PMI İş Yürütme İlkeleri
Transkript
PMI İş Yürütme İlkeleri
PMI İş Yürütme İlkeleri Philip Morris International İş Yürütme İlkeleri Dürüstlük: Doğru Olanı Yapmak Harekete Geçmeden Önce Sorun Yasal mı? Şirket politikalarına uygun mu? Yapılacak doğru şey bu mu? Şirketin dışından nasıl algılanır? Örneğin, müşteriler, içinde yaşadığımız toplum ve genel kamuoyu tarafından nasıl algılanır? Bu Kuralları Unutmayın İşiniz için geçerli olan yasal standartlar ve şirket standartları hakkında bilgi sahibi olun. Bu standartlara – daima uyun. Yapılması gereken doğru işin ne olduğu konusunda şüpheleriniz varsa sorun. Yanıt alana kadar sormaya devam edin. Philip Morris International İş Yürütme İlkeleri Philip Morris International Inc. ve hep beraber Philip Morris International, PMI ya da şirket olarak anılan doğrudan ya da dolaylı iştirakleri için geçerlidir. Başkandan Mektup Philip Morris International çalışanlarına: Philip Morris International’ın bir çalışanı olmaktan büyük gurur duyuyorum. Kariyerim boyunca PMI için çalışanların iyi insanlar olduklarını gördüm. Size bu mesajı, Yönetim Kurulu ve benim, PMI İş Yürütme İlkelerine uyum hakkındaki beklentilerimizi bir kez daha vurgulamak için yazıyorum. Yaptığımız her şeyin ardında şu basit fikir yatar: İş hedeflerimizin peşinden dürüstçe ve tüm yasalara uygun şekilde gideriz. Bu yapılması gereken doğru şeydir ve iş dünyası için makul bir davranıştır. Dürüst davranarak, başarımız için güven ilişkisi içinde olmamız gereken müşterilerimizin, tüketicilerimizin, hissedarlarımızın, meslektaşlarımızın, düzenleyicilerin, tedarikçilerin ve içinde yaşadığımız ve çalıştığımız toplulukların güvenini kazanırız. Philip Morris International’ın (PMI) işi kapsamında Uygunluk Programının hayata geçirilmesinden sorumlu olan ve yatay yönetimle ortak çalışan bir Uyum İlkeleri Başkanı vardır. Philip Morris International İş Yürütme İlkeleri dürüstlüğe bağlılığımızda kilit kaynak teşkil eder. İlkeler işimiz için geçerli olan temel kuralların çoğunu ve bir şeylerin yolunda gitmediğine dair güçlü bir inancımız varsa her birimizin dile getirmesi gereken sorumlulukları açıklar. İlkeler'i dikkatli bir biçimde okuyun. Bu, eylemlerinizin asla PMI’nin doğru olanı yapma yönündeki taahhüdünün dışına çıkmadığından emin olmanıza yardımcı olur. Hiçbir mali hedef, hiçbir pazarlama hedefi ve hiçbir rekabet hırsı – kısacası hiçbir şey uygunluk ve dürüstlüğe olan bağlılığımızdan daha önemli değildir. Hiçbir işveren tarafından beğenilme arzusu bu temel bağlılığın önüne geçemez. Uygunluk ve dürüstlük konusundaki bağlılığımız herşeyden önce gelmek zorundadır. Bu İlkeler kim olduğumuz ve kim olmayı tercih ettiğimizle ilgilidir. Bu, işimizi – her yerde ve her zaman – nasıl yaptığımızla ilgilidir. Birlikte, bu İlkelerin lafzına ve ruhuna uyarak, Philip Morris International için çalışmanın büyük bir gurur kaynağı olmasını sağlayabiliriz. Saygılarımla, Louis C. Camilleri Philip Morris International Inc. Başkan Mart 2008 İçindekiler PMI İş Yürütme İlkeleri Hakkında Bilmeniz Gerekenler 2 İlkeler Ne İçindir? 2 Bu İlkeler'e Kim Uymalıdır? 3 Doğru Şeyi Yapmaya Yönelik Kişisel Bağlılığınız 3 Yöneticilik Yapanların Sorumlulukları 3 İlkeler Bilmem Gereken Tüm Standartları Açıklıyor mu? 4 Ya Farklı Ülkelerdeki Farklı Yasalar? Soru Sorma ve Kaygıları Belirtme 4 Konuşma ve Paylaşma Sorumluluğunuz Yardım için Kime Başvurabilirim? 5 Yardım için Kime Başvurabilirim? 5 Misilleme Konusunda Hoşgörümüz Yoktur 6 Uygunluk Yardım Hattı 6 Yardım Hattını Aradığımda Ne Olacak? 7 İsim Bildirmeden Endişelerimi Dile Getirebilir miyim? PMI Uygunluk ve Dürüstlük Programları Ne İşe Yarar? 7 Uygunluğun Yapısı Çalışma Ortamı 8 Neyi Amaçlıyoruz 8 Eşit İş Fırsatı ve Çeşitlilik 8 Tacize İzin Verilmeyen Bir Çalışma Ortamı 9 Çalışanların Sağlık, Güvenlik ve Emniyeti 9 Kişisel Bilgilerin Gizliliği 10 İş Yerinde Uyuşturucu ve Alkol Menfaat Çatışmaları, Hediyeler ve Ağırlama 11 Neyi Amaçlıyoruz 11 Menfaat Çatışmaları 13 Hediye Alma ve Ağırlanma 16 Hediye Verme ve Ağırlama İş Yürütme 18 Neyi Amaçlıyoruz 18 Rekabet Yasaları 21 Rakipler Hakkında Bilgi 22 Para Aklama ve Kaçakçılık 23 Ticaret Sınırlamaları, İhracat Denetimleri ve Boykot Yasaları 25 Gümrük ve Dolaylı Vergi 25 Müşterimiz Olarak Devlet 27 Uluslararası Rüşvet ve Yolsuzluk 28 Gizli Bilgiler, Fikri Mülkiyet ve Telif Hakkı 29 Adil Olmayan İş Uygulamaları Tüketicilerle İlişkiler 30 Neyi Amaçlıyoruz 30 Ürün Kalitesi 31 Ürünlerin Reklamı ve Promosyonu 32 Çocukların Korunması 33 Müşteri veya Tüketici Bilgilerinin Gizliliği Şirket Bilgileri, Kaynaklar ve Mali Bilgilerin İfşası 34 Neyi Amaçlıyoruz 34Doğru Defter ve Kayıtlar ve Mali Bilgilerin İfşası 35 Şirket Çalışma Zamanı 35 Şirket Varlıkları ve Kaynakları 36 Şirket Mülkiyetindeki Bilgiler 36 Kurumsal Fırsatlar 37 Bilgisayar Kullanımı ve Ağ Güvenliği 38 Şirket Fonları 38 Bilgi Sızdırma 39 Yatırımcı İlişkileri ve Medya 39 Kayıtların Yönetimi 40 Talep Edilmemiş Fikirler Topluluklar ve Toplum 41 Neyi Amaçlıyoruz 41 Çevre Yasalarına Uyum ve Mükemmellik 42Siyasi Kampanya Etkinlikleri ve Resmi Yetkili ve Görevlilerle Yapılan Görüşmeler 43 Çocuk İşçi ve Zorla İşçi Çalıştırma 43 Devlet Soruşturmaları veya İncelemeleri 44 Sponsorluk Hakkında Açıklama Yapma/Atıf 45 Çalışanların Eğitimi ve Onayı 46 Uygunluk Yardım Hattı Numaraları ve Dahili İletişim Bilgileri Tüm çalışanlardan aşağıdaki bölümlerde ve PMI İlke ve Uygulamaları'nda eksiksiz olarak ayrıntılarıyla açıklanmış olan İlkeler'i bilmeleri ve bunlara uymaları beklenir. Ne İş Yürütme İlkeleri ne de PMI İlkeleri ve Uygulamaları'nın herhangi bir bölümü, bir çalışan, hissedar, müşteri, tedarikçi veya rakip tarafından şirket aleyhinde kullanılabilecek akitten doğan herhangi bir hak sağlamak üzere hazırlanmamıştır ve sağlamaz. İlkeler, daima dürüst bir biçimde hareket ettiğimizden emin olmamız için bizden beklenenler hakkında her birimizin bilgi sahibi olmasına yardımcı olur. Bu İlkeler'in ve PMI İlkeleri ve Uygulamaları'nın en güncel versiyonu PMI Intranet sayfasından bulunabilir. PMI İş Yürütme İlkeleri Hakkında Bilmeniz Gerekenler İlkeler Ne İçindir? PMI, işlerini, yasaların lafzına ve ruhuna ve şirketin İlkeleri ve Uygulamaları'nda yansımasını bulan kabul edilmiş başka iş standartlarına uygun olarak yürütmek konusunda kesin kararlıdır. Bu standartlara uyulmaması yanlıştır ve şirketi ve çalışanlarını çok ciddi zarara sokabilir. Dürüstlük kendi standartlarımıza ve kanunlara uygun hareket etmek anlamına gelir. PMI’da başka hiçbir şey daha önemli değildir. PMI İş Yürütme İlkeleri PMI’da çalışan herkesin uymak zorunda olduğu önemli yasa ve politikalara bir giriş niteliğindedir. İlkeler aşağıdaki konularda her birimize yardımcı olacak şekilde tasarlanmıştır: İşlerimiz için geçerli temel uygunluk kurallarını anlamak ve bu kurallara uymak; ve Ne zaman ve kime danışabileceğinizi veya endişelerinizi dile getirebileceğinizi bilmek . İlkeler, önemli iş politikalarını tek bir kullanışlı rehber halinde düzenler ve özetler. Aşağıda açıklandığı gibi, bu sadece bir başlangıç noktasıdır – PMI İlkeleri ve Uygulamaları, İlkeler'e ek niteliğindedir ve sizin işiniz için de geçerli olabilir. Bu İlkeler'e Kim Uymalıdır? PMI için görev yapan, dünyanın farklı ülkelerindeki tüm çalışanlar bu İlkeler içinde yer alan etik standartlara uymak zorunda olup PMI adına hareket ederken İlkeler'den kılavuz olarak yararlanmalıdır. Danışmanlar gibi PMI adına hareket edebilecek üçüncü şahıslardan hizmet alan çalışanlar, bu kişilerin İlkeler'de belirtilen kurallara göre hareket ettiklerinden emin olmak için gereken çabayı göstererek bu kişilerin çalışmalarını izlemelidirler. Taşeronlarla veya PMI ya da iştirakleri için geçici olarak çalışanlarla ilişki içinde olanlar, rehberliğe ihtiyaç duyduklarında, bu kimselerin yöneticileriyle, Uygunluk veya Hukuk Departmanıyla görüşmelidirler. PMI adına hareket eden bir üçüncü kişinin, taşeronun ya da bizimle geçici olarak çalışan bir başkasının PMI veya ortaklarıyla çalıştığı süre içinde İş Yürütme İlkelerine uygun şekilde davranmadığından şüphelenirseniz (veya bunu biliyorsanız), derhal yöneticinizi, Uygunluk Departmanını, Hukuk Departmanını veya Uygunluk Hattını bilgilendirmeniz gerekir. PMI İş Yürütme İlkeleri 2 PMI İş Yürütme İlkeleri doğru olanı yapmak konusunda bir kararlılığı temsil eder. PMI’da çalışarak bu bağlılığı kabul etmiş olursunuz. Kurallarda yer alan standartları ve işiniz için geçerli PMI İlkeleri ve Uygulamaları'nı anlayın ve daima bunlara uygun hareket edin. Bu standartlara uymak konusunda başarısız olanlar kendilerini, birlikte çalıştıkları kişileri ve PMI’yi tehlikeye atmış olur. Ayrıca, haklarında sonuçları işten çıkarılmaya varacak disiplin cezaları uygulanır. Yöneticilik Yapanların Sorumlulukları Yöneticilik yapanlar Kurallar çerçevesinde aşağıdaki ek sorumlulukları taşır: Dürüst bir biçimde hareket etmenin ne anlama geldiğini gösteren bir örnek oluşturmalıdırlar; Yöneticiliğini yaptıkları kişilerin Kanunlara, bu Kurallarda yer alan standartlara ve PMI'nin uyum İlkeleri ve Uygulamaları'na uymak için yeterli bilgi, eğitim ve kaynağa sahip olmalarını sağlamalıdırlar; Geçici olarak çalışan elemanlar ve sözleşmeli personel de dahil olmak üzere yöneticilik yaptıkları çalışanların uyumluluğunu izlemelidirler; Bu Kurallarda belirtilen standartları ve PMI Uyum İlkeleri ve Uygulamaları'nı icra etmelidirler; Uygunluk ve dürüstlük ile ilgili iyi niyetle sorular yönelten veya kaygılar belirten çalışanları desteklemelidirler. Bu gibi soru ve kaygılarını belirten çalışana karşı kesinlikle herhangi bir biçimde misilleme yapılmamalıdır; ve Potansiyel uyumsuzluk meseleleri, Hukuk Departmanı, İnsan Kaynakları, Uygunluk Departmanı veya Uygunluk Yardım Hattı vasıtasıyla yönetiminiz dahilinde uygun seviyeye bildirilmelidir. İlkeler Bilmem Gereken Tüm Standartları Açıklıyor mu? Kurallar dürüstlük konusundaki kararlılığımızın temel taşıdır. Ancak Kurallar sizin için geçerli olabilecek her yasa veya politikayı açıklamayı amaçlamamaktadır. Sizin için geçerli olan kuralları bildiğinizden emin olun. Örneğin: PMI’nin “C” son eki ile tanımlanan Uyum İlkeleri ve Uygulamaları, bu Kurallar dahilindeki standartları tamamlar ve Kurallarla birlikte PMI için dünya çapında tek bir standart teşkil ederler. Çalıştığınız ülkenin sizin için geçerli ek yasa, kural veya politikaları bulunabilir. Sizin için geçerli olan yasalar ve şirketin Uyum İlkeleri ve Uygulamaları için Kurallar dahilinde i sembolüyle belirtilen ek bilgilere bakın, müdürünüze veya yönetim kademesinden uygun birine sorun ya da Uygunluk Departmanı veya Hukuk Departmanıyla görüşün. PMI İş Yürütme İlkeleri 3 PMI İş Yürütme İlkeleri Hakkında Bilmeniz Gerekenler Doğru Şeyi Yapmaya Yönelik Kişisel Bağlılığınız Ya Farklı Ülkelerdeki Farklı Yasalar? PMI pek çok ülkede faaliyet göstermektedir ve bu durum çalışanların farklı ülkelerin ve Avrupa Birliği gibi organizasyonların yasalarına tabi olmaları anlamına gelir. Her birimizin çalıştığımız yerde geçerli olan yasaları bilme ve bu yasalara uyma gibi önemli bir sorumluluğu vardır. Tüm PMI iştiraklerinin ana ortaklığı olan Philip Morris International Inc., Amerika Birleşik Devletleri’nde kurulmuş bir şirkettir. Bu ve başka nedenlerden dolayı, ABD yasaları ABD dışındaki iş faaliyetleri için de geçerli olabilir. Diğer ülkeler de kendi yasalarını sınırları dışında uygulayabilir. i Faaliyetlerinizin tabi olduğu yasalar hakkında sorularınız varsa bilgi almak için daima çalıştığınız yerdeki Hukuk Departmanına başvurun. Soru Sorma ve Kaygıları Belirtme Konuşma ve Paylaşma Sorumluluğunuz Çalışanlar olarak bizler gerektiği zaman sesimizi yükseltmezsek, şirketimiz dürüst davranma konusundaki kararlılığını sürdüremez. Bu nedenle, işiniz için geçerli yasal ve ahlaki sorumlulukları bilmenin yanı sıra aşağıdaki durumlarda sesinizi yükseltmeniz gerekir: Doğru hareketin ne olduğundan emin değilseniz ve yardıma ihtiyacınız varsa. PMI adına hareket eden birinin yasaları, PMI Uyum İlkeleri ve Uygulamaları'nı veya bu İş Yürütme İlkelerini ihlal eden bir şey yapmakta olduğunu – veya yapmış ya da yapacak olduğunu – düşünüyorsanız. Yanlış bir uygulama içinde olduğunuzu düşünüyorsanız. Bu sorularını veya kaygılarını iyi niyetle dile getiren birinin misillemeye maruz kaldığını düşünüyorsanız. PMI İş Yürütme İlkeleri 4 Yardım İçin Kime Başvurabilirim? Yardım için Kime Başvurabilirim? Uygunluk ve dürüstlük standartları hakkında sorunuz veya kaygınız varsa ne yapmalısınız? Açık ve dürüst bir iletişim ortamının sağlanması için büyük çaba gösteriyoruz. Yasal veya işlerin yürütülmesiyle ilgili bir konuda endişeliyseniz çeşitli seçenekleriniz vardır. En önemlisi, sorunuzu sormanız veya kaygınızı belirtmenizdir. Şirketin kanun çerçevesinde konuyu inceleme ve çözüme kavuşturması sırasında mahremiyet mümkün olduğunca korunacaktır. Uygunluk veya dürüstlük ile ilgili bir konuda genellikle yöneticiniz iyi bir başlangıç noktasıdır. Ayrıca aşağıdaki kişilerden de yardım veya bilgi alabilirsiniz: Yöneticinizin yöneticisi. Genel Müdür, fonksiyon veya departmanınızın yöneticisi. Uygunluk Departmanı. Hukuk Departmanı. İnsan Kaynakları Departmanı. Uyum İlkeleri Başkanı. Buna ek olarak, bu kurallar çerçevesinde, Kuralların belli bir bölümüne ilişkin nereden yardım veya rehberlik bilgisi alabileceğiniz i sembolüyle gösterilmiştir. Bu Kuralların sonunda, bazı genel iletişim bilgileri bulabilirsiniz. Misilleme Konusunda Hoşgörümüz Yoktur İyi niyetle, bilgi talep eden, potansiyel bir uyumsuzluk konusuyla ilgili kaygı belirten veya yanlış yapılan bir işi rapor eden herhangi bir çalışan Kurallara uygun hareket ediyor ve doğru olanı yapıyor demektir. PMI, söz konusu kişiye karşı misillemeye izin vermez. Misilleme anlamına gelecek davranışlar sergileyen çalışanlar hakkında, sözleşmelerinin feshedilmesi de dahil olmak üzere disiplin işlemi uygulanacaktır. Eğer kendinizin veya tanıdığınız birinin uygunluk veya dürüstlükle ilgili bir sorunu dile getirirken misillemeye uğradığından/uğradığınızdan şüpheleniyorsanız, derhal Uygunluk Departmanına bildirin. Misilleme iddialarını ciddiyetle ele alırız. Misilleme iddiaları soruşturulup gerekli önlemler alınacaktır. PMI İş Yürütme İlkeleri 5 Uygunluk Yardım Hattı Sorunların büyük çoğunluğu ilgili taraflarla doğrudan iletişim kurarak veya sorunu yukarıda listelenmiş kişilerden birine yönlendirerek çözülebilir. Ancak, yukarıda belirtilen kaynakların kullanımıyla ilgili bir rahatsızlığınız varsa veya şüphelendiğiniz ya da potansiyel bir uyumsuzluk sorununu isim vermeden bildirmek istiyorsanız, Uygunluk Yardım Hattını arayabilirsiniz. Uygunluk Yardım Hattı yaptığınız aramadaki uygunluk ve dürüstlük hakkındaki kaygılarınızı, yanıtlanmak üzere PMI’ye bildiren bağımsız bir şirket tarafından işletilir. Yardım Hattı 7 gün/24 saat bir telefon hattı ve web hattı şeklinde hizmet verir. Yardım Hattı telefonuna şirketimizin elemanlarının çalışmakta olduğu tüm ülkelerden, web hattına ise internet bağlantısı olan her yerden erişim mümkündür. 