EXCEL DERSLERİ
Transkript
EXCEL DERSLERİ
İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ BÖLÜM I TEMEL EXCEL BİLGİLERİ........................................... 5 Excel'in Temel İşlevleri...................................................... 5 Excel'in Kurulmasında Gözetilecek İlkeler.......................6 Bir Kayıt Oluşturalım........................................................ 7 Excel'de Temel Kullanım Usulleri......................................9 Alıştırma 1........................................................................... 11 Alıştırma 2........................................................................... 12 BÖLÜM II EXCEL SAYFALARINI BİÇİMLENDİRME.................. Alıştırma 3.......................................................................... 15 BÖLÜM III FONKSİYONLAR............................................................. 16 Kullanılmaya Hazır Fonksiyonlar......................................16 Otomatik Doldurma........................................................... 19 Alıştırma 4.......................................................................... 21 Alıştırma 5.......................................................................... 21 BÖLÜM IV HÜCRELERDE OPERASYON......................................... 22 1 13 Hücreleri Topluca Hareket Ettirme...................................22 Hücrelerin İçeriğini Topluca Silme.................................... 22 Sıra veya Sütunları Silme................................................... 22 Satır, Sütun veya Hücre Ekleme........................................ 23 Hücrelere Not Ekleme......................................................... 23 Kopyala ve Yapıştır............................................................ 24 Alıştırma 6........................................................................... 25 BÖLÜM V EXCEL'DE ADRESLER................................................... 27 Göreli ve Mutlak Adresler ................................................. 27 Otomasyona Yardımcı Olalım........................................... 30 Hücreleri Adlandırma........................................................ 33 Karma Adresler.................................................................. 34 Alıştırma 7.......................................................................... 35 BÖLÜM VI EXCEL'DE MANTIKSAL İŞLEMLER........................... 37 Basit Şartlı Fonksiyon........................................................ 37 Birbiri İçinde Şartlı Fonksiyonlar...................................... 39 Ve, Veya, Değil................................................................... 39 Alıştırma 8.......................................................................... 42 BÖLÜM VII MANTIKSAL FONKSİYONLARA BAĞLI İŞLER........ 2 44 COUNTIF........................................................................... 44 SUMIF................................................................................ 45 Alıştırma 9.......................................................................... BÖLÜM VIII TARİHLER VE SAATLER............................................... 47 Sayfalara Tarih Girme....................................................... 48 "Bugün" ile işlemler........................................................... 49 "DATE" ile işlemler............................................................ 50 Tarihe Dayanan Hesaplamalar.......................................... 50 Alıştırma 10......................................................................... 51 BÖLÜM IX MALİ İŞLEMLER............................................................. 52 IRR İle İş Kararı................................................................ 54 Alıştırma 11......................................................................... 55 BÖLÜM X LİSTE: VERİ YÖNETİMİ................................................. 56 Listeler................................................................................. 56 Form.................................................................................... 57 Otomatik Filtre(Autofilter)................................................. 57 Sıralama.............................................................................. 59 Ara Toplam......................................................................... 59 Özet Tablo........................................................................... 59 Sonuç................................................................................... 59 3 46 BÖLÜM XI ALIŞTIRMALARIN CEVAPLARI...................................60 Alıştırma 1........................................................................... 60 Alıştırma 2........................................................................... 60 Alıştırma 3.......................................................................... 60 Alıştırma 4........................................................................... 60 Alıştırma 5........................................................................... 61 Alıştırma 6........................................................................... 61 Alıştırma 7.......................................................................... 62 Alıştırma 8........................................................................... 62 Alıştırma 9........................................................................... 62 Alıştırma 10......................................................................... 63 Alıştırma 11......................................................................... 63 ÖNSÖZ 4 Herkes, HTML sayfalar yazıp, Web siteleri kurmuyor; iş dünyası hala defter tutmak zorunda! Fakat gelen talepleri incelediğimizde, okuyucularımızın ihtiyacının Excel'i öğrenmek kadar, hatta ondan daha fazla oranda, Excel ile belirli işleri yapmak, belirli verileri çözümlemek, özetle Excel'i günlük yaşamın gerektirdiği iş sorunlarına uygulamak alanında toplandığını gördük. Tabii, işiniz defter tutmak ve veri analizi yapmak değil de Web sayfası yapmaksa ve bu kitapçığın size göre olmadığını düşünüyorsanız, hemen bir düzeltmede bulunalım: Excel ile harika Web listeleri ve tablolar yapabilir ve Internet'te ziyaretçilerinizden talep ettiğiniz verilerin size sistemli, Excel ile işlenmeye hazır şekilde ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Yani işiniz sadece Web ise dahi Excel'in size sunacağı hizmetler var. Excel, Microsoft Office ailesinin en çok amaçlı üyesidir dersek, durumu abartmış olmayız. Excel'in Microsoft firmasının en çok satılan programı olduğunu düşünürseniz, durumu hiç de abartmadığımı görürsünüz. Çok pahalı ve hem öğrenme hem de kullanma süreci epey emek isteyen üst düzey bir istatistik program paketinin yapabileceğini Excel yapabilir. Excel ile birbirinden güzel istatistik türü grafikler oluşturabilirsiniz ve bunları resim türü "grafik" olarak istediğiniz yerde kullanabilirsiniz. Excel, size bir dizi rakamdan bir anlam çıkartmakta yardımcı olur; bu rakamları size HTML tablosu olarak bile verir; size Web sayfası yaparken tablo hazırlamaktan kurtarır. Excel, bu taksit düzeyi ile ne zaman yeni bir bilgisayara kavuşabileceğinizi bile hesaplar" Bir arkadaşımla bilgisayar mağazasında dolaşırken, elini banka hesabı denkleştirmek ve çek defterinin toplamasını çıkartmasını yapmakta kullanın programlardan birinin kutusuna doğru 5 uzattığını gördüm. O programı ne yapacağını sordum. Bu arkadaşın, hem evinde hem de işyerinde bilgisayarında MS Office ve bu arada Excel'in kurulu olduğunu biliyordum. O programın yapacağı her şeyi, üstelik daha esnek ve daha üstün bir şekilde neden Excel'le yapmadığını sordum. Bana, "Biliyorum, ama Excel'i kullanmak çok zor diyorlar!" dedi. Bu kitapçık Excel'i belirli sorunları çözmekte nasıl kullanacağını göstererek, Excel'in ne kadar kolay ve ne kadar kullanışlı olduğunu anlatıyor. Bir önemli nokta, kısa bir süre sonra Microsoft'un Excel'in de parçası olduğu MS Office 97'yi güncelleştiren MS Office 2000'i piyasaya sürecek olması. Bu kitapçığı hazırlarken, tavsiyelerimizin ve önerdiğimiz çözüm yollarının 2000 paketindeki Excel'e aykırı olmamasına özen gösterdik. Fakat bizim sınadığımız MS Office 2000 paketi, Beta yani sınama sürümü olduğu için, piyasaya çıkacak nihai Excel'e ilişkin tavsiyelerde bulunmak erken olurdu. Yine de Excel'in beta sürümü ile son şekli arasında esasa ilişkin fazla bir fark olmayacağı düşünülürse, bu kitapçıktaki tavsiye ve önerilerin 2000'de de işlememesi için fazla bir sebep olamaz diyebiliriz. Bir programı kullanmayı öğrenmek, ne zaman, nerede, hangi öğeyi tıklayacağınızı, ya da klavyede filanca tuşa basacağınızı bilmekten ibaret değildir. Evet, tıklamak ve tuşların yeri, zamanı ve nasıl yapılacağı, programın işlemesi ve arzu ettiğiniz işi yapması için şarttır. Fakat bir programı bildiğimizi söyleyebilmek için, o programla ne gibi işler yapılabileceğini ve belirli bir işi yapmak için nasıl bir mantık sırası izlemek gerektiğini bilmek gerekir. Başka bir deyişle, tıklamaların ve tuşların arkasında yatan kavramları bilmek zorundayız. Benim PC dünyasında en çok işime yarayan programlar, daima kavramlarını tanıdığım ve iyice öğrendiğim programlar 6 oldu. Bu programlarla belirli bir işi nasıl yapacağımı bilmesem bile, bir iki denemede çıkartmam daima mümkün olur; çünkü programın temelde nasıl çalıştığını biliyorum. Dolayısıyla, bu kitapçıkta tıklamalar ve tuşlamalar kadar, Excel'in mantıksal ve kavramsal yapısına da girmeye çalışacağız. Şimdi kolları sıvayalım ve başlayalım Excel ile problem çözmeye. 7 BÖLÜM I TEMEL EXCEL BİLGİLER 8 Dan Bricklin adlı bir öğrenci, 1979 yılında Harvard Üniversitesi'nde İş İdaresi Master'ı yaptığı sırada, herhalde derste canı çok sıkıldığı için olacak. o sırada okullarda yaygın olarak girmeye başlamış olan Apple II bilgisayarı için bir program yazmayı düşünmüş. Bu programın bütün işlevi, kendisine verilecek olan rakam dizisini alıp, dizinin altındaki kutuda yer alacak formüle göre hesap yapmak olacakmış. İş idaresi öğrencileri sık sık şöyle sorular çözerler: Şu, şu girdileri kullanarak şöyle bir mal üretsek, sonra şu ve şu masrafları yaparak bunu pazarlasak, bu maldan ne kadar satmalıyız ki, kâr edelim? Bu kadar satamaz da, şu kadar satarsak, kâr etmek için hangi girdi masraflarını ne kadar azaltabiliriz? Kısaca, İş İdaresi demek, "Eğer... ise?" sorusuna doğru cevap aramak demektir. Dan Bricklin'in programı, bu tür soruların cevabını ararken, sık sık değişen toplamaları, çarpmaları defalarca yapmaktan kurtulmayı sağlıyordu. Visible Calculator (Görünün Hesap Makinesi) veya kısaca VisiCalc denen bu program o kadar tuttu ki, sadece Dan Bricklin değil birçok arkadaşı ve onların kurduğu Lotus firması da zengin oldular. Dan Bricklin, geleceğin Apple bilgisayarlarına ait olacağı inancındaydı, bu sebeple VisiCalc'ın PC sürümünü yapmayı düşünmedi bile. 1983'te, Bricklin'in VisiCorp firmasından ayrılan Mitch Kapor'un kurduğu Lotus firması PC'ler için 1-2-3 programını ürettiğinde adeta kapış-kapış satıldı. Dan Bricklin, PC'nin geleceğini göremedi ise, Mitch Kapor da Windows'un geleceğini göremedi. DOS programı olan 1-2-3'nin Microsoft'un çıkarttığı Multiplan, Excel adıyla Windows'a ve Macintosh'a geçtiği halde, Lotus, DOS dünyasının hakimi 1-2-3'ün Windows sürümünü çıkartmakta geç kaldı. 9 Bugün Excel'in en güçlü rakipleri Lotus 1-2-3 ve Quattro Pro programlarıdır. Her üçünün aralarında işlev bakımından önemli farklar olmakla birlikte, kullanımları birbirine çok benzemektedir. Bu sebeple birini çok iyi öğrenmek ve kullanmak, diğerlerini öğrenmeyi de kolaylaştırmaktadır. EXCEL'İN TEMEL İŞLEVLERİ Excel, en kaba hatlarıyla ve en temel tanımıyla bir defter tutma programıdır. Gözünüzün önüne ortaokulda ticaret bilgisi derslerinde gördüğünüz türden bir gelir-gider defteri getirin; dikine sütunlar ve yatay satırlar olan bir defter. İşte böyle bir defteri Excel ile tutabilirsiniz. Örneğin benim banka defterim olan Excel dosyasında birinci sütunda "İşlemin tarihi", ikinci sütunda "İşlemin türü", dördüncü sütunda "yatan para miktarı", beşinci sütunda "çekilen para miktarı" yer alıyor. Excel otomatik olarak, sayfanın en altında o anda elimde kaç para kaldığını söylüyor. Excel, bu yüzden, yeni bir dosya açtığı zaman, buna Defter (Workbook) adını veriyor. Her yeni defter gibi Excel'in ekrandaki defteri de boş sayfalar (Sheet) içeriyor. Excel size sadece üç adet boş sayfa veriyor. Siz, eğer hesap defterinizde daha çok sayfa olsun istiyorsanız, istediğiniz kadar sayfa ekleyebilirsiniz. 10 Bütün bilgisayar uygulama programları gibi, Excel de ilk günden beri her yeni sürümle birlikte daha çok iş yapar hale geliyor. Dolayısıyla bugün artık Excel'in birincil işlevi kayıt tutmaktır dersek, programın kullanım yerinin sadece ticari defter ve bilanço olmadığını belirtmiş oluruz. Excel, kayıt defterinize rakamları girmekte, bu rakamları kullanarak yandaki sütunların içinde yer alması gereken değerleri belirlemekte ve sütun sonunda, o sütunda yer alan değerleri belirlemekte ve sütun sonunda, o sütunda yer alan değerleri kullanarak arzu ettiğiniz bir işlemi yapmakta (toplama gibi) size sayısız kolaylık sağlayacaktır. Excel'in zamanla kazandığı bir diğer en önemli işlev, rakam türündeki kayıtlarınızı, istatistik grafikleri olarak size sunmasıdır. Excel, kayıt defterinizdeki rakamları ve bu rakamların bulunduğu sütunlara ve sıralara ve sıralara verdiğiniz başlıkları alarak, bunları, (eldeki rakamlara uygun olarak) sizin seçeceğiniz bir istatistik grafiği olarak biçimlendirir. İşte yandaki tablonun grafik olarak sunuluşu: Excel, değme grafik programlarına taş çıkartırcasına, istatistik grafiklerinizi farklı görsel etkilerle sunmanıza da imkan sağlar. Bu arada Excel'in çizme, boyama, şekil oluşturma, yazılara şekil verme fonksiyonlarını bir araya getiren resim bölümü, küçük işler için grafik programlarına başvurmayı gereksiz kılan becerilere sahip bulunuyor. Eğer bu grafikteki çubuklar gözünüze güzel görünmedi ise, grafiği tümüyle yenileyebilirsiniz, zemin renklerini, çubukların ebadını ve grafiğin tümüyle konumunu değiştirebilir, üç boyutlu (3D) etkiler verebilirsiniz: Excel'in marifetleri bununla kalsa bile yeterli sayılabilecek olduğu halde, Excel, veri yönetimi bakımından da kullanıcıya çok yararlı hizmetler sunar. Diyelim ki, öğretmensiniz ve sınıfta 11 yaptığınız sınavlar sürekli ortalamanın altında kalan öğrencilerinizin bir listesini görmek istiyorsunuz. Excel'e, bütün öğrencilerin notlarının ortalamasını almasını ve bunun altında kalan öğrencileri bir liste haline getirmesini söyleyebilirsiniz. Ya da satışa sunduğunuz malların belirli bir tarihten önce alınmış olanlarını seçmek isteyebilirsiniz. Excel, tablonuzdaki "Alım tarihi" değerlerini vereceğiniz değerle karşılaştırıp, altında veya üstünde olanları seçecektir. EXCEL'İN KURULMASINDA GÖZETİLECEK İLKELER Excel'i çarşıdan tek başına alabileceğiniz gibi, Microsoft Office 97'nin parçası olarak da alabilirsiniz. İster tek, ister Office içinde kurun, Kur programının Excel'e ait bölümünde Her şey maddesini seçin. Bu sabit diskinize belki birkaç megabayt yük getirecektir, ama daha sonra şu araç, bu araç gerektiğinde sıkıntıya düşmeyeceksiniz. Şu anda çalıştığınız Excel'in böyle zengin bir şekilde kurulup kurulmadığını sınayabilirsiniz. Excel'i açın, Tools (Araçlar) menüsünü tıklayın. En altta, "Data Analysis..." (Veri Analizi) maddesini görüyor musunuz? Eğer bu satır yoksa, büyük bir ihtimalle Excel, sabit disk alanı sarfı bakımından biraz cimrice bir yaklaşımla kurulmuş olabilir. Yine Tools menüsünden "Add-Ins..." (eklenebilir unsurlar) maddesini seçin; sabit diskinize kurulmuş ek unsurların listesini göreceksiniz. En azından 12 Excel'in öğrendiğiniz süre için bu unsurların hepsini etkin hale getirin; yani Add-Ins kutusundaki unsurların hepsinin önüne bir işaret koyun ve OK düğmesine tıklayın. Sabit disk alanınız kısıtlı ise daha sonra neye ihtiyacınız olduğunu neye olmadığını daha iyi bilir duruma geldiğinizde, yine bu yolla, gereksiz ek unsurları kaldırabilirsiniz. Add-Ins kutusunda Dana Analysis seçeneği yoksa, işiniz biraz uzayacak demektir. Bir yerlerden MS Office veya Excel'in orijinal CD-ROM'unu bularak, Setup (Kur) programını yeniden çalıştırın; bu kez Custom seçeneğini işaretleyerek, Analiz Araçları Paketini (Analysis Toolpak) kurdurun. Kur programında sizin için hazırlanmış bütün örneklerin kurulmasını sağlayın. Bu örnekler çoğu zaman gerçekten iyi birer örnek olarak kullanılabilir. Örnek dosyaları hazırlayan Excel ustaları, hangi sorunu nasıl çözmüşler; sunuşlar nasıl; renkler nasıl seçilmiş; raporlar nasıl düzenlenmiş? Örnekleri incelerken bu tür soruların cevaplarını aramak, kimi zaman son derece öğretici olabilir. BİR KAYIT OLUŞTURALIM Şimdi Excel'i açalım ve kendimize bir defter yapalım. Bu deftere bazı basit bilgiler girerek, Excel'in temel kullanım usullerini gözden geçirmiş olalım. 