H ll d `d ki İd i Sü i Hollanda`daki İdari Sürecin Simülasyonu
Transkript
H ll d `d ki İd i Sü i Hollanda`daki İdari Sürecin Simülasyonu
Hollanda’daki H ll d ’d ki İd İdarii Sü Sürecin i Simülasyonu Arnold Roza Ben van der Vegt 1 Program • • • • • Giriş Hollanda’nın ’ İç İ Kontrole yaklaşımı Süreçler hakkında bilgi İç Kontrol & BT(Bilgi Teknolojileri) Değerlendirme 2 Bölüm 1 - Giriş Arnold Roza Hollanda Vergi İdaresi BT denetçisi Ben van der Vegt Hollanda Vergi İdaresi Vergi & çevre denetçisi 3 N d iiç kkontrol Neden t lh hakkında kk d söyleyecek ö l k bir şeylerimiz var? Dış denetim Vergi denetimi İşletme İş kontrol 4 İşlem modeli il işlem eksiksizlik bütünlük gerçeklik yorum doğruluk ilk kayıt işlemi ek kayıt işlemi ş source data conversion steering data 5 Bar İŞLEM işlem KASA SİSTEMİ BÜYÜK DEFTER Mali muhasebe ilk kayıt işlemi yardımcı kayıt işlemi 6 İşlem Petrol İstasyonu İşlem Kasa sistemi ilk kayıt işlemi Büyük defter Mali muhasebe yardımcı y kayıt işlemi 7 • Bilgi sistemleri iş süreçlerini bir hayli etkiler • Sonuç olarak : Bilgi sistemleri gizliliği, bütünlüğü ve e ulaşılabilirliği laş labilirliği (GBU) belirler • Bilgi sistemleri Ö tasarım, uygulama, işleyiş & devamlılık(yaşam döngüsü) • İç kontrol düzgün bir işleyiş sağlamalıdır 8 İç Kontroller - COSO İç kontrol aşağıda yer alan konulardaki hedeflere ulaşılmasına ilişkin makul bir teminat sağlamak ğ için ç g geliştirilen ş ve insanlar tarafından hayata geçirilen bir süreçtir : • İşlemlerin etkinliği ve etkililiği • Mali raporların güvenilirliği • Kanun ve yönetmeliklere uygunluk. 9 COSO : kavram 10 Aşağıdaki iki konudaki tek sorumlu yyönetimdir : İİç kontrolün oluşturulması İç kontrolün sürdürülmesi 11 Otomobil fabrikasında …. Üst yönetim stokların güvenliğini nasıl sağlar? Önleyici kontrol Baskıcı kontrol 12 Fazla İK etkisiz olabilir Fayda iç kontrol için harcanan €€€ İK maliyetleri ve risk arasındaki denge 13 Görev ayrılığı ‘iç kontrol açısından ’ • • • • • Karar vermek/alım Depo/deponun doldurulması H Hesap kkaydı d Kontrol Yapılması gerekenler == 14 Araçlar & Görev ayrılığının kullanımı Görev ayrılığı zorunlu olarak değil değil... ... “doğal” işlevlere/görevlere bağlı olarak yapılıyor. Ayrılan kayıtlar: • • • Korelasyon kontrolleri Değer zincirindeki hesap mutabakatı Yönetim tarafından yapılan ödeme 15 Bölüm II : Hollanda’daki yaklaşım • • • • • Değer ğ zinciri Korelasyon kontrollerinin uygulanması Kurumların tipolojisi ‘Hastane’ şemasının uygulanması Paralı Park Uygulaması 16 Değer zinciri /Mal ve nakit döngüsü Mal akışı: Dönem başı sermaye + satın alma –satış = Dönem sonu sermaye Satın alma + Ürün - Satış Nakit akışı: Dönem başı kasa mevcudu+ mevcudu alacaklar – ödeme ödeme= Dönem sonu kasa mevcudu Alacaklar Karar işlevi + Kasa - Ödeme Sermaye işlevi 17 Para döngüsü g ve nakit süreci Mal akışı Satın alma Borç hesabı Ödeme Ürün Satış Defter Alacak hesabı Kasa Alacakla r Nakit akışı ş 18 Korelasyon kontrolleri Mallar Dönem başı stoğu+ Satın alma – Dönem sonu stoğu = Satış Alacak hesabı Dönem başı bilançosu + Satış – Dönem sonu bilançosu = Alacak Kasa Dönem başı bilançosu + Alacak – Dönem sonu bilançosu = Ödeme Borç hesabı Dönem sonu bilançosu + Ödeme – Dönem başı bilançosu = Satın alma 19 Korelasyon kontrolleri uygulaması 20 Kurumların tipolojisi • (işletme ekonomileri) piyasa için olan • (işletme ekonomileri) piyasa için olmayan 21 (işletme ekonomileri) piyasası için ç olan • Mal akışı • Korelasyon kontrolleri 22 