100’den fazla dil için çeviri hizmetleri mevcuttur. Bazı ülkelerde, Uygunluk Yardım Hattının kullanımına ilişkin özel kurallar olabilir ve hat operatörleri sadece davranışlarla ilgili belli konulara ilişkin aramaları kabul edebilir. Bu durumda şirketiniz tarafından bilgilendirilirsiniz. i Uygunluk Yardım Hattına telefonla veya online erişim bilgileri için lütfen bu Kuralların son bölümüne bakın. Yardım Hattını Aradığımda Ne Olacak? Yardım Hattı raporları çevrilir ve gereğinin yapılması için şirkete iletilir. İnsan Kaynakları, İç Denetim veya Hukuk Departmanı gibi uygun bir bölümden soruşturmaya ve meselenin çözümlenmesine katkıda bulunmaları istenir. Bunun yanı sıra, Baş Uyum İlkeleri Başkanı raporları ve düzenli olarak gerçekleştirilen faaliyetleri gözden geçirir ve üst yönetim kademesi ? S: Sanırım yöneticim Kurallarda yanlış olduğu belirtilen bir şey yapıyor. Onun hakkında rapor vermekten çekiniyorum çünkü işlerimi zorlaştırabilir. Ne yapmalıyım? ve Yönetim Kurulu Denetleme Komitesine bildirir. Size en kısa zamanda cevap verilmesi için her türlü çaba gösterilir (özellikle koşullar bunu önemli kılıyorsa). Eğer bir soruşturma açılırsa, konuya hemen el atılacak ve ne zaman aranırsa aransın gerekli düzeltici adımların atılması sağlanacaktır. C: Bu konuyla ilgili olarak doğrudan yöneticinizle konuşmak sizi rahatsız edecekse, bu Kurallar çerçevesinde, Yardım İçin Nereye Başvurulabilir bölümünde listelenmiş, Uygunluk Yardım Hattı’nın da aralarında olduğu diğer kaynakları deneyebilirsiniz. PMI iyi niyetle uygunlukla ilgili endişesini dile getiren birine karşı herhangi bir şekilde misilleme yapılmasını hoş görmez. PMI İş Yürütme İlkeleri 6 İsim Bildirmeden Endişelerimi Dile Getirebilir miyim? PMI çalışanlarını bir konuyla ilgili seslerini yükseltirken kendilerini tanıtmaları yönünde teşvik etmekle birlikte Uygunluk Yardım Hattı size endişelerinizi isim bildirmeden dile getirme fırsatı sunar. Bu aramalara takip numaraları atanır, böylece isimlerini vermek istemeyen çalışanlar cevap almak üzere aramalarının durumunu kontrol edebilir veya daha fazla bilgi verme olanağına sahip olurlar. PMI Yardım Hattını aradığınızda kimliğinizi bildirmenizi teşvik etmektedir. Diğer unsurların yanında isminizi vermeniz de sorunu ele almamıza yardımcı olabilir. Ayrıca yukarıda da açıklandığı gibi, PMI bu Kurallar çerçevesinde iyi niyetli bir şekilde endişesini dile getiren kimselere yönelik misillemelere karşı net bir politikaya sahiptir. PMI Uygunluk ve Dürüstlük Programları Ne İşe Yarar? Uygunluğun Yapısı Kurallar sadece standartlarımızın açıklanmasından ibaret değildir. Bu Yönetim Kurulumuz ve yönetim kadememizin yanı sıra, tüm PMI iştiraklerinin yönetim ekipleri ve bizim fonksiyonel liderlik ekiplerimiz tarafından desteklenen şirket çapındaki Uygunluk ve Dürüstlük programının merkezidir. Uygunluk Programı PMI’nin Uyum İlkeleri Başkanı tarafından idare edilir. Uyum İlkeleri Başkanı şirketin Uygunluk Programını PMI’nin üst düzey yöneticileri ve PMI Yönetim Kurulunun Denetleme Komitesiyle birlikte değerlendirir. Uyum İlkeleri Başkanı ve şirket yönetimi birlikte PMI’nin Uygunluk ve Dürüstlük Programını izler. Bu sorumluluk aşağıdakileri içerir: Uygunluk Programı için rollerin ve sorumlulukların tayini; Uygunluk ile ilgili eğitim ve iletişimlerin denetimi; Genel anlamda uygunluk denetimi; Dahili uygunluk soruşturmalarının koordinasyonu; Kuralların ve diğer uygunluk ihlaliyle ilgili disiplin prosedürlerinin incelenmesi; ve Sorun ve kaygı belirtmede kullanılabilecek kaynakların izlenmesi. PMI İş Yürütme İlkeleri 7 Çalışma Ortamı Neyi Amaçlıyoruz PMI güvenli ve profesyonel, takım çalışmasını, çeşitliliği ve güveni destekleyen iş ortamları geliştirmeyi hedeflemektedir. Bu hedef, herkes için eşit iş fırsatı sağlama konusundaki mutlak kararlılığı içerir. Çalışanlarımızın sendikaya katılma veya katılmama tercih haklarına saygı duyuyoruz. Eşit İmkan ve Çeşitlilik PMI uzun yıllardır, kültürel çeşitliliği olan ve insanların çalışmayı istediği bir iş yeridir. İşe alma, birlikte çalışma, geliştirme, terfi, disiplin ve diğer çalışma koşullarının sağlanmasında, ırk, renk, din, cinsiyet (cinsiyet tespiti dahil), yaş, ulusal köken, cinsel tercih, bedensel özür, medeni hal veya yasal olarak korunan başka herhangi bir statüden bağımsız olarak karar veririz. Bu çalışanların bedensel engelleri ile dini inanç ve ibadetlerinin gözetilmesi için makul olanaklar sağlanmasını içerir. Çalışanlara yönelik, yerel yasalar ve mevzuat tarafından sağlanan ek korumalar da olabilir. i Eşit iş fırsatları veya iş adaleti konusunda daha fazla bilgiye ihtiyacınız olursa, bulunduğunuz yerdeki veya bölgedeki İnsan Kaynakları yetkilinize başvurun. Tacize İzin Verilmeyen Bir Çalışma Ortamı Profesyonel bir çalışma ortamı tacizin hiçbir biçimine izin vermeyeceğimiz anlamına da gelir. Taciz, saldırgan, düşmanca veya sindirmeye yönelik bir ortamı amaçlayan veya böyle bir ortama neden olan sözlü, fiziksel veya görsel davranışlar şeklinde olabilir. Özellikle cinsel taciz, cinsel içerikli girişimleri, talepleri, istenmeyen fiziksel teması veya tekrarlanan ve istenmeyen cinsel teklifleri içerebilir. Yasaklanmış diğer davranışlar şunlardır: Irk, etnik köken, din, yaş veya cinsel içerikli saldırgan şaka veya ? S: Ben bayan bir çalışanım. Erkek bir iş arkadaşım dış görünüşümle ilgili sık sık beni rahatsız eden kişisel yorumlarda bulunuyor. Buna son vermesini söyledim ancak devam ediyor. Bununla ilgili olarak ne yapabilirim? hakaretler; saldırgan içerikli resim veya karikatür dağıtma ya da gösterme; sesli posta, e-posta veya başka elektronik cihazları kullanarak aşağılama veya ayrımcılık içeren bilgiler yayınlama. Bu gibi davranışların hiçbir şekilde PMI’de yeri yoktur. i PMI 02-C “İstihdam” hakkında bilgi sahibi olmalı ve bunu uygulamalısınız. C: Konuyu dile getirebilirsiniz – ve getirmelisiniz. Bunu dile getirmenin pek çok yolu vardır. Bu kurallar dahilinde yer alan Yardım İçin Nereye Başvurulabilir bölümüne bakın. PMI İş Yürütme İlkeleri 8 Çalışanların Sağlık, Güvenlik ve Emniyeti PMI, çalışanlara güvenli bir çalışma ortamı sağlamayı taahhüt etmektedir. Güvenlik, özellikle dikkat edilmesi gereken işyeri güvenlik yönetmeliklerine tabi tutulan üretim yerlerinde ve iş günlerinin önemli bir bölümünü şirketle ilgili işler için araç kullanarak geçiren çalışanlar için önemlidir. Her çalışma ? S: İş güvenliği standartlarımız çalıştığım ülkede gerekli olanın çok ötesine geçiyor, rakiplerimiz ise yalnızca yerel gerekleri yerine getiriyor. Bizim de aynısını yapmamız gerekmez mi? Kişisel Bilgilerin Gizliliği ve iş güvenliği gerekliliklerine uymanın yanı sıra, yasaların gerektirdiği düzeyin ötesine geçen sağlık ve iş güvenliği gerekliliklerine da sahiptir. İş güvenliği kurallarının konulmuş olması tek başına yeterli değildir. İş güvenliği ile ilgili kararlılığımızın anlamı her birimizin işimizi yaparken iş güvenliğiyle ilgili riskler konusunda tetikte olmamızdır. Bütün çalışanlar ve tesislerimizde çalışan başka biri işleriyle ilişkili olan sağlık ve güvenlik gerekliliklerini bilmek zorundadır. Emniyetli ve güvenli bir çalışma ortamı aynı zamanda şiddetten arındırılmış bir işyeri anlamına gelir. Hiçbir PMI şirketinde açık veya örtülü tehditlere, sindirme hareketlerine ve şiddete yer yoktur ve bu türden davranışlara tolerans gösterilmez. i PMI 08-C “Çevre, Sağlık, Güvenlik ve Emniyet” ve sağlık ve güvenlikle ilgili diğer gereklilikleri bilmelisiniz ve bu gerekliliklere uymalısınız. Çalışanlar, iş güvenliğini tehdit eden – tehditler veya sindirmeye yönelik hareketler dahil- her türlü davranışı yöneticilerine, yerel güvenlik sorumlusuna, İnsan Kaynakları Departmanına veya yerel güvenlik temsilcisine bildirmelidir. Çalışma Ortamı C: Hayır. Şirketimizin iş güvenliği gerekliliklerine uymamız gerekir. Yerel gereklerin ötesine geçse de, iş yaptığı tüm bölgelerde PMI şirketler grubu çalışanlarımıza güvenli ve emniyetli bir iş ortamı sağlamayı amaçlamaktadır. alanının uyulması zorunlu emniyet kuralları bulunur. Şirketlerimiz tüm sağlık PMI çalışanlarının kişisel bilgilerine saygı gösterir. Bu da, kişisel kayıtlara erişimin, gerekli izne sahip ve söz konusu bilgiye iş için gerçekten gereksinim duyan şirket personeliyle sınırlı tutulması demektir. Kişisel bilgilere erişim hakkı olan çalışanların bu bilgileri gerektiği gibi ve gizlilik kurallarına uygun hareket ederek kullanması zorunludur. Çalışanlara ait kişisel bilgileri gerekli izni almadan asla PMI dışından birine vermeyin. Şirketlerimizin çalışan gizliliği konusunda kararlılığı, işte uygun olmayan kişisel faaliyetler yürütme izni anlamına gelmez. Örneğin, şirket bilgisayarları yalnızca resmi kullanım içindir ve kişisel kullanımı sınırlıdır, iş dışı etkinlikler için kullanılamaz. Geçerli olan yasal kısıtlamalara göre şirket, işyerinde ya da şirket kaynaklarıyla yaratılan bütün iletişimlere, kayıtlara ve bilgilere erişme, bunları gözden geçirme ve kullanma hakkını saklı tutar. Bu, intranet veya Internet etkinliklerini, e-posta, sesli posta ve telefon görüşmelerini ve bilgisayar dosyalarını da kapsayabilir. i Özlük bilgilerinin gizliliği, birçok Hükümet organına ait yasalara ve yönetmeliklere tabidir ve bu konu PMI 03-C kapsamında “Kişisel Bilgilerin Korunması” ele alınmıştır. PMI İş Yürütme İlkeleri 9 İş Yerinde Uyuşturucu ve Alkol İş, net düşünebilme ve genellikle hızlı tepki verebilme yetisi gerektirir – çalışanlarımızın ve müşterilerimizin güvenliği buna bağlıdır. Alkol veya uyuşturucu maddelerin etkisinde olmak ya da yanlış ilaç kullanımı çalışanın en iyi performansını sergileme yetisini azaltır. PMI’nin çalışma sırasında uyuşturucu ve alkol kullanımını kesinlikle ? S: Yöneticiminin nefesinin sabah erken saatlerde dahi sıklıkla alkol koktuğunu ve hareketlerinin bozuk olduğunu farkediyorum. Eğer kendisiyle yüzleşirsem veya bu durumu herhangi birine anlatırsam olay çıkabilir veya beni kovmaya çalışabilir. Ne yapmalıyım? yasaklamasının sebebi budur. Bu kuralların ihlali halinde çok ciddi yaptırımlar uygulanır. i Herhangi bir uyuşturucu veya alkol kullanımı durumu gözlediğinizde, bunu bildirmeniz gerekir. C: Bir sorun yaşanması ihtimali olduğunu gösteren yeterince kanıt mevcut, bu durumda hemen sesinizi duyurmak sizin görevinizdir. Kullanabileceğiniz kaynakları görmek üzere bu İş Yürütme İlkelerinin Yardım İçin Kime Başvurabilirim bölümüne bakın. PMI size karşı yapılacak bir misillemeyi hoş görmeyecek ve sizi bunlardan korumak için gerekeni yapacaktır. PMI İş Yürütme İlkeleri 10 Menfaat Çatışmaları, Hediyeler ve Ağırlama Neyi Amaçlıyoruz PMI çalışanları olarak, kişisel veya diğer dış etmenlerden bağımsız olarak – sadakat ve nesnellik çerçevesinde şirketin en iyi çıkarları doğrultusunda şirketi etkileyecek kararlar vererek – ortak hedeflerimize erişmek için birlikte çalışıyoruz. Menfaat Çatışmaları Çalışanlarımızın şirket dışındaki hayatlarında birçok faaliyetleri vardır. Bir çalışanın kişisel, toplumsal, mali veya siyasal etkinlikleri onun şirkete karşı bağlılığını ve objektif yaklaşımını etkileme ihtimali taşıdığında bir “menfaat çatışması” doğar. Şirket işlerini dürüst ve etik bir tavır içinde ? S: Yerel temizlik hizmetleri veren bir firmayla sözleşme yapmamız gerekiyor ve doğru olanı bulmak için çok zaman harcıyoruz. Güvenilir olduklarını ve işlerini iyi yaptıklarını bildiğim erkek kardeşimin temizlik firmasıyla anlaşsak şirketi zaman ve enerji kaybından kurtarmış olmaz mıyız? yürütme yükümlülüğünüz mevcut ve görünürde olan menfaat çatışmalarını gerektiği şekilde halledebilmeyi de içerir. Bu zaman zaman çatışmalardan tamamen uzak durmayı ve daima mevcut veya görünür menfaat çatışmalarını tam olarak ifşa etmeyi gerektirir. Menfaat Çatışmalarının Ortaya Çıkabileceği Yaygın Durumlar Şirket Dışında Çalışma ve Dış Bağlantılar. Rakip, müşteri veya mal ve hizmet tedarikçisi olan bir kuruluşta ikinci iş olarak çalışıyorsanız, böyle bir kuruluşa hizmet