellikle, projenin öncelik alanına veya programın hedeflerine katkıyı tarif ederler (örn. yaratılan net istihdam sayısı, GSMH’daki artış gibi). Sonuçların göstergeleri, genellikle, somut faaliyetleri (örn. fiziksel altyapı, eğitim, danışmanlık) sayılarla tarif ederler (km cinsinden yol uzunluğu, m² cinsinden sanayi alanı gibi). 18 Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergelerinin bu niteliği Proje Yönetimi Yaklaşımında İngilizce Specific, Measurable, Available, Relevant ve Time-bound kelimelerinin başharfleri olan SMART kelimesi ile ifade edilmektedir. Projenin Genel Hedefi ve Amacının yazımında da aynı ilkelere sadık kalınır. 33 Göstergelerin yazımında sıkça yapılan hatalardan biri farklı hedefler için göstergelerin aynı yazılmasıdır. Göstergeler birbirinden bağımsız olmalıdır. Genel hedefin karşısına yazılan bir gösterge proje amacı karşısına yazılan gösterge ile aynı olmamalıdır. Benzer şekilde sonuçların göstergeleri de genel hedef ve proje amacının göstergelerinden farklı olmalıdır. Sonuçların göstergeleri olarak bu sonuçlara ait faaliyetlerin yazılması sıkça yapılan bir diğer hatadır. Sonuçların göstergeleri faaliyetlerin gerçekleştirilmesinin ölçülebilir sonuçlarını ifade etmelidir. Genellikle, bir hedef için birkaç göstergenin oluşturulması gereklidir. Bu göstergelerin tamamı, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığına ilişkin güvenilir bilgi sağlayacaktır. Mantıksal Çerçevede faaliyetler için doğrulanabilir göstergeler bulunmamaktadır. Mantıksal Çerçeve Matrisinde yer alan Araçlar ve Maliyetler kutuları, faaliyetler seviyesinde “Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri” ve “Doğrulama Kaynakları ve Araçları”nın yerine kullanılır. Doğrulama Kaynakları ve Araçları: Doğrulama Kaynakları ve Araçları Mantıksal Çerçevenin üçüncü sütununu oluştururlar. Genel Hedefler, Proje Amacı ve Sonuçların gerçekleştirilmesine ilişkin (Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri tarafından tanımlanan) bilgilerin nerede ve ne şekilde bulunabileceği gösterirler. Bunlar, Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergelerinin kontrolüne imkan tanıyan bilgilerin yer aldığı belgeler, raporlar ve diğer kaynaklardır. Doğrulama Kaynakları ve Araçları, bilginin yer alacağı kaynağın niteliğini (ilgili belgeler, raporlar, resmi istatistikler vs.), bu bilginin kim tarafından, hangi zaman aralıklarında (aylık, üç aylık, yıllık vs.) sağlanacağını açıkça belirtmelidir. Çoğunlukla, Doğrulama Kaynağının karmaşıklığı ile maliyeti arasında doğrusal bir ilişki vardır. Eğer bir Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergesi çok pahalı veya elde edilmesi zor görülürse, daha basit ve ucuz bir Gösterge ile değiştirilmelidir. 34 Mantıksal Çerçeve Matrisinde, Genel Hedeflerin, Proje Amacının veya Sonuçların, Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri ve Doğrulama Kaynakları ve Araçları ile ilişkisi yatay mantık olarak adlandırılır. Yatay mantık uyarınca Genel Hedef(ler)in, Proje Amacının ve Sonuçların sağında her birinin Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergesi, her bir Göstergenin sağında ise, bu bilgilerin edinilebileceği Doğrulama Kaynakları ve Araçları yer almalıdır. Yatay mantığa göre genel hedefin, proje amacının ve sonuçların Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri ve Doğrulama Kaynakları ve Araçları ile ilişkisi aşağıdaki örnekte görülebilir: Sağlık Bakanlığı’nın IPA-2009 yılı proje paketine dahil “doku ve hücrelerin nakline ilişkin AB müktesebatına uyum” projesi: Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Genel Hedef AB müktesebatı ile uyumlu olarak insan doku ve hücrelerinin donörden hastaya güvenli ve kaliteli naklini sağlayarak Türk hükümetinin çabalarına katkıda bulunmak 2015 yılının sonuna kadar nakil sayısı 4.000’e çıktı. Nakil yapılan hastalarda, tekrar hastalığa yakalanmama ve hayatta kalma oranı 2015 yılına kadar AB ülkeleri düzeyine yükseldi. Donör bekleme listesine ilişkin bekleme sorunu 2015 yılına kadar ortadan kaldırıldı. Nakil yapılan hastalarda ilk 100 günlük ölüm oranları, 2015 yılına kadar otolog nakillerde yüzde 5’in altına, allojenik hastalarda yüzde 20’nin altına düştü. Doğrulama Kaynakları ve Araçları Türkiye Kök Hücre Koordinasyon Merkezi (TÜRKÖK) istatistik birimi raporları Sağlık Bakanlığı’nın denetim raporları Sosyal Güvenlik Kurumu’nun geri ödeme bildirimleri Bilimsel danışma kurullarının kayıtları Proje Amacı Türkiye’de hematopoetik (kan hücresi yapan) kök hücre nakli tedavisi ve çalışmalarında koordinasyon ve gözetimin sağlanması ve donörlerin sayısının artırılması 2015 yılının sonuna kadar bir milyon kişilik nüfus başına düşen donör sayısı 3.000’e çıktı. Sonuç 1 Doku ve hücrelere ilişkin mevzuat AB müktesebatı ile uyumlaştırıldı. 2011 yılının 1 inci çeyreğinde mevzuat kabul edildi ve yürürlüğe girdi. AB Resmi Gazetesi Tedavi oranı %25’ten %60’a ve yatak işgal oranı %45’ten %60’a çıktı. Sağlık Bakanlığı tarafından verilen sertifika numaralarına ait kayıtlar Sonuç 2 Doku veri bankası, gönüllü donör merkezleri ve kordon kanı bankalarında çalışan personelin idari kapasiteleri geliştirildi. Sonuç 3 Veri toplama sistemi güçlendirildi Sonuç 4 Kemik iliği merkezleri, doku tipleme laboratuarları ve kordon kanı bankalarına yönelik uluslararası standartlara ulaşıldı. Sağlık Bakanlığı iletişim merkezi kayıtları Hasta tatmin anketleri 2015 yılının sonuna kadar hastaların yüzde 60’ı tedavi edildi. 5 adet kemik iliği nakli merkezi, 5 adet doku tipleme laboratuarı ve 2 adet kordon kanı bankası akreditasyon aldı. AB İlerleme Raporları Yurtdışından alınan sertifika numaralarına ait kayıtlar Dünya Sağlık Örgütü kayıtları Proje yıllık raporları 35 Varsayımlar: Mantıksal Çerçeve Matrisinin dördüncü sütununda yer alırlar. Varsayımlar projenin ilerleyişini, başarısını veya uzun vadede sürdürülebilirliğini etkileyebilmekle beraber ortaya çıkması proje yöneticisinin doğrudan kontrolünde olmayan dış etkenlerdir.19 Proje uygulayıcısının kontrolü dahilindeki faktörler varsayım tanımı içine girmezler. Varsayımlar projenin uygulanması esnasında yakından izlenmesi gereken alanları ifade eder. Projenin başarılması için varsayımlar olarak nitelendirilecek bu koşulların karşılanması şarttır. Varsayımlar gerçekleştiği sürece proje uygulaması açısından sorun bulunmamaktadır. Bu bakımdan varsayımlar olumlu bir cümle ile ifade edilirler (örn. Kamu Yönetimi Reformu başarılı biçimde uygulandı). Varsayımlarla ilişkilendirilebilecek konular arasında proje yönetimine doğrudan katılmayan diğer paydaşların faaliyetleri, hedef kitlelerin proje çerçevesinde yürütülen faaliyetlere yaklaşımları, fon sağlayıcıların koordinasyonu, mali kaynağın zamanında ödenmesine yönelik konular, proje girdi ve çıktılarına yönelik fiyat dalgalanmaları, devlet politikalarındaki değişimler, ekonomik verilere ilişkin değişimler sayılabilir. Aşağıda varsayımlara ilişkin örneklere yer verilmektedir: Yükseköğretim Kurumu’nun (YÖK) IPA-2009 yılı proje paketine dahil “yüksek eğitimin Avrupa Yükseköğretim Alanı (EHEA) ile uyumlaştırılması” projesi: Özel sektör, YÖK bürokratları, YÖK üyeleri, Milli Eğitim Bakanlığı ve siyasetçiler projeyi sahiplendiler. Üniversiteler koordinasyona yönelik istekli oldular. YÖK üyeleri projeye yönelik taahhütlerini sürdürdü. Ekonomik ve siyasi istikrar devam etti. YÖK idaresi projeye yönelik desteğini sürdürdü. Yükseköğretime ilişkin tüm paydaşlar eğitim faaliyetlerine aktif katılım sağladı. Proje öngörülen dönemde ve zamanında faaliyetlerine başladı ve ilerlemesini sürdürdü. Tutarlı bir “genel yeterlilikler sistemi”ne duyulan ihtiyaç konusunda ilgili paydaşlar arasında uzlaşı sağlandı. 19 Varsayımlar genellikle Strateji Analizi sonucunda Müdahale Mantığına dahil edilmeyen hedeflerle bağlantılı olarak oluşmaktadır. 36 Önkoşullar: Mantıksal Çerçeve Matrisinin dördüncü sütununun en altında Ön Koşullar yer almaktadır. Bir Ön Koşul proje başlamadan önce karşılanması gereken belli bir zorunluluğa işaret etmektedir. Ön Koşullar gerçekleşebilir nitelikte olmalıdır. Bu koşullar gerçekleşmeden proje faaliyetlerine başlanamamaktadır. Ön Koşullar bunların kimler tarafından ve ne zaman yerine getirileceğini içerecek şekilde yazılmalıdır. Çevre ve Orman Bakanlığı’nın IPA-2007 proje paketine dahil “Marmara Bölgesinde hava kalitesine ilişkin kurumsal yapılanma” projesinde ön koşul olarak “Çevre ve Orman Bakanlığı tarafından projenin başlamasından önce İstanbul’da Bölgesel Hava Temizliği Merkezine ait binanın ve personelin hazır hale getirilmesi” ifadesi yer almaktadır. Mantıksal Çerçeve Matrisinde birinci ve dördüncü sütunlar arasındaki ilişki dikey mantık olarak adlandırılır. Dikey mantığın işlemesi şu şekildedir: Ön Koşullar karşılandığı takdirde Araçların kullanımı ile faaliyetler başlayabilir; Faaliyetler yürütüldüğü takdirde ve eğer bu düzeydeki varsayımlar gerçekleşirse, Sonuçlar başarılacaktır; Bu Sonuçlar ve bu düzeydeki varsayımlar gerçekleştiği takdirde Proje Amacı başarılacaktır. Proje Amacı başarıldığı takdirde ve bu düzeydeki varsayımlar gerçekleşirse, proje tarafından Genel Hedeflerin başarılmasına katkı sağlanacaktır. 37 Bu ilişki aşağıdaki Mantıksal Çerçeve Matrisinde gösterilmektedir: Müdahale Mantığı Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Doğrulama Kaynakları ve Araçları Varsayımlar Genel Hedef(ler) Proje Amacı Beklenen Sonuçlar Faaliyetler Ön Koşullar Proje Amacının karşısındaki Varsayım, Proje Amacının gerçekleşmesine yönelik bir varsayım değildir. Bu Varsayım Genel Hedef(ler)in gerçekleşmesine yönelik bir varsayımdır. Benzer şekilde, Sonuçların karşısındaki Varsayımlar Proje Amacının, Faaliyetlerin karşısındaki Varsayımlar ise Sonuçların gerçekleşmesine yönelik Varsayımlardır. Sonuç olarak, Mantıksal Çerçeve Matrisi bir projenin hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinde kullanılır. Projenin hedeflerini ortaya koyar, etkin bir izlemeye imkan sağlar ve değerlendirmeye temel oluşturur. Proje tasarımında ölçülebilir hedefler, ulaşılabilir amaçlar, uygun göstergeler ve doğrulama kaynakları ve araçlarını içeren kuvvetli bir iç mantığın kurulmasına imkan tanır.20 20 Bu kısımda Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve Mantıksal Çerçeve Matrisine ilişkin yapılan açıklamalarda şu kaynaklardan yararlanılmıştır: European Commission, Aid Delivery Methods, Volume 1: Project Cycle Management Guidelines, March 2004 Avrupa Birliği Genel Sekreterliği-Avrupa Komisyonu Türkiye Temsilciliği, Proje Döngüsü Yönetimi El Kitabı, Ağustos 2002. European Commission, Project Cycle Management Handbook, EuropeAid Cooperation Office, March 2002. Hakan Karabacak, Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali İşbirliği ve Proje Yönetimi Yaklaşımı, Maliye Bakanlığı AB ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı, Ayrıntı Basımevi, Ankara, 2004 38 39 Proje Amacı (Uygulama döneminin tamamlanmasından 2 1. Karasuları, limanlar, havaalanları yıl sonra) ve karayolu gümrük kapıları • TGİ tarafından tespit edilen ve ele geçirilen dahil olmak üzere Türk gümrük miktarlarda en az %5 artış. bölgesinde gümrük gözetim işlevi • denizde ve kara sahasında şüpheli güçlendirildi. durumlara müdahale zamanında en az %15 düşüş. Beklenen Sonuçlar Planlanan ve işlenen suçlarla daha • Uygulama döneminin tamamlanmasını zamanında ve etkin biçimde mücadele takiben 2 yıl içinde TGİ tarafından tespit edilen ve ele geçirilen miktarlarda en az edebilmek amacıyla TGİ’nin izleme, araştırma ve müdahale kapasitesinin %10 artış artırılarak Türk gümrük bölgelerinde • Türkiye çıkışlı araç ve hizmetlerde komşu ülkeler ve ticaret ortakları tarafından tespit gümrük gözetim ve kontrol işlevini güçlendirmek edilip yakalanan miktarlarda düşüş Tarafsız doğrulanabilir başarı göstergeleri AB üyesi ülkelerin gümrük idarelerinden beklenen görev ve yükümlülükleri yerine getirebilen modern bir Türk Gümrük İdaresi (TGİ) ile AB’nin gelecekteki dış sınırlarının uygun biçimde korunmasının sağlanması TGİ web sayfası ve raporları TGİ yıllık raporu AB İlerleme Raporu Proje Ara Dönem ve Nihai Değerlendirme Raporları • TGİ’nin Eğitim Şubesi tarafından hazırlanan yıllık rapor. • TGİ web sayfası ve raporları • TGİ yıllık raporu • AB İlerleme Raporu • TGİ’nin resmi istatistikleri • • • • Doğrulama kaynakları ve araçları • AB İlerleme Raporu • TGİ Yıllık raporu • Dünya Gümrük Örgütü (WCO) Uygulama döneminin tamamlanmasını Raporları takiben 2 yıl içinde uluslararası ve ulusal • Balkan Bilgi Sistemi Geri Bildirim kaçakçılık rotalarının değişmiş olması Raporları • Uyuşturucu Trafiğine ilişkin Kaçakçılık ve Organize Suçlar Şubesinin Raporu Doğrulama kaynakları ve araçları Tarafsız doğrulanabilir başarı göstergeleri Genel Hedef • Mali kaynaklar zamanında kullanıma hazırdır. • Türk Hükümeti yatırım desteğine ilişkin eşfinansmanı sağlar. Varsayımlar • Türkiye AB üyeliğine ilişkin hedefler doğrultusunda ilerlemeye devam eder. • TGİ’nin üst yönetimi proje konusundaki taahhütlerine sadık kalır. • Karayolu sınır kapılarındaki inşaatlar planlanan takvim içinde tamamlanır. Gümrük Müsteşarlığı’nın IPA-2009 yılı proje paketine dahil “Türk Gümrük İdaresi’nin Modernizasyonu VI” projesi Aşağıda Mantıksal Çerçeve Matrisi örneği yer almaktadır: 40 • Projenin tamamlanmasının 2 yıl • TGİ yıllık raporu sonrasında taranan araçların ve • AB İlerleme Raporu konteynırların sayısında %20’ye kadar • TGİ’nin resmi istatistikleri artış. • Suçu tespit etmede %10’a kadar artış. 3.2 Denizlere ve limanlara ilişkin gümrük faaliyetleri konusunda bir e-learning modülünün hazırlanması 3.1 Görevleri ve operasyonlar konusunda liman personeline eğitim verilmesi 2.1 Araçlar ve konteynırlar için 5 mobil denetim sisteminin alımı 1.2 Mobil ekiplerin Operasyonel kapasitelerinin geliştirilmesi için 25 devriye aracının alımı 1.1 Denizlerde denetimi desteklemek üzere 10 adet devriye botunun tedariki Faaliyetler 1.1 : 4 milyon Avro 1.2 : 0.80 milyon Avro (4.8 milyon Avro tutarında tedarik sözleşmesi öngörülmektedir. Bunun yüzde 15’i ulusal bütçeden karşılanacaktır). 3.1 ve 3.2: 0.8 milyon Avro tutarındaki eşleştirme sözleşmesinin %5’i ulusal bütçeden karşılanacaktır). • Tedarik Sözleşmesi (devriye botlarının, 2.1 : 10 milyon Avro. devriye araçlarının ve mobil denetim (10 milyon Avro tutarındaki tedarik araçlarının tedariki) sözleşmesinin yüzde 15’i ulusal bütçeden karşılanacaktır). • Eşleştirme Sözleşmesi (eğitim) Araçlar • TGİ web sayfası ve raporları 3. Merkezde ve limanlara sahip Bölge • E-learning modülünün işlevsel • TGİ yıllık raporu Müdürlüklerinde bir e-learning olmasının ardından deniz faaliyetlerine • AB İlerleme Raporu modülü işlevsel ve erişime sürekli ilişkin eğitim maliyetinde düşüş. • Proje Ara Dönem ve Nihai açık hale getirildi. Değerlendirme Raporları 2. Mobil tarama sistemlerinin devreye girmesiyle denetim kapasitesi iyileştirildi. • Türk Hükümeti yatırım desteğine ilişkin eşfinansmanı sağlar. • Gümrük memurları yeni ekipman ve donanımı kullanma konusunda yeteri kadar eğitilmişlerdir. • Eğitim alacaklar eüğitimlere tamamen katılım sağlarlar • Mali kaynaklar zamanında kullanıma hazırdır. • TGİ’nin üst yönetimi Operasyonel sistemlerin ve uzmanlaşmış birimlerin kurulmasına öncelik verirler • TGİ’nin üst yönetimi Operasyonel sistemlerin ve uzmanlaşmış birimlerin kurulmasına öncelik verirler • Tüm düzeylerde uzmanlaşmış birimler istikrarlı biçimde çalışmalarını sürdürürler. Özet Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, projelerin planlanması, yönetilmesi ve değerlendirilmesine yönelik önemli bir sistemdir. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının Analiz Aşaması ve Planlama Aşaması olmak üzere iki genel aşaması bulunmaktadır. Analiz aşamasının dört adımı sırasıyla Paydaş Analizi, Sorun Analizi, Hedef Analizi ve Strateji Analizidir. Planlama Aşamasında Mantıksal Çerçeve Matrisi oluşturulur. Mantıksal Çerçeve bir projenin en önemli unsurlarını kapsamlı, anlaşılabilir ve mantıksal bir biçimde gösterir. Mantıksal Çerçeve Matrisinin ilk sütunu müdahale mantığıdır. Buna göre araçların seferber edilmesiyle faaliyetler üstlenilir, üstlenilen faaliyetlerle sonuçlar elde edilir, sonuçlar proje amacını gerçekleştirir ve proje amacı genel hedefe katkı sağlar. Araçlar, planlanan faaliyetleri yürütmek ve projeyi yönetmek için gerekli olan fiziksel ve fiziksel olmayan kaynaklardır. Faaliyetler proje sonuçlarına ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken eylemlerdir. Sonuçlar üstlenilen faaliyetlerin çıktıları veya proje tarafından sunulacak mal veya hizmetlerdir. Proje Amacı, projenin sonuçları gerçekleştiğinde yararlanıcılar için ortaya çıkacak başlıca faydadır. Genel Hedef, projenin tek başına gerçekleştiremeyeceği, ancak katkı sağlayabileceği uzun vadeli ve geniş ölçekli faydadır. Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Genel Hedeflere, Proje Amacına ve Sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığını ölçmeye yarayacak göstergelerdir. Doğrulama Kaynakları ve Araçları Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergelerinin bulunacağı belge ve raporları ifade eder. Mantıksal Çerçeve Matrisinde, Genel Hedeflerin, Proje Amacının veya Sonuçların, Tarafsız Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri ve Doğrulama Kaynakları ve Araçları ile ilişkisi yatay mantık olarak adlandırılır. Varsayımlar projenin başarısını etkileyebilen ve ortaya çıkması proje yöneticisinin doğrudan kontrolünde olmayan dış etkenlerdir. Mantıksal Çerçeve Matrisinde müdahale mantığı ile varsayımlar arasındaki ilişki dikey mantık olarak adlandırılır. 41 III. KISIM Proje Başvuru Formu Proje başvuru formu aday ülkeler ile Avrupa Birliği Komisyonu arasında yürütülmekte olan mali işbirliği çerçevesinde, AB’den fon sağlamak üzere finansman teklifinin iletildiği belgedir. Avrupa Birliği’nin ilgili birimleri tarafından projeye finansman desteği sağlanıp sağlanmaması ile ilgili olarak yapılacak değerlendirmenin temelini oluşturan ana dokümandır. Kamu kurumları proje teklifleri için proje fişi adı verilen şablon belgeyi, hibe programları kapsamında proje teklifinde bulunanlar ise ilgili hibe programına ilişkin hibe başvuru formunu doldururlar. Bu kısımda öncelikle Avrupa Birliği’nin proje başvuru formlarında olmasını talep ettiği ortak bilgilere yer verilecektir. Bu bilgiler proje başvuru formlarında bazen farklı başlıklar altında talep edilmektedir. İkinci olarak proje başvuru formlarında doldurulması talep edilen diğer bazı başlıklara yer verilecektir. Proje başvuru formlarında yer alan ortak bilgilere ilişkin başlıkları ve birbirleri ile olan ilişkilerini gösteren tablo Ek-1’de yer almaktadır. III.1 Proje Başvuru Formlarında Talep Edilen Başlıca Ortak Bilgiler Proje başvuru formlarında yer alan başlıca ortak bilgiler proje başlığı, yer, genel hedef(ler), proje amacı, sonuçlar, faaliyetler, projenin (eylemin) bağlantısı, projenin gerekçesi, projenin sürdürülebilirliği, bağlantılı faaliyetler ve çıkarılan dersler, çarpan veya yayılma etkisi, kurumsal çerçeve ve metodoloji başlıkları altında özetlenebilir. Başlık: Proje amacını göz önüne alarak kısa bir proje başlığı seçilmelidir. İyi seçilmiş bir proje başlığı dikkatleri üzerine toplayacaktır. Bu bakımdan, projenin başarmak istediği ile ilgili iyi bir fikir veren, dikkat çekici bir başlık aranmalıdır. 42 Proje başlığına “cezaevlerinde ruh sağlığı bakım ve madde bağımlılığı tedavi hizmetlerinin geliştirilmesi”, “emisyon kontrolünün iyileştirilmesi”, “çalışma alanlarında mesleki sağlık ve güvenliğin geliştirilmesi” gibi örnekler verilebilir. Yer: AB mali yardımından yararlanacak ülke(ler), bölge(ler) ve şehir(ler) yazılır. Birçok yatırım projesinde projenin yerini tespit etmek kolay olacaktır. Köprüler, yollar gibi yatırımlar, açık bir coğrafi yer tanımlamasına sahiptir. Diğer yandan kurumsal yapılanma projeleri için yeri tespit etmek daha güç olabilmektedir. Örneğin kamu görevlilerinin terörizmin finansmanı ile mücadele konusunda bilgilendirilmesi yerel birimlerde, merkezde veya yurt dışında olabilir. Bu tür durumlarda projesi için AB’den finansman sağlayan kuruluşun merkezinin bulunduğu yer dikkate alınır. Genel Hedef(ler): Mantıksal Çerçeve Matrisinin anlatıldığı kısımda yer verilmiştir. Proje başvuru formuna yazılan Genel Hedef(ler) Mantıksal Çerçeve Matrisine yazılan Genel Hedef (ler)ile uyumlu olmalıdır. Proje Amacı: Mantıksal Çerçeve Matrisinin anlatıldığı kısımda yer verilmiştir. Proje başvuru formuna yazılan Proje Amacı Mantıksal Çerçeve Matrisine yazılan Proje Amacı ile uyumlu olmalıdır. Sonuçlar: Mantıksal Çerçeve Matrisinin anlatıltığı kısımda yer verilmiştir. Proje başvuru formuna yazılan Sonuçlar Mantıksal Çerçeve Matrisine yazılan Sonuçlar ile uyumlu olmalıdır. Hibe başvuru formunda Sonuçların, hedef kitlenin ve yararlanıcıların durumunu ve hedef kitlenin (veya varsa yerel ortakların) teknik ve yönetim kapasitelerini ne şekilde iyileştireceği açıklanmalıdır. Hibe başvuru formunda Sonuçlar açıklanırken Genel Hedef(ler)e ve Proje Amacına atıf yapılmaktadır. Faaliyetler: Mantıksal Çerçeve Matrisinin anlatıldığı kısımda yer verilmiştir. Proje başvuru formuna yazılan Faaliyetler Mantıksal Çerçeve Matrisine yazılan Faaliyetler ile uyumlu olmalıdır. Hibe başvuru formunda Sonuçlara ulaşmak amacıyla gerçekleştirilecek her bir faaliyetin adı ve detaylı açıklaması, bu faaliyetlerin seçilme nedenleri ve eğer varsa, her bir ortağın (veya iştirakçilerin ve alt yüklenicilerin) faaliyetlerdeki rolü belirtilmelidir. Hibe başvuru formunda Faaliyetler açıklanırken Genel Hedef(ler)e ve Proje Amacına atıf yapılmaktadır. Projenin (Eylemin) Bağlantısı: Projeler, AB ile Türkiye arasında önceden tespit edilen ve uzlaşılan bazı öncelikli alanları hedef almalı ve bu öncelikli alanlar çerçevesinde faaliyet göstereceğini açıkça ortaya koymalıdır. Bu 43 kısımda projenin AB’nin temel belgelerinde ortaya konan öncelikler ile bağlantısı açıklanmalıdır. Kamu kurumları tarafından hazırlanan projelerde Katılım Ortaklığı Belgesi, Ulusal Program, İlerleme Raporu ve Çok Yıllı Endikatif Planlama Belgesi gibi AB veya Türkiye tarafından hazırlanan temel belgelere açıkça atıf yapılmalıdır. Atıf yapılan belgelerin güncel versiyonları dikkate alınmalıdır. Eğer varsa projenin ulusal kalkınma planlarına ve sektörel veya ulusal yatırım planlarına bağlantısı da gösterilmelidir. Hibe programlarından yararlanmak üzere hazırlanan projelerde ise ilgili hibe programına ait hibe başvuru rehberindeki veya program çağrısındaki önceliklere uygunluğun hibe başvuru formlarında gösterilmesi gerekmektedir. Bunu yaparken proje önceliklerinin sıralandığı temel belgelerin ilgili kısımları belirtilmeli ve projenin bu önceliklere nasıl katkıda bulunacağı ortaya koyulmalıdır. Projenin Gerekçesi: Üstlenilecek projenin hedef kitle tarafından karşılaşılan mevcut sorunlara bir çözüm getirmesi beklenmektedir. Dolayısıyla bu kısımda projenin odaklanacağı belli sorunlar ve projenin bu sorunları nasıl çözüme kavuşturacağı tanımlanır. Proje teklifinin ardındaki nedenlere değinilir. Projeden olumlu yönde etkilenecek olan yararlanıcıların veya hedef kitlenin ayrıntılı tasvirine yer verilir. Proje tarafından hedef kitlenin ihtiyaçlarının nasıl karşılanacağı ve arzulanan çözümlerin nasıl sağlanacağı açıklanır. Kurumsal Çerçeve ve Metodoloji: Projelerin yürütüleceği kurumsal çerçeve ve proje uygulama yöntemleri açıkça tanımlanır. Bu çerçevede aşağıdaki konulara yer verilir: Projenin uygulamasına ilişkin organizasyon yapısı, Uygulamada sorumluluğu bulunanlar (proje uygulama ekibinin isimlerinin belirtilmesine gerek yoktur), Eşgüdüm mekanizması, Danışılması gereken, talimat alınacak veya talimat verilecek kuruluşlar ve birimler, Projenin takibine ve değerlendirmesine ilişkin prosedürler, 44 Hedef kitlenin, yerel ortakların ve diğer paydaşların projedeki rolleri ve projeye katılımlarına ilişkin hususlar, Hedef kitlenin, yerel ortakların ve diğer paydaşların rollerinin kendilerine tahsis edilme nedenleri. Ayrıca çeşitli yararlanıcıları veya kurumları içeren bir projenin idaresi, normal olarak bir gözetim komitesi ve çalışma grubu tarafından yerine getirilmektedir. Bu tür bir yapının nasıl oluşturulacağı, hangi sıklıkla toplanacağı, üyelerinin kimler olacağı, komiteye kimin başkanlık edeceği, burada ne tür kararların alınacağı ve sekretaryanın kimin tarafından sağlanacağı bu kısımda açıklığa kavuşturulmalıdır. Bağlantılı Faaliyetler ve Çıkarılan Dersler: Projenin varsa ilgili alanda daha önce üstlenilen, süregelen veya planlanan AB projeleriyle, ulusal bütçeden veya diğer fon sağlayıcılardan kaynak aktarılan faaliyetlerle bağlantısı açıklanır. Önerilen projenin, daha önce üstlenilen bir projenin devamı olması durumunda önceki projenin sonuçlarına nasıl katkı yapacağı veya bunları nasıl tamamlayacağına ilişkin bilgiler verilir. Daha önce yürütülen projeler değerlendirilerek çıkarılan sonuçlar ve tavsiyelere değinilir. Bu çerçevede, önceki projelerde karşılaşılan sorunlar tanımlanarak bunlardan nasıl kaçınıldığına ilişkin hususlara yer verilir. Projelerin bağlantılı faaliyetlerin anlatıldığı kısımlarda genellikle proje sahibi tarafından ilgili alanda uygulanmış veya uygulaması devam eden projelerin alt başlıklar halinde sıralandığı ve üstlenilmesi öngörülen proje ile bağlantılarına ilişkin olarak birer paragraf bilgi verildiği görülmektedir. 45 Ulaştırma Bakanlığı’nın IPA-2007 proje paketine dahil “Türkiye’de demiryollarının reformu” projesi: “Türk demiryolu sektörünün yeniden yapılandırılması ve güçlendirilmesi projesinden çıkarılan aşağıdaki dersler önerilen bu projenin uygulanmasında dikkate alınacaktır: • Projenin uygulanmasından sorumlu personel aşırı iş yoğunluğu altında ezilmemelidir. Bu durum projenin verimliliğini düşürmektedir. Yararlanıcı kurumlar proje uygulamasına yönelik tam zamanlı personel atamasını gerçekleştirmelidirler. • Projenin resmi dili İngilizce olmasına rağmen, tüm raporların Türkçe versiyonları da İngilizce versiyonla beraber teslim edilmelidir. • Proje çıktılarının sürdürülebilirliğinden sorumlu personel bu işe kendini adamalıdır. TCDD, ihale ve sözleşme usulleri ve proje uygulaması dahil olmak üzere AB kaynaklarından desteklenen projelerin yönetimi alanında iyi bir deneyim kazanmıştır. Çalışmaları esnasındaki uluslararası danışmanlık sayesinde bu alanda en iyi uygulamalara aşina olmuştur.” Projenin Sürdürülebilirliği: Bu kısımda proje sonuçlarını, proje tamamlandıktan sonra sürdürülebilir kılmak üzere yararlanıcı tarafından sağlanacak taahhütlere ve kaynaklara yer verilmektedir. Bu çerçevede sürdürülebilirliği sağlamak üzere eyleme geçirilecek belli tedbir ve stratejilere, devam faaliyetlerine ve hedef kitlenin sahiplenmesine ilişkin hususlara değinilebilir. Aşağıda sürdürülebilirlik konusunda projelerden örnekler yer almaktadır: Türkiye İstatistik Kurumu’nun (TÜİK) IPA-2009 yılı proje paketine dahil “Türkiye’nin istatistik sisteminin geliştirilmesi” projesi: “…Türkiyenin İstatistik Sisteminin başlıca kuruluşu olan TÜİK bu proje kapsamında öngörülen yatırımları sürdürebilmek üzere yeterli kapasiteye sahiptir. Bu proje kapsamında satın alınacak ekipmanın işletme ve bakım maliyetleri TÜİK tarafından karşılanacaktır…” 46 Sağlık Bakanlığı’nın IPA-2009 yılı proje paketine dahil “doku ve hücrelerin nakline ilişkin AB müktesebatına uyum” projesi: “…Bu proje kapsamında kurulacak sistem, ulusal koordinasyon sisteminin bir parçası olacaktır. Döner sermayeden ve ulusal bütçeden aldığı kaynaklar ile faaliyetlerine devam edecektir...” İçişleri Bakanlığı’nın IPA-2008 yılı proje paketine dahil “yerel düzeyde katılımcı stratejik yönetişim” projesi: “Projenin yerel idarelerde verilen sürekli eğitim faaliyetleriyle proje tarafından sunulan analitik araçları sürekli geliştirirerek ve iyileştirerek sürdürülebilirliği sağlaması beklenmektedir. Proje tarafından geliştirilen araçların ve mekanizmaların kullanımı Türkiye’deki tüm yerel idarelere yaygınlaştırılacaktır…” Çarpan veya Yayılma Etkisi: Hibe başvuru formunda sürdürülebilirlik başlığı altında projenin çarpan etkileri belirtilmektedir. Çarpan etkileri diğer yararlanıcılar veya paydaşlar için projenin örnek alınmasına ve proje çıktılarının yaygınlaştırılmasına dair olasılıkları ve bu yönde yapılan planları ifade etmektedir. Bu kısımda projenin öngörülen yayılma kanallarına da açıkça yer verilmektedir. Proje fişinde yer alan “Katalitik Etki” başlığı ise, AB desteği ile yürütülen bu projenin katılıma yönelik başka eylemleri başlatma veya hızlandırma etkisini ifade etmektedir. Bu kısımda, projenin diğer yararlanıcılar ve paydaşlar için neden olduğu bir takım pozitif yayılma etkilerine veya ilave faydalara yer verilmesi gerekmektedir. AB desteği olmaması durumunda öncelik alanlarındaki bu eylem(ler)in diğer yararlanıcılar veya paydaşlar tarafından gerçekleştirilmemiş olacağı veya daha ileri bir tarihte gerçekleşeceği belirtilmelidir. Aşağıda çarpan veya yayılma etkisi konusunda projelerden örnekler yer almaktadır: Tarım ve Köyişleri Bakanlığı’nın IPA-2008 yılı proje paketinde yer alan “koyun ve keçilerin küpelenmesi ve aşılanması” projesi: “Bu projedeki tecrübeler Tarım ve Köyişleri Bakanlığı’nın, hayvanların tanımlanması ve kaydı (I&R) sisteminin uygulama koşullarını tespit etmesine imkan tanıyacak ve ardından bu sistem diğer hayvanların da tanımlanması ve kaydına yönelik olarak genişletilebilecektir…” 47 Çevre ve Orman Bakanlığı’nın IPA-2008 yılı proje paketine dahil “emisyon kontrolünün iyileştirilmesi” projesi: “Bu proje emisyon projeksiyonlarının tahmin edilmesi, emisyonu azaltmaya yönelik alınacak teknik tedbirlerin ve muhtemel finansal araçların belirlenmesi açısından uzun vadeli katalitik etkileri beraberinde getirecektir. Bu proje ayrıca ulusal stratejik plana girecek muhtemel ilave tedbirlerin seçimini sağlayacak, sanayi sektörlerinde temiz teknolojilere geçişi ve gerek ulaştırmada gerekse ısınmada daha iyi yakıt kalitesinin kullanımını artıracaktır.” Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’nin (TOBB) IPA-2009 proje paketinde yer alan “sivil toplum diyaloğu – AB-Türkiye Odalar Forumu II” projesi: “Bu projede edinilen deneyimler odaların AB’ye üyelik sürecine ve sivil toplum diyaloğuna aktif katılımlarını daha da teşvik edecektir. Odaların kendilerine üye şirketleri bilgilendirmeleriyle ve politika yapımı ve müzakere hazırlıklarına TOBB kanalıyla aktif katılım sağlamalarıyla bu proje yaygın etkiler doğuracaktır.” III.2 Proje Başvuru Formlarında Talep Edilen Bazı Özel Bilgiler Başvuru formlarında talep edilen ortak bilgilerin yanında gerek proje fişinde gerekse hibe başvuru formunda doldurulması gereken özel kısımlar bulunmaktadır. Proje fişine özel kısımlar arasında “paralel konular”, “gösterge uygulama takvimi” ve “koşul ve sıralama” başlıklarına, hibe başvuru formuna özel kısımlar arasında ise “projenin süresi ve uygulamayla ilgili faaliyet planı taslağı” ve “benzer proje tecrübesi” başlıklarına yer verilebilir. Proje fişine özel kısımlar Paralel Konular (varsa): Paralel konular kapsamında, cinsiyet eşitliği, çevre, azınlıklar ile sivil toplumun ve paydaşların katılımı gibi konuların proje tasarımı ve uygulaması aşamalarında ne şekilde dikkate alınacağı açıklanır. Cinsiyet eşitliği başlığı altında projeye kadın ve erkeklerin eşit bir biçimde katılımlarının nasıl sağlanacağı ve kadınların katılımının nasıl ölçüleceği gösterilmektedir. Buradaki açıklamalar mümkün olduğunca açık ve somut olmalıdır. Projeye cinsiyetlerin eşit katılımın sağlanma yöntemleri 48 ve cinsiyet eşitliğini sağlamak üzere gözetilecek ilkeler hakkında bilgi verilmelidir. Örneğin herhangi bir eğitim programında eğitim göreceklerin (ve eğitmenlerin) seçiminde gözetilecek ilkelere yer verilebilir. Çevre başlığı altında çevrenin korunmasına yönelik konuların proje tasarımında nasıl ele alındığına yönelik bilgi verilmektedir. Projenin başlıca tahmin edilen çevresel etkileri kısaca açıklanmaktadır. Bir projenin AB tarafından desteklenebilmesi için çevre üzerinde fark edilebilir bir etkiye sebep olmaması veya böyle bir etkiye sebep oluyorsa, bu etkinin zararlı olarak değerlendirilmemesi gerekmektedir. Bu bölüm genellikle yatırım projeleri için doldurulmaktadır. Projenin azınlıkları ve hassas grupları nasıl dikkate aldığı tanımlanmalıdır. Sivil toplumun ve diğer ilgili paydaşların projenin tasarım ve uygulama aşamalarına katılımına yönelik alınan tedbirler açıklığa kavuşturulmalıdır. Ayrıca projenin hazırlanışı esnasında danışılan sivil toplum kuruluşları veya kar amacı gütmeyen organizasyonlara, danışma faaliyetlerinin nasıl düzenlendiğine ve bunun sonuçlarına yer verilebilir. Burada önemli olan husus adil biçimde tüm paydaşların projeye dahil edildiğinin gösterilmesidir. Çevre ve Orman Bakanlığı’nın IPA-2009 yılı proje paketine dahil “su kalitesinin izlenmesinde kapasite oluşturma” projesi: Cinsiyet eşitliği: Bu projeye katılım sektördeki kadın ve erkeklere eşit derecede açık olacaktır. Projeye ilişkin tüm faaliyetlere çalışanların katılımına yönelik kayıtlar, bu eşitliği yansıtacak ve proje dokumantasyonu içinde muhafaza edilecektir. Çevre: Proje Türkiye’de çevresel koşulların iyileştirilmesine odaklanmaktadır. Proje muhtemelen çevre üzerinde herhangi bir olumsuz etki yaratmayacaktır (ulaştırma gibi olağan faaliyetlere bağlı olanlar haricinde). Olağan faaliyetlerde de ilke olarak çevresel etkiler asgari düzeye indirilecektir (örn. kağıtların geri dönüşümü). Azınlıklar: Türk anayasasına göre azınlık kelimesi, Türkiye’nin taraflarından biri olduğu çok taraflı veya iki taraflı anlaşmalar temelinde tanımlanan veya tanınan grupları kapsamaktadır. Bu proje azınlıklar ve hassas gruplar üzerinde hiçbir bir olumsuz etkiye sahip değildir. Ayrıca faaliyetlerin hassas biçimde tasarlanması yoluyla engellilere diğer tüm katılımcılarla aynı düzeyde projeye erişim sağlanacaktır. 49 Sivil Toplum: İlgili tüm STK’lar [TÜDAV (Türk Deniz Araştırmaları Vakfı), SAD (Sualtı Araştırmaları Derneği), AFAG (Akdeniz Foku Araştırma Grubu), WWF Türkiye (Doğal Hayatı Koruma Vakfı), Bölgesel Çevre Merkezi Türkiye (REC) ve Üniversiteler vs.] bu projenin faaliyetlerine ve sonuçlarına ilişkin olarak bilgilendirilecek ve toplantılara ve çalıştaylara sıralanan bu STK’ların katılımları sağlanacaktır. Gösterge Uygulama Takvimi (3 aylık dönemler itibariyle): Bu kısımda yapılacak sözleşmeler altında ihale çağrısının yapılmasına, sözleşmenin imzasına ve projenin tamamlanmasına yönelik tarihler verilir. Teknik şartnameler ve iş tanımları ile beraber satın alım dosyalarının kimler tarafından ve nasıl hazırlanacağı, bunun için dışarıdan hazırlık çalışmalarına veya uzmanlığa ihtiyaç duyulup duyulmadığı belirtilmelidir. Dışardan alınacak uzmanları işe alma biçimi ve satın alma dosyalarının hazırlanmasına yönelik öngörülen plan açıklığa kavuşturulmalıdır. Gösterge uygulama takviminin örneği aşağıda verilmektedir: Başbakanlık Özürlüler İdaresi Başkanlığı’nın IPA-2009 yılı proje paketine dahil “engellilerin topluma entegrasyonunun iyileştirilmesi” projesi: Sözleşmeler İhale Çağrısının Başlaması Sözleşmenin İmzalanması Projenin Tamamlanması Hizmet Sözleşmesi 2010 / 1 inci çeyrek 2010 / 3 üncü çeyrek 2012 / 2 inci çeyrek Hibe Sözleşmesi 2010 / 3 üncü çeyrek 2011 / 1 inci çeyrek 2013 / 2 inci çeyrek Tedarik Sözleşmesi 2010 / 4 üncü çeyrek 2011 / 1 inci çeyrek 2011 / 3 üncü çeyrek Merkezi düzeydeki kamu kurumlarınca hazırlanan projeler Finansman Zaptı’nın imzalanmasının ve proje fişlerinin ilgililere iletilmesinin ardından, uygulama takvimi ile uyumlu olarak uygulamaya başlanmaktadır. Tüm projelerin prensip olarak Finansman Anlaşmasının imzalanmasını izleyen birinci çeyrek içinde ihaleye çıkılmasına hazır olması gerekmektedir. Uygulama takviminde sözleşmeler sütununa tedarik, hizmet, inşaat, doğrudan hibe, teknik yardım veya eşleştirme gibi bileşenler (sözleşmeler veya uygulama araçları) yazılabilmektedir. 50 Hizmet sözleşmesi teknik yardım ve araştırmalar gibi hizmetlerin sunumuna yönelik olarak hizmet sunucu ile Sözleşme Makamı arasında imzalanan bir sözleşme türüdür. Araştırma sözleşmeleri, projelerin belirlenmesi ve hazırlanmasına yönelik araştırmalar, fizibilite çalışmaları, ekonomik araştırmalar ve piyasa araştırmaları, teknik çalışmalar, değerlendirmeler ve denetimleri içerir. Teknik yardım sözleşmesinde ise hizmet sunucu istişari bir rol üstlenir; bir projeyi gözetip denetleyerek yönetir ve sözleşmede şart koşulan danışmanları sağlar. Tedarik sözleşmeleri, ürünlerin satın alınmasını, kiralanmasını (leasing), taksitle ve opsiyonlu veya opsiyonsuz olarak alımını içerir. Ürünlerin tedariki veya kurulumuna yönelik bir sözleşme tedarik sözleşmesi olarak düşünülmelidir. İnşaat sözleşmeleri, Sözleşme Makamınca belirtilen koşullara uygun olarak inşaatların (bina ve yapı işlerinin) yapım ve/veya tasarımını kapsar. Hibe, bir AB politika hedefini desteklemek üzere Sözleşme Makamınca belli bir alıcıya bir faaliyeti yürütmesi için (veya bazı durumlarda bütçesinin bir kısmının finansmanı için) yapılan ve kar amacı niteliği taşımayan doğrudan bir ödemeyi ifade etmektedir.21 Gösterge Uygulama Takvimi verilen “engellilerin topluma entegrasyonunun iyileştirilmesi” projesinin aşağıda yer alan iki adet Beklenen Sonucu bulunmaktadır. 1. Sivil Toplum Örgütlerinin kapasitesi artırıldı 2. Özürlüler İdaresi Başkanlığı’nın kurumsal kapasitesi güçlendirildi İlk bileşen olan hibe programının yürütülmesine yönelik faaliyetler, ilk sonucu elde etmeye yönelik faaliyetler arasında yer almaktadır. Diğer bir ifadeyle sivil toplum örgütlerinin kapasitesinin artırılması için bir hibe programı açılacaktır. Ekipman alımına yönelik faaliyetler, ikinci sonucu elde etmeye yönelik faaliyetler arasında yer almaktadır. Bu satın alma ikinci bileşen olan tedarik sözleşmesi ile yapılacaktır. Üçüncü bileşen olan Teknik Yardım bileşeni kapsamında ise projede bir adet teknik yardım ekibinin görev yapması planlanmaktadır. Bu ekip hibe programının, sivil toplum örgütlerine yönelik eğitim programlarının ve ekipman tedarikinin hazırlık ve uygulama aşamalarında Özürlüler İdaresi Başkanlığına yardımcı olacaktır. 21 Avrupa Komisyonu Dış Yardım Sözleşme Usulleri Uygulama Rehberi Sözlüğü: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/general/documents/a1_ glossary_en.doc 51 Eşleştirme aday ülkelerin, AB’nin gelecekteki üye ülkeleri olarak Topluluk mevzuatını uygulayabilmeleri için gerekli idari kapasitelerini güçlendirmelerinde destek olmaya yönelik bir işbirliği aracı olarak tasarlanmıştır. Eşleştirme projesinin nitelikleri, bileşenleri ve Teknik Yardım bileşeninden farkları aşağıda maddeler halinde sıralanmaktadır: Eşleştirme mekanizmasında proje sahibi kurumlar, projelerini üye ülke(ler)den seçecekleri ortaklarla uygularlar. Üye ve aday ülke arasında yakın bir ortaklık ve işbirliği öngörülür. Üye ülkenin idari sisteminin aday ülkeye kopyalanması değil, müktesebat ile bağlantılı olarak AB’nin en iyi uygulamalarının tanıtılması amaçlanır. Herbir ortağın sorumluluk üstlendiği bu süreçte eşleştirme ortaklarının deneyim ve uzmanlığı paylaşılır. Bir eşleştirme projesi sadece tavsiye vermek veya diğer geleneksel Teknik Yardım biçimlerinde olduğu gibi tek yönlü destek sağlamak üzere tasarlanmaz. Uzmanlık paylaşımı, üye ülke uzmanlarının proje yararlanıcısı aday ülke kurumlarında tam zamanlı görevlendirilmeleri yoluyla gerçekleşir. Uzun dönemli olarak görevlendirilen bu uzmanlar “Yerleşik Eşleştirme Danışmanları” (YED) olarak adlandırılır. YED’ler kesintisiz en az 12 ay boyunca proje yararlanıcısı kurumda bulunmak ve çalışmak üzere görevlendirilen kamu görevlisi ya da dengi personeldir. Ayrıca, eşleştirme süresince orta veya kısa vadeli üye ülke uzmanları da proje faaliyetlerinde görevlendirilebilmektedir. Eşleştirmenin sorunsuz biçimde uygulanması için üye ülke ile projeden faydalanan ülkenin kurumlarında görevlendirilen birer Proje Lideri bulunur. Proje liderleri, kendi kurumlarındaki görevlerine devam ederken zamanının bir kısmını da uygulamanın gözetimine, yönlendirilmesine ve koordinasyonuna ayırırlar. Siyasi düzeyde etkili diyaloğa sahip üst düzey yetkililerden seçilen Proje Liderleri danışman değildir. Eşleştirme projelerinde yararlanıcı ülke, müktesebatın ilgili kısmı ve işbirliği yapılacak alan konusunda yeterli algıya sahip ve benimsemek istediği sisteme veya modele karar vermiş olmalıdır. Yararlanıcı ülkenin reform seçeneklerinin (seçilecek modellerin) 52 daha iyi tanımlanmasına ihtiyaç duyması halinde geleneksel Teknik Yardım kullanılabilir. Eşleştirme projesinin temel özelliği “zorunlu sonuçlar” elde etmeyi amaçlamasıdır. Her iki proje ortağı ortak proje uygulama sürecinde üzerinde uzlaşı sağladıkları sınırları belli, iyi tanımlanmış ve ölçülebilir kurumsal hedefleri elde etmeye odaklanır.22 Koşul ve Sıralama: Koşullar, sözleşmelerin sonuçlandırılmasından önce üstlenilmesi veya onaylanması gereken faaliyetleri ifade etmektedir. Bu kısımda her bir durumda ne yapılması gerektiğini, ne zaman ve kimin tarafından yapılacağını açık biçimde gösteren belirgin ve başarılabilir koşullar tanımlanmaktadır. Bu tür bir kesinlik belirtilemiyorsa koşula yer verilmemelidir. Proje yönetiminin kontrolü dışındaki bir koşul bu kısma yazılmamalıdır. Sıralama kısmında ise hazırlık faaliyetlerinin veya çalışmalarının, sözleşmelerin ve uygulamaya ilişkin başlıca aşamaların sıralamasına yer verilmektedir. Koşul ve sıralamaya ilişkin örnekler aşağıda verilmektedir: Çevre ve Orman Bakanlığı’nın IPA-2007 proje paketine dahil “çevre alanında kapasite geliştirme” projesi: “Projenin etkin biçime yönetim ve uygulamasını sağlamak üzere REC Türkiye ve Milli Eğitim Bakanlığı arasında gerek REC Türkiye ve Milli Eğitim Bakanlığı’nın gerekse Proje Gözetim Komitesi’nin rol ve sorumluluklarının belirlenmesine yönelik olarak bir protokol imzalanacaktır.” 22 European Commission, Institution Building in the Framework of European Union Policies, A Reference Manual on “Twinning Projects”, Revision May (2005). 53 Ulaştırma Bakanlığı’nın IPA-2009 proje paketine dahil “Türkiye’de inter modal taşımacılığın güçlendirilmesi” projesi: “Çalışma ziyaretleri ve eğitim seminerleri birbirine paralel gerçekleşecektir. Başlıca faaliyetler aşağıdaki sıralama ile gerçekleştirilecektir: • Projenin başlamasından önce Danışma Komisyonu toplantısı, • Eğitim ve eğitmen ihtiyaçlarının tespiti, • Politika yapıcıların eğitimi, • Ulaştırma Bakanlığı’ndaki yasa taslağı çalışmalarına paralel olarak stajların başlaması, • Inter modal taşımacılık stratejisi taslağı hazırlıkları, • Kombine taşımacılık seminerler, yasasına ilişkin olarak tüm paydaşlarla • Inter modal taşımacılık yasasına ilişkin olarak tüm paydaşlarla seminerler.” (kısaltılmıştır) Hibe başvuru formuna özel kısımlar Projenin süresi ve uygulamayla ilgili faaliyet planı taslağı: Hibe başvuru formunda verilen şablon kullanılarak öngörülen faaliyet planı hazırlanmaktadır. Bu faaliyet planında projenin kesin bir başlangıç tarihinin verilmesi gerekmemekte ve belirli tarihlere ya da aylara atıfta bulunmak yerine “1. ay”, “2. ay” şeklinde bir süre tanımlanmaktadır. Faaliyet planında gösterilen faaliyetlerin, hibe başvuru formunda faaliyetlerin açıklandığı kısma ve Mantıksal Çerçeve Matrisinde tanımlanan faaliyetlere uygun olması gerekmektedir. Başvuru sahipleri, uygulama süresini etkileyebilecek ilgili tüm faktörleri göz önünde bulundurarak, her bir faaliyetle ilgili tahmini süreyi, en kısa süre değil en olası süre esasını dikkate alarak tanımlamalıdırlar. Faaliyet planında öngörülen faaliyetlerin kimler tarafından uygulanacağı bilgisinin “uygulama birimi” alanında gösterilmesi gerekmektedir. Başvuru sahibi, herhangi bir ortağı, iştirakçi ya da alt yüklenici uygulama birimi olabilirler. Herhangi bir faaliyetin öngörülmediği aylar ya da ara 54 dönemler de faaliyet planında yer almalı ve bu süreler projenin toplam tahmini süresi hesaplanırken dikkate alınmalıdır. Faaliyet planı şablonuna hibe başvuru formunda yer verilmektedir. Projenin 1 yıldan daha uzun sürmesi durumunda tablo tüm uygulama dönemini kapsayacak şekilde uzatılmalıdır. Eklenecek satır sayısı proje faaliyetlerine bağlı olarak değişmektedir. Faaliyet planının bir örneği aşağıda sunulmaktadır. 