13 Diyelim ki büro malzemeleri satan bir mağazamız var. Büyük bir firma bizden masa, koltuk ve dosya dolabı almak istiyor. bir fiyat listesi fakslamamızı istedi. Hemen Excel'i açalım, karşımıza üç boş sayfası olan bir defter gelecektir. Excel, bu deftere Book1 adını verecektir. Biz Dosya (File) menüsünden Save As (Farklı Kaydet) maddesini seçerek, defterimize "Deneme01.xls" adını verelim. Bir ticari defterde sütunlar olur, satırlar olur. Excel'in sütunları A, B, C... diye harflerle, satırları l, 2, 3... diye rakamlarla adlandırılırlar. Defterimizin kayıt haneleri (satırlarla sütunların oluşturduğu hücreler) ait oldukları sütun ve satırın adıyla anılırlar: A1, B2, E7 gibi. Bir defterin kayıt hanelerine (hücrelere) ne yazılı: Kelimeler, rakamlar veya bir hesabın sonuçları. Aynı şekilde Excel de hücrelere kelime, rakam veya formül koymamıza imkân verir. Hücreleri boş bırakabilirsiniz. Excel, hücrelerdeki yazılarla da çok işi yapabilir. Ama Excel'in asıl marifeti, rakamlar ve bunları kullanarak uygulamasını istediğiniz formüllerle ilgilidir. Şimdi yeni defteri doldurmaya başlayalım. İlke olarak, ilerde güzel, cicili-bicili raporlar elde edebilmek için, çoğu kişi, ilk sütunu ve satırı boş bırakır. Bu, Excel öncesi programlarda iş epeyce ilerledikten sonra, tablonuzun organizasyonu açısından karar değiştirdiğinizde yeni sütun ve satır germenin imkansızlığı veya zorluğundan kalma bir gelenektir. Excel'de işin hangi aşamasında olursanız olun, istediğiniz yere istediğiniz kadar satır, sütun ve hücre girebilirsiniz. (Excel'in her bir defter sayfası, 65,536 satır ve 255 sütundan oluşur. Ekleyebileceğiniz sayfa sayısı da bilgisayarınızın hafızası ile sınırlıdır. Ama bütün bu sayılar zaten normal şartlar altında ulaşılabilecek sınırların çok ötesinde olduğu için, kısaca istediğiniz anda istediğiniz yere sütun ve 14 satır girebilirsiniz, demek yeterlidir.) Kutulara, kelime rakam veya formül yazmak için o kutuyu tıklayıp, doğruca içine yazabilirsiniz. (Bu mümkün olmuyorsa, Tools menüsünde Options maddesini seçip, Edit sekmesine giderek "Edit directly in cell" seçeneğinin önüne bir çarpı işareti koyun.) Bir kutuyu seçtiğinizde, tablonun hemen üstünde İsim Kutusu (Name Box) adı verilen yerde seçtiğiniz kutunun adını göreceksiniz. Bu kutunun yanında Formula Bar (Formül Çubuğu) denen yerde, seçtiğiniz kutunun içeriği belirir. Boş bir hücre seçtiğinizde tabiatıyla bu yer de boş olur. İsterseniz, bu yeri tıklayıp, istediğiniz yazıyı veya formülü buraya da girebilirsiniz. Bu yöntemin de kullanılışı olduğu anlar gelecektir. Hücreden hücreye sağ-sol ok tuşlarıyla veya Tab tuşuna basarak gidebilirsiniz. Enter tuşu da tablo içinde hareket aracı olarak kullanılabilir. Enter'a basınca odak noktası ilk dolu (içine bir değer yazılmış) hücreye atlar. İçinde Enter'a bastığınız hücreden sonra dolu hücre yoksa, bir alttaki hücreye gidersiniz. Şimdi bu bilgilerle, başlayalım fiyat teklifimizi oluşturmaya.x B2'ye, (yani B sütununda 2'nci satıra) fiyat listesi yollayacağımız firmanın adını ve bu kaydın ne olduğunu açıklayan bir başlık giriyoruz. Sonra, sırasıyla B5, D5, F5 ve H5 kutularına, o sütunların başlıklarını yazıyoruz. B7, B8 ve B9'a mallarımızın cinsini, B12, B14 ve B16'ya Toplam, KDV ve Genel Toplam etiketlerini giriyoruz. Bunları birer satır aralıklı yazdığımız dikkatinizi çekmiş olmalı. Bunu, daha sonra raporumuzun güzel görünmesi için yapıyoruz. Şimdi D7, D8 ve D9'a miktarları ve F7, F8 ve F9'a her bir malın birim fiyatını yazdıktan sonra, bir dakika durup, tabloya bakıyoruz. H7, H8 ve H9'da ne olmalı ki, Excel miktarla birim fiyatını çarpıp, elde edeceği rakamı buraya yazsın? Evet, doğru bildiniz: Burada formül olmalı. Yani, Excel'e, birim fiyatı ile miktarı çarpmasını söylemeliyiz: D7xF7=H7... gibi. Şu farkla ki, değerin 15 yazılacağı hücrenin adını yazmamıza gerek yok, çünkü zaten o hücrenin içindeyiz; Excel çarpı işareti olarak yıldız karakterini (*) kullanır; ve Eşit işareti önce yazılır. Yani =D7*F7 gibi. Excel bir kutuya girdiğiniz değerlerin formül olup olmadığını, girdiğiniz değerin önünde Eşit işareti olup olmadığına bakarak anlar. Eşit işaretini görürse, demek ki, girdiğiniz şeyler kutuya doğruca yazılmayacak, fakat gereği yapılacak diye düşünür. Eşit işaretinin önünde boşluk bulunmaz. Bir formülün önünde boşluk olursa, Excel bunu formül diye değil, metin diye algılar. Formülü yazıp, aşağı satıra geçtiğinizde, formül kaybolacak, yerini formülün sonucu olan değer alacaktır. Yukarıdaki ekran resminde olduğu gibi formüllerin sonuçlarını değil de kendisini görmek için Tools menüsünden Options maddesini seçin, açılacak kutuda Windows Options (Pencere seçenekleri) bölümünde Formulas kutusunun önüne çarpı işareti koyun. Ben burada formülleri gösterebilmek için bunu uyguladım; fakat normal olarak formül bulunan hücrelerde formülü değil sonucu görmek gerekir. Sürekli hata veren bir tabloda hata ararken, bazen formülleri formül olarak görmek isteyebilirsiniz. O zaman bu yola başvuracaksınız. Bizim tablonun bitmiş şekli: Solda görülebilir. Peki kağıt kalemle ve minik bir hesap makinesiyle pekala yapabileceğimiz bir şeyi milyonluk bir bilgisayar ve bilgisayar kadar pahalı bir program kullanarak becermiş bulunuyoruz! Doğru. Ama Excel kullanmamızın zevki bu noktada başlıyor. Ortağınız tabloya bakıyor ve 30 milyar 800 küsur milyon liralık bir fiyat teklifini yüksek buluyor. Büyük holdingi elden kaçırmak istemezsiniz. O halde hangi birimin fiyatını ne kadar kısabilirsiniz? Sandalyeleri, örneğin, 24 milyona değil de 19 milyona verseniz toplam ne olur? F8 kutusunu 19 milyona indirdiğimde bakın toplamlar nasıl otomatik olarak düzeltiliyor. 16 Bu listenin üç kalem maldan değil de 133 kalem maldan oluştuğunu düşünün! Sizin kağıt kalem ve hesap makinesi yöntemi her halde hayatın zorluklarına katkıda bulunmaktan başka bir işe yaramazdı değil mi? Excel'i kullanmamızın sebebini tek bir şeye indirgeyebilirsek, büyük bir ihtimalle, "hesapları otomatik yapmak" diyebiliriz. EXCEL'DE TEMEL KULLANIM USULLERİ Kağıt kalem yerine Excel kullanmaya karar verdiğimize göre, programın seyrüsefer işleriyle biraz daha yakından tanışabiliriz. Ekranda yolumuzu bulmak ve Excel'e derdimizi anlatabilmek için onun dilinden anlamamız gerekir. Hücrelere bir şey yazarken hata yaparsanız, Backspace (Macintosh'ta Delete) tuşu ile son yazdığınızı silebilirsiniz. Esc (Escape) tuşu ise yazdığınız her şeyi silmenizi sağlar. Doldurulmuş bir hücrenin içeriğini tümden temizlemek için de hücreyi seçili hale getirdikten (yani üzerine bir kere tıkladıktan) sonra, Del tuşuna basmak yeter. Son yaptığımız işi, yapılmamış hale getirmek için Edit menüsünden UNDO maddesini seçebilir veya ekranda simge menülerden geriye kıvrık oku tıklayabilirsiniz. Elinizi klavyeden kaldırmak istemiyorsanız, aynı işi Ctrl tuşunu tutarak ve aynı anda Z tuşuna basarak yapabilirsiniz. (Ctrl+Y aynı işi tekrar ettirir.) 17 Excel'in matematik işlemleri için kullandığı işaretler diğer bütün Windows programları ile aynıdır: Toplama + Çıkartma - Bölme / Çarpma Yüzde * % Üssünü alma ^ Bir sayının eksi değerde olduğunu göstermek için önüne eksi işareti koyacağınız zaman rakamı ve önündeki işareti parantez içine almanız gerekir. Örneğin (-3) gibi. Yoksa Excel buradaki eksi işaretini çıkartma işlemi için komut sayabilir. Yüzde işlemi için komut olarak kullanılan yüzde işareti, Türkçe’de olduğu gibi sayının önüne değil ardına konur: % 4 gibi. Bu Excel'e işaretin önündeki rakamı l00'e böldürür. Bir de Excel matematik işlemleri hangi sırayla yaptığını bilmemiz gerekir. Diyelim ki, 6 ile 8'i toplamak sonra çıkan sonucu 18 ile çarpmak istiyorsunuz. Mantıken bunu "6+8x18" diye düşünürsünüz. Bu işlemin sonucu 252'dir. Fakat Excel'e komutu böyle yani "6+8*18" olarak verirseniz, sonuç 150 çıkacaktır. Milyonluk bilgisayar ve program için oldukça başarılı bir matematik işlemi! Fakat kabahat Excel'de değil, bizde. Excel'in aritmetik işlemlerde bir öncelik sırası vardır. Bu sırayı Excel'in kılavuzundan aynen aktaralım ve aynen öğrenelim: 18 1- Önce parantezlerin içini hallet 2- Varsa sayıları eksi yap 3- Yüzdeleri bul 4- Üsleri al 5- Çarpmaları ve bölmeleri yap 6- Toplamaları ve çıkarmaları yok 7- Verilen komutlar aynı sırada yapılmak zorunda ise soldan sağa doğru git. Şimdi bu formül yazalım ve buna göre, Excel'in nasıl çalışacağını belirleyelim. =40+((25+5)*10/20-5 Burada Excel, önce parantezlerin içini halledecek ve formülü şu şekle getirecektir. Birinci adımda : İkinci adımda : =40+(30*10)/20-5 =40+300/20-5 Sonra, eksi yapılacak, yüzdesi bulunacak veya üssü alınacak sayı, olmadığına göre, dördüncü adıma geçecek ve çarpmalarla bölmeleri yapacaktır. =40+15-5 19 Sonra sıra toplamalara ve çıkarmalara gelecektir. Burada hem toplama hem de çıkartma olduğuna göre, 6'ncı kural gereği, işlem soldan sağa doğru yapılacak, yani önce 40 ile 15 toplanacak, ortaya çıkacak sayıdan 5 çıkartılacaktır. =50 Bu noktada, fazla kural öğrenmekten yana olmayan bir kişi olarak benim Excel'le çalışırken uyguladığım en sağlamcı yol, şüphede olduğum her zaman, her şeyi parantez içine almak ve işi şansa bırakmamaktır. Belki arada bir, hatta sık sık lüzumsuz parantez yazdığım olur ama, sonuçta Excel'in hesapları benim istediğim gibi yapmasını da sağlamış olurum. Formüllerde gerçek sayılar yerine çoğu zaman hücre adlarını kullanırız. Hücreler, hatırlayacaksınız, bulundukları sütunun ve satırın adları birleştirilerek oluşturulan isimlerle bilinirler. E7 ve F7 gibi. Bu iki hücrenin konuklarını bir aritmetik işlemde kullanacağımız zaman, Excel'e hücrelerin adlarını ve aritmetik komutları veririz; Excel, hücrelerin o andaki değerini tablodan okur ve hesabı bu verileri kullanarak yapar. Dolayısıyla Excel'e "=E7*F7" formülünü verdiğimizde, E7 adlı kutuya yazdığımız (veya Excel'in başka bir hesap sonucu bularak o kutuya yazdığı) değer 5 ve F7 adlı kutuya yazdığımız (veya Excel'in başka bir hesap sonucu bularak o kutuya yazdığı) değer 10 ise, formülün sonucu 50 olacaktır. Tabii formüllerde istediğimiz kadar hücre adresi verebileceğimizi ve hücre adreslerinin de parantez içlerine girebileceğini söylemeye gerek bile yok. 20 Bütün bu işlemler yapılır ve tablolar doldurulurken, ekranda gördüğünüz her şey, o anda Excel tarafından bilgisayarın hafızasında (RAM) tutulmaktadır. Biliyorsunuz, bilgisayarların hafızaları da her türlü sistem çökmesinde, elektrik kesintisinde ya da kullanıcı olarak bizim yapabileceğimiz herhangi bir hatalı işlemde kolaylıkla yok olur! İnce ince yazdığınız formüller ve titizlikle doldurduğunuz hücreler kaşla göz arasında yok olmasın istiyorsanız, o anda açık olan defteri sabit diskinize kaydettirmek sizin sorumluluğunuzdadır. File (Dosya) menüsunden Save (Kaydet) maddesini seçerek, üzerinde çalıştığınız deftere bir isim verir. Bu isim, Windows'un normal dosya adlandırma kurallarına bağlı olmak zorundadır, yani içinde * ? : [ ] + = \ / | < > karakterleri bulunamaz. Bir defterin Excel tarafından Sayfa 1 (Sheet 1), Sayfa 2 (Sheet 2)... diye adlandırılan sayfalarına da ekranda bu kelimelerin üzerini iki kere tıklayarak istediğiniz ismi verebilirsiniz. Üzerinde çalıştığınız defter sayfasını istediğiniz anda basabilirsiniz. Bunu ya File menüsünden Print komutu seçerek, ya da resimli menü çubuğundan yazıcı simgesini tıklayarak yapabilirsiniz. Daha sonra Excel'de fiyakalı raporlar hazırlama usullerinden de söz edeceğiz. ALIŞTIRMA 1 21 Şu Excel sayfasına bakın, ve aşağıdaki soruları bu tabloya göre Excel'e başvurmadan cevaplamaya çalışın: 1- =B4+10 2- =C4/B4 3- =C4/D4 4- =D12/D4 5- =((A12*B10)/A10)/B6 6- =D8+A6 ALIŞTIRMA 2 Şimdi çalıştırın Excel'i açılacak boş sayfa üzerinde şu işlemleri yapın: 22 Sağ ve sol ok tuşlarına basarak ekran üzerinde gezinin. Aynı işi mouse ile yapın. D4'e "Adı" kelimesini, D6'ya adınızı, D7'e "Ali" ve D8'e Veli yazın. Bunlar bizim büro malzemeleri dükkanımızın satış elemanları. E4'e "Maaşı" F4'e "Satışları", G4'e "Komisyonu" ve 14'e "Toplam" kelimelerini yazın. Kendinize 250, Ali'ye 200 ve Veliye l50 milyon maaş biçin ve bunları ait oldukları hücrelere yazın. Personelimizin aylık satış miktarları şöyle: Siz 1 milyar 230 milyon 400 bin, Ali 2 milyar 460 milyon, Veli ise 3 milyar 400 milyon lira. (Maaşlar az olunca elemanlar daha çok çalışıyor galiba!) Şimdi satış elemanlarımıza yaptıkları satıştan yüzde 6 komisyon veriyoruz. Bu durumda: 1- G6, &7 ve G8'e yazacağınız formül ne olmalıdır? 2- Bütün satış elemanlarımıza verdiğimiz toplam komisyon G11'de yer alıyor. Bu hücrenin içeriğini hesaplattırmak için kaç türlü formül girebilirsiniz? 3- I6, I7 ve I8 hücrelerinde her bir elemanın maaşı ve komisyonunun toplamı olacak. Bu hücrelere gireceğiniz formüller nasıl olmalıdır? 4- I11'de bütün elemanların maaşları ve komisyonlarını toplamları yer alıyor. Bu hücreye kaç türlü formül girebilirsiniz? Şimdi yaptığınız tabloyu, sağdaki tabloyla karşılaştırın; 23 BÖLÜM II EXCEL SAYFALARINI BİÇİMLENDİRME 24 Fark ettiğiniz gibi, Excel'in defter sayfaları şekilde fazla özen göstermiyor. Oysa bir bilginin doğruluğundan sonra sunuluşundaki özen önem taşır. Fakat Excel sayfalarınız mutlaka ekranda gösterildiği gibi olmak zorunda değil. Bu bölümde defterlerimizi ve sayfalarımızı biçimlendirme usullerinden söz edeceğiz ve Excel sayfalarını Form olarak kullanmaya çalışacağız. Şimdi, önceki bölümde, büro malzemeleri mağazamızdan fiyat teklifi isteyen Büyük Holding A.Ş. için hazırladığımız defteri açalım. Şimdi, bu sayfayı yazıcıya bastıracak olursak karşımıza şöyle bir belge çıkacaktır: Bu arada, Excel'de her şeyi nasıl görüneceğini merak ederek mutlaka yazıcıda bastırmanızın şart olmadığını, File menüsünde Print Prewiew (Yazıcı Ön izleme) maddesini seçerek sayfanın basılırsa nasıl olacağını görebileceğini de hatırlatalım. Bu sayfada ne bizim Küçük Büro Malzemeleri A.Ş.'mizin o kadar uğraşıp hazırladığımız logosu görünüyor, ne rakamların ne olduğu anlaşılıyor; sütun başlıkları belirgin değil. Kısacası, ortağınız bu kağıda bakarak, böyle müşteri tutamayacağınızı, herkesin sizin yazılarını hala daktilo ile yazan küçük bir şirket sanacağını söyleyerek itiraz ediyor. Firmanın Excel uzamanı da siz olduğunuza göre, şimdi bu sayfayı biraz şekillendirmeniz gerekiyor. Şimdi önce, sol üst köşeye firmamızın logosunu koyalım. 5 cm'ye 3 cm ebadındaki logomuzu köşeye (veya başka bir yere) yerleştirebilmek için Insert (Yerleştir) menüsünden Picture (Resim) maddesini, onun içinden de Form File... (Dosyadan...) alt-menüsünü seçiyoruz ve aradığımız logo 25 grafik dosyasını (siz, bu ölçülere uygun herhangi bir EMF, WMF, JPEG, PGN, BMP, RLE, EPS, DXF, DRW, GIF, TIF, TGA, PST, WPG veya PCX türü grafik dosyasını seçebilirsiniz) sabit diskte buluyoruz. Logo grafiği, kendi orijinal büyüklüğü ile ekranın ortasında ve büyük bir ihtimalle yazıların üzerinde beliriyor. Bu arada dikkat ederseniz, Excel, grafiğin çevresine sekiz küçük nokta koyacaktır. Bu noktalardan resmin ortasında olanlar oransız, köşelerde olanlar ise orantılı şekilde resmi büyütüp küçültmeye yarar. Mouse işareti ile bu noktaları tutarak (bu noktalarda işaretin oka dönüştüğüne dikkat edin) sağa sola, aşağı yukarı veya çaprazlama oynatmak suretiyle resmi büyütüp, küçültebilirsiniz. (Grafik dosyalarının çoğu orijinal ebadından büyük hale getirilirse, yuvarlak hatlarını kaybederler, çirkin görünürler!) Yine mouse işaretini resmin üzerine getirdiğiniz zaman işaretin dörtlü ok şeklini aldığını görüyor musunuz? Bu, resmin herhangi bir yerini tıklayarak ve Mouse’un düğmesini bırakmadan, resmi tablonun herhangi bir yerine sürükleyebileceğiniz anlamına geliyor. Biz de resmi tutup, sol üst köşeye çekiyoruz. Resmin yanında, D1'e firmamızın adını yazıyoruz. Şimdilerde herkesin bir sloganı olduğuna göre, biz de D2'ye firmamızın sloganını yazıyoruz. D3'e de adresi yazdık mı, fiyat teklif raporumuz bir şeye benzeyecek demektir. Fakat hala belgemiz muhasebe defteri görünümünden kurtulmuş değil. Peki, D1'i tıklayın fakat Mouse’un düğmesini bırakmadan, işareti H1'e kadar sürükleyin. D1, E1, F1, G1 ve H1 seçilmiş oldu. Resimli menü çubuğunda, Merge and Center (Birleştir ve Ortala) simgesini tıklayın. Seçilmiş bütün hücreler birleşip tek hücre olduğu ve içinde yer alan firmamızın adı ortalandı. Bu kutular seçilmiş iken (başka bir yeri tıkladınızsa, D1'i yeniden tıklayabilirsiniz) içinde büyük bir ihtimalle Arial yazan Font (Harf) kutusunun sağındaki seçme düğmesini (ucu aşağı üçgen) tıklayın, açılan listeden Times Roman veya hoşunuza giden bir harf türü seçin; sonra Font kutusunun yanındaki Font Size (Harf Büyüklüğü) 26 kutusunun seçme düğmesini tıklayarak 16 puntoyu seçin. Hazır eliniz değmişken, harf karakterini belirleyen üç komuttan "B" (Bold/Siyah,Koyu) düğmesini de tıklayarak, yazıyı daha koyu hale getirin. Firmamızın adı göze görünür bir şekil aldı sayılır. Aynı işlemleri sırasıyla slogan ve adres yazılarına da yapın. Fakat bunlara 16 punto değil, 8 punto büyüklük verin. Bu arada sloganı italik yapabilirsiniz. Sıra belgenin başlığını şekillendirmeye geldi. B7'den H7'ye kadar bütün hücreleri seçin ve birleştirip-ortalayın. Harflerin 14 punto ve koyu yapabilirsiniz. "Malın cinsi", "Miktarı" "Birim Fiyatı" ve "Toplam" kelimelerini tek tek seçerek, 12 punto ve koyu yapın. Fakat bu sütun başlıkları, ait oldukları sütunun solunda duruyorlar; oysa birinci sütun dışında sütun başlıklarının ortalaması göze daha güzel görünür. Örneğin D10'u seçin ve hücre içeriklerinin sola, ortaya veya sağa bloklaşmasını sağlayan marj simgelerinden Center (Orta) simgesini tıklayın; "Miktarı" kelimesinin ortaya kaydığını göreceksiniz. Şimdi bu satırdaki B10, C10, D10, E10, F10, G10 ve H10 kutularını seçin ve tam üstlerinde Mouse’un sağ düğmesini tıklayın. Açılacak menüden, Format Cells (Hücreleri Biçimlendir) maddesini seçin. Bu sizi doğruca seçili hücrelerin birçok özelliğini belirtebileceğiniz kontrol kutusuna götürecektir. Bu kutuda, bir hücrenin içeriğini, içindeki değerlerin marj ayarları (sağa, sola, ortaya gelmeleri) harfi, çerçevesi, içeriğinin zemin özellikleri ve tüm bu özelliklerin değiştirilip değiştirilemez olduğunu belireceğiniz kontroller vardır. Bu kutuda Border (Çerçeve) sekmesine gidin ve Border bölümünden alt çerçeveyi, Line (Çizgi) bölümünde düz tek çizgiyi seçin: 27 Çok güzel. Sıra "Masa", "Sandalye" ve "Dolap" kelimelerinde. Bir listenin unsurları başlığı ile aynı harf karakterinde olursa daha güzel durur. Bu üç kelimeyi de sadece biraz büyütüp, örneğin 10 punto yapıp, rengini de koyulaştırın. Fakat dikkatinizi çekiyor mu: Tablomuzda iki tür rakam bulunduğu halde, hepsi aynı görünüyor. Yani miktar belirten 220, 220 ve 110 rakamları ile para belirten diğer rakamlar aynı. Fiyatların dolar ise önünde dolar işareti, Türk Lirası ise arkasında TL işareti filan olması gerekmiyor mu? Gerekiyor da, bunu Excel'e söylememiz şart. Yoksa program kendi başına bunu yapamaz. Masanın birim fiyatını içeren F13'ü tıklayın; sonra simgeli menülerden para birimi simgesini seçin: Bilgisayarınızdaki Windows Türkçe ise Türkiye ölçüleri geçerli olacak şekilde kurulmuşsa, bu simgeyi tıkladığınızda, rakamlarınız TL olarak yazılacaktır. Bu sadece rakamın sonuna TL işareti simgelerinde rakamların ondalık bölümü virgülle, yüzler, binler ve diğer basamaklar ise nokta ile ayrılırlar. Oysa Anglo-Sakson ülkelerinde, örneğin Dolar cinsinden bir rakam yazarken, bunun tersi olur. Windows siteminiz Türkçe, fakat yazmak istediğiniz rakam dolar ise, rakamın bulunduğu hücreyi sağ-tıklayın; açılan menüden Format Cells maddesini seçin; açılacak kutuda Number (Sayı) sekmesinde Currency (Para Birimi) maddesini tıklayın. Açılacak kutuda, kaç basamaklı ondalık hanesi, hangi cins para birimi ve eski sayıların nasıl yazılmasını istediğini belirleyin. Excel, içinde yüzde hesabı bulunan formüllerinizin sonucunu yüzde olarak belirtir. Oysa bizim hesaplarımızda (Örneğin, KDV hesabını yaptırdığımız H22'de rakamın para birimi olarak yazılması gerekir. Şimdi biraz da fiyaka işleri yapalım: B13:H13 bölgesini (Excel'in diliyle Range'ini, Excel'i Türkçeleştirenlerin diliyle Erim'ini) yani B13'den H13'e kadar olan bütün kutuları seçin ve sağ 28 tıklayarak Format Cells'e gidin. Patterns sekmesinde en açık griyi seçin. Bu seçtiğiniz hücrelerin zemininin yüzde 10 gri olmasını sağlayacaktır. Tabii renkli yazıcınız varsa, açık bir mavi de çok uygun durur. Sonra aynı şeyi B15:H15, B17:H17, B20:H20, B22:H22 ve B24:H24 bölgelerine yapın. (Ben bölge dediğim zaman siz Range veya Erim anlamakta ser betsiniz!) Bu düzeltmeleri yaptığınızda, ortaya ortağınızı memnun eden bir belge çıkmış olmalı; Bu bölümü kapatırken, Excel gibi ana işlevi belge tanzimi ve sayfa tasarımı olmayan bir programa bile bunca biçimlendirme imkanı konulmuş olmasının hikmetine dikkatinizi çekmek isterim. Unutmamak gerekir ki, "Zarf mazrufu tayin eder." Yani, bir belgenin içeriğine dikkati çekmek istiyorsanız, sunuluşunu itici olmaktan kurtarın. Burada Excel'in sayfa tasarımı imkanlarını sadece tanımış olduk. Daha yapılacak çok şey var. Denemekten korkmayın. ALIŞTIRMA 3 Şimdi hem matematik bilginize hem de yeni edindiğiniz Excel ile sayfa tasarımı becerinize dayanarak, ortaya şöyle bir Döviz Hesap Makinesi çıkartın. İlgili yerlere girdiğiniz dövizler Türk Lirası'na, Türk Lirası, arzu ettiğiniz dövize çevrilsin: Bu alıştırma için birkaç ipucu: Kur hanesi bu işlemi yaptığınız günkü kurları girebilirsiniz. ABD Doları ve Alman Markı yerine, istediğiniz para birimleri yerine inçi metreye, santigrat dereceyi 29 Fahrenheit dereceye, ya da ne bileyim, desimal sayıları Onaltılık (Heksadecimal) sayılara çevirebilirsiniz. Ama Döviz Hesap Makinesi yapacaksanız, çözümünüzü sınamak için bilgi ve formülleri şu hücrelere girin: Doları TL'ye çevirdiğiniz bölümde Alış Kuru rakamı: F9 Kullanıcının gireceği Dolar miktarı rakamı: F12 Doların TL'ye çevrilme formülü: F15 TL’ni Dolara çevirdiğiniz bölümde Satış Kuru rakamı: I19 Kullanıcının gireceği TL miktarı rakamı: I12 TL'nin Dolara çevrilme formülü: I15 DM’ TL'na çevirdiğiniz bölümde Alış Kuru rakamı: F20 Kullanıcının gireceği DM miktarı rakamı: F22 DM'ın TL'ye çevrilme formülü: F24 TL'nı DM'a çevirdiğiniz bölümde Satış Kuru rakamı: I20 Kullanıcının gireceği TL miktarı rakamı: I22 TL’nin DM'a çevrilme formülü: I24 BÖLÜM III FONKSİYONLAR Şu ana kadar Excel'in otomatik olarak yapabileceği veya toplu komutlar halinde söylediğimizde anlayabileceği şeyleri, ya elle yaptık, ya da sorunumuzu tek tek komutlar vererek çözdük. Şunu 30 görmüş olduk ki, Excel, iki boyutlu (soldan sağa ve yukarıdan aşağıya) bir tablo üzerinde, tablonun hücrelerindeki değerleri kullanarak, vereceğimiz formüle göre yeni değerler bulabilir. İşin zevkli ve kullanıcıya kolaylık sağlayan tarafı, hücrelerdeki bilgiler değiştiği zaman, bu hücrelerdeki bilgileri kullanan formüllerin sonuçları da otomatik olarak güncelleştirilmesi. Fakat Excel, hayatı daha da kolaylaştırmak için size hazır bazı fonksiyonlar sunar ve sizi birçok hesap formülünü tek tek vermekten kurtarır. KULLANILMAYA HAZIR FONKSİYONLAR Beş mahalleli ilçenizde tüp gaz bayii olduğunuzu varsayalım. Yılın ilk altı ayında mahallelere göre satış rakamları Excel'e girdiniz. Şimdi toplamları alacaksınız. Hem mahalleler itibariyle hem de aylar itibariyle, 11 toplama işlemi için Excel'e emir vereceksiniz. Örnek olarak, Aynalı kavak Mahallesi satış rakamlarını toplaması için, Excel'e I9 hücresine şu formülü yazacağız: =C9+D9+E9+F9+G9+H9 Şimdi bunu, hücre adreslerini değiştirerek 11 kere yapacağız. Eh, bayağı bir iş! Hesap yapmaktan tüp gaz satmaya fazla zaman kalmayacak! Diyelim ki, işiniz bir ilçenin beş mahallesi ve altı aylık satış rakamları ili değil de, bütün Türkiye'deki bayilerinizin son 5 yıllık "Aylık Satış Dökümlerinin Toplamını" almak. Altı rakam için 11 toplama formülünü yazmak gözünüzü korkuttuğuna göre, herhalde böyle bir işleme hiç yaklaşmayacaksınız demektir. 31 Korkmaya gerek yok: Excel, size kullanılmaya hazır birçok fonksiyon veriyor. Fonksiyon, Excel'in dilinde toplu formül demektir. Fonksiyon komutları İngilizce kelimelerin kısaltılmışından ibarettir. (Eğer hala bilmiyorsanız, işte size patrona çıkıp, "Benim altı aylığına Londra'ya gidip İngilizce öğrenmem gerekiyor!" demek için tam fırsat!) Şimdi, Excel'in kullanılmaya hazır fonksiyonlarından biri olan SUM (Summation, toplama kelimesinin kısaltılmışı) size bu altı rakamı toplamayıverecektir: =SUM(C9:H9) Gördünüz mü ne kadar kolay. Şimdi aynı fonksiyonu, diğer hücreler için yazalım. Örneğin, Söğüt ağacı Mahallesi'nin toplam hanesi olan I10 hücresine: =SUM(C10:H10) yazacaksınız. Sütun toplamaları için yine aynı fonksiyonu kullanacaksınız, fakat toplanacak bölgenin (Range'in veya Erim'in) hücre adresleri farklı olacak. Ocak ayı için bütün mahallelerin toplamını yazacağınız C15'e şu fonksiyonu koyacaksınız: =SUM(C9:C13) Şimdi baş bayiinin işinin ne kadar kolay olduğunu görüyorsunuz değil mi? İster beş rakam, ister 505 rakam! Eğer C sütununda beş mahalle değil de 505 mahalle olsaydı, formül şöyle olacaktı: 32 =SUM(C9:C505) Excel'in hazır fonksiyonlarının sayısı yüzleri buluyor. Mali, matematik ve trigonometri, istatistik, mühendislik ve veritabanına dayanan hesaplar gibi çok kullanılanlarının yanı sıra, metin ve dosya işlemleri, mantıksal seçme formülleri gibi Microsoft'un Visual Basic programlama işi için kullanabileceğiniz fonksiyonlar var. Örneğin COUNT fonksiyonu, vereceğiniz hücre bölgesinde rakam olan kaç değer bulunduğunu sayar. Sözgelimi, bizim tüp gaz bayii, Excel sayfasında Ocak ayına ait kaç adet veri bulunduğunu bilmek ve bunu tablonun bir hücresine yazdırtmak isterse, şu fonksiyonu verecektir: =COUNT(C9:C13) Excel de ona 5 diye karşılık verecektir. Şimdi tabii yine tablonuzda sadece beş mahalle varsa, Ocak ayına ait verilerin kaç adet olduğunu saymaya bile ihtiyaç olmayabilir. Fakat tablonuzda binlerce mahalle varsa, bu son derece önem taşıyabilir. Mahalleler arasında bazı satırlar boş bırakılmış olabilir; dolayısıyla satır numaralarına bakarak karar vermezseniz. COUNT ile elde ettiğiniz sayıyı, toplama bölerseniz, ortalamayı bulursunuz. Fakat Excel size Aritmetik Ortalama yöntemiyle elde ettiği ortalamayı AVERAGE fonksiyonunun karşılığı olarak söyleyecektir. 33 Ocak ayı tüp gaz satışlarımızın ortalamasını bulmak için, şu fonksiyonu gireceğiz: = AVERAGE(C9:C13) Bu fonksiyon bize, 194 sayısını verecektir. Ocak ayında yaptığımız en yüksek satış ve en az satış sırasıyla MAX ve MIN fonksiyonları ile bulunur: = MAX(C9:C13) = MIN(C9:C13) Bu iki fonksiyon ise sırasıyla 421 ve 21 sayısını verir. Şimdi bu basit fonksiyonlarda bile dilbilgisi kuralı dikkatinizi çekmiş olmalı. Bir fonksiyonun gerektirdiği işlemin uygulanacağı öğeleri (Argument) veya bir grup öğeyi içine alan bir bölgesi (Range, Erim) bulunur. Yani fonksiyonun birden fazla tek öğesi varsa, bunları noktalı virgülle (daha önceki sürümlerde virgülle) birbirinden ayırırız. İşte karmaşık bir SUM fonksiyonu: =SUM(C1+3;12*D1) Bu fonksiyonu görünce Excel, C1 hücresindeki sayıyı mutlak 3 ile toplayacak ve bulacağı sonucu 12 ile D1 hücresindeki sayının çarpımın sonucu ile toplayacaktır. C1'deki sayı 2, D1'de sayı da 5 ise, bu fonksiyonun sonucu [=2+3+(12*5)] 105 olacaktır. 34 Şimdi bizim tüp gaz satışlarına dönersek, I15deki rakamı bulmak için SUM fonksiyonu nasıl yazılmalıdır? Bu noktada, yine bölge (Range, Erim) adresi vereceğiz, fakat bu kez daha önce olduğu gibi, aynı sütun veya aynı sıra üzerindeki yan yana veya alt alta hücrelerin değil, belirli bir kutunun içindeki alt alta ve yan yana adresleri tanımlayacağız. Yine daha önce olduğu gibi başlangıç noktası ile bitiş noktası adreslerini aralarına iki nokta üst üste koyarak yazacağız, fakat başlangıç adresi kutunun sol üst köşesini, bitiş adresi de kutunun sağ alt köşesini belirleyecek: =SUM(C9:H13) Peki, böyle bir tablo adresi verdiğimiz zaman, hücrelerden birinde rakam değil de yazı olursa ne olacak? Tablolarda bazen bilgi edinilemediğini göstermek amacıyla sayı yerine kesme çizgisi (-) kullanıldığı olur. Böyle durumlarda Excel o hücreyi fonksiyonla veya basit formülle yaptığı hesaba katmaz. Bölge adresi, mutlaka birbirini izleyen sıralar ve sütunlar içermek zorunda da değildir. Örneğin: =SUM(120;C12;B4;B8:B17;E2:E6) şeklindeki bir fonksiyon ifadesi tamamen meşrudur. Bu durumda Excel, 120 sayısıyla C12'deki, B4'deki, B8'den B17'ye kadar sıralanan 10 hücredeki ve E2'den E6'ya kadar olan 5 hücrenin içindeki bütün sayıları toplayacaktır. Bu tür karmaşık fonksiyonları yazarken, noktalı virgülleri ve iki nokta üst üste karakterlerinizi dikkatli kullanın. Noktalı virgül ile ayrılan iki adres, sadece iki hücreyi, iki nokta ile ayrılan iki adres ise o iki hücre ve aralarındaki tüm hücreleri toplattırır. 35 Fonksiyon yazarken, her şeyi illa ya hücreye ya da formül çubuğuna doğrudan klavyeden yazmak zorunda da değilsiniz. Bir hücreye fonksiyon yazacağınız zaman, kutuyu tıklayın; kutu işaretli iken, Formül Çubuğu'ndaki eşittir işaretini tıklayın. Fonksiyon diyalog kutusu açılacaktır: Bu kutuda "Number 1" adlı satırın sağındaki referans ve argüman girme simgesini (ortasında kırmızı ok olan küçük simge) tıkladığınızda, diyalog kutusu küçülecek ve Excel sayfasını rahatça göreceksiniz. Şimdi fonksiyona girmek istediğiniz hücreleri Mouse ile ekranda işaretleyebilirsiniz. Sonra küçülmüş olan fonksiyon diyalog kutusunu (bu kez tablonun tam üzerinde beliren kırmızı oklu simgeyi tıklayarak) büyütün; seçtiğiniz hücrelerin fonksiyonun argüman bölümüne yazıldığını göreceksiniz. Bir başka kolaylık: Bir hücreye doğrudan fonksiyon girdiğinizde Eşit işaretini ve fonksiyonun adını klavyeden yazdıktan sonra, Mouse ile (sol düğmesi tutarak) adresini girmek istediğiniz hücreleri başından sonuna tarayın. SUM fonksiyonu o kadar öldüresiye kullanılır ki, Excel SUM fonksiyonunu daha kolay kullanmanızı sağlayan Autosum kestirmesini hizmetinize sunmuştur. Bu ekranın üstünde menülerin altındaki simgeli menülerde Sigma simgesiyle elde edilir. Sigma adıyla bilinir ve SUM fonksiyonunun birçok argümanının kolayca girilmesini sağlar. Bir kere akıllı bir kestirme olduğu için, içinde bulunduğu hücrenin üstünde veya solunda rakam varsa, kendiliğinden bu rakamları toplamayı 36 teklif edecektir. Sigma'nın bu önerisini benimsiyorsanız, bütün yapacağınız Enter tuşuna basmak. Fonksiyonu beğenip de bu sırada "Burada iş bitti!" diye başka bir hücreyi tıklayacak olursanız, akıllı Sigma bu hücreyi de toplamaya katar! Bu noktada onayınızı ancak Enter tuşuyla verebilirsiniz. Belki başka yerde fırsat olmaz, hatırlatamayız: Fonksiyonlar, kendi argümanları arasında başka fonksiyonlara da izin verirler. Yani: =MAX(SUM(C7:C10);SUM(D7:D10);SUM(E7:E10)) şeklinde bir fonksiyon size üç ayrı hücre grubunun toplamından en büyüğünün hangisi olduğunu verecektir. Fonksiyonlarda sık sık yapılan bir hatadan da söz edelim. Bunu Excel dilince çıkmaz döngü (circular reference) ada verilir. Bir hücredeki fonksiyon, işlemin konusu olarak yine kendisine gönderme yapar. Diyelim ki, H20'ye bir SUM fonksiyonu yazacaksınız. Bu fonksiyonun bölge adresini yanlışlıkla şöyle yazabilirsiniz: =SUM(B7:H20) Excel, toplama işlemini yaparken, H20'deki değeri de okumak ister; fakat bu hücrede o sırada işlemini yaptığı fonksiyon olduğunu görünce bir hata olduğunu anlar ve sizi (Excel kuruluş tercihlerine bağlı olarak) ya hata mesajı ile, ya da fonksiyonun bulunduğu kutuya bir mavi nokta koyarak uyarır, 37 OTOMATİK DOLDURMA Yukarıda tüp gaz şirketinin bölge bayii olmaktan söz etmiş ve bölgenizdeki yüzlerce bayiinin, mahalle mahalle dökümünü almak zorunda olduğunuzu söylemiştik. Fonksiyonlar sizi mahallelerinin her birinin karşısına altı aylık, 12 aylık toplamları hücre-hücre yazmaktan kurtarmıştı. Fakat, fonksiyon yazarak da olsa bölge bayiinin de işinin bayağı zor olduğunu kabul etmek zorundayız. Diyelim ki, elinde 1200 mahalle varsa ve her mahalle için altı aylık rakam bulunuyorsa, tam 1200 kere fonksiyon yazacak demektir! Excel, sadece ilçe bayilerini değil, bölge bayilerini de düşünerek, size otomatik doldurma kolaylığı sağlıyor. Bunu kullanmak için, ilk SUM fonksiyonunu siz yazarsanız ve Excel'e tabir yerinde isi "Bundan sonrasını buna bakarak sen doldur!" dersiniz. Tablomuzu hatırlıyorsunuz; Aynalı kavak mahallesi için I9'a SUM fonksiyonunu giriyoruz: =SUM(C9:H9) Bu sırada formülü girdiğimiz hücrenin çevresinde oluşan çerçevenin sağ alt köşesinde bir nokta belirdiğine dikkat edin. Bu noktayı Mouse ile tutup, aynı fonksiyonun sadece bölge adresi değiştirilerek girmesini istediğiniz bütün hücreleri kapsayacak şekilde aşağıya çekiyoruz: 38 Mouse'un düğmesini bıraktığımızda Excel bu hücrelere aynı fonksiyonu, her birine ait olması gereken adresleri girerek, yerleştiriyor ve sonuçlarını gösteriyor. Bölge bayi iliği de bayağı kolaylaştı, demektir! Fakat 1400 satırlık bir tabloyu baştan aşağı tararken, parmağınız mı yoruluyor? Peki, öyleyse tarama yerine ilk fonksiyonu yazdığınız kutunun "Otomatik doldurma" noktasını Mouse ile iki kere tıklayın; Excel, aşağıya doğru birbirine bitişik bütün hücrelere aynı fonksiyonu (argümanlarını ve adreslerini değiştirerek) otomatik olarak girecektir. Bitmedi! Siz otomatik doldurmadan hoşlanmışa benziyorsunuz. Öyleyse bir iki kolaylık daha görelim: Boş bir hücreye 1, altına veya yanına 2 yazın. İki hücreyi birlikte tarayın; 2'nin sağ alt köşesinde otomatik doldurma noktası belirsin. Şimdi bu noktayı tutarak (2,1'in sağında ise sağa, altında ise aşağı doğru) diğer komşu hücreleri içine alacak şekilde genişletin. Hücreleriniz 3, 4, 5, 6 şeklinde kaç hücre kapsayacak kadar bir alanı işaretledinizse, o kadar hücreyi dolduracaktır. Peki, 1 yerine Pazartesi, 2 yerine Salı yazın ve aynı işlemi yapın. İstediğiniz kadar hücre birbirini izler şekilde gün adları ile doldurulacaktır. Pazartesi yerine Ocak, Salı yerine Şubat yazın; bu kez hücreleriniz ay adlarıyla doldurulacaktır. Windows sisteminiz Türkçe değilse veya başka bir dildeki Windows sistemine Türkçe desteği koymamış iseniz, bu otomasyondan yararlanamazsınız. Fakat Excel Windows'unuzun varsayılan dili ne ise ona göre gün ve ay adlarını otomatik olarak girebilir. 39 Otomatik doldurma işlemi, ilk iki değerin arasındaki boşluğu diğer hücrelere de aynen uygular. İlk iki hücrede 2 ve 4 yazdıysanız, diğer hücreleriniz, 6, 8, 10... diye; Ocak ve Mart yazdı iseniz Mayıs, Temmuz , Eylül... diye; Pazartesi ve Çarşamba yazdıysanız Cuma, Pazar, Salı diye doldurulacaktır. Bu kadar kolaylıktan sonra, şimdi alıştırmalarımıza geçebiliriz. ALIŞTIRMA 4 Önce şu Excel sayfasına bakın: Sonra, kağıt kalemi alın ve siz Excel olsaydınız, şu fonksiyonları nasıl çözerdiniz, yazın: 1- =SUM(A5:D5) 2- =COUNT(A5:D5) 3- =AVERAGE(A5:D5) 4- =MAX(A5:D5) 5- =MIN(A5:D5) 6- =AVERAGE(A3:A7) 40 7- =COUNT(A3:A9) 8- =SUM(AVERAGE(B5:B10);MAX(B5:B10);MIN(B5:B10) 9- =SUM(3*B6;B7:B10;MAX(C5:C9);2*MIN(B8:E9) ALIŞTIRMA 5 Şimdi Excel'i çalıştırın ve şu tabloyu oluşturun: Türkiye'de Sektörler İtibariyle Enflasyon (1984=100) 12 Aylık Değişmeler 1995 1996 1997 1998* TFE 88.00 80.40 85.70 93.60 Gıda 92.30 72.20 92.50 98.60 Giyim 100.70 82.60 74.90 82.10 Konut 86.80 85.40 82.20 90.20 Mobilya 82.60 65.10 71.80 85.00 Sağlık 75.50 94.00 87.30 96.30 Ulaştırma 84.70 97.20 93.60 97.50 Eğlence 86.00 84.50 76.00 100.00 Eğitim 91.40 87.10 80.80 96.30 Lokanta-Otel 91.40 87.10 80.80 96.30 Diğer mal ve hizmetler 75.60 76.00 102.50 96.80 Cevaplarınızı sınayabilmek için 1995'i B1'e, TFE (Tüketici Fiyat Endeksi)'ni A2'ye girin ve aralarda boşluk bırakmayın. Buna göre, Sektör adları A2:A12, 1995 rakamları B2:B12, 1996 rakamları C2:C12, 1997 rakamları D2:D12 ve 1998'in ilk satırı aylık rakamları C2:E12 olarak sıralanacaktır. 