veriyorsanız veya böyle bir kuruluş için yöneticilik veya danışmanlık yapıyorsanız, bu durum fiili veya olası bir menfaat çatışmasını ortaya çıkartabilir. (Aynı durum, rakip, müşteri veya tedarikçi olmaya çalışan bir kuruluş için çalışmak durumunda da geçerlidir.) Bu türden, şirketinizde yaptığınız işin bir parçası olarak ticari ilişkide olduğunuz herhangi biri için çalışmak veya hizmet vermek gibi durumlara asla izin verilmez. Aşağıdaki şartları karşılamadığınız sürece rakiplerle, müşterilerle veya tedarikçilerle şirket dışı iş bağlantısı kurmanıza izin verilmez: Yöneticinizin yazılı iznini almak; ve Menfaat Çatışmaları, Hediyeler ve Ağırlama C: Bir firmayla yalnızca erkek kardeşinize güvendiğiniz için anlaşmak sağlıklı bir iş uygulaması değildir ve satın alma gerekliliklerimize ters düşer. Ayrıca, bu durum erkek kardeşinize yardımcı olma isteğiniz ile en uygun tedarikçiyi seçmek konusundaki objektif yaklaşımınız arasında menfaat çatışması doğurur. Ancak, Uygunluk yöneticinize gerektiği gibi açıklamada bulunursanız ve siz (altınızda çalışan herkesle birlikte) seçme sürecinin dışında tutulursanız, erkek kardeşinizin şirketi yeterli görülen diğer tedarikçilerle işi almak için rekabet edebilir. Yöneticinizle birlikte Uyum İlkeleri Departmanının yazılı iznini almak. Yakın Akrabalarla İşler ve Bağlantılar. Yakın akrabaların iş faaliyetleri de menfaat çatışmaları doğurabilir. Eğer bir “yakın akrabanızın” (Menfaat Çatışmaları Konusunda Dikkat Edilmesi Gereken Diğer Noktalar’da tanımlanmış) herhangi bir rakip firma, müşteri veya tedarikçiyle iş yaptığını öğrenirseniz ya da PMI'da yakın bir akrabanız çalışıyorsa ve şahsi durumunuz ile ilgili mevcut veya olası bir menfaat çatışması olması mümkünse, derhal yöneticinizi ve Uygunluk İlkeleri Departmanını bilgilendirin. Uyum İlkeleri Departmanı durumla ilgilenmek üzere bir faaliyette bulunup bulunulmayacağına karar verir. Genel olarak, bir akrabanın sizinle, iş biriminizde çalışan veya altınızda çalışan herhangi biriyle bir iş ilişkisinin olmaması gerekir ve bunun yanısıra yakın bir akrabanız olan bir çalışanla PMI İş Yürütme İlkeleri 11 Menfaat Çatışmaları (devam) aranızda doğrudan ya da dolaylı olarak amirlik ilişkisi bulunmamalıdır. İstisnalar Uyum İlkeleri Departmanının özel onayını gerektirir. Ayrıca, gizli iş bilgilerini herhangi bir akrabanıza açıklamamak konusunda özenli olmanız gerekir. Yönetim Kurulu. Bazen bir çalışandan, başka bir kuruluşun yönetim kurulunda görev alması istenebilir. Bu, bazı durumlarda reel veya aşikar bir menfaat çatışması ve hatta yasal bir sorun doğurabilir. İşimizle ilgili olma ihtimali olan bir organizasyonun (kar amaçlı olmayanlar da dahil olmak üzere) yönetim kurulu üyeliği gibi bir pozisyonu kabul etmeden önce, Hukuk Departmanınıza danışacak olan Uyum İlkeleri Başkanından daima yazılı onay alın. Yatırımlar. Çalışanlar ve onların yakın akrabaları, yatırımlarının, çalışanların PMI adına objektif karar alma yeteneklerini olumsuz etkileyecek şekilde menfaat çatışmasına neden olmamasına özen göstermelidir. Rakip kuruluşlar, tedarikçiler veya müşterilere yapılan yatırımlar menfaat çatışması doğurabilir. Bir rakip, tedarikçi veya müşteriye ilişkin her tür “önemli miktarda pay” yöneticinizin ve Uyum İlkeleri Başkanının önceden yazılı iznini gerektirir. “Önemli miktarda pay” kararlarınızı etkileyebilecek veya öyle görünmesine neden olacak her türlü ekonomik çıkar anlamına gelir. Yatırımcıların yatırımlar hakkında karar verme yetkisine sahip olmadığı halka açık fonlar, endeks fonları ve benzeri menkul değer fonları menfaat çatışması kapsamına girmez. Bazı yatırımlar her durumda yanlıştır: S eçiminde, değerlendirilmesinde veya kendisiyle yapılan pazarlıklarda katkınız bulunan (veya böyle bir sorumluluğu olan herhangi birinin yöneticiliğini yaptığınız) tedarikçiye asla yatırım yapmayın; B ir müşteriyle yapılan işlerden sorumluysanız veya böyle bir sorumluluk taşıyan herhangi birinin yöneticiliğini yapıyorsanız, o müşteriye asla yatırım yapmayın. Buna karşın, bir yatırımın menfaat çatışması doğurup doğurmadığına karar vermek iyi bir değerlendirme yapmayı gerektirir. Bir yatırımın menfaat çatışması oluşturup oluşturmadığına karar vermek için kendinize aşağıdaki soruları yöneltin: Bu yatırım şirket için aldığım herhangi bir kararı etkileyebilir mi? Bu yatırım, şirketimdeki kişiler (örneğin, birlikte çalıştığım kişiler) tarafından nasıl algılanır – şirket için yaptığım işleri etkileyebileceğini düşünürler mi? Bu yatırım müşteri, tedarikçi, hissedar ve hatta medya gibi dış unsurlar tarafından nasıl algılanır? PMI İş Yürütme İlkeleri 12 Menfaat Çatışmaları (devam) Menfaat Çatışmaları Konusunda Dikkat Edilmesi Gereken Diğer Noktalar Yakın Akrabalar. Önceki bölümlerde görüleceği gibi, yakın bir akrabanın faaliyetleri reel veya zahiri bir menfaat çatışması doğurabilir. Bu durum çalışanın bağlılığı, çıkarları belirli olan yakın akrabaya bağlılık ile farklı çıkarlara sahip olabilecek PMI şirketine bağlılık arasında bölünürse veya bölünmüş görünürse ortaya çıkar. “Yakın akraba” olarak karı veya koca, ebeveynler ve üvey ebeveynler; çocuklar ve üvey çocuklar, kardeşler ve üvey kardeşler, yeğenler, hala, teyze, yenge, amca, dayı ve enişteler; büyükanne ve büyükbabalar; torunlar ve evlilik vasıtasıyla yakın akrabalar sayılabilir. Buna ek olarak “yakın akraba” kuralları ev arkadaşlarını (yerel kanunlarca tanınsın veya tanınmasın), birlikte yaşadığınız kişiyi ya da yakın kişisel veya romantik ilişki içerisinde olduğunuz kişiyi de kapsar. Menfaat çatışması konusunda birlikte yaşamadığınız aile fertlerinin faaliyetlerini öğrenme sorumluluğunuz yoktur. Evinizde yaşamayan aile üyeleri söz konusu olduğunda yalnızca bilgi sahibi olduğunuz durumlar hakkında özen göstermeniz yeterlidir. Potansiyel Tedarikçiler, Müşteriler ve Rakipler. Menfaat çatışmalarında, “tedarikçi”, “müşteri” veya “rakip” hem fiili hem de potansiyel olarak menfaat çatışması kapsamında ele alınır. Bir menfaat çatışması durumunda olabileceğinizi düşünüyorsanız veya başkaları sizin bir menfaat çatışması durumunda olduğunuzu düşünüyorsa, durumu derhal Uyum İlkeleri Departmanına yazılı olarak bildirmeniz gerekir. i PMI’ın intranet sitesinde elektronik olarak menfaat çatışması bildiriminde bulunma imkanı mevcuttur. Çıkar çatışmalarını nasıl bildireceğiniz veya bunlara ilişkin başka bir sorunuz varsa, lütfen Uygunluk Departmanıyla görüşün. Hediye Alma ve Ağırlanma PMI’nin birçok tedarikçisi vardır ve tedarikçiler şirketimizin başarısında hayati rol oynar. Bu nedenle tedarikçilerle ve üçüncü kişilerle yaptığımız işlerin tamamen sağlam iş kararları ve adil anlaşmalar temeline dayanması gerekir. Hediyeler ve ağırlama iyi niyet oluşturabilir ancak bunları sağlayan kişi hakkında objektif yaklaşımı zorlaştıran bir rol de oynar. Kısacası, hediyeler ve ağırlama kendi menfaat çatışmalarını oluşturabilir. “Hediye Alma ve Ağırlanma” indirimler, krediler, nakit para, herhangi bir ürün veya hizmette lehte şartlar, hizmetler, ödüller, seyahat, araç veya tatil tesislerini kullanma, hisse senetleri veya başka menkul değerler, hisse tekliflerine katılım, ev tadilatı, biletler ve hediye kuponları gibi değer taşıyan herhangi bir şey olabilir. Potansiyel liste sınırsızdır, yukarıdakiler yalnızca örnek olarak verilmiştir. NOT: Bazı iştiraklerde, hediyeler ve ağırlamaya ilişkin daha kısıtlayıcı şartlar da olabilir. Bu kuruluşların çalışanları bu standartların ihlali anlamına gelecek hiçbir hediye veya ağırlama teklifini kabul etmemelidir. PMI İş Yürütme İlkeleri 13 Hediye Alma ve Ağırlanma (devam) PMI çalışanlarına ve yakın akrabalarına sunulan hediye ve ağırlamalar üç kategori altında toplanır: GENEL OLARAK KABUL EDİLEBİLİR Bazı hediye ve ağırlamalar onay gerektirmeyecek kadar küçüktür. Herhangi bir kaynaktan gelen ve bir takvim yılında toplam piyasa değeri 250 dolar veya altında olan hediyeler ve ağırlamalar, aşağıda açıklanan “Her Zaman Yanlış” ? S: Bir tedarikçinin satış temsilcisi, şirketinin sözleşme imzalamakta kullandığı akıllıca tasarlanmış bir kalem vermeyi teklif eder, ancak bu teklifin bir amacı vardır. Kaleme, satın alma ekibinin diğer üyeleriyle iletişiminde yardımcı olmanız koşuluyla sahip olabileceğinizi söylüyor. Kalemin değeri 250 doların altındaysa teklifi kabul edebilir misiniz? C: Hayır, çünkü burada bir karşılık elde etmek için verilen bir hediye söz konusudur. Kalemi size karşılığında bir şey aldığı koşulda verecektir. Bu küçük bir konu gibi görünse de, bir işe karşılık olarak yapılan uygulamalar “Her Zaman Yanlış” listesindeki karşılık elde etmek için verilen hediyelerdendir. kategorisine girmiyorsa bu kategoriye girer. Bu, aşağıdakilerin, tek bir kaynaktan bir yıldaki toplam değeri 250 doları aşmaması koşuluyla onay gerektirmemesi demektir: İş ilişkisi olan bir kişiyle ara sıra yenilen yemekler. S ıradan spor, tiyatro etkinlikleri ve diğer kültürel etkinlikler. D iğer makul ve sıradan hediye ve ağırlamalar. Benzer bir biçimde, makul değere sahip kalemler, takvimler ve genel olarak müşterilere verilen kahve kupaları gibi tanıtıma yönelik eşyayı kabul etmek için onay gerekmez. HER ZAMAN YANLIŞ Başka türden hediyeler ve ağırlamalar basitçe söylemek gerekirse gerçekte veya görünüşte yanlıştır. Bunlara hiçbir zaman izin verilemez ve kimse bunları onaylayamaz. Çalışanlar aşağıdaki türden hediye ve ağırlamaları hiçbir zaman kabul edemez: Y asadışı olan veya herhangi bir yasa ihlaline yol açan hediye veya ağırlamalar. N akit veya nakde eşdeğer hediyelerin (nakde çevrilebilen hediye sertifikaları gibi), banka çeki, para havalesi, yatırım fonları, kıymetli evraklar, krediler, hisse senetleri veya hisse opsiyonları gibi hediyelerin kabul edilmesi. K arşılık olarak herhangi bir şey kabul veya talep etme ya da bir anlaşmanın parçası olarak herhangi bir şeyi hediye veya ağırlama karşılığı olarak yapma. U ygunsuz, cinsel içerikli veya karşılıklı saygı konusundaki taahhütlerimizi zedeleyen herhangi bir ağırlamaya katılım. H ediyeyi veren veya ağırlamayı sağlayan kişinin kendi işvereninin standartlarını ihlal etmesine neden olacağını bildiğiniz herhangi bir etkinliğe katılım. PMI İş Yürütme İlkeleri 14 Hediye Alma ve Ağırlanma (devam) HER ZAMAN DANIŞIN Diğer kategorilere uymayan her şey için kabul etmenize izin verilebilir veya izin verilmeyebilir, ancak PMI 14-C “Devlet Görevlileri ve İş Ortakları ile İlişkiler. Politik Faaliyet” uyarınca önceden yazılı izin almanız gerekir. Bu kategoriye giren örnekler olarak, mevcut veya potansiyel bir tedarikçi veya müşteri tarafından ödemesi yapılan aşağıdaki hediye ve ağırlamalar verilebilir: Tek bir kaynaktan bir takvim yılı içinde toplam ticari değeri 250 dolar’ı aşan hediye ve ağırlamalar. Bir Dünya Kupası maçı veya Super Bowl gibi özel etkinlikler (bunların değeri genellikle 250 dolardan fazladır). Bir günden uzun süren seyahat veya ağırlama. Bir şeyin “Her Zaman Danışın” kategorisinde olup olmadığını onaylamak için, makul bir karara varılmalı ve aşağıda belirtilen şu konular dikkate alınmalıdır: Hediye veya ağırlama çalışanın objektif karar almasını etkileyebilir mi? Etkinliğin işle ilgili olup olmadığı (örneğin, söz konusu etkinlikte iş konuşulup konuşulmayacağı). Diğer çalışanlar için nasıl bir örnek teşkil edeceği. Diğer çalışanlar tarafından ve şirket dışından nasıl algılanacağı. Hediye ve Ağırlama Konusunda Dikkat Edilmesi Gereken Diğer Noktalar: Tedarikçileri ve Müşterileri Bilgilendirme. İş yaptığınız veya yapmayı istediğiniz herkesi bu şirket gereklilikleri konusunda bilgilendirmelisiniz. İzin Verilmeyen Bir Hediye Alındığında Yapılması Gerekenler. Nakit veya nakde eşdeğer hediyelerin (nakde çevrilebilen hediye sertifikaları gibi), banka çeki, para havalesi, yatırım fonları, kıymetli evraklar, krediler, hisse senetleri veya hisse opsiyonları gibi hediyeleri derhal iade etmelisiniz. “Genel Olarak Kabul Edilebilir” tutarı aşan diğer türden hediyeler söz konusu olduğunda, Uyum İlkeleri Başkanı hediyeleri iade etmenin pratik ve istenir bir yol olmadığına karar verirse hediyeler Uyum İlkelleri Başkanı üzerinden şirket kullanımı, satış veya bağış için verilir. Resim, masa üstü set gibi şirket ofisinizde kullanılabilecek hediyeler Uyum İlkeleri Başkanının yazılı izniyle veya bağlı kuruluşunuzun mevcut prosedürlerine göre şirket malı olarak kalmak kaydıyla ofisinizde kullanılabilir. Gerekirse, hediyeyi veren kişi veya kuruluşa şirketin hediyeler konusundaki gerekliliklerini açıklayan bir yazı gönderilmelidir. i Hediyeler ve ağırlama hakkında sorularınız veya kaygılarınız varsa yöneticinize veya Uygunluk Departmanına başvurun. Bağlı kuruluşunuzun başka gereklilikleri de olabilir. Bunları bildiğinizden emin olun. PMI İş Yürütme İlkeleri 15 Hediye Verme ve Ağırlama Hükümet Dışı İş Bağlantılarına Sunulan Hediye ve Ağırlamalar Nasıl ki hediye ve ağırlamaları kabul etmeye yönelik katı kurallarımız varsa (bu Kurallar kapsamında yer alan Hediye Alma ve Ağırlama bölümüne bakın), bunları verirken de çok dikkatli olmamız gerekir. Mütevazı hediyeler, ? S: En iyi müşterilerimden birine teşekkürlerimi iletmek için özel bir hediye vermek istiyorum. Elimde, müşterimin hoşuna gideceğini bildiğim tenis turnuvası biletleri var, ama sanırım müşterimin şirket politikaları bu biletleri kabul etmesine izin vermiyor. Müşterim kendi şirketinin politikalarını dikkate almıyorsa, ona biletleri verebilir miyim? C: Hediye vermenin, hediyeyi kabul eden tarafın şirket politikalarını ihlal edeceğini