1. Yıl 1. Yarıyıl Faaliyet Hazırlık faaliyeti 1 (proje ekibinin kurulması ve hazırlık toplantıları yapılması) Ay1 2 3 4 2. Yarıyıl 5 6 7 8 9 10 11 12 Uygulama birimi Yerel ortak 1 Hazırlık faaliyeti 2 (eğitim salonunun eğitime hazır hale getirilmesi) Uygulama faaliyeti 1 (Bilgisayar eğitiminin verilmesi) Yerel ortak 1 Uygulama Faaliyeti 2 (Eğitim değerlendirme toplantıları düzenlenmesi) Yerel ortak 2 Benzer Proje Tecrübesi: Bu kısımda hibe başvuru formunda verilen şablon kullanılarak proje başvurusu yapan kurum tarafından son üç yılda yürütülen projeler hakkında ayrıntılı bilgi verilmektedir. Bu çerçevede, projenin uygulandığı yer, uygulandığı tarih aralığı, maliyeti, proje ortakları, projeye finansman sağlayan kuruluş ve sağlanan katkı tutarı gibi konular yazılmaktadır. Bu bilgiler, proje başvurusu yapan kurumun hibe talebinde bulunduğu proje ile aynı sektörde ve karşılaştırılabilir ölçekte projeleri yönetme konusunda, yeterli deneyime sahip olup olmadığının değerlendirilmesinde kullanılmaktadır.23 23 Bu kısımda proje başvuru formlarına ilişkin açıklamalarda şu kaynaklardan yararlanılmıştır: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm (AB Komisyonu Yardım ve İşbirliği Ofisi (EuropeAid)) 55 Özet Proje başvuru formu projeye finansman desteği sağlanıp sağlanmaması ile ilgili olarak yapılacak değerlendirmenin temelini oluşturur. Kamu kurumları proje teklifleri için proje fişi adı verilen standart belgeyi, hibe programları kapsamında proje teklifinde bulunanlar ise ilgili hibe programına ilişkin hibe başvuru formunu doldururlar. Proje başvuru formlarında talep edilen ortak bilgilerin yanı sıra proje fişine ve proje başvuru formuna özel olarak doldurulması gereken kısımlar da bulunmaktadır. Proje başvuru formlarına yazılan Genel Hedef(ler), Proje Amacı, Sonuçlar ve Faaliyetler Mantıksal Çerçeve Matrisine yazılanlar ile uyumlu olmalıdır. Proje başvuru formları, projenin hangi öncelikli alanlar çerçevesinde faaliyet göstereceğini ilgili belgelere atıflar yaparak açıkça ortaya koymalıdır. Proje başvuru formları, projenin hedef kitle tarafından karşılaşılan mevcut sorunlara nasıl çözüm önerileri getirdiğini açıkça ortaya koymalıdır. Proje başvuru formlarında projelerin yürütüleceği kurumsal çerçeve ve proje uygulama yöntemleri açıkça tanımlanmaktadır. Proje başvuru formlarında projeleri tamamlandıktan sürdürülebilir kılmak üzere yapılacaklara yer verilmektedir. sonra Proje başvuru formları doldurulurken formlarda yer alan açıklamalar dikkatle okunmalıdır. http://www.cfcu.gov.tr/tender.php?lng=en&action=tender_search (Merkezi Finans ve İhale Birimi). Hakan Karabacak, Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali İşbirliği ve Proje Yönetimi Yaklaşımı, Maliye Bakanlığı AB ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı, Ayrıntı Basımevi, Ankara, 2004 56 IV. KISIM Bütçe Projede bütçe ile ilgili bölümleri ve formları hazırlamadan önce uygun maliyet kavramının bilinmesine ihtiyaç vardır. Uygun maliyetler, proje bütçesinden karşılanabilecek maliyetleri ifade etmektedir. Proje için uygun maliyetlerin toplamı proje bütçesini oluşturmaktadır. Uygun olmayan maliyetler ise IPA fonlarından veya ulusal bütçeden karşılanamayacak maliyetleri ifade etmektedir. IPA • • • • • • • • • Uygulama Tüzüğü prensip olarak mali yardımdan karşılanamayacak veya uygun olmayan harcamaları belirtmiştir. Buna göre aşağıdaki harcamalar uygun maliyet olarak değerlendirilmez: Katma değer vergileri dahil olmak üzere vergiler; Gümrük ve ithalat vergileri ile diğer her türlü harçlar; Arazi veya mevcut binaların alımı, kiralanması veya leasing’ine yönelik harcamalar; Para cezaları ve mahkeme giderleri; İşletme maliyetleri; İkinci el ekipmana yönelik harcamalar; Banka ücretleri, teminat giderleri ve benzeri harçlar; Avro hesaplarıyla ilgili her türlü para birimi dönüşüm maliyeti, ücretleri ve kur kayıpları, ayrıca diğer mali harcamalar; Ayni katkılar. Ayrıca IPA Uygulama Tüzüğünde her bir IPA bileşeni altında bu giderlerden uygun kabul edilenler ile uygun olmayan ilave gider kalemleri ayrıca gösterilmektedir. Bu kısımda öncelikle proje fişinde ve ardından hibe başvuru formu ve ekinde bütçe ile ilgili bölümlere yer verilecektir. IV.1 Proje Fişinde Bütçe ile İlgili Kısımlar Proje fişinde projenin bütçesi ile ilgili bilgi istenen ilk alan finansman başlığıdır. Bu başlık altında projenin toplam maliyeti ve AB katkısı sorulmaktadır. Projenin toplam maliyetinin KDV hariç tutar olarak yazılması gerekmektedir. Bunun nedeni vergiler, mali yükler ve harçların 57 IPA kapsamında finanse edilmemesidir. Bu çerçevede katma değer vergisi, özel tüketim vergisi, gümrük ve ithalat vergileri, veraset ve intikal vergisi, damga vergisi, tescil harcı, özel iletişim vergisi ve motorlu taşıtlar vergisi veya eş etkili diğer vergiler ve harçlar Topluluk mali yardımlarından karşılanması uygun olmayan harcama kalemleri arasındadır. Vergiler ve diğer mali yüklerin IPA’dan finanse edilmemesi hükmü IPA Tüzüğünün 15. Maddesinde, IPA Uygulama Tüzüğü’nün 34. Maddesinde ve IPA Çerçeve Anlaşması’nın 26. Maddesinde yer bulmuştur. IPA Çerçeve Anlaşması’nın 26 ncı maddesinde yer alan vergi muafiyetlerine ilişkin hükümlerin uygulama usul ve esaslarını açıklığa kavuşturmak üzere Maliye Bakanlığı tarafından “Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği (Sıra No: 1)” 08.05.2009 tarih ve 27222 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Proje fişinde AB katkısının ayrı başlıkta sorulması ise hibe nitelikli AB mali yardımlarındaki ortak finansman ilkesinden kaynaklanmaktadır. Bu ilke gereğince, IPA bileşenleri altında mali yardım alan projeler yararlanıcı ülke ve Topluluk tarafından ortaklaşa finanse edilmektedir. Dolayısıyla AB mali yardımlarından finanse edilen projelerin toplam bütçelerinin bir kısmı yararlanıcı ülkenin ulusal bütçesinden ayrılacak kaynaklarla karşılanmaktadır. Bu katkı payı “ulusal eş finansman” olarak adlandırılmaktadır.24 Her bir IPA bileşeni için Topluluk katkı oranları, IPA Uygulama Tüzüğü’nde belirlenmiş olup aşağıdaki tabloda yer almaktadır:25 IPA Bileşenleri Topluluk Katkısı (Tavan) IPA I Geçiş Dönemi Desteği ve Kurumsal Yapılanma Genel uygulama: %85 İstisnai durumlar: %85 - %100 IPA II Sınır Ötesi İşbirliği Genel uygulama: %85 Taban katkı: %20 IPA III Bölgesel Kalkınma Genel uygulama: %85 IPA IV İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Genel uygulama: %85 IPA V Kırsal Kalkınma Genel uygulama:%75 İstisnai durumlar: %80, %85, %100 24 Vergiler, mali yükler ve harçların ulusal eş finansmandan karşılanması da mümkün değildir. 25 Geçiş Dönemi Desteği ve Kurumsal Yapılanma Bileşeni ile Bölgesel Kalkınma Bileşeni için Topluluk katkı oranları 28 Ocak 2010 tarihli ve 80/2010 sayılı Komisyon Tüzüğü’yle değişikliğe uğramıştır. 58 Bütçe tablosu doldurulurken projede öngörülen farklı sözleşme türleri için proje fişinde gösterilen ulusal eş finansman oranları dikkate alınmalıdır. Bütçe tablosunda her bir sözleşmeye ayrılan fon miktarları Topluluk veya yararlanıcı ülke katkılarını göstererek ilgili sütunlar altına yazılmalıdır. Projede eşleştirme bileşeninin bulunması durumunda eşleştirme sözleşmesinin beklenen bütçesi de açıkça belirtilmelidir. Bütçe tablosunda ilk iki sütun kurumsal yapılanma (IB) ve yatırım (INV) sütunlarıdır. Bunlar projede öngörülen sözleşmeleri en genel anlamda iki gruba ayırmaktadır. 26 Kurumsal yapılanma kurumlarda ilgili yapıların, beşeri kaynakların ve yönetim becerilerinin geliştirilmesini ifade etmektedir. Bu çerçevede, yönetim sistemleri tasarlanmakta, geniş bir yelpazede kamu görevlileri, uzmanlar ve ilgili aktörler eğitilmektedir. Daha genel ifadeyle kurumsal yapılanma, teknik yardım, eğitim ve incelemeler gibi tedbirlerle Topluluk müktesebatının uygulanmasında sorumluluğa sahip kurumların, kamu idaresinin ve organizasyonların güçlendirilmesi ve uyarlanmasıdır. Eşleştirme mekanizması bunu gerçekleştirmenin yollarından biridir.26 Bütçe tablosunda kamu harcaması ve toplam harcama sütunları yer almaktadır. Kamu harcaması, faaliyetlerin finansmanına yapılan kamu katkısının toplamını ifade etmektedir. Bu miktar, Topluluğun bütçesinden, yararlanıcı ülke kamu idarelerinin bütçesinden, kamu kurumu niteliğindeki birimlerin ve bölgesel veya yerel otoritelerin oluşturduğu birliklerin bütçesinden karşılanacak tüm miktarların toplamını ifade etmektedir. Ayrıca uluslararası finansman kuruluşlarından (IFIs) sağlanacak miktarlar da kamu harcamasına dahildir. Toplam harcama ise kamu harcaması ve faaliyetlerin finansmanına yapılan her türlü özel katkının toplamını ifade etmektedir.27 26 European Commission, Enlargement Directorate General, Enlargement of the European Union-an historic opportunity, Brussels, 2003 ISBN: 92-894-5601-9 27 Kamu harcaması ve toplam harcama kavramları IPA Uygulama Tüzüğü’nün 2. maddesinde tanımlanmaktadır. 59 60 Doğrudan Alım Sözleşmesi 3,00 16,86 TOPLAM INV TOPLAM PROJE BÜTÇESİ 5,86 3,00 16,27 3,00 13,27 5,27 3,00 8,00 (b)=(c)+(d) (a)=(b)+(e) 8,00 EUR TOPLAM KAMU HARCAMASI EUR 13,86 X INV (1) TOPLAM IB Hibe Sözleşmesi X X FAALİYETLER Tedarik Sözleşmesi IB (1) TOPLAM HARCAMA 13,9 2,25 11,65 5,00 2,25 6,65 (c) EUR 95 75 83 (2) % IPA TOPLULUK KATKISI 2,37 0,75 1,62 0,27 0,75 1,35 (d)=(x)+(y)+(z) EUR Toplam 5 25 17 % (2) 1,37 0,75 0,62 0,27 0,75 0,35 (x) Merkezi EUR IFIs - 1,00 1,00 - - - - 1,00 (z) EUR - (y) Bölgesel/ Yerel EUR ULUSAL KAMU KATKISI FON KAYNAKLARI 0,59 0,59 0,59 - - (e) EUR 10 % (3) ÖZEL KATKI Milli Eğitim Bakanlığı’nın IPA-2008 yılı proje paketine dahil “okul öncesi eğitimin güçlendirilmesi” projesi: Okul Öncesi Eğitimin Güçlendirilmesi Projesi IV.2 Hibe Başvuru Formu ve Ekinde Bütçe ile İlgili Kısımlar Bütçe ile ilgili bölümleri ve dosyaları doldurmadan önce mutlaka hibe başvuru rehberinin bütçe ile ilgili kısımlarını incelemek gerekmektedir. Bütçe, hem bir maliyet tahmini hem de “uygun maliyetler” için tavan niteliğindedir. Hibe başvuru rehberinde ilgili hibe programı kapsamında hazırlanacak projeler için uygun ve uygun olmayan maliyetlerin listesi verilmektedir. Sadece uygun maliyetler hibeden desteklenebilmektedir. Maliyetlerin uygun olarak kabul edilebilmesi için Standart Hibe Sözleşmesindeki koşulları karşılaması gerekmektedir.28 Bu koşullar aşağıda sıralanmaktadır: Projenin uygulanması sürecinde, yararlanıcı ya da ortakları tarafından yapılmış olmalıdır; Projenin tahmini genel bütçesinde belirtilmiş olmalıdır; Hibe konusu olan projenin uygulanabilmesi için gerekli olmalıdır; Tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalıdır, özellikle yararlanıcının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır; Makul, gerekçelendirilebilir ve sağlam mali yönetim ilkeleri ile uyumlu olmalıdır. Bu koşullara ve sözleşme prosedürlerine bağlı olmak üzere, uygun doğrudan maliyet kalemleri aşağıda belirtilmiştir: Projede görevlendirilen personelin maaşları, sosyal güvenlik primleri ve diğer özlük hakları ile ilgili ödemeler; projenin yürütülmesi için gerekli olduğu ispatlanmadıkça, söz konusu ücret ve diğer personel maliyetleri yararlanıcı ve ortaklarının olağan maliyet düzeyini aşmamalıdır. Faydalanıcı veya ortaklarının olağan maliyet düzeyini aşmaması koşuluyla Proje uygulamasına katılan personel ve diğer kişilerin seyahat ve harcırah giderleri. Harcırah giderleri ile ilgili herhangi bir sabit oranlı geri ödeme, bu sözleşmenin imzalandığı anda AB Komisyonu tarafından yayınlanan oranları aşmamalıdır. 28 Standart Hibe Sözleşmesi, hibe programından mali yardım almaya hak kazanan yararlanıcılarla imzalanmaktadır. Bu Sözleşmenin eklerinden biri (Annex 2), “Dış Yardımlar İçin Avrupa Topluluğu Tarafından Finanse Edilen Hibe Sözleşmelerine Uygulanabilir Genel Koşullar” adlı belgedir. Bu belgenin 14. maddesinde “uygun maliyetler”in taşıması gereken koşullar sıralanmaktadır. 61 Piyasa fiyatları ile uyumlu olmaları kaydı ile, özellikle proje amacına yönelik ekipman ve malzeme (yeni veya kullanılmış) kiralama veya satın alma maliyetleri ve hizmet satın alma maliyetleri; Sarf malzemeleri giderleri, Taşeron giderleri, Doğrudan doğruya Sözleşmenin gereklerinden kaynaklanan maliyetler (bilgi yayımı, projeye özel değerlendirme çalışması, denetimler, tercüme, baskı ve fotokopi, sigorta vb. giderler) ve bunlarla ilgili finansal hizmetlerin maliyetleri (özellikle havale ve mali teminat hizmetleri maliyetleri); Açılan her hibe programının hibe başvuru rehberinde uygun olmayan maliyetler ayrıntılı olarak sıralanmaktadır. Bununla beraber Hibe Sözleşmesinin genel koşulları arasında yer verilen uygun olmayan maliyetler şunlardır: Borçlar ve bunların faizleri; Zararlar veya gelecekteki yükümlülükler için ayrılmış karşılıklar; Borçlu olunan faiz giderleri, Başka program veya proje tarafından finanse edilen harcama kalemleri, Projenin uygulanması için doğrudan gerekli olmadıkça, proje bitiminde projenin nihai yararlanıcılarına ve/veya yerel ortaklarına, en geç projenin bitiminde devredilmek üzere arsa veya bina satın alımı; Döviz kurundan kaynaklanan kayıplar; Faydalanıcının (veya ortaklarının), vergi iadesinin talep edilemediğini gösterebilmesi hariç olmak üzere, katma değer vergisi de dâhil olmak üzere vergiler; Özel Koşullar arasında aksi belirtilmediği sürece üçüncü taraflara verilen krediler. Ayrıca yararlanıcı, ortakları veya başka herhangi bir kaynak tarafından yapılan herhangi bir ayni katkı, aksi belirtilmedikçe gerçek harcamaları temsil etmedikleri için uygun maliyet olarak değerlendirilmemektedir. Genel uygulama olarak yararlanıcı bu maliyetleri eş finansman olarak 62 gösterememektedir. Ancak istisnai olarak Sözleşme Makamı, gerekli ve uygun gördüğü durumlarda ve belli sınırlar içinde ayni katkıları eş finansman olarak kabul edebilmektedir. Ayni katkılara ilişkin koşullara hibe başvuru rehberlerinde yer verilmektedir. Ortaklar tarafından proje faaliyetleri çerçevesinde yapılacak giderler proje bütçesinden karşılanabilecek uygun maliyetler arasında değerlendirilmektedir. Projede yer alan iştirakçiler, günlük harcırahlar ve seyahat giderleri haricinde, hibeden yararlanamamaktadır. Örneğin sağlık alanında faaliyet gösteren bir derneğin projesine Sağlık Bakanlığı’nın da iştirakçi olarak katılması durumunda Bakanlık verilecek eğitimler için salon tahsis edebilir veya broşürler basabilir. Ancak tüm bu masraflar proje bütçesinden değil, Bakanlık bütçesinden karşılanacaktır. Başvuru formundaki ve bütçeye ilişkin eklerde yer alan dosyalardaki rakamlar birbirleri ile tamamen aynı olmalıdır. Hibe başvuru rehberinde, hibe verilmesi yönünde yapılacak tavsiye kararının, sözleşmenin imzalanmasından önceki kontrol sürecinde bütçe değişikliği gerektiren herhangi bir sorun çıkmaması koşuluna bağlı olduğu belirtilmektedir. Hesaplamalarda aritmetik hatalar yapılması, bütçeye tutarsız ve gerçekçi olmayan maliyetlerin veya diğer uygun olmayan maliyetlerin konulması gibi sorunlar için başvuru sahibinden ilave açıklama istenebilmektedir. Ayrıca bu sorunlar Sözleşme Makamının hibe tutarında değişiklik yapmasını veya indirime gitmesini gerektirebilmektedir. Bütçedeki bu muhtemel düzeltmelerle, Sözleşme Makamından talep edilen hibe miktarında ya da eş finansman yüzdesinde artış yapılması mümkün değildir. Bu sebeple, başvuru sahiplerinden gerçekçi ve maliyet-etkin bütçeler sunmaları talep edilmektedir. Bütçeye konulan rakamların piyasa fiyatlarının altında veya üstünde olmamasına dikkat edilmelidir. Hibe başvuru rehberlerinde proje başına verilebilecek hibenin alt ve üst sınırları belirtilmektedir. Ayrıca proje başına verilecek hibe tutarının projenin toplam uygun maliyetleri içindeki azami ve asgari oranları verilmektedir. Proje bütçesi ile proje başına verilecek hibe tutarı arasındaki fark “eş finansman katkısı” olarak başvuru sahibinin ya da ortaklarının kendi kaynaklarından veya Avrupa Topluluğu bütçesi (ve Avrupa Kalkınma Fonu) dışındaki başka bir kaynaktan sağlanacaktır. 