41 Şimdi bu tabloyu girmeyi bitirdikten sonra, saat tutarak şu soruların cevaplarını alacak şekilde fonksiyonlarınızı girin. Önce soruları okuyun; girmeniz gereken formülleri ve bunları girmekte uygulayacağınız metodu kafanızda iyice oluşturun ve bitirdiğinizde saatinize bakın. Doğru cevapları veren fonksiyonların tümü (12 fonksiyon) toplam 1 ile 2 dakika arasında girilmelidir. 1- Tüketici Fiyat Endeksi (TFE) hariç, bütün sektörlerin yıllık değişim ortalamaları. 2- Tüketici Fiyat Endeksi (TFE) hariç, bütün sektörlerin en yüksek yıllık değişim oranları. 3- Tüketici Fiyat Endeksi (TFE) hariç, bütün sektörlerin en düşük yıllık değişim oranları. BÖLÜM IV HÜCRELERDE OPERASYON Excel'de her türlü işlemin temel taşının hücre olduğunu biliyorsunuz. Fakat baştan beri hücrelerimiz, gerçekten temel taşı gibi konuldukları yerden kıpırdamıyorlar. Excel'in bütün marifeti, tablonun hücrelerinde olabilecek değişiklikleri hesaplamalara otomatik olarak yansıtmasıydı. Elde ettiğimiz yeni bulgular veya bir defter sayfasını ilk oluşturduğumuz zaman unuttuğumuz bir sütun, elimizdeki verilere sonradan eklenen bir yeni satır bizi sadece nihai hesaplamalarımızı değil, fakat tablomuzun kurlu şunu da değiştirmek zorunda bırakabilir. Tahmin edebileceğiniz gibi, Excel'de hücre operasyonları, son derece kolay icra edilir. 42 HÜCRELERİ TOPLUCA HAREKET ETTİRME Bir grup hücreyi sayfa üzerinde başka bir yere hareket ettirmek için, hepsini içine alacak şekilde tarayın, sonra Mouse imlecini hücrelerinizin çevresinde oluşacak çerçevenin kenarlarından birine götürün ve Mouse’un sol düğmesi ile tutarak, çerçeveyi ve içindeki bütün hücreleri istediğiniz yere götürüp, bırakın. Merak etmeyin, belirli hücrelerle atıf yapan formüller ve fonksiyonlar otomatik olarak düzeltilecektir. Fakat yine de bütün formül ve fonksiyonların düzgün şekilde aktarıldığını incelemekte yarar var. Böyle bir toplu nakil işleminde, geride bir sıraya veya sütunu unuttuğunu fark ederseniz, hemen Edit menüsünden Undo'yu seçin. Unuttuğunuz yeri de içine alarak, taşıma işini tümüyle yeniden yapın. Geride kalan bir sırayı veya sütunu tek başına taşımaya kalkarsanız, formül ve fonksiyonların karışma tehlikesi artar. HÜCRELERİN İÇERİĞİNİ TOPLUCA SİLME Oluşturduğunuz bir sayfada bir sıra veya sütuna artık ihtiyacınız yoksa ve içindekilerle birlikte silmek isterseniz, bunun çeşitli yolları var. En kolayı, sıra veya sütunu tümüyle işaretleyin. Mouse işaretini sağ alt köşesindeki noktanın üzerine getirdiğinizde işaretin ince bir artı işaretine döndüğünü göreceksiniz. Mouse'un sağ düğmesine basarak, bu noktayı işaretli alanın en üst kenarına doğru sürükleyin. Mouse'un üzerinden geçtiği hücre gri renk alacaktır. Mouse'un düğmesini nerede bırakırsanız, oraya kadar olan hücrelerin içeriği tümüyle silinecektir. SIRA VEYA SÜTUNLARI SİLME 43 Tümüyle ortadan kaldırmak istediğiniz sıranın rakamını, sütunun harfini Mouse ile bir kere tıklayın. Satırın veya sütunun tümü seçilecektir. Edit menüsünden Delete maddesini seçin. Satır veya sütun tümüyle yok olacak, alttaki veya sağdaki sütun onun yerini alacaktır. Böyle bir toplu silme işleminde Excel formül ve fonksiyonları çoğu zaman başarıyla güncelleştirir. Formül veya fonksiyonlar silinen satır veya sütundaki bir hücreye atıfta bulunuyorsa, formül veya fonksiyonun yerinde #REF! (Referans Hatası) mesajını görürsünüz. Bu yöntemle birden fazla satır veya sütunu yok ekmek için, Mouse imlecini, düğmeyi bırakmadan, adres rakamları veya adres harfleri üzerinde sürükleyin. SATIR, SÜTUN VEYA HÜCRE EKLEME Çoğu zaman Excel tablolarınızda bir hesap için veya yeni bir kalem mal için yeni bir satır veya sütun oluşturmak isteyebilirsiniz. Sadece bir satır veya sütun eklemek istediğiniz zaman, ihtiyaç olan yerde bir hücreyi sağ tıklayın ve açılacak menüden Insert (Ekle) maddesini seçin; açılacak kutudan yeni bir satır için Entire Row (Tam Satır), yeni bir sütun için Entire Column (Tam Sütun) maddesini işaretleyerek, OK'i tıklayın: Kimi zaman iki hücrenin arasında bir hücre eklemek isteyebilirsiniz. Excel bunu yandaki hücreleri sağa veya aşağıya iterek yapar. Hücre eklemek istediğiniz yerin solunda veya üstündeki hücreyi sağ tıklayın, açılacak menüden Insert'i seçin; açılacak kutuda işaretli hücreden itibaren bütün hücrelerin sağa gitmesini istiyorsanız "Shift cells right," aşağı gitmesini istiyorsanız "Shift cells down" maddesini işaretleyerek OK'i tıklayın. 44 Ekleme işini yaparken kaç satır, sütun veya hücre işaretlerseniz, Excel o kadar satır, sütun veya hücre ekleyecektir. Söylemeye bile lüzum yok; formül ve fonksiyonlarınızın atıfta bulunduğu adresler otomatik olarak güncelleştirilecektir. HÜCRELERE NOT EKLEME Bir ekip ile birlikte üzerinde çalıştığınız Excel dosyasında bir hücredeki bilgiye ilişkin olarak diğer kullanıcılara not vermek isteyebilirsiniz. Örneğin ortak bir araştırma projesinde, belirli bir grup bilginin yeniden kontrol edilmesi gerekebilir. Excel, yüklemiş olduğunuz sürüme bağlı olarak ister yazılı, ister sözlü, Hücre Notu (Comment) oluşturabilir. Excel not eklemek istediğiniz hücreyi sağ tıklayın ve açılacak menüden "Insert comment" maddesini seçin. Varsayılan ölçüleriyle Comment/Yorum kutusu açılacaktır. Bu kutuya yazmak istediğiniz notu yazın ve başka bir yeri tıklayın. Şimdi bu hücrenin sağ üst köşesinde küçük bir kırmızı üçgen belirecektir. Mouse imlecini böyle işaret bulunan bir hücrenin üzerinde birkaç saniye tutarsanız, Excel notu görüntüleyecektir. Böyle bir hücreyi tekrar sağ tıklarsanız bu kez açılacak menüde "Edit comment" (Yorumu değiştir) ve "Delete comment" (Yorumu kaldır) menülerini de göreceksiniz. Excel'in farklı sürümlerinde, bir hücreyi sağ tıkladığınız zaman açılan menüde veya bir hücreyi seçerek Insert menüsünü tıkladığınızda maddeler arasında "Note..." satırını göreceksiniz. Bu 45 maddeyi tıkladığınızda "Cell Note" diyalog kutusu açılır ve hem not metnini hem de istiyorsanız bir ses kaydı yapmanızı sağlayan kontrolleri görürsünüz. KOPYALA VE YAPIŞTIR Windows ortamında, Pano (Clipboard) denilen bilgi tutma aracından yararlanarak kopyalama, kesme ve yapıştırmaya aşina olmalısınız. Excel'de aynı aracı kullanarak, hücreleri, içerikleri ile birlikte bir yerden diğerine kopyalayıp, yapıştırabilirsiniz. Bunun için kesmek veya kopyalamak istediğiniz hücreyi sağ tıklayıp, açılan menüden Kes veya Kopyala maddelerini seçebileceğiniz gibi, Edit menüsünden Kes veya Kopyala maddelerini de seçebilirsiniz. Daha sonra hedef hücreye giderek, ya yine sağ tıklayarak açılacak menüden, ya da Edit menüsünden Paste maddesini seçerek, kestiğiniz veya kopyaladığınız hücreyi yapıştırabilirsiniz. Diğer Windows uygulama programlarından faklı olarak Excel'in keserek veya kopyalayarak başka bir yere yapıştırdığınız hücrenin içeriği "akıllı kopyalama" denen yöntemle değiştirilir, yeni yerine uygun hale getirilir. Bunu bir kez deneyelim. 46 Bizim tüp gazcının Excel dosyasını açın; A15'deki TOPLAM diye başlayan satırın altında bir boşluk bırakıp, A17'ye Ortalama, A18'e En Çok, A19'a En Az diye yazın. Ortalamanın karşısına Ocak rakamlarının altına (B17) bu sütundaki rakamların ortalamasını aldıracak fonksiyonu girin. Aynı şekilde En Çok satırında Ocak rakamlarının altına (B18) bu sütundaki rakamların en çoğunu; En Az satırına en azını bulacak fonksiyonu girin. Sonra Ocak Ortalaması hücresini işaretleyin ve kopyalayın. Şimdi, Ortalamanın hizasındaki Şubat-Toplam hücrelerinin tümünü seçin ve herhangi birini sağ tıklayarak açılan menüden Paste'i seçin. Ocak ortalamasını tıklayın; fonksiyona bakın. Örneğin Nisan ortalamasını tıklayın, fonksiyona bakın. Fonksiyonların argümanları aynı, ama argümanların hedef bölgeleri değişmiş mi? Excel dilinde buna akıllı kopyalama denilir. Keşke bütün bilgisayar programları bu kadar akıllı olsa! Fakat bu akıllılık kimi zaman işinize yaramayabilir. Öyle bir an olur ki, bir Excel sayfasına, formülleri ile değil sadece sonuçları ile yani ham verici olarak aktarmak isteyebilirsiniz. Bu durumda kesme veya kopyalamadan sonra, sıra yapıştırmaya geldiğinde Paste maddesini değil Paste Special (Özel yapıştır) maddesini seçmelisiniz. Bir örnek yapalım. Biraz önce oluşturduğunuz altı aya ve mahalle toplamlarına ait Ortalama, En Çok ve En Az verilerinin bulunduğu hücreleri (B17:H19) seçin ve kopyalayın. Sonra, herhangi bir hücreyi sağ tıklayın, açılacak menüden Paste Special'ı seçin: 47 Açılacak diyalog kutusunda Values (Değerler) maddesine işaret koyun ve OK'i tıklayın. 8 sütunlu üç sıralı kaynak verileri, yeni yere aynen kopyalanacaktır. Tabii burada "aynen" sonuç itibariyle doğru; fakat orijinal fonksiyonları almadığınız için doğru değil. Sınamak için örneğin Nisan sütununun En Çok hücresini tıklayın. Formül çubuğunda daha önce verdiğiniz fonksiyonu göreceksiniz. Şimdi biraz önce yapıştırdığınız rakamlardan Nisan En Çok'una denk gelen hücreyi tıklayın; Formül çubuğunda sadece rakamı göreceksiniz. Bunun sebebi, yapıştırma sırasında Excel'e sadece verileri yapıştırmasını söylemiş olmanızdır. Paste Special kutusunu kullanarak kestiğiniz veya kopyaladığınız hücre veya hücrelerin tüm içeriğini veya sadece formüllerini, değerlerini, biçimini, yorumlarını yapıştırabilirsiniz. ALIŞTIRMA 6 Sınıf arkadaşınız sizin Excel ile inanılmaz işler yaptığınızı duydu ve sizden yazılılarda ve yarıyıl sınavlarında aldığı notları toplu hale görebileceği ve bu gidişle yıl sonunda kaç alabileceğini gösteren bir listeyi size verdi ve siz de şu aşağıdaki Excel sayfasını yaptınız: 2’nci Sınıf 1’nci Yazılı 2’nci Yazılı Yarıyıl 1’nci 2’nci Yıl Sınavı Yazılı Yazılı Sınavı 48 sonu NOT Ticaret Hukuku 6 8 4 8 6,5 Şirketler Hukuku 7 7 7 8 7,25 İktisat 9 9 9 9 Medeni Hukuk 3 3 5 3,66667 Uluslararası İlişkiler 8 8 10 Araştırma Met odları 6 7 8 Devrim Tarihi 10 7 9 8 7 10 Tablonuzu oluştururken, kopyalama yönteminden yararlanmayı unutmayın. 1- Sonra, notlara bakınca zaten dersleriyle ne kadar ilgili olduğu anlaşılan arkadaşınız, geldi ve Kamu Maliye dersini unuttuğunu söyledi. Tabloya 6'ncı sırada Kamu Maliyesini girin. Notlar, sırasıyla, şöyle olacak: 5 ve 5.(Birinci yarıyıl sonu sınavının notu henüz belli değil; ikinci yarıyılda henüz sınav olmamışlar!) 2- Aradan biraz daha zaman geçti ve arkadaşınız tekrar sizi aradı, Kamu Maliyesi hocasının meğerse bir üçüncü yazılı yaptığını, fakat kendisinin bu sınavı kaçırdığını, ikinci yarıyılda da üç ara sınav yapacağını öğrendiğini söyledi. D sütununu "3'ncü yazılı" notlarına ayırın. (a) Ortalama hücrelerini düzeltmek isterseniz ne yapmanız gerekir? (b) Ortalama hücrelerini düzeltmeden, fakat üçüncü sınavı olmayan derslerde bu sınavı ortalamaya katmamak için ne yapmak zorundasınız? 49 8,5 9 3- İkinci yarıyılın ortalarında arkadaşınız Uluslararası İlişkiler profesörünün değiştiğini, yeni hocanın derse devam zorunluğu getirdiğini ve derse devam notunun yüzde 20'sini, sınav ortalamalarının üzerine ekleyeceğini söyledi. (Not böylece 10'u geçerse, öğretmen o öğrenciye kendi kitaplarından birini armağan edecek!) İkinci yarıyıla derse devam sütunu ekleyin ve bu dersin nihai not ortalamasını yeni sütundaki sayının yüzde 20'si toplanacak şekilde değiştirin. (Not 10'u geçerse aldırmayın. Daha sonra şartlı hesaplamaları ele alacağız.) Bu fonksiyonunuz nasıl olmalıdır? 4- Araştırma Metotları dersinde ikinci yarıyılda öğrencilerden bir araştırma yapmaları ve araştırma raporu yazmaları istendi. Bu uygulamada öğrenciler iki not alacaklar: Araştırma tasarımı ve araştırma raporu. Bu iki notun ortalaması, dersin nihai notunu, derste yapılacak sınavlar ve yarıyıl sınavları sonuçları ile eşit değerde etkileyecek. "Araştırma Ödevi" adını vereceğiniz bu uygulamayı (a) satır yaparsanız tablonuzda ne gibi değişiklikler yapmalısınız; bu durumda bu dersin nihai notunu belirleyen fonksiyon ne olmalıdır? (b) Araştırma Ödevinin iki öğesini ayrı ayrı sütun yaparsanız ne gibi değişiklikler yapmalısınız; bu dersin nihai notunu belirleyen fonksiyon nasıl olmalıdır? 50 51 BÖLÜM V EXCEL'DE ADRESLER Şu ana kadar gördüğümüz kadarıyla bile, Excel'in hesaplamalarda muhteşem bir adres sistemi kullandığını söyleyebiliriz. Otomatik doldurma noktalarını çekerek, yeni hücrelere mevcut fonksiyonları adreslerini güncelleştirerek alabilmemiz; kopyalama, kes ve yapıştır yönteminde adreslerin otomatik olarak güncelleştirilmesi ve fonksiyonlarda kullanılış şekliyle, hücre adreslerinin Excel'de önemli bir yer tuttuğu da anlaşılıyor. GÖRELİ VE MUTLAK ADRESLER 52 Akıllı doldurma ve akıllı yapıştırmada, örneğin G10'daki bir =SUM(G2:G9) fonksiyonu, H10'a aktarıldığında =SUM(H2:H9) oluveriyor. Bu büyük kolaylığın işe yaramadığı durumlar olamaz mı? Olabilir. Örneğin, Orantı (proportion) hesaplarında, formülleri ve fonksiyonları yukarıdan aşağı doğru kopyalayıp, güncelleştirmek işimize yaramaz. Türkiye'de bölgeler itibariyle turizm yatırımı için alınan ruhsat sayılarına ilişkin şu tabloyu inceleyin: A 1 B C D Burada, 1309 toplam ruhsattan Bölgelere Göre Turizm Yatırımı Ruhsatları (Aralık 1996) Marmara bölgesine verilenlerin 2 3 orantısını Ruhsat Verilen Turizm Yatırımı 4 5 bulmak istersek, 159/1309 şeklinde bir hesap Coğrafi Bölge Sayı Orantı yapmamız gerekir. (Bunu yüzde 6 7 Marmara 159 8 Ege 530 9 Akdeniz 385 10 Orta Anadolu 74 11 Karadeniz 67 12 Doğu Anadolu 53 13 Güneydoğu Anadolu 41 olarak ifade etmek istersek, elde ettiğimiz sayıyı 100'le çarparız. Yüzde hesabı bütün orantıları 100 tabanında standart hale getirir. Bu anlamda orantı, payın 14 15 1 tabanında ifadesi demektir.) Toplam 1309 16 Şimdi bu tabloyu siz de oluşturun ve B15'e 53 =SUM(B7:B13) fonksiyonunu, Marmara Bölgesi'nin toplam içindeki payını verecek orantı hesabı için de C7'ye =B7/B15 formülünü girin. Daha önce öğrendiğiniz otomatik doldurma yöntemine göre, C7'yi seçin ve sağ alt A 1 B C noktayı, bütün D Bölgelere Göre Turizm Yatırımı Ruhsatları (Aralık 1996) bölgeleri kapsayacak şekilde aşağı doğru çekin ve bırakın. 2 3 köşedeki Ruhsat Verilen Turizm Yatırımı Excel C7'deki formülü, 4 5 Coğrafi Bölge Sayı işaretlediğiniz Orantı 6 hücrelere uygulayacak ve hepsine de bir 7 Marmara 159 0,121467 8 Ege 530 #DIV/0! 9 Akdeniz 385 #DIV/0! 10 Orta Anadolu 74 #DIV/0! 11 Karadeniz 67 #DIV/0! 12 Doğu Anadolu 53 #DIV/0! 13 Güneydoğu Anadolu 41 #DIV/0! sayıyı sıfıra yaptığımıza bölme ilişkin hatası mesaj verecektir! Neden? Çünkü otomatik 14 15 Toplam doldurma fonksiyonu, "B7/B15" 1309 olan ilk formülümüzü alıp, her 16 bir hücreye, solundaki verilere uyarlayarak, yerleştirdi. Örneğin, C8'deki formülümüz "B8/B16" oldu. Excel'in kopyalama veya otomatik doldurma da kullandığı otomas-yon, aslında hücre 54 adreslerini orijinal formülün bulunduğu hücreye göre arttırma veya eksiltmeye dayanır. Yapmak istediğimiz işlem satıra veya sütuna bağımlı bir işlem olsaydı, daha önce olduğu gibi, otomatik doldurma bize büyük bir kolaylık sağlayabilirdi. Ama burada sağlamıyor. Örneğin C8'deki formülümüzün, "B8/B15" olması gerekiyor ki, Ege bölgesinde alınan turizm yatırım ruhsatlarının ruhsat toplamlarına orantısını doğru olarak bulabilelim. Fakat hemen Excel'in o kadar da akıllı olmadığını düşünmeyin. Başta Excel'e ilk yazdığımız C7'deki formülün hangi bölümünün "göreli" olduğunu yani yeni yerlere uyarlanması gerektiğini hangi bölümünün mutlak olduğunu yani olduğu gibi bırakılması gerektiğini söylemiş olsaydık, Excel otomatik doldurma işlemini doğru olarak yapabilirdi. Burada adreslerin "göreli" (veya nisbi) ve mutlak adresler olarak ikiye ayrıldığını söylemiş oluyoruz. Şu ana kadar yazdığımız şekliyle normal adresler, yani örneğin C8 bir göreli adrestir. Herhangi bir otomatik işlemde bu adresin referansı, yeni hücrelerin adresine göre değiştirilir. Oysa bu adresi "$C$8" olarak yazarsak, yani hem sütun hem de satır adresinin önüne $ işareti koyarsak, bu adres mutlak adres halini alır. Otomatik işlemlerde bu adres değiştirilmez; çünkü referans konusu hücre, referansın yapıldığı yere göre değişebilir nitelikte değildir. Bizim toplam ruhsat sayısını yazdığımız B15 hücresi gibi. Şimdi C7'ye dönelim ve formülümüzün ikinci bölümünü yani B15'i mutlak, değişmez hale getirelim. C7'deki formülü şu şekilde değiştirin: =B7/$B$15 55 Sonra, aşağıda hata mesajı bulunan kutuların tümünü şeçin ve otomatik doldurma noktasının Mouse imleyici tutarak, yukarıya kadar getirerek içindekileri silin (Bu işlemi başka kaç türlü yapabileceğinizi de bu arada bir hatırlayın!). Şimdi C7'yi işaretleyerek, otomatik doldurma noktası C13'e kadar getirin. İşte şimdi toplam ruhsat sayısı 1 olursa, her bir bölgede verilen ruhsat sayısının orantısını bulmuş olduk. C8'den C13'e kadar hücrelerinizi tek tek kontrol ederseniz, B15'e yapılan referansın sabit kaldığını, buna karşılık her bölgenin kendi rakamını içeren hücrenin adresinin uygun şekilde değiştirildiğini göreceksiniz. Peki, doğru rakamları elde etmeyi başardık; fakat ondalık işaretinden sonra altı haneli sayılar okuma ve anlama açısından zor değil mi? Üstelik şu anda üzerinde uğraştığımız hesapta, bu rakamların bu kadar ayrıntılı olması, bize turizm ruhsatlarının dağılımını anlamakta ve geride kalan yörelere ağırlık vermek üzere bir program oluşturmakta gerekli mi? Burada virgülden sonra sadece iki basamaklı bir sayı olsa, belki rakamları daha kolay kavrayabiliriz. Bunun için Excel'e ondalık işaretinden sonra kaç haneli sayı istediğimizi söylememiz gerekir. Bunu da, yeniden biçimlendirmek istediğimiz tüm hücreleri seçerek(C7:C13) ve sağ tıklayarak açtığımız menüden "Format cells..." maddesini seçerek yapabiliriz: 56 Daha önce de kullandığımız bu diyalog kutusunda bu kez, kategori hanesinde Number (Sayı) maddesini seçin, sağ tarafta belirecek kontrollerden "Decimal places" (ondalık haneler) kutusunda virgülden sonra kaç basamak istiyorsanız, o sayıyı buluruz. Bize, şu anda virgülden sonra iki rakam yeterli olduğuna göre, buradaki sayıyı 2 yapacağız ve OK'i tıklayacağız. Tablomuzdaki bütün ondalık bölümler iki haneli hale gelecektir. Tablomuzun yeni şekline bakınca, çoğu kişinin 1 tabanlı orantı hesabına fazla aşina olmadığını düşünebiliriz. Genel olarak oranların 10 veya 100 üzerinden ifade edilmesi daha anlaşılır sonuçlar verir. Bütün bu uğraşıdan sonra, orantı sütunumuzu yüzde hesabına çevirmeye karar veriyoruz. Bu işlemi çok uğraşmadan nasıl yapabiliriz? İşte C8:C13'ü temizleyerek başlayalım. Sonra C7'deki formüle "çarpı 100" ifadesini ekleyelim. C7'yi seçtiğiniz zaman formül çubuğunda formülünüzü göreceksiniz. Bu çubuğun içini tıklayın ve en sona "*100" yazın. Formül şöyle olacak: =B7/$B$15*100 Sonra, bu hücrenin otomatik doldurma noktasını, C13'e kadar aşağı çekin. Bütün rakamlarınız yüzdeye dönüşmüş olmalı. Fakat biraz önce virgülden sonra iki basamak istediğimiz için rakamlar iki basamaklı hale geldi. Oysa böyle bir hesapta bize bir basamak yeter. Tekrar C7:C13'e işaretleyin; seçilen hücreleri sağ tıklayın ve açılacak kutudan "Format cells..." maddesini seçin. Virgülden sonraki ondalık basamak sayısını 1'e düşürün. İşte şimdi 1997 itibarıyla verilen turizm yatırım ruhsatlarının bölgeler arasında dağılımını anlamlı bir şekilde görebiliyoruz. 