Faaliyet çeşitleri • Teknik dönüşüm sürecini içermeyen faaliyet • Üretim faaliyeti • Hizmet sanayileri 23 Hizmet sanayileri • • • • • Öz kaynak hareketi Üçüncü tarafın mal hareketi Özel yedekler Özel olmayan yedekler Diğer 24 Hastane uygulaması 25 IK ≠ konfeksiyon IK = terzide id dikil dikilen Doğal/tipolojiden kaynaklanan ek ihtiyaçlar Büyüklük olarak ek ihtiyaçlar Temel ihtiyaçlar (Küçük ve Orta Ölçekli işletmeler) 26 İç Kontrol İş süreci : iç ç kontrol üzerinde yyapılanmak p yerine, iç kontrol ile süreç bütünleştirilmelidir İşİçSüreci Kontrol İ Süreci İş 27 Kültü l yaklaşım Kültürel kl Güven azaldığında, azaldığında şeffaflık ve kontrole duyulan ihtiyaç artar 28 Paralı otopark uygulaması 29 Bölüm III – Süreçler – – – – İlk süreç: satın alım muamelesinin yapılması İlk süercin uygulanması : satın alım Destekleyici süerçler Destekleyici süreçlerin uygulanması: ücret 30 Satın alımlar Mal akışı Satın alım Borç hesabı Ödeme Ürün Defter Kasa Satış Alacak hesabı Alacak Nakit akışı 31 Satın alım süreci – Teknik – Ticari – İdari 32 Satın alım süreçleri • Aşamalar – Duyuru – İnisiyatifin ele alınması – Teklif sunumu – Karar – Mal siparişi – Malların teslimi – İade muamelesi – Fatura kontrolü – Borcun hesaba geçirilmesi – Ödeme 33 Satın alım süreci 6 Büyük defter Borç hesabı 5 4 Satın alım Stok 3 1 2 (1) Siparişin verilmesi (2) Yetkinin verilmesi (3) Malların teslimi (4) Teslim alınan malların h hesaba b geçirilmesi i il i Büyük Defter (5) Fatura alımı (6) Borç hesaplarının kaydedilmesi Bü ük D Büyük Defterdeki ft d ki Borç hesabı 34 Satın alım süreci: 3 kontrol yöntemi 6 Büyük defter Borç Hesabı (1) Siparişin verilmesi (2) Yetkinin verilmesi (3) Malların teslimi (4) Teslim alınan malların hesaba geçirilmesi Büyük Defter (5) Fatura alımı (6) Büyük Defterdeki Borç hesabının hesaba geçirilmesi 5 4 Satın alım Stok 3 1 2 Satın alım Stok == Borç hesabı == Peki ya hizmetler? 35 Defter Pulu Dikkatinizi çeken nedir? 36 37 Satın alım uygulaması 38 Kişisel giderler • Neden özel bir dikkat gerektiriyor? – Materyal maliyetleri – Karmaşık idare – Ücretler ve ürün arasındaki zorlu korelasyon – Materyale karşılık gelen doğrudan bir d ğ i olmaması değerin l 39 Kurumsal prosedürler Görevlerin ayrılması • • • • • Yönetim Personel dairesi Maaş yönetimi Harcama Yetkilisi M li id Mali idare • İç kontrol • • • • • Karar/alım Yapılması gereken Yapılması gereken Karar/alım K t Kayıt tutulması/hesaba geçilmesi il i • Kontrol 40 Yönetim • Kişisel politika • İstihdam şartları • Maaş ölçeği 41 Personel dairesi • • • • • • • Stok gerektiren personel İşe alım Atama Maaşın belirlenmesi Kayıt (mevcut ya da gıyabında) Kariyere gösterilen özen İstifa, emekliye y ayrılma y 42 Maaş yönetimi • Mevcut • Performans kaydı • Maaş hesaplaması 43 Mali yönetim • Mali sonuçların kaydedilmesi • Kadro kaydı ile maaşların kontrol edilmesi 44 KADRO KAYDI ÖRNEĞİ 45 Personel Uygulaması 46 Bölü IV Bölüm İç ç Kontrol & BT 47 Ö l bi Özel bir d durum? ? • Kim karar veriyor? • Stokları kim tutuyor? y • Kim uyguluyor? • Kim kayıt tutuyor? 