63 Bir hibe programında proje başına verilecek hibeler için asgari hibe miktarı 5.000 Avro, azami hibe miktarı 10.000 Avro olarak belirlenmiş olsun. Ayrıca hibe tutarının, projenin toplam uygun maliyetleri toplamının (bütçesinin) %90’ından fazla olamayacağı hükmüne yer verilsin. Bu durumda önerilen projenin toplam uygun maliyeti 10.000 Avro ise, talep edilen hibe tutarı 9.000 Avro’nun üzerinde olamaz. Kalan 1.000 Avro başvuru sahibi tarafından karşılanacaktır. Diğer yandan, hibe tutarının, proje’nin toplam uygun maliyetleri toplamının %50’sinden az olamayacağı hükmüne yer verilsin. Bu durumda önerilen projenin toplam uygun maliyeti 15.000 Avro ise, talep edilen hibe tutarı 7.500 Avro’nun altında olamaz. Eğer önerilen projenin toplam uygun maliyeti 30.000 Avro ise, söz konusu proje bu program kapsamında hibe başvurusu için uygun değildir. Çünkü toplam uygun maliyetin %50’si olan 15.000 Avro, azami hibe tutarını aşmaktadır. Proje teklifi başarılı olan yararlanıcılarla Hibe Sözleşmesi imzalanmaktadır. Ancak Hibe Sözleşmesinin imzalanmasından sonra yapılan maliyetler uygun (veya proje bütçesinden karşılanabilecek) maliyetler olarak değerlendirilir. Örneğin, hibe almaya hak kazanan başvuru sahiplerinin, sözleşme hazırlıkları için başvuru formlarını İngilizceye çevirmeleri gerekmektedir. Fakat bu giderlere hibe Sözleşmesinin imzalanmasından önce katlanıldığı için proje bütçesinden karşılanamamaktadır. Yıllık projelerde AB’den alınacak hibe tutarının yüzde 80’i sözleşmenin imzalanmasını izleyen 45 gün içinde proje için açılacak banka hesabına havale edilmektedir. Alınacak hibe tutarının kalanı ise projenin sonunda nihai raporların (ara teknik ve mali rapor) kabulünün ardından yatmaktadır. İki yıllık projelerde ise genellikle her yıl için yatırılan miktar yüzde 40 olarak gerçekleşmektedir. Projelerde başvuru sahibi ve ortaklarının nakit katkı payının ise (eş finansman katkısı) sözleşmenin imzalanmasının ardından hemen yatırılması gerekmemektedir. Bu katkı payı projenin uygulama süresi içinde yapılabilmektedir. Ayrıca, yararlanıcının uygulama sırasında yaptığı tüm harcamaları belgelendirmesi ve bunları projenin banka hesabı üzerinden gerçekleştirmesi gerekmektedir. Hibe başvuru formunda, “projenin tahmini toplam uygun maliyeti”, 64 “sözleşme makamından talep edilen tutar” ve “projenin tahmini toplam uygun maliyetleri içindeki yüzdesi” sorulmaktadır.29 Ancak başvuru sahibinin vergileri iade alamadığını göstermesi durumunda bu vergi tutarı projenin tahmini toplam uygun maliyetlerine dahil edilmektedir. Projenin bütçesine ilişkin doldurulması gereken ayrıntılı dosyalar başvuru formunun ekinde yer almaktadır. Bu kapsamda “proje bütçesi”, “finansman kaynakları” ve “proje bütçesinin gerekçelendirilmesi” formlarının doldurulması gerekmektedir.3031 Proje bütçesi formunda, “insan kaynakları”, “seyahat”, “ekipman ve malzemeler”, “yerel ofis”, “diğer maliyetler, hizmetler” ve “diğer” başlıkları altında projenin doğrudan uygun maliyetleri gösterilmektedir. Bu harcama başlıklarının toplamı doğrudan uygun maliyetlerin ara toplamını ifade etmektedir. Proje uygulamasında ortaya çıkabilecek beklenmeyen giderleri karşılamak üzere bu ara toplamın yüzde 5’ini aşmayan bir yedek akçe bütçede yer alabilmektedir.30 Ayrılan yedek akçe tutarının ara toplam tutarına eklenmesi ile doğrudan uygun maliyetler toplamına ulaşılmaktadır. Yararlanıcı, proje ile ilgili gerçekleştirdiği genel idari maliyetleri karşılamak için, bu toplam tutarın azami yüzde 7’si kadar bir tutarı dolaylı maliyet olarak talep etmektedir.31 Doğrudan uygun maliyetler toplamının dolaylı maliyetler (genel idari maliyetler) ile toplanması sonucu toplam uygun maliyete ulaşılmaktadır. Tüm uygun maliyet kalemleri ve alınan toplamlar vergi hariç tutarlar olarak yazılmaktadır. Ancak yararlanıcı veya ortağı tarafından iade alınamadığının gösterilmesi durumunda KDV dahil olmak üzere vergiler, bütçe formuna yazılmakta ve proje bütçesinden karşılanabilmektedir. Bu durumda projenin toplam uygun maliyeti bu vergileri de içerecektir. 29 Projenin toplam uygun maliyetleri içindeki yüzdesi sözleşme makamından talep edilen tutarın projenin toplam uygun maliyetine bölünmesi ile bulunmaktadır. 30 Ancak bu harcama Sözleşme Makamının yazılı ön onayı ile kullanılabilmektedir. 31 Dolaylı maliyetler açısından sabit fiyat finansmanının muhasebe dokümanlarınca desteklenmesi gerekmemektedir. 65 “Proje bütçesinin gerekçelendirilmesi” formunda, “bütçe kalemlerinin açıklanması” ve “tahmini maliyetlerin gerekçelendirilmesi” adlarında iki sütun bulunmaktadır. İlk sütunda her bir bütçe kalemi için bu maliyetlerin gerekliliği ve faaliyetlerle ilgisini gösteren kısa açıklamalar yapılmaktadır. Maliyet kalemlerinin faaliyetlerle ilgisi ortaya konurken proje formunda yer alan faaliyetlere atıf yapılmalıdır. İkinci sütunda ise tahmin edilen harcamaların nasıl hesaplandığı yazılmaktadır. Bütçe ile ilgili doldurulması gereken bir diğer belge, finansman kaynakları formudur. Bu formda, başvuru sahibinin, sözleşme makamının katkıları, varsa diğer Avrupa kurumları ve AB ülkelerinden yapılan katkılar ve diğer kurumlarca yapılan katkılar ayrı ayrı gösterilmektedir. Varsa projeden elde edilecek gelir ve hibe programında izin veriliyorsa sağlanacak ayni katkılar da bu forma eklenmelidir. “Proje bütçesi” formuna ilişkin açıklamalar ile “proje bütçesi”, “finansman kaynakları” ve “proje bütçesinin gerekçelendirilmesi” formlarının bir örneği aşağıda sunulmaktadır. Bu formlar standarttır. Gider kalemlerinin tümünün doldurulması gerekmemekte ve doldurulmayan gider başlıkları formlardan silinmemektedir. Bu formlara ilave başlık eklenmemekte ancak ihtiyaç varsa bütçe kalemleri altına ayrıntılı satırlar girilebilmektedir. Örneğin bütçe formunda Teknik Personel başlığının altına proje koordinatörü ve proje koordinatörü asistanı için alt satırlar eklenebilir.32 32 Hibe programları kapsamında bütçe ile ilgili açıklamalarda aşağıdaki internet adreslerinde yer alan hibe başvuru rehberlerinden, standart hibe sözleşmesinden ve bütçe formlarından yararlanılmıştır: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm (AB Komisyonu Yardım ve İşbirliği Ofisi (EuropeAid)). http://www.cfcu.gov.tr/tender.php?lng=en&action=tender_search (Merkezi Finans ve İhale Birimi). 66 67 Türkiye’deki seyahatlere ilişkin gündelikler yazılır. Birim miktarlar ve gündelik tutarları gösterilir. AB’den ortaklara ilişkin gündelikler ayrıca bütçelenir. Seminer ve konferans katılımcıları için konaklama ve öğünlere ilişkin gündelikler belirtilir. Düzenlenen faaliyetin adı belirtilir ve alt satırlar eklenir (örn. Ankara’da iletişim konferansı (3 gün x 30 katılımcı). Seyahat masrafları 2 Nolu Başlık altında bütçelenmelidir. Bina ve ekipman kiralanması gibi maliyetler 5.7 No.lu bütçe başlığında verilmelidir. 1.3.2 Yerel (proje personeli) 1.3.3 Seminer/konferans katılımcıları 1.3 Görev/seyahat gündelikleri Yurtdışı seyahatlere ilişkin gündelikler yazılır. Gündeliklerin tahakkuk ettiği ülke ve bu ülkeye ait oran gösterilir. Gündelikler, konaklama, öğünler, şehir içi ulaşım ve diğer çeşitli harcamaları kapsamaktadır. Şehirler arası ulaşım (örn. Ankara-İstanbul) veya uluslararası seyahat “2. Seyahat” bütçe başlığı altına konmalıdır. Gündelikler Avrupa Komisyonu tarafından internet sayfasında (http://europa.eu.int/comm/europeaid/perdiem/index_ en.htm) ilan edilen oranları aşmamalıdır. 1.3.1 Yurt dışı (proje personeli) Uluslararası uzmanlara verilen maaşlar yazılır. 1.2 Maaşlar (sosyal güvenlik ödemeleri ve ilgili diğer giderler de dahil olmak üzere brüt maaşlar, yabancı/uluslararası personel) 1.1.2 İdari / destek personeli Proje koordinatörü ve diğer kilit nitelikteki personelin maaşları veya ücretleri yazılır. Alta satırlar eklenip uzmanın kategorisi belirtilir (örn. proje koordinatörü, kıdemli danışman, eğitmen vs.). Sekreter, muhasebeci, tercüman gibi destek personelinin maaş ve ücretleri yazılır. 1.1 Maaşlar (sosyal güvenlik ödemeleri ve ilgili diğer giderler de dahil olmak üzere brüt maaşlar, yerel personel) 1.1.1 Teknik Proje ekibinde yer alan Türk uzmanlara verilen piyasa koşullarına uygun maaşlar yazılır. Eğer personel projede tam zamanlı olarak çalışmıyorsa (proje süresinin yüzde 50’sinden daha daha zamanlı), “birim” değeri “gün” olarak göstermek tavsiye edilmektedir. 1. İnsan Kaynakları Açıklamalar Yararlanıcı ve ortakları tarafından sözleşmeye bağlanan proje personelinin maaşları ve ücretleri yazılır. Alt yükleniciye havale edilen hizmetler (bu hizmetler için şirketlere yapılan ödemeler) 5 Nolu bütçe başlığı altına yazılmalıdır. Örneğin, tam veya kısmi zamanlı tercüman istihdam edilmek isteniyorsa, bu maliyet “1.1.2 İdari/destek personeli” başlığı altında bütçelenmelidir. Yayınların çevirisi için bir şirketle sözleşme imzalanmak isteniyorsa, maliyetler “5.5 Çeviri” başlığı altına konmalıdır. Giderler 68 Buraya sadece bir ülkenin sınırları içindeki şehirler arasında yapılan seyahat giderleri yazılır. (örn. Ankaraİstanbul). Şehir içi ulaşım (örn. proje ofisinden bankaya ulaşım) idari maliyetler altına yazılmalıdır (10 No.lu bütçe başlığı). Bütçeleme iki biçimde yapılabilir: a) kalkış ve varış noktaları, ulaşım yöntemi, yerel seyahatler için birim miktarlar ve maliyetler verilebilir veya b) yerel seyahat için ortalama aylık maliyetin tahmini bir tutarı verilebilir (örn. 12 ay x 100 Avro) ve Proje Bütçesinin Gerekçelendirilmesi bölümünde açıklanır. Sadece projenin yürütülmesi için gerekli olan ekipman ve malzemeler yazılır. Fiyatlar piyasa fiyatlarına uygun olmalı ve bir pazar araştırması sonucunda tespit edilmelidir. Alınacak tüm ekipman ve malzemeler AB’ye üye veya aday ülkelerde veya Türkiye’de üretilmiş ürünler olmalıdır. Ayrıca, alınması öngörülen ekipman ve malzemeler için herhangi bir firma veya marka adı belirtilmemelidir. Alınacak ürünler için teknik ifadeler kullanılmalıdır. Üstlenilecek faaliyetler tarafından kesin olarak ihtiyaç duyulmadığı sürece araçların satın alımı veya kiralanması uygun maliyet olarak değerlendirilmemektedir. Satırlar eklenmeli (örn. bilgisayar) ve gider kalemleri, birim miktarları ve birim maliyetler belirtilmelidir. Ekipman ve malzemeler için diğer bir bütçe başlığı altına herhangi bir harcama yazılmamalıdır. Ekipman ve malzeme bir alt yüklenici faaliyetidir ve genel koşullara tabi olarak asgari düzeyde tutulması gerekmektedir. Sadece proje faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli ofis maliyetleri yazılır. 2.2 Yerel seyahat 3. Ekipman ve malzeme 3.1 Araç alımı veya kiralanması 3.2 Mobilya, bilgisayar ekipmanı 3.3 Makineler, aletler... 3.4 Yedek parçalar/makineler için ekipmanlar, aletler 3.5 Diğer (lütfen belirtiniz) 4. Yerel Ofis 4.4 Diğer hizmetler (tel/faks, elektrik/ısınma, bakım) 4.3 Tüketim malzemeleri - ofis malzemeleri 4.2 Ofis kirası Araç alımı veya kiralanması sonucu (3 No.lu bütçe başlığı altında) ortaya çıkmadığı sürece araç maliyetleri uygun maliyetler değildir. Buraya başvuru sahibi veya ortaklarının ofislerinin bulunduğu yerden başka bir yerde bir yerel ofis kurulması ile ilgili maliyetler yazılmaktadır. Proje yönetim amaçları için ofis kiralanması “idari maliyetler” altında bütçelenir. Birim maliyetler ve birim oranlar belirtilmelidir. Kalkış ve varış yerleri, ulaşım yöntemi ve (Türk ve AB vatandaşı) proje ekibi ile seminer katılımcılarının uluslararası seyahatlerine ilişkin birim miktarlar ve birim maliyetler gösterilmelidir. Ayrıca vize maliyetleri dahil edilmelidir. 2.1. Uluslararası seyahat 4.1 Araç maliyetleri Projede çalışan personele ilişkin seyahat masrafları yazılır. 2. Seyahat 69 Bu başlık altında, tamamen alt yükleniciye havale edilen (dışardan alınan) faaliyetlerin ve hizmetlerin maliyetleri yazılır. Maliyetler birim miktar ve birim maliyetlerle açıklığa kavuşturulur. Götürü tutarlar kabul edilmemektedir. Her bir yayın için ayrı bir satır ayrılır ve yayının başlığı ve türü (örn. eğitim el kitabı), kopya sayısı ve kopya başına maliyet belirtilir. Proje Bütçesinin Gerekçelendirilmesinde yayının basılacağı diller, sayfa sayısı gibi ayrıntılar belirtilir. Alt yüklenicilere havale edilecek etüt ve araştırma gibi çalışmaların maliyetleri yazılır. Götürü tutarlar kabul edilmemektedir. Talep edilen hibe tutarının 50.000 Avro’nun altında olduğu teklif çağrılarında zorunlu değildir. Bu kısma uluslararası olarak tanınan bir denetim kuruluşuna üye, onaylı bir denetçi tarafından hazırlanacak harcamaların teyidi raporuna ilişkin maliyetler yazılır. Projenin dış denetimi öngörülüyorsa, Başvuru Rehberi tarafından talep ediliyorsa ve Başvuru Formunda tanımlanıyorsa bu kısma proje sonuçlarına ilişkin dış denetim maliyetleri yazılır. Alt yükleniciye havale edilen mütercim tercümanlık hizmetlerinin maliyetleri yazılır. Sadece banka havale giderleri bütçelenir. Oranlar, bu tür hizmetler için alınan olağan ücretleri aşmamalıdır. Konferans ve seminer organizasyonları (organizasyon için katılımcıların konaklaması, salon kiralanması gibi hizmetler dahil) tamamen alt yükleniciye havale ediliyorsa, bu maliyetler bu kısma yazılır. Eğer, konferans organizasyonu yararlanıcı veya ortakları tarafından yapılıyorsa, sadece alan ve ekipmanın kiralanması maliyetleri bütçelenir. Seyahat giderleri başlık 2.2 altında ve gündelikler başlık 3.3 altında verilmelidir. Satırlar eklenerek her bir organizasyona yer verilmelidir (örn. Nihai konferans, eğitim vs.). AB, destek sağladığı proje faaliyetlerinde basılı materyaller, basın konferansları, basın bildirileri, basın ziyaretleri, sunumlar, brifingler, bilgilendirme standları, el kitapları, broşürler ve diğer tanıtım araçları ile AB desteğinin vurgulanmasını talep etmektedir. Proje faaliyetlerinde AB’nin yazılı ve görsel kimliğinin unsurları kullanılmaktadır. Bunların kullanımına ilişkin tüm ayrıntılar ve AB desteğinin başarılarını vurgulayacak dinamik bir iletişim stratejisinin geliştirilmesine yönelik tasarlanan diğer araçlar “AB’nin Dış Eylemleri İçin İletişim ve Görünürlük Rehberi”nde yer almaktadır: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm. Bu kısma tanıtım faaliyetlerinin maliyeti belirtilir. Bu faaliyetler birim miktar ve birim maliyetleri ile ayrıntılı olarak yazılmalıdır. Götürü tutarlar kabul edilmemektedir. 5. Diğer maliyetler, hizmetler 5.1 Yayınlar 5.2 Etüd, araştırma 5.3 Denetim maliyetleri 5.4 Değerlendirme maliyetleri 5.5 Tercüme, tercümanlar 5.6 Mali Hizmetler (Banka teminat giderler vs) 5.7 Konferans/seminer maliyetleri 5.8 Tanıtım faaliyetleri 70 İdari maliyetler başvuru sahibi ve ortağının sadece proje faaliyetlerinin uygulanmasına ilişkin dolaylı giderleridir. Hibe yararlanıcısı ve ortağının standart muhasebe uygulamasına uyumlu olarak götürü tutarda tespit edilmektedir. İdari maliyetler, doğrudan uygun maliyetler oplamının (satır 9) yüzde 7’sini geçmemelidir. İhtiyati giderler, proje uygulamasına ilişkin ciddi risklerin Metodoloji kısmında/Mantıksal Çerçevede tanımlanması halinde uygun olarak değerlendirilmektedir. Soft projelerde (örn. eğitim projesi) bu maliyetler uygun değildir. Yedek akçe doğrudan uygun maliyetler ara toplamının (satır 7) yüzde 5’ini geçmemelidir. MFİB’in (Sözleşme Makamı) yazılı ön onayı ile kullanılabilir. Bu kısma diğer bir bütçe başlığı altına yazılamayan diğer maliyetler yazılmaktadır. Bu maliyetler açıkça tanımlanmalı, birim miktarları ve birim maliyetleri de içerecek şekilde tamamen ayrıntılı olarak yazılmalıdır. Kaynak: www.mfib.gov.tr/attachments/tender/1028/Annex_B_Budget.xls ve http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/ documents/2010_prag_en.pdf 11. Toplam uygun proje maliyeti (9+10) (vergiler hariç) 10. İdari maliyetler (toplam doğrudan uygun proje maliyeti olan kalem 9’un maksimum %7’si) 9. Doğrudan uygun maliyetler toplamı (7+ 8) (vergiler hariç) 8.Yedek akçe (ara toplam doğrudan uygun proje maliyeti olan kalem 7’nin maksimum %5’i) 7. Doğrudan uygun maliyetler ara toplamı (1-6) (vergiler hariç) 6. Diğer 71 Giderler Gündelik Gündelik 1.3.2 Yerel (proje personeli) 1.3.3 Seminer/konferans katılımcıları 250 2 12 18 18 Birim Sayısı 80 100 148 400 1.000 Birim Maliyet (Avro) Tüm Yıllar 47.176 20.000 200 1.776 7.200 18.000 Toplam Maliyet (Avro) Gündelik Gündelik Gündelik Aylık Aylık Aylık Birim 150 1 6 12 12 Birim Sayısı 80 200 148 400 1.000 Birim Maliyet (Avro) 1. Yıl32 29.888 12.000 200 888 4.800 12.000 Toplam Maliyet (Avro) 31 Bütçe, sadece Sözleşme Makamı katkısını değil, projenin uygun tüm maliyetlerini kapsamalıdır. Bütçe kalemlerinden her biri yeterince detaylandırılmalı ve kendi içerisinde anlamlı bir şekilde temel bileşenlerine ayrılmalıdır. Her bileşen için birim sayısı ve birim maliyetleri ayrı ayrı belirtilmelidir. Birim maliyetleri, ihtiyaç olduğunda ortalama değerlere dayanabilir. 