57 A 1 B C D Bölgelere Göre Turizm Yatırımı Ruhsatları (Aralık 1996) 2 3 Ruhsat Verilen Turizm Yatırımı 4 5 Coğrafi Bölge Sayı Orantı 6 7 Marmara 159 12,1 8 Ege 530 40,5 9 Akdeniz 385 29,4 10 Orta Anadolu 74 5,7 11 Karadeniz 67 5,1 12 Doğu Anadolu 53 4,0 13 Güneydoğu Anadolu 41 3,1 14 15 Toplam 1309 16 OTOMASYONA YARDIMCI OLALIM 58 Bu istatistik işi size sarmaya başladı galiba! Öyleyse şu tabloyu birlikte inceleyelim: Bu tabloya bakarken, aklınıza, acaba 1980 - 1995 Nüfus Sayım Sonuçları (000 olarak) Türkiye'nin nüfusu 2100 yılında veya Yıl Nüfus 1980 44,439 1988 53,715 1981 45,540 1989 54,893 1982 46,688 1990 56,098 1983 47,864 1991 57,326 1984 49,070 1992 58,584 1985 50,306 1993 59,869 1986 51,433 1994 61,183 1987 52,561 1995 62,526 2500 yılında veya 3000 yılında ne olacak diye bir soru geliyor mu? Ee, boşuna demedik bu istatistik sizi bayağı sardı diye. Peki öyleyse, çalıştırın Excel'i ve tabloyu giriverin. (Biliyorum, söylemesi kolay!) 2100, 2500, 3000 yılında ya da arzu ettiğiniz başka bir yüzyılda ülkenin nüfusu ne olacak sorusuna cevap ararken bize önce sağlam bir artış oranı rakamı gerekiyor. Ülke nüfusu gibi oldukça basit değişkenlerde 15 yıllık bir dizi, bize hemen doğru bir eğilim gösterebilir. Yani bu tabloya bakarak, Türkiye'nin aşağı yukarı doğru bir nüfus artış hızını hesaplayabiliriz, ya da daha doğru ifadeyle Excel'e hesaplattırabiliriz. 59 Tablonuzun şu şekli almış olmasına dikkat edin; böylece aşağıdaki hücre adresi referanslarını uygulayabilirsiniz: 60 A 1 B C D E Önce yapacağımız işe karar 1980 – 1995 Nüfus Sayım Sonuçları 2 3 F verelim: Yıl Kullanabileceğimiz Nüfus sağ-lam bir nüfus artış hızı 4 5 1980 44439 6 1981 45540 7 1982 46688 8 1983 47864 9 1984 49070 10 1985 50306 11 1986 51433 12 1987 52561 13 1988 53715 14 1989 54893 15 1990 56098 16 1991 57326 17 1992 58584 18 1993 59869 19 1994 61183 20 1995 62526 oranı bulabilmek için önce bize elimizde mevcut rakamların bir önceki yıla göre artış oranı gerekiyor. Daha oranların sonra bu ortalamasını hesaplaya-biliriz. (Gerçek nüfus artış tahminleri, istatistikte İhtimal Hesabı adı verilen yöntemle ve P(n)=P(0)e(m) şeklinde hesaplanır. bir Fakat formülle burada uygulaya-cağımız yöntem de 21 çok yanlış sonuç vermez.) Demek ki, Nüfus sütununun yanına bir Artış Oranı sütunu açacağız. Peki: D3'e Oran yazın. 1980'den önceki ramak elimizde olmadığına göre, oran hesabına 1981'den itibaren başlayacağız. 1981'deki Oran hücresine, 1980'den 1981'e değişimi bulacak bir formül kolayım: 61 =C6/C5 Burada elde edeceğimiz sayıları 100 tabanıyla ifade etmemize, yani yüzde olarak belirtmemize henüz gerek yok. Fakat oldukça hassas bir hesap yapacağımıza göre, oranı daha iyi anlamak için ondalık basamağın mümkün olduğu kadar uzun, örneğin dört haneli olması daha iyi olacaktır. (Siz ekranda gösterilmesi istemeseniz de Excel kendi hesaplarında kullanabildiği kadar çok basamaklı sayı ile hesap yapar.) Bu formülü D6'ya konuyu ve bu hücrenin otomatik doldurma noktasını tutarak, D20'ye kadar aşağı çekin. Hmmm; demek ki son 15 yıllık nüfus artış oranı yüzde 2 ila 3 arasında değişiyor. Peki, bu oranların ortalaması nedir? Hesaplarınıza karışmayacak ve tablonuzun görünümünü bozmayacak bir yere, örneğin F3'e "Ortalama Artış Oranı" yazın, G3'e de bu oranı bulacak fonksiyonu girin. Ortalama artış oranı, adı üstünde, artış oranlarının ortalaması olacaktır. Yani, D6;D20'nin ortalamasını alacağız: =AVERAGE(D6:D20) Bu kadar çok birbirinin aynı rakamın ortalaması da aynı olacaktır! Nitekim, bu formülün sonucu yüzde 102.3, Oran sütununda en çok tekrar eden rakam. Şimdi, Yıl sütunumuza 1996'dan diyelim ki 3000 yılına kadar, yılları girmemiz gerekir. Tabii bunun bir yolu, B21'e 1997, B22'ye 1998, B23'e 1999 diye sırasıyla bin adet yılı yazarsınız! 62 Excel'de bunun kestirme bir yolu yok mu? Var, tabii. Yıl sütunundaki değerleri de bir formül gibi düşün. Diyelim ki, D21'e, "Senin değerin, D20'ye bir eklenerek bulunsun!" desek ve sonra bu hücreyi otomatik kopyalarken içerdiği formülü otomatik olarak güncelleştirmiyor mu? Peki öyleyse, D21'e aynen şu formülü girin: =D20+1 O da ne: 1996,0000? Tabii, Excel ondalık hanesine biraz önceki talimatınız uyarınca dört rakam koyuyor. Bunu 0'a indirin, yıl yıla benzeyecektir. Şimdi, bu hücreyi 3000 kere kopyalamaya geldi sıra. Fakat u söylendiği kadar zor bir iş değil. Otomatik doldurma noktasını tutun ve Mouse işaretini Excel'in çerçevesinin altına doğru çekin. İki saniye elinizi oynatmadan durabilirseniz, 6450 yılını da tablonuza yerleştirmiş olabilirsiniz! Yılları girdik. Şimdi sıra geldi nüfus sütununu doldurmayı. 1996'nın karşısına yazacağımız nüfus tahminini Excel vereceğimiz formülle hesaplayacak ve bir bu hücreyi aşağı doğru otomatik kopyalayacağız. Bu formül, ortalama artış oranının, 1996'dan itibaren her yıl için reel artış oranı olacağı varsayımına dayanarak, örneğin "1996 nüfusu=1995 nüfusu*artış oranı" formülüyle (ve tabii Devlet Planlama Teşkilatı'na haber vermemek şartıyla) bulunabilir. O halde C21'de formülümüz şöyle olacaktır: =C20*$G$3 63 Biraz sonra bu hücreyi otomatik olarak diğer yıllara kopyalatırken, Excel C20'yi C21, C22, C23... diye yeni hücreye göre güncelleştirirken, G3'ü de G4, G5, G6... yapmasın diye, ortalama Artış Hızı Oranı'nı yazdığımız G3'ün adresinin mutlak olduğunu belirtiyoruz. Bu hücrenin otomatik doldurma noktasını tutup, yıllarınız boyunca aşağı çekin. İşte size 4000'li yıllara kadar otomatik nüfus tahmin tablosu. Benim tabloma göre 3000 yılında Türkiye'nin nüfusu, 539,976,683,578,67l,000 ya da kabaca 540 katrilyon olacakmış! Şimdi bu hesabın doğru mu yanlış mı olduğunu sınamak için, bizim tablomuzun 2000 yılı tahminine bakalım: 70 milyon 064 bin. Bir de Devlet İstatistik Enstitüsü'nün rakamına bakalım: 69 milyon 694 bin. Arada yarım milyon oynuyor ki, bu yaptığınız işlemi DPT'ye bildirmemeniz için sizi neden uyardığımı da gösteriyor! Şaka bir tarafa, 3000 yılı değilse bile diyelim ki 2050 yılındaki nüfusu doğru tahmin etmek, okul sayısından tutun, fırın sayısına kadar her türlü sosyal, ekonomik ve siyasal planlama için önemlidir. Toplumların her türlü ihtimale karşı hazırlıklı olması gerekir. Şimdi diyelim ki siz bu tür ihtimallerle ilgili bir sosyal planlama işi yapıyorsunuz ve nüfus artış ortalamasının biraz azalması veya biraz artmasının sonuçlarını bilmek istiyorsunuz. Yani G3'de binde 1'lik bir azalma 2050 yılındaki nüfusu nasıl etkileyecektir? Ya da bu rakamdaki binde 2'lik bir artışın sizin planlarınıza etkisi ne olacaktır? Böyle bir araştırma yapmak istiyorsunuz, ama gözünüzü korkutan, bütün bu formüllerimize G3'deki değeri mutlak olarak koyduk: Yani G3'ün içeriğini değiştirmekle, Excel'e 3 bin küsur hesabı yeni baştan yaptırabilirsiniz. Fakat şu andaki durumu itibarıyla G3'te değişiklik 64 yapamazsınız, çünkü G3 değerini başka bir hesabın sonucundan alıyor. G3'ü tıklayıp, mevcut fonksiyonun yerine vermek istediğiniz yeni artış oranı değerini yazın ve tablonuzu inceleyin. Diyelim ki, G3'ü 1,0230 olarak değil de 1,0200 olarak tahmin ediyorsunuz. 2050 yılı için tahmininiz olan 218 milyon rakamı da 185 milyona düşecektir. Fakat böyle bir yukarı, bir aşağı gidip gelmek zor olmuyor mu? Excel sayfasını aşağı yukarı hareket ettirdiğiniz kaydırma çubuğunun yukarı okunun ve sağa sola hareket ettirdiğiniz kaydırma çubuğunun sağa bakan okunun önünde ince bir çizgi göreceksiniz. Buna "Sayfa bölme aracı" denir. Mouse imleciyle bunu çizgileri tutar aşağı veya sola hareket ettirirseniz, tablonuz ortadan ikiye bölünecek ve üst taraf ayrı, alt taraf ayrı hareket imkanı kazanacaktır. Şimdi üst tarafta G3, alt tarafta da 2050 tahmini görülecek şekilde sayfanızı ikiye bölün. Ve başlayın G3'de farklı değerler vererek, 2050 yılında nüfus tahmininizdeki değişiklikleri izlemeye. Söyledik size istatistiği sevdiniz diye! HÜCRELERİ ADLANDIRMA Hücrelerin göreli adresini yazmak nispeten kolay (G3), fakat mutlak adresleri yazmak bazen zahmetli olabilir ($G$3). Sonra G3 kolay akılda kalan bir isim değil. Bunun yerine G3'e "Artış oranı" gibi bir isim veremez miyiz? Bütün atıflarımızı, yazacağımız adresleri bu isimle yapamaz mıyız? 65 Tabii yapabiliriz. Buna Excel dilinde hücreleri adlandırma denilir. Adlandırmak istediğiniz hücreyi tıklayın, Formül Çubuğu'nun solunda Name Box (İsim Kutusu) denilen kutuda hücrenin normal adresini göreceksiniz. Bu kutunun içine hücreye vermek istediğiniz adı yazın. Hücre adlarında boşluk olamaz, 255 karakteri geçemez, mutlaka harfle başlaması gerekir ve aritmetik işlem işaretleri yer alamaz. Örneğin G3'e "Ortalama Artış Oranı" değil, "Ortalama_Artış_Oranı" adını verebilirsiniz. Adlandırdığınız hücrelere adlarıyla atıfta bulunabilirsiniz. Örneğin, yukarıda C21'e yazdığımız formül, "C20*$G$3" yerine "C20*Ortalama_Artış_Oranı" şeklinde yazılabilirdi. Hücreleri bir kere adlandırdınız mı, bu isimler, Excel tarafından bir liste olarak tutulur ve İsim Kutusu'nun yanındaki seçme oku tıklandığında gösterilir. Bir formül ve fonksiyon yazarken, buradan yapacağınız seçme doğruca formül veya fonksiyonda gösterilir. Yani defalarca ve uzun uzun "Ortalama_Artış_Oranı" yazmanıza da gerek yok. Bir de Excel'in adlandırılmış hücrelere yapılan atıfların mutlak olduğunu varsaydığını hatırlatalım. Yani adlandırılmış hücrelerin adresleri otomatik doldurma ve kopyalamada değiştirilmez. İsterseniz bir grup hücreyi de topluca adlandırabilirsiniz. Diyelim ki, daha önceki bölümde yaptığımız sınav sonuçları sayfasında, birinci ve ikinci yarıyıl notlarını iki ayrı grup olarak adlandırabilirsiniz. Bunun için B4:E9 grubuna "Birinci_Yarıyıl", 66 F4:L9 grubuna da "İkinci_Yarıyıl" adını vererek, yarıyıl not otamaları ve benzeri hesaplarda doğruca bu grubu adres gösterebilirsiniz. Örneğin, =AVERAGE(B4:E9) yerine, =AVERAGE(Birinci_Yarıyıl) yazmanız kafidir. Excel, hücre ve adres grubu isimlerinde büyük harf-küçük harf farkı gözetmez. "BİRİNCİ_YARIYIL" ile "birinci_yarıyıl" Excel açısından aynı isim sayılır. KARMA ADRESLER Bir formül veya fonksiyonda adresin sütun bölümünün mutlak, satır bölümünün göreli veya tersi olmasını istediğiniz durumlar olabilir. Şu sayfayı inceleyin: A 1 B C D E F G H I J K Çarpım Cetveli 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4 2 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 5 3 3 6 9 12 15 18 21 24 27 30 6 4 4 8 12 16 20 24 28 32 36 40 7 5 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 8 6 6 12 18 24 30 36 42 48 54 60 9 7 7 14 21 28 25 42 49 56 63 70 10 8 8 6 24 32 40 48 56 64 72 80 11 9 9 18 27 36 45 54 63 72 81 90 12 10 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 67 13 Bir çarpım cetvelinde hücrelerde sütun ve satır başındaki sayıların çarpım sonuçları yer alır. Excel dilinde söylersek, örneğin B3'ün değeri, A sütununda 3'ncü satırdaki hücrenin değeri ile B sütununda 2'nci hücrenin değerinin çarpımıdır. Bu satırdaki diğer bütün hücrelerin değerini bulmak için, B3'deki formülün sadece çarpma işaretinden sonraki bölümünün sütun adresini değiştirmemiz yeterlidir. Aynı şekilde B3 ile aynı sütundaki diğer hücrelerin değerlerini bulabilmek için B3'deki formülün sadece çarpma işaretinden önceki bölümünün satır adresini değiştirmemiz yeterli olacaktır. Bu sebeple B3'deki formülün çarpma işaretinden önceki bölümünün sütun bölümü mutlak, satır adresi göreli, satır adresi mutlak olmalıdır. Buna göre B3'de formülü şöyle yazarız: =$A3*B$2 Formülü yazdıktan sonra bu hücrenin otomatik doldurma noktasını tutar K sütununa kadar çekerseniz, formülünüz 3'ncü satırın tümüne uyarlanmış olur. On sütunluk 3'ncü satırın otomatik doldurma noktasını tutar 12 satırına kadar indirirseniz, bu kez formül bütün satırlar için uyarlanmış olur. Bu durumda "on çarpı on" satırının formülünü Excel'e bakmadan söyleyebilir misiniz? Çok kolay: B3'deki formüle bakın; işaretten önceki bölümde sütun adı yani A sabit kalacak, fakat satır sayısı değişecek, yani "on çarpı on" hücresi 12'nci satırda olduğuna göre formülün birinci bölümü $A12 olacak. İşaretten sonraki bölümde ise sütun adı değişecek fakat satır adı 2 olarak kalacak; yani "on çarpı on" K sütununda olduğuna göre K$2 olacak. Sonuç itibariyle "on çarpı on" hücresinin formülü "$A12*K$2" olmalıdır. 68 Bu tür, bir bölümü mutlak, bir bölümü göreli adreslere "karma adresler" veya "karma referans" adı verilir. ALIŞTIRMA 7 1- Turizm Yatırımları tablomuzu açın. Turizm yatırımlarının bölgeler arasında çeşit olmasa bile eşite yakın dağılmasını savunan bir turizm planlamacısı olarak hangi yörelere ağırlık vermeniz gerektiğini düşünürken, önce hangi yörelerin geri kaldığını belirlemek istiyorsunuz. Bunun için bir katsayı veya bir ortak payda bulmak zorundasınız. Turizm yatırımı sayısı tabloda görüldüğü miktarda kalsa fakat bütün bölgeler turizm yatırımından eşit pay alsa idi, bu rakamı bulmak için kullanacağınız formül ne olurdu? 2- Mevcut tabloda A18'e Ortalama kelimesini yazın ve B18'e yukarıdaki sorunun cevabı olarak belirlediğiniz fonksiyonu girin. Sonra D5'e Sapma kelimesini yazın ve bu sütunda her bölgenin B18'den ne kadar ayrıldığını (istatistik diliyle ortalamadan saptığını) hesap edin. Bunun için D7'ye nasıl bir formül girmelisiniz? Bu formülü D8'den D13'e kadar otomatik olarak yerleştirirseniz, D7:D13 bölgesindeki hücrelerin değeri ne olur? 3- Pizza Cumhuriyeti'nin şimdi Cezayir olan Kuzey Afrika büyükelçisi Guilielmo Bonacci'nin oğlu Leonardo'nun Arap matematik öğretmenleri ona Çin'den gelen soruları ve yanıtlarını öğretmişler, o da 1202'de yazdığı bir kitapla bunları Avrupa'ya taşımıştı. Leonardo Fibonacci (Bonacci'nin Oğlu anlamına) lüzumsuz işlerle uğraştığı için kısa zamanda Bigollo (bir işe yaramaz seyyah anlamına) lakabıyla anılmaya başlandı. Ama çağdaşları ona Master (usta) adını da vermeyi ihmal etmediler. Günümüzde Fibonacci dernekleri, Fibonacci Dergisi ve Internet'te 69 yüzlerce Fibonacci sitesi var. Fibonacci'nin ünlü kitabında ortaya attığı bir soru şuydu: Bir adam dört duvarın içine bir çift tavşan koysa, tavşanlar her ay bir yavru yavrularsa ve her yavru bir ay sonra ergin hale gelse ve ayda bir yavru verse, adamın bir yıl sonra kaç tavşanı olur? Bu sorunun cevabı, günümüzde ünlü Fibonacci Dizisi denilen diziye yol açtı ve bilim adamları bu diziden Pi sayısını elde etmeden tutun, Öklid'in teoremlerini kanıtlamaya kadar birçok yarayışlı işler yaptılar. Yerçekiminden kurtulan bir uzay aracının hızı bile Fibonacci Dizisi ile hesaplanabilir. Fibonacci Dizisi, 0 ve 1 ile başlar, her rakam yanındaki ile toplanır elde edilen sonuç toplanan rakamın yanına yazılır: 0, 1, 1,2,3, 5, 8, 13... gibi. Şimdi bir Excel sayfası yapın: A1'e Fibonacci Dizisi yazın. A2'ye 0 ve A3'e 1 rakamlarını girin. A3'de Fibonacci Dizisi'ni hesap etmek için yazacağınız formül ne olmalıdır? 4- Excel'de bir sütuna 255 rakam girebildiğine, bundan fazla rakam olan sayıların bilimsel notasyonla (yani sıfırları koymadan, sadece kaç sıfır olduğunu belirterek) yazabildiğine göre, normal yazıldığı taktirde görebildiğiniz en yüksek Fibonacci rakamı kaçıncı Fibonacci Adımı'ndadır ve nedir? 5- Hangi notasyonla yazdırırsanız yazdırın, Excel'in hesap edebildiği en yüksek Fibonacci Adımı hangi satırdadır ve Excel'in hesaplayabildiği en yüksek sayı nedir; "#NUM!" hata mesajı ne anlama gelir? 6- İki yıl sonra bu çiftçinin kaç tavşanı olur? 70 7- Excel ile bu kadar uğraştıktan ve Excel ile birçok şey yapılabildiğini öğrendikten sonra, bir şirket kurarak, isteyene Excel hizmetleri sunmaya karar verdiniz. İlk üç aylık dönem sonunda epey müşteriniz oldu, ama oldukça da masraf ettiniz ve mali durumunuzu gözden geçirmeye karar verdiniz. İşte bilançonuz: İlk üç aylık gelir toplamı: 420 milyon TL. Bilgisayar aksamı, diskdisket, yazıcı ve kağıt gibi giderlerin toplamı 160 milyon TL. İlan panolarına yapıştırdığınız tanıtma broşürleri ve sağa sola dağıttığınız tanıtım kartlarının bedeli: 90 milyon TL. İlk üç aylık deneyim, size bulabileceğiniz yeni müşterilerle birlikte toplam gelirinizin yüzde 20 artacağını gösteriyor. Fakat bilgisayar teçhizatı ve malzemenin masrafları da en az yüzde 40 hızla artıyor. Tanıtım malzemesini bastırdığınız matbaaların da ortalama yüzde 10 zam yapacağı anlaşılıyor. Bu işe bu durumda daha ne kadar kâr ederek devam edebilirsiniz, yani işe başladıktan sonra kaçıncı üç aylık dönem sonunda bu işi bırakmanız gerekir? 