48 Bu günlerde • Bilgi Sistemi = BT sistemi • Tasarım ve iç kontrolün değerlendirilmesi için gerekli olanlar • BT içeriği – İç kontrolün içeriği – Özel Ö lb beceriler il 49 İdare : süreçç & ürün ORGANISATIE Süreç » » » » teşkilat İş süreçleri uygulamalar + DBMS altyapı PROCESSEN Inkoop Produktie Magazijn Verkoop DATA & APPLICATIES INFRASTRUCTUU R İ İDARE Ürün » » » » Büyük defter » raporlar Yıllık ll k hesaplar h l » bordro b d (vergi)beyannameleri » tutarlılık faturalar » vs 50 Sisteme ne yerleştiriyorsunuz? EXTERNAL FORCES AND AGENTS Lifestyle Trends, Regulators, New Entrants/Formats, International Politics, Customers, Stakeholders, Suppliers, Competitors, nomy, Eco Technology, Capital Markets Stores: Department Specialty Drug Grocery Restaurant Disco nt Discount Category Killers Home Improvements General Merchandise Convenience Outlet Repair Stores Warehouse Club Personal Services Free Standing Strip Centre Mall Non- Stores: Catalogue Electronic Home Shopping Interactive Shopping Direct Mail Direct Sales Telemarketing Joint Venture Real Estate Other Retailers Strategic Management Process Vendor Partnering Private Brand/Label Core Business Processes Wholesalers Brand and Image Delivery Soft Hard (Durable/Non-Durable) Food Services Credit Extension Installation/ Delivery Repair Service Contracts Other/Personnel Ancillary Complimentary Services Distributors Customer Sales Product/Service Delivery Consumer Credit Alliances Customer Service Delivery Resellers Not - for-Profit Institutions Government Commercial Entities Cable and Other Communication Companies Resource Management Processes Individuals Age Sex Ethnic Income Geographic Preferences Education Trade Associations Human Resource Management Property Management Lease Operations Regulatory Management Financial/Treasury Management Markets/Formats Information Management Business Processes Alliances Core Services/ Products Customers Business Model Processen Organogram x x x x x x Autorisatiematrix Procedures Werkinstructie ATB omzetten in een bestelling Het omzetten van een Aanvraag tot Bestellen (ATB) in een bestelling wil zeggen dat alle gegevens uit de ATB worden overgenomen in een bestelling. Er is een behoefte aan (een) gecodeerd(e) artikel(en). daar een handige manier voor, te weten in de transactie van het creëren van een bestelling het opvragen van het juiste ATB nummer en het slepen van het ATB nummer in het winkelwagentje. Hieronder is uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat. SAP heeft SAP - menu Æ Logistiek Æ Materiaalbeheer Æ leverende vestiging bekend (ME21N) Inkoop Æ Bestelling Æ CreerenÆ Leverancier/ Wanneer deze transactie wordt opgestart, verschijnt het volgende scherm. Druk op docu wanneer er links in je beeldscherm geen wit vak staat. Het mentenoverzicht zal dan verschijnen. Druk op de button (het witte blokje) in het documentoverzicht om het volgende scherm te krijgen. Dit is een selectiescherm waarin je bijvoorbeeld je ATB’s op kan zoeken en deze later in één keer overnemen inlling. je beste Werkinstructie 51 Sistemde nereye yerleştiriyorsunuz? Kullanıcı Başvuru yapılması gereken işler DBMS İşlem sistemi Donanım 52 İlgili BT kontrolleri • BT Varlık Düzey Kontrolleri :: eş işlem süreci / BT • BT Genel Kontroller :: işletmede, bir çok süreci etkileyebilecek istenmeyen faaliyetleri engellemek ya da tespit etmek için i alınan tedbirler. • Uygulama Kontrolleri :: sürecin işlevsel olarak işletmenin standartlarını karşılamasını sağlamak için özel bir süreç kapsamında alınan önlemler. 53 Bölüm V - Değerlendirme 54 Bütünleştirilmiş Bir Si t Sistem Sözleşme Factuur --- ------- xxx --- ------ xxx Faturalama Yük Sipariş Satış Sipariş Nakliye Nakliye Faturalama Nakit Mal yönetimi Mali muhasebe 55 Bilgi basamakları Giren gereksiz veri, çıkan gereksiz veri Verilerde karışıklık 56 • Teşekkürler! • Sorunuz var mı ? 57