32 Bu bölüm, projenin 12 aydan daha uzun bir süre uygulanması durumunda doldurulmaktadır. 33 Eğer personel Proje hesabına tam zamanlı çalışmıyor ise, çalışma süresi yüzde olarak söz konusu bütçe kaleminin tanımı yanında belirtilmeli ve ‘miktar’ sütununda yansıtılmalıdır (‘birim maliyet’ sütununda değil). Yerel ve uluslararası personele ödenen maaşlar brüt miktarlardır. Yasal kesintilerin proje yararlanıcısı kurum tarafından yatırılmasının ardından ilgililere net maaşları ödenir. 34 Harcırahların hangi ülke itibarı ile tahakkuk ettiği hususu ile geçerli günlük harcırah tutarı belirtilmelidir (bu tutar, sözleşmenin imzalanması süresinde İnsan Kaynakları Alt Toplamı Gündelik 1.3.1 Yurt dışı (proje personeli) 1.3 Görev/seyahat gündelikleri34 Aylık Aylık 1.1.2 İdari / destek personeli 1.2 Maaşlar (sosyal güvenlik ödemeleri ve ilgili diğer giderler de dahil olmak üzere brüt maaşlar, yabancı/ uluslararası personel) Aylık Birim 1.1.1 Teknik 1.1 Maaşlar (sosyal güvenlik ödemeleri ve ilgili diğer giderler de dahil olmak üzere brüt maaşlar, yerel personel)33 1. İnsan Kaynakları Proje Bütçesi31 72 Aylık Aylık 4.3 Tüketim malzemeleri - ofis malzemeleri 4.4 Diğer hizmetler (tel/faks, elektrik/ısınma, bakım) 80 50 400 800 100 400 9.540 1.440 900 7.200 16.200 11.200 5.000 6.000 6.000 Aylık Aylık Aylık Aylık Her araç için Aylık Her uçuş için 12 12 12 14 50 9 80 50 400 800 100 400 6.360 960 600 4.800 16.200 11.200 5.000 3.600 3.600 Avrupa Komisyonu tarafından http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/index_en.htm adresinde yayınlanmış olan miktarları aşmamalıdır). Eğer bilgi yeterli değilse yerel bir miktar yazılmalıdır. Harcırah tutarı, konaklama, yemek ve görev yeri sınırları dâhilinde seyahat giderleri ile muhtelif giderleri kapsamaktadır. 35 Kalkış ve Varış noktaları belirtilmelidir. Eğer bilgilendirme yeterli değilse yerel bir miktar eklenmektedir. 36 Satın alma veya kiralama maliyeti. 37 Ayrı ayrı kalemler halinde belirtilmektedir. Götürü miktarlar kabul edilmemektedir. Yerel Ofis Alt Toplamı 18 Aylık 4.2 Ofis kirası 18 18 Aylık 4.1 Araç maliyetleri 4. Yerel Ofis Ekipman ve Malzeme Alt Toplamı 3.5 Diğer (lütfen belirtiniz) 3.4 Yedek parçalar/makineler için ekipmanlar, aletler 14 3.3 Makineler, aletler... 15 50 Her araç için Aylık Her uçuş için 3.2 Mobilya, bilgisayar ekipmanı 3.1 Araç alımı veya kiralanması 3. Ekipman ve malzeme36 Seyahat Alt Toplamı 2.2 Yerel seyahat 2.1. Uluslararası seyahat 2. Seyahat35 73 Birim Birim Sayısı 18 3 3 500 Birim Maliyet (Avro) 200 100 2.000 5 91.316 Toplam Maliyet (Avro) 12.400 3.600 300 6.000 2.500 Birim Birim Sayısı 12 2 2 250 Birim Maliyet (Avro) 200 100 2.000 5 63.898 Toplam Maliyet (Avro) 7.850 2.400 200 4.000 1.250 39 5.1 Yayınlar, 5.2 Etüt, araştırma ve 5.7 Konferans / Seminer maliyetlerinde sadece hizmet tamamı ile yükleniciye ihale ediliyorsa belirtilmektedir. İletişim ve görünürlük faaliyetleri projenin her aşamasında doğru şekilde planlanmalı ve bütçelendirilmelidir. Bu aktiviteler sadece projeye yapılan AB katkısı üzerine yoğunlaşmamalı, projenin çıktıları ve etkilerine yönelmelidir. 38 7. Doğrudan uygun maliyetler ara toplamı (1-6) (vergiler hariç) Diğer Alt Toplamı 6. Diğer Giderler Diğer Maliyetler, Hizmetler Ara Toplamı 5.8 Tanıtım faaliyetleri39 5.7 Konferans/seminer maliyetleri38 5.6 Mali Hizmetler (Banka teminat giderler vs) 5.5 Tercüme, tercümanlar 5.4 Değerlendirme maliyetleri 5.3 Denetim maliyetleri 5.2 Etüd, araştırma 5.1 Yayınlar 5. Diğer maliyetler, hizmetler37 74 6.700 102.516 10. İdari maliyetler (toplam doğrudan uygun proje maliyeti olan kalem 9’un maksimum %7’si) 11. Toplam uygun proje maliyeti (9+10) (vergiler hariç) 40 71.498 71.498 4.600 66.898 3.000 KDV dahil olmak üzere vergi tutarları, yararlanıcının (veya varsa ortaklarının) iade alamadıklarını göstermeleri durumunda yazılmaktadır. Kaynak: Tablo, rehber ve formlardaki bütçeye ilişkin açıklamalara uygun olarak yazar tarafından oluşturulmuştur. 13. Projenin Toplam Uygun / Kabul Edilen Maliyetleri (11+12) 102.516 95.816 9. Doğrudan uygun maliyetler toplamı (7+ 8) (vergiler hariç) 12. Vergiler40 4.500 8.Yedek akçe (ara toplam doğrudan uygun proje maliyeti olan kalem 7’nin maksimum %5’i) 75 Her program sonunda eğitimi tamamlayanlara İstanbul’da bir tanıtım ve 5 ad. X 50 kişi X 80 Avro = 20.000 iletişim konferansı düzenlenecektir. Başarılı olanlara sertifika verilecek ve Avro gelecek dönemde yapılacaklar anlatılacaktır. 1.3.3 Seminer/konferans katılımcıları İnsan Kaynakları Alt Toplamı Proje koordinatörü sözleşmenin imzalanması ve kesin hesapların görüşülmesi için İstanbul’dan Ankara merkeze 2 kez uçakla gidecektir. 1.3.2 Yerel (proje personeli) 2 ad. X 100 Avro = 200 Avro 2 eğitmen eğitim modüllerinin paylaşılması ve en iyi uygulamaların 2 kişi X 2 ad. X 3 gün X 148 Avro = araştırılması amacıyla 2 defa, 3 günlüğüne İstanbul’dan Hollanda’ya 1.776 Avro uçakla gideceklerdir. 1.3.1 Yurt dışı (proje personeli) 1.3 Görev/seyahat gündelikleri 1.2 Maaşlar (sosyal güvenlik ödemeleri ve ilgili diğer giderler de dahil olmak üzere brüt maaşlar, yabancı/uluslararası personel) 18 ay X 400 Avro = 7.200 Avro 1 adet proje sekreteri eğitimler öncesinde gerekli yazışmaların yapılması, çizelgelerin takibi ve proje süresince sekretarya hizmetlerinden sorumlu olacaktır. Proje süresince istihdam edilecektir. 1.1.2 İdari / destek personeli Tahmini Maliyetlerin Gerekçelendirilmesi 1 adet proje koordinatörü 1.000 Avro aylıkla tam zamanlı olarak çalışacaktır. Proje süresince istihdam edilecektir. Proje faaliyetlerinin 18 ay X 1.000 Avro = 18.000 Avro tamamı ile meşgul olacaktır. Bütçe Kalemlerinin Açıklanması Tüm Yıllar 1.1.1 Teknik 1.1 Maaşlar (sosyal güvenlik ödemeleri ve ilgili diğer giderler de dahil olmak üzere brüt maaşlar, yerel personel) 1. İnsan Kaynakları Giderler Proje Bütçesinin Gerekçelendirilmesi 76 18 ay X 50 Avro = 900 Avro 18 ay X 80 Avro = 1.440 Avro Ofiste proje faaliyetlerine yönelik kullanım için proje süresi boyunca kağıt, kalem, dosya, gibi gerekli kırtasiye malzemeleri alınacaktır. 4.3 Tüketim malzemeleri - ofis malzemeleri Proje süresince gerçekleştirilecek faaliyetler için 30 Avro telefon ve faks, 4.4 Diğer hizmetler (tel/faks, elektrik/ısınma, 50 Avro elektrik ve ısınma olmak üzere aylık ortalama 80 Avro tutarında bakım) bir giderin ortaya çıkacağı hesaplanmaktadır. Yerel Ofis Alt Toplamı 18 ay X 400 Avro = 7.200 Avro 14 ad. X 800 Avro = 11.200 Avro 50 kişi X 100 Avro = 5.000 Avro 5 ad. X 3 kişi X 400 = 6.000 Avro Kursiyerlere ve eğitim salonuna ulaşım kolaylığını sağlamak ve proje ile ilgili evrak ve dosyalama işlerinin işlerin takibi için proje süresince şehir merkezinde 1 ofis kiralanacaktır. Kursiyerin kullanımı için toplantı salonlarına yerleştirilmek üzere 100250-150cm ebatlarında 50 masa ve sandalye satın alınacaktır. Kursiyerlerin uygulamalı eğitim yapmaları için toplantı salonlarına yerleştirilmek üzere 14 adet Y makinası satın alınacaktır. Her program sonunda başarılı bulunan 3 kursiyer bilgi alışverişinde bulunmak üzere Hollanda’daki X tesislerini ziyaret edecektir. 4.2 Ofis kirası 4.1 Araç maliyetleri 4. Yerel Ofis Ekipman ve Malzeme Alt Toplamı 3.4 Yedek parçalar/makineler için ekipmanlar, aletler 3.5 Diğer (lütfen belirtiniz) 3.3 Makineler, aletler... 3.2 Mobilya, bilgisayar ekipmanı 3.1 Araç alımı veya kiralanması 3. Ekipman ve malzeme Seyahat Alt Toplamı 2.2 Yerel seyahat 2.1. Uluslararası seyahat 2. Seyahat 77 6. Diğer Giderler Diğer Maliyetler, Hizmetler Ara Toplamı 5.8 Tanıtım faaliyetleri 5.7 Konferans/seminer maliyetleri 5.6 Mali Hizmetler (Banka teminat giderler vs) 5.5 Tercüme, tercümanlar 5.4 Değerlendirme maliyetleri Bütçe Kalemlerinin Açıklanması Tüm Yıllar Proje ile gerçekleştirilen hizmetlerin ve AB desteğinin tanıtımına yönelik olarak projenin uygulama dönemi boyunca her 3 ayda bir 500 adet tanıtım kitapçığı basılacaktır ve dağıtımı yapılacaktır. Proje uygulama döneminde 6 ayda bir yapılacak araştırma sonuçlarının İngilizceye çevrilmesine yönelik olarak çeviri giderinin ortaya çıkacağı öngörülmektedir. Tahmini Maliyetlerin Gerekçelendirilmesi 6 ad. X 600 Avro = 3.600 Avro 3 ad. X 100 Avro = 300 Avro 3 ad X 2.000 Avro = 6.000 Avro Proje uygulama süresinde 6 ayda bir işgücü ve istihdamın geliştirilmesi konulu bir saha araştırması yaptırılacak ve araştırma sonuçları ilgililerle paylaşılacaktır. 5.2 Etüd, araştırma 5.3 Denetim maliyetleri 500 ad. X 5 Avro = 2.500 Avro 9. ve 18. aylarda 250’şer adet olmak üzere Türkçe olarak 50 sayfa yönergeler ve davranış kurallarını içeren bir tanıtım kitapçığı bastırılacaktır. 5.1 Yayınlar 5. Diğer maliyetler, hizmetler 78 Uygulama sırasında ortaya çıkabilecek öngörülemeyen giderler için doğrudan uygun proje maliyeti ara toplamının azami yüzde 5’i oranında yedek akçe ayrılmıştır. Kaynak: Tablo, rehber ve formlardaki bütçeye ilişkin açıklamalara uygun olarak yazar tarafından oluşturulmuştur. 13. Projenin Toplam Uygun / Kabul Edilen Maliyetleri (11+12) 12. Vergiler 11. Toplam uygun proje maliyeti (9+10) (vergiler hariç) 10. İdari maliyetler (toplam doğrudan uygun Proje ile ilgili gerçekleşen genel idari maliyetleri karşılamak için, doğrudan uygun maliyetler toplamının azami yüzde 7’si oranında bir İdari Maliyet proje maliyeti olan kalem 9’un maksimum ayrılmıştır. %7’si) 9. Doğrudan uygun maliyetler toplamı (7+ 8) (vergiler hariç) 8.Yedek akçe (ara toplam doğrudan uygun proje maliyeti olan kalem 7’nin maksimum %5’i) 7. Doğrudan uygun maliyetler ara toplamı (1-6) (vergiler hariç) Diğer Alt Toplamı 95.816 Avro X 0,07 = 6.700 91.316 Avro X 0,05 = 4.500 Finansman Kaynakları Tutar (Avro) Toplamın Yüzdesi (%) Başvuru Sahibinin Mali Katkısı 11.266 %10,99 Bu Başvuruda Aranan AB/AKF Katkısı 91.250 %89,01 Diğer AB Kurumları veya AB Üye Ülkelerinden yapılan katkı(lar) Adı Koşullar Diğer Kurumlarca Yapılan Katkılar Adı 0 0 Koşullar TOPLAM KATKILAR Projeden elde edilen doğrudan gelir 102.516 %100 0 (eğer program rehberinde izin veriliyorsa: ayni katkılar) GENEL TOPLAM 102.516 %100 Kaynak: Tablo, rehber ve formlardaki bütçeye ilişkin açıklamalara uygun olarak yazar tarafından oluşturulmuştur. %89.01 oranı “Bu Başvuruda Aranan AB/AKF (Avrupa Kalkınma Fonu) Katkısı” tutarının “Toplam Katkılar” tutarınına bölünmesi ile elde edilmiştir. Tüm oranlarda virgülden sonra iki basamak alınmaktadır. Bu formda, AB tarafından proje başına verilecek hibe tutarının projenin toplam uygun maliyetleri içindeki azami oranının %90 olduğu varsayılmıştır. Hibe tutarı, Hibe Başvuru Rehberlerinde ortaya konan azami ve asgari oranlar arasında olmalıdır. Bu koşul, azami hibe oranının virgülden sonraki rakamlarla dahi olsa kesinlikle aşılmaması anlamına gelir. 79 Özet Uygun maliyetler, proje bütçesinden karşılanabilecek maliyetleri ifade etmektedir. Bütçe, hem bir maliyet tahmini hem de “uygun maliyetler” için tavan niteliğindedir. Vergiler, mali yükler ve harçlar uygun olmayan maliyetler arasındadır ve IPA kapsamında finanse edilemezler. Bu mali yüklerin eş finansmandan karşılanması da mümkün değildir. Ayni katkılar, aksi belirtilmedikçe gerçek harcamaları temsil etmedikleri için uygun maliyet olarak değerlendirilmemektedir. Hibe programlarında ortaklar tarafından proje faaliyetleri çerçevesinde yapılacak giderler proje bütçesinden karşılanabilecek uygun maliyetler arasında değerlendirilmektedir. Hibe programlarında projede yer alan iştirakçiler, günlük harcırahlar ve seyahat giderleri haricinde, hibeden yararlanamamaktadır. Ortak finansman ilkesi gereğince projeler yararlanıcı ülke ve AB tarafından ortaklaşa finanse edilmektedir. Projeye ulusal bütçe kaynaklarından aktarılan katkı payı “ulusal eş finansman” olarak adlandırılmaktadır. Proje fişinde yer alan bütçe tablosunda, uygulamada öngörülen sözleşmeler altında kurumsal yapılanma ve yatırım harcamaları ayrı ayrı gösterilmektedir. Ayrıca projeye sağlanan tüm kaynaklar ayrı başlıklar altında gösterilmektedir. Proje başvuru formunda ve bütçeye ilişkin eklerde yer alan dosyalardaki rakamlar birbirleri ile tamamen aynı olmalıdır. Hibe programlarında proje bütçesine ilişkin doldurulması gereken ayrıntılı dosyalar eklerde yer almaktadır. Bu kapsamda “proje bütçesi”, “finansman kaynakları” ve “proje bütçesinin gerekçelendirilmesi” formlarının doldurulması gerekmektedir. Hibe programları için bütçe ile ilgili kısımlara yazılan hibe tutarları ve ilgili oranlar, Hibe Başvuru Rehberlerinde ortaya konan azami ve asgari tutarlar ve oranlar arasında olmalıdır. 80 V. KISIM Proje Tekliflerinin Değerlendirilmesi Merkezi düzeydeki kamu kurumları tarafından hazırlanan proje fişiyle veya hibe programının başvuru sahipleri tarafından hazırlanan hibe başvuru formuyla sunulan proje teklifleri bunların finansmanına yönelik kabul veya red yönünde karar verme amacıyla değerlendirilmektedir. Proje fişleri ile sunulan tekliflerin değerlendirilmesi programlama süreci içerisinde gerçekleşmektedir. Bu süreçte proje fişleri, başvuru sahibi kurum ile merkezi olmayan yapılanmanın ilgili tarafları ve zaman zaman AB Komisyonu arasında gerçekleştirilen görüşmeler neticesinde, üzerinde mutabık kalınan konularda hazırlanmakta ve karşılıklı görüş alışverişleri ve temaslarla olgunlaştırılarak nihai halini almaktadır. Diğer bir ifadeyle, projenin AB mali kaynaklarından destek alıp alamayacağı genellikle proje fişi nihai halini almadan belli olmaktadır. Diğer yandan hibe programı kapsamında hazırlanan proje tekliflerinin değerlendirilmesi proje fişlerinin değerlendirilmesi sürecine benzememektedir. Hibe programlarından yararlanmak üzere hazırlanan proje başvuru paketinin nihai hali son teslim tarihinde Sözleşme Makamı olan MFİB’e teslim edilene kadar MFİB hazırlanan projeden habersizdir. Ayrıca başvuru sahibi MFİB tarafından ilan edilene kadar projesinin finansman için kabul alıp alamadığını bilememektedir. Hibe programına başvurular Sözleşme Makamı ve bağımsız değerlendiriciler tarafından incelenmekte ve değerlendirilmektedir. Tüm başvurular değerlendirme tabloları üzerinden puanlama sistemine dayalı olarak yapılan oldukça standart bir değerlendirme sürecinden geçmektedir. 81 Proje tekliflerinin değerlendirilmesine yönelik standart değerlendirme tabloları her ne kadar değerlendiriciler tarafından doldurulsa da, başvuru formlarının istenen niteliklerde hazırlanabilmesini kolaylaştırmak amacıyla hibe başvuru rehberlerinde verilmektedir. Ayrıca formlarda bulunan puanlama sütunu, Komisyonun değerlendirmede ağırlık verdiği yönlere de işaret etmektedir. Bu formlarda sorgulanan değerlendirme ölçütlerinin büyük kısmı gerek hibe programı başvuru formunda gerekse proje fişinde yer alması gereken ortak bilgilere yöneliktir. Dolayısıyla bu ölçütler merkezi düzeydeki kamu kuruluşlarının da hazırlayacakları proje fişlerinin nasıl olması gerektiği konusunda da yönlendirici olabilecektir. Hibe programlarından yararlanmak üzere başvuru sahiplerince sunulan tüm projelerin değerlendirilmesi belli aşamalarla gerçekleştirilir. Bu aşamalara ve standart değerlendirme tablolarına aşağıda yer verilmektedir: 1. Aşama: Açılış Oturumu & İdari Kontrol ve Ön Tekliflerin Değerlendirilmesi Bu aşamada öncelikle teslimde son başvuru tarihine riayet edilip edilmediği değerlendirilmektedir. Eğer son başvuru tarihine riayet edilmemişse, teklif otomatik olarak reddedilmektedir. İkinci olarak Sınırlı Teklif Çağrısında Ön Teklif Formuna ait Kontrol Listesine, Açık Teklif Çağrısında ise Başvuru Formuna ait Kontrol Listesine bakılmakta ve bu formların bütün kriterleri karşılayıp karşılamadıkları değerlendirilmektedir. İstenilen bilgilerden herhangi biri eksik veya yanlış ise, proje teklifi yalnızca bu esasa dayanarak reddedilebilmekte ve bu noktadan sonra değerlendirilmemektedir. İlk idari kontrolü geçen Proje Ön Teklifleri projenin ilgililiği ve tasarımı açısından değerlendirmeye tabi tutulmaktadır. Bu değerlendirme, aşağıda verilen Değerlendirme Tablosunda yer alan başlıklar altında ve toplam 50 puan üzerinden yapılmaktadır (1= çok zayıf; 2= zayıf; 3= yeterli; 4= iyi; 5= çok iyi). 