8- Bu işi iki yıl (8 tane üç aylık dönem) daha sürdürürseniz, kâr/zarar durumunuz ne olur? 9- Bu işte ikinci yılın sonunda da en az ilk üç aylık dönemde olduğu oranda kârlı çıkmak istiyorsanız, işinizi büyütme oranınız ne olmalıdır? (Bu sorunun cevabını bulmak için şimdilik büyüme oranını yazdığınız hücredeki oranı elle artırarak ve azaltarak sınama yöntemini kullanmakta sakınca yok. Bölüm 6'da bu tür hesapları "mantıksal formüllerle" otomatik olarak yaptırma konusunu ele alacağız.) 71 72 BÖLÜM VI EXCEL'DE MANTIKSAL İŞLEMLER Excel'in gerçekten sadece bizim verdiğimiz formüle göre kuru kuruya sonuç vermesi yerine, "Eğer bu böyle ise o zaman şu şöyle olmalıdır!" diye kendi kendine karar vererek, sonuca ulaşmasını istediğimiz zamanlar çok olur. Gerçek hayatta gerekli hesaplamaların çoğu, "eğer... ise..." ilişkisine dayanır. Excel gibi bir programın da mantıksal işlem yapabilmesi gerekir. BASİT ŞARTLI FONKSİYON "Eğer..." diye başlayan fonksiyonlara Excel dilinde, "Şartlı Fonksiyon" denilir ve İngilizce Eğer (If) kelimesi ile yazılır: Internet'te satış yapan bir kitapeviniz var. 5 milyon TL olan posta ücreti, alışverişin toplam bedeli 30 milyon TL'dan fazla ise kitapevi olarak size ait; 30 milyondan az ise bu masrafı alıcının karşılaması gerekiyor; dolayısıyla faturaya ekleyeceksiniz. Bu durumda toplamı bulmak için yazacağınız fonksiyonda kullanılacak olan posta masrafı bu durumda bir şartlı fonksiyon olacaktır. Şartlı fonksiyon Excel'de, birbirinden noktalı virgül (;) ile ayrılan, üç argümanla yazılır: 73 (a) mantıksal şart: toplam sipariş miktarı 30 milyondan az mı, değil mi? (b) şart doğru ise uygulanacak değer: 5 milyon TL (c) şart doğru değilse uygulanacak değer: 0 milyon TL. Buna göre, H3'e posta masrafı olarak şartlı fonksiyon yazacaksınız (toplam satış bedelini gösteren rakam diyelim ki D15'de bulunuyor): =IF(D15<30000000;5000000;0) Fonksiyonun birinci argümanı, mantıksal şartın yerine gelip gelmediğini sınıyor. Şart yerine geliyorsa, yani doğru ise ikinci argüman; şart yerine gelmiyorsa üçüncü argüman hücrenin değeri sayılıyor. Excel'in bir mantıksal şartın yerine gelip gelmediğini sınamakta (yani şartla gerçek durumu birbiriyle karşılaştırmakta) kullandığı operatörler şunlardır: < küçüktür <= küçük veya eşittir = eşittir > büyüktür >= büyük veya eşittir <> eşit değildir 74 Şartlı fonksiyonun ikinci ve üçüncü argümanlarının geçerli olması için şartın doğru veya yanlış olması gerekir. Yaptığınız mukayese doğru ise şart doğru sayılır ve ikinci argüman geçerli olur; mukayese yanlış ise şart yanlış sayılır ve üçüncü argüman geçerli olur. Karşılaştıracağımız değer diyelim ki 2. Mantıksal şartımız "Eğer A2'den büyükse..." ise ve AA’nın değeri 3 ise, mantıksal şartınız doğru demektir. AA’nın değeri 1 ise, mantıksal şartınız yanlış demektir. Kimi zaman Excel'e karşılaştırma işlemini bir formül ifadesiyle değil, sadece karşılaştırma ifadesi olarak verebilirsiniz: =B2<C3 gibi. Bu durumda verdiğiniz ifade doğru ise Excel bu formülün bulunduğu hücreye TRUE (Doğru), değilse FALSE (yanlış) yazacaktır. Aynı şekilde mantıksal ifadenin birinci veya ikinci argümanı veya her ikisi birden yoksa, Excel bunların sonucu olarak da TRUE ve FALSE kelimelerini verir. Toplamı 35 milyon TL'den az siparişlerde, siparişin yüzde 5'i kadar posta masrafı alıyor, fakat 35 milyondan yukarı siparişlerde almıyorsanız, posta masrafını hesap eden hücrenin şartlı fonksiyonu şöyle olacaktır: =IF(C12<35000000;5%*C12;0) 75 Birlikte bir örnek yapalım. Diyelim ki öğretmensiniz ve öğrencilerinizden yıl sonu ortalaması 8'in üzerinde olanları, iftihar listesine geçirmeye karar verdiniz. Kendinize şöyle bir Excel sayfası yapmak istiyorsunuz: Bu tabloda D5:D11 bölgesinde, her sıranın B ve C hücrelerinin ortalaması alınıyor ve sonuç D sırasına yazılıyor. Öğrencilerin iftihara geçip geçmediklerini belirten E5:E11 grubunda ise bir şartlı fonksiyon var. Örneğin E5 için bu ifade şu şekilde: =IF(D5>=8;"iftihar";"") A B C D E F Bu kutunun otoma- 1 tik doldurma nokta2 3 ADI 4 Levent 5 1. YARIYIL 2. YARIYIL NOT DURUMU 10 9 9,5 Mert 7 5 6 6 Macide 5 3 4 7 Lale 2 1 1,5 8 Necla 10 10 10 9 Nilüfer 5 6 5,5 10 Osman 8 7 7,5 İftihar sının E11'e kadar çektiğimizde, diğer hücrelere de aynı fonksiyon uyarla- İftihar narak yazılıyor 11 12 13 76 BİRBİRİ İÇİNDE ŞARTLI FONKSİYONLAR Bu tablo çok güzel, ama yine de sınıfta çakanları bir bakışta anlamak kolay değil; tek tek notları okumak ve notların 5'ten aşağı mı, yukarı mı olduğuna karar vermek gerekir. Excel varken böyle bir kararı bizim vermemiz hiç uygun bir durum olamaz! Acaba E5'teki formülü iki ayrı şartı sınar hale getiremez miyiz? Yani Excel not 8 veya daha fazla ise Durumu hanesine İftihar yazdığı gibi, not 5'den aşağı ise aynı haneye Kaldı! kelimesini yazsa! O zaman formülü, şart içinde şart içerir hale getirmeliyiz: =IF(D5>=8;"İftihar";IF(D5<5;"Kaldı!";"") Şimdi burada Excel'i aynı hücrede iki kere karar vermeye sevk ediyoruz. Birinci karar: "D5, 8 veya daha büyük mü?" sorusunun cevabı. Bu sorunun cevabı Evet ise şartlı fonksiyonun ikinci argümanı uygulanıyor, E sütunundaki sıraya İftihar kelimesi yazılıyor. Bu birinci sorunun cevabı Hayır ise Excel, üçüncü argümanı yerine getirmek üzere harekete geçiyor; fakat burada başka bir şartlı fonksiyon görüyor ve başlıyor onu icra etmeye. Bu kez soru: "D5, 5'ten küçük mü?" "Bu sorunun cevabı Evet ise, bu ikinci şartlı fonksiyonun ikinci argümanı yerine getiriliyor, kutuya kaldı! kelimesi yazılıyor. Bu ikinci sorunun cevabı Hayır ise (yani öğrencinin notu 8 veya daha yüksek değil, 5'den aşağı değil) o zaman kutu boş bırakılıyor. 77 VE, VEYA, DEĞİL İngiliz matematikçisi George Boolean olmasaydı, belki de bilgisayar dediğimiz şey olmazdı. 1854'de yaşamış bu bilim adamı, Düşüncenin Yasaları adlı kitabında, bugün bilgisayarların elektronik kararları verirken kullandığı ilkelerin temeli olan mantıksal VE, VEYA ve DEĞİL durumlarının DOĞRU veya YANLIŞ şeklinde iki türünü göstermişti. Boolean Mantık konusunda çok kaynak bulabilirsiniz; ama biz işin Excel'i ilgilendiren yönünden ayrılmayalım. Şimdi, Altın tur Tatil Köyü diye mütevazı bir tatil köyünüz var, diyelim. Dört katlı bir binanız var; birinci kat lokanta ve diğer tesisler, diğer üç katta üç odada müşterilerinizi ağırlıyorsunuz. Odalarınız denize veya bahçeye bakıyor. Denize bakanlara ön oda, bahçeye bakanlara arka oda diyorsunuz. Ayrıca odalarınız çift yataklı ve tek yataklı diye de ikiye ayrılıyor. Ön taraftaki çift odaların bir günlüğü 100 milyon TL. Diğerleri 80 milyon TL. Yani bir odanın ücretinin 100 milyon olması için ön tarafta VE çift yataklı olması şart. Başka bir deyişle bir odanın 100 milyon olabilmesi için iki şartın birden DOĞRU olması gerekiyor. Bunu şöyle ifade edebilir miyiz: =Eğer şart1 VE şart2 DOĞRU ise, sonuç 100 milyon. 78 A B C D Yeri Türü Ücret E 1 Altın Tur Tatil Köyü 2 Oda No 3 201 Ön Çift 100 4 202 Arka Tek 80 5 203 Arka Çift 80 6 301 Ön Çift 100 7 302 Ön Çift 100 8 303 Arka Çift 80 9 401 Arka Çift 80 10 402 Ön Çift 100 11 403 Ön Tek 80 F G Bir odanın fiyatının 100 milyon olması için hem "şart1", hem de "şart2" doğru olmalı, yani oda hem ön tarafta, hem de çift yataklı olmalı. Önce kabataslak bir Excel sayfası yapalım: sayfada D4'e Bu yazaca- 12 ğımız 13 formül şöyle olmalıdır: =IF(AND(B4="ÖN";C4="Çift");100;80 Burada, Excel'e AND(Ve) şartını aramasını söylüyoruz. Yani her iki şart birden, aynı anda doğru olmalı. Şartlardan biri B4'ün değerinin "Ön", şartlardan ikincisi ise C4'ün değerinin "çift" olmasıdır. Ancak bu iki şart birden doğru ise, IF fonksiyonunun ikinci argümanı olan 100, bu iki şart birden doğru değilse (yani bir doğru, diğeri değilse) üçüncü argüman olan 80'i kullanmak istiyoruz. 79 AND ifadesinin aynı anda iki şartın da doğru olması anlamına geldiğini kavramak için "Ali VE Ayşe geldi" cümlesini düşünün. Hem Ali hem de Ayşe gelmemiş olsa, VE demeyiz. VE, mutlaka olan iki şeyi birbirine bağlar. Şimdi bu tabloda, D4'ün otomatik doldurma kutusunu aşağı doğru çektiğinizde, D sütunundaki bütün sıraların hücrelerine formülünüz uyarlanarak kopyalanacaktır. Hem önde hem de çift yataklı olma şartını karşılayan dört odanız olduğuna göre, bunlara 100 milyon ücret isteyebilirsiniz. (Ama bu fiyata kalan olur mu, bilmem!) Şimdi Ali VE Ayşe durumuna yeniden dönelim. Her ikisinin de karşınızda olması yanı AND(ALİ,AYŞE) şeklinde bir formülün sonuçlarına bakalım: Durum: Sonuç: Ali var, Ayşe var... Doğru Ali var, Ayşe yok... Yanlış Ali yok, Ayşe var... Yanlış Ali yok, Ayşe yok... Yanlış Demek ki, AND mantıksal şartı için dört durum olabilir, ancak şart bunlardan sadece biri için doğru, diğer üçü için yanlış sonuç verir. Excel diliyle, bir AND ifadesi doğru ise IF fonksiyonunun ikinci argümanı, doğru değil ise üçüncü argümanı uygulanır. 80 AND (Ve) ifadesi iki şartın da aynı anda doğru olmasını ararken, OR (Veya) ifadesi şartlardan sadece birinin doğru olması halinde doğru sonuç verir. Şimdi, yukarıdaki mantıkla, OR (ALİ,AYŞE) diye bir mantık şartı koysak, karşımıza hangi durumlar çıkabilir, ona bakalım: Durum: Sonuç: Ali var, Ayşe var... Doğru Ali var, Ayşe yok... Doğru Ali yok, Ayşe var... Doğru Ali yok, Ayşe yok... Yanlış Buna göre OR mantıksal şartı için de dört durum olabilir, ancak şart bunlardan üçü için doğru olabilirken, sadece biri için yanlış olabilir. Bunu Altın tur Tatil Köyü'nün odalarına uygulayalım. Diyelim ki oda önde veya çift yataklı ise, müşterilerinizden 100 milyon isteyeceksiniz. Yani önde olan odalar tek-çift ayrımı yapmadan 100 milyon; arkadaki odalar ancak çift yataklı ise 100 milyon. Formülü nasıl yazacaksınız: =IF(OR(B4="Ön";C4="Çift");100;80) 81 Biraz önce AND formülü ile dört odayı 100 milyona veriyordunuz; şimdi OR formülü ile bir oda (arkada ve tek yataklı olan 202 numaralı) hariç hepsini 100 milyona veriyorsunuz. Bu gidişle hiç müşteri bulamayacaksınız, ama Excel iyi gidiyor! Üçüncü ve son mantık şartımız olan NOT (Değil) ifadesi ise AND'in tamamen tersidir. Ali ve Ayşe örneğine dönersek, NOT şartı, ne Ali, ne de Ayşe'nin olmamasını gerektirir. Örneğin NOT(Ali,Ayşe) formülü şu sonuçları verir: Durum: Sonuç: Ali var, Ayşe var... Yanlış Ali var, Ayşe yok... Yanlış Ali yok, Ayşe var... Yanlış Ali yok, Ayşe yok... Doğru Bunu IF fonksiyonunda, tamamlayıcı şart olarak kullanacağız. Uyarılarımızı dikkate alarak Altın tur Tatil Köyünüzde biraz tadilat yaptınız ve Daire diye yeni bir sınıf eklediniz ve yeni bir fiyat sistemi uygulamaya karar verdiniz. Denize bakan daireler 200, denize bakmayan daireler 90 milyon, denize bakan çift odalar 90 milyon; diğer çift odalar 80 milyon, denize baksın bakmasın tek odalar 80 milyon olacak. Bu Excel'i odaları birbirinin şartı olan iki ayrı mantık süzgecinden geçirmeye zorlayacaktır. 82 1- Önce B4'ün Ön ve C4'ün Daire olması şartını arayacağız ve bu şart doğru ise fiyata 100 diyeceğiz; değilse ikinci şartı arayacağız. 2- İkinci şartı OR (Veya) ifadesiyle kurabiliriz. Önce C4'ün daire olması veya Arka olmayan Çift olması şartını arayacağız. Bu doğru ise fiyat 90, değilse 80 milyon olacak. Nihai formülümüz ise, şöyle yazılacak: =IF(AND(C4="Daire";B4="Ön");100;IF(OR(C4="Daire";AND(C4="Çift"; NOT(B4="Arka")));90;80)) Ve işte tablonuzun son şekli: A 1 B C D E Şartlı fonksiyonlar yazdı- Altın Tur Tatil Köyü ğınız zaman özellikle 2 3 Oda No Yeri Türü kapanan Ücret 4 201 Ön Daire 100 5 202 Arka Tek 80 6 203 Arka Çift 80 7 301 Ön Daire 8 302 Ön Çift 90 9 303 Arka Daire 90 10 401 Arka Çift 80 11 402 Ön Çift 90 12 403 Ön Tek 80 100 şaşırmak çok kolaydır. Hele bir argümanın yerine ikinci şartlı ifade aldığı zaman, argüman ve parantez sayılarını eksik yazmak 83 ve üçüncü argüman sayısı bir 13 parantez mümkündür. Bunun için şartlı mantıksal fonksiyonlarınızı içeren hücreyi yüzlerce diğer hücreye kopyalamadan önce ilk birkaç hücreye kopyalayıp, fonksiyonunuzun bu hücrelerde doğru sonuç verip vermediğini görün. ALIŞTIRMA 8 Aşağıdaki soruları şu tabloya göre cevaplayın: A B C D F 1 2 Alıştırma 8 3 4 66 -2 5 5 2 6 Bilgisayar 4 Excel Mükemmel 33 -20 12 6 7 23 90 8 24 89 88 80 56 12 14 9 Ali 8 10 11 1- =IF(A1>65;"Evet":"Hayır") 2- =IF(B2>C4;C4;B2) 3- =Cı*10>C9*2 84 4- =A4<A5 5- =IF(B6=30;15;IF(C8>B8;31;D4)) 6- =AND(A4>A5;B4<B5) 7- =IF(OR(NOT(B9<50);D6<D8);A6;IF(AND(C4=2*B5;D8>C8);C5;D4)) 8- Aşağıdaki tabloyu Excel'de oluşturun ve soruları cevaplayın: A B C D E F 1 a- Satın alma kararını her üç depodaki 2 3 Malın 4 Cinsi Ankara Stok İstanbul Stok Adana Kritik Stok Satın Miktar stokların ortalamasının alma kritik miktarın altına Kararı düşmesi halinde 5 otomatik olarak veren 6 Oto Lastiği 123 234 12 300 Alma 7 Çekme halatı 456 678 45 1200 Al 8 Zincir 234 345 67 900 Al 9 Takoz 123 456 876 600 Alma 10 Far lambası 256 876 211 400 Alma 11 Kriko 654 234 567 650 Alma formülü yazınız. b- Satın alma kararını her üç depodaki stokların ortalamasının kritik miktarın altına 12 VE İstanbul stokunun kritik miktarın yarısının altına inmesi halinde otomatik olarak veren formül yazınız. c- Satın alma kararını her üç depodaki stokların ortalamasının kritik miktarın altına VEYA İstanbul stokunun kritik miktarın yarısının altına inmesi halinde otomatik olarak veren formülü yazınız. 85 d-Satın alma kararını her üç depodaki stokların ortalamasının kritik miktarın altına inmesi ancak İstanbul stokunun kritik miktarın üçte birinin altına düşmemiş olması halinde otomatik olarak veren formülü yazınız. e- Bu dört formülle aldığınız dört kararı yazınız. 86 BÖLÜM VII MANTIKSAL FONKSİYONLARA BAĞLI İŞLER Excel'i, her zaman yaptığı bazı hizmetleri mantıksal şartlar yerine geldiği taktirde yapılabilir hale getirebiliriz. Bu bölümde bu tür mantıksal şartlara bağlı fonksiyonların sonuçlarına göre icra edilen (veya edilmeyen) işleri ele alacağız. COUNTIF Excel çalışmalarımıza başladığımız sırada, satırlarımızın veya sütunlarımızın kaç adet olduğunu Excel'e COUNT komutuyla buldurduğumuzu hatırlıyorsunuz. (IF, AND, OR ve Notalardan sonra hala hatırlıyorsanız, fevkalade!) Önce, şu Excel sayfasına bakalım. Bu Devlet İstatistik Enstitüsü'nün İller İtibariyle Yurtiçi Gayri safi Hasıla tablosu. Diğer bir deyişle illerin milli gelirdeki payları. 87 A B C D E İller İtibariyle gayri safi yurtiçi hasıla (Milyon TL) 2 79 bulunduğu 1994 3 Sayfada veri için, satırı sayfayı 1995 Alıcı ortasından ikiye bölerek, üst Alıcı fiyatlarıyla GSYİH fiyatlarıyla GSYİH GSYİH payı (%) GSYİH payı (%) 4 İstanbul 774.576.333 20,02 1.639.979.177 21,13 5 Ankara 326.161.845 8,43 650.695.573 8,38 6 İzmir 293.462.640 7,59 577.546.820 7,44 7 Kocaeli 189.859.485 4,91 384.706.051 4,96 8 Bursa 155.469.151 4,02 317.877.341 4,10 9 Adana 137.038.945 3,54 278.896.646 3,59 10 İçel 112.047.598 2,90 219.464.656 2,83 11 Antalya 96.500.900 2,49 196.016.082 2,53 12 Konya 87.826.218 2,27 177.097.989 2,28 72 Bartın 5.992.600 0,15 12.095.872 0,16 73 Bingöl 5.137.283 0,13 9.931.625 0,13 74 Hakkari 4.775.673 0,12 9.063.061 0,12 75 Gümüşhane 4.267.429 0,11 8.512.286 0,11 76 Tunceli 4.204.984 0,11 7.195.158 0,09 77 Iğdır 2.944.484 0,08 6.346.332 0,08 78 Ardahan 2.623.427 0,07 5.886.836 0,08 79 Bayburt 2.378.872 0,06 4.886.849 0,06 tarafta tablonun üst kısmını, alt tarafta da alt kısmını görüntülüyoruz. Şimdi bu listede yer alan illerin (DİE'nin adlandırma yöntemiyle merkez ilçelerin) çeşitli kriterlere göre sayımını yapmak istiyoruz. Örneğin, ulusal gelirdeki payı yüzde 1'in altında olan kaç il var, üstünde olan kaç il var? C ve E sütunlarında (=B4/$B$82*100 ve =D4/$D$82*100 ile hesap 80 edilmiş) 81 82 Toplam 3.868.429.192 100 7.762.456.075 100 payları görüyoruz. Önce, gerçek veri noktası (il, 83 ilçe) sayısını bulalım. (Buna 84 istatistikte "n" adı verilir. A4'e "n:" yazın. Bu yazıyı sağa blok yapın. (Kutuyu seçin ve simgeli menü maddelerinden Align Right (Sağa blokla) simgesini tıklayın. Sonra B83'e "COUNT(C4:C81)", E83'e "COUNT(E4:E81)" 88 fonksiyonlarını girin. "Count" bu şekliyle adresini verdiğiniz bölgede rakam içeren bütün satırları sayacaktır. Buna göre sayfamızda 76 veri satırı var. A84'e "GSYİH payı"; A85'e "% 1'in altında (n)" veya A86'ya "% 1'in üstünde (n)" yazın. Şimdi işin zevkli yerine geldik. Bu hücrede Excel'e C4:C81 bölgesinde değeri yüzde 1.00'in üzerinde olan veri noktalarını saydıracağız. Bunu COUNTIF ifadesiyle yaptıracağız. (Excel komutlarını doğrudan tercüme etmek fazla yararlı bir çaba olmaz ama, COUNTIF, "...ise say..." anlamındaki iki kelimenin birleştirilmesinden ibarettir): =COUNTIF(C4:C1;"<1") COUNTIF iki argüman alan bir fonksiyondur: birinci argüman adres, ikinci adres ise mantıksal şartı belirtir. Bizim fonksiyonumuzda birinci argüman C1:C4 adresi, ikinci argüman olan mantıksal şart sayılacak hücrenin içeriğinin 1'den küçük olmasıdır. Excel bize 50 rakamını veriyor. 50 ilin ulusal gelir payı yüzde 1'in altında imiş. C86'ya bu kez ulusal gelir payları yüzde 1'in üstünde olan illeri saydıracak formülü koyacağız: =COUNTIF(C4:C1;">1") Bu formül de 26 sonucunu veriyor. (Yüzde 1'in altında ve üstünde olan illerin toplamının, normal COUNT fonksiyonu ile aldığımız sonucu tutması gerektiğine göre, COUNTIF fonksiyonlarımız doğru sonuç veriyor demektir. 