biliyorsanız, hediyeyi veremezsiniz. Başkalarının bizim standartlarımıza saygı göstermesini bekliyorsak, bizim de onlarınkine saygı göstermemiz gerekir. iş yemekleri ve ağırlama gibi parasal değeri olan jestler sunulması iş dünyasında son derece yaygındır ve bunda iyi niyetin ve iş ilişkilerinin geliştirilmesi amaçlanır. İyi düşünülmüş olması ve mütevazı olması koşuluyla, iş bağlantısı içinde bulunulan hükümet dışı kişilerle makul ağırlama ve hediye alışverişi, kabul eden tarafın işvereni yasaklamadıkça uygun görülür. Yasa gereği veya kabul eden kişinin kuruluşunun bir politikası gereği kabul edemeyeceğine inandığınız bir Hediye veya Eğlenceyi asla teklif etmeyin veya sağlamayın. Hediye Verme Hükümet dışı bir iş bağlantısına değeri 250 doların üstünde bir hediye vermek için, PMI 14-C’de bildirilen prosedürlere göre önceden yazılı bir izin almanız gerekir. Bazı uygulamalar istisnasız olarak kabul edilemez. Aşağıdaki durumlarda hediye, ağırlama veya değer taşıyan herhangi bir şeyi hiçbir zaman teklif etmeyin ya da vermeyin: Y asadışıysa. K abul eden kişinin kuruluşunun kurallarını ihlal ediyorsa. Nakit veya başka parasal araçlar (banka çekleri, seyahat çekleri, havaleler, yatırım amaçlı menkul değerler veya paraya çevrilebilir yatırım araçları). U ygunsuz, cinsel içerikliyse veya karşılıklı saygı konusundaki taahhütlerimizi ihlal ediyorsa. B ir şeye karşılık olarak veriliyorsa. H ediyenin, kabul eden kişiye verildiğinin umuma açık bir ortamda; örneğin satış teşvik programı gibi kabul eden tarafın amiri tarafından bilinen ve onaylanan bir çalışma çerçevesinde verildiğinin açıkça belirtildiği durumlar dışında 1.000 doları aşan hediyeler. Ş irket defterlerine gerektiği gibi kaydedilmemişse. PMI İş Yürütme İlkeleri 16 Hediye Verme ve Ağırlama (devam) Hükümet Yetkililerine veya Çalışanlarına Sunulan Hediyeler Hükümet yetkilileri ve çalışanlarına sunulan veya teklif edilen hediye ve ağırlamalar bazı özel riskler taşır. Bir hükümet yetkilisi veya çalışanına asla yasadışı olan veya yetkili ya da çalışanın işiyle ilgili etik veya diğer kuralları ihlal edebileceğine inandığınız hediye, ağırlama veya değeri olan herhangi bir şey teklif etmeyin ya da sunmayın. Bir hükümet yetkilisine veya çalışanına herhangi bir hediye sunmadan veya teklif etmeden önce, PMI 14-C “Devlet Görevlileri ve İş Ortakları ile İlişkiler. Politik Faaliyet” bölümünü çok iyi bildiğinizden ve harfiyen uyguladığınızdan emin olun. PMI İş Yürütme İlkeleri 17 İş Yürütme Neyi Amaçlıyoruz PMI tüm iş ilişkilerimizde dürüst ve adil olma çabasındadır. Ciddi şekilde rekabet eder, ancak bunu tüm rekabet yasaları ve piyasa kurallarına uygun bir biçimde yaparız. Rekabet Yasaları Pazarları rekabet karşıtı davranışlardan koruyan yasalara sıkı sıkıya bağlıyız. Rekabet yasaları, fiyatları belirleme ve rakipleri adaletsiz bir şekilde devre dışı bırakmaya yönelik çabalar gibi rekabeti kısıtlayıcı anlaşmaları yasaklar. Rekabet Yasaları Hakkında Bilgiler: D ünyada Rekabet Yasaları Değişkenlik Gösterir. Birçok ülkede, Avrupa Birliği’nde ve bazı eyaletlerde veya vilayetlerde rekabeti kısıtlayıcı davranışları yasaklayan yasalar vardır. Sizin uymakla yükümlü olduğunuz yasalar nerede bulunduğunuza ve iş faaliyetlerinizi nerede yürüttüğünüze bağlı olarak değişiklik gösterebilir. B u Yasaların Kapsamı Ülkenin Dışına Çıkabilir. Pek çok ülkenin ülke sınırları dışında meydana gelen faaliyetleri dahi kapsayan rekabet yasaları C ezalar Ağırdır. Bu yasaların ihlali halinde verilecek cezalar ağırdır. Bazı ülkelerde, fiyat tespiti gibi ihlallerden hüküm giyen kimseler hapis cezasına çarptırılabilir. Para cezaları da ağır olabilir. Örneğin AB’de, rekabet dışı davranışlar için para cezası tüm dünyadaki cironun (satışlar) yüzde onu olabilir. Pek çok ülkede rekabet yasalarının ihlali halinde buna benzeyen ciddi müeyyideler uygulanmakta veya bunların yakın zamanda uygulanmaya başlaması planlanmaktadır, bazı ülkelerde ise, müşteriler ve rakipler rekabet ihlalleri nedeniyle uğradıkları zararların tazmini için dava açabilmektedir. D ikkatsiz Uygulamalar Yasaya Aykırı Olabilir. Rakip bir firmanın satış temsilcisiyle yapılan bir öğle yemeği toplantısı veya sektörel dernekte şikayetlerin ele alındığı bir oturum gibi sıradan görünen iş ilişkileri rekabet yasası ihlallerine yol açabilir. Rekabet yasaları ticareti sınırlandıran veya kısıtlayan anlaşmaları yasaklar. Rakipler arasındaki yasa dışı anlaşmalara örnek olarak fiyat belirleme veya hileli teklif kartelleri verilebilir. Tedarikçiler veya müşterilerle yapılan belli anlaşmalar da anlaşmanın rekabeti sınırlandırıp sınırlandırmadığına bağlı olarak rekabet yasası çerçevesinde bu gibi sorunlara neden olabilir. Bunlar kapsamında belli bir müşteri veya tedarikçiyle iş yapmama (“grup boykotu”) veya tedarikçi ve müşteri arasında yeniden satış fiyatlarının belirlenmesi için yapılan anlaşmalar da yer alır. PMI İş Yürütme İlkeleri 18 Conducting Business vardır. Rekabet Yasaları (devam) i “Rekabet ve Adil Ticaret” başlıklı PMI 05-C rekabet yasasına uygunluğun sağlanmasına yönelik olarak dünya çapında tek bir standart getirmektedir. Bazı durumlarda, bu kurallar yerel yasalardan daha sert olabilir. PMI 05-C ve bunun işinizi nasıl etkileyebileceği konusunda bilgi sahibi olmanız gerekir. İş Yürütme Pazarlarda tekelleşme yaratmak veya buna teşebbüs etmek ve hakim durumunu kötüye kullanmak yasalara aykırıdır. ? S: Bir ticari birliğin toplantısı sırasında, rakip üreticilerin temsilcileriyle görüştüm. Temsilcilerden biri “sizi bilmem ama, kar marjlarımız eskisi kadar iyi değil” dedi. Bir diğeri, “Bu yüksek indirim oranları hakkında bir şeyler yapabilmemizi isterdim” dedi. Başımla onayladım ama hiçbir şey söylemedim. Birkaç hafta içinde bu konuşmada temsilcileri yer alan şirketler fiyatlarını yükselttiler. Bu görüşme bir sorun oluşturur mu? Ne yapmalıydım? C: Evet, bu görüşme kesinlikle bir sorun oluşturur. Bir mahkeme, ortada açık bir anlaşma olmasa da, bir şey söylemiş olsun ya da olmasın söz konusu görüşmede yer alan herkesin bir fiyat belirleme anlaşmasına girdiği sonucuna varabilir. Bu risk nedeniyle, kendinizi rakiplerle fiyat konularının görüşüldüğü bir ortamda buluyorsanız, bu görüşmeyi onaylamadığınızı açıkça belli edecek şekilde derhal bu ortamdan ayrılın ve en kısa zamanda Hukuk Departmanını arayın. Bazı rekabet yasaları pazarda tekelleşme yaratılmasını veya buna teşebbüs edilmesini yasadışı kabul ederken, başka yasalar pazarda “hakim durumda” olan şirketlerin davranışlarını düzenler. Örneğin, pazarda hakim durumdaki bir şirket, başkalarının pazara girmesini engellememeli veya rekabeti ortadan kaldırmaya çalışmamalıdır. Rakipler genellikle maliyetlerini karşılayacak şekilde fiyat belirler. Maliyetin altında fiyat belirleme “yıkıcı” bir davranış olarak algılanabilir. Eğer maliyetin altında fiyat belirlemek için bir neden varsa, maliyet altında fiyat belirlemenin yıkıcı veya herhangi bir yasaya aykırı bir davranış olarak değerlendirilmemesini sağlamak için bu durum Hukuk Departmanıyla birlikte incelenmelidir. Birbirleriyle rakip olan müşteriler için farklı fiyatlar uygulamak yasalara aykırı olabilir. AB’de ve diğer bazı ülkelerde, fiyat farklılaştırması, ilgili şirketin hakim durumda olduğu veya fiyatlamanın üçüncü bir kişiyle anlaşma sonucu yapıldığı durumlarda rekabet ihlali oluşturabilir. Fiyat veya iskonto düzeylerini belirleme veya “trade program” hazırlama yetkisine sahip çalışanlar bu yasaların gereklerini öğrenmeli ve yönlendirme için Hukuk Departmanlarına başvurmalıdır. i Rekabet yasaları ve PMI 05-C çerçevesindeki sorumluluklarınızla ilgili sorularınız veya kaygılarınız varsa yöneticinize veya Hukuk Departmanına başvurun. PMI İş Yürütme İlkeleri 19 Rekabet Yasaları (devam) Bilinmesi Gereken Temel Kurallar: Belirli anlaşmalar neredeyse her zaman rekabet yasalarına aykırıdır. Rakiplerle aşağıdakilerden herhangi birini yapmak için asla konuşmayın veya bilgi alışverişinde bulunmayın: F iyatları belirleme: Asgari veya azami fiyat belirleme veya fiyatları “sabitleme” bu kapsama girer. Toptan veya perakende düzeyde yeniden satış fiyatlarının belirlenmesi, fiyatlandırma formülleri, marjlar, ticari teşvikler, kredi koşulları ve benzerleri- yle ilgili koşulları belirleme. Pazar, müşteri veya bölge paylaşımı. Ü retimi sınırlandırma. S ahte teklif vermek üzere yapılan düzenlemeler dahil olmak üzere teklif sürecine hile karıştırma. Bir rakibi, tedarikçiyi, müşteriyi veya dağıtıcıyı boykot etme. Riskli olması nedeniyle, Hukuk Departmanının izni olmadan, herhangi bir zaman veya yerde rakiplerle, rekabete ilişkin konuları görüşmeyin. Diğer bazı faaliyetler de rekabet yasalarını ihlal edebilir. Aşağıdakileri yapmadan önce daima Hukuk Departmanına başvurun: R akiplerle ortak yatırım, birleşme, devralma, pazarlama, satın alma veya benzeri işbirliği düzenlemelerini görüşme. M ünhasır iş düzenlemeleri yapma (örneğin, bir şirketin yalnızca bir PMI şirketinden satın alma yapması veya yalnızca PMI’ye satış yapmasını gerektiren sözleşmeler). Ç eşitli ürün veya hizmetleri bir arada sunma (örneğin, bir ürünü satın almak isteyen bir alıcının ona bağlı başka ikinci bir ürünü satın almasını gerektiren sözleşmeler veya iskonto yapılmasını bağlı ürünlerin de satın alınması şartına bağlayan programlar). T icari birliklerin katıldığı veya sektörel standartların belirlendiği etkinliklerde yer alma. R akip bir şirkette müdür veya yetkili bir konumda görev yapma. M üşterilerle (distribütör, toptancı, perakendeci) yeniden satış fiyatlarını belirleme. M üşterilere sunulan indirim, iskonto veya başka avantajları büyüme, satış hacmi veya perakende satış pazar payı hedeflerini yakalaması ya da görünürlük şartlarına bağlamak. B ir müşteriye sunulan indirimlerin veya diğer şartların bunun rakibi olan bir müşteriye sunulmaması. R akiplerin gereken girdileri elde etmelerini veya ürünlerini satmalarını zorlaştıracak faaliyetlerde bulunma. PMI İş Yürütme İlkeleri 20 Rakipler Hakkında Bilgi Pazarda rekabet edebilmek için, rakiplere ilişkin bilgileri adil bir biçimde toplamak gerekli ve yasaldır. Ancak bazı bilgi toplama şekilleri yanlıştır ve iş sırları yasası ve rekabet yasası da dahil olmak üzere yasanın ihlali anlamına gelebilir. PMI’de, uygunsuz yollardan bilgi toplamaktan kaçınmaya büyük titizlik ? S: Yakın zamanda, başka bir şirketten ayrıldım ve burada işe alındım. Eski işverenim hakkında, şirketim için pazarlama planları geliştirmekte çok yararlı olabilecek bir kutu dolusu belgeye sahibim. Bu belgeleri beraberimde getirebilir miyim? C: Hayır, önceki işinizden gizli bilgiler içerebilecek belgeleri PMI’ye getirmemelisiniz. Nasıl bize ait gizli bilgilerin başka birinin eline geçmesi yanlış olursa, biz de başkalarının gizli bilgilerini kullanmamalıyız. göstermemiz gerekir, bu nedenle neler yapabileceğinizi ve hangi konularda dikkatli olmanız gerektiğini bilmek önemlidir. Rakiplere ilişkin yasal bilgi kaynakları aşağıdakileri içerir: Gazeteler, basın bültenleri ve diğer halka açık bilgiler Gizli bilgi edinme amacı taşımama kaydıyla müşterilerle konuşma. Ticari fuarlar (ancak rakiplerle yapılan görüşmelerden elde edilen bilgiler değil, bu Kurallar içinde yer alan Rekabet Yasaları bölümüne bakın). İnternette halka açık olan bilgiler ve halka açık, erişilebilir olan diğer medya kaynakları. Tanınmış danışmanların hazırladıkları sektör raporları. Aşağıdaki kaynakları hiçbir zaman kullanmayın: Rakiplerin gizli [veya mülkiyete konu] bilgileri veya şirket dışından birine ait bu tür bilgiler. Bu türden bilgilere sahipseniz Hukuk Departmanına danışın. PMI dışında bir kaynaktan – tamamen istemeden dahi olsa – elinize gizli [veya fikri mülkiyet hakkına tabi] bilgiler geçmesi durumunda Hukuk Departmanına danışın. Yeni işe alınan birinin eski işverenleri hakkında herhangi bir biçimde sahip olduğu gizli [veya mülkiyete konu] bilgiler. Örneğin özelleştirme ihalesi gibi bir ihale sürecine katıldığınızda, rakibin sunduğu teklife ilişkin bilgiler. Elinize bu türden bilgiler geçtiği takdirde Hukuk Departmanını arayın. Rakip hakkında herhangi bir kişinin satmayı teklif ettiği gizli bilgiler. i Rakiplere ve/veya rekabete ilişkin herhangi bir bilgiyi kabul etme veya bu türden bir bilgiyi edinmenin uygunluğu hakkında bir sorunuz varsa Hukuk Departmanına başvurun. PMI İş Yürütme İlkeleri 21 Para Aklama ve Kaçakçılık Gümrük yasalarını veya mali yasaları ihlal ederek ürün ticareti yapmak, farklı biçimlerde tanımlanır: “kaçakçılık”, “vergi kaçırma”, vb. Tüm dünyada yasal makamlar kaçakçılık ve bunun suç oluşturan başka bir faaliyetle, “para aklama” ile, bağlantısıyla ilgili giderek daha fazla kaygılanıyorlar. PMI’nin bununla ilgili gereklilikleri açıktır: Kaçakçılığa ya da para aklamaya ? S: Bir ihracat müşterimiz İskandinavya’dan aradı ve her yıl satın aldığı sigara miktarını iki katına çıkarmak istediğini söyledi. Bu müşterimiz aynı zamanda banka değiştiriyor ve bir sonraki teslimatın karşılığını yeni hesap henüz açılmadığı için nakit olarak ödemek istiyor. Ne yapmalıyım? C: Durumu derhal İç Denetim Departmanına ve Hukuk Departmanına bildirin. İlk olarak, PMI ilgili yerel pazardaki ihtiyacı aşan miktarlarda ürünü satmaz. Yeterli açıklaması olmayan ani talep artışı, bir kaçakçılık sorununun habercisi olabilir. İİkinci husus ise, PMI 11-C nakit ödemelere çok sınırlı sayıda durumda ve ancak yazılı bir istisnai durum izni olduğunda müsaade eder. Üçüncü kişi çekleri veya çoklu ödemenin yanı sıra nakit