82 1. Projenin ilgililiği Puanlar Alt puan 1.1 Proje, Teklif Çağrısının hedef ve öncelikleriyle ne kadar ilgili? 5x2** 1.2 Proje, hedef ülkenin veya bölgenin ihtiyaçları ve sorunlarıyla ne kadar ilgili (diğer AB destekleri ile sinerjisi ve başka bir programdan desteklenmemesi konuları dahil)? 5x2* 1.3 Projeye katılanlar (nihai yararlanıcılar, hedef gruplar) açık biçimde ne kadar tanımlanıyor mu ve bunlar stratejik olarak ne kadar dikkate alınıyor? Bunların ihtiyaçları açık biçimde tanımlanıyor mu ve proje teklifi bu ihtiyaçlara olması gerektiği gibi yöneliyor mu? 1.4 Proje, çevresel konular, cinsiyet eşitliği ve eşit fırsatların geliştirilmesi, engellilerin ihtiyaçlarının karşılanması, azınlık ve yerel halkların haklarının korunması veya yenilikçilik ve en iyi uygulamaların benimsenmesi gibi belli katma değer unsurları içeriyor mu? 2. Projenin tasarımı 5 5 Alt puan 2.1 Projenin genel tasarımı ne kadar tutarlı? Özellikle, ilgili sorunlar analiz ediliyor mu ve dış etmenler ve ilgili paydaşlar dikkate alınıyor mu? 5x2** 2.2 Proje hedefler ve beklenen sonuçlara ilişkin olarak başarılabilir mi ve tutarlı mı? 5x2** TOPLAM PUAN 30 20 50 * 5 puanı (çok iyi), ancak proje teklifinin program hedefleri arasında gösterilen gerekli asgari sayıdaki öncelikten daha fazlasına işaret etmesi durumunda verilecektir. ** Bu puanlar önemlerinden ötürü 2 ile çarpılmaktadır. Tüm Proje Ön Teklifleri değerlendirildikten sonra, teklif edilen projelerin aldıkları toplam puanlara göre sıralandığı bir liste hazırlanmaktadır. Toplamda en az 30 puan alan proje teklifleri ön seçimde başarılı kabul edilmektedir. Ön Tekliflerin değerlendirilmesinin ardından Sözleşme Makamı tüm başvuru sahiplerine, başvurularının son teslim tarihinden önce teslim edilip edilmediğine, başvurularına verilen referans numarasına ve başvuru formlarının değerlendirme için önerilip önerilmediğine dair bir mektup göndermektedir. Bu aşamadan sonra Değerlendirme Komitesi, Sınırlı Teklif Çağrıları için ön seçimi geçen başvuru sahiplerini başvuru formlarını sunmaya davet etmekte; Açık Teklif Çağrılarında ise ön seçimi geçen başvuru sahiplerinin başvuru formlarını değerlendirmeye başlamaktadır. 83 2. Aşama: Başvuru Formunun Değerlendirilmesi Sınırlı Teklif Çağrılarında öncelikle başvuru formunun tesliminde son başvuru tarihine riayet edilip edilmediği değerlendirilmektedir. Eğer son başvuru tarihine riayet edilmemişse, teklif otomatik olarak reddedilmektedir. Bu aşamada, teklif edilen bütçe dâhil olmak üzere, başvuruların kalitesinin ve başvuru sahibinin ve ortaklarının kapasitesinin değerlendirilmesi aşağıda yer alan Değerlendirme Tablosundaki kriterlere göre yapılmaktadır. Bu kapsamda seçim kriterleri ve hibe verme kriterleri olmak üzere genel anlamda iki tür değerlendirme kriteri bulunmaktadır: Seçim kriterleri, aşağıda belirtilen hususları yerine getirmede, başvuru sahiplerinin mali ve operasyonel kapasitelerinin değerlendirilmesine yardımcı olmak için kullanılmaktadır: Projenin yürütüldüğü süre içerisinde faaliyetlerini sürdürmek ve gerektiğinde projenin finansmanına katkıda bulunmak için istikrarlı ve yeterli finansman kaynaklarına sahip olmak; Teklif edilen projeyi başarı ile tamamlamak için gerekli yönetim kapasitesine, profesyonel yeterliliğe ve niteliklere sahip olmak. Bu husus başvuru sahibinin tüm ortakları için de geçerlidir. Hibe verme kriterleri, sunulan başvuruların, belirlenen hedefler ve öncelikler bakımından değerlendirilmesine ve hibelerin, teklif çağrısının genel etkinliğini azami düzeye çıkartan projelere verilmesine imkan sağlamaktadır. Bu kriterler, projenin ilgililiği, teklif çağrısı hedefleriyle uyumu, kalitesi, beklenen etkisi, sürdürülebilirliği ve maliyet etkinliği gibi hususları içermektedir. 84 Bölüm 1. Mali ve Operasyonel Kapasite En Yüksek Puan 20 1.1 Başvuru sahibi ve eğer varsa ortakları proje yönetimi konusunda yeterli deneyime sahip mi? 5 1.2 Başvuru sahibi ve eğer varsa ortakları yeterli teknik uzmanlığa sahip mi? (ele alınacak konular hakkında yeterli bilgileri var mı?) 5 1.3 Başvuru sahibi ve eğer varsa ortakları yeterli yönetim kapasitesine sahip mi? (personel, ekipman ve proje bütçesini idare edecek bilgi ve beceri dahil olmak üzere) 1.4 Başvuru sahibi istikrarlı ve yeterli finansman kaynaklarına sahip mi? 2. İlgililik 5 5 30 Proje Ön Teklifine yönelik değerlendirme puanı yazılır. 3. Etkinlik ve Uygulanabilirlik 20 3.1 Önerilen faaliyetler uygun mu, uygulanabilir mi, hedeflerle ve beklenen sonuçlarla tutarlı mı? 5 3.2 Proje faaliyet planı açık ve uygulanabilir nitelikte mi? 5 3.3 Teklifte, projenin sonucuna yönelik objektif olarak doğrulanabilir göstergeler yer alıyor mu? Değerlendirme öngörülüyor mu? 5 3.4 Ortakların projeye katılım ve katkı düzeyi yeterli mi? 5 4. Projenin Sürdürülebilirliği 15 4.1 Projenin, hedef grupları üzerinde somut bir etkisi olması bekleniyor mu? 5 4.2 Projenin çarpan etkileri olacak mı? (proje sonuçlarının yinelenmesi ve daha geniş alanları etkilemesi ile bilginin duyurulması dahil olmak üzere) 5 4.3 Teklif edilen projenin beklenen sonuçları sürdürülebilir mi? - mali açıdan (finansman sona erdikten sonra faaliyetler nasıl finanse edilecek?) - kurumsal açıdan (faaliyetlerin devam ettirilmesine imkan tanıyan yapılar proje sonunda da devam edecek mi? Projenin sonuçları yerel olarak sahiplenilecek mi?) - politika düzeyinde (eğer varsa) (projenin yapısal etkisi ne olacaktır - örneğin mevzuatta, davranış kurallarında, yöntemlerde vb. bir iyileşme sağlayacak mı?) - çevresel düzeyde (eğer varsa) (projenin çevreye olumlu/olumsuz etkileri var mı?) 5 5. Bütçe ve Maliyet Etkinliği 5.1 Faaliyetler bütçeye olması gerektiği gibi yansıtılmış mı? 5.2 Tahmini maliyetler ile beklenen sonuçlar arasındaki oran yeterli mi? En Yüksek Toplam Puan 15 5x2* 5 100 * Bu puan öneminden ötürü 2 ile çarpılmaktadır. Değerlendirme tablosunda “Bölüm 1: Mali ve Operasyonel Kapasite”den alınan puan 12’den düşükse, proje teklifi reddedilmektedir. 85 Aşama 3: Başvuru Sahibi ve Ortakların Uygunluğunun Teyidi İkinci aşamayı geçen başvuru sahipleri şartlı olarak kabul edilmiş sayılır. MFİB şartlı olarak kabul edilen veya yedek listede bulunan başvuru sahiplerini yazılı olarak bilgilendirmekte ve başvuru sahiplerinin ve ortaklarının uygunluğunu doğrulamak amacıyla, söz konusu başvuru sahiplerinden “destekleyici belgeler”i sunmasını istemektedir. Destekleyici belgelere ilişkin ayrıntılara hibe başvuru rehberlerinde yer verilmektedir. Bu belgeler arasında; Başvuran kuruluşa ve her bir ortak kuruluşa ait tüzük veya kuruluş belgesi; Başvuru sahibi ve her bir ortak kuruluşun (varsa) en son hesapları (hesapların kapandığı önceki yıla ait faaliyet raporları, kar-zarar tablosu ve bilançosu); Başvuru sahibini temsil ve ilzama yetkili kişi(ler) tarafından doldurulan Tüzel Kişilik Belgesi; Ödemenin yapılacağı banka tarafından onaylanmış Mali Kimlik Formu yer almaktadır.33 Ayrıca açılan hibe programına bağlı olarak hibe başvuru rehberlerinde ilave destekleyici belgeler talep edilmektedir. Destekleyici belgelerin MFİB tarafından gönderilen mektupta belirtilen son tarihten önce sunulmaması durumunda başvuru reddedilebilmektedir. Uygunluk Kontrolü Sözleşme Makamı tarafından istenilen destekleyici belgelere dayanmakta ve aldıkları puana göre sadece şartlı olarak kabul edilmiş olan projeler için yapılmaktadır. Uygunluk kontrolünde ilk olarak Başvuru Sahibinin Beyanı (Hibe Başvuru Formu, Kısım B, Bölüm 6), başvuru sahibi tarafından sağlanan destekleyici belgeler ile karşılıklı olarak kontrol edilmektedir. 33 86 Destekleyici belgelerdeki bir eksiklik veya Başvuru Sahibinin Beyanı ile destekleyici belgeler arasındaki tutarsızlık olması durumunda, başvuru bu esasa bağlı olarak otomatik olarak reddedilmektedir. Söz konusu banka başvuru sahibinin kayıtlı olduğu ülkede olmalıdır. Uygunluk Kontrolünde ayrıca başvuru sahibinin, ortaklarının ve projenin uygunluğu hibe başvuru rehberinde belirtilen kriterlere göre incelenmekte ve doğrulanmaktadır. Yukarıda belirtilen analizi takiben ve gerekli görüldüğü durumda reddedilen projenin yerini, yedek listede en iyi puana sahip olan proje almaktadır. Bu yeni proje daha sonra başvuru sahibi ve ortaklarının uygunluğu bakımından incelenmektedir. Destekleyici belgelerin doğrulanmasının ardından Değerlendirme Komitesi, hibe alacak proje teklifleriyle ilgili nihai önerisini, bu konuda kararı verecek olan MFİB’e iletmektedir. Başvuru sahipleri, başvuruları ile ilgili MFİB’in kararı ve başvurunun reddi halinde bunun gerekçeleri hakkında yazılı olarak bilgilendirilmektedir. Hibe verilmesiyle ilgili süreçte bir hata ya da usulsüzlük nedeniyle mağdur olduklarını düşünen başvuru sahipleri, yazılı bir dilekçeyle başvurabilmektedir. Hibe programı kapsamında hibe sözleşmelerinin imzalanmasına kadar öngörülen takvim hibe başvuru rehberinde yayımlanmaktadır.34 Proje fişleri ve proje başvuru formlarına yönelik değerlendirme süreci farklılık gösterse de başvuru belgelerindeki ortak alanlar ve proje yönetiminin temel kavramları açısından bakıldığında değerlendirilen ölçütler arasında benzerlik bulunmaktadır. Değerlendirme sürecinde temelde kalite değerlendirme parametreleri olarak bilinen uygunluk, uygulanabilirlik ve sürdürülebilirlik unsurları dikkate alınmaktadır.35 Uygunluk, proje hedeflerinin, hedef kitlenin ve yararlanıcıların gerçek sorunlarını, ihtiyaçlarını ve önceliklerini karşılama ölçüsüne işaret eder. Bir projenin uygunluğu, önerilen müdahalenin (projenin), hedef kitlenin gerçek sorunlarına cevap verebilme derecesidir. Uygunluk incelemesi, projenin ilgili olduğu kişileri belirlemekle başlamaktadır. “Proje amacı düzeyinde” proje, hedef kitlenin belli sorunlarına hitap etmelidir (örn. küçük ölçekli tarımsal üreticilerin gelirlerinin düşmesi). “Genel hedefler” düzeyinde proje, amaçla ilgili fakat bir bütün olarak toplumun daha geniş ölçekli sorunlarına ve sektör düzeyindeki sorunlara hitap etmelidir (örn. 34 Hibe Programları kapsamında yapılan proje tekliflerinin değerlendirilmesine ilişkin açıklamalarda kaynaklar: http://www.cfcu.gov.tr/tender.php?lng=en&action=tender_search (Merkezi Finans ve İhale Birimi) http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm (AB Komisyonu Yardım ve İşbirliği Ofisi (EuropeAid)) 35 European Commission, Assessing the Quality of a Financing Proposal, e-Quality Assessment Tool, EuropeAid Cooperation Office, November 1999 87 kırsal alanlarda yaşam standartlarının düşmesi). Genel hedefler AB’nin politika hedefleri içinde yer almalıdır. Uygun bir proje aşağıdaki koşulları karşılar: Başlıca paydaşlar açıkça belirlenmiş ve tanımlanmıştır; Hedef kitle ve nihai yararlanıcılar açıkça belirlenmiştir; Doğrudan yararlanıcılar açıkça belirlenmiştir. Hedef kitle ve yararlanıcıların sorunları yeterince açıklanmıştır; Sorun analizi yeterince kapsamlıdır; Genel hedefler projenin sosyal ve sektörel gelişme için niçin önem taşıdığını açıklamaktadır; Proje amacı hedef kitle için doğrudan bir faydayı ifade etmektedir. Uygulanabilirlik, proje hedeflerinin gerçekten ulaşılabilir olup olmadığına işaret etmektedir. Bu parametre, projenin müdahale mantığı ile varsayımların tutarlılığını ve proje faaliyetlerinin takvime göre üstlenilmesi için uygulamacı kuruluşun gerekli kaynakları ve uzmanlığı seferber etme yeteneğini değerlendirir. Uygulanabilirlik kriterini karşılayan bir proje aşağıdaki koşulları karşılar: Proje Amacı Genel Hedeflere katkı sağlamaktadır (varsayımlar gerçekleştiği takdirde); Sonuçlar Faaliyetlerin sonucu olarak tanımlanmaktadır; Tüm Sonuçlara erişildiği takdirde Proje Amacı başarılacaktır; Araçlar nicel hedeflerle yeterince desteklenmektedir; Önemli dış etmenler belirlenmiştir (varsayımlar olarak); Varsayımların gerçekleşme ihtimali proje için kabul edilebilir düzeydedir (ihtimal yeterince düşüktür); Uygulayıcı birimler projeyi uygulayabilecek kapasiteye sahiptir. Sürdürülebilirlik, dış desteğin (yardım) sona ermesinin ardından projeden elde edilen faydaların devam etmesi olasılığını ifade etmektedir. Sürdürülebilirliğe ilişkin geleceğe dönük bir öngörü yapılabilir. Sürdürülebilir bir proje aşağıdaki koşulları karşılar: 88 Hedef kitle veya yararlanıcılar tarafından proje yeterince sahiplenilecektir; Uygulama esnasında ve proje tamamlandıktan sonra ilgili makamlar politika desteği sağlayacaklardır; Teknoloji yerel koşullara uygundur; Proje esnasında ve sonrasında ekolojik çevre korunacaktır; Tüm hedef gruplar ve yararlanıcılar proje esnasında ve sonrasında fayda ve ürünlere yönelik yeterli erişime sahip olacaklardır; Proje cinsiyet eşitliğine katkı sağlayacaktır; Uygulayıcı birimler proje sonrası destek sağlayabileceklerdir. Bu koşulların karşılanması uygunluk, uygulanabilirlik ve sürdürülebilirlik parametrelerinin proje döngüsünde gözetilmiş olduğu anlamına gelmektedir. Projenin başarılı olabilmesi için ilgili belgelerde ve rehberlerde ortaya konan hedefler ve öncelik alanlarına hitap etmesi, hedef kitlenin gerçek sorunlarını hedef alan bir çözüm üretmesi, paydaşların katılımını gözetmesi ve yeterli bir örgütsel kapasite içinde uygulanması şarttır. 89 Özet Değerlendirme için tüm başvuru belgelerinin ve destekleyici belgelerin son başvuru tarih ve saatlerine kadar MFİB’nin elinde olacak şekilde teslimine azami derecede dikkat edilmelidir. Proje fişleri ile sunulan tekliflerin değerlendirilmesi programlama süreci içerisinde gerçekleşmektedir. Hibe programı kapsamında proje teklifleri MFİB ve bağımsız değerlendiriciler tarafından incelenmekte ve değerlendirilmektedir. Hibe programlarından yararlanmak üzere başvuru sahiplerince sunulan tüm projelerin değerlendirilmesi belli aşamalarla gerçekleştirilir. Birinci aşamada idari kontrol yapılmakta ve ön teklifler değerlendirilmekte, ikinci aşamada başvuru formu değerlendirilmekte, üçüncü aşamada başvuru sahibi ve ortakların uygunluğu istenen destekleyici belgelere bakılarak teyit edilmektedir. Başvuru sahibinin mali ve operasyonel kapasitesi, projenin önceliklerle ve hedef kitlenin sorunlarıyla ilgili olması, etkin, uygulanabilir ve sürdürülebilir olması ve maliyet etkinliğine sahip olması değerlendirilen kriterler arasındadır. Hibe başvuru formlarının istenen niteliklerde hazırlanabilmesini kolaylaştırmak amacıyla hibe başvuru rehberlerinde puanlama esasına dayalı değerlendirme tabloları verilmektedir. Hibe başvurularına yönelik değerlendirme ölçütleri merkezi düzeydeki kamu kuruluşlarının hazırlayacakları proje fişlerinin nasıl olması gerektiği konusunda da yönlendirici olabilir. Değerlendirme süreci sonunda hibelerin, ilgili programların ve teklif çağrısının genel etkinliğini azami düzeye çıkartan projelere verilmesi amaçlanmaktadır. Değerlendirme için teslim edilecek bir projenin uygunluk, uygulanabilirlik ve sürdürülebilirlik unsurlarını sağlamış olmasına dikkat edilmelidir. Uygunluk, proje hedeflerinin hedef kitlenin ve yararlanıcıların gerçek sorunlarını, ihtiyaçlarını ve önceliklerini karşılama ölçüsünü gösterir. Uygulanabilirlik, proje hedeflerinin gerçekten ulaşılabilir olup olmadığını gösterir. Sürdürülebilirlik, mali yardımın sona ermesinin ardından projeden elde edilen faydaların devam etmesi olasılığını gösterir. 