89 Bir yıllık değişimi görmek için aynı işlemleri 1995 rakamlarıyla ilgili E sütununda da yapabilirsiniz. SUMIF Peki, illeri bir tür kalkınmışlık göstergesi olan ulusal gelir paylarına göre ikiye ayıralım: Yüzde 5'in altında olanlar ve yüzde 5'in üzerinde olanlar. Sonra her bir grubun toplam GSYİH rakamlarını toplayalım ve bunun genel toplam içindeki oranını bulalım. Bu bize gelişmiş yörelerle gelişmekte olan yörelerin ulusal gelire katkısını gösterecektir. Bunun için SUM (toplama) fonksiyonunu mantıksal şartlı olarak kullanmamızı sağlayan SUMIF fonksiyonunu kullanacağız: =SUMIF(C4:C79;"<5";B4:B79) Bu fonksiyonda, üç argüman olduğunu görüyorsunuz. Mantıksal şartın sınanacağı adres bölgesi, mantıksal şart ve toplama işleminde kullanılacak bilginin bulunduğu bölgenin adresi. Aynı fonksiyonu bu kez payı yüzde 5'in üzerinde olanların GSYİH rakamlarını toplatmak için kullanalım: =SUMIF(C4:C79;">5";B4:B79) 90 Siz şimdi bu iki fonksiyonu D89'a ve D91'e girecek şekilde uyarlayın ve yerlerine yerleştirin. Bu dört fonksiyonun verdiği sonuçların, kendilerine ait genel GSYİH sonuçları (B82 ve D82) içindeki paylarını da yanlarındaki hücrelere yazarsanız, tablonuzun alt bölümünü soldakine benzer bir şekilde almış olacaktır. Şimdi kendi rakamlarınızı kontrol edebilirsiniz: 81 82 3.868.429.192 Toplam n: 83 100 7.762.456.075 100 76 76 84 GSYİH payı 85 % 1'in altında (n) 50 53 86 % 1'in üstünde (n) 26 23 87 88 % 5'in altında 89 toplam GSYİH 2.474.228.374 63,96 4.894.234.505 63,05 1.394.200.818 36,04 2.868.221.570 36,95 90 91 % 5'in üstünde 92 toplam GSYİH 93 ALIŞTIRMA 9 Bilgisayar dersleri verdiğiniz sınıfın yıl sonu durumu şöyle: 91 A B C 1 D E F G Excel’e Giriş Sınavı 2 3 Adı 1.Sınav 2.Sınav 1.Ödev 2.Ödev Derse devam karne notu 4 5 Levent Mert 93 80 90 50 100 6 Osman Hömek 95 90 90 50 100 7 Lale Avunduk 20 30 10 5 20 8 Mehmet İlhan 60 40 10 80 50 9 Reyhan Kavaklı 85 90 90 95 100 10 Anıl Polat 75 90 75 65 60 11 N.Belkıs 100 95 100 90 100 12 Tuğrul Şavk ay 5 5 5 20 10 13 M. Ali İskender 80 85 75 90 90 14 Mustafa Şişman oğlu 65 70 60 50 80 15 Abdullah Can 20 30 40 0 30 16 1- Karne notu, her iki sınav ve her iki ödev notunun ortalamasıdır. Bu notu hangi fonksiyonla hesaplarsınız? 2- Öğrencilerinize toplam on ders verdiniz ve her derse gelişinde her öğrenci on aldı. Karne notu ile derse devam arasında bir ilişki bulunduğunu sanıyorsunuz. Bu kanıyı sınamak amacıyla, derslerin yarısına veya daha fazlasına devam etmiş öğrencilerin not ortalamalarını karşılaştırmak istiyorsunuz. 92 (a) Derslerin yarısından fazlasına devam eden öğrencilerin karne notu ortalamalarının ortalamasını hangi fonksiyonla bulursunuz? (b) Derslerin yarısından azına devam eden öğrencilerin karne notu ortalamalarının ortalamasını hangi fonksiyonla bulursunuz? BÖLÜM VIII TARİHLER VE SAATLER Excel gibi güçlü bir programla çalışmanın yararlarından biri, zaman hesaplamaları olsa gerek. Gerçekten de Julien veya Gregoryen takvim denilen miladî takvimle hesap yapmak çok zordur. Bu zorluğun başlıca kaynağı da birimlerin eşit olmamasıdır. Yıl biriminin altındaki ikinci birim on tabanlı olmadığı gibi (12 ay var!) üçüncü alt birimler bazı ikinci alt birimlerde farklı büyüklüktedir (kimi ay 30, kimi ay 31, kimi ay kimi yıl 28, kimi yıl29 çeker) ve dördüncü, beşinci ve altıncı alt birimler ise sırasıyla 24, 60 ve 60 birime bölünür. (Eh, takvim de bundan daha zor takvim edilemezdi!) 93 Tarih ve saat işlemlerinden daha zor bir başka işlem, tüm hesapları Romen rakamı ile yapmak olsa gerek. Unutmamak gerekir ki, her ikisinin mucidi de Romalılar! Bilgisayara dayalı hesap programları ilk geliştirilmeye başlandığında, bu zorluğu yenebilmek için, belirli bir tarihten belirli bir tarihe kadar bütün günlere bir "seri numarası" vermek fikri programcılara cazip göründü. O sırada mevcut bilgisayarların düz matematik çiplerinin adres tutma kapasitesi olan 65,380 sayısı, seri numarası verilen günlerin de bu sayıyı geçmemesini gerektirdiği için, LOTUS 1-2-3 programıyla birlikte tarihlerin 1 Ocak 1900'den 31 Aralık 2078'den sonrasını o zaman düşünürüz diyen uzmanlar bu arada bir de hata yaptılar: 29 Şubat 1900'e sırası gereği 60 seri numarası verildi. Fakat, Papa 12'nci Gregori, 1582'de Sezar'ın takvimini düzeltirken, 00 ile biten yılların 400'e tam olarak bölünmediği için 1900 yılı Şubat ayı, sırası geldiği halde artık yol almadı. Yani 29 Şubat 1900 diye bir gün yoktu. ama LOTUS ile başlayan ve Excel ile devam eden bu "hata geleneği" gereği, 60 seri numaralı olmayan gün var olmaya devam ediyor. Hatanın 60'dan sonraki seri numaralarını etkilememesi için, diğer günler bir fazla seri numarası alıyorlar. Excel'in bu tarih hatası sizi etkiler mi? Eğer Ocak-Şubat 1900 tarihlerine ait bir zaman hesabı yapıyorsanız, etkiler. Yok eğer zaman hesaplarınız genellikle günümüze ilişkin ise, yani hesaplamada kullandığınız iki veya daha fazla tarih Şubat 1900'den sonrasına aitse, böyle bir hatanın farkına bile varmazsınız. Bu hata da "bilgisayarla ilgili garip bilgiler" almanağında yerini alır ve unutulur! Fakat Macintosh'ların tarih tutma sistemi ile PC'lerin tarih tutma sistemi arasındaki farklılığı gidermek için ortaya atılmış bir başka tarih sistemi daha vardır. Bu sistemde günlere seri numarası verme işlemine 1 Ocak 1904'ten başlanır. Bir başkasından aldığınız Excel dosyalarında 94 veya sayfalarında tarih sisteminin standart 1900 mü, yoksa 1904 sistemi mi olduğunu anlamamız gerekir. Bunun için Tools menüsünden Options maddesini seçin ve Calculation (Hesaplama) sekmesine gidin. Sayfa seçenekleri bölümünde "1904 tarih sistemi" seçeneği işaretli ise elinizdeki Excel dosyası farklı tarih numaralama sistemiyle çalışıyor demektir; bu sayfadan kesip veya kopyalayıp 1900 sistemini kullandığınız zaman hesapları bulunan bir sayfaya yapıştırdığınız hücreler ve içindeki formül ve fonksiyonlar yanlış sonuç verecek demektir. Bunu düzeltmenin yolu bütün sayfaların seçeneklerini aynı sisteme getirmektir. Seri numarası sisteminde tarihlerden sonra zaman da gösterilebilir. Excel'in dilinde buna "Tarihlerin 3,4 sistemiyle gösterilmesi" denilir. "3 Şubat 1977 saat 12:55" Excel için "35491,5381944" demektir. Burada 35.491 seri numaralı gün 3 Şubat 1977'yi, "virgül 5381944" ise saat 12:55'i simgeliyor. Saatlerin seri numarası çok kolay bulunur. 24 saat 10'a, her saat de sizin arzu ettiğiniz kadar küçük ondalık birime bölünebilir. Eğer Excel'e Olimpiyat Yüzme Şampiyonası saatlerini tutturuyorsanız, bir saati 100 bin eşit parçaya bile böldürebilirsiniz! Tamam. İlginç bilgiler bu kadar, şimdi sıra ciddi zaman hesaplamalarına geldi. SAYFALARA TARİH GİRME Excel'de girdiğiniz bilgi herhangi bir şekilde tarihe benziyorsa (9/2/97, 9.2.97, 9-2-97, 9 Şubat 1997 vs. gibi) Excel bunun tarih olduğunu anlayacaktır. Ayrıca nasıl girerseniz girin, Excel'e içinde tarih olan hücreleri nasıl görüntülemesini istediğinizi de, "Format cells..." yoluyla bildirebilirsiniz. Bununla birlikte tarihlerin başına boşluk bırakırsanız, ne kadar doğru girerseniz 95 girin Excel bunu metin olarak anlayacaktır. Excel, tarih olduğunu anladığı her girdinin seri numarasını otomatik olarak bulur ve hesaplamada bu numarayı kullanır. İşte size ailenizde veya işyerinizde Excel'le bu kadar çok zaman harcamanızı haklı gösterecek bir oyun: A 1 B C D E Birinci kutuya (D7) gönüllü Siz doğalı kaç gün oldu birini bulduğunuz taktirde onun 2 doğum tarihi, ikinci kutuya 3 4 Buraya 5 Doğum 6 Tarihinizi 7 Girin : (D12) bugünün tarihini gireceksiniz. Excel, D16'da size 05 Tem. 49 iki tarih arasındaki farkı gün 8 olarak verecek. D16'yı, sağ9 10 Buraya 11 Bugünün 12 Tarihini 13 Girin: tıklayıp açılacak "Format cells..." menüden maddesini, 12 Kas. 98 oradan da Numbers grubunu 14 seçerek, virgülden sonra basa- 15 16 Siz doğalı 18.038 gün oldu! mak istemediğinizi belirtmek ve rakamların 17 18 içine okuma kolaylığı için basamakları bölen noktalar konulmasını sağlamalısınız. 96 Excel'e tarih girerken yıl bölümünü yazmazsanız, Excel bunun bu yıla ait olduğunu varsayar. Bilgisayarınız Türkiye ayarlarına sahipse Anglo-Sakson usulü, ay önce-gün sonra tarzı tarih girerseniz hatalar olabilir. Girdiğiniz tarihte ikinci grup (çizgi, nokta veya bölü işaretinden sonraki rakamlar) 12'den büyükse "Türkçe Excel" bunu tarih değil metin olarak algılar; hesaplarda #VALUE! (değer) hatası verir. Ancak sizin gün olarak girdiğiniz fakat Excel'in ay olarak algıladığı rakam 12'den büyük değilse, ortada görünür bir hata olmaz, ama hesaplamalar hatalı olur. Aynı şekilde Windows sisteminiz Türkiye dışında bir ülkenin ayarlarına sahipse, bu kez gün önce-ay sonra tarzı tarih giremezsiniz. Tarihleri formül ve fonksiyonlarınızda hücre adreslerini vererek diğer herhangi bir veri gibi kullanabilirsiniz. Fakat bir hücreye tarihleri doğrudan girerek hesap yaptıracaksanız, tarihleri tırnak işaretlerinin arasına almanız gerekir; aksi taktirde nokta, bölü veya kesme işaretlerini Excel normal operatör ve notayon gibi algılar: noktaları basamak ayıracı, bölü işaretlerini bölü operatörü, kesme işaretini de çıkartma operatörü olarak değerlendirir: =23/11/98-5/7/49 Excel için "255.449,00" demektir. Oysa ="23/11/98"-"5/7/49" dediğinizde sonuç 18,038 gün olacaktır. "BUGÜN" İLE İŞLEMLER 97 Yukarıdaki küçük hesap oyununu gösterdiğiniz aile üyeleri veya çalışma arkadaşlarınız, henüz demedilerse, her an, "Aaa, bu kadar önem verdiğiniz program, bugünün tarihini bilmiyor da, bana mı soruyor?" diyebilirler. Bunun çaresi Excel'de Today( ) fonksiyonunu kullanmaktır. Today (Bugün), Excel'in (sisteminizin bugün gerçekten bugünün tarihini gösteriyor olduğunu varsayarak) bilgisayarın sistem tarih ve saatini almasını sağlar. Herhangi bir hücreye şu fonksiyonu girin: =TODAY( ) Today (Bugün) kelimesinden sonra açılan ve kapanan parantezler, Excel'e bunun bir metin değil fonksiyon olduğunu bildirir. Buna göre küçük hesap oyununuzda gereken düzeltmeyi yapalım. "Buraya bugünün tarihini girin" yazısını içeren hücreleri silin. D16'daki formülü de şöyle değiştirin: =TODAY( )-D7 Şimdi Excel girdiğiniz tarihle bugün arasında kaç gün olduğunu kendiliğinden hesaplayacaktır: A 1 B C D E Siz doğalı kaç gün oldu 2 3 98 4 Buraya 5 Doğum 6 Tarihinizi 7 Girin : 05 Tem. 49 8 9 10 Siz doğalı 18.038 gün oldu! 11 12 13 "DATE" İLE İŞLEMLER Excel tarihi bir hücreden aldığı gibi, doğruca bir fonksiyonun içinde de alabilir. Bunu DATE ifadesiyle sağlarız. DATE (Tarih), bir fonksiyon olarak üç argüman alır: Yıl, ay ve gün: =DATE(1998;11;23)-DATE(1949;7;5) bize 18,038 günü verir. Excel'de tarihle ilgili YEAR (yıl), MONTH (ay) ve DAY (gün) şeklinde üç tarih çevirme fonksiyonu da vardır. Her üç fonksiyon da Excel'e, seri numarası olarak verdiğiniz veya alınmasını sağladığınız değerin Yıl, Ay ve Gün bölümlerini hesaplatır. Örneğin, J7'de 05.Tem.49 şeklinde bir tarih varsa ve size hesabınızda bu tarihin sadece yıl bölümü gerekiyorsa, 99 =YEAR(J7) size "49" rakamını verecektir. Aynı şekilde MONTH(J7) ile "2", DAY(J7) ile de "5" sayısını elde edebilirsiniz. Herhangi bir işlemde bugün ve işlemin yapıldığı saat, dakika ve saniyeyi kullanmanız gerekiyorsa, NOW fonksiyonunu kullanabileceğinizi belirtelim: =NOW( ) şeklinde yazılan bu ifadede NOW(Şimdi), bugünün tarihini ve işlemin yapıldığı andaki saat, dakika ve saniyeyi hesaba katar. Aynı şekilde HOUR(Saat), MINUTE (Dakika) ve SECOND (Saniye) fonksiyonları da içinde gerekli bilgi bulunan seri numarasından saati, dakikayı ve saniyeyi ayırt ederek, kullanmasını sağlar. TARİHE DAYANAN HESAPLAMALAR Yukarıda bir depoda bulunan çeşitli malzemenin kritik düzeyin altına inmesi halinde Excel'in bize satın alma emri çıkarttırdığı alıştırmayı hatırlıyor musunuz? Orada kritik düzeyden başka bir kriter kullanmamıştık. Fakat deponuzda bazı mallar olabilir ki, miktarı azalmasa bile kullanım tarihi geçmiş olabilir. Şimdi bu alıştırmayı buna göre düzeltelim ve satın alma kararına zaman faktörünü sokalım: 100 =IF(OR(SUM(T6:V6)<X6;SUM(TODAY( )-W6)>300);"Al","Alma") Bu örnekte bütün satın alma kararlarında aynı zamanda birimini (malzemenin alındığı günden bugüne 300 günden fazla zaman geçmişse) kullanıyoruz. Ama isterseniz, her bir malın zaman aşımı süresine göre formülleri düzeltebilirsiniz. Formülde geçen: ...SUM(TODAY( )-X6)>300... ifadesi, formülün aradığı mantıksal şartların ikincisi oluşturuyor ve malın alım tarihini içeren X6 hücresindeki değer ile, bugünün tarihi arasındaki gün sayısını bularak, bunun 300'den az olup olmadığını sınıyor. A B C D 3 Malın Ankara İstanbul Adana 4 Cinsi Stok Stok Stok E F Son Alım Kritik Satın alma Tarihi Miktar Kararı 1 2 5 6 Penisilin 123 234 12 02.02.1987 300 Al 7 Tentürdiyot 456 678 45 04.06.1998 1200 Al 8 Yara bandı 234 345 67 08.04.1997 900 Al 9 Öksürük Hapı 123 456 876 07.04.1996 600 Al 10 Buğuseptil 256 876 211 03.04.1995 400 Al 11 Uyku İlacı 654 234 567 02.03.1998 650 Alma 101 12 ALIŞTIRMA 10 1- Yukarıdaki son örnekte, tendürdiyotun 300 gün değil de 150 gün önce alındı ise mutlaka yeniden alınması için Excel'in sizi uyarmasını istiyorsunuz. Y7'deki formülü nasıl değiştirirsiniz? 2- Bir "Excel Saati" yapın; bugünden 2000 yılına kadar kaç gün, saat ve dakika kaldığını hesaplasın. C3'de bugünün tarihi ve o andaki saat ve dakika gösterilsin; C5'de "2000'e" yazısı; D5'de 2000 yılına kalan gün; E5'de "gün..." kelimesi; D7'de 2000 yılına kalan saat; E7'de "saat..."; D9'da 2000 yılına kalan dakika; E9'da "dakika" ve E11'de "kaldı!" kelimeleri bulunsun. C3, D5, D7 ve D9'da hangi fonksiyonlar bulunur? 102 BÖLÜM IX MALİ İŞLEMLER Excel'in belki de en çok muhasebe işlemlerinde kullanılmasının nedeni çok güçlü temel mali fonksiyonlara sahip olmasında aranabilir. Günümüzde mali işlemlerin temel felsefesi, paranın zamandan doğan değerine dayanır. Başka bir deyişle borç verme veya alma, bunu belirli bir vadeye ve faize bağlama, aylık veya vade sonu ödemelerin miktarları. Bu altı değişkenden biri, diğerleri sayesinde hesaplanabilir. Excel'in temel mali fonksiyonu PMT (Payment, ödeme) fonksiyonudur ve formül olarak yazılırken diğer beş değişken argüman veya girdi olarak alır. 103 Diyelim ki, yüzde 24 faizle, 60 ayda ödemek üzere, 40 bin dolar'a bir otomobil satın alacaksınız; aylık ödemelerinizi bulmak istiyorsunuz. Satıcıyla, borcunuzun bir kısmını 60 aylık vadenin sonunda toptan ödenmek üzere de anlaşabilirsiniz. Excel'in PMT fonksiyonu bu verileri şöyle bir formülle ister: =PMT(rate;nper;pv;fv;type) Burada, Rate (faiz oranı) aylık olarak belirtilmelidir. Yüzde 24 yıllık faizin aylık miktarı yüzde 2'dir ve fonksiyona 2 % veya 0.02 olarak yazılır. Nper (vade) de ay olarak belirtilir; bir yıl vadeli bir alışveriş için fonksiyona 12, iki yıl vadeli bir alışveriş için 24 yazılır. Fonksiyonun üçüncü girdisi, Pv (Present Value/Şimdiki değer) alışverişin konusu olan malın değeri değil, söz konusu borcun miktarıdır. 100 milyon liralık bir alışverişte 20 milyon peşinat vermişseniz, borcun anaparası 80 milyondur. Fv (Future Value/Vadesonu değeri), borcun vadenin sonunda ödenecek bir miktarı varsa, odur. Diyelim ki, 100 milyon liralık bir alışveriş yapıyorsunuz, 60 ay vade boyunca yapacağınız aylık ödemelerden sonra vadenin sonunda son ödeme olarak 20 milyon vereceksiniz. Excel aylık ödemeleri hesaplayabilmek için en sona bırakılan ödemeyi bilmek zorundadır. Fonksiyonun son girdisi olan Type (tür) ise, genellikle kredi kurumlarının ay başında veya ay sonunda tahsilat yapmasından doğan farkın hesaba katılması içindir. Ödemelerinizi ay başında yapacaksınız fonksiyona 1, ay sonunda yapacaksınız 0 yazmanız gerekir. Önemli bir nokta, para birimlerinin önüne veya arkasına nokta konmamasıdır. Excel $ işaretini mutlak adres, noktaları da argüman sonu olarak görebilir. 104 Buna göre yılda yüzde 24 faizle, 60 ayda ödemek üzere, 40 bin Dolar'a alacağımız otomobilin aylık ödemelerini bulabilmek için Excel'e şu formülü gireceğiz: =PMT(2%;60;40000;0;0) Burada son iki sıfırı yazmasak da olur. Buna göre Excel aylık ödeme miktarını 1,150.72 dolar olarak belirliyor. Tabii bir Excel sayfasında bu fonksiyonu herhangi bir hücreye girebileceğimiz gibi, her bir veriyi bir hücreye yazarak ve PMT fonksiyonuna hücre adresleri vererek de aynı sonucu elde edebiliriz. Bu ikinci yol, verileri değiştirerek aylık ödeme miktarının nasıl değişeceğini görmekte kolaylık sağlar. Mali fonksiyonları girmek kolay değildir. Fakat Excel'in başka her türlü fonksiyonu oluşturmanıza yardım edebilen Fonksiyon Yapıştırma Sihirbazı, belki en çok bu noktada işinize yarayacaktır. Herhangi bir hücrede bulunduğunuz sırada, simgeli menülerden Paste Function (Fonksiyon Yapıştır) simgesini tıklayın; açılacak listede sol taraftan Financial (Mali) sağ taraftan da PMT maddelerini seçin: Karşınıza gelecek olan Fonksiyon Yapıştırma Sihirbazı sizi adım adım fonksiyona doğru götürecektir: 105 PMT fonksiyonuna girdiğiniz argümanların kendileri de fonksiyon olarak kullanılabilirler. Diyelim ki, bir yatırım firmasına 200 milyon lira yatıracaksınız ve her yıl buna 100 milyon lira ekleyeceksiniz. Firma da size yılda yüzde 8 faiz verecek. 10 yıl sonra kaç liranız birikmiş olur? Bu, biraz önce ele aldığımız PMT fonksiyonunun Fv (Future Value/Vadesonu Değeri) değişkeninden başka bir şey değildir. Fv fonksiyonu ise şöyle yazılır: =FV(rate;nper;pmt;pv;type) Burada da, biraz önce PMT fonksiyonundaki değerleri kullanıyorsunuz; farklı olarak girmek ve sizin cebinizden çıkan ve çıkacak paraları eksi olarak yazmaktır. Buraya kadar ele aldığımız iki fonksiyonun mantığı ile Nper (Vade) değişkenini de fonksiyon olarak kullanabiliriz. Diyelim ki, amacınız milyarder olmak; bir yatırım kurumunda 100 milyon TL'nız var. Yüzde 10 faiz veya kâr payı alıyorsunuz. Kuruma yılda 250 milyon yatırmaya devam ederseniz, milyarder (yani 1 milyar TL sahibi!) olmanız için kaç yıl geçmesi gerekiyor: =NPER(10%;-25000000;-100000000;1000000000,0) Yine aynı mantıkla, Rate (Oran) değişkenini de kendi başına fonksiyon olarak kullanabilir, diğer değişkenler yardımıyla Faiz oranını hesaplattırabiliriz. Rate, fonksiyon olarak altı değişken ister. Diyelim ki, yatırıma ayırabileceğimiz 200 milyon liramız var ve beş yılda bunun 5 milyar olmasını istiyoruz. Ne oranda faiz aramalıyız? 