ödemeler, suçlular tarafından bazı durumlarda para aklama yasalarını atlatmak için kullanılır. göz yummayız, yardımcı olmayız veya bunları desteklemeyiz; hükümete ürünlerimizle ilgili yasadışı ticareti engellemesinde yardımcı oluruz. Kaçakçılık Nedir? Zaman zaman “kaçak mallar” olarak da anılan kaçakçılık, gümrük veya vergi yasalarına aykırı olarak mal ticaretidir. Para Aklama Nedir? Para aklama kişi veya kuruluşların yasalara aykırı fonlarını saklamaya çalışması veya kendi fon kaynaklarını yasal gibi göstermeye çalışması yöntemidir. PMI’nin para aklama, kaçakçılık ve mali yaptırımlara ilişkin Mali Uygunluk politikaları üç İlkeler ve Uygulamalar maddesi kapsamında özetlenmiştir: PMI 09-C “Tedarikçilerinizi Tanıyın”, PMI 10-C “Müşterilerinizi ve Üçüncü Şahıs Üreticilerinizi Tanıyın” ve PMI 11-C “Kabul Edilebilir Ödeme Biçimleri”. Ödemelerin Kabul Edilmesi. PMI, bir suçun uzantısı olan nakit veya nakit eşdeğeri ödeme kabulünü önleyen belirli prosedürleri kullanarak para aklamayı önleme politikalarını destekler. Kabul Edilebilir Ödeme Biçimleri. PMI 11-C “Kabul Edilebilir Ödeme Biçimleri” PMI ve iştiraklerinin müşterilerden, satıcılardan veya iş yaptığımız diğer kurum ve kişilerden alabileceği veya bu sayılanlara yapabileceği kabul edilebilir ödeme biçimlerini özetler. Bu prosedürler ürünlerimizin “para aklama” veya suç uzantılarını gizleme amacıyla kullanılmasını engellemek üzere tasarlanmıştır. Bu İlkeler ve Uygulamalar: K abul edilebilir ödeme şekillerini belirler. T üm ödemelerin faturanın para biriminde yapılmasını gerekli kılar. Üçüncü kişi ödemelerini yasaklar. T üm raporlama ve kayıt kurallarına uyulmasını gerektirir. F atura veya fatura grubu karşılığı her ödemenin tek bir ödeme aracıyla yapılmasını gerekli kılar. Her türden fazla ödeme talebinin titizlikle incelenmesini zorunlu kılar. P olitikamızca belirtilenler dışında ödeme şekillerinin kabulüne yönelik bir istisnalar süreci belirtir. “Müşterinizi Tanıyın”. Yalnızca uygunluk ve dürüstlük konusunda aynı standartları paylaştığımız şirket ve kişilerle iş yaptığımızdan emin olmamızı sağlamak için “Müşterilerinizi ve Üçüncü Şahıs Üreticilerinizi Tanıyın” başlıklı PMI 10- C, müşterilerin ve diğer iş ortaklarının seçilmesi ve onaylanmasıyla ilgili standartlar koyar. PMI İş Yürütme İlkeleri 22 Para Aklama ve Kaçakçılık (devam) Bu İlkeler ve Uygulamalar çalışanların aşağıda belirtilenleri yapmalarını gerektirir: Potansiyel müşterilerin dürüstlüğü hakkında bir değerlendirmeye sahip olmak (mümkün olabildiğince) ve müşterilerin iş anlamında fiziksel bir mevcudiyetlerinin olduğunu ve yasal ticari faaliyetlerle uğraştıklarını onaylamak. Uygunluk konusundaki beklentilerimizle ilgili müşterilere bilgi vermek. Müşterilerin iş uygulamaları hakkında bilgi sahibi olmak ve bu uygulamaları izlemek. Ürünlerimize ilişkin yasadışı işler yürütmekte olan taraflarla iş yapmayı ve bunlara yardımcı olmayı reddetmek. Bu İlkeler ve Uygulamalar'ın herhangi bir şekilde ihlal edilmesi halinde bunu yöneticinize, Uygunluk veya Hukuk Departmanına bildirmek. Herhangi bir müşteri tarafından gerçekleştirilen herhangi bir şüpheli işlem veya etkinliği derhal Uyum İlkeleri Başkanına veya Hukuk Departmanına bildirin. i Ayrıntılı bilgi için PMI 09-C, 10-C ve 11-C'ye başvurun veya İç Denetim, Uygunluk veya Hukuk Departmanlarından bilgi alın. Herhangi bir müşteri tarafından gerçekleştirilen şüpheli işlem veya faaliyetlerin derhal bildirilmesi gerektiğini unutmayın. Ticaret Sınırlamaları, İhracat Denetimleri ve Boykot Yasaları Ticaret Sınırlamaları ve İhracat Denetimleri. AB, İsviçre, ABD ve bir dizi başka ülke, belirli ülkeler, kuruluşlar ve kişilerle ihracat ve ticari ilişkilere hakkında belirli aralıklarla yasaklamalar veya başka sınırlamalar getirmektedir. Ticaret sınırlamaları, aşağıdaki yasaklamalar dahil çeşitli biçimlerde olabilir: Yaptırım uygulanan bir ülkeye ihracat. Yaptırım uygulanan bir ülkeye veya yaptırım uygulanan bir ülkeden, yaptırım uygulanmayan bir ülkeden geçerek yapılan aktarmalı sevkiyat. Yaptırım uygulanan bir ülkeden ithalat veya söz konusu ülke menşeli mal ticareti. Yaptırım uygulanan bir ülkeye veya yaptırım uygulanan bir ülkeden seyahat. Yaptırım uygulanan bir ülkede yeni yatırımlar. Yaptırım uygulanan bir ülkeyi veya belirlenmiş kişi ve kurumları içine alan mali işlem ve ilişkiler. Bu sınırlamalar belirli ürün ve teknolojilerin ihracatı için izin zorunluluğu da getirir. “İhracat” yalnızca, fiziksel mal transferi değildir; başka bir ülkenin vatandaşına aşağıdaki yollarla hizmet veya teknoloji (teknik veriler veya başka bilgiler) transferini de içerebilir: E-posta. Yerel piyasada veya yurtdışında yüz yüze görüşme. PMI tesisine ziyaretler. PMI İş Yürütme İlkeleri 23 Ticaret Sınırlamaları, İhracat Denetimleri ve Boykot Yasaları (devam) Aşağıdaki yaptırım uygulanan ülkelere, bireylere veya kuruluşlara yönelik ABD’nin tüketim malları şirketleri üzerindeki ticaret sınırlamaları yakın zamanda yürürlüğe girmiştir: K üba Suriye K uzey Kore Uyuşturucu Şebekeleri İran ? S: Ticari anlamda iktisadi yaptırıma tabi bir ülkeye bazı ürünler göndermek istiyorum. Ürünleri, bu sınırlamanın uygulanmadığı bir ülke üzerinden transfer edip, iktisadi yaptırım uygulanan ülkeye satmam uygun olur mu? C: Birçok yasa için geçerli olduğu gibi, yasaları atlatmak için kullanılan akıllıca görünen yöntemler de yasaya aykırıdır. S udan Özel Olarak Belirlenmiş Yurttaşlar Terörist Örgütler (Taliban dahil) Tüm uluslararası faaliyetlerde, bütün ihracat denetimlerini ve ticaret sınırlamalarını bildiğinizden ve bunlara uygun hareket ettiğinizden emin olun. ABD Anti-Boykot Sınırlamaları. ABD hukuku uyarınca, PMI, boykot altındaki ülkelere ilişkin bir işbirliği talebini veya ticari kısıtlamalarla ilgili başka talepleri geri çevirmeli ve durumu ABD hükümetine bldirmelidir. Çalışanlar, yasadışı bir uluslararası boykota katılım olarak görülebilecek hiçbir eylemde bulunamaz, hiçbir bilgi sağlayamaz veya hiçbir açıklama yapamaz. Bu yasaların ihlali halinde ciddi cezai yaptırımlar uygulanır. Halihazırda uluslararası bir boykota tabi ülkelere ilişkin bilgiler Hukuk Departmanından temin edilebilir. Boykotla ilişkili yazılı veya sözlü bir bilgi talebi ile karşı karşıya kaldığınızda en kısa zamanda Hukuk Departmanını bilgilendirin. Bu talepler belirli bir siparişle ilgili olabileceği gibi belirli bir işlemle ilgili olmayadabilir. i Ticaret sınırlamaları ve ihracat denetimleri hakkında daha fazla bilgi için Hukuk ve Mali İşler Departmanınıza başvurun. PMI İş Yürütme İlkeleri 24 Gümrük ve Dolaylı Vergi Genel bir kural olarak, şirketlerimizin ürünlerinin ithalatı çeşitli gümrük yasaları, mali yasalar ve mevzuata tabidir. Özellikle, bir ülkeye fiziksel ürün ithalatı aşağıdaki mevzuatlardan birine uygun olmak zorundadır: Ürünlerimizle ilgili olarak ödemesi yapılan ithalat vergileri, katma değer vergisi, tüketim vergisi ve benzerlerini belirleyen mevzuat; veya “Gümrüksüz veya vergiden muaf” sevkiyatların tabi olduğu vergi, gümrük mevzuatı veya benzeri mevzuat. İthalatlar da genellikle gümrük yetkililerinin koordine ettikleri ya da yürürlüğe koydukları diğer hükümet organlarının gerekliliklerine uymalıdır. Yapılan tüm ithalatların bu gereklere uygun olduğundan, gümrük ve vergi memurlarına verilen bilgilerin doğru ve gerçeği yansıtan bilgiler olduğundan emin olmanız gerekir. i Bu gibi konularla uğraşıyorsanız ayrıca PMI 15-C “Vergilendirme” bölümüne da bakmanız gerekir. Müşterimiz Olarak Devlet Her yıl, PMI devletlerle önemli boyutlarda iş yapabilir. Dürüstlük ilkesi müşterilerle yapılan tüm işlerde temel alınırken, müşterimizin bir devlet olması durumunda özel kurallar geçerli olur. Bu kurallar bazı durumlarda tic- ? S: Birçok işletme ve kuruluşun devlet tarafından işletildiği bir dizi ülkeyle iş yapıyoruz. İş bağlantısı kurduğum kişinin bir resmi görevli olduğunu nereden bilebilirim? C: “Resmi görevli” veya “temsilci” terimi çok geniş bir biçimde tanımlanmıştır. Devlete ait veya devlet denetimindeki tüm kuruluş veya şirketlerin çalışanlarıyla temsilcilerinin resmi görevliler olduklarını varsaymanız gerekir. Bir bireyin resmi görevli olup olmadığına dair herhangi bir sorunuz varsa, Hukuk Departmanınıza danışın. ari bir müşteriyle yapılan işler için geçerli kurallardan çok farklı olabilir. Devlet çalışanları veya devlet adına hareket edenlerle ticari iş ortamında normalde kabul edilebilir olan ulaşım sağlama, yemek ısmarlama, ağırlama gibi veya değeri olan diğer uygulamalar tamamen kabul edilemez olabilir, hatta yürürlükte olan yasanın ihlali anlamına gelebilir. Bu kuralların ihlali hukuki ve kanuni yaptırımlara tabidir. Devlete ait veya devlet denetimindeki kuruluşlarla yapılan anlaşmalar da dahil olmak üzere, bir devlet kontratı kapsamında bir ihalede fiyat teklifi veren ya da hizmet sağlanmasına dahil olan kimselerin bu kuralları bilmesi gerekir. Temel Kurallar Şunlardır: Hiçbir zaman gizli teklif bilgisi istemeyin veya kabul etmeyin. PMI 14-C'nin gerektirdiği şekilde izin almadan bir kamu görevlisine veya hükümet yetkilisine kesinlikle herhangi bir hediye, bahşiş veya ağırlama teklif etmeyin veya sunmayın. Devletle ve devletin müteahhit firmalarıyla iş yapmak isteyenler tarafından verilen hediyelere ilişkin sınırlamaları da içeren rüşvete karşı kurallar hakkında bilgi alın ve kurallara uygun hareket edin. Her “en iyi müşteri” için, fiyatlandırma gereksinimlerini anlayın ve uygunluğunu teyid edin. Sözleşmenin kalite, miktar ve test standartlarına tam olarak uyun. PMI İş Yürütme İlkeleri 25 Müşterimiz Olarak Devlet (devam) F aturalar, zaman ve maliyet dağılımı bilgilerini içerecek şekilde her zaman doğru, eksiksiz, kurallara ve mevzuata tamamen uygun olmalıdır. T üm beyanlarda ve tasdiklerde gerçekçi, doğru ve eksiksiz bilgi verin. M üşterinizin kural ve düzenlemelerini bilin. Ö nce Hukuk Departmanına danışmadan, mevcut veya eski bir kamu çalışanı ile istihdam konusunu gündeme getirmeyin. H angi koşullarda kamu yetkilileri veya çalışanlarıyla olan ilişkilerinizin lobicilik faaliyetlerinin bildirimi yasası kapsamında sorun yaratabileceğini öğrenin ve ilgili lobicilik faaliyetlerinin izne tabi olup olmadığı hususunda Hukuk Departmanıyla temasa geçin. i Devletle doğru iş ilişkileri hakkında sorularınız için Hukuk Departmanına başvurun. Resmi görevlilerle iş ilişkileri konusunda daha ayrıntılı bilgi için bu Kuralların Uluslararası Rüşvet ve Yolsuzluk bölümüne bakın. PMI İş Yürütme İlkeleri 26 Uluslararası Rüşvet ve Yolsuzluk PMI’nin ticari faaliyetlerini yürüttüğü ülkelerin neredeyse tamamının yasalarında ve bunların yanı sıra ABD Yabancı Yolsuzluk Uygulamaları Yasası gibi önemli sınır ötesi yasalarla bunlara benzer yasalarda, resmi görevlilere (örneğin, siyasi adaylar, siyasi partiler ve görevlileri, kamu işletmelerinin çalışanları, Birleşmiş Milletler görevlileri vs). rüşvet verilmesi yasaklanmıştır. Bu yasaların ihlali, hem ? S: Yabancı bir devletten tüm izinleri almakla ilgilenecek bir danışman tutabileceğim söylendi. 40.000 dolarlık bir ücret talep etti ve parayı “işlemleri hızlandırabilmek için” kullanacağını söyledi. Gerçekten paranın nereye gideceğini bilmediğimiz için bu konuda endişe duymamız gerekir mi? C: Kesinlikle. Paranın nereye gittiğini ve hangi amaçla kullanıldığını bilmek zorundasınız. Ayrıca, şirketin bu paranın rüşvet olarak kullanılmamasını sağlamak için önlemler alması gerekir. Yöneticinizin veya Hukuk Departmanınızın görüşünü almalısınız. şirketler hem de kişiler için, para cezası, ihracat ayrıcalıklarının kaybedilmesi ve kişiler için hapis gibi sonuçlar verebilecek ciddi bir suçtur. Herhangi bir resmi görevli veya organla yapılan herhangi bir ödeme veya anlaşmanın uygunluğuna dair herhangi bir sorunuz varsa, lütfen Hukuk Departmanına danışın. Rüşvet ve Yolsuzluk Yasaları: Tüm dünyada bütün PMI çalışanları, acenteleri ve temsilcileri için geçerlidir. Bu yasalar aşağıdakileri yasaklar: İş yapmak veya mevcut bir işi korumak için ya da herhangi bir uygunsuz amaçla resmi bir görevliye değer taşıyan herhangi bir şey teklif etmek veya vermek. Buna, vergi veya gümrük indirimi için yapılan ödemeler dahildir. Üçüncü kişiler üzerinden yapılan kuraldışı ödemeler. Şirketler, temsilcilerini ve iş ortaklarını seçerken çok özenli olmalıdır. Potansiyel temsilcinin resmi bir görevli olması veya resmi bir görevliyle ilişkili olması durumunda, daha da fazla dikkat edilmelidir. Bu yasalar, şirketlerin defter ve kayıtlarının, ödemelerin dürüst bir biçimde açıklandığı ve yasalara aykırı amaçlarla kullanılmadığını gösterecek şekilde doğru olmasını zorunlu kılar. PMI, çalışanlarından daha fazlasını ister: rüşvet herkes için, dünyanın neresinde ve nedeni ne olursa olsun yasaklanmıştır. Bir PMI çalışanı olarak, bu yasaklanan eylemlerden kaçınmak için üzerinize düşeni yapmanız gerekir. HİÇBİR ZAMAN: Resmi bir görevliye yetkiniz dışında bir ödeme yapmayın, doğrudan veya bir temsilci yoluyla yapılan kuraldışı bir ödemeye veya verilen bir hediyeye (nakit veya başka biçimlerde) izin vermeyin. Resmi bir görevlinin yasalara aykırı bir iş yapmasına neden olmayın. Kuraldışı ödemeleri, hediyeleri veya ağırlamaları yok saymayın veya bildirmezlik etmeyin. Herhangi bir amaçla kayıt dışı bir fon oluşturmayın. Şirket defterlerine yanlış veya yanlış anlaşılabilecek girişler yapmayın. Başka birinin bu kuralları ihlal etmesine neden olacak herhangi bir iş yapmayın veya ihlallere göz yummayın. Hızlandırıcı Ödemeler. “Kolaylaştırıcı ödeme”, vize