90 Sonuç Avrupa Birliği ile katılım öncesi mali işbirliği süreci, aday ülkeleri üyeliğe hazırlama mekanizması olarak işlev görmektedir. Bu süreçte, Avrupa Birliği ile üzerinde uzlaşı sağlanan hedeflerin gerçekleştirilmesi ve önceliklerin hayata geçirilmesine yönelik projeler geliştirilmekte ve uygulanmaktadır. Hazırlanan bu projelere AB tarafından hibe nitelikli mali yardımlar sağlamaktadır. Bir projenin hibe nitelikli AB mali yardımlarından yararlanabilmesi için istenen koşulları karşılaması, gerekli nitelikleri taşıması ve standart süreçlerden geçmesi gerekmektedir. AB ile mali işbirliği çerçevesinde aday ülkelerde geliştirilen tüm projeler aynı şartlara tabidir. Bu projelerin hazırlanması bir dizi önerilen yöntemin, standart araçların ve şablon formların kullanımını beraberinde getirmektedir. Tüm bu yöntemler, araçlar ve formlar AB’nin proje yönetimi yaklaşımı adı verilen genel bir çerçeve içinde yer almaktadır. Diğer bir ifadeyle AB ile mali işbirliği sürecinde hazırlanan tüm projeler, proje yönetimi yaklaşımına uygun usul ve esaslar doğrultusunda hazırlanmaktadır. Gerek kamu kurumlarınca gerekse hibe programlarından yararlanmak isteyen kuruluşlarca hazırlanan tüm projeler AB’nin proje yönetimine ilişkin ortak anlayışını yansıtır. Diğer bir ifadeyle, kamu kurumunca hazırlanan büyük ölçekli bir proje ile hibe programı kapsamında hazırlanan küçük ölçekli bir proje beraber değerlendirildiği zaman bunların aynı uluslarüstü kurum (AB) tarafından istenen koşullara göre biçimlendiği anlaşılabilir. Bu durum her ne kadar projelerin ölçekleri, kapsamları ve bunları hazırlayan kuruluşların niteliği farklı da olsa tümünün AB’nin proje yönetimi yaklaşımı esaslarına bağlı olduğunu göstermektedir. Bu çalışmada en genel anlamda AB’nin proje yönetimi yaklaşımı açıklanmıştır. Mantıksal çerçeve matrisi, proje başvuru formu, bütçe formu AB’nin proje yönetimi yaklaşımına göre hazırlanması gereken temel belgeler arasındadır. Gerek kamu kurumlarının gerekse hibe programlarından yararlanmak isteyen yerel idareler, KOBİ’ler, sivil toplum kuruluşları, sanayi, ticaret, ziraat odaları, meslek odaları, vakıflar, dernekler, sendikalar, kooperatifler, üniversiteler ve enstitüler gibi kurum ve kuruluşların mantıksal çerçeve matrisini, proje başvuru formlarını ve ilgili bütçe formlarını başvuruları esnasında teslim etmeleri gerekmektedir. Ayrıca proje tekliflerinin değerlendirme kriterleri, usülleri ve aşamaları hibe nitelikli AB mali yardımlarından yararlanmak üzere proje hazırlayan 91 kurumlar için oldukça önemlidir. Proje tekliflerinin nasıl değerlendirildiğinin bilinmesi aynı zamanda bu projelerin nasıl hazırlanması gerektiği yönünde fikir vermektedir. Proje başvurusunda istenen tüm belge ve formların standartlara uygun olarak ve değerlendirme kriterleri bilinerek hazırlanması başarılı bir proje uygulamasının ilk adımını oluşturacaktır. 92 KAYNAKLAR Avrupa Birliği Genel Sekreterliği-Avrupa Komisyonu Türkiye Temsilciliği, Proje Döngüsü Yönetimi El Kitabı, Ağustos 2002. Commission Regulation (EC) No 718/2007 of 12 June 2007 implementing Council Regulation (EC) No 1085/2006 establishing an instrument for pre-accession assistance (IPA) (OJ L 170/1 of 29.06.2007). Commission Regulation (EU) No 80/2010 of 28 January 2010 amending Regulation (EC) No 718/2007 implementing Council Regulation (EC) No 1085/2006 establishing an instrument for pre-accession assistance (IPA) (OJ L 25/1 of 29.01.2010). Communication from the Commission to the Council and the European Parliament: Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA) Multi Annual Indicative Financial Framework for 2010-2012, Brussels, 5 November 2008, COM (2008) 705 Final. Council Regulation (EC) No 1085/2006 of 17 July 2006 establishing an Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA) (OJ L 210/82 of 31.07.2006). European Commission, Institution Building in the Framework of European Union Policies, A Reference Manual on “Twinning Projects”, Revision May (2005). European Commission, Project Cycle Management Handbook, EuropeAid Cooperation Office, March 2002. European Commission, Assessing the Quality of a Financing Proposal, e-Quality Assessment Tool, EuropeAid Cooperation Office, November 1999 European Commission, Directorate General Enlargement, Coordination of Financial Intruments, PHARE Programming Guide 2004. European Commission, Enlargement Directorate General, Enlargement of the European Union - an historic opportunity, Brussels, 2003 European Commission, Aid Delivery Methods, Volume 1: Project Cycle Management Guidelines, March 2004 Hakan Karabacak, Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali İşbirliği ve Proje Yönetimi Yaklaşımı, Maliye Bakanlığı AB ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı, Ayrıntı Basımevi, Ankara, 2004 93 Katılım Öncesi AB’den Sağlanacak Fonların Yönetimine ilişkin 2009/18 sayılı Başbakanlık Genelgesi, 4 Aralık 2009 tarih ve 27422 sayılı Resmi Gazete Salih Kaya, Avrupa Birliği Fonları için Proje Nasıl Hazırlanır? – Project Cycle Management, Avrupa Birliği Hibe Programları için Proje Olgusu, Seçkin Yayınevi, Ankara, 2009 Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ve Avrupa Toplulukları Komisyonu Arasında Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) ile Temin Edilen Yardımın Uygulanması Çerçevesinde Türkiye Cumhuriyetine Sağlanan Avrupa Topluluğu Mali Yardımlarıyla İlgili İşbirliği Kuralları Hakkında Çerçeve Anlaşma, 24 Aralık 2008 tarih ve 27090 sayılı Resmi Gazete. Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği (Sıra No: 1), 08.05.2009 tarih ve 27222 sayılı Resmi Gazete 94 Internet Sayfaları AB Komisyonu Genişleme Genel Müdürlüğü http://ec.europa.eu/enlargement/candidate-countries/turkey/financialassistance/index_en.htm http://ec.europa.eu/enlargement/fiche_projet/index. cfm?page=415392&c=TURKEY AB Komisyonu Yardım ve İşbirliği Ofisi (EuropeAid) http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/ index_en.htm AB’nin Dış Eylemleri İçin İletişim ve Görünürlük Rehberi http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm Avrupa Birliği Genel Sekreterliği www.abgs.gov.tr Merkezi Finans ve İhale Birimi www.cfcu.gov.tr http://www.cfcu.gov.tr/tender.php?lng=en&action=tender_search www.mfib.gov.tr/attachments/tender/1028/Annex_B_Budget.xls Avrupa Komisyonu Dış Yardım Sözleşme Usulleri Uygulama Rehberi (PRAG) (Kasım 2010) http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/ practical_guide/documents/2010_prag_en.pdf Avrupa Komisyonu Dış Yardım Sözleşme Usulleri Uygulama Rehberi Sözlüğü http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/general/ documents/a1_glossary_en.doc 95 96 Genel Hedef Amaç Sonuçlar ve Ölçülebilir Göstergeler Faaliyetler -AP/NPAA/EP/SAA/İlerleme Raporu ile bağlantısı - MIPD ile bağlantısı -Ulusal Kalkınma Planı ile bağlantısı (varsa) -Sektör stratejileri ve ulusal/sektörel yatırım planları ile bağlantısı (varsa) Genel Hedef(ler) Proje Amacı Sonuçlar Faaliyetler Projenin Bağlantısı Eylemin İlgisi - Link with AP/NPAA / EP/ SAA/ Progress Report - Link with MIPD - Link with National Development Plan (where applicable) - Link with sector strategies and national/ sectoral investment plans(where applicable) Metodoloji Institutional Ek 3: Kurumsal Çerçevenin Tanımı of Sürdürülebilirlik Description Catalytic Effect Annex 3: Framework Katalitik Etki Metodoloji - Linked Activities - Lessons Learned Sürdürülebilirlik Bağlantılı Faaliyetler Çıkarılan Dersler Projenin Sürdürülebilirliği Bağlantılı Faaliyetler ve Çıkarılan Dersler Çarpan veya Yayılma Etkisi Kurumsal Çerçeve ve Metodoloji Background and Justification Assessment of project impact, catalytic effect, sustainability and cross border impact (where applicable) Arka Plan ve Gerekçe Proje etkisinin, katalitik etkinin, sürdürülebilirliğin ve sınır ötesi etkinin değerlendirilmesi (varsa) Eylemin İlgisi Description of the action and its effectiveness Eylemin Tanımı ve Etkinliği Activities Methodology Sustainability of the Action Methodology Sustainability of the Action Relevance of the Action Relevance of the Action Description of the action and its effectiveness Results and Measurable Indicators Project Purpose Eylemin Tanımı ve Etkinliği - Overall Objective(s) - Description of the action and its effectiveness - Specific Objective(s) - Description of the action and its effectiveness Hedef(ler) Hibe Başvuru Formuna Karşılık Gelen Başlık Türkçe İngilizce Başlık Title Yer Location(s) Hedefler(ler) Overall Objective Title Location İngilizce Projenin Gerekçesi (Eylemin) Başlık Yer Proje Fişine Karşılık Gelen Başlık Başlık Yer Türkçe Proje Başvuru Formlarında Yer Alan Ortak Bilgiler Bu Çalışmadaki Başlık Ek.1: Ek-2: Çalışmada Karşılıkları Kullanılan Bazı Terimlerin İngilizce Açık teklif çağrısı – Open call for proposals Amaç – Purpose Araçlar – Means Avrupa Komisyonu – European Commission (EC) Ayni katkı – Contribution in kind Bağlantılı faaliyetler – Linked activities Başlık – Title Bileşen – Component Bölgesel Kalkınma – Regional Development Cinsiyet eşitliği – Gender equality Concept note – Ön teklif formu Çalışma planı – Workplan Çıkarılan dersler – Lessons learned Çok Yıllı Endikatif Mali Çerçeve – Multi-annual Indicative Financial Framework (MIFF) Çok Yıllı Endikatif Planlama Belgesi – Multi-annual Indicative Planning Document (MIPD) Decleration by the applicant – Başvuru sahibinin beyanı Değerlendirme – Evaluation Destekleyici belgeler – Supporting documents Dikey mantık – Vertical logic Doğrudan uygun maliyetler – Direct eligible costs Doğrudan yararlanıcılar – Direct beneficiaries Doğrulama kaynakları ve araçları – Sources and means of verification (SOV) Eş finansman – Cofinancing Eşleştirme – Twinning Eşleştirme sözleşmesi – Twinning contract Etki – Impact Etkinlik – Effectiveness 97 Eylem planı – Action plan Faaliyetler – Activities Finansman anlaşması – Financing agreement Finansman kararı – Financing decision Finansman teklifi – Financing proposal (FP) Finansman zaptı – Financing memorandum (FM) Geçiş dönemi desteği ve kurumsal yapılanma - Transition assistance and institution building Genel hedef(ler) – Overall objective(s) Gözetim komitesi - Steering committee Grant – Hibe Guidelines for Grant Applicant – Hibe başvuru rehberi Hafif tedbirler – Soft measures Hedef ağacı – Objective tree Hedef analizi – Analysis of objectives Hedef kitle – Target groups Hedef(ler) – Objective(s) Hedefler hiyerarşisi – Hierarchy of objectives Hizmet sunucu – Service provider İdari maliyetler – Administrative costs İhale / teklif çağrısının başlaması – Start of tendering/call for proposals İlerleme Raporu – Progress report İnsan kaynaklarının geliştirilmesi – Human resources development İştirakçiler – Associates İzleme – Monitoring İzleme raporları – Monitoring reports Kamu harcaması – Public expenditure Katalitik etki – Catalytic effect Katılım ortaklıkları - Accession partnerships (APs) Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı – Instrument for Pre Accession Assistance (IPA) Katılım öncesi strateji – Pre-accession strategy 98 Kurumsal çerçeve – Institutional framework Kurumsal yapılanma – Institution building Mantıksal çerçeve – Logical framework (logframe) Mantıksal Çerçeve Metodu – Logical Framework Methodology (LFM) Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı – Logical Framework Approach (LFA) Merkezi Finans ve İhale Birimi – Central Finance and Contracts Unit (CFCU) Merkezi olmayan uygulama sistemi – Decentralised implementation system (DIS) Mutabakat zaptı – Memorandum of understanding (MoU) Müdahale mantığı – Intervention logic Nihai yararlanıcılar – Final beneficiaries Operasyonel program –Operational programme Ön koşullar – Pre-conditions Paralel konular – Cross Cutting Issues Paydaş analizi – Stakeholder analysis Paydaşlar – Stakeholders Program – Programme Program Yetkilendirme Görevlisi – Programme Authorizing Officer (PAO) Programlama - Programming Proje – Project Proje amacı – Project purpose Proje fişi – Project fiche Proje lideri – Project leader Proje ortakları – Project partners Proje yöneticisi – Project manager Projenin geçmişi ve gerekçesi – Background and justification Sınır ötesi işbirliği - Cross border cooperation (CBC) Sınırlı teklif çağrısı – Restricted call for proposals Sınır-ötesi Etki – Cross border impact Sonuçlar – Results Sorun ağacı – Problem tree 99 Sorun analizi – Problem analysis Sorunlar hiyerarşisi – Hierarchy of problems Sözleşme – Contract Sözleşme makamı – Contracting authority Strateji analizi – Analysis of strategies Stratejik koordinatör – Strategic coordinator Sürdürülebilirlik – Sustainability Tanım – Description Tarafsız doğrulanabilir başarı göstergeleri – Objectively verifiable indicators of achievement (OVI) Teklif çağrısı – Call for proposal Teklifçi – Tenderer Teknik yardım – Technical assistance (TA) Toplam harcama – Total expenditure Ulusal Fon – National fund Ulusal katılım öncesi mali yardım koordinatörü – National IPA coordinator (NIPAC) Uygulanabilirlik – Feasibility Uygun dolaylı maliyetler – Eligible indirect costs (overheads) Uygun maliyet – eligible cost Uygunluk – Relevance Uygunluk kriterleri – Eligibility criteria Varsayımlar – Assumptions Verimlilik – Efficiency Visibility actions – Tanıtım faaliyetleri Yararlanıcılar – Beneficiaries Yatay mantık – Horizontal logic Yedek akçe – Contingency reserve Yerleşik eşleştirme danışmanı – Resident twinning advisor (RTA) Yüklenici – Contractor 100 YAZARIN ÖZGEÇMİŞİ Dr. Hakan KARABACAK 1977 yılında Antalya’da doğdu. 1999 yılında Boğaziçi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İşletme Bölümünü bitirdi. Çalışma hayatı boyunca Akdeniz Üniversitesi’nde Araştırma Görevlisi, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’nde Türkiye Sektör Meclisleri Müdürü, Kara Harp Okulu’nda öğretim elemanı ve çeşitli sivil toplum kuruluşlarının verdikleri eğitimlerde bağımsız proje eğitmeni olarak görev yaptı. Maliye Bakanlığı Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı’nda “Avrupa Birliği’nin Mali Yardım Prosedür ve Teknikleri ve Türkiye ile Mali İşbirliği” konulu tez çalışması ile AB uzmanı oldu. Kamuda ve özel sektörde AB mali yardımlarından ve hibe programlarından yararlanmaya yönelik olarak çok sayıda proje hazırlama eğitimi verdi. Ankara Üniversitesi SBF İşletme Bölümünde “Oyun Teorisi ve Kamuyu Aydınlatmada bir Denge Modeli” başlıklı tez çalışması ile 2008 yılında doktorasını tamamladı. Yazarın “Türkiye – Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali İşbirliği ve Proje Yönetimi Yaklaşımı” adlı bir kitabı ve ulusal ve uluslararası dergilerde yayımlanmış çok sayıda makalesi bulunmaktadır. 101 102