106 =RATE(5;0;-2000000000;5000000000,0) Burada 5 yıl vademizi belirten ilk 5 rakamından sonraki 0, aylık ödemeyi (ki bu hesapta aylık ödeme söz konusu değil), sondaki 0 ise sadece bu fonksiyona mahsus Guess (Tahmin) değişkenini gösteriyor. İsterseniz, Excel'e, "Bundan aşağısını kabul etmem!" der gibi, oranı hesaplamaya başlayacağı argari noktayı verebilirsiniz. Ve son olarak, PV (Present value/Şimdiki değer) de fonksiyon olarak kullanılabilir ve belirli bir dönemde, belirli bir miktar gelir elde edebilmek için belirli bir oranla ne miktarda yatırım yapmak gerektiğini hesap eder. Diyelim ki, kendinizi edebiyata verdiniz ve önümüzdeki bir buçuk yılı roman yazmaya ayırıyorsunuz. Size ayda 500 milyon lira gerekiyor. Roman bitince de 1 milyar lira kitabınızı bastırmak için paraya ihtiyacınız var. Sağlam bir yatırım firması tanıyorsunuz yılda yüzde 6 faiz veriyor. Kaç lira yatırmalısınız ki, romanınızı rahat rahat yazabilesiniz? = PV(6%12;18;500000000;1000000000,1) Sonraki 1, parayı her ayın sonunda çekmek istediğinizi gösteriyor. IRR İLE İŞ KARARI 107 Buraya kadar hey aylık ödeme veya aylık gelir gibi periyodik (dönemsel) mali hesaplardan söz ettik. Oysa iş dünyası her zaman böyle belirli aralıklarla belirli miktarlarda para alıp vermeye elverişli değildir. Bir örnek verelim. 1 milyar TL tasarruf ettiniz! Bankaya veya bir kuruma yatırıp diyelim ki yılda yüzde 10 faiz alabilirsiniz. Fakat, enişteniz, girişimci bir genç ve size bu parayı yeni kuracağı işe yatırmanız halinde, birinci yıl sonunda 200 milyon, ikinci yıl sonunda 300 milyon, üçüncü yıl sonunda 400 milyon ve dördüncü yıl sonunda 500 milyon vermeyi taahhüt ediyor. Hangisi sizin için daha kazançlı? (Tabii enişte beyden beş kuruş görememe rizikosu hariç!) Bu hesapta şu ana kadar ele aldığımız fonksiyonların hiçbirinden yararlanamayız, çünkü geri ödemeler eşit değil. İş dünyasında sık sık karşılaşılan bu durum için Excel IRR (Internal rate returned/Dönen dahili had) fonksiyonu hizmetinize sunuyor. Şimdi bu senaryoyu, bir Excel sayfasına işleyelim: Yıl sütununa 0'dan 4'e kadar nakit akışı olacak süreyi yazın. Hareket noktası olan 0'ncı yılda sizden 1 milyar çıktığı için hesaba bunu eski olarak geçeceksiniz. Sonra her yıl alacağınız miktarları girin. Bu yatırımın toplam getirisinin faiz oranını bilmek için D14'e şu formülü girmeniz gerekiyor: =IRR(D8:D12) 108 A B C D Excel, toplam getirinizin yüzde 13 1 olacağını söylüyor. Bu, yüzde 10'dan 2 3 banka Enişte Beyle Yeni İş 4 veya bir başka kurumun vereceğinden daha yüksek bir haddi 5 6 Yıl gösteriyor. (Ama unutmayın banka veya Nakit 7 diğer kurum eniştenizden daha güvenli 8 0 -1000000000 9 1 200000000 10 2 300000000 11 3 400000000 12 4 500000000 13 i 14 Getiri olabilir!) % 13 15 ALIŞTIRMA 11 Bu bölümde altı mali fonksiyonla tanıştık. Bir Excel sayfasında bu fonksiyonları hesaplayın: 1- =PMT(12%;60;40000000000;0;0) 2- =PMT(2%;60;40000;0;0) 3- =FV(8%;10;-100000000;-200000000,0) 4- =NPER(10%;-250000000;-100000000;1000000000,0) 5- =RATE(5;0;-200000000;5000000000,0) 6- =PV(6%/12;18;500000000;1000000000,1) 109 110 BÖLÜM X LİSTE: VERİ YÖNETİMİ Günümüzde Web'den SQL yönetimiyle bilgisayarlar arası veri alışverişine kadar türlü türlü veritabanı yönetiminden söz edildiğini duymuş olmalısınız. Excel de veri üretmesinin yanı sıra veri yönetimi yapabilen bir programdır. Ancak unutmamak gerekir ki, Excel bir veritabanı yönetme programı değildir. Excel ile İstanbul kentinin telefon rehberini hazırlayamazsınız; ama MSQuery (Microsoft'un veritabanı araştırma ve yönetme programı) ek modülünü (Add-in) yükleyerek, Excel ile (reklamlarıyla, abonelerin isimleriyle, adresleriyle, telefon numaraları ile) 111 tüm İstanbul'un telefon rehberini parça parça da olsa yönetebilirsiniz. Kelime-işlem programı bilgisayarınızı elektronik dosya dolabı haline getirmek demektir. Gözünüzün önüne bir havayolu şirketinin rezervasyon işlerini getirin: Bugünden diyelim ki bir yıl sonrasına kadar, tarifeli kaç seferiniz var; bu seferleri hangi uçaklarla yapacaksınız? Her uçağa kaç yolcu alacaksınız; şu ana kadar uçakta hangi koltuklar satıldı; ne kadar boş yer var; bilet satış yerlerinden gelen yeni yer ayırtma talepleri veritabanına giriliyor mu? Etkilediği zaman ne yapılıyor? Bilet almış yolculara başka bir sefere geçip geçemeyecekleri soruldu mu? Ne cevap alındı? Şimdi buna bir de ikram hizmetleri ile ilgili soruları ekleyip. Ekip tahsisi ile ilgili soruları ekleyin. Teknik bakım ve yedek parça ile ilgili soruları ekleyin. İşte size bir veritabanı ve veri yönetim programı ihtiyacı. Excel bu iş için yapılmış bir program değil; fakat burada sıraladığımız her bir işi tek-tek ve belirli büyüklükte olanları bir arada, Excel'e yaptırabilirsiniz. Daha da öteye gidebilir, bu iş için kullandığınız veri yönetimi programı ile Excel arasında alışveriş yapabilirsiniz. Excel, yaygın her türlü veritabanından veri ithal edebilir ve onlara veri ihraç edebilir. Bu işleri altı araçla, liste, form, filtre, sıralama, ara-toplam ve tablo ile yapabilirsiniz. Şimdi bunları sırasıyla ele alalım. LİSTELER 112 Liste nedir? Şu ana kadar oluşturduğumuz Excel sayfalarından farkı var mıdır? Liste, içerdiği bilgilerden aynı kişiye, aynı güne, aynı işleme, aynı şeye ait olanların tek sırada olduğu; daha sonraki kişi gün, işlem ve şeylere ait aynı alandaki bilgilerin de aynı sütunda bulunduğu bilgi kümesi demektir. Şu bir listedir: Adı: Soyadı: Yaşı: Cinsi: Ali Korkmaz 23 Erkek Ayşe Yiğit 26 Kadın Hasan Arslan 33 Erkek Abdullah Can 46 Erkek Fakat bu Excel sayfasında mutlaka A1'den başlayıp C5'e kadar gitmez. Bu bilgiler Excel'de aralarda boş sütunlar ve satırlarla birlikte bulunabilir. 113 Veritabanı dilinde her satıra bir Kayıt (Record), her sütuna bir Alan (Field) denilir. Excel'de kayıtlar ve alanlar yoktur; sadece hücreler vardır. Excel, sayfalarını liste haline getirebilir ve veritabanı işleme ve yönetme programlarının anlayacağı dilde ihraç edebilir. Excel, başka veritabanı oluşturma ve yönetme programlarının kayıt ve alanları boşluk, virgül veya sekme işareti ile birbirinden ayrılmış bilgileri kendi hücreleri haline getirebilir. FORM Excel'in veri yönetme araçlarından bir diğeri ise Form'lardır. Form, her bir kayıt içinde yer alan ayrı ayrı giriş kutularında gösteren ve bu suretle girilecek bilgileri listede gerekli yere yazan veri girme aracıdır. Herhangi bir Excel sayfasında içinde veri bulunan bir bölgede herhangi bir hücreyi tıklayın ve Data (Veri) menüsünden Form maddesini seçin: 114 B C D E Excel size mevcut veritabanında dört kayıt 1 olduğunu ve bunlardan birincisinin açıldığını 2 söylüyor. New (Yeni) düğmesini tıklayarak 3 4 boş bir forma yeni kayıt girebiliriz; Delete 5 6 Adı Soyadı 7 Ali Korkmaz 8 Ayşe Yiğit 9 Hasan Arslan 10 Abdullah Can (Sil) düğmesine basarak açık bulunan veya Yaşı girmekte olduğumuz kaydı silebiliriz; Find Prev (Öncekini bul) veya Find Newt (Sonrakini bul) düğmeleri ile kayıtlarımız 11 arasında arama yapabiliriz veya Criteria 12 (Ölçütler) 13 düğmesini tıklayarak aramayı 14 çeşitli alanlarda belirli kelimeler vererek 15 özelleştirebiliriz. Form yoluyla girdiğimiz 16 17 bilgi, Excel listesinin en altına yazılır. OTOMATİK FİLTRE (AUTOFİLTER) Excel sayfanızda bilgi girdiğiniz satırlarınız çok daha fazla olabilir ve arama işini tek krterle değil, birkaç kriterle yapmak isteyebilirsiniz. Yukarıda ele aldığımız İllere Göre GSYİH'nin Dağılımı sayfasını düşünün. Bu sayfada GSYİH payı 10 Milyar TL'nin altındaki yerleri görmek isteyebiliriz. Excel bunu otomatik filtre aracı ile sağlar. 115 Herhangi bir Excel sayfasında veritabanı listesi gibi muamele görebilecek bir kümede herhangi bir hücreyi tıklayın ve Data menüsünden "Filters..." (filtreler), ondan da "Autofilters" (Otomatik filtreler) maddesini seçin. Autofilters satırına işaret konacak ve sayfanızdaki bütün sütun başlarında ucu aşağı bir ok belirecektir: Bunlar, aşağı-çekmeli menü (pull-down menu) kutularıdır; herhangi birini tıkladığınız zaman Excel'in bu sütundaki bütün bilgileri endekslediğini göreceksiniz. Sizin sütununuzda yer alan bilgilerin yanı sıra, bu listede All (Hepsi), Top Ten (İlk on) ve Custom (Ayarlanabilir) gibi bazı "hazır" menüler de yer alır. Excel otomatik olarak All (Hepsi) kriteri seçilmiş gibi listenizi olduğu gibi görüntülemektedir. Şimdi biz bu listede hiçbir sütuna dokunmuyoruz; sadece ikinci sütunda Custom (Ayarlanabilir) bir seçme yaptıracağız: Bu sütunun menü okunu tıklayarak, açılan listeden Custom'ı seçiyoruz ve karşımıza gelen diyalog kutusunda Alıcı Fiyatlarla GSYİH alanında değer olarak 10 milyar rakamını yazıyoruz ve seçme şartı olarak da "isless than" (az olan) maddesini seçiyoruz: Ayarlanabilir seçme yaptıracağınız zaman Custom diyalog kutusunda mevcut seçenekler şunlardır: equals eşit olan does not equal eşit olmayan is greater than büyük olan is greater than or equal eşit veya büyük olan is less than az olan is less than or equal to az veya eşit olan begins with diye başlayan does not begin with diye başlamayan 116 ends with ile biten does not ends with ile bitmeyen İngilizce cümle kuruluşu Türkçe'den farklı olduğu için kriterlerin uygulama şartlarını gösteren bu ifadeler kriterin önüne yazılmış bulunuyor. Siz, bu kriterleri ters düşünün: 10 milyar... dan büyük olan gibi. Diyalog kutusunun OK'ini tıklar tıklamaz, 77 sıralı listemiz yerini 18 sıralı yeni bir listeye bırakıyor ki, listede GSYİH payı 10 milyarın altındaki yerler var: Merak etmeyin listenizin tümü bir yere gitmedi; sadece seçtikleriniz görüntüleniyor. Bu listenin tamamı olamadığını, geride daha başka veriler bulunduğunu da seçme yaptığınız sütunun menü okunun rengi belli ediyor. İstersek bu seçilmiş listeyi seçip, kopyalayıp, başka bir Excel sayfasına yapıştırabilir, "GSYİH payı 10 milyarın altındaki yerler" şeklinde yeni bir liste edinmiş oluruz veya bu liste üzerinde yapacağımız Excel hesaplarını yapar, sonra listeyi eski şekline getiririz. Unutmadan: Listeyi eski şekline getirmek için, artık rengi mavi olan oka basıp, açılacak menüden All (Hepsi) maddesini seçmeniz kafi. Bu etkili aracı kullanarak istersek, adı B ile başlayan yöreleri VEYA payı yüzde 1'in altında olan illeri, ya da adı B ile başlayan VE payı yüzde 1'in altında olan illeri de seçtirebilirdik. SIRALAMA 117 Sorting (Sıralama), Excel'in diğer veri yönetim aracıdır. Bu araçla listelerinizi ya yazı bulunan sütunlara göre A'dan Z'ye Ascending (Tırmanan) veya Z'den A'ya Descending (Aşağı İnen) olarak alfabetik, ya da (Descending) sıraya koydurabilirsiniz. Excel üç ayrı kriterle sıralama işlemi yapabilir. Diyelim ki, illeri sıralamayı bölge adına göre yapıyorsunuz; fakat Karadeniz grubunda yer alacak illerin kendi içlerinde A'dan Z'ye alfabetik olmasını isteyebilirsiniz. ARA TOPLAM Diyelim ki elinizdeki listede illerin bulundukları coğrafi bölgeler de var. İstiyorsunuz ki, her bölgenin illerinin GSYİH'sı ile ilgili bir işlem, listede bölgenin illerinin bittiği yerde gösterilsin. Bu işlem daha önce gördüğünüz Excel fonksiyonlarından herhangi biri (SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN...) olabilir. Bu işlemlerin konusu listedeki herhangi bir sütunda yer alan rakamlar (veya COUNT'ta olduğu gibi basit adet sayma) olabilir. Excel, isterseniz, her grubu ayrı bir sayfaya bile alabilir. ÖZET TABLO Excel, büyük listelerde yer alan bilgilere ait belli başlı eğilimlerin (GSYİH'ya en çok katkıda bulunan illerin Marmara bölgesinde bulunduğu, derse devam edenlerin daha çok not aldığı gibi) ortaya çıkması için, listelerden Pivot Table (Özel Tablo) çıkartabilir. 118 Excel listelerden özet tablo çıkartmak için Özel Tablo Sihirbazı sağlıyor. Bu aracı kullanarak, son derece karmaşık bir liste bile belli başlı sütunlarda yer alan ortak bilgilere (Bulunduğu bölge, cinsiyeti, derse devam notu) göre diğer bilgilerin ya matematik işlemlerle (Toplama, Ortalama, En Büyük, En Küçük vs...) veya sabit adet sayma yöntemiyle tablo haline getirilmesini sağlar. SONUÇ Excel'in sözünü etmediğimiz çok az fonksiyonu kaldı, Fakat rakamlardan istatistik hesapları yapma ve istatistik grafikleri çizme yeteneğine hiç değinmedik. Bunlar bir bakıma Excel'in temel işlevlerine ek olarak sunulan hizmetler. Excel, veri analiz modülü ile değme istatistik programlarına taş çıkartan istatistik hesapları yapabilir. Fakat Standart Sapma veya Regresyon Analizi bütün Excel kullanıcılarının onsuz olamayacakları bir hizmet sayılmaz. Aynı şekilde rakam dizilerinden istatistik grafikleri üreten programlardan hiç de aşağı kalmayan Excel'in bu fonksiyonları da, bütün kullanıcıların çoğunlukla yararlandığı unsurlar değil. Birkaç fonksiyonu olan RAND ( ) gibi, istatistik analizleri ve grafik dışında hemen her şeyi ele almış olmakla birlikte, bu kitapçıkla Excel'in dört köşesinden sadece birini, oda şöyle bir açmış olduğumu unutmayın. Ve yine unutmayın ki, bir bilgisayar programını en iyi öğrenme yolu, sınama-deneme ve içi açılmadık menü maddesi bırakmamaktır. BÖLÜM XI 119 ALIŞTIRMALARIN CEVAPLARI ALIŞTIRMA 1 1- 96 2- 1.33 3--57 4- 21.5 5- 5.22 6- Hata !! Bu işlemi Excel'e yaptırmaya kalksaydık, bize "#VALUE!" karşılığı verecekti. Bir formülün veya işlemin sonucu hücrelerinizde # ile başlayan ve ! biten kelimeler belirirse, bu Excel'i yapamayacağı bir işleme zorladığınız anlamına gelir. Excel, Bilgisayar ve Excel kelimelerini matematik değer olmadığı için toplayamaz. Aynı şekilde bir kelime ile rakamı toplatmaya kalktığınızda da Excel hata mesajı verecektir. İki veya daha fazla hücredeki metinleri tek bir metin halinde birleştirmek istiyorsanız, metinleri içeren hücre adreslerini aralarına & işareti koyarak yazabilirsiniz. Örneğin: =D8&A6. Bu durumda boşluk koymak için, =D6&" "&A6 yazmalısınız. ALIŞTIRMA 2 1- F6*6%, F7*6%, F8*6% 120 2- F11*6% ve G6+G7+G8 3- G6+E6, G7+E7 ve G8+E8 4- I6+I7+I8 ve (F11*6%)+11 ALIŞTIRMA 3 F15: F9*F12 I15: I12/I9 F24: F20*F22 I24: I20/I22 ALIŞTIRMA 4 1- 198 2- 4 3- 49.5 4- 110 5- -2 6- 29.5 7- 4 8- 82 9- 318 121 ALIŞTIRMA 5 1- 86.59 83.14 84.54 94.27 2- 100.70 97.20 102.50 100.00 3- 75.50 65.10 71.80 82.10 ALIŞTIRMA 6 1- 6'ncı satırı, satırın başındaki 6 rakamını sağ tıklayarak işaretleyin ve sağ tıklayarak Insert maddesini seçin. Sonra hücreleri doldurun. 2- Mevcut D sütununun başlığını işaretleyin ve sağ-tıklayarak açılacak menüden Insert'i seçin. Yeni D4'e "3'ncü yazılı" kelimelerini girin; daha sonra H sütununu seçin ve Insert yoluyla yeni sütunu oluşturun, H4'e "3'ncü yazılı" kelimelerini girin. (a) 3'ncü yazılı sınavı olan dersin fonksiyonuna dokunmaz, diğerlerini örneğin, =AVARAGE(B4:C4;E4:G4;I4) şeklinde değiştirirsiniz. (b) Ortalama hücrelerini düzeltmeden, fakat üçüncü sınavı olmayan derslerde bu sınavı ortalama katmamak için bu sınavın yapılmadığı derslerde bu hücreyi boş bırakırsınız; ya da yanlış anlamayı önlemek için kesme işareti (-) veya "Yok" anlamına Y harfi (veya sizce anlamlı bir başka harf veya işaret) girersiniz. 122 3- I sütununu seçer ve yeni bir sütun eklersiniz. Yeni I3'e Derse Devam kelimelerini yazarsınız. Bu sütun, derse devam zorunluluğu olan dersler için NOT hücresindeki fonksiyonu şu şekle getirin: =AVARAGE(B8:H8)+SUM(I8*20%) 4- (a) Satır 10'u seçin ve yeni bir satır ekleyin. Bu satıra (yeni A10) Araştırma Ödevi adını verin. Yukarıda 3'ncü sorunun cevabı olan işlemden sonra Yıl sonu Sınavı sütunu olan J ve Not sütunu olan K sütunlarını seçin ve iki sütun ekleyin. Yeni J3'e Araştırma Tasarımı, yeni K3'e Araştırma Raporu kelimelerini yazın. M10'u tamamen boş bırakın ve M9'un fonksiyonunu şu şekilde düzeltin: =AVARAGE(B9:I9;J10:K10) (b) Yukarıda 3'ncü sorunun cevabı olan işlemden sonra Yıl sonu Sınavı sütunu olan J ve Not sütunu olan K sütunlarını seçin ve iki sütun ekleyin. Yeni J3'e Araştırma Tasarımı, yeni K3'e Araştırma Raporu kelimelerini yazın. M9'un fonksiyonu: =AVARAGE(B9:K10) 123 ALIŞTIRMA 7 1- =AVARAGE(B3:B13) 2- =B7-$B$18.-28,343,198,-113,-120,-134,-146 3- =A2+A3 4- 1218'nci Adımda, 973807650267292 ve 254 sıfır 5- 1478'nci satırda 1,307E+308. #NUM! Excel'in dilinde hesap ettirdiğiniz formül ve fonksiyonun sonucunun Excel'in görüntüle bileceği alt ve üst sınırın dışında olduğunu gösterir. 6- 17 bin 711 7- 6'ncı 8- 3 milyar 615 milyon TL'nin üzerinde zararınız olur! 9- %34.8 ALIŞTIRMA 8 1- Evet 2- -2 3- TRUE 4- FALSE 5- Excel 6- TRUE 7- Bilgisayar 8- a) =IF(SUM(B6:D6)<E6;"Al";"Alma") 124 b) =IF(AND(SUM(B6:D6)<E6;C6<E6/2);"Al";"Alma") c) =IF(OR(SUM(B6:D6)<E6;C6<E6/2);"Al";"Alma") d) =IF(AND(SUM(C6:E6)<F6);IN(NOT(C6>E6/3);"Al";"Alma")) e) Karar1 Karar2 Karar3 Karar4 Satır 6: Alma Alma Al Alma Satır 7: Al Alma Al Alma Satır 8: Al Al Al Alma Satır 9: Alma Alma Al Alma Satır 10: Alma Alma Al Alma Satır 11: Alma Al Al Alma ALIŞTIRMA 9 1- =AVARAGE(B5:E5) 2- (a) =SUMIF(F5:F15;">=50";G5:G15)/COUNTIF(F5:F15;>=50) =76.7 (b) =SUMIF(F5:F15;"<50";G5:G15)/COUNTIF(F5:F15;"<50) =15.8 ALIŞTIRMA 10 1- =IF(OR(SUM(T7:V7)<X7;SUM(TODAY( )-W7)>150);"Al";"Alma") 125 2- Hücreleri tarih, saat ve dakika biçimine getiriniz: C3: =NOW( ) D5: =DATE(1999;21;31)-TODAY( ) D7: =D5*24 D9: =D7*60 ALIŞTIRMA 11 1- -4.805.353.576,20 TL 2- -1.150,72 TL 3- 1.880.441.246,05 TL 4- 3,118780429 5- % 90 6- -9.500.520.171,78 TL 126