çıkarılması ya da malların gümrükten çekilmesi gibi şirketin yasal açıdan hakkı olan rutin bir resmi işleminin gerçekleştirilmesini hızlandırmak amacıyla resmi görevliye yapılan küçük ödemeleri ifade eder. Bazı rüşveti önleme yasalarının bu ödemelere müsaade etmesine rağmen, PMI buna izin vermez. Şirket politikası, bu tür bir ödemenin fiziksel zarara veya hürriyeti kısıtlayıcı bir duruma karşı koruma açısından gerekli olduğu haller dışında, kolaylaştırıcı ödemelerin yapılmasını yasaklamaktadır. PMI İş Yürütme İlkeleri 27 Uluslararası Rüşvet ve Yolsuzluk uluslararası rüşvete ilişkin yasalar ve kimlerin resmi görevli kabul edildikleri de (devam) dahil olmak üzere iş faaliyetleriniz için geçerli olan standartları anladığınızdan i PMI 14-C “Devlet Görevlileri ve İş Ortakları ile İlişkiler. Politik Faaliyet”, emin olmak için Hukuk Departmanıyla görüşün. ABD’de kamu görevlisi olan herhangi birine asla ödeme yapılmamalıdır. Gizli Bilgiler, Fikri Mülkiyet ve Telif Hakkı PMI olarak kendi gizli bilgilerimizi koruduğumuz gibi (bkz: bu Kuralların Şirketin Mülkiyetindeki Bilgiler bölümü) başkalarının mülkiyetindeki ve gizli bilgilere de saygı gösteririz. Bu, yazılı belgeleri, yazılımları, müzik ve başka türden “fikri mülkiyet” ürünlerini içerir. Uyulması Gereken Temel Kurallar: Ö nceki işvereninize ait bilgisayar kayıtları dahil hiçbir gizli bilgiyi PMI’ye getirmeyin veya bu bilgileri kullanmayın. Herhangi bir PMI bilgisayarına lisanssız hiçbir yazılım yüklemeyin. Hukuk Departmanının onay verdiği bir anlaşma çerçevesinde olması dışında başkasına ait gizli bilgileri kabul etmeyin veya kullanmayın. Telif hakkıyla korunan belge ve malzemeleri (bilgisayar yazılımı, ses ve video kaydı, Internet dışı veya kablosuz yayın yapılmayan kayıtlar dahil), telif hakkı sahibinden özel izin olmadıkça kullanmayın veya kopyalamayın. Bu türden belge ve malzemelerin “adil kullanım” kurallarının veya mevcut lisanslarının kopyalama veya kullanıma izin verip vermediğini öğrenmek için Hukuk Departmanınıza danışın. Hak sahibinin açık izni olmaksızın üçüncü kişilere ait ticari marka, patent veya endüstriyel tasarımları kullanmayın. Bu yönde izin almak için Hukuk Departmanına başvurun. PMI’nin veya iştiraklerinin fikri mülkiyet haklarının Hukuk Departmanının onaylı izni olmaksızın kullanılmasına izin vermeyin. i PMI 06-C “Fikri Mülkiyet Hakları”nı okumanız ve bunlarla ilgili bilgi sahibi olmanız gerekir. Fikri mülkiyete veya telif hakkı kurallarına ilişkin sorularınız varsa Hukuk Departmanına başvurun. PMI İş Yürütme İlkeleri 28 Adil Olmayan İş Uygulamaları Rekabette üstünlük sağlamak için çok çaba gösteririz ancak rekabet adına bazı davranışlar yasalara veya dürüstlük konusundaki kararlılığımıza aykırı olabilir. Hiçbir zaman rekabet adına aşağıdaki gibi adil olmayan ? S: En büyük rakibimin gelecek yılki işletme planları, isimsiz ancak rakibin iş merkezinin bulunduğu şehrin posta damgasını taşıyan bir zarfla kısa süre önce elime ulaştı. Bunun gizli bir şirket içi belge olduğu çok açık olmasına rağmen, bu belgeyi elde etmek için ben bir şey yapmadım. Bu durumda belgeyi saklayabilir miyim? uygulamalara girişmeyin: Rakipler veya hizmetleri hakkında kötüleyici veya yanlış beyanlarda bulunma. Rakiplerin ticari sırlarını çalma veya kötüye kullanma. Rakiplerin tedarik kaynaklarını kesmeye yönelik faaliyetlerde bulunma, Birinden, ondan alım yapmanız için önce onun sizden alım yapmasını isteme. Şirketinizin işlerine yardımcı olması için veya bir rakibe zarar vermek için rüşvet verme. C: Hayır. Bu belge, bilgilere erişimi olan ve gizlilik konusundaki yükümlülüklerini ihlal etmiş biri tarafından bize gönderilmiş ticari sırları içermektedir. Bu gibi belgeleri gözden geçirmeyin veya kopyalarını almayın, bu gibi belgelerin elinize geçmesi halinde Hukuk Departmanınızı derhal haberdar edin. Hukuk Departmanı durumun gerektiği şekilde ele alınmasını sağlar. PMI İş Yürütme İlkeleri 29 Tüketicilerle İlişkiler Neyi Amaçlıyoruz PMI başarılı olmak için tüketicilere sürekli olarak adil ve dürüst davranmaya çalışmalıdır. Ürün kalitesi, sorumlu pazarlama uygulamaları, küçükler ve tüketici bilgilerinin gizliliğiyle ilgili konulara özen gösterilmesi PMI’den beklenen kritik öneme sahip unsurlardır. Ürün Kalitesi Ürünlerin yüksek kalitesini korumak, PMI olarak başarımız için çok önemlidir – çünkü tüketicilerimizin şirketimizden beklediği, yüksek kalitedir. Bu yüzden PMI tutarlı bir şekilde bu beklentileri karşılar ve ürettiği ürünler için yönetmeliklerde belirtilen gerekleri ve şirket standartlarını karşılar ve aşar, şirket çalışanları PMI 07-C “Geleneksel Tütün Ürünlerinin Düzenlenmesi, Geliştirilmesi ve Üretilmesi” ? C: Yöneticinin kuralları ihlal ettiğini düşünüyorsanız ve yöneticinizle doğrudan konuşmaktan çekiniyorsanız, yöneticinizin yöneticisine, şirketinizin Kalite Güvence Departmanına başvurun veya bu kurallardaki Yardım İçin Nereye Başvurulabilir bölümüne bakın. Aşağıdakileri Sağlamak İçin Sürekli Çalışıyoruz: T üm şartlara ve Şirketin tüm standartlarına uymak. Ş irket üretim ve kalite kontrol prosedürlerine mutlak olarak bağlı kalmak. Ü rünlerin depolama, idare ve sevkıyatıyla ilgili tüm prosedürleri ve yönetmelikleri mutlak olarak uygulamak. Herhangi bir yeni ürünün halka sunulmadan önce tüm geçerli standartları karşıladığından emin olmak. Potansiyel ürün kusurları ile yasa ve Şirket İlkeleri ve Uygulamaları'nın ihlallerini saptamayı amaçlayan denetim ve ikaz sistemlerinin etkin durumda olduğundan emin olmak. i PMI’nin kalite konusundaki ünü her gün çalışanların elindedir. Ürün kalitesiyle ilgili bir konu veya sorundan haberdar olursanız, bunu derhal bildirin. PMI İş Yürütme İlkeleri 30 Dealing With Consumers S: Vardiya şefi bize kalite kontrol prosedürlerinden birini atlamamızı söyledi. Sanırım bu durum şirket standartlarına aykırı ama bunu isteyen yöneticimiz. Talimatlarını uygulamakla yetinip bu durumu göz ardı mı etmeliyim? ve burada belirtilen şirket bağlılıklarına göre hareket etmelidir. Ürünlerin Reklamı ve Promosyonu Genel İlkeler PMI’nin pazarlama uygulamaları markalarımızın kalite ve özelliklerini yetişkin tütün kullanıcılarına duyurmak için tasarlanmıştır. Pazarlama faaliyetlerimiz üç temel ilke etrafında şekillenir: Görsellerin ve çocuklar için özellikle çekici olabilecek içeriğin kullanımı da dahil olmak üzere ürünlerimizi küçüklere pazarlamıyoruz ve pazarlamayacağız. Devlet tarafından zorunlu kılınsın ya da kılınmasın, pazarlama kampanyalarımızda sağlık uyarıları yer alır; ve Pazarlama faaliyetlerimiz her piyasadaki yerel kültür, uygulamalar ve yaygın geleneklerin yanı sıra bizim küresel itidal standartlarımıza uymalıdır. PMI’nin itibarı son derece önemli bir değerimizdir. Tüketicilerin güveninin devamlılığını sağlamak için pazarlama, reklam ve satış faaliyetlerinin ürünleri adil, dürüst ve yasalara uygun bir biçimde tanıtması gerekir. Bir ürüne yönelik bir iddiada bulunmadan önce, bunun kanıtlanması gerekir. PMI pazarlama faaliyetlerini, yasalara, endüstri kodeksine ve kendi iç politikalarına (PMI 04-C “Pazarlama, Paketleme ve Satış”) uygun şekilde sürdürmek zorundadır. Bu standartların lafzına ve ruhuna titizlikle bağlı Tüketicilerle İlişkiler kalmamız büyük önem taşır. Her bir iştirak uygulanabilir reklam standartlarına uygun prosedürlere sahip olmalıdır. Tüm reklam ve tanıtım faaliyetleri yönetim tarafından onaylanmak zorundadır ve uygunluk açısından izlenmeye tabidir. i Reklam ve pazarlama alanlarında çalışanlar yürürlükteki gereklilikleri bilmek ve bunlara uymak zorundadır. Reklam yasaları veya şirket gereklilikleri konusunda yönlendirmeye ihtiyacınız olduğunda Hukuk Departmanına danışmayı unutmayın. PMI İş Yürütme İlkeleri 31 Çocukların Korunması PMI, çocukların bilgiyi değerlendirebilme ve akılcı seçimler yapma konusundaki sınırlılıklarından yararlanma anlamına gelebilecek her türlü pazarlama faaliyetinden kaçınarak ürünlerini sadece çocukların durumunu gözeten yöntemlerle pazarlar ve tanıtır. Bu tütün ürünlerinin pazarlanması alanında faaliyet gösteren tüm çalışanlar ? S: Rakiplerimizden bazılarının ürün sadece yetişkinler için dahi olsa, yaşı küçük tüketicilerin de maruz kalabileceği promosyon faaliyetlerinde daha gevşek davrandıkları bir piyasa ortamında çalışıyoruz. Rekabetin gerekliliklerini yapmamamız mı gerekiyor? C: Bir rekabete girebilmek asla piyasanız için geçerli olan herhangi bir pazarlama kuralının (şirket, endüstri veya yönetmeliklere ilişkin) harfiyen uygulanmaması için bir bahane olamaz. Tanımladığınız durumda, tüm yasal ve PMI Pazarlama Kuralları gerekliliklerine uymamız, aynı zamanda sorumlu pazarlama uygulamalarını teşvik etmek ve çocukların bunlara maruz kalmasını en düşük seviyeye indirgemek üzere devlet düzenlemelerinde veya endüstri kurallarında yapılan değişiklikleri desteklememiz gerekir. için mutlak bir zorunluluktur. Reklam ve pazarlama programları kanun ve reklam kodeksine (dahili, endüstriye veya yönetmeliklere ilişkin) harfiyen uymalıdır. PMI, çocuklar tarafından ürünlerin yasadışı veya uygunsuz kullanımını azaltmak için ürünlerin uygun şekilde pazarlanması ve promosyonunun yanı sıra, dış gruplarla ve gerektiğinde devlet organlarıyla da etkin bir şekilde çalışır. Bu programlar kapsamında iletişim, okul programları, toplum programları ve diğer inisiyatifler sayılabilir. Pazarlama etkinlikleri alanında faaliyet gösteren bir çalışansanız, PMI’nin Pazarlama Kurallarına uyulması için üstünüze düşeni yapmanız gerekir. Bu tüm faaliyetlerin bu Kurallara uygun olduklarından emin olmak için incelenmesi anlamına gelir. Bu ürünlerin çocuklar tarafından yasa dışı veya uygunsuz kullanımını azaltmaya yönelik çabaların desteklenmesi demektir. Ayrıca reklam ajansları ve pazarlama danışmanlarına PMI’ye teklif sunarken veya herhangi bir PMI programını yürütürken bu kurallara bağlı kalmalarını söylemek anlamına da gelir. Bu standartlara uymayan ajanslarla çalışmaya son verilmelidir. PMI İş Yürütme İlkeleri 32 Müşteri veya Tüketici Bilgilerinin Gizliliği PMI, müşterilerin veya tüketicilerin güven duyarak verdiği bilgilerin gizliliğini koruma sorumluluğunu taşır. Bu bilgilere erişim için işle ilgili bir gerekçesi olmayan çalışanların hiçbir zaman bunu yapmaya çalışmamaları ve bu bilgilere erişim hakkı bulunanların ise gizli müşteri bilgilerinin yetkisiz bir biçimde yayınlanmasını veya kullanılmasını engellemek için önlem alması gerekir. Bu bilgilere erişimi olan harici taraflar da bu bilgileri korumakla yükümlüdür. Müşteri ve tüketici gizliliği halen kanun ve düzenlemelerin gelişmekte olduğu önemli bir alandır. PMI, gelişim halindeki gizlilik ve güvenlik standartlarını mutlaka izlemektedir ve zaman zaman bu gelişmeler ışığında ek politikalar oluşturabilir. PMI İş Yürütme İlkeleri 33 Şirket Bilgileri, Kaynaklar ve Mali Bilgilerin İfşası Neyi Amaçlıyoruz PMI çalışanları çok çalışarak üstün mali sonuçlar elde etmeyi ve bu sonuç-larla hissedarlarımıza değer kazandırmayı amaçlıyorlar. Bu amaca uygun olarak, her bir faal şirket ve çalışanları dürüst, doğru ve zamanında raporlar ve kayıtlar tutar, mali performansın ölçümünde ve raporlanmasında açıklıkla hareket eder, şirket varlıklarıyla kaynaklarını korur ve asla içeriden aldıkları bilgilerden yararlanarak hisse senedi ticareti yapmazlar. Bir şirket çalışanı olarak, görevlerinizi yerine getirirken dürüst ve tutarlı hareket etmeniz beklenmektedir. Basit bir biçimde ifade etmek gerekirse, iş bilgileri veya şirket kaynaklarına ilişkin hiçbir türde sahtekarlığa tolerans gösterilmez. Doğru Defter ve Kayıtlar ve Mali Bilgilerin İfşası Bir şirketin güvenilirliği pek çok yönden değerlendirilebilir; bunların en önemlilerinden biri de defterlerinin, kayıtlarının ve muhasebe bilgilerinin tutarlılığıdır. PMI şirketin mali durumu ve faaliyetlerinin sonuçlarıyla ilgili olarak hissedarlara tüm maddi konularda tam, doğru, zamanında ve anlaşılabilir bilgiler sunmakla yükümlüdür. Bu taahhüdün yerine getirilmesinde PMI menkul değerler yasalarına göre ABD’de genel kabul ? S: Üç aylık rapor döneminin son haftasındayız. Patronum üç aylık dönem için sayısal hedeflerimize ulaşıldığını göstermek için gelecek haftaya kadar tamamlanmayacak bir satışı şimdi kayda girmemi istedi. Sanırım bunun kimseye bir zararı olmaz; dediğini yapmalı mıyım? C: Kesinlikle hayır. Giderler ve gelirler doğru zaman aralığında kaydedilmelidir. Satış, satış sözleşmesine ilişkin bir kanıt var olmadıkça, mülkiyet el değiştirmedikçe, satış fiyatı belirlenip makul olarak tahsilat yapılabilir hale gelmedikçe resmi olarak tamamlanmamıştır. O zamana kadar, satışın daha önceki bir döneme kaydedilmesi yanlış beyan olur. görmüş muhasebe ilkelerine uygun olarak mali bilgi raporu vermek ve tüm işlemleri doğru ve adil bir biçimde yansıtacak şekilde defter ve kayıt tutmakla yükümlüdür. Bu yükümlülük mali bilgilerden daha fazlasını kapsamaktadır. PMI’nin her çalışanı, her türlü (mali veya değil) ve her biçimdeki (bilgisayar kaydı, kağıt veya başka türlü) iş bilgisinin doğru, eksiksiz ve zamanında raporlanmasını sağlamaya yardımcı olmalıdır. Bu, başka şeylerin yanında maliyetlerin, satışların, sevkıyatların, mesai çizelgelerinin, fişlerin, faturaların, bordro ve ödeme kayıtlarının, harcama hesaplarının, test verilerinin, denetim verilerinin ve diğer önemli şirket bilgilerinin doğru bir biçimde kaydedil-mesini gerektirir. Hiçbir çalışan mali işlemlerimizle ilgili olarak bir müşteri veya tedarikçinin sahte veya yanlış bilgi içeren bir mali bildirim hazırlamasını kolaylaştıracak herhangi bir şey yazmamalı veya söylememelidir. Tüm çalışanlar şunları yapmalıdır: Tüm yasalara, şirket dışı muhasebe gereklerine, mali ve diğer iş bilgilerinin raporlanması için belirlenmiş şirket prosedürlerine uymalıdır. H içbir zaman bir rapor veya kayda kasten yanlış veya yanıltıcı giriş yapmamalıdır. H içbir zaman, hangi amaçla olursa olsun kayıt dışı fon oluşturmamalıdır. B elirlenmiş politika ve prosedürlerin izin verdiği durumlar dışında hiçbir zaman şirket kayıtlarını değiştirmemeli veya imha etmemelidir. Uygun belgeler ve izin olmadan, şirket varlıklarını hiçbir zaman satmamalı, devretmemeli veya atmamalıdır. PMI İş Yürütme İlkeleri 34 Doğru Defter ve Kayıtlar ve Mali Bilgilerin İfşası (devam) Dahili ve harici denetleyicilerimizle işbirliği içinde olunmalıdır. Mali işlemlerin kaydının gerektiği gibi tutulması hakkındaki herhangi bir soru olduğunda muhasebe ve denetim bölümlerine başvurmalıdır. Muhasebe kayıt ve defterlerinin doğru şekilde tutulmasından ve mali bilgilerin ifşasından sorumlu üst düzey mali yöneticiler ve diğer müdürler bu standartların sağlamasında özel bir göreve sahiptir. i Doğru muhasebe ve mali raporlamalarının amacı ABD Menkul Değerler Borsası Komisyonu, Finansal Muhasebe Standartları Kurulu ve diğer düzenleyici kuruluşların kurallarına uygun olarak hareket etmeyi gerektirir. PMI Muhasebe Araştırma Departmanı, yeni muhasebe standartlarını incelemekte ve standartları belirleyen bu kuruluşlarla etkileşim halinde çalışmaktadır. Yeni veya önerilen muhasebe ve finansal raporlama standartlarıyla ilgili herhangi bir sorunuz varsa PMI Kontrolörüne veya Finansal Raporlama ve Muhasebe Araştırma Departmanına başvurun. Şirket Çalışma Zamanı Başarılı olmak için her çalışan kendi zamanını ve birlikte çalıştığı kişilerin zamanını en iyi şekilde kullanmalıdır. Tüm çalışanlardan işle ilgili sorumluluklarını yerine getirmeleri ve işlerine gereken zamanı ayırmaları beklenir. Çalıştıkları saatleri raporlaması gerekenler bunu doğru ve eksiksiz bir biçimde yapmalıdır. Şirket telefonu, e-posta ve sesli posta sistemleri PMI çalışanlarına iş amacıyla sunulmaktadır. Çalışanlar bu sistemleri şirkete zarar verecek veya şirketi utandıracak biçimde kullanmaktan kaçınmalıdırlar. Bu sistemler kullanılarak sağlanan kişisel iletişim minimum düzeyde tutulmalı ve şirket gerekliliklerine uyulmalıdır. Şirket Varlıkları ve Kaynakları Tüm çalışanlar PMI varlıklarının yanlış kullanılmaması veya israf edilmemesi için doğru kararlar almaktan sorumludur. Şirket varlıkları, çalışanların yasal iş hedeflerine ulaşmalarında yardımcı olmak için vardır. Şirket varlıklarının özensiz, verimsiz veya yasalara aykırı kullanımı hepimize zarar verir. Şirket mülkü ve kaynaklarının kaybı, istismarı veya çalınmasına yol açabilecek tüm kayıtların şirkete ait olduğunu ve “kişisel kayıtlarınız” olmadığını unutmayın. i Şirket varlıklarının kullanımına ilişkin politikalarımız hakkında daha fazla bilgi için yöneticinize başvurun. Şirket bilgisayarlarının kullanımına ilişkin bilgi almak için PMI 18-C “Bilgisayar Teknolojilerinin Kullanımı” bölümüne bakın. PMI İş Yürütme İlkeleri 35 Şirket Bilgileri, Kaynaklar ve Mali Bilgilerin İfşası durum veya olaylara karşı uyanık olmanız gerekir. İşiniz gereği oluşturduğunuz Şirket Mülkiyetindeki Bilgiler PMI düzenli olarak değerli, halka açık olmayan fikirler, stratejiler ve diğer türden bilgiler üretir. Bu bilgiler “şirket mülkiyetindeki bilgiler” olarak adlandırılır. Bu, bilgilerin de tıpkı diğer varlıklar gibi şirkete ait olduğu anlamına gelir. Bu bilgiler şirketin gayretli çalışmaları sonucu ortaya çıkan varlıklar olduğu için, çeşitli yasalar şirkete bu bilgileri şirket dışı kullanıcılardan koruma hakkı verir. Şirket mülkiyetindeki bilgilere bazı örnekler: S atış, pazarlama ve diğer şirket veritabanları. P azarlama stratejileri ve planları. P ersonel kayıtları. A raştırma verileri ve teknik veriler. T eklifler. Y eni ürün geliştirme bilgileri. F ormüller. H er türden ticari sır. Tüm çalışanlar PMI mülkiyetindeki bilgilerin gizliliğini korumalıdır, böylece gayretli çalışmalarımızın sonuçlarını alabiliriz. Bazen bir çalışanın şirket mülkiyetindeki bilgileri şirket dışındaki kişilerle paylaşması gerekebilir. Örneğin, şirketin birlikte çalışmak üzere seçtiği bir ticari iş ortağının bizim için etkin bir ortak olabilmesi bilgi paylaşımını gerektirebilir. Ancak, şirket mülkiyetindeki bilgilerin paylaşılması için meşru bir gerekçe var olsa da bu türden bilgileri hiçbir zaman yönetimin onayı ve Hukuk Departmanı tarafından onaylanmış yazılı bir gizlilik sözleşmesi olmadan açıklamayın. Şirketin Sağladığı Fırsatlar PMI çalışanlarının ve görevlilerinin, şirket varlıklarını veya bilgilerini ya da şirketteki konumlarını kişisel kazanç elde etmek için (örneğin, çalışmaları sayesinde bilgi sahibi oldukları iş fırsatlarından yararlanma) kullanmaları yasaktır. Çalışanların ve görevlilerin PMI ile rekabete girmeleri de yasaktır. Şirketle rekabete girmek aşağıdakileri içerebilir: A ynı alanda iş yapmak. P MI’nin satış veya ürün, servis ya da diğer satın almalardaki fırsatlarını elinden almak. i Belirli bir fırsatın yukarıdaki yasaklama kapsamına girip girmediğiyle ilgili veya şirket mülkiyeti konusunda bir sorunuz varsa Hukuk Departmanına başvurun. PMI İş Yürütme İlkeleri 36 Bilgisayar Kullanımı ve Ağ Güvenliği Bilgisayar teknolojisi (donanım, yazılım, ağlar ve bunlar üzerindeki bilgiler) işletmenin başarısında kritik önem taşır. Bilgisayar kullanan herkes bu kaynakların olması gerektiği gibi kullanılmasını sağlamalıdır. Bu, çalışanların aşağıdakileri yapması demektir: Şirket bilgisayarlarını sorumlu bir biçimde ve esas olarak meşru PMI iş hedefleri doğrultusunda kullanmak. Her türlü kişisel kullanım makul sınırlarda ve en düşük düzeyde tutulmalıdır. Bilgisayar sistemlerinin güvenliğini korumak. ? S: Arada sırada eşime, çocukları işten sonra kimin alacağı gibi kişisel planlar yapmak üzere e-posta gönderiyorum. Şirket bilgisayarını bu türden bir şey için kullanma iznim var mı? C: Kişisel kullanım makul olduğu ve en düşük düzeyde tutulduğu sürece evet. Bilgisayarları kullanırken akılcı bir değerlendirme size yol gösterir, ancak aşağıdaki kuralların da yardımı dokunacaktır: HİÇBİR ZAMAN: Saldırgan, aşağılayıcı, karalayıcı, taciz edici, ahlaka aykırı veya kaba olarak değerlendirilebilecek elektronik iletişime girmeyin. Şirketin elektronik iletişim sistemlerini, telif hakkı içeren veya lisanslı belgeleri ya da mülkiyete konu bilgileri uygunsuz bir biçimde yaymak için kullanmayın. Zincir iletilerin, reklam veya davetlerin (izinli olmadığı sürece) ya da cinsel içerikli materyaller de dahil olmak üzere saldırgan nitelikli materyallerin gönderiminde şirketin elektronik iletişim sistemlerini kullanmayın. Uygunsuz Internet sitelerini ziyaret etmeyin. PMI’nin Bilgi İşlem Departmanının izni olmadan şirket bilgisayarlarına herhangi bir yazılım indirmeyin veya yüklemeyin. HER ZAMAN: Kimlik bilgileri, şifreler, giriş kodları ve bina giriş kartları dahil şirket ağlarına erişim için kullanılan bilgileri koruyun. İş yerindeki elektronik haberleşmeleriniz gizli tutulmak zorunda değildir. Elektronik haberleşmeleriniz çeşitli nedenlerle kaydedilebilir ve kullanılabilir, ayrıca yürürlükteki yasaya tabi olan bu elektronik haberleşme kayıtları bilgisayar kullanımına ilişkin şirket gerekliliklerine riayet edildiğinden emin olmak üzere izlenebilir ve şirket içinde başka amaçlara yönelik olarak kullanılabilir. Bunu unutmayın ve elektronik posta kullanırken dikkatli davranın. i Bilgisayarlarının kullanımına ilişkin daha fazla bilgi almak için PMI 18-C “Bilgisayar Teknolojisini Kullanmak” bölümüne bakın. Belirli bir bilginin e-posta ile gönderilip gönderilemeyeceği hakkında bilgi almak için departmanınızın yönetimine başvurun. Bilgisayar ve ağ güvenliği hakkında bilgi almak için Bilgi İşlem Departmanına başvurun. PMI İş Yürütme İlkeleri 37 Şirket Fonları Her bireyin şirket fonlarını kullanma biçimi karlılığı etkiler, bu nedenle şu basit kurala uyun: Şirket fonlarını kendi malınızmış gibi, istismar, kayıp ve hırsızlığa karşı koruyun. Tüm kaynak taleplerinin, fişlerin, hesap pusulası ve faturaların doğru ve gerektiği gibi olmasını sağlamak buna dahildir. Şirket fonları, çekler, posta çekleri, borçlandırma kartları, fişler, dekontlar, geri ödeme talepleri ve satılabilir yatırım araçları gibi nakit veya nakit eşdeğeri fonları içerir. Bilgi Sızdırma Menkul değerler yasaları yatırımcıları korumak amacıyla, “içeriden bilgi” sahibi olanların menkul değer (hisse senedi, bono, hisse opsiyonları vs.) alım satımı yapmalarını yasaklamıştır. “Şirkete ait bilgi”, kamuya açık olmayan ve makul bir yatırımcının bir menkul değeri satın almaya veya satmaya karar verirken dikkate alabileceği bilgiler demektir. Halka açık olmayan ve size bir hisse senedi almayı veya satmayı düşündüren bilgiler önemli bilgi olarak değerlendirilebilir. İçeriden sızdırılan ? S: Bir tedarikçi çalıştığım şirkete deneme kullanımı için bir yazılım sistemi sattı. Deneme kullanımının başarıyla sonuçlandığını ve bu şirketin sistemini satın alacağımızı duydum. Bahse girerim, diğer şirketler de bizi izleyecektir. Eşimin kız kardeşi teknoloji hisselerine yatırım yapıyor ve bu konuda çok şey biliyor. Ona bu bilgiyi verip söz konusu şirketin iyi bir yatırım olup olmadığına karar vermesi için yardımcı olabilir miyim? C: Kesinlikle hayır. Söz konusu şirketin ürününü kullanmak konusundaki kararımızla ilgili olarak sahip olduğunuz bilgi gizlidir ve içeriden bilgi sayılır. Bu bilgiyi eşinizin kardeşine iletirseniz, gizli şirket mülkiyetindeki bilgileri açıklamama politikamızı ihlal etmiş olursunuz. Eşinizin kardeşi bu bilgiyi yatırım için kullanırsa, menkul değerler yasalarını da ihlal ediyor olabilirsiniz. şirket bilgilerinin mutlaka kesin olması gerekmez: Bir durumun oluşma olasılığını belirten bilgi veya “olabileceğini” belirten bir bilgi bile önemli bilgi olarak değerlendirilebilir. Çalışanlarımızın birçoğu yalnızca konumları sayesinde içeriden bilgi sahibi olabilir. İçeriden bilgi, örneğin aşağıdakileri içerebilir: Y eni bir ürünün sunumu. M evcut veya yeni bir ürün hakkındaki olumsuz görüşler. Ö nemli yeni sözleşmeler. T emettülerde değişiklik. Ş irket birleşmeleri, iktisap ve ortak yatırımlar. D avalarla ilgili önemli gelişmeler. G elir beyanları ve tahminleri. O lası devlet müdahaleleri. Başka Bir Şirket Hakkındaki Bilgiler. Şirkete ait materyal bilgiler iş yaptığınız süre içinde, örneğin bir müşteri veya tedarikçiden öğrendiğiniz, başka bir şirkete ait gizli bilgiler de olabilir. “İpucu Verme Yasağı”. Bu, başka birine (eşiniz, çalışma arkadaşınız, dostunuz, aracınız) hiçbir zaman materyal bilgilerle ilgili “ipucu” veremezsiniz anlamına gelir. Internet “sohbet odalarındaki” tartışmalar da buna dahildir. Menkul değerler yasalarının ihlali çok ciddiye alınır ve ilgili tutar küçük olsa da veya “ipucu veren” kişi hiç kar etmese de dava konusu olabilir. Devlet temsilcileri bilgisayar teknolojisini kullanarak yaptıkları araştırmalarla alım satım etkinliklerini düzenli olarak izlemektedir. PMI İş Yürütme İlkeleri 38 Bilgi Sızdırma (devam) Bilgi yerleşik kanallardan halka açık hale geldiğinde ve halkın bilgiyi edinmesi için, yani bilgilinin “yerleşik” hale gelmesi için yeterince süre geçtiğinde içeriden bilgi sahibi olan çalışanlar yasal olarak piyasalarda alım satım yapabilir. Düzenli olarak içeriden bilgiye erişimi olan çalışanların şirket menkul değerlerini alıp satmaları genel olarak belirli “serbest dönemlerle” sınırlı olmalıdır. i Bilgi sızdırma yasaları çerçevesindeki yükümlülüklerinizle ilgili sorularınız veya kaygılarınız varsa Hukuk Departmanınıza başvurun. Yatırımcı İlişkileri ve Medya Hissedarlar, finansal analistler, kredi verenler ve diğerleri, şirketlerimizin işlemleri, performansı ve genel durumu hakkında güvenilir bilgi almak için bize güveniyor. Bilgilerin tutarlılığını sağlamak için: Yatırımcılarla ve analistlerle PMI adına konuşma yetkisine sahip personel, birilerine “özel” veya ayrıcalıklı muamele yapamaz. Kamuoyunun tüm üyelerine dürüst ve doğru önemli bilgilere eşit erişim hakkı tanımak zorundayız. Yalnızca yatırımcılardan (örneğin, hissedarlar, aracılar, yatırım analistleri) gelen soruları yanıtlama yetkisine sahip çalışanlar bunu yapabilir. Bu türden sorular vakit kaybetmeden Yatırımcı İlişkileri grubuna iletilmelidir. Medya veya basın kaynaklı aramalar konusunda çok dikkatli davranılmalıdır. Hiçbir çalışan, ilk başta, Kurumsal İşler Departmanına başvurmadan, bir muhabirle kayıtlı ya da kayıt dışı şirket meselelerini konuşmamalıdır. Kayıtların Yönetimi Kayıtlarımız ve diğer kayıtlı bilgilerimizi gerektiği şekilde ve iş ihtiyaçlarına, şirket standartlarına ve yasal gerekliliklere göre yönetmemiz gerekir. Bu Konuda Dört İlke Bize Yol Göstermelidir: Kayıtları Yasalara Uygun Olarak Tutmak. Bazı yasalarda özel kayıt tutma standartları bulunur. Her bir iştirak yasaların gerektirdiği biçimde kayıtları dürüst bir biçimde yönetmeli ve tutmalıdır. Kayıtları Sorumluluk Sahibi Bir Şekilde Tutmak. Çalışanlar kayıt tutarken daima dikkatli olmalı ve doğru kayıt tutmalıdırlar. Yanlış veya yanıltıcı kayıtlar veya kayıtlar üzerinde yapılan uygunsuz değişiklikler her durumda yanlıştır ve ciddi bir yasa ihlali oluşturabilir. Yazdığınız her bir belge açık ve tutarlı olmalıdır çünkü muğlak kayıtlar iş hatalarına ve yasal sorunlara neden olabilir. PMI İş Yürütme İlkeleri 39 Kayıtların Yönetimi (devam) D ava veya bir Soruşturmayla İlgili Her Türlü Kaydı Saklamak. Devam etmekte olan veya olası bir soruşturma, dava ya da yasal işlem varsa, elektronik kayıtlar da dahil olmak üzere, belirli kayıtlar “Yasal Saklama” ya tabidir. Bu, kayıtların korunması, üzerinde değişiklik yapılmaması, silinmemesi, gizlenmemesi veya imha edilmemesi anlamına gelir. Kayıt ve Bilgi Yönetimi Departmanından veya Hukuk Departmanından tavsiye aldığınızdan emin olun. Ş irket Kayıtları Yönetim Gereklilikleri Hakkında Bilgi Sahibi Olmak ve Bu Politikalara Uymak. Her işletmenin, kayıt ve belgelerin saklanması ve imhası için düzenli bir prosedüre ihtiyacı vardır. Daha fazla bilgi için şirketinizin kayıt yönetim politikalarına başvurun. i Talep Edilmemiş Fikirler Ayrıntılı bilgi için bkz. PMI 01-C “Şirket Bilgilerinin Yönetimi”. Çalışanlara bazen şirketimiz dışındaki kişiler tarafından, kullanacağımızı düşündükleri fikirler veya öneriler iletilir. Bu fikirler, ürünler, tatlar, terkip maddeleri, paketleme, tanıtımlar, reklamlar, işlemler, ekipman, iş yöntemleri ve diğer konularla ilgili olabilir. Bu “talep edilmemiş” fikirlere gerektiği gibi işlem yapılmaması ne yazık ki şirketlerimizin yükümlülüklerini riske sokmaktadır. Bu nedenle, PMI 06-C ? S: “Yasal Saklama”, “kayıt yönetimiyle” aynı şey midir? C: Hayır. Kayıt yönetimi, şirket kayıtlarının yasal kayıt tutma gerekleri veya işletme ihtiyaçlarına uygun olarak oluşturulmasını, yönetilmesini ve imha edilmesini sağlamak üzere tasarlanmış bir politika ve prosedürler sistemidir. Yasal saklama ise devam etmekte olan bir dava veya soruşturma sırasında istenebilecek belli kategorideki kayıtların korunmasıdır. Şirket kayıtları Yasal Saklamaya tabi olduğunda bunlar saklanma süreleri veya diğer kayıt yönetim politikalarında belirtilen sürelerden bağımsız olarak imha edilemezler. “Fikri Mülkiyet Hakları” bölümünde belirtilmiş olan şirket prosedürlerini takip etmeden, hiçbir şekilde talep edilmemiş fikirleri kabul etmeyin ya da teşvik etmeyin. Bu önemli kural genel olarak reklam ajansları ve başka danışmanlar gibi belli PMI tedarikçileri için geçerli değildir. Ayrıca, şirketimiz özel prosedürlere uygun olarak önerileri ve yorumları almak üzere geri bildirim mekanizmaları işletmektedir. Talep edilmemiş bir fikrin bu kategorilerden birine girip girmediğinden emin değilseniz her zaman görüş alın. i Talep edilmemiş bir fikir size iletildiğinde hemen Hukuk Departmanına bildirin. PMI İş Yürütme İlkeleri 40 Topluluklar ve Toplum Topluluklar ve Toplum Neyi Amaçlıyoruz PMI, toplumun değerlerine saygı göstermek ve işletmeler, işverenler ve vatandaşlar olarak toplumun bizden beklentilerini karşılamak konusundaki küresel hedeflerimizin gereğini yapmak için büyük çaba gösterir. Çevre Yasalarına Uyum ve Mükemmellik ? S: Kullanılmış yağ atıklarını imha etmek için müteahhit bir firmadan yararlanıyoruz. Müteahhit firmanın ekip şefini tanıyorum ve kullanılmış yağ atıklarını doğru yöntemler kullanarak imha etmediğini, bu işi en azından yasalara uygun yapmadığını tahmin ediyorum. Bunu önemsemem gerekiyor mu? Sonuç olarak, bu benim şirketim değil ve belki de en ucuz yöntem budur. C: Evet, bu sorunu önemsemeniz gerekiyor. PMI müteahhit firmanın yaptıklarından sorumlu tutulabilir. Bu konuda herhangi bir yükümlülüğümüz olmasa da bunu önemseriz. Atıkların doğru olmayan bir biçimde imha edilmesi faaliyetlerimizin çevre üzerindeki etkilerini azaltma hedefimizle tutarlı değildir. Doğru olanı yapmak, birlikte çalıştığımız birinin yanlış bir şey yaptığını düşünmemiz için bir neden varsa bunu görmezlikten gelmemektir. Tüm maddeler eşit düzeyde zararlı değildir ancak hepsinin gerektiği gibi imha edilmesi gerekir. Hiçbir zaman yasalar hakkında tahminlere göre hareket etmemeliyiz. Doğru olanı yapın: Konuyu rapor edin. Neler yapabileceğinize dair seçeneklerinizi görmek üzere bu Kurallar dahilinde yer alan Yardım İçin Nereye Başvurulabilir bölümüne bakın. PMI iş yaptığı her ülkede yürürlükteki tüm çevre yasalarına ve mevzuatına tam ve eksiksiz uyum gösterilmesini bekler, ancak bu, PMI’nin çevreyle ilgili kararlılığının yalnızca başlangıç noktasını oluşturur. Biz aynı zamanda, faaliyetlerimizin çevre üzerindeki etkilerini azaltmak ve müşterilerimizin ihtiyaçlarını karşılayan kaliteli ürünler üretirken bağımlı olduğumuz doğal kaynakların devamlılığını desteklemek konusunda da kararlıyız. Bu kararlılık şirkette çalışan herkesin katılımını gerektirir. Her çalışanın şunları yapması gerekir: İşleri, yürürlükteki tüm çevre yasaları, mevzuatı, gerekleri ve şirket hedefleriyle uyumlu bir biçimde yürütmek. Yasalara uygunluğa ek olarak bu, PMI’nin çevre konusundaki taahhütlerine ve hedeflerine uygun hareket etmek anlamına gelir. Hedefin, uygulanabilir olduğu durumlarda, çevre açısından sürdürülebilir uygulamalara yönelmek olduğunu bilmek. Bu, yaptıklarımızın çevre açısından ortaya çıkardığı sonuçları bilmemiz ve bu sonuçları azaltmanın veya gidermenin yollarını aramamız anlamına gelir. Belirlenmiş prosedürlere uygun hareket etmek, potansiyel çevre sorunlarını yönetime bildirmek ve performansı sürekli artırmak için fikir alışverişinde bulunmak. i PMI’nin çevre uygunluk gereklilikleri veya faaliyetleriyle ilgili herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, Çevre Sağlığı, Güvenliği ve Emniyeti Departmanıyla veya Hukuk Departmanıyla görüşün. PMI İş Yürütme İlkeleri 41 Siyasi Kampanya Etkinlikleri ve Resmi Yetkili ve Görevlilerle Yapılan Görüşmeler ? Pek çok ülkede şirketler tarafından siyasi partilere yapılan yardımları kısıtlayan katı yasalar vardır ve bu yasaları ihlal edenler hapis ve para cezaları da dahil olmak üzere çok ağır cezalar alabilmektedirler. Kurumsal Siyasi Faaliyetler. Çalışanlar gerekli prosedürler uyarınca yazılı izin almaksızın PMI adına herhangi bir doğrudan veya dolaylı siyasi yardım için herhangi bir harcama yapmamalıdır. Adaylara, üst düzey görevlilere ve partilere yapılan katkılar buna dahildir. Katkılar kapsamında şunlar sayılabilir: S: Bölge okulunun yönetim kuruluna adayım. Kampanya bildirilerimi çoğaltmak için bürodaki fotokopi makinesini kullanmak istiyorum. Bunun yapabilir miyim? Fon oluşturma amaçlı siyasi etkinlikler için bilet satın alma. C: Hayır, şirket malları ve ekipmanı Uygunluk Yöneticisinin veya Hukuk Departmanının izni olmadan siyasi bir amaçla ullanılamaz. Bir kamu görevi için aday olmak, bu, okul yönetim kurulu bile olsa siyasi bir amaçtır. Propaganda ve diğer kampanya harcamalarını karşılama. S iyasi kampanyalar veya fon oluşturma amaçlı yemekler, ürünler, hizmetler, seyahat, kalacak yer, spor ve eğlence etkinlikleri için bilet gibi olanaklar sağlama. Fon oluşturma faaliyetleri için çalışma saatleri içinde personel tahsis etme. Kişisel Siyasi Faaliyetler. PMI, çalışanların istedikleri adayları veya partileri destekleyici siyasi faaliyetlerini teşvik eder. Siyasi bir sürecin içine girmeniz halinde bunu kendinize ait zamanlarda ve kendi kaynaklarınızla yapmalısınız. Çalıştığınız şirketin Uygunluk Yöneticisi veya Hukuk Departmanının izni olmadan kişisel siyasi faaliyetler için şirket zamanını, varlıklarını ve ekipmanını kullanmayın. Lobi Faaliyetleri. Lobi faaliyetleri bildirim gerektirebilir ve belirli kurallara tabi olup çeşitli faaliyet türlerini içine alır. Eğer işiniz aşağıdakileri kapsıyorsa, lobi faaliyeti yapıyor olabilirsiniz: Y asama, düzenleme, yürütme organları görevlileri veya memurlarıyla görüşmeler. Şirket ürünlerinin satışına ilişkin resmi yetkililer veya görevlilerle yapılacak görüşmeler. Yasal ve idari faaliyetleri etkileyecek uğraşlar. Resmi yetkili veya görevlilere hediye verme ve ağırlama imkanı sunma. Bunları bildirmeniz gerekip gerekmediğini veya uygulamanız gereken bir kural olup olmadığını belirlemek üzere Uyum İlkeleri Başkanı veya Hukuk Departmanı ile görüşmelisiniz. i Ülkenizde izin verilen siyasi etkinliklere ilişkin ayrıntılı bilgiye ihtiyacınız varsa, Kurumsal İlişkiler veya Hukuk Departmanınızla görüşün. PMI İş Yürütme İlkeleri 42 Çocuk İşçi ve Zorla İşçi Çalıştırma PMI işyerinde çocukların yasalara aykırı olarak çalıştırılmasına, sömürülmesine ve zorla çalıştırmaya izin vermez veya göz yummaz. Şirketimiz, işletme tedarik zincirimizle bağlantılı işgücü piyasasındaki bu istismarları ortadan kaldırmak için başkalarıyla (tedarikçiler, çıkar grupları ve hükümetler) önleyici çalışmalar yapmayı taahhüt eder. PMI hangisi daha büyükse, 15 yaşından veya bölgesel minimum çalışma yaşından ya da zorunlu okul yaşından küçük çocukları işe almaz. Dahası tesislerimizde çalışan sözleşmeli elemanların da bu standartlara uymasını isteriz. Ayrıca, PMI minimum yaş/zorla çalıştırma standartlarının doğru uygulanması için, doğrudan ve lisanslı tedarikçiler ve markalı ürünler üreten ortaklarla beraber çalışmayı taahhüt eder. Tedarik zincirinin alt halkalarında yer alan tarım sektörü ve benzeri tedarikçilerle ilgili olarak her bir şirketimiz çocuk işgücü ve zorla çalıştırma sorunlarının olup olmadığını araştırmalı, bu konulara karşı hassas olmalı, eğer varsa bu sorunlarla ilgili gerekenin yapılması için başka mercilerle ortaklaşa çalışmalıdır. i Her bir çalışan bu taahhütlere bağlı ve işimize ilişkin çocuk işçi çalıştırma ve zorla çalıştırmayla ilgili bir delil olup olmadığını görmek için uyanık olmalıdır. Bu konular gerekenin yapılabilmesi için İnsan Kaynakları veya Hukuk Departmanının dikkatine sunulmalıdır. Devlet Soruşturmaları veya İncelemeleri Şirketin faaliyetleri denetime açıktır ve bu, personelimizin zaman zaman yasaları uygulamakla yükümlü resmi görevlilerle karşılaşabileceği anlamına gelir. Resmi görevlilerle daima dürüst ilişkiler kurmak zorunludur. Görevlerinizle ilgili olarak resmi görevlilerle ilişki kurmanızı gerektiren durumlar doğarsa verilen her türlü bilgi dürüst ve doğru olmalıdır. Aynı zamanda, devlet temsilcileriyle ilişki kurarken gerekli tüm adımların atılmasına dikkat edilmelidir. Buna uygun olarak, devlet temsilcisinden bilgi talebi geldiğinde, her zaman vakit kaybetmeden Hukuk Departmanına başvurmalısınız. Ayrıca, devlet soruşturmasıyla ilişkili kayıtların korunduğundan da emin olun. PMI İş Yürütme İlkeleri 43 Sponsorluk Hakkında Açıklama Yapma/Atıf Vazgeçilmez iş politikalarımızın bir parçası olan açıklama ilkemiz vardır. Kişiler veya kuruluşlar, tarafımızdan direkt veya dolaylı olarak mali destek sağlanan, ürünlerimizin sağlıkla ilgili etkilerine ilişkin bir çalışmanın sonuçlarını yayınladıkları (veya başka biçimlerde kamuya mal ettikleri) zaman, şirketin mali desteği açıklanmalıdır. Şirket genelini ilgilendiren bu açıklama gerekliliği, üçüncü kişilerin doğrudan şirketin çıkarına olabilecek başka politik konuları etkilemek üzere, bizim adımıza ve masrafları tarafımızdan karşılanmak üzere veri veya görüş sunduklarında da geçerlidir. Yapılan atfın tarzı veya biçimi ilgili bağlama göre değişebilir (örneğin, bir makale, seminer, konferans vs.). Ancak, yasal süreçte olan amicus curiae dilekçeler (yani ilgili üçüncü kişiler tarafından verilen yasal dilekçeler) mahkeme kurallarına veya dilekçenin yazıldığı kuruma göre ayrı olarak yönetilecektir. Fon oluşturma ve ifşa etme de dahil olmak üzere bu kurallara harfiyen uyulması gerekir. i Konuyla ilgili herhangi bir sorunuz olduğunda lütfen Hukuk Departmanına başvurun. PMI İş Yürütme İlkeleri 44 Çalışanların Eğitimi ve Onayı PMI İş Yürütme İlkeleri dahilinde açıkça belirtildiği üzere, yasalara ve en yüksek dürüstlük standartlarına bağlı kalınması PMI için hayati önem taşır – başarımız buna bağlıdır. Ancak uygunluk kendi kendine sağlanmaz. Her birimizin bu konuda kararlı olması gerekir. Bu nedenle, PMI bu Kuralların ulaştığı herkesin, eğitimin programına iştirak etmesini istemektedir. Kurallar eğitiminin sonunda, aşağıda sayılanları yaparak şirketiniz adına sorumlu bir biçimde hareket edeceğinize dair kişisel taahhüdünüzü teyit etmeniz istenir: Kurallarda yer alan davranış standartlarına bağlı kalma. İşinizle ilgili uygunluk ve dürüstlük konularında ek eğitimlere katılma. Doğru davranışın ne olduğundan şüphe duymanız halinde yardım isteme. Bu standartlar ile tutarsız görünen her türlü işlemi bildirmek için Çalışanların Eğitimi ve Onayı kullanımınıza sunulan seçeneklerden birini kullanma. Kurallardan Feragat Etme Sınırlı ve uygun koşullarda, Uyum İlkeleri Başkanı bu Kurallardan feragat edilmesine izin verebilir. Müdür ve yöneticilerin kurallardan feragat etmesi ancak Yönetim Kurulu veya Kurul Komitesinin izniyle olur ve yasa ya da yönetmeliğin gerektirdiği şekilde derhal ifşa edilecektir. PMI İş Yürütme İlkeleri 45 Uygunluk Yardım Hattı Numaraları ve Dahili İletişim Bilgileri* Bu kural içinde de belirtildiği gibi, soru sormak ve endişelerinizi dile getirmek için pek çok fırsatınız vardır. Yöneticinizle, iştirak bölüm başkanıyla/bölüm direktörüyle, Hukuk Departmanıyla, İnsan Kaynaklarıyla görüşmenizin yanı sıra, PMI Uygunluk Departmanıyla doğrudan telefon yoluyla veya. Bu Kurallarda önerilen kontakları kullanarak bir kaygı belirttikten sonra tatmin olmadıysanız veya nereye gideceğinizi bilemiyorsanız, Kurallarda belirtilen başka kaynakları kullanmak konusunda kendinizi rahat hissetmiyorsanız, ya da bir sorunu kimlik bilgilerinizi vermeden bildirmek istiyorsanız çalıştığınız şirket için belirtilen Dürüstlük Yardım Hattı numarasını arayın. * Uygunluk Yardım Hattı ve Dahili İletişim tüm PMI çalışanlarına açık ve erişilebilirdir. PMI İş Yürütme